1

Tema referatului
Selecionarea documentelor

2

Cuprins
Capitolul I Conceptul de selecionare. Cadrul juridic al selecionrii
1.1 Definirea conceptului
1.2 Prevederi legale
1.2.1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996.
Capitolul II Principii i criterii de apreciere a valorii documentelor
2.1 Principii generale de selecionare
2.2 Criterii de apreciere a valorii documentelor
Capitolul III Comisia de selecionare. Atribuiile i modul ei de lucru
Capitolul IV Documentele necesare dosarului selecionrii
Anexe
Bibliografie









3

Capitolul I Conceptul de selecionare. Cadrul juridic al
selecionrii

1.1 Definirea conceptului
Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau
practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor
ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan.
Aa cum rezult i din definirea conceptului, prin selecionare se urmrete, n primul
rnd, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric i pstrarea lor n vederea depunerii
la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene, la termenele stabilite n legislaia arhivistic.
n al doilea rnd, prin selecionare se urmrete eliminarea din arhiv i introducerea n
circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui numr de ani, nu mai prezint
importan, pentru unitatea respectiv, din niciun punct de vedere, elibernd astfel spaii de
depozitare pentru pstrarea documentelor nou create.
Selecionarea este, aadar, una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice.
Prin operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelor: pstrarea sau
eliminarea lor definitiv, angajnd astfel, n cel mai nalt grad, responsabilitatea unitilor
creatoare i deintoare de documente ca i a Arhivelor Naionale sau a Serviciilor judeene, ca
instituii investite prin lege s coordoneze aceast activitate i s acorde ultimul aviz.
Deci, operaiunea de selecionare este foarte important, deoarece prin acestea se
stabilete care din documente sunt pstrate permanent i care sunt eliminate/distruse, acestea din
urm, fr posibilitatea de a mai fi reconstituite, deoarece sunt eliminate fizic, prin diferite
metode. De aceea, ntreg ansamblul de proceduri care se refer la aceast operaie trebuie s fie
bine cunoscut, nsuit i mai ales, aplicat n practic.
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 (art. 10-11) i Instruciunile privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente (art. 29-36), creeaz cadrul juridic legal de
efectuare a operaiuni de selecionare a documentelor.
1.2. Prevederi legale.

1.2.1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996.

Art. 11. n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte
o comisie de selecionare, numit prin decizia/dispoziia/ordinul conductorului unitii
respective, fiind compus din : 1 preedinte, 1 secretar i un numr impar de membrii, numii din
rndul personalului propriu. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori situaia o

4

impune, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, pentru a-i determina valoarea
practic sau istoric; hotrrea comisiei se consemneaz ntr-un proces-verbal.
Procesul-verbal de selecionare, alturi de celelalte elemente : inventarul documentelor
propuse pentru selecionare, precum i inventarul documentelor cu termen de pstrare
permanent, se nainteaz spre confirmare, Direciei judeene a Arhivelor Naionale.
Art. 10. n cadrul fiecrei Direcii judeene a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o
comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Art. 27. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciune i se
pedepsete conform Codului Penal.
Art. 29. Constituie contravenii i se pedepsesc cu amend
1
urmtoarele fapte :
c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoanele juridice, la
termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor.
Aceleai prevederi, detaliate pentru creatorii i deintorii de documente sunt stipulate n
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217/23 mai 1996, la art. 29-35.












1
De la 1000 la 25000 ( RON) ,potrivit prevederilor art. 7 din O.U.G. nr. 39/31 mai 2006 ( M.O. nr. 486/5 VI 2006),
aprobat prin Legea nr. 474 din 12 decembrie 2006.

5

Capitolul II Principii i criterii de apreciere a valorii
documentelor

2.1. Principii generale de selecionare.

a) Principiul concepiei istorice, potrivit cruia n aprecierea valorii documentelor o
importan deosebit o au condiiile n care i-a desfurat activitatea creatorul, rolul i poziia pe
care le-a avut n societate, atribuiile avute, conform reglementrilor legale;de asemenea,
implic cunoaterea condiiilor concrete n care au fost create documentele.
b) Principiul complexitii, care impune ca valoarea documentelor s nu fie apreciat
separat, pe fonduri, ci n funcie i n interdependen de relaiile dintre creatori, dintre
documentele create de acetia.
c) Principiul multilateralitii, care prevede ca aprecierea documentelor s se realizeze
avndu-se n vedere documentele n ansamblul fondului i nu n cadrul grupelor, seriilor,
compartimentelor.
d) Principiul istorismului, are n vedere perspectiva utilizrii n viitor a
documentelor,cnd n legtur cu noi factori, documentele pot cpta alt nsemntate, fa de
cea din momentul n acre au fost create.
Principiile de selecionare se regsesc n plan concret n criteriile de selecionare,
mpreun alctuind temeiul teoretic al selecionrii.

2.2. Criterii de apreciere a valorii documentelor
Dintre criteriile de apreciere a valorii documentelor, pe primul plan se situeaz coninutul
informaional-documentar, valoarea de mrturie a informaiilor cuprinse n document, privind
istoria social, economic, politic, cultural-religioas, indiferent daca aceste informaii sunt de
interes local, naional sau internaional.
Evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile, cu ocazia crora au fost create
documente, se nscriu, de asemenea, ntre criteriile de baz ale selecionrii, ridicnd la cote
valorice deosebite acte care n alte condiii ar fi fost poate distruse.
Creatorul fondului sau emitentul documentului, instituie sau persoan fizic, imprim o
autoritate mai mare sau mai redus documentului, situndu-l la scara valoric pe o treapt n
concordan cu importana rolului pe care creatorul l-a avut n cadrul societii.
Vechimea documentului se nscrie ntre principalele criterii valorice, fapt care a
determinat limitarea n timp a selecionrii n general, n funcie de evenimente sau momente
istorice importante.

6

Dei legislaia arhivistic actual nu stabilete limita cronologic a selecionrii
documentelor create de uniti, considerm c cea stabilit de Normele Tehnice pentru
documentele din depozitele Arhivelor Naionale, adic anul 1920, trebuie aplicat i n cazul
acestora. Prin urmare, nu vom seleciona documente mai vechi de anul 1920, acestea
pstrndu~se integral. Valoarea practic i valoarea juridic contribuie n mod substanial la
conturarea valorii istorice a documentelor.
Regsirea informaiilor n documente nsumative (sinteze) pune sub semnul ntrebrii
valoarea i deci necesitatea pstrrii documentelor nsumate. n aprecierea valorii acestor
documente trebuie ns, s se aib n vedere nivelul redrii aspectelor concrete, a realitii n
documentele centralizatoare, pentru a nu se ajunge la situaia pierderii informaiei directe i
pstrarea doar a celei generalizate.
Distrugerea parial a unor fragmente de fonduri impune pstrarea i a unor documente cu
un coninut informaional mai redus. n acest caz devenind operant criteriul volumului de
documente care s-a pstrat dintr-un fond sau dintr-o perioad a existenei i activitii
creatorului sau al cantitii documentelor. Firete, nu vom elimina documente n situaia cnd
acestea sunt foarte puine pentru anumii ani, chiar dac valoarea lor este mai redus.
Frecvena documentelor n cadrul Fondului Arhivistic Naional i universal impune
cunoaterea ct mai exact a documentelor create n mai multe exemplare i aria lor de
rspndire, pentru evitarea eliminrii acestora de la toate nivelele. n mod deosebit trebuie
apreciate valoric aa-numitele dublete, avndu-se n vedere locul lor de pstrare, n cadrul
unitii creatoare sau la alte uniti, n special din alte localiti.
n stabilirea valorii istorice a documentelor mai opereaz, uneori cu o pondere deosebit,
i alte criterii printre care: valoarea artistic (ornamente din metale i pietre preioase, miniaturi,
gravuri, caracteristici de form); suportul deosebit (pergament, mtase, papirus); semne de
validare deosebite ca i starea de conservare a documentelor.







7

Capitolul III Comisia de selecionare. Atribuiile i modul ei de
lucru

Selecionarea documentelor se face tot pe fonduri arhivistice ca i celelalte operaiuni
principale.
n activitatea lor, unitile creeaz o gam larg de documente corespunztoare tuturor
activitilor pe care le desfoar, conform profilului pe care l au: probleme de conducere,
planificare, producie, organizare, investiii, aprovizionare, proiectare, juridice, administrative,
culturale, nvmnt, sntate, pentru fiecare din aceste sectoare se pstreaz cte un grupaj de
documente, de obicei cele statistice, centralizatoare statistice, care concentreaz informaiile.
n temeiul art. 11 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 i a art. 29 din Instruciunile
privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, activitatea de selecionare,
se efectueaz de ctre comisia de selecionare, numit de conductorul unitii prin ordin sau
decizie intern. Comisia este format din specialiti de la compartimente, cu experien, care
lucreaz cu documente, cunosc specificul lor, le pot aprecia valoarea i implicit termenul de
pstrare.
Comisia trebuie s aib n componen un preedinte, care poate fi directorul adjunct,
contabilul ef sau eful compartimentului care rspunde de arhiv, un secretar, n persoana
arhivarului sau responsabilului cu arhiva i membrii numii dintre specialitii de la
compartimente, persoane cu pregtire i experien, aa cum s-a menionat mai sus, ntre care nu
poate lipsi jurisconsultul unitii. Numrul total al componenilor comisiei trebuie s fie impar.
n unitile unde nu se pot nfiina comisii de selecionare, din lips de personal,
selecionarea documentelor va fi efectuat de ctre responsabilul cu arhiva i aprobat de
conducerea unitii respective.
Comisia se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar. La sesizarea secretarului,
preedintele convoac comisia de selecionare. Aceasta verific dac inventarele au fost corect
ntocmite, n sensul concordanei ntre coninutul unitilor arhivistice i inventarele
corespunztoare, dac stabilirea termenelor de pstrare s-a fcut conform nomenclatorului
arhivistic al unitii respective i unde este cazul face rectificrile sau completrile necesare.
Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziie din inventare cu
documentele din depozit, analiznd practic fiecare dosar, registru, condic, cartotec n parte
pentru a-i stabili valoarea documentar-istoric sau practic sau lipsa oricrei valori, caz n care
aceste documente vor fi propuse pentru a intra n circuitul economic.

8

La stabilirea termenelor de pstrare se ia n calcul anul urmtor constituirii documentelor,
excluzndu-se i anul ntocmirii lucrrii. Spre exemplu, dac documentele au fost create n anul
1991 i au termenul de pstrare de 10 ani, vor putea fi selecionate n anul 2002.
Comisia analizeaz, deci, integral documentele n paralel cu inventarele acestora, din
perioada supus selecionrii, indiferent de termenul de pstrare, pentru ca membrii comisiei s
poat avea o privire de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor ce le cuprind.
Altfel, exist riscul de a distruge documente unicate, ce nu mai pot fi recuperate, sau de a pstra
documente ale cror informaii sunt nsumate n altele mai cuprinztoare.
Dup ce membrii comisiei s-au convins c documentele verificate au valoare
documentar-istoric sau practic, pe acestea le pun separat de cele cu termenul de pstrare
expirat i fr valoare.
n aprecierea valorii documentelor, comisia de selecionare va avea n vedere termenele
de pstrare prevzute n nomenclator. Astfel, se pot ivi situaii cnd pe coperta unitii arhivistice
scrie 10 ani, dar ea cuprinde, de fapt, i documente cu valoare istoric. nseamn c unitatea
arhivistic a fost greit constituit, i n acest caz trebuie s o pstreze la termenul cel mai mare,
adic permanent.
O atenie aparte vor trebui s acorde membrii comisiei documentelor care n nomenclator,
pe lng cifra reprezentnd termenul de pstrare, au i meniunea CS" (comisia de selecionare -
ex. 10 CS). n aceste cazuri comisia poate propune prelungirea termenelor de pstrare, pstrarea
permanent a acestor documente i deci cuprinderea lor n inventarul celor permanente, la
compartimentele i anul sau anii respectivi, sau propunerea pentru scoaterea lor din evidena
arhivei i predarea n circuitul economic.
Comisia va reine ca documente permanente cele care cuprind informaii despre viaa i
activitatea unitii respective, inclusiv sau mai ales cele create de fostele birouri de documente
secrete (BDS) ca i de actualele compartimente speciale i documentele de sintez, dri de
seam, rapoarte, studii, memorii, situaii statistice - toate anuale.
Dup ce se va confrunta inventarul cu coninutul unitii arhivistice pentru a stabili dac
inventarierea a fost fcut corect, membrii comisiei noteaz la rubrica Observaii a
inventarului cu M" (maculatur), unitile arhivistice propuse pentru eliminare. Numerele de
inventar ale acestor uniti arhivistice se trec ntr-un proces-verbal, n ordinea lor cronologic
Anexa 1, valabil i pentru selecionarea la instituiile Ministerului Justiiei, Ministerului Public
i instituiile administraiei de stat din Transilvania i Banat, dup 1920).
Documentele permanente rmase dup selecionare vor trebui inventariate din nou n
vederea predrii la Arhivele Naionale respective, la termenele prevzute de lege.

