PROIECT

ÎNTOCMIREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC

în cadrul societății comerciale
"CONFECȚII S.R.L."

Scorțea Alexandra

IUNIE 2021

1
 Scurta prezentare a organizației
Compania „Confecții SRL” are ca obiect principal de activitate
producerea de confectii textile si comercializarea acestora. Existenta acestei
societati dateaza din anul 1991 cand domnul Adam Nicolae a pus bazele
cestei societăți pornind de la pasiunea dansului pentru croitorie.

„Confecții SRL”este o societate cu o activitate de productie continua,

unde in prezent lucreaza un numar de peste 500 de salariati. Pana la
reorganizarea societatii, unitatea producea confectii care se valorificau pe
piata de est in cea mai mare parte. Dupa reorganizare, societatea si-a
cautat piete de desfacere, si prin efort propriu a comercializat si
comercializeaza produsele in proportie de 80 – 90% pe piete din Franta,
Spania, Italia, Germania, Anglia.
Compania este specializata in producerea de confectii textile pentru
barbati, femei si copii de cea mai inalta calitate: costume barbati, sacouri
barbati, pantaloni barbati, paltoane barbati, paltoane femei, fuste femei,
pantaloni femei, jachete femei, costume femei, uniforme militare, jachete
copii, paltoane copii.
În timpul pandemiei cauzate de virusul Covid 19, fabrica „Confectii
SRL” a donat spitalelor din Romania măști, halate și combinezoane.
„ Confecții SRL”a cunoscut in prezent succesul.
Calitatea este o preocupare continua de-a lungul procesului de producție,
începand cu controlul tesă turii, continuâ nd cu secțiile de croit, sectiile de
producție și sfâ rșind cu sectia de că lcat final.
Avand capital privat, conducerea și administrarea firmei este asigurată
conform statutului societă ții și a legilor româ nești.

PREZENTAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE

CONFECȚII S.R.L.
1. DATE GENERALE

Denumirea unitatii: "CONFECȚ II S.R.L",

Sediul social: Codlea, str. Lungă nr.33, judet Brasov.
Societatea este înregistrată la Oficiul Registrul Comertului Brasov, sub nr.
J39/144/1991 avâ nd codul fiscal RO8256457.
Date de contact: telefon 0268/100.000, emai: textile@confectiisrl.ro
Profilul de activitate: cod CAEN 1392 Fabricarea de articole
confectionate din textile.

2
 Noțiuni generale despre arhiva si nomenclator

În cadrul firmei activitatea arhivarului se desfă șoară , fă ră depozit, in cadrul

compartimentului administrativ secretariat.
Activitatea sa are la baza procesarea documentelor de referință și legislație
primară conform fișei postului și Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996 cu
modifică rile și completă rile ulterioare.
Nomenclatorul arhivistic este instrument de lucru din arhiva unei
organizații, ce constă într-o listă sistematică a tuturor categoriilor de
documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit
schemei de organizare a instituției respective, iar în cadrul acestora, pe
probleme si termene de pastrare. Nomenclatorul arhivistic are rolul de clasare a
documentelor potrivit problemelor pe care o conțin și are scopul de a pune
ordine în construirea arhivei curente și de a orienta întreaga organizare
ulterioara a activită tii arhivistice.
Nomenclatorul arhivistic creat in cadrul unei societati comerciale este
întocmit de persoanele compartimentele ce compun unitatea.

Întocmirea nomenclatorul arhivistic este reglementată prin Legea nr 16 din

1996(republicata in2014) privind Arhivele Naționale.

Instructiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și dețină torii de

documente sunt aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi
nr. 217 din 23 mai 1996,

Nomenclatorul arhivistic este alcă tuit ținand cont de organigrama

organizației. În atributiile personalului compartimentului de arhiva intră și
inițierea și organizarea activită ții de întocmire a nomenclatorului arhivistic, în
cadrul unită ții.

Structura nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care este
desfășurată structura schemei de organizare a creatorului unității
arhivistice (dosare, registre, condici, etc.) concepute pe probleme și
termene de păstrare. El se întocmește de fiecare creator.

3
 Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru
documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu, pe
compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme în
termene de păstrare. El este un element analitic şi serveşte atâ t la registratură ,
în vederea repartiză rii documentelor intrate la compartimentele pentru
rezolvare, câ t mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor
după rezolvare în dosare, căci dosarul nu capă tă această accepţiune decâ t în
momentul câ nd este încheiat şi perfectat.
Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a
arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă
depinzâ nd toate activită ţile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe
probleme şi termene de pă strare, constituirea unită ţilor arhivistice,
inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor documentare etc.
 În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile
compartimentelor de muncă , în ordinea în care figurează în schema de
organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane.

