PROIECT

ÎNTOCMIREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC

în cadrul societății comerciale
PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.

GHIDIU CĂTĂLIN - ALEXANDRU

Prezenta lucrare contine 10 file

MARTIE 2023

1
2
 Cuprins

1. Scurtul istoric al organizaţiei.........................................................5

2. Prezentarea arhivei organizaţiei.....................................................5

3. Decizia de numire pe funcţia de arhivar.........................................6

4. Decizia de numire a Comisiei de selecţionare.................................6

5. Nota interna solicitare propuneri intocmire nomenclator...............7

6. Tabelele cu propuneri întocmite de compartimentele de muncă....8 -11

7. Procesul-verbal al Comisiei de selecţionare....................................12

8. Decizia de aprobare a proiectului de nomenclator arhivistic..........12

9. Organigrama..................................................................................13

10. Proiectul de nomenclator arhivistic...................................14 - 16

11. Adresă de înaintare către S.J.A.N...........................................17

12. Adresă S.J.A.N confirmare nomenclator.................................18

13. Notă internă comunicare nomenclator...................................19

14. Bibliografie............................................................................20

3
4
 1. PREZENTAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE

PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.

1. DATE GENERALE

Denumirea unitatii: S.C PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L. Toplița, str. Gării nr. 15,
înregistrată la Oficiul Registrul Comerțului Harghita sub nr. J10/115/2020 având codul fiscal
RO4586247, înființată in anul 2020.

Profilul de activitate:
1. Prelucrarea lemnului / Cod CAEN 2511.

2. DATE SPECIFICE SOCIETĂȚII

În cadrul firmei activitatea arhivarului se desfășoară fără depozit în cadrul compartimentului

administrativ secretariat.

Activitatea sa are la baza documente de referinta si legislatie primară :

- Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 cu modificarile si completarile ulterioare.
- Ordinul Arhivelor Nationale nr.217/1996 de aprobare a instructiunilor privind arhivarea.

2. PREZENTAREA ARHIVEI SOCIETĂȚII COMERCIALE

PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.

Societatea comercială Prelucrarea Lemnului SRL, cu sediul in localitatea Toplița, deține și

admninistrează arhivă proprie creată în anii 2020 și 2021.
Arhiva societății este fromată dintr-un număr de 15 unități arhivistice cu termen de păstrare
permanent ( aprox. 1 m.l.) și 40 unitati arhivistice cu termen de păstrare temporar ( aprox. 3 m.l.).
Aceasta este organizată pe rafturi, cronologic – structural și îndeplinește măsurile de
securitate și de prevenire și stingere a incendiilor.

5
 Decizie nr.1 / 05.01.2022

Având în vedere prevederile Legii nr.16 / 1996, art. 31, aln.1 privind Arhivele Naționale,
numesc pe funcția de arhivar pe domnul Ghidiu Cătălin, încradat în Biroul Administrativ si Arhivă.

Administrator,

Decizie nr. 2 / 15.03.2022

Cu privire la numirea Comisiei de Selecționare privind activitate arhivistică

Având în vedere prevederile Legii Arhivei Naționale nr.16/1996 și Instrucțiunile privind

activitatea arhivistică la creatorii și deținătorii de documente aprobată de conducerea Arhivelor
Naționale prin Ordinul 216/1996, Administratorul firmei decide:

Începând cu data de 16.03.2022 se constituie Comisia de Selecționare a firmei S.C.

PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L. creatoare de arhivă, având următoarea componență :

Președinte – Popescu Ion

Secretar – Ghidiu Cătălin

Membrii – Ioan Sorin

Danila Stefan

Mihailescu George

6
 Notă internă

În conformitate cu prevederile art.8 si 29 din Legea nr.16/1996 (Legea Arhivelor Naționale) si

art.10-15 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă, vă rugăm să faceți propuneri pentru
întocmirea Nomenclatorului Arhivistic.

Pentru întocmirea corespunzătoare a Nomenclatorului si pentru efectuarea de propuneri de

termene de păstrare corespunzătoare, vă trimitem modelul ANEXA NR.1 din Legea Arhivelor
Naționale, extrase din Monitorul Oficial, cuprinzând Legislația din ultimii ani (Legea Contabilității,
Legea Contenciosului Administrativ, Legea Arhivelor Naționale) cu ajutorul cărora să stabiliți
termenele de păstrare a documentelor.