9

Selecionarea documentelor din fondurile judectoreti i ale parchetelor se face pe baza
registrelor generale de dosare, care n acest caz in loc de inventare.
Comisia de selecionare va trebui s confrunte fiecare poziie din registru cu dosarele,
hotrnd soarta acestora, firete innd cont i de termenele de pstrare din nomenclator.
Pentru dosarele propuse s se pstreze permanent, n dreptul acestora, n ultima rubric a
registrului general de dosare, sau n fa, n dreptul acestora se va face meniunea P"
(permanent), M" (maculatur) pentru cele propuse s fie eliminate, ca maculatur i L" (lips)
pentru dosarele care lipsesc.
Precizm c din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase sentinele sau
hotrrile judectoreti definitive. Acestea vor fi grupate cronologic, pe ani i constituite n
dosare aparte, pentru a fi pstrate permanent.
Documentele permanente rmase n urma selecionrii vor trebui inventariate, aa cum prevede
Legea nr. 16 i Instruciunile de aplicare a ei.
Documentele create n Transilvania i Banat de instituiile de stat dup sistemul
numerelor de baz, dup anul 1920, se selecioneaz folosind registrele de intrare-ieire a
corespondenei n loc de inventare, n care va trebui operat aa cum s-a menionat n cazul
fondurilor judectoreti i ale parchetelor.

n urma selecionrii, documentele permanente vor trebui inventariate n vederea depunerii la
Arhivele Naionale respective.
Sigiliile i tampilele din metal care au imprimate stema rii i denumirea complet a
unitii prezint valoare documentar-istoric. La scoaterea lor din uz, un exemplar, va trebui
predat Arhivelor Naionale respective, iar celelalte exemplare sau altele care nu prezint valoare
se depun la Monetria Statului pentru justificare i distrugere.
Sigiliile, tampilele sau parafele confecionate din cauciuc, scoase din uz, vor trebui
inventariate, conform modelului prevzut de anexa nr. 7 a Instruciunilor de aplicare a Legii nr.
16/1996.
Selecionarea lor se face de ctre comisia de selecionare a unitii, pe baza inventarului i
a procesului-verbal de selecionare, ca i pentru celelalte documente. Procesul-verbal de
selecionare, mpreun cu un exemplar din inventarul acestor documente se trimit, pentru
confirmare Arhivelor Naionale respective. Dup obinerea confirmrii scrise, ele se distrug de
ctre unitatea care le deine.
Comisia de selecionare are obligaia de a seleciona att documentele proprii ct i pe
cele create de alte uniti, dar pstrate n depozitele unitii respective.

10

Pentru a veni n sprijinul creatorilor i deintorilor de documente, n cazuri bine
justificate i sub controlul arhivitilor, Arhivele Naionale au stabilit ca documentele vdit
nefolositoare, de acelai fel, cu termene de pstrare ntre 1-5 ani, gsite n depozite n timpul
ordonrii fondurilor ca: boniere, chitaniere, buletine de distribuie, foi de pontaj, condici de
prezen, foi de parcurs, FAZ-uri, condici sau borderouri de expediere a corespondenei, bilete de
intrare n uniti, coresponden financiar-contabil care nu se anexeaz la notele contabile, liste
zilnice de alimente, copii facturi, condici de termene, formulare necompletale, dublete, la
expirarea termenelor de pstrare, s fie separate de restul documentelor fondului, n vederea
eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii (art. 42 din Instruciunile de aplicare a legii nr.
16/1996).
Procesul-verbal de selecionare global va trebui s cuprind: numrul curent; denumirea
categoriei de documente; anii extremi; cantitatea (n kg. sau ml); poziia din nomenclator i
termenul de pstrare.

















