CONSTITUIREA EVIDENEI ARHIVISTICE

A DOCUMENTELOR

ntocmirea evidenei documentelor, ulterior actualizarea ei, reprezint

nu numai o necesitate absolut, ci nsi raiunea de a fi a oricrei structuri
de arhiv.
Din ce motive trebuie ntocmit evidena documentelor ?
Din dou motive obiective : 1) CANTITATEA, de obicei foarte mare
de documente de arhiv
2) DIVERSITATEA coninutului acestora
Pentru ce ntocmim evidena documentelor ?
1) Pentru CUNOATEREA documentelor existente, ntr-un anumit
moment, n depozitele de arhiv, din punct de vedere :
1) CANTITATIV sau NUMERIC, pentru gestionarea corect a
existentului;
2) CALITATIV, a importanei informaiilor cuprinse n
documente.
Ce activiti se efectueaz pentru ntocmirea evidenei documentelor ?
O gam divers de operaiuni arhivistice, ntre care enumerm :
a) ntocmirea NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC;
b) ntocmirea INVENTARELOR DOCUMENTELOR;
c) SELECIONAREA documentelor

Potrivit prevederilor art. 8 din Legea nr. 16/1996, a Arhivelor

Naionale,creatorii de documente, sunt obligate s grupeze documentele
n uniti arhivistice ( dosare-n.n.), potrivit problematicii i termenelor de
pstrare, stabilite n Nomenclatorul documentelor.
Ce este Nomenclatorul i cum se ntocmete ?
Este un instrument de lucru, absolut obligatoriu, indispensabil
activitii de arhiv. Fr Nomenclator nu pot exista unitile arhivistice,
implicit nici structurile de arhiv.
Nomenclatorul arhivistic se ntocmete sub forma unui tabel n care
se nscriu, pe fiecare compartiment de munc, potrivit activitilor
desfurate, TOATE categoriile de documente create sau deinute, n
conformitate cu structura organizatoric a instituiei.
TERMENUL DE PSTRARE A DOCUMENNTELOR,evideniat n
rubrica a patra , este stabilit de ctre fiecare compartiment creator n parte,
inndu-se cont de VALOAREA DOCUMENTAR TIINIFIC i
PRACTIC a informaiilor coninute n documente.
Nomenclatorul documentelor, ntocmit de fiecare compartiment de
munc n parte, se centralizeaz de ctre structura sau responsabilul cu
atribuii pe linia arhivei, dup care este supus dezbaterii i avizrii Comisiei
de Selecionare a unitii i apoi naintat spre confirmare Arhivelor
Naionale. Dup confirmarea acestuia, , Nomenclatorul intr n vigoare prin
Dispoziia (Ordinul) emis (emis) de eful structurii.
La ce folosete Nomenclatorul documentelor ?
Servete la GRUPAREA anual a documentelor n dosare, potrivit
PROBLEMELOR i TERMENELOR DE PSTRARE stabilite prin
Nomenclatorul arhivistic.
Cum se grupeaz documentele n dosare ?
Documentele, dup rezolvarea lor, care se grupeaz ( se leag ) n
dosare, trebuie s cuprind ACELEAI PROBLEME i s aib ACELAI
TERMEN DE PSTRARE,prevzut n nomenclator.

