Scop şi obiective

Arhivistica este ştiinţa auxiliară a istoriei care se ocupă cu teoria şi practica

muncii în arhive.
Aproape nu există domeniu al activităţii umane care să nu folosească izvoarele
aflate în arhive. De aceea, arhivele au ocupat, ocupă şi vor ocupa un loc de seamă în
activitatea cercetătorilor din domeniul istoriei, filologiei, lingvisticii, bibliologiei,
muzeologiei etc., deoarece ele furnizează informaţii de primă importanţă pentru elaborarea
diverselor lucrări. În pregătirea istoricului, realizarea contactului cu arhivele, cu sistemul
lor de organizare, cu fondurile şi colecţiile constituite, este absolut necesară.
Cursul de faţă se adresează studenţilor de la Facultatea de Istorie şi Geografie,
învăţământ deschis la distanţă, care şi-au ales ca materie opţională cursul de Arhivistică, ce
se desfăşoară pe parcursul unui semestru. Îşi propune cunoaşterea terminologiei specifice,
a metodologiei de lucru, istoricul arhivelor, dreptul arhivistic. De asemenea, deosebit de
importantă este cunoaşterea activităţii practice, a instrumentelor de evidenţă, a
operaţiunilor arhivistice specifice Registraturii sau Secretariatelor, Arhivelor de depozit şi
Arhivelor istorice sau permanente, adică instituţiilor specializate. În ultima parte a cursului
sunt prezentate condiţiile optime de păstrare, conservare şi posibilităţile multiple de
valorificare a documentelor.
Fără îndoială, cursul de arhivistică are implicaţii nu numai asupra îmbogăţirii
cunoştinţelor de cultură generală dar şi asupra formării şi educării studenţilor de a folosi
izvoarele istorice puse la dispoziţia lor de arhive, biblioteci şi muzee. Pentru cei care
doresc să se perfecţioneze în domeniul arhivisticii, bibliografia de la sfârşit le va fi de un
real folos.

FORMA DE EVALUARE: colocviu + proiect

Stabilirea notei finale:
- răspunsurile la colocviu – 70%;
- proiect (Organizarea arhivei de depozit la locul de muncă al fiecărui
candidat 30%).

Lista abrevierilor
AN – Arhivele Naţionale
ANIC – Arhivele Naţionale Istorice Centrale
AS – Arhivele Statului
DANIC – Direcţia Arhivelor Naţionale Istorice Centrale
DGAS – Direcţia Generală a Arhivelor Statului
DIR – Documente privind Istoria României
DRH – Documenta Romaniae Historica
FAN – Fondul Arhivistic Naţional
FAS – Fondul Arhivistic de Stat
m.l. – metri liniari
RA – „Revista Arhivelor”
u.a. – unitate arhivistică

1
 I. ARHIVISTICA – DEFINIŢIE. TERMINOLOGIE ARHIVISTICĂ.
ORGANIZAREA ACTIVITĂŢII ARHIVISTICE ÎN ŢARA NOASTRĂ

Arhivistica este ştiinţa auxiliară a istoriei a cărei sferă de cercetare o constituie

izvoarele scrise pe suporţi friabili (papirus, scoarţă de copac, mătase , sticlă, pergament,
hârtie, microfilme, benzi magnetice, discuri etc.), pe baza cărora se efectuează cercetări
fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de ordonare, selecţionare,
inventariere, conservare şi valorificare a documentelor.
Arhivistica se structurează în două ramuri: teoria arhivistică (terminologie,
metodologie, istoricul arhivelor, dreptul arhivistic) şi practica arhivistică (registratură,
evidenţă, selecţionare, valorificare).
Multitudinea materialelor documentare create în trecut, variatele sisteme de
registratură, metodele de arhivare diferite în provinciile istorice şi în instituţiile care le-au
creat au făcut din terminologia arhivistică o problemă vastă şi greu de rezolvat.
Noţiunile de bază, în arhivistică, sunt considerate a fi: arhivă, act, document, fond
arhivistic, colecţie arhivistică, unitate arhivistică, arhivar, arhivist. Definiţiile, explicarea
terminologiei, le datorăm bibliografiei de specialitate: tratate (A. Sacerdoţeanu, 1971),
cursuri (Adina Berciu-Drăghicescu, 1997), dicţionare.
Arhiva. Termenul derivă din cuvântul grecesc archeion, reprezentând locul
înaltului magistrat, numit archon, unde se păstrau şi actele archeia, născute în timpul
activităţii sale. De la greci cuvântul a trecut la romani (archivium, archivum) de la care l-au
moştenit popoarele care îl au şi astăzi.
În epoca contemporană au apărut mai multe puncte de vedere privind termenul de
arhivă.
În prezent, considerăm că termenul de arhivă are următoarele accepţiuni:
a. ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite)
referitoare la istoria unui popor, la activitatea unei organizaţii, la persoane particulare şi
juridice, destinate a fi conservate;
b. loc special de păstrare a documentelor, cu sensul de compartiment,
sector, structură organizată, inclusiv locul destinat în cadrul instituţiei respective pentru
păstrarea organizată a documentelor acumulate de către un creator de fond, cu evidenţă
proprie;
c. instituţie specializată care efectuează primirea, păstrarea, organizarea
şi valorificarea documentelor de arhivă cu valoare practică sau istorico-documentară.
Din punct de vedere diplomatic, se face distincţia act/document. Documentul
desemnează toate materialele arhivistice care sunt redactate într-o formă clară şi au înţeles
de sine stătător (de exemplu, hrisovul, zapisul etc.). Actul desemnează mai multe înscrisuri
care nu pot determina o chestiune decât dacă le luăm pe toate împreună (petiţie, referat,
rezoluţie); numai împreună acestea formează un document. Cu alte cuvinte, documentele
desemnează înscrisurile medievale, iar actele pe cele din epoca modernă.
Din punct de vedere arhivistic, însă, noţiunea de document are o accepţiune foarte
largă. Documentul (act oficial sau particular prin care se adevereşte sau se preconizează un
fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie) este elementul component
fundamental al fondului sau al colecţiei cu caracteristici proprii şi o unitate de conţinut. În
diferite contexte, termenul de document este înlocuit prin sintagmele sau cuvintele:
materiale arhivistice, înscrisuri arhivistice, materiale documentare, arhivalii etc. Legea
Arhivelor din 1996 (publicată în „Monitorul Oficial”, nr. 71/9 aprilie, cap. I) menţionează
că prin documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României (se va
abrevia, în continuare, FAN) se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi

2
consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule
cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto,
video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatorii
români în străinătate.
Documentele se constituie pe fonduri şi colecţii arhivistice, iar în cadrul acestora
pe unităţi arhivistice.
Prin fond arhivistic definim totalitatea documentelor, create în decursul activităţii
unei instituţii, întreprinderi, organizaţii, asociaţii, independente din punct de vedere
organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat profilul activităţii, ori a unei familii sau
persoane fizice, structurate organic după criterii istorice sau logice. Cunoaşterea şi
valorificarea documentelor dintr-un fond presupune cunoştinţe temeinice despre creatorul
de fond şi despre activitatea acestuia, despre structura fondului.
Colecţia arhivistică reprezintă totalitatea documentelor grupate de o instituţie,
familie etc., conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, după anumite particularităţi
externe sau potrivit unui interes practic), fără a se ţine seama de provenienţa lor.
Unitatea arhivistică (u.a.) desemnează elementul component al unui fond
arhivistic sau al unei colecţii arhivistice care se individualizează prin conţinutul şi forma sa
referindu-se la o acţiune, problemă sau lucru şi ocupă o poziţie distinctă într-un instrument
de evidenţă (inventar, registru de arhivă etc.). Unitatea arhivistică este o unitate de sine
stătătoare din punct de vedere arhivistic şi poate fi formată din una sau mai multe file,
dintr-un caiet, registru etc.
În baza practicii şi a legislaţiei arhivistice s-au fixat trei categorii de arhive:
arhiva curentă, arhiva de depozit şi arhiva istorică.
Arhiva curentă este în curs de constituire, constituire ce se bazează pe anumite
reglementări şi ale cărei documente mai sunt folosite la compartimentul creat de creatorul
de fond pentru rezolvarea lucrărilor curente. Ea păstrează hârtiile tuturor problemelor în
curs de lucrare. Limita maximă până când documentele se pot considera ca fiind părţi ale
arhivei curente este de doi ani. După acest timp, arhivele îşi pierd actualitatea şi trec la
arhivele clasate, constituind arhive de depozit. După anumite termene, fixate prin legislaţia
arhivistică, materialele arhivistice socotite cu caracter permanent se predau A N pe bază de
inventare. Aceste arhive vor fi deschise publicului spre consultare, devenind arhive istorice
(sau generale).

Personalul arhivelor
Arhivarul este funcţionarul cu studii medii care se ocupă cu munca de arhivă din
A N (instituţia specializată) şi din arhivele de depozit, la nivelul instituţiilor, executând
operaţiuni de primire-predare a documentelor din depozit, conform normelor tehnice şi a
instrucţiunilor, precum şi operaţiuni de ordonare, inventariere şi conservare a arhivei.
Arhivistul este specialistul din A N cu calificare superioară, având ca sarcină
organizarea, conservarea şi valorificarea ştiinţifică a documentelor din FAN.
În alte limbi nu există doi termeni, pentru a desemna pe cei care lucrează în
arhive. Majoritatea ţărilor care au în limba lor un singur termen au cunoscut această
activitate încă din Evul Mediu şi au organizat-o corespunzător, până în zilele noastre; au
tradiţie în ceea ce priveşte activitatea cu arhivele, activitate respectată şi apreciată cum se
cuvine.
Arhivistul este dator să aibă o pregătire multiplă pentru a-şi putea îndeplini
obligaţiile de ordin ştiinţific (elaborează lucrări cu caracter ştiinţific) şi de ordin tehnic
(primeşte, clasează, inventariază, conservă şi foloseşte arhivaliile din orice vreme şi în
orice limbă ar fi scrise). De obicei, arhiviştii sunt de formaţie istorici şi sunt buni
cunoscători ai ştiinţelor auxiliare ale istoriei, adică a arhivisticii şi a ştiinţelor conexe.

3
 Acestea sunt:
Paleografia se ocupă de studierea izvoarelor scrise vechi, de cunoaşterea, descifrarea şi transcrierea
acestora, furnizând informaţii privind evoluţia grafemelor, a suportului, a instrumentelor de scris, cu ajutorul cărora
se pot deosebi copiile, falsurile de original şi se pot localiza şi data textele neidentificate.
Diplomatica studiază apariţia, forma, tradiţia grafică a documentelor şi actelor scrise; analizează
conţinutul documentelor, verifică autenticitatea lor şi scoate în evidenţă elementele care pot ajuta cercetarea istorică
în vederea editării documentelor.
Sigilografia (Sfragistica) se ocupă cu studierea sigiliilor sub toate aspectele. Studiază descrierea, atât a
matricelor cât şi a impresiunilor sigilare din punct de vedere istoric, artistic, diplomatic. Formulează modalităţile de
aplicare ale sigiliului, de depistare a falsurilor sigilare.
Heraldica fixează şi studiază aspectele teoretice ale blazonului; se ocupă şi de aplicarea lor în practică,
devenind în acest caz artă heraldică. Are drept obiect stabilirea principiilor teoretice, cercetarea, interpretarea şi
evoluţia stemelor unui stat, oraş, familie etc.
Genealogia este una dintre cele mai vechi şi cele mai importante ştiinţe auxiliare ale istoriei. Studiază
naşterea şi evoluţia neamurilor şi a familiilor, înrudirile care se stabilesc între persoanele unei epoci date, precum şi
rolul pe care aceste înrudiri îl joacă în desfăşurarea unor evenimente istorice.
Cronologia are drept obiect de studiu datarea evenimentelor istorice în vederea stabilirii succesiunii
acestora, stabilirea exactă a datei documentelor, traducerea diferitelor sisteme după care oamenii au măsurat şi
socotit timpul, raportându-se la sistemul contemporan.
Metrologia are ca obiect studiul sistemelor de măsură din trecut, oglindite în izvoarele documentare,
cu evoluţia acestora de-a lungul istoriei, cu adaptarea lor la sistemul de măsură modern, precum şi cu cercetarea
vechilor măsurători în raport cu sistemul utilizat pe regiuni, în anumite perioade, în vederea stabilirii datei probabile
şi a locului de creare a unor izvoare nedatate sau nelocalizate.
Numismatica are drept obiect de studiu moneda.
Filigranologia studiază diferitele reprezentări şi linii imprimate în hârtie (filigrane), în scopul
identificării fabricii de unde provine. Tot ea studiază şi morile de hârtie.
Miniaturistica cercetează diferitele reprezentări artistice realizate în antetul sau în cuprinsul actelor în
vederea determinării semnificaţiei şi valorii artistice a acestora.
Bibliologia (cu ramurile: Bibliofilia şi Biblioteconomia) are drept obiect studiul cărţii ca fenomen al
vieţii sociale, care cuprinde istoria, producţia şi răspândirea cărţii.
Codicologia studiază tehnica de execuţie a manuscriselor, urmărind suporţii grafici, sistemele de tăiere
şi liniere a filelor, modul de numerotare a caietelor, stilul şi ornamentaţia etc.
Organizarea activităţii arhivistice în ţara noastră
Întreaga activitate arhivistică este coordonată de Arhivele Naţionale, unitate bugetară a Ministerului de
Interne. Arhivele Naţionale Istorice Centrale (fosta Direcţie Generală a Arhivelor Statului), cu sediul în Bucureşti,
şi filialele de la nivelul fiecărui judeţ, Direcţiile judeţene a Arhivelor Naţionale, îndrumă şi controlează munca de
arhivă de la toate unităţile, organizaţiile, având atribuţii precise în administrarea şi protecţia specială a FAN al
României.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Ce este Arhivistica?
2. Definiţi şi comentaţi noţiunile de bază din arhivistică.
3. Daţi câteva sinonime pentru termenul de document.
4. Ce este un act? Dar un document?
5. Cine coordonează activitatea arhivistică din ţara noastră?

4
 II. IZVOARELE ŞI ISTORIOGRAFIA ARHIVISTICII.
PERIODIZAREA ISTORIEI ARHIVELOR

Izvoarele arhivisticii se împart în două categorii: directe şi indirecte.

Izvoarele directe sunt constituite din arhive şi inventarele lor. De la cele mai
vechi arhive care ni s-au păstrat şi până la cele care se formează sub ochii noştri, ele ne dau
cele mai sigure date asupra istoricului lor şi constituirii lor, asupra progresului făcut în
munca arhivistică şi asupra interesului pe care îl puneau în păstrarea arhivelor creatorii sau
deţinătorii lor. În imediată legătură cu arhivele stau inventarele lor. Din păcate, astfel de
liste sau inventare vechi nu ni s-au păstrat prea multe. Prin practică ele se uzau şi
dispăreau, prin înlocuire cu altele noi, care însă nu mai cuprindeau şi materialele dispărute
între timp. Inventarele ne ajută în reconstituirea arhivelor dispărute sau dezmembrate din
diferite motive; ele însele devin izvoare istorice, când arhivele pe care le descriu nu mai
există.
Cele mai vechi inventare de arhive europene datează din secolul al XIV-lea şi
multe s-au şi publicat ca documente propriu-zise. La noi, cele mai vechi inventare
cunoscute sunt cele alcătuite de Christian Pomarius pentru arhiva Sibiului, în 1546, şi a
Braşovului, în 1552.

Izvoarele indirecte sunt mai numeroase şi mai variate; aflarea lor, cât şi o justă
interpretare nu o poate face decât cercetătorul avizat. Ele sunt:
1. Izvoarele juridice, legislaţia: fiecare lege are legături şi cu arhivele; de pildă, o
hotărâre pentru înfiinţarea unei instituţii va avea prevederi şi pentru structura ei, deci şi
pentru munca de registratură şi de secretariat.
2. Izvoarele istorice: documentele publicate (în cataloage sau ediţii de
documente) conţin şi informaţii cu privire la modul cum au luat naştere documentele, cum
au fost păstrate. Iată principalele colecţii de documente:
„Arhiva românească” (1840-1845) iniţiată de M. Kogălniceanu, special pentru
publicarea documentelor;
N. Bălcescu şi A.T. Laurian recomandă publicarea documentelor importante în
„Magazinul istoric pentru Dacia” (1845-1848).
„Uricariu” lui Th. Codrescu, în 25 volume (Iaşi, 1852-1895); Gh. Ghibănescu
publică Documente slavone în „Uricariu” al lui Th. Codrescu, apoi creează, în perioada
1906-1933, la Iaşi, colecţiile personale: Surete şi izvoade, în 25 de volume, şi Ispisoace şi
zapise, în şase volume;
Mihai Costăchescu publică: Documentele moldoveneşti înainte de Ştefan cel
Mare (vol. I-II, Iaşi, 1931, 1933), Documente moldoveneşti de la Ştefan cel Mare (Iaşi,
1933), Documentele moldoveneşti de la Bogdan Voevod (1504-1517) (Bucureşti, 1940),
Documentele moldoveneşti de la Ştefăniţă Voevod (1517-1527) (Bucureşti, 1943) şi
Documentele de la Ştefan cel Mare (Iaşi, 1949).
Teodor Balan editează, la Cernăuţi, în perioada 1933-1943, Documente
bucovinene, vol. I-IV.
N. Iorga publică documente, între altele, în: Studii şi Documente (30 volume, în
perioada 1901-1916), Acte şi Scrisori, Bucureşti, 1903, Documente româneşti din arhivele
Bistriţei, vol. I-II, 1899-1901, Documente privitoare la familia Callimachi, vol I-II,
1902-1903.

5
 Colecţia Hurmuzaki se dorea o colecţie a documentelor externe privitoare la
istoria românilor: seria veche, vol. I-XXI, apare la Bucureşti, în perioada 1876-1924, seria
nouă, vol. I-III, apare tot la Bucureşti, în 1962-1967.
În 1949, Academia Română a luat hotărârea publicării unui corpus de documente,
Documente privind Istoria românilor (DIR). Colecţia a pus în circulaţie un mare număr de
documente, dar din punct de vedere ştiinţific are lipsuri mari: pentru documentele în alte
limbi foloseşte numai traducerea în româneşte şi nu verifică suficient lectura textelor,
cronologia şi autenticitatea lor. Colecţia a fost reluată, din anul 1965, de Documenta
Romanie Historica (DRH), pe baze mai corespunzătoare.
3. Izvoarele narative: cronicile, jurnalele (ajută, în special, la cunoaşterea
constituirii fondurilor arhivistice particulare), memoriile, conturile sau socotelile,
monografiile (autorii recurg deseori la ineditul din arhive, dând indicaţii precise despre
existenţa unor fonduri sau colecţii arhivistice), studiile, comunicările şi articolele din ziare,
reviste.
4. Izvoare arheologice: unele inscripţii pe piatră, în bronz, pe cărămizi privesc şi
arhivele.
Istoriografia arhivisticii este reflectată în periodicele arhivistice, manualele de
arhivistică şi studiile arhivistice:
Revista arhivelor, începând cu 1924;
Hrisovul, buletinul Şcolii de arhivistică (7 vol., 1941-1947);
Aurel Sacerdoţeanu, Arhivistica, Bucureşti, 1971, singurul manual de arhivistică
până în prezent. Ştim că specialiştii Direcţiei Arhivelor Naţionale Istorice Centrale
elaborează un Tratat de arhivistică în mai multe volume, vol. I fiind deja pregătit pentru
tipar.
De-a lungul timpului, în reviste de specialitate, au publicat studii de arhivistică:
D. Onciul, G. Popa, A. Sacerdoţeanu, I. Minea, H. Stahl, Constantin Moisil, Tudor
Mateescu etc.

Periodizarea istoriei arhivelor se face în funcţie de modul în care iau naştere

materialele arhivistice şi după cum se păstrează ele:
a. Perioada arhivei la destinatar. Documentul era păstrat de cel căruia îi era
destinat şi care beneficia de conţinutul lui. Era obligat să-l prezinte ori de câte ori îşi
revendica sau apăra drepturile înscrise în el. În această perioadă s-au produs puţine
documente şi o bună parte din ele s-au pierdut. Domină până în secolul al XVIII-lea, atât în
Transilvania, cât şi în Ţara Românească şi Moldova. Cele mai vechi arhive din
Transilvania datează din secolul al XIII-lea. După întemeierea statelor Ţara Românească şi
Moldova s-au organizat cancelarii la curtea domnească şi la dregătorii care emiteau
documente.
b. Perioada arhivei de registru. Pentru o mai bună ordine şi evidenţă în treburile
lor, emitenţii de documente s-au văzut nevoiţi să-şi păstreze o copie după documentele pe
care le emiteau şi ale căror originale se înmânau destinatarilor. Copierea se făcea în
registre speciale, numite şi condici sau catastifuri. Dovada în litigii deţinătorul o făcea tot
prin prezentarea originalului, dar acum conţinutul lui putea fi confruntat cu copia din
registru. Prezenţa sintagmelor; „s-au trecut la condică”, „s-au trecut”, la sfârşitul
documentelor, reprezintă o confirmare a faptului că ele au fost trecute în condici, în
întregime sau în rezumat. Se presupune, de asemenea, că alături de cancelarii exista şi o
arhivă care păstra copiile unor acte.
Condicile care se păstrează până astăzi sunt extrem de importante pentru că, în
majoritatea cazurilor, ne redau copiile unor documente dispărute, în ordinea emiterii lor, în
aşa-numitele serii arhivistice complete.

6
 Menţiuni despre primele registre avem încă din secolul al XV-lea, un uric de la
Ştefan cel Mare aminteşte de catastiful Mănăstirii Moldoviţa.
Abia în timpul lui Constantin Brâncoveanu (1688-1714) se dispune constituirea
de registre de cancelarie şi de vistierie. Tot atunci s-au dat dispoziţii şi mănăstirilor
domneşti să-şi copieze documentele în condici.
În anul 1741, în Moldova, Constantin Mavrocordat ia iniţiativa păstrării
documentelor sub formă de copie, integral sau în rezumat.
c. Perioada arhivei de registratură. Avem de-a face cu existenţa unor
instrumente de evidenţă, cum ar fi registrul de intrare-ieşire. Instituţia emitentă era
interesată să păstreze atât copiile originalelor expediate, cât şi originalele primite în
legătură cu o anumită problemă (corespondenţa).
În Transilvania, cea dintâi registratură este atestată în anul 1737, iar în Moldova
şi Ţara Românească în anii 1769 şi 1774, actele păstrate la destinatar din această perioadă,
având, în dreapta sus, numărul de ordine al registraturii, de obicei încercuit. Dar de o
arhivă de registratură propriu-zisă nu se poate vorbi decât la începutul secolului al XIX-lea,
îndată ce s-au pus în aplicare Regulamentele organice, când iau naştere Arhivele Statului.
Numărul tot mai mare şi diversitatea documentelor emise şi primite de o instituţie au impus
organizarea cât mai precisă a lucrărilor de secretariat.
În general, există o strânsă legătură între istoria arhivelor şi istoria politică a
creatorilor de arhive. Arhivele sunt strâns legate de evoluţia instituţiilor statului; numai
cunoscând naşterea, durata de viaţă şi structura instituţiilor, organizaţiilor, din trecut şi
actuale, arhivistul poate clasa corect arhivele.