Vă rugăm ca până la data de 27.02.2022 să transmiteți Serviciului Administrativ și arhivă

propunerile privind datele din tabel.

Serviciului Administrativ și arhivă,

Aprobat 05.01.2022
Administrator,

TABELE PROPUNERI NOMENCLATOR

7
 Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt Termenul legal Observaţii
al problemelor la care se referă) de pastrare

    1.Actele societăţii (statut,constitutive, decizii, Permanent  

inregistrare ONRC, avize, autorizaţii, etc)
   
    2.Contracte de închiriere, de Permanent  
împrumuturi,asigurare, de leasing, de bancă, de
    Pe perioada de  
utilităţi (apa, gaz, telefon, etc), alte   contracte,
valabilitate a
  A.
contractelor
I. Birou
3.Brevete, licenţe, mărci Permanent  
Executiv Administrativ
4.Registrul unic de control Permanent  

5.Procese verbale constatare contravenţii 10 ani  

6. Corespondenţă internă 5 ani  

7. Corespondenţă externă 5 ani  

Sef compartiment Executiv

Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt Termenul legal Observaţii

al problemelor la care se referă) de pastrare

    1.Regulament de ordine interioară Permanent  

  A.
  Birou personal 2.Registrul de evidenţă a salariaţilor Permanent  
 
 
II. 3.State de salarii 50 ani  

Resurse 4.Dosarele personale ale salariaţilor 50 ani  

umane
5. Corespondență 5 ani
B. 1.Dispoziţie de plată/încasare către caserie 5 ani  
Birou 2.Decont de cheltuieli, ordin de deplasare 5 ani  
Salarizare 3.Foi colective de prezenţă 3 ani
4.Programări concediu de odihnă 3 ani
5.Evidenţa concedilor medicale 3 ani
6.Acte privind normarea personalului, sporuri, 3 ani
prime, bonusuri, etc

Sef compartiment Resurse Umane

Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt al Termenul legal de Observaţii
problemelor la care se referă) pastrare

  A. 1.Situaţii financiare 10 ani  

8
  
  2.Registrul jurnal 10 ani  
  3.Registrul inventar 10 ani  

4.Cartea mare 10 ani  

5.Declaraţii fiscale 10 ani  

6.Balanţa de verificare 10 ani  

7.Registrul mijloacelor fixe 10 ani  

 
Financiar 8.   Registrul numerelor de inventar 10 ani  
III.
  9.   Controale fiscale, contencioase 10 ani  
Economic
  10.Rapoarte specifice activităţii 10 ani  
 
 B. 1.Facturile aferente bunurilor de capital 5 ani de la data    
  expirării termenului
Contabilitate de exigibilitatea a
 
  TVA
 
2.Facturile bunurilor cu duratăfuncţionare mai Durata de utilizare   a  
  mare de 10 ani bunurilor
  3.Registrul jurnalul de vânzări şide cumpărări 10 ani  
  4.Registrul de casă 10 ani  
 
5.Registrul de bancă 10 ani  
 
6.Facturi de achiziţii 10 ani  
 
7.Facturi de vânzare 10 ani  
 

Sef compartiment Economic

9
 Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt al Termenul legal de Observaţii
problemelor la care se referă) pastrare

  A. 1.Nota de recepţie şi constatarediferenţe (NIR) 5 ani

  Aprovizionări
 
2.Document cumulativ 5 ani
 
  3.Extras de cont (confirmare sume furnizori) 5 ani  
 
4.Bon de primire/predare, transfer,   restituire 5 ani  
 
1.Registrul stocurilor 10 ani  
IV.
2.Fişa de magazie 5 ani  
Comercial
B.
3.Bon de consum 5 ani  
Vânzare
4.Listă de inventariere 5 ani  

5.Fişa de cont pentru operaţiuni diverse 5 ani  

6.Raport de gestiune 5 ani  

1.Factura de vanzare, 10 ani  

2.Registrul special şi raportul fiscal al casei de 10 ani

marcat
 
 

3.Raportul fiscal de închidere zilnica a casei de 5 ani

  marcat

4.Chitanţa 5 ani  

5.Role jurnal 2 ani  

Sef compartiment Comercial

Direcţia Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt al Termenul Observaţii

