1. Inventarierea u.a.

i
predarea acestora la
compartimentul de arhiv

2. Instrumente de eviden a
documentelor la
compartimentul de arhiv
(la creatori!)
 1. INVENTARIEREA

Operaiunea arhivistic de luare n

eviden a documentelor i a unitilor
arhivistice dup ordonarea acestora
conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic
 INVENTARIEREA

Inventarierea documentelor se efectueaz de

ctre compartimentele / serviciile / birourile
care le creeaz.
MOTIVAIE:

Ele cunosc cel mai bine modul de constituire a

documentelor (particip la rezolvarea lucrrilor),
coninutul acestora i implicit valoarea lor.
 Are dubl funcionalitate:
Inventarierea Cuprinde, sub form de rezumat,
concis i clar, coninutul u.a, servind
la regsirea informaiei.

INVENTARUL
Este instrument de eviden cu
ajutorul cruia se face predarea-
primirea documentelor de la
compartimente la compartimentul
arhiv (Art. 9 din lege i 18 din
Instruciuni).
 INVENTARUL

Modelul de inventar este prevzut n anexa 2

din lege i Instruciuni.

Cuprinde toate unitile arhivistice care au acelai

termen de pstrare i care au fost create pe parcursul
unui an de ctre un compartiment / serviciu / birou

Se vor ntocmi attea inventare cte termene de

pstrare sunt prevzute n nomenclatorul arhivistic la
fiecare compartiment/ birou/ serviciu.
 Denumirea creatorului INVENTARUL PE ANUL _____
Pentru documentele
ANEXA 2 care se pstreaz____ani
Denumirea compartimentului (permanent)

Indicativul Coninutul pe
Nr. dosarului scurt al Datele Numrul Observaii
crt. dup dosarului, extreme filelor
nomenclator registrului,etc.

Prezentul inventar format din___file conine_____dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Dosarele de la nr. crt.____, au fost lsate la__________________, nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.____________
Astzi,_________ s-au preluat_________dosare.

Am predat, Am primit,
 Ministerul Muncii INVENTARUL PE ANUL 2009
Pentru documentele
Serviciul Financiar-
care se pstreaz permanent
Contabilitate EXEMPLU

Indicativul Coninutul pe
Nr. dosarului scurt al Datele Numrul Observaii
crt. dup dosarului, extreme filelor
nomenclator registrului,etc.
Bugetul Ianuarie-
1. ID1 Ministerului, vol. I iunie 50
2000

Bugetul Iulie-
2. ID1 ministerului, vol.I I decembrie 200
2000
3. ID2 Dare de seam Decembrie 20
contabil anual 2000

Prezentul inventar format din 1 fil conine 3 dosare.

Dosarul de la nr. crt. 2, a fost lsat la Serviciul Financiar-Contabilitate, nefiind ncheiat.
Astzi, 18.09.2010 s-au preluat 2 dosare.
Am predat, Am primit,
 INVENTARUL

Se ntocmete n 4 exemplare pentru

documentele cu termen de pstrare
permanent i n 3 exemplare pentru
documentele cu termen de pstrare temporar.

Un exemplar rmne la compartimentul care

face predarea, iar celelalte se depun o dat cu
dosarele la compartimentul de arhiv.
 INVENTARUL

Modul de ntocmire:
Rubrica 1 (Nr. crt.):
- toate inventarele, indiferent de termenul de
pstrare, ncep cu nr. crt. 1.
- mai nti se trec dosarele i la urm registrele,
condicile i alte documente preconstituite
Rubrica a 2-a (Indicativul u.a.)
- dac la acelai indicativ s-au creat mai multe u.a
(volume) n aceast rubric se repet indicativul
u.a. de cte ori este cazul.
 INVENTARUL
Modul de ntocmire:
Rubrica a 3-a (coninutul pe scurt al dosarului,
registrului...)
- se vor preciza genurile de documente (corespondena,sinteze,
rapoarte, ordine etc.) emitentul, destinatarul, problema sau
problemele coninute i, dup caz, perioada la care se refer;
- Se vor da toate informaiile eseniale desprinse din documentele
respective, ntr-un mod concis, clar, fr a se insera aprecieri
personale, prescurtri sau formulri evazive;
- Se va meniona dac documentele sunt sub form de proiect sau
copie;
- U.a constituite din documente de acelai fel se inventariaz n
mod succesiv, n ordine cronologic, lund ca element cronologic
ziua, decada, luna, trimestrul, semestrul etc. dup modul de
constituire.
 INVENTARUL
Modul de ntocmire:
Rubrica a 5-a (Numrul filelor)
- constituie un mijloc de control asupra integritii
documentelor cuprinse n unitatea arhivistic

- F Filele inventarului se numeroteaz, odat cu

ntocmirea lor.
Pe ultima fil a inventarului (dup ultima u.a) se trec
urmtoarele date: nr. u.a pe care le cuprinde inventarul; se
precizeaz nr. crt. al u.a lsate la compartimente (dac este
cazul); data predrii-prelurii; numrul u.a efectiv preluate;
semntura persoanei care pred documentele i semntura
persoanei care preia documentele.
Predarea documentelor la compartimentul arhiv

Inventarierea i predarea documentelor la

compartimentul de arhiv constituie obligaia
compartimentelor creatoare;

Predarea-primirea documentelor se efectueaz de

ctre compartimentul creator ctre compartimentul
de arhiv n baza inventarelor i a unui proces-verbal
de predare-primire a documentelor.
Instituia________________________
(regie autonom, societate comercial)
Anexa 3 din lege i
Instruciuni

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astzi,_________, subsemnaii_________________, delegai ai compartimentului___

_______________ i_______________, arhivarul instituiei_____________________
am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n
perioada___________ de ctre serviciul menionat, n cantitate de _________ dosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ______ pagini
dactilografiate, conform dispoziiilor legale.

