Suport Curs ARHIVAR 2016

Suport curs ARHIVAR
ARHIVAREA
”Arhivele nu sunt simple depozite de acte vechi, ci adevărate laboratoare de

cercetare științifică.
Nicolae Iorga
Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 1
Suport curs ARHIVAR
CUPRINS
1 ISTORICUL ARHIVELOR ROMÂNEŞTI 4
1.2. Arhivele statului în perioada comunistă 9
1.3. Clasificarea arhivelor 10
1.4.Învăţământul arhivistic 13
2. EVIDENŢA DOCUMENTELOR. CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE 9
2.1. Înregistrarea şi repartizarea documentelor la compartimente pentru 9
rezolvare. 10
2.2. Nomenclatorul arhivistic 13
2.3. Dosarul arhivistic
3. INVENTARIEREA DOSARELOR. PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVĂ 16
3.1. Registrul de evidenţă curentă 16
3.2. Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei 17
4. ORDONAREA ŞI INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE ÎNAINTE DE 18
APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
4.1. Ordonarea documentelor pe fonduri (fondarea) 18
4.2. Ordonarea şi invenatrierea documentelor din perioada medievală 19
4.3. Ordonarea documentelor din fondurile personale şi familiale 21
4.4. Inventarierea documentelor create înainte de aplicarea nomenclatorului 23
arhivistic
5. PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR TEHNICE ŞI DE 24
ÎNREGISTRARE TEHNICĂ
5.1. Ordonarea şi inventarierea fondurilor şi colecţiilor de arhivă tehnică 24
5.2. Ordonarea şi invenatrierea documentelor de înregistrare tehnică 25
6. ORDONAREA, INVENTARIEREA ŞI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR SECRETE 27

DE STAT
6.1. Clasificarea documentelor secrete de stat 27
6.2. Evidenţa, inventariere şi selecţionarea documentelor secrete de stat 27
6.3. Informaţiile, datele şi documentele secrete de serviciu şi păstratea 29
documentelor secrete de stat şi de serviciu
7. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR 30
7.1. Selecţionarea documentelor – definire, cadru juridic 31

7.2. Selecţionarea documentelor: reguli şi precepte 31
7.3. Comisia de selecţionare – atribuţii şi mod de lucru 32
7.4. Conţinutul dosarului selecţionării 33
ARHIVECONOMIA 34
8. 8. SISTEMATIZAREA DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITELE DE ARHIVĂ. 34
PĂSTRAREA ŞI CONSERVAREA DOCUMENTELOR

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 2
Suport curs ARHIVAR
8.1. Scheme de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă 34

8.2. Ghidul topografic 35
8.3. Păstrarea şi consevarea documentelor la creatori şi deţinători 36
ROLUL ARHIVELOR ÎN: Funcţionarea instituţiilor publice, Cercetarea 37
9. ştiinţifică, Rolul educativ 37
FOLOSIREA (VALORIFICAREA) DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ
9.1. Forme de folosire a documentelor la creatori şi deţinători 40
10. DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAŢIONALE 45
10.1. Reglementări contemporane privind depunerea documentelor la arhivele 45
naţionale
10.2. Preluarea arhivelor societăţilor comerciale lichidate sau reorganizate 47
ARHIVELE NAŢIONALE ALE ROMÂNIEI 48
11. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR SI REALIZAREA ARHIVELOR 50
ELECTRONICE DE DOCUMENTE
11.1 Descrierea de ansamblu 50

11.2 Date structurale si nestructurale 51
11.3 Realizarea arhivelor electronice de documente 51
11.4 Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica 54
11.5 Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei 55
electronice
11.6 Avantajele utilizarii arhivarii electronice 56
12. BIBLIOGRAFIE 58
• LEGEA Arhivelor Naţionale - nr. 16/1996 – Republicare *) 58

M. Of. nr. 293 din 22 aprilie 2014
• Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma
electronica ;
• Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în
formă electronică
12 ANEXELE 1-6 60
© Copyright
Toate informațiile puse la dispoziție prin intermediul acestui curs, cu excepția celor a căror sursă
externă este menționată, sunt înregistrate și protejate prin legea privind dreptul de autor și
drepturile conexe, nr 8/1996, cu modificarile și completarile ulterioare. Orice preluare parțiala sau
totală, constituie infracțiune și se supune legilor in vigoare!

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 3
Suport curs ARHIVAR
Termenul de „arhivă” are o dublă semnificaţie. Pe de o parte, desemnează ansamblul de

documente deţinute sau create de o persoană fizică sau juridică, iar pe de alta, spaţiul propriu zis de
depozitare al documentelor.
Acest termen se foloseşte complementar definind anumite tipuri de arhivă ( arhiva istorică,
arhiva curentă, arhiva de filme etc.).
Arhivele conservă informaţii de o bogăţie şi utilitate consistente, reprezentând un necesar şi

indispensabil depozit de cunoştinţe la care se apelează, inevitabil, pentru documentare. Cercetătorii
din sfera ştiinţelor istorice au recurs şi recurg la acest tezaur de informaţii păstrat în depozitele
arhivelor, pentru a obţine datele necesare în efortul lor de cunoaştere a trecutului. În acelaşi timp
arhivele satisfac necesităţi de ordin practic ale instituţiilor, slujesc societatea, asigură evidenţa
diferitelor activităţi. Tocmai de aceea lucrătorii din arhive (arhivişti sau arhivari) şi-au câştigat un loc
bine meritat în lumea documentariştilor.
Ştiinţa arhivelor sau arhivistica are ca obiect de cercetare arhiva. În sfera ei de interes intră
izvoarele scrise pe suporţi friabili pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative
pentru stabilirea soluţiilor optime de ordonare, selecţionare, inventariere, conservare şi valorificare a
documentelor.
Primele lucrări de arhivistică le datorăm lui Johan Peter Zwengel, Iacob de Raemingen, Bonifaciu
Baltasar, George Aebltin care tratează modul de organizare a arhivei de registratură pe baza
experienţei practice.
Astăzi, arhivistica se structurează în două mari ramuri:
• teoria arhivistică (istoricul arhivelor, dreptul arhivistic, terminologie, metodologie) şi
• practica arhivistică (registratură, evidenţă, selecţionare, valorificare).
1. ISTORICUL ARHIVELOR ROMÂNEŞTI
În istoria arhivelor româneşti se pot distinge trei mari perioade:

a. arhiva la destinatar;
b. arhiva la emitent (sau de registru);
c. arhiva de registratură.
a. Arhiva la destinatar – se întinde pe parcursul secolele al XV-lea şi al XVI-lea. Actele se

întocmeau într-un singur exemplar, ce se păstra la beneficiar. Cu alte cuvinte, emitenţii nu păstrau
copii după actele emise şi, în consecinţă, arhivele se constituiau la beneficiarii actelor (oraşe,
mănăstiri, particulari, dregători).
b. Arhiva la emitent (sau de registru) – este specifică secolelor al XVII-lea şi al XVIII-lea şi se

caracterizează prin faptul că emitenţii îşi păstrau copii ale actelor emise, spre a le confrunta, la nevoie,
cu originalele aflate la destinatari (confirmări de privilegii, danii, tratate etc.).
• De exemplu: arhivele domneşti au pierit o dată cu reşedinţele domneşti, dregătorii ieşiţi din
funcţiune plecau cu arhivă cu tot.
Astfel, au rămas ca certitudine, arhivele create la destinatar (mănăstiri, boieri, orăşeni, bresle şi
chiar ţărani liberi). Cu aceste arhive s-au îmbogăţit, în secolele al XIX-lea şi al XX-lea, Arhivele
Naţionale, cunoscându-se faptul că fiecare mănăstire avea arhivă (ce cuprindea pe lângă actele
ecleziastice şi acte civile), ca şi o mare a oraşelor şi târgurilor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 4
Suport curs ARHIVAR
(de exemplu târgul Hârlău avea, în 1587, un „Catastih” în care se transcriau acte privind
proprietatea locuitorilor). În Transilvania, principalele oraşe (Alba Iulia, Aiud, Baia Mare, Bistriţa,
Braşov, Cluj, Dej, Sibiu, Sighetul Marmaţiei, Sighişoara, Târgu Mureş, Zalău etc.), dar şi breslele
aveau arhive proprii, bine organizate.
Foarte importante, până la 1526, au fost arhivele „locurilor de adeverire” sau de încredere (loca
credibilia) din alba Iulia şi Cluj-Mănăştur. Aici se eliberau şi păstrau documente cu o mare valoare
juridică, precum diplome de înnobilare şi proprietate. Ele au jucat, împreună cu cancelaria
voievodală, rolul de arhivă generală.
c. Arhiva de registratură – debutează la mijlocul secolului al XVIII-lea şi coincide, în Transilvania,

cu sistemul înregistrării actelor şi constituirea dosarelor. La începutul secolului al XIX-lea, acest sistem
s-a extins şi în Moldova şi Ţara Românească.
În Transilvania, în timpul dominaţiei habsburgice (1691 – 1867) arhive de mare valoare au

creat organele centrale ale administraţiei de stat: Cancelaria Aulică transilvană, cu sediul la Viena
(1693 – 1848 şi 1860 – 1872); Guberniul Regesc din Transilvania, cu sediul la Sibiu (1693 – 1848 şi
1860 – 1867); Tabla Regească (instanţă judecătorească de apel, cu sediul la Sibiu (din 1786);
Tezauriatul Minier al Transilvaniei (înfiinţat în 1693). Să amintim arhivele ecleziastice din Blaj, Sibiu,
Oradea sau cele constituite pe lângă muzee şi biblioteci (Muzeul Bruckenthal din Sibiu, Muzeul
Secuiesc din Târgu Mureş, Biblioteca Universităţii din Cluj, Biblioteca Batthyaneum din Alba Iulia etc.).
La începutul secolului al XIX-lea, ca urmare a receptării ideilor europene, în Ţările Române

putem constata o schimbare de atitudine faţă de arhive. Acum se efectuează paşi însemnaţi în
organizarea arhivelor instituţiilor din cele două principate. Prin ordinul din 12 iulie 1828 s-a interzis
păstrarea documentelor publice, la casele lor, de către dregătorii din Moldova. Un an mai târziu,
Divanul Moldovei trimite tuturor instituţiilor, un ordin prin care atrage atenţia asupra necesităţii păstrării
„delilor” (dosarelor) în ordine şi în încăperi „fără de primejdii de tot felul, de neaşteptate nenorocite
întâmplări”. În 1830, isprăvniciile sunt obligate să prezinte inventarul dosarelor alcătuite, încheiate şi
neîncheiate.
Prin Regulamentul Organic s-a deschis o nouă etapă în organizarea arhivelor din Principatele
Române. Astfel, în Ţara Românească, la 1 mai 1831 a luat fiinţă la Bucureşti Arhiva Statului sub
supravegherea Ministerului din Lăuntru (de Interne), iar în Moldova, la Iaşi, s-a crea o instituţie
similară (1 ianuarie 1832) subordonată Ministerului Justiţiei. Ele aveau sarcina de a depozita şi proteja
arhivele ce nu mai prezintă utilitate practică pentru instituţiile care le-au creat.
Unirea Principatelor (1859) a determinat şi unificarea celor două servicii, fapt ce s-a realizat
prin ordonanţa domnească din 4 aprilie 1862, înfiinţându-se, la Bucureşti, Direcţia Generală a
Arhivelor Statului aşezată sub tutele Ministerului Cultelor şi Instrucţiunii Publice. Au urmat în 1863,
1864, 1869 şi 1872 alte reglementări ale activităţii arhivistice care au îmbunătăţit munca în acest
segment cultural. Trebuie să subliniem faptul că până în 1925, Arhivle Statului şi-au ordonat
activitatea în conformitate cu Regulamentul nr. 1236 din 11 iulie 1872 care a stabilit procedura de
depunere a actelor şi circulaţia acestora (printre altele a interzis scoaterea actelor de pe teritoriul
statului).
În Transilvania, situaţia politică nu a permis înfiinţarea unei mari arhive în care să fie
concentrarea principalele documente ale istoriei sale. Doar la Sibiu s-a constituit, în 1876, singura
arhivă publică, cea a oraşului Sibiu şi a naţiunii săseşti. O explicaţie a acestei situaţii o reprezintă
faptul că arhivele de stat austriece şi ungureşti au avut la bază principiul centalizării. Numai la Viena şi
Budapesta au existat arhive de stat. Înfiinţarea Arhivelor Naţionale Maghiare (1875) a fost urmată de
transferul, la Budapesta, a fondurilor arhivistice vechi create în Transilvania.
Unirea din 1918 a deschis, şi în domeniul abordat de noi, perspective şi prefaceri consistente. În
Basarabia, demersurile pentru arhivelor şi integrarea lor în sistemul românesc au început încă din
1918 sub conducerea unei comisii având ca membrii personalităţi precum: Pantelimon Halippa, Paul
Gore.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 5
Suport curs ARHIVAR
În Bucovina, „Arhiva Ţării” înfiinţată încă din 1907 la Cernăuţi, s-a reorganizat, primul director a fost
istoricul Teodor Bălan. Organizarea Arhivelor Statului în Transilvania a căzut în sarcina Direcţiei
Generale a Arhivelor Statului (condusă de Dimitrie Onciul) şi Comisia pentru organizarea Arhivelor din
Transilvania (coordonată de prof. univ. Alexandru Lapedatu). Consiliul Dirigent a înfiinţat, prin
hotărârea din 15 martie 1920, la Cluj, o filială a Arhivelor Statului care urma să cuprindă documente
legate de trecutul românilor din Transilvania. Primul director al acestei instituţii a fost Zenovie
Pâclişanu care la scurt timp, demisionează. În octombrie 1922 a fost numit istoricul Ştefan Meteş care,
cu sprijinul colaboratorilor, a reuşit să rezolve o parte din problemele noii instituţii.
Prin Legea privind organizarea Arhivelor Statului, de inspiraţie franco-italiană (1925) a

fost impus principiul descentralizării, constituindu-se, pe lângă Direcţia Generală din
Bucureşti, încă patru direcţii regionale: la Iaşi pentru Moldova, la Cluj pentru Transilvania, La
Chişinău pentru Basarabia şi la Cernăuţi pentru Bucovina.
Aceeaşi lege introduce dreptul Arhivelor Statului de control asupra arhivelor publice, de asemenea,
interzice distrugerea sau înstrăinarea documentelor (acest lucru se putea realiza doar cu aprobarea
Arhivei Statului).
Teritoriul extins pe care îl aveau fiecare din regionalele de mai sus sub control (cea din Cluj
avea 22 de judeţe) a impus înfiinţarea de noi filiale. Astfel, în 1931s-a înfiinţat Direcţiunea Arhivelor
Statului pentru Oltenia (condusă de Constatntin D. Fortunescu); în 1937 s-a constituit Direcţiunea
Regională Banat a Arhivelor Statului având ca director pe Ioachim Miloia. Tot în acelaşi an s-a
constituit Subdirecţia de la Năsăud (sub coordonarea lui Iuliu Moisil), iar în 1939 s-a înfiinţat
Direcţiunea din Braşov (primul director a fost Constantin Sassu)
\
1.2. ARHIVELE STATULUI ÎN PERIOADA COMUNISTĂ

Pornindu-se de la Legea organizării administrativ teritoriale (1950) şi pe baza Decretului nr.
17/1951, s-a trecut la reorganizarea Direcţiei Generale a Arhivelor Statului. Direcţia a fost trecută sub
tutele Ministerului Afacerilor Interne, iar în locul vechii legislaţii abrogate s-a introdus modelul sovietic.
Astfel vechea denumire au fost înlocuite cu aceea de „servicii regionale” pentru cele care îşi aveau
sediul în oraşele de reşedinţă regionale. Fiecare serviciu regional avea un anumit număr de filiale cu
sediul în oraşele de reşedinţă raionale. Prin alte câteva hotărâri ale Consiliului de Miniştrii şi decrete s-
a încheiat, în scurt timp, procesul de sovietizare al organizării şi funcţionării arhivelor româneşti.
Anul 1968 a adus, prin Legea nr. 57 privind reorganizarea administrativ teritorială, alte
transformări organizatorice ale arhivelor. În fiecare reşedinţă de judeţ s-a constituit, în locul
serviciilor regionale, câte o filială a Arhivelor Statului aflate sub tutela Direcţiei Generale a
Arhivelor Statului cu sediul la Bucureşti, direcţie menţinută în cadrul Ministerului de Interne. Şi
în plan legislativ au avut loc schimbări. Prin Decretul nr. 472/1971, devenit apoi Legea 20/1974,
s-a creat un cadru nou de lucru. Autoritatea Arhivelor Statului s-a extins asupra tuturor
documentelor, inclusiv a celor aparţinând bisericii şi persoanelor fizice. A fost definită
componenţa Fondului Arhivistic Naţional, noţiune cu mult mai largă decât cea de Fond
Arhivistic de Stat, în care intrau următoarele categorii de documente: acte, corespondenţă
oficială şi particulară, memorii, manuscrise ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice, planuri,
hărţi, filme, diapozitive, plăci foto, înregistrări fonetice şi video, jurnale, chemări, proclamaţii,
afişe, schiţe, desene, proiecte, ştampile, sigilii cu valoare istorică sau documentară.
Tot acum, începe constituirea Fondului de asigurare, prin microfilmare, pentru documentele de
importanţă maximă. Pe lângă minusurile ei (de natură politico-ideologică) această legislaţie a avut
meritul de a asigura oportunitatea achiziţionării a numeroase documente, de la culte şi persoane
fizice, privind istoria naţională care s-au conservat mult mai bine în spaţiu şi microclimatul oferite de
Arhivele Statului.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 6
Suport curs ARHIVAR
Noile realităţi politice şi sociale de după decembrie 1989 au impus schimbarea cadrului
legislativ, mai ales din dorinţa de a asigura accesul tuturor cercetătorilor români şi străini la
documente, fapt realizat prin Legea 40 din 1990 şi Hotărârea de Guvern nr. 769/1991.
Pe de altă parte, lipsa de fermitate legislativă a dus, în condiţiile desfiinţării sau falimentarii a
numeroase instituţii şi/sau societăţi comerciale, la pierderea sau fragmentarea unor fonduri arhivistice.
Abia în aprilie 1996, după trei ani de dezbateri parlamentare, s-a reuşit promulgarea Legii Arhivelor
Naţionale (16/1996) care împreună cu Normele Tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele
Naţionale (1996) reglementează şi astăzi activitatea arhivistică.
Directorii generali ai Arhivelor Naţionale din România: Grigore Bengescu II (1862-1864);

Cezar Bolliac (1864-1866); Grigore N. Manu (1866-1869); C. D. Aricescu (1869-1870); Bogdan
Periceicu Haşdeu (1876-1900); Dimitrie Onciul (1900-1923); Alexandru Lapedatu (1923); Constantin
Moisil (1923-1938); Aurelian Sacerdoţeanu (1938-1953); Vasile Maciu (1953-1956); Ion Paraschiv
(1956-1960); Nicolae Dinu (1960-1965); Gheorghe Titilieanu (1965-1973); Ionel Gal (1973-1984);
Vasile Moise (1984-1990); Ioan Munteanu (1900-1991); Ioan Scurtu (1991-1996); Corneliu Mihail
Lungu (1996).
1.3. CLASIFICAREA ARHIVELOR
Colecţia arhivistică reprezintă un ansamblu de documente a căror adunare laolaltă s-a făcut
prin alegere sau din întâmplare;
• sunt documente care au fost grupate de o organizaţie, de o familie sau de o persoană fizică
conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe, lingvistic) fără a se
ţine cont de provenienţa lor. Colecţia are mai mulţi creatori ai documentelor care de multe ori
au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită dar
au formă şi raporturi asemănătoare.
S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selecţionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-
a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraţiei curente şi arhive moarte, care nu mai îndeplineau
acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice.

Exista mai multe criterii de clasificare:
a. După deţinerea arhivelor:

- arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;
- arhive ale Arhivelor Naţionale;
- arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.
b. După etapele procesului de formare a arhivelor:
- arhive curente (de registratură);

- arhive de depozit;
- arhive istorice (permanente).

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 7
Suport curs ARHIVAR
c. După orânduirea socială:
- arhive feudale;
- arhive moderne;
- arhive capitaliste;
- arhive socialiste.
d. După etapele istoriei arhivelor:
- arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era destinat şi
care beneficia de conţinutul lui);
- arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);
- arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi evidenţă);
copierea se făcea în registru;
- arhiva de registru (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau administrativă).
e. După creatorii arhivelor:
- arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;

- arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;
- arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curţi cu juri
etc.;
- arhive poliţieneşti – provin de la instituţiile de la perioada modernă care aveau în sarcină
menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;
- arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri ale economiei şi
cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comerţului;
- arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinţarea
oficiilor statistice (1859);
- arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major;
- arhive sanitare – aparţin unor instituţii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri
pentru boli, măsuri de prevenire, epidemii;
- arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-şi păstra
interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi corporaţii);
- arhive culturale – create de instituţii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci,
muzee;
- arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; după
sec. al XIX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităţi;
- arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele cele
mai vechi;
- arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată
conservate conştient de către o persoană;
- arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca
persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaţia lor s-au păstrat în
proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.
f. După materia subiacentă, există documentele scrise pe:
- hârtie, lemn, mătase, metal, papirus (material sub formă de foiţă, prelucrat din tulpina plantei numită
papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de scris obţinut din prelucrarea pieilor
unor animale), scoarţa de copac.
g. După modul de percepere de către om:

- arhive vizuale;
- arhive sonore;
- arhive audio-vizuale.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 8
Suport curs ARHIVAR
1.4. ÎNVĂŢĂMÂNTUL ARHIVISTIC

Cu toate că primul proiect pentru înfiinţarea unei şcoli de paleografie a fost realizat încă din 1862, o
astfel de instituţie s-a constituit, sub titulatura de Şcoala Practică de Arhivari-paleografi, abia în 1924.
În 1931, printr-un nou regulament de funcţionare, i s-a schimbat denumirea în Şcoala Superioară de
Arhivistică şi Paleografie ce avea sarcina de a forma arhivişti, bibliotecari şi experţi grafici.
Un an mai târziu, în urma modificării Legii Arhivelor, acest aşezământ primeşte o nouă denumire:
Şcoala Specială de Arhivistică şi Paleografie, devenind instituţie de învăţământ superior.
În 1938 primeşte numele de Şcoala de Arhivistică, pentru ca în 1948, în urma reformării

învăţământului, să devină Institut de Arhivistică, Bibliologie şi Muzeografie.
În 1950 este redusă la statutul de secţie în cadrul Facultăţii de Istorie a Universităţii „C. I. Parhon” din
Bucureşti.
Din 1956 a fost restrânsă doar la lucrări practice şi de seminar. Lipsa unei instituţii de rang universitar
în domeniul arhivistic, a fost suplinită, din martie 1980, prin înfiinţarea Centrului de Perfecţionare a
pregătirii de specialitate a cadrelor din sistemul Arhivelor Statului.
După Revoluţia din 1989, în baza Legii Arhivelor Naţionale 16/1996, formarea, atestarea şi
perfecţionarea personajului de specialitate se realizează prin Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala
Naţională de Perfecţionare Arhivistică.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 9
Suport curs ARHIVAR
2. EVIDENŢA DOCUMENTELOR.
CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE
2.1. ÎNREGISTRAREA ŞI REPARTIZAREA DOCUMENTELOR LA

COMPARTIMENTE PENTRU REZOLVARE.
Cunoaşterea a activităţii arhivistice are ca suport de bază legislaţia în vigoare.
Sistemul actual de registratură are ca punct de plecare capitolul Obligaţiile creatorilor şi

deţinătorilor de documente din Legea arhivelor nr. 16/1996, unde se stipulează (art. 7):
„Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor
documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite”.
Mai multe detalii cu privire la înregistrarea documentelor sunt prezentate în articolele 8 şi 9 din
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente aprobate de
conducerea Arhivelor Naţionale prin ordinul nr. 217 din 23 mai 1996.
 Prima operaţiune obligatorie la care sunt supuse documentele oricărei instituţii este
înregistrarea tuturor documentelor, operaţiune prin care se marchează existenţa oficială a lor.
• înregistrarea documentelor se realizează, după caz, în cadrul registraturii generale sau la

compartimente.
• La registratura generală documentele se pot înregistra într-un singur registru de intrare-ieşire

(detalii vezi anexa) sau concomitent în două sau mai multe registre (în acest caz documentele
vor primi numere din doi în doi sau din patru în patru etc. pentru a se evita repetarea
numerelor de înregistrare).
• După înregistrare, documentele intrate (primite) se predau la compartimente pe bază de

condică sau borderou, sub semnătură (vezi anexa 2). La rândul lor, compartimentele trebuie
să trimită la registratura generală soluţiile în vederea înregistrării şi expedierii lor.
 A doua operaţiune, înregistrarea documentelor la compartimente apare atunci când

creatorul primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente.
Sarcina registraturii fiind aceea de a înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi
denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1

ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.
În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente:
• numărul de înregistrare;
• data înregistrării;
• numărul şi data documentului
• date de emitent;
• numărul filelor documentului;
• numărul anexelor;
• emitentul;
• conţinutul documentului pe scurt;
• compartimentul căruia i s-a repartizat;
• data expedierii;
• modul rezolvării;
• destinatarul;
• numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după
nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 10
Suport curs ARHIVAR
Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în
dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al
documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele
iniţiale, completându-se coloanele adecvate.
În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al

documentului la care se răspunde.
2.2. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Operaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor
spre rezolvare.
Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar.
Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi

termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a
documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu
documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea
documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a
formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de
constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros

discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi
problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub o
formă determinată grupa de documente create într-o instituţie.
Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub

forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente
grupate pe probleme în termene de păstrare.
El este un element analitic şi serveşte atât la registratură, în vederea repartizării documentelor intrate
la compartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor
după rezolvare în dosare, căci dosarul nu capătă această accepţiune decât în momentul când este
încheiat şi perfectat.
Literatura de specialitate acordă nomenclatorului de dosare un loc important.
Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemănător nomenclatorului dosarelor a fost
prezentă de la înfiinţarea Arhivelor Statului.
Primele instrucţiuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui
an pe bază de opise şi predarea lor la arhivă pe aceeaşi bază. Pe lângă acestea s-a indicat, ca
documentele intrate să fie prescrise în condici generale în ordinea intrării lor, iar în alte condici, numite
alfabetice, să se înscrie documentele după alfabet.
Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul

dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile ulterioare, respectiv:
clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea unităţilor arhivistice,
inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor documentare etc.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 11
Suport curs ARHIVAR
O arhivă fără nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare
necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sistemul cel mai economic şi, în acelaşi timp, operativ.
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfăşurate, structura schemei de
organizare a creatorului unităţii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci ş.a.) concepute pe
probleme şi termene de păstrare. El se întocmeşte de fiecare creator, după modelul din anexa nr.1.
 În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în

ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre
romane.
 În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu

litere majuscule.
 În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare

dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecare compartiment de muncă.
În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului după nomenclator (ex: IA4).
Indicativul poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex: B) sau numai din cifra arabă
(ex: 4), dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau
mici compartimente de muncă. La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în
registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.
 În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare (ex: P,10,5,C.S.).

Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru
activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a
informaţiilor pe care le conţin documentele. În dreptul grupelor de documente care se
păstrează permanent se trece cuvântul “permanent” (prescurtat “P”) iar pentru acelea care se
păstrează temporar, cifra care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1,3,5,10 etc). Dacă
termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în
momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite
conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de
păstrare temporară se menţionează “C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului
de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
 Rubrica a cincia este destinată observaţiilor, unde se consemnează anumite detalii privind
diferite dosare arhivistice.
Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare.
În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu
termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se constituite
dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, documentele cu valoare permanentă, care
din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se păstrează în original într-un
dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se păstrează într-un dosar separat cu menţiunea
“cópii”, căruia i se dă un termen temporar. În această categorie se încadrează instrucţiunile şi normele
metodologice de lucru, studiile şi documentele, ordinele circulare şi alte documente cu caracter
aplicativ şi care se păstrează la o mapă de lucru, la compartimentul care execută acele atribuţii, dar
ele se vor regăsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu
semnăturile, aprobările şi avizele respective.
Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se creează documente cu termene de păstrare diferenţiate,
în raport cu importanţa informaţiilor pe care le însumează, se grupează în dosare diferite, ex.:
dosarele de prognoze, planuri de perspectivă şi documentaţiile corespunzătoare, planurile periodice,
situaţiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de păstrare.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 12
Suport curs ARHIVAR
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă întreaga problematică şi să
însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aşa fel încât nici o categorie de documente să nu
rămână pe dinafară, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercări de asimilare prin analogie
care, în final, provoacă pierderea individualităţii documentelor şi imposibilitatea nominalizării şi
regăsirii lor.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura
creatorului de documente. Adică se înfiinţează noi comportamente de muncă sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create.
În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte
grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare.
Când au loc însă reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii etc, se întocmeşte
un nomenclator nou.
De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi documentele care prin informaţiile pe care le
însumează au regim secret, şi care , în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli dar se păstrează
separat, pe termene de păstrare.
După expirarea termenului de păstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva generală
pentru întregirea fondului.
Legislaţia arhivistică stabileşte responsabilitatea alcătuirii nomenclatorului dosarelor. Şeful fiecărui

compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice
compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de şeful compartimentului de arhivă şi se
înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă la nivel

central de Arhivele Naţionale, şi al nivel local de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. După
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.
Un exemplar din nomenclator se află la registratura generală pentru a servi la repartizarea

corespondenţei către compartimente precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a
indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Desfasurarea activitatii arhivistice pe baze stiintifice a impus intocmirea unor instrumente de lucru
corespunzator, cum ar fi nomenclatorul dosarelor si indicatorul termenelor de pastrare.
Indrumarile date si masurile luate cu grija pentru repartizarea corecta a documentelor in

dosare, modul de pastrare in cancelarii si depozite, ne conduc la concluzia ca au existat preocupari
pentru stabilirea de probleme pe dosare. Toate acestea au servit la intocmirea nomenclatorului.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 13
Suport curs ARHIVAR
ANEXA nr.1
Aprob,
Preşedintele Consiliului de administraţie,
(director)
.....................
Se confirmă.
Directorul Arhivelor Naţionale
(Şeful Serviciului Judeţean ..... al Arhivelor Naţionale)
......................
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONAL
aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ............ din ...........
Denumirea dosarului
Direcţia Serviciile (conţinutul pe scurt al Termenul de păstrare Observaţii
problemelor la care se referă)
Direcţia secretariat A. Serviciul 1 ............ Permanent

şi administrativă secretariat
2 ............ 10 ani
3 ............ 5 ani
B. Serviciul 1 ............ Permanent

administrativ
2 ............ 10 ani
3 ............ 5 ani
2.3. DOSARUL ARHIVISTIC
Termenul de “dosar” a urmat celui de “delă” care la rândul său s-a desprins din termenul de
“acta”.
Primele instrucţiuni de organizare a arhivei în Ţara Românească şi Moldova, emise în anul 1831, fixau
obligativitate creatorilor de arhivă de a grupa toate documentele care le creează, în dosare, pe
probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologică, după data primirii, urmată de conceptul de
răspuns sau alte înscrisuri, apoi cusute după sistemul legătoriei de cărţi.
Mai târziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabileşte şi alte detalii asupra dosarului, prin
care limita grosimea lui, cerând ca acesta să nu depăşească 25 cm.
În Transilvania, organizarea actelor, în speţă a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfârşitul
secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratură, potrivit căruia actele dintr-un an au fost
păstrate în strictă ordine cronologică, după numărul de înregistrare.
Din această formă s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost
acel al numărului de bază, adică de grupare a actelor referitoare la aceeaşi chestiune într-un singur
loc.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 14
Suport curs ARHIVAR
Paralel s-a dezvoltat şi sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toate
chestiunile de acelaşi fel. Ambele sisteme reprezintă forma de tranziţie între sistemul cronologic de
păstrare a actelor şi cel al dosarelor şi pregătesc terenul pentru introducerea sistemului modern al
dosarelor.
Principalul mijloc utilizat la constituirea dosarelor este nomenclatorul arhivistic.
La înregistrarea documentelor, atât în registrul de intrare-ieşire (ultima rubrică) cât şi pe fiecare act
înregistrat trebuie să se noteze indicativul dosarului după nomenclator efectuându-se, astfel, corelaţia
dinte registru şi document (II A 5). După ce fiecare act are înscris pe el aşa numitul indicativ al
dosarului (II. A5) următoarea operaţie constă în repartizarea în bibliorafturi sau mape a documentelor.
Pe coperta fiecărui biblioraft sau mape se va trece indicativul dosarului. Aşezarea documentelor în
dosar se efectuează în ordinea înregistrării lor (ultimul document înregistrat este deasupra). Aceasta
este etapa de formare a unui dosar. El devine unitate arhivistică în momentul în care problemele
reflectate s-a stins
Urmează pregătirea unităţii arhivistice (dosarului) în vederea predării la compartimentul de arhivă al

instituţiei sau societăţii respective.
Prima operaţiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri speciale, după alte
criterii (pe probleme, alfabetic, geografic, pe corespondenţi, nominal etc.); când în constituirea
dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi
dedesubt (în ordine crescândă a numerelor de înregistrare).
La efectuarea acestei operaţii o atenţie deosebită se acordă răspunsurilor la actele de bază şi

anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Criteriul pe probleme sau tematic are ca finalitate grupare documentelor (pe un an) care se referă la
aceeaşi temă sau problemă. Acest criteriu este cel mai răspândit.
Criteriul alfabetic se utilizează mai ales în cazul dosarelor de personal.
Criteriul geografic presupune gruparea documentelor pe arii geografice (se utilizează în cazul
institutelor de topometrie, geologie, cartografie etc.
Criteriul pe corespondenţi constă în gruparea documentelor care se referă la acelaşi corespondent.

Se utilizează mai ales în unităţile bancare a căror activitate este legată de o serie de corespondenţi
(acordarea de credite, operaţii de debitate-creditate)
Criteriul nominal duce la gruparea documentelor după denumirea sau tipul lor (procese verbale,
ordine, circulare, rapoarte, statistici, extrase de cont etc.).
Odată cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de însemnări

personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură cu problema din
dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor.
Dubletele, ciornele, sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selecţionare, iar documentele care nu fac
obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparţin.
Documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton (fără să împiedice citirea completă a
textului). Într-un dosar intră o grupă de documente. În cazul în care pe o anumită temă, pe parcursul
anului s-au adunat foarte puţine documente, ele pot fi aşezate în dosar alături de alte grupe de
documente despărţite printr-o foaie nescrisă.
Atenţie ! Nu se îndosariază decât în cazul în care documentele sunt apropiate ca şi conţinut şi au

acelaşi termen de păstrare.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 15
Suport curs ARHIVAR
Dacă în documente se află obiecte mici (fotografi, desene etc), ele se vor pune în plic şi se vor coase
în dosar împreună cu celelalte documente.
Numerotarea filelor se efectuează cu creion negru, în colţul din dreapta sus al filei. Dosarele nu
trebuie să depăşească 250-300 de file. În cazul depăşirii acestui număr, se formează mai multe
volume ale aceluiaşi dosar (numerotarea se începe pentru fiecare volum, de la numărul 1).
Pe coperta dosarului se notează: denumirea societăţii, instituţiei; indicativul dosarului (după

nomenclator); cuprinsul dosarului; data începerii; data încheierii; numărul de file; numărul volumului;
termenul de păstrare şi numărul de inventar (ultimul se completează odată cu inventarierea
documentelor). Înscrierea acestor elemente este necesară, întrucât prin ele se pot identifica dosarele
în cadrul fondului arhivistic, se asigură o operativă integrare în fond sau compartiment şi constituie
factori de asigurare a integrităţii fondului.
Certificarea unităţilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se efectuează pe o foaie

nescrisă pusă la sfârşit pe care se consemnează „Prezentul dosar (registru, condică, cartotecă)
conţine ……. file (în cifre şi în paranteze în litere). Se trece data, semnătura şi funcţia persoanei care
efectuează această operaţie (anexa 4).
ANEXA nr. 4
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Nr. Preluări Denumirea Datele extreme ale Numărul de dosare

compartimentului documentelor Ieşiri din arhivă
crt. Data După inventar Primite efectiv
1 2 3 4 5 6 7

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 16
Suport curs ARHIVAR
3. INVENTARIEREA DOSARELOR.
PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVĂ
Arhiva curentă reprezintă arhiva constituită din documentele primite, expediate sau întocmite pentru
uz intern rezultate din activitatea zilnică a societăţii, instituţiei respective. Documentele sunt păstrate la
compartimente timp de unu, doi ani (perioadă în care se constituie în dosare, potrivit nomenclatorului),
inventariate pe termene de păstrare şi apoi depuse la arhiva unităţii.
Unităţile arhivistice (dosare, registre, condici etc) se predau la compartimentul de arhivă sau, în lipsa
acestuia la arhiva unităţii (intrând în gestiunea arhivarului), pe bază de inventare întocmite pe
compartimente, an şi termene de păstrare (anexa 5). Inventarul (întocmit în 3 exemplare pentru
documentele nepermanente şi în 4 pentru cele permanente, din care unul rămâne la compartimente
iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de arhivă) cuprinde toate unităţile
arhivistice cu acelaşi termen de păstrare create în decursul unui an de către un compartiment de
muncă (un inventar pe 10, 5, 20, 50 de ani, permanent etc). Fiecare unitate arhivistică primeşte în
inventar un număr curent distinct. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar, fiecare
volum va primi un număr curent diferit.
În conformitate cu legea Arhivelor (16/1996), matricele sigilare (sigilii, ştampile), peliculele

cinematografice, documentele foto, video şi informatice cu valoare istorică fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional, deci şi ele trebuie inventariate şi păstrate corespunzător (vom revenii, pe larg,
asupra lor într-un capitol special).
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de

constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul
constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator care efectuează
corecturile ce se impun.
3.1. REGISTRUL DE EVIDENŢĂ CURENTĂ
În cele din urmă, unităţile arhivistice ajunse la compartimentul de arhivă sunt ţinute în evidenţă prin
consemnarea lor în registrul de evidenţă curentă (anexa 6). Acesta este un instrument de bază al
arhivei unei societăţi, instituţii, în care sunt înregistrate inventarele fondurilor create şi deţinute, dar şi
dinamica lor în decursul timpului (u.a. predate Arhivelor Naţionale; u.a. eliminate prin selecţionare etc).
Cu alte cuvinte, registrul de evidenţă curentă poate fi numit un inventar al inventarelor. El are două
părţi – „Preluări” şi „Ieşiri”.
 La „Preluări” se consemnează, în ordinea preluării de la compartimente, toate inventarele

unităţilor arhivistice preluate. Fiecare inventar se trece în registru separat, sub un alt număr de
ordine. De pildă, dacă un compartiment va preda cinci categorii de inventare (permanente, 5
ani, 10 ani, 20 ani, 50 ani), fiecare categorie de inventar va fi trecută în registru sub un număr
curent diferit.
Pentru fiecare inventar se notează:
- Numărul de ordine al inventarului

- Data preluării documentelor din inventarul respectiv
- Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
- Datele extreme ale documentelor
- Totalul dosarelor din inventar
- Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv
- Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 17
Suport curs ARHIVAR
 La capitolul “Ieşiri” se trec:

- Data ieşirii documentelor din evidenţă
- Unde s-a predat
- Denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă
- Totalul dosarelor ieşite
3.2. SCOATEREA DOSARELOR DIN EVIDENŢA ARHIVEI

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului
către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza
unuia din următoarele acte, după caz:
- Proces-verbal de selecţionare (vezi anexa 7). Se întocmeşte de către o comisie de selecţionare

după expirarea termenilor de păstrare a documentelor.
- Proces-verbal de predare-preluare (vezi anexa 8), care se întocmeşte cu prilejul transferului

documentelor către altă unitate
- Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor sau a lipsei

acestora (vezi anexa 9).
În toate trei cazurile, procesul verbal se întocmeşte în trei exemplare şi se aprobă de către
conducerea unităţii. Un exemplar se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale sau la direcţia
judeţeană, unul rămâne la compartimentul care răspunde de arhivă şi unul la arhivă. După
confirmarea Arhivelor Naţionale documentele se scot din evidenţă prin operarea în registru de
evidenţă curentă.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 18
Suport curs ARHIVAR
4. ORDONAREA ŞI INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE

ÎNAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
În condiţiile în care aplicarea nomenclatorului arhivistic s-a realizat abia în 1957, o bună parte
din documentele aflate în depozitele de arhivă nu sunt ordonate şi inventariate conform legislaţiei în
vigoare. Tocmai de aceea, în Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente (1996) se stipulează la articolul 40: „documentele care se găsesc în arhivă
neconstituite conform nomenclatorului se ordonează, inventariază şi selecţionează la
compartimentul de arhivă.
În acest sens se au în vedere:
- determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de: denumirea

destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţie, conţinutul actului;
- ordonarea documentelor în cadrul fondului, după un criteriu stabilit (pe ani şi

compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme, pe compartimente şi ani, iar în
cadrul anului pe probleme, alfabetic etc.)
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai
vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor
se face începând cu numărul 1, pe fiecare an”.
Până la trecerea la ordonarea documentelor este necesară o pregătire prealabilă ce

presupune realizarea unui scurt istoric al instituţiei respective (sferă de activitate, mod de organizare,
sediu, locul ei în sistemul aparatului de stat, profilul etc.), dar şi un cuprins al fondului respectiv în
care să se precizeze anii extremi, cantitatea de documente, starea de conservare, valoarea
documentar-istorică etc.
4.1. ORDONAREA DOCUMENTELOR PE FONDURI (FONDAREA)

În Normele Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale (Bucureşti, 1996),
termenul de fondare este definit ca fiind operaţiunea arhivistică de delimitare a documentelor
aparţinând unui creator.
 Potrivit aceleaşi surse, fondul arhivistic reprezintă totalitatea documentelor create în

decursul activităţii unei instituţii, asociaţii, societăţi, reuniuni, organizaţii etc., independente din
punct de vedere organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat profilul activităţii şi teritoriul de
competenţă şi are registratură proprie, precum şi de către o familie sau o persoană fizică.
 Tot acolo se precizează că operaţiunea de ordonare este o operaţiune arhivistică de grupare

a documentelor şi unităţilor arhivistice conform unui anumit criteriu (cronologic, cronologic-
structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondenţi etc.).
Pentru ordonarea documentelor constituite după sistemul dosarelor dar înainte de

aplicarea nomenclatorului provenite din fonduri amestecate şi aflate în locuri de păstrare
diferite, se realizează mai multe operaţiuni.
Mai întâi se stabileşte apartenenţa la fond (delimitarea, separarea fondurilor sau fondarea).
Operaţiunea de delimitare a fondurilor are loc numai la unităţile care deţin şi alte fonduri în afară de cel
propriu care este fond deschis dacă unitatea este în activitate. În cazul desfiinţării ei, documentele
create vor forma un fond închis. De asemenea, să consemnăm că în ce priveşte denumirea fondului,
acesta trebuie să reprezinte ultima titulatură oficială a creatorului său, sau, în rare cazuri, titulatura cea
mai bine cunoscută.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 19
Suport curs ARHIVAR
În ordonarea documentelor la fond trebuie să se aibă în vedere ca documentele intrate,
emise sau ieşite şi cu caracter intern să aparţină unităţii respective.
În munca sa, arhivistul este obligat să respecte câteva principii absolut necesare care stau la
baza activităţii de organizare a unui fond sau colecţii:
- principiul provenienţei, documentele create de o unitate, o persoană fizică sau o familie

formează un singur fond.
- principiul apartenenţei, documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de documente

create sau acumulate într-o anumită perioadă de o unitate, o persoană fizică sau familie.
- principiul integrităţii fondului, între documentele unui fond există o unitate organică;
documentele trebuie să se păstreze la aceeaşi arhivă. Integritatea fondului este asigurată prin
denumirea comună dată tuturor părţilor din fond.
- principiul valorii, documentele unui fond arhivistic trebuie să aibă valoare documentar-
istorică.
Pe baza acestor principii şi după delimitarea fondului se trece efectiv la ordonarea

documentelor care trebuie să respecte organizarea unităţii. După cum am arăta mai sus sunt uzitate,
după caz, mai multe scheme de ordonare:
a. cronologic structurală – pentru fondurile create de unităţi care au avut compartimente şi care au
suferit transformări substanţiale în decursul timpului. Documentele se grupează pe ani şi în cadrul
fiecărui an pe compartimente, iar cele neconstiruite în dosare (foi volante) se ordonează pe probleme.
Numărul de ordine nu se dă pe compartimente ci în continuare, în cadrul anului.
b. structural cronologică – se aplică pentru fondurile ale căror unităţi au avut aceeaşi formă de
organizare sau au suferit puţine modificări de-a lungul activităţii sale. Gruparea documentelor se
efectuează pe compartimente. Numărul de ordine se aşază în cadrul fiecărui compartiment fără a se
ţine seama de ani.
c. cronologică pe probleme – în cazul unităţilor care nu au avut compartimente sau nu se poate

stabili apartenenţa documentelor pe compartimente.
d. cronologică – se utilizează pentru fondurile unităţilor ale căror documente au fost constituite în
acest fel, iar reconstituirea se poate efectua cu instrumente de evidenţă contemporane (caz întâlnit
mai ales în Transilvania).
e. alfabetică – se uzitează doar pentru unele compartimente din cadrul unităţii (de pildă Serviciul
Personal) vizând anumite categorii de documente (dosare de personal, caziere, dosare studenţi,
dosare de corespondenţă cu clienţii (în cazul băncilor). Gruparea documentelor în unităţi arhivistice se
efectuează în ordine alfabetică.
4.2. ORDONAREA ŞI INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DIN PERIOADA

MEDIEVALĂ
În perioada feudală, instituţiile de stat, ecleziastice, comunităţile, breslele, persoanele fizice etc. au
creat diverse tipuri de documente (diplome, hrisoave, urice, cărţi domneşti, anaforale – rapoarte -,
zapise, planuri, hărţi) care s-au păstrat sub formă de originale, concepte, copii care sunt preţioase mai
ales prin vechimea lor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 20
Suport curs ARHIVAR
Ordonarea acestor documente se efectuează ţinându-se seama de:
- ordonarea cronologică, pe baza datei de emitere, chiar dacă acestea cuprind transumpturi sau
inserţii cu date mai vechi decât data documentului cadru. În cazul când mai multe documente sunt
scrise pe acelaşi suport, ordonarea se face la data celui mai vechi document;
- documentele referitoare la formarea domeniilor şi administrarea lor, cuprinse în fondurile

instituţiilor ecleziastice şi în fondurile personale, se ordonează pe domenii, în cadrul acestora pe
localităţi, alfabetic, iar în cadrul localităţilor, cronologic sau pe probleme şi, în cadrul acestora,
cronologic;
- manuscrisele lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice care fac parte dintr-un fond se ordonează în
cadrul fondului respectiv, iar celelalte se grupează în colecţia de manuscrise;
- fondurile care au instrumente contemporane de evidenţă şi informare, ordonarea va începe cu

acele instrumente, iar în baza lor vor fi ordonate u.a. care le cuprinde;
- registrele instrumente contemporane de evidenţă şi informare se ordonează pe compartimente

sau serii, iar în cadrul acestora cronologic. Celelalte se ordonează pe genuri (socoteli, dezbateri,
impozite, conscrieri, instrumente de evidenţă cu valoare documentară etc.) şi, în cadrul acestora,
cronologic sau pe localităţi, domenii etc., în ordine alfabetică, la sfârşitul compartimentului care le-a
creat sau al fondului;
- registrele de stare civilă şi mitricele se constituie în colecţii şi se ordonează pe localităţi, alfabetic,