 În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi

se numerotează cu litere majuscule.

 În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce

constituie dosarul, fiecare dosar numerotâ ndu-se cu cifre arabe, începâ nd cu
nr.1 la fiecare compartiment de muncă . În nomenclator se trec şi registrele,
cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite.

 În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de pă strare (ex:

P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face ţinâ ndu-se seama de legile în vigoare, de
importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod
deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele.
În dreptul grupelor de documente care se pă strează permanent se trece
cuvâ ntul “permanent” (prescurtat “P”) iar pentru acelea care se pă strează
temporar, cifra care reprezintă numă rul anilor câ t se pă strează (1,3,5,10 etc).
Dacă termenul de pă strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu
certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să
se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea
importanţă ştiinţifică , lâ ngă termenul de pă strare temporară se menţionează
“C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de pă strare, aceste
documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse
pentru eliminare sau reţinute permanent.
4
  Rubrica a cincia este destinată observaţiilor, unde se consemnează
anumite detalii privind diferite dosare arhivistice.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă , cu

acelaşi termen de pă strare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe
perioade de timp diferite şi, respectiv, cu termene de pă strare diferite (planuri,
dă ri de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se constituite dosare separate,
pentru fiecare termen de pă strare. Astfel, documentele cu valoare permanentă ,
care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se
pă strează în original într-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare
se pă strează într-un dosar separat cu menţiunea “có pii”, că ruia i se dă un termen
temporar. În această categorie se încadrează instrucţiunile şi normele
metodologice de lucru, studiile şi documentele, ordinele circulare şi alte
documente cu caracter aplicativ şi care se pă strează la o mapă de lucru, la
compartimentul care execută acele atribuţii, dar ele se vor regă si în arhiva
creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu semnă turile,
aprobă rile şi avizele respective.

Atunci câ nd în cadrul aceleiaşi probleme se creează documente cu termene

de pă strare diferenţiate, în raport cu importanţa informaţiilor pe care le
însumează , se grupează în dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de
perspectivă şi documentaţiile corespunză toare, planurile periodice, situaţiile
decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pă strare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă

întreaga problematică şi să însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în
aşa fel încâ t nici o categorie de documente să nu ră mâ nă pe dinafară , întrucâ t
aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercă ri de asimilare prin analogie care, în
final, provoacă pierderea individualită ţii documentelor şi imposibilitatea
nominaliză rii şi regă sirii lor. Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci
numai atunci câ nd se produc schimbă ri în structura creatorului de documente.
Adică se înfiinţează noi comportamente de muncă sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create.
În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă
activitatea creâ nd alte grupe de documente decâ t cele prevă zute iniţial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare. Câ nd au loc însă reorganiză ri,
restructură ri de compartimente, schimbă ri de atribuţii etc, se întocmeşte un
nomenclator nou. De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi
documentele care prin informaţiile pe care le însumează au regim secret, şi care ,
5
în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli dar se pă strează separat, pe
termene de pă strare. După expirarea termenului de pă strare cu caracter secret,
aceste documente trec la arhiva generală pentru întregirea fondului. Legislaţia
arhivistică stabileşte responsabilitatea alcă tuirii nomenclatorului dosarelor.

Ş eful fiecă rui compartiment ră spunde de întocmirea proiectului de

nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar
proiectele sunt centralizate de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează ,
în două exemplare, spre aprobare şi confirmare. Nomenclatorul este aprobat de
conducerea unită ţii creatoare de documente şi se confirmă la nivel central de
Arhivele Naţionale, şi al nivel local de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în
vederea aplică rii lui. Un exemplar din nomenclator se află la registratura
generală pentru a servi la repartizarea corespondenţei că tre compartimente
precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a indicativului
dosarului unde s-a clasat lucrarea. Desfă șurarea activită ții arhivistice pe baze
științifice a impus întocmirea unor instrumente de lucru corespunză toare, cum
ar fi nomenclatorul dosarelor și indicatorul termenelor de pă strare. Îndrumă rile
date și mă surile luate cu grijă pentru repartizarea corectă a documentelor în
dosare, modul de pă strare în cancelarii și depozite, ne conduc la concluzia că au
existat preocupari pentru stabilirea de probleme pe dosare. Toate acestea au
servit la întocmirea nomenclatorului

6
 ORGANIGRAMA SOCIETĂȚII COMERCIALE

CONFECȚII S.R.L.

