Sunteți pe pagina 1din 57

CUPRINS CAPITOLUL 1 - Documentele letrice ................................................................. 2 1.1 Cadrul legislativ......................................................................................... 3 1.1.1 Legea Contabilitii nr.82/1991 (republicata) ...................................... 3 1.1.

2 Legea arhivelor nationale nr.16/1996 .................................................. 3 1.1.3 Legea arhivarii electronice nr.135/2007 .............................................. 4 1.1.4 Legea semnaturii digitale 455/2001..................................................... 5 1.2 Documentul contabil.................................................................................. 6 1.2.1 Definire documentului contabil - concept, clasificare .......................... 6 1.2.2 Coninutul i modul de ntocmire al documentelor .............................. 9 1.2.3 Verificarea i prelucrarea documentelor ............................................ 10 1.2.4 Clasarea si arhivarea documentelor ................................................... 12 1.3 Alte documente cu caracter intern ............................................................ 12 1.4 Documente cu caracter extern .................................................................. 13 CAPITOLUL 2 - Documente electronice........................................................... 15 2.1 Descrierea si importanta documentelor electronice................................... 15 2.2 Caracteristicile documentelor electronice................................................. 15 2.3 Forme standardizate de documente electronice......................................... 15 CAPITOLUL 3 - Managementul Documentelor ................................................ 22 3.1 Definitia unui DMS ................................................................................. 22 3.2 Caracteristici generale ale unui DMS ....................................................... 25 3.3 Aplicaii de flux (workflow) .................................................................... 28 CAPITOLUL 4 - Studiu de caz.......................................................................... 30 Sistemul de gestionare a documentelor in cadrul Bancii Cooperatiste Dacia Oradea............................................................................................................... 30 4.1 Prezentarea unitatii .................................................................................. 30 4.2 Prezentrarea solutiei de gestiune a documentelor ..................................... 35 Concluzii si propuneri: ...................................................................................... 56 Bibliografie: ...................................................................................................... 57

CAPITOLUL 1 - Documentele letrice


Inainte de revoluia digital, documentul nu era altceva dect ceea ce definea dicionarul: "act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se recunoate o obligaie; text scris sau tiprit, inscripie sau alt mrturie servind la cunoaterea unui fapt real actual sau din trecut " (DEX ediia a II -a 1996, Editura Univers Enciclopedic). Conform definitiei ISO, documentul este un ansamblu coerent si finit de informatii structurate, lizibile si cu destinatie precisa aflat pe un anumit suport. In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important. Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp. Documentul, ca principal mijloc de comunicare, este omniprezent n ntreprinderi. Mesajele, facturile, devizele si alte documente repetitive si complexe impun solutii de imprimare diverse si variate, adesea neuniforme si ntotdeauna costisitoare. Astzi, tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a documentului: "orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informaie". Adic un document poate fi aproape orice: holograme, CDROM-uri, secvene video. Esenial este c documentul va fi definit chiar de autorul su. n clipa n care autorul l numete document, este document. Un document tipic devine o compoziie cu text i elemente multimedia, tiprit mult mai rar ca nainte. Documentul poate fi citit, vizualizat, auzit simultan pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou.

Cu ajutorul documentului se pot realiza tranzacii de oriunde, fr constrngeri de spaiu i timp. Marea evolutie a documentului consta n capacitatea sa de a deveni inteligent si de a fi administrat corespunzator, fara a contribui la cresterea costurilor ansamblului circuitului de productie documentara. Limitele biroticii, pe de o parte, si formarea de echipe de dezvoltare specializate pentru fiecare aplicatie, pe de alta parte, obliga ntreprinderile sa investeasca n instrumente capabile sa acopere circuitul complet al documentelor si compatibilitatea cu platformele deja existente.

1.1 Cadrul legislativ


Cadrul legislativ din Romania care reglementeaza crearea, circuitul si arhivarea documentelor cuprinde: - Legea contabilitatii 82/1991 republicata 10.10.2007 - Legea arhivelor nationale nr. 16/1996 - Legea arhivarii electronice nr. 135/2007 - Legea semnaturii digitale 455/2001 1.1.1 Legea Contabilitii nr.82/1991 (republicata) Defineste juridic termenul de document justificativ sau document contabil, iar in anexa numrul 1 a Ordinului ministrului finanelor publice numrul 1850/2004 p rivind registrele i formularele financiar-contabile (pub.in M.O. Nr. 23 bis din 7.01.2005) sunt prevazute in mod detaliat aceste documente. 1.1.2 Legea arhivelor nationale nr.16/1996 Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu -se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica 3

corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare. Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. Referitor la pastrarea documentelor, Codul de procedura fiscala contine si el o serie
de prevederi noi, introduse prin Legea nr. 158/2006 privind aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 165/2005 pentru modificarea Ordonantei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala. Astfel, evidentele contabile si fiscale vor fi pastrate, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredintate spre pastrare unei societati autorizate, potrivit legii, sa presteze servicii de arhivare. Prin exceptie, evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, in perioada 1-25 a lunii urmatoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale. Ordinul nr. 1850/2004 cuprinde si el o serie de prevederi legate de arhivare. Astfel, arhivarea la terti este posibila in conditiile in care unitatea care a incredintat documentele spre arhivare instiinteaza organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie. In ceea ce priveste arhivarea electronica, Ordinul nr. 1850/2004 precizeaza ca registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), vor fi semnate electronic de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

1.1.3 Legea arhivarii electronice nr.135/2007 Legea privind arhivarea documentelor n form electronic (cunoscut i ca Legea 135) a fost adoptat (dup un efort de civa ani) n luna mai 2007. Legea ofer doar un cadru general de desfurare a acestei activiti, i trebuie spus c legea nu este obligatorie. Dar dac vrem ca documentele din arhiv s fie recunoscute ca documente oficiale, trebuie respectate prevederile legii. Legea spune c Orice persoana fizic sau juridic are dreptul de a depune spre pstrare documente n form electronic n cadrul unei arhive electronice, n condiiile legii. Furnizarea serviciilor de arhivare electronic nu este supus nici unei autorizri prealabile i se desfoar n concordan cu principiile concu renei libere i loiale, cu respectarea actelor normative n vigoare. La articolul 6 legea spune c Art. 6. - (1) Cu 30 de zile nainte de nceperea activitilor legate de arhivarea documentelor n form electronic, persoanele care intenioneaz s furnizeze servicii de arhivare au obligaia de a notifica autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu, cu privire la data nceperii acestor activiti.

Dei pare s contrazic articolul anterior, notificarea are ca scop validarea modului n care va fi creat arhiva, dac se respect condiiile de securitate impuse pentru ca documentele s poat fi utilizate ca probe juridice. Tot legat de asta este i aplicarea semnturii electronice, pe care legea o amintete doar, urmnd a se face precizri n normele de aplicare. n continuare, sunt fcute specificaii cu privire la modul n care va fi creat, pstrat (asigurat) i consultat arhiva. Pentru ca arhiva s poat fi consultat i n viitor, administratorul arhivei are obligaia s pun la dispoziie codul surs (sau dup caz executabilele) cu care s se poat face accesul n arhiva electronic, plus parolele de acces. Tot administratorului i revine obligaia de a transfera arhiva pe medii de stocare actuale momentului (disponibile). Odat arhivate, documentele fizice pot fi distruse n conformitate cu legile n vigoare (perioada obligatorie de pstrare a unui document difer n funcie de importana sa, iar unele nu pot fi distruse niciodat). De aici rezult un mare avantaj al arhivrii electronice: arhiva fizic devine mai mic i, foarte important, ea poate fi depozitat - cu asigurarea normelor de securitate - n locaii mai puin costisitoare (ea fiind accesat foarte rar). 1.1.4 Legea semnaturii digitale 455/2001 In prezent, recunoasterea juridica a documentelor schimbate prin Internet este data de semnatura electronica. Cea mai raspandita, si mai sigura tehnologie utilizata in acest scop este semnatura digitala. Aceasta tehnologie permite semnatarilor sa fie identificati de catre destinatari prin intermediul unei terte parti de incredere, cunoscuta ca Autoritate de Certificare. Sistemul se bazeaza pe o pereche asimetrica de chei digitale generate de catre semnatar: o cheie privata, cunoscuta numai de semnatar si de Autoritatea de Certificare si o a doua cheie, publica, ce permite destinatarului sa verifice (tot cu ajutorul Autoritatii de Certificare) ca semantura este a persoanei identificata prin cheia privata. "Semnatura" consta intr-un mesaj criptat cu ajutorul cheii digitale private, asociat semnaturii reale, ce se va atasa mesajului principal. Interventia unei terte parti este indispensabila in stabilirea increderii si securitatii in schimburile electronice, cata vreme partile contractante nu se intalnesc fizic la semnarea contractului. Legea semnaturii electronice este considerata piesa de rezistenta a cadrului legislativ al noii economii. Din punct de vedere al comertului electronic, elementul de baza este cartea de plata (de debit sau de credit), existenta acesteia fiind suficienta pentru o economie in care afacerea se rezuma la sume banesti. Pentru ca omul de rand sa poata insa sa-si plateasca taxele si impozitele prin Internet, semnatura electronica este singura componenta ce ii permite acestuia accesul la site-urile organizatiilor guvernamentale. Pe langa aceasta caracteristica, semnatura electronica poate contribui si la cresterea eficientei comunicarii si la diminuarea considerabila a birocratiei, prin eliminarea din circuit a hartiilor si a drumurilor catre diverse organe fiscale cu care toti ne-am obisnuit. Fata de ceea ce stiti probabil deja referitor la semnatura pe care o scrieti de cateva ori pe zi pe diverse documente, semnatura electronica are un avantaj extrem de important, si anume faptul ca este aproape imposibil de falsificat.

In primul rand, datele personale sunt criptate electronic, dupa algoritmi si procedee sofisticate, iar in al doilea rand, fiecarei semnaturi electronice i se adauga o cheie de control. De asemenea, documentele semnate electronic sunt la randul lor codificate si dispun de o a doua cheie de control. In plus, legea introduce doua concepte: semnatura electronica si semnatura electronica extinsa. Primul concept inglobeaza practic orice procedeu utilizat de destinatarul unui mesaj pentru a indica faptul ca este de acord cu continutul mesajului, cu alte cuvinte, ca mesajul ii apartine. In cazul semnaturii electronice extinse, la semnatura electronica se adauga patru conditii, menite sa asigure identificarea celui care semneaza si integritatea documentului. Tehnic, dar si juridic, intre cele doua concepte exista diferente. Astfel, numai semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii este asimilata, in privinta conditiilor si efectelor sale, cu semnatura manuscrisa (olografa). Atentie insa, in justitie admisibilitatea ca proba si forta probanta a semnaturii electronice sunt lasate la aprecierea instantei de judecata.

