Inventarierea documentelor i predarea la

compartimentul de arhiv

n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale 16/1996, cu modificrile i

completrile ulteriaoare i Instruciunile de aplicare ale Legii (Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin
Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996), documentele (constituite n dosare, precum i
documentele preconstituite), se depun la depozitul de arhiv al unitii, n gestiunea arhivarului
sau a responsabilului cu arhiva, n al doilea an de la crearea lor, pe baz de inventar i proces
verbal de predare-primire, potrivit anexelor 2 i 3 din Legea 16/1996.

n acest sens, toate compartimentele vor deine formularul de inventar prevzut de

lege ca fiind obligatoriu n procesul de inventariere al documentelor create i deinute. Unitile
arhivistice odat constituite, ncheiate, certificate, cu datele copertei corespunztor completate,
trebuie grupate pe termene de pstrare, iar n cadrul fiecrei grupe de termene se aeaz prima
dat dosarele, urmate de registre, condici i alte documente preconstituite.

Urmeaz luarea propriu-zis n eviden a fiecrei uniti arhistice n parte, prin

completarea rubricilor formularului de inventar. Modelul de inventar este unic pentru toi
creatorii de documente din ar, att ca formular ct i ca mod de completare. Astfel c,
inventarul trebuie s cuprind elemetele de identificare nscrise pe coperta fiecrei uniti
arhivistice care urmeaz dup antet i titlu.

n antet, n stnga sus, se trece denumirea unitii i a compartimentului care a creat

documentele, iar n titlul inventarului se va meniona anul crerii documentelor i termenul de
pstrare.

1
Elementele de identificare ale inventarului :

Fiecare unitate arhivistic va trebui s aib un numr curent, ncepnd cu nr. 1 n

continuare, n cadrul compartimentului, anului i termenului de pstrare. Prin urmare,
toate inventarele documentelor cu termen de 5,10, 15, P etc. vor ncepe cu numrul curent
1.
n rubrica a doua se va meniona indicativul unitii arhivistice dup nomenclator
( cifra roman, litera majuscul i cifra arab: Ex. IA13, sau doar litera majuscul i cifra
arab: A13 sau numai cifra arab: 13, n funcie de organigrama instituiei ). Dac la
acelai indicativ s-au creat mai multe uniti arhivistice (volume), n aceast rubric se
repet indicativul unitii arhivistice de cte ori este cazul.

n rubrica a treia, ce cuprinde coninutul pe scurt al dosarului, registrului etc., se vor

da toate informaiile eseniale desprinse din documentele respective, ntr-o manier
concis, fr a se insera i aprecieri personale ale celui care efectueaz inventarierea. Se
vor preciza genurile de documente (rapoarte, sinteze, memorii, ordine, coresponden
cu, privind), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute, clar i
concis, fr prescurtri i dup caz, perioada la care se refer.

Observaie : Inventarul nu este o transcriere a nomenclatorului, acesta din urm fiind un tabel
sistematic de probleme formulate generic. Inventarul nominalizeaz i concretizeaz aciunile,
delimiteaz perioada la care se refer documentele. La acelai indicativ din nomenclator se pot
crea mai multe volume care vor forma, fiecare, cte o unitate arhivistic i va ocupa n inventar o
poziie distinct, iar n rezumatul fiecruia se va meniona ceea ce i este caracteristic.

Numrul filelor reprezint, de asemenea, un element pe care l evideniaz inventarul, ca

mijloc de control asupra integritii documentelor cuprinse n unitatea arhivistic, de
identificare a unui anumit document etc.
Pe ultima pagin a inventarului (dup ultima unitate arhivistic) se efectueaz
certificarea inventarului, cu precizarea urmtoarelor date : nr. filelor inventarului, nr.
unitilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul, se enumer nr. crt. al unitilor
arhivistice lsate la compartimente (dac e cazul), nr. crt. al unitilor arhivistice care au

2
 lipsit la preluare (dac e cazul), data predrii-prelurii, nr. unitilor arhivistice efectiv
preluate, semntura persoanei care pred documentele i a persoanei care preia
documentele.

Dac toate datele de pe coperta fiecrei uniti arhivistice au fost corect completate, ntocmirea
inventarului reprezint n fapt o transcriere a acestor date n formularul de inventar.

Inventarul ntocmit de structura creatoare cuprinde toate unitile arhivistice cu acelai termen
de pstrare, create n decursul unui an de ctre un compartiment de munc. Astfel, fiecare
compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n
nomenclator, la compartimentul respectiv (P, 50,15,10,5). Fiecare unitate arhivistic se trece n
inventar sub un nr.crt. distinct, numr ce se nscrie concomitent i pe coperta fiecrei uniti
arhivistice, nsoit de anul/anii unitii arhivistice (aceasta este cota unitii arhivistice),
fcndu-se corelaia dintre inventar i documente. n cazul dosarelor formate din mai multe
volume, n inventar fiecare volum va primi un numr curent distinct. Registrele, condicele i alte
documente preconstituite se trec n inventar dup dosare.

Unitile arhivistice care curprind documente din mai muli ani vor fi inventariate la anul de
nceput, menionndu-se n inventar datele extreme, la rubrica corespunztoare. Unitile
arhivistice nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la
compartimente, se trec n inventar la compartimentul i anul cnd au fost create cu menionarea (
la sfritul inventarului ) c au fost lsate la compartimentul x, nefiind ncheiate sau fiind utile n
activitatea curent. n momentul predrii lor ulterioare, n inventar i n procesul verbal de
predare-primire se va meniona acest lucru.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare

pentru documentele Permanente. Cte un exemplar din inventare rmne la compartimentul care
face predarea, iar celelalte se predau, odat cu documentele, la arhiva unitii, n gestiunea
arhivarului sau responsabilului cu arhiva. Inventarele rmase la compartiment se pstreaz
separat, cu termen de pstrare Permanent.

3
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare
de documente. Predarea la arhiva unitii se face conform unei progamri prealabile, stabilit de
comun acord, ntre cele dou compartimente (predtor i primitor).

Procesul verbal de predare-primire a documentelor se ntocmete n dou exemplare ntre cel

care efectueaz predarea (reprezentantul compartimentului) i arhivarul sau responsabilul cu
arhiva unitii, n calitate de primitor. Procesul verbal trebuie s aib nscris, n stnga filei,n
partea de sus, denumierea unitii i a compartimentului care a creat documentele. n cuprinsul
procesului verbal se va trece perioada n care au fost create documentele compartimentului i
numrul unitilor arhivistice efectiv predate. n ncheierea procesului verbal se va consemna nr.
filelor, precum i semntura de predare ct i cea de primire a documentelor.

La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare unitate arhivistic, urmrind respectarea

modului de constituire a dosarelor, i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, acestea se aduc la cunotina compartimentului
creator, carea efectueaz corecturile ce se impun.

Dup semnare, o dat cu preluarea documentelor, un exemplar din procesul verbal, mpreun cu
un exemplar din inventare, rmn la compartimentul care pred documentele, iar cellalt
exemplar din procesul verbal, mpreun cu cele 3 exemplare din inventarul documentelor
permanente, respectiv 2 exemplare din inventarele documentelor temporare, vor fi preluate la
arhiva unitii, n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva.

Inventarele documentelor permanente, primite la arhiva unitii de la toate

compartimentele, vor fi ordoante n conformitate cu schema de organizare a unitii i constituite
n volume, pe an sau pe mai muli ani (n funcie de numrul filelor). Inventarele documentelor
temporare pot fi constituite n volume, pe ani i pe termene de pstrare.