Serviciile problemelor la care se referă) legal de
pastrare
    1.Raport de producţie 5 ani  
V. A. 2.Bonuri de consum 5 ani  
Tehnic Producţie 3.Comenzi 3 ani

4.Rapoarte şi procese verbale specifice 3 ani

Sef compartiment Tehnic

10
 Direcţia Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt al Termenul Observaţii
Serviciile problemelor la care se referă) legal de
pastrare
VI. A. 1.Rapoarte specifice 3 ani
Marketing Analiză piaţă şi   2. Strategii ale campaniilor promoționale 3 ani
reclamă
3. Oferte promoționale, afișe 3 ani

Sef compartiment Marketing

11
 Proces Verbal nr.1 / 03.04.2022

Comisia de Selecționare numită prin decizia nr. 1/15.03.2022, s-a întrunit astăzi 03.04.2022
pentru verificarea corectitudinii Nomenclatorului Arhivistic.

Membrii Comisiei au stabilit că este conform, se aprobă. Acesta se va preda pentru aprobare
administratorului instituției, care va face demersurile necesare pentru înaintarea Nomenclatorului
Arhivistic la Arhivele Naționale pentru confirmare.

Președinte – Popescu Ion

Secretar – Ghidiu Cătălin

Membrii – Ioan Sorin

Danila Stefan

Mihailescu George

Decizie nr.2 / 03.04.2022

Având în vedere Legea nr.16/1996 privind Arhivele Naționale și Instrucțiunile nr 217/1996,

Proiectul Nomenclatorului a fost avizat de comisia de selecționare; adminstratorul emite următoarea
decizie.

Se aprobă Nomenclatorul Arhivistic al documentelor constituite la nivelul societății.

Administrator,

Popescu Ion

12
 ORGANIGRAMA SOCIETĂȚII COMERCIALE

PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.

Director/Administrator

Director Director Director Director Director Director

executiv R.U. economic comercial tehnic MK

Departament
Birou Birou Birou Birou financiar contabil
Birou
Producție
Administra- personal financiar aprovizionare GNG Business
Analiză de piață
tiv și arhivă
Și promovare

Birou Birou Birou

salarizare contabilitate Vânzare

Administrator
Aprobat 15.01.2020

13
Unitatea: S.C. Prelucrarea Lemnului SRL Se confirmă,
Adresa: Toplița – HR Serv. Jud. Harghita al Arhivelor Naționale

Șef serviciu,
 Aprob,
Director

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin decizia nr. 1 din 17.04.2022
 
Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt Termenul legal de Observaţii
al problemelor la care se referă) pastrare

    1.Actele societăţii (statut,constitutive, decizii, Permanent  

inregistrare ONRC, avize, autorizaţii, etc)
   
    2.Contracte de închiriere, de Permanent  
împrumuturi,asigurare, de leasing, de bancă,
    Pe perioada de  
de utilităţi (apa, gaz, telefon, etc), alte  
contracte, valabilitate a
  A.
contractelor
I. Birou
3.Brevete, licenţe, mărci Permanent  
Executiv Administrativ
4.Registrul unic de control Permanent  

5.Procese verbale constatare contravenţii 10 ani  

6. Corespondenţă internă 5 ani  

7. Corespondenţă externă 5 ani  

    1.Regulament de ordine interioară Permanent  

  A.
2.Registrul de evidenţă a salariaţilor Permanent  
  Birou personal
3.State de salarii 50 ani  
 
  4.Dosarele personale ale salariaţilor 50 ani  

II. 5. Corespondență 5 ani

Resurse
umane   1.Dispoziţie de plată/încasare către caserie 5 ani  
 
2.Decont de cheltuieli, ordin de deplasare 5 ani  
 
3.Foi colective de prezenţă 3 ani  
B.