1.2 Documentul contabil


1.2.1 Definire documentului contabil - concept, clasificare Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economic-financiar i activitatea entitatii. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor si proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i implicatiile pe care le produc. Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimoniul institutiei publice. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv. Documentul servete la formularea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificri ale patrimoniului. Documentul care consemneaz producerea unor fapte se nate n afara contabilitii; contabilitatea se servete de acest procedeu pentru a realiza obiectul su de activitate. Documentaia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea de culegere i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile ecnomice dintr-o ntreprindere. Documentele contabile sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economice-financiare precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate. n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri. Astfel documentele con tabile ndeplinesc urmtarile funcii:

a)Funcia de consemnare letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate n cadrul institutiei publice; b)Funcia de acte justificative care stau la baza nregisrrii n contabilitate curent a operaiilor economice consemnate n ele; c)Exercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a institutiei publice n cele mai mici detali. Ele servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta contribuie la ntprirea autonomiei economico-financiare a institutiei publice Caracterul lor de acte justificative confer documentelor o funcie juridic, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale ntreprinderilor n cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de prob n justiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca baz n cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidentei economice: evidena operativ, statistic i contabila. Pentru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente. ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i circulaiei pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in reama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii: 1. Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n: Documente privind activitatea financiar-contabil. n aceast grup se cuprind documentele asimilate operatiilor evidentei patrimoniale, salariile,consumuri materiale etc. Documente privind alte activiti, care nu constituie acte justificative pentru nregistrrile contabile: documente de personal, medicale etc. 2. Dup caracterul i funcie . Pe care o ndeplin esc documentele se mpart n: Documente de dispoziie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaie, precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziia de plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. Aceste documente un fac dovada executrii efective a operaiei respective, i de aceea, nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate. Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice. De aceea pot fi denumite i documente de execuie. Ele servesc ca baz pentru nregistrarea operaiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc. Documente mixte sau combinate reunesc tsturile documentelor de dispoziie i celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziia de executare a operatiei; dar i dovada infptuirii ei. Aceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziie de plat, statul de plat al salariatilor.

3. Dup locul ntocmirii i circulaiei, documentele pot fi: a) Documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circul, fie numai n interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de salarii ), fie ctre exterior ( facturile, dispoziiile de plat ). b) Documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont. 4. n raport de modul de ntocmire, coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional economic, distingem: a) Documente primare, ce consemneaz operaiile economico financiare n momentul i la locul producerii lor. Ele fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum. b) Documente centralizatoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad. 5. Dup forma de prezentare, se deosebesc: a) Documente tipizate, se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional. b) Documente netipizate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituii. Ele se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei institutiei publice, fie pe hrtie simpl, fr a avea un formar stabilit. 6. Dup regimul de tiprire i utilizarea fomularelor folosite la ntocmirea documentelor, se disting: a) Documente ntocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiprire, numerotare, gestionare, eviden, folosire i pstrare, de exemplu: bonul de pia, delegaia, factura de expediie. Pentru aceste documente exist dispoziii legale cu precizri, privind modul de completare, circulaie i pstrare. b) Documente fr regim special sau numite i obinuite sunt acele care au regim de circulaie i nregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca avnd un regim intern de circulaie i utilizare. 7. Dup suportul care depoziteaz informaia, se disting: a) documente pe suport de hrtie. b) Pe suporturi magnetice ( CD, dischete ) 8. Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart: a) Documente singulare conin date privitoare la o singur operaie economic. b) Documente cu multiple operaii, conin date privind mai multe operaii economice de acelai fel. De aceea, pe lng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conin n plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative i valorice, num. de ordine.

9. Dup tehnica ntocmirii se deosebesc: a) Documente care se ntocmesc manual. b) Documente care se ntocmesc cu mijloace tehnice, computere.

1.2.2 Coninutul i modul de ntocmire al documentelor Coninutul documentelor difer dupa caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se concretizeaz n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Aceste elemente se concretizeaz n anumite exprimri care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de ctre cei care le ntocmesc, respectiv de ctre cei care le utilizeaz. Caracterele comune ale documentelor contabile se refer la: denumirea documentului ( atribuirea unui nume ); denumirea institutiei publice emitente, adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul; codul fiscal; indentificarea n timp a operaiei ( num. i data ); identificarea participanilor la operaia economic consemnat n document; coninutul operatiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele cantitative sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante la efectuare operaiei economice consemnate n document, a celor carea u ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective; alte caractere menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative. Caracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate, ele avnd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc numai n acel document. ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea ntocmirii lor, de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Documentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia sau care particip la nfptuirea ei. Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. ntocmirea manu al a documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion chimic i prezint urmtoarele neajunsuri: necesit un volum mare de munc, un asigur garania exacitii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. ntocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimin n mare msur aceste neajunsuri, n schimb impuneanumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor, n funcie de particularitile tehnice ale echipamentelor utilizate. ntocmirea documentelor se poate efectua cu maini de 9

scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu calculatoare. n cazul completrii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o dat cu scrierea documentelor, se efectueaz automat i calcule necesare, iar resltatele sunt preluate concomitent pe anumii supori, care permit prelucrri ulterioare a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operaii se folosete cte un model de document, care are o form i o aranjare a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective. La completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere asa cum precizeaza si Regulamentul de casa (Decret-Lege nr 209/15.07.76). Greelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. n documente un se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, un mai trziu, iar cei care au ntomit documentul au cunotin de corectarea respectiv. Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se poat citi ceeea ce a fost greit, apoi se scrie textul sau suma corect, fcndu-se meniune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. n documentele de cas i de banc un se admit corectri.Dac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul ,,ANULAT, pstrndu-se n continuare n exemplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le-au ntocmit, precum i a prilor interesate cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv. Prezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la continutul i forma lor. Ele condiioneaz calitatea i exeactitatea informaiilor contabile. Totodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor . De aceea, ntre producerea operaiilor i ntocmirea documentelor justificative trebuie s existe o deplin concordan. Toate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. Documentele constituie baza nregistrrile n contabilitate i influeneaz nemijlocit exactitatea i operativitatea informaiilor contabile. 1.2.3 Verificarea i prelucrarea documentelor Drumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n institutia publica i pn la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea la zi a contabilitii, se pot ntocmi grafice de circulaie a documentelor.

10

Control

Publicare

Verificare Modificare

Aprobare Creare Fig. 1.1 Fluxul documentelor ntr-o organizaie

Circulaia documentelor trebuie s se faca ntr-o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod nejustificat de ctre un compartiment sau altul. Necesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c date din acelai document sunt necesare mai multor compartimente i persoane din institutia publica i nu se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator. nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurnduse exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaz verificarea documentelor care se face sub trei aspecte i anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetic i verificarea de fond. Verificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi sau corectri fr a fi certificate. Verificarea aritmetic (cifric) const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i dac s-au efectuat corect calculele aritmetice presupuse la ntocmirea documentului. Verificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legalitii i economicitii operailor consemnate n documentul respectiv. Verificarea realitii operaiei are ca scop s descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document, spre exemplu: se verific suma pltit pentru procurarea unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat Verificarea documentelor, n general se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au ntocmit. Dup completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. Aceasta const n gruparea documentelor pe operaii, exprimarea valoric a mrimii operaiei economico-financiare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor centralizatoare. Documentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor special deschis n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obinuite, precum i cele cu regim special, de regul , nu vor fi puse spre utilizare dect dup justificarea prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, justificndu-se utilizarea integral i corect.. 11

n compartimentul financiar-contabil, documentele se conteaz, adic se nscrie pe document formula contabil. n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile. 1.2.4 Clasarea si arhivarea documentelor Faza final a circulaiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea complet i definitiv a acestora. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a fi uor gsite n vederea obinerii informaiilor nacesare. Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate.. La finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentilor se predau la arhiva unitii. n cadrul arhivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora, cronologic. Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie da natura i importana documentului. n condiiile, dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe suporturi magnetice ca CD, dischete. n unele cazuri se procedeaz la arhivarea prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi.

1.3 Alte documente cu caracter intern


- Principalele acte legislative-normative care reglementeaz funcionarea organizaiei; - Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei - Organigrama structurii organizatorice; - Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; - Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor; - Documente de corespondenta Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc. actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit; scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n 12

Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi nto cmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur; Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale. De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Importana activitii de coresponden const n faptul c: - este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; - ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti; - constituie un element de nregistrri contabile; - servete ca prob n justiie; - permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice. Documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.

1.4 Documente cu caracter extern


Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental. n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative revine secretariatului. Publicaiile oficiale Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele pari: - Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative naionale; - Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; - Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte) - Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri. Potenialul documentar, sub aspect legislativ, trebuie s cuprind:

13

- Constituia Romniei - Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice - Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei; - Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii; - Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale; - Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare; - Monitoarele oficiale ale organismelor locale; n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate. Publicaiile seriale de specialitate Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu -se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale firmelor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice. Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane. Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20/1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO). Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic.

14

CAPITOLUL 2 - Documente electronice


2.1 Descrierea si importanta documentelor electronice
n general, documentul este suportul informatiilor si el este cel care face ca informatia sa fie inteligibila. Documentele electronice sunt documente n forma electronica, ce contin numeroase tipuri de informatii sub forma de: text, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, sunet si secvente video.

2.2 Caracteristicile documentelor electronice


Documentele electronice sunt unitati structurate de informatie nregistrata adica un document are o structura logica ntre elemente de date - paragrafe, celule, imagini. De exemplu, o scrisoare contine o adresa, o data, o adresare, un text mpartit n paragrafe, o semnatura, etc. Documentele electronice sunt administrate ca unitati discrete n sisteme informatice - adica un document trebuie sa fie deosebit de alte DE, inclusiv de alte versiuni ale aceluiasi document. Pna nu demult, prin document se ntelegea un singur fisier de date. Astazi, documentele compuse si cele multimedia sunt stocate n mai multe fisiere de date si au nevoie de cteva aplicatii pentru a fi prezentate. Documentele electronice trebuie sa ndeplineasca anumite calitati. Ele trebuie sa fie: - disponibile si accesibile - ele trebuie sa poata fi identificate si stocate n deplina siguranta si sa poata fi usor extrase pentru a fi folosite; - exacte, diversele versiuni ale unui document trebuie sa poata fi identificate cu usurinta, pentru a permite accesul la informatii exacte. Ele au o mare importanta n activitatea firmelor - n special documentele care contin informatii vitale, fara de care firma nu ar putea functiona. Un exemplu de astfel de documente ar fi standardele de control al calitatii ISO 9000 si multe altele. Definirea documentelor vitale (business critical) difera de la un sector la altul, dar, n general, se poate spune ca un document este vital daca continutul sau este: -vndut clientilor; -utilizat pentru a crea un produs sau un serviciu vndut clientilor; -utilizat pentru a raspunde unor factori externi: organisme guvernamentale, presiunea concurentei, certificarea unor standarde, revizie contabila.

2.3 Forme standardizate de documente electronice


Limbajele de marcare (markup languages) si au originea n tehnicile editoriale si tipografice traditionale. Imediat ce calculatoarele au nceput sa fie utilizate pentru activitati editoriale, textul propriu-zis era mpanat cu marcaje, ce aveau n general semnificatia marcajelor editoriale clasice. Initial aceste marcaje erau tot n forma textuala, uitiliznd nsa numite conventii care sa permita att operatorilor umani ct si programelor sa deosebeasca textul de marcaje. Datorita faptului ca odata cu perfectionarea programelor specializate (de editare, de compozitie, etc.), textul marcat era prelucrat aproape exclusiv de calculatoare, s-a renuntat la utilizarea marcajelor text n favoarea unor asa numite coduri de control, mai compacte dar inteligibile doar pentru programele specializate.

