13.11.

2013
Inventarierea dosarelor si predarea lor la deparetamentul arhiva

Inventarierea este operatia de luare in evidenta a unitatilor arhivistice in urma careia rezulta inventarul
fondului sau colectiei.
Inventarierea se poate face direct sau indirect;
inventarierea directa se face cu documentele, datele se inscriu pe dosare si de aici in inventarele care
urmeaza a fi realizate;
metoda indirecta presupune inventarierea dosarelor pe baza fiselor. Metosda are avantajul ca evita
greselile in ce priveste continutul, se evita mutarea repetata a materialelor si de deasemenea fisele pot
fi folosite in alte scopuri (pe baza fiselor se poate face un inventar informatiza, lucrari de popularizare,
album).
Selectionarea documentelor
Selectionarea documentelor este activitatea arhivistica de cea mai mare importanta intrucat in
desfasurarea ei se apreciaza importanta documentelor, utilitatea sau inutilitatea lor si se hotaraste
pastrarea sau eliminarea acestora. Totodata prin operatia de selectionare se stabileste valoarea istorica
a fiecarui document in parte si se predau la arhivele nationale doar acele documente/unitati arhivistice
care au o asemenea valoare.
Legislatia arhivistica prevede ca in fiecare unitatea creatore si detinatoare de documente sa
functioneze cate o comisie de selectionare numite prin decizie sau ordinul conducatorului unitatii
respective. Comisia este compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri numiti din
randul specialistilor proprii, reprezentand principalele componente de arhiva.
Selectionarea se face prin cercetarea atenta a fiecarui dosar, documentele fiind cercetate
integral, comisia se intruneste anual sau de fiecare data cand e nevoie. Selectionarea NU este o operatie
individuala.
Ordonarea, inventarierea si selectionarea documentelor secrete de stat
Ordonarea, inventarierea si selectionarea documentelor secrete de stat se face potrivit actelor
normative in vigoare privind apararea secretului de stat; conform aceleiasi prevederi gruparea dosarelor
se face pe baza nomenclatorului in care sunt cuprinse documentele din listele de date si informatii
secrete de stat. Gruparea acestor dosare se face separat de cele nesecretizate. Documentele secrete de
serviciu si nesecrete care fac insa corp comun cu documentele secrete de stat si care nu pot fi separate
de acestea vor intra in componenta dosarelor cu secrete de stat.
Gruparea documentelor secrete de stat in dosare, legalea lor, numerotarea filelor, se fac in anul
urmator crearii lor si se predau compartimentului arhiva pe baza de inventare la expirarea caracterului
secret al acestora.
Documentele secrete de stat care-si pastreaza acest caracter si dupa expirarea termenului se
selectioneaza la compartamentul Special de o compisie compusa de persoane care au acces la date si
informatii secrete de stat din care face parte si seful compartimentului special.
Documenetele cu caracter secret sunt : cercetari stiintifice in anumite domenii care au acest
caracter pana la finalizare si publicare, inventii si inovatii, prevederi contractuale, acte diplomatice,
unele dintre acestea au un important rol si predarea lor la arhiva general dupa finalul termenului de
declasificare.
Prelcurara documentelor neconstituie pe probleme si termene de pastrare
In epoca actuala numarul creatorilor de arhiva este in crestere iar vechi institutii au disparut, astfel ca
sunt numeroase cazurile cand in depozitele de arhiva se gaseste mult material arhivistic neprelucrat.
Acest tip de material este prelucarat pe baza unor instructiuni care privesc metodologia de prelucrare a
documente neconstituite pe probleme si termene de pastrare. Prin aceste instructiuni detinatorii
arhivelor sunt obligati sa determine apartenenta la fond tinadnudu-se seama de denumirea
destinatarului, de stampila si de continutul actului. Urmatoarea operatie este cea de ordonare a actelor
dupa un criteriu stabilit (probelme si ani, pe ani si compartimente de munca) iar in cadrul anului
documentele se organizeaza pe probleme sau alfabetic. Daca un dosar contine documente din mai multi
ani se ordoneaza la anul mai vechi. In cazul documentelor foivolante, ordonarea se face dupa criteriul
cronologic, apoi se ordoneaza pe probleme in dosare, urmatoarea operatie fiind cea de inventariere.
Aceasta se face de regula pe ani, indiferent de termenul de pastrare; dupa aceasta etapa comisia de
cercetare cercetaza dosarele pozitie cu pozitie stabilind unitatile care se retin; se retin documentele care
au importanta practica si cele care au valoare de documentare.
In procesul ordonarii dosarelor se separa documentele de acelasi fel cu termen de pastrare 1-5 ani in
vederea eliminarii lor globale cu ocazia selectionarii la expirarea termenului de pastrare. Inventarele
intocmite pentru aceste documente vor primi un numar curent, categoria din care face parte unitatea,
ani extremi, cantitatea care poate sa fie data in metri liniari sau unitati arhivistice, pozitia in
nomenclator si termenul de pastrare.

