ARHIVAREA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR

1.1. De ce arhivare electronica?

Arhivarea electronica este actiunea prin care documentul fizic de tip text
sau desene, pe hartie, calc sau orice alt mediu fizic sunt transformate in
documente digitale (fisiere) si indexate intr-un fel sau altul pentru a putea
fi usor regasite. Pentru regasirea si studierea rapida, documentele pot fi
incluse intr-o baza de date sau se poate utiliza un program de
management al documentelor.
Arhivarea electronica are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de
cresterea eficientei in manevrarea documentelor.
Un prim argument in favoarea arhivarii electronice este necesitatea
regasirii rapide a documentelor. In cazul arhvelor clasice, regasirea unor
documente este un mare consumator de timp. De foarte multe ori
rapoartele pe baza carora trebuie sa se ia o decizie sunt incomplete (din
cauza imposibilitatii gasirii tuturor documentelor ce concura la realizarea
raportului in timp util), iar deciziile pot fi gresite, intr-o masura mai mare
sau mai mica. Si asta daca nu se pune problema unor sucursale. In acest
caz, lucrurile se complica si mai mult: eforturile de a deplasa oameni in
sucursale sau pentru a trimite documentele fizice in sediul central atrag
dupa sine costuri mari (si costurile cresc cu numarul sucursalelor si cu
gradul de imprastiere geografica).

O alta problema a arhivei fizice este spatiul efectiv ocupat de aceasta.

Pentru a putea fi consultata (cel putin proiectele care sunt in lucru) arhiva
trebuie tinuta

in aceeasi locatie cu sediul cae le utilizeaza. Aceasta atrage dupa sine

costuri mari, mai ales cand birourile sunt in locatii centrale, extrem de
scumpe.

Un alt factor care nu trebuie neglijat in privinta arhivei fizice este

degradare rapida a documentelor prin manvrarea repetata. Daca este
vorba de documentatie scrisa, formate mici A4, maxim A3, pe hartie,
lucrurile mai pot fi inca stapanite. Ganditi-va ce se intampla insa cu
desenele mari, de format A0 (sau mai mari), pe calc. Ce se intampla atunci
cu documente pentru care exista obligativitatea pastrarii lor pe durata
nedefinita cum este cazul documentelor de cadastru/proprietate (harti)?

Exista si riscul distrugerii arhivei fizice din cauze externe: incendii,

inundatii( aceste riscuri se pot diminua daca se fac doua copii ale
documentelor si se arhiveaza in doua locatii diferite, departate.

Mai nou, documentele electronice pot fi admise ca probe in instanta, dar

pentru aceasta ele trebuie sa indeplineasca o serie de conditii (in principal
sa respecte conditiile impuse de Legea 135 Legea privind arhivarea
documentelor in forma electronica).

Odata trecuta in forma electronica, arhiva poate fi exploatata utilizand un

program de managementul documentelor, program ce are ca scop accesul
eficient la documente, prin clasificarea si indexarea acestora, scapandu-ne
astfel de foarte multe neajunsuri, dintre care gestionarea variantelor
1
documentelor este doar un exemplu pe care vreau sa-l mentionez (cine a
facut macar un contract in viata lui stie ce dificil este sa ai siguranta ca
lucrezi pe ultima varianta, mai ales daca acel contract a fost accesat de
mai multe persoane diferite).

Cui ii este folositoare o astfel de actiune de transformare a arhivei fizice in

una electronica? Practic, oricui care are de accesat un numar mare de
documente (notarii, de exemplu), care are nevoie sa ia rapid decizii
(managerii de companii), care are nevoie de acces la acelasi document din
mai multe locatii (companii cu mai multe sucursale sau cu birouri chiar in
alta tara, sau chiar companii unde acelasi document ar trebui multiplicat in
zece sau cincisprezece exemplare pentru fiecare departament). Iar daca
ne referim la formate mari (desene), spatiul mare ocupat si gradul mare de
degradare al originalelor ( ca sa nu mai vorbim de costurile si
multiplicarea) sunt lucruri care vorbesc de la sine.