TEST DE AUTOEVALUARE:
1. Care sunt principalele ediţii de documente?

7
 III. CLASIFICAREA ARHIVELOR.
FORME DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR.
OPERAŢIUNI ARHIVISTICE

Clasificarea arhivelor. Prima departajare s-a făcut între arhivele istorice, cele
vechi pe care le frecventau cei interesaţi de studii istorice şi arhive administrative, cele noi,
cerute frecvent de multă lume.
Clasificarea arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice. Există
mai multe criterii de clasificare:
1. După deţinerea arhivelor:
- arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;
- arhive ale A N;
- arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.
2. După etapele procesului de formare a arhivelor:
- arhive curente (de registratură);
- arhive de depozit;
- arhive istorice (permanente).
3. După orânduirea socială:
- arhive feudale;
- arhive moderne;
- arhive capitaliste;
- arhive socialiste.
4. După etapele istoriei arhivelor:
- arhiva la destinatar (grija păstrării actului revenea celui căruia îi era
destinat);
- arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);
- arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie într-un registru
special);
- arhiva de registratură (de secretariat sau administrativă).
5. După creatorii arhivelor:
- arhive centrale, create de instituţiile administrative centrale: Sfatul sau
Divanul ţării, departamentele, ministerele, subsecretariatele de stat;
- arhive administrative, create de instituţiile administrative locale:
prefecturi, primării, consilii populare;
- arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul
Domnesc, tribunale, curţi cu juri, colegiile avocaţilor etc.;
- arhive poliţieneşti, create de instituţiile din perioada modernă care
aveau în sarcină menţinerea ordinii: agia oraşelor, vornicia temniţelor
etc.;
- arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în
diferite ramuri ale economiei şi cele provenite de la Ministerul
Agriculturii, al Industriei, al Comerţului;
- arhivele statistice apar în secolul al XIX-lea, prin înfiinţarea oficiilor
statistice (1859);
- arhive militare, create de instituţiile militare: Ministerul de Război,
Marele Stat Major;

8
 - arhive sanitare, aparţin unor instituţii de profil create la sfârşitul
secolului al XIX-lea: spitalele, Crucea Roşie;
- arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite
cu scopul de a-şi păstra interesele, de a se organiza pentru obţinerea
unor privilegii (bresle, corporaţii, sindicate);
- arhivele culturale încep să se constituie abia în secolul al XIX-lea;
dintre instituţiile ale căror arhive s-au păstrat: ASTRA, Ateneul
Român, teatrele, muzeele, bibliotecile, Liga Culturală etc.;
- arhive de învăţământ, create de instituţiile de învăţământ şi cele care
au coordonat activitatea de învăţământ: Eforia şcoalelor, revizorate
şcolare judeţene, inspectorate şcolare; până pe la jumătatea secolului
al XVII-lea, găsim informaţii bogate referitoare la învăţământ în
arhivele ecleziastice şi cele administrative;
- arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală
păstrate la mitropolii, episcopii, mănăstiri, schituri, biserici şi culte
religioase;
- arhive legislative, create de activitatea puterilor legislative:
parlamentul, Marea Adunare Naţională etc.;
- arhive cinematografice, fonografice, fotografice, păstrate în Arhiva
Naţională de Filme, Radiodifuziunea Română şi Televiziunea
Română; Biblioteca Academiei a început să pună bazele unor colecţii
de fotografii (documente sociale de mare însemnătate) încă de la
începutul activităţii sale;
- arhive de stare civilă, arhive din categoria arhivelor de instituţie, şi
cuprind documente de stare civilă (naştere, căsătorie, deces); în ţara
noastră, asemenea arhive s-au constituit târziu, în urma introducerii
unor astfel de oficii pe lângă biserici, în anul 1723 în Transilvania şi,
între anii 1831 şi 1832, în Ţara Românească şi Moldova. Din anul
1865 în Ţara Românească şi Moldova, iar din 1895 în Transilvania,
oficiile de stare civilă au început să funcţioneze pe lângă primăriile
localităţilor.
- arhive particulare cuprind documente aflate în proprietatea unor
persoane fizice sau juridice (asociaţii economico-sociale, aşezăminte
bisericeşti etc.) cu caracter privat, care au latitudinea de a acorda sau
nu publicului dreptul de acces la consultare. Se compun din: arhive
personale, de familie, ecleziastice, notariale, de instituţii private
(întreprinderi industriale, bancare, comerciale, transporturi, societăţi
culturale etc).
6. După suportul de scris:
- hârtie, lemn, mătase, metal, papirus, pergament, scoarţă de copac.
7. după modul de percepere de către om:
- arhive vizuale;
- arhive sonore;
- arhive audio-vizuale.

9
 Forme de păstrare a documentelor
Documentele s-au transmis în timp, sub următoarele forme: concepte, originale şi
copii.
Conceptul este forma de document care precede originalul. Se mai numeşte şi
ciornă, notă, minută. Acestea aveau caracter temporar, motiv pentru care nu s-au păstrat
prea multe. Conceptul este scris mai neîngrijit.
Originalul este socotit forma cea mai completă a documentului, ceea ce a fost
făcut primul. El conţine elementele formularului diplomatic, inclusiv iscăliturile autografe
şi sigiliile sau amprentele digitale în loc de peceţi. Unele documente nu prezintă semne de
validare (iscălituri, peceţi) şi sunt totuşi originale; aşa sunt: listele de documente ale unor
moşii, liste de bunuri, unele testamente etc., făcute de diverse persoane. A existat şi
procedeul originalelor multiple, fiind vorba de tipul de acte care au mai mulţi beneficiari
(contracte, tratate de alianţă, de pace, circulare, hotărnicii) şi care toate erau redactate în
atâtea originale câte părţi interesate erau. În epoca contemporană procedeul este foarte des
folosit. Fiecare din ele conţine elemente de autenticitate (semnături, ştampile), fiind toate
originale multiple.
Duplicatele sunt documente identice ca formă cu originalul, dar se deosebesc de
acesta prin faptul că sunt emise posterior originalului.
Copia. Există mai multe tipuri de copii, după maniera în care aceasta a fost
făcută: respectând întocmai originalul sau numai părţi ale acestuia.
1. Copia autentică sau autentificată este acea copie certificată de o autoritate
publică. Acestea pot fi copii după documente originale sau după alte copii (din condici, de
pildă). În Transilvania, copia autentică se numeşte transumpt sau transcriere, adică trecerea
unui document, în întregime sau parţial, într-un alt document emis de o instituţie sau o
persoană cu drept de a emite acte.
2. Copiile din condicile de documente sau din diferite registre oficiale. Acestea,
de asemenea, pot fi în întregime sau în rezumat: copiile din condicile domneşti, din
condicile altor instituţii publice, din registre oficiale. Ele aveau valoare de original.
Trecerea actelor în condici era menţionată pe documentul original.
3. Copiile figurate sunt acele copii care reproduc cuprinsul actului original, caută
chiar să imite actul şi din punct de vedere al aspectului exterior. Nu sunt autentificate şi nu
au valoare juridică.
4. Copiile libere sunt făcute de orice persoană şi nu sunt autentificate.
5. Traducerile. Cele din limba slavonă sunt cunoscute în Moldova, sub numele de
surete şi izvoade în Ţara Românească.
6. Copiile în inventare vechi de arhivă; sunt valoroase deoarece înlocuiesc
originalele.

În ceea ce priveşte denumirea documentelor, există o mare varietate de termeni.

În general, documentele au fost definite după:
a. conţinutul lor: adresă, diplomă, hrisov, jalbă, anafora, raport etc.;
b. forma de expediere: telegramă, scrisoare, epistolă, carte poştală, fax, telex,
radiogramă etc.;
c. forma suportului: carte, registru, foaie volantă, sul, caiet etc.;
d. după forma în care s-au păstrat: concept, original, copie.

10
 Operaţiuni arhivistice
Selecţionarea. Operaţiune arhivistică de bază, constând în stabilirea valorii
documentelor în vederea păstrării celor cu valoare practică şi istorico-documentară şi a
eliminării celor fără valoare. Are ca principal obiectiv stabilirea izvoarelor documentare de
importanţă ştiinţifică şi cele ce trebuie păstrate pe termen nelimitat.
Ordonarea este operaţiunea arhivistică de grupare a documentelor selecţionate în
fonduri şi colecţii, după anumite criterii.
Inventarierea este operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor
arhivistice în urma căreia rezultă inventarul fondului sau al colecţiei.
Inventarul prezintă două aspecte: aspect administrativ (de luare în evidenţă) şi
instrument de lucru (în cercetare).
Din punct de vedere administrativ, inventarul este un registru în care sunt
transcrise, într-o anumită ordine, fişele documentelor unui fond, ale unei colecţii; reflectă
cantitatea documentelor dintr-un depozit, fond, colecţie, la o anumită dată, fiind un
instrument obligatoriu de evidenţă şi de informare; în cercetare, inventarul oferă date cu
privire la conţinut, aspect exterior etc. ce pot constitui puncte de plecare în elaborarea unor
lucrări cu caracter ştiinţific.
Titlul inventarului este dat de denumirea instituţiei creatoare de fond (se
menţionează titlul ultim şi complet al instituţiei). Conţinutul inventarului reflectă
complexitatea documentelor.
Documentele pot exista sub următoarele forme:
- dosar (acea unitate arhivistică în care se grupează documente referitoare la
aceeaşi problemă, de aceeaşi valoare, cu acelaşi termen de păstrare, după un criteriu stabilit
în prealabil: tematic, alfabetic, geografic);
- foaie volantă (tipăritură pe o singură faţă, care se difuzează cu un prilej
deosebit);
- fotografie;
- manuscris (text scris de mână sau dactilografiat);
- registru (locul în care se înscriu, se înregistrează sau se copiază operaţii sau acte
oficiale cu caracter administrativ, comercial sau de altă natură, privind activitatea unei
persoane juridice sau fizice).

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Enumeraţi câteva arhive, după creatori.
2. Care sunt formele de păstrare a documentelor?
3. Enumeraţi şi definiţi principalele operaţiuni arhivistice.

11
 IV. SCURT ISTORIC AL ÎNVĂŢĂMÂNTULUI ARHIVISTIC ROMÂNESC.
FORMAREA PROFESIONALĂ A ARHIVIŞTILOR

Primul proiect pentru înfiinţarea unui Institut de Paleografie a apărut în 1862,

cuprins în Regulamentul de organizare a Arhivelor Statului. Acest deziderat s-a realizat
abia în 1924, când, din iniţiativa lui N. Iorga, a luat fiinţă Şcoala practică de arhivari-
paleografi. Şcoala a funcţionat pe lângă DGAS care îi punea la dispoziţie localul,
biblioteca şi materialul didactic. Durata şcolii era de doi ani şi cuprindea disciplinele:
arhivistica, paleografia română, latina, greaca, izvoarele istoriei românilor (pentru anul I) şi
sigilografia, heraldica, diplomatica, instituţii vechi româneşti şi dreptul vechi românesc
(pentru anul II). Şcoala a editat primele albume de paleografie română, slavă şi latină.
În 1931 apare regulamentul de funcţionare al şcolii, care îi schimbă atât
denumirea, în Şcoala superioară de arhivistică şi paleografie, cât şi profilul, având sarcina
de a forma arhivişti, bibliotecari şi experţi grafici, funcţionând cu trei secţii: arhivistică,
bibliologie, expertiză grafică şi grafologie.
În 1932, prin modificarea Legii AS, Şcoala superioară de arhivistică şi
paleografie primeşte denumirea de Şcoala specială de arhivistică şi paleografie, devenind
o instituţie de învăţământ superior, ce funcţionează până în 1938 când, în urma reformei
învăţământului superior primeşte numele de Şcoala de arhivistică, fiind socotită ca şcoală
de învăţământ superior. Durata cursurilor era de trei ani, iar disciplinele care se predau erau
grupate în 11 catedre şi cuprindeau cursuri de istorie, arhivistică, bibliologie, muzeistică,
grafologie, cu scopul de a forma specialişti pentru arhive, biblioteci, muzee şi instanţe
judecătoreşti. Şcoala de arhivistică a funcţionat până în anul 1948. A editat, începând cu
anul 1941, publicaţia Hrisovul. Numeroase personalităţi de mai târziu au fost absolvenţii
acestei şcoli; îi amintim pe: C.C. Giurescu, N. Cartojan, A. Sacerdoţeanu, P.P. Panaitescu,
D.P. Bogdan, Dan Simonescu, Emil Vârtosu ş.a.
Prin reforma învăţământului din 1948 această şcoală a devenit Institutul de
arhivistică, bibliologie şi muzeografie, care avea scopul de a forma specialişti în domeniul
arhivistic, bibliologic şi muzeografic. Institutul a funcţionat până în 1950, când trece ca
secţie de arhivistică, pe lângă Facultatea de Istorie a Universităţii din Bucureşti, iar în 1956
devine subsecţie în cadrul Catedrei de Istoria românilor, cursurile de arhivistică şi ştiinţe
auxiliare reducându-se numai la lucrări practice şi de seminar. Această subsecţie
funcţionează până în anul 1963, când se desfiinţează. Astfel lua sfârşit învăţământul
arhivistic românesc, în timp ce în alte state funcţionau şcoli superioare arhivistice încă din
secolul trecut. De pildă, la Neapole funcţionează o şcoală din 1818, la Veneţia din 1855.
Astăzi, în Italia sunt 17 şcoli de arhivistică de nivel universitar, pe lângă cele mai mari
arhive de stat; cu toate acestea Oficiul Central pentru Bunuri Arhivistice mai are o şcoală
de arhivistică, un serviciu didactic şi de activitate pentru promovare şi cursuri de reciclare
şi perfecţionare de tip postuniversitar.
În Franţa, celebra Şcoală de arhivistică este din 1821, în Germania din 1819, în
Austria din 1854, în Ungaria din 1867, în Rusia din 1877.
După 1965, DGAS a încercat diverse forme de pregătire profesională cu profil
arhivistic, cuprinzând cursuri generale de istorie şi de istoria instituţiilor, cursuri de limbi
vechi şi moderne, de ştiinţe auxiliare sau de teorie şi practică arhivistică. Dar acest proces
de învăţământ nu beneficia de un cadru organizat şi de un statut corespunzător tendinţelor

12
instituţiei. De aceea în anul 1980 ia fiinţă un Centru de Perfecţionare a pregătirii
profesionale a cadrelor din sistemul Arhivelor Statului.

Astfel, formarea, perfecţionarea, specializarea profesională a tuturor cadrelor din

sistemul AS s-au organizat astfel:
- cursuri de iniţiere în ştiinţa şi practica arhivistică (pentru cadrele cu studii
superioare şi pentru cadrele cu studii medii);
- cursuri de specializare în domeniul limbilor şi paleografiei;
- cursuri de reciclare, susţinute o dată la cinci ani;
- cursuri de pregătire profesională prin convocări semestriale şi anuale, cu o
durată de 2-3 zile;
- pregătirea la locul de muncă;
- activităţi de instruire a personalului cu sarcini de arhivare de la ministere şi alte
instituţii centrale.
Aceste cursuri însă nu şi-au atins pe deplin ţelurile din următoarele motive:
fluctuaţia mare a cadrelor, optica conducerilor, timpul scurt de instruire. Poate şi din aceste
motive, arhive create încă din anii ’50 nu sunt ordonate şi inventariate, selecţionate pentru
a fi predate AN. Guvernul deţine cca. 3000 m.l. de documente încă din 1944; Ministerul
Sănătăţii are 6000 m.l. arhivă începând din 1924; Ministerul Culturii are 2000 m.l. arhivă
şi abia a predat, în 1989, 6 m.l.; Ministerul Învăţământului are 4000-5000 m.l. arhivă din
1947. Aceste ministere au încă avantajul că nu şi-au modificat foarte mult structurile; la
ministerele economice situaţia este şi mai grea.
- pregătirea studenţilor prin practica de vară.
După 1990, s-a pus şi la noi problema unei noi orientări în formarea profesională
a arhiviştilor, a unei apropieri şi din acest punct de vedere de ţările civilizate şi cu tradiţie
în această activitate. Astfel, s-a considerat că şi la noi ar fi de format arhiviştii ştiinţifici,
din toate specializările, prin cursuri postuniversitare de iniţiere şi specializare, la aceste
cursuri putând participa şi specialişti din biblioteci, muzee, culte, care deţin colecţii şi
fonduri arhivistice.
S-au mai propus: cursuri postuniversitare de perfecţionare pentru a crea experţi;
cursuri de perfecţionare prin reciclare periodică, prin stagii tehnice în Arhivele din
România sau în arhive străine; cursuri de calificare de tip postliceal pentru arhivari şi
tehnicieni restauratori sau aşa-numitele cursuri de audienţi.
Noua Lege a Arhivelor Naţionale a prevăzut reînfiinţarea Şcolii Naţionale de
Arhivistică, sub forma unei Facultăţi de Arhivistică (ce funcţionează în cadrul Academiei
de Poliţie, începând cu anul 1992) şi continuarea activităţii Centrului de perfecţionare, sub
forma unei Şcoli Naţionale de Perfecţionare arhivistică.
Asemenea centre de perfecţionare există peste tot în lume. Chiar în acele state în
care există facultăţi de arhivistică s-a simţit nevoia înfiinţării unor centre de formare,
perfecţionare şi specializare a arhiviştilor ştiinţifici de nivel ridicat. De pildă, în Franţa, în
cadrul Arhivelor Naţionale se găseşte un Centru de cercetări şi perfecţionare care asigură şi
controlează prin cursuri postuniversitare, stagii interne şi stagii internaţionale, pregătirea
arhiviştilor francezi şi a celor din alte state care vor să le frecventeze. Despre situaţia din
Italia m-am referit mai sus.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Care sunt noile orientări în formarea profesională a arhiviştilor, după anul 1990?

13
 V. SCURT ISTORIC AL ARHIVELOR DIN ROMÂNIA.
LEGISLAŢIA ARHIVISTICĂ ŞI ORGANIZAREA ARHIVELOR STATULUI

1. Scurt istoric al arhivelor din România

Arhivele s-au păstrat ca o dovadă a gradului de civilizaţie la care a ajuns fiecare
popor. Istoria arhivelor este însăşi istoria civilizaţiilor creatorilor lor, deşi păstrarea lor n-a
fost lucrul cel mai uşor de înfăptuit.
Referindu-se la arhive, N. Iorga vorbea despre o avere naţională „prin care se
legitimează poporul nostru în faţa întregii lumi”.
În ceea ce priveşte istoriografia referitoare la istoria arhivelor Ţării Româneşti şi
a Moldovei, nu există o lucrare consacrată acestei probleme. În lipsă de publicaţii speciale,
se recurge la periodicele şi studiile semnate de istorici şi de arhivişti de seamă (D. Onciul,
G. Potra, A. Sacerdoţeanu, Constantin Moisil ş.a.), precum şi la Tratatul lui A.
Sacerdoţeanu (Arhivistica, Bucureşti, 1971).
În ceea ce priveşte problema legislaţiei în perioada secolului al XVIII-lea şi
începutul celui de-al XIX-lea, ea se poate regăsi în pravile, hrisoave şi diverse dispoziţii
normative sau cele câteva studii. De la 1831 înainte există o legislaţie care priveşte
Arhivele Statului ca organ de sine stătător, şi alta care priveşte arhivele instituţiilor publice,
a celor ce aparţin persoanelor particulare.
Primele mărturii despre existenţa unor arhive organizate şi primele documente
create pe teritoriul României, care au ajuns până la noi, datează din timpul stăpânirii
romane (206-274 d. H.). În perioada Daciei romane au existat arhive după cum au
funcţionat şi în celelalte provincii ale Imperiului Roman. Dovezile noastre constau din cele
25 de tăbliţe cerate de la Roşia Montană. Cea mai veche datează din 17 martie 139 d. H.
Din motive practice, în fostele provincii dacice, ca în toate celelalte provincii ale
Imperiului Roman, administraţia a creat arhive. Cele mai cunoscute erau cele ale fiscului
imperial. Din păcate, dintre documentele create de această instituţie nu au ajuns prea multe
până azi.
Din Evul Mediu timpuriu aproape nu avem date despre existenţa unor arhive
datorită migratorilor, care timp de 1000 de ani au străbătut teritoriul carpato-danubiano-
pontic. Săpăturile arheologice au scos la lumină numeroase sigilii ce pot constitui dovada
existenţei unor arhive.
După constituirea statelor medievale, din secolul al XIV-lea, s-au organizat
cancelariile domneşti şi mai târziu ale dregătoriilor. Se pare că arhivele domneşti erau
păstrate pe lângă Mitropolii. Este perioada arhivei la destinatar, când emitenţii nu păstrau
copii ale înscrisurilor pe care le eliberau.
Primele documente de cancelarie provin din a doua jumătate a secolului al
XIV-lea, ceea ce nu înseamnă că nu au putut fi emise şi anterior acestei date. O primă
categorie de documente emise în cancelariile domneşti erau adresate mănăstirilor,
bisericilor, boierilor. A doua categorie o formau: scrisorile adresate (în special de voievozi)
în afara graniţelor, tratatele politice şi comerciale, documentele de închinare, daniile
acordate unor ctitorii şi mănăstiri din Peninsula Balcanică etc.
În secolele XV-XVI se păstrau foarte puţine dintre actele oficiale la emitenţi.
Hrisovul rămânea proprietatea celui care-l primea, având grijă să-l păstreze.
Încă de la sfârşitul secolului al XVI-lea, se constată existenţa registrului de
cancelarie, mai ales cu privire la fisc. Este perioada din istoria arhivelor pe care

