Principiile si metodologiacrearii

documentelor de arhiva

Prelegerea I. Notiuni generale.

Toti creatorii de documente au datoria sa se preocupe

de existenta

arhivelor pe care le produc. Practic, orice institutie, mica, mare, mai importanta sau mai putin valoroasa, desfasurata. creeaza documente in activitatea

prima obligatie este aceea de a inregistra documentele, apoi de a le

intocmi evidenta, parcurgand toate operatiunile necesare. In acest scop, creatorii trebuie mai intai sa constituie compartimentele de arhiva, organizate in functie de complexitatea, arhivelor create. Struetura cornpartimentului, personalul desemnat, competentele lor, vor fi stabilite de condueerea unitatii creatoare, eu avizul Arhivelo Nationale. Nu fac exceptie, avandun regim special, Ministerul Apararii Nationale, cantitatea si importanta

Ministerul Afacerilor Externe, S.R.I., S.LE., S.P.P., organele cu atributii pe linia asigurarii sigurantei nationale. Formarea personalului se face de catre Arhivele Nationale. Pentru a asigura buna desfasurare -a operatiunilor arhivistice, la nivelul compartimentelor de arhiva, creatorii trebuie sa dispuna de un personal

calificat. Lucratorilor trebuie sa Ii se stabileasca clar atributiile: a) cunoasterea specificului creatorului ( a institutiei) pentru a avea imagine clara asupra atributiilor, natura muncn,
0

sectoarele

(compartimentele). Implicit, caracterul arhivelor ce se creeaza (genuri de documente: clasice, tehnice, informatice, schite, planuri, etc.).
-1

"'

;;=;t

doeumentelor

imprumutate.
I

La intoarcere le vor verifica integritatea la fondul din care fac parte. indrumarii si asistentei de specialitate

si

starea fizica, reintegrandu-le g) cu prilejul Arhivelor urmareste controalelor, Nationale, indeplinirea

pune la dispozitie toata documentatia tuturor masurilor

necesara,

stabilite si a recomandarilor

formulate de echipa de control. h) in timp, pregateste inventarele eonformitate i) personalului conditiilor aeestora documentele in seopul eu valoare predarii istorica, impreuna Nationale, eu
In

la Arhivele

eu prevederile desemnat de pastrare

legale in vigoare. pe linia asigurarii din depozite, In solicita

ii servim sareini deosebite si conservare de ordinea necesare, a documentelor si curatenia propune

acest scop raspunde materialele impun,

in depozite,

de protectie

eondueerii

masuri cese de

intocmeste sau

situatia

eu documentele Respecta

ee ar avea nevoie nonnele PSI

Sl

restaurare conducerii incendiilor In conformitate doeumente

reconditionare.

(sesizeaza stingere a

situatiile

in care mijloaeele

de prevenire

si-au depasit termenele de functionare). cu aceleasi prevederi legale, toti creatorii si detinatorii de sa comunice in seris, in termen survenita in activitatea de 30 de zile, la institutiei. de doeumente de munca cu

au obligatia

Arhivele Nationale, Indeplinind pot trece,

orice modificare

toate aceste obiective,· creatorii la activitatea propriu-zisa

S1 detinatorii
de arhiva,

practice,

documentele. Mai bine spus, se intra in TEHNICA definit-e in prima parte a eursului ARHIVISTICA, sau asa cum am

din semestrul

I, in ARHIVOTEHNIE,

partea stiintei arhivistice

ce se ocupa cu teoria si practica muncii arhivistiee. ce trebuie efectuate de

3

Mai concret, cea care specifica Iucrarile (operatiunile)

arhivisti, adica: pnmlreCl~ inregistrarea, clasarea, ordonarea, inventarierea, asezarea materialului documentar in depozite, in vederea pastrarii si

conservarii lui, apoi folosirea in scopuri stiintifice si practice. Arhivotehnia ofera si pune la dispozitie cunostintele executarea lucrarilor documentelor, documentelor. Preocupari pentru ordonarea inscrisurilor, vechilor acte dateaza din cele
o

necesare pentru a

de registratura,

adica de creare si constituire

trecand prin toate celelalte operatiuni

pana la folosirea

mai vechi timpuri. Mai intai se adunau la un loc, pe probleme. Dupa aceea au venit ca
0

