Tema 2.

Redactarea scrisorii oficiale n corespondena economic

Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n
partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
- elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt
folosite n antet tricolorul i stema rii.);
- denumirea societii;
- forma sa juridic;
- adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
- numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
- codul fiscal;
- contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
- numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul
corespondenei cu partenerii strini);
- numrul de fax;
- e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar
nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la
dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele
firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de
limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din
punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean
care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul
scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm
noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mai
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele
determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare,
de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n
dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea
lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c
data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti
ziua i apoi luna (16
th
january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi
ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul.
Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu,
cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n
aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n
partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref)
dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara
(pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu
ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se
pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o
exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist
funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului
unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate
acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade
universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci
cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un
organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va
eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se
cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate
coleg.
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor,
fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n
Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea
fiecruia).
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea
obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n
scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns
la o scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile
mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i
un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul
unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare
nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia
acestuia.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins
n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n
care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai
bune sentimente ale mele.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
Cu sinceritate
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot
fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie.
Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte
sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.

SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate
scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia
semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat
cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub
numele expeditorului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie
(bar).