14
istoriografia românească a numit-o a „arhivei de registru”. Abia în perioada domniei lui
Constantin Brâncoveanu s-au luat măsuri ca în cancelaria domnească să se alcătuiască
registre cu copii de pe documentele emise şi pentru socotelile vistieriei, dându-se dispoziţii
şi mănăstirilor ca să-şi copieze documentele în condici speciale. Singura dintre instituţiile
administraţiilor publice care se pare că avea registre în această perioadă era vistieria.
Totuşi, din ele ne-au parvenit foarte puţine.
În această perioadă s-au constituit arhive şi în târguri (de pildă, târgul Hârlău, din
vremea lui Petru Şchiopul). Probabil că şi breslele de negustori şi meseriaşi din oraşe au
folosit asemenea condici sau catastifuri.
În secolul al XVII-lea, în Îndreptarea Legii (carte veche tipărită la Târgovişte,
1652) se prevedea, între altele, depunerea a câte unui exemplar al actelor întocmite între
particulari la lăcaşe de cult. S-ar fi putut ca anterior să se fi constituit arhive particulare la
foruri bisericeşti.
De la sfârşitul secolului al XVII-lea şi începutul celui următor a apărut practica
registrelor de copii. Cele care s-au păstrat demonstrează existenţa unor arhive organizate la
nivelul instituţiei domniei şi al marilor familii boiereşti. Constantin Brâncoveanu a decis ca
pentru toate documentele ce se făceau de către administraţia ţării să se păstreze copii. Din
timpul său menţionăm: Condica de venituri şi cheltuieli ale vistieriei de la 1694 la 1704.
În 1741, Constantin Mavrocordat a introdus, în Moldova, sistemul copiilor în
condică după toate actele. Din această perioadă s-au păstrat 12 condici şi O Samă a
Visteriei.
Către mijlocul secolului al XVIII-lea, noile condiţii economice şi sociale au
impus o reorganizare a cancelariilor. Pentru a preîntâmpina falsificările de acte
(plastografiile) s-au constituit condici la instituţiile care emiteau documente şi unde erau
transcrise în întregime sau rezumat. Condicile erau nişte registre speciale în care se copiau
documentele. Ele cruţau actele originale de o prea intensă întrebuinţare, le puneau în
siguranţă faţă de eventualele pierderi sau furturi. Ele cuprind, în general, porunci domneşti,
bisericeşti, copii de pe documente de proprietate sau de judecată etc.
Spre sfârşitul secolului al XVIII-lea se constată prezenţa a numeroase condici în
Ţările Române, constituindu-se, astfel, valoroase arhive de registru.
Documentele s-au păstrat în următoarele locuri: cancelaria domnească, mitropolii,
episcopii, biserici, mănăstiri.
Mitropolia Ţării Româneşti (1359) a constituit o adevărată arhivă generală, aici
formându-se nucleul viitoarei Arhive a Statului, instituţie modernă creată în 1831.
Depunerea documentelor la Mitropolie se poate observa din analiza notelor tergale „al
mitropoliei”, care ne indică precis tocmai unde a fost depus spre păstrare.
În secolul următor, vom vedea, Mitropolia a continuat să joace acelaşi rol.
În altă carte veche, tipărită la Bucureşti, Pravilniceasca Condică, din 1780, se
hotăra trecerea zapiselor şi altor asemenea cărţi în condici, ca să fie întărite oficial. „Iar
condicile acestea să fie deosebite şi supt păstrare la Mitropolie şi la episcopii, cu pecetea şi
iscălitura mitropolitului sau a episcopului, ca să nu mai rămâie bănuială de schimbare de
acele cărţi şi de vicleşug”.
La depunerea documentelor, fie de către particulari sau de organele de stat se
elibera din partea Mitropoliei o adeverinţă de primire. Prezentarea acesteia era obligatorie
în cazul restituirii actelor respective. S-a păstrat, în copie, o astfel de adeverinţă din anul
1825. De asemenea, atât la depunerea cât şi la ridicarea documentelor era nevoie de o
poruncă specială din partea domnului ţării.
În 1818, într-o altă carte veche de Bucureşti, Legiuirea lui Caragea, era
menţionată în continuare, Mitropolia ca „arhivă generală” (loc special de păstrare a actelor

15
oficiale importante, precum şi acte particulare depuse în custodii). În 1832, Mitropolia din
Bucureşti continua să aibă în păstrare actele cele mai importante.
În Moldova, instituţia Mitropoliei, precum şi reşedinţele episcopale, mănăstirile şi
bisericile au fost păstrătorii principali ai documentelor.
În Transilvania, rolul de arhivă generală l-au avut: cancelaria voievodală şi
locurile de adeverire (din Cluj-Mănăştur, Alba-Iulia) ce aveau dreptul legal de a emite acte
juridice şi de a elibera copii autentificate; în general, aici a existat un sistem de organizare
mai stabil şi mai riguros aplicat. După întemeierea arhivelor generale de la Viena (1749) şi
Budapesta (1756), acestea au primit depuneri voluntare şi din partea unor familii din
Transilvania, iar mai târziu, după anul 1875, cea mai mare parte a arhivei vechi
transilvănene a fost concentrată la Budapesta, când s-au înfiinţat Arhivele Statului Ungar.
De abia din 1920, putem vorbi de AS din Transilvania.
O arhivă proprie pentru Bucovina s-a înfiinţat în 1907, sub numele de Arhiva
Ţării, în Cernăuţi. Aceasta cuprindea acte şi documente, începând cu anul 1775 până la
1918.
Basarabia, regiune a Moldovei, anexată la Rusia în 1812, avea pe teritoriul său
arhive de mare importanţă. În Arhiva Senatorilor din Chişinău, pe lângă acte privitoare la
Basarabia, după anexarea la Rusia, se aflau şi dosarele administraţiei ruseşti din Muntenia
şi Moldova, din timpul ocupaţiei militare de la 1808-1812.
De asemenea, la câteva mănăstiri: Capriana, Dobruşa şi la unele familii boiereşti:
Catargi (de la Cobâlnea), Hasdeu (de la Cristineşti), Sturdza (de la Noua Suliţă) existau
numeroase documente vechi româneşti.
Arhiva Basarabiei era organizată, împărţită în atâtea secţiuni câte instituţii ruseşti
existau şi care îşi depuseseră arhiva.
Arhiva Statului din Chişinău, de la organizarea ei, în 1918, a lucrat pentru
salvarea materialului arhivistic al fostelor instituţii din Basarabia, reuşind să concentreze
un bogat material arhivistic.
În 1925, „Legea de organizare a Arhivelor Statului” prevedea ca la direcţiunea
din Chişinău să se depună actele şi dosarele fostelor instituţii ruse.

2. Legislaţia arhivistică şi organizarea Arhivelor Statului (AS)

Noţiunea de arhivă generală devine o realitate prin măsurile organizatorice ale
Regulamentelor Organice din 1831-1832; la 1 mai 1831 iau fiinţă Arhivele Statului din
Ţara Românească, iar în Moldova la 1 ianuarie 1832 (instituţia de stat specializată în
preluarea, păstrarea şi valorificare documentelor cu caracter istorico-documentar).
În urma Regulamentului Organic s-au desfiinţat vechile dregătorii şi s-au înlocuit
cu altele moderne. Aceste schimbări au determinat şi o transformare în organizarea
Arhivelor Statului, deoarece vechile dregătorii desfiinţate posedau depozite de documente
a căror păstrare pentru viitor trebuia asigurată.
Unirea Principatelor din 1859 a determinat şi o reorganizare a Arhivelor Statului
concretizându-se în înfiinţarea la Bucureşti a Direcţiei Generale a Arhivelor Statului
(DGAS), în anul 1862, la Iaşi rămânând să funcţioneze în mod provizoriu o „arhivă
sucursală”. Alexandru Ioan Cuza, în anii 1864-1865, hotărăşte trecerea tuturor actelor
publice la Arhive.
În 1870 a existat o încercare de a înfiinţa arhive în toate judeţele ţării.
După realizarea Marii Uniri, s-au înfiinţat patru direcţii regionale: Bucureşti, Iaşi,
Chişinău, Cluj.
Tot după anul 1918, mişcarea arhivistică românească a înregistrat progrese în
ceea ce priveşte lucrările, studiile, articolele, instrumentele de lucru din domeniul teoriei şi

16
practicii arhivistice. În anul 1924 s-a întocmit primul proiect de lege pentru organizarea
A.S. În iunie 1925 s-a votat prima Lege de organizare a AS. Toate autorităţile statului
aveau obligaţia de a depune materialele arhivistice cu o vechime mai mare de 30 de ani şi
care nu mai erau necesare administraţiei curente.
În 1924 se mai înfiinţează Revista arhivelor şi prima şcoală de arhivari-
paleografi.
La fostul sediu al DGAS din incinta Mănăstirii Mihai Vodă (demolat în anul
1985), din iniţiativa lui Dimitrie Onciul, între anii 1911-1914, s-a construit o sală specială
pentru Muzeul Arhivelor, care a fost inaugurat în 1926.
În perioada anilor 1931-1945 s-au creat filiale ale AS în multe centre; la Suceava,
Filiala a început să activeze în septembrie 1945. După 1959 s-au creat filiale ale AS în
toate oraşele de reşedinţă regionale.
Legea din 1925 a fost valabilă până în 1951, când a fost emis un decret ce a dus la
creşterea rolului şi competenţei Arhivelor, funcţia de preluare a documentelor a fost
extinsă asupra tuturor organizaţiilor şi instituţiilor şi asupra tuturor documentelor de
valoare deosebită. AS revenindu-i sarcina de a controla şi îndruma activitatea de
organizare, conservare şi folosire a arhivelor la toate organizaţiile şi instituţiile din ţară.
Câţiva ani mai târziu, în 1957, s-a înfiinţat FAS, definit ca o totalitate a
documentelor create şi păstrate de către instituţiile de stat pe întregul teritoriu naţional.
În 1971, prin Decretul 472 (1971), a fost înlocuită noţiunea de FAS cu aceea de
FAN, ceea ce asigura ocrotirea corespunzătoare de către stat a documentelor create în
decursul vremii de organele de stat, instituţiile administrative, celelalte organizaţii ca şi de
persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau misiuni de răspundere. În acest fel, sfera
tezaurului arhivistic al ţării s-a lărgit cuprinzând şi documentele create de cultele
religioase, precum şi de persoanele fizice. Apartenenţa documentelor la FAN fiind
determinată numai de valoarea şi importanţa lor ştiinţifică şi practică şi nu de creatorul sau
deţinătorul lor.
Decretul acesta a fost abrogat de noua Lege a AN promulgată prin decret de
Preşedintele României, la 1 aprilie 1996. În cadrul acestei noi legi sunt menţinute
principiile de bază din vechea legislaţie. Astfel, este menţinut conceptul de FAN.;
metodologia unică de prelucrare a documentelor rămâne aceeaşi. Administrarea,
supravegherea şi protecţia specială a FAN o fac Arhivele Naţionale (în locul Arhivelor
Statului), unitate bugetară a Ministerului de Interne. Denumirea DGAS se înlocuieşte cu
Direcţia Arhivelor Naţionale Istorice centrale (DANIC), iar filialele se numesc Direcţii
judeţene ale Arhivelor Naţionale. Se reglementează constituirea şi dezvoltarea unei Bănci
de date a Arhivelor Naţionale şi a unei reţele automatizate de informare şi documentare
arhivistică.
Este eliminat instrumentul arhivistic Indicatorul termenelor de păstrare. AN au
prioritate de cumpărare a documentelor din FAN. Pentru documentele tehnice se
reglementează înfiinţarea unei direcţii de prelucrare a lor. S-au fixat termenele de predare a
documentelor la AN; se introduce perceperea de taxe pentru eliberarea de documente.
Protecţia documentelor este realizată prin sancţionarea contravenţiilor.
Documentele pot fi consultate de români şi de cetăţeni străini după 30 de ani de la
crearea lor.
Principiile de bază ale noii legi sunt următoarele:
- Se instituie protecţia specială a statului pentru FAN care se constituie din cele
mai valoroase documente pe teritoriul naţional de către instituţii de stat sau particulare.
- AN sunt administrator al FAN, având drept de control asupra creatorilor,
indiferent de forma de proprietate.

17
 - Fiecare instituţie (de stat sau particulară) îşi creează şi administrează (constituie,
prelucrează, conservă, valorifică administrativ sau ştiinţific) propria arhivă din
documentele intrate sau create în cursul activităţii proprii, AN urmând să asigure asistenţa
de specialitate, din oficiu, pentru cele de stat, şi la solicitare pentru cele particulare.
- Preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documente care fac parte din FAN în
condiţiile şi la termenele prevăzute de lege.
- Este interzisă scoaterea documentelor din FAN peste graniţele ţării.
- Apartenenţa documentelor la FAN este asigurată de către AN, ca instituţie
specializată şi administrator unic al FAN.
Principiile şi metodologiile de lucru sunt detaliate în Normele tehnice de lucru
pentru activitatea în depozitele AN şi pentru activitatea de constituire şi prelucrare a
arhivelor instituţiilor creatoare, când se mai numesc şi Instrucţiuni.
Pe lângă legea propriu-zisă, şi în domeniul arhivisticii se creează o legislaţie de
rang inferior, deoarece instituţiile specializate de stat au dreptul să emită o serie de norme,
regulamente, aprobate de obicei de forul tutelar.
Astfel există:
- regulamente de organizare şi funcţionare a instituţiilor specializate, ce cuprind
schema de organizare a instituţiei (organigrama) şi obligaţiile fiecărui lucrător din sistem;
- norme tehnice care detaliază legea;
- instrucţiuni specifice date de obicei pentru un anumit tip de acte referindu-se la
folosirea lor;
- regulamente pe domenii speciale, de pildă: Regulamentul pregătirii pentru
microfilmare, Regulamentul de funcţionare a comisiei de selecţionare etc. Aceste
regulamente se pot schimba;
- codurile personale deontologice (ale meseriei) cuprind principii generale de
activitate ale specialiştilor în domenii, aprobate de obicei de asociaţiile profesionale ale
arhiviştilor.

FAN cuprindea, în 1997, numai în depozitele AN peste 240.000 m.l. poliţe raft de
arhivă, organizată în circa 30.000 de fonduri şi colecţii arhivistice. Baza documentară a
crescut în perioada 1990-1993 cu peste 10-15%, iar cantitatea de arhivă neprelucrată
cu peste 30%.
TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Punctaţi câteva momente din evoluţia arhivelor din ţara noastră.
2. Ce înţelegeţi prin FAS? Dar prin FAN?

18
 VI. ARHIVELE ŞI DREPTUL INTERNAŢIONAL

Prin drept internaţional al arhivelor înţelegem totalitatea normelor legislative care

reglementează relaţiile dintre arhivele diverselor ţări, accesul în arhive al cercetătorilor
străini, folosirea informaţiilor, schimbul de documente sau obţinerea de microfilme,
xerocopii, copii ale unor documente, în scopul cercetării sau completării arhivelor ţărilor
interesate cu documente referitoare la propria lor istorie aflate în arhive străine.
Problema arhivelor şi dreptul internaţional a apărut chiar în perioada Evului
Mediu, când au avut loc cedări de arhive şi transferuri de documente între diferite state şi
domenii feudale. S-a acceptat principiul ca „soarta arhivelor să fie legată de soarta
teritoriului care le-a creat şi căruia îi erau necesare” (principiul teritorialităţii sau al
provenienţei), aplicat şi în cazul statelor şi în cazul particularilor. Ulterior, această
problemă a fost înscrisă în tratatele şi convenţiile internaţionale. Arhivistica recunoaşte
acest drept prin ceea ce se numeşte recuperarea arhivelor pe principiul provenienţei.
În cadrul dreptului internaţional, problema arhivelor se bazează pe două principii:
principiul teritorialităţii arhivelor sau al provenienţei şi principiul pertinenţei.
Principiul pertinenţei constă în predarea documentelor care privesc teritoriul în
discuţie fără să provină în mod clar din acesta (în momentul de faţă, această problemă este
rezolvată prin microfilmare).
Arhivele şi documentele cu sediul în teritoriul cedat sunt cedate odată cu
teritoriul. Dacă arhivele privesc un teritoriu mai vast, împărţirea se face în condiţii ce
variază după împrejurări. În măsura posibilului, fondurile de arhive trebuie respectate, iar
seriile de documente nu trebuie dezmembrate.
În timpul desfăşurării primului război mondial, numeroase arhive şi depozite de
arhive, care s-au aflat pe teritoriul României actuale, au avut o soartă destul de variată.
Unele s-au păstrat intacte, altele au avut de suferit pagube irecuperabile prin distrugerea
materialelor arhivistice, prin răpirea anumitor depozite şi transportarea lor în ţările care la
început au avut succese militare.
La sfârşitul primului război mondial s-a pus problema ca statelor independente
nou create să li se atribuie depozitele răpite. Austria a fost singura ţară care a fost dispusă
să execute Tratatul de pace de la Saint-Germain şi, în urma convenţiilor speciale cu statele
succesoare, a repartizat acestora depozitele care li se cuveneau. Ungaria a avut de la
început o atitudine cu totul recalcitrantă în privinţa executării clauzelor Tratatului de la
Trianon (1920) cu privire la arhive. Cu toate solicitările şi promisiunile făcute, guvernele
ungureşti n-au cedat decât o mică parte din arhivele administrative; celelalte tipuri de
arhive, acelea ale autorităţilor centrale şi cele istorice, au rămas în posesiunea statului
ungar.
În afară de distrugeri de arhivă şi depozite arhivistice, o altă urmare a războiului a
fost răpirea de materiale arhivistice de armatele duşmane şi aliate. La încheierea războiului,
o parte din ele au fost restituite, altele s-au pierdut pentru totdeauna.
Alte arhive au fost evacuate de autorităţile locale în locuri mai sigure, evacuare
care a adus, însă, şi distrugeri.
Astfel, în noiembrie 1916, când Bucureştiul era ameninţat cu ocuparea, cele mai
importante depozite de la AS, de la Biblioteca şi Academia Română şi de la alte instituţii şi
ministere au fost trimise la Iaşi. Din depozitele Arhivelor au plecat „41 de lăzi mari cu
documentele cele mai vechi şi mai importante; din depozitul Academiei Române 19 lăzi cu
documente, manuscrise, monede şi medalii, iarăşi de cea mai mare valoare pentru trecutul

19
nostru; numeroase lăzi cu anumite acte şi dosare de la unele ministere sau autorităţi şi
multe pachete cu acte şi dosare de la unele ministere sau autorităţi şi multe pachete cu acte
şi documente ale particularilor”. Când în vara anului 1917 frontul de la Siret a fost
ameninţat, depozitele arhivistice menţionate împreună cu altele din Moldova „au fost
trimise în Rusia, după ce li s-a garantat siguranţa nu numai de către guvernul rusesc, dar şi
de către celelalte guverne aliate”. Integral nu ne-au fost restituite niciodată.
Cum spuneam mai sus, războiul a dat şi prilejul de a se recupera vechile arhive
din teritoriile româneşti care s-au unit cu România în 1918. Secţiuni ale tratatelor încheiate
făceau referiri şi la arhive. Astfel, prin tratatele de pace încheiate la Saint-Germain (cu
Austria, în Septembrie 1919) şi la Trianon (cu Ungaria, în iunie 1920) s-a recunoscut odată
cu retrocedarea Bucovinei, Transilvaniei şi Banatului, dreptul asupra arhivelor acestor
teritorii şi asupra acelora care fuseseră ridicate în decursul timpului din aceste provincii.
Cât priveşte Basarabia, momentul unirii ei cu România a însemnat şi recuperarea arhivelor
aflate atunci pe acel teritoriu. În Tratate au fost întrebuinţaţi doi termeni spre a preciza care
arhive ale teritoriilor alipite se înapoiau: cele ce aparţin acestor teritorii şi cele care „au o
legătură directă” cu istoria lor.
Se deducea faptul că România trebuia să primească de la Austria şi Ungaria toate
arhivele administrative ce proveneau din Bucovina, Transilvania şi Banat şi toate arhivele
istorice ce priveau trecutul acestor provincii care fuseseră ridicate din Bucovina după 1909,
iar din Transilvania şi Banat, după 1 ianuarie 1868.
În octombrie 1921, România a încheiat la Viena o convenţie separată cu Austria,
obţinând restituirea unei părţi din arhivele provenind din Bucovina, neprimind nimic din
arhivele ardelene şi bănăţene din Austria, care erau condiţionate de încheierea unei
convenţii între Austria şi Ungaria cu privire la împărţirea arhivelor comune ale fostei
monarhii.
În 1924 s-a încheiat cu Ungaria o convenţie pentru restituirea arhivelor
administrative prevăzute în Tratatul de la Trianon. Nu s-a restituit nimic din arhivele
istorice duse din Transilvania la Budapesta după 1875, când a luat fiinţă Arhiva Naţională
Maghiară.
După ce în 1934 România a restabilit relaţiile diplomatice cu Rusia, în 1935, ni
s-a restituit o parte din arhivele istorice româneşti evacuate pentru o mai mare siguranţă de
la Iaşi la Moscova în 1917, în timpul primului război mondial.
Tratatele încheiate de România cu alte state nu au fost aduse la îndeplinire, mai
ales în ceea ce priveşte restituirea documentelor. Prevederile Tratatului de la Trianon
referitoare la arhive au fost reiterate şi în Tratatul de pace de după al doilea război mondial,
dar fără nici un rezultat.
Ideea importantă care s-a desprins în urma tratatelor a fost aceea că, deşi
rezultatele concrete în acest domeniu au fost minime, punerea problematicii la masa
tratativelor dintre state a deschis calea unor viitoare discuţii şi înţelegeri cu privire la
arhive.
Primul Congres Arhivistic a avut loc cu prilejul Congresului Internaţional de
Istorie, ţinut la Bruxelles, în 1923. Cu această ocazie s-a discutat problema dreptului
statelor succesoare marilor monarhii de a pretinde şi a primi orice fel de acte şi documente
privitoare la teritoriile anexate, actele devenind proprietatea statului succesor, precum şi
faptul că atât arhivele administrative, cât şi cele istorice revin în mod necondiţionat statului
care exercită actualmente suveranitatea asupra teritoriilor alipite.
În 1940, România a suferit importante pierderi teritoriale prin ocuparea
Basarabiei şi a nordului Bucovinei de către Uniunea Sovietică şi a nord-estului
Transilvaniei de către Ungaria. Ulterior, România a participat la război, alături de
Germania petru redobândirea acestui teritoriu. Evoluţia evenimentelor a făcut ca Armata

20
Roşie să reocupe Basarabia şi nordul Bucovinei. Armata română a reuşit să elibereze doar
întreaga Transilvanie, în octombrie 1944. În urma acestor evenimente, AS au avut de
suferit pierderi însemnate de arhive. Ocupanţii au distrus sau au dislocat numeroase şi
importante fonduri. Astfel, s-au preluat fondurile Arhivei Istorice a Direcţiei AS Chişinău,
ale Prezidenţiei Consiliului de Miniştri – Cabinetul mareşalului Ion Antonescu,
Guvernămintele militare Bucovina şi Transilvania etc. Ungaria, la rândul ei, a dislocat o
mare cantitate de arhivă din zone care le ocupase în nord-vestul Transilvaniei.
După al doilea război mondial, restituirea arhivelor după principiul provenienţei
nu s-a mai respectat. Arhivele nu au mai urmat soarta teritoriilor. Nici o piesă de arhivă nu
a mai fost scoasă din Arhivele Naţionale ale statelor. Problema recuperării arhivelor s-a
rezolvat prin metoda microfilmării, fotocopierii, xerografierii. Prin aceste metode s-au adus
în România mari cantităţi de documente păstrate în arhive şi bibliotecile de peste hotare
referitoare la istoria românească. Această activitate continuă şi astăzi.
La 14 mai 1954 s-a semnat la Haga, de către reprezentanţii a 45 de naţiuni,
Convenţia privind protecţia bunurilor culturale în caz de conflict armat.
La UNESCO s-a constituit un Registru Internaţional al bunurilor culturale aflate
sub protecţie specială.
Deoarece nu există o reglementare internaţională a arhivelor, fiecare stat hotărăşte
asupra acestora ca bunuri culturale, ca parte a patrimoniului lor cultural naţional, iar legea
arhivelor din fiecare ţară este elaborată avându-se în vedere legile existente în statul
respectiv: Constituţia, Codul penal, Codul civil, Dreptul cutumiar ş.a.
Se impune necesitatea creării unui model de lege-tip a arhivelor, capabil să
cuprindă toate modificările survenite la nivel mondial şi toate diferenţele specifice
constituite din legi speciale, decrete, regulamente, norme care să corespundă situaţiilor
concrete din fiecare ţară.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Evocaţi câteva momente din istorie, când România a pierdut arhive, inclusiv
tezaurul ţării.