Director/Administrator

Director Director Director Director

Director

R.U. economic comercial tehnic

executiv

Birou Birou
Birou Birou
Administra- financiar Producție
tiv și arhivă personal aprovizionare

Birou

contabilitate Birou
Birou
Vânzare
salarizare

7
 Notă internă

În conformitate cu prevederile art.8 si 29 din Legea nr.16/1996 (Legea

Arhivelor Naționale) și art.10-15 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă ,
vă rugă m să faceți propuneri pentru întocmirea Nomenclatorului Arhivistic.

Pentru întocmirea corespunză toare a Nomenclatorului și pentru efectuarea

de propuneri de termene de pă strare corespunză toare, vă trimitem modelul
ANEXA NR.1 din Legea Arhivelor Naționale, extrase din Monitorul Oficial,
cuprinzâ nd Legislația din ultimii ani (Legea Contabilitatii, Legea Contenciosului
Administrativ, Legea Arhivelor Nationale) cu ajutorul că rora să stabiliți
termenele de pă strare a documentelor.

Vă rugă m ca pâ nă la data de 05 iunie 2021 să transmiteți Serviciului

Administrativ și arhivă propunerile privind datele din tabel.

8
 TABEL

Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   Termenul Observaţ

pe scurt al problemelor la care se legal de ii
referă) pastrare
    1.Actele societă ţii (statut, acte Permanent  
constitutive, decizii, inregistrare
   
ONRC, avize, autorizaţii, etc)
   
2.Contracte de închiriere, de Permanent  
    împrumuturi,asigurare, de leasing,
Pe perioada
de bancă , de utilită ţi (apa, gaz,
  A. de  
telefon, etc), alte   contracte,
valabilitate a
I. Birou
contractelor
Executiv Administrativ
3.Brevete, licenţe, mă rci Permanent  
4.Registrul unic de control Permanent  

5.Procese verbale constatare 10 ani  

contravenţii
6. Corespondenţă internă 5 ani  
7. Corespondenţă externă 5 ani  

Ș ef compartiment

9
 Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   Termenul Observaţ
pe scurt al problemelor la care se legal de ii
referă) pastrare
    1.Regulament de ordine interioară Permanent  
  A.
  Birou 2.Registrul de evidenţă a salariaţilor Permanent  
personal
 
 
3.State de salarii 50 ani  
II.
4.Dosarele personale ale salariaţilor 50 ani  
Resurse
umane 5. Corespondență 5 ani
1.Dispoziţie de plată /încasare că tre 5 ani  
caserie
B.
2.Decont de cheltuieli, ordin de 5 ani  
Birou
deplasare
3 ani
Salarizare
3.Foi colective de prezenţă
3 ani
4.Programă ri concediu de odihnă
3 ani
5.Evidenţa concedilor medicale
3 ani
6.Acte privind normarea
personalului, sporuri, prime,
bonusuri, etc

Sef compartiment

10
 Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   Termenul legal Observaţi
pe scurt al problemelor la care se de pastrare i
referă)
  1.Situaţii financiare 10 ani  
  2.Registrul jurnal 10 ani  
  3.Registrul inventar 10 ani  
  4.Cartea mare 10 ani  
5.Declaraţii fiscale 10 ani  
6.Balanţa de verificare 10 ani  
7.Registrul mijloacelor fixe 10 ani  

A. 8.   Registrul numerelor de inventar 10 ani  

 
Financiar 9.   Controale fiscale, contencioase 10 ani  
III.
 
