MINISTERUL EDUCAŢIEI

___________________________
Nr._______ din ___________

Aprob, Se confirmă,
Președintele Consiliului de Administrație Directorul general al Arhivelor Naționale
_____________________________
Director ,
Prof. ________________________ Directorul Direcției Județene ________ Arhivelor Naționale
_____________________________

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin decizia nr. ______ din ______________
 Denumirea dosarului, registrului, etc. (conținutul pe scurt al problemelor la Termenul de
Direcţia Serviciul Obs
care se referă) păstrare1

1. Cartea de onoare a unității Permanent

2. Planul managerial, portofoliul directorului, portofoliul profesorilor Permanent

I. Învățământ A. Direcțiune

3. Organigrama unității, orare, regulamente de ordine interioară pentru personal şi

Permanent
elevi, structura anului şcolar

Denumirea dosarului, registrului, etc. (conţinutul pe scurt al problemelor la care se Termenul de

Direcția Serviciul Obs
referă) păstrare2

4. Materiale de analiză a activităţii cadrelor didactice Permanent

5. Planuri şi programe de învăţământ 5 ani după expirare

6. Registre note de control inspectori, brigăzi inspectori Permanent

7. Registru procese verbale şi documente ale Consiliului profesoral Permanent

8. Dări de seamă, procese verbale, documente ale Consiliului de administrație Permanent

Permanent
9. Dări de seamă, procese verbale, documente ale Consiliului de curriculum

1
Termenul de păstrare este calculat cu începere de la data încheierii exercițiului financiar sau finele anului în cursul căruia au fost întocmite,
2
Termenul de păstrare este calculat cu începere de la data încheierii exercițiului financiar sau finele anului în cursul căruia au fost întocmite,

2
10. Documente privind P.S.I. 10 ani

11. Documente privind protecţia muncii în unitate 10 ani

12. Documente privind predarea orelor de opţionale în unitatea de învăţământ 10 ani

13. Raportul anual privind asigurarea calității (ARACIP) 5 ani

14. Documentele comisiilor 5 ani

15. Planuri calendaristice ale cadrelor didactice 1 an

16. Registru cu procese verbale ale cadrelor didactice de serviciu pe unitate 1an

1. Ordine, dispoziţii, instrucţiuni, regulamente, circulare, etc. ce reglementează

10 ANI
activitatea de învăţământ şi educaţie

2. Planuri de şcolarizare, situaţii statistice privind rezultatele la învăţătură şi

Permanent
mişcarea elevilor, dări de seamă, rapoarte, informări privind şcolarizarea elevilor

3. Schema de încadrare a unităţii de învăţământ 50 ani

4. Documente privind recensământul copiilor 5 ani

5. Documente privind transferul elevilor (copii foi matricole primite) 10 ani

6. Registrul pentru evidența cataloagelor Permanent

Permanent
7. Cataloage la grupe de grădiniţă şi la clasă
8. Planul forţelor de muncă şi al fondului de retribuire
3
21. Registru – evidenţa adeverinţelor şi foilor matricole eliberate Permanent

22. Registru de evidenţă a absolvenţilor unităţii de învăţământ + OSP Permanent

23. Ordine, instrucţiuni, nomenclatoare-indicatoare de termene de păstrare a

documentelor şi inventare de documente arhivistice şi lucrări de selecţionare a 5 ani
documentelor cu corespondenţa respectivă

24. Registrul inventar arhivă 10 ani

25. Inventarele documentelor 10 ani

26. Registru de depozit a documentelor arhivate Permanent

27. Registru de intrare – ieșire a documentelor arhivate Permanent

28. Corespondență cu Ministerul Educației / Inspectoratul Școlar 5 ani

29. Stat personal Permanent

30. Decizii, situaţii, acte de personal şi corespondenţa privitoare la mişcarea

70 ani
personalului didactic şi administrativ

31. State de retribuire a personalului didactic şi administrativ 50 ani

32. Registru evidenţa personalului (nr. matricole) 50 ani

4
33. State de plată în numerar 50 ani

34. Dosarele personale ale angajaților 49 ani

35. Documente privind înscrierea elevilor în unitate (copii certificate naştere, etc.) 15 ani (C.S.)

36. Dări de seamă, procese verbale, tabele, referate, privind organizarea şi

desfășurarea concursurilor cultural–ştiinţifice şi sportive, a olimpiadelor şcolare 10 ani (CS)
(lucrări premiate), a excursiilor şi taberelor, a campionatelor şi festivalurilor

37. Condica pentru evidenţa prezenţei şi activităţii personalului didactic 10 ani (CS)

38. Documente privind perfecţionarea cadrelor didactice 10 ani

39. Precizări acte normative privind salarizarea personalului, legislaţie şcolară 10 ani

40. Atestarea și promovarea pe post a personalului didactic, didactic auxiliar și 10 ani

nedidactic

41. Registru de intrare ieşire a corespondenței 10 ani

42. Rapoarte, informări şi documente privind orientarea şcolară şi profesională a 10 ani

elevilor

43. Documente privind ajutoarele materiale şi a rechizitelor pentru elevi 10 ani

5
44. Buck-up-urile la programele informatice folosite în cadrul unității de Suport
învățământ (program contabilitate, program salarizare, program revisal, program 10 ani
BDNE, program STATOCT, etc.) magnetic

45. Documente S.C.I.M.:

- Anexa 4
Suport
- Documente implementare standard 10 ani
magnetic
- Decizii implementare standard
- Regulamentul de funcționare a comisiei de Control intern

pe durata
46. Fişe psiho-pedagogice ale elevilor
școlarizării

47. Proceduri operaționale 5 ani (CS)

48. Cataloage, procese verbale, înştiinţări privind susţinerea şi rezultatele

5 ani (CS)
examenelor de corigenţă și încheiere a situației școlare

49. Corespondenţă diversă 5 ani

50. Condica de prezenţă a personalului administrativ 3 ani

51. Corespondenţă privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului 2 ani
didactic şi administrativ, cereri pentru eliberare de adeverinţe, foi matricole,
certificate şi diplome ale elevilor şi absolvenţilor C.S.