15

Mai trziu, diversificarea programelor a condus la sisteme de marcare incompatibile. Pentru companiile care lucrau cu multe documente, pentru marii editori de documente, lucrurile au devenit la un moment dat imposibil de gestionat. nca din anii60, IBM a ntmpinat dificultati n schimbul intern de documente, n domeniul partajarii informatiei din document si mai ales n utilizarea eficienta si unitara a documentelor. Dimensiunile colosale ale companiei si diversificarea platformelor hard si soft precum si a programelor de editare si compozitie utilizate, au condus la o situatie paradoxala, n care practic oamenii de la IBM nu se puteau ntelege. n aceste conditii, IBM a lansat un proiect de cercetare n scopul de a gasi o solutie unitara pentru sistemul juridic al companiei. Ideea initiala era de a pune la punct un sistem de marcaje axat pe problema. Echipa condusa de Charles Goldfarb s-a orientat n consecinta spre un sistem de marcare extensibil, care s-a constituit apoi ntr-un meta-limbaj universal, aplicabil, numit GML (Generalized Markup Language). Pe baza acestei specificatii a fost dezvoltata la IBM prima aplicatie interna numita ISIL, care apoi a devenit un produs - program numit BookMaster. n 1986, GML a fost adoptat ca standard ISO (8879), devenind astfel Standard Generalized Markup Language, adica SGML. n mod concret, toate componentele unei aplicatii SGML, se bazeaza pe asa numita declaratie SGML (SGML declaration) specifica fiecarui sistem de calcul utilizat. Declaratia cuprinde si elemente de sintaxa concreta , adica precizeaza anumite elemente ale limbajului n contextul aplicatiei respective. Formatele si normele documentelor electronice trebuie sa permita catalogarea si indexarea documentelor, pentru ca, ulterior acestea sa poata fi reperate. Pentru a fi vehiculate pe Internet, documentele trebuie sa ncadreze n anumite norme corespunzatoare protocoalelor existente. Aceste norme sunt, n prezent, ntr-o constanta evolutie, astfel nct sunt posibile mai multe formate. Din pacate documentele electronice nu au atins gradul de normalizare si regulile de utilizare ntlnite astazi n lumea cartilor. Normele care permit codificarea structurii logice a familiei de documente apartin familiei SGML (Standard Generalized Markup Language), normei internationale ISO 8879, 1986 si normei franceze NF EN 28879, 1990. Aceste norme permit crearea de documente ce pot fi reactualizate. Documentele sunt independente de platformele hardware si software care au contribuit la crearea lor. Formatul comun al unei clase de documente codificate cu SGML este definit ntr-un DTD (Definirea Tipului de Document) scris n limbajul SGML. Diferitele formate din familia SGML cel mai des ntlnite pentru publicarea electronica sunt SGML, HTML si XML. SGML (Standard Generalized Markup Language) Editorul normei SGML este Charles F. Goldfarb, care a lucrat la IBM, la conceperea unui sistem integrat de publicare a documentelor juridice. SGML este utilizat n lume de editori pentru a normaliza practicile de marcare a documentelor n cadrul prelucrarilor de pe canalele de editare. El permite administrarea tuturor documentelor n curs de publicare ntr-o baza de date, urmarind circuitul de

16

publicare: de la depunerea manuscrisului de catre autor pna la publicarea acestuia trecnd pe la comitetul de lectura si prin fazele de acceptare si de modificare. Avantaje: SGML creste productivitatea canalelor documentare prin suprimarea redundantelor, este un instrument sofisticat ce permite controlul si comenzi macro destinate minimizarii operatiilor de prelucrare ntr-un mediu de productie. Separa total structura continutului de modul de prezentare. n felul acesta, documentul este accesibil oricaror programe de procesare, care pot sa identifice datorita marcajelor, partile componente ale continutului si sa le aplice prelucrari specifice. De exemplu, un program care va formata documentele pentru tiparire pe hrtie, va aplica anumite procesari, iar un program care va pregati documentele pentru publicare pe WEB va aplica alte procesari. Este de fapt un meta-limbaj, adica este un limbaj cu care pot fi definite alte limbaje. Cel mai mare avantaj al sau este faptul ca si poate defini propria gramatica pentru documente. Fiind extrem de flexibil, el poate fi aplicat pe orice structura de informatii. Acest lucru i permite sa ia forme simple precum este HTML-ul (Hipertext Markup Language) sau complexe cum este TIM-ul (Telecommunications Interchange Markup varianta de limbaj destinata n exclusivitate telecomunicatiilor). Flexibilitatea de care a dat dovada SGML-ul le-a determinat pe principalele firme producatoare de software sa fie retinute n promovarea lui. n acelasi timp, complexitatea lui a facut imposibila realizarea unor instrumente software eficiente care sa poata lucra cu orice tip de documente SGML, Un alt aspect interesant este faptul ca documentul SGML este accesibil oricarui editor de text (chiar si celor n mod linie), deoarece nu contine coduri. SGML-ul este independent de masina pe care este utilizat si de sistemul de operare sub care lucreaza. Independenta lui hardware si flexibilitatea fata de sistemul de operare sunt principalele motive ce pledeaza pentru implementarea lui pe WEB. Cum n momentul proiectarii SGML, WEB abia se nastea, acest limbaj de marcare nu a capatat o amploare deosebita. Dezavantaje: Datorita faptului ca aceasta complexitate poate fi utilizata de o grupa restrnsa de utilizatori.

HTML (Hipertext Markup Language) HTML este un format de descriere care permite crearea de documente hipertext portabile de pe o platforma pe alta si este primul limbaj care trebuie nvatat de cineva care doreste sa fie prezent pe Web. Limbajul HTML a fost creat n 1989 de Tim Berners-Lee, cercetator la CERN, n cadrul proiectului World Wide Web. n 1992, Dan Connoly a descris DTD HTML si specificatiile acestui format. n 1993, aceste specificatii au fost revizuite deoarece erau depasite si astfel a aparut HTML2 n 1994. Astazi a aparut deja pe piata a patra versiune HTML. Doua grupuri de lucru au contribuit la evolutia acestui standard: W3C (World

17

Wide Web Consortium) si ETF (Internet Engineering Task Force). Normele emise de organismul de normalizare IETF se numesc RFC (Request For Comment). n ceea ce priveste versiunea 2 HTML, RFC are numarul 1866. Nivelul 0- HTML din prima generatie este nteles de primele navigatoare (modul text). Nivelul 1 este obligatoriu pentru toate navigatoarele si nseamna posibilitatea de a interpreta (hipertext + imagini). Nivelul 2 (HTML2) a adus o contributie deosebita la realizarea unei interactivitati reale (forms). Nivelul 3 HTML 3.0 (HTML+) aduce n plus tabele, formatarea paragrafelor, curgerea textului pe lnga imagini, tabele, tab-uri, note si o multime de alte optiuni. Avantaje: HTML este un instrument simplu de creare si difuzare pe Web. Un document HTML poate fi creat cu usurinta prin reformatarea documentelor create n SGML sau n format de prelucrare a textelor birotice (Word, Wordperfect, etc). Se caracterizeaza n principal printr-o structura extrem de simpla fiind utilizat n special la afisarea textelor, a imaginilor si a altor tipuri de informatii si mai putin la stocarea lor. Dezavantaje: Formatul HTML nefiind capabil sa creeze structuri complexe si sa nteleaga logica documentelor, de regula, pe serverele WEB informatia este stocata n documente SGML pentru a se putea executa asupra ei operatii de cautare, validare, interpretare etc. iar HTML este utilizat doar la afisarea acesteia. Spre deosebire de SGML, limbajul nu este extensibil dispunnd de o gramatica bine definita a tag-urilor, ce nu permite adaugarea altora noi. Speciastii au ncercat sa-l dezvolte (ncercnd sa-l faca extensibil) dar au renuntat deoarece prin adaugarea extensibilitatii, HTML-ul si pierde portabilitatea, deci nu mai poate fi utilizat pe WEB. XML (eXtensible Markup Language) Aparitia limbajului XML (eXtensible Markup Language) a fost anuntata cu ocazia celei de-a zecea aniversari a adoptarii limbajului marcator SGML. XML este un subset al limbajului SGML, nu este la fel de complex ca SGML sau simplu ca HTML. Ofera nsa posibilitati de stocare a informatiei n cele mai diverse forme, are capacitatea de a prezenta utilizatorilor informatii dinamice si personalizate si usurinta n utilizarea documentelor XML pe WEB. XML este un metalimbaj capabil sa contina alte limbaje marcatoare si are urmatoarele caracteristici: Caracteristici: -poate fi utilizat usor pe Internet, -poate suporta o mare varietate de aplicatii, -este compatibil cu SGML, -documentele XML sunt clare si lizibile de catre utilizatorii n format text -designul XML este formal si concis, -documentele XML sunt usor de creat. -proiectarea documentelor XML se face rapid, Elaborarea specificatiilor n limbajul marcator XML este mpartita n trei faze:

18

-elaborarea sintaxei XML, -stabilirea legaturilor hipertext, -specificarea stilurilor XML, bazate pe limbajul DSSSL (Document Style Semantics and Specification Languages). Avantaje: Unul dintre motivele principale care au stat la baza introducerii limbajului marcator XML a fost dificultatea proiectantilor de software de a produce programe care sa exploateze la maxim facilitatile oferite de documentele SGML. Principalul punct forte al limbajului XML este furnizarea acestuia pe WEB. Dezavantaje: >datorita faptului ca XML-ul este un subset al SGML-ului, acesta pierde o parte din facilitatile mai speciale, oferite de acesta, >adaptare ineficienta pentru multimedia n ceea ce priveste fonturile, grafica video, sunet, etc. PDF (Portable Document Format) n anul 1990 compania Adobe avea un cuvnt greu de spus n domeniul graficii datorit limbajului Postscript inventat. Limbajul Postscript fiind un limbaj interpretat este independent de platforma pe care ruleaz. Compania Adobe dezvolt un driver de imprimant care face din PS un standard pentru grafica profesional. n 1991 John Warnock pune bazele unui proiect grandios numit "Camelot" prin care viseaz la un birou fr hrtie. Scopul acestui proiect este gsirea unui format de fisier care s permit oameniilor s poat partaja informatia independent de platfo rm. Acest proiect sub numele de cod "Carousel" apare pentru prima dat n 1992 si este premiat la COMDEX. n 1993 apare prima versiune a programului Adobe Acrobat. Formatul PDF reuseste s devin un format independent de platform datorit nrudirii cu limbajul Postscript. Adobe adaug formatului PDF mai mult dinamism permitnd includerea n formatul PDF a elementelor multimedia. n 1994 se lanseaz renumitul software Adobe Acrobat Reader care exist pentru orice platform software si este gratuit. Oricine vrea s vad un fisier PDF poate descrca de pe site-ul www.adobe.com un program gratuit specific platfomei utilizate. Datorit extinderii familiei de programe din familia Acrobat de la versiunea 7 acesta se va numi doar Adobe Reader. Functia principal a acestui program este de a permite oricrui utilizator vizualizarea fisierelor PDF si apoi de a interactiona cu ele. Datorit ultimelor tehnologii incluse n formatul de fisiere PDF utilizatorii programului gratuit Adobe Reader pot comenta si adnota fisierele PDF sau pot completa formularele din fiserele PDF. Comentariile sau informatiile introduse n formulare se pot ntoarce la creatorul fisierului PDF permitnd astfel colaborarea sau conlucrarea n cadrul unor echipe. Formatul PDF este denumit din aceast cauz "document inteligent". Navigarea prin fisierul PDF se face liniar pagina cu pagina sau neliniar n functie de op tiunile utilizatorului. Cel ce creaz un fisier PDF poate pune la dispozitia utilizatorului diverse interactiuni: butoane, navigare neliniar, sunet, video, calcule pe baza informatiilor introduse, pagini generate dinamic sau link-uri gen web. Astfel parcurgerea unui fisier PDF poate deveni o experient unic relativ la celelalte formate de fisier. 19

