Multiplicarea și asigurarea circulației actelor cu destinație specială

Multiplicare– acțiunea de a (se) multiplica și rezultatul ei; înmulțire, sporire, reproducere, multiplicație

Conform, Regulilor generale privind evidența, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea,

manipularea, transportul, transmiterea și distrugerea informațiilor, multiplicarea actelor se face în
următoarele cazuri:

 Multiplicarea prin dactilografiere și procesare la calculator a documentelor clasificate poate fi realizată

numai de către persoane autorizate să aibă acces la astfel de informații.
 Multiplicarea documentelor clasificate poate fi realizată de persoane autorizate, numai în încăperi
special destinate.
 Documentelor care conţin informaţii clasificate rezultate în procesul de multiplicare li se atribuie
numere din registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate, conform modelului din anexa
nr. 9.
 Numerele se atribuie consecutiv, începând cu cifra l, pe parcursul unui an calendaristic şi se înscriu
obligatoriu pe toate exemplarele documentului.
 Evidenţierea operaţiunii de multiplicare se face prin marcare atât pe original, cât şi pe toate copiile
rezultate.
Pe documentul original marcarea se aplică în partea dreaptă jos a ultimei pagini.
Pe copiile rezultate, marcarea se aplică pe prima pagină, sub numărul de înregistrare al documentului.
în cazul copierii succesive, la date diferite, a unui document clasificat, documentul original va fi marcat la
fiecare operaţiune, ce va fi, de asemenea, înscrisă în registru.
Exemplarele rezultate în urma copierii documentului secret de stat se numerotează în ordine succesivă,
chiar dacă operaţiunea se efectuează de mai multe ori şi la date diferite.

Multiplicarea documentelor clasificate se face în baza aprobării conducătorului unităţii deţinătoare, cu

avizul structurii/funcţionarului de securitate, ambele înscrise pe cererea pentru copiere sau pe adresa de
însoţire în care se menţionează necesitatea multiplicării.

Parchetele, instanţele şi comisiile de cercetare pot multiplica documente care conţin informaţii clasificate
numai în condiţiile prezentelor standarde.
 Potrivit, Hotărârii Nr. HG618/1993 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a
documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de
secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale
Republicii Moldova

Întocmirea, perfectarea şi multiplicarea actelor administrative

 La întocmirea şi perfectarea actelor administrative este necesar să se respecte regulile ce asigură

valabilitatea lor, executarea şi găsirea operativă, posibilitatea prelucrării acestora cu ajutorul mijloacelor
tehnice de calcul, calitatea întocmirii lor ca purtătoare de informaţie.
 Pentru ca actele să fie valabile este necesar ca ele să conţină următoarele elemente obligatorii: denumirea
organizaţiei - autorul, tipul documentului, data, titlul textului, textul, indicele, semnătura.
 Documentele trebuie întocmite şi perfectate în strictă conformitate cu Regulile de întocmire a
documentelor organizatorice şi de dispoziţie.

2.1. Blanchetele documentelor

2.1.1. Actele oficiale, de regulă, se întocmesc pe blanchete, care contin numărul stabilit de elemente
obligatorii şi se amplasează într-o ordine determinată de Regulile de întocmire a documentelor
organizatorice şi de dispoziţie.

2.1.2. "Blanchetele se imprimă pe hîrtie albă de formatul A4 (297 - 210 mm) A5 (210 - 148 mm). În cazuri
excepţionale se admite utilizarea hîrtiei colorate uşor în nuanţe deschise. Utilizarea blanchetelor cu formă
liberă este interzisă.

2.2. Prezentarea elementelor obligatorii în acte

Elementele obligatorii se plasează pe acte conform Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi

de dispoziţie

1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Stema de Stat se plasează în partea de sus a blanchetelor O.A.P., unităţilor şi subunităţilor lor, cărora în
conformitate cu legislaţia Republicii Moldova li se acordă dreptul de a avea ştampile cu imaginea Stemei de
Stat.

2. Denumirea unităţii " autorul actului

Denumtrea unităţii se indică complet, în corespundere cu regulamentul sau statutul ei. Abrevierea denumirii
se indică numai după denumirea completă şi numai în caz dacă ea este prezentă în textul regulamentului,
statutului.
 3. Datarea documentului

Toate documentele se datează obligatoriu. Data documentului se consideră cea a semnării, adoptării şi
aprobării lui, sau data cînd s-a produs Evenimentul fixat în el.

4. Semnarea documentului

Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el trebuie certificat. Modalităţile
principale de certificare sînt semnarea şi aprobarea.

5. Coordonarea documentului

Pentru verificarea utilităţii unor documente, corespunderii lor cu legislaţia şi actele juridice în vigoare se
recurge la coordonarea documentelor.

Coordonarea documentelor şe efectuează în cadrul O.A.P. cu subdiviziunile lui structurale, cu persoane

concrete, cît şi în afara lui cu unităţile subordonate şi nesubordonate.

6. Aprobarea documentului

Documentele, care urmează să fie aprobate, capătă valoare juridică în momentul aprobării lor. De regulă, se
aprobă următoarele tipuri de documente: regulamentele, statutele, dările de seamă şi balanţele, unităţilor şi
subunităţilor; structura şi personalul scriptic; planurile şi programele de perspectivă şi curente; procesele-
verbale de constatare, de predare-primire, instrucţiunile acestora etc.

Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau prin emiterea unui document de
dispoziţie respectivă (decizie, ordin, dispoziţie).

7. Rezoluţia

În rezoluţie se dau indicaţii privind rezolvarea documentului. Rezoluţia se plasează în partea dreaptă, sus,
sub elementul "adresat", paralel textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite, atunci se admite
plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a documentului, cu excepţia marginilor.

Plasarea rezoluţiei pe text este interzisă. Se admite redactarea rezoluţiei pe o filă aparte.

8. Adresa documentului

La expedierea documentelor este necesar să se respecte următoarele cerinţe: documentele sînt adresate
unităţilor, subunităţilor acestora sau unei persoane oficiale concrete.

Adresa destinatarului cuprinde: denumirea unităţii căreia îi este destinată scrisoarea s-au numele persoanei

destinatare, strada, numărul blocului, apartamentul, codul poştal, localitatea.