Cum se constituie unitile arhivistice (dosarele), din punct de

vedere concret ?
a) documentele se ordoneaz cronologic, astfel nct actele mai vechi
s se afle, n dosar, deasupra celor mai noi;
b) anterior constituirii dosarului se elimin tot ce poate deteriora
suportul documentelor, adic acele, clemele, agrafele, etc;
c) documentele se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se
asigure citirea complet a textului;
d) dosarele nu trebuie s cuprind mai mult de 250 300 de file;
e) filele dosarelor se numeroteaz i se certific la sfritul dosarului;
f) pe coperta dosarului se nscriu elementele de cot.
Ce este inventarierea ?
Este operaiunea arhivistic de luare n eviden a tuturor
documentelor indiferent dac sunt constitute sub form de uniti arhivistice
sau sub form de foi volante (form mai puin prezent n cadrul structurilor
M.A.I.).
Cine execut inventarierea documentelor i n ce const ?
Inventarele sunt ntocmite de ctre structurile creatoare i cuprind
toate documentele (dosarele) cu acelai termen de pstrare, create n
decursul unui an de ctre un compartiment de munc.
Fiecare compartiment ntocmete attea inventare cte termene de
pstrare sunt prevzute n nomenclator, la structura respectiv.
Cte inventare se ntocmesc ?
- 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente;
- 4 (patru) exemplare pentru documentele permanente.
Care este importana inventarelor ?
Inventarele au o importan fundamental n economia activitilor de
arhiv, deoarece pe baza lor se execut, practic toate operaiunile
specifice, ulterioare, de prelucrare a documentelor ( de exemplu,
transpunerea coninutului documentelor pe supori alternativi,
cercetarea informaiilor din documente n scop tiinific, rezolvarea
cererilor persoanelor fizice i juridice, etc.)
n plus, pe baza inventarelor se execut predarea i primirea
documentelor ntre structurile creatoare i compartimentul de arhiv.

SELECIONAREA DOCUMENTELOR reprezint

operaiunea arhivistic ce implic o responsabilitate deosebit pentru
cei ce o efectueaz, fiind activitatea ce solicit att cunotine de
cultur general, cu precdere istorice, ct i de arhivistic.
Ce este selecionarea documentelor ?
Operaiunea
arhivistic
de
STABILIRE
A
IMPORTANEI INFORMAIILOR din documente i a
ELIMINRII, pe aceast baz, a celor LIPSITE de
IMPORTAN
TIINIFIC
sau
PRACTIC,
cu
TERMENELE DE PSTRARE EXPIRATE.
Cine efectueaz selecionarea ?
STRUCTURA CREATOARE i DEINTOARE a
documentelor efectueaz lucrarea de selecionare, pe care o
nainteaz, spre aprobare, Comisiei de Selecionare.
Ce este Comisia de Selecionare i din cine este alctuit ?
Fiecare creator i deintor de documente (instituie,
unitate, structur) CONSTITUIE, potrivit art.11 din Legea
nr.16/1996, o COMISIE, alctuit dintr-un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii, un secretar raportor i un
preedinte.
Ce face Comisia de Selecionare ?
Comisia se ntrunete ANUAL sau ori de cte ori este
necesar, pentru a ANALIZA fiecare unitate arhivistic n parte,
pentru a-i STABILI VALOAREA TIINIFIC SAU
PRACTIC.
Ce lucrri ntocmete Comisia de Selecionare ?
Hotrrea luat la ntrunirea Comisiei se consemneaz
ntr-un PROCES VERBAL, SEMNAT DE CTRE TOI
MEMBRII COMISIEI.
Ce trebuie fcut, n continuare, pentru eliminarea documentelor
lipsite de importan i cu termenele de pstrare expirate ?
Dup ntocmirea procesului verbal de selecionare,
acesta, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum i inventarele documentelor ce se
4

