Conţinutul temei:

1.1. PREVEDERI LEGISLATIVE PRIVIND PRELUCRAREA DOCUMENTELOR

1. Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată

2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori şi deţinători de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai
1996
3. Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale
nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 476 din 3 iulie
2002
4. Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale
5. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea
Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996
6. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în format electronic
7. Ordinul MCSI nr. 493/2009 – Norme tehnice şi metodologia pentru aplicarea Legii
nr. 135/2007

1.1.1. Definiţii
- arhivă – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de
inscripţionare, create şi/sau deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de
drept public sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în
decursul existenţei acesteia. O arhivă poate fi formată din unul/una sau mai multe fonduri
arhivistice;
- Arhivă – instituţie destinată administrării, utilizării şi protejării arhivelor;
- administrarea arhivelor – ansamblul activităţilor care privesc constituirea,
evidenţa, prelucrarea, păstrarea şi conservarea arhivelor;
- ciclu de viaţă a documentelor – totalitatea etapelor prin care trece un documente
de la crearea acestuia şi până la eliminarea sau la transferul său către o Arhivă;
- colecţie arhivistică – totalitatea documentelor adunate şi/sau grupate de către o
persoană juridică sau fizică în conformitate cu un anumit criteriu, fără a ţine seama de
provenienţa lor sau de existenţa unei legături organice între documente;
- creator de documente – persoana juridică de drept public sau privat, precum şi
persoana fizică, care în decursul activităţii, respectiv existenţei sale, a creat sau creează
arhive;
- depozit de arhivă – persoană juridică de drept public sau privat, precum şi
persoana fizică ce exercită temporar, atribute ale proprietarului, în temeiul unui titlu;
- document – orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată
sau primită pe parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în
decursul existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca mărturie a activităţii sale, pentru
utilizarea ulterioară;
- evaluare – procedeul prin care se analizează importanţa unui document/ansamblu
de documente, în vederea stabilirii termenelor de păstrare corespunzătoare valorii acestuia şi
apartenenţei la Patrimoniul Arhivistic Naţional;
- fond arhivistic – totalitatea documentelor de orice natură create şi primite de
către o persoană fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale;
- instrument de evidenţă – document de sinteză care oferă date şi informaţii
pentru controlul fizic şi de conţinut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea şi
utilizarea informaţiilor cuprinse în fondurile şi colecţiile arhivistice;

1
 - inventariere – operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice
dintr-un fond sau dintr-o colecţie arhivistică;
- nomenclator arhivistic – listă sistematică a categoriilor de documente create şi
primite de către o organizaţie, grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare
ale acestora, organizată conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi
funcţii îndeplinite;
- prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau
a unei părţi a acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor;
- selecţionare – operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare
a documentelor, ca urmare a evaluării;
- servicii arhivistice – serviciile de păstrare, conservare, restaurare, legătorie şi
prelucrare arhivistică prestate de către operatorii economici, numai după obţinerea autorizaţiei
de funcţionare din partea structurilor abilitate ale Arhivelor Naţionale.
- unitate arhivistică – grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau
activitate, care poate constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond
sau a unei colecţii;
- valoare arhivistică – semnificaţia sau importanţa unui document/ansamblu de
documente, determinată de informaţiile conţinute sau de caracteristici deosebite ale
suportului, ce justifică păstrarea permanentă.

1.1.2. Extras din Legea Arhivelor Naţionale nr. 166/1996 republicată

Legea 16/1996 a reprezentat, în momentul adoptării ei, o încercare de adaptare a
practicii arhivistice la realităţile unei societăţi democratice.
Din acest punct de vedere, Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările
ulterioare a reprezentat un prim progres pe calea modernizării funcţionale, pe principii
democratice, a activităţii de protejare a arhivelor româneşti, în sensul reglementării statutului
juridic al arhivelor provenind din fostele întreprinderi şi unităţi socialiste, şi a creării unui
cadru juridic pentru constituirea şi gestionarea arhivelor private şi asigurării unui acces
echitabil la informaţie.
La art. 1 este definit Fondul Arhivistic Naţional (în continuare FAN)
Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României
documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau
private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate,
profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice.
Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.
La art. 2 sunt enumerate documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României.
Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României se înţelege:
acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii,
chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii,
matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice cu valoare istorică,
realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.
În conformitate cu articolul 4, persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi
deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite
în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea,
selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor acestei legi.
În capitolul II sunt prevăzute atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi
protecţia specială a Fondul Arhivistic Naţional al României.
În capitolul III al Legii nr. 16/1996 sunt prevăzute obligaţiile creatorilor şi
deţinătorilor de documente privind:

2
 - evidenţa documentelor (art. 7-9)
- selecţionarea documentelor (art. 10, 11).
Extras art. 10, 11 Legea Arhivelor Naţionale
Art. 10.
1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a
documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi
deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale
funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de
selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin
norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.
Art. 11
1) În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective,
fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul
specialiştilor proprii. Această comisie de întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar,
pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică;
hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal întocmit potrivit anexei nr. 5.
2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează
permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor
şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente.
3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza
proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. (2).
4) În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea
documentelor ce urmează a fi arhivate.
- Păstrarea documentelor (art. 12, 24)
- Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale (art. 13-18)
Extras din art. 14
1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare
în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul
creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei
legi.
2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de
Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu
atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează
documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art.
13.
- folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României
(art. 28, 29)
Articolul 30 prevede că documentele a căror cercetare poate afecta interesele
naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin sau
cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare. Stabilirea documentelor
respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
În capitolul VI art. 34-40 sunt prevăzute răspunderile şi sancţiunile în cazul
nerespectării dispoziţiilor acestei legi.

3
 Legea are un număr de 6 anexe (model nomenclator, inventar, proces-verbal de
predare-primire a documentelor, registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice,
proces-verbal selecţionare, lista termenelor după care pot fi date în cercetare documentele
privind interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor).
1.1.3. Extras din Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori şi deţinători
de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217
din 23 mai 1996
Aceste instrucţiuni reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi
arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, în
conformitate cu art. 5, lit. a) din Legea Arhivelor Naţionale.
Obligaţiile de a înfiinţa compartimente de arhivă revine deţinătorilor de arhivă
conform art. 4 din Instrucţiuni.
Persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente, au obligaţia de a înfiinţa
compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care
le creează sau le deţin. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi
structura şi competenţa compartimentelor de arhivă vor fi stabilite de conducerea unităţii
creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale sau,
după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Fac excepţie de la aceste prevederi Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul
Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul
de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale.
Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă sunt prevăzute în articolul 5:
a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor în
cadrul unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi
confirmării nomenclatorului, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea
dosarelor;
b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele
constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în
depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza
registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 3);
c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare; în
această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare
expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte
formele prevăzute în lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură
predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;
d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi
certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile
în vigoare;
e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului
împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform Legii
Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită
conducerii unităţii dotarea corespunzătoare unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării
condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate
predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.
În Capitolul II al Instrucţiunilor, sunt prevăzute obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor
de documente, privind:
- Evidenţa documentelor (art. 8-9);

4
- Gruparea documentelor în dosare (art. 10-17);
- Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de arhivă (art. 18-28);
- Selecţionarea documentelor (art. 29-36);
- Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat (art.
37-39);
- Operaţiuni arhivistice la documentele reconstituite pe probleme şi termene
de păstrare (art. 40-42);
- Folosirea documentelor (art. 43-48);
- Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor
tehnice şi de înregistrare tehnică (art. 49-80);
- Păstrarea documentelor, organizarea documentelor de arhivă (art. 81-108);
- Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale (art. 109-112);
- Răspunderi şi sancţiuni.