SERVICIUL DE STAT DE ARHIV AL REPUBLICII MOLDOVA

Instruciune cu privire la ordonarea documentelor

n organizaiile, instituiile i ntreprinderile
Republicii Moldova

COORDONAT
Procesul-verbal al edinei
Comisiei Centrale de Expertiz
i Control a Serviciului de Stat
de Arhiv
din 18.01.2010 nr. 1

Chiinu, 2010

CUPRINS

1. Dispoziii generale

2. Msuri organizatorice

3. Expertiza valorii documentelor

3-5

4. Ordonarea documentelor

5 - 19

5. Aparatul informativ al inventarului dosarelor

19 - 22

6. Istoricul fondului

22 - 26

7. Ordinea predrii documentelor ordonate solicitantului

26 - 27

8. Anexele Nr. 1-13

28 - 40

1. Msuri organizatorice
1.1. Drept baz pentru efectuarea lucrrilor referitoare la expertiza valorii
documentelor instituiei i perfectarea actelor nsoitoare servete contractul
ncheiat ntre instituie i arhiva de stat respectiv (Anexa nr. 1).
1.2. n scopul organizrii i efecturii expertizei valorii documentelor, n
instituie, prin ordinul (dispoziia) conductorului se instituie Comisia de
expertiz; se repartizeaz un birou de lucru i se acumuleaz documente unitilor
structurale n localul repartizat.
1.3. Comisia de expertiz a instituiei i subdiviziunea structural a
arhivei de stat, n procesul efecturii expertizei valorii documentelor, trebuie s ia
cunotin de toate actele normative i de dispoziie ale instituiei respective, de
inventarele dosarelor aprobate anterior, istoricul fondului, de nomencatorul
dosarelor aprobat.
1.4. Deosebit de important, n procesul pregtirii pentru ordonarea
documentelor, este determinarea schemei de sistematizare a dosarelor n fond,
fapt ce se convine cu arhiva de stat respectiv.
n dependen de principiul clasificrii dosarelor, schemele sistematizrii
dosarelor n fond pot fi diferite: cronologic-structural, cronologic-funcional,
cronologic-tematic, cronologic-nominal etc.
Cea mai rspndit este schema cronologic-structural, care se utilizeaz
n instituiile cu o structur bine reliefat.
Sistematizarea conform schemei cronologic-structurale presupune
gruparea dosarelor n fond conform anului constituirii lor, iar n limitele fiecrui
grup cronologic conform subdiviziunilor structurale.
Sistematizarea conform schemei cronologic-funcionale presupune
gruparea dosarelor, mai nti, dup principiul cronologic, iar apoi dup tipurile i
direciile de activitate a creatorului de fond. Concomitent, subgrupurile dosarelor
se aranjeaz conform gradului de importan al atribuiilor organizaiei
(conducerea, planificarea, evidena i drile de seam, resurse umane etc.).
Schema cronologic-tematic sau tematic-cronologic se aplic la
sistematizarea dosarelor n fondurile cu un volum mic de dosare i n fondurile
diverselor colecii.
Schema cronologic-nominal sau nominal-cronologic de sistematizare a
fondului arhivistic se aplic pentru sistematizarea dosarelor n fondurile
organizaiilor cu o structur nereliefat bine.

2. Expertiza valorii documentelor

2.1. Expertiza valorii documentelor const n studierea documentelor
instituiei n scopul determinrii termenelor lor de pstrare, selectrii lor pentru
pstrare de stat reieind din principiile i criteriile valorii documentelor.
2.2. Drept criterii pentru determinarea valorii documentelor pot servi:
rolul i locul organizaiei (persoanei) n sistemul administrrii de stat sau n
ramura concret, importana funciilor acesteia; timpul i locul crerii
documentelor, importana evenimentului elucidat n document, tipul i varietile
documentelor; fora juridic a documentului (prezena semnturilor, datei,
tampilei; prezena pe ele a rezoluiilor, vizelor; aspectul fizic al documentului;
modul de expunere a coninutului, certificarea lor i prezentarea grafic (inclusiv
artistic, paleografic, lingvistic .a., starea fizic a documentului).
2.3. Selectarea documentelor pentru termen permanent i lung de
pstrare, pentru nimicire se efectuaz n baza Indicatorului documentelor-tip,
indicatoarelor de ramur i n baza nomenclatoarelor concrete ale dosarelor
instituiilor.
2.4. n cazul atestrii articolelor identice n Indicatorul de ramur editat
pn la 1998 i n Indicatorul documentelor-tip, urmeaz a se cluzi de termenele
de pstrare fixate n Indicatorul documentelor-tip; n alte cazuri (inclusiv i atunci
cnd indicatoarele de ramur au fost editate dup 1998) vor fi utilizate
indicatoarele ramurale.
2.5. n scopul inerii evidenei documentelor cu termen permanent de
pstrare ce urmeaz a fi incluse n inventare se recomand a completa Lista de
eviden a existentului dosarelor cu termen permanent de pstrare (Anexa nr. 2)
n care se vor include toate dosarele dup categorii, n ordine cronologic.
Efectund expertiza valorii documentelor, dosarele se grupeaz n modul
urmtor:
cu termen permanent de pstrare;
ale personalului scriptic;
cu termen lung de pstrare;
termenul de pstrare al crora a expirat.
2.6. Fiecare dosar, n cadrul efecturii expertizei valorii documentelor, se
examineaz fil cu fil.
Pentru termen permanent de pstrare, n primul rnd, se selecteaz
documentele originale, coninutul crora reflect din plin activitatea de baz a
instituiilor. La ele se refer: legile, decretele, hotrrile, deciziile, dispoziiile,
ordinele; procesele-verbale ale adunrilor i edinelor; statutele i regulamentele;
corespondena; planurile anuale i drile de seam; rapoartele statistice anuale i
unice etc.
3