Folosirea documentelor
Informatiile cuprinse in arhiva a diversilor creatori si in special cel din fondul de arhivistic
national pot fi folosit pentru cercetare stiintifica, pentru rezolvarea unor lucrari administrativa,
informari, documentari precum si pentru eliberarea unor copii, certificate, adeverinte etc.
Conform legilor romane, documentele din fondul arhivistic national pot fi consulatate de
cetateni romani sau straini la cerere la 30 de ani de la crearea lor. Pentru cele care nu au implinit acest
termen, cercetarea se poate face cu apropbarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare.
Documentele cu valoare deosebita nu se expun in public in original ci sub forma de reproducere pentru
protejarea lor.
Instructiunile privind ... prevad crearea de documente de eliberare de adeverinte, copii, extrase
dupa documentele pe care le detin chiar daca nu s-au implinit 30 de ani, daca acestea se refera la
drepturi care-l privesc pe solicitant. In cazul in care nu se gasesc date in arhiva, la cererea exprimata
aceasta situatie se comunica in scris solicitantului, daca se cunoaste institutia detinatoare a
documentelor, cererea se trimite spre rezolvare a acestui si se comunica si solicitantului. Daca dosarul in
care s-a facut cercetarea se afla diplome, certificate de studii, certificate de nastere, acte personale
originale acestea se restituie titularului sub semnatura retinandu-se la dosar doar o copie certificata de
responsabilului arhivei. Evidenta cererilor se tin pe baza de fise, intocmite pe fiecare solicitant in parte;
fisa va cuprinde numele si prenumele solictantului, data cererii si va fi ordonata alfabetic. Scoaterea
documentelor din arhiva se face prin consemnarea intr-un registru de depozit. De asemenea inafara
registrului de depozit, pentru facilitarea ,muncii de arhiva si a evidentelor scoase mai exista si o fisa de
control care se introduce in raft in locul dosarului scos spre cercetare. Cand dosarul este rearhivar, fisa
de control va fi anulata. Asceasta fisa de control cuprinde, denumirea fondului sau colectiei, denumirea
compartimentului, nr de dosar, anul, numele si prenumele solicitantului si data la care a fost scos din
arhiva. La arhivare, arhivarul va controla integritatea unitatii arhivistice asigurata de dosarul numerotat,
legat si certificat.
20.11.2013

Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice si de inregistrare tehnica
Cantitatea documentelor tehnice si de inregistrare tehnica este din ce in ce mai mare si necesita
cunostinte de ordonare si inregistrare diferite fata de alte arhive. Documentele tehnice si de inregistrare
tehnica reprezinta totalitatea actelor purtatoare de informatie tehnica sau produse ale actiunii de
inregistrare tehnica pe suporti magnetici, fotosensibili sau pe hartie tratata special.
Aceste documente indiferent de natura informatiilor sau a suportului se inregistreaza la intrarea,
creerea sau iesirea lor dupa caz. Inregistrarea se poate face fie pe baza de registru intrare-iesire sau
informatizat prin programe speciale de inventariere care genereaza fisiere. De asemenea aceste
documente pot fi inregistrare la registratura generala sau pe fiecare compartiment in parte cu conditia
de regasire facile a informatiei.
Unitatile arhivistice impartite in unitati de lucru (birouri, servici) se pradau la arhiva in al doilea an dupa
crearea lor sau in al doilea an dupa ce procesul tehnic pentru care au fost intocmite s-a incheiat.
Predarea lor se face pe baza de proces verbal si inventar si se consemneaza in registru de evidanta
curenta. Prelucrarea arhivista a documentelor tehnice se realizeaza cu respectarea unor principii
generale:
1.Principiul unitatii fondului presupune ca toate documentele tehnice ale unui creator de documente
trebuie sa se pastreze intr-un singur loc, cu o singura gestiune si prelucrare.
2.Principiul respectarii fata de creator consta in respectarea succesiuni unitatii arhivistice in fond
potrivit sistemului dat de creator.
3.Principiul dreptului comunitatilor locale constituie pastrarea si mentinerea fondurilor arhivistice in
zona in care au fost create.
Incidental documentele tehnice si de inregistare tehnica pot aparea in interiorul unui fond clasic sau pot
constitui un fond propriu, cand acestea apar in unitati ale unui fond clasisc se va inventaria impreuna cu
unitatea arhivistica in care sunt inregistrate.

Pastararea documentelor si organizarea depozitului de arhiva
Prin pastrarea documentelor sau pastrarea arhivelor se intelege preocuparea pentru pastrarea
existentei si integritatii documentelor dar si procesul de prelungire a vietii utile ale acestora, printr-un
complex de masuri tehnice si organizatorice.
Creatorii de documente sunt obligati prin lege sa pastreze documentele in conditii corespunzatoare
asigurnadu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii sau comercializarii lor.
Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in incaperi amenajate in acest
scop, ca sa asigure protectia impotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, umiditatii, variatiilor de
temperatura, pericolului de incendiu, inundatii etc.
Depozitele trebuie prevazute cu rafturi sau alte mijloace de depozitare din metal, acoperite cu vopsea
stabila anticoroziva fara emanatii. Rafturile trebuie asezate perpendicular pe sursa de lumina iar lumina
artificiala trebuie sa fie orientata de-a lungul rafturilor.
Documentele se pastreaza in cutii de carton, mape, plicuri, tuburi in functie de dimensiunile si natura
lor; microlimatul trebuie sa fie intre 15-20 grade Celsius iar umiditatea in jur de 50-60 %.
In depozitele cu materiale foto sau benzi magnetice, temperaturile sunt de 14-18 grade Celksius iar
umiditatea de 40-50%. Ferestre vor fi acoperite cu perdele de doc sau sisteme para-solare iar depozitele
vor fi aeriste natural sau prin instalatii de climatizare. De asemenea sunt necesare operatii de curatare,
delatizare periodica.