52. Lucrări scrise ale elevilor (teze, teste, examene) 1 an

51. State de funcţii Permanent

6
C. Contabilitate 1. Situaţii privind existentul şi mişcarea valorilor materiale, respectiv mijloacelor
fixe, a manualelor şcolare (materiale de natura obiectelor de inventar, procese 10 ani
verbale, acte buget, etc.)

2. Inventarierea activelor fixe active corporale și necorporale

- Evidența documentelor fixe

5 ani
- Fisa mijloacelor fixe

- Registrul numerelor de inventar

3. Documente privind patrimoniul unităţii de învăţământ: (închirieri, sponsorizări,

donații, producție proprie, etc.)

- contractul de închiriere

- contractul de sponsorizare 5 ani

- contractul de donație

- procesul verbal de recepție al produsului

- dosarul privind închirierea spațiilor temporar disponibile

4. Evidența materialelor de natura obiectelor de inventar (fișa de evaluare a

5 ani
materialelor de natura obiectelor de inventar, fișa de magazie.)

Se păstrează, de
5. Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată
de viață mai mare de 10 ani. (facturi / nota de intrare recepție / procesul verbal regulă, pe o perioadă
recepție lucrări / nota de contabilitate, etc. de timp mai mare,
respectiv pe perioada

7
 de utilizare a
bunurilor.
6. Activitatea comitetelor de părinți. Acte justificative privind încasarea decontarea
cheltuielilor efective prin comitetele de părinți:
- registrul jurnal încasări și plăți 10 ani
- chitanța cu regim special
- registrul de casă

7. Dispoziții bugetare 10 ani

8. Cheltuieli de personal
- dispoziția de plată
- state de plata 10 ani
- Cec numerar
- registrul de casă

9. Cheltuieli materiale: cu excepția 10 ani

 Nota de recepție și constatare de diferențe 5 ani

 Bon de predare, transfer, restituire 5 ani

 Bon de consum 5 ani

 Bon de consum (colectiv) 5 ani

5 ani
 Fișa limită de consum

8
 Dispoziție de livrare 5 ani

 Fișa de magazie 5 ani

 Fișa de magazie (cu două unități de măsură) 5 ani

 Lista de inventariere 5 ani

 Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) 5 ani

 Chitanța 5 ani

 Lista de inventariere 5 ani

 Dispoziție de plată/încasare către casierie 5 ani

 Lista de inventariere 5 ani

 Ordin de deplasare (delegație) 5 ani

 Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale) 5 ani

 Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) 5 ani

5 ani
 Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)

9
 Nota de debitare-creditare 5 ani

 Extras de cont 5 ani

 Jurnal privind operațiuni diverse (pentru conturi sintetice) 5 ani

 Fișa de cont pentru operațiuni diverse 5 ani

 Fișa de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei) 5 ani

 Document cumulativ 5 ani

 Document cumulativ 5 ani

 Decizie de imputare 5 ani

 Angajament de plată 5 ani

10. Cheltuieli burse, dosarele burselor şcolare (cereri, fișe sintetice, decizii de
10 ani
acordare, state de plată)

11. Cheltuieli investiții

- dosarul de achiziție
- programul anual de achiziție 10 ani
- referat necesitate
- proiect plan de achiziție

12. Contracte diverse 10 ani

10
13. Declaraţii pensii sănătate 10 ani

14. Declaraţii şomaj 5 ani

15. Declaraţii fiscale 5 ani

16. Evidenţă S1 lunar 10 ani

17. Oferte preturi 5 ani

18. Dispoziţii bugetare 10 ani

19. Centralizator salarii 10 ani

20. Salarii state plată virament 5 ani

21. Registru evidenţă cheltuieli 10 ani

22. Registru CFP 10 ani

23. Registru evidenţă plăţi 10 ani

24. Registru de casă 10 ani

25. Documentele justificative 100 Euro ajutor financiar ISJ 10 ani

10 ani
26. Documente privind inventarierea

- decizia de inventar

11
- procesul verbal de instruire a subcomisiei de inventariere
- listele de inventar
- decizia început de inventar
- proces verbal de calcul a perisabilității
- proces verbal privind compensarea valorilor materiale
- liste cu valoarea materialelor depreciate
- note explicație
- proces verbal inventariere
- situație financiare, lunare trimestriale și anuale
- registru alopuri
- conturi de execuție
- cec numerar
- bugetul anual

27. Situaţii financiare lunare 5 ani

28. Documente justificative privind naveta elevilor 5 ani

29. Registru ALOP 10 ani

30. Conturi execuţie 10 ani

31. Cec numerar 5 ani

50 ani
32. Buget

12
 33. Tichete cadou 5 ani

34. Registrul jurnal 10 ani

35. Registrul cartea mare 10 ani

36. Registrul numerelor de inventar 10 ani

37. Avize expediție – situații programul guvernamental Lapte și corn 1 ani

38. Documente justificative euro 200 5

1. Registru de organizare și mișcare a fondului bibliotecii Permanent

2. Organizarea şi desfășurarea activității bibliotecii școlare (referate, procese

verbale, tabele, situaţii, etc.) 15 ani

D. Bibliotecă
3. Registru de evidență a cititorilor 10 ani

4. Registru inventar publicații 10 ani

5. Fișa cititorului 5 ani

13