n cazul n care n dosar predomin documentele cu termen temporar de

pstrare sau ciorne, acesta se descoas i se extrag documentele cu termen
permanent de pstrare, pentru care se constituie un dosar separat.
Meniunea C.E.C. (Comisia de expertiz i control) arat c ai pe unele
dosarele se conin i documente cu termen permanent de pstrare. Aceste dosare
necesit a fi reconstituite. Documentele cu termen permanent de pstrare,
selectate din ele, se altur la dosare similare sau se coas n dosare separate.
Dosarele nou-constituite se coas numai dup definitivarea expertizei
valorii documentelor, deoarece n procesul ordonrii mai pot fi depistate i alte
documente cu termen permanent de pstrare.
2.7. Documentele neperfectate sau ntocmite greit (nu este indicat
numele autorului documentului, tipul documentului, lipsesc semnturile,
tampilele, datele, numerele de nregistrare, parafele de aprobare i coordonare) se
remit pentru definitivare persoanelor care le-au ntocmit.
Pentru pstrare de stat documentele, de regul, se selecteaz din
subdiviziunile structurale, n a cror activitate s-au creat; documentele intrate n
subdiviziunile structurale spre informare se selecteaz pentru nimicire. Selectarea
duplicatelor pentru nimicire se efectueaz numai dup colaionarea lor cu
originalele selectate pentru pstrare de stat, pentru evitarea caracterului incomplet
al componenei documentelor.
2.8. Documentele de dispoziie alt organelor ierarhic superioare se iau la
pstrare de stat n fondurile instituiilor din subordine numai n cazurile, cnd
acestea conin informaii referitoare la crearea, reorganizarea sau lichidarea
instituiilor respective.
2.9. n cazul n care n fond exist documente ale cror coninut este
absorbit de documente ulterior ntocmite, atunci pentru pstrare de stat se
selecteaz:
informaiile totalizatoare, ntocmite n baza celor prezentate de diverse
subdiviziuni structurale sau instituii pentru aceeai perioad de timp sau
referitoare la aceeai problematic;
ultimul raport statistic din rapoartele statistice cumulative;
documentele cu coninut absorbit, n cazul cnd ele conin date concrete,
care pot prezenta interes la studierea chestiunii examinate.
Dac pe parcursul efecturii expertizei valorii documentelor se
depisteaz lipsa unor documente ce reflect activitatea de baz a instituiei, atunci
de ctre lucrtorii instituiei respective se vor lua msuri n vederea depistrii lor.
Dac cutrile n-au dat rezultate pozitive, atunci pentru completare
aceste documente se vor prelua din fondurile organelor ierarhic superioare sau de
la organele de statistic.
2.10.
Selectarea documentelor pentru nimicire n instituii se
efectueaz n baza Indicatorului documentelor-tip, indicatoarelor de ramur,
4

nomenclatoarelor concrete ale dosrelor i se definitiveaz cu ntocmirea unui

proces-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de pstrare al cror a
expirat (Anexa nr. 3). Reducerea termenelor de pstrare a documentelor,
prevzute n Indicatorul documentelor-tip, nu se admite.
n procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor se includ
dosarele ale cror termen de pstrare a expirat ctre 1 ianuarie a anului n care se
ntocmete procesul-verbal. Astfel, n anul 2010 vor fi supuse nimicirii
documentele pentru anul 2004 (ale cror termen de pstrare este de 5 ani). Filele
dosarelor incluse n procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor nu se
numeroteaz.
Procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor se examineaz de
ctre membrii C.E., se semneaz de ctre preedinte i membrii comisiei, se
coordoneaz cu instituia arhivistic respectiv i se aprob de ctre conductorul
instituiei.
Nimicirea documentelor Fondului arhivistic fr coordonare cu
instituiile arhivistice respective atrage dup sine pedepse prevzute de art. 329 al
Codului contravenional al Republicii Moldova (sanciune n mrime de la 100 la
200 uniti convenionale).
La selectarea pentru nimicire a documentelor de contabilitate ale
instituiei este necesar a verifica dac documentele pentru perioada supus
ordonrii au fost abrevizate de ctre organele de control financiar i de audit
corespunztoare i dac n rezultatul controlului a fost ntocmit procesul-verbal
respectiv.
n instituiile ce nu snt surse de completare a Fondului Arhivistic al
Republicii Moldova nimicirea documentelor termenul de pstrare al crora a
expirat, se efectueaz numai dup coordonarea inventarelor dosarelor cu termen
lung de pstrare i ale personalului scriptic de ctre C.E.C. ale arhivelor de stat
respective.
n cazul lichidrii instituiei, n procesul-verbal cu privire la nimicirea
documentelor se includ documentele termenul de pstrare al cror a expirat la
momentul lichidrii instituiei. Problemele ce in de pstrarea n continuare a
documentelor, termenul de pstrare al crora nu a expirat, se hotrsc de ctre
organele ierarhic superioare ale instituiilor respective sau de ctre conductorii
acestor instituii.
3. Ordonarea documentelor
3.1. Documentele cu termen permanent de pstrare necesit a fi supuse
ordonrii, ce presupune un ir de operaiuni:
1. Constituirea dosarelor;
2. Alctuirea titlurilor dosarelor;
3. Perfectarea dosarelor;
4. ntocmirea i definitivarea inventarelor.
5

4.1.1. Dosarele pot fi clasificate conform urmtoarelor criterii:

structural (n corespundere cu subdiviziunile structurale);
cronologic (conform perioadelor sau datelor la care se refer documentele);
funcional, ramural, tematic (reieind din funciile sau domeniile de activitate ale
instituiei, de problematica abordat n documentele respective);
nominal (n conformitate cu tipurile i varietarea de tipuri a documentelor);
coresponden (conform instituiilor, persoanelor n rezultatul corespondenei
crora s-au creat documentele);
de autor (conform denumirii instituiilor sau numelui de familie ale persoanelor autori de documente).
De regul, dosarele nu se grupeaz strict conform unui singur criteriu, ci
se aplic concomitent toate, fiecare utilizndu-se ct mai raional.
4.1.2. Documentele de acelai tip se grupeaz n dosar n ordine
cronologic.
4.1.3. Documentele instituiilor de nvmnt, n special cele ce in de
procesul de nvmnt, se clasific n dosare pentru anul de nvmnt.
4.1.4. Documentele aprobate la edinele colegiilor, consiliilor,
adunrilor, direciilor se grupeaz mpreun cu procesele-verbale ale edinelor la
care au fost aprobate. Dac documentele anexate la procesele-verbale au un
volum mare sau au fost aprobate ca documente separate, ele necesit a fi grupate
n dosare separate.
4.1.5. Dispoziiile (ordinele) cu privire la activitatea de baz a instituiei
se grupeaz separat de dispoziiile (ordinele) cu privire la personalul scriptic.
4.1.6. Planurile de activitate i documentele anexate la ele se repartizeaz
la anul pentru care au fost ntocmite, indiferent de timpul ntocmirii lor; planurile
pentru civa ani (de perspectiv) se repartizeaz n anul iniial al aciunii lor.
4.1.7. Corespondena se clasific, de regul, pe perioada anului
calendaristic i se sistematizeaz n consecutivitate cronologic; documentulrspuns se ataeaz la documentul-solicitare. n dependen de specificul
activitii instituiei corespondena poate fi grupat, de asemenea, pentru anul de
nvmnt, pentru perioada de validare etc.
Corespondena cu instituiile de guvernmnt i ierarhic superioare se
grupeaz, de regul, conform problematicii abordate.
4.1.8. Conturile analitice, dosarele personale i fiele lucrtorilor se
grupeaz n dosare separate pentru fiecare an (sau nu mai mult de 3 ani) n
ordinea alfabetic a numelor de familie.
6