Am predat, Am primit,
 Predarea documentelor la compartimentul arhiv

Procesul verbal de predare-primire se ntocmete n 2

exemplare

Personalul compartimentului de arhiv trebuie s verifice

la preluarea documentelor fiecare dosar, avnd n vedere
urmtoarele aspecte:

modul de constituire a dosarelor;

concordana dintre coninutul dosarelor i informaiile nscrise

n inventar;

veridicitatea datelor nscrise n inventar (nr. total al dosarelor

predate trebuie s corespund cu nr. menionat n inventar)

n cazul constatrii de neconcordane, ele se aduc la cunotina

compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se
impun.
 Predarea documentelor la compartimentul arhiv

n continuare, se nscrie n inventare i n procesul-verbal

data predrii-prelurii i se semneaz de ambele pri.

Dup semnare, odat cu preluarea documentelor, un

exemplar din procesul-verbal, mpreun cu un exemplar
din inventare, rmn la compartimentul care pred
documentele, iar cellalt exemplar din procesul-verbal,
mpreun cu cele 3 exemplare din inventarul
documentelor permanente, respectiv 2 exemplare din
inventarul documentelor temporare vor fi preluate la
arhiva unitii, n gestiunea responsabilului cu arhiva.
2. Instrumente de eviden a documentelor la
compartimentul de arhiv

INVENTARUL

Registrul de eviden curent

Registrul de depozit

Ghidul topografic
Fia de control
Instrumente de eviden a documentelor la compartimentul
de arhiv

Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul

de arhiv se ine n REGISTRUL DE EVIDEN CURENT a
intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

n cazul n care compartimentul de arhiv pstreaz i alte

fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide
cte o partid pentru fiecare fond.

Este un instrument de baz al arhivei unui creator n care

sunt nregistrate inventarele fondului create i deinute i
implicit numrul unitilor arhivistice dintr-un fond i
micarea acestora n decursul anilor
 REGISTRUL DE EVIDEN CURENT

Reflect:

De unde i ce s-a preluat n arhiv;

Ce a ieit din evidena arhivei;
Cnd, unde i n baza crui act;
Totalul general al u.a existente n arhiv la o
anumit dat.
 REGISTRUL DE EVIDEN CURENT A INTRRILOR-IEIRILOR
UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI IEIRI OBS

Nr. Data Denumirea Datele Nr. Nr. Nr. Data Unde Denu- Total
crt. intrrii comp. extreme dosa- dosa- dosare ieirii s-au mirea dosa-
ale doc. re re rma- predat actului re
dup primi- se la de ieite
inv. te comp. preda-
efectiv re, nr.,
data

1. 15.03. Serv. 1989 50 50 - 15.04. Remat P-v de 50

1990 Financiar ian. 3- 2008 seleci
dec. 31 onare
nr.
780/14
.04.20
08
2. 15.04. Serv. 1989 30 20 10 P-v
1990 Juridic ian. 10- predar
dec. 20 e-
preluar
e nr.
880/30
.11.19
90
 Scoaterea dosarelor din evidena arhivei

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu

aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de
documente, avnd confirmarea Arhivelor Naionale, n
urmtoarele situaii:

n urma selecionrii (Proces-verbal de selecionare,

anexa 5);

n urma transferului ctre o alt unitate deintoare

(Proces- verbal de predare-preluare, anexa 6);

ca urmare a distrugerii provocate de evenimente

neprevzute (Proces-verbal de constatare a deteriorrii
complete a documentelor sau a lipsei acestora).
 Scoaterea dosarelor din evidena arhivei

n toate cele 3 cazuri:

Procesul-verbal se ntocmete n trei exemplare i
se aprob de ctre conducerea unitii.
Un exemplar se trimite cu adres de naintare la
Arhivele Naionale, pentru confirmare, un exemplar
rmne la compartimentul care rspunde de arhiv i
un exemplar la arhiva unitii.
Dup confirmarea scris de la Arhivele Naionale
se scot din evidena arhivei prin operarea n registrul
de eviden curent de ctre responsabilul cu arhiva.
_________________________________________
(Denumirea creatorului sau deintorului)

REGISTRU DE DEPOZIT

Nr. Denumirea Cota Scopul Numele Data Data restituirii Obs.

crt. fondului/ dosar scoaterii solicitantului, scoaterii u.a.,
compartimentului din depozit funcia, u.a., semntura
serviciul semntura arhivarului
arhivarului
_________________________________________
(Denumirea creatorului sau deintorului)
Depozit nr.___________

GHID TOPOGRAFIC

CANTITATEA

Documente cu Documente cu
Nr. Denumirea Nr. Anii termen de termen de Raftul Polia Obs.
crt. compartimentului inv. extremi pstrare pstrare nr. nr.
permanent temporar
m.l. u.a m.l. u.a
 FI DE CONTROL

FONDUL______________________________________________________________
COMPARTIMENTUL_____________________________________________________
NR. INVENTAR_________________________________________________________
ANUL_________________________________________________________________
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________
DATA_________________________________________________________________