LUCRARE DE ABSOLVIRE

CURS „ARHIVAR“

Procedură operaţională
privind arhivarea, păstrarea şi selecţionarea documentelor
la Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri
Constanţa

Lector,

Octombrie 2017

PROCEDURĂ OPERATIONALĂ Ediţia 1, revizia 0

REGIA AUTONOMĂ JUDEŢEANĂ
Arhivarea, păstrarea şi
DE DRUMURI ŞI PODURI Pagini: 13
selecţionarea documentelor
CONSTANŢA COD PO - APS
 CUPRINS

1. Scop

2. Domeniu de aplicare

3. Documente de referinţă

4. Definiţii şi abrevieri

5. Responsabilităţi şi sancţiuni

6. Descriere procedură

7. Anexe

1. Scop
2
Scopul acestei proceduri este acela de a stabili un set unitar de reguli şi responsabilităţi în
privinţa arhivării, păstrării şi selecţionării documentelor în cadrul Regiei Autonome
Judeţene de Drumuri şi Poduri Constanţa.

2. Domeniu de aplicare

Procedura se aplică de întregul personal din compartimentele Regiei Autonome Judeţene

de Drumuri şi Poduri Constanţa, în conformitate cu statutul de organizare al unităţii.

3. Documente de referinţă

- Legea nr. 16/1998 a Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul nr. 137/2013 al Ministerului de Interne, pentru aprobarea Normelor metodolo-
gice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996;
- Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată şi actualizată;
- Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 al Ministerului Finanţelor Publice, privind
documentele financiar-contabile.

4. Definiţii şi abrevieri

a) ani extremi - data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui dosar;
b) creator de arhivă - persoană fizică ori persoană juridică de drept public sau privat, care,
în decursul activităţii sale, creează sau produce arhivă;
c) deţinător de arhivă - persoană juridică sau fizică, în a cărei păstrare există documente
rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desfiinţarea, comasarea sau reprofilarea
unor creatori de arhive;
d) inventariere - operaţiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice
dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic;
e) nomenclator arhivistic - instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice
pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare;
f) ordonare - operaţiune de grupare a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic
după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic,
alfabetic, pe probleme;
3
g) selecţionare - operaţiunea de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un
fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat;
h) unitate arhivistică (u.a.) - element component al unui fond arhivistic care se
individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un
instrument de evidenţă.

5. Responsabilităţi şi sancţiuni

5.1. Director general:

- Alocă spaţiul necesar arhivării;
- Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării sau mutării în
alt depozit;
- Asigură condiţii optime de păstrare a documentelor în arhivă, în conformitate cu
legislaţia în vigoare.
5.2. Şefii Birourilor/Compartimentelor funcţionale:
- Coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul compartimente-
lor din subordine;
- Îndosariază documentele şi apoi le predau la arhiva unităţii.
5.3. Şef Birou Administrare Internă:
- Iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic în cadrul
regiei, asigură legătura cu personalul direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale desemnat să
se ocupe cu această activitate şi urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la
întocmirea unităţilor arhivistice;
- Este preşedintele Comisiei de selecţionare a documentelor din arhiva regiei, calitate în
care convoacă Comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi
propune eliminarea acestora ca fiind nefolositoare;
- Informează conducerea regiei şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor
corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
- Asigură predarea integrală a documentelor selecţionate la unităţile de recuperare.
5.4. Arhivarul:
- Verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare (Anexa nr. 2) şi proces verbal
de predare-primire (Anexa nr. 3) dosarele constituite;

4
- Asigură evidenţa documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza
registrului de evidenţă curentă (Anexa nr. 4);
- Răspunde de modul de arhivare a documentelor predate de compartimente şi le asigură
împotriva distrugerii, degradării sau sustragerii;
- Răspunde de modul de clasare a documentelor în arhivă;
- Răspunde de păstrarea documentelor în arhivă;
- Pun la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţin evidenţa documentelor împrumutate
compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat
şi-l va reintegra la fondul arhivistic;
- Cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor
solicitate de membrii regiei (actuali şi/sau foşti) pentru dobândirea unor drepturi, conform
prevederilor legale.

Activităţile enumerate mai sus, cu responsabilităţile ce decurg din acestea, vor fi

menţionate în Fişele de post ale angajaţilor, redactate de Compartimentul Resurse Umane.