n cazul cnd modul de inere a evidenei salariilor lucrtorilor se duce n

form electronic, atunci fiele descifrate de achitare a salariilor se coas n
dosare separate.
4.1.9. n dosarele personale documentele se plaseaz n urmtoarea
consecutivitate:
lista intern a documentelor incluse n dosar;
cerere de angajare n serviciu;
fia personal de eviden a cadrelor;
autobiografia (CV);
copiile documentelor despre studii;
copii din ordinele (dispoziiile) de angajare, micare a cadrelor, de
concediere;
supliment la fia personal de eviden a cadrelor;
certificate i alte documente referitoare la persoana n cauz.
Documentele se aranjeaz n ordine cronologic pe msura intrrii lor.
n dosarele personale, constituite n volume n ordine alfabetic, se
ntocmete lista intern.
4.1.10. La constituirea dosarelor nu se admite comasarea ntr-un dosar:
a documentelor cu termen permanent i temporar de pstrare (de
exemplu: planurile autentice cu cele n ciorn, drile de seam anuale cu cele
trimestriale etc.);
a dou sau mai multe exemplare a unui i aceluiai document (excepie documentele care au careva rezoluii, vize ce ntregesc coninutul primelor
exemplare);
a documentelor pentru o perioad mai mare de trei ani;
a documentelor din diverse subdiviziuni structurale.
4.1.11. Se admie gruparea ntr-un dosar a dou-trei dosare cu termen
permanent de pstrare de volum mic ale unei subdiviziuni structurale sau
organizaii obteti a instituiei.
4.2. ntocmirea titlurilor dosarelor
4.2.1. Titlul dosarului trebuie s reflecte clar i concis coninutul i
componena documentelor incluse n dosar.
4.2.2. Titlul dosarului se compune din urmtoarele elemente:
1. Denumirea tipului dosarului (unitii de pstrare) sau tipului
(varietii) documentelor;
2. Denumirea instituiei, funcia sau prenumele i numele de familie a
persoanei creatoare de documente (autorul) sau denumirea instituiei, funcia sau
7

prenumele i numele de familie a persoanei creia i snt adresate ori de la care

snt primite documentele (adresatul, corespondentul);
3. Problematica, obiectul, evenimentul, faptul, numele etc. la care se
refer coninutul documentelor dosarului;
4. Denumirea unitii administrativ-teritoriale, a localitii ce ine de
coninutul documentelor dosarului, de autorul, adresatul sau corespondentul
documentelor;
5. Datele la care se refer documentele din dosar sau evenimentele
expuse n documente.
4.2.2.1. Indicarea tipului dosarului n titlu
- tipul dosarului (dosar, coresponden, registru, condic etc.) sau al
documentelor (dispoziii, procese-verbale, informaii, dri de seam, acte etc.) se
indic la nceputul titlului.
Nu se admite ntocmirea titlurilor prin metoda enumerrii denumirilor
documentelor cu indicarea coninutului lor;
- dac dosarul conine i
documente - anexe la documentul
generalizator (procese-verbale, dispoziii, ordine), atunci la ntocmirea titlului su
se va folosi i termenul documente.
De exemplu: Procese-verbale ale acionarilor i documente anexate;
- n titlul dosarelor ce conin documente referitoare la aceeai
problem n calitate de tip al dosarului se va folosi termenul documente.
De exemplu: Documente (tarife, calculaii de dare de seam, decontri,
informaii) privind elaborarea i aprobara preurilor cu ridicata,
cu amnuntul, de achiziie elaborate de ntreprindere pentru anii
2008-2009.
Dac n dosar snt incluse mai puin de trei categorii de documente, ele se
indic n titlul dosarului, fr a folosi cuvntul documente.
De exemplu: Regulamentul i contractul de constituire ale Societii aprobate n
anul 2009;
- n titlul dosarelor judiciare, de anchet penal, personale se
utilizeaz termenul dosar ;
- nu se admite substituirea tipului documentului cu coninutul lui.
De exemplu: Informaii i rapoarte statistice anuale ale colegiului privind
micarea contingentului de elevi i nicidecum Micarea
contingentului de elevi.
4.2.2.2. Indicarea autorului documentelor i corespondenilor n titlul
dosarelor
Instituia sau persoana creatoare de documente se indic dup
desemnarea tipului dosarului sau al documentului.
De exemplu: Rapoarte statistice generalizatoare anuale ale Ministerului i
rapoarte statistice anuale ale instituiilor subordonate privind....
8

La desemnarea autorului documentului se indic denumirea oficial

acceptat a instituiei respective.
Enumerarea n titluri a autorilor de acelai rang se face n ordine
alfabetic, de rang diferit dup gradul de importan, indiferent de tipul
documentului.
Dac autorul documentului este o instituie, atunci denumirea acesteia n
titlul dosarului se indic la general, corespunztor titlului instituiei.
De exemplu: Procese-verbale ale edinelor Colegiului Ministerului de la nr. 1
pn la nr. 12 pentru anul 2008;
- indicele corespondent, de obicei, este reflectat n titlurile dosarelor ce
conin coresponden.
Dac corespondena a fost dus cu corespondeni similari, atunci n titlul
dosarului, destinatarii se indic la general.
De exemplu: Coresponden cu ministerele..., Coresponden cu consiliile
raionale..., Coresponde cu procuraturile raionale...,
Coresponden cu agenii economici...;
- dac corespondena a fost dus cu diveri corespondeni, atunci n
titlul dosarului destinatarii nu se indic.
De exemplu: Corespondena privind organizarea, planificarea i realizarea
activitii informaionale i de marketing;
- dac corespondenii snt la numr nu mai muli de trei, atunci n titlul
dosarului se indic toi destinatarii.
De exemplu: Coresponden cu Preedintele, Parlamentul i Guvernul Republicii
Moldova cu privire la activitatea cultural...;
- n denumirea instituiei se indic nivelul (rangul) ei de activitate.
De exemplu: Biroul Relaii Interetnice al Republicii Moldova; Procuratura
raionului Cantemir;
- la enumerarea instituiilor de acelai rang de activitate, de exemplu,
de rang republican, acesta se indic dup ultima denumire, care se leag de cea
precedent prin conjuncia coordonatoare i.
De exemplu: Corespondena cu Curtea de Conturi, cu Ministerul Finanelor i
Biroul Naional de Statistic ai Republicii Moldova...;
- n denumirea instituiei este necesar a indica domeniul ei de
activitate.
De exemplu: Institutul de proiectri Indalproiect, dar nu Institutul
Indalproiect.