Masuri de igiena si daunatori in arhiva.
Arhivele necesita masuri de igiena complexe si de combatere a parazitilor astfel documentele arhivate
sa poata fi pastrate si depozitate fara riscul de-a fi distruste sau degradate.
Cauzele distrugerii arhivelor sunt la randul lor de doua feluri, voite sau intamplatoare. Cauzele voite se
refera la selectionarea deficitara a documentelor, vanzarile ilicite, furturile, neglijentele de tot felul,
dezordinea si nu in ultimul rand daunele produse de razboaie, revolte.
Cel mai mare pericol pentru arhive il constituie distrugerea prin topirea documentelor fara a fi in
prealabil o selectionare stiintifica, facute de cadre completente, de aici si rolul comisiei de selectie.
Al doilea dusman al arhivei este detinatorul acesteia, pe masura ce documentele se invechesc atat
detinatorul sau creatiorul tind sa scape de ele si atunci de multe ori procedeaza la o eliminare a lor fara
o selectionare stiintifica a acestora. Arhivele se decompleteaza si in urma vanzarii lor catre persoane
interesate (anticari, colectionari). Furtul este o alta cauza de decompletare a arhivelor, tocmai de aceea
custozii de sala trebuie instruiti sa faca o supraveghere vigilenta a celor care manipuleaza documentele
in salile de lectura. Uneori furturile se realizeaza impreuna cu cadrele arhivistice (complicitate). Mai sunt
distrugerile intentionate de documente.
Cauzele intamplatoate.
Din aceasta categorie fac parte intemperiile, incendiile, cutremurele, cazurile naturale, nu sunt
predictibile. Toate aceste cauze au un grad mai mare au mai mic de anticipare si preintampinate trebuie
luate masuri de preventie si protectie.
Astfel cladirile si depozitele de arhiva trebuie construite conform unor norme antiseismice, trebuie sa
prezinte o buna hidroizolatie, trebuie sa fie echipate cu instalatii de prevenire si stingere a incendiilor iar
persoanlul trebuie instruit cu privire la fiecare situatie de urgenta in parte; fumatul sau utilizarea
electricitatii trebuie o instruire speciala.
Parazitii din arhive
Un alt pericol pentru fondurile de documente ale arhivelor il reprezinta parazitii care gasesc un mediu
prielnic de dezvoltare in depozitele de arhive. Tocmai din acest motiv igiena si deparazitarea sunt
obligatorii in aceste institutii. Dintre acesti parazitii se numara bacteriile, ciupercile; tocmai de aceea
arhivistul trebuie sa aibe cunostinte legate de fitopatologie sau de patologie vegetala. Toate aceste
organisme pe care l-am numit apartin celor doua regnuri (flora si fauna) arhivelor
Flora arhivelor. Este compusa dintr-o serie de micro-organisme care compun vegetatia criptogramica a
arhiveor. Aceasta se dezvolta doatorita umezelii, temperaturi crescute peste limita, a ventiatiei
deficitare, a lipsei luminii. In general flora arhivelor este compusa din ciuperci invizibile care se hransesc
cu fibrele hartiei si cu substantele organice ale materialelor. Astazi se cunosc peste 70.000 de specii de
astfel micro-organisme printre care cele mai raspandite sunt mucegaiul verde, mucegaiul penel,
mucegaiul comun, bacteriile de putrefactie.
Fauna arhivelor. Este mult mai daunatoare arhivalior prin capacitatea lor distructiva mai mare si de
multe ori aceasta capacitate de distrugere se manifesta asupra mobilierului cat si asupra documentelor.
In aceasta categorie intra soarecii, insectele, larvele de insescte, unele distrug lemnul altele hartia;
Dintre cele mai raspandite specii in arhive enumeram:
Colocterele carii (rod lemnul) se hranesc cu orice materie animala si vegetala; este foarte distrugator
in stadiu de larva.
Ortopterele termitele, libarcile, au o mare puterele de distrugere a hartiei.
Himenopterele fitofagul sirian gigant. Se introduce in arhive odata cu rafturile de lemn si are o putere
de distrugere foarte mare, poate gauri dosare intregi si uneori poate trece prin placa de plumb.
Lepidopterele si micro lepidopterele moliile, ataca hartia, panza, pielea, tapetele.
Arahnidele paianjenii, scorpionii de hartie, cauta amidonul din coca de legatura.
De asemenea pot fi gasiti in arhiva puricii si parduchii cartii, pliosnite, gandacii dar si mamifere ca
soarecii.

Mijloacele de aparare preventiva si represiune