pstreaz permanent, se NAINTEAZ SPRE APROBARE

ARHIVELOR NAIONALE, centrale sau structurilor sale judeene.
Dup primirea confirmrii din partea Arhivelor
Naionale, documentele selecionate se scot din EVIDENA
ARHIVEI, pe baza procesului verbal de selecionare aprobat i se
transport la o unitate ( firm) acreditat de minister, spre a fi
TOPITE i REINTEGRATE circuitului economic.
n decursul activitii specifice, de prelucrare a documentelor create
de diversele structuri, nu de puine ori unitile de arhiv au fost puse n faa
situaiei de a accepta depunerea unor documente fr nici o form de
eviden i chiar neconstituite n uniti arhivistice, pe probleme, ani i
termene de pstrare. De obicei, acest fapt se ntmpl n momentul n care
structurile creatoare de documente i nceteaz brusc activitatea,
nemaiavnd posibilitatea prelucrrii documentelor. n acest caz, acioneaz
din partea structurii de arhiv principiul salvrii documentelor, ceea ce
presupune acceptarea primirii respectivelor nscrisuri, chiar dac sunt
neprelucrate arhivistic.
Problema care apare imediat dup preluarea lor, este aceea a
prelucrrii documentelor respective, n scopul aducerii lor la normalitate,
ceea ce presupune ntocmirea formelor legale de eviden.
Pentru acest deziderat, se procedeaz n felul urmtor:
Documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform
nomenclatorului se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz la
compartimentul de arhiv, care le-a preluat. n acest sens se trece la
determinarea apartenenei la fond, inndu-se seama de denumirea
destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluiile sau notele tergale,
coninutul actului. Ordonarea documentelor n cadrul fondului se va face
dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc cronologicstructural, iar n cadrul compartimentului, pe probleme; structuralcronologic pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme,
alfabetic, etc).
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului, fr a se lua n considerare
documentele anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1,
pe fiecare an.
Dac dispunem de o mare cantitate de documente, crora le
cunoatem creatorul, dar nu deinem nici o form de eviden, se trece la
ntocmirea acesteia, procedndu-se astfel:
5

1. Se grupeaz dosarele pe ani, indiferent de structura creatoare.

2. Dup ce toate dosarele au fost grupate pe ani, se trece la depunerea lor
pe structurile creatoare, pe fiecare an separat, inndu-se cont de
antetul documentelor, tampila de nregistrare, rezoluiile dau notele
cuprinse pe document.
3. Dup determinarea apartenenei , se trece la gruparea documentelor
pe termene de pstrare potrivit nomenclatorului.
4. Dup ce s-a ncheiat procesul de grupare a documentelor pe termenele de
pstrare prevzute n nomenclatorul arhivistic, se ntocmete inventarul
documentelor, procedndu-se concomitent i la selecionarea nscrisurilor
cu termene expirate.
5. Ultima operaiune rezid n luarea tuturor msurilor de conservare i
pstrare a documentelor, prin introducerea acestora n mijloace de
protecie i ordonarea lor pe rafturile depozitului.
n cazul n care documentele nu sunt constituite n dosare, ele
prezentndu-se sub forma de foi volante, determinarea apartenenei
acestora se face la fel ca n cazul de mai sus, punctul 2.
Ordonarea documentelor se va executa dup criteriul cronologic, iar
apoi se vor grupa pe probleme, n dosare.
Trebuie subliniat faptul c, n cazul documentelor neconstituite n
uniti arhivistice (u.a.) i aflate fr nici o form de eviden, dar care se
gsesc n numr foarte mare, se poate proceda la o selecionare global
pentru acele nscrisuri cu termene de pstrare de 1-5 ani, vdit fr nici o
importan practic sau tiinific (de ex.: boniere, chitaniere, fie de pontaj,
condici de prezen, etc). n cazul selecionrii globale, inventarele ce
nsoesc lucrarea de selecionare, vor cuprinde urmtoarele elemente:
numrul curent, categoria de documente, anii extremi ai acestora, cantitatea
n metri liniari sau u.a., poziia din nomenclator i termenul de pstrare.
Procedura de selecionare este aceiai ca i n cazul celorlalte
documente, presupunnd prezentarea n faa Comisiei de Selecionare,
ntocmirea procesului-verbal i obinerea confirmrii din partea Arhivelor
Naionale

BIBLIOGRAFIE:
1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 republicat cu modificrile
i completrile ulterioare.
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii
de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin
Ordinul nr. 217 din 23.05.1996
3. Ordinul ministrului Administraiei i Internelor nr. 650 din
16.05.2005, privind Organizarea i administrarea Fondului
arhivistic al M.A.I..
4. Mera, Laureniu, ndreptar Arhivistic, Ed. Aronda, Cluj-Napoca,
2004.
eful Serviciului Arhiv
Comisar ef
Dan Costin ANTON