4.2.2.3. Dezvluirea conitunului documentelor n titlurile dosarelor

- expunerea subiectului care dezvluie coninutul documentelor
constituie partea central a titului dosarului i se indic dup tipul dosarului,
autorul, corespondentul documentelor.
Coninutul documentelor se expune succint n mod generalizator;
- dac n dosar snt incluse cinci i mai multe tipuri de documente,
atunci denumirile lor se aranjeaz dup gradul de importan, iar la sfritul
titlului se indic etc..
De exemplu: Documente (procese-verbale, planuri, informaii, liste ale
participanilor, rapoarte etc.) ale Direciei privind desfurarea
seminarelor i consftuirilor;
- n titlurile dosarelor, la descrierea regulamentelor, contractelor de
constituire, statutelor, schemelor de ncadrare, bugetelor i instruciunilor se va
indica cuvntul aprobat.
De exemplu: Regulamentul Societii privind retribuirea muncii aprobat n a.
2008, modificri i completri la el;
- dac n dosar snt incluse mai multe rapoarte statistice, atunci titlul se
descrie n mod generalizator, iar la sfritul lui se indic n paranteze, numrul
formularelor statistice.
De exemplu: Rapoarte statistice anuale ale Direciei referitoraare la numrul
funcionarilor publici, micarea personalului i locurile de munc
existente; instruirea profesional a personalului pentru anii 20062007 (F. nr. 1F; F.nr. 1-c; F.nr. 6m);
Dac n dosar snt incluse nu mai mult de dou rapoarte statistice, atunci
denumirea lor n titlul dosarului se indic complet i, de asemenea, se indic
numrul formularelor statistice.
n titlul dosarelor, la descrierea rapoartelor statistice unice, se indic data
ntocmirii documentului nominalizat;
- textul titlurilor dosarelor se descrie stilistic corect, cuvintele n titluri
se acord conform regulilor gramaticale.
De exemplu: Proces-verbal al edinei (cui?) consiliului colegial, consiliului...;
ordin (al cui?) al ministrului, al directorului...;
coresponden (privind ce?) privind starea, pregtirea...;
raport (cu privire la ce?) cu privire la activitatea...;
procese-verbale de constatare (privind ce?) privind controlul...,
privind exploatarea...;
-

n titlurile dosarelor

se permite utilizarea doar a abreviaturilor

admise.

10

4.2.2.4.

Indicarea unitii administrativ-teritoriale, a localitilor n

titluri

Indicele geografic, denumirea localitii (a unitii administrativteritoriale) se indic n titlu n cazul cnd este necesar a dezvlui deplin coninutul
documentului.
Acestea se indic n conformitate cu Legea privind organizarea
administrativ-teritorial a Republicii Moldova, n ordine crescnd: sat, comun,
ora, municipiu, raion, republic.
4.2.2.5. Indicarea datelor i a datelor extreme n textul titlurilor
dosarelor
- n titlurile dosarelor incluse n inventar, n mod obligatoriu, se indic
anii documentelor.
n dosarele cu documente organizatorice i de dispoziie (ordine,
dispoziii, hotrri, procese-verbale) i n cele cu coresponden se indic datele
extreme.
Dac dosarul conine doar un singur document (hotrre, ordin, procesverbal), data documentului se indic n rubrica 3(Titlul dosarului) a
inventarului dosarelor;
4.2.2.6. Datele cronologice i numerele curente ale documentelor de
dispoziie, inclusiv a proceselor-verbale se indic la sfritul titlului dosarului.
De exemplu: Ordinele ministrului cu privire la activitatea de baz de la nr. 1 pn
la nr. 150 pentru anul 2009 .
Datele n titluri se vor scrie cu cifre arabe, semestrele i trimestrele se vor
indica cu cifre romane;
- datele extreme n titluri se indic n rubrica 4 (Datele extreme) a
inventarului dosarelor se indic cu trei perechi de cifre arabe ce vor cuprinde ziua,
luna, anul, desprite prin punct.
Dac numrul ce indic ziua sau luna const dintr-o singur cifr,
naintea ei se va scrie 0.
De exemplu: 5 aprilie 2009 se scrie 05.04.09
4.3. Perfectarea dosarelor
Perfectarea dosarelor include urmtoarele operaiuni:
1.
2.
3.
4.
5.

coaserea i legarea dosarelor;

numerotarea filelor;
certificarea dosarului;
ntocmirea listei interne a documentelor din dosar;
perfectarea copertei dosarului.
11

4.3.1.Coaserea (legarea) dosarelor

4.3.1.1. Documentele cu termen permanent, lung de pstrare i ale
personalului scriptic se coas prin patru mpunsturi de ac, n coperte tari sau se
leag conform cerinelor stabilite, nlturndu-se clamele i capsele.
4.3.1.2. Documente care nu pot fi cusute (fiiere, desene tehnice, hri,
manuscrise etc.) se plaseaz n coperte nchise, mape cu clape sau n cutii.
4.3.1.3. Dosarele cusute nu trebuie s depeasc grosimea de 30-40
mm i numrul de file de 250 (dar nu mai mic de 5 file). Dac dosarul legat n
instituie conine circa 300 file, el nu trebuie descusut.
4.3.1.4. Dosarele cu dimensiuni mai mari dect cele indicate n
p. 4.3.1.3., se vor grupa n volume. La gruparea documentelor n volume se va
ine cont de clasarea documentelor n consecutivitatea logic a soluionrii unei
sau altei probleme, de succesiunea cronologic a documentelor.
4.3.1.5. La sfritul fecrui dosar se coas cte o fil curat pentru
certificarea dosarului, iar n caz de necesitate i la nceputul dosarului pentru lista
intern a documentelor.
4.3.1.6. Dac la coaserea dosarului textul documentului este la o
distan mai mic de 1,5-2 cm de la marginea filei atunci de marginea filei este
necesar a lipi un cotor.
Documentele de format mare se coas de cotorul cu limea de 4-5 cm
care a fost lipit i se fluiesc.
4.3.2. Numerotarea i coaserea dosarelor
4.3.2.1. n scopul asigurrii integritii i fixrii modului de
sistematizare a documentelor incluse n dosar, fiecare fil, excepie fila de
certificare i lista intern a documentelor, se numeroteaz cu cifre arabe,
consecutiv, sus, n colul din dreapta, cu creion simplu. Filele listei interne a
documentelor se numeroteaz separat.
4.3.2.2. La numerotarea filelor dosarelor nu se vor folosi pixuri i
creioane colorate. Filele curate din dosar nu se numeroteaz.
4.3.2.3. Fotografiile, desenele tehnice, hrile i alte documente
specific se numeroteaz pe verso, sus, n colul din stnga.
4.3.2.4. Fila de oricare format, cusut dintr-o margine, se numeroteaz
ca una singur, iar fila ndoiat i cusut la mijloc necesit a fi descusut i
numerotat ca una singur.
12