6. Descriere procedură

6.1. Nomenclatorul
Anual, creatorii de documente din fiecare compartiment al regiei le vor grupa în dosare,
potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Nomenclatorul se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul
din Anexa nr. 1 la Legea nr. 16/1998, sub forma unui tabel în care se înscriu, pe
compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de
păstrare. În tabel compartimentele sunt aşezate după organigrama unităţii, fiecare având
ca simbol o literă majusculă.
În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în
ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre
romane.
În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu
litere majuscule.

5
În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de
muncă. În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale
preconstituite. Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul
dosarului, ce poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra
arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără
subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face
ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului
de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică şi istorică a informaţiilor pe
care le conţin documentele.
În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul
„permanent“ (prescurtat P), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care
reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, etc.). Dacă termenul de păstrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii
nomenclatorului sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi,
informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare
temporară se menţionează „C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de
păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reţinute permanent. La stabilirea termenelor de păstrare
trebuie avute în vedere şi prevederile Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului
administrativ, Legii contabilităţii nr. 82/1991 etc. ca şi nevoia practică de documentare.
Astfel, spre exemplu, vor fi păstrate permanent planurile anuale, rapoartele, dările de
seamă, situaţiile anuale etc., pentru cele decadale, lunare sau trimestriale stabilindu-se
termene de păstrare. Vor fi evitate formulări generale şi echivoce ca: „Diverse”, „Acte”,
„Corespondenţă diferită”, „Lucrări diverse”, „Dări de seamă” şi întotdeauna se va
specifica perioada pentru care au fost întocmite.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări
în structura unităţii: reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii
etc. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se
completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create.

6
Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de
responsabilul de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.
Nomenclatorul se aprobă de conducerea unităţii şi se confirmă de direcţia judeţeană a
Arhivelor Naţionale. După confirmare, nomenclatorul devine instrument oficial de lucru,
cu aplicare obligatorie şi va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.
Nomenclatorul arhivistic este principalul instrument de lucru fără de care nu se poate
concepe constituirea corectă a arhivei curente. Aşa se şi explică de ce neîntocmirea şi
neaplicarea de creatorii de documente, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice
pentru documentele proprii (potrivit art. 8, al. 2 din Legea nr. 16/1996) constituie
contravenţie şi se sancţionează conform art. 30 din legea sus-menţionată.
6.2. Constituirea dosarelor
După rezolvarea lor, creatorii de documente le grupează în dosare, potrivit
nomenclatorului şi le predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.
În vederea predării-primirii dosarelor la compartimentul de arhivă, creatorii, ca şi
arhivarul trebuie să respecte următoarele cerinţe:
• documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte
criterii (alfabetic, geografic etc.);
• se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperţi de carton, în aşa fel încât să se asigure
citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
• dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr,
se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
• filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l
pentru fiecare volum;
• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator,
numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de
sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
• pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a
registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face

7
următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file”, în cifre şi,
între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.
6.3. Inventarierea dosarelor. Predarea la arhivă
Creatorii dosarelor depun la depozitul arhivei, în al doilea an de la constituire, pe bază de
inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit Anexelor nr. 2 şi 3 la
Legea nr. 16/1998. Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit
se ţine pe baza unui registru, potrivit Anexei nr. 4 la Legea nr. 16/1998.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la
compartimentul de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la
compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea
nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început,
menţionându-se în inventar datele extreme. În ce priveşte completarea rubricii
„Conţinutul dosarului“, se vor preciza genurile (corespondenţa, sinteze, rapoarte,
memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele
conţinute şi, după caz, perioada la care se referă.
Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiva generală se face conform unei programări
prealabile, stabilite de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor).
6.4. Selecţionarea documentelor
Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii şi cu
avizul direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării sau ca urmare a
distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de
neînlăturat.
În cadrul Regiei Autonome Judeţene de Drumuri şi Poduri Constanţa funcţionează o
comisie de selecţionare, numită prin decizia directorului general. Comisia de selecţionare
este compusă din preşedinte (calitate deţinută de şeful Biroului Administrare Internă),
secretar (arhivarul) şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii,
reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Anual sau ori de câte ori
8
este nevoie, fie de preşedinte, fie de secretarul acesteia, este convocată comisia de
selecţionare, căreia i se prezintă inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. La
încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul-verbal potrivit Anexei nr. 5 la Legea nr.
16/1998, care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Inventarele dosarelor
propuse pentru eliminare, însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de
inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează
selecţionarea se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Direcţia
Judeţeană a Arhivelor Naţionale, singura care poate hotărî păstrarea permanentă a unor
dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.
6.5. Sancţiuni
Potrivit prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, privind Arhivele Naţionale, cap. VI –
Răspunderi şi sancţiuni legale, constituie contravenţii următoarele fapte:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea nomenclatoarelor arhivistice pentru
documentele proprii;
b) nepredarea din partea compartimentelor la arhiva proprie a documentelor cu termen
de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire;
c) neselecţionarea documentelor la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de
comisia de selecţionare a documentelor;
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor
create şi deţinute în arhivă;
e) nedepunerea la direcţia judeţeană a Arhivelor Naţionale a inventarelor deţinute la
expirarea termenelor de depunere;
şi se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei.