necesitate; registrele, carturaliile si condicile, in care, la inceput

erau adunate si legate la un loc, chiar originalele. Mai tarziu s-a facut transcrierea, iar mai apoi rezumarea doeumentelor. Cu timpul, documentele de arhiva s-au inmultit
in

asa masura incat

originalele s-au constituit in adevarate fonduri arhivistice. S-a simtit nevoia separarii fiecarui original, devenit mentionat: data, numele
0

unitate arhivistica, pe eare a fost sau eel care prime a inscrisul si

emitentului,

chestiunea la care se referea, pe scurt. Cele mai vechi arhiva.lii (materiale documentare), cunoscute sub numele de gesta municipalia, au impus anumite reguli privind manipularea lor. Aceste vechi norme arhivistice, intocmite empiric, se vor transforma in regulamente administratii. ale serviciului
In aceasta

pentru intrarea si expedierea etapa este yorba

0

actelor unei secretariat,

de cancelarii,

registratura, dar in mod concret, despre

administratie

care sa aiba un

serviciu de arhiva propriu, putem vorbi abia in secolul XVIII. Interesul fata de serviciile destinate eonstituirii arhivelor curente a crescut in secolul XIX, dar, din pacate nu au fost totdeauna respectate si aplicate in practica principiile de baza.
4

Nu a fost inteles in suficienta masura rolul registraturii si nu s-au respectat etapele pe care documentele tehnice sa lc parcurga de la creare (constituire) pana la depunerea lor in arhiva generala (istorica). Tocmai de aceea este necesar sa se respecte drumul pe care trebuie mers, adica de la: a) registratura (locul unde se creeaza arhiva), adica se pnmesc,

inregistreaza, rezolva, expediaza (repartizeaza) documentele. b) efectuarea operatiunilor arhivistice asupra documentelor, inventarierea lor la compartimente si pregatirea lor in vederea predarii. c) depozitul general sau arhiva istorica. Aici ajunse documentele, vor fi supuse celorlalte operatiuni specifice muncii de depozit.

Prelegerea II si ITI.

Despre registratura Este un fapt recunoscut si oconditie de baza, confirmata de practica,

anume ca la nivelul oricarei institutii trebuie sa existe un sector (birou, oficiu, serviciu), care sa se ocupe si sa raspunda de primirea (intrarea) hartiilor, inregistrarea lor, conexarea celor ce se refera la aceeasi problema, repartizarea lor in functie de problema si destinatar, reprimirea lor dupa solutionare. Toate acestea constituie in fapt, activitatea de secretariat sau Registratura. Este
0

activitate pe cat de veche, pe atat de importanta, intrucat, de ei depinde bunul mers al intregii intreprinderi, unitati

corectitudinea

creatoare de documente. In "Arhivistica" lui Sacerdoteanu toate operatiunile de Registratura sunt concentrate astfel.i.efectuarea precisa si rapida a operatiunilor tehnice de
5

'<:.

Inregistrarea propnuzisa

este

actiune foarte importanta atentia cuvenita.

careia, din

nefericire, nu i se acorda, totdeauna,

Se face uneon intrata pot· fi

superficial, fara a se lua in caleul ca in corespondenta

documente de valoare foarte mare, sau eu caracter special. De aceea, in unele cazuri, desfacerea corcspondentei se face in prezenta sefului de

compartiment ori persoanei careia i se adreseaza. Luarea in evidenta a documentelor se face in prima faza prin aplicarea unei stampile cu insemnele institutiei (forul tutelar=- ex: Ministerul. .. ), apoi
o

Directia sau numele Institutiei); urmeaza numarul de intrare ( la care se aplica si data inregistrarii). corespondentei. Dupa aplicarea stampilei de inregistrare se fac mentiunile necesare pe document. Documente urgente, corespondenta normal a, documente clasificate, In unele situatii se trece si ora primirii

(merg la compartimentul special). Atentie! Pot fi si documente adresate special (memorii, petitii, informari, etc). Acestea se pun in mapa si se predau adresantului. Strangerea actelor ce urmeaza a fi expediate, se aduna intr-o mapa ce se preda la Registratura (secretariat). Se folosesc unele instrumente: registru de intrare-iesire, condica de expeditie.