4.3.2.5. Dac pe o fil este lipit o fotografie, nu desen tehnic etc.,

aceasta se numeroteaz ca o singur fil. Dac la o fil snt lipite dintr-o margine
alte documente, fiecare din ele se numeroteaz separat.
4.3.2.6. Plicurile cu inscripii pe ele, cusute n dosar i documentele din
ele, de asemenea, se numeroteaz: mai nti plicul, apoi toate documentele din el
n ordine consecutiv.
Dac documentele din plic nu pot fi numerotate (de exemplu medaliile),
atunci prezena lor se menioneaz n inscripia de certificare.
4.3.2.7. Documentele cu numerotaie proprie (inclusiv ediiile
publicate) cusute n dosar pot fi numerotate n ordine consecutiv sau pot pstra
numerotarea proprie, atunci, cnd ea corespunde numerotrii consecutive a filelor
din dosar.
4.3.2.8. Dac la numerotarea filelor n dosar au fost comise mai multe
greeli, atunci dosarul se numeroteaz din nou. n acest caz numerele vechi se taie
cu o linie oblic, iar numrul nou se srie alturi.
n cazul cnd la numerotarea filelor n dosar au fost comise doar cteva
greeli, corectrile se efectueaz n felul urmtor:
pe filele fr numr se scrie numrul foii precedente i se adaug literele
a, b, c, d etc. (de exemplu: 20a, 20b etc.).
Despre greelile comise la numerotarea dosarelor se menioneaz n
nscripia de certificare.
4.3.3.

ntocmirea inscripiei de certificare

4.3.3.1. La sfritul fiecrui dosar pe o fil aparte, curat, se face

certificarea dosarului (Anexa nr. 4) n care cu cifre arabe i litere se indic
numrul de file numerotate i particularitile numerotrii.
Nu se admite a certifica dosarul pe coperta lui sau pe verso a ultimei file
a documentului.
Dac dosarul a fost cusut sau legat fr foaia pentru inscripia de
certificare, atunci, n acest scop, pe recto a copertei, la sfritul dosarului, se
lipete o fil curat.
4.3.3.2. Inscripia de certificare se semneaz de ctre executantul ei cu
indicarea prenumelui, numelui de familie, funciei deinute i a datei ntocmirii.
Dac filele dosarului se numeroteaz din nou, atunci se ntocmete o
nou inscripie de certificare.

13

4.3.4. ntocmirea listei interne a documentelor din dosar

4.3.4.1. Pentru a duce evidena unor anumite documente cu termen
permanent de pstrare i ale personalului scriptic, evidena crora este determint
de specificul documentaiei date (dosare personale, judiciare, penale etc.) se
ntocmete lista intern a documentelor din dosar.
4.3.4.2. Lista intern se ntocmete pe o fil aparte dup o form
stabilit (Anexa nr. 5) i conine informaii referitoare la numrul de ordine al
documentelor n dosar, la indicele lor, datare, titluri i numrul de file al fiecrui
document.
La sfritul listei interne se indic cu cifre i litere numrul de documente
incluse n ea i numrul de file al listei.
Lista intern se semneaz de ctre alctuitorul ei, indicndu-se prenumele
i numele de familie, funcia deinut i data ntocmirii listei.
4.3.4.3. Dac dosarul este cusut sau legat fr fila pentru lista intern,
atunci, pentru list, pe verso a copertei din fa a dosarului se lipsete o fil
curat.
4.3.4.4. n cazul cnd coninutul documentelor din dosar s-a modificat
(extragerea, includerea noilor documente, nlocuirea cu copii etc.) n rubrica
Meniuni se fac nscripiile respective, iar n caz de necesitate se ntocmete o
nou inscripie de totalizare i o nou inscripie de certificare a listei interne.
4.3.5.

Completarea copertei dosarului

Pe copertele dosarelor (Anexa nr. 6) cu termen permanent, lung (mai

mult de 10 ani) de pstrare i ale personalului scriptic se indic:
- denumirea instituiei i a organului ei ierarhic superior;
- denumirea subdiviziunii structurale;
- indicele dosarului;
- titlul dosarului;
- data dosarului (volumului);
- numrul de file n dosar;
- termenul de pstrare a dosarului;
- numrul dosarului (volumului) conform compartimentului anual al
inventarului dosarelor, cifrul de arhiv al dosarului.
4.3.5.1. La completarea copertei dosarului titlul instituiei i instituiei
ei ierarhic superioare se indic deplin la cazul nominativ. Dac instituia
respectiv, organul ei ierarhic superior au abreviaturi acceptate, acestea se indic
n paranteze dup denumirea complet.
14

Dac n perioada de timp respectiv n titlul instituiei, a organului ei

ierarhic superior au intervenit schimbri, atunci pe coperta dosarului se indic
ultima denumire a instituiilor.
4.3.5.2. Denumirea subdiviziunii structurale se indic mai jos de
denumirea instituiei, n conformitate cu schema de ncadrare.
Dac denumirea subdiviziunii structurale a fost modificat sau dosarul a
fost transmis pentru definitivare n alt subdiviziune structural, atunci pe copert
se va indica ultima denumire a subdiviziunii structurale.
Dac dosarul a fost transmis n alt instituie, atunci pe copert se va
indica denumirea instituiei respective sau a instituiei-succesoare (subdiviziunii
structurale), iar cea precedent se ia n paranteze.
4.3.5.3. Indicele i titlul dosarului se trec pe coperta dosarului din
nomenclatorul concret al instituiei, coordonat cu C.C.E.C. sau C.E.C. a instituiei
arhivistice respective.
Pe dosarele cu documente organizatorice i de dispoziie (ordine,
dispoziii, procese-verbale etc.) se indic numerele acestora. n titlurile dosarelor
care conin copii ale documentelor, aceasta se indic.
De exemplu: Ordine ale directorului Institutului cu privire la activitatea de baz
de la nr. 1 pn la nr. 52 pentru anul 2009. Copii.
Dac dosarul cu coresponden este alctuit din cteva volume, atunci
titlul fiecrii dosar se completeaz cu date referitoare la corespondent, autor,
unitatea administrativ-teritorial, data (ziua, luna, anul) nceperii i definitivrii
lui. Numrul volumului se indic cu cifre arabe.
4.3.5.4. Pe coperta dosarului, n mod obligatoriu, se va indica data
dosarului, termenul de pstrare i numrul de file indicat n inscripia de
certificare a dosarului.
Pe coperta dosarului, cu o tampil special, se aplic cifrul de arhiv
unde se indic denumirea arhivei de stat respective, numrul fondului (la numrul
de fond al documentelor preluate la pstrare depozitar se adaug litera D),
numrul inventarului i numrul de ordine al dosarului n nventar. Cifrul se aplic
pe recto a copertei, jos n colul stng i sus - n colul drept (pe copertele
dosarelor personalului scriptic jos n colul stng)
Cifrul de arhiv pe copertele dosarelor cu termen permanent de pstrare
se aplic numai dup aprobarea inventarelor dosarelor pentru perioada respectiv
de comisiile de expertiz ale instituiilor arhivistice de stat din republic (pentru
documentele personalului scriptic dup coordonarea lor).
4.3.5.5.
Dac coperta dosarului este de culoare ntunecat, de glan etc.,
atunci pe verso a copertei din fa se lipete o fil curat pe care se indic toate
datele ilustrate n punctul 4.3.5.
15

