Ministerul Educației și Cercetării al Republicii Moldova

colegiul „Mihai Eminescu” din Soroca

Fișă de observație
Sisteme de urmărire a circulației documentelor
 Un sistem integrat de management al documentelor electronice este văzut că o soluţie valoroasă ,
care reduce considerabil timpul de acces la documente precum şi modul de stocare , distribuire , modifiacre
al acestora.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

 Trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizației

 Stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizație
 Backup unitar pentru toate documentele organizației
 Modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizației.
 Arhivarea electronică a documentelor

Documentele electronice se impart in următoarele clase:

1. Documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open

Office)
2. Copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi
emise, procese verbale, contracte)
3. Fișiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activității acestuia (exemple: fisiere
program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). In
această categorie intră orice alt tip de fișier.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite,
planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate),
fluxurile de lucru interne organizației si managementul inregistrărilor.

Organizaţiile au adoptat caracterul unui sistem adaptabil ,pentru a putea supravieţuii condiţiilor
acerbede pe piaţa în care activează. Acest lucru a dus la proiectarea şi implementarea multor programe
degestionare a documentelor electronice. Fiecare dintre acesta aducând noi funcţii pentru a uşura munca
utilizatorului.

Managementul documentelor oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul
organizaţiei pentru a satisface cerinţele de dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat îninformaţii.

Beneficiile aduse de un sistem bine implementat vizează creşterea productivităţii, reducerea

costurilor globale, acces uniform la informaţii, administrarea tuturor informatilor, acces rapid,vizualizare
clară a informaţiilor.

Odată cu trecerea timpului şi creşterea importanţei subiectului analizat, documentele electronice au

fost impatite în mai multe clase precum: documente elaborate în editoare text (ex: Microsoft Excel,
Microsoft Word), copii electronice ale documentelor pe hârtie obţinute prin scanare şifişiere binare, sursă,
executabile, grafice.
 Dintr-un sistem de management al documentelor sunt nelipsite următoarele instrumente:metadatele
(individualizează documentul prin adugarea datei, autorului, versiunii, numărului deînregistrare etc.),
integrarea ( o mare parte a documentelor se inglobează cu alte sisteme software pentru a se diminua timpul
de acces al fiecărui utilizator), scanarea, indexarea(acest instrument susţineşi suportă căutările rapide ale
documentelor), stocarea( acest instrument utilizează baze mari de date sauservere), regăsirea(prin
aplicarea criteriilor combinate între expresii de tip boolean şi operatori decăutare se identifică mult mai rapid
documentul în unitatea de stocare), distribuţia, securitatea,fluxurile de lucru( reprezintă traseul pe care
fiecare document îl parcurge ), colaborarea (accesul lamodificarea unui document trebuie să fie
blocat pentru restul utilizatorilor cată vreme un anumit utilizator modifică documentul),
versionarea ( permite utilizatorilor să regăsească versiunile anterioareale documentelor) şi nu în ultimul
rând, căutarea.

Variante de gestionare și stocare

O nouă variantă de gestionare şi stocare a documentelor este Cloud-ul. Această nouă metodă este un
concept modern în domeniul computerelor şi informaticii, reprezentând un ansamblu distribuitde servicii de
calcul, aplicaţii, acces la informaţii şi stocare de date, fără că utilizatorul să aibă nevoie săcunoască
amplasarea şi configuraţia fizică a sistemelor care furnizează aceste servicii. Această variantăa atras o
mulţime de clienţi, în special companii ce au preferat software-ul găzduit în cloud pentru areduce
complexitatea şi costurile de întreţinere hardware.

Totalitatea instrumentelor şi metodelor utilizate pentru gestionarea, stocarea,

capturarea, păstrarea ,eliminarea şi livrarea documentelor într -o întreprindere sunt înglobate de
managementulintegrat al documentelor. Din acest punct de vedere "documentele" reliefează orice
multitudine de informaţii, inclusiv imagini, documente de birou, desene şi grafică, precum şi noile obiecte
electronice, cum ar fi pagini web, e-mail, mesaje instantanee şi video.

Printre beneficiile utilizării ProDOC se numără:

 Reducerea duratei de rezolvare a cererilor;

 Creşterea calităţii serviciilor oferite de primărie;
 Monitorizarea operării sistemului (jurnalizare operaţii / operatori);
 Unele compartimente ale instituţiei pot rămâne în sistem manual sau alte sisteme automatizate;
 Oferă suport implementării standardului de calitate ISO 9001 / 2000
 Legea privind arhivarea documentelor în formă electronică

Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică "stabilește regimul juridic
aplicabil creării, conservării, consultării și utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care
urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică." Această lege se referă la următoarele noțiuni:

 „Administrator al arhivei electronice - persoană fizică sau juridică acreditată de autoritatea de

reglementare și supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare și
documentele arhivate în cadrul arhivei electronice;”
 „Arhiva electronică - sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă
electronică arhivate;”
 „Furnizor de servicii de arhivare electronică - orice persoană fizică sau juridică, acreditată să
presteze servicii legate de arhivarea electronică;”
 „Mediu de stocare - orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document
în formă electronică;”
 „Mesaj electronic - documentul în formă electronică ce conține date de identificare privind
expeditorul, destinatarul, precum și momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat în scopul
transmiterii la distanță a unei informatii prin mijloace electronice;”
 „Regim de acces la document - gradul în care se acordă drept de acces la document de către titularul
dreptului de dispoziție asupra documentului;”
 „Sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării și
catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării și redării acestora;”
 „Titular al dreptului de dispoziție asupra documentului - persoană fizică sau juridică proprietară sau,
după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica regimul de acces la document,
conform legislației în vigoare.”