2.2. ELEMENTELE COMPONENTE ALE SCRISORII.

PARTICULARITĂȚI ALE ACESTORA.

MENŢIUNILE DE LA ĨNCEPUTUL SCRISORII

ANTETUL

În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul imprimat sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă
a paginii.

Antetul cuprinde:

 elementul grafic (sigla sau logo-ul) ;

 denumirea organizaţiei, scrisǎ cu majuscule;
 forma sa juridică şi capitalul social;
 sediul social (se indică strada, numărul, localitatea, codul poştal, ţara);
 numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;
 codul unic de înmatriculare (C.U.I.);
 contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul respectiv;
 numărul de telefon, numărul de fax, e-mail-ul.

Exemplu de antet:

ESING SRL

Şos.Mihai Bravu nr. 45, Bucureşti, Sector 2 Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/5082/1991

C.U.I. RO 1533521

Cont 542327682 BCR-sector 1

Tel/Fax: 021/ 2347777, e-mail: desing@gmail.com

NUMĂRUL ŞI DATA

Numărul şi data înregistrării determină identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţiile şi stă la baza clasării corespondenţei,
pentru îndosariere şi arhivare.

Numărul şi data se scriu în general sub antet sau în dreapta scrisorii în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al
acestuia. De asemenea, în cazul unor documente, înainte de dată se indică şi locul emiterii acestora; ele se separă prin virgulă.

Exemplu: Nr. înreg. : 512/ 22 martie 2007

REFERINŢELE se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţa se
notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea, precum şi numărul de înregistrare al scrisorii la
care se răspunde sau un număr de îndosariere.

Există uzanţa includerii în scrisoare şi a celor ale firmei destinatare (Ref. d-voastrǎ) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei
anterioare.

Exemplu: Ref. d-voastre : VN /315/ 19.03.2007 ;Ref. noastre: PD/ 512/ 22.03.2007

DENUMIREA ŞI ADRESA DESTINATARULUI

Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru formatul BLOCK), fie în partea dreaptă (pentru formatul „INDENTED FORM”)
şi se scrie după sistemul block.

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va fi precedat de formula de politeţe
„Domnului”, „Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective.

Exemplu: Domnului Mihai Popescu – Director ASIROM S.A.

2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia
sau serviciul. „În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele acesteia.

Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă: Domnului Nicolae Nicescu, Manager

SC DESING SRL

Şos. Mihai Bravu. 45 Bucureşti, România Sau

CATRE

S.C. DESING SRL

Şos. Mihai Bravu 45, sector 2 Bucureşti, România

În atenţia Directorului General sau În atenţia Serviciului Relaţii publice

FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)

Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rând separat. Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa
destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă abrevierea cuvintelor din formula de salut. Formula cea mai
uzitată este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o funcţie, denumirea acesteia se adaugă: „Domnule primar”,
„Domnule director”, „Domnule Ministru” etc.

Ştiaţi că…

Formula de politeţe urmată de denumirea funcţiei nu trebuie completată şi de numele persoanei titulare a postului indicat.

... într-o corespondenţă între două persoane egale din punct de vedere ierarhic şi care se cunosc bine se poate adăuga la apelativul
propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule director şi stimate coleg”).

... există cuvinte a căror formă de feminin este marcată doar prin titluri de politeţe: „Doamna Ministru”, „Doamna Judecător”
etc.

... dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de salut va fi „Stimaţi Domni”,

OBIECTUL SCRISORII

Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare, precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”. Rolul său este de a
prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura operaţia de distribuire şi de clasare a corespondenţei.
„Stimate Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).

CONŢINUTUL SCRISORII

Reprezintă partea esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu deosebită atenţie.

Conţinutul scrisorii cuprinde: - paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- încheierea;

Cele trei părţi se scriu cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu de unu sau douǎ rânduri.

INTRODUCEREA

Este strâns legată de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conţine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondenţe,
formularea unui răspuns la o scrisoare anterioară etc.

În corespondenţa comercială, introducerea prezintă succint, în formule tip, dar într-o manieră precisă, subiectul scrisorii. Redactarea sa
variază în funcţie de situaţie.

1. Dacă scriem pentru prima oară destinatarului , trebuie să abordăm imediat subiectul şi să formulăm clar cerinţele noastre.

2. Dacă scrisoarea este trimisă ca urmare a unui document sau unei situaţii , trebuie să se facă referiri la acestea.

3. In anumite situaţii fraza introductivă poate conţine mulţumiri.

MESAJUL (CUPRINSUL)

Cuprinsul include mai multe paragrafe , care expun metodic şi în detaliu faptele enunţate în introducere.

Mesajul poate să cuprindă mai întâi o motivare şi apoi o concluzie(este metoda clasică, directă, de redactare). Dacă problema cuprinsă în
scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se concretizează în chiar concluzia acesteia.

Exemplu:

„Prin prezenta Domnul … ,este împuternicit sǎ contracteze fondul de marfă pe semestrul II – 2007 şi concilierea litigiilor generate de
restanţele în livrările pe primul semestru.”

În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele două metode:

 metoda directă : motivare – concluzie

„Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepţiona”
 metoda indirectă : concluzie – motivare

„Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu corespund calitativ”

Metoda indirectă este considerată şi metoda modernă.

De asemenea, organizarea indirectă a mesajelor este indicată, din punctul de vedere al stilului (ton şi impact):· pentru majoritatea
scrisorilor neutre;- pentru mesajele care conţin veşti bune ;- pentru mesajul care exprimă bună voinţă Nu este însă potrivită pentru
anumite situaţii în care mesajul este de convingere sau este un răspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.

Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care se dă motivării.

Reguli de redactare a cuprinsului :

 evitarea începerii paragrafelor cu pronumele “Noi”;

 utilizarea de cuvinte de legătură care să permită înlănţuirea logică a frazelor;

 evitarea începerii unei fraze printr-un participiu prezent.

ÎNCHEIEREA

Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj. Ea atrage atenţia asupra a ceea ce se
aşteaptă de la corespondent.

MENŢIUNI SPECIFICE FINALULUI SCRISORII

FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE POLITEŢE

Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii.Formula finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.

SEMNĂTURA

Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii. În general, scrisoarea cuprinde două
semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnăturii în pagină se face
dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia semnatarului, urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi
se dactilografiază numele şi prenumele celui care va semna.

ŞTAMPILA

Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.

Elementele ocazionale ale scrisorii oficiale sunt:

 Menţiunea „anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi acestea se scriu sub numele expeditorului principal,
în stânga.
 Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).