Deaorece toate aceste metode de interactiune presupun creatii unice devine important ideea respectrii drepturilor de autor si securitatea informatiilor continute n aceste fisiere. n prezent formatul PDF permite asigurarea securittii informatiilor cu mai multe metode n functie de scopul si destinatia fisierelor PDF. Solutiile sunt multiple si acoper toate nevoile utilizatorilor la multiple nivele. Am amintit mai sus de programul Adobe Reader care este gratuit si permite vizualizarea, comentarea fisierelor si completarea formularelor continute n fisierele PDF. Programul de baz care permite crearea fisierelor PDF din aplicatiile tip office este Adobe Acrobat Standard. Acesta simplific foarte mult crearea fisierelor PDF din cele mai utilizate aplicatii de tip office (Word, Excel, Acces, Powerpoint, Outlook, Internet Explorer, Visio, etc) si n principiu din orice aplicatie care poate tipri pe imprimant. Pe lng posibilitatea producerii fisierelor PDF din toate aceste surse se mai pot crea si formulare sau aduga o multime de alte elemente care fac din PDF un format dinamic. Pachetul software mai contine programul Adobe Acrobat Distiller care face conversia fisierelor PS n format PDF. La instalarea programului Adobe Acrobat mai apare n sistem o imprimant virtual care permite crearea unor fisiere PDF din orice aplicatie. Profesionistii din industria grafic au nevoie de functii speciale de analiz, modificare si functii speciale tiparului. Pentru ei exist software-ul Adobe Acrobat Professional care le pune la dispozitie toate aceste unelte specializate. Aceast versiune a familiei Adobe Acrobat contine si programul Adobe Designer destinat crerii unor formulare inteligente care se pot integra apoi n workflow-ul unei companii. Familia Adobe Acrobat s-a mrit prin aparitia unei noi versiuni: Adobe Acrobat 3D. Dup cum i spune si numele aceast versiune este destinat n principal arhitectilor si inginerilor care pn acum erau nevoiti s-si exprime creatiile doar n dou dimensiuni. De acum exist unelte special destinate transformrii acestor creatii n fisiere PDF devenind astfel disponibile publicului larg indiferent de platform. Achizitia companiei Macromedia de ctre Adobe a deschis noi perspective formatului PDF. Integrarea cu formatul Flash a adus o nou interfat programelor d in familia Acrobat si posibilitatea utilizrii tehnologiei Flash n interiorul formatului PDF. Formatul PDF este un standard aprobat de ISO att ca format de fisier pentru managementul documentelor ct si ca baz pentru alte domenii de activitate. Exist mai multe standarde internationale bazate pe formatul PDF. Industria grafic a adoptat standardul PDF/X (cu mai multe variante n functie de workflow-ul adoptat) pentru schimbul de fisiere grafice. n afar de aceste standarde care sunt utilizate de ctiva ani exist alte standarde bazate pe formatul de fisier PDF n curs de aprobare. PDF/A 20

Este standardul adoptat de ISO pentru arhivarea documentelor. PDF/A este bazat pe versiunea 1.4 a specificatiilor Adobe PDF, si este dedicata pastrarii documentelor pe termen lung, mentinand orientarea paginii in document. Standardul ISO [ISO 19005-1:2005] a fost dezvoltat de un grup de lucru cu reprezentanti din guverne, industrie si academie, beneficiind de suportul activ al firmei Adobe Systems Incorporated. Partea a 2-2 a lui ISO 19005 va fi o versiune a specificatiei PDF/A bazata pe cea mai recenta specificatie de PDF. PDF/A incearca sa maximizeze: independence de platforma auto-continutul auto-documentatia Constrangerile includ: Partea de audio si video sunt interzise Javascript si executabilele sunt interzise Toate fonturile trebuie sa fie inglobate in document Criptarea nu este permisa Este obligatorie folosirea standardelor bazate pe metadata. ODF (Open Document Format) International Standards Organization (ISO) in 1 mai 2008 a acceptat Open Document Format (ODF) ca si standard international standard pentru pastrarea si schimbul digital de documente tip office (ISO 26300). Bazat pe formatul de fisiere XML folosit in suita de aplicatii open-source OpenOffice.org, ODF este menit sa fie un standard neutrude pastrare a documentelor obisnuite de office, cum ar fi: note, rapoarte, carti, documente cumulative, grafice, prezentari, conform Organization for the Advancement of Structured Information Standards, care a trimis documentatia ODF catre ISO in september 2007. Suportat de IBM, Sun Microsystems Inc. si Novell Inc., se spune ca ODF creaza un standard viabil si deschis care va fi folositor mai ales guvernelor si organizatiilor ingrijorate de faptul ca documentele lor sa poata fi citite si in viitor. MS Office Open XML Principalul oponent al standardului ODF a fost Microsoft Corp. Deoarece domina piata cu suita de aplicatii Office, formatele Microsoft de tip .doc, .xls si .ppt din aplicatiile Word, Excel si Powerpoint, sunt folosite pe scara larga, desi sunt proprietare, formate folosite atat de persoane individuale cat si din zona businesses. Microsoft a dezvoltat un format succesor care a fost incorporat in Office 2007, si care se numeste Microsoft Office Open XML. Microsoft declara ca va licentia Open XML gratuit catre firme si si-a trimis specificatiile catre comitetul de standardizare european, Ecma International, pentru a fi aprobat ca standard deschis.

21

CAPITOLUL 3 - Managementul Documentelor


3.1 Definitia unui DMS
Studiile realizate de compania americana Delphi Consulting arata ca specialistii pierd mai mult de 500 de ore pe an doar cautand documente, documente pe care le gasim duplicate, in medie, de 8-9 ori in retea. In acest caz ne dam seama ca au fost aproape 21 zile de cautare continua! Trebuie sa tinem cont de gradul de informatizare a companiilor americane, de deschiderea pe care o au fata de solutiile informatice si experienta dezvoltata in capitalism. Si cu toate acestea, exista probleme privind managementul timpului si al documentelor. Cand apar astfel de situatii? Atunci cand cautam un contract semnat cu unul din partenerii nostri dorim sa regasim informatii referitoare la proiectele desfasurate de firma in anii anteriori ne sunt necesare cererile de oferta trimise dorim sa analizam oferte primite de la terti cautam rapoartele anuale precedente cautam analizele efectuate etc In cele mai multe din cazurile enuntate exista presiunea timpului. Fie ca este nevoie de informatie pentru o analiza interna, pentru a raspunde prompt partenerului de afaceri sau pentru a incheia o afacere, resursa de timp si umana sunt foarte pretioase. De ce apar astfel de situatii? Aceste situatii se datoreaza faptului ca fiecare angajat are structuri diferite de organizare a datelor (fisiere, dosare), clasificarea documentelor se face pe criterii diferite si nu exista un istoric al documentelor arhivate pentru a facilita localizarea ulterioara. Acest lucru conduce la fragmentarea activitatii persoanei sau persoanelor implicate, alocarea ineficienta de resurse umane si de timp pentru cautarea documentelor si intarzieri in realizarea activitatilor delegate. Cel mai elocvent exemplu ar fi sa cautati un contract incheiat acum un an intr-o camera imensa cu zeci de dosare avand foarte putine puncte de reper. Managementul documentelor este o arie al carei potential nu a fost inca explorat la maxim. Desi documentele sunt suportul pentru orice tranzactie fie ea interna companiei sau in relatiile cu tertii, suntem inca fideli formatului fizic al documentului. Pretul acestei fidelitati este alocarea de resurse suplimentare fara a contribui insa la cresterea productivitatii personalului. Volumul de documente creste pe masura ce activitatea se dezvolta, iar timpul si munca alocata identificarii acestora creste proportional. Cum putem localiza mai rapid documentele cu ajutorul tehnologiei? Etapele preliminare identificarii rapide a documentelor sunt urmatoarele: folosirea de fiecare angajat a acelorasi categorii si subcategorii pentru organizarea documentelor

22

pentru documentele existente in arhiva clasica se inregistreaza electronic numele documentului, tipul, sumarul, locatia exacta etc documentele in format digital se structureaza pe categorii si se stocheaza in arhiva electronica fiecare document va contine elemente de identitate cum ar fi: tipul documentului (contract, cerere de oferta, oferta, decizie, proces verbal etc), data sau perioada, emitentul documentului etc Cautarea propriu zisa a unui document in arhiva clasica ... printre sute de alte documente este realizata acum electronic prin criterii de cautare (in functie de elementele de identitate) si regasirea se face in cateva secunde. Cautarea electronica presupune localizarea imediata si vizualizarea documentului sau identificarea locatiei in situatia in care documentul se gaseste in arhiva clasica. Pentru a nu cauta documentele in mai multe locatii (fizice sau electronice) o solutie foarte buna este gruparea acestora intr-un singur punct. Sa luam exemplu unui contract. Pentru a cunoaste stadiul in care se afla operatiunile, grupam in aceeasi categorie atat clauzele contractuale, actele aditionale, facturarile, notificarile, corespondenta sau alte acte care fac referire la contract. Este usor pentru a monitoriza activitatea si a gasi la timp toate informatiile de care avem nevoie. In ciuda conversiilor digitale a documentelor, cantitatea de hrtie consumat n firme este n cretere an de an. Se mai afirm c "biroul fr hrtie" are anse de existen graie tehnologiei de "tiprire la cerere", care nseamn un soi de tiprire a documentelor atunci cnd se cere acest lucru, eliminndu-se astfel necesitatea de a se tipri de pild un ntreg inventar deoarece tocmai au aprut anumite actualizri. C aceast tehnologie se va numi "tiprire la cerere" sau, dup alte propuneri, "tiprire la nevoie" are mai puin importan. Mult mai important este tehnologia n sine, de care vom tot auzi n urmtorii ani. Potenialul real al tipririi la cerere este tocmai posibilitatea de a tipri ceea ce este necesar, atunci cnd este nevoie. Utilizatorul documentului are posibilitatea de a asambla doar informaia de care are nevoie i s tipreasc astfel documentul, cnd are nevoie. Valoarea economic n birouri a acestui concept va putea fi observat i printr-o simpl privire spre coul de hrtii. Seturile de documente vitale sunt mari si complicat de administrat. Sistemul de furnizare a informatiilor vitale trebuie sa satisfaca cerintele a trei categorii de utilizatori: producatorii de documente, consumatorii si administratorii aplicatiei. Acesti utilizatori au nevoie de sisteme rapide si accesibile pentru a-si rezolva problemele.

Tabelul 3.1

23

Managementul (Gestiunea) Documentelor reprezint un sistem informatic care permite circulaia (pentru informri, aprobri sau modificri), stocarea i regsirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitai de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat in sistem documentele pe hrtie). Statisticile arat c pentru ncheierea unei tranzacii, n prezent sunt necesare de dou ori mai multe documente dect n urm cu cinci ani. Introducerea unui sistem de asigurarea calitii (condiie obligatorie pentru companiile care doresc s se ncadreze standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie s circule n interiorul firmei sau n relaiile cu partenerii. nca de la nceput trebuie sa facem o distinctie clara ntre: - gestiunea documentelor electronice (GDE) gestiunea documentelor compuse rezultate din cuplarea surselor de informatii electronice prin intermediul unui tablou de bord "inteligent", care se modifica n functie de evolutia surselor informationale; si - gestiunea electronica a documentelor (GED) - care se refera la identificarea documentelor existente, la conversia si gestiunea lor documentica - care reprezinta ansamblul tehnicilor aplicate n documentare. n literatura de specialitate gasim cele trei domenii (ntre care se poate face o distinctie, dupa cum am prezentat) cumulate n cadrul sintagmei GED.