11

Capitolul IV Documentele necesare dosarului selecionrii

La ncheierea activitii de selecionare, comisia ntocmete lucrarea de selecionare, n
dou exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Naionale. Lucrarea se
constituie, practic, din dou dosare identice, care trebuie s cuprind;
Adresa cu care se trimite pentru verificare i confirmare, cu numr de nregistrare i
datat la zi (Anexa 2);
Procesul-verbal de selecionare (Anexa 3). Pentru documentele create nainte de aplicarea
nomenclatorului, de ctre instituiile aparinnd Ministerului Justiiei, Ministerului Public i
instituiilor administraiei de stat din Transilvania i Banat, dup 1920. Numerotarea proceselor-
verbale se face separat pentru fiecare fond, peste ani, n funcie de numrul selecionrilor din
fondul respectiv, ncepnd cu numrul 1 pentru prima selecionare;
Inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru retopit;
Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se
selecioneaz documente i din perioada pentru care se face selecionarea.
n cazul n care comisia face doar selecionarea global, pentru documente vdit
nefolositoare, de acelai fel, lucrarea nu va cuprinde i inventarul sau inventarele documentelor
propuse pentru retopit.
Procesul-verbal sau, dup caz, procesele-verbale de selecionare, aprobate i de conducerea
unitii, nsoite de inventarul sau inventarele unitilor arhivistice avnd termenele de pstrare
expirate, propuse de ctre comisia de selecionare pentru a fi eliminate i de inventarul sau
inventarele documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea,
de la compartimentele n cauz, se trimit, ntr-un exemplar, cu adres, Arhivelor Naionale, n
cazul unitilor centrale, sau serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor
locale.
Comisia de selecionare a Arhivelor Naionale respective, n urma verificrii lucrrii la faa
locului, poate hotr pstrarea permanent a unor documente, chiar dac, potrivit
nomenclatorului arhivistic, acestea au termene de pstrare temporar.
Documentele propuse pentru selecionare se pstreaz pe rafturi, n ordinea iniial, pentru a
putea fi verificate de ctre reprezentantul Arhivelor Naionale respective, n vederea confirmrii
lucrrii.
Abia dup obinerea confirmrii scrise de la Arhivele Naionale respective, documentele vor
trebui scoase din evidena arhivei, operndu-se acest fapt n Registrul de eviden curent, aa
cum prevede articolul 9 din Legea nr. 16/1996 i articolele 27-28 din Instruciunile privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, i vndute, ca maculatur,
unitilor de colectare a hrtiei.

12

O dat cu predarea acestor documente eliminate din arhiv, unitatea n cauz, va preda
unitii colectoare i o copie dup confirmarea Arhivelor Naionale respective, fr de care
preluarea documentelor eliminate nu este legal.

ANEXE
ANEXA Nr. 1
Denumirea creatorului
Compartimentul
Sediul

PROCES-VERBAL Nr. ____ Se numeroteaz,
peste ani n funcie
de nr. selecionrilor din fond

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. _______ din
______________, selecionnd n edinele din _____________ documentele din anii*
___________ avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru care n inventare
(registre generale de dosare sau registre de intrare-ieire) s-a fcut meniunea M (maculatur),
s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul
unitii.

Preedinte, Membri, Secretar,

Anii extremi primul i ultimul an al perioadei seleciona

ANEXA Nr. 2
_____________________________
_____________________________

13


Nr. _______ din _________

Dosar nr. _______________


Ctre
Arhivele Naionale (Direcia Judeean _______________________
a Arhivelor Naionale)

V trimitem alturat, pentru verificare i confirmare, ntr-un exemplar, procesul-verbal
(procesele-verbale) de selecionare nr. _______/______________ privind documentele create de
_____________________, n anii __________________, mpreun cu inventarele (inventarul)
documentelor propuse pentru retopit i inventarele (inventarul) documentelor permanente din
perioada selecionat, de la compartimentele pentru care s-a propus selecionarea documentelor.
Precizm c stabilirea termenelor de pstrare a documentelor s-a fcut pe baza
Nomenclatorului arhivistic al unitii noastre, confirmat de Arhivele Naionale (Direcia
Judeean ____________ a Arhivelor Naionale), cu adresa nr. _____ din data de _________.


MANAGER GENERAL,
EFUL COMPARTIMENTULUI,

ANEXA Nr. 3

_______Compartimentul________
_____________Sediul__________
PROCES-VERBAL Nr. ________

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. _________ din ____________,
selecionnd n edinele din ____________ documentele din anii _____________ avizeaz ca

14

documentele menionate mai jos, s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare
prevzute n nomenclatorul unitii.

Nr.
crt.
Denumirea categoriei de
documente
Anii extremi
Cantitatea n
kg sau ml
Poziia din nomenclator i termenul de
pstrare
1. Fie zilnice de pontaj 1951-1994 210kg D8/5
2. Foi zilnice de parcurs 1985-1994 60 kg C16/5


Preedinte, Membri, Secretar,
__________________ ___________________
____________________













15

Bibliografie
1. Puca Ioan, Principii i criterii de selecionare a documentelor, n Revista Arhivelor,
nr. 3/1982, pp. 242-245
2. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, n Monitorul Oficial, nr. 71, 9 aprilie 1996
3. Sacerdoeanu Aurelian, Arhivistica, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1971
4. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996,
n Acte normative privind Arhivele, Zalu, 1996, pp. 13-41; i n Laureniu Mera,
ndreptar arhivistic, Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001, pp. 362-393.