şi în cadrul acestora, pe culte, cronologic, după felul lor (născuţi, căsătoriţi, decedaţi);
- dosarele constituite în această epocă se ordonează în cadrul fondului, cronologic, respectând

ordinea numerelor date de creator; numerotarea se face, de regulă, peste ani; cele care nu au număr
se ordonează la sfârşitul anului.
Inventarierea presupune efectuarea unor fişe pentru fiecare u.a.
- data emiterii documentelor – în Ţara Românescă şi Moldova este utilizată era bizantină (văeleatul
–de la facerea lumii), drept pentru care transpunerea în anul erei noastre se realizează scăzându-se
din văleat 5508, pentru documentele emise între 1 ianuarie-31 august, şi 5509, pentru cele emise între
1 septembrie-31 decembrie. Când există numai văleatul, fără lună, din văleat se scade de regulă
5508.
La documentele din Transilvania, datate după calendarul roman sau bisericesc, data se transcrie în
formă originală, între ghilimele, imediat după data de zi, calculată după calendarul actual (ex. 1405 iul.
5 – „Sexto Nonas Julii”;
- locul de emitere a documentelor – cele de pe teritoriul ţării noastre se dau în denumirea actuală,
iar în paranteză, în forma din document . Ex. Sibiu (Hermannstadt). Pentru localităţile care nu se pot
identifica, în fişă se redă denumirea existentă în document, iar la cele care au putut fi localizate se va
da denumirea veche urmată, între paranteze, de localizare.
Denumirile localităţilor din străinătate, care au corespondent în limba română, se dau în fişă în forma
românească, urmată între paranteze de cea din document, dacă acestea diferă de cea din limba
română. Ex. Londra (London).
Pentru cele care nu au corespondent în limba română se dă denumirea din document, urmată între
paranteze de denumirea utilizată în prezent, dacă aceasta poate fi stabilită. Ex. Agram (Zagreb).
Dacă nu se poate identifica denumirea actuală se va indica, între paranteze, ţara sau provincia. În
cazul localităţilor care şi-au schimbat denumirea se va da forma din documente (Petrsburg şi nu
Leningrad);

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 21
Suport curs ARHIVAR
- cota – constă din denumirea fondului sau a colecţiei, a compartimentului sau seriei, numărul u.a. în
instrumentul de evidenţă şi, după caz, anul.
În situaţia u.a. ordonate de creatorul fondului pe pachete sau fascicule, în cotă intră şi numărul
pachetului sau al fascicolului.
Numerele de ordine ale acestora se dau cu cifre romane, iar numerele de ordine ale documentului cu
cifre arabe.
Copiile sau traducerile unui document se inventariază împreună cu documentul original, cota lor
constând din cota originalului şi o literă, în ordine alfabetică. Cota copiilor, rezumatelor şi a menţiunilor
din catastife constă din cota catastifului, numărul filelor sau a paginilor pe care sunt înscrise şi numărul
de ordine al copiei, rezumatului sau al menţiunii. Cota documentelor scrise pe acelaşi suport constă
din cota suportului şi numărul de ordine al documentelor în cadrul acestuia.
Cota u.a. se scrie şi pe documente, de regulă, pe prima pagină, în stânga sus, cu creion negru. Pe
mijloacele de protecţie ale documentelor (cămaşă, pachet, cutie) se scriu cotele u.a. cuprinse în ele:
denumirea fondului (colecţiei), a compartimentului (seriei), numărul pachetului, numerele
documentelor şi datele;
- caracteristicile documentelor – se urmăreşte forma în care s-au păstrat (original, transumpt,

traducere, copie autentificată sau simplă, concept etc.), limba (în cazul în care documentele din u.a.
sunt scrise în lb. română, aceasta nu se consemnează; se menţionează limba sau limbile străine
folosite în textul documentelor), suportul (se menţionează dacă este altul decât hârtia; se va menţiona
existenţa filigranului), semnele de validare (sigilii aplicat, atârnat, inelar, în tuş sau în fum, monograma
şi semnăturile), ornamentaţia şi starea de conservare (fără început, fără sfârşit, filă lipsă, pătate,
şterse, deteriorate etc.), numărul de file;
- genul documentului (uric, hrisov, diplomă, zapis;
- emitentul – se consemnează numele şi calitatea menţionate în document. Când sunt mai mulţi
emiteţi se nominalizează cei mai importanţi. Numele de persoane care apar în documente numai cu
iniţiale sau prenume ori cognomene, în fişe se menţionează între paranteze drepte dacă identificarea
este sigură; în caz contrar, vor fi reproduse în forma din text;
- acţiunea (întăreşte, confirmă, porunceşte, ordonă, dăruieşte, vinde etc.);
- destinatarul (la redarea căruia se vor respecta indicaţiile date pentru emitent);
- obiectul acţiunii şi cauzele – se vor consemna numai noţiunile şi aspectele esenţiale
După încheierea fişării, toate fişele se ordonează. La ordonarea cronologică trebuie să se aibă în
vedere: fişele documentelor cu văleat şi zi, fără lună, se aşează la sfârşitul lunii august; cele numai cu
văleat, în continuarea acestora, cele cu văleat şi lună, fără zi, la sfârşitul lunii respective; cele cu o
perioadă de ani stabilită cu probabilitate, având luna şi ziua, se aşează în cadrul lunii date, la nul de
început al perioadei; cele fără lună şi zi, cu o perioadă de ani mai redusă, se aşează la sfârşitul anului
de început din perioada dată, iar în continuare, cele cu o perioadă mai mare

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 22
Suport curs ARHIVAR
4.3. ORDONAREA DOCUMENTELOR DIN FONDURILE PERSONALE ŞI

FAMILIALE
Fondul personal este definit (vezi Normele tehnice, 1996, art. 27) ca totalitatea documentelor create
în cursul vieţii şi activităţii unei persoane care s-a afirmat pe lan politic, social, cultural-ştiinţific. El
cuprinde actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau străine de arhiva
persoanei respective, lucrări proprii cu însemnări şi note personale, acte privind activitatea ştiinţifică,
politică, culturală etc.
În ordonarea acestui tip de fonduri se va urmării gruparea documentelor pe următoarele categorii (vezi
Norme tehnice, 1996, art. 29):
- documente personale ale creatorului de fond (acte de stare civilă, de studii, diplome nobiliare, acte
de numire în diferite funcţii, acte de donaţie, testamente, genealogii, invitaţii la congrese şi conferinţe,
la manifestări politice, ştiinţifice, culturale, artistice, banchete, albume, necrologuri etc.).
- documente rezultate din îndeplinirea de către creator a unor funcţii de răspundere sau misiuni de
stat, din activitatea desfăşurată în viaţa politică, militară, socială, economică, ştiinţifică, culturală,
artistică, de cult etc. şi documente provenite din fondurile unor organizaţii care nu pot fi integrate în
fondurile respective.
- documente originale şi copii rezultate din administrarea şi exploatarea posesiunilor şi referitoare la

evoluţia lor (ex. acte de proprietate, de vânzare-cumpărare, de moştenire, de arendare, de ipotecare,
urbarii, recensăminte, hotărnicii, acte privind obligaţiile ţăranilor şi ale personalului angajat, copii de
documente emise de locurile de adeverire etc.).
- manuscrise şi copii ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice ale creatorului sau altor persoane. Tot
aici intră şi jurnalele, memoriile, carnetele de însemnări etc. Manuscrisele ştiinţifice se ordonează
tematic, indiferent de genul manuscrisului, iar în cadrul fiecărei teme, cronologic. Manuscrisele literare
se ordonează pe genuri literare. La numerotarea filelor manuscriselor, cifrele se înscriu în colţul din
dreapta sus, iar la lucrările artistice şi reproducerile de artă, pe verso, în colţul din stânga sus.
Manuscrisele numerotate de autor nu se renumerotează.
- corespondenţa personală cuprinde scrisori primite de creatorul de fond de la diverse persoane sau
organizaţii (inclusiv plicurile şi timbrele), precum şi conceptele scrisorile or trimise de creator.
Corespondenţa primită de creator se clasifică astfel: cea primită alfabetic, după numele emitenţilor şi
în cadrul acesteia, în ordine cronologică, iar conceptele scrisorilor expediate alfabetic după numele
destinatarilor (în interiorul lor, cronologic). Scrisorile care poartă mai multe semnături se ordonează la
numele emitentului principal; cele nedatate, la sfârşitul celor primite de la acelaşi emitent, iar cele de la
corespondenţi neidentificaţi se aşează la sfârşitul grupului de scrisori primite, în ordine cronologică.
Anexele scrisorilor (fotografii, acte etc.) nu se separă de acestea.
- documente despre creatorul de fond (articole, note, memorii, monografii, studii privind viaţa şi
activitate, recenzii). Se grupează în ordine alfabetică, după numele autorilor sau cronologic.
- instrumentele contemporane de evidenţă: registre de intrare ieşire, inventare etc.
- documente ale unor persoane şi familii altele decât creatorul de fond sau ale unor instituţii.
- lucrări artistice sau reproduceri de artă (desene, stampe, gravuri, cărţi poştele ilustrate care nu sunt
cuprinse în altă grupă.
- documente fotografice (plăci şi filme fotografice, diapozitive, fotografii, albume, altele decât cele
cuprinse în late grupe) se ordonează după un tipic special asupra căruia vom insista mai târziu.
- evidenţele documentelor se ordonează la colecţii.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 23
Suport curs ARHIVAR
Fondul familial este definit (vezi Normele tehnici, 1996, art. 28) ca totalitatea documentelor create de
membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strămoş comun sau înrudite
prin alianţă. Numele de familie la care, în unele cazuri, se adaugă şi denumirea localităţii de reşedinţă
constituie denumire fondului.
La ordonarea acestor fonduri se va avea în vedere următoarele:
- la începutul fondului vor fi ordonate documentele care se referă la întreba familie: privilegii şi
înscrisuri din care izvorăsc drepturile familiei, protocoalele şedinţelor de familie, actele de proprietate,
actele rezultate din administrarea bunurilor în indiviziune, actele divizionale, genealogice şi actele
proceselor susţinute de familie, care vor fi ordonate pe procese, în mod cronologic.
- documentele membrilor familiei vor fi ordonate separat, pe persoane (sunt urmate indicaţiile
referitoare la fondurile personale).
- în inventar, după documentele referitoare la întreaga familie şi documentele privind administrarea

bunurilor familiale, vor urma, în ordine cronologică, documentele membrilor familiei; înaintea
documentelor care aparţin unui membru al familiei se înscriu în inventar numele şi prenumele acestuia
şi anii extremi ai documentelor.
4.4. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE ÎNAINTE DE APLICAREA

NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
După încheierea operaţiunii de ordonare a fondului, urmează cea de inventariere, adică luarea în
evidenţă a fiecărei unităţi arhivistice în parte (dosar, registru, condică, cartotecă etc.). Prin efectuarea
inventarului se înlătură eventualitatea pierderii sau chiar a înstrăinării intenţionate a unor u.a., iar pe
de altă parte o arhivă neinventariată este un depozit de documente greu de valorificat din punct de
vedere ştiinţific şi nu numai.
Inventarul, de regulă este deschis printr-un preambul în care se furnizează date esenţiale asupra
istoricului creatorului de fond, dar şi informaţii privind metoda de lucru utilizată în realizarea lui.
Inventarierea se poate efectua prin două metode: metoda directă şi metoda indirectă (prin fişarea
unităţilor arhivistice). Prima se utilizează pentru fondurile cu un volum mic de documente şi constă în
înscrierea directă a elementelor cerute de inventar (datele se trec direct în inventar). Această metodă
necesită mult spaţiu şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc îi altul. Pentru fondurile
mari se recomandă a doua metodă care se bazează pe fişarea u.a. (pe fişe separate se notează
elementele cerute de inventar). Ordonarea definitivă a fişelor şi apoi a u.a. se efectuează după fişarea
întregului fond (sau a unei părţi). Numerele de inventar ale u.a. se înscriu pe copertele acestora şi în
fişele corespunzătoare, în mod provizoriu, fiind posibile modificări ulterioare, în faza de definitivare a
lucrării.
Tipul de formular pentru inventarierea documentelor create înainte de aplicarea nomenclatorului are
următoarele rubrici (este asemănător cu din anexa 2 a Legii Arhivelor Naţionale):
- numărul curent, se trec numerele u.a. începând cu 1 pentru fiecare parte structurală sau an,
respectând numerele date pe fişe.
- numărul vechi al unităţii arhivistice (în locul „indicativului dosarelor după nomenclator”), se
completează în cazul fondurilor reiventariate. Unde nu este cazul (nu există un nr. vechi de inventar)
nu se completează.
- cuprinsul pe scurt al unităţii arhivistice, se efectuează un rezumat edificator al conţinutului u.a.
(denumirile localităţilor din România la care se fac referiri în u.a. sunt consemnate, în rezumat, cu
denumire actuală iar în paranteză se dă forma din documente; de asemenea se indică şi data
evenimentelor despre care se vorbeşte).

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 24
Suport curs ARHIVAR
- anii extremi ai documentelor, se ia ca bază anul primului document şi al ultimului document din
u.a. respectivă (ex. 1910-1982). În cazul când documentele din aceeaşi grupă sunt constituite în mai
multe volume, în inventar se trece fiecare volum sun număr curent diferit, iar la această rubrică se trec
limitele extreme ale fiecărui volum (ex. vol. I ianuarie-martie; vol. II iulie-septembrie etc.). La stabilirea
anilor extremi nu se iau în considerare anexele.
- numărul filelor, se trece pentru fiecare unitate arhivistică în parte.
- observaţii, se completează cu date privind ieşirea u.a. sau eventualele noi cote.
La sfârşitul fiecărui inventar (vezi anexa X) se efectuează o notă de certificare (cuprinde nr. filelor
inventarului, nr. u.a. trecute în inventar, data întocmirii, numele şi semnătura celui care l-a întocmit).
Inventarul se întocmeşte în două exemplare şi are caracter provizoriu până la selecţionarea u.a., după
care se întocmeşte un inventar definitiv (vezi anexa XI) pentru documentele cu termen de păstrare
permanent.
Acesta se întocmeşte în 4 exemplare, din care trei se depun la Arhivele Naţionale odată cu
documentele (nota de certificare va cuprinde: nr. filelor inventarului, nr. u.a. trecute în inventar, nr. u.a.
care lipsesc din inventar, data întocmirii şi numărul u.a. preluate, numele şi semnătura celui care
predă şi a celui care preia documentele).
Dacă după întocmirea inventarului se mai găsesc documente din acelaşi fond necuprinse în inventar,
se va proceda astfel: în cazul unui număr mic de documente, ele vor fi fişate şi intercalate la
compartimentele respective; dacă documentele sunt numerotate, dar nu depăşesc nr. celor din
inventar se întocmesc inventare anexă, iar dacă le depăşesc se trece la reinventarierea fondului.
5. PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR TEHNICE ŞI

DE ÎNREGISTRARE TEHNICĂ
Potrivit Normelor tehnice (Bucureşti, 1996, art. 176), prin documente tehnice şi de înregistrare se
înţelege „totalitatea documentelor purtătoare de informaţii tehnice (arhivele tehnic) sau cele produse
ca urmare a acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici, fotosensibili, din hârtie tratată special
pentru mecanografie (arhive de înregistrare. În cadrul arhivelor tehnice se disting mai frecvent două
categorii: arhivele ştiinţifice şi cele inginereşti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de
cercetare şi de aplicaţie.
Arhivele de înregistrare sunt formate din: arhive geodezice şi geografice (de ex. documentele
cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-video (de ex. cinematografice, orale, fotografice),
informatice (indiferent de domeniul de aplicaţie) şi de laborator (în general fizico-chimice şi biologice).
Cu alte cuvinte, documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, planşe, schiţe, planuri, hărţi,
măsurători de laborator etc. Majoritatea lor sunt create de instituţii de cercetare şi proiectare
specializate pe domenii (energetic, telecomunicaţii, căi ferate, minier, industrie chimică, agricultură
etc.).

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 25
Suport curs ARHIVAR
5.1. ORDONAREA ŞI INVENTARIEREA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR DE

ARHIVĂ TEHNICĂ
Arhivele de cercetare, create în baza cercetării fundamentale (sau teoretice), se ordonează
cronologic pe structurile creatorului, în ordinea numărului temei de cercetare, dacă creatorul nu a avut
alte criterii de constituire a propriului fond.
La inventariere se utilizează un formular precizat în legislaţie (cel din anexa XII) căruia i se aduc
următoarele completări: tipul de suport (calc, peliculă pozitivă sau negativă, bandă, disc, CD etc.),
mijlocul mecanografic sau după caz, tehnica de înregistrare a informaţiei (helograf, înregistrare desen
în tuş, în acuarelă etc.). La cuprinsul documentului se va menţiona: autorul (autorii) sau coordonatorul
şi autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.
Arhivele inginereşti (cercetare-proiectare) indiferent de domeniul de aplicaţie, se prezintă formal din

două părţi distincte – una scrisă şi una desenată. În general partea scrisă este formată din documente
economice şi tehnice ce reprezintă în ansamblu memoriul tehnico-economic şi aplicativ, în vreme ce
partea desenată reprezintă proiecţia în plan a obiectelor proiectate.
Fondurile acestor arhive se ordonează prin combinarea, în succesiune, a criteriilor: cronologic (pe nr.
de titlu) de proiect (tema de cercetare-dezvoltare), faza de proiectare şi formă de prezentare (partea
scrisă, partea desenată). De pildă, un proiect se ordonează mai întâi la anul în care s-a dat tema de
cercetare-dezvoltare; în cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; în cazul fiecărei faze, pe partea
scrisă şi partea desenată.
Documentele din partea desenată pot di la rândul lor ordonate în cadrul structurii pe formatele
suportului, fie în ordinea cronologică (plan de ansamblu general, planuri de profile, detalii etc.).
Inventarierea se realizează prin fişarea fiecărei unităţi arhivistice, înţelegându-se prin aceasta din
urmă completul parte scrisă-parte desenată, dat fiind unitatea lor de conţinut inseparabilă. Cum însă
din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele două părţi componente nu se
pot arhiva împreună este necesar ca unitatea să fie menţinută prin inventariere şi cotare.
Aşadar, la inventariere se vor menţiona: nr. crt. (cota u.a.), cota veche a documentului, autorul (autorii,
eventual coordonatorul şi autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr.
file scrise, nr. file desenate, cota de corespondenţă a părţii desenate (se completează numai în
cazurile în care desenele au fost ordonate pe formate) şi observaţii (vezi anexa XII).
În cazul în care desenele sunt păstrate împreună într-o mapă sau tub, indiferent de format, cota de
corespondenţă este cota curentă plus litera D (desene) ţi numărul desenelor (ex. 321 D 1-19). Cota de
arhivă la partea desenată se scrie întotdeauna pe verso-ul filei document.
Fondurile şi colecţiile cartografice, geologice, geodezice, îmbunătăţiri funciare şi a alte asemenea

fonduri şi colecţii formate din înregistrări diverse pe suporţi cartografici se ordonează pe grad
geografic (sau zonă geografică), în cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hărţi) de ansamblu şi detalii,
şi după caz, cronologic. Inventarierea acestor tipuri de documente se efectuează pa baza unor
formulare speciale. Astfel, planurile se iau în evidenţă într-un inventar conform anexei XIII, iar hărţile
după anexa XIV

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 26
Suport curs ARHIVAR
5.2. ORDONAREA ŞI INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DE ÎNREGISTRARE

TEHNICĂ
Există, potrivit Normelor tehnice, 1996, art.186, patru categorii de documente de înregistrare tehnică:
documente mecanografice, documente audio-vizuale, documente foto-cinematografice şi documente
informatice.
Documentele mecanografice – sunt produsul înregistrării mecanice a variaţiilor cantitative a unor

fenomene fizice, chimice şi biografice. Ele se realizează pe suporţi de hârtie specială preconstituită
(ex. hârtia milimetrică). Ordonarea lor se efectuează cronologic, alfabetic pe subiecţi (staţii, posturi,
subiecţi în urmărire) şi în cadrul acestora, tot cronologic. De ex. înregistrările seismologice realizate pe
seismografe se ordonează anula pe posturi sau staţii, fiecare u.a. conţinând cele 365 de înregistrări
de 24 de ore ale postului sau staţiei respective. Inventarierea acestor documente se efectuează
conform anexei XII.
Documentele audio-video – sunt înregistrări magnetice sonore şi vizuale ale unor fenomene
ştiinţifice sau sociale. În funcţie de utilizarea lor, documentele audio-video se pot clasifica în trei
categorii: - documente audio-video de înlocuire ale unor categorii de documente tradiţionale (procese-
verbale, rapoarte, note de convorbiri); - documente audio-video provocate pentru documentare istorică
(aşa-numitele „arhive orale”, „memoriale audio-video”, „fonoteca de aur” etc.); - documente audio-
video de producţie curentă mass-media. Inventarierea lor se efectuează conform anexei XV şi XVI.
Documentele foto-cinematografice – sunt înregistrări vizuale pe suporţi fotosensibili ale unor

fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot îmbrăca forma de fotografii,
microfilme, microfişe, filme etc. Documentele fotografice se ordonează fie la fondul sau colecţia
respectivă, constituite în unităţi arhivistice, fie în colecţia de documente fotografice urmând ca la
inventarele fondurilor şi colecţiilor de unde provin să se anexeze lista cotelor unităţilor arhivistice
inventariate în cadrul colecţiei. Inventarierea se realizează conform anexei XVII. Documentele pe
microfilm se constituie în role care la rândul lor se organizează în colecţii, pe ţări, teme etc. Rolele se
numerotează cu cifre arabe, începând cu 1, în cadrul fiecărei colecţii, în ordinea intrării în depozit.
Toate rolele se înregistrează în registrul microfilmelor, în ordinea intrării lor (vezi anexa XVIII).
Documentele cinematografice se ordonează în colecţii, potrivit tematicii şi provenienţei lor. Astfel,

avem filme româneşti artistice, documentare, animaţie, actualităţi (fostele jurnale cinematografice),
respectiv filme străine cu aceeaşi tematică. În cadrul colecţiei filmele se ordonează cronologic, după
anul de producţie.
Documentele informatice – pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau
animate, înregistrări sonore, în genere, orice alcătuire sau reproducere prin mijloace automate a unor
date, fapte, lucruri, expresii, situaţii etc. materializate sub formă electronică, pentru a permite citirea şi
preluarea automată de cei interesaţi. Ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe u.a.
(bandă, disc) după intrarea în cadrul structurii informatice constituite (fişier de date, baze de date,
bancă de date) şi se inventariază unitate cu unitate în complete de sisteme informatice (vezi anexa
XIX). De subliniat că u.a. constituite la compartimentele de lucru (birouri, laboratoare etc.) se predau la
arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic, pentru care au fost
întocmite, a fost încheiat.
În încheierea acestui subcapitol trebuie să zăbovim şi asupra selecţionării documentelor

tehnice şi de înregistrare, ce reprezintă o chestiune importantă în condiţiile creşterii consistente a
acestor genuri de documente. Pe de altă parte multe din ele au o valoare practică care dispare după
un anumit număr de ani, aspect de care trebuie să se ţină seamă şi la stabilirea termenului de
păstrare. Cu alte cuvinte, în cazul unor documente tehnice şi de înregistrare ce au ca obiect baraje,
diguri, sisteme de irigaţii, tuneluri ce se menţin multă vreme, termenul de păstrare diferă faţă de cele
întocmite pentru diferite maşini a căror durată este numai pentru o perioadă mai mare sau mai mică
de timp. De asemenea, este de dorit o selecţionare a documentelor din interiorul proiectelor (să nu fie
păstrate doar părţile cu adevărat importante), astfel se realizează o decongestionare a spaţiului din
arhivă.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 27
Suport curs ARHIVAR
6. ORDONAREA, INVENTARIEREA ŞI SELECŢIONAREA

DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT
Oriunde în lume, protejarea secretelor de stat reprezintă un element extrem de important întrucât
multe dintre acestea, prin deconspirare, pot aduce mari prejudicii intereselor, integrităţii şi chiar
suveranităţii statului respectiv. Iată de ce se acordă o atenţie sporită ordonării, păstrării, inventarierii şi
selecţionării documentelor clasificate ca secrete de stat.
Ce se înţelege, conform legii, prin secrete de stat ? În această categorie intră toate informaţiile, datele,
documentele care prezintă în mod vădit acest caracter, precum şi cele declarate astfel de către
autorităţi. De asemenea, în funcţie de importanţa lor, documentele secrete de stat se clasifică în 3
categorii: strict secrete de importanţă deosebită, strict secrete şi secrete.
6.1. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT

Documentele strict secrete de importanţă deosebită – sunt cele care se referă la: date de ordin
tehnic, economic, financiar şi valutar, planuri economice anuale, rezervele şi centrele de depozitare a
metalelor, pietrelor preţioase şi metalelor radioactive, date privind relaţiile internaţionale pe multiple
planuri, organizarea pazei şi apărării obiectivelor de importanţă deosebită, date privind munca
operativă a organelor serviciilor de informaţii etc.
Documente strict secrete – conţin date despre descoperiri şi invenţii de importanţă ştiinţifică sau
economică (până la brevetarea lor), capacitatea de tranzit a reţelei feroviare, schemele de ansamblu
ale reţelei feroviare, reţelele astronomo-geodezice sau gravimetrice, schemele de ansamblu ale
conductelor de petrol şi gaze, ale magistralelor electrice, schemele de ansamblu ale conductelor de
apă şi planurile generale ale construcţiilor hidrotehnice, amplasarea, construcţia, profilul şi capacitatea
de producţie şi reparaţii ale unităţilor destinate producţiei de apărare etc.
Documente secrete - se referă la investiţii, preţ de cost, cercetare ştiinţifică, rezervele de metale rare,
de petrol şi gaze naturale pe regiuni petrogazeifere, producţia specială în unităţi naturale exprimată în
cifre; hărţile, planurile, documentaţiile şi alte lucrări ce cuprind date parţiale ale lucrărilor de investiţii cu
caracter de apărare; asamblaje de hărţi topografice la sacra 1: 500.000 şi mai mari; organizarea pazei
şi apărării unităţilor economice; dosarele personale ale cadrelor de conducere etc.
De consemnat faptul că evidenţa, păstrarea, folosirea şi selecţionarea documentelor cu regimul secret

de stat se efectuează – când volumul documentelor este mare - în cadrul aşa-numitelor birouri de
protecţie şi păstrare a documentelor (BPPD), ce au purtat anterior denumirea de birouri de
documente secrete (BDS). Dacă acest tip de documente nu sunt într-un număr mare şi nu se justifică
formarea unui asemenea birou, grija lor revine unei persoane care, pe lângă atribuţiile ce-i revin
potrivit funcţiei sale, va îndeplini şi această obligaţie.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 28
Suport curs ARHIVAR
6.2. EVIDENŢA, INVENTARIERE ŞI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR

SECRETE DE STAT
Birourile de protecţia şi păstrarea documentelor sau persoana desemnată cu atribuţii trebuie să
acorde toată atenţia înregistrării documentelor constituirii dosarelor, numerotării filelor, certificării,
inventarierii, păstrării în condiţii speciale şi folosirii acestor categorii de documente. Evidenţa
documentelor secrete de stat se ţine în registre speciale (vezi anexa XX).
Numerele de înregistrare vor fi precedate de un zero la documentele secrete, de două zerouri la

documentele strict secrete şi de trei zerouri la documentele strict secrete de importanţă deosebită şi
se cor înscrie pe toate exemplarele documentului, precum şi pe anexele acestuia.
Pentru fiecare document strict secret de importanţă deosebită şi exemplar de pe acest document se
întocmeşte câte o fişă însoţitoare (vezi anexa XXI). Această fişă se completează de fiecare dată când
documentul respectiv este dat spre consultare.
Gruparea documentelor secrete în dosare se face conform nomenclatorului arhivistic al unităţii

respective care include, obligatoriu, şi aceste categorii de documente, ţinându-se seama de
clasificarea acestor categorii de documente. Dacă într-un dosar există mai multe documente secrete
de categorii diferite ca importanţă, dar care se referă la aceeaşi problemă, sunt clasificate în categoria
de secret de cea mai mare importanţă.
Coperta u.a. se completează cu următoarele elemente:
 denumirea creatorului de fond;

 compartimentul, indicativul u.a. din nomenclator şi anul creării documentelor;
 cuprinsul u.a.
 data începerii (data primei file din dosar);
 data încheierii (data ultimei file din dosar);
 numărul filelor;
 volumul (dacă din aceeaşi problemă se creează mai multe volume);
 termenul de păstrare (din nomenclator);
 numărul de inventar sau cota u.a.
Tot pe copertă se va menţiona categoria de importanţă a documentelor: secret, strict secret,

strict secret de importanţă deosebită, după caz, în funcţie de documentele de cea mai mare
importanţă pe care le deţine dosarul.
În vederea asigurării controlului permanent asupra păstrării şi manipulării acestui tip de

documente se recomandă ca dosarul să aibă în faţă un opis al documentelor pe care le cuprind (vezi
anexa XXII). Procedându-se în acest fel, se poate verifica eficient şi rapid integritatea acestor dosare.
Selecţionarea acestor documente se efectuează în aceleaşi condiţii în care se efectuează

în aceleaşi condiţii ca şi în cazul documentelor nesecrete. Totuşi, persoanele numite în comisia de
selecţionare trebuie să aibă aprobarea de acces la documente cu caracter secret. În această comisie
va fi, în mod obligatoriu, persoana care îndeplineşte atribuţii cu privire la evidenţa şi manipularea
informaţiilor, datelor şi documentelor cu caracter secret. După confirmarea lucrărilor de selecţionare
de către Arhivele Naţionale, documentele vor fi tocate în cadrul unităţii.
Birourile de protecţia şi păstrarea documentelor sau persoana desemnată cu

manipularea documentelor păstrează o serie de documente create în urmă cu 15-30 de ani. Cele care
şi-au pierdut caracterul de document clasificat (dar au valoare documentar-istorică sau ştiinţifică) sunt
predate la arhiva unităţii respective. Situaţia aceasta se datorează faptului că dacă pentru anumite
categorii de documente secrete de stat momentul trecerii de la birourile de protecţia şi păstrarea lor la
arhiva generală este stabilit cu exactitate (de ex. cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete
până la finalizare şi publicare), pentru altele însă, această operaţie a fost lăsată la aprecierea celor ce

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 29
Suport curs ARHIVAR
le-au dat caracterul secret. Desecretizarea documentelor secrete de stat şi de serviciu este o
problemă care trebuie soluţionată legal.
După expirarea termenului de păstrare, stabilit prin nomenclator, sunt supuse atenţiei
comisei de selecţionare. Avem situaţii în care documentele secrete de stat sunt declasificate, prin
efectul legii sau din alte considerente, înainte de a fi grupate în dosare şi predate la arhiva unităţii.
Aceste documente vor fi scoase din registrul de evidenţă specială şi vor fi grupate la un loc cu
documentele nesecrete, urmând ca, în continuare, toate celelalte operaţiuni să se facă conform Legii
Arhivelor Naţionale (16/1996).
Documentele secrete de stat rămase în urma selecţionării şi predate la arhiva unităţii şi care prezintă
importanţă istorică vor fi predate la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale,
în conformitate cu prevederile art. 13-19 din Legea Arhivelor Naţionale.
6.3. INFORMAŢIILE, DATELE ŞI DOCUMENTELE SECRETE DE SERVICIU ŞI

PĂSTRATEA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT ŞI DE SERVICIU
Evidenţa informaţiilor, datelor şi documentelor care constituie secrete de serviciu se ţine de către
compartimentele de secretariat.
Aceste documente se înregistrează separat de documentele de secretariat. Aceste documente se

înregistrată separat de documentele nesecrete, fiecare document poartă înaintea numărului de
înregistrare iniţiala „S”, iar pe prima pagină se scrie „Secret de serviciu”.
Arhivarea documentelor de serviciu şi celelalte operaţiuni se fac la un loc cu documentele nesecrete,

în conformitate cu prevederile Legii arhivelor Naţionale şi Instrucţiunilor de aplicare a ei.
„Nici o persoană nu are dreptul să facă cunoscute activităţi secrete privind siguranţa naţională,
prevalându-se de accesul neîngrădit la informaţii, de dreptul la difuzarea acestora şi de libertatea de
exprimare a opiniilor. Divulgare, prin orice mijloace, de date şi informaţii secrete care pot aduce
prejudicii intereselor siguranţei naţionale, indiferent de modul în care au fost obţinute, este interzisă şi
atrage, potrivit legii, răspunderea celor vinovaţi” (se stipulează în legea privind siguranţa naţională a
României, nr. 51/1991).
De asemenea, „funcţionarii publici au îndatorirea să păstreze secretul de stat şi secretul de serviciu, în

condiţiile legii, să păstreze confidenţialitatea în legătură cu faptele, informaţiile sau documentele de
care iau cunoştinţă în exercitarea funcţiei” (Legea privind Statutul funcţionarilor publici, nr. 188/1999)
De subliniat faptul că în afara programului de lucru, documentele cu caracter secret de stat se

păstrează la compartimentul special sau la salariatul care exercită şi atribuţii cu privire la evidenţa,
păstrarea şi manipularea informaţiilor, datelor şi documentelor cu caracter secret de stat. Se interzice
scoaterea din incinta unităţii a documentelor ce conţin secrete de stat pentru a fi duse la domiciliu sau
în alte locuri neautorizate.
Manipularea acestor documente se face numai de către persoane care au aprobare să lucreze cu
astfel de documente, păstrându-se o evidenţă strică a exemplarelor multiplicate.
Se interzice multiplicarea documentelor strict secrete de importanţă deosebită primite de la late unităţi.
Încăperile unde se păstrează documente secrete de stat şi cele destinate arhivei documentelor
secrete de stat trebuie să fie amenajate în mod special, cu gratii la ferestre, cu uşi prevăzute cu grilaje
metalice şi încuietori sigure şi să fie asigurate împotriva incendiilor. În aceste încăperi au acces numai
salariaţii compartimentului special şi persoanele care au dreptul să controleze munca acestora.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 30
Suport curs ARHIVAR
După încheierea programului, casele de fier şi dulapurilor metalice în care se păstrează documentele
secrete de stat se sigilează cu plastilină. În cazul pierderii cheilor, se va schimba sistemul de închidere
şi se vor efectua cercetări pentru stabilirea împrejurărilor care au dus la pierderea acestora.
În afara programului de lucru, paza şi securitatea încăperilor în care se păstrează documentele

secrete de stat se asigură prin personalul de serviciu sau de pază, acolo unde există, ori cu mijloace
tehnice speciale.
Uşile acestor încăperi se închid cu cheia şi se sigilează. Documentele ce conţin informaţii sau date
secrete de serviciu se păstrează şi după terminarea programului de lucru de către salariat, în case de
fier sau în dulapuri metalice.
Aşadar, documentele păstrate la fostele birouri de documentare secrete (BDS) sau actualele birouri de
protecţia şi păstrarea documentelor (BPPD) sunt cele mai valoroase din punct de vedere documentar-
istoric, ştiinţific sau practic. Acestea, după ce îşi pierd caracterul secret, nu trebuie distruse (cum
deseori s-a întâmplat până în 1989), ci depuse la arhiva unităţii, ca de aici, cele permanente să ajungă
la Arhivele Naţionale.
7. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR
Operaţiunea de selecţionare a documentelor este una dintre cele mai importante, pentru că
elementele şi criteriile care o călăuzesc diferă de la o epocă la alta. Cu alte cuvinte, deseori ceea ce
este lipsit de importanţă, în momentul selecţionării, poate fi de mare utilitate în altă perioadă. Pe de
altă parte, selecţionarea documentelor este necesară din lipsă de spaţiu pentru depozitare, ceea ce
determină creatorii şi deţinătorii să scoată la retopit cât mai multe documente. Ar fi de preferat să
rămână în arhivă documente fără valoare, care să fie eliminate de către arhivişti, după preluarea lor la
Arhivele Naţionale, decât să fie eliminate documente cu valoare documentar-istorică.
7.1. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR – DEFINIRE, CADRU JURIDIC

În Normele Tehnice (1996, p.8), selecţionarea este definită ca „operaţiunea arhivistică de stabilire a
valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării
permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional (FAN) şi eliminarea celor lipsite de
importanţă”. Cu alte cuvinte prin selecţionare se urmăreşte atingerea a două obiective:
- identificarea documentelor cu valoare documentar-istorică şi practică ce vor fi păstrate şi depuse la

Arhivele Naţionale la timpul precizat în legislaţie
- eliminarea din arhivă a documentelor care, prin trecerea unui anumit număr de ani, nu mai au nici o
importanţă, astfel eliberându-se spaţii de depozitare pentru elaborarea documentelor în curs de
elaborare.
În Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) şi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi

deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale este creionat cadrul legal al
desfăşurării activităţii de selecţionare a documentelor. În Secţiunea a II-a numită chiar Selecţionarea
documentelor (art.10-11) din capitolul III (Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente) al Legii
Arhivelor Naţionale se precizează faptul că în cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală
de selecţionare a documentelor care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale
funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor care coordonează activitatea de
selecţionare a documentelor deţinute de ceilalţi creatori. Modul de organizare şi atribuţiile acestor
comisii se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică aprobate de directorul Arhivelor Naţionale
(art.10).

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 31
Suport curs ARHIVAR
De asemenea, în fiecare unitate creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie
de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind compusă din:
un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membrii numiţi din rândul specialiştilor proprii.
Această comisie se întruneşte anual, sau de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare u.a. în
parte, stabilindu-se valoarea practică sau istorică.
Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind

lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează
spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la
nivel central, sau comisiile din cadrul direcţiile judeţene ale arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi
creatori şi deţinători de documente.
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale
comisiilor. În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea
documentelor ce urmează a fi arhivate.
În Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, în Capitolul II, litera
D (art. 29-36) cuprind câteva detalii cu privire al operaţiunea de selecţionare. Astfel, în cadrul fiecărei
unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin
decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Comisia de selecţionare este compusă din
preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând
principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept
secretarul comisiei de selecţionare. Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului,
preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu
termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în
vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor,
acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.”. când
comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau
stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare
termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv. La încheierea lucrărilor
comisia întocmeşte un proces-verbal care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii.
Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a celor
create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii respective. Inventarele dosarelor propuse de
comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii
şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea
(câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele naţionale, în
cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile judeţene ale arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale.
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă,
potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale

Arhivelor naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare. Matricele sigilare (sigilii, ştampile,
parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale , se inventariază, în ordinea dării lor
în folosinţă, într-un registru special. Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de
către comisiile de selecţionare, pe bază de proces-verbal însoţite de inventar, cu confirmarea Arhivelor
Naţionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul
acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din
câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa ş.a.
În încheierea acestui subcapitol, să consemnăm şi faptul că noua legislaţie a înlăturat indicatorul, ca

instrument de lucru în arhive, termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente regăsindu-
se în nomenclatorul arhivistic. Iată de ce în realizarea acestuia din urmă este foarte important fixarea
termenului de păstrare permanent, nu numai în funcţie de nevoi practice, ci şi de valoarea
documentar-ştiinţifică a unor categorii de documente.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 32
Suport curs ARHIVAR
7.2. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR: REGULI ŞI PRECEPTE

În stabilirea importanţei documentelor pentru efectuarea operaţiunii de selecţionare se vor avea în
vedere câteva criterii asupra cărora ne vom opri în cele ce urmează.
a. valoarea istorică – care cuprinde informaţii privind istoria economică, politică, cultural-religioasă,
indiferent dacă acestea sunt de interes local, naţional sau internaţional
b. vechimea documentelor (în conformitate cu Normele Tehnice, nici un document mai vechi de 1920
nu va fi supus selecţionării)
c. frecvenţa în cadrul FAN şi universal – se impune cunoaşterea cât mai exactă a documentelor create
în mai multe exemplare şi aria lor de răspândire, pentru a evita eliminarea acestora la toate nivelele.
Trebuie apreciate valoric aşa-numitele dublete, ţinându-se seama de locul lor de păstrare, în cadrul
organizaţiei creatoare sau la alte organizaţii, în special din alte organizaţii, în special din alte localităţi
d. rolul şi atribuţiile creatorului documentelor sau fondului şi locul ocupat de acesta în sistemul
instituţional din ţara noastră sau relaţiile acestuia cu instituţii şi personalităţi din ţară şi străinătate
e. cantitatea documentelor unui fond sau ale unei perioade din fond, cu alte cuvinte nu se vor elimina
documente în situaţia în care într-un fond sau pe o perioadă de câţiva ani, există documente puţine,
chiar dacă valoarea lor este mai redusă
f. valoarea practică a documentelor
g. starea de conservare
j. valoarea artistică (ornamentaţii din metal şi pietre preţioase, miniaturi, grafia, caracteristici)
i. suportul deosebit (pergament, mătase, papirus, coajă de copac etc.)
k. semne de validare deosebite
l. evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile, cu ocazia cărora au fost create documente.
Legătura unor documente cu astfel de evenimente le sporeşte valoarea, în caz contrar multe dintre
acestea ar fi fost distruse.
La acestea mai putem adăuga şi alte câteva principii, ceva mai generale, orientative în activitatea de
selecţionare, precum:
- principiul concepţiei istorice – presupune judecarea valorii documentelor ţinându-se cont de condiţiile
în care creatorul fondului şi-a desfăşurat activitatea, rolul jucat de el, poziţia în care s-a aflat în
societate. Cu alte cuvinte, trebuie să se cunoască contextul istoric în care documentele au fost create
şi s-au constituit în fonduri arhivistice;
- principiul complexităţii – porneşte de la ideea că valoarea documentelor nu trebuie apreciată separat,

pe fonduri, ci în funcţie de interdependenţă şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri, de relaţiile
dintr-un fond cu cele ale altor fonduri.
- principiul istorismului – are în vedere perspectiva utilizării documentelor în viitor. Trebuie să se ţină
cont, în măsura posibilităţilor, de faptul că ele vor avea, în viitor, o altă semnificaţie şi importanţă.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 33
Suport curs ARHIVAR
7.3. COMISIA DE SELECŢIONARE – ATRIBUŢII ŞI MOD DE LUCRU

După cum an arătat mai sus, activitatea de selecţionare se efectuează de către comisia de
selecţionare, numită de conducătorul unităţii prin ordin sau decizie internă. Ea este alcătuită din: un
preşedinte (poate fi directorul adjunct, contabilul şef sau şeful compartimentului care răspunde de
arhivă), un secretar (arhivarul sau responsabilul cu arhiva) şi membrii (sunt numiţi dintre specialiştii de
la compartimente, care să aibă pregătire şi experienţă adecvate muncii de selecţionare). La aceştia se
adaugă juristul unităţii. De semnalat că numărul total al membrilor comisiei nu poate fi decât impar. În
unităţile unde nu se poate constitui comisia de selecţionare, operaţiunea o efectuează persoana
responsabilă cu arhiva şi aprobată de conducerea unităţii. În caz administratorului unic, acesta poartă
răspunderea pentru selecţionarea documentelor. Comisia se întruneşte anual sau de câte ori este
nevoie (la sesizarea secretarului).
Comisia verifică inventarele (dacă există concordanţă între ele şi conţinutul u.a., dacă termenele de
păstrare sunt corect aşezate, în conformitate cu nomenclatorul arhivisti al unităţii). Pe baza
inventarelor, comisia va verifica roate documentelor din depozit în vederea stabilirii valorii lor. .
Documentele considerate de comisie va având valoare documentar-istorică sau practică sunt puse
separat de cele cu termenul de păstrare expirat sau fără valoare. Sunt situaţii în care u.a. care au ca
termen de păstrare 10, să cuprindă documente cu valoare istorico-documentară, drept pentru care
trebuie să se efectueze cuvenita schimbare.
Dar sunt cazuri în care documente în cadrul u.a. cu caracter permanent (sau de 90 de ani) să se
găsească documente care au ca termen de păstrare doar 10 ani. Şi aici trebuie să se efectueze
reparaţia necesară (cazul statelor de plată cusute cu actele de casă, ultimele au ca termen de
păstrare 10ani).
În atenţia comisiei stă, de asemenea, documentele care în nomenclatorul arhivistic al unităţii au

menţiunea „CS” (ex 10 CS). În aceste cazuri comisia poate propune prelungirea, dacă este nevoie, a
termenelor de păstrare şi cuprinderea lor la inventarul celor permanente, sau, dacă este cazul,
scoaterea lor din evidenţa arhivei şi trimiterea la topit. Documentele care cuprind date despre
activitatea şi viaţa unităţii şi a angajaţilor ei, inclusiv ce care sunt gestionate de BPPD sunt trecute la
permanent.
Operaţiunea de selecţionare trebuie efectuată cu simţ de răspundere, iar aprecierea documentelor în

mod arbitrar, de către nespecialişti, trebuie înlăturată şi aceasta pentru că duce fie la păstrarea unui
număr mare de documente (multe lipsite de interes) cea ce grevează spaţiul arhivei, fie la distrugerea,
din prea mult zel, a unor documente cu valoare.
După parcurgerea inventarului şi a u.a. din depozit, membrii comisiei notează, la rubrica „observaţii”
din inventar cu „M” (maculatură) toate u.a. propuse pentru topire (din aceste dosare se scot, atunci
când este cazul, sentinţele sau hotărârile judecătoreşti definitive, care se grupează pe ani şi se
constituie în dosare separate). Numerele de inventar ale acestora se trec într-un proces verbal, în
ordine cronologică (vezi anexa XXIII). Documentele permanente rămase după selecţionare vor fi
inventariate din nou în vederea predării – la termenele prevăzute de lege - al Arhivele Naţionale.
Aceste dosare sunt însemnate cu litera „P” (permanent).
Sigiliile şi ştampilele din metal care au imprimate stema ţării şi denumirea completă a unităţii prezintă
valoare documentar-istorică. La scoaterea lor din uz, un exemplar va trebui predat Arhivelor Naţionale,
iar celelalte sau altele care nu prezintă valoare se depun la Monetăria statului pentru justificare şi
distrugere. Sigiliile, ştampilele sau parafele confecţionate din cauciuc, scoase din uz vor fi inventariate.
Selecţionarea lor se efectuează tot de aceeaşi comisie.
După încheierea operaţiunii de selecţionare, comisia trimite Arhivelor Naţionale procesul-verbal

împreună cu un exemplar din inventar acestor documente în vederea obţinerii confirmării. După
obţinerea ei, documentele se vor distruge de către unitatea creatoare sau deţinător.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 34
Suport curs ARHIVAR
De reţinut: documentele create în perioada medievală nu se supun selecţionării, iar cele create până
în 1920 se pot elimina numai în cazuri cu totul excepţionale, cu aprobarea Arhivelor Naţionale.
7.4. CONŢINUTUL DOSARULUI SELECŢIONĂRII

La încheierea activităţii de selecţionare, comisia întocmeşte un dosar, în două exemplare, din care
unul se trimite, pentru confirmare (după cum am arătat mai sus) Arhivelor Naţionale. Acest dosar are
următorul conţinut:
- adresa cu care se trimite pentru verificare şi confirmare, cu număr de înregistrare şi datată la zi

(anexa XXIV);
- procesul-verbal de selecţionare (vezi anexa XXV, în cazul selecţionării clasice; anexa XXVI, în cazul
selecţionării globale). Numerotarea se efectuează separat pentru fiecare fond, peste ani, în funcţie de
numărul selecţionărilor din acel fond, începând cu numărul 1 pentru prima selecţionare;
- inventarul documentelor propuse pentru topit. În cazul în care comisia face doar selecţionarea
globală, pentru documente vădit nefolositoare, de acelaşi fel, lucrarea nu va cuprinde şi inventarul sau
inventarele documentelor prepuse pentru topit;
- inventarul documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selecţionează documente şi

din perioada pentru care se face selecţionarea.
Un exemplar din acest dosar este trimis Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau direcţiilor
judeţene ale Arhivelor Naţionale,
în cazul unităţilor locale. Documentele propuse pentru selecţionare se păstrează în rafturi, în ordinea
iniţială, pentru ca reprezentantul Arhivelor Naţionale să le poată verifica.
Doar după obţinerea confirmării scrise din parte Arhivelor Naţionale, documentele vor fi scoase din
evidenţa arhivei, operându-se şi în registru de evidenţă curentă.
Documentele eliminate sunt predate unităţilor colectoare însoţite de o copie după confirmarea
Arhivelor Naţionale. De reţinut că vinderea documentelor ca deşeuri, distrugerea lor etc., fără
confirmarea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene atrag după sine răspunderi penale.
ARHIVECONOMIA
1. Localul de arhivă
2. Depozitarea fondurilor arhivistice
3. Manipularea fondurilor
4. Igiena de arhivă (a fondurilor)
5. Restaurarea fondurilor uzate

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 35
Suport curs ARHIVAR
8. SISTEMATIZAREA DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITELE DE ARHIVĂ.