Inscripiile pe copertele dosarelor trebuie scrise cu cerneal rezistent la

lumin clar, cite.
4.4.

ntocmirea i perfectarea inventarelor dosarelor

4.4.1. Inventarele dosarelor se ntocmesc separat pentru:

- dosarele cu termen prmanent de pstrare;
- dosarele cu termen lung (mai mult de 10 ani) de pstrare;
- dosarele personalului scriptic.
4.4.2. Dosarele cu termen permanent de pstrare constituite se aranjeaz
n inventare conform schemei de sistematizare concretizate.
4.4.3. Dosarele cu termen permanent de pstrare ale instituiilor cu o
structur nereliefat se sistematizeaz conform principiului cronologic. n
compartimentul anual al inventarului dosarele se aranjeaz dup gradul de
importan conform indicatoarelor ramurale, nomenclatoarelor concrete sau
Indicatorului documentelor-tip.
4.4.4. Dosarele cu termen permanent de pstrare ale instituiilor cu
structura bine nereliefat se sistematizeaz n inventare conform structurii lor
aprobate.
4.4.5. De regul, documentele seciei generale, ale cancelariei se
sistematizeaz la nceputul compartimentului anual al inventarului, iar
documentele organizaiilor obteti la sfritul compartimentului.
4.4.6. Documentele similare ca tip i coninut se plaseaz n inventare
unul dup altul, totodat planurile i drile de seam generalizatoare se plaseaz
anterior celor din subdiviziunile structurale.
De exemplu: Darea de seam statistic anual de totalizare a Ministerului cu
privire la activitatea economico-financiar pentru anul 2008;
Dri de seam statistice anuale ale organizaiilor teatralconcertistice cu privire la activitatea economico-financiar pentru
anul 2008
4.4.7. Dosarele constituite din documente cu aceeai problematic
pentru 2-3 ani se includ n inventare n anul iniial al dosarului (excepie punctul
4.4.9.).
4.4.8. Dosarele (cu termen permanent, lung de pstrare i ale
personalului scriptic) se includ n inventare numai dup definitivarea lor n
lucrrile de secretariat.
16

4.4.9. Dosarele transmisibile (registrele de eviden a gospodriilor,

crile de imobil, registrele cadastrale, seriile dinamice viznd statistica, condicele
de eviden a amenajrii pdurilor, a regenerrii pdurilor, dosarele penale i
civile, fiele consilierilor etc.) se includ n inventare n anul definitivrii lor n
lucrrile de secretariat (anul ncheierii lor).
4.4.10. Cnd n inventar snt incluse mai multe volume ale unui dosar sau
mai multe dosare cu documente de acelai tip, atunci se indic complet numai tilul
primului dosar, iar pentru urmtoarele se indic cuvntul Idem, cealalt
informaie se indic complet; numrul volumului se indic cu cifre arabe.
De exemplu: Procese-verbale ale edinelor consiliilor pedagogice
ale colii din s. Goteti pentru anii 2007-2008, vol. 1;
Idem, ale colii din s. Maragj pentru anii 2007-2008, vol. 2.
4.4.11.
Pentru documentele organizatorice i de dispoziie, pentru cele
tehnico-tiinifice se ntocmesc inventare ale dosarelor separate.
4.4.12.
Compartimentul anual al inventarului dosarelor cu termen
permanent de pstrare se ntocmete conform unei forme stabilite (Anexa nr. 7).
4.4.13.
Inventarele dosarelor, de obicei, se ntocmesc n limba de stat,
iar n cazuri excepionale, cnd lucrrile de secretariat n instituie se duc n limba
rus, fapt despre care se indic n istoricul fondului, inventarele dosarelor se pot
ntocmi n limba rus.
4.4.14. Numerotarea dosarelor n inventarele cu termen permanent, lung
de pstrare i ale personalului scriptic se face n mod consecutiv pentru mai muli
ani la rnd, la fiecare 100 dosare admiindu-se doar 3-4 omiteri sau cifre
alfanumerice. Inventarele dosarelor se prelungesc pn cnd numrul dosarelor
incluse n ele atinge cel mai mare numr de patru cifre (9999), dup care
inventarul se nchide (acest moment se coordoneaz cu arhiva de stat respectiv).
Urmtorul inventar va avea numrul de ordine respectiv, iar numerotarea
dosarelor va ncepe de la numrul unu.
4.4.15. Inventarele dosarelor cu termen permanent de pstrare se
ntocmesc n 4 exemplare, ale dosarelor cu termen lung de pstrare i ale
personalului scriptic n 3 exemplare (inclusiv n instituiile care nu fac parte din
Fondul Arhivistic al Republicii Moldova).
4.4.16. Se admite culegerea inventarelor dosarelor (cu termen permanent,
lung de pstrare i ale personalului scriptic) pe ambele pri ale filei. Textul
inventarelor se culege cu spaiere la 1,5 rnduri, cu caractere de nrime 14
respectndu-se urmtoarele dimensiuni ale marginior:

17

din stnga (iar pe verso din dreapta) 35 mm;

din dreapta (iar pe verso din stnga) nu mai puin de 8 mm;
de sus 20 mm;
de jos: pentru format A 4 cel puin 19 mm; pentru format A 5 cel puin
16 mm.
Fiecare compartiment al inventarului prelungete numerotarea dosarelor
compartimentului anterior, pn la nchiderea inventarului.
4.4.17.