Fig. 3.1 Structurare GED - GDE

24

Fig. 3.2 Etapele GED Avantajele aplicarii GED sunt urmatoarele: >reducerea costurilor >aplicare rapida >mbunatatirea serviciilor catre clienti >reglementarea standardelor >mbunatatirea gestiunii informatiei Sistemul de administrare a DE (EDMS - Electronic Document Management System) se refera la un mediu computerizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea si controlul circulatiei documentelor n forma electronica. Tabelul 3.2

3.2 Caracteristici generale ale unui DMS


Localizarea si identificarea documentelor are implicatii directe asupra activitatii companiilor si este cu siguranta o activitate caracterizata ca fiind o mare consumatoare de resurse umane si de timp. Existenta documentelor si informatiilor in format electronic nu rezolva totusi problema accesului rapid la documente, daca ele nu sunt organizate electronic intr-o structura de documente. 25

O data ce sunt organizate, documentele si informatiile pot fi gestionate prin solutii de arhiva electronica sau prin solutii de management al documentelor, diferenta dintre acestea fiind de complexitate. Elementele unui sistem de administrare a documentelor constau n utilitare soft menite sa asigure functiile necesare administrarii documentelor. Pentru multe dintre firme, utilizarea unui sistem de administrare a DE, poate aduce avantaje considerabile: >informatia este creata o data si folosita de mai multe ori >cresterea vitezei de identificare si extragere a informatiilor, >evitarea pierderii si distrugerii accidentale a documentelor, >usurarea utilizarii informatiilor de catre noii angajati, >reducerea duratei activitatilor de lucru si elaborarea mai rapida a produselor, >asigurarea unui raspuns rapid la evenimente, >cresterea productivitatii angajatilor, >cresterea calitatii produselor printr-un control mai riguros a documentatiei, >reducerea costurilor prin eliminarea activitatilor redundante. Funcionalitile de baz ale unui sistem pentru managementul documentelor Un sistem de administrare a DE trebuie sa cuprinda urmatoarele: -zona de stocare unde se pastreaza documentele, -metoda de nregistrare a documentelor n zona de stocare, -metoda de localizare si identificare a documentelor din zona de stocare, -metoda de extragere a documentelor din zona de stocare.

Fiiere cu documente

Cutare documente Consultare documente Tiprire copii electronice Partajare documente Access de la distan

Documente originale scanate

Fig. 3.3 Functionalitatea sistemului de gestiune a Documentelor Electronice

Pe lnga aceste cerinte minimale, un asemenea sistem ar trebui sa poata acoperi si urmatoarele optiuni: blocare - un mecanism care sa asigure modificarea unui document la un moment dat de catre un singur utilizator, 26

controlul versiunilor - metode de urmarire a modificarilor suferite de un document; securitate - pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document si cu ce scop, structura organizatorica - metode de a organiza documentele n grupuri, n functie de relatiile dintre ele, cautare libera dupa text - posibilitati de localizare a documentelor pe baza textului pe care l contin, atribute ale documentelor - informatii asociate documentului (cum ar fi autorul, perioada n care a fost redactat, titlul etc.), fluxul documentelor - posibilitatea de a transmite n mod controlat documentele de la un utilizator la altul, scanare OCR, ICR - metode de convertire a documentelor pe hrtie n format electronic, publicare - metode de a combina documentele n seturi coerente cu scopul de a fi distribuite catre cei vizati.

Fig. 3.4 Schema de integrare inter-departamentala a sistemului de gestiune a documentelor Administrarea DE trebuie planificata la nivel de firma, prin desemnarea responsabilitatilor ce revin fiecarui angajat. Politicile si procedurile trebuie sa fie elaborate astfel nct sa corespunda cu sistemul informatic existent n ceea ce priveste: - stabilirea si administrarea spatiului de lucru electronic al firmei; - elaborarea si implementarea conventiilor de denumire a documentelor si directoarelor, - determinarea, stabilirea si asumarea responsabilitatilor, - implementarea masurilor de securitate si de control al accesului, - coordonarea stocarii documentelor, - alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile administrarii documentelor. Solutiile de arhiva electronica ar trebui sa permita: 27

stocarea documentelor electronice si accesul la acestea pe baza unor reguli de securitate bine definite (pentru fiecare utilizator sau grup de utilizatori se definesc niveluri de acces ce stabilesc care documente pot fi accesate si care nu) stocarea documentelor intr-o maniera structurata cautarea si regasirea documentelor din arhiva electronica (este posibila navigarea prin sistemul de fisiere si directoare, navigarea in campuri de index si cautarea in continutul documentului) implementare unor reguli de eliminare a documentelor care si-au incheiat ciclul de viata urmarirea (auditul) tuturor operatiunilor executate in cadrul arhivei electronice: autentificarea utilizatorilor, adaugarea, modificarea, stergerea documentelor, crearea de noi utilizatori, etc. Evidentierea se face fie in fisiere log de tip text, fie in baze de date. integrarea cu solutii de semnatura digitala In plus fata de solutiile de arhiva electronica, cele de management al documentelor ar trebui sa permita: modificarea, stergerea, actualizarea, versionarea documentelor, dincolo de stocare si acces (continutul documentelor electronice poate fi modificat prin operatiuni de scoatere si reintroducere a acestora in sistem -check-in, check-out, etc, cu evidentierea versiunilor documentelor) importul de documente electronice din diferite aplicatii generarea de fluxuri colaborative de documente pe baza unor reguli bine definite, instrumentele de fluxuri colaborative (workflow) fiind foarte puternice notificari prin e-mail privind statusul unui document intr-un flux gestionarea atat a documentelor scanate (fisiere de tip imagine), cat si a documentelor electronice (fisiere de tip Office ) crearea de legaturi intre documente realizarea operatiunilor de stocare, arhivare si back-up la un nivel foarte ridicat stocarea documentelor electronice in formatul in care au fost generate

3.3 Aplicaii de flux (workflow)


Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente conin aplicaii de flux care determin cu precizie unde se trimite un document, dac a ajuns la destinaie, cnd a fost redirectat i care este statutul lui la un moment dat.

28

Figura 3.5 ilustreaz modul n care se face procesarea fluxurilor de documente sub coordonarea unui administrator de workflow.

Ad minis trator de Worfcflo w

Fig. 3.5 Fluxuri de documente coordonate

Fig. 3.6 Fluxuri automate de documente

Printre aplicaiile de flux putem aminti: Informaii trimise din/n sistemul intern spre informare / aprobare Planuri i Rapoarte de activitate Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziii Generarea i publicarea de politici pentru asigurarea calitii, a politicilor de resurse umane Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calitii, multiple aprobri Tratarea neconformitilor

29

CAPITOLUL 4 - Studiu de caz Sistemul de gestionare a documentelor in cadrul Bancii Cooperatiste Dacia Oradea
4.1 Prezentarea unitatii
Banca Cooperatist Dacia Oradea este organizeaz potrivit legii ca organizaie cooperatist de credit i funcioneaz n baza Ordonanei de urgen a Guvernului 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului, a Legii 31/1990 privind societile comerciale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i a actului constitutiv. Banca cooperatist este o institu ie de credit, constituit ca asociaie autonom de persoane fizice unite voluntar, fr nici un fel de discriminare pe criterii de na ionalitate, origine etnic, limb , religie, apartenen politic, avere, condiie social, ras sau sex, n scopul ndeplinirii nevoilor i aspiraiilor lor comune de ordin economic, social i cultural, a crei activitate se desfoar, cu precdere, pe principiul ntrajutorrii membrilor cooperatori. Banca cooperatist desfoar, n limita autorizaiei de funcionare acordate de Banca Naional a Romniei, urmtoarele activiti: a) atragere de depozite i de alte fonduri rambursabile de la membrii cooperatori, precum i de la persoane fizice, juridice ori alte entiti, care domiciliaz, au reedina sau locul de munc, respectiv au sediul social i desfoar activitate n raza teritorial de operare a bncii cooperatiste; b) acordare de credite, incluznd printre altele: credite de consum, credite ipotecare, factoring cu sau fr regres, finanarea tranzaciilor comerciale, inclusiv forfetare, membrilor cooperatori cu prioritate si persoanelor fizice, persoanelor juridice ori altor entiti fr personalitate juridic, ce domiciliaz, au reedina sau locul de munc, respectiv au sediul social i desfoar activitate, n raza teritorial de operare a bncii cooperatiste; c) derularea de credite, n numele i n contul statului, din surse puse la dispoziie, i/sau destinate finanrilor unor proiecte de dezvoltare/reabilitare a activitilor economice i sociale din raza teritorial de operare a bncii cooperatiste; d) operaiuni de pli; e) emitere i administrare de mijloace de plat, cum ar fi: cri de credit, cecuri de cltorie i alte asemenea, inclusiv emitere de moned electronic; f) emitere de garanii i asumare de angajamente; g) tranzacionare n cont propriu sau n contul clienilor, n condiiile legii, cu valut si valori mobiliare i alte instrumente financiare; h) servicii de consultan cu privire la structura capitalului, strategia de afaceri i alte aspecte legate de afaceri comerciale, servicii legate de fuziuni i achiziii i prestarea altor servicii de consultan; i) nchiriere de casete de siguran; j) orice alte activiti sau servicii, n msura n care acestea se circumscriu domeniului financiar, cu respectarea prevederilor legale speciale care reglementeaz respectivele activiti, dac este cazul. Avand in vedere specificul institutiei de credit, normarea activitatii acesteia se circumscrie, pe langa Legea Contabilitatii, comuna tuturor societatilor

30

comerciale, si unor norme si reglementari emise de: Banca Nationala a Romaniei, Ministerul de Finante, Oficiul National de Prevenire a Spalarii Banilor, Centrala Riscurilor Bancare, Biroul Unic de Credite, Transfond.

