SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR

Definirea conceptului.
Selecționarea reprezintă operaţiunea de stabilire a valorii documentar-istorice sau
practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a
celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă.
Operaţiunea de selecţionare este foarte importantă, deoarece prin acestea se stabileşte
care din documente sunt păstrate permanent şi care sunt eliminate/distruse, acestea din urmă,
fără posibilitatea de a mai fi reconstituite, deoarece sunt eliminate fizic, prin diferite metode.

Principii generale de selecţionare

a) Principiul concepţiei istorice, potrivit căruia în aprecierea valorii documentelor o
importanţă deosebită o au condiţiile în care şi-a desfăşurat activitatea creatorul, rolul şi
poziţia pe care le-a avut în societate, atribuţiile avute, conform reglementărilor legale;de
asemenea, implică cunoaşterea condiţiilor concrete în care au fost create documentele.
b) Principiul complexităţii, care impune ca valoarea documentelor să nu fie apreciată
separat, pe fonduri, ci în funcţie şi în interdependenţă de relaţiile dintre creatori, dintre
documentele create de aceştia.
c) Principiul multilateralităţii, care prevede ca aprecierea documentelor să se
realizeze avându-se în vedere documentele în ansamblul fondului şi nu în cadrul grupelor,
seriilor, compartimentelor.
d) Principiul istorismului, are în vedere perspectiva utilizării în viitor a
documentelor,când în legătură cu noi factori, documentele pot căpăta altă însemnătate, faţă de
cea din momentul în acre au fost create.

Criterii de selecţionare a documentelor

a) Valoarea istorică a documentelor, referitoare la informaţiile cuprinse în acestea
privind istoria socială, economică, politică, cultural-religioasă;
b) Vechimea documentelor, forma şi suportul pe care sunt scrise, ornamentaţii
valoroase, valoarea artistică;
c) Frecvenţa în cadrul Fondului Arhivistic Naţional;
d) Rolul, locul şi atribuţiile creatorului în cadrul sistemului instituţional sau relaţiile
cu acestuia cu instituţii şi personalităţi din ţară sau străinătate;
e) Evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile cu ocazia cărora au fost create
anumite documente ridică la cote valorice deosebite documentele;
f) Valoarea practică a documentelor;
g) Starea de conservare a documentelor.
Documentele feudale nu se selecţionează, iar cele create până în anul 1920, se pot
elimina numai cu aprobarea specială a Arhivelor Naţionale.

Metodologia întocmirii lucrării de selecţionare

Selecţionarea documentelor se face potrivit termenelor de păstrare prevăzute în

Nomenclatorul Arhivistic al instituţiei/unităţii.
 Acolo unde acesta nu există, analiza se va face ţinând cont de criteriile de
selecţionare a documentelor.
Nomenclatorul Arhivistic nu se aplică retroactiv la selecţionarea documentelor, ci
numai din momentul confirmării şi aplicării în practică a acestuia.
Lucrarea de selecţionare se va întocmi atât pentru documentele proprii ale
creatorului, cât şi pentru eventualele documente deţinute de la alţi creatori. În acest caz,
selecţionarea se va face pentru fiecare fond arhivistic deţinut, separat.
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia/dispoziţia/ordinul conducătorului unităţii
respective, fiind compusă din : 1 preşedinte, 1 secretar şi un număr impar de membrii, numiţi
din rândul personalului propriu. Există situații când, datorită volumului mare de muncă, un
membru nu poate participa la selecționarea documentelor și atunci s-a decis ca pentru fiecare
membru al comisiei să fie numit un membru supleant.
Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori situaţia o impune, pentru a
analiza fiecare unitate arhivistică în parte, pentru a-i determina valoarea practică sau istorică;
hotărârea comisiei se consemnează într-un proces-verbal.
În unitățile unde nu se pot înființa comisii de selecționare, din lipsă de personal,
selecționarea documentelor va fi efectuată de către responsabilul cu arhiva și aprobată de
conducerea unității respective.
Procesul-verbal de selecţionare, alături de celelalte elemente: inventarul
documentelor propuse pentru selecţionare, precum şi inventarul documentelor cu termen de
păstrare permanent, se înaintează spre confirmare, Direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale.
În cadrul fiecărui Serviciu județean al Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie
de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.
Constituie contravenţii şi se pedepsește cu amendă neselecţionarea documentelor
create şi deţinute de către persoanele juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul
propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor.