Inregistrarea documentelor intrate. Documentele se inregistreaza incepand cu 1 ianuarie si se termina cu 31 decembrie ale fiecarui an. La actele financiare, de regula, se pot inregistra si pe alte sisteme (1 aprilie- 31 martie2000-200 1).

.....7

Inregistrarea

propnuzrsa

presupune

trecerea

pe documentele

sosite

(intrate) a elementelor de clasare: data, numarul de ordine, registrul de intrare.apoi elementele prevazute in rubricile registrului. Inregistrarea documentelor datelor prevazute la iesire, se face la fel, pnn completarea De regula, documentul, la iesire, se

in registru.

inregistreaza la numarul primit cand a fost inregistrat la intrare. Se poate ca un document sa fie trecut la registru) la coloana I, trecandu-sein
0

pozitie lib era (casuta din

celelalte citate "din oficiu",

situatie aparte

reprezinta si cea a circularelor, dispozitiilor, etc. In aceleasi documente) la mai multe institutii

acest caz ele se inainteazl(

(directii subordinate). Pentru toate se da un singur numar in registru. Mai exact spus, exemplarele ( de ex. 42 daca se trimit la toatejudetele), vor avea

un singur numar. Circulara ell numarul j.X" va fi aceeasi pentru toate directiile judetene, spre exemplu intre documentele cu un regim mai special si cele notariale. Defapt, si registrul in care se inregistreaza aceste documente, este specific, avand cam urmatoarele rubrici, pe cele doua pagini, fata-in -fata: . a) numarul curent; b) data (anul, luna, ziua); c) numele persoanelor domiciliullor; d) cuprinsul actului notarial; e) documentele prezentate de persoanele carora Ii se elibereaza actul notarial;
f) taxa perceputa in timbre sau mentiunea la scutire;

pentru care se incheie actele de notariat, cu

g) semnatura pentru primirea actului.

Odata indeplinite

aceste reguli,

se trece

la efectuarea

operatiunii

fundamentale a registraturii, anume la repmiizarea sau clasificarea actelor. Aceasta presupune sa se delimiteze foarte elar si sa se defineasca precis problema, sau problemele la care se face referire, fiecare document in parte. In acest scop este necesar sa se fixeze rezultand in final
0 0

titulaturalun grupaj de chestiuni,

lista, un tabel al titlurilor problemelor. Acest instrument

(opis de probleme) poate fi impartit in cIase si subcIase dupa nevoi si dupa specificul creatorului, structura lui si partile lui structurale. Instrumentul NOMENCLATOR. respectiv
r>.

s-a

numit

in

practica

romanesca

Fiecare creator de arliiva are datoria sa-si intocmeasca nomenclatotul necesar la clasarea documentelor. Este
0

operatiune extreme de importanta

pentru ca de ea depinde in cea mai mare parte constituirea arhivelor proprii fiecarei institutii. CLASAREA DOClTh1ENTELOR presupune: a) analizarea actelor intrate si iesite si gruparea lor dupa continutul fiecaruia, astfel incat ele sa poata fi repartizate la titlul corespunzator; b) repartizarea actelor de la fiecare titlu la c1asele generale; c) repartizarea documentelor din fiecare clasa la subclasele

corespunzatoare. In functie de specificul creatorului, de complexitatea activitatilor sale si structura organizatorica,poate asupra nomenclatorului. fi mai complicate, ceea ce se poate repercuta

De aceea, in unele situatii speciale, pe langa pentru intreprinderile

instrumentul cadru se pot elabora nomenclatoare (structurile subordonate).

Prelegerea IV. Metodologia intocmirii nomenclatorului dosarelor/unitatilor de arhiva.