4.1 Prezentarea solutiei de gestiune a documentelor letrice


Organizare si functionarea arhivei de documente letrice este reglementata de Norme privind organizarea si functionarea arhivei in cadrul bancilor cooperatiste din reteaua CREDITCOOP emisa in 11.05.2004. Acestea stipuleaza urmatoarele : Bancile cooperatiste sunt obligate sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurndu-le impotriva distrugerii, degradarii, sau sustragerii. Documentele de arhiva se pastreaza in incaperi amenajate in acest scop, cu asigurarea conditiilor necesare pentru pastrarea corespunzatoare a acestora si pentru protectia lor fata de actiunea agentilor de deteriorare: praf, lumina solara, variatii de temperatura si umiditate pericol de foc, inundatii sau infiltratii de apa. Dosarele preluate in arhiva se organizeaza pe ani iar in cadrul anilor pe domenii de activitate. Pastrarea documentelor de arhiva se face att la sediul bancii cooperatiste ct si la fiecare punct de lucru pentru activitatea proprie a acestora. Cu aprobarea consiliului de administratie se poate opta si pentru o alta forma de organizare a arhivei. Bancile cooperatiste au obligatia de a desemna persoana sau persoanele raspunzatoare cu probleme de arhiva in functie de valoarea si cantitatea documentelor create. Atributiile persoanei/persoanelor raspunzatoare cu probleme de arhiva sunt cele stipulate in Instructiunile privind activitatea de arhiva aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul nr. 217 din 23.05.1996. Bancile cooperatiste sunt obligate sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate precum si a celor iesite. Inregistrarea documentelor se face intr-un registru tipizat in mod cronologic fara ca numerele de inregistrare sa se repete. Inregistrarea documentelor incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie a fiecarui an. Documentele se grupeaza in dosare potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva. Nomenclatorul documentelor de arhiva care se aplica la bancile cooperatiste este redat in tabelul 4.1 In nomenclator termenul de pastrare permanent este notat cu P, iar in cazul documentelor al caror termen de pastrare nu poate fi stabilit cu certitudine trebuie facuta mantiunea CS (comisia de selectionare) in dreptul numarului de ani de pastrare. La expirarea termenului mentionat comisia va decide daca termenul devine permanent, daca acesta se va prelungi sau documentele in cauza vor fi eliminate. Documentele de arhiva se grupeaza in dosare potrivit nomenclatorului si se predau la arhiva in termen de 2 ani de la constituirea acestora. In situatia in care volumul dosarelor este mare, iar consultarea acestora nu mai este necesara dect accidental, atunci predarea la arhiva se poate face si la alte termene. In vederea predarii dosarelor la arhiva se efectueaza urmatoarele operatiuni:

31

- documentele cuprinse in dosare se ordoneaza cronologic sau dupa alte criterii (alpfabetic, geograpfic, etc.); - se indeparteaza acele, clamele, agrafele metalice ori filale nescrise; - dosarele nu trebuie sa contina mai mult de 200-300 file; in cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar; - filele dosarului se numeroteaza in coltul din dreapta sus dupa ce au fost legate; in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepnd cu numarul 1 pentru fiecare volum; - pe coperata dosarului se inscriu: denumirea unitatii, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si sfrsit, numarul de file, volumul si termenul de pastrare; - pe o foaie nescrisa adaugata la sfrsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa se va face urmatoarea certificare: prezentul dosar continefile dupa care se semneaza se trece data. Dosarele se depun la arhiva pe baza de inventare, intocmite dupa modelul prezentat in anexa 2 la prezentele norme. Dosarele neincheiate in anul respectiv ca si cele care din motive justificate nu se predau la arhiva, se trec in inventarul anului respectiv, cu mentiunea nepredarii lor. Evidenta dosarelor si a inventarelor depuse la arhiva, a intrarilor si iesirilor din arhiva se tine prin registrul de evidenta curenta conform modelului prevazut in tabelul 4.2. Banca cooperatista este obligata sa elibereze potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii si extrase dupa documentele care le detine daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant cum sunt: vechimea in munca, studii, drepturi patrimoniale, etc. Scoaterea documentelor din arhiva pentru cercetare se consemneaza intr-un registru.
Tabelul 4.1 Nonemclatorul documentelor de arhiva

Nr. Crt. 0 1 2 3 4 5 6

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) 1 Documente prezentate n edinele Consiliului de Administraie Procesele verbale ale edinelor Consiliului de Administraie Registrele proceselor verbale ale edinelor Consiliului de Administraie Hotrri ale Consiliului de Administraie, decizii C.A, decizii preedinte Colecie de legi, hotrri, ordonane ale Guvernului, acte ale administraiei publice Documentele de nfiinare a cooperativelor de credit, cu toate modificrile la zi efectuate la Registrul Comerului, autorizaii i avize de funcionare Actul constitutiv al cooperativelor de credit, regulament de organizare i funcionare, Regulament intern (conform Codului Muncii), organigrame i alte materiale privind structura organizatoric a cooperativelor de credit, regulamente de organizare i funcionare, contract colectiv de munc

Termenul de pstrare 2 P P P P P P

Observaii 3

32

8 9 10 11

12

13 14 15 16

17

18

19

Documentaii privind participiile la capitalul social al CREDITCOOP Hotrrile de fuziune a cooperativelor de credit State de funcii i de personal Situaii, analize i informri privind numrul i structura de personal, dri de seam statistice anuale privind numrul de personal i fonduri de salarii Tematicile i materialele de la instructajele organizate de CREDITCOOP cu diferite categorii de personal din unitile cooperaiei de credit Norme, regulamente i circulare Registru de eviden a sesizrilor primite de la persoanele fizice i juridice Adeverine de vechime n munc ale salariailor Acte ale salariailor i ale personalului de conducere, inclusiv contractele de munc individuale ale acestora, acte adiionale la contractele de munc - Documente privind micrile de personal (ncadrri, ncetri ale activitii) Evidena efecturii, de ctre personal a concediilor de odihn, a celor pentru incapacitate temporar de munc, a concediilor fr plat Documente cu privire la organizarea i desfurarea adunrilor generale ale cooperativelor de credit (instruciuni, programri, propuneri, informri) Coresponden cu CREDITCOOP Coresponden cu alte persoane juridice

P P P 5 ani C.S. 5 ani

P 3 ani 70 ani

70 ani

3 ani

3 ani 3 ani 3 ani 10 ani P P

20 21 22 23

24

25

26 27

28 29

Condica de prezen a personalului Acte de control financiar de gestiune i controale tematice . Coresponden i raportri la Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor Acte de proprietate originale ale imobilelor (teren i construcie) i copiile autentificate prin notariat ale actelor de proprietate (teren i construcie) ale cooperativelor de credit Programe anuale de investiii, informri i analize privind realizarea programelor de investiii i modul cum au fost respectate prevederile actelor normative i ale dispoziiilor CREDITCOOP n acest domeniu Informri i analize privind realizarea programelor de investiii i modul cum au fost respectate prevederile actelor normative i ale dispoziiilor CREDITCOOP n acest domeniu Fie individuale de protecia muncii Acte normative i instruciuni cu privire la activitatea P.S.I, teme de proiectare privind implementarea pe calculator a lucrrilor specifice Corespondena i informri periodice cu privire la dotrile cu tehnic de calcul Contracte economice cu persoane juridice sau fizice

10 ani

10 ani C.S.

5 ani 10 ani

5 ani 10 ani

33

30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

56 57 58 59 60 61 62 63

Colecie de acte normative specifice compartimentului contabilitate Materiale de sintez i concluzii asupra analizelor periodice ale activitii economico-financiare Monografii contabile, planuri de conturi Declaraiile privind obligaiile de plat ctre Bugetul asigurrilor sociale de stat Declaraiile privind obligaiile de plat la fondul asigurrilor sociale de sntate Registrul de eviden a ordinelor de plat emise Carnete CEC (utilizate) , registre de cas i carnete chitane Declaraii de impunere privind impozitul pe profit Extrase ale conturilor analitice Situaia zilnic a conturilor Extrase ale conturilor de disponibil n lei i valut i anexele Inventar anual al patrimoniului Acte de cas i banc privind cheltuielile de deplasare, cheltuieli materiale, alte cheltuieli i facturi Note de recepie pentru mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale Dri de seam statistice i contabile anuale Balane de verificare sintetice i analitice State de plat a salariilor i a altor drepturi de personal, foi de pontaj Coresponden contabil, fie analitice, conturi de debitori, creditori, decontri Note contabile Registre de contabilitate (inventar, jurnal, carte mare) Bilanuri contabile proprii Bugete de venituri i cheltuieli Registru privind evidena consumurilor de combustibili, carburani i piese de schimb Buletine informative lunare Evidena ordinelor de deplasare a personalului Coresponden administrativ, inventare de camere, situaii i bonuri de micare privind mijloacele fixe i obiectele de inventar Registrul de eviden a tampilelor Borderouri de expediere a corespondenei Nomenclatorul arhivistic Procesele verbale ale comisiei de selecionare a documentelor Registru de depozit al arhivei Registru de eviden a documentelor predate de compartimente, la depozitul de arhiv Procesele verbale de selecionare cu inventarele aferente Inventarele de predare-primire a documentelor de la compartiment, la depozitul de arhiv

P P P 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 10 ani 10 ani 5 ani 10 ani 50 ani 10 ani

10 ani 50 ani 50 ani 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 50 ani 50 ani 5 ani 5 ani 3 ani 10 ani

P 5 ani P P P P P P

34

64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79

Procesele verbale de predare-primire a documentelor de la compartiment la depozitul de arhiv Registrul membrilor cooperatori Cereri de nscriere membri cooperatori Contracte de credit cu membrii cooperatori (inclusiv anexele) pltite Contractele de credit cu microntreprinderi i PF autorizate, inclusiv anexele Contracte de credit nepltite Adrese poprire ntiinri de plat clieni Confirmri de primire a adreselor de poprire i ntiinrilor de plat Adrese radiere ipoteci Contracte de mprumut intercooperatist, inclusiv anexele Registru de eviden a contractelor de depozit Contracte de depozit Contracte de garanie casieri Dosar de coresponden juridic, dosare litigii, citaii Acte ntocmite de cenzor / auditor financiar

P P P 10 ani CS 10 ani CS 1 an CS 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 5 ani CS 3 ani 10 ani CS 10 ani CS 5 ani

Tabelul 4.2 Registru de evidenta a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

Nr. Crt. 1 1

Preluri Data 2

Denumirea Compartimentului 3

Datele extreme ale documentelor 4

Numrul de dosare Dup inventar 5 Primite efectiv 6

Ieiri din arhiv 7

4.2 Prezentarea solutiei de gestiune a documentelor electronice


In cadrul unitatii este in curs de implementare aplicatia informatica BlueDoc, destinata gestionarii documentelor in format electronic. Aplicatia BlueDoc faciliteaz stocarea i catalogarea documentelor, avnd posibiliti rapide de cutare i regsire. Aplicatia intruneste in mare parte cerintele impuse unui sistem de gestiune a documentelor electronice. In figura 4.1 este prezentat ecranul principal al aplicatiei din care se gestioneaza depozitarea si actualizarea documentelor. Un document reprezint un fiier stocat in baza de date a serverului BlueDoc. Un document poate suferi transformri de-a lungul timpului. Se pot pstra toate aceste modificri sub form de versiuni ale documentului, avnd posibilitatea de vizualizare oricnd i chiar de revenire la o versiune anterioar. Fiecare versiune a unui document are ataat un numr. Iniial, la crearea documentului, aceast prim versiune va avea numrul 1.0. La crearea urmtoarei versiuni se poate opta pentru numrul curent care se poate stabili in funcie de importana acordat modificrii.

35

Astfel pentru o modificare minor va crete cu o unitate numrul din dreapta punctului (din versiunea 1.0 se va ajunge la 1.1). Pentru o modificare asupra documentului care se considera major, va fi crescut cifra din stnga punctului, iar cea din dreapta va deveni zero (ex: din 1.0 va deveni 2.0, sau din 1.1 va deveni tot 2.0). Automat noua versiune adugat va deveni versiunea curent a documentului. Toate operaiile care se vor efectua pe document se vor executa pe aceast noua versiune curent. Evident n cazul documentelor cu o singur versiune, aceasta va fi i versiunea curent a documentului.