Documentele necesare dosarului selecționării sunt:

a) Adresa de înaintare către Serviciul judeţean al Arhivelor Naţionale care trebuie

să conțină: antetul emitentului, numărul de înregistrare şi validarea prin semnătura
conducătorului şi ştampila instituţiei/unităţii
b) Decizia/dispoziţia/ordinul de numire a comisiei de selecţionare trebuie să
conţină în clar, numele, prenumele şi funcţia pentru preşedinte, membrii şi secretar.
c) Procesul-verbal al comisiei de selecţionare trebuie să cuprindă: numele
persoanelor şi atribuţiile în cadrul acesteia, zilele în care s-a efectuat analiza documentelor
propuse pentru selecţionare, anii extremi ai documentelor propuse pentru selecţionare şi
validarea acestuia, prin semnătura membrilor comisiei. De asemenea, trebuie aprobat de
conducătorul instituţiei/unităţii
d) Inventarul documentelor propuse pentru selecţionare cuprind, în ordine
cronologică, documentele propuse pentru selecţionare, grupate pe termene de păstrare
e) Inventarul documentelor cu termen de păstrare permanent din perioada şi
componenta ( compartimentul, biroul, secţiunea) pentru care se face selecţionarea;
La întocmirea ambelor inventare, se va avea în vedere să fie enumerate principalele
elemente ale conţinutului unei unităţi arhivistice : genul documentului, emitentul, problema
la care se referă, destinatarul.
Dacă o unitate arhivistică cuprinde documente din mai mulţi ani, poziţia sa în
inventar va fi dată de anul de început al documentelor.

2
 Unităţile arhivistice care sunt mai multe în acelaşi interval de timp ( ex. note
contabile, facturi, state de plată) se vor individualiza în inventare prin poziţii distincte : vol I,
II, III…etc.
La stabilirea termenelor de păstrare se ia în considerare anul următor constituirii
documentelor,excluzându-se anul întocmirii lucrării ( ex. pentru o lucrare de selecţionare din
anul 2010, documentele pot fi selecţionate cel mult până în anul 2009).
O atenţie deosebită trebuie acordată documentelor care au în nomenclator
observaţia CS; la acestea, comisia de selecţionare le poate prelungi termenul de păstrare, dacă
consideră oportun. În acelaşi sens, şi Arhivele Naţionale pot prelungi termenul de păstrare al
unor documente sau pot cere trecerea acestora la termen de păstrare permanent.
În cazul documentelor contabile justificative ( note contabile, facturi – termen de
păstrare 10 ani) care conţin şi state de plată ( termen de păstrare 50 de ani) în aceeaşi unitate
arhivistică, statele de plată de vor detaşa şi grupa în unităţi arhivistice distincte, pe luni,
trimestre sau an, la termenul de păstrare de 50 de ani şi se vor inventaria separat. Restul
documentelor justificative pot fi selecţionate, pe baza termenului de păstrare de 10 ani;
( Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată şi completată).
De asemenea, trebuie avut în vedere caracterul centralizator al informaţiilor
conţinute în documentele însumative ;în acest caz,pot fi selecţionate documentele care au stat
la baza întocmiri sintezelor.
Documentele de acelaşi fel, vădit nefolositoare ( chitanţiere, cotoare,boniere,
buletine de distribuţie, foi de pontaj, condici de prezenţă,reţete medicale ( duplicate,
triplicate), liste zilnice de alimente,bilete de intrare, dublete, pot fi selecţionate – sub
supravegherea reprezentaţilor Arhivelor Naţionale, în mod global ( precizându-se în inventar
denumirea categoriei de documente, anii extremi, poziţia din nomenclator, termenul de
păstrare şi numărul de bucăţi, saci, cutii sau alte forme de păstrare).
Sigiliile şi ştampilele din metal care au imprimată stema ţării şi denumirea în clar
a instituţiei/unităţii, prezintă valoare documentar-istorică. La scoaterea lor din uz, un
exemplar se va înainta Arhivelor Naţionale, iar restul, la Monetăria Statului.
Sigiliile, ştampilele sau parafele din cauciuc, scoase din uz, se vor selecţiona pe
baza unui proces-verbal, care trebuie să conţină, pe suport de hârtie, impresiunea în clar a
acestora.