Economic
 
  1.Facturile aferente bunurilor de 5 ani de la data    
 B. capital expiră rii
  termenului de
Contabilitate
exigibilitatea a
 
  TVA
 
2.Facturile bunurilor cu Durata de  
  durată funcţionare mai mare de 10 utilizare   a
ani bunurilor
 
  3.Registrul jurnalul de vâ nză ri şide 10 ani  
cumpă ră ri
 
4.Registrul de casă 10 ani  
 
5.Registrul de bancă 10 ani  
 
6.Facturi de achiziţii 10 ani  
 
7.Facturi de vâ nzare 10 ani  

Ș ef compartiment

11
 Direcţi Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   Termenul legal Observaţi
a pe scurt al problemelor la care se de pastrare i
referă)
  A. 1.Nota de recepţie şi 5 ani
constatarediferenţe (NIR)
  Aprovizionă
ri
 
2.Document cumulativ 5 ani
 
    3.Extras de cont (confirmare sume 5 ani  
furnizori)
 
4.Bon de primire/predare, transfer,   5 ani  
IV. restituire
Comerci 1.Registrul stocurilor 10 ani  
al B.
2.Fişa de magazie 5 ani  
Vâ nzare
3.Bon de consum 5 ani  
4.Listă de inventariere 5 ani  
5.Fişa de cont pentru operaţiuni 5 ani  
diverse
6.Raport de gestiune 5 ani  

1.Factura de vanzare, 10 ani  

 
2.Registrul special şi raportul fiscal al 10 ani
  casei de marcat

3.Raportul fiscal de închidere zilnica a 5 ani

  casei de marcat
4.Chitanţa 5 ani  
5.Role jurnal 2 ani  

Sef compartiment

12
 Direcţia Denumirea dosarului (conţinutul   pe Termen Observaţii
scurt al problemelor la care se referă ) ul legal
Serviciile de
pastrar
e
    1.Raport de producţie 5 ani  
V. A. 2.Bonuri de consum 5 ani  
Tehnic Producţie 3.Comenzi 3 ani
4.Rapoarte şi procese verbale specifice 3 ani

Ș ef compartiment

Societatea comercială "Confecții SRL" Se confirmă,

Adresa: Codlea, jud. Brașov Seviciul Judetean al Arhivelor
Naționale
Șef serviciu,
 Aprob,
Director

13
 NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin decizia nr. 1 din 05.06.2021
Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul legal Observaţii
(conţinutul   pe scurt al de pastrare
problemelor la care se referă)
    1.Actele societă ţii Permanent  
(statut,constitutive, decizii,
   
inregistrare ONRC, avize,
    autorizaţii, etc)
    2.Contracte de închiriere, de Permanent  
împrumuturi,asigurare, de
  A. Pe perioada de  
leasing, de bancă , de utilită ţi
valabilitate a
I. Birou (apa, gaz, telefon, etc), alte  
contractelor
contracte,
Executiv Administrati
v 3.Brevete, licenţe, mă rci Permanent  
4.Registrul unic de control Permanent  

5.Procese verbale constatare 10 ani  

contravenţii
6. Corespondenţă internă 5 ani  
7. Corespondenţă externă 5 ani  

  1.Regulament de ordine Permanent  

interioară
  A.
2.Registrul de evidenţă a Permanent  
  Birou
salariaţilor
personal
 
3.State de salarii 50 ani  
 
4.Dosarele personale ale 50 ani  
  salariaţilor
II.
5. Corespondență 5 ani
Resurse
umane   1.Dispoziţie de plată /încasare 5 ani  
că tre caserie
 
2.Decont de cheltuieli, ordin de 5 ani  
B.
deplasare
Birou
3.Foi colective de prezenţă 3 ani  
Salarizare
4.Programă ri concediu de odihnă 3 ani  
5.Evidenţa concedilor medicale 3 ani  
14
 6.Acte privind normarea 3 ani  
personalului,   sporuri, prime,
bonusuri, etc
1.Manual de proceduri privind Permanent  
financiar-contabilă
2.Registrul de evidenţă fiscală Permanent  
  A. 3.Situaţii financiare 10 ani  
  Financiar 4.Registrul jurnal 10 ani  
    5.Registrul inventar 10 ani  
    6.Cartea mare 10 ani  
  7.Declaraţii fiscale 10 ani  
8.Balanţa de verificare 10 ani  
9.Registrul mijloacelor fixe 10 ani  
10.   Registrul numerelor de 10 ani  
  inventar
III.   11.   Controale fiscale, 10 ani  
Economic contencioase
 
  12.Rapoarte specifice activită ţii 10 ani  

  1.Facturile aferente bunurilor de 5 ani de la data    

B.
capital expiră rii
  Contabilitate termenului de
  exigibilitatea a
  TVA
   
2.Facturile bunurilor cu Durata de  
  durată funcţionare mai mare de utilizare   a
  10 ani bunurilor

  3.Registrul jurnalul de vâ nză ri 10 ani  

şide cumpă ră ri
 
4.Registrul de casă 10 ani  
 
  5.Registrul de bancă 10 ani  
6.Facturi de achiziţii 10 ani  
7.Facturi de vâ nzare 10 ani  