Elementele constitutive ale descrierii unui dosar din inventar

snt:

- numrul de ordine al dosarului (volumului) n inventar;

- indicele dosarului (volumului);
- titlul dosarului (volumului) care corespunde titlului de pe coperta
dosarului;
- datele extreme ale dosarului (volumului);
- numrul de file n dosar (volum);
- observaii.
Textul elementelor constitutive ale descrierii dosarului se culege cu
spaiere la 3 rnduri, iar textul descrierii dosarului cu spaiere la un rnd.
4.4.18.
La includerea titlurilor dosarelor n inventar se ine cont de
urmtoarele:
- fiecrui titlu al dosarului, n rubrica 1 a inventarului, i se atribuie un
numr de ordine separat. Dac dosarul se constituie din cteva volume, atunci
fiecrui volum inclus n inventar, de asemenea, i se atribuie un numr de ordine
separat;
- n rubrica 2 a inventarului Indicele dosarului se scrie indicele
dosarului conform nomenclatorului concret al instituiei;
- titlul de pe coperta dosarului se indic n rubrica 3 a inventarului fr
modificri i prescurtri; n aceast rubric, de asemenea, se indic anul dosarului
i numrul volumului, atunci cnd dosarul se compune din mai multe volume;
- datele extreme de pe coperta dosarului se indic n rubrica 4 a
inventarului cu trei perechi de cifre arabe;
- numrul de file de pe coperta dosarului se indic n rubrica 5 a
inventarului.
4.4.19. Pentru documentele personalului scriptic se ntomete un
inventar separat (Anexa nr. 8) n urmtoarea succesiune:
ordinele (dispoziiile) cu privire la personalul scriptic;
contractele individuale de munc;
listele personalului scriptic;
fiele de eviden a personalului scriptic;
dosarele personale;
conturile analitice (fiele descifrate de achitare a salariilor) ale
lucrtorilor;
18

registrele de eviden a circulaiei carnetelor de munc;

procesele-verbale ale cazurilor nefaste.
n unele cazuri, n inventarul dosarelor personalului scriptic se mai
includ: registrele de eviden a eliberrii atestatelor, diplomelor, adeverinelor de
absolvire a instituiilor de nvmnt; procese-verbale ale edinelor comisiilor de
examinare, atestare, calificare; borderouri privind susinerea colocviilor i
examenelor; tabele de tarificare; borderouri totalizatoare privind reuita colar;
condici de eviden, indice alfabetice ale dosarelor personale.
4.4.20. Fiele i dosarele personale ale lucrtorilor concediai
ntocmite n activitatea instituiei n volum mare pot fi incluse n inventare
separate.
Dosarele personale ale deputailor Parlamentului, conductorilor
organelor superioare ale puterii legislative, executive i judiciare, conductorilor
organelor administraiei publice centrale i locale, persoanelor cu nalte decoraii
de stat i titluri onorifice ale Republicii Moldova i altor state, participanilor la
rzboi, persoanelor cu grade i titluri tiinifice se pstreaz permanent i se
includ n inventarul dosarelor cu termen permanent de pstrare.
4.4.21. Documentele personalului scriptic se sistematizeaz n
inventare n ordine alfabetic sau cronologic.
4.4.22. Dosarele personale ale lucrtorilor eliberai constituite n
dosare separate se includ n compartimentul anual al inventarului n anul
concedierii persoanei, n ordine alfabetic.
4.4.23. n cazul cnd ordinele cu privire la activitatea de baz snt
ntocmite mpreun cu ordinele cu privire la personalul scriptic, acest dosar se va
include n inventarul dosarelor personalului scriptic.
4.4.24. Pentru inventarele dosarelor cu termenul lung de pstrare ale
personalului scriptic se ntocmete foaia de titlu prin analogie cu foaia de titlu a
inventarului dosarelor cu termen permanent de pstrare.
5. Aparatul informativ al inventarului dosarelor
Elementele aparatului informativ al inventarului dosarelor snt:
- foaia de titlu;
- cuprinsul (cnd inventarul are subcapitole);
- prefaa;
- indicatorul.
Cuprinsul, prefaa i indicatorul se ntocmesc de regul, pentru fondurile
de categoria ntia, cu o structur complex i un volum mare de documente.
19

5.1. Foaia de titlu

Pentru inventarul dosarelor se ntocmete foaia de titlu.
5.1.1. Foaia de titlu a inventarului dosarelor trebuie s conin urmtoarele
date:

- denumirea complet a arhivei de stat;

- denumirea fondului;
- numrul fondului;
- numrul inventarului;
- denumirea inventarului (cu termen permanent, lung de pstrare, al
personalului scriptic);
- datele extreme ale dosarelor incluse n inventar.

5.1.2. Denumirea arhivei de stat (n care urmeaz s se pstreze

documentele instituiei respective) se indic n partea de sus a foii de titlu, mai sus
de denumirea fondului.
5.1.3. Drept denumire a fondului se scrie denumirea oficial a instituiei
creatoare de fond.
5.1.4. Toate schimbrile intervenite n denumirea instituiei, subordinea
ei, locul amplasrii, denumirea republicii se indic, n foaia de titlu, n
continuitate cronologic din momentul crerii instituiei creatoare de fond. Dac
atare schimbri au intervenit pe parcursul aceluiai an, atunci se indic luna i
anul evenimentului.
5.1.5. Foaia de titlu a inventarului dosarelor cu termen permanent de
pstrare se ntocmete la prima ordonare a documentelor instituiei i, n
continuare, numai n cazurile cnd n denumirea i subordinea instituiei, pentru
perioada respectiv, au intervenit schimbri.
5.1.6. Foaia de titlu a inventarului dosarelor cu termen permanent de
psrare nchis se ntocmete conform Anexei nr. 9.
Dac inventarul nu se nchide, atunci foaia de titlu se ntocmete conform
Anexei nr. 10.
Dac n inventar snt incluse dosare cu interval de peste civa ani, atunci
n foaia de titlu, n informaia referitoare la fondul documental al instituiei, se
indic doar anii pentru care snt documente.
5.2.

Cuprinsul inventarului

5.2.1. Cuprinsul la inventar (Anexa nr. 11) se situeaz la nceputul

inventarului nchis.
n cuprins se enumr: prefaa, denumirile tuturor capitolelor i
subcapitolelor, se indic numerele, respectiv numerele filelor inventarului .
20

5.3.

Prefaa inventarului

Pentru inventarul dosarelor se ntocmete prefaa n care se

indic:
istoricul instituiei creatoare de fond;
istoricul fondului;
componena i coninutul documentelor;
modalitile de constituire, descriere i sistematizare a dosarelor.

5.3.1.
-

5.3.2. Prefaa la inventar se ntocmete pentru a facilita accesul

cercettorilor la fondurile care au o structur complex i un numr mare de
inventare ale dosarelor.
5.3.3. Prefaa poate fi comun pentru toate inventarele sau pentru
fiecare inventar aparte. La ntocmirea prefeei pentru fiecare inventar aparte,
datele unice referitoare la istoricul instituiei creatoare de fond i istoricul
fondului se indic n prefaa primului inventar.
5.3.4. n prima parte a prefeei, n istoricul instituiei creatoare de fond,
succint se indic:
data fondrii instituiei creatoare de fond cu referina la actele normative,
denumirea anterioar a instituiei, subordinea;
funciile de baz i structura instituiei creatoare de fond;
organele de conducere a instituiei (adunarea general, crmuirea, direcia,
comitetul de conducere, biroul executiv etc.);
schimbrile intervenite n denumire, n funcii, structur, subordinea
instituiei creatoare de fond, motivele care au condus la aceste schimbri;
data lichidrii sau reorganizrii instituiei creatoare de fond cu referin la
actele normative i Monitorul Oficial al Republicii Moldova, denumirea instituiei
succesoare de drept.
5.3.5. n caracteristica istoriei fondului se indic:
numrul de dosare n fond i datele extreme ale dosarelor fondului (n
cazul n care este deschis fondul);
anul transmiterii dosarelor instituiei pentru pstrare de stat sau
depozitar, numrul dosarelor preluate la pstrare i datele extreme ale lor (n
cazul cnd este deschis fondul);
de cte ori a fost efectuat expertiza valorii documentelor instituiei i
numrul de dosare supuse expertizei;
principiile de ntocmire a inventarelor dosarelor, numrul de inventre i
anii dosarelor;
categoriile de documente incluse n fiecare inventar (se indic la concret
toate tipurile de documente); numrul dosarelor incluse n inventare i numrul
lor total;
21

integritatea fondului, categoriile i anii documentelor care lipsesc,

motivul lipsei lor;
locul pstrrii documentelor cu termen permanent i lung (ale
personalului scriptic) de pstrare, precum i ale celor cu termen de pstrare
expirat (ale instituiilor lichidate), numrul lor i datele extreme (date referitoare
la nchiderea inventarului sau a fondului);
date despre starea fizic a dosarelor.
5.3.6. Dac datele referitoare la fondul instituiei respective se afl n
componena fondurilor altor instituii, atunci n istoricul fondului se concretizeaz
denumirile acestor instituii i numrul fondurilor, dosarelor lor.
5.3.7. Prefaa la inventar se semneaz de ctre executant, indicndu-se
funcia sa i data ntocmirii. Ea se situeaz la nceputul inventarului, dup cuprins.
5.4.

Indicatorul inventarului

5.4.1. Indicatoarele inventarelor, de regul, se ntocmesc pentru a

facilita accesul cercettorilor la informaia din documentele fondurilor care au o
structur complex ce concentreaz o informaie cu coninut divers i un numr
mare de inventare. De asemenea, se mai ntocmesc, n cazurile cnd n inventarul
instituiei ierarhic superioare au fost incluse i documentele instituiilor din
subordine.
5.4.2. Indicatoarele se ntocmesc pentru fondurile instituiilor cu un
profil vast, documentele crora snt frecvent solicitate. Necesitatea ntocmirii
indicatorului la inventar i tipul lui se coordoneaz cu arhiva de stat respectiv.
Indicatoarele pot fi tematice, onomastice, geografice, cronologice etc.
Ele se ntocmesc, de regul, n baza datelor coninute n titlurile dosarelor din
compartimentele anuale ale inventarelor, fr a cerceta fiecare dosar. Noiunile,
incluse n indicatoare, vor avea trimireri la numerele respective ale dosarelor
inventarelor.
6. Istoricul fondului
Istoricul fondului se ntocmete de fiecare dat cnd se ordoneaz
documentele instituiei creatoare de fond (Anexa nr. 12).
Istoricul fondului se culege pe formularul general, fiecare fil se
numeroteaz separat. Dac istoricul fondului se culege pe o fil curat, atunci n
partea de sus a filei se indic mai nti denumirea instituiei ierarhic superioare, iar
mai jos denumirea instituiei creatoare de fond. Se indic denumirea instituiilor
la momentul ordonrii documentelor sau la momentul lichidrii instituiei
respective. Apoi se indic tipul documentului, data ntocmirii istoricului fondului,
localitatea amplasrii creatorului de fond i titlul, care include i anii
documentelor descrise.
22

Istoricul fondului se compune din dou pri: istoria instituiei creatoare

de fond i istoria fondului.
Pentru fondurile de provenien personal istoricul fondului se constituie
din date biografice ale instituiei creatoare de fond: numele de familie, prenumele,
patronimicul, pseudonimul, numele de fat, datele de via, profesia, genul de
activitate profesionist i social. n istoricul fondurilor pentru fondurile familiale
i gentilice se indic n ordine cronologic nivelul rudeniei. Pentru fondurile
coninute din documentele ctorva persoane cu acelai gen de activitate succint se
indic datele referitoare la activitatea profesionist i social a instituiilorcreatoare de fonduri n ordinea alfabetic a numelor.
n istoricul fondului al unei colecii se indic date referitoare la istoria
crerii ei, alctuitorul i locul aflrii coleciei pn la predarea ei la arhiva.
Istoricul fondului pentru fondul de provenien personal precum i
pentru colecia de arhiv se ntocmete prin analogie cu cel al fondului arhivistic
al organizaiei.
6.1.

Istoria instituiei creatoare de fond

6.1.1.
Partea ntia a istoricului fondului se expune n urmtoarea
consecutivitate: mai nti se indic premizele istorice ce au condus la crearea
instituiei creatoare de fond.
Drept baz pentru aceast informaie servesc Legile Republicii,
Decretele Preedintelui, Hotrrile Parlamentului i Guvernului Republicii
Moldova, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, documentele de dispoziie ale
organelor ierarhic superioare i instituiei-creatoare de fond. n continuare se
indic informaia referitoare la crearea instituiei-creatoare de fond (n baza crei
organizaii sau subdiviziune structural s-a creat) i referitoare la nregistrarea ei
la Camera nregistrrii de Stat.
6.1.2.
n continuare, se indic locul (rangul) instituiei creatoare de
fond n sistemul administraiei publice, instituiile din subordine, dimensiunile
activitii.
Dac n denