UNIVERSITATEA DIN BUCURETI

FACULTATEA DE LITERE

MANAGEMENTUL STRUCTURILOR ARHIVISTICE DIN

BRAOV
Rezumatul tezei de doctorat

Coordonator de doctorat:
Prof. univ. dr. Mircea REGNEAL

Doctorand:
Nicoleta Angelica ORLANDEA (TIUC)

-2011-

CUPRINSUL TEZEI:
CUPRINS
Lista acronimelor
Lista figurilor i tabelelor
ARGUMENT

Capitolul I
1. Arhivele, parte esenial a patrimoniului cultural
aspecte conceptuale i teoretice
1.1. Conceptul de arhiv volutele semantice ale acestuia, de la nceputuri, pn la definiia
ISAD(G)
1.2. Conceptul de document elemente eseniale ale definiiei
1.3. Naterea i etapele de via ale complexelor documentare controverse terminologice
1.3.1. Arhiv curent, cancelarie, registratur

1.3.2. Arhiv de depozit, registratur de depozit

1.3.3. Arhiv istoric, arhiv general, arhiv n sens propriu
1.3.4. Prearhivele sau arhivele intermediare
1.3.5. Tipuri de arhive
1.4. Conceptul de fond arhivistic
1.4.1. Conceptul de fond n arhivistica romneasc nceputurile
1.4.2. Conceptul de fond din perspectiv legislativ romneasc
A. Fondul arhivistic romnesc n perioada comunist
1. Conceptul de Fond Arhivistic de Stat
2. Conceptul de Fond Arhivistic Naional
B. Fondul Arhivistic Naional dup 1989
1. Fondul Arhivistic Naional, din perspectiva Legii 16/1996
2. Proiecte recente de armonizare a legislaiei arhivistice romneti cu cea european
3. Personalul arhivelor din perspectiva legislaiei romneti actuale
A. Instruirea personalului de arhiv n Romnia

B. Atribuiile personalului din compartimentele de arhiv

1.5. Arhivistica tiin auxiliar a istoriei i tiin a informrii
1.6. Organisme internaionale care se ocup de problemele specifice arhivisticii:
Comisia European (CE) i Consiliul Internaional al Arhivelor CIA)
1.6.1. ISAD (G) International Standards For Archival Description/ Standardul

Internaional

pentru Descrierea Arhivistic (partea general)

1.6.2. ISAAR - International Standards for Archival Authority Registration/ Norma Arhivistic
Internaional pentru Descrierea Colectivitilor (Organizaiilor), Familiilor sau Persoanelor
1.7. Arhive i biblioteci delimitri conceptuale
1.8. Estomparea delimitrilor dintre concepte prin implementarea tehnologiilor moderne
Concluzie
Capitolul II
2. Aplicaii ale principiilor de management instituional n domeniul arhivelor
2.1. Adaptarea principiilor generale ale managementului la organizaiile publice
2.1.1. Definiia i caracteristicile organizaiei publice
A. Definiia organizaiei publice
B. Caracteristicile organizaiei publice
2.1.2. Principiile generale ale managementului adaptate organizaiilor publice
2.1.3. Corelarea funciilor cu principiile managementului n organizaia public
2.2. Aplicarea principiilor managementului la nivelul organizaiei publice
2.2.1. Politic i strategie
2.2.2. Planificarea strategic viziune, misiune, obiective
2.2.3. Elemente ale planificrii strategice n documentele manageriale ale Arhivelor Naionale ale
Romniei
2.3. Aplicarea principiilor managementului n domeniul resurselor umane
2.3.1.Managementul resurselor umane la nivelul organizaiei publice
2.3.2. Managementul resurselor umane la nivelul Arhivelor Naionale ale Romniei
2.4. Propuneri de eficientizare a managementului instituional arhivistic
2.4.1. Accentul pe planificarea strategic (varianta Robert S. Martin)

2.4.2. Managementul calitii totale (varianta Irene Owens)

Concluzie
Capitolul III
3. Imaginea actual a arhivelor braovene SJAN Braov
3.1. Istoricul arhivelor braovene
3.1.1. Braovul importana istoric a oraului
3.1.2. Arhivele Braovului, de la primele atestri pn astzi
3.1.3. Arhivele braovene n prezent
A. Fonduri i colecii - prezentare general
B. Manuscrise
C. Cataloage
D. Biblioteca arhivei braovene
Descrierea de tip ISAD (G) pentru arhivele Braovului
(varianta Bogdan-Florin Popovici)
3.2.1. Descrierea ISAD (G) pentru arhiva medieval
3.2.2. Descrierea ISAD (G) pentru arhiva contemporan
3.3. Aspecte de management instituional la nivelul SJAN Braov
3.4. Procedee specifice muncii de arhiv n Romnia, utilizate n arhivele Braovului
3.4.1. inerea evidenei documentelor
3.4.2. Gruparea documentelor n dosare
3.4.3. Modul de constituire a dosarelor
3.4.4. Inventarierea i predarea dosarelor la compartimentul arhiv
3.4.5. Selecionarea documentelor
3.4.6. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat
3.4.7. Folosirea documentelor
3.4.8. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
3.4.9. Pstrarea documentelor. Depozitul de arhiv
3.4.10. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Concluzie
Capitolul IV
4. Un nou model de gestionare a documentelor pentru creatorii de arhiv
4.1. Crearea modelului de gestionare a documentelor
4.1.1. Conturarea contextului organizatoric i inventarierea procedurilor administrative
A. Descrierea structurii organizatorice
B. Descrierea personalului angajat
C. Inventarierea procedurilor administrative
D. Inventarierea modalitilor de prelucrare a documentelor
4.1.2. Redefinirea titulaturilor de arhiv
4.1.3. Organizarea documentelor
4.1.4. Elaborarea unui plan de arhivare
4.2. Structura informatizat a modelului
4.2.1. Funciile software-ului
Modulul I: Structura organizatoric i procedurile administrative
A. Gestionarea unitii organizatorice
B. Gestionarea personalului angajat
C. Prototipizarea procedurilor administrative
D. Repartizarea procedurilor administrative ctre unitile organizatorice
competente
E. Gestionarea titulaturilor de arhiv
F. Gestionarea termenelor de arhivare
Modulul II: Gestionarea documentelor
A. Clasificarea, alctuirea dosarelor i operaiunile de protocol al documentelor
B. Repartizarea dosarelor ctre unitile organizatorice competente i ctre responsabilii
cu procedurile administrative
C. nregistrarea transferurilor de dosare ntre unitile organizatorice
D. nregistrarea depunerii dosarelor referitoare la speele ncheiate, n arhiva de depozit

E. Vizualizarea i controlul fluxurilor de documente

Modulul III: Gestionarea procedurilor administrative
A. Lansarea procedurilor administrative
B. Gestionarea stadiilor de desfurare a procedurilor administrative
C. Gestionarea notelor i a memo-urilor
D. Vizualizarea i controlul aciunii administrative
4.2.2. Cadrul tehnologic
A. Interconectarea sistemelor n reea
B. Adoptarea unei arhitecturi de tip client/server
C. Utilizarea de staii de lucru n sistem Windows
D. Utilizarea unei baze de date relaionale pentru gestionarea datelor
4.2.3. Discul optic
1. Pstrarea documentelor n format digital
2. Reducerea volumului fluxurilor de documente
Concluzie
CONCLUZII FINALE
Bibliografie
Anexe
Anexa 1. Fonduri i colecii ale SJAN Braov
Anexa 2. Legea arhivelor 16/1996
Anexa 3. Proiectul de modificare a Legii 16/1996
Anexa 4. Organigrama ANR
Anexa 5. Imaginea localului arhivelor braovene (SJAN Braov)

CUVINTE-CHEIE: arhiv, arhivistic, management arhivistic, management instituional,

istoria arhivelor romneti, legislaie arhivistic, arhive naionale, arhive romneti, sistem
documentar informatizat, structuri infodocumentare

Rezumatul tezei de doctorat

MANAGEMENTUL STRUCTURILOR ARHIVISTICE DIN BRAOV
Drd. Orlandea Nicoleta-Angelica (tiuc)