15
 1.Nota de recepţie şi constatare 5 ani
  diferenţe (NIR)
  2.Document cumulativ 5 ani
    3.Extras de cont (confirmare 5 ani  
  sume furnizori)
 
  4.Bon de primire/predare, 5 ani  
transfer,   restituire
 
1.Registrul stocurilor 10 ani  
A.
2.Fişa de magazie 5 ani  
Aprovizionă
ri 3.Bon de consum 5 ani  
  4.Listă de inventariere 5 ani  
5.Fişa de cont pentru operaţiuni 5 ani  
diverse
IV.
6.Raport de gestiune 5 ani  
Comercial
  1.Factura de vanzare, 10 ani  
  2.Registrul special şi raportul 10 ani  
fiscal al casei de marcat
B.
Vâ nzare
3.Raportul fiscal de închidere 5 ani  
  zilnica a casei de marcat
4.Chitanţa 5 ani  
5.Role jurnal 2 ani  
  1.Raport de producţie 5 ani  
 
V. 2.Bonuri de consum 5 ani  
A.
Tehnic 3.Comenzi 3 ani
Producţie
4.Rapoarte şi procese verbale 3 ani
specifice

16
 Proces Verbal nr.1/ 05 iunie 2021

Comisia de Selecționare numită prin decizia nr. 1/05.06.2021, s-a întrunit

astă zi 05.06.2021 pentru verificarea corectitudinii Nomenclatorului Arhivistic.

Membrii Comisiei au stabilit că este conform, astfel că se aprobă . Acesta se

va preda pentru aprobare administratorului instituției, care va face demersurile
necesare pentru înaintarea Nomenclatorului Arhivistic la Arhivele Naționale
pentru confirmare.

Președinte – _______(administrator)

Secretar – __________(șef birou arhivă)

Membrii -

17
 Decizie nr.1/05.06.2021

Avâ nd în vedere Legea nr.16/1996 privind Arhivele Naționale și

Instrucțiunile nr. 217/1996 Proiectul Nomenclatorului a fost avizat de comisia
de selecționare, adminstratorul emite urmă toarea decizie.

Se aprobă Nomenclatorul Arhivistic al documentelor constituite la nivelul

societă ții.

Administrator,

"Confecții S.R.L"
Codlea jud. Brașov
J39/144/1991
RO8256457

05.06.2021

18
 Că tre,

Serviciul Județean Brașov al Arhivelor Naționale

Subscrisa, "CONFECȚ II S.R.L" ., persoană juridică româ nă cu sediul in

localitatea Codlea, str. Lunga, nr.33, jud.Brașov, avâ nd CUI RO8206970 și fiind
înmatriculata la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J39/144/1957, avand
telefon 0268.100.000, prin director general dl. Adam Nicolae, vă înaintam
ală turat spre confirmare Nomenclatorul Arhivistic al" CONFECȚ II S.R.L.",
aprobat de conducere prin decizia nr.1/05.06.2021.

Anexam ală turat doua exemplare din Nomenclatorul Arhivistic și o copie a

organigramei firmei" CONFECȚ II S.R.L.", înregistrata la data de 05.06.2021.

Director,

19
 Arhivele Județene Naționale NR.

Data 05.06.2021

Catre ,

" CONFECȚ II S.R.L."

La adresa dumneavoastră nr.1/05.06.2021 înregistrată cu nr…..din data de

05.06.2021 vă facem cunoscut că

- Proiectul Nomenclatorului Arhvistic înaintat instituției noastre, respectă

normele Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naționale cu modifică rile ulterioare, motiv
pentru care îl consideram ca bun.

Recomandă m ca aplicarea lui să se facă de la data aprobarii.

10.06.2021

20
 Notă internă

Vă transmitem spre știință și aplicare extrasul de Nomenclator Arhivistic

aprobat de conducerea societă ții în data de 05.06.2021 și confirmat de Arhivele
Naționale la data de 10.06.2021.

Nomenclatorul Arhivistic se va aplica cu data la care a fost confirmat de

Direcția Județeană a Arhivelor Naționale.

Semnatura arhivarului,

21
 BIBLIOGRAFIE

Legea Arhivelor Naţionale - nr. 16/1996 – Republicata in 2014

Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și dețină torii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi
nr. 217 din 23 mai 1996.

22