Repartizarea procentuala a documentelor

Ce spune legea?
Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica (cunoscuta ca
Legea 135) a fost adoptata (dupa un efort de cativa ani) in luna mai a
anului trecut. Cum era de asteptat, legea ofera doar un cadru general de
desfasurare a acestei activitati si nu este insotita de normele de aplicare,
ce trebuiau sa fie gata la nouazeci de zile dupa aprobare; din acest motiv,
legea pare pe alocuri confuza.
Legea spune ca Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune
spre pastrare documene in forma electronica in cadrul unei arhive
electronice, in conditiile legii. Furnizarea serviciilor de arhivare electronica
nu este supusa nici unei autorizari prealabile si se desfasoara in
concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea
actelor normative in vigoare.
La articolul 6 legea spune ca Art.6. (1) Cu 30 de zile inainte de
inceperea activitatilor legate de arhivarea documentelor in forma
electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare
au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere
specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati. Desi
pare sa contrazica articolul anterior, notificarea are ca scop validarea
modului in care va fi creata arhiva, daca se respecta conditiile de
securitate impuse pentru ca documentele sa poata fi utilizate ca probe
juridice. Tot legat de asta este si aplicarea semnaturii electronice, pe care
legea o aminteste doar, urmand a se face precizari in normele de aplicare.
2
In rest sunt facute specificatii cu privire la modul in care va fi creata,
pastrata (asigurata) si consultata arhiva.
Odata arhivate, documentele fizice pot fi distruse in conformitate cu legile
in vigoare (perioada obligatorie de pastrare a unui document difera in
functie de importanta sa, iar unele nu pot fi distruse niciodata). De aici
rezulta un mare avantaj al arhivarii electronice: arhiva fizica devine mai
mica si, foarte important, ea poate fi depozitata cu asigurarea normelor
de securitate in locatii mai putin costisitoare (ea fiind accesata foarte
rar).
Pentru informatii practice legate de modul in care se face arhivarea
electronica am luat exemplul comaniei Terradox Solutions.
Ca mod practic de realizare al arhivei este recomandata apelarea la un
serviciu extern care sa realizeze arhiva, si asta din mai multe motive:
pastrarea focusului asupra activitatii de baza a companiei: compania
se poate concentra pe activitatea principala de business, aducatoare de
profit si pe care aceasta stie sa o faca bine;
sa evite investitiile mari in infrastructura, know-how si personal
specializat: echipamentele sunt foarte scumpe (de mare productivitate sau
pentru documente de dimensiuni mari, cum este cazul desenelor, hartilor
etc), iar la incheierea realizarii arhivei, acestea devin inutile, deci costul
realizarii arhivei ar fi urias;
procesul dureaza mai putin personal specializat care alege solutia
potrivita cu tipul de operatii necesare;
resursele sunt mai bine controlate costurile scad;
informatiile confidentiale pot fi bine protejate proiectul de realizare
al arhivei electronice se deruleaza in spatii protejate si securizate,
destinate special acestui scop;
solutia de gestiune electronica a documentelor este adaptata
cerintelor functionale si tehnologice ale beneficiarului.
Etapele realizarii arhivei electronice
1. analiza arhivei
2. modelarea
3. pregatirea arhivei fizice
4. scanarea
5. reconstituirea arhivei fizice
6. indexarea documentelor scanate (fisiere)
7. verificarea
8. incheierea lucrarii.

Analiza arhivei: in aceasta etapa se stabilesc tipurile de documente si

schemele de indexare, numarul aproximativ de documente pe fiecare
categorie, ordinea in care acestea vor fi preluate din arhiva fizica, daca
3
este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, productie,
resurse umane etc.
Tot in aceasta faza se stabileste modul de utilizare ulterioara al
documentelor in functie de care se stabilesc parametrii scanarii (rezolutia,
tipul scanarii - alb/negru sau color, sau alti parametri ce depind de starea
documentelor).
Un alt parametru ce trebuie stabilit acum este numarul si tipul de indecsi
ce vor defini documentele scanate. Prin discutii cu beneficiarul se stabilesc
cele mai importante criterii de cautare ale documentelor pentru care se
vor genera indecsi. Un numar prea mare (inutil) de indecsi poate ridica
nejustificat pretul realizarii arhivei electronice, in timp ce alegerea unui
numar insuficient de indecsi poate face greoaie (inflexibila) cautarea
ulterioara a documentelor.
Costurile realizarii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori
importante, sunt chiar cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei,
de numarul si tipul de indecsi necesari/doriti pentru documente (numerici,
alfanumerici), daca informatia necesara pentru crearea indecsilor se afla
pe prima pagina sau in interiorul documentului (semnaturi, nume, adrese
etc.), de rezolutia si tipul scanarii (alb/negru sau color, fata-verso sau doar
o fata).
Modelare: se realizeaza modelele logice in aplicatia de captura si, daca
este cazul unui import de date, in aplicatia de Document Management;
aceste modele sunt testate pe date apropiate cu cele reale.
Pregatire: documentele sunt preluate si se efectueaza asupra lor
operatiuni de inlaturare a legaturilor, agrafelor, capselor, prafului (daca
este cazul), ajustarea si indreptarea paginilor astfel incat acestea sa aiba
forme regulate (operatiuni de cosmetizare a documentelor).
Tot in aceasta etapa se pun separatoarele pentru pachetele de documente
de scanat.
Scanare: documentele sunt scanate, pastrandu-se ordinea foilor; imaginile
obtinute sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate daca este
cazul. Scanarea se poate face manual (document cu document) in cazul
documentelor diferite ca forma si marime (desene si harti de format mai
mare decat A3), sau automat (pentru tot ce inseamna documentatie
scrisa, foi A4 sau A3).
In cazul scanarii automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumita
clasa (conform analizei facute la punctul 1) este insotit de un separator
care se scaneaza odata cu documentele. Acest separator contine o serie
de informatii ce permit catalogarea automata a pachetului (salvarea
documentelor scanate se face intr-un director separat, purtand atributele
pachetului de documente scanate). Atributele pachetului sunt automat
recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de bare 2D continut de
separator.
Pe toata perioada actiunii de scanare se intocmesc fise de scanare prin
care se urmareste ritmicitatea lucrarii ce se compara cu targetul zilnic.
Aceasta fisa mai contine informatii despre operator, masina utilizata,
imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verifica daca imaginile
scanate sunt in concordanta cu documentele originale.