Arhivele constituie o parte esenial i de nenlocuit a patrimoniului cultural, se

precizeaz n Recomandarea 13/2000 a Comitetului de Minitri al Consiliului Europei. Cert
este c memoria unui popor se afl n cea mai mare msur n arhivele lui.
Problematica unei lucrri, avnd ca tem Managementul structurilor arhivistice din
Braov este de interes i de actualitate n contextul n care transformrile economice,
sociale, culturale i legislative din societate se reflect i la nivelul capacitii ei de a stoca,
organiza, prelucra i furniza informaie, prin instituii i organisme specifice.
Tema are un caracter interdisciplinar, transcenderea domeniilor fiind, de asemenea o
preocupare actual a cercettorilor, nscut din necesitatea de a rspunde ct mai complex i
complet nevoilor de informare ale societii contemporane. De aceea, sunt cuprinse noiuni,
aparinnd domeniului structurilor infodocumentare, biblioteconomiei i arhivisticii, dar i
managementului i informaticii.
Modul n care arhivistica i caut identitatea - pe de o parte, ca tiin auxiliar a
istoriei, pe de alta, ca tiin a informrii - a generat o polemic printre specialiti. Acetia fac
eforturi pentru a refundamenta domeniul i pentru a produce o uniformizare conceptual,
teoretic i legislativ, la nivel european, de aceea se cuvin evideniate diversele opinii
privind noiunile, conceptele i definiiile specifice domeniului, precum i legislaia creia i
se supun arhivele.
n ceea ce privete arhivele romneti, imediat dup evenimentele din 1989,
problemele cu care se confruntau acestea s-au diversificat iar rolul lor tradiional, acela de a
stoca i conserva documente s-a complicat. Faptul c dinspre fostele intreprinderi socialiste
de stat desfiinate i dinspre firmele private falimentare au nceput s curg uriae cantiti
de material arhivistic, c unele fonduri arhivistice au fost abandonate, altele s-au frmiat iar
tot mai muli ceteni i instituii au nceput s solicite acte doveditoare ale drepturilor
patrimoniale, de asigurri sociale etc. a produs mari perturbri n activitatea arhivelor.
Reacia legislativ, a statului i cea managerial, a conducerii Arhivelor Naionale ale
Romniei (ANR) au trenat o vreme, ceea ce conduce ctre ideea c arhivele au de parcurs
rapid un traseu al modernizrii i al sincronizrii cu progresele europene n domeniu.
7

Socotim necesar evidenierea felului n care se produce reforma instituional printr-un management care face eforturi pentru a deveni performant dar i gsirea unor ci
originale de aplicare a principiilor managementului instituional la nivelul arhivelor
romneti, ceea ce nu s-a mai fcut pn n momentul de fa.
Pentru radiografierea managementului structurilor arhivistice romneti am ales
arhivele Braovului drept reprezentative datorit vechimii, bogiei i varietii lor. Aici se
afl primul document de limb romn care s-a pstrat, dar i documentele mamuilor
industriali, mai numeroi la Braov, care au disprut pe rnd dup 1989. Pe de alt parte,
creatorii de arhiv din Braov, n special cei ai administraiei publice, au de ntmpinat
dificulti pe care ANR nc nu a reuit s le nlture i a cror soluie ar putea fi un nou
model de gestionare a documentelor la creatori, propus n capitolul patru.
Tratarea temei se realizeaz din dou perspective :
- perspectiva managementului arhivistic care nseamn urmrirea modului n care teoria
arhivisticii se aplic practic, n activitile specifice domeniului, la nivelul Arhivelor
Naionale ale Romniei i, particulariznd, la nivelul Serviciului Judeean al Arhivelor
Naionale Braov;
- perspectiva managementului instituional - ceea ce presupune analizarea documentelor
manageriale, pentru a se constata n ce msur arhivele romneti i cele ale Braovului, ca
instituii ale administraiei publice au reuit s se reformeze (sunt vizate i arhivele la creator,
cu problematica lor).
Metodologic, se recurge, n primul rnd, la cercetarea materialului tiinific adunat n
timpul stagiului de documentare de trei luni - desfurat n cadrul proiectului doctoral
EDUCAI Excelen Doctoral Umanist n Cercetare: Aplicaii i Teorii
Interdisciplinare, al Universitii Bucureti - la Universitatea CaFoscari, din Veneia i la
Universitatea din Padova, precum i n Arhivele Statului veneian. Acest material permite
realizarea unei imagini de ansamblu i de actualitate asupra arhivisticii i legislaiei
arhivistice europene i devine punctul de plecare avizat (ntruct este recunoscut n lume
autoritatea specialitilor italieni n domeniu) al comparaiei ntre ceea ce se ntmpl, n plan
conceptual i teoretic, la nivel european i ceea ce exist, n acelai plan, la nivelul arhivelor
romneti. Lucrrile de specialitate italiene ne-au inspirat modelul de gestionare a
documentelor, pe care l propunem pentru creatorii de arhiv.
n al doilea rnd, documentarea privind arhivele romneti i legislaia specific
acestora este realizat prin cercetarea materialelor aflate la sediul Arhivelor Naionale ale
8

Romniei, la Biblioteca Central Universitar Carol I Bucureti, la Serviciul Judeean al

Arhivelor Naionale (SJAN) Braov, la Prima coal Romneasc din cheii Braovului, la
Muzeul de Istorie i la Casa Mureenilor din Braov, la Biblioteca Judeean George
Bariiu, Braov i la Biblioteca Central Universitar a Universitii Transilvania, Braov.
La sala de studiu a SJAN Braov, n mod special, au fost cercetate i analizate
documentele privind fondurile i coleciile deinute, modul de gestionare al acestora
ordonare, inventariere, conservare, valorificare, acces; de asemenea, au fost culese, de la
directorul serviciului judeean i de la lucrtorii arhivei, date i informaii privind
managementul instituional i arhivistic braovean.
Pe lng lucrrile tiinifice romneti i strine, din domeniile arhivisticii i al
managementului au fost consultate numeroase resurse web. mpreun, acestea constituie baza
teoretic a lucrrii.
Contribuia pe care o socotim original, la reorganizarea arhivelor romneti
modelul de gestionare a documentelor propus, constituie partea aplicativ a lucrrii de fa.
Tema prezint, aadar, interes, prin actualitatea i interdisciplinaritatea ei, n msura
n care contureaz imaginea actual a arhivelor braovene (imagine, in parvo, a arhivelor
romneti) i ofer o soluie de modernizare a circuitului documentelor, n interiorul
instituiilor publice, cu aplicaie asupra celor ale administraiei locale, prin informatizare.
Aparatul bibliografic i notele de subsol sunt concepute potrivit standardelor n
vigoare: ISO 690/1996, SR ISO 690-2/1999 i STAS 8660-82.
CAPITOLUL I: Arhivele, parte esenial a patrimoniului cultural -

aspecte

conceptuale i teoretice
Obiceiul de a imortaliza, ntr-un mod sau altul, evenimentele i situaiile emblematice,
petrecute de-a lungul timpului este n natura uman, ab ipsius mundi origine 1. Toate
colectivitile i comunitile popoare, state, grupuri sociale, etnice, religioase - s-au
constituit pornind de la o baz comun, reprezentat de datele istorice conservate. Cele care
au produs dintotdeauna instrumente dedicate conservrii memoriei colective au fost
societile organizate, care au inventat cu acest scop arhivele.

Afirmaia c omenirea a fost preocupat, de la originea lumii, de conservarea memoriei colective aparine lui
Balthasaris Bonifacio (1584-1659), unul dintre cei dinti arhiviti, erudit, poet, jurist i episcop italian, autor al
lucrrii De archivis liber singularis,Veneia, 1632 (cap.II : Quando instituta sint archivi), editat i comentat
de SANDRI, L. n Notizie degli Archivi di Stato . X/3. 1950, p. 95-111.

Evoluia arhivelor a fost influenat de doctrinele politice i juridice care s-au impus
la un moment dat; ca instituii, arhivele au fost subordonate mereu statului sau autoritilor
crora le-au aparinut, dar s-au definit i se definesc prin raportare la alte structuri
infodocumentare, biblioteci i muzee. Materialele utilizate pentru pstrarea informaiei le-au
influenat, de asemenea, evoluia: de la descoperirea hrtiei, structurile infodocumentare de
tip arhivistic i-au mbogit constant fondurile i coleciile; sub ochii notri, acestea cresc
exponenial prin implementarea tehnologiei, a fotoreproducerilor, a nregistrrilor media i a
informaticii.
Lumea arhivelor este astzi marcat de multe i profunde transformri conceptuale,
organizatorice, tehnice care au generat probleme noi sau le-au amplificat pe cele vechi.
Dac teoreticianul italian Leopold Sandri se ntreba, n anii 60, care ar fi rostul unei
istorii a arhivelor, ajungnd la concluzia c aceasta nu trebuie neleas ca naraiune a
preocuprilor istorice ale uneia sau alteia dintre instituiile de conservare sau ale unuia sau
altuia dintre fondurile arhivistice, ci ca o istorie de larg respiraie care oglindete raportul
dintre arhive i stat2, patru decenii mai trziu, specialistul francez Paul Delsalle scria c,
atunci cnd se face o istorie a acestui domeniu, problema este alta: nodul gordian al unei
istorii (...) este semnificaia foarte variabil dat cuvntului arhiv, n funcie de civilizaie i
de ar3.
Referitor la problemele de ordin conceptual, specialitii nu au clarificat nc, pe
deplin, coninutul semantic al termenului arhiv. Acesta se afl n preajma conceptelor de
bibliotec i muzeu, dar strnete controverse i prin propriile semnificaii, de aceea capitolul
I se ocup, n primul rnd, de volutele lui.
Pe lng noiunea de arhiv sunt supuse unei analize amnunite, diacronic, dar i din
punctul de vedere al legislaiei romneti i europene, noiuni precum fond arhivistic i
document. Conceptul de fond arhivistic, n special a nregistrat resemantizri, n ceea ce
privete arhivistica romneasc, avnd n vedere schimbrile de ornduire prin care a trecut
Romnia n secolul XX, aflndu-se cnd sub influen francez, cnd sub influen sovietic
i ncercnd acum s adopte standardele europene.
Arhivistica nsi a dobndit astzi, pe lng statutul de tiin auxiliar a istoriei, pe
acela de tiin a informrii i experimenteaz rapid o palet larg de teorii, metode i tehnici,
venind adesea dinspre alte domenii, cu care prea c nu are nicio legtur precum

2
3

SANDRI, L.. Archivi di Stato. n Enciclopedia del Diritto. II. Milano: Giffr. 1958, p.1001-19.
DELSALLE, P. Une histoire de larchivistique. Quebec: Presse de lUniversit du Quebec. 2000, p.11.

10

informatica i managementul, ceea ce o aduce n actualitatea imediat i n aria de interes a

cercettorilor.
Aadar, problema limpezirii conceptelor nu este nou n lumea specialitilor acestor
structuri infodocumentare, oglindindu-se cu insisten n literatura de specialitate4.
Capitolul surprinde n detaliu aceste cutri, n direcia fundamentrii conceptuale,
teoretice i legislative a domeniului arhivelor care, paradoxal i n ciuda vechimii lor, i
caut nc identitatea.
CAPITOLUL II: Aplicaii ale principiilor de management instituional n domeniul
arhivelor
Conceptul de management, mult vehiculat n ultima vreme, ajungnd chiar s se
banalizeze, cu sensul larg de conducere, se refer la o tiin, dup unii, inexact dar care, ca
orice tiin se dezvolt permanent, pe baz de speculaie i ipotez. Despre aceasta se poate
spune c i gsete aplicaie n toate domeniile vieii economice i sociale, inclusiv n cel al
instituiilor administraiei publice, respectiv n arhive 5.
Definiiile date managementului de specialiti de pe ntreg mapamondul sunt
numeroase. O posibil sintez a acestora, de la care pornete cercetarea modului n care
principiile de management se aplic instituiei publice, n consecin i arhivelor,

este

definiia formulat de Hitt, Middlemist i Mathis: managementul reprezint integrarea i

coordonarea eficace i eficient a resurselor n scopul atingerii obiectivelor dorite 6.
Din aceast definiie se desprind alte dou concepte de mare importan care sunt
cheia setului de principii ale managementului, eficiena i eficacitatea, al cror coninut a
fost detaliat de Peter Druker7: eficiena presupune o analiz a modului n care resursele au
fost valorificate iar eficacitatea se refer la modul n care sunt atinse obiectivele propuse;
eficiena presupune a face lucrurile bine, eficacitatea presupune a stabili cele mai adecvate
obiective i a face acele lucruri care sunt necesare pentru realizarea acestora. Dac i cum
4

Site-ul ANR (www.arhivelenationale.ro) va gzdui o rubric referitoare la controversele terminologice din

domeniu, propus de Bogdan-Florin Popovici, de la SJAN Braov.
5
n opinia lui Ion Stoica, exprimnd ntocmai realitatea momentului cercetarea managementului
infodocumentar modern este mai mult dect o obligaie a cercetrii specializate. Nu poate fi realizat eficient din
afara sistemului i nu se mai poate ntemeia, ca pn acum, pe schemele managementului economic.
(***Studii de Bibliologie i tiina informrii, vol. 6-2002 [online]. Disponibil pe Internet:
ebooks.unibuc.ro./tiineCOM/biblioteconomie/index.htm.2004. cap. Numai cercetarea salveaz) .
6
ANTONOAIE, N. apud ALBU, R. Introducere n managementul resurselor umane. Curs DPPD al
Universitii Transilvania. Braov: 2005, p. 5.
7
DRUKER, P. Inovaia i sistemul antreprenorial. Bucureti: Editura Enciclopedic. 1993, p.24.

11

sunt atinse aceste deziderate, eficiena i eficacitatea, n arhive, este astzi o preocupare
autentic a managerilor romni i strini8. Rezult, aadar, c managementul este unul al
resurselor. Acestea, umane, materiale, financiare au generat teorii de management distincte n
interiorul domeniului. Cheia procesului de management o reprezint, cu certitudine, cele
umane.
n plus, n ultimii 50 de ani s-a impus, n domeniul studiilor de specialitate, conceptul
de management strategic, ale crui reguli sunt aplicabile n toate celelalte ramuri ale
managementului. Aprut n America, n preajma Primului Rzboi Mondial, managementul
strategic reprezint o treapt distinct a dezvoltrii calitative a managementului, treapt n
care se reflect modificrile actuale ale concepiei holistice privind relaia mediu-organizaie
i a influenei acesteia asupra teoriei managementului 9. Fr management strategic pare tot
mai greu de conceput succesul unei firme sau instituii, publice sau private.
Din perspectiva managementului, arhivele romneti, ca toate instituiile publice fac
eforturi pentru calitate i modernizare, implementnd treptat regulile managementului
strategic n toate domeniile, mai ales n cel al resurselor umane. A manageria instituional o
arhiv nseamn a desfura o activitate social, cu specificul ei.
Se vorbete i despre TQM (Total Quality Management/ Managementul Calitii
Totale), care ar trebui practicat acolo unde lucrurile nu evolueaz n ritmul i n direcia
potrivite i care mizeaz n esen pe factorul uman, considerat garanie a reuitei.
Totui, nu trebuie uitat c, n mare msur, problema instituiilor publice este de
natur financiar, managementul devenind uneori, pentru cei aflai la conducerea instituiilor
respective, o art a meninerii acestor instituii pe linia de plutire (s-a spus c
managementul se afl, n general, ntre tiin i art, cele dou laturi ale sale fiind teoretizate
de cercettori10.
Este de observat, de asemenea, c instituiile publice, socotite organizaii non-profit
nu beneficiaz de un numr de studii i cercetri la fel de mare ca firmele private, considerate
motorul economiei de pia. Practicienii i teoreticienii s-au concentrat asupra eficientizrii
organizaiilor de tip firm pentru c urmrirea performanelor de natur economic este mai

n capitolul Funcia bibliotecii publice n societatea contemporan , vol. Studii de bibliologie i tiina
Informrii, op.cit., prof. Mircea Regneal aprecia c Trebuie vegheat ca un numr suficient de profesioniti s
cunoasc situaia global a serviciilor de bibliotec i de informare i tendinele actuale ale evoluiei situaiei pe
teren, ct vreme infrastructura noii societi a informaiei presupune infrastructur tehnic, reea de servicii
de informare, infrastructur social i servicii interactive.
9
BCANU, B. Management strategic. Bucureti: Editura Teora. 1997, p. 15.
10
NICA, P. et al. Managementul firmei. Chiinu: Editura Condor. 1994, p. 35.

12

facil dect a celor de natur social i pentru c majoritatea firmelor private nu prezint
interferene cu politicul, care le poate modifica semnificativ raionalitatea economic 11.
Aadar, n urma demersului din acest capitol, se detaeaz ideea c este necesar
cunoaterea de ctre managerii arhivelor, a principalelor elemente ale managementului
general, ncepnd cu principiile managementului public, pe care le-am prezentat i adaptat la
organizaiile publice tip arhiv, innd cont permanent de faptul c, instituional, arhivele
aparin administraiei publice.
Managementul resurselor umane i TQM sunt soluiile propuse pentru realizarea
sincronizrii arhivelor romneti, ca instituii, cu cele europene, pornind de la modelele
construite pentru biblioteci de Robert S. Martin i Irene Owens.
CAPITOLUL III: Imaginea actual a arhivelor braovene SJAN Braov
Structurile arhivistice din Braov sunt reprezentate relevant de Serviciul Judeean al
Arhivelor Naionale (SJAN), instituie public aparinnd Ministerului Administraiei i
Internelor i care gestioneaz Fondul Arhivistic Naional pe teritoriul judeului Braov, n
baza Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996.
Atribuiile acestuia nu difer de ale celorlalte servicii judeene, n condiiile unui
management centralizat structura organizaional a Arhivelor Naionale ale Romniei,
organigrama i compartimentele sunt aceleai, la scar mic, n funcie de necesitile de
personal ale fiecrei filiale judeene - aadar sunt relevante n realizarea unei radiografii a
managementului documentelor i instituional.
SJAN Braov coordoneaz, ndrum i controleaz activitile specifice de arhiv la
toi creatorii i deintorii i urmresc constituirea, evidena, selecionarea i valorificarea
documentelor deinute, conform legislaiei arhivistice actuale.
De asemenea, fiind un mare deintor de documente arhivistice (10.000 m.l. poliraft), aceasta, asigur valorificarea documentelor din depozitele proprii, prin eliberarea de
cpii sau extrase dup documentele de stare civil, de colarizare, de vechime n cmpul
muncii, de drepturi patrimoniale sau de acte juridice 12. Prin sala de studiu, SJAN Braov
faciliteaz cercetarea documentelor de ctre istorici, studeni i alte categorii de beneficiari,
11

BCANU B. Organizaia public: teorie i management. Iai: Editura Polirom. 2008, p.26.
*** Filiala Arhivelor Statului. Judeul Braov .Brour editat de Direcia Arhivelor Statului din R.S.R.
Braov:1979, p. 8.
12

13

punndu-le la dispoziie i fondul bogatei biblioteci documentare, care conine publicaii de

specialitate i lucrri istorice numeroase (aproximativ 70.000 de volume).
Arhiva Braovului este una dintre cele mai vechi instituii din ora; a fost atestat
prima dat n 1476, ceea ce i confer ntietate n faa altor structuri infodocumentare
asemntoare i conduce la necesitatea studierii cu prioritate a ceea ce o face reprezentativ,
n privina managementului instituional i arhivistic (fonduri i colecii, cataloage, bibliotec,
activiti specifice).
Activitile SJAN Braov, semnificative pentru implicarea sa n viaa tiinific i
cultural a oraului, dar i pe plan naional sunt: realizarea de publicaii proprii, cataloage i
ediii de documente, organizarea de expoziii, proprii i n colaborare cu celelalte instituii
culturale - Muzeul de Istorie, Biblioteca Judeean George Bariiu .a., participarea la
aciuni culturale, simpozioane, emisiuni radio, TV, susinerea unor lecii i vizite pentru elevi
i studeni, publicarea de studii i articole n publicaii de specialitate i n pres.
Ca dotare, arhiva are laborator de microfilmare, atelier de legtorie i atelier de
restaurare de documente.
n timp, arhiva Braovului a funcionat sub diverse denumiri: din 1930 s-a numit
Arhiva Istoric a Municipiului Braov, din 1939 - Direcia Regional a Arhivelor Statului,
aflat n subordinea Ministerului nvmntului, din 1951 a trecut la Ministerul de Interne ca
Serviciu Regional, pentru ca, din 1969, s devin Filiala Judeean Braov a Arhivelor
Statului. Denumirea de Direcia Judeean Braov a Arhivelor Naionale a primit-o n baza
legii 16/96 din 1996, pentru ca, din 25 noiembrie 2009, s se numeasc Serviciu Judeean.
Din 1878 a funcionat n Casa Sfatului, iar din 1923 a fost mutat n Bastionul
Fierarilor, pe strada George Bariiu nr. 34 (acolo unde se afl i astzi). n aprilie 2011 se
amenajeaz un depozit pe strada Turnului, ntr-o fost hal a uzinei Tractorul, suficient de
ncptoare pentru numrul mare de documente ale serviciului.
Imaginea actual a arhivelor braovene este sinonim cu imaginea SJAN Braov, ca
instituie a administraiei publice locale, n relaie cu alte instituii ale acesteia, creatoare i
deintoare de documente i ntmpinnd aceleai probleme. Instituia este prezentat
diacronic, pentru c o conturare doar din perspectiva prezentului nu poate fi suficient pentru
a ntelege rostul i importana arhivei, ca pstrtoare a memoriei colective.
Cercetarea modului n care Serviciul Judeean Braov al Arhivelor Naionale n raport
cu creatorii de arhiv din Braov au evoluat, de-a lungul timpului, urmat de radiografierea
prezentului ofer in parvo, imaginea arhivisticii romneti. Arhivele braovene au un grad de
14

reprezentativitate sporit, prin vechimea, numrul i valoarea fondurilor i coleciilor i prin

modul n care sunt puse n practic principiile managementului arhivistic i instituional,
impus de apartenena arhivelor la structurile Ministerului Afacerilor Interne i de sistemul
conducerii unice i centralizate, specific instituiilor administraiei publice de acest fel.
Dup cum am constatat, SJAN Braov conserv istoria spaiului romnesc, deinnd
documente precum Scrisoarea negustorului Neacu din Cmpulung ctre judele Hans
Benkner, n care l avertiza de sosirea turcilor, primul document n limba romn care s-a
pstrat (1521) dar i dovezi ale superioritii oraului-cetate, din punct de vedere economic i
comercial, asupra altor orae cu istorie asemntoare, din Transilvania.
Modul n care se realizeaz conservarea istoriei, a fondurilor i coleciilor preioase
este nc sub semnul deficienelor din sistem, al lipsurilor financiare i al lipsei de personal
uneori necesitnd perfecionare, n scopul adaptrii la imperativele momentului, de
informatizare i asigurare a unui suport logistic adecvat.
Totui, se observ c eforturile fcute n ultima vreme n direcia gsirii celor mai
bune soluii manageriale pentru eficien i eficientizare, prin restructurare, prin dobndirea
flexibilitii i mobilitii personalului, prin perfecionarea i motivarea lui corespunztoare
principii ale managementului public modern, perfect aplicabile arhivelor s-au ndeplinit
premisele progresului n domeniu.

CAPITOLUL IV: Un nou model de gestionare a documentelor pentru creatorii

de arhiv
Dac, pe de o parte, instituiile (organizaiile) din administraia public implicit
instituia arhivelor, n sine - contientizeaz adesea c documentele se afl n dezordine i
neleg efectele negative pe care aceast stare le produce, pe de alt parte ntmpin mari
dificulti n organizarea documentelor.
De cele mai multe ori, chestiunea complex a gestionrii lor este redus la simpla
nevoie de informatizare a serviciului de protocol. n realitate, aceast informatizare, dac este
fcut respectnd regulile arhivistice i cerinele de natur juridic 13 mbuntete
gestionarea protocolului, dar nu rezolv problema organizrii documentelor. n plus,
informaiile care se pot extrage din registrul de protocol, chiar i informatizat, sunt minime

13

ROMITI, A. Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni: casistica, commento e
note sentenza per sentenza. Viareggio: 1995, p. 41-45.

15

fa de cele necesare directorilor i responsabililor cu procedurile administrative pentru

desfurarea eficient a sarcinilor care le revin n conformitate cu legea.
O corect gestionare a documentelor ar trebui s prevad diferite instrumente n
msur s garanteze controlul acestor informaii. Este clar c un sistem raional necesit o
abordare global. Cerinele arhivelor trebuie examinate mpreun cu nevoia de eficien
i transparen a activitii administrative, iar introducerea noilor tehnologii trebuie
precedat de o revizuire a capacitilor organizatorice i a procedurilor administrative.
Este necesar, deci, o intervenie destinat realizrii unui sistem informatic documentar
integrat propriu-zis, mai degrab dect informatizrii tuturor fazelor de gestionare a
documentelor. Un proiect de gestionare a documentelor n administraia public trebuie,
deci, s fie mprit n dou momente: crearea modelului i realizarea sa informatic.
Dup trecerea prin mai multe etape intermediare, prezentate amnunit n lucrare, s-a
obinut urmtoarea schem:

16

Fig.1.Schema modelului de gestionare a documentelor

17

Modelul de gestionare a documentelor (v. supra) are patru faze: conturarea contextului
organizatoric i inventarierea procedurilor administrative, redefinirea titulaturilor de arhiv,
organizarea documentelor i elaborarea unui plan de arhivare,
Pentru a realiza acest model este necesar utilizarea masiv a instrumentelor
informatice. Obiectivul nu este doar informatizarea protocolului sau gestionarea cu ajutorul
computerului a inventarului arhivistic, ci i realizarea unui sistem informatic documentar
propriu-zis, extins la toate fazele ciclului de via al documentelor i completat cu gestionarea
procedurilor administrative.
Modulele software necesare realizrii unui sistem informatic documentar care s aib aceste
caracteristici sunt trei:
Modulul I: structura organizatoric i procedurile administrative
Modulul II: gestionarea documentelor
Modulul III: gestionarea procedurilor administrative
Cadrul tehnologic care, n momentul actual, pare a fi cel mai indicat n vederea
realizrii sistemului informatic documentar proiectat, poate fi rezumat la urmtoarele
elemente:
A.Interconectarea sistemelor n reea
B.Adoptarea unei arhitecturi de tip client/server
C.Utilizarea de staii de lucru n sistem Windows
D.Utilizarea unei baze de date relaionale pentru gestionarea datelor
Necesitatea urmririi pe computer a evoluiei fluxurilor documentare i a procedurilor
administrative face necesar difuzarea capilar a terminalelor n interiorul instituiei.
Soluia cea mai eficient pentru realizarea unor astfel de complexe tehnologice este
activarea unei reele locale, extins n toate unitile organizatorice ale instituiei, care leag
ntre ele sistemele i staiile de lucru disponibile. Ca tip de reea este de preferat Ethernetul,
ntruct este cea mai rspndit, iar ca protocol Tcp/ip, deoarece reprezint deja un standard
de facto utilizat i n reeaua internaional Internet.
Prin interconectarea sistemelor n reea, este posibil dezvoltarea unor arhitecturi de
tip client/server, n care sarcina de elaborare a unei aplicaii se distribuie ntre staiile de
lucru-client i sistemele server specializate n furnizarea de servicii.
Pe de alt parte, discurile optice sunt unitile de memorare care pot conine mari
cantiti de date, pe care le pstreaz timp foarte ndelungat fr a le altera.

18

Utilizarea discului optic n gestionarea documentelor poate avea ca scop realizarea a

dou obiective distincte: pstrarea documentelor n format digital i reducerea volumului
fluxurilor de documente.
Posibilitatea utilizrii discului optic pentru pstrarea permanent a documentelor, ca
substitut al suportului de hrtie, este prevzut uneori, n mod explicit n legislaiile rilor
europene, precum Italia. La aliniatul 15 al art.2 din Legea 537/93, a acestei ri se precizeaz
c:
Obligativitatea de pstrare i de prezentare a documentelor, n scopuri
administrative i probatorii, prevzute de legislaia n vigoare, se consider ndeplinit i
dac este realizat cu ajutorul discului optic, cu condiia ca procedurile utilizate s fie n
conformitate cu regulile tehnice impuse de Autoritatea pentru Informatic n Administraia
Public (AIPA)14.
Aceste reguli tehnice au fost publicate din septembrie 1994 i stabilesc faptul c,

pentru pstrarea documentelor n format digital trebuie utilizate suporturi optice de tip CD-R
i tehnologii Worm fizic nereinscripionabile. Ele precizeaz de asemenea standardele
tehnologice de referin i definesc anumite proceduri care trebuie urmate pentru a garanta
sigurana pstrrii i gsirii informaiilor.
n ciuda unor ample i bine articulate complexe de norme, existente uneori, n
legislaia unor ri europene, n momentul actual nu pare posibil utilizarea discului optic n
locul suportului de hrtie n vederea conservrii permanente a documentelor; aceasta din mai
multe motive15:
Directivele tehnice nu sunt ntotdeauna aplicabile, n primul rnd, deoarece
standardizarea exasperant se lovete de o tehnologie n puternic evoluie; n al doilea rnd,
pentru c sunt amnate soluionrile unor probleme de maxim urgen, cum ar fi arhivarea
documentelor n culori, arhivarea documentelor n format electronic i prelucrarea
documentelor n alt format dect A4; n ultimul rnd, pentru c unele proceduri sunt greu de
aplicat i necesit formularea unor acorduri la nivel internaional ntre productorii de
suporturi optice.
Pentru a asigura, peste muli ani, citirea unui document arhivat pe suport digital pe
disc optic i reproducerea lui n forma care i-a fost dat de ctre autor, trebuie pstrat nu doar

14

PIGLIAPOCO, S. La gestione dei documenti nelle publiche amministrazioni un modello informatizato.

Rimini: Magioli Editore. 1996 (trad. Mihaela Constantin), p.103.
15
Ibidem, p. 103-104.

19

suportul optic, ci i software-ul cu care a fost scris documentul, sistemul de operare care
permite executarea acelui software i hardware-ul care permite funcionarea tuturor16.
Avnd n vedere naltul grad de perisabilitate al tehnologiilor, pentru a pstra
documentele n format digital pe memorii optice, garantnd n decursul anilor posibilitatea de
a fi reproduse i consultate, trebuie reactualizate n permanen instrumentele hardware i
software utilizate, cu mari costuri, astfel nct pstrarea materialului tiprit nu este doar mai
sigur, ci i mai convenabil.
Problema pstrrii documentelor a devenit o problem de nivel mondial, la fel cu cea
a definirii standardelor tehnologice. De aceea este logic s se ajung la soluii gsite n sediile
internaionale abilitate, astfel nct s se uniformizeze modalitile de pstrare a materialului
documentar de ctre toate statele.
Dac renunm la ipoteza pstrrii documentelor n format digital, distrugnd
originalele tiprite, ne putem gndi la utilizarea discului optic pentru a reduce volumul
fluxurilor de documente care ngreuneaz munca unitilor organizatorice ale unei
administraii publice. Astfel poate deveni mai uoar consultarea arhivelor.
n acest scop, sunt disponibile dou tipuri de aplicaii: COLD (Computer Output to
Laser Disc) i IMAGE. Aplicaiile COLD sunt destinate memorrii pe discuri optice a
documentelor electronice create cu ajutorul computerului, cele IMAGE fac transferul pe
suport optic al documentelor tiprite recepionate prin scanner sau camer foto n format de
imagine (bit map)17.
Teoretic, prin folosirea combinat a acestor dou aplicaii, ne-am putea gndi la
nlocuirea documentelor tiprite cu imaginile lor electronice; la arhivarea originalelor tiprite
imediat dup realizarea operaiunilor de protocol i clasificarea lor, trimind birourilor copia
lor electronic; la formarea de dosare i documente electronice produse de birouri n timpul
desfurrii activitilor lor; la memorarea dosarelor electronice pe discuri optice fizic
nereinscripionabile i legate n reea spre consultare.
Avantajele ar fi:
arhivarea imediat a documentelor tiprite dup protocol i dup clasificarea lor;
posibilitatea ca documentele i dosarele s fie consultate de la orice terminal
abilitat i conectat la reea;
16

ROTHENBERG , J. La conservazione dei documenti digitali. n Le Scienze, XXVIII. 1995, p. 16-21.

GAMBETTA, V. Gestione elettronica dei documenti: le funzionalit di archiviazione & ricerca non sono
stesse per tutti i documenti. n I*GED: informazioni sulla gestione elettronica dei documenti, IV (1995), 4, p.4.
17

20

posibilitatea de a reproduce documentele n format original, fr acces la arhiv i

scoaterea dosarelor tiprite.
n practic ns, realizarea acestui tipar implic nu puine dificulti de natur
tehnologic i organizatoric:
Biroul de protocol i arhiv, dac pe lng efectuarea nregistrrilor datelor de
identificare a documentelor, trebuie s le mai i scaneze, pierde mai mult timp pentru
ndeplinirea activitilor sale, ncetinind n consecin aciunea administrativ a instituiei.
Necesitatea scanrii anexelor la documente i a celor n alt format dect A4, pe de o
parte, implic achiziionarea unor instrumente informatice costisitoare i nu uor de folosit,
iar pe de alt parte, produc o mrire a timpilor de lucru ai biroului de protocol i arhiv. Pe de
alt parte, trimiterea ctre birouri a unor documente n format electronic i a altora pe suport
de hrtie nseamn bulversarea oricrui tipar de gestiune a documentelor.
Pentru nlocuirea fasciculelor tiprite cu fascicule electronice, trebuie scanate toate
documentele tiprite trimise i primite de instituie, i asocierea acestor imagini cu
documentele electronice elaborate de birouri pe parcursul derulrii speelor. Ipoteza c
birourile elaboreaz documentele n format electronic i are bazele n lege, n care se
stabilete c actele administrative adoptate de toate administraiile publice sunt de regul
redactate cu ajutorul sistemelor informatice autorizate. n realitate, acest lucru nu este att de
simplu. Mai nti de toate, pentru c nivelul de informatizare atins n administraia public nu
este foarte ridicat, de aceea majoritatea documentelor redactate de unitile organizatorice fie
sunt realizate pe sisteme informatice care nu sunt legate ntre ele, fie sunt elaborate pe suport
de hrtie; n al doilea rnd, deoarece, n baza regulilor arhivistice, n dosare trebuie pstrate
nu doar actele primite i minutele celor expediate, ci i memoriile i studiile referitoare la
speele tratate, care nu sunt ntotdeauna disponibile n format electronic.
nlocuirea dosarului tiprit cu fiierul electronic ar produce modificri radicale n
modul de lucru al administraiei publice, pn ntr-acolo nct ar trebui redefinite toate
procedurile administrative. Nu s-ar ti, de exemplu, unde trebuie s semneze responsabilii
administrativi i unde trebuie notate stadiile de progres al speelor.
Majoritatea software-urilor de gestionarea electronic a documentelor cu ajutorul
discului optic, disponibile n momentul actual pe pia, sunt create pentru a rezolva
problemele firmelor private, ale institutelor de creditare i ale asigurrilor, mai degrab dect
pe cele din sectorul public.

21

Tehnologia necesar pentru gestionarea electronic a documentelor cu ajutorul

discului optic este destul de costisitoare. Sunt necesare, pe lng sistemele de administrare a
reelei i a datelor, sisteme Worm server pentru memorarea pe discuri optice a documentelor
electronice i a imaginilor de pe documentele tiprite, sisteme Printer server pentru
reproducerea pe hrtie, n format original, a documentelor nregistrate pe memoriile optice,
workstation-urile pentru scanarea imaginilor din documentele tiprite. Acestea vor trebui
distribuite n birouri n numr suficient pentru a permite nregistrarea documentelor pe discuri
optice i pentru a se evita ncetinirea, prin aceast operaiune, a activitii administrative a
instituiei.
Documentele care ajung la biroul de protocol sunt diferite att prin form, ct i prin
coninut, de aceea este dificil, dac nu chiar imposibil de automatizat procesul de scanare a
documentelor i de nregistrare n protocol a datelor lor de identificare.
n lumina acestor consideraii, rezult faptul c introducerea n arhivele din
administraia public a tehnologiilor noi, n vederea gestionrii documentelor, trebuie fcut
n mod treptat, planificat i n nici un caz naintea organizrii fluxurilor de documente i a
redefinirii procedurilor administrative.
Nevoile de reorganizare i de informatizare n scopul eficientizrii, a arhivelor din
instituiile statului, n special ale aministraiei publice sunt evidente cu condiia depirii
dificultilor financiare, logistice i tehnologice ale momentului - iar aplicarea unui nou
model de sistem infodocumentar devine, n zilele noastre imperios necesar.
Reorganizarea, innd cont de ierarhii, responsabiliti, proceduri i subproceduri,
ilustrat prin scheme n acest capitol ar putea avea efecte imediate, benefice att furnizorilor
i utilizatorilor.
Informatizarea, deziderat vechi al arhivelor romneti ar putea ncepe cu sistemul
modular propus, a crui funcionalitate s-ar verifica prin rapiditatea rezolvrii diferitelor
situaii de blocaj care apar frecvent, datorit avalanei de solicitri adresate acestora din
partea cetenilor.

CONCLUZII FINALE
Cercetarea arhivelor braovene, din punctul de vedere al managementului - arhivistic
i instituional s-a concretizat i a dobndit relevan n raport cu evidenierea fundamentelor
teoretice ale domeniului arhivisticii i managementului, cu trecerea n revist a legislaiei
22

europene i romneti care reglementeaz activitatea arhivelor i cu imaginea de ansamblu a

ANR, la momentul actual.
S-a dovedit c centralizarea din sistem face ca, la nivel local s se respecte n totalitate
regulile impuse la nivel central, ceea ce este favorabil cu anumite limite, activitii SJAN
Braov i mai puin favorabil cercetrii de fa. Dei au ieit de sub tirania secretului, arhivele
au reineri fa de cercettorii care nu sunt istorici i care nu solicit, spre documentare, vechi
materiale de arhiv despre istoria Braovului, ci documente despre managementul
instituional. Astfel, n aceast privin, rmn ca surse de referin informaiile oferite de
ANR, n special prin rapoartele anuale 2007 i 2008 i confirmarea din partea reprezentanilor
Arhivelor Naionale la nivel local, c nu sunt diferene de esen ntre activitatea din teritoriu
i cea de la centru.
Din demersul tiinific al capitolului I se despinde concluzia c, n ciuda vechimii
arhivelor i a teoriilor despre arhive, pe plan european sunt nc noiuni aflate n dezbaterea
specialitilor i concepte parial elucidate care necesit alctuirea unui dicionar valabil
pentru ntreaga comunitate arhivistic european o contribuie n acest sens venind din
partea SJAN Braov prin arhivistul Bogdan-Florin Popovici.
S-a observat c, n Romnia, problema definirii conceptelor a fost complicat de o
istorie aparte, care a presupus trecerea de la o ornduire la alta, de dou ori ntr-un secol.
Definiiile de influen francez sau italian au fost nlocuite de cel de influen sovietic
pentru ca, dup mai puin de 50 de ani de la impunerea acestora s fie necesar o revenire i o
racordare rapid a teoriei i practicii din arhivele romneti la ceea ce acumulase, ntre timp,
Europa.
Legislaia specific domeniului arhivelor a fost prezentat diacronic, n aspectele ei
cel mai relevante i din perspectiva controverselor pe care le nate astzi legea arhivelor.
Aceste controverse prelungite la care iau parte specialiti n arhivistic, legiuitori i oameni
politici demonstreaz importana capital pe care o au arhivele, ale cror fonduri trebuie s
ajute statul de drept n aprarea intereselor lui legitime.
S-a constatat, de asemenea c, pe fundalul complicat al progreselor pe care le fac
tiina i noile tehnologii i al proliferrii materialelor arhivistice se impune cu necesitate
informatizarea - n arhivele romneti, n general, i n cele ale Braovului, n special.
Utilizarea, n practica arhivistic, a mijloacelor puse la ndemn de informatic trebuie sa
mearg n paralel cu rezolvarea confruntrilor teoretice din interiorul domeniului, cu

23

eforturile la scar european de definire i impunere a unor noi standarde ale descrierii
arhivistice i cu conceperea i promovarea unei legislaii corespunztoare.
Din capitolul al II-lea reiese faptul c managementul, cu regulile sale, adaptate
instituiei arhivistice - ca organizaie aparinnd administraiei publice - poate rezolva o serie
de probleme pe care arhivele romneti le ntmpin. Pentru a satisface principiul eficienei
i eficacitii se cuvin aplicate regulile managementului strategic i cele ale managementului
resurselor umane, dezideratul fiind un management al calitii totale.
S-a observat c instituiile publice, ca organizaii non-profit nu se bucur de un numr
prea mare de studii i cercetri n domeniul managementului, de aceea s-a realizat n acest
capitol corelarea dintre principiile generale ale managementului i cele ale managementului
public iar rezultatul a fost aplicat la instituia arhivelor, ca propunere pentru elaborarea
documentelor manageriale, viznd creterea calitii managementului.
n al doilea rnd, au fost trecute n revist politicile i strategiile ANR, elementele de
planificare strategic existente n documentele sale, constatndu-se nc o dat c SJAN nu
face not discordant cu ceea ce se ntmpl la nivel central i c toate evenimentele
semnificative din activitatea SJAN Braov i participrile serviciului, prin arhivitii si la
elaborarea de materiale arhivistice i legislative se oglindesc n documentele manageriale
centrale.
Ultima parte a capitolului al doilea conine dou propuneri de eficientizare a
managementului instituional arhivistic: accentul pe planificarea strategic (apud Robert S.
Martin) i managementul calitii totale (apud Irene Owens) cu completri personale.
Capitolul al III-lea ofer imaginea SJAN Braov, ca instituie a administraiei publice
locale, diacronic cu istoria ei i n prezent - n relaie cu creatorii de documente i cu
cetenii. Arhivele braovului sunt reprezentative pentru arhivele romneti, prin vechime i
valoare, dar i prin felul n care s-au confruntat cu avalana de fonduri depuse i de solicitri
venite din partea cetenilor, n ultimii 20 de ani. Diacronic, arhivele Braovului au o evoluie
ndelungat, ncepnd din 1476, de cnd au fost atestate documentar pentru prima dat. Ele
reflect istoria Braovului i a arhivisticii transilvnene, creia i datoreaz un oarecare avans
fa de alte filiale romneti ale arhivelor naionale.
Descrierea fondurilor i coleciilor reprezentative, la modul general, urmat de o
descriere-model, din perspectiva International Standards of Archival Description - ISAD
(G) evideniaz strdania arhivitilor SJAN de a menine n actualitatea tiinific a
domeniului, arhivele braovene.
24

Sunt subliniate aspectele pozitive ale managementului instituional local: numrul

mare de lucrri avizate i de cercettori la sala de studiu, strdania n direcia transparenei i
profesionalismului, mijloacele de popularizare a activitii proprii, alctuirea de tipizate
pentru ceteni .a. Se constat necesitatea ca, n viitorul apropiat, s se produc
informatizarea n sfera prelucrrii arhivistice i a ntregului sistem informativ documentar, s
se monitorizeze i actualizeze mai eficient cerinele cetenilor, s se acorde atenie atragerii
i gestionrii fondurilor, s se insiste pe colaborarea cu structurile centrale iar resursele
umane s devin cel mai important obiectiv.
Procedurile muncii de arhiv sunt prezentate pentru a se vedea c arhivele braovene
se ncadreaz n tiparele domeniului, respectnd instruciunile i regulamentele specifice.
Capitolul al IV-lea reprezint contribuia personal n direcia crerii unui model
infodocumentar pentru arhive, avnd ca punct de plecare modele oferite de bibliografie (n
special, cea italian), ca parte a administraiei publice i a sugerrii modului n care poate fi
pus n practic, din punct de vedere informatic.
S-a pornit de la premiza c instituiile din administraia public sunt contiente de
starea de dezordine n care se afl adesea documentele i neleg efectele pe care aceasta le
produce, iar o corect gestionare a documentelor ar trebui s prevad diferite instrumente
care s garanteze controlul informaiei.
Cerinele arhivelor sunt analizate n raport cu nevoia de eficien i transparen a
activitii administrative i se remarc faptul c introducerea noilor tehnologii trebuie
precedat de o revizuire a capacitii organizatorice i a procedurilor administrative. Este
necesar o intervenie destinat realizrii unui sistem informativ integrat propriu-zis, mai
degrab dect informatizrii tuturor fazelor de gestionare a documentelor. Capitolul ofer
scheme pentru realizarea modelului i pentru realizarea lui informatic.
Aadar, lucrarea referitoare la managementul structurilor arhivistice din Braov este o
radiografie a domeniului, teoretic i practic, cu contribuii personale n cele dou direcii,
cea a managementului arhivistic i cea a managementului instituional i, posibil,

cu

relevan la scar local i naional.

Bibliografie selectiv:
ANGELUCCI, Patricia. Breve storia degli archivi e dell archivistica. Perugia: Morlacchi Editore.
2008.
*** Arhivele Naionale i societatea romneasc. Editura Ministerului de Interne. Bucureti. 1997.

25

BCANU, Bogdan. Organizaia public: teorie i management. Iai: Editura Polirom. 2008.
BCANU, Bogdan. Management strategic. Bucureti: Editura Teora.1997.
BERCIU-DRGHICESCU, Adina. Arhivistic i documentaristic. Partea I : tiinele auxiliare ale
istoriei, 2002 [online]. Disponibil pe Internet:
http://www.unibuc.ro/ebooks/istorie/arhivistica/index.htm. (verificat la 2.08.2011).
BERTINI, Maria Barbara. Che cose un archivio. Roma: Carocci Editore. 2008.
CARUCCI, Paola ; GUERCIO, Maria. Manuale di Archivistica. Roma: Carocci Editore. 2009.
CASANOVA, Eugenio. Archivistica, Siena. Con ristampa anastatica. La Bottega dErasmo 1928,
reed.Torino: 1966.
DESALLE, Paul. Une histoire de l'archivistique. Quebec: Presses de l'Universit du Quebec. 2000.
*** Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei. Editura tiinific i Enciclopedic. Bucureti. 1982.
DURANTI, Luciana. I documenti archivistici .La gestione del archivio da parte dellente produttore.
n Publicazione degli Archivi di Stato. Quaderni della Rasegna degli Archivi di Stato. Roma, 1997.
*** Elementi di archivistica, con test di verifica. Edizioni Giuridiche Simoni. Collana Timone.
Gruppo Editoriale Esselibri Simone. Napoli. 2009.
ENACHE, Ionel. Organizarea ergonomic a muncii n birou, 2002. [online]. Disponibil pe Internet:
http://ebooks.unibuc.ro/Stiinte ADM/cuprins.htm. (verificat la 2.08.2011).
*** Filiala Arhivelor Statului. Judeul Braov. Brour editat de Direcia Judeean a Arhivelor
Statului din R.S.R. Braov. 1979.
*** Ghidul Arhivelor Naionale ale Romniei. Editori: Dorin Dobrincu, erban Marin, Andrei
Muraru. Realizat la ANR Bucureti. 2009.
GUERCIO, M. Archivistica informatica. I documente in ambiente digitale. Roma: 2002.
HURMUZACHE, tefan. Protecia Fondului Arhivistic Naional istorie i actualitate. n Hrisovul,
I/1995.
*** ISSAR Norme internationale sur les notices dautorit utilises pour les relatives aux
collectivits, aux personnes ou aux familles. Ed. a II-a [online]. Disponibil pe Internet: www.ica.org.,
trad. Cornelia Vlain.
JOIA, Diana; LCTUU, Ioan. Arhivele romneti ntre tradiie i reform. Sfntu Gheorghe:
Editura Eurocarpatica. 2002.

26

LEFTER, V. Managementul resurselor umane. Bucureti: EDP. 1995.

*** Legislaie arhivistic . Bucureti. 2001.
LODOLINI, Elio. Archivistica. Principi e problemi. Milano: Franco Angeli Editore. 1984.
MARIN, Elisabeta; ARMELU, Aurelian .a. Din tezaurul arhivelor braovene. Brour realizat
de DJAN, cu sprijinul prof. Ion Dumitracu i al Muzeului Judeean de istorie. Braov: 2005.
MARINESCU, Paul. Managementul instituiilor publice, 2002 [online]. Disponibil pe Internet:
http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteCOM/planif/index.htm. (verificat la 2.08.2011).
MARTIN, S. Robert, Administrarea arhivelor. Birocraie i organizaii. n: Management pentru viitor
: Biblioteci i Arhive. Cluj-Napoca: Biblioteca Central Universitar Lucian Blaga. 2000.
NICOLESCU, Ovidiu; VERBONCU, Ion (1999): Management. Bucureti: Editura Economic. 1999.
OWENS, Irene. Managementul calitii totale, factor al schimbrii: Strategii pentru secolul XXI. n
Management pentru viitor : Biblioteci i Arhive. Cluj-Napoca: Biblioteca Central Universitar
"Lucian Blaga. 2000.
PIGLIAPOCO, Stefano. La gestione dei documenti nelle publiche amministrazioni un modello
informatizato. Rimini: Magioli Editore. 1996 (trad. Mihaela Constantin).
POPOVICI, Bogdan-Florin. Again about the Babel-ology: a South-East European Approach. n
Archival Science. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, p. 379-388 [online]. Disponibil pe Internet:
http://bogdanpopovici2008fileswordpress.com.
PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Aciuni ale Comisiei Europene pentru dezvoltarea structurilor
infodocumentare. 2003 [online]. Disponibil pe Internet: http://ebooks.unibuc.ro/Stiinte
POL/Porumbeanu.2003 (verificat la 2.08.2011).
*** Raportul ANR: 2008. [online]. Disponibil pe Internet: www.arhivelenationale.ro.
*** Raportul ANR: 2007. [online]. Disponibil pe Internet: www.arhivelenationale.ro.
REGNEAL, Mircea. Funcia bibliotecii publice n societatea contemporan. n vol. Studii de
bibliologie i tiina Informrii vol. 6-2002 [online]. Disponibil pe Internet:
http://ebooks.unibuc.ro./tiineCOM/biblioteconomie/index.htm. (verificat la 2.08.2011).
ROMITI, A. Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni: casistica,
commento e note sentenza per sentenza. Viareggio: 1995.
SACERDOEANU, Aurelian. Arhivistica. Bucureti: Editura Didactic i Pedagogic. 1971.
SANDRI, L. Archivi di Stato. n Enciclopedia del Diritto. II. Milano: Giffr.1958.

27

VITALI, Stefano. Passato digitale. Le fonti dello storico nell.era dell computer. Milano: Montadori
Editore. 2004.
VLSCEANU, M. Organizaii i comportament organizaional. Iai: Editura Polirom. 2003.
Webgrafie:
http://www.unibuc.ro/eBooks/istorie/arhivistica/index.htm.
www.arhivelenationale.ro
www.scribd.com
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/index.htm.
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/management/index.htm.
http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com.
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteCOM/biblioteconomie/index.htm.2004.

28

Curriculum vitae
INFORMAII PERSONALE
Nume: Orlandea (tiuc) Nicoleta Angelica
Adresa: Str. Neptun, nr.6, cod potal nr. 500368, Braov, Romnia
Telefon: 0729837252
Fax: E-mail : nicoletastiuca@yahoo.com
Naionalitate: romn
Data naterii: 13 aprilie 1969
EXPERIEN PROFESIONAL
Perioada: 1992- pn n prezent:
Profesoar titular la Colegiul Nicolae Titulescu, Braov
2008-2011:
Doctorand al colii Doctorale Litere, Universitatea Bucureti
PRINCIPALELE ACTIVITI I RESPONSABILITI (n prezent):
I. Profesor:
- Profesor metodist al ISJ Braov
- Consilier educativ, coordonator de proiecte i programe, membr a Consiliului de
administraie al Colegiului Nicolae Titulescu, Braov, responsabilul Comisiei metodice a
profesorilor de limba i literatura romn .a.
II. Doctorand:
Publicare de articole, participri la stagii de cercetare, colocvii i simpozioane, organizate de:
A. coala Doctoral Litere, Bucureti, n cadrul proiectului de cercetare doctoral
EDUCATI - comunicari i participri:
- "Istoricul conceptului de fond arhivistic din perspectiva legislativ romneasc" comunicare la Colocviul Internaional "Cultura i literatura romn n lumea contemporan",
organizat de coala Doctoral a Facultii de Litere (Secia Studii Literare Biblioteconomie), Universitatea Bucuresi, 10-11 iunie 2011.
- "Ci de concretizare a principiilor de management strategic la nivelul organizaiilor publice
de tip arhiv" - comunicare la Colocviul Internaional "Cultura i literatura romn n lumea
contemporan", organizat de coala Doctoral a Facultatii de Litere (Secia Studii Literare Biblioteconomie), Universitatea Bucuresi, 10-11 iunie 2011.
- Arhive i biblioteci o veche polemic terminologic n actualitate- comunicare la
Colocviul doctoranzilor din anul al III-lea, organizat de coala Doctoral a Facultii de
29

Litere (secia Studii Literare - Biblioteconomie si tiina Informrii), Universitatea Bucureti,

5 6 martie 2011.
- Participare la Seminarul Interdisciplinar cu tema "Diversity, Gender, Equality and Antidiscriminatory Policies an Practices in EU. Towards a Shared European Public Sphere",
organizat de Facultatea de Litere a Universitii din Bucureti, 29 oct. 2010.
- Participare la Sesiunea comun cu tema "Egalitate de sanse, nediscriminare si respectarea
diversitii; Doctorand n Occident: mod de folosin", organizat de Facultatea de Litere a
Universitii din Bucureti .a, 24 sept. 2010.
- Prezentarea raportului stagiului de cercetare din strintate, Rezidentialele Interdisciplinare
de Var 2010 sinteza stagiului de cercetare n strintate efectuat de doctoranzii seriei
2008-2011 n anul universitar 2009-2010, Universitatea din Bucureti, Facultatea de Litere,
coala Doctoral a Facultii de Litere (secia Studii Literare), 23 sept. 2010.
- Prezentarea proiectului de cercetare doctoral cu tema Managementul structurilor
arhivistice din Braov, Rezidentialele Interdisciplinare de Var 2009, Universitatea din
Bucureti, coala Doctoral a Facultii de Litere, 4 iulie 2009.
B.Universitatea din Padova i Universitatea CaFoscari, Veneia, Italia, n perioada
stagiului de cercetare doctoral (februarie-aprilie 2010), ca auditor:
- Conferina "Cultura senza barriere", Univ. Padova, Italia, Palazzo del Bo, Aula Magna, feb.
2010.
- edinele Cercului Filologilor Padovani, Facultatea de Litere, Padova, feb.-apr. 2010.
- Conferina Internaional "The University in the Reinaissance", Univ. Padova, Italia,
Departam. de anglo-germanistica, Palazzo del Bo, sala Archivio, apr. 2010.
C. Alte institutii din ar, n afara proiectului de cercetare doctoral EDUCATI - comunicri
participri:
1. "Tradition et modernit dans le management de l archivage de Brasov" - comunicare la
Colocviul Internaional Perspective contemporane asupra lumii medievale, cu tema
"Conceptul de norm", organizat de Centrul de Studii medievale i premoderne i Centrul de
Limbi Straine LOGOS din Facultatea de Litere Piteti, 3-5 decembrie 2010.
2.Archives, Libraries, Museums: Conceptual Clarifications - comunicare la Conferina
Internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii, BIBLIO 2010, organizat de
Universitatea Transilvania din Braov, cu tema ,Inovare n bibliotec, 3-5 iunie 2010.
3.The Romanian Archives: a History of the Beginnings - comunicare la Colocviul
Internaional Perspective contemporane asupra lumii medievale, Seciunea Studii de
30

Istorie si Filosofie, organizat de Centrul de Limbi strine LOGOS i Centrul de Studii

Medievale i Premoderne din Facultatea de Litere a Universitii din Piteti, 4-6 dec. 2009.
4.Rdcinile romneti ale dramaturgiei lui Eugen Ionescu - comunicare la Simpozionul
Internaional Diaspora cultural romneasc: paradigme lingvistice, literare i
etnofolclorice, Seciunea Literatur, organizat de Academia Romn-filiala Iai, Institutul
de Filologie Romn A. Philippide i Asociaia Cultural A. Philippide, Iai, 5-7 nov.
2009.
Participare la Conferina Internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii BIBLIO
2009, cu tema "Bibliotecile ntr-o lume n schimbare", organizat de Universitatea
Transilvania, Braov, 4-5 iunie, 2009.
Participare la Sesiunea de comunicri pe probleme de biblioteconomie PROBIB 2009,
organizat de Centrul de Studii medievale i premoderne i Centrul de Limbi Strine LOGOS
din Facultatea de Litere, Piteti, 9-10 aprilie 2009.

ALTE REPERE BIOGRAFICE :

- aprilie 2008- participarea la Simpozionul Internaional Comenius Apa, miracolul vietii,
Oneti, cu comunicarea Apa n literatura sadovenian.
-martie 2007- aprilie 2008- director delegat al Colegiului Nicolae Titulescu, Braov.
- sept. 2008- dobndirea Certificatului de Competen Lingvistic la lb. englez, eliberat de
Universitatea Transilvania, Braov
-sept.2008- admiterea la doctorat, cu tema Managementul structurilor arhivistice din
Braov - ndrumtor, prof. univ. dr. Mircea Regneal, n cadrul colii Doctorale Litere,
Univ. Bucureti.
- 2008- absolvirea cursului postuniversitar de Formare Continu a Personalului de
Conducere, n cadrul DFC, Univ. Transilvania, Braov.
- 2006- 2007- participarea, n calitate de profesor coordonator, la concursul Braovul vzut
de tineri, organizat de ISJ BV, CJRAE, Primaria Brasov, cu proiectul Scriitori braoveni,
premiat cu Marele Trofeu la sectiunea Literatur.
- 2004 obinerea gradului didactic I cu media 10 (zece), la Universitatea Transilvania,
Braov.
- 1999 obinerea gradului didactic II, la Facultatea de Litere a Universitii din Bucureti.
- 1995 obinerea gradului didactic definitiv, la Facultatea de Litere a Universitii din
Bucureti.
- 1992, 1 septembrie profesoar de limba i literatura romn i limba latin la Grupul
Scolar Tractorul I, Braov (n prezent, Colegiul Nicolae Titulescu)
- 1987/1992 am urmat cursurile Facultii de Litere din cadrul Universitii Bucureti,
specializare: Limba i literatura romn - limba latin.

31

- 1992 am obinut diploma de licen cu media 10(zece) tema lucrrii de licen:

Avatarurile personajului n teatrul absurd al lui Eugen Ionescu.
- 1984-1987 - am urmat cursurile Liceului Unirea din Braov, profilul Filologie-Istorie.
APTITUDINI SI COMPETENE PERSONALE:
Curs de formare a formatorilor Reforma educaiei n Romnia, n cadrul Casei Corpului
Didactic Braov, 2005.
- Curs de abilitare curricular, n cadrul Casei Corpului Didactic Braov, 2005.
- Curs de Consiliere i orientare, CCD Braov, mai 2007.
- Curs AEL, CCD Braov, 2008.
- Curs postuniversitar de Formare Continu a Personalului de Conducere, n cadrul Univ.
Transilvania, Braov, mai 2007 - feb. 2008.
- Curs DeECe, CCD si CNCEIP, 2009.
- dorina de a nva permanent, abiliti de comunicare, empatie, dinamism, capacitate de
concentrare, leadership, atenie distributiv, capacitate deosebit de analiz i sintez, spirit
de observaie dezvoltat, rezisten la stres, perseveren
Limba matern: Romn
Limbi straine cunoscute:
Engleza: citit foarte bine
vorbit mediu
scris mediu
Franceza: citit foarte bine
vorbit mediu
scris mediu
Italiana: citit - bine
vorbit - mediu
Aptitudini si competene tehnice: Utilizarea PC-ului: Microsoft Office (Word, PowerPoint,
Publisher), utilizarea copiatorului, a faxului s.a.

32

33