Lucrarea de selecţionare se înaintează într-un exemplar, spre confirmare

Serviciului județean al Arhivelor Naţionale. După înregistrarea acesteia, un reprezentat al
acestei instituţii va verifica la faţa locului lucrarea de selecţionare. Acesta va confrunta
conţinutul unităţii arhivistice cu cel consemnat în inventar, pentru a se convinge de
corectitudinea definirii conţinutului şi a încadrării corecte în termenele de păstrare din
nomenclator.
După verificare, lucrarea este confirmată total, parţial, sau trimisă spre refacere,
prin adresă către instituţia/unitatea creatoare.
Arhivele Naţionale pot să prelungească termenul de păstrare al unor documente,
chiar dacă acesta a expirat, conform Nomenclatorului Arhivistic al instituţiei/unităţii, sau pot
solicita trecerea la termen de păstrare permanent a unor documente propuse pentru
selecţionare. În cazurile de mai sus, unitatea/instituţia, trebuie să comunice refacerea lucrării
de selecţionare sau trecerea unor documente la termenul de păstrare indicat de Arhivele
Naţionale.
Lucrarea de selecţionare este considerată încheiată numai după primirea
confirmării din partea Arhivelor Naţionale sau după comunicarea modificărilor cerute de
către acestea.

3
 La prezentarea documentelor la unităţile de colectare a deşeurilor, este obligatoriu
de a prezenta o copie după adresa de confirmare din partea Arhivelor Naţionale şi numai după
aceea,documentele vor fi preluate pentru distrugere.
Numai cu îndeplinirea acestor condiţii, documentele pot fi înlăturate din arhiva
creatorului/deţinătorului.
Lucrările de selecţionare pot fi întocmite anual sau ori de câte ori este nevoie.
Toate elementele acestora se păstrează într-un dosar distinct, cu termen de păstrare
permanent.
Dosarul serveşte la gestionarea arhivei, urmărirea selecţionării în timp a
documentelor, a categoriilor de acest gen create, păstrarea celor permanente, cât şi ca
justificare la eventuale controale pe alte domenii ( financiar, economic, juridic,
administrativ). De asemenea,poate oferi o imagine de ansamblu asupra evoluţiei
instituţiei/unităţii, a atribuţiilor acesteia şi a principalelor categorii de documente create.

ani extremi - data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond
arhivistic/dosar;
creator de arhivă - persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat
care, în decursul existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau creează
arhivă;
deţinător de arhivă - persoană juridică de drept public sau privat, precum şi
persoană fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie ori
preluate prin desfiinţarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către
un creator de arhive pe parcursul existenţei sale;
fondare - operaţiune de stabilire a apartenenţei documentelor la un fond arhivistic;
inventariere - operaţiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice
dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic;
metru liniar - unitate-etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă raft cu
lungimea de un metru care serveşte la aprecierea cantităţii de arhivă existentă într-
un depozit, la dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de
rafturi şi mijloacelor de transport;
nomenclator arhivistic - instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor
arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare;
r) prelucrare arhivistică - ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive
sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi
selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor;
t) unitate arhivistică (u.a.) - element component al unui fond arhivistic care se
individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un
instrument de evidenţă.