Nomenclator arhivistic gratuit

Vă ajutăm să întocmiți Nomenclatorul arhivistic

Nomenclatorul Arhivistic este instrumentul principal de lucru al fiecărui creator de arhivă,
deoarece acesta stabilește termenul de păstrare al fiecărui document creat.

Ajutorul pe care vi-l oferim noi constă în întocmirea unui nomenclator arhivistic, evaluarea
arhivei și analiza costurilor pe care le aveți cu gestiunea și conservarea arhivei. Totodată, vă stăm
la dispoziție cu informații utile referitoare la arhivare, pentru a ne asigura că avem parte de o
colaborare optimă, avantajoasă pentru ambele părți.

Accesați cel mai nou instrument online de calculare a costului serviciilor de arhivare sau
reprezentantul nostru zonal.

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC ÎN 4 PAȘI

Pasul #1 – Organigrama societății

La baza întocmirii Nomenclatorului Arhivistic se află organigrama societății. Fiecare

departament din cadrul societății creează documente cu termene de păstrare diferite.

Pasul #2 – Întocmirea propriu-zisă a Nomenclatorului

Se întocmește Nomenclatorul Arhivistic, sub forma unui tabel cu 5 coloane:

 Coloana 1 – denumirea departamentelor

 Coloana 2 – numărul curent
 Coloana 3 – denumirea dosarelor
 Coloana 4 – termenul de păstrare
 Coloana 5 – observații

Pasul #3 – Aprobarea

Nomenclatorul Arhivistic, astfel creat, se aprobă de către conducerea unității.

Pasul #4 – Avizarea

După aprobare se depune spre avizare la Serviciul Județean al Arhivelor Naţionale.

Arhivarea documentelor unei companii este mai mult decat o simpla cerinta legislativa.
Pentru aceasta, de-a lungul timpului, au fost emise o serie de reglementari care trebuie
respectate intocmai, pentru a nu risca eventuale amenzi in cazul unui control efectuat de
organele abilitate.

Ce inseamna, de fapt, nomenclator arhivistic?

Primul pas in realizarea si ordonarea arhivei companiei o constituie elaborarea nomenclatorului
arhivistic. Acesta este instrumentul principal de lucru, fiind in fapt un tabel cu toate categoriile
de documente create in decursul unui an.

Documentele trebuie grupate pe compartimente, sectiuni si termene de pastrare. Ordonarea lor

are o mare importanta nu doar in activitatea companiei, ci si pentru activitatile ulterioare, dintre
care amintim inventarierea, retragerea, distrugerea la termen.

Pentru elaborarea nomenclatorului exista informatii concrete, specificate intr-un cadru legal,
conform art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si art. 10-15 din Instructiunile Privind
Activitatea de Arhiva la Creatorii si Detinatorii de documente.

La stabilirea termenelor de pastrare a documentelor, sunt cateva norme care trebuie avute in
vedere. Acestea sunt Codul Civil, Codul Penal, Legea contenciosului administrativ, Legea
contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare etc.

Cine realizeaza nomenclatorul arhivistic?

In primul rand, managementul companiei trebuie sa desemneze o persoana sau un departament
dedicat activitatii de arhivare. Apoi, aceasta persoana sau acest departament solicita propuneri
prin care sa faciliteze obtinerea documentelor necesare, cat si pentru a stabili cu exactitate ce
tipuri de documente sunt generate de fiecare departament in parte.

Mai departe, acesta trebuie intocmit in concordanta cu prevederile legale, dupa criteriile
mentionate mai sus. Nomenclatorul astfel generat trebuie verificat si aprobat de managementul
companiei, ca mai apoi sa fie trimis catre Arhivele Nationale sau la Serviciul Judetean al
Arhivelor Nationale, pentru aprobare.

Doar dupa acest pas se poate incepe arhivarea propriu-zisa, prin implementarea si utilizarea
nomenclatorului.
Neintocmirea si neaplicarea criteriilor specificate in nomenclator se considera contraventie si
aduce cu sine sanctiuni, asa cum sunt stabilite in art. 30 din Legea Arhivelor Nationale nr.
16/1996, modificat si completat prin Legea nr. 358/6 iunie 2002.

Pentru a evita sanctiunile si pentru a realiza nomenclatorul in perfecta concordanta cu cadre

legale, exista o solutie mult mai facila si mai moderna. Aceasta este apelarea la o companie
dedicata arhivarii, ce ofera servicii complete - de la consultanta in domeniu, la gasirea solutiei
ideale pentru fiecare companie in parte, la transportul si realizarea arhivei in conformitate cu
reglementarile in vigoare.

Arhivatorul SRL este compania cu o vasta experienta in domeniu, ce poate oferi toate aceste
solutii intr-un timp cat mai redus, totul pentru eficienta si bunul mers al activitatii fiecarui client
al sau.

Model Nomenclator Arhivistic pentru

societate



Vă propunem un model de nomenclator arhivistic care conţine informaţiile generale din cadrul
unei societăţi. Puteţi să îl adaptaţi în funcţie de documentele existente în unitate şi în funcţie de
obiectul de activitate. Dacă doriți puteți accesa și varianta PDF

Unitatea:______________

Adresa:_______________

Aprob,

Director

Se confirmă,

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin decizia nr._______din ___________

 
Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul   pe scurt al Termenul legal de Observaţii
problemelor la care se referă) pastrare
    1.Actele societăţii (statut,constitutive, decizii, Permanent  
inregistrare ONRC, avize, autorizaţii, etc)
   

2.Contracte de închiriere, de împrumuturi,asigurare, Permanent  

    de leasing, de bancă, de utilităţi (apa, gaz, telefon,
etc), alte   contracte,
Pe perioada de  
    valabilitate a contractelor

  A. 3.Brevete, licenţe, mărci Permanent  

4.Registrul unic de control Permanent  
I. Administrativ 5.Procese verbale constatare contravenţii 10 ani  
B. 1.Lucrări de secretariat 5 ani  
Executiv
2.Corespondenţă internă şi externă –de intrare- 5 ani  
Secretariat ieşire
    1.Regulament de ordine interioară Permanent  
2.Registrul de evidenţă a salariaţilor Permanent  
  A.
3.State de salarii 50 ani  

  Social 4.Dosarele personale ale salariaţilor 50 ani  

  1.Dispoziţie de plată/încasare către caserie 5 ani  
  2.Decont de cheltuieli, ordin de deplasare 5 ani  
  3.Foi colective de prezenţă 3 ani  
  4.Programări concediu de odihnă 3 ani  
 
5.Evidenţa concedilor medicale 3 ani  
II.
B. 6.Acte privind normarea personalului,   sporuri, 3 ani  
prime, bonusuri, etc
Resurse
umane Salarizare
C. 1.Lucrări de secretariat - corespondenţă 3 ani  
2.Cereri, reclamaţii, sesizări, eliberări adeverinţe, etc 3 ani  
Secretariat
    1.Manual de proceduri privindfinanciar-contabilă Permanent  
2.Registrul de evidenţă fiscală Permanent  
   
3.Situaţii financiare 10 ani  
4.Registrul jurnal 10 ani  
   
5.Registrul inventar 10 ani  
    6.Cartea mare 10 ani  
7.Declaraţii fiscale 10 ani  
    8.Balanţa de verificare 10 ani  
9.Registrul mijloacelor fixe 10 ani  
III. A. 10.   Registrul numerelor de inventar 10 ani  
11.   Controale fiscale, contencioase 10 ani  
Economic Financiar
12.Rapoarte specifice activităţii 10 ani  

 
 
  1.Facturile aferente bunurilor de capital 5 ani de la data   expirării  
  termenului de
exigibilitatea a TVA
 
  2.Facturile bunurilor cu duratăfuncţionare mai mare Durata de utilizare   a  
de 10 ani bunurilor
 
  3.Registrul jurnalul de vânzări şide cumpărări 10 ani  
4.Registrul de casă 10 ani  
 5.Registrul de bancă 10 ani  
6.Facturi de achiziţii 10 ani  
7.Facturi de vânzare 10 ani  

  B.

  Contabilitate

     1.Nota de recepţie şi constatarediferenţe (NIR) 5 ani  

2.Document cumulativ 5 ani  
    3.Extras de cont (confirmare sume furnizori) 5 ani  
4.Bon de primire/predare, transfer,   restituire 5 ani  
  A.

  Aprovizionări
  1.Registrul stocurilor 10 ani  
  2.Fişa de magazie 5 ani  
  3.Bon de consum 5 ani  
  4.Listă de inventariere 5 ani  
B.
5.Fişa de cont pentru operaţiuni diverse 5 ani  
 
Gestiune 6.Raport de gestiune 5 ani  

    1.Factura de vanzare, 10 ani  

2.Registrul special şi raportul fiscalcasei de marcat 10 ani  
   
3.Raportul fiscal de închidere zilnica ade marcat 5 ani  
4.Chitanţa 5 ani  
IV. C.
5.Role jurnal 2 ani  

Comercial Vânzare
    1.Raport de producţie 5 ani  
2.Bonuri de consum 5 ani  
V. A. 3.Comenzi 3 ani  
4.Rapoarte şi procese verbale specifice 3 ani  
Tehnic Producţie
VI. A. 1.Rapoarte specifice 3 ani  

Marketing Anaiza piaţă şi   2.

reclamă
3.

Notă: Termenul legal de păstrare începe cu data închiderii execiţiului financiar în cursul căruia au fost
întocmite documentele