Fig. 4.1 Ecranul principal al aplicatiei BlueDoc Documentele pot fi grupate n categorii pentru uurina regsirii ulterioare. O categorie poate conine mai multe criterii de catalogare pe care le putei completa la adugarea documentului. Ulterior vei putea cuta i gsi documentele ce au drept proprieti respectivele criterii introduse. Criteriile de catalogare ale documentelor pot fi de mai multe tipuri, funcie de natura valorilor criteriilor respective. Astfel sunt disponibile cinci tipuri de criterii:
Text Nota Numeric Data Lista litere sau combinaie de cifre i litere n lungime de maxim 250 caractere tip similar celui Text dar fr a avea limitare la lungime doar cifre, la cutare fiind posibile comparaii (<, > etc) dat calendaristic o mulime de valori text ce pot fi definite de utilizator (cum ar fi nume de produse, clieni, ri etc)

Exist posibilitatea de a folosi acelai criteriu de catalogare la dou sau mai multe categorii de documente. Pentru aceasta respectivul criteriu trebuie definit drept criteriu generic. Un exemplu este redat in figura 4.2

36

Fig. 4.2 Atributele unui document pastrat pe serverul aplicatiei BlueDoc

Importul documentelor existente

Crearea unui nou dosar

Crearea unui nou document abloanele reprezint un set de fiiere pe baza crora se pot crea noi documente, fiecare document nou creat avnd drept coninut iniial, coninutul ablonului respectiv. 37

Exemple: abloane pot fi documente goale de diferite formate (text, word, excel etc) sau documente coninnd anumite informaii cum ar fi documente cu antet, diferite formulare, cereri etc. Se pot grupa mai multe abloane asemnatoare n categorii de abloane

38

Modificarea unui document existent Dac dorii s modificai coninutul documentului va trebui s creai o nou versiune a documentului. Adugarea unei versiuni la un document Adaugarea unei noi versiuni la un document se face n 3 pai simpli: - aducerea documentului de pe server pentru modificare ( Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentul 2. Selectai n list documentul respectiv 3. Apsai butonul Versiune nou Astfel documentul va fi adus de pe server ntr-un director de lucru i va fi deschis pentru a-l putea modifica. n cadrul ecranului Lucru documentul va fi adugat la lista de documente aflate n lucru, unde va sta pn ce modificrile vor fi gata

39

) - modificarea documentului Pentru a preveni modificarea documentului de ctre un alt utilizator, ct timp acesta se afl n lucru, aplicaia va bloca accesul celorlali utilizatori la editare. Pentru acetia, pe durata lucrului, documentul va fi disponibil doar pentru vizualizare. - salvarea sa pe server Dup ce modificrile au fost efectuate, nchidei documentul i continuai cu adugarea lui n baza de date, obinnd astfel o nou versiune. Pentru aceasta, din ecranul Lucru, sau din ecranul Documente procedai astfel: 1. Selectai n list documentul respectiv 2. Apsai butonul Salveaz 3. Se va deschide fereastra Salvare versiune, unde vei alege numrul versiunii, apsnd apoi butonul Adaug 4. Se va deschide fereastra Proprieti document unde putei eventual modifica criteriile de catalogare 5. Apsai butonul Adaug Noua versiune va fi salvat in baz, devenind astfel versiune curent a documentului. Automat va fi tears i referina din lista cu documente n lucru aflat in ecranul Lucru.

Suprascrierea unei versiuni


n cazul n care considerai c modificarea este prea puin important pentru a crea o nou versiune putei selecta opiunea suprascriere i documentul precedent va fi nlocuit cu noul document. Atenie: prin suprascriere coninutul documentului precedent este pierdut definitiv. Exist posibilitatea ca opiunea de suprascriere s nu fie disponibil. Acest lucru se va ntmpla dac administratorul aplicaiei nu v-a oferit i drepturi de suprascriere pentru respectivul document.

Renunarea la modificri
Dac dintr-un motiv oarecare un document adus pentru modificare nu mai trebuie modificat putei s anulai procesul de creare a noii versiuni. Din ecranul Lucru, sau din ecranul Documente procedai astfel: 1. Selectai n list documentul respectiv 2. Apsai butonul Anuleaz

40

3. n fereasta de confirmare aprut, apsai butonul Da Referina din lista cu documente n lucru aflat in ecranul Lucru va fi tears.

Lista versiunilor unui document

n cadrul listei de documente din ecranul Documente vor fi afiate doar versiunile curente ale documentelor. Pentru a putea vedea toate versiunile unui document, din ecranul Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentul 2. Selectai n list documentul respectiv 3. Apsai butonul Versiuni

n urma acestor operaii se va deschide fereastra Versiuni document, ce va conine lista versiunilor documentului selectat (a se vedea fereastra Versiuni document).

Mutarea documentelor i a dosarelor

Pentru a muta documente i dosare, n cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentele i dosarele pe care dorii s le mutai 2. Selectai n list respectivele documente i/sau dosare. Pentru a efectua selecie multipl inei apsat tasta Ctrl i selectai pe rnd prin click elementele dorite. Pentru a selecta un interval de elemente apsai click pentru a selecta un capt al intervalului i apoi innd apsat tasta Shift, click pe cellalt capt. 3. Apsai butonul Selecteaz 4. Navigai pn n interiorul dosarului unde vrei s mutai respectivele documente 5. Apsai butonul Mut

Redenumirea unui document

Pentru a modifica numele unui document, n cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentul

41

2. Selectai n list respectivul document 3. Apsai butonul Proprieti 4. n cadrul rubricii Nume document din fereastra Proprieti document introducei noul nume 5. Apsai butonul Modific

Redenumirea unui dosar Pentru a modifica numele unui dosar, n


cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine dosarul 2. Selectai n list respectivul dosar 3. Apsai butonul Proprieti 4. n cadrul rubricii Nume din fereastra Dosar introducei noul nume 5. Apsai butonul Modific

tergerea documentelor i a dosarelor

Pentru a terge documente i dosare, n cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentele i dosarele la care dorii s le tergei 2. Selectai n list respectivele documente i/sau dosare. Pentru a efectua selecie multipl inei apsat tasta Ctrl i selectai pe rnd prin click elementele dorite. Pentru a selecta un interval de elemente apsai click pentru a selecta un capt al intervalului i apoi innd apsat tasta Shift, click pe cellalt capt. 3. Apsai butonul tergere 4. n fereastra tergere confirmai prin apsarea butonului terge n cazul n care tergei mai multe documente sau dosare fereastra de confirmare tergere va apare pentru fiecare dintre acestea. Dac nu dorii acest lucru, putei bifa la prima sa apariie rubrica Aplic la toate. Important de reinut este faptul c nu putei terge un document aflat n lucru. De asemeni nu putei terge nici dosare ce conin documente n lucru

42

Crearea unei referine Referinele faciliteaz accesul la documente


i dosare aflate in afara dosarului curent. La vizualizarea coninutului unei referine se va vizualiza practic coninutul documentului sau a dosarului pe care aceasta l indic. Pentru a crea o referin la un document sau dosar, n cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentul sau dosarul la care dorii s facei referina 2. Selectai n list respectivul document sau dosar 3. Apsai butonul Selecteaz 4. Navigai pn n interiorul dosarului unde vrei s creai referina 5. Apsai butonul Referin Va fi creat astfel o referin avnd numele documentului sau dosarului pe care le indic. Dac n dosarul unde vrei s creai referina exist deja un alt document, dosar sau referin avnd acelai nume, cifra 1 va fi adugat la numele referinei. Dac vei copia documentul n acelai dosar a doua oar, atunci cifra 2 va fi adugat la numele documentului i aa mai departe.

Cutarea documentelor
Se pot efectua cu uurin cutri folosind criterii multiple ce includ chiar i cuvinte din cadrul documentelor, aplicatia BlueDoc avnd suport integrat de indexare fulltext pentru documente n format word, excel, power point, pdf etc. Pentru a cuta documente, se foloseste ecranul Cutaress specificand criteriile de cutare dorite in orice combinatie: Nume document poate cuta documentele al cror nume ncepe cu sau Conine cuvntul specificat. Documentul conine se introduc aici unul sau mai multe cuvinte pe care vrei s le cutai n interiorul documentului. Vor fi selectate documentele care conin toate cuvintele specificate. La alegere se pot cuta Cuvintele exact sau documente ce conin cuvinte avnd Prefixele respective. Categorie n cadrul acestei rubrici exista posibilitarea de a cuta dup criteriile de catalogare ale documentelor, dup cum urmeaz: -Dac opiunea selectat la Categorie este Oricare categorie, atunci acest criteriu va fi ignorat. -Pentru a cuta dup criteriile generice de catalogare se selecteaza opiunea - n cadrul rubricii Categoria este. Astfel o s apar o list cu toate criteriile generice din cadrul creia se poate alege criteriul dorit. La alegerea acestuia, n dreapta sa vor aprea dou noi opiuni, pentru a specifica valoarea criteriului. 43

-Se pot astfel combina oricte criterii. Vor fi cutate documentele ale cror criterii respect toate condiiile impuse, indiferent de categoria lor.

Fig. 4.3 Ecranul de cautare documente BlueDoc este o aplicaie client-server conceput special pentru lucrul concomitent n reea a mai multor utilizatori. Ofera posibilitatea de a crea grupuri de utilizatori specificnd i stabilind astfel drepturi i nivele de acces la dosare i documente. n cadrul aplicaiei exist dou mari categorii de drepturi: drepturile de acces i drepturile administrative. Drepturile de acces stabilesc operaiile pe care un utilizator le poate efectua pe dosare i documente. Tabelul 4.1 Fr drepturi Acces dosare

accesul nu este permis utilizatorul poate vedea coninutul dosarului, dar nu i documentele din el Vizualizare se poate vizualiza coninutului documentelor din dosar, fr posibilitatea modificrii Modificare se pot modifica proprietile documentelor, dar nu i coninutul lor Creare se pot aduga noi documente Adugare versiuni se pot modifica att proprietile, ct i coninutul documentelor Suprascriere versiune exist posibilitatea de a modifica documentul fr a aduga o nou versiune tergere este posibil tergerea documentelor i a dosarelor

Pentru a putea configura aplicaia, un utilizator trebuie s aibe drepturi adminstrative. Tabelul 4.2

44

Configurare aplicaie

Administrare server

utilizatorul va putea accesa opiunile de configurare ale aplicaiei cum ar fi definirea categoriilor, formatelor, fluxurilor de lucru etc utilizatorul va putea defini sistemul de drepturi i utilizatorii aplicaiei

Pentru ca o persoan s poat accesa BlueDoc este nevoie ca respectiva persoan s aibe definit un utilizator n cadrul aplicaiei. Utilizatorul va putea s acceseze dosare i documente i s efectueze operaii pe acestea conform cu drepturile care i-au fost conferite Un drept de acces stabilete pentru un utilizator ce operaii poate acesta efectua ntr-un dosar i n subdosarele acestuia. La definirea unui drept de acces se specific nivelul de dosare n cadrul cruia va aciona dreptul. Astfel avnd nivelul zero, drepturile vor aciona doar asupra dosarului asociat. Pentru nivelul unu drepturile se extind i asupra documentelor i subdosarelor imediat aflate n dosar. Pentru nivelul doi drepturile acioneaz asupra dosarului, a documentelor i dosarelor aflate pe primul nivel n acesta, dar i a documentelor i dosarelor aflate n dosarele de pe primul nivel. Pentru dosarele aflate n afara nivelului stabilit pentru un drept de acces, acesta i pierde efectul i se vor utiliza drepturile aflate pe nivelul cel mai apropiat. Drepturile de acces se pot defini att pentru utilizatori, ct i pentru grupurile de utilizatori. ntre aceste drepturi exist o prioritizare astfel au prioritate drepturile specificate per utilizator fa de cele din grupurile din care face parte utilizatorul, iar ntre drepturile din dou grupuri au prioritate cele din grupul cu rang mai mic. Rangul grupului are drept scop stabilirea unei prioriti ale drepturilor ntre grupuri atunci cnd un utilizator face parte din mai multe grupuri. Astfel pentru utilizatorul care va accesa un dosar i respectivul dosar va avea dou drepturi diferite specificate n dou grupuri se vor folosi drepturile din grupul cu rang mai mic.