Importanta operatiune de repartizare sau clasifieare a doeumentelor este

strans legata de un instrument eli rol determinant in realizarea arhivistice unei evidente

operative,

in temeiul

careia

sa se depisteze realizeze
0

eu usurinta

documentele. In aeest scop este neeesar sase

LIST A sau un

TABEL al titlurilor tuturor structurilor si partilor eomponente ale institutiilor

c

creatoare de arhive. Pentru aceasta este nevoie sa se implice nemijlocit factorii responsabili ai administratiilor, unitatilor detinatoare de documente. Instrumentul arhivistic ce rezulta este asa numitul NO:MENCLATOR al

DO SAREL OR.
In mod teoretic si practic, anual, documentele trebuie grupate in dosare potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in nomenclatorul dosarelor, instrument ce se .intocmeste dupa prevazuta, de altfel, in legislatia arhivistica,
\
0

metodologie bine definite

prima prevedere

constain

faptul ca Nomenclatorul

dosarelor se

intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii. El se realizeaza sub forma unui T ABEL in earesunt msense, pe

compartimente de munca (mai intai mari1e structuri), in ordinea din schema de organizare; toate eategoriile de ·documente, grupate pe probleme si termene de pastrare. In prima rubrica a nomenclatorului se tree denurnirile structurilor
SI

cornpartimentelor de munca, in aceeasi ordine din schema de organizare a creatorului si se numeroteaza cu cifre-romane. In cea de-a doua rubrica se tree subdiviziunile munca, numerotandu-se cu litere majuscule.
10

compartimentelor

de

..

Rubriea a treia este rezervata pentru trecerea, in rezumat, a eontinutului doeumentelor ee eonstituie dosarul, fieeare dosar numerotandu-se cu cifre

arabe, ineepand eu numarul 1 la fieeare eompartiment de munea in parte. Tot in Nomenclator se tree si registrele, condicile, eartoteeile si alte

asemenea materiaIe preconstituite. Elementele de numerotare, adiea: cifrele romane, literele majuscule si cifrele arabe constituie INDICATlVELE

DOSARULUI. In cazul in care creatorul are ca parti componente numai compartimente de munca, fara subdiviziuni (servicii, birouri, oficii, ete.),
c

indieativul poate fi constituit numai din litera majuseula si cifra araba. Odata eu inregistrarea doeumeritelor, indicativul dosarului este treeut in registrul de intrare- iesire, la rubrica prevazuta, dar trebuie trecut si pe fiecare document in parte. Cea de-a patra rubric a a nomenclatorului este destinata termenului de

pastrare a documentelor. Termenele si stabilirea lor constituie, la randullor, alte probleme imp ortante , pentru ca de ele depinde pastrarea documentelor. De regula, ele se stabilesc importanta lor praetiea

r:

in funetie de valoarea

doeumentelor,

de al

si, nu in ultimul rand, de rolul stiintifie

informatiilor eontinute. Din aeeste punete de vedere, tennenele de pastrare pot fi eu caracter permanent si eu termene de pastrare temporara, cele cu valoare practiea. Doeumentele eu termene de pastrare pennanenta sunt cele ee au valoare istorica, fapt pentru care nu pot fi selectionate si, deci, eliminate. In Nomenc1ator, la grupele de documente cu caracter de pastrare (prescurtat

pennanenta, se treee chiar termenul respectiv de "permanent"

"P"). In dreptul celor temporare se va mentiona cifra araba care reprezinta numarul anilor cat se pastreaza (3,5,10,15 ani, etc.). Sunt si situatii in care nu . se poate stabili cu exactitate termenul de pastrare, sau se considera ea
11

documentul merita a fi pastrat mai mult. Cazuri si mai spcciale sunt acelea in care anumite documente; ehiar daca au fost fixate eu un anume termen temporar, dupa
0

analiza mai atenta sa impuna prin valoarea sa, pastrarea

permanenta. In asemenea situatie, in dreptul documentului se mentioneaza "C.S." (Comisia de selectionare), numai respectiva Comisie va lua
0

hotarare si va propune pastrarea, ori eliminarea documentelor. Si in cazul celor carora Ie-au expirat termenele de pastrare, tot Comisia va propune selectionarea, iar eliminarea Nationale. De regula si teoretic, in. cadrul unui dosar se grupeaza documente privind aeeeasi problema si care au acelasi tennen de pastrare. Spunem, teoretie, pentru ea inainte doeumentele nu au fost gmpate intr-un dosar, dupa se va face numai eu aprobarea Arhivelor

problema si tennene de pastrare. Practica arhivistiea demonstreaza ea intr-o unitate arhivistiea au fost adunate doeumente referitoare la probleme diferite si ehiar cu termene de pastrare diverse. S-ar putea gasi explicatia in lipsa, la anumite vremuri, a nomenclatorului dosarelor. Dar, asa cum tot practica arhivistica, chif
0