14
 Birou 4.Programări concediu de odihnă 3 ani  
Salarizare
5.Evidenţa concedilor medicale 3 ani  

6.Acte privind normarea personalului,   3 ani  

sporuri, prime, bonusuri, etc

1.Manual de proceduri privindfinanciar- Permanent  

contabilă
A.
2.Registrul de evidenţă fiscală Permanent  
Financiar
 

    3.Situaţii financiare 10 ani  

   
4.Registrul jurnal 10 ani  
 
5.Registrul inventar 10 ani  
 
6.Cartea mare 10 ani  

7.Declaraţii fiscale 10 ani  

 
8.Balanţa de verificare 10 ani  
 
  9.Registrul mijloacelor fixe 10 ani  
 
III. 10.   Registrul numerelor de inventar 10 ani  

Economic B.
11.   Controale fiscale, contencioase 10 ani  
  Contabilitate
12.Rapoarte specifice activităţii 10 ani  
   
  1.Facturile aferente bunurilor de capital 5 ani de la data    
 
expirării termenului
  de exigibilitatea a
TVA
 
2.Facturile bunurilor cu duratăfuncţionare Durata de utilizare   a  
  mai mare de 10 ani bunurilor
  3.Registrul jurnalul de vânzări şide cumpărări 10 ani  
 
4.Registrul de casă 10 ani  
 
  5.Registrul de bancă 10 ani  

  6.Facturi de achiziţii 10 ani  

7.Facturi de vânzare 10 ani

  1.Nota de recepţie şi constatarediferenţe 5 ani

(NIR)
 
  2.Document cumulativ 5 ani
 
 
  3.Extras de cont (confirmare sume furnizori) 5 ani  
A.
  4.Bon de primire/predare, transfer,   restituire 5 ani  
Aprovizionări

15
   1.Registrul stocurilor 10 ani  
IV.
2.Fişa de magazie 5 ani  
Comercial
3.Bon de consum 5 ani  

  4.Listă de inventariere 5 ani  

5.Fişa de cont pentru operaţiuni diverse 5 ani  

 
6.Raport de gestiune 5 ani  

B.
  1.Factura de vanzare, 10 ani  
Vânzare
2.Registrul special şi raportul fiscal al casei 10 ani  
de marcat

3.Raportul fiscal de închidere zilnica a casei 5 ani  

de marcat
 
4.Chitanţa 5 ani  

5.Role jurnal 2 ani  

  1.Raport de producţie 5 ani  

 
V.
A. 2.Bonuri de consum 5 ani  
Tehnic
Producţie 3.Comenzi 3 ani

4.Rapoarte şi procese verbale specifice 3 ani

VI. A. 1.Rapoarte specifice 3 ani

Marketing Analiză piaţă şi 2. Strategii ale campaniilor promoționale 3 ani
reclamă
3. Oferte promoționale, afișe 3 ani

16
 PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.
Toplița – HR
J10/115/2020

RO 4586247 1 / 06.04.2022

Către,

Serviciul Județean Harghita al Arhivelor Naționale

Subscrisa, S.C. PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L., persoană juridică română cu sediul

în localitatea Toplița, str. Gării , nr. 15, jud. Harghita, având CUI RO 4586247 și fiind înmatriculată
la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J10/115/2020, având telefon 0722102102, email
info@prelucrarealemnului.ro, prin director general, dl. Popescu Ion, vă înaintăm alăturat spre
confirmare Nomenclatorul Arhivistic al S.C. PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L., aprobat de
conducere prin decizia nr.1/03.04.2022.

Anexăm alăturat două exemplare din Nomenclatorul Arhivistic și o copie a organigramei

firmei S.C. PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L., inregistrată la data de 03.04.2022.

Director,
17
 Popescu Ion

Arhivele Naționale ale României NR.2214

Data 17.04.2022

Către ,

S.C. PRELUCRAREA LEMNULUI S.R.L.,

La adresa dumneavoastră nr.1/06.04.2022 înregistrată în Toplița la nr. 2214 din data

de 17.04.2022 vă facem cunoscut că :

- Proiectul Nomenclatorului Arhvistic înaintat instituției noastre, respectă normele

Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naționale cu modificările ulterioare, motiv pentru care îl
considerăm ca bun.

Recomandăm că aplicarea lui să se faca de la data aprobării.

18.04.2022

18
 Notă internă

Vă transmitem spre știința și aplicare extrasul de Nomenclator Arhivistic aprobat de

conducerea societății în data de 03.04.2022 și confirmat de Arhivele Naționale la data de
17.04.2022.

Nomenclatorul Arhivistic se va aplica cu data la care a fost confirmat de Direcția Județeană a

Arhivelor Naționale.

Semnătura arhivarului,

19
 BIBLIOGRAFIE

- Suport de curs arhivar;

- Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr.
135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică ;

- Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică;

- LEGEA Arhivelor Naţionale - nr. 16/1996 – Republicare.

20
21