45

Fig. 4.4 Ecranul de definire a utilizatorilor, grupurilor si drepturilor de acces


Ecranul Administrare este destinat utilizatorilor cu drepturi administrative n vederea configurrii aplicaiei, dar i utilizatorilor obinuii pentru configurarea propriilor opiuni.

n cadrul rubricii Opiuni personale exista posibilitatea modificrii parolei de acces la aplicatie pentru utilizatorul curent.

46

Fig. 4.5 Ecranul de administrare a aplicatiei Se pot defini propriile categorii de documente i asocia documentelor informaii suplimentare de catalogare, simplificnd astfel regsirea lor ulterioar.

47

Criteriile de catalogare ale documentelor pot fi de mai multe tipuri, funcie de natura valorilor criteriilor respective. Astfel sunt disponibile cinci tipuri de criterii: Tabelul 4.3 Text litere sau combinaie de cifre i litere n lungime de maxim 250 caractere Nota tip similar celui Text dar fr a avea limitare la lungime Numeric doar cifre, la cutare fiind posibile comparaii (<, > etc) Data dat calendaristic Lista o mulime de valori text ce pot fi definite de utilizator (cum ar fi nume de produse, clieni, ri etc)

Fig. 4.6 Definirea de Categorii

n fereastra Formate documente vor fi afiate n cadrul listei formatele de documente care au fost definite n aplicaie. Lista formatelor de documente are urmtoarele coloane: Tabel 4.4 Nume format Indexare

Denumirea formatului. Modul de indexare folosit pentru fiierele ce au extensii corespunztoare celor definite n cadrul formatului.

48

Fig. 4.7 Ecranul de definire formate de documente acceptate Sabloane

Aplicaia permite definirea de fluxuri de lucru n scopul reglementrii circulaiei documentelor. Schema unui flux de lucru (numit mai simplu flux de lucru ) constituie o succesiune de pai (activiti) atribuite unor executani, avnd o ordine bine definit. Scopul unui flux de lucru este cel de a reglementa modul n care circul documentele ntre utilizatori n cadrul aplicaiei. Un flux de lucru este constituit din trei componente: activiti, executani i legturi ntre activiti. Fiecare activitate este atribuit unui executant, iar dup realizarea ei execuia fluxului va continua urmnd una din legturile ce pleac din cadrul ei.

49

Utilizatorul care pornete fluxul poart denumirea de supervizor al fluxului. Supervizorul va stabili documentul (sau documentele) ce vor fi procesate n cadrul execuiei fluxului. Fluxul va ncepe cu activitatea predefinit Start, continund cu activiti specifice definite de utilizator, i se va termina cu activitatea (predefinit de asemenea) Stop. Un flux de lucru se poate afla n una din urmtoarele trei stri: editare, disponibil sau utilizat. Iniial, la crearea fluxului, acesta este trecut automat n starea editare. n aceast stare este posibil modificarea sa. Dup terminarea definirii fluxului, pentru ca fluxul s poat fi utilizat, va trebui s fie trecut n starea disponibil (a se vedea Editorul de fluxuri de lucru. n aceast stare, fluxul nu mai poate fi modificat, ci doar utilizat n procesul de lucru (a se vedea Pornire flux de lucru). Pentru a putea modifica un flux aflat n starea disponibil, acesta va trebui trecut n starea editare folosind editorul de fluxuri. La pornirea (instanierea) unui flux de lucru, fluxul va trece automat n starea utilizat, fapt ce nu va permite modificarea fluxului pna la finalizarea sa. Automat la finalizarea tuturor instanelor unui flux, acesta va trece din starea utilizat in starea disponibil.

Pornirea unui flux de lucru

Pentru a porni un flux de lucru, n cadrul ecranului Documente, efectuai urmtorii pai: 1. Navigai pn n interiorul dosarului ce conine documentele pe care vrei s le ataai fluxului 2. Selectai n list respectivele documente i/sau dosare. Pentru a efectua selecie multipl inei apsat tasta Ctrl i selectai pe rnd prin click elementele dorite. Pentru a selecta un interval de elemente apsai click pentru a selecta un capt al intervalului i apoi innd apsat tasta Shift, click pe cellalt capt. 3. Click dreapta deasupra documentelor selectate 4. Din meniul aprut alegei opiunea Pornete flux de lucru cu documentele selectate 5. n cadrul ferestrei Pornire flux de lucru alegei fluxul de lucru dorit 6. Specificai Titlul fluxului 7. n cazul n care prima activitate a fluxului ales poate fi efectuat de mai muli utilizatori, alegei-l pe cel care o va efectua

50

8. Completai dac dorii un Comentariu pentru a-i oferi utilizatorului desemnat eventuale informaii legate de flux 9. Apsai butonul Pornete

Automat utilizatorul desemnat s afectueze prima activitate a fluxului va primi un mesaj de notificare n lista din ecranul Inbox, prin intermediul cruia va putea accesa respectiva activitate. Pentru a monitoriza fluxul de lucru pornit de dvs a se vedea Urmrirea unui flux de lucru.

Execuia unui flux de lucru

Pentru a afla informaii despre activitile pe care suntei desemnat s le efectuai accesai ecranul Inbox. Pentru a afla detalii despre o activitate, din ecranul Inbox, selectai n list notificarea corespunztoare activitii. n partea de jos a ecranului vei vedea detaliile activitii.

Rezolvarea unei activiti dintr-un flux de lucru


ecranului Inbox: 1. Selectai din lista de corespunztoare activitii mesaje,

n cadrul notificarea

2. Accesai fereastra Documente ataate 3. Efectuai modificrile necesare asupra documentelor a se vedea ferestra Documente ataate 4. Din fereastra Info, apsai butonul Activitate rezolvat 5. n cadrul ferestrei Activitatea urmtoare selectai activitatea ce va urma n cadrul fluxului. n cazul n care poate urma doar o singur activitate, aceasta va fi selectat automat de ctre aplicaie. 6. Desemnai executantul n cazul n care activitatea urmtoare poate fi executat de mai muli utilizatori 7. Completai dac dorii un Comentariu pentru a-i oferi utilizatorului desemnat eventuale informaii 8. Apsai butonul Accept

n urma acestor pai, utilizatorul desemnat s rezolve activitatea va primi o notificare n lista din ecranul su Inbox, iar notificarea dvs va fi tears automat.

Delegarea altui utilizator


urmtoarele:

n cadrul ecranului Inbox, efectuai

51

1.

Selectai din lista de corespunztoare activitii

mesaje,

notificarea

2. Apsai butonul Deleag utilizator 3. n cadrul ferestrei Delegare utilizator desemnai executantul 4. Completai dac dorii un Comentariu pentru a-i oferi utilizatorului delegat eventuale informaii 5. Apsai butonul Deleag utilizator n urma acestor pai, utilizatorul delegat s rezolve activitatea va primi o notificare n lista din ecranul su Inbox, iar notificarea dvs va fi tears automat.

Refuzarea unei activiti


ecranului Inbox, efectuai urmtoarele: 1.

Pentru a refuza o activitate, n cadrul

Selectai din lista de corespunztoare activitii

mesaje,

notificarea

2. Apsai butonul Refuz activitatea 3. n cadrul ferestrei Refuz activitatea, completai Comentariile pentru a v justifica refuzul

4. Apsai butonul Refuz activitatea n urma acestor pai, supervizorul fluxului de lucru va primi o notificare n lista din ecranul su Inbox, iar notificarea dvs va fi tears automat.

Urmrirea unui flux de lucru

Pentru a vedea etapele efectuate n cadrul unui flux de lucru pornit de dvs, din cadrul ecranului Lucru, dublu click pe fluxul dorit din lista Fluxuri de lucru pornite de mine. n fereastra Istoric flux de lucru vor fi afiate activitile parcurse n fluxul de lucru, mpreun cu utilizatorii ce le-au efectuat i datele la care acestea au fost efectuate.

Cu ajutorul unui instrument grafic se poate defini schema fluxului de lucru, stabilind sarcinile ce vor trebui efectuate i persoanele ce vor fi implicate n rezolvarea acestora.

52

Fig. 4.8 Ecranul de evidenta a fluxurilor de lucru

Fig. 4.9 Ecranul de definire a fluxurilor de lucru

53

Utilizatori
Pentru ca o persoan s poat accesa BlueDoc este nevoie ca respectiva persoan s aibe definit un utilizator n cadrul aplicaiei. Persoana se va identifica la pornirea aplicaiei folosind utilizatorul pe care l are atribuit mpreun cu parola aferent. Fiecare utilizator are drepturi de lucru specificate de administrator, putnd sau nu s acceseze i s efectueze diferite operaii pe dosarele i documentele din baza de date. Grupurile de utilizatori sunt categorii din care pot face parte utilizatori ce au roluri similare n cadrul aplicaiei.

Prin asocierea de drepturi la nivel de grup, n mod automat utilizatorii ce fac parte din grup vor primi respectivele drepturi.

n cadrul aplicaiei exist dou mari categorii de drepturi: drepturile de acces i drepturile administrative.

Drepturi de acces
Drepturile de acces stabilesc operaiile pe care un utilizator le poate efectua pe dosare i documente. Fr drepturi Acces dosare Vizualizare Modificare Creare Adugare versiuni accesul nu este permis utilizatorul poate vedea coninutul dosarului, documentele din el se poate vizualiza coninutului documentelor fr posibilitatea modificrii se pot modifica proprietile documentelor, coninutul lor se pot aduga noi documente se pot modifica att proprietile, ct i documentelor

dar nu i din dosar, dar nu i

coninutul

54

Suprascriere versiune tergere

exist posibilitatea de a modifica documentul fr a aduga o nou versiune este posibil tergerea documentelor i a dosarelor

Drepturile de acces se stabilesc la nivel de dosar i se propag n subdosarele coninute pe numrul de niveluri specificat. Specificarea unui drept implic beneficierea de drepturile precedente. De exemplu, pentru un dosar la care se specific dreptul Creare, utilizatorul va avea i drepturile Modificare, Vizualizare i Acces dosare.

Drepturi administrative
Pentru a putea configura aplicaia, un utilizator trebuie s aibe drepturi adminstrative. utilizatorul va putea accesa opiunile de configurare ale Configurare aplicaiei cum ar fi definirea categoriilor, formatelor, aplicaie fluxurilor de lucru etc utilizatorul va putea defini sistemul de drepturi i utilizatorii Administrare aplicaiei server

Schimbarea parolei dvs

Pentru a v modifica parola, n cadrul ecranului Administrare, efectuai urmtoarele: 1. Apsai butonul Modific parola 2. n fereastra Utilizator introducei la rubrica Parol noua dvs parol 3. Introducei acceai parol i la Verificare 4. Apsai butonul Modific

55

Concluzii si propuneri:

56

Bibliografie:
- lect. dr. Doina Fotache Curs de birotica - Dana GHINET Product Marketing Manager - The Red Point (http://www.theredpoint.ro/) - revista Net Report - publicatie Agora Media

57