demonstreaza s-au

in conditiile existentei nomenclatorului,

gasit situatii in care documerttele au fost grupate in dosare fara a se tine seama de prevederile nonnelor tehnice de Iucru. Tot teoretic vorbind, in cazul in oare avem aeeleasi genuri de documente, dar intocmite pe perioade de timp diferite, deei eu termene de pastrare diferite (dari de seama lunare, trirnestriale, annale, planuri etc.), dosarele se vor constitui pentru fiecare term en de pastrare, separat. Nomenclatorul dosarelor este un instrument de lucru ee nu se modifica in mod nejustificat. Acest lucru se realizeaza eand se produe sehimbari radicale in structura organizatorica eompartimente, noi a creatorului. Atunci cand se infiinteaza noi sau subdiviziuni, nomenclatorul se
12

diviziuni,

completeaza

cu denumirile

lor si dosarele

nou

create.

Completarea

nomenc1atorului se face si in cazul in care compartimentele de munca, sau subdiviziunile lor, isi extind activitatea, creand noi grupe de documente , altele decat cele prevazute initial, in nomenclator. Avand in vedere rolul, importanta si metodologia specifica a realizarii nomenclatorului, este firesc ca intregul proces sa beneficieze de si 0 responsabilitate temeinica. Tocmai de aceea, de intocmirea proiectului de nomenclator raspunde seful
c

organizare

compartimentului de munca, responsabil pentru toate documentele specifice. Eleste eel ce va centraliza toate propunerile, sugestiile, punctelede formulate in scopul realizarii nomenc1atorului. Toate proiectele vedere vor fi

centralizate, la randu1 lor, de catre seful compartimentului de arhiva, dupa care, in doua exemplare, vor fi trimise spre aprobare si confirmare. Aprobarea nomenclatorului se face de catre conducerea unitatii creatoare a arhivei si se supune confinnarii de catre Arhivele Nationale la nivel

central, iar in teritoriu de catre Directiile lor judetene. In urma aprobarii si 'l~onfinnarii, tuturor constand structurilor subordinate Nomenclatorul este pus la dispozitia creatoare, sarcina conducerii
si respectat

unitatii

si in unnarirea

modului

in care este aplicat

instrumentul de lucru in constituirea dosarelor de arhiva,

Prelegerea V. Constituirea dosarelor de arhiva.

Dupa confirmarea nomenclatorului Prima actiune consta in gruparea

se trece la constituirea dosarelor.

documentelor in dosare, conform

13

nomenclatorului, Respectivele dosare se predau la compartimentul de arhiva, in al doilea an de la constituire. Documentelecare se constituie in dosare, se ordoneaza cronologic sau in

cazuri speciale, dupa alte criterii: - alfabetic; - zone geografice; - domenii. Cand se aplica ordinea cronologica, si exista atat acte vechi, cat si noi,

. cele din prima categorie trebuie sa se afle deasupra, iar cele noi dedesubt.
.

Vor fi indepartate agrafele, acele, clamele, filele nescrise (albe). Documentele din cadrul fiecarui dosar se leaga intre coperti de carton, in asa fel incat sa se poata citi textul, datele, rezolutiile, etc. Dosarele nu trebuie sa cuprinda mai mult de 250-300 de file, iar in cazul in care se depasesc, se constituie volume ale aceluiasi dosar. Filele se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creion negru. In cazul cand avem de-a face cu mai multe volume pentru acelasi dosar, atunci vom incepe cu numarul1. Pe prima coperta a d~~arului se inscrie: denumirea unitatii
81

compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele extreme (de inceput si de sfarsit), numarul de file, volumul si termenul de pastrare. La sfarsitul dosarului se adauga arhivistice, dupa urmatorul model: "Prezentul dosar (registru, condica, etc.) contine ..... file. Numarul filelor se trece in cifre, iar intre paranteze, in litere". Dupa aceea se mentioneaza numele celui care a efectuat certificarea, se semneaza si se mentioneaza data la care a fost certificate dosarul.
0

foaie pe care se face certificarea unitatii