4
Fluxul informational in cazul arhivarii electronice

Indexare: documentele obtinute in urma scanarii sunt indexate automat

sau sunt preluate la indexare de catre operatori, completandu-se pentru
fiecare tip de document schema de indexare stabilita cu beneficiarul,
devenind astfel documente electronice.
Indexarea automata presupune urmatoarea operatiune: informatia din
fisierul text din baza de date este transformata in cod de bare 2D. Sub
acest cod de bare se scrie si un numar care reprezinta documentul si care
se gaseste pe prima pagina a documentului respectiv, astfel incat
operatorul care pregateste documentele pentru scanat sa poata sa
asocieze foaia cu codul de bare 2D cu documentul aferent.
Indecsii sunt generati in format .txt, utilizand un separator specific ca
punct, punct si virgula etc. In felul acesta pot fi preluati (importati) de
orice program tip baza de date sau de managementul documentelor
utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea
codului de bare 2D.
Verificare: documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare,
unde se confrunta vizual datele din indecsi si cele de pe imaginea
documentului.
Incheierea lucrarii: se realizeaza documentatia aferenta, se predau datele
catre beneficiar. Arhiva electronica este inscriptionata pe un suport
electronic (CD/DVD) si este predata beneficiarului. Acestuia i se poate oferi
si un soft specializat DMS (Document Management System - sistem de
gestionare a documentelor) care usureaza lucrul, reducand volumul de
munca si costurile corporative. Softul este extrem de prietenos si poate fi
folosit de oricine, cu un minim de instruire.
Accesul la arhiva poate fi dat pe diverse niveluri de securitate.
Terradox, prin pachetul de servicii ARCHIDOX SERVICE PACK rezolva toate
aceste probleme si ofera un intreg pachet de servicii legat de arhivarea
electronica, pachet care are ca scop imbunatatirea activitatii (mai multe
date la www.terradox.ro).
Este important de mentionat ca pentru a veni in sprijinul companiilor ce
doresc sa realizeze un astfel de proiect - transformarea arhivei fizice in
arhiva electronica - firma acorda consultanta cu privire la atragerea de
fonduri structurale.
Managementul documentelor
5
Pentru documentele ce apar ulterior crearii arhivei electronice - contracte,
facturi, scrisori etc. - introducerea lor in baza de date se poate face de
catre client, prin resurse proprii sau, periodic, prin apelarea la aceleasi
servicii externe care au generat si arhiva initiala.
In final, o buna exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul
unui program de managementul documentelor. In caz contrar, consultarea
arhivei electronice poate sa fie la fel de dificila ca si cautarea fizica a
documentelor necesare. Programe de managementul documentelor exista
foarte multe (EASY Software este doar un exemplu). Alegerea celei mai
bune solutii se face in concordanta cu tipul activitatii proprii.
De la teorie la practica
Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile
cauta cai mai bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul
organizatiei cat si in exterior.
In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce
mai numeroase si greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne
confruntam cu situatii in care documente importante se pierd sau se
gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta
afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat
regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise
sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice.
Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si
productivitatea angajatilor exista o solutie foarte practica, numita: arhivare
electronica.
Nevoia de organizare a documentelor a existat inca de demult, insa
continua si in prezent sa fie o problema pentru multe companii. Cele mai
recente studii arata ca 80% din cunostintele unei companii sunt stocate
ca date nestructurate. Pe masura ce o companie incepe sa se dezvolte,
resursele si informatiile din cadrul acesteia devin mai numeroase si, in
unele cazuri, sunt stocate sub forma electronica. Acest fenomen nu a fost
insotit insa si de o circulatie organizata a informatiei in cadrul companiilor,
angajatii intampinand greutati in a colabora cu altii in crearea de
documente, in a controla accesul si in a publica aceste documente in
cadrul organizatiei.
Odata cu dezvoltarea tehnologiei au aparut si diverse solutii la aceasta
problema, cuprinse generic sub denumirea de solutii de administrare si
arhivare electronica a documentelor .
O astfel de solutie ofera de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza
si accesa baza de cunostinte si documente ale unei companii. Solutiile de
arhivare electronica a documentelor presupun stocarea securizata si
conversia documentelor fizice in format digital.
Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronica a informatiilor
si documentelor din cadrul unei companii se refera la simplificarea fluxului
informational, si reducerea costurilor operationale. Pe termen lung,
productivitatea si eficienta angajatilor va creste ca urmare a simplificarii
procesului de cautare si acces la informatie; astfel, actiunile lor se vor
baza pe decizii mai bune si mai eficiente. Timpul de regasire a informatiilor
dispersate se reduce la minim, iar toate informatiile necesare si relevante
sunt aduse intr-un singur loc.
Si pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma ca
firmele care au ales sa-si gestioneze informatiile si documentele printr-o
solutie de arhivare electronica au inregistrat costuri de arhivare mai
scazute, de pana la 70%.
6
7