7. Anexe

Anexa nr. 1 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

9
 Aprob
(Director general)
Se confirmă,
(Şeful Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. ____ din __.__.____

Denumirea
dosarului
Compartiment Serviciile (conţinutul pe Termenul de Observaţii
scurt al păstrare
problemelor la
care se referă)

Anexa nr. 2 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

INVENTARUL pe anul ____

Pentru documentele care se păstrează
10
 definitiv/permanent

___________________
Denumire compartiment

Nr. Indicativul Conţinutul dosarului, Datele Nr. Observaţii

crt. dosarului cf. registrului, etc. extreme filelor
nomenclator

Prezentul inventar, format din ____ file, conţine ____ dosare, registre, condici,
cartoteci, etc.
Dosarele de la nr. crt. ____ au fost lăsate la
_____________________________________, nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ____, ____, ____.
Astăzi, __.__.____, au fost preluate ____ dosare.

Am predat, Am primit,

Anexa nr. 3 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

11
 PROCES VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astăzi, __.__.____, subsemnaţii ………………………………. , delegaţi ai

compartimentului ……………………………. şi Alice SICHITIU HIRSCH, arhivarul
RAJDP Constanţa, am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor
create în perioada …………. de serviciul menţionat în cantitate de ………….. dosare.
Predarea-primirea s-a efectuat pe baza opisului anexat, conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,

Anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

REGISTRUL DE EVIDENŢĂ CURENTĂ A INTRĂRILOR-IEŞIRILOR

UNITĂŢILOR ARHIVISTICE
12
 Intrări (Preluări) Ieşiri
Nr. u.a. rămase Total u.a.
Nr. u.a. la existente Total
Nr. Data Denumirea Denumirea Datele extreme Nr. u.a. primite compartimente efectiv pe Data Unde s-au Nr. act Total rămase
crt. intrării compartimentului inventarului ale după efectiv şi depuse an după ieşirii predat predare ieşiri în
documentelor inventar ulterior toate documentele arhivă
inventarele
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Anexa 5 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

PROCES VERBAL nr. _____

13
 Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul (Decizia) nr. _____ din __.__.____,
selecţionând în şedinţele din ____________________ documentele din anii
______________ avizează ca documentele din inventarele anexate să fie înlăturate ca
nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte, Membri, Secretar,

____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________

Anexa nr. 6 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

REGISTRU DE DEPOZIT

1 2 3 4 5 6 7 8
Nr. Denumirea Scopul Numele, Data Data
crt. fondului/ Cota scoaterii funcţia, scoaterii restituirii Observaţii
compartimentului dosar din serviciul u.a., u.a.,
depozit solicitantului semnătura semnătura
arhivarului arhivarului

14
Anexa nr. 7 la Legea nr. 16/1998

Regia Autonomă Judeţeană de Drumuri şi Poduri

Constanţa

FIŞĂ DE CONTROL

Fondul/colecţia ……………………………………………………………….
Compartimentul ………………………………………………………………
Nr. Inventar ……………………………………………………………………
Anul ……………………………………………………………………………
Numele şi prenumele solicitantului …………………………………………..
Data ……………………………………………………………………………

15