PĂSTRAREA ŞI CONSEVAREA DOCUMENTELOR
În vederea asigurării accesibilităţii la documente, este absolut obligatoriu să se realizeze o cât
mai practică grupare a lor în depozite, astfel încât să se poată identifica în timp util orice document în
vederea folosirii lui în diverse scopuri. Iată de ce, de-a lungul timpului s-a acordat o atenţie specială
sistematizării documentelor în depozite.
8.1. SCHEME DE SISTEMATIZARE A DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITELE

DE ARHIVĂ
Fondurile şi colecţiile arhivistice închise se aşează în depozite pe ramuri sau domenii de
activitate, iar în cadrul fiecărei ramuri sau domeniu în funcţie de subordonare sau pe gupe de unităţi
de acelaşi tip. Pentru fondurile care îşi continuă activitatea (fonduri deschise), se va lăsa un aşa-numit
spaţiu de creştere, în raport direct cu cantitatea de documente ce se creează anual.
Dacă unitatea dispune de mai multe camere utilizate ca depozite de arhivă, fiecare depozit
trebuie numerotat cu cifre arabe, începând cu 1. În cadrul fiecărui depozit, rafturile se numerotează cu
cifre romane, începând de la intrare, de la stânga la dreapta, iar poliţele fiecărui raft vor fi numerotate
cu cifre arabe, începând de sus în jos şi de la stânga la dreapta (stând cu faţa la capătul raftului. U.a.
se aşează pe poliţe, în ordine cronologică, de la stânga la dreapta. Documentele permanente se vor
aşeza separat, la compartimentele şi anii respectivi, sau chiar total separat de celelalte documente,
ele sunt parte din FAN şi trebuie păstrate cu mare atenţie.
Schema de sistematizare a depozitului depinde de cum au fost constituite documentele la

creator. Ea urmăreşte ca documentele să fie grupate, în cadrul fondului, aşa cum au fost create iniţial.
Funcţie de situaţie, se pot aplica următoarele scheme de sistematizare:
- schema de sistematizare structural-cronologică – în cazul fondurilor create de unităţi care şi-

au păstrat aceeaşi formă de organizare. Documentele se aşează în rafturi, pe compartimente, în
cadrul compartimentelor pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare.
- schema de sistematizare cronologic structurală – se aplică pentru fondurile create de unităţi

care au avut sau au compartimente ce au suferit numeroase reorganizări de-a lungul timpului.
Documentele se aşează în rafturi pe ani, iar în cadrul fiecărui an pe compartimente.
- schema de sistematizare cronologică pe probleme – pentru unităţile care nu au

compartimente şi în cazul documentelor în cantitate mică, care iniţial au fost ordonate cronologic, dar
starea lor actuală nu mai permite reconstituirea ordinii iniţiale.
- schema de sistematizare cronologică – în cazul instituţiilor ale căror documente au fost

constituite în acest fel, iar reconstituirea poate fi efectuată prin instrumentele de evidenţă
contemporane. Documentele se aşează după data creierii lor, dacă acesta lipseşte, se ia în
considerare data înregistrării documentelor.
- schema de sistematizare alfabetică – se aplică în cazul unităţilor doar la unele

compartimente (Personal, Secretariat etc.), pentru dosare de personal, caziere, dosare ale studenţilor
etc.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 36
Suport curs ARHIVAR
8.2. GHIDUL TOPOGRAFIC

În vederea identificării, în timp util, a documentelor din depozite, în cadrul Normelor Tehnice,
1996 (art. 82) se recomandă se recomandă întocmirea, pentru fiecare depozit în parte, a unui ghid
topografic (vezi anexa XXVII). La completarea rubricilor acestuia trebuie să se ţină seama de
instrucţiunile precizate în lucrarea sus citată (p. 126-127), asupra cărora ne vom opri în continuare:
- în colţul din stânga sus al ghidului se va înscrie numărul depozitului în cadrul clădirii;
- în rubrica „nr. curent” se vor înscrie, începând cu numărul 1, în continuare, fondurile şi

colecţiile din cadrul aceluiaşi depozit;
- denumirea fondurilor, colecţiilor, compartimentelor, se va înscrie în ordine alfabetică;
- în rubricile „anii extremi” şi „cantitatea în m.l. şi u.a.” se vor înscrie numai datele privind
documentele aflate în depozitul respectiv, aparţinând fondului, colecţiei, compartimentului, prevăzute
în rubrica a doua
- rubricile 6 şi 7 se completată cu numărul sau numerele rafturilor şi poliţelor pe care sunt

aşezate documentele înscrise în rubrica a doua
- în rubrica a opta se va înscrie numărul fondului (dacă este cazul)
- în rubrica a noua se va înscrie numărul inventarului conform Registrului de evidenţă curentă.
Scoaterea u.a. din depozite pentru cercetare se efectuează pe baza unei fişe de control (vezi
anexa XXVIII) care se aşează în locul u.a. solicitată pentru cercetare.
De asemenea u.a. scoase din depozit sunt trecute în registrul de depozit care se completară
de către arhivar sau responsabil cu arhiva unităţii. La completarea rubricilor registrului (vezi anexa
XXIX) se ţine seama de următoarele:
- „nr. curent” începe cu 1 şi se completează în continuare;
- când unitatea are în depozitele sale un singur fond arhivistic, la rubrica „Denumirea fondului,
compartimentului”, se va completa doar compartimentul de la care provin documentele;
- în rubrica „u.a.” se trece numărul curent din inventar al u.a. scoasă din depozit;
- în rubrica 4 („scopul scoaterii din depozit”) se trece după caz (cercetare ştiinţifică,
documentare pentru informări, lucrări administrative etc.);
- în rubrica 5, se completează numele, prenumele solicitantului şi funcţia în unitate;
- la rubrica 6 se scrie data scoaterii u.a şi semnătura solicitantului;
- rubrica 7, se consemnează data restituirii u.a. şi semnătura arhivarului sau responsabilului

cu arhiva. Lipsurile de file din u.a., deteriorările sunt consemnate la rubrica „observaţii”.
8.3. PĂSTRAREA ŞI CONSEVAREA DOCUMENTELOR LA CREATORI ŞI

DEŢINĂTORI
Conştientizarea valorii arhivelor ca parte a patrimoniului naţional conduce în mod firesc la
acceptarea ca urgenţă a asigurării spaţiilor de depozit adecvate (cu deosebire la creatori şi deţinători),
mai ales că majoritatea documentelor cu referire la istoria contemporană (care fac parte din FAN) se
păstrează la creatori şi deţinători

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 37
Suport curs ARHIVAR
Pornindu-se de la această realitate, Legea Arhivelor Naţionale, în Secţiunea a III-a, al Capitolului III,
numită „Păstrarea documentelor”, la art. 12 se precizează obligaţia creatorilor şi deţinătorilor de
documente de a le păstra în condiţii corespunzătoare, ferindu-le de distrugeri, degradări, sustrageri ori
comercializări. De asemenea, spaţiile de depozitare (îndeosebi cele noi) trebuie avizate de Arhivele
Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Depozitele vor fi dotate, în funcţie de formatul
şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu
mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. Din dorinţa de a informa şi a
înlătura o eventuală justificare prin necunoaştere, Arhivele Naţionale au redactat Normativul privind
caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a
arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, care oferă informaţii esenţiale
asupra conceptului actual de depozit de arhivă asupra căruia insistăm şi noi în cele ce urmează.
Depozitele de arhivă, după cum se stipulează în Normele Tehnice, 1996, art. 152), trebuie să asigure
condiţiile necesare conservării, păstrării şi securităţii documentelor. Ele se amenajează în clădiri
construite special sau adaptate pentru acesta, compartimentate în încăperi distincte, care să asigure
izolarea spaţiilor destinate păstrării de cele cu alte destinaţii. La alegerea amplasamentului clădirilor se
va avea în vedere evitarea zonelor poluate (mai ales cu noxe chimice sau pulberi precum: praf,
funingine, aerosoli şi gaze sau corosive) sau a celor care prezintă surse potenţiale de explozii,
inundaţii, indiferent de măsurile de siguranţă ce se preconizează a se lua. Clădirile şi depozitele de
arhivă trebuie să fie de gradul I de rezistenţă la foc şi să reziste la cutremure. Pentru calculul
planşeului de depozit se va prevedea o rezistenţă la încărcare de minim 800 kg./m.p.
În funcţie de tipul de documente, 1ml (metru liniar) de arhivă cântăreşte 40-60 kg. La o
înălţime de 6-7 poliţe raft se realizează o sarcină de 300-400 kg, care prin adăugarea greutăţii raftului,
poate ajunge la cca. 600kg/m . Având în vedere că într-un metru cub de arhivă intră, în funcţie de
2
formatul documentelor, cca. 12-15ml documente, un asemenea volum de documente depozitate în

vrac cântăreşte între 600-700 kg. Din aceste motive sarcina utilă calculată la construirea depozitelor
de arhivă, cu înălţimi de 2.3-2,8 m este de 800 kg/m , ceea ce impune structuri de rezistenţă mult mai
2
solide decât la clădirile obişnuite.
Nu se recomandă amplasarea depozitelor de arhivă în subsoluri datorită umidităţii, în poduri

datorită aerului uscat şi cald din timpul verii, nici în apropierea sau deasupra halelor şi atelierelor
industriale pentru că sporeşte pericolul de incendiu şi a poluării.
Clădirea de arhivă trebuie să fie protejată contra descărcărilor electrice atmosferice. Instalaţiile
electrice şi sanitare vor trebui montate în conformitate cu normele în vigoare. Depozitele trebuie să fie
dotate cu prize pentru folosirea aspiratoarelor şi a altor aparate necesare la întreţinerea documentelor.
În depozite se utilizează numai sistemele centrale de încălzire. Întrucât lumina solară este dăunătoare
pentru documente, se recomandă ca ferestrele să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de
doc sau alte sisteme parasolare. Lipsa completă a luminii ne este recomandată, deoarece creează
condiţii favorabile dezvoltării microorganismelor.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de
preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorosive şi fără emanaţii. Cele din lemn trebuie
tratate cu leşie de tutun pentru prevenirea atacului biologic şi impregnarea cu soluţii ignifuge împotriva
incendiului. Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se efectuează în
funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.), materialelor de protecţie (mape, cutii,
casete, tuburi, plicuri, cămăşi etc.) ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la
documente şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.
La amplasarea şi montarea rafturilor, după cum se stipulează în Instrucţiuni privind activitatea de

arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente (85-90), trebuie să se ţină seama de următoarele:
- rafturile se amplasează perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial va urmări
culoarul dintre rafturi şi nu va depăşi 50 luxi/m ;
2
- rafturile se amplasează la o distanţă de cca. 80 cm faţă de perete şi 1m faţă de uşi;

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 38
Suport curs ARHIVAR
- între rafturile montate lângă perete trebuie păstrată o distanţă de cel puţin 20 cm între perete şi
documente;
- între prima şi ultima poliţă a rafturilor trebuie să rămână o distanţă de cel puţin 10-15 cm faţă de
tavan, după aşezarea documentelor şi respectiv de pardoseală;
- distanţa dintre rafturi trebuie să fie de 70-80 cm,
- în fiecare depozit va trebui să se asigure coridoare centrale de 1,5-2 m în vederea asigurării spaţiului
necesar pentru manevrarea documentelor;
- rafturile se ancorează între ele şi de pereţii laterali, în scopul asigurării stabilităţii lor;
- amplasarea rastelelor pentru hărţi şi planuri vor trebui respectate măsurile stabilite pentru rafturi
- dulapurile sau alte tipuri de mijloace pentru păstrarea sigiliilor, fotografiilor, plăcilor fotografice,
microfilmelor, benzilor şi discurilor magnetice (în cazul în care sunt puţine) se aşează unele lângă
altele, spate în spate, iar distanţa dintre ele trebuie să permită deschiderea uşilor sau manevrabilitatea
sertarelor;
- scările mobile, mesele din depozite, eventualele cărucioare de transport documente cor fi amplasate
în aşa fel încât să se asigure o utilitate optimă şi să nu pericliteze posibilităţile de evacuare;
- depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă, iar în funcţie de necesităţi,
depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior;
- depozitele, rafturile şi poliţele vor fi numerotate;
- pentru depozitele mai mari de 50 m se impune amenajarea unei camere de lucru lângă depozit;
2
- depozitele trebuie să fie uscate, ventilate şi echipate corespunzător pentru asigurarea microclimatului
optim de conservare pentru fiecare categorie de documente;
- pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, plicuri,
tuburi etc., în funcţie de natura şi dimensiunile lor;
- aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară;
- în situaţia în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi
magnetice etc.) se vor depozita pe categorii, în funcţie de natura materială a acestora, astfel încât
păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.
Stabilirea microclimatului din depozit se efectuează în raport direct cu tipul materialului suport al
documentului. Astfel, pentru documentele scrise pe suport de hârtie, material textil, piele sau
pergament, în depozit trebuie să se asigure o temperatură cuprinsă între 15-18 C şi umiditate relativă
0
de 50-60 %. Depozitele de benzi magnetice nu trebuie să aibă în apropiere câmpuri magnetice. De

asemenea, microfilmele negative, destinate conservării îndelungate, se păstrează separat, în spaţii
organizate în funcţie de volumul acestora. Rolele de microfilm negativ se introduc în cutii metalice din
aluminiu, pregătite în prealabil, prin îndepărtarea impurităţilor, în cutie nu se introduc materiale străine
de peliculă care pot afecta calitatea acesteia.
Igiena depozitelor de arhivă. În vederea asigurării salubrităţii depozitelor este necesară menţinerii
ordinii şi curăţeniei. În timpul când se face curăţenie, încăperile se aerisesc, prin deschiderea
ferestrelor sau a prizelor de aer.
Pe lângă aceasta, pe timp favorabil, depozitele vor trebui aerisite zilnic timp de 2-3 ore, dacă nu
dispun de instalaţii de climatizare. Deprăfuirea documentelor se efectuează cu perii moi sau
tampoane, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Periodic vor trebui efectuate sondaje
asupra stării de conservare a documentelor, mai ales în zonele întunecoase şi reci ale depozitelor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 39
Suport curs ARHIVAR
În cazul identificării unor focare de degradare, se iau măsuri de înlăturare a acestora, apelându-se şi
la sprijinul Arhivelor Naţionale sau laboratoarelor judeţene ale acestora. Zilnic trebuie verificate
instalaţiile electrice, de apă sau de altă natură, pentru a preveni eventualele defecţiuni ce ar putea
produce degradarea sau distrugerea documentelor. Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de
întreţinere a depozitelor de arhivă se fac de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanenţă igiena
încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.
Este interzisă introducerea şi păstrarea oricăror materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă (haine,
alimente, materiale de întreţinere, substanţe inflamabile, mobilier ce nu este în dotare etc.). De
asemenea, nu se acceptă aşezarea documentelor, chiar şi pe scurtă durată, pe pardoseală, între
rafturi, pe coridoare, scări etc., precum şi aşezarea lor în stive sau înghesuirea în rafturi, dulapuri, lăzi
sau boxe.
Pentru prevenirea şi combaterea agenţilor biologici din depozitele de arhivă se uzitează diferite
tratamente care pot fi clasificate în două mari categorii: tratamente preventive (cu rol de a
preîntâmpina apariţia atacurilor biologice) şi tratamente curative (au ca scop oprirea şi înlăturarea
atacului biologic). Sub aspectul metodelor pe care le utilizează, putem realiza o altfel de clasificare a
tratamentelor utilizate pentru protejarea documentelor de arhivă. Astfel, putem constat patru procedee:
1. procedeul mecanic – constă în scuturarea documentelor;
2. procedeul biologic – are în vedere utilizarea unor specii animale sau vegetale la distrugerea
dăunătorilor. De exemplu se aduc arici, cârtiţe, salamandre care distrug insectele şi larvele lor. Dar
aceste mijloace folosite cândva nu sunt nici destul de eficiente, nici proprii pentru interiorul arhivelor;
3. tratamente fizice – precum curenţi electrici de înaltă frecvenţă (pentru combaterea

insectelor şi mucegaiurilor; această metodă nu se aplică pergamentelor şi documentelor cu sigilii
datorită temperaturii mari pe care o dezvoltă); razele ultraviolete (pentru dezinfectarea de suprafaţă a
unor documente; tratamentul duce la o accelerare a procesului de îmbătrânire); radiaţiile gamma, în
special cele produse de cobaltul radioactiv; îngheţul şi dezgheţul repetat de 4-5 ori a documentului
tratat (nu se poate aplica la un volum mare de documente);
4. tratamente chimice – utilizează substanţe toxice cu un sceptru larg de acţiune în vederea

distrugerii insectelor şi mucegaiurilor. Aceste substanţe trebuie să-şi facă datoria fără să ducă la
degradarea documentelor. Substanţele nehalogenate, care nu conţin clor, brom sau alţi halogeni au
mare calitate de a nu afecta documentele tratate; din această categorie, cele mai folosite sunt:
aldehida formică, oxidul de etilenă, acetatul fenilmercuric etc. Substanţele pa bază de halogeni au
dezavantajul că atacă într-un grad mai mare sau mai mic materialul tratat.
Sunt utilizate: bromura de metil, lindanul, derivaţii cloruraţi ai fenolului, pentaclorfenolatul de sodiu etc.
Ca tehnici de tratament se disting: a. pensularea (se aplică numai filelor de documente volante şi
constă în pensularea substanţei respective pe întreg documentul sau pe părţile afectate); b.
interfoliajul (este utilizat mai ales în cazul cărţilor şi documentelor legate în volume şi se execută prin
introducerea între paginile infectate a unor folii de hârtie de sugativă sau o altă hârtie absorbantă,
îmbibată prin anumite metode cu produsul activ volatil);
5. ceruirea cu ceruri impregnate – se utilizează în cazul copertelor şi legăturilor din piele ale
unor volume sau documente rare;
6. gazările la etuvă – presupune o etuvă care se închide ermetic şi se pretează la operaţii în

vid şi suprapresiune. Capacitatea etuve poate fi cuprinsă între 0,5-10 m şi pentru depunerea
3
documentelor este prevăzută cu un cărucior mobil (se aşeză documentele, se închide etuva ermetic,
se realizează presiunea negativă, se introduce gazul activ după care se reglează presiunea etuvei la
nivelul dorit, prin introducerea de aer sau de alt gaz fixându-se nivelul intern de 25-30 C; după 6-24
0
ore se execută două vidări succesive în vederea „spălării” cu aer a materialelor);

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 40
Suport curs ARHIVAR
7. gazarea, fumigarea şi aerosolizarea depozitelor – se utilizează pentru dezinfecţia depozitelor goale
sau pline cu documente (constă în degajarea în spaţiul de tratament a substanţei active sub formă de
gaz, fumigaţie, sau asperţie prin presiune). Depozitele se etanşează prin lipirea de panglici de hârtie la
uşi şi ferestre pentru a se înlătura orice comunicare cu exteriorul. După tratament, nu se intervine timp
de 24-48 de ore, apoi se efectuează aerisirea un anumit număr de zile funcţie de tipul substanţei
utilizate;
8. aşezarea unor curse pentru rozătoare ce pot consta din hrană otrăvită aşezată la colţurile
depozitelor.
Transportul documentelor în interiorul depozitului, în camere (laboratoare, birouri etc.) din

aceeaşi clădire se realizează în mijloacele de protecţie individuale în care se păstrează (cutii de
carton, mape, plicuri, mape, tuburi etc.). Destul de pretenţios este însă transportul unor cantităţi mari
de documente dintr-o localitate în alta. În acest caz se recomandă folosirea unor containere metalice
etanşe, sau în lipsa acestora a unor prelate care să le ferească de ploi (să existe stingătoare cu CO2
şi praf). În cazul transportului unor cantităţi mari de documente în coloană de vehicule sau la
transportul unor documente de importanţă deosebită, trebuie luate măsuri sporite de siguranţă a
transportului şi punere cât mai repede la adăpost a arhivei. Nu în ultimul rând la stabilirea datei
efectuării transportului trebuie să se ia în seamă prognoza meteo, astfel se poate efectua această
acţiune pe timp favorabil.
ROLUL ARHIVELOR ÎN:

1. Funcţionarea instituţiilor publice
2. Cercetarea ştiinţifică
3. Rolul educativ
9. FOLOSIREA (VALORIFICAREA) DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

Dacă până nu demult accesul la documentul de arhivă ridica o serie întreagă de probleme şi
presupunea evitarea a numeroase obstacole aşezate voluntar sau involuntar de cei care le aveau în
custodie, astăzi în baza Legii Arhivelor Naţionale (16/1996) se garantează posibilitatea de acces în
arhivă şi deci de valorificare a documentelor. În art. 20 din suscitat lege se precizează: „documentele
care fac parte din FAN al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări
administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi
certificate. Documentele care fac parte din FAN al României pot fi consultate, la cerere, de către
cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor.
Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Documentele de valoare deosebită nu se
expun public, în original, ci sub formă de reproduceri”. De asemenea, creatorii şi deţinătorii de
documente sunt obligaţi (conform art. 21) să elibereze, la cererea persoanelor fizice şi juridice,
certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează şi deţin, inclusiv de pe cele pentru
care nu s-a împlinit termenul de 30 de ni, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant
(vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale). Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale
pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi juridice se efectuează contra cost. Nu pot fi date
spre cercetare şi valorificare documentele care pot afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile
cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le deţin, sau cele care au o stare de conservare
necorespunzătoare, ori cele neprelucrate arhivistic.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 41
Suport curs ARHIVAR
9.1. FORME DE FOLOSIRE A DOCUMENTELOR LA CREATORI ŞI DEŢINĂTORI

Eliberări de certificate, copii, extrase. Creatorii şi deţinătorii de documente, dar şi Arhivele
Naţionale, pe baza documentelor aflate în depozite, eliberează, la cerere, contra cost, persoanelor
fizice şi juridice certificate, copii şi extrase după documentele care se referă la drepturile solicitanţilor
(vechimea în muncă, patrimoniu, şcolaritate, atestarea unor date personale şi de stare civilă,
susţinerea unor cauze în faţa instanţelor de judecată etc.).
Cererea se timbrează, la depunere, conform legii timbrului.
Certificatul – trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din

documente, care sunt în legătură directă cu obiectul cererii.
Se vor indica numai datele existente, fără a întregi perioadele pentru care nu există documente.
În certificat nu vor fi expuse concluzii personale sau generalităţi în legătură cu conţinutul documentelor
care au stat la baza întocmirii lui.
Datele se expun în ordinea lor cronologică şi nu în ordinea documentelor din care au fost extrase.
Datele privind activitatea unei persoane, în diferite locuri de muncă, se includ într-un singur certificat.
În cazul în care solicitantul a lucrat sub mai multe nume se vor menţiona toate aceste nume, cu
perioadele de timp corespunzătoare.
În textul certificatului nu se admit ştersături sau completări printre rânduri.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, în cerneală.
Referatul este întocmit, datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea. El conţine datele aflate
în documente, în legătură cu cele solicitate de petent, precum şi cotele tuturor documentelor
cercetate.
Certificatul se eliberează însoţit de o adresă în care se vor trece perioadele pentru care lipsesc
documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului. În cazul în care, în arhivă nu sunt
date privind obiectul cererii, dar se cunoaşte unitatea deţinătoare a acestor documente, cererea, în
original, se va trimite spre rezolvare unităţii respective, comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru.
O mare atenţie trebuie să i se acorde numelui, care în multe situaţii nu corespunde celui înscris în
documente datorită schimbărilor ulterioare, prin căsătorie, prin completări greşite de către persoanele
care au întocmit documentele devenite acum documente de arhivă (în aceste cazuri numele se redă
aşa cum apare în documente, iar solicitantul va trebui să-şi rezolve situaţia prin act notarial).
Când sunt mai multe persoane cu acelaşi nume, trebuie să se aibă în vedere, ca mijloc de
individualizare toate datele personale ale solicitantului (data naşterii, prenumele tatălui, funcţia şi
compartimentul unde a lucrat etc.).
În cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau
deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din
certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.
Copia – se poate defini ca o reproducere autentică de pe un document aflat în arhivă.