21
 VII. ARHIVA CURENTĂ A UNEI ORGANIZAŢII.
PRINCIPALELE OPERAŢIUNI ARHIVISTICE

Fiecare organizaţie are o anumită structură care reprezintă ansamblul persoanelor

şi compartimentelor de muncă, precum şi principalele legături ce se stabilesc între acestea.
Orice structură organizatorică este redată într-o organigramă, care este o schemă logică ce
prezintă elementele structurii organizatorice, legăturile dintre ele şi ierarhia lor, numărul de
posturi pe fiecare compartiment etc. Anexa organigramei structurii organizatorice este
statul de funcţiuni, care reprezintă structura tuturor posturilor din întreprindere şi condiţiile
impuse pentru ocuparea lor.
Un loc aparte printre activităţile din cadrul organigramei structurii organizatorice
îl ocupă activitatea desfăşurată în cadrul arhivei organizaţiei respective. Fiecare
compartiment are un secretariat, unde la sfârşitul anului sunt clasate, ordonate şi
inventariate actele care privesc funcţionarea, organizarea şi conducerea respectivului
compartiment. Secretariatele compartimentelor împreună cu Registratura generală, care are
evidenţa tuturor hârtiilor care intră şi ies din instituţie, constituie Arhiva curentă a unei
organizaţii oarecare. Operaţiunile care se desfăşoară în cadrul acesteia sunt: înregistrarea,
ordonarea în vederea grupării în dosare, gruparea în dosare şi inventarierea.
După inventariere, dosarele vor fi depuse la arhiva de depozit. Apoi, după
termene stabilite după funcţia şi categoria de documente, materialele arhivistice sunt
supuse selecţionării. După această operaţiune, documentele care prezintă importanţă
istorică şi documentară vor fi depuse spre păstrare permanentă la AN şi la filialele
acestora.
Pentru constituirea unei organizaţii economico-sociale, pe baze ştiinţifice
moderne şi eficiente, acesteia trebuie să i se creeze un sistem informaţional informatic
raţional şi operativ.
Utilizarea calculatoarelor electronice prezintă avantaje deosebite deoarece pe
baza lor se măreşte foarte mult capacitatea de colectare, prelucrare, stocare, analiză şi
difuzare de cantităţi mari de informaţii cu viteză şi precizie sporite.
Documentele informatice presupun suporturi speciale. În ultima vreme, arhivele
folosesc alături de hârtie şi alte tipuri de suporturi de înmagazinare cu o capacitate mare de
stocare, volum mic, şi care oferă posibilităţi sporite privind căutarea şi regăsirea
informaţiilor: discul magnetic, discul optic, microfilmele. Aceste suporturi necesită o
protecţie deosebită în încăperi aclimatizate, la temperaturi de 12-27 ºC şi o umiditate de
40-60%. Trebuie ferite de influenţa câmpurilor electrice şi magnetice, fiind păstrate de
obicei în pungi de material plastic şi cutii etanşe. Trebuie asigurate împotriva focului, apei
şi radiaţiilor radioactive. Informaţiile având suporturi magnetice, se degradează într-un
timp scurt, pentru păstrarea şi conservarea informaţiilor fiind nevoie de recopieri şi
recontrol la 4-5 ani pentru dischete. Suporturile de celuloid pot fi păstrate 50 de ani.
Documentele informatice se supun aceloraşi operaţiuni arhivistice ca şi
documente obişnuite.

Nomenclatorul arhivistic naţional

Arhiva curentă presupune ordine şi această ordine este asigurată de
nomenclatorul dosarelor şi indicatorul termenelor de păstrare, care reflectă structura
organizaţiei şi întreaga gamă de documentele pe care le creează aceasta. Aceste

22
instrumente stau la baza tuturor operaţiunilor pe care le presupune constituirea arhivei
curente.
Prin noua lege s-a eliminat indicatorul termenelor de păstrare ca instrument de
lucru, contopindu-se cu Nomenclatorul dosarelor, devenind Nomenclatorul arhivistic
naţional.
Operaţiunea de bază a Registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea
hârtiilor (documentelor) spre rezolvare. Înregistrarea documentelor marchează de fapt
existenţa oficială a acestora. Repartizarea documentelor constă în clasarea fiecărui
document într-un anume dosar dinainte stabilit pe baza unui tabel numit Nomenclatorul
dosarelor.
Legislaţia arhivistică a instituit Nomenclatorul dosarelor ca instrument de
constituire a arhivei curente, de existenţa şi aplicarea lor corectă depinzând toate
activităţile ulterioare. O arhivă fără Nomenclator este un conglomerat eterogen de dosare a
cărui reorganizare necesită o reclasare a documentelor, deci o dublare a muncii.
Nomenclatorul arhivistic naţional se poate defini ca un tabel sistematic al
denumirilor sau titlurilor de dosare (registre, condici etc.) desfăşurate pe structura schemei
de organizare a instituţiei, concepute pe probleme şi termene de păstrare şi care ajută
compartimentele de muncă la gruparea corectă a documentelor.
Elaborarea Nomenclatorului este problema conducerii (în momentul înfiinţării
unei instituţii, organizaţii), care solicită printr-o notă internă propuneri de la toate
compartimentele organizaţiei. Fiecare compartiment stabilind categoriile de documente
care urmează a fi create în cadrul său şi grupate în dosare. Propunerile compartimentelor
sunt centralizate, analizate şi organizate în cadrul compartimentului „Secretariat” cu
concursul consilierului juridic.
Nomenclatorul se întocmeşte astfel, conform Legii Arhivelor (vezi Planşa 1):
a. în prima rubrică se trec denumirile exacte ale direcţiilor (cu cifre romane), în
ordinea în care acestea figurează în schema de organizare;
b. în a doua rubrică sunt consemnate serviciile sau birourile care compun direcţia
respectivă, ele numerotându-se, în cadrul fiecărei direcţii, cu litere majuscule A, B, C, etc.;
c. în a treia rubrică sunt consemnate conţinutul problemelor la care se referă
documentele din dosar. Rezumatele dosarelor trebuie formulate de aşa manieră încât să
reflecte exact conţinutul problemelor. Se vor evita formulări echivoce ca: Acte,
Corespondenţă diversă. Numerotarea dosarelor se face cu cifre arabe, în cadrul fiecărui
compartiment de la 1.
d. în a patra rubrică se trece termenul de păstrare.
e. a cincea rubrică cuprinde Observaţiile.
Când instituţia nu are în componenţa sa direcţii, ci doar servicii, birouri sau
compartimente, prima rubrică nu se completează. Când instituţia nu are nici servicii sau
compartimente, nu se completează nici a doua rubrică şi se trece numai denumirea
instituţiei şi numerele dosarelor create începând cu 1.
Cifra romană de la prima rubrică, litera majusculă de la rubrica a doua şi cifra
arabă de la rubrica a treia formează indicativul dosarelor, de exemplu: I A1, I A2. Dacă
instituţia nu are decât servicii sau birouri, indicativul dosarelor va fi format numai din
litera majusculă şi cifra arabă: A1, A2 etc. Dacă instituţia nu are compartimente, vor fi
scrise doar cifre arabe: 1, 2, 3 etc. Indicativul se trece: pe fiecare document, când este
înregistrat, în registrul de intrare-ieşire, pe coperta dosarului sau biblioraft, în inventar.
Nomenclatorul dosarelor rămâne în vigoare atâta timp cât în viaţa organizaţiei nu
se produc modificări structurale. Când apar activităţi noi, dosarele respective vor fi
introduse în Nomenclator, la compartimentele respective. Când apar compartimente noi,
acestea pot fi integrate în Nomenclator cu problematica lor. Când au loc reorganizări,

23
restructurări de compartimente se alcătuieşte un Nomenclator nou. După ce este elaborat în
cadrul compartimentului Secretariat, este verificat de inspectorii A.N., apoi este aprobat de
conducerea organizaţiei fiind emisă o decizie în virtutea căreia se aplică. Un exemplar din
Nomenclator se dă la Registratura generală pentru a servi la repartizarea corespunzătoare a
documentelor către compartimente şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a
indicativului dosarului, unde s-a clasat fiecare document.
La întocmirea Nomenclatorului este necesar să se ţină seama de organizarea
instituţiei, dar şi de criteriul de constituire a dosarelor.
Astfel, dosarele pot fi constituite, în principal, pe următoarele criterii: pe
probleme (presupune formarea dosarelor cu documente dintr-un an, care se referă la
aceeaşi temă sau problemă. Acesta este criteriul cel mai răspândit întrucât majoritatea
instituţiilor îşi au diversificate activităţile pe probleme de muncă); geografic (presupune
gruparea documentelor care provin de la un anumit teritoriu sau care se referă la un anumit
teritoriu. Este folosit de instituţiile centrale, mai cu seamă de bănci pentru o mai bună
evidenţă a corespondenţilor); nominal (gruparea actelor după denumirea sau genul lor –
procese-verbale, dări de seamă, ordine etc.) şi altele.
Este necesar ca fiecare dosar să cuprindă documente din aceeaşi problemă şi să
aibă acelaşi termen de păstrare.
În practică dosarele se formează mai frecvent prin combinarea acestor sisteme,
astfel că vom găsi dosare formate pe probleme, cu acte care sunt clasate în ordine
cronologică sau geografic.
Denumirile dosarelor pot fi aşezate în Nomenclator în cadrul fiecărui
compartiment de activitate într-o anumită ordine, în funcţie de importanţa actelor ce
compun dosarul. La început se înscriu dosarele care cuprind diferite acte normative,
directive şi îndrumări primite din partea organizaţiilor superioare; apoi urmează dosarele
cu documentaţia principală a instituţiei, ca: procese-verbale ale diferitelor şedinţe; planuri
de activitate anuale şi de perspectivă; dispoziţii faţă de compartimentele de muncă;
corespondenţa cu compartimentele de muncă şi cu alte organizaţii etc.
În Nomenclator trebuie cuprinse şi documentele care au regim de serviciu sau
secret şi care se constituie după aceleaşi reguli, dar se păstrează separat.

Indicatorul termenelor de păstrare

Nu se poate vorbi despre Nomenclator fără a vorbi despre Indicatorul termenelor
de păstrare şi invers. Noua Lege a Arhivelor, după cum am spus, a propus eliminarea
instrumentului arhivistic numit Indicatorul termenelor de păstrare, contopindu-l în
Nomenclator.
Indicatorul termenelor de păstrare este un tabel sistematic în care se redau grupele
de documente pe diferitele activităţi ale organelor centrale şi unităţilor în subordine cu
specificarea termenului de păstrare al fiecărei grupe, cuprinzând toate grupele de
documente, inclusiv cele preconstituite (condici, registre etc.).
Spre deosebire de Nomenclator, Indicatorul de termene este întocmit numai de
instituţiile centrale, atât pentru documentele proprii, cât şi pentru cele ale unităţilor aflate
în subordine.
Grupele de documente cu păstrare permanentă sunt notate permanent, iar cele cu
păstrare temporară sunt notate cu cifre reprezentând numărul anilor, cât să se păstreze: 1, 2,
30, 35 etc. Dacă pentru o grupă de documente valoarea ştiinţifică nu poate fi stabilită cu
certitudine în momentul întocmirii indicatorului, i se stabileşte cu aproximaţie un termen
însoţit de menţiunea C.S. (Comisia de selecţionare). Numai AN au dreptul de a mări
termenele de păstrare. Ca şi Nomenclatorul, Indicatorul poate modifica unele termene de
păstrare. Hotărârile în acest sens depind de unii factori ca: lărgirea sau reducerea sferei de

24
activitate, crearea de unităţi în subordine cu profil nou. Toate aceste modificări se fac cu
avizul AN.

Evidenţa documentelor
Numărul foarte mare al hârtiilor care intră şi ies dintr-o instituţie fac necesară
organizarea foarte riguroasă a circuitului lor. Operaţiunile de secretariat realizate în
condiţii cât mai bune dau posibilitatea celor interesaţi să cunoască permanent circulaţia şi
conţinutul documentelor. Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze
şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum
şi a celor ieşite.
Înregistrarea documentelor. Prima operaţiune la care sunt supuse actele unei
organizaţii este înregistrarea, care marchează de fapt existenţa oficială a acestora. De
corectitudinea ei depind în mare măsură toate celelalte operaţiuni arhivistice. Toate
organizaţiile de stat sunt obligate să înregistreze toate documentele primite, expediate sau
întocmite pentru uz intern. Înregistrarea se poate realiza fie în cadrul registraturii generale,
fie la compartimente.
La registratura generală, documentele se pot înregistra într-un singur registru sau
concomitent în două sau mai multe registre, fără ca numerele de înregistrare date
documentelor să se repete.
Registrul constituit în cadrul compartimentului Registratura generală se numea
registru de intrare-ieşire. Conform noii Legi a Arhivelor, se numeşte registru de evidenţă
a intrărilor-ieşirilor u.a.
După înregistrarea şi primirea rezoluţiilor din partea conducerii unităţii,
documentele se predau compartimentelor sau persoanelor indicate spre rezolvare, iar
acestea, la rândul lor, sunt obligate să predea răspunsurile şi documentele emise, la
registratură pentru înregistrarea şi expedierea în exterior.
În cazul în care unităţile primesc şi emit un număr mare de documente,
înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă. În această situaţie,
la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea
compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare. Fiecare
compartiment va ţine un registru de intrare-ieşire, în care se operează înregistrarea şi
expedierea documentelor primite şi emise.
Astfel, sarcina Registraturii generale constă numai în primirea, repartizarea la
compartimente şi expedierea către destinatar a documentelor şi ţinerea unei evidenţe
numerice asupra circulaţiei documentelor.
Înregistrarea documentelor în Registrul de evidenţă a intrărilor-ieşirilor se face în
ordinea cronologică a primirii sau expedierii lor. Operaţiunea începe obligatoriu la 1
ianuarie cu numărul 1 şi se sfârşeşte la 31 decembrie al fiecărui an. Foile registrului trebuie
să fie numerotate, iar pe copertă trebuie să se treacă:
- denumirea unităţii sau, în cazul înregistrării la compartiment, a unităţii şi
compartimentului;
- anul la care se referă documentele înregistrate;
- numărul de început şi sfârşit cuprins în registru.
La sfârşitul anului sau la încheierea unui volum al registrului, acesta se certifică
sub semnătură, certificarea prevăzând numărul de înregistrare şi numărul filelor folosite.
La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul de
înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul
filelor documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat,
compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul,
numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după

25
nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului (vezi
Planşa 2).
Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document
înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare,
numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se
înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate.
În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de
înregistrare al documentului la care se răspunde.
Înregistrarea documentelor prin intermediul registrului de intrare-ieşire este
deosebit de importantă, acest instrument semnalându-ne în permanenţă: locul unde se
găsesc documentele, stadiul în care se află rezolvarea lor, modul cum au fost rezolvate
documentele.
Sigiliile şi ştampilele sunt înregistrate într-un registru separat. Înregistrarea se
face în ordinea cronologică a punerii lor în funcţiune. Sigiliile şi ştampilele sunt supuse
selecţionării de către Comisia de selecţionare.

Gruparea documentelor în dosare

Anual, documentele se grupează în dosare (potrivit problemelor şi termenelor de
păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor) şi se predau la compartimentul de arhivă, în
al doilea an de la constituire. În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă, se
trece la definitivarea lor. Această operaţiune presupune, mai întâi, inventarierea
conţinutului dosarului. Astfel se inventariază ordinea hârtiilor în dosare încât prima cu data
cea mai veche să fie deasupra, urmată de celelalte în ordinea numărului de înregistrare.
Odată cu inventarierea se face şi trierea actelor. Definitivarea dosarelor presupune şi
pregătirea lor în vederea predării la arhiva de depozit, care presupune:
1. Numerotarea – este operaţiunea care are drept scop să determine locul
documentului în dosar şi să asigure astfel integritatea lui. Constă în numerotarea filelor în
colţul de sus din dreapta, cu creion negru sau mecanic. Dosarele nu trebuie să aibă mai
mult de 250-300 de file; în caz contrar, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar,
fiecare volum numerotându-se de la numărul 1.
2. Coaserea între două coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea
completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Înainte se scot obiectele de fier, ace etc., iar foile
îndoite, mototolite se îndreaptă. Într-un dosar intră de obicei o grupă de documente. Sunt
cazuri când într-o grupă de documente prevăzute în nomenclator nu se formează decât
două sau cel mult trei acte. În aceste situaţii, se pot concentra mai multe grupe de
documente într-un dosar, despărţite printr-o foaie albă, având în vedere ca ele să fie
similare şi să aibă acelaşi termen de păstrare.
Documentele cu format mare (desene tehnice, hărţi, schiţe etc.) nu se cos în
dosare ci se păstrează separat, în rulouri, în cutii speciale. La locul lor în dosare se aşează o
notă de trimitere, în care se indică locul unde se păstrează acele documente.
Documentele deosebit de valoroase nu sunt cusute în dosare, ci se pun în coperţi
speciale din hârtie, apoi se aşează în mape.
Dacă în dosare se află obiecte mici (de pildă, fotografii) se pun în plic şi se cos
împreună cu celelalte documente.
3. Certificarea pe care o face persoana din cadrul compartimentului care
pregăteşte dosarele, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului sau pe prima pagină
nescrisă a registrelor sau condicilor: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file”, în
cifre şi între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

26
 Apoi, coperta anterioară a dosarelor se completează cu următoarele date necesare
identificării şi cunoaşterii conţinutului:
- denumirea instituţiei, organizaţiei şi compartimentului de unde provine
documentul;
- numărul dosarului din inventar şi indicativul dosarului după nomenclator;
- conţinutul dosarului (rezumat);
- data începerii şi a încheierii;
- numărul filelor;
- numărul volumului, în cazul dosarelor cu mai multe volume;
- termenul de păstrare.
Pentru dosarele secrete sau nesecrete, dar de o mare importanţă, se alcătuiesc
opise (liste) separate (ce prezintă titulatura documentelor) care se aşează înaintea primei
file.
Predarea dosarelor de către compartimente la arhiva instituţiei se face în al doilea
an de la constituirea lor, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire.

Inventarierea documentelor
Din punct de vedere arhivistic, inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă
a u.a. dintr-un fond sau o colecţie, inventarul fiind un instrument de evidenţă cu dublă
funcţionalitate:
- redă sub formă de rezumat, în mod concis, informaţii cuprinse în documente
constituite în u.a.;
- este un instrument de evidenţă în sens administrativ-gestionar, pe baza căruia se
efectuează predarea documentelor conservatorilor desemnaţi să asigure conservarea,
securitatea şi folosirea documentelor în cadrul organizaţiei.
Pentru dosarele cu păstrare permanentă se întocmesc patru exemplare, iar pentru
cele cu păstrare temporară trei exemplare, câte un exemplar din fiecare inventar rămânând
la compartiment, celelalte fiind predate la arhivă odată cu dosarele.
Inventarierea arhivelor de către creatorii acestora după criterii stabilite sub
îndrumarea şi controlul AN, a devenit absolut necesară în condiţiile creării an de an a unui
volum mare de arhive.
La începutul fiecărui an arhivistic compartimentele constituie şi inventariază
documentele create în cursul anului precedent. În acest scop, arhivarul multiplică şi
difuzează tuturor compartimentelor formularul de inventar (Vezi Planşa 3).
Dosarele constituite, încheiate, certificate, cu datele copertei corect completate, se
grupează pe termene de păstrare. Fiecare compartiment întocmeşte anual atâtea inventare
câte grupe de termene au fost stabilite. Se întocmesc inventare şi pentru dosarele
cuprinzând documente cu importanţă istorică şi documentară care se păstrează permanent.
Inventarul trebuie să cuprindă elementele de identificare înscrise pe coperta
fiecărei u.a. care urmează după antet şi titlu:
- în antet, în stânga sus, se trec denumirea organizaţiei şi a compartimentului care
a creat documentele;
- în titlu se menţionează anul documentelor şi termenul de păstrare.
Elementele de identificare sunt:
1. Numărul curent care începe cu 1 în cadrul anului şi termenului de păstrare
respectiv (toate inventarele, indiferent de termenele de păstrare încep cu numărul 1).
2. Indicativul u.a., al dosarului, după nomenclator. Dacă la acelaşi indicativ s-au
creat mai multe u.a. (volume) se atribuie număr de inventar în continuare, dar se repetă
indicativul menţionând şi numărul volumului.
3. Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului etc. (rezumatul);

27
 4. Data sau datele extreme (anul, trimestrul, luna, decada, zilele sau ziua);
5. Numărul filelor – un mijloc de control asupra integrităţii documentelor
cuprinse în unitatea arhivistică, de identificare a unui anumit document.
Celelalte informaţii oferite de Inventar sunt următoarele:
- numărul dosarelor, registrelor, condicilor etc., pe care le cuprinde inventarul;
- dosarele care nefiind încheiate au rămas la compartimente (dacă este cazul);
- dosarele care au lipsit la preluare (dacă este cazul);
- data preluării, numărul dosarelor preluate şi semnătura celui care predă şi a celui
care preia dosarele.
U.a. preconstituite, cum sunt registrele condicile etc., se inventariază după dosare,
în inventarele anilor şi termenelor de păstrare corespunzătoare.
Documentele secrete beneficiază de acelaşi mod de inventariere, numai că ele se
predau arhivei de depozit în condiţii speciale.