De cele mai multe ori, se eliberează copii după documentele de împroprietărire, sentinţe judecătoreşti,
foile matricole şcolare sau a situaţiei militare etc. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia
actuală. Când dintr-un document lipsesc cuvinte sau sunt indescifrabile, iar din text nu rezultă înţelesul
lor, în copie cuvintele respective sunt înlocuite cu puncte de suspensie.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 42
Suport curs ARHIVAR
În situaţia când documentele ce urmează a fi copiate nu poartă anul întocmirii lor, data este dedusă
din contextul celorlalte documente (în cazul în care documentul face parte dintr-un grup de alte
documente legate organic şi a căror dată este cunoscută cu certitudine). Dacă nu se poate stabili data
documentelor, aceasta se înlocuieşte cu puncte de suspensie, iar după ele, în paranteză, menţiunea
„fără dată”. În cazul copiilor de pe tabele (cele de împroprietărire, militare etc.) în care figurează mai
multe persoane, pentru a nu reda decât numele persoanei în cauză, când acesta nu se află în prima
sau ultima poziţie a tabelului, se reproduce cadrul documentului, urmat de unul sau două rânduri de
puncte de suspensie, apoi poziţia şi numele, prenumele solicitantului, urmate de puncte de suspensie
şi elementele de încheiere inclusiv semnăturile. Pentru a înlătura posibilitatea unor eventuale adăugiri,
în copiile care sunt doar pe o parte dintr-o singură pagină, se barează partea nescrisă cu o diagonală,
de la ultimul cuvânt sau cifră spre colţul opus al paginii, iar la copiile care cuprind mai multe pagini, la
fiecare sfârşit de pagină se aplică semnul continuării.
Extrasul – reprezintă reproducerea autentificată a unei părţi dintr-un document, adică

partea care interesează solicitantul (se vizează mai ales extrasele de pe sentinţele judecătoreşti,
monitoarele oficiale, documente patrimoniale etc.). În realizarea extrasului este obligatoriu să se
consemneze câteva elemente care îi asigură valoare probatorie: unitatea care l-a eliberat, denumirea
documentului după care s-a efectuat extrasul (sentinţa judecătorească, monitorul oficial, tabel de
împroprietărire etc.), unitatea care a creat documentul, textul care îl interesează pe solicitant (este
piesa principală a extrasului), baza legală potrivit căreia a avut urmare acţiunea şi s-a încheiat
documentul respectiv. Deosebirea dintre copie şi extras constă în aceea că ultimul redă doar o parte
din document care interesează solicitantul.
Copiile şi extrasele se certifică, sau după caz se legalizează de unitatea care le

eliberează. De asemenea, atât ele cât şi certificatul se eliberează personal solicitantului sau
împuternicitului său legal ori se pot expedia prin poştă, însoţite de o adresă în care nu se vor trece
perioadele pentru care lipsesc documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului.
Evidenţa cererile solicitanţilor se realizează prin întocmirea de fişe pentru fiecare

petent. Fişa respectivă va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data de
înregistrare a cererii. Fişele se vor ordona alfabetic. În ce priveşte cererilor solicitanţilor (original sau
copie), acestea împreună cu al doilea exemplar al certificatului eliberat şi al adresei de răspuns se vor
păstra la compartimentul care eliberează aceste documente, în dosare, conform nomenclatorului
arhivistic al unităţii.
Rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări. Documentele din depozit

se pot utiliza pentru efectuarea unor documentări în vederea realizării unor informări sau pentru
realizarea unor lucrări administrative. După cum subliniază Aurelian Sacerdoţeanu „trebuie ţinut
seama de faptul că, cu cât arhivele sunt mai recente, cu atât prezintă mai mult interes practic, dar pe
măsură ce ele vin din trecut domină interesul cultural”.
Cercetare ştiinţifică. În multe arhive la creatori sau deţinători sunt documente ce conţin
informaţii de mare valoare documentar-istorică ce nu au fost preluate de Arhivele Naţionale sau de
direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Studierea lor poate fi necesară pentru realizarea unor lucrări
ştiinţifice (monografi de localităţi sau a diferitelor unităţi, comunicări ştiinţifice etc.).
Expoziţii documentare. Este o formă destul de rar utilizată de către creatorii şi deţinătorii de arhive şi
constă în organizarea de expoziţii cu prilejul aniversării unor momente importante din viaţa respectivei
societăţi.
Documentele din FAN, aflate în cadrul Arhivelor Naţionale cunosc şi alte forme de valorificare
ştiinţifică, în special prin realizarea unor instrumente de informare ştiinţifică care oferă informaţii
asupra conţinutului fondurilor şi colecţiilor arhivistice. Asupra acestora ne vom opri în continuare.
Inventarul arhivistic. Cuprinde descrierea analitică a fiecărei u.a. dintr-un fond sau colecţie.
În introducere se vor da informaţii privitoare la: istoricul fondului sau colecţiei, genul documentelor şi
importanţa lor istorico-documentară, cantitatea totală a documentelor în m.l. şi u.a., sistemele de

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 43
Suport curs ARHIVAR
registratură şi de arhivare folosite în decursul constituirii fondului sau colecţiei. De asemenea, se pot
da şi alte informaţii pentru a scoate în evidenţă specificul fondului sau colecţiei respective.
Îndrumătorul arhivistic. Oferă informaţii generale asupra fondurilor şi colecţiilor din

depozitele Arhivelor Naţionale centrale sau ale unei direcţii judeţene a arhivelor Naţionale. Cuprinde
istoricul creatorului de fond, al fondurilor şi colecţiilor, sinteza conţinutului documentelor, precum şi
indicaţii asupra posibilităţilor de folosire a acestora. Se prezintă fondurile şi colecţiile care sunt
ordonate, inventariate şi sunt date spre cercetare, care trebuie să cuprindă următoarele elemente: -
denumirea creatorului de fond, denumirea fondului sau colecţiei; - istoricul fondului sau colecţiei; -
prezentarea conţinutului documentelor. Istoricul instituţiei sau societăţii creatoare trebuie să atingă
următoarele chestiuni: - data înfiinţării - competenta materială şi teritorială - locul în ierarhia
instituţională; - data şi modul reorganizării; - data desfiinţării; - schimburi în denumiri; - comasări. În
cazul fondurilor personale se dau informaţii biografice referitoare l a creatorul de fond, iar în cazul
fondurilor familiale informaţiile se vor referi la istoricul familiei respective şi al posesiunilor sale. Pentru
colecţii se va indica alcătuitorul (instituţia sau persoana), data şi împrejurările constituirii colecţiei,
modul de completare şi organizare.
Istoricul fondului va conţine următoarele informaţii:
 anii extremi (cu menţionarea perioadelor pentru care lipsesc documentele),
 cantitatea totală a documentelor în m.l. şi u.a.,
 sistemele de registratură şi de arhivare folosite în decursul constituirii fondului,
 instrumentele de evidenţă şi informare utilizate şi existenţa în depozitele altor instituţii a unor

documente din fondul respectiv.
Prezentarea fondurilor se sistematizează pe ramuri de activitate, iar în interiorul fiecărei ramuri,

în funcţie de subordonare sau pe grupe de instituţii de acelaşi tip, iar în cadrul acestora, după
importanţa fondurilor sau în ordinea alfabetică a denumirilor.
Fondurile personale şi familiale se prezintă în îndrumător în ordine alfabetică. Colecţiile se prezintă

după prezentarea fondurilor.
Fiecare prezentare va fi însoţită de bibliografia folosită la întocmirea istoricului instituţiei,

fondului sau colecţiei, precum şi a lucrărilor publicate pe baza documentelor din fondul respectiv. În
introducere se dau informaţii privind istoricul direcţiei judeţene care a întocmit îndrumătorul, fondurile
deţinute, cu importanţa lor istorică şi documentară, instrumentele de evidenţă a documentelor şi modul
lor de folosire, metodologia de lucru. De asemenea, pentru ilustrarea unor probleme prezentate în
îndrumător pot fi date, în cuprinsul lucrării sau la sfârşitul ei, reproduceri după documente.
Catalogul. Prezintă, în mod detaliat, conţinutul documentelor unui fond sau ale mai multor fonduri,
stabilite după anumite criterii (cronologic, tematic, topografic, de limbă etc.). Fişa de catalog conţine,
pe lângă elementele de inventar, toate topicele şi instituţiile menţionate în document, numele de
persoane, de ocupaţii, de dări, obligaţii etc. În cazul în care unele documente au fost editate vor fi
citate publicaţiile, menţionându-se formele în care au fost publicate, de la forma cea mai complexă
(text integral), la menţiuni. Aparatul ştiinţific va cuprinde o listă bibliografică, listă de corespondenţă a
cotelor pe fonduri, indici, glosar.
În cazul documentelor feudale, se adaugă şi o listă cronologică a logofeţilor, a diecilor, ca şi a

ispravnicilor, lista documentelor false şi lista documentelor cu data rectificată.
Glosarul. Cuprinde lista alfabetică a arhaismelor, regionalismelor, termenilor speciali şi a celor mai
puţin cunoscuţi, întâlniţi în documente, dându-se, pentru fiecare, explicaţii clare şi concise. La fiecare
termen se va menţiona cotele documentelor în care poate fi regăsit.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 44
Suport curs ARHIVAR
Indicele de documente. Este o lucrare arhivistică ştiinţifică prin care se urmăreşte punerea în
valoare, într-o formă concisă, a întregii documentări posibile existente într-un fond sau colecţie, fie pe
perioade istorice, fie teritorial sau nominal. După modul lor de alcătuire, există trei categorii de indici:
1. indicele cronologic – cuprinde lista completă a documentelor aparţinând unui fond, indiferent de
forma în care s-au păstrat (original, copii, traduceri, inserţii şi menţiuni), cu specificarea următoarelor
elemente: data, locul emiterii, chestiunea – reprezentată printr-un cuvânt indice care individualizează
actul respectiv; forma, limba, natura şi cota lui;
2. indicele toponimic – pune în evidenţă topicele atestate în documentele unui fond – constă în
repertorizarea alfabetică a acestora, cu menţiunea apartenenţei teritoriale, a datei şi cotei
documentului în care sunt cuprinse;
3. indicele onomastic - urmează structura celui toponimic, cu deosebirea că pune în valoare nume
de persoane la care se specifică titlul sau calitatea lor.
Fiecare indice este prevăzut cu o prefaţă, liste de prescurtări, indicaţii bibliografice; în cazul
indicelui cronologic, aparatul ştiinţific va cuprinde şi indici toponimici şi antroponimici.
Prefaţa cuprinde expunerea metodei de lucru folosită în elaborarea indicelui, formele sub care se
află materialul istoric aparţinând unui fond (acte originale şi copii, foi volante, traduceri sau transcrieri
în condici, dosare), descrierea manuscriselor provenite din acesta, situaţii statistice din care rezultă
numeric limba, materia şi forma de transmitere a documentelor, cotele u.a., cu aceeaşi provenienţă,
arhivate în colecţii separate.
Ediţiile de documente. Se realizează după criteriul cronologic sau tematic. După stabilirea temei se
va studia bibliografia privind tema respectivă, documentele publicate, fondurile şi colecţiile arhivistice
în care se găsesc documentele referitoare la tema aleasă.
La stabilirea şi transcrierea textului documentului ce va fi publicat se vor avea în vedere normele

elaborate de Academia Română, pentru publicarea documentelor. În acelaşi timp cu transcrierea
documentelor se va întocmi un rezumat pentru fiecare document în parte, care va cuprinde
următoarele elemente: data, locul de emitere, emitentul şi destinatarul sau autorul, conţinutul
documentului.
Aparatul ştiinţific este format din introducere, precedată eventual de prefaţă, notă asupra ediţiei,
rezumatul introducerii într-o limbă de circulaţie internaţională, bibliografie, note, lista documentelor,
indice general sau indici de onomastică, de materii şi subiecte, glosar, reproduceri de documente,
planşe, hărţi, tabla de materii.
În introducere se dau informaţii asupra fondurilor şi colecţiilor sau chiar a arhivei unde se păstrează
documentele. De asemenea, se prezintă un tablou sintetic, general, al conţinutului documentelor,
împrejurările în care au fost redactate, legătura dintre ele, analizându-se informaţiile mai importante,
aspectul istoric al problemei căreia îi este consacrată publicaţia şi caracteristicile epocii în care se
încadrează tema culegerii. În nota asupra ediţiei se fac referiri la fondul sau fondurile din care provin
documentele ce se publică, particularităţile lor mai importante, metoda de editare, indicaţii asupra
aparatului ştiinţific, colaboratorii etc. De asemenea, se specifică tema, limitele cronologice şi
geografice, planul general al ediţiei, repartizarea documentelor pe volume, corelaţia dintre diferitele
părţi şi planul volumului respectiv. În bibliografie sunt indicate publicaţiile, lucrările de analiză şi
volumele de documente unde se găsesc informaţii privind tema volumului editat.
Albumul de documente. Este o culegere de documente întocmită pe diferite criterii tematice (istorice,
paleografice, de limbă, suport etc.) şi elaborată prin tehnica reproducerilor tehnice (fotografii,
facsimile). Se întocmesc albume de paleografie dar şi albume de documente menite să popularizeze
valorile documentare păstrate în depozitele Arhivelor Naţionale.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 45
Suport curs ARHIVAR
10. DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAŢIONALE
Dezvoltarea tezaurului arhivistic naţional presupune preluarea de către Arhivele Naţionale (şi
prin direcţiile judeţene) a tuturor documentelor permanente de la creatori şi deţinători. Au fost însă
situaţii în care s-au predat documente fără o evidenţă sumară (în cel mai bun caz), fapt ce a
determinat prelucrarea arhivistică a acestora în depozitele Arhivelor Naţionale, ceea ce a dus la
întârzierea valorificării lor prin cercetare. Fără îndoială că principala sursă de dezvoltare a FAN a
constitui-o (şi o constituie) administraţia de stat ce creează documente privind toate domeniile vieţii
sociale, la aceasta se adaugă numeroasele societăţi comerciale private care au obligaţia (pe care nu o
respectată în totalitate) de a depune documentele permanente. Pentru a se reglementa finalmente
această situaţie, Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) cuprinde – sub acest aspect - prevederi clare şi
neinterpretabile.
10.1. REGLEMENTĂRI CONTEMPORANE PRIVIND DEPUNEREA

DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAŢIONALE
Regulile ce trebuie urmate astăzi pentru depunerea documentelor la Arhivele Naţionale sunt
cuprinse în Legea 16/1996 şi Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente (Ordinul 217/23 mai 1996). Problema aceasta este abordată în secţiunea a IV-a, numită
Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale, din Legea Arhivelor Naţionale (16/1996), art. 13-19.
La art. 13 se consemnează obligativitatea persoanelor juridice creatoare şi deţinătoare de

documente de a depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile judeţene a
următoarelor tipuri de documente:
- documentele fotografice şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
- documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de

ani de la crearea lor;
- documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
- actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
- matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi
denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
De asemenea, la art. următor, creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac
parte din FAN al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în
desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naţionale, în cazul
creatorilor şi deţinătorilor la nivel central şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale,
pentru ceilalţi creatori şi deţinători. De subliniat faptul că Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul
Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie
şi Pază şi Academia Română îşi pot păstra, fără nici o aprobare, documentele proprii şi după
expirarea termenelor de depunere.
Atunci când Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene nu au spaţii necesare pentru preluarea
efectivă a documentelor permanente, iar creatorul sau deţinătorul acestora asigură condiţii de păstrare
satisfăcătoare, documentele sunt lăsate, în custodie, la creator sau deţinător. Arhivele Naţionale sau
direcţiile judeţene preiau inventarele acestor documente, în 3 exemplare, împreună cu procesul-verbal
de predare-preluare (unde se menţionată faptul că s-a ajuns la această formă de depunere din lipsă
de spaţiu şi obligaţiile unităţii la cere rămân documentele în custodie).

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 46
Suport curs ARHIVAR
Organizaţiile particulare şi personale fizice care deţin documente ce fac parte din FAN le pot depune
la arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite. Dacă doresc să
vândă documente, Arhivele Naţionale au drept de preemţiune de aceea sunt obligaţi să comunice
acest lucru (printr-o ofertă – în trei exemplare - care va cuprinde provenienţa documentelor –
moştenire, cumpărare etc. – opţiunea pentru vânzare, inventarul documentelor, cantitatea
documentelor în m.l. şi u.a.) şi să aştepte răspunsul timp de 60 de zile de la data înregistrării
comunicării. Documentele supuse vânzării vor fi expertizate de către Comisia de atestare a
apartenenţei documentelor la Fondul Arhivistic Naţional, care funcţionează atât la arhivele naţionale
cât şi la fiecare direcţie judeţeană. Dacă acestea intră în FAN, oferta vânzătorului va fi analizată de
Comisia de evaluare şi achiziţii (funcţionează în fiecare instituţie a Arhivelor Naţionale). Un exemplar
al ofertei şi al procesului verbal al Comisiei de evaluare şi achiziţii, al inventarului cu precizarea
sumelor acordate, al contractului de vânzare-cumpărare se vor transmite Serviciului financiar, care
urmează să plătească ofertantului suma de bani stabilită. Al doilea exemplar al actelor sus arătate se
depune la evidenţa fondurilor şi colecţiilor, pe baza unui proces verbal de predare primire însoţit de
documentele achiziţionate. Procesul verbal va consemna predarea documentelor achiziţionate în
gestiunea unui depozit, sun semnătura şefului de depozit şi cu menţionarea datei şi a numărului sub
care a fost înscris în registrul general de arhivă fondul/colecţia. Înscrierea în acest registru se
efectuează pe baza ofertei. Documentele preluate de la persoane fizice se constituie de regulă, când
este vorba de cantităţi mai mari, în fonduri personale sau familiale. Aici se cuprind şi documentele
colecţionate de persoana respectivă. Când este vorba exclusiv de astfel de documente, ele se
constituie în colecţii aparte, purtând numele colecţionarului.
În Instrucţiunile privind activitatea de arhivă amintite la început, se precizează că preluarea

documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele naţionale se efectuează prin confruntarea
inventarelor cu u.a. Totodată, se face şi verificarea modului de constituire a u.a. predate. Împreună cu
documentele se preiau şi inventarele acestora, în trei exemplare. Predarea-preluarea se
consemnează într-un proces-verbal, întocmit în două exemplare (vezi anexa XX). Procesul-verbal se
întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul lui fiind trecut în registrul
de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. El se înregistrează şi la Arhivele
Naţionale. De subliniat faptul că, la preluare, fiecare fond sau colecţie se inventariază aparte (după
modelul din anexa XXI). Împreună cu documentele se preiau şi trei exemplare din inventar, împreună
cu un exemplar din procesul-verbal de predare-preluare, din cele două întocmite.
În Normele Tehnice, 1996 (art.145) se prevede faptul că în cazuri excepţionale, Arhivele

Naţionale şi direcţiile judeţene pot prelua cu aprobarea directorului Arhivelor Naţionale sau a şefilor
direcţiilor judeţene fonduri şi colecţii neinventariate sau sub termenul legal, dat numai în următoarele
situaţii:
- când documentele sunt scrise în limbi şi paleografii străine, iar creatorii sau deţinătorii nu au
specialiştii necesari pentru ordonarea, inventarierea şi selecţionarea acestor documente;
- când documentele prezintă valoare ştiinţifică deosebită şi creatorii sau deţinătorii nu dispun
de condiţii corespunzătoare de păstrare şi nici nu există posibilităţi pentru crearea unor asemenea
spaţii de depozitare;
- când documentele au fost afectate de calamităţi naturale, iar creatorii şi deţinătorii de arhivă
nu au condiţii de asigurare a conservării şi păstrării lor;
- când documentele au fost create de organizaţii politice sau obşteşti, instituţii şi unităţi ce şi-
au încetat activitatea, fără a avea un continuator care să asigure securitatea şi conservarea arhivei
unităţii desfiinţate.
Spaţiul de depozitare de care dispun Arhivele Naţionale destul de limitat, chiar dacă în
ultimele decenii s-au construit localuri noi şi repartizat clădiri destul de generoase ca suprafaţă,
determină preluarea selectivă a documentelor, urmărindu-se mai ales arhivele instituţiilor mai
importante ce conţin documente de mare valoare ştiinţifică. Un element important pentru preluarea
documentelor îl constituie şi vechimea lor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 47
Suport curs ARHIVAR
Oricum prin depunerea de documente la Arhivele Naţionale creşte tezaurul documentar al ţării şi se
protejează o parte din mărturiile importante ale trecutului nostru, în condiţiile în care documentele
preluate de la deţinători de către Arhivele naţionale sau direcţiile judeţene, nu mai pot fi retrase din
administrarea lor.
10.2. PRELUAREA ARHIVELOR SOCIETĂŢILOR COMERCIALE LICHIDATE SAU

REORGANIZATE
Momentul decembrie 1989 din istoria noastră a adus după cum se poate constata schimbări
radicale din toate punctele de vedere. Vechile structuri instituţionale au fost înlocuite cu altele în acord
cu noul curs al vieţii. Diversele probleme ale economiei au generat schimbări deseori dramatice pentru
multe din unităţile economice care din variate motive au fost lichidate sau au falimentat. Astfel,
arhivele respectivelor unităţi au ajuns la voia întâmplării, existând pericolul distrugerii unei părţi
însemnate din baza documentară pentru studierea istoriei contemporane. Observându-se acest
pericol, Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene au fost nevoite să efectueze consistente preluări de
salvare a acestor documente (neordonate, neinventariate şi neselecţionate). S-a ajuns la această
situaţie deoarece creatorii documentelor au jucat un rol important în plan politic, economic, social sau
cultural, valoarea lor este greu de apreciat momentan, iată de ce trebuie o atenţie sporită în păstrarea
şi conservarea lor.
Din păcate, legislaţia din ultimul deceniu a secolului trecut referitoare la reorganizare unităţilor
economice de stat, la lichidări etc. nu oferă nici o soluţie pentru salvarea arhivelor. Totuşi în
Regulamentul de aplicare a Legii fondului funciar (18/1991), se stipulează ca arhivele fostelor CAP-uri
să fie depuse la primării. De asemenea, în Legea contabilităţii (82/1991) se precizează că în cazul în
care regiile autonome, societăţile comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi
celelalte persoane juridice, precum şi persoanele fizice care au calitatea de comerciant în cazul
încetării activităţii, au obligaţia să depună, la Arhivele Statului, bilanţul contabil, registrele, statele de
plată.
Prin Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) s-au limpezit unele aspecte. O prevedere
importantă, care dacă s-a pune în practică poate ajuta la recuperarea arhivelor unităţilor desfiinţate,
este cuprinsă în art. 34, unde se arată obligativitatea creatorilor şi deţinătorilor de documente să
comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene, documentele
care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii. De asemenea, la art. 18 se
precizează că în cazul desfiinţării a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea
acestuia să fie continuată de un altul, documentele cu valoare istorică vor fi preluate de Arhivele
Naţionale, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind
drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la
direcţiile judeţene ale acestuia. În Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente lucrurile sunt prezentate mai detaliat. Se arată obligaţia şefului compartimentului de arhivă
de a întocmi un proces-verbal în prezenţa Arhivelor Naţionale (sau a direcţiei judeţene a Arhivelor
Naţionale), în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de
prelucrare (inventariere, selecţionare), starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de şeful
compartimentul de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al
procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale (sau a direcţiei judeţene a Arhivelor
Naţionale). Sub aspect teoretic chestiunile sunt destul de bine aşezate, dar nici Arhivele Naţionale, nici
direcţiile judeţene şi nici Ministerul Protecţiei Sociale nu dispun de spaţiu pentru preluarea acestor
documente rămase la voia întâmplării. Şi atunci nu este de mirare că arhiva unităţii desfiinţate este
aruncată prin pod, pivniţă sau în alte spaţii improprii, iar noul proprietar al clădirii având nevoie de
spaţiul respectiv, doreşte să scape cât mai repede de ea, astfel documentele sunt vândute ca
maculatură.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 48
Suport curs ARHIVAR
ARHIVELE NAŢIONALE ALE ROMÂNIEI
CADRU LEGAL
1. Legea nr.16/1996 (Legea Arhivelor Nationale).
2. Legea nr.358/2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996.
3. Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de Zi nr.217 din 23 mai 1996.
4. H.G.nr.51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor
de documente, persoane juridice, care s-au desfiintat.
5. Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public.
6. Normele metod. de aplicare a Legii nr 544/2001, privind liberul acces la informatiile de interes public
7. Legea nr.182/2002, privind protectia informatiilor clasificate.
8. Legea nr.52/2003, privind transparenta decizionala în administratia publica.
9. Legea nr.188/1999, privind Statutul functionarilor publici cu modificarile si completarile ulterioare.
10. Legea nr.161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei în exercitarea demnitatilor
publice, a functiilor publice si mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei.
STRUCTURA ORGANIZATORICA
- Directia Arhivelor Nationale Istorice
- Centrale - D.A.N.I.C.
- Directia de Asigurare Tehnico-Materiala si Conservare - D.A.T.M.C.
- Cabinetul Directorului General - C.D.G.
- Directii judetene (41)
- Directia Municipiului Bucuresti
- Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica ,,Prof. Aurel Sacerdoteanu"
ATRIBUTII :
Arhivele Nationale, unitate componeta a Ministerului Administratiei si Internelor asigura administrarea,
supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al României (Art. 3 Legea 16/1996).
Arhivele Nationale îsi exercita atributiile prin compartimentele specializate si directiile sale judetene:
a) elaboreaza, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme si metodologii de lucru pentru
organizarea si desfasurarea întregii activitati arhivistice, inclusiv pentru clasificarea si includerea în
Fondul Arh. National al României a documentelor prevazute la art. 2, care se dau publicitatii, dupa caz
b) controleaza aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare pe linia muncii de arhiva si stabileste
masurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National
al României, în conditiile si la termenele prevazute în prezenta lege;
d) asigura evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor pe care le detine
e) asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor Nationale si reteaua automatizata de informare si
documentare arhivistica, stabileste masuri pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru
colaborarea serviciilor de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din
cadrul Sistemului national de informare si documentare;
g) elaboreaza si editeaza "Revista Arhivelor" si alte publicatii de specialitate, destinate informarii si
sprijinirii cercetarii stiintifice, precum si punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic National al României;
i) la cerere sau din oficiul atesta daca un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
National al României;
j) autorizeaza scoaterea temporara peste granita a copiilor documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic National al României, în scopul expunerii sau documentarii cu ocazia unor manifestari
stiintifice sau culturale internationale;
k) stabileste si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare din strainatate, în vederea informarii
reciproce în domeniul arhivistic si al schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea;
asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si participa la
congrese, conferinte, reuniuni si consfatuiri arhivistice internationale;
l) controleaza si asigura aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare pe linia muncii de arhiva si pe linia
realizarii protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, respectiv a

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 49
Suport curs ARHIVAR
celor ce privesc apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor documente, atât în timp de
pace, cât si la mobilizare sau razboi;
m) Arhivele Nationale elibereaza la cererea persoanelor fizice si juridice certificate, copii si extrase
dupa documentele pe care le detin în depozitele proprii prin intermediul compartimentelor special
11. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR SI REALIZAREA

ARHIVELOR ELECTRONICE DE DOCUMENTE
11.1 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
11.1. Descrierea de ansamblu

Acest pas descrie stocarea si partajarea documentelor electronice si pe hartie. Cu cat proiectul
este mai mare, cu atat mai dificila devine partajarea eficienta a informatiilor intre toti membri echipei si
partile interesate de proiect . Acest aspect intervine mai ales cand mai multe persoane lucreaza la un
livrabil mare. Daca managerul de proiect nu se gandeste dinainte la aceste procese pentru
managementul documentelor, echipa va intampina probleme in gasirea informatiilor relevante. Acestia
se vor simti de asemeni frustrati in gestionarea livrabilelor aflate in formate inconsistente. In general,
aceasta rezulta in accentuarea confuziei si efortul de refacere a lucrarilor deja terminate.
In general, ideea managementului documentelor este similara cu ceea ce se face pentru

managementul codului sursa al programelor pentru calculator. Managementul codului sursa trebuie
facut cu ajutorul unei unelte pentru managementul schimbarilor software, sau al unei baze de date
care tine evidenta proprietatii codului si a versiunilor. Fara astfel de unelte, dezvoltarea si intretinerea
proiectelor software de mari dimensiuni ar fi foarte dificila. In acelasi mod trebuie aplicat si
managementul si controlul documentelor, in special pentru proiectele mari.
Citeva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa spunem ca proiectul va crea multe
documente care trebuie stocate si partajate – de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul Situatiilor
Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc.
Dupa ce un document este creat, membrii echipei trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de
complexitatea uneltei software, documentul poate fi plasat intr-un director din retea, intr-un director
aflat pe discul local, intr-un pachet software pentru managementul documentelor, etc.
Dupa crearea documentului, trebuie sa se stie cine poate avea acces la el. Majoritatea documentelor
pot fi accesibile intregii echipe, dar se vrea ca acestia sa aiba doar drepturi de citire – nu de
modificare. Trebuie creata o conventie de denumire pentru documentul original si pentru orice
revizuire a sa. Spre exemplu, daca se actualizeaza Definitia Proiectului, trebuie ca documetul
actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa se salveze documentul original
si sa se denumeasca noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile pentru
managementul documentelor.
Sa analizam de asemeni si rapoartele asupra starii curente. Trebuie gandit dinainte ce conventie de
denumire se va folosi pentru rapoartele asupra starii curente. Daca fiecare membru al echipei trimite
managerului de proiect un raport, nu va trece mult pana cand managerul de proiect va avea zeci sau
sute de rapoarte. Daca formatul raportului este “Nume / Data / Raport asupra Starii Curente” sortarea
se va face in ordine cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite “Nume / Raport asupra Starii
Curente / Data”, sortarea se va face dupa numele perosanei. Poate ca managerul de proiect ar trebui

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 50
Suport curs ARHIVAR
sa stearga rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt componente ale
managementului documentelor.
Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele mici. Pentru
proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar aparand confuzii,
incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza
11.2. Date structurate si nestructurate

Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate.
Datele structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele
structurate se refera la fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor
de stocat si accesat prin intermediul programelor de calculator.
In schimb, datele nestructurate sunt de obieci intr-un format care este mai usor de inteles pentru
oameni. Datele nestructurate includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si video, etc. Datele
nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului, dar intelegerea
continutului de baza se face in continuare de catre oameni.
Aceasta sectiune a Metodologiei TenStep prezinta aspectele managementului documentelor. Cu toate

ca documentele sunt preocuparea principala pentru toate proiectele, acest termen poate fi extins la
proiect pentru a include orice tip de data nestructurata descris anterior. Cu alte cuvinte, daca proiectul
genereaza fisiere audio si video, se pot utiliza aceleasi tehnici pentru conventiile de denumire,
indexare, stocare, etc.
11.3. Realizarea arhivelor electronice de documente

Viitorul arhivarii electronice in Romania, si nu numai, este unul promitator. Din acest motiv,
companiile care au trecut la stocarea documentelor in format electronic, le pastreaza şi in format fizic,
operand, practic, cu două arhive, cea electronica pentru lucrul intern, si cea pe hartie pentru a avea
acoperirea juridică impusă de lege.
Arhiva electronica, conform Legii nr.135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor in forma
electronica, se defineste ca fiind sistemul electronic de arhivare, impreuna cu totalitatea documentelor
in forma electronica arhivate .
Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor;
A lucra fara hartii – este, practic, posibil acest lucru?
Sunt dulapurile noastre de la birou arhipline cu acte? Facem teancuri de hartie pe biroul nostru?
Arhiva noastra este de mult epuizată? atunci, cu siguranţă că visam tot mai des la ’’un birou fara
hartii’’.
Biroul fara hartii: posibil din punct de vedere tehnic
Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astăzi posibil:
 Se intocmesc oricum deja toate informaţiile pe calculator.

 Se transmit documentele intocmite de noi pe calculator.
 Se transmit documentele de noi insine prin E-Mail sau faxul de calculator.
 Se inmagazineaza documentele in memoria calculatorului nostru.
Acum ar mai trebui doar să introducem in sistem documentele care ajung la noi pe suport de hartie:
 Cu un scanner am putea cuprinde documentele şi le-am putea face potrivite pentru EDV
 Ar trebui să denumiţi documentele scanate si sa le trecem pe o dischetă – pentru aceasta ar fi
nevoie de un software potrivit şi fie suficientă capacitatea pe suportul magnetic de inmagazinare

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 51
Suport curs ARHIVAR
(memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care sa se inregistreze sau sa asculte purtatorii optici de
date.
 Apoi, am putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau incepand o cautare pe text.
Presupunand că nu vom lasa niciodată nimic neimplementat pe calculator si vom distruge imediat
toate documentele pe suport de hartie scanate, atunci vom avea un birou fara hartii pe el.
Managementul electronic al documentelor realizeaza premisele pentru intocmirea, administrarea,

transmiterea, depozitarea si arhivarea fara hartii precum si pentru cautarea şi regasirea de
documente.
Dupa funcţia de baza a unui sistem de management al documentelor, poate fi vorba despre una
din următoarele sisteme:
1. pentru depozitare pe termen lung
• Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate in special pentru depozitarea pe termen lung a actelor obisnuite şi
formularelor, care sunt stranse, dipitalizate, denumite şi inmagazinate electronic.
2. pentru căutare complexă
• Sistemul de Retrieval/căutare
Daca trebuie sa se revină asupra conţinutului unor informatii si documente care sunt
inmagazinate in banci de date şi arhive, deci este vorba despre functii complexe de cautare, selectie şi
studiere, atunci se utilizează sisteme de Retrieval.
De exemplu, cu ajutorul unei arhive electronice de materiale de presa cu funcţie de Retrieval, se

poate răspunde foarte repede la întrebarea: ’’Ce s-a putut citi în presa germana, în ultimele 6
saptamani, despre noul nostru produs?’’.
3. pentru documentele care parcurg mai multe etape de prelucrare
• Sistemul de Workflon
Aici este vorba despre sisteme pentru susţinerea unui procedeu (proces). Documentele sunt
transmise mai departe, electronic, intr-un proces definit. Deci, dacă referentul de specialitate A şi-a
format treaba pe care o avea de facut in ce priveşte un document – de exemplu un contract de
asigurare – sistemul recunoaşte acest lucru şi transmite automat respectivul document mai departe
referentului de specialitate B, care are de facut (rezolvat) treburile care tin de el.
Linia dezvoltarii indică sensul integrarii tuturor funcţiilor într-un sistem. Dar astazi, in practica, nici pe
de parte incă sistemele nu prezintă toate funcţiile.
Spaţiu necesar mai mic
De necontestat – 8 avantaje ale arhivării electronice, faţă de arhivarea documentelor pe suport de

hârtie
1. Reducerea necesarului de spaţiu cu cel puţin 90%.

2. Prelucrare mai rapidă
Gasirea si prelucrarea documentelor in cateva secunde, prin aceasta reducem:
- timpul pentru luarea deciziilor
- timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte
- timpul de pana acum, necesar pentru cautarea hartiillor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 52
Suport curs ARHIVAR
- Costurile de personal pentru cautare, accesare şi administrare pot fi de asemenea
micşorate.
3. Acces mai rapid la informaţii
In sfera informatiilor nu mai există franturi din punct de vedere al locului unde ele se gasesc – deci, nu
mai trebuie sa ne gandim dacă o informaţie pe care o cautam se gaseşte pe suport de hartie sau pe
calculator.
4. Informatiile sunt accesibile în acelaşi timp
A scapa de copierea şi transportul fizic al actelor.
5. Orice informatie este pentru orice colaborator (angajat) autorizat al firmei accesibilă.
Asadar, documentele pot fi prelucrate, in paralel, de diferiti colaboratori (angajati)
6. Documentele stau la dispozitia tuturor utilizatorilor autorizati fara limitare de timp –

indiferent de ’’orele de deschidere (accesare)’’.
Usor de intocmit: dublitele (exemplar dublu, în dublu exemplar)
7. Pot fi inlocuite usor dublite pentru depozitare externa de siguranta sau pentru utilizare
externa - de exemplu pe santiere.
Suporturile optice de date nu sunt sensibile
8. Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea aerului sau variatiile de
temperatura si, potrivit producatorilor, dovedesc o durabilitate de cativa zeci de ani.
Cum arată (care este) reversul medaliei?

Inainte de a incepe sa cumparam scanner, CD-Writer sau Software, ar trebui sa ne gandim la
cateva lucruri de bază. Aceasta, deoarece ceea ce teoretic – sau în reclama producatorului – pare
adesea simplu, la transpunerea in practica apar probleme neprevazute.
In pofida tuturor avantajelor aratate, in multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi chiar imposibil, sa
nu fie chiar nici un document pastrat pe suport de hartie.
Exemplu: acces mai puţin rapid la acte Ne imaginam ca, in calitate de sef al unui departament al firmei
(intreprinderii), ar trebui urgent sa mergem la un client, deoarece a aparut acolo o problema si dorim
sa luam toate actele care au legatura cu acest caz. Rugam acum pe secretara sa ne tipareasca totul?
In cazul unor situaţii (probleme) mai complexe, acest lucru ne-ar lua destul de mult timp. Sau, spunem
să ne copieze pe Laptop toate actele? Şi acest lucru ar necesita timp, pe care, probabil, nici nu il
avem acum.
Mai aproape de realitate: un birou mai sarac în hartii.
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hartii reprezinta, clar, într-o ofensiva. deci, este
vorba despre gasirea unei combinatii eficiente între documente pe suport de hartie şi documente
pastrate electronic, unde faptul că respectivele acte se gasesc in locuri diferite nu are consecinte
semnificative.
Ce ar trebui avut in atentie?
Inainte de a ne decide pentru arhivare electronica, ar trebui sa ne asiguram ca:
 aceasta este rentabila,

 siguranta datelor – si pentru timp indelungat – este asigurata,
 cerintele legate sunt indeplinite.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 53
Suport curs ARHIVAR
Factori si criterii ce privesc costurile.Ce costuri se ivesc?
Rentabilitatea arhivarii electronice se vede abia atunci cand comparam utilitatea – asteptata si
calculata – cu costurile.
Costuri unice sunt pentru:

 Hardware
 Software
 Planificarea şi derularea proiectului (personal intern si extern)
 Instruire
Costuri permanente.
Costuri permanente sunt pentru:
 Personal
 Intretinere şi prestari servicii
 Intreprindere (firma)(suporturi de date, material, spatii, asigurari)
11.4. Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica

Orice persoana fizica sau juridică are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma
electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile Legii nr. 135/15 mai 2007.Furnizarea
serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile şi se desfasoara in
concordanta cu principiile concurentei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare.
Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si

supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de
conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea de reglementare si
supraveghere specializata in domeniu.
Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de

indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnarea electronica extinsa a titularului

dreptului de dispozitie asupra documentului, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are
valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului.
Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul
arhivei electronice;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta
legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor:
- proprietarul documentului in forma electronica;

- emitentul documentului in forma electronica;
- titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;
- istoricul documentului in forma electronica;
- tipul documentului in forma electronica;
- nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;
- formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;
- cuvintele- cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;
- elementele de localizare a suportului fizic;
- identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;
- data emiterii documentului;
- data arhivarii;
- termenul de pastrare a documentului.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 54
Suport curs ARHIVAR
Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor
in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forme electronic si sa
dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul
desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.
Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care
titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.
Administratorul arhivei electronice mai are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la

dispozitie programe informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma electronica,
arhivat din formatul in care a fost generat intr-un format care sa permita vizualizarea, reproducerea si
stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor in uz curent.
Din obligatiile pe care le mai are administratorul arhivei electronice amintim:
- intretinerea arhivei electronice;

- crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in forma
electronica arhivate si care se actualizeaza permanent off-line;
- utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea, securitatea
si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica arhivate;
- asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat, etc.
Arhivele electronie sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu

respectarea normelor privind asigurarea: integritatii si securitatii documentelor in forma electronica,
securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice.
11.5. Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei

electronice - ANC
Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniul arhivarii electronice este

ANC care gestioneaza Registrul administratorilor de arhive electronice si este actualizat permanent
ANC face publice, spre consultare, urmatoarele date din registru:
- tipul administratorului de arhive electronice, denumit in continuare administrator - persoana
fizica sau juridica;
- numele si prenumele sau denumirea administratorului, dupa caz;
- data la care si-a inceput activitatea;
- descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronica;
- domiciliul sau sediul - tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament,
cod postal, telefon, fax, e-mail, pagina de internet;
- cetatenia, pentru persoana fizica, sau nationalitatea, pentru persoana juridica;
- situatia activitatii administratorului: operationala, suspendata, incetata, in curs de transferare.
ANC are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la solicitarea
oricarei persoane interesate, motivata corespunzator. Controalele din oficiu vor fi realizate
periodic, la intervale care nu pot depasi un an.
In vederea exercitarii atributiilor de control, personalul imputernicit in acest scop este

autorizat, in limitele legii:
a) sa verifice conformitatea dintre informatiile declarate in cursul procesului de acreditare si
realitate;
b) sa solicite orice document sau informatie necesara in vederea verificarii respectarii
obligatiilor ce incumba administratorului;
c) sa verifice punerea in aplicare a oricaror proceduri utilizate de catre administratorul supus
controlului.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 55
Suport curs ARHIVAR
Arhivarea electronica a documentelor este guvernata de aceleasi reguli ca si in cazul
documentelor pe suport de hartie si se supune prevederilor legislatiei arhivistice in
vigoare, cu urmatoarele precizari:
a) inregistrarea documentelor in forma electronica de catre sistemul electronic de arhivare

atesta existenta oficiala a documentelor respective. Numarul de inregistrare identifica in mod unic
documentul in cadrul sistemului.
Odata inregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun fel de modificari de continut. Concomitent
cu inregistrarea se completeaza fisa electronica a documentului, in conditiile art. 8 alin. (2) si (3)
din Legea nr. 135/2007;
b) in cazul in care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul
initial, evidenta documentelor pe noile suporturi va include evidenta suporturilor externe si evidenta
continutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate documentele cu acelasi termen
de pastrare;
c) sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sa genereze automat o

evidenta de auditare, in care sunt inregistrate, fara posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile si
actiunile care se produc asupra unui document din momentul inregistrarii si pana la distrugerea
sau transferul acestuia catre Arhivele Nationale;
d) documentele si dosarele arhivate in forma electronica vor fi cuprinse in nomenclatorul

arhivistic al organizatiei, precizandu-se la rubrica Observatii "in forma electronica".
Administratorii care ofera servicii de arhivare electronica pentru terti au obligatia de a

face publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cel putin urmatoarele informatii:
a) datele de contact ale administratorului;
b) descrierea generala a politicilor, procedurilor si tehnologiilor utilizate in activitatea de
arhivare electronica;
c) limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate;
d) obligatiile beneficiarilor;
e) disponibilitatea serviciilor.
Drepturile si obligatiile beneficiarilor
Orice persoana fizica sau juridica poate beneficia de servicii de arhivare electronica a
documentelor.
Pentru depunerea unui document in arhiva electronica, beneficiarul trebuie sa indeplineasca atat
conditiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si urmatoarele conditii:
a) sa posede un certificat digital calificat pentru semnatura electronica;
b) certificatul digital calificat sa fie valabil;
c) sa comunice administratorului informatiile necesare verificarii valabilitatii certificatului folosit
pentru semnarea electronica a documentelor stocate in arhiva electronica.
Beneficiarul are urmatoarele drepturi:

a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea acestuia, in
conditiile art. 14 din Legea nr. 135/2007;
b) atestarea valorii de original sau copie a documentului arhivat;
c) accesul on-line la registrul in forma electronica al arhivei electronice;
d) accesul on-line la fisa electronica atasata in mod obligatoriu fiecarui document intrat in arhiva
electronica, conform regimului de acces stabilit;
e) accesul la programele utilizate de administrator in cadrul activitatii de arhivare, necesare
pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate.
Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public si la fisele electronice
ale acestora se considera asigurat atunci cand persoanele care au drept de acces la documente si la
fisele electronice ale acestora le pot consulta printr-o retea care nu este conectata la internet. Este
necesar acordul scris al beneficiarului in ceea ce priveste utilizarea respectivei retele.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 56
Suport curs ARHIVAR
1. Avantajele utilizarii arhivarii electronice

Avantaje incontestabile
Beneficiile adoptării unei soluţii de arhivare electronică (integrată firesc într-un sistem de
Document Management) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente, care pot
elimina arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare. Dar câştigurile nu se rezumă doar la
atât – o soluţie de DM poate oferi economii de timp şi câştiguri pe plan operaţional foarte importante,
care pot reprezenta un avantaj competitiv important, iar pentru unităţile administrative ar asigura, în
plus, transparenţa actului decizional atât de des invocată în cruciada împotriva birocraţiei.
Un alt aspect foarte important este acela că, în conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai 2007
privind arhivarea documentelor în formă electronică, documentele arhivate în condiţiile legii şi folosind
semnătura electronică au aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie.
S-ar părea deci că se întrunesc toate premisele ca sfârşitul epocii dosarelor cu formulare
alambicate, ştampilelor, a cozilor la ghişee şi goanei după semnături să înceapă să devină vizibil.
Eliminarea depozitelor de acte, în creştere constantă odată cu dezvoltarea business-ului oricărei
companii, ar fi devenit astfel o perspectivă perfect posibilă, controlul şi auditul putând fi realizate
electronic, într-un timp mult mai scurt şi fără a mai bloca personal suplimentar. Unde mai pui că riscul
pierderii unui document, al alterării lui se reduce considerabil, proporţional cu factorul de stres al celor
răspunzători de soarta documentelor.
Avantaje parţiale
Pentru a ajunge la acest stadiu însă, o companie are de trecut prin probele impuse de
ANRCTI, care nu-s deloc uşoare. Cum ar fi: acreditarea administratorului arhivei electronice de către
ANRCTI; obţinerea de certificate digitale calificate pentru semnături electronice pentru persoanele
care au dreptul să depună un document în arhiva electronică, apelarea, dacă este nevoie, la serviciile
unui furnizor de marcă temporală, identificarea unui centru de date în care să depoziteze arhivă
electronică autorizat de ANRCTI.
Prin urmare, realizarea unei arhive electronice „legale“ devine delicată, dacă nu problematică
pe alocuri. Nicigând a se mai vorbi de presiunea pe care legislativul ar putea-o exercita asupra
companiilor interesate în special de avantajul juridic al arhivării electronice.
În plus, în condiţiile în care normele de aplicare a Legii arhivării electronice nu sunt definitivate, nici
normele metodologice de autorizare a centrelor de date în care se depozitează arhivele electronice,
companiile care au deja o arhivă electronică şi au implementat un sistem de Document Management
sunt nevoite să menţină şi o arhivă fizică a documentelor pentru acoperirea cerinţelor legale. Se pierd
astfel exact avantajele invocate în textul legii, respectiv cel al reducerii costurilor de stocare şi
costurilor de imprimare. Iar arhiva electronică deja existentă devine un instrument de lucru intern, fără
relevanţă în exterior.
Este adevărat, într-o atare situaţie, se menţin toate avantajele induse de utilizarea unui sistem
de Document Management, dar nu se poate renunţa la arhiva pe hârtie.
Deşi dubla arhivare este mai costisitoare, analistii, susţin că se obţin totuşi economii:
„Majoritatea companiilor de pe piaţă care implementează un sistem de arhivare electronică menţin în
paralel şi o arhivă fizică pentru acoperirea cerinţelor legale. Însă arhiva fizică în aceste condiţii poate fi
depozitată în altă locaţie decât locaţia principală, o locaţie ce presupune costuri mai mici. Prin urmare
se menţine avantajul reducerii costurilor de stocare.“
Motive pentru dubla arhivă sunt deci:, neîncredrea în calitatea serviciilor de arhivare
electronică, constrângerile legale etc.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 57
Suport curs ARHIVAR
Problema costurilor „legalizării”
În ceea ce priveşte costurile, părerile sunt împărţite. „Teoretic, partea cea mai dificilă a
«digitizării» unei arhive clasice este etapa de scanare a documentelor şi indexarea lor (introducerea
unor câmpuri cu date-cheie aferente documentului).
Odată ce arhiva există în format electronic, iar datele de indexare sunt corect introduse, lucrurile
devin mai simple, pentru că procesele ulterioare pot fi automatizate. Nu este exclus ca anumite cerinţe
de securitate şi conformitate să dubleze sau să tripleze costurile de operare ale unei arhive
electronice.
Un punct de vedere diametral opus este urmatorul: „Presupunând că o companie ar avea
implementată o soluţie de arhivare electronică şi arhiva este deja realizată în format electronic,
«legalizarea» ei – aplicarea unui certificat pe fiecare document electronic – este o operaţie foarte
simplă care presupune doar câţiva paşi din partea administratorului de sistem. Costurile ar fi egale
doar cu costul certificatului digital.“
Există totuşi speranţe

Am putea trage concluzia că „legalizarea“ arhivei electronice, în cazul companiilor care deţin
aşa-ceva, nu va fi un fenomen foarte frecvent, cel putin in perioada curenta.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 58
Suport curs ARHIVAR
BIBLIOGRAFIE :
- Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii
nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica ;
- Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronica
- LEGEA Arhivelor Naţionale - nr. 16/1996 – Republicare *)

M. Of. nr. 293 din 22 aprilie 2014
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. ‒ Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele
create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi
desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le
asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.
Art. 2. ‒ Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei
legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise,
proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii,
matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în
ţară sau de către creatori români în străinătate.
Art. 3. ‒ (1) Administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al

României se realizează de către Arhivele Naţionale, care se înfiinţează prin hotărâre a Guvernului1) la
nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
(2) Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi prin serviciile
judeţene ale Arhivelor Naţionale1).
(3) Protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în condiţii de pace,
potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamităţi naturale, de către creatori şi
deţinători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuţii speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de
specialitate a Arhivelor Naţionale.
Art. 4. ‒ Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte
din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente,
răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile
prevederilor prezentei legi.
CAPITOLUL II
Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia Specială a Fondului Arhivistic

Naţional al României
Art. 5. ‒ Arhivele Naţionale acordă asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a

operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, îndeplinind
următoarele atribuţii:
a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de lucru pentru

organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, inclusiv pentru clasificarea şi includerea în
Fondul Arhivistic Naţional al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau publicităţii,
după caz;

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 59
Suport curs ARHIVAR
b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi stabileşte
măsurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional
al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege;
d) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le

deţine;
e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reţeaua automatizată de informare şi

documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corelarea tehnică şi metodologică şi pentru
colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivistică şi a compartimentelor similare din
cadrul Sistemului naţional de informare şi documentare;
g) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate informării şi

sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României;
h) asigură, prin Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, pregătirea şi

specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României;
j) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări ştiinţifice sau
culturale internaţionale;
k) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în vederea informării
reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe acestea;
asigură aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi participă la
congrese, conferinţe, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internaţionale;
l) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi
conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război.
Art. 6. ‒ În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un consiliu ştiinţific, format din specialişti ai
Arhivelor Naţionale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti din ministerele interesate,
care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme privind normele şi metodologiile specifice de
lucru, publicaţiile de specialitate, precum şi dezvoltarea întregii activităţi arhivistice.
Modul de organizare şi funcţionare, precum şi componenţa consiliului ştiinţific se stabilesc prin

regulament de organizare şi funcţionare, aprobat de directorul Arhivelor Naţionale.
CAPITOLUL III
Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
SECŢIUNEA I
Evidenţa documentelor
Art. 7. ‒ Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor
documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 60
Suport curs ARHIVAR
Art. 8. ‒ (1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor
de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare
creator pentru documentele proprii.
(2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar
cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9. ‒ (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la

constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi
3.
(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru,
potrivit anexei nr. 4.
(3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al serviciilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului
în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un
eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.
SECŢIUNEA II
Selecţionarea documentelor
Art. 10. ‒ (1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a
documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de
creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o
comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
(2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.
Art. 11. ‒ (1) În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind
compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor
proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare
unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează
într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca

fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se
înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de
documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în
cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente.
(3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale
ale comisiilor prevăzute la alin. (2).
(4) În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce
urmează a fi arhivate.
SECŢIUNEA III
Păstrarea documentelor
Art. 12. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau
deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori
comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 61
Suport curs ARHIVAR
(2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii
special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate
de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au
spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
(3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a
documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.
(4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace
adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de
prevenire şi stingere a incendiilor.
(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele
aflate în arhiva societăţilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social.
SECŢIUNEA IV
Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
Art. 13. ‒ (1) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare
permanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de
la crearea lor;
c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea
completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
(2) Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse
spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al preşedintelui
Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se constată că nu mai sunt necesare pentru
desfăşurarea activităţii curente.
Art. 14. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea
activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la
nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători,
în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi.
(2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul
de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei
naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi
după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.
Art. 15. ‒ (1) Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic
Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite
de taxe şi impozite.
(2) Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 62
Suport curs ARHIVAR
Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data
înregistrării comunicării.
Art. 16. ‒ Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase
privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de
documente.
Art. 17. ‒ Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună la
Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a
acestora.
Art. 18. ‒ (1) În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca
activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor
art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al
Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate
şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se
predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
(2) În cazul încetării, în condiţiile legii, a activităţii unei persoane fizice autorizate sau a activităţii unui
profesionist care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente,
sau în cazul în care aceştia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care
alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau
de către organizaţia profesională din care aceştia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
(3) Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind
drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la
casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
(4) În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transferului arhivei către
un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către
lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura
insolvenţei, cu modificările şi completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
(5) În vederea realizării activităţilor prevăzute la alin. (1)-(4) se instituie obligaţia notificării Arhivelor
Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor
Naţionale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de
documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la
datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-
au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi;
b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la

încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate în baza contractelor
prevăzute la alin. (1);
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau
custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi, în termen de 15
zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale
operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre
păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi.
(6) În scopul informării publice se instituie obligaţia de a publica informaţii relevante privind situaţia
documentelor preluate de la creatorii dizolvaţi, astfel:
a) pentru operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 63
Suport curs ARHIVAR
b) pentru Arhivele Naţionale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina proprie de
internet.
Art. 19. ‒ (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie,
prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în
continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor
Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după
caz.
(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau
mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile referitoare la:
a) competenţa profesională ‒ operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă,

având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;
b) baza materială ‒ operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum:

echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activităţilor prevăzute la
alin. (1);
c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi reînnoită pentru
aceeaşi perioadă.
(4) Autorizaţia de funcţionare se reînnoieşte obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei prevăzute la

alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării operatorului economic autorizat să
presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat să presteze servicii
arhivistice depune la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al
Arhivelor Naţionale, după caz, documentaţia actualizată care face dovada îndeplinirii condiţiilor
prevăzute la alin. (2).
Art. 20. ‒ (1) Autorizaţia de funcţionare se suspendă de Arhivele Naţionale sau de serviciile
judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, pentru o perioadă care
nu va putea depăşi 3 luni, în următoarele situaţii:
a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu mai

îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 19 alin. (2);
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfăşoară alte servicii
arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizaţia de funcţionare;
c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancţionat contravenţional
de cel puţin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare intră în vigoare în termen de 5 zile de la data notificării de
către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor
Naţionale, după caz.
(3) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare constă în interzicerea dreptului operatorului economic

care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe
perioada suspendării şi până la data stabilită în notificarea prevăzută la alin. (2), operatorul economic
autorizat să presteze servicii arhivistice are obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru
înlăturarea sau încetarea situaţiilor care au stat la baza suspendării.
(4) Contractele prevăzute la alin. (3), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de nulitate
absolută.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 64
Suport curs ARHIVAR
Art. 21. ‒ (1) Autorizaţia de funcţionare se retrage de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile
judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în următoarele situaţii:
a) la cererea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a furnizat documente conţinând
informaţii eronate cu ocazia solicitării eliberării/reînnoirii autorizaţiei de funcţionare;
c) când, la împlinirea perioadei de suspendare a autorizaţiei de funcţionare dispuse potrivit art. 20

alin. (1) lit. a), operatorul economic nu îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia;
d) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu respectă interdicţia stabilită la
art. 20 alin. (3) sau nu îşi îndeplineşte obligaţiile ce îi revin până la data stabilită în notificarea
comunicată de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al
Arhivelor Naţionale, după caz;
e) în cazul suspendării autorizaţiei de funcţionare, de două ori într-un interval de un an;
f) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu a desfăşurat servicii arhivistice
timp de 2 ani de la data eliberării autorizaţiei de funcţionare.
(2) Autorizaţia de funcţionare se retrage:
a) de la data solicitată de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile
judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în situaţiile prevăzute la
alin. (1) lit. b)-f).
Art. 22. ‒ (1) Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conţină clauze
exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat să presteze
servicii arhivistice, în cazul încetării activităţii acestuia, către un alt operator economic autorizat să
presteze servicii arhivistice.
(2) Contractele încheiate cu nerespectarea obligaţiei prevăzute la alin. (1) sunt lovite de nulitate
absolută.
Art. 23. ‒ Procedura de notificare şi conţinutul notificării prevăzute la art. 18 alin. (5), datele care se
introduc în registrul prevăzut la art. 25 alin. (1) şi condiţiile privind gestionarea acestuia, precum şi
procedurile de eliberare, reînnoire, suspendare sau retragere a autorizaţiei se stabilesc prin norme
metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne2), care se publică în Monitorul Oficial
al României, Partea I.
Art. 24. ‒ (1) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de
proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul au
obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute
de lege.
(2) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente prevăzuţi la alin. (1), precum şi operatorii economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice sunt obligaţi să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării,
sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
(3) Depozitarea documentelor prevăzute la alin. (2) se face în spaţii şi în condiţii corespunzătoare,
avizate de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor
Naţionale, după caz.
(4) Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 65
Suport curs ARHIVAR
Art. 25. ‒ (1) Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi să
presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
(2) Registrul prevăzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste
informaţii se realizează cu respectarea termenelor şi procedurilor prevăzute de reglementările legale
privind liberul acces la informaţiile de interes public.
Art. 26. ‒ (1) Prin excepţie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor
publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, după caz, sunt singurele entităţi care
deţin, administrează, conservă şi protejează arhivele notariale. Aceste entităţi îşi exercită atribuţiile
prevăzute de prezentul alineat, fără îndeplinirea vreunei condiţii prealabile de autorizare.
(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici, după caz, pot
deţine, administra, conserva şi proteja şi alte arhive decât cele notariale, cu îndeplinirea tuturor
condiţiilor prevăzute de prezenta lege.
Art. 27. ‒ Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României o dată intrate, potrivit
legii, în depozitele Arhivelor Naţionale şi/sau ale serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, nu mai pot
fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia celor predate în custodie.
CAPITOLUL IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României
Art. 28. ‒ (1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi folosite
pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative,
elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.
(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere,
de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a
împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau
deţinătoare.
(3) Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri.
Art. 29. ‒ (1) Creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora
sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice,
certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de
pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care
îl privesc pe solicitant.
(2) Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi
ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile prevăzute de lege.
(3) Serviciile arhivistice prestate în condiţiile alin. (1) de către operatorii economici autorizaţi în
prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor tarife ale căror limite maxime
sunt stabilite de Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România, cu avizul Arhivelor
Naţionale.
Art. 30. ‒ (1) Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile
cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol
nu se dau în cercetare.
(2) Fac parte din această categorie documentele care:
a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit prevederilor

constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 66
Suport curs ARHIVAR
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de specialitate şi
consemnată într-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
(3) Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit anexei
nr. 6.
CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
Art. 31. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 2, persoane juridice, au obligaţia de
a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă,
în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora.
(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa acestor

compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de
documente, cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al serviciilor judeţene ale Arhivelor
Naţionale.
Art. 32. ‒ Formarea, atestarea şi perfecţionarea personalului de specialitate din Arhivele Naţionale, cât
şi din celelalte unităţi creatoare şi deţinătoare de documente de arhivă se realizează prin Facultatea
de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.
Art. 33. ‒ Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale va fi dimensionat în funcţie de
calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi face parte din categoria
funcţionarilor publici.
CAPITOLUL VI
Răspunderi şi sancţiuni
Art. 34. ‒ Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională,
civilă sau penală.
Art. 35. ‒ (1) Scoaterea peste graniţă fără drept, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la un an la 5 ani sau cu
amendă.
(2) Înstrăinarea, fără drept, a documentelor prevăzute la alin. (1) către persoane fizice sau juridice
străine constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 ani.
(3) Tentativa se pedepseşte.
Art. 36. ‒ Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite
în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a

nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu

termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform
prevederilor art. 9;
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute

în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor, în condiţiile prevăzute la
art. 11;

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 67
Suport curs ARHIVAR
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute
de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii
de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13;
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al
României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii Arhivelor
Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, de
către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la expirarea
termenelor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17;
h) nerespectarea obligaţiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) şi alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) şi (4), art. 24
şi art. 29 alin. (1), precum şi practicarea de servicii arhivistice cu depăşirea limitelor maxime stabilite
potrivit art. 29 alin. (3);
i) nerespectarea de către toţi creatorii şi deţinătorii de documente a condiţiilor de păstrare, conservare,

punere în valoare, publicitate, precum şi a celor de acces la documente, în condiţiile legii.
Art. 37. ‒ (1) Contravenţiile prevăzute la art. 36 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000
lei.
(2) Amenda se aplică şi persoanei juridice.
(3) În cazul contravenţiilor prevăzute la art. 36 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita instanţei
judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescripţie a
răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile.
Art. 38. ‒ Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 36 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către
împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Art. 39. ‒ Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în termen
de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.
Art. 40. ‒ Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege la sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei
Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin
Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.
CAPITOLUL VII
Dispoziţii finale şi tranzitorii
Art. 41. ‒ Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30
de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, documentele
care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse
în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de aceştia.
Art. 42. ‒ Denumirile Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi Arhivele Statului, folosite în actele
normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naţionale.
Art. 43. ‒ Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale se
aplică, în mod corespunzător, şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale.
Art. 44. ‒ Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 68
Suport curs ARHIVAR
Art. 45. ‒ Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România, cu
modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare prevederilor prezentei legi se abrogă.
ANEXA nr. 1
Aprob,
Preşedintele Consiliului de administraţie,
(director)
.....................
Se confirmă.
Directorul Arhivelor Naţionale
(Şeful Serviciului Judeţean ..... al Arhivelor Naţionale)
......................
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONAL

aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ............ din ...........
Denumirea dosarului
Direcţia Serviciile (conţinutul pe scurt al Termenul de păstrare Observaţii
problemelor la care se referă)
Direcţia secretariat A. Serviciul 1 ............ Permanent

şi administrativă secretariat
2 ............ 10 ani
3 ............ 5 ani
B. Serviciul 1 ............ Permanent

administrativ
2 ............ 10 ani
3 ............ 5 ani
ANEXA nr. 2:
(denumirea creatorului) .................. INVENTARUL PE ANUL ................
(denumirea compartimentului) ................... pentru documentele care se păstrează permanent sau temporar
Nr. Indicativul dosarului Conţinutul pe scurt al

Datele extreme Numărul filelor Observaţii
după nomenclator dosarului, registrului etc.
crt.
Prezentul inventar format din ............. file conţine ................ dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Numerele ................ au fost lăsate la .................., nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. .............................................. .
Astăzi, .........................., s-au preluat .................... dosare.
Am predat, .................. Am primit, .................
Format A4
0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 69
Suport curs ARHIVAR
ANEXA nr. 3
Instituţia .................................................................................................
(regie autonomă, societate reglementată de Legea nr. 31/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare)
PROCES-VERBAL
da predare-primire a documentelor
Astăzi, .............................................., subsemnaţii, ........................................, delegaţi ai

compartimentului ......................................, şi ................................, arhivarul instituţiei
..................................., am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în
perioada ........................... de către serviciul menţionat, în cantitate de ................... dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ...................... pagini

dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.
Am predat, Am primit,
.................. .................
ANEXA nr. 4
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Nr. Preluări Denumirea Datele extreme ale Numărul de dosare

compartimentului documentelor Ieşiri din arhivă
crt. Data După inventar Primite efectiv
1 2 3 4 5 6 7

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 70
Suport curs ARHIVAR
ANEXA nr. 5:
.............................
(denumirea creatorului)
.............................
.............................
(sediul)
PROCES-VERBAL nr. ......................
Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. ................. din ................., selecţionând în şedinţele
din .................. documentele din anii3)................, avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie
înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.
Preşedinte, ..................... Secretar,
................... (numele şi prenumele) .....................
(numele şi prenumele) (numele şi prenumele)
Semnătura
Semnătura ..................... Semnătura
.................. ..................... .....................
Membri, ..................... .....................
Format A5
ANEXA nr. 6
LISTA
termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind interesele naţionale,
drepturile şi libertăţile cetăţenilor
‒ documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor;
‒ registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor;
‒ dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor;
‒ documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 de ani de la moartea acesteia;
‒ documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 de ani de la crearea lor;
‒ documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea lor;
‒ documentele privind politica externă, după 50 de ani de la crearea lor;
‒ documente ale societăţilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare, după 50 de ani de la crearea lor;
‒ documentele fiscale, după 50 de ani de la creare;
‒ documentele notariale şi judiciare, după 90 de ani de la crearea lor.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 71
Suport curs ARHIVAR
NOTA:
Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr. 138/2013, care nu au fost încorporate în forma
republicată a Legii nr. 16/1996 şi care se aplică în continuare ca dispoziţii proprii ale Legii nr. 138/2013:
„Art. II. ‒ (1) Operatorii economici care, la data intrării în vigoare a prezentei legi, prestează servicii arhivistice au
obligaţia ca în termen de un an de la data intrării în vigoare a prezentei legi4) să solicite eliberarea autorizaţiei de
funcţionare, în condiţiile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin
prezenta lege.
(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la data împlinirii termenului prevăzut la alin. (1), nu
îndeplinesc condiţiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele
aduse prin prezenta lege, îşi încetează activitatea în domeniul serviciilor arhivistice.
(3) Sancţiunea prevăzută la art. 184 alin. (2)5) din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare,
precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, operează şi în cazul contractelor încheiate anterior intrării în vigoare
a prezentei legi4), dacă la data împlinirii termenului prevăzut la alin. (1) nu respectă prevederile Legii nr. 16/1996,
cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege.
Art. III. ‒ Arhivele create de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi
completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, şi preluate în custodie de către persoane
juridice, pe baza acordului Arhivelor Naţionale, până la data intrării în vigoare a prezentei legi, rămân în custodia
acelor persoane juridice.
Art. IV. ‒ (1) În cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în vigoare a prezentei legi4) şi a căror
arhivă există, documentele cu valoare istorică în sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificările
şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de către Arhivele Naţionale sau
de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, iar documentele
cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare ta stagiile
de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi
în prestarea de servicii arhivistice.
(2) În cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în vigoare a prezentei legi4), ale căror documente
se află în păstrare sau în custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finanţarea
transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face din bugetul
operatorului autorizat de servicii arhivistice.
(3) Pentru situaţia prevăzută la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) şi (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi
completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, se aplică în mod corespunzător."
*) Republicată în temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru punerea în aplicare a Legii nr. 286/2009 privind
Codul penal, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificările ulterioare, dându-se textelor o
nouă numerotare.
Legea nr. 16/1996 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 şi ulterior a
fost modificată şi completată prin:
‒ Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;
‒ Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale
nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobată cu modificări
prin Legea nr. 474/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;
‒ Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autorităţi şi instituţii publice, raţionalizarea cheltuielilor publice,
susţinerea mediului de afaceri şi respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeană şi Fondul Monetar
Internaţional, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificările şi
completările ulterioare;
‒ Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.
1) A se vedea Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor
Naţionale, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I. nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificările
ulterioare.
2) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea
I, nr. 619 din 4 octombrie 2013.
3) Anii extremi.
4) Legea nr. 138/2013 a intrat în vigoare la data de 10 mai 2013.
5) Devenit art. 22 alin. (2) în forma republicată a Legii nr. 16/1996, prin renumerotare.

0213116303, 0728120340, 0723163926 Page 72

Suport Curs ARHIVAR 2016

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Suport Curs ARHIVAR 2016

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Suport curs ARHIVAR

”Arhivele nu sunt simple depozite de acte vechi, ci adevărate laboratoare de

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

6. ORDONAREA, INVENTARIEREA ŞI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR SECRETE 27

7.1. Selecţionarea documentelor – definire, cadru juridic 31

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

8.1. Scheme de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă 34

11.1 Descrierea de ansamblu 50

• LEGEA Arhivelor Naţionale - nr. 16/1996 – Republicare *) 58

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

Termenul de „arhivă” are o dublă semnificaţie. Pe de o parte, desemnează ansamblul de

Arhivele conservă informaţii de o bogăţie şi utilitate consistente, reprezentând un necesar şi

Astăzi, arhivistica se structurează în două mari ramuri:

• teoria arhivistică (istoricul arhivelor, dreptul arhivistic, terminologie, metodologie) şi

• practica arhivistică (registratură, evidenţă, selecţionare, valorificare).

1. ISTORICUL ARHIVELOR ROMÂNEŞTI

În istoria arhivelor româneşti se pot distinge trei mari perioade:

b. arhiva la emitent (sau de registru);

a. Arhiva la destinatar – se întinde pe parcursul secolele al XV-lea şi al XVI-lea. Actele se

b. Arhiva la emitent (sau de registru) – este specifică secolelor al XVII-lea şi al XVIII-lea şi se

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

c. Arhiva de registratură – debutează la mijlocul secolului al XVIII-lea şi coincide, în Transilvania,

În Transilvania, în timpul dominaţiei habsburgice (1691 – 1867) arhive de mare valoare au

La începutul secolului al XIX-lea, ca urmare a receptării ideilor europene, în Ţările Române

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

Prin Legea privind organizarea Arhivelor Statului, de inspiraţie franco-italiană (1925) a

1.2. ARHIVELE STATULUI ÎN PERIOADA COMUNISTĂ

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

Directorii generali ai Arhivelor Naţionale din România: Grigore Bengescu II (1862-1864);

1.3. CLASIFICAREA ARHIVELOR

Clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice.

a. După deţinerea arhivelor:

b. După etapele procesului de formare a arhivelor:

- arhive curente (de registratură);

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

c. După orânduirea socială:

d. După etapele istoriei arhivelor:

e. După creatorii arhivelor:

- arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;

f. După materia subiacentă, există documentele scrise pe:

g. După modul de percepere de către om:

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

1.4. ÎNVĂŢĂMÂNTUL ARHIVISTIC

În 1938 primeşte numele de Şcoala de Arhivistică, pentru ca în 1948, în urma reformării

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

2.1. ÎNREGISTRAREA ŞI REPARTIZAREA DOCUMENTELOR LA

Sistemul actual de registratură are ca punct de plecare capitolul Obligaţiile creatorilor şi

• înregistrarea documentelor se realizează, după caz, în cadrul registraturii generale sau la

• La registratura generală documentele se pot înregistra într-un singur registru de intrare-ieşire

• După înregistrare, documentele intrate (primite) se predau la compartimente pe bază de

 A doua operaţiune, înregistrarea documentelor la compartimente apare atunci când

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente:

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro

În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al

2.2. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar.

Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi

Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros

Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub

Literatura de specialitate acordă nomenclatorului de dosare un loc important.

Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul

Ram – Info Training – www.raminfo.ro, office@raminfo.ro