Alte instrumente de evidenţă într-un secretariat sau registratură

1. Condica de expediţie (de corespondenţă) – un registru special ţinut de instituţii
pentru evidenţa expedierii documentelor, prin înregistrarea zilnică a documentelor
expediate şi a destinatarilor respectivi. În locul condicii de expediţie se pot întrebuinţa şi
borderouri zilnice.
2. Condica de predare (condicuţa) – utilizată de către curier pentru evidenţa
circulaţiei documentelor (corespondenţei) de la registratură la compartimentele din cadrul
unei instituţii sau între instituţii din aceeaşi localitate din motive practice şi de securitate.
Se completează următoarele elemente de identificare: data, numărul de expediţie, adresa,
semnătura destinatarului, ora primirii.

Lucrările de secretariat
La instituţiile mai mici, cu un circuit mai restrâns de hârtii, nu poate fi vorba de o
registratură propriu-zisă, ci de un secretariat. Acesta se va îngriji de circuitul hârtiilor
intrate şi ieşite. Secretariatul trebuie să cunoască şi să execute toate lucrările principale
indicate la serviciul de registratură; să se îngrijească de o bună redactare a conţinutului
actelor şi de o prezentare grafică adecvată. Adresele care pleacă din instituţie să fie
redactate clar şi concret. Dacă e vorba de un răspuns se va arăta precis numărul adresei la
care se răspunde sau numărul sub care a fost înregistrată cererea. Răspunsul trebuie să fie
concret, fie că rezolvă problema, fie că indică măsurile practice luate în vederea rezolvării
ei. În marginea din stânga a adresei se lasă 3 cm. spaţiu alb. Alineatele vor fi totdeauna pe
aceeaşi linie verticală.
Timpul de rezolvare a oricărei lucrări depinde şi de modul cum este organizată
activitatea de registratură sau secretariat.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Ce înţelegeţi prin arhiva curentă a unei instituţii?
2. Care sunt instrumentele de lucru şi activităţile specifice proprii unei
registraturi?
3. În ce condiţii se predau dosarele la arhiva de depozit?

28
 VIII. ARHIVA DE DEPOZIT A UNEI ORGANIZAŢII. PRINCIPALELE
OPERAŢIUNI ARHIVISTICE

În arhiva de depozit inventarele din fiecare an se organizează pe compartimente,

în ordinea în care acestea figurează în nomenclator şi pe termene de păstrare.
După efectuarea preluării dosarelor de către arhivar, în urma unei verificări atente
a conţinutului dosarelor şi a inventarelor, obligatoriu toate inventarele preluate fiecare sub
număr separat se trec în Registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor u.a.,
completându-se toate rubricile prevăzute în acest registru (vezi Planşa 4). Registrul de
evidenţă curentă înregistrează şi mişcarea inventarelor în decursul timpului.
Unităţile care deţin şi fonduri rezultate din activitatea altor unităţi vor deschide în
registrul de evidenţă curentă câte o partidă pentru fiecare dintre acestea.
Acest registru cuprinde două rubrici speciale principale: în prima se trec date
privind preluările de documente, iar în cea de-a doua rubrică se trec ieşirile de documente
din arhivă.
La rubrica „Preluări” se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine. Pentru fiecare
inventar se notează:
- numărul de ordine al inventarului;
- data preluării documentelor din inventarul respectiv;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentului;
- totalul dosarelor din inventar;
- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv;
- numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior (se va înscrie
numărul de inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment).
Întrucât fiecare compartiment predă dosarele pe bază de inventare proprii, se
consideră necesar ca înregistrarea inventarelor să se facă în ordinea în care
compartimentele se succed în schema de organizare a instituţiei, începând cu inventarul
dosarelor de păstrare permanentă şi terminând cu cel cu termenul de păstrare cel mai scurt.
La rubrica „Ieşiri” se trec următoarele date:
- data ieşirii dosarelor din evidenţă;
- denumirea instituţiei către care s-a făcut predarea;
- denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
- totalul dosarelor ieşite din arhivă.
Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii
creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea AN, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevăzute.
Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte,
după caz:
- proces-verbal de selecţionare (vezi Planşa 5);
- proces-verbal de predare-preluare (vezi Planşa 6);
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei
acestora.

29
 Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei
de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.

Selecţionarea documentelor
Este operaţiunea cea mai importantă care are loc în cadrul arhivei de depozit.
Conform Legii arhivelor: „În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente
funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizie sau ordinul conducătorului
unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de
membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori
de câte ori este necesar pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i
valoarea practică sau istorică.”
Comisia are un preşedinte şi un secretar, care de obicei este şeful arhivei sau al
compartimentului „Secretariat” din cadrul organizaţiei. Numărul membrilor este în funcţie
de mărimea instituţiei, a organizaţiei. În cazul unor organizaţii foarte mari se pot constitui
comisii de selecţionare pe compartimente. În instituţiile unde nu se pot înfiinţa comisii de
selecţionare din lipsă de personal, selecţionarea va fi efectuată de arhivar şi aprobată de
conducerea instituţiei respective.
Comisia de selecţionare are următoarele atribuţii:
- analiza importanţei documentelor (ştiinţifică sau practică);
- eliminarea documentelor care nu au importanţă documentar-istorică;
- elaborarea indicatoarelor de termene de păstrare pentru instituţiile subordonate.
Este necesar să fie respectate termenele de păstrare şi să se reţină permanent toate
documentele referitoare la istoricul organizaţiei respective, sistemul de organizare, actele
de bază create de aceasta. O mare atenţie trebuie acordată unor documente de sinteză ca:
situaţii centralizatoare, rapoarte, memorii, studii, dări de seamă etc.
Selecţionarea documentelor are loc anual sau o dată la doi ani, când şeful arhivei
scoate dosarele al căror termen este expirat, în vederea analizării lor de către comisia de
selecţionare convocată la cererea sa şi aprobată de conducerea unităţii. Comisia are
obligaţia să cerceteze integral documentele şi inventarele din perioada respectivă,
indiferent de termenul de păstrare (deci nu numai a documentelor cu menţiunea CS sau a
celor cu păstrare permanentă) pentru a crea o privire de ansamblu asupra documentelor
existente şi informaţiilor ce le cuprind, altfel există riscul de a distruge documente care nu
mai pot fi recuperate sau de a păstra unele ale căror informaţii sunt incluse în altele. Sunt
verificate inventarele dacă au fost corect întocmite şi dacă încadrarea în termenul de
păstrare s-a făcut potrivit indicatorului. În caz de nepotriviri privind inventarierea sau
încadrarea în termene de păstrare se efectuează rectificări necesare. Dosarele cu menţiunea
CS sunt analizate, existând posibilitatea prelungirii termenului prevăzut sau al păstrării
permanente a acestora. Inventarele dosarelor ale căror termene au expirat şi pe care
comisia de selecţionare a hotărât să le elimine, se trimit la DJAN pentru confirmare însoţite
de un proces-verbal aprobat şi de conducerea instituţiei.
Când AN apreciază că trebuie reţinute permanent anumite dosare dintre cele
presupuse a fi eliminate, acestea vor fi trecute în inventarul dosarelor permanente la
compartimentul care le-a creat.
Documentele de acelaşi fel existente în arhivă în cantităţi mari ca: boniere,
chitanţiere, foi pontaj, dublete sau formulare necompletate etc. care au termene reduse de
păstrare (între 1 şi 5 ani) nu vor fi inventariate, ele urmând să fie eliminate pe baza unui
proces-verbal de selecţionare cu următoarele precizări: categoria de documente, anii
extremi, cantitatea.

30
 Până la confirmarea procesului-verbal care însoţeşte inventarele dosarelor ce
urmează a fi eliminate, dosarele se vor păstra pe rafturi în ordinea inventarierii. După
confirmare, pentru dosarele cu păstrare permanentă se întocmesc inventare permanente, iar
cele fără valoare istorică sau documentară se predau unităţilor de colectare constituite prin
Decretul 10/1960 ca întreprinderi de recuperare şi valorificare a materialelor refolosibile.

Selecţionarea sigiliilor şi ştampilelor

Potrivit legii, sigiliile şi ştampilele din metal care au imprimate stema ţării şi
denumirea completă a instituţiei au valoare documentar-istorică, iar la scoaterea lor din uz
se predau într-un singur exemplar la AN. Celelalte exemplare şi alte sigilii şi ştampile din
metal scoase din uz se depun la Monetăria Statului pentru justificare şi distrugere.
Sigiliile, ştampilele, parafele confecţionate din cauciuc, scoase din uz, se distrug
de către instituţii pe baza unui proces-verbal de selecţionare întocmit de comisia de
selecţionare şi aprobat de conducerea instituţiei respective.
Prin selecţionare se urmăreşte, în primul rând, stabilirea unui regim de păstrare
permanentă a documentelor care au valoare documentar-istorică şi care vor fi predate la
Arhivele Naţionale, în termenele stabilite de legislaţie pentru păstrare, conservare şi
valorificare. În al doilea rând, prin selecţionare se urmăreşte eliminarea din arhivă şi
predarea în circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani,
nu mai prezintă importanţă, eliberându-se astfel spaţiile de depozitare pentru păstrarea
documentelor în curs de elaborare.

Operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme şi termene

de păstrare
Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului, se
ordonează, inventariază şi selecţionează la compartimentul de arhivă, avându-se în vedere:
- determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de: denumirea
destinatarului, ştampila de înregistrare, conţinutul actului, rezoluţia, note tergale;
- ordonarea documentelor în cadrul fondului, după criteriul stabilit.
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani, se ordonează la
anul cel mai vechi al dosarului.
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
În cazul în care documentele nu sunt constituite în dosare, ci sub formă de foi
volante, fondarea se face după criteriile de mai sus. Ordonarea se efectuează după criteriul
cronologic, iar apoi se grupează pe probleme, în dosare.
Etapele de constituire a dosarelor sunt aceleaşi (prezentate în capitolul precedent).
Inventarierea dosarelor, registrelor etc. se întocmeşte pe ani, indiferent de termenul de
păstrare. Selecţionarea se efectuează de către comisia de selecţionare pe baza inventarului.
Comisia de selecţionare cercetează dosarele, stabilind u.a. care se elimină şi cele care se
reţin, acestea prezentând importanţă ştiinţifică şi practică. Pentru u.a. care se propun a fi
eliminate se întocmeşte un proces-verbal în care se menţionează anul creării documentului
şi numărul curent al u.a. din inventar.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Care sunt instrumentele de lucru şi activităţile specifice arhivei de depozit?
2. Care este rolul comisiei de selecţionare?

31
 IX. ARHIVA GENERALĂ (ISTORICĂ). ACTIVITĂŢI SPECIFICE.
EVIDENŢA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR ARHIVISTICE

Conform Legii Arhivelor Naţionale, organizaţiile, instituţiile au obligaţia de a

depune la Arhivele Naţionale documentele scrise sau tip, create în decursul activităţii lor
sau aflate în custodia lor după 30 de ani de la creare pentru documentele scrise, după 20 de
ani pentru documentele fotografice şi pelicule cinematografice, după 100 de ani pentru
actele de stare civilă, după 50 de ani pentru documentele tehnice.
Depunerea se face însoţită de inventare în două exemplare, după cercetarea lor de
către delegatul AN. Se întocmeşte un proces-verbal de predare-primire la depunerea
documentelor.
Cu aprobarea directorului general al AN sau al Direcţiilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale, instituţiile pot păstra documente şi după expirarea termenului lor, dacă ele sunt
necesare desfăşurării activităţii lor.
Organizaţiile care au preluat fonduri de la organizaţii care au fost desfiinţate sau
comasate sau le-au găsit în locul unde îşi desfăşoară activitatea au obligaţia de a le ordona,
inventaria şi selecţiona ca pe fondul său propriu. Şi aceste fonduri vor fi predate AN, în
condiţiile prevăzute de lege.
Organizaţiile a căror activitate încetează şi nu mai este preluată de nici o altă
organizaţie, au obligaţia de a anunţa DANIC sau filialele judeţene care vor decide asupra
documentelor acestora.
Când AN nu pot prelua documentele cu termen de păstrare permanent de la
instituţii, pentru ca documentele să poată intra în circuitul activităţii de cercetare ştiinţifică,
acestea au obligaţia de a preda inventarele şi de a le păstra în cele mai bune condiţii.
În ceea ce priveşte cultele religioase, ele pot să-şi păstreze arhivele. Eventualele
depuneri se pot face numai la cererea cultelor. Ele au obligaţia de a declara AN
documentele deţinute de altă provenienţă, în vederea preluării celor de valoare istorico-
documentară.
Persoanele fizice şi organizaţiile particulare care deţin documente din FAN, le pot
depune la AN, sub formă de custodie sau donaţie, pot vinde AN documentele deţinute.
„Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din FAN este obligat să
comunice aceasta AN sau Direcţiilor judeţene care au prioritate la cumpărarea oricăror
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi care trebuie să se pronunţe în
termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării”.

Evidenţa fondurilor şi colecţiilor

Realizarea evidenţei arhivistice ar fi de neconceput în lipsa unor instrumente
adecvate acestei activităţi; cu ajutorul lor se înregistrează toate fondurile şi colecţiile
deţinute, denumirile şi conţinutul acestora. Acestea sunt:
- registrul general de arhivă;
- inventarele fondurilor şi colecţiilor;
- registrul inventarelor;
- fişa „Situaţia fondului”;
- dosarul fondului.
Cele cinci instrumente obligatorii ale evidenţei se completează reciproc şi se
intercondiţionează. Orice neconcordanţă între datele înscrise în diferite instrumente
semnalează erori de evidenţă. Prin studiul comparativ al registrului general de arhivă,

32
registrului inventarelor, fişelor „Situaţia fondului”, inventarelor şi dosarului fondului sunt
analizate înregistrările de fonduri, de la intrarea lor şi schimbările intervenite, pornind de la
faptul că un fond intrat în depozitele AN trebuie să aibă un singur număr de fond,
indiferent de numărul intrărilor.

Registrul general de arhivă îndeplineşte funcţia de evidenţă a intrării fondurilor şi

colecţiilor în unităţile AN. DANIC şi toate filialele întocmesc câte un registru general de
arhivă, după modelul din Norme (vezi Planşa 7). El va fi numerotat, certificat şi înregistrat
în registrul de intrare-ieşire al unităţii. Va fi completat prin înregistrarea tuturor fondurilor
şi colecţiilor sau fragmentelor de fond pe care le deţine unitatea respectivă. Fie că este
vorba de fonduri şi colecţii deţinute la data întocmirii registrului, fie că este vorba de
fonduri depistate ulterior, înregistrarea se face în ordinea intrării lor, iar numerotarea
fondurilor se face în continuare, în ordinea preluărilor, fără a se relua numărătoarea pentru
fiecare an. Fiecare preluare de documente se înregistrează sub un singur număr curent.
Fiecare fond va primi un număr (numărul fondului), fiecare fond va avea un singur număr,
oricâte preluări în completare s-ar realiza; la prima preluare (prima înregistrare a fondului
în registrul general de arhivă), numărul va fi trecut în culoare roşie, iar la preluările
ulterioare acelaşi număr al fondului respectiv va fi trecut în culoare albastră. Radierea unui
fond din registrul general de arhivă se menţionează în rubrica „Observaţii”, în dreptul
primei preluări indicându-se şi numărul actului în baza căruia s-a efectuat radierea.
Numărul fondului radiat nu se atribuie altui fond, respectându-se principiul „un fond – un
număr”.
În ce priveşte denumirea fondurilor personale, denumirea fondului sau colecţiei
va fi cea a creatorului, fondurile familiale vor primi ca denumire numele familiei, iar
colecţiile vor primi numele colecţionarului sau pe cel al conţinutului lor.

Inventarul (vezi Planşa 8) constituie elementul de bază al evidenţei documentelor

şi se compune din: coperte, foaie de titlu, prefaţă, cuprins, indice, nota de certificare cu
semnătură şi dată. Se întocmeşte în trei exemplare: primul pentru sala de studiu, al doilea
însoţeşte fondul, al treilea se păstrează împreună cu celelalte inventare ale fondurilor şi
colecţiilor, în ordinea numărului din registrul inventarelor. Când se alcătuieşte un nou
inventar, cel vechi primeşte cotă şi se trece la sfârşitul fondului.
Inventarele se pun la dispoziţia cercetătorilor; cu datele din inventarele fondurilor
şi colecţiilor se completează buletinele de cerere pentru documentele dorite spre studiu.

Registrul inventarelor (vezi Planşa 9) asigură cunoaşterea situaţiei numerice a

inventarelor fondurilor şi colecţiilor. Înainte de a fi completat, registrul inventarelor se
numerotează, se certifică şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire. El cuprinde toate
inventarele existente, în momentul întocmirii; inventarele create sau preluate ulterior se
înscriu în continuarea celor existente anterior. Ele se păstrează, aşadar, în ordinea
numărului din registrul inventarelor. În cazul radierii unui număr de inventar din registru,
el nu va fi atribuit altui inventar; în rubrica „Observaţii” se vor menţiona numărul şi data
actului prin care se aprobă radierea.

Fişa „Situaţia fondului” (vezi Planşa 10) este un instrument de evidenţă statistică
şi analitică a operaţiunilor arhivistice efectuate asupra unui fond. Fişele „Situaţia fondului”
se păstrează în ordinea numărului de fond, pe filială. Pe baza acestor fişe, completate de
serviciile din DANIC şi de filialele judeţene, pentru fondurile păstrate în depozitele proprii,
serviciul specializat din DANIC întocmeşte evidenţa centralizată a fondurilor şi colecţiilor
arhivistice din depozitele AN. Modificările intervenite pe parcursul unui an, în cantitatea

33
documentelor dintr-un fond ori în stadiul ordonării, inventarierii sau selectării lor sunt
aduse la cunoştinţa DANIC prin intermediul computerelor, până la 1 martie al anului
următor.

Dosarul fondului. Pe lângă fişa „Situaţia fondului”, fiecare fond trebuie să aibă
un dosar, ca instrument ajutător de evidenţă, un fel de dosar de acte justificative privind
variaţiile cantitative ale fondurilor şi colecţiilor, întocmit de serviciile din DANIC şi de
filiale. În acest dosar se păstrează:
- procesul-verbal de predare-primire a fondului sau colecţiei, de la o instituţie sau
persoană fizică;
- un istoric al creatorului fondului (colecţiei);
- procese-verbale de selecţionare;
- planurile metodice de lucru şi de pregătire pentru microfilmare;
- procese-verbale de verificare a unităţilor arhivistice;
- rapoarte de constatare, etc.
Dosarele fondurilor se păstrează în ordinea numărului de fond.
În afara acestor instrumente de evidenţă, în practica arhivistică mai sunt utilizate:
- instrumente de evidenţă în depozite (ghidul topografic, registrul de depozit,
procesul-verbal de verificare a unităţilor arhivistice cu inventarele, procesul-verbal de
predare-primire a depozitului);
- instrumente de evidenţă pentru fondul documentar de carte (biblioteca):
registrul inventar, registrul topografic, fişa de carte, proces-verbal de verificare a fondului
documentar de publicaţii, procesul-verbal de predare-primire a bibliotecii;
- instrumente de evidenţă în instituţiile creatoare şi păstrătoare de arhive: registre
de evidenţă curentă, inventare, procese-verbale de selecţionare etc.;
- instrumente de evidenţă în unităţile AN: lista instituţiilor, organizaţiilor de pe
raza de competenţă, prognoza preluărilor, dosarul instituţiei, fişa „Situaţia fondului” etc.

Selecţionarea, ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele

Arhivelor Naţionale
În AN documentele au intrat şi continuă să intre fie organizate în fonduri şi
colecţii, cu instrumente de evidenţă, fie dezorganizate, fără instrumente de evidenţă. În
acest ultim caz (este adevărat, mai rar întâlnit) se efectuează operaţiunile arhivistice cerute.
În prealabil, pentru ca ele să se desfăşoare în bune condiţii, se întocmeşte un plan de lucru
care, de obicei, cuprinde: scurt istoric al instituţiei creatoare de fond, un scurt istoric al
fondului de documente, scheme de ordonare adecvată materialului documentar,
bibliografia.
Selecţionarea, cum s-a mai spus, este operaţiunea de bază constând în stabilirea
valorii documentelor, în vederea păstrării celor cu valoare practică şi istorico-documentară
şi a eliminării celor fără valoare. Selecţionarea se realizează conform unor principii şi pe
baza unor criterii bine stabilite.
Principiile de selecţionare sunt următoarele:
- Principiul concepţiei istorice: în aprecierea valorii documentelor o importanţă
deosebită o au condiţiile în care şi-a desfăşurat activitatea, rolul jucat, poziţia în care s-a
aflat creatorul de fond;
- Principiul complexităţii: valoarea documentelor să nu fie apreciată separat, pe
fonduri, ci în funcţie de interdependenţa şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri,
de relaţiile documentelor dintr-un fond cu cele ale altor fonduri;
- Principiul istorismului: are în vedere perspectiva folosirii documentelor în
viitor, impunând necesitatea de a ţine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului,

34
ci şi de perspectiva când, în legătură cu alţi factori, documentele pot căpăta altă
însemnătate;
- Principiul multilateralităţii: aprecierea să se realizeze având în vedere
documentele în ansamblul fondului şi nu în cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor.
Criteriile care stau la baza acestei operaţiuni sunt: cantitatea, caracteristicile
externe, frecvenţa în cadrul FAN, importanţa creatorului de fond, tipologia u.a., valoarea
practică, vechimea u.a. În situaţia în care dintr-un fond, pentru anumiţi ani, există puţine
documente, se reţin toate documentele existente din anii respectivi. Documentele din
perioada feudală de obicei nu se selecţionează. Din documentele create de la 1821 la 1878
în Ţara Românească şi Moldova şi până în 1920 în Transilvania, Banat şi Bucovina se
elimină, în mod cu totul excepţional numai acelea considerate a fi lipsite de orice valoare
documentară sau practică. Selecţionarea acestora trebuie să fie avizată de directorul AN.
Documentele care se elimină din fonduri inventariate sunt trecute în inventare cu rubrici
speciale, iar în inventarul fondului, la poziţia respectivă, la rubrica „Observaţii” se trece
litera S (selecţionat). Inventarele documentelor care se elimină sunt însoţite de un
proces-verbal întocmit şi semnat de arhivistul sau colectivul care ordonează şi inventariază
fondul, apoi se confirmă de către Comisia de selecţionare care funcţionează în cadrul
DANIC.

Ordonarea presupune gruparea documentelor pe fonduri şi colecţii potrivit unui

criteriu stabilit, în funcţie de cantitatea şi calitatea documentelor; se face în mai multe
succesiuni, asemenea etapei precedente, a arhivei de depozit:
- fondarea sau delimitarea fondurilor arhivistice sau ordonarea pe fonduri;
- ordonarea documentelor în cadrul fondului;
- constituirea u.a. în dosare şi ordonarea cronologică a documentelor în interiorul
acestora.
După încheierea ordonării materialului arhivistic se poate trece la inventariere.
Inventarul este un instrumente de evidenţă obligatoriu şi primul instrument de informare
indispensabil atât arhivistului, cât şi cercetătorului. Inventarele, după cum s-a mai spus, se
întocmesc în trei exemplare.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Prezentaţi rolul instrumentelor de lucru într-o arhivă istorică.

35
 X. DATAREA MATERIALELOR ARHIVISTICE

Data documentelor. Transcrierea datei şi clasarea documentelor după dată

Data este un element al formularului diplomatic, însumat în protocolul final, în
care se precizează momentul emiterii documentului. Cuprinde elemente cronologice
principale (anul, luna, ziua) şi secundare (indictionul, crugul, temelia, epacta, cheia Paştilor
etc.), proprii documentelor mai vechi, până în secolul al XVI-lea.
În general, până în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea, anii de datare ne
redau văleatul, i se mai spune anul „de la Adam”, „de la facerea lumii”, „de la zidirea
lumii”, adică anii erei bizantine. Pentru transpunerea văleatului în anii după Hristos trebuie
să avem în vedere următoarele: în mod convenţional, era bizantină a fost considerată ca
având cu 5508 mai mult decât era de la naşterea lui Hristos; de asemenea, anul erei
bizantine, începând la 1 septembrie. Prin urmare, data documentelor exprimată prin văleat
se transpune, în anul după Hristos scăzându-se din văleat numărul 5508 pentru
documentele emise între 1 ianuarie – 31 august şi numărul 5509 pentru cele emise între 1
septembrie – 31 decembrie. Când există numai văleatul, fără lună, din văleat se scade, de
obicei, numărul 5508. Fac excepţie de la această regulă documentele emise de cancelaria
Moldovei, până la anul 1572 (până la domnia lui Ioan Vodă), când se introduce şi aici stilul
(variaţiile începutului anului) de la 1 septembrie. Până la această dată, stilul este de la 1
ianuarie, deci anul după Hristos se obţine scăzând din văleat numărul 5508 pentru toată
perioada anului. Chiar şi după 1572 se întâmplă să mai apară documente datate după acest
stil. Acelaşi regim îl urmează documentele emise pe teritoriul Transilvaniei de instituţiile
ecleziastice şi de persoane particulare. De abia între septembrie 1602 şi octombrie 1612, se
introduce şi aici stilul de la 1 septembrie. Sunt cazuri când şi în documentele din Ţara
Românească se foloseşte stilul cu începutul anului din ianuarie, deşi cele mai vechi
documente atestă întrebuinţarea erei bizantine şi a stilului de la 1 septembrie.
Dintre elementele cronologice secundare, cel mai folosit este indictionul.
Reprezintă o perioadă convenţională de 15 ani, începând cu anul 313 după Hristos.
Serveşte pentru calcularea sau reconstituirea datei exacte a unui eveniment. Calcularea
indictionului se face împărţindu-se anii văleatului prin 15, câtul reprezentând indictionul.
În cazul lunilor cu rădăcină numerală (7 - BρÏE, 8 - BρÏE, 9 - BρÏE, 10 - BρÏE),
se va avea în vedere că data reprezintă denumirea lunilor (septembrie, octombrie,
noiembrie, decembrie) şi nu numărul de ordine al lunilor în cadrul anului.
Pentru documentele nedatate se stabileşte o dată probabilă pe baza elementelor
interne şi externe ale acestora. Pe fişă data probabilă se trece între paranteze unghiulare. La
stabilirea datei pe baza elementelor interne se ţine seamă de conţinut, de numele
dregătorilor, ale diecilor, de anii de domnie a domnilor emitenţi sau menţionaţi în text, de
numele de persoane (boieri, clerici, martori etc.) de evenimentele cunoscute, consemnate în
cuprins, de formularul diplomatic, de notele tergale (însemnări diverse), de corelaţia cu alte
documente legate prin conţinut de cel nedatat. În cazul elementelor externe, avem în
vedere: suportul, grafia, cerneala, limba, sigiliul, miniaturile, filigranele, ornamentele etc.
Pe fişă se menţionează criteriul după care s-a stabilit data probabilă.
La actele care cuprind jalbe, rezoluţia, anaforaua, hotărârea domnească se adoptă
data cea mai recentă, menţionându-se, între paranteze, datele celorlalte acte.
La datarea unui perilipsis (opisul sau lista tuturor actelor cuprinse într-o unitate
arhivistică) se adoptă, ca dată probabilă, data celui mai recent rezumat sau menţiune din
listă, precedată de indicaţia „după”, în afară de cazul când anumitele elemente externe
(hârtia, filigranul, grafia etc.) impun o altă datare.

36
 Elementele de datare se trec pe fişă în ordinea următoare: anul după Hristos
calculat, văleatul între paranteze rotunde, luna, ziua, alte elemente cronologice (indiction,
crug etc.). Când documentul are lângă văleat şi anul d. H., cele două grupe de cifre se
despart printr-o linie: 1633 – 7141; dacă anul d. H. Este calculat greşit, în fişă se va scrie
data din document, cu menţiunea (sic). În cazul când la documentele din secolul al XVIII-
lea sunt omise din dată cifrele pentru mie şi sută, iar la cele din secolul al XIX-lea cifra
pentru mie, anii se întregesc fără paranteze unghiulare. Dacă însă cifra anului prezintă
lipsuri care se datoresc altor cauze (documentul este rupt, pătat, şters) data de an sau de zi
se întregeşte între paranteze unghiulare.
În cazul dosarelor, se redau datele extreme pe care le conţin. În situaţia în care
dosarul nu conţine documente din anii succesivi, se vor menţiona, pe rând, anii pentru care
există acte. La dosarele care conţin documente din luni succesive ale aceluiaşi an, se vor
menţiona anul şi lunile extreme. Când documentele din dosar sunt din acelaşi an, dar
redactate în luni ce nu se succed, se menţionează anul şi se enumeră lunile respective.
Prin urmare, data se reproduce astfel:
- 1551 (7059) aprilie 1, Bucureşti (crugul soarelui 3, al lunii 10,
epacta 3, temelia 23);
- 1603 – 7111 aprilie 22, fără loc.
Când nu avem data de lună şi de zi, clasarea actelor trebuie făcută la sfârşitul
anului, după ultima zi. Actele care poartă numai luna, fără zi, se clasează la sfârşitul lunii
respective.
Corespondenţa urmează clasarea în ordinea cronologică sau după scriptori (tot în
ordine cronologică). Dacă actele nedatate sunt datate de arhivist prin perioade (sfert,
jumătate sau secol) se clasează în ordinea primei date probabile.
Dacă sunt mai multe documente cu aceeaşi dată, se clasează în ordinea alfabetică
a chestiunilor sau a emitenţilor. În cazul când acest lucru nu este destul de clar se adoptă
ordinea numerică a arhivării.

Data istorică şi data arhivistică. Data redactării documentului reprezintă data

istorică. În cazul când lipseşte data istorică a documentului, se foloseşte data arhivistică
(data primirii, intrării sau înregistrării lui într-un registru de evidenţă) şi poate fi
considerată ca data istorică a documentului şi indicată ca atare. În caz de îndoială între data
istorică şi data arhivistică se preferă data arhivistică. În cazul în care lipseşte şi data
arhivistică se recurge la elementele de critică internă şi externă pentru a se putea determina
secolul, jumătatea sau sfertul de secol sau chiar o perioadă mai restrânsă căreia îi aparţine.
Din aceste motive, e nevoie de manuale de cronologie generală, de liste
cronologice de tot felul, cât se poate de adânci, mergând până la seriile tuturor funcţiunilor
din stat, inclusiv liste de primari, de consilii comunale şi de primării. Aceste instrumente
de lucru scutesc pe specialist să facă adevărate investigaţii ca să poată descifra o
semnătură, ca să identifice o persoană care face obiectul unui act nedatat şi în felul acesta
să-i poată atribui o dată cât mai sigură. În această privinţă, la noi s-au făcut prea puţine
lucrări de acest fel.

37
XI. FIŞAREA MATERIALELOR ARHIVISTICE. ELEMENTELE COMPONENTE
ALE FIŞEI DE DOCUMENT, DE MANUSCRIS

Pentru a se putea întocmi lucrările arhivistice de bază, trebuie cunoscut conţinutul

fiecărui document în parte, fie că este o foaie volantă, fie că este un dosar sau manuscris
întreg.
Înainte de a porni la drum, trebuie stabilite anumite lucruri: modul de fişare (prin
regest sau rezumat), abrevierile folosite etc.
Rezumatul reprezintă o expunere prescurtată a conţinutului unui document,
însoţită de datele de identificare ale documentului; conţinutul trebuie să cuprindă: genul
documentului, emitentul şi destinatarul, acţiunea, obiectul şi cauzele acţiunii, locul şi data
acţiunii. Întinderea lui variază după conţinutul documentului şi după scopul urmărit de
specialist. El poate fi foarte scurt, când atestă numai existenţa unui document, şi trebuie să
fie complet când îşi propune să pună în evidenţă cuprinsul întreg.
Regestul este un rezumat mai amplu, cuprinde întreg conţinutul documentului, pe
cât posibil cu cât mai multe expresii şi pasaje din text. El trebuie să fie însoţit de o bună
informaţie istorică şi de o descriere cu cât mai bogate informaţii diplomatice.
Atât rezumatul cât şi regestul nu pot înlocui textul întreg al documentului. Însă
nefiind posibilă, adesea nici necesară, publicarea în întregime a tuturor documentelor
dintr-o arhivă, regestele şi rezumatele înlesnesc cunoaşterea fondurilor principale. Atât
rezumatul cât şi regestul trebuie să fie redarea obiectivă a cuprinsului documentelor.
Fişa documentului se compune din patru părţi:
1. Data de timp şi de loc. Primele elemente ce se consemnează sunt data
documentului şi locul unde s-a redactat sau dat. După dată se pune localitatea unde a fost
emis documentul. Dacă aceasta nu există, dar se poate deduce din conţinut sau din alte
elemente, precum: notele dorsale (însemnări de cancelarie) sau tergale (însemnări diverse),
de provenienţă etc., se va trece în paranteze. Din capitolul precedent am aflat ordinea în
care se trec pe fişă elementele de datare.
2. Conţinutul documentului. Se compune un rezumat sau regest care să precizeze
atât subiectul cât şi caracteristicile lui; trebuie să ţină seama de următoarele:
- denumirea documentului, se dă forma exactă din original, iar când este în limbi
străine, se pune în paranteze. Dacă în acelaşi timp sunt amintite două titluri se reproduc
amândouă.
- emitentul ce poate fi parte bisericească, boier, ţăran, negustor, individual sau
mai mulţi. Cu emitentul începe conţinutul actului şi anume cu numele şi prenumele urmat
de titlu (dregătorie, funcţie) sau în ce calitate dă actul, după care se face determinarea de
loc. Titlurile prea dezvoltate se reduc la datele caracteristice. Când sunt prea mulţi
emitenţi, se pune numărul lor. În diplomatică numele, titlul şi calitatea emitentului sau
autorul sunt cuprinse în formula numită intitulaţie, suscripţie sau titulatură.
- beneficiarul sau beneficiarii, persoane fizice sau instituţii, cu numele şi
determinarea de loc, aşa cum este specificat la emitent. În diplomatică i se spune destinatar
şi apare în formula numită inscripţia sau adresa.
- rostul actului (ce se dă). Se ia din textul documentului, unde întotdeauna este
arătat limpede. În diplomatică i se spune dispoziţie. Se expune întregul cuprins al
documentului, în rezumat sau regest, din care să nu lipsească topicele şi onomasticile
esenţiale.

38
 - împrejurările emiterii actului (cum se dă): apar în formula numită naraţie sau
expunere. Se explică antecedentele problemei, modul în care s-a exprimat cererea,
intervenţia altora în legătură cu conţinutul său, anchetele întreprinse pentru cunoaşterea
situaţiei reale etc. Prin informaţiile largi pe care le transmite, expunerea are o importanţă
deosebită pentru cercetarea istorică.
3. Descrierea documentului trebuie să fie scurtă dar completă. Se dau
dimensiunile (înălţimea şi lăţimea) în cm. sau mm.; se dau informaţii asupra cernelii,
scrisului, ornamenticii, dacă e cazul asupra elementelor de heraldică; se reproduc în
întregime notele tergale şi notele dorsale, în măsura în care n-au intrat direct în rezumat, se
descriu sigiliile şi se reproduc legendele sigilare. De asemenea, se descrie starea de
conservare a documentului respectiv.
Originalele se descriu mai amănunţit decât traducerile, copiile. În lipsa
originalelor, copiile se vor bucura de o atenţie mai deosebită. Această descriere se
simplifică la documentele moderne şi contemporane.
4. Depozitul, cota, bibliografia sunt elemente de control obligatoriu; se trec şi
cotele, numărul de inventar ale vechilor arhivări, ele pot contribui la reconstituirea unui
fond dezmembrat în decursul vremii.
Fişa manuscrisului
Orice manuscris, indiferent de conţinutul lui, ca u.a., trebuie să fie descris, să aibă
fişa lui care să figureze în fişierul sau în catalogul manuscriselor respective. Alcătuirea
acestor fişe este şi mai complexă. Comunicarea manuscriselor are nevoie de concursul
paleografului, bibliografului şi codicologului. Descrierea manuscriselor, alcătuirea
cataloagelor au pus bazele unei discipline aparte, codicologia. Un catalog de manuscrise
este o lucrare de mare răspundere şi greu de întocmit. Manuscrisele se prezintă sub formele
cele mai diverse şi mai neregulate, uneori fără titlu, adesea fără nume de autor. Şi
cataloagele de manuscrise se redactează potrivit unor scheme (vezi Catalogul
manuscriselor româneşti din Biblioteca Academiei Române, vol. al IV-lea, Bucureşti,
1967). Depinde şi de scopul urmărit. Există, de pildă, cataloage de expoziţie care sunt mai
sumare. Dacă dorim într-adevăr să venim în sprijinul tuturor cercetătorilor şi să le oferim
un material prelucrat şi sigur, atunci numai descrierea exhaustivă este de recomandat.
Dintre manuscrise, cel mai greu de fişat sunt miscelaneele, cu texte variate
adunate la un loc în mod întâmplător, ori cu un conţinut specific, scrise de obicei de mai
multe mâini. De multe ori, textele n-au început şi sfârşit, sunt incomplete; atunci,
obligatoriu se transcriu incipitul şi desinitul.
Spre deosebire de documente, manuscrisele conţin mult mai multe însemnări
marginale, care trebuie descifrate şi transcrise. Important este ca aceste însemnări să
însoţească totdeauna manuscrisul, să nu fie rupte de complexul în care îşi au rostul lor.
Fişa unui manuscris cuprinde, şi ea, patru părţi:
1. Numărul de inventar, vechimea, numărul de file (cu indicarea tipului de
numerotare), formatul, dimensiunile (redate în cm.);
2. Conţinutul. Atunci când titlul (titlurile) există, este transcris integral sau
aproape integral cu marcarea dispunerii elementelor prin bare. În situaţia când titlul este
luat de pe altă pagină sau este identificat de alcătuitor, este aşezat între paranteze ascuţite.
În cazul operelor şi capitolelor acefale, ale celor fragmentare lipsite şi de sfârşit, se redau
incipitul şi desinitul.
3. Însemnările marginale de interes documentar sunt reproduse în ordinea filelor
manuscriselor, ca şi conţinutul, de obicei în transcriere fonetică interpretativă.
4. Aprecieri privitoare la hârtie, scriere, ornamente, ilustraţii, legătură, stare de
conservare, provenienţă, bibliografie.
TESTE DE AUTOEVALUARE: 1. Prezentaţi elementele unei fişe de document.

39
 XII. FOLOSIREA MATERIALELOR ARHIVISTICE. LUCRĂRILE
ARHIVISTICE ŞTIINŢIFICE

Folosirea documentelor din FAN se realizează printr-o varietate de forme şi

mijloace în scopul sprijinirii cercetării ştiinţifice, de informare documentară şi de rezolvare
a necesităţilor practice ale unor instituţii sau persoane fizice.
În general, nu se dau spre consultare documentele cu publicitate condiţionată
(depuse la AN cu condiţia să fie date publicităţii după un anumit număr de ani),
documentele a căror stare de conservare este precară, iar documentele conţinând informaţii
confidenţiale sau secrete care privesc viaţa publică sau particulară a unor persoane nu
trebuie date spre cercetare oricui.
Între formele de folosire a documentelor, amintim: cercetarea documentelor în
sălile de studiu, activităţi culturale de cunoaştere a valorilor (simpozioane, expoziţii),
eliberare de certificate, copii şi extrase, reproducere a documentelor, elaborarea de
publicaţii.
Documentele pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după
30 de ani de la crearea lor. Pentru cele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se
poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
De asemenea, creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze la
cerere persoanelor fizice sau juridice certificate, copii şi extrase după documentele pe care
le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se
referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi
patrimoniale. Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate
din documente, care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. Redactarea
certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneală, întocmit, datat şi
semnat de persoana care a făcut cercetarea. Referatul trebuie să cuprindă denumirea
fondului cercetat şi cotele u.a. cercetate (anul şi numărul din inventar). În textul
certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri.
Copiile sau extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le
eliberează.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale
personale aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o
copie certificată de responsabilul arhivei.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se
consemnează într-un registru de depozit. În locul dosarului scos pentru cercetare se va
introduce în raft o fişă de control; fişa se va anula la rearhivarea dosarului.

Lucrări arhivistice ştiinţifice care se pot întocmi în Arhive

Pe lângă instrumentele de evidenţă prezentate până acum, pentru informarea
cercetătorilor, arhiviştii trebuie să elaboreze lucrări arhivistice ştiinţifice care să fie
publicate.
Se cunosc următoarele tipuri de lucrări arhivistice:
- Lucrări arhivistice generale, care arată existenţa unor categorii de materiale
arhivistice: ghidul arhivistic, îndrumătorul arhivistic, inventarul general al arhivelor. Sunt
lucrări cu caracter temporar care se refac completându-se din timp în timp.

40
 - Lucrări arhivistice speciale, care arată cuprinsul materialelor arhivistice:
conspectul arhivistic, indicele arhivistic, glosarul. Şi acestea au caracter temporar, dar
valabilitatea lor este de mai lungă durată.
- Lucrări arhivistice analitice, care prezintă cuprinsul fiecărui document
arhivistic: inventarul arhivistic, catalogul arhivistic, ediţiile de documente. Sunt lucrări
definitive, merg până la analiza fiecărui document în parte.
În cele ce urmează, prezentăm mai detaliat conţinutul lucrărilor enunţate mai sus.
Ghidul arhivistic: instrument de informare ştiinţifică cu caracter general, întocmit
pe baza inventarelor, indicând categoriile şi denumirea fondurilor, colecţiilor şi părţile
structurale existente într-un depozit (anii extremi, cantitatea în m.l. şi u.a., criteriile
folosite).
În ceea ce priveşte metoda de lucru, se pleacă de la cele mai noi inventare ale
fondurilor şi colecţiilor, presupunând că acestea sunt cele mai complete şi corecte. Pentru
fiecare inventar se alcătuieşte o fişă cu datele cerute. Odată terminată fişarea, se trece la
clasarea fişelor aceluiaşi fond şi la redactarea fişei definitive. În prezent, toate Direcţiile
judeţene (Filialele) AN şi-au întocmit astfel de micromonografii.
Aparatul ştiinţific cuprinde: scurt istoric al judeţului, scurt istoric al Filialei care a
întocmit ghidul şi un scurt rezumat într-o limbă de circulaţie.
Ghidul nu este o lucrare definitivă, el se reface periodic.

Inventarul general al arhivelor: instrument de informare ştiinţifică, care

furnizează date, informaţii sintetice despre toate fondurile şi colecţiile existente într-o
arhivă, ca şi despre conţinutul lor, cuprinzând date referitoare la genul documentelor,
cantitatea şi cronologia lor. Inventarul trebuie să fie prevăzut cu o scurtă prefaţă referitoare
la categoriile şi denumirea documentelor, data şi modul de depunere în arhivă, epoca de
activitate a organizaţiilor sau persoanelor creatoare de arhivă şi cantitatea exprimată în m.l.
Mai poate cuprinde tabele din care să rezulte calitatea suportului documentelor, limba în
care sunt scrise, forma de transmitere, lista alfabetică a fondurilor şi colecţiilor, precum şi
un indice general. Primul inventar general al AS a fost publicat în anul 1939, din iniţiativa
lui Aurelian Sacerdoţeanu.

Îndrumătorul arhivistic este lucrarea care dă informaţii generale asupra fondurilor

şi colecţiilor din depozitele Arhivelor, asupra istoricului creatorului de fond, sintetizează
conţinutul documentelor şi dă indicaţii asupra posibilităţilor de folosire a acestora. Se
prezintă fondurile şi colecţiile care sunt ordonate, inventariate, selecţionate şi sunt date
spre cercetare. În prezentarea unui fond sau a unei colecţii se dau următoarele elemente:
denumirea creatorului de fond, denumirea fondului sau colecţiei, istoricul fondului sau
colecţiei, prezentarea conţinutului documentelor. Colecţiile se prezintă după fonduri. După
prezentarea fiecărui fond se indică bibliografia folosită la întocmirea istoricului instituţiei,
fondului sau colecţiei, precum şi lucrările importante publicate pe baza documentelor din
fondul respectiv.
În introducere se dau informaţii privind: istoricul filialei care a întocmit
îndrumătorul, fondurile deţinute, cu importanţa lor istorică şi documentară, instrumentele
de evidenţă ale documentelor şi modul de folosire a lor, metodologia de lucru.
De obicei, la sfârşit, se dau spre ilustrare reproduceri de documente, ca şi în cazul
celorlalte lucrări prezentate.

Indicele arhivistic: lucrare de informare ştiinţifică independentă, care cuprinde o

repertorizare a onomasticilor, toponimelor, temelor, noţiunilor, subiectelor, problemelor,
obiectelor etc., din documente, în scopul evidenţierii într-o formă concisă a conţinutului

41
documentelor dintr-un fond sau colecţie. În funcţie de criteriul adoptat, Indicele poate fi:
onomastic, toponimic, alfabetic, cronologic, de materii şi lucruri, general etc. şi trebuie să
cuprindă toate actele fondului.
Indicele onomastic: cuprinde în ordine alfabetică numele de persoane menţionate
în documente, numele de familie (acolo unde acesta lipseşte se trece prenumele).
Variantele unui nume, pseudonimele, cognomenele (porecla, supranume) se dau separat,
însă cu trimiterea la cuvântul respectiv. Nu trebuie uitat titlul sau calitatea ce are persoana
respectivă.
Indicele toponimic: trebuie să pună în evidenţă toate numele de locuri din
documentele fondului studiat: nume de oraşe, sate, moşii, ape, munţi, nume de hotar etc.;
se va căuta corespondentul numelui de azi al localităţii. Fiecare nume va fi extras pe câte o
fişă separată notându-se apartenenţa teritorială, data actului în care e menţionat şi cota lui.
După alcătuirea indicelui pe fonduri se trece la întocmirea indicelui toponimic general.
Indicele cronologic: vor fi întocmite fişe pentru fiecare document; vor cuprinde:
numărul de ordine, locul şi data emiterii documentului (când locul emiterii nu figurează se
menţionează f.l.), cuvântul sau cuvintele indice care individualizează acel act (moşie,
donaţie, etc.), forma (se va arăta dacă este un original, copie), dacă e scris pe pergament
sau hârtie, limba şi cota. În cazul unor acte asemănătoare, nu se fişează fiecare separat ci se
contopesc toate cele care poartă aceeaşi dată.
Indicele de materii şi lucruri: cuprinde în ordine alfabetică toate temele,
noţiunile, subiectele, problemele, obiectele, instituţiile care apar într-un document.

Inventarul arhivistic: instrument de informare ştiinţifică, care cuprinde descrierea

analitică a fiecărei u.a. dintr-un fond sau colecţie, indicându-se pentru fiecare u.a. în parte
data, conţinutul, limba în care este scris, numărul de file. Lucrarea este prevăzută cu o
introducere în care se dau informaţii privitoare la istoricul fondului sau colecţiei, genul
documentelor şi importanţa lor istorico-documentară, cantitatea documentelor exprimată în
m.l. şi u.a., precum şi o serie de liste anexe importante pentru cercetători: lista actelor
pierdute, lista sigiliilor, lista actelor duplicate.

Catalogul arhivistic: instrumentul de informare ştiinţifică, care cuprinde

rezumatele sau regestele documentelor din cadrul unui fond sau a mai multor fonduri
selecţionate potrivit anumitor criterii (tematic, cronologic, topografic, toponomastic,
onomastic, lingvistic etc.), precum şi un aparat ştiinţific constituit din: introducere, listă a
abrevierilor, indici, listă de corespondenţe a cotelor pe fonduri. În cazul documentelor
feudale, aparatul ştiinţific cuprinde şi o listă cronologică a logofeţilor, diecilor şi
ispravnicilor, lista documentelor false, precum şi o listă a documentelor cu data rectificată.
Tema catalogului rămâne la libera alegere a alcătuitorului. O dată precizat
punctul de plecare, specialistul trebuie să afle toate documentele în care se reflectă tema şi
să le studieze analitic pe fiecare. Elementele despre care s-a vorbit la fişarea documentelor
rămân proprii şi catalogului, adică se fac în forma lor cea mai dezvoltată. Descrierea
documentelor trebuie să cuprindă şi observaţii amănunţite despre material şi scris şi starea
de conservare. Totodată, se face şi descrierea sigiliilor, a ornamenticii şi ilustraţiilor. Se dă
şi bibliografia documentelor, adică lucrările în care a fost folosit documentul respectiv.
După redactarea definitivă a fişelor, se face clasarea lor şi se dă numărul de ordine al
întregului catalog. Pentru tipar se va avea în vedere aşezarea în pagină, aşa încât lectura şi
consultarea sa să fie cât mai accesibile.

Ediţia de documente: lucrare ştiinţifică de publicare a documentelor existente în

arhive, pe baza unor criterii. Spre deosebire de catalog, ediţia ne pune la dispoziţie textul

42
întregului document. Realizarea unei ediţii necesită stabilirea principiilor de selecţie a
documentelor şi de transcriere a acestora. Documentele în limbi străine se publică în
limbile respective, însoţite sau nu de traducere. Asemenea catalogului, ediţia cuprinde un
amplu aparat ştiinţific, din care nu vor lipsi listele, indicii, glosarul şi reproducerile.
În afara acestor lucrări, în cadrul AN specialiştii mai întocmesc Albume de
documente (publicaţie arhivistică întocmită pe diverse teme; în raport cu tema aleasă se
selecţionează documentele şi se face o listă cu acestea. Pentru fiecare document se
redactează un text explicativ şi se face o descriere externă), Bibliografii (listă a lucrărilor
unui autor sau a scrierilor referitoare la o anumită problemă), Volume comemorative (sub
formă de album sau de listă de documente), Periodice (publicaţii cu apariţie regulată).
Toate lucrările arhivistice ştiinţifice, prin complexitatea lor, cer arhiviştilor
eforturi deosebite, de aceea de cele mai multe ori se elaborează în colaborare. Reduc
timpul de informare pentru cercetători şi cruţă materialul arhivistic prin consultare repetată.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Prezentaţi principalele tipuri de lucrări care se întocmesc în arhive şi muzee.

43
 XIII. INFORMATICA ÎN ARHIVELE NAŢIONALE

La DGAS a fost creat în anul 1972 Serviciul de Informatică Arhivistică, care a

avut ca obiect principal realizarea şi dezvoltarea sistemului informatic al AS (SIAS).
Subsistemele informatice pentru cercetarea ştiinţifică sunt:
1. SIRIAS – Subsistemul automat de regăsire a Informaţiilor din AS;
2. SIRIA – Subsistemul de Înmagazinare şi Regăsire a Informaţiilor din
Inventarele Arhivistice.
Subsistemul SIRIA s-a folosit în prima versiune în anul 1990. A doua versiune
s-a realizat în anul 1992. Obiectivele acestui subsistem constau din asigurarea creşterii
accesului rapid al cercetătorilor la informaţiile din FAN.
Pentru modernizarea şi pentru prognozarea procesului de preluare a Arhivei s-au
proiectat două subsisteme informatice: SETFOC – Subsistemul Evidenţie Tematice a
Fondurilor şi Colecţiilor Arhivistice; SESA – Subsistemul Evidenţei Statistice a
Activităţilor ce se desfăşoară în Arhivele Statului.
În perspectivă, Arhivelor din România li se impune constituirea Băncii Naţionale
de date arhivistice şi a Reţelei naţionale automatizate de informare şi documentare. Pentru
aceste probleme s-a realizat o reţea de calculatoare personale la nivelul ANIC extinsă la
nivelul direcţiilor judeţene.
Pentru Arhivele din România se impune elaborarea unui program general de
informatizare în colaborare cu alte instituţii deţinătoare de arhivă, constituirea Băncii de
Date a Arhivelor Naţionale şi constituirea unei reţele automatizate de informare şi
documentare arhivistică.
Banca de Date reprezintă un sistem de organizare şi prelucrare, respectiv
teleprelucrarea informaţiei, constituit din trei elemente: 1. o colecţie de date aflate în
interdependenţă; 2. descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele; 3. un sistem de programe
pentru gestiunea datelor care asigură independenţa programelor aplicative faţă de modul de
structurare a datelor.

44
 XIV. LOCALUL DE ARHIVĂ. ORGANIZAREA DEPOZITULUI DE ARHIVĂ

Un local de arhivă trebuie să corespundă atât bunei conservări, cât şi practicii

arhivistice. Se amenajează în clădiri construite special sau adaptate pentru aceasta,
compartimentate în încăperi distincte, care să asigure izolarea spaţiilor destinate păstrării,
de cele cu alte destinaţii. Pentru ca un local să corespundă, construirea lui trebuie să
îndeplinească anumite condiţii de ordin extern şi intern.
1. Condiţiile externe au în vedere securitatea construcţiei şi înlesnirea accesului
cercetătorilor. Fie că se afectează un local existent, fie că se alege teren pentru construirea
unuia nou, acesta trebuie să fie în centrul oraşului, unde sunt frecvente mijloacele de
transport în comun. În lipsa unui local satisfăcător în centrul oraşului, uneori se admite să
fie un local central în care să se depoziteze numai fondurile arhivistice mai cercetate iar
celelalte să fie păstrate mai departe de centru.
În ceea ce priveşte terenul de construcţie, nu trebuie să fie umed, dar nici excesiv
de uscat sau generator de praf. Sunt absolut necesare sondajele spre a se cunoaşte nivelul
freatic în diferite anotimpuri, pe care temelia construcţiei nu trebuie să-l atingă. Terenul
mai trebuie să fie studiat şi din punctul de vedere al rezistenţei la subsol; clădirile şi
depozitele de arhivă trebuie să fie de gradul I rezistenţă la foc şi să reziste la cutremur.
Construcţia clădirii este de preferat să se întindă pe orizontală, pentru lucrările
arhivistice şi pentru îngrijirea localului. Astăzi predomină construcţiile pe verticală; în
acest caz, ele trebuie să fie supraconsolidate pentru a nu ceda sub presiunea greutăţii.
Localul şi terenul să nu fie în contact cu vreo altă construcţie; trebuie să se prevadă
posibilitatea de extindere, fie prin adăugire de etaje, fie prin construcţii adiacente sau anexe
cu comunicaţii între ele.
2. Condiţiile interne asigură buna desfăşurare a activităţii specifice. Fiindcă se
circulă mult, se recomandă mozaicul pentru evitarea prafului şi a zgomotului. Pe culoare şi
în birourile de lucru, mozaicul poate fi acoperit cu linoleum sau parchet de stejar, de
dimensiuni mai mari, spre a se evita zgomotul.
Încălzirea cea mai potrivită este cu aer cald, care e lipsit de primejdia inundaţiei
cu apă. Este de preferat ca un local de arhivă să aibă temperatura constantă, atât vara cât şi
iarna. Aceasta se obţine prin aer condiţionat. În depozite este nevoie să se asigure un
microclimat optim de conservare pentru fiecare categorie de documente: 15-24% º C t.;
50-60% umiditate relativă (U.R.) pentru documente constituite pe suport de hârtie, piele,
pergament sau material textil; 14-18%º C t.; 40-50% U.R. pentru documente constituite din
filme, diapozitive, benzi magnetice, înregistrări fonice şi video etc.
Se recomandă folosirea luminii artificiale. Localurile de arhivă au nevoie de aer şi
lumină (nu de soare). Aerisirea trebuie făcută regulat. Ea se poate face direct, prin
deschiderea geamurilor, şi prin ventilatoare, când este vânt sau atmosfera este încărcată cu
praf şi umezeală. Ferestrele depozitelor de arhivă vor fi asigurate împotriva luminii solare
prin geamuri absorbante, obloane etc. Ferestrele situate la parter şi etajul întâi trebuie să fie
prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în depozite.
De asemenea, clădirile ce adăpostesc arhive trebuie să fie protejate contra
descărcărilor electrice atmosferice.

45
 Compartimentarea localului de arhivă trebuie să corespundă scopului unei arhive
bine organizate:
A. Sălile activităţii arhivistice
- Biroul directorului este o încăpere destul de mare; aici se întruneşte consiliul de
conducere, se primesc audienţe. Biblioteca informativă uzuală va cuprinde şi publicaţiile
proprii ale Arhivei respective.
- Birourile arhiviştilor. De obicei, specialiştii sunt împărţiţi pe domenii de
preocupări. O bibliotecă uzuală va sta la dispoziţia arhiviştilor. Fiecare arhivist va avea
biroul său de lucru, rafturi pentru cărţi şi acte, dulapuri cu casete, suporţi de manuscrise,
veioze de birou, aparatură adecvată pentru cercetarea documentelor mai greu de descifrat,
pentru citirea microfilmelor.
- Sala de studiu rezervată cercetătorilor care vin să studieze documente din
arhivă. Aici întâlnim o catedră cu postament (sau birou, când sala este mică) pentru
supraveghetor sau custode şi mese numerotate pentru cercetători. Pe catedra sau biroul
supraveghetorului se găseşte registrul în care cercetătorii semnează prezenţa. Accesul în
sală este permis numai în baza permisului. Nu este îngăduită intrarea cu genţi, sacoşe,
paltoane.
În sălile mari, custodele de la catedră supraveghează primirea şi predarea
materialelor. Supravegherea sălii o fac custozii mobili.
Tot în această sală va fi o bibliotecă uzuală liberă la consultare, al cărei fişier este
în grija custodelui. Aceasta se compune din: manuale, colecţii de documente, cataloage,
monografii, dicţionare, enciclopedii etc.
În apropierea sălii de studiu se va găsi o cameră cu rafturi şi dulapuri goale în
care se vor depune actele rămase în cercetare pe a doua zi. Această reţinere nu poate fi mai
îndelungată de 15 zile de la ultima consultare.
- Sala rezervelor, în care se dau spre consultare, sub supraveghere specială,
documentele confidenţiale, secrete, care se pun la îndemâna unor cercetători pe bază de
aprobări speciale, precum şi acelea care sunt într-o stare de conservare precară.
- Sala de consultare este rezervată cetăţenilor care cer copii sau certificate, care
caută acte de interes personal.
- Sala inventarelor, în care se păstrează în ordine toate inventarele instituţiei,
imprimate manuscrise şi alte instrumente de orientare în arhivă. Un arhivist supraveghează
şi dă explicaţiile necesare.
- Biroul copiilor. Aici este aparatura pentru obţinerea reproducerilor cerute.
- Registratura sau secretariatul reflectă întreaga activitate de zi cu zi a instituţiei.
Aici vom întâlni toate instrumentele de lucru obişnuite într-un secretariat sau registratură.
- Sala de aşteptare pentru public se amenajează, de obicei, la intrare.
- Biblioteca (Fondul documentar) se adresează în primul rând arhiviştilor şi
cuprinde, în general, lucrări de specialitate. Pe lângă achiziţiile curente, aici se pot primi şi
donaţii. Bibliotecarul (arhivistul care răspunde de bibliotecă) se va ocupa de organizarea şi
evidenţa fondurilor de publicaţii: va ordona publicaţiile pe formate, va ţine evidenţa
titlurilor în registre topografice, va întocmi cataloage de bibliotecă şi va urmări circulaţia
publicaţiilor.
- Sala pentru curăţirea şi ordonarea iniţială a materialelor arhivistice. Aici
materialele arhivistice sunt supuse celor dintâi operaţiuni arhivistice (în special pentru
fondurile dezorganizate). Curăţirea se face cu aspiratorul sau prin uşoară scuturare.
Mobilierul este limitat: mese şi rafturi pentru depozitarea materialului clasat sumar.
B. Cabinete şi laboratoare
- Laboratorul pentru restaurarea materialelor arhivistice, utilat în funcţie de
profilul arhivei, de materialul preponderent supus restaurării.

46
 - Cabinetul de mulaje pentru reproducerea sigiliilor şi executarea reproducerilor
de pe documente.
- Legătoria nu trebuie să lipsească, dosarele, manuscrisele trebuie să fie legate.
- Cabinetul fotografic: pentru obţinerea de copii fotografice, microfilme, în
interesul arhivei cât şi al cercetătorilor.
- Laboratorul pentru tratamentul chimic şi fizic al materialelor arhivistice
împotriva agenţilor fizici, biologici.
- Magazie pentru păstrarea hârtiei, registre, imprimate, mape, orice materiale
pentru îngrijirea localului.
- Depozitul de publicaţii proprii.
- Garderoba, imediat la intrare. Obiectele depuse la garderobă nu vor fi redate
cercetătorului decât la prezentarea tichetului că a înapoiat materialele consultate în sala de
studiu.
- Camera portarilor
- Camera oamenilor de serviciu
- Bufetul
- Locul de fumat – loc izolat, cât mai depărtat de depozite şi sălile cu materiale
arhivistice.
C. Sălile activităţii ştiinţifice
- Sala de conferinţe
- Săli de expoziţii: o sală sau mai multe în care să se organizeze expoziţii
temporare pe diferite teme, cu prilejul diferitelor evenimente. De asemenea, trebuie să mai
existe o expoziţie permanentă (Muzeul arhivelor) care să ilustreze istoria scrisului şi a
cancelariilor, compunerea documentelor, formarea arhivelor, conservarea şi restaurarea
materialelor arhivistice. Pentru astfel de expoziţii, arhivele achiziţionează instrumente de
scris vechi, aparate de legat şi de multiplicat, medalii, monede, dulapuri care au fost
folosite pentru păstrarea arhivelor, matriţe de sigilii etc.
- Săli pentru eventuale cursuri ştiinţifice.
- Sala de consiliu pentru şedinţele consiliului ştiinţific, de obicei compus din cei
mai buni specialişti, cercetători ştiinţifici, reprezentanţi ai instituţiilor cointeresate în
păstrarea arhivelor.

Depozitele. Evoluţia depozitului de arhivă. Multă vreme materialele arhivistice

au fost ţinute în oale, pachete, legături, saci. Apoi s-a folosit lada (scrinium) uneori
compartimentată. De la lăzile compartimentate s-a trecut la dulapurile cu poliţe, cu sau fără
spate, ce au fost aşezate de-a lungul pereţilor. Mai târziu, când a crescut rezistenţa
planşeelor, dulapurile au fost aşezate şi în mijlocul sălii, creându-se depozitul de astăzi. La
început fixe, apoi mobile, poliţele au permis folosirea eficientă a spaţiului.
S-au construit şi dulapuri cu sertare sau casete în care se puneau documente de
mare importanţă. Astăzi, lemnul este înlăturat definitiv din confecţionarea dulapurilor, a
rafturilor, locul său fiind luat de fierul laminat, care prezintă siguranţă, rezistă mai bine
oricărui atac exterior.
În multe arhive, actele importante se mai păstrează în casete de fier. Începând cu
secolul trecut, s-a trecut la folosirea rafturilor din lemn, din lemn şi fier şi, în cele din
urmă, numai de fier.
Rafturile constituie un mijloc de păstrare specific, servind pentru depozitarea
documentelor. Părţile componente ale unui raft sunt: stâlpii de susţinere, poliţele pe care se
aşează documentele şi elementele de ancorare. Rafturile pot fi simple, permiţând
depozitarea unui singur rând de documente sau duble, în care caz documentele se
depozitează pe poliţe situate pe ambele feţe ale raftului. În afara rafturilor fixe, în unele

47
depozite se utilizează rafturile mobile. Oricare ar fi sistemul rafturilor, ele trebuie să fie
bine fixate. Fixarea lor de tavan şi podea nu este suficientă. Se preferă fixarea în podea şi
legarea în partea de sus de la raft la pereţi, aşa fel încât toate rafturile să formeze un bloc în
interiorul depozitului. Oscilaţiile camerei fiind şi ale blocului, depozitul se păstrează intact.
Atât lemnul, cât şi metalul sunt expuse distrugerii. Unul din remediile folosite
este vopsitul, cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
În ceea ce priveşte aşezarea rafturilor, ele trebuie să fie paralele cu razele de
lumină. Nu se recomandă aşezarea rafturilor la perete, căci umezeala produsă de vaporii de
apă condensaţi pe pereţi se poate transmite hârtiei. Cea mai bună aşezare a rafturilor este în
mijlocul depozitului, cu coridoare de trecere între ele, ce nu trebuie să fie mai mici de 80
cm. Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta. Rafturile şi
poliţele se numerotează.
În afară de rafturi, într-un depozit, în funcţie de genul documentelor, se pot întâlni
dulapuri, fişiere, rastele etc. executate pe bază de standarde sau norme interne. Dulapurile
(Fişetele) să nu fie numai cu poliţe ci şi cu casete pentru închiderea materialelor arhivistice
importante.
Toate documentele se introduc în mijloace specifice de protecţie ca: mape, cutii,
casete, tuburi, cămăşi, plicuri etc. de formate şi dimensiuni adecvate, pentru evitarea
solicitărilor mecanice şi a uzurii.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi
dotate cu aparate de control (termometre, higrometre etc.), iar citirile vor fi consemnate
într-un caiet de depozit.
Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţire mecanică,
dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane, iar
absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea
depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.
Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă.
La terminarea lucrului, documentele se rearhivează, iar uşile depozitelor se încuie
şi se sigilează.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Descrieţi un local de arhivă.
2. Descrieţi un depozit de arhivă.

48
 XV. CONSERVAREA DOCUMENTELOR ÎN ARHIVE.
FACTORII DE DEGRADARE A DOCUMENTELOR.
DEZINSECŢIA ŞI DEZINFECŢIA ÎN ARHIVE

În 1954 s-a înfiinţat la DGAS o secţie de restaurare şi igienă cu trei sectoare.

Coloratorul chimic, laboratorul foto şi atelierul de legătorie.
Problema conservării materialelor arhivistice depinde de locul (localul) în care se
păstrează arhivele şi cum sunt conservate arhivaliile. Un local de arhivă trebuie să
corespundă atât unei bune conservări, cât şi celei mai potrivite practici arhivistice.
Construirea unui astfel de local, cum am văzut, trebuie să îndeplinească anumite condiţii
de ordin extern şi intern.

Distrugerea materialelor arhivistice. Factori de degradare a documentelor

Păstrarea propriu-zisă începe şi continuă multă vreme la creator, la instituţia care
a dat naştere arhivei. Natura materială a arhivelor este diversă, fiind preponderent organică
(hârtie, pergament, textile, unele metale, pigmenţi de natură minerală, alături de numeroase
extracte vegetale cu rol de liant: clei de cireş, albuş de ou; materialele folosite la legare:
cleiuri, aţe). Toate aceste materiale sunt degradabile în timp, iar ritmul de distrugere
depinde de natura sau intensitatea factorilor externi de degradare, precum şi de unele cauze
interne, specifice materialelor din care sunt alcătuite documentele.
Factorii care asigură stabilitatea hârtiei sunt: natura şi lungimea fibrei, cantitatea
şi natura substanţelor de încleiere, PH-ul, gradul de alb, precum şi unele proprietăţi iniţiale
de ordin mecanic, cum ar fi: grosimea şi dimensiunile colii de scriere.
Hârtiile cele mai vechi se caracterizează atât prin permanenţă, cât şi prin
durabilitate, fiind făcute din fire de bumbac, în timp ce hârtiile din secolul nostru sunt mai
slabe datorită fibrelor scurte şi încleierii în mediu acid, folosită în industrie.
Durabilitatea cernelurilor şi pigmenţilor este condiţionată de PH-ul soluţiei
iniţiale, de stabilitatea chimică a pigmenţilor şi de tipul liantului, în funcţie de aceste
elemente pot apărea fenomene de estompare a culorii, de coroziune a suportului sau chiar
de detaşarea de suport a stratului cromatic.
Microclimatul depozitului, reprezentat în special prin temperatură şi umiditate
relativă, precum şi de luminozitate, are un rol esenţial în păstrarea documentelor de toate
categoriile.
Temperatura depozitului influenţează puternic hârtia documentelor, în special
când au loc variaţii bruşte în timp scurt şi, mai ales, când acest proces se repetă des. Când
pereţii depozitului sunt groşi, schimbările de temperatură se înregistrează lent, în limite
mici şi într-un timp îndelungat.
Temperatura ridicată dăunează hârtiei, făcând-o casabilă şi imprimându-i o
culoare galbenă. Temperatura scăzută nu are acest efect şi nu dăunează în păstrarea
îndelungată.
Umiditatea relativă care nu dăunează păstrării materialului documentar şi nu
creează condiţii favorabile dezvoltării microorganismelor şi ciupercilor de mucegai este
între 50-60%.
Dacă umiditatea relativă a aerului din depozit coboară sub 30%, hârtia se usucă
prea mult şi devine fărâmicioasă, fragilă, lipsită de rezistenţă. Dacă umiditatea urcă peste
75% se creează condiţii favorabile dezvoltării mucegaiurilor.

49
 Situaţia cea mai periculoasă şi dăunătoare se creează atunci când temperatura
înaltă se asociază cu o umiditate scăzută, rezultând o uscare şi o deshidratare, peste limitele
admise, ceea ce slăbeşte complet rezistenţa hârtiei la orice manipulare.
Cele mai bune condiţii se realizează printr-o temperatură cât mai constantă,
asociată cu o umiditate moderată.
Dacă umiditatea relativă a aerului din depozit este ridicată, încăperea se va aerisi
numai într-o singură zi uscată şi cu soare. Aerisirea trebuie făcută de 3-5 ori pe zi, câte 10-
15 min. de fiecare dată.
Când aerul din încăpere este prea uscat, pardoseala se şterge cu o cârpă umedă
sau se aşează pe ea vase largi cu apă.
Lumina solară directă este cea mai dăunătoare materialului arhivistic. Aceasta
decolorează scrisul, îngălbeneşte hârtia şi o face uneori imposibil de folosit. În depozite
lumina trebuie să pătrundă difuz, filtrată prin geamuri opace. Lipsa completă a luminii nu
este recomandabilă, întrucât creează condiţii favorabile dezvoltării agenţilor biologici
dăunători.
Se recomandă, ca în situaţia în care nu există mijloace speciale de reglare a
luminii, să se păstreze arhivaliile în cutii închise.
Lumina artificială trebuie filtrată şi împiedicată să cadă direct şi de la o distanţă
prea mică. Sunt recomandabile globurile de sticlă mată.
Nivelul de poluare atmosferică joacă un rol important în procesele de degradare a
documentelor: diferite noxe chimice (oxizii de azot, bioxidul de sulf) sau pulberi
industriale (praf, funingine). Praful este unul din principalii agenţi care degradează
materialele din depozitele de arhivă.
O metodă de îndepărtare parţială este „recondiţionarea totală”, care constă în
scoaterea completă a materialului din depozite, curăţirea atentă a prafului cu perii speciale,
moi, schimbarea cartoanelor şi introducerea dosarelor în cutii.
Poliţele şi încăperea vor fi şi ele curăţate de praf înainte de aşezarea documentelor
în rafturi.
Cel mai eficient şi mai comod mod de îndepărtare a prafului se efectuează cu
aspiratoarele de praf. În cazul păstrării documentelor în cutii, îndepărtarea prafului de pe
cutii rămâne o cerinţă obligatorie, care trebuie realizată permanent.
Curăţirea arhivaliilor atunci când acestea nu sunt închise în cutii şi depozitele nu
dispun de aspiratoare, se execută cu tampoane de vată, îmbibate în soluţie de formol 2%.
Curăţirea se face pe unităţi de păstrare (dosare, condici, registre) sau piesă cu piesă.
Raftul metalic oferă cele mai bune condiţii de păstrare, rezistent la greutate şi la
diverse atacuri (entomologic, de exemplu), posibilitatea întreţinerii unei igiene
corespunzătoare, uşurinţă în folosirea materialelor şi la eventualele mutări ale depozitelor.
Dispunerea rafturilor în depozit are o mare însemnătate în conservarea
documentelor. Se recomandă a se lăsa un spaţiu de cel puţin 0,20 m între perete şi raft şi a
se lumina mai mult colţurile depozitelor, îndepărtate de sursele de lumină, unde se
amenajează instalaţii simple de aeraţie (ventilatoare în perete).
Pentru păstrarea documentelor de valoare se folosesc şi dulapurile închise,
neavând posibilităţi de aerisire, se recomandă aerisirea lor zilnică.
Pentru a feri materialul de îndoire, de lovituri, praf, lumină în exces, gaze acide,
umiditate etc., se folosesc o serie de mijloace de păstrare, cum ar fi: mapa, cutia.
Pentru documente foi volante, în volum mic, se foloseşte mapa (cu clape şi mapa-
pachet al cărui volum se poate regla cu ajutorul unor şireturi).
Cutiile sunt socotite cele mai bune mijloace de protecţie. Ele apără materialul de
praf, de excesul de lumină, de variaţiile bruşte de temperatură şi umiditate relativă şi,
totodată, ele oferă o aşezare comodă a materialului şi posibilitatea unei uşoare manipulări.

50
 Ca o metodă de păstrare, se foloseşte legatul pieselor (condici, registre, dosare
speciale, instrumente de evidenţă etc.).
Sistemul de folosire a arhivelor poate genera procese de degradare a
documentelor. Spre exemplu, îndoirea colţului unei file, foiletarea prin umezirea degetelor,
deschiderea forţată a dosarelor, legarea acestora cu aţă care sfâşie hârtia etc. pot avea efect
distructiv pentru viaţa şi sănătatea documentelor.
Transporturile de documente organizate superficial se pot solda cu efecte
neaşteptate pentru starea de păstrare a arhivelor.
Selecţionările proaste, vânzările, furturile, daunele de război, neglijenţele,
dezordinea sunt cauze voite care provoacă distrugerea materialelor arhivistice.
În egală măsură, unele intervenţii de recuperare a documentelor au făcut mai mult
rău decât bine.
Benzile adezive, cleiul cu făină reprezintă cea mai bună sursă de hrană pentru
insecte şi rozătoare, iar în condiţii de umiditate pe astfel de materiale s-au dezvoltat
numeroase specii microbiene.
Factorii de calamitate: intemperiile, cataclismele naturale, incendiile etc. sunt
cauze întâmplătoare care provoacă masive distrugeri de arhive. Unele se datorează
neprevăzutului, altele lipsei de prevedere. Cutremurele, trăsnetele, inundaţiile sunt
neprevăzute. La construirea localului este bine să se ţină seama de calculul rezistenţei lui la
diferite grade de cutremure, de înclinările seismice posibile şi, în zone de cutremure
frecvente, de înălţimea localului.
Documentele scoase din zona de inundaţie vor fi analizate cu grijă şi curăţate de
toate reziduurile (mâl, alte impurităţi) cu ajutorul unei spatule, după care se face spălarea
pachetelor, mapelor şi celorlalte unităţi de păstrare sub jet de apă curentă într-o cuvă de
spălare cu scurgere. În cursul operaţiunilor de spălare a impurităţilor se recomandă evitarea
desfacerii documentelor din legături sau a deschiderii volumelor şi dosarelor.
Toate documentele vor fi manipulate în forma de păstrare în care se găseau
înainte de inundaţie (pachete, mape, cutii, suluri), iar în cursul operaţiilor de curăţire şi
spălare vor fi ţinute orizontal pentru a nu se deschide şi a nu permite intrarea curentului de
apă printre file.
Se va recurge la folosirea apei pentru îndepărtarea impurităţilor de suprafaţă
numai în cazul în care arhiva este udă. În celelalte cazuri se va recurge la curăţarea uscată
prin folosirea de perniţe, spatule, radiere etc.
Operaţiunea de uscare a arhivei presupune două etape şi anume: scurgerea apei în
exces din documente şi uscarea efectivă a acestora.
Pentru scurgerea apei, documentele vor fi aşezate pe planuri de scurgere lejer
înclinate, unde vor fi lăsate 3-6 ore.
După scurgerea apei, se procedează la uscarea documentelor, folosindu-se mai
multe metode:
a.Uscarea arhivei în aer liber – dosarele şi mapele vor fi deschise, iar între file se
vor aşeza distanţiere care să mărească suprafaţa de uscare.
b. Uscarea în spaţii ventilate – metoda presupune etalarea documentelor în
încăperi în care se asigură ventilarea aerului cu ajutorul unor baterii de ventilatoare.
c.Uscarea prin interfoliaj – operaţia constă în aşezarea de hârtii de sugativă
printre filele umede ale documentelor poate fi aplicată la documentele care au reţinut o
cantitate mare de apă şi se continuă cu alte metode până la uscarea totală.
d. Folosirea radiaţiilor infraroşii – este o metodă eficace de uscare a
documentelor, fie pe platforme de expunere, fie în rafturi. Metoda poate fi aplicată la un
volum mare de documente, dar operaţia trebuie executată şi supravegheată de lucrători
calificaţi pentru a evita riscurile de scurtcircuit electric.

51
 e. Uscarea în camere cu umiditate şi temperatură controlabile. Pentru aceasta
sunt folosite instalaţii care elimină continuu umiditatea emanată de documente, pentru a
menţine la parametri programaţi cotele hidrotermice ale spaţiului controlat.
f. Uscarea în vid în spaţii încălzite – presupune încălzirea materialului în camere
de vid. Tensiunea de vapori determină o uscare mult mai rapidă în condiţiile absenţei
aerului şi la un regim termic al camerei de vid de 40-60ºC.
g. Uscarea cu ajutorul curenţilor electromagnetici de înaltă frecvenţă – surse
de curenţi mega hertzi electromagnetici de înaltă frecvenţă (18-30 MHz) cu o putere de 8
Kw, acţionând 10-15 minute, dezvoltă spontan în materialele tratate cu temperaturi de 90-
100ºC provocând evaporarea şi uscarea materialelor tratate.
La rândul lor, depozitele afectate de inundaţii vor fi salubrizate: organizarea
evacuării apei, înlăturarea mâlului şi a altor depuneri, curăţenia generală, uscarea
depozitelor, repararea, reaşezarea mobilierului. Având în vedere faptul că în cursul
operaţiilor de recuperare a arhivei au fost declanşate atacuri microbiologice care pot
continua să evolueze în depozite, este absolut necesară dezinfecţia arhivei, a mobilierului
specific şi a depozitelor.
La aşezarea în depozite a arhivei se va verifica evidenţa fondurilor şi colecţiilor şi
se va urmări reconstituirea şi recondiţionarea acestora. Se vor înlocui mijloacele de
protecţie (mape, coperţi, cutii etc.) în cazul în care apa le-a degradat puternic.
Agenţii microbiologici sunt reprezentaţi în special de bacterii, actinomicete (grup
de microorganisme foarte răspândite în natură, înrudite cu ciupercile inferioare, dintre care
unele sunt purtătoare de boli pentru om şi pentru animale, iar altele produc antibiotice),
ciuperci microscopice (de mucegai), insecte şi rozătoare.
Atacul microbiologic asupra materialului arhivistic este determinat de prezenţa în
hârtie a polizaharidului de celuloză.
Cele mai răspândite microorganisme, în depozitele de arhivă, sunt bacteriile,
atunci când au condiţii favorabile de dezvoltare: în prezenţa unei mari cantităţi de apă
(arhive inundate, arhive udate cu ocazia unui incendiu, arhive păstrate în pivniţe foarte
umede şi întunecoase etc.) când celuloza de hârtie este puternic descompusă prin
fermentaţie; substanţele de încleiere (amidon, cocă, clei) şi pielea din legături sunt
descompuse de bacteriile de putrefacţie într-un timp destul de scurt. În colţul în care se
întorc foile se adună bacterii de putrefacţie, alge, uneori periculoase chiar şi pentru om.
Dar principalii duşmani din lumea microorganismelor, care fac adevărate ravagii
în depozitele neîngrijite, neaerisite, cu o umiditate relativă ridicată sunt ciupercile de
mucegai. Caracteristic acestor microorganisme este miceliul (corpul vegetativ al ciupercii)
care formează o reţea cu multe ramificaţii.
Insectele sunt alţi duşmani biologici ai hârtiei, în special al materialelor
arhivistice care conţin amidon, clei, cocă, pânză, piele. Căutându-şi hrana, atacă legăturile
de la cotor, etichetele, fotografiile sau sapă adevărate canale în coperţi şi în adâncimea
condicilor, dosarelor. Insectele şi rozătoarele constituie fauna mobilierului şi materialelor
arhivistice. Adusă odată cu materialul însuşi sau venită din afară, această faună se dezvoltă
extrem de repede şi pătrunde pretutindeni. Unele rod lemnul, altele hărţile, pergamentul,
coca din legături şi chiar metalul, iar altele pe toate împreună:
- Cariul (coleoptere) cu peste 200 de subspecii, atacă lemnul, foarte distrugător în
stare de larvă;
- Moliile (lepidoptere): cu multe familii, atacă hârtia, pânza, pielea, blănurile,
tapetele, făcând mari pagube;
- Peştişorii de argint: în depozite umede, prost aerisite, întuneric, atacă hârtia, nu
lemnul;
- Păduchele de carte: preferă cărţile cu mucegai;

52
 - gândacii de bucătărie;
- Fitofagul sirian gigant (Himenoptere) – se introduce în arhivă odată cu lemnul
rafturilor şi are puterea să găurească foi întregi de hârtie şi să treacă chiar prin plumb ca să
iasă afară.
- Păianjenii (arahnide) caută amidonul în coca de legătură.
- Purecii cărţilor, ploşniţele, furnicile.

Dezinsecţia şi dezinfecţia în arhive

Pentru prevenirea şi combaterea agenţilor biologici se folosesc o serie de
tratamente care pot fi preventive şi curative.
Tratamentele preventive au rolul de a preîntâmpina apariţia atacurilor
biologice. Acestea se aplică la fabricarea suportului grafic. Unele reţete de hârtie fabricate
cu adaosuri de compuşi de sulf, zinc, mercur s-au dovedit mult mai rezistente la acţiunea
insectelor şi mucegaiurilor. De asemenea, impregnarea lemnului de construcţie cu anumite
substanţe, îl face mai rezistent la degradare.
Tratamentele preventive cuprind şi tratamentele de rutină care se fac la anumite
intervale de timp asupra depozitelor sau asupra documentelor speciale: ceruirea coperţilor
din piele.
Tratamentele curative au rolul de a opri şi de a eradica un atac biologic deja
declanşat şi aflat într-o fază mai mult sau mai puţin avansată.
Imediat ce s-a constatat prezenţa microorganismelor, trebuie procedat la curăţirea
lor cu pana îmbibată în esenţe. Dacă este un caz mai grav, se spală uşor documentul cu
soluţie de clorură de calciu, sau cu soluţie de acid oxalic dizolvat în apă. Unele
microorganisme se complac şi se dezvoltă în mediul astfel creat. De aceea, se impune
studierea fiecăruia pe rând spre a se face tratarea adecvată. Distrugerea lor se face prin
patru procedee: mecanic, biologic, fizic şi chimic.
a. Procedeul mecanic constă în scuturat.
b. Procedeul biologic a ajutat la distrugerea unor specii prin folosirea altora,
animale sau vegetale.
c. Procedeul fizic: curenţii electrici de înaltă frecvenţă, razele ultraviolete,
radiaţiile gamma şi tratamentele de îngheţare repetată. Metoda are avantajul că se poate
aplica direct în depozit, dar nu poate fi aplicată pergamentelor şi documentelor cu sigilii
din cauza temperaturilor de 90-100ºC pe care le dezvoltă. Folosirea acestei metode implică
instalaţii speciale.
Razele ultraviolete pot fi folosite pentru dezinfecţia de suprafaţă a unor
documente dar tratamentul se asociază cu o accelerare a îmbătrânirii documentului.
Prin operaţia îngheţului şi dezgheţului repetat de 4-5 ori, agenţii biologici pot fi
distruşi complet, dar metoda are dezavantajul de a necesita instalaţii speciale şi nu se pot
aplica la un volum mare de documente.
În ultima vreme, s-au iniţiat o serie de cercetări privind eficacitatea tratamentelor
prin iradiere.
Problema folosirii radiaţiilor gamma pentru lucrări de dezinfecţie şi sterilizare a
stat în centrul preocupărilor cercetătorilor din ultimele decenii.
d. Procedeul chimic – se bazează pe folosirea unor substanţe toxice în vederea
distrugerii insectelor şi mucegaiurilor care degradează documentele: substanţe bactericide,
fungicide, insecticide sau rodenticide.
Sunt puţine substanţe cu efecte toxice polivalente; atacurile biologice se
localizează deseori în adâncimea sau în grosimea volumelor, în general, iar efectul de
suprafaţă nu lichidează focarul de infecţie. Aceasta este o cerinţă care nu permite folosirea

53
multor substanţe active pe bază de sulf, brom etc., precum şi substanţe lichide deoarece
acestea atacă, umezesc sau îmbâcsesc documentele.

Tehnicile de tratament chimic

1. Pensularea. Se aplică numai filelor de documente detaşate. Operaţiunea este
precedată de desprăfuire; este pensulat documentul întreg sau părţile afectate de degradare
biologică.
2. Interfoliajul. Se aplică mai ales cărţilor şi documentelor legate în volume.
Între paginile infectate se introduc folii de hârtie, sugativă sau o altă hârtie absorbantă
îmbibate, prin anumite metode, cu produsul activ volatil. Foliile se păstrează în plicuri
impermeabile din materiale sintetice până în momentul folosirii lor. Pentru pergamente se
aplică două folii pe ambele feţe.
Materialele interfoliate se introduc în spaţii închise corespunzătoare volumului
documentar şi se ţin la temperatura de 25-30ºC un anumit timp care diferă de la o substanţă
la alta. Interfoliajul asigură trecerea substanţei din folie în document şi eradicarea atacului
biologic.
3. Ceruirea cu ceruri impregnate. Se foloseşte pentru păstrarea coperţilor şi
legăturilor din piele ale unor volume sau documente speciale. Se prepară reţete de ceară în
amestec cu diferite substanţe active cu care se lustruiesc coperţile şi legăturile respective la
anumite intervale de timp. Tratamentul este precedat de desprăfuire.
4. Gazările la etuvă. Necesită o etuvă care se poate închide ermetic cu
termoreglare în gama 20-70ºC şi se pretează la operaţii în vid şi suprapresiune. Pentru
tratament se aşează materialul pe un cărucior şi se închide etuva ermetic, după care se
realizează o presiune negativă. Se introduce apoi gazul activ, după care se reglează
presiunea etuvei la nivelul dorit prin introducerea de aer sau alt gaz, în funcţie de tipul de
substanţă şi de tehnica de lucru folosită, fixându-se nivelul termic intern la valoarea de
25-30ºC. După trecerea timpului de tratament, care este în general de 6-24 ore, se execută
2 vidări succesive în vederea „spălării” cu aer a materialelor şi spaţiului etuvei, după care
documentele sunt scoase şi desprăfuite, iar în caz de necesitate se restaurează.
5. Gazarea, fumigarea şi aerosolizarea depozitelor. Spaţiul ce urmează a fi tratat
se etanşeizează prin lipire de panglici de hârtie la uşi şi ferestre, după care se face
tratamentul propriu-zis şi se închide localul punându-se marcaje care să evidenţieze
pericolul pentru om.
Se ţine localul în această stare şi sub supraveghere strictă 24-28 ore, apoi se face
aerisirea un număr de zile. Operaţiunea este dificilă şi se execută de echipe specializate în
lucrări de gazare.
6. Amplasarea de „curse” pentru distrugerea insectelor şi rozătoarelor. Hrana
otrăvită se aşează pe la colţurile depozitelor. „Cursele” trebuie supravegheate pentru a
evita riscul unor accidente asupra personalului.
Operaţiile de tratament pot constitui un factor de degradare suplimentară dacă
metodele respective nu sunt aplicate corect. De aceea, operatorul care lucrează la
dezinfecţia documentelor de arhivă trebuie să aibă cunoştinţe aprofundate asupra
proprietăţilor substanţelor folosite şi asupra efectului pe care factorii fizici sau chimici
utilizaţi îl pot avea asupra documentelor.

Tehnici de păstrare şi conservare

Pe lângă păstrarea în condiţii corespunzătoare, astăzi tehnica reprografică se
dezvoltă ca un instrument auxiliar important al arhivelor.
Principalele forme reprografice sunt microfilmarea şi facsimilarea.

54
 În ceea ce priveşte facsimilarea, s-au adoptat, în principiu, două tehnici de lucru,
şi anume:
- facsimilarea mecanică prin tehnica tipografică a tiparului plan (ofset);
- facsimilarea manuală folosită pentru documentele de constituţie complexă în
care, pe lângă textul imprimat şi caligrafiat pe diferite suporturi grafice, documentul
prezintă o serie de elemente cum ar fi: şnururi, sigilii, în ferecătură metalică.
Facsimilele se aplică în mai multe domenii cum ar fi:
- folosirea facsimilelor în scopuri muzeistice;
- folosirea facsimilelor în scop de cercetare şi popularizare;
- folosirea facsimilelor ca mijloc de conservare.

TESTE DE AUTOEVALUARE:
1. Care sunt principalii factori de degradare a arhivelor?
2. Cum poate fi prevenită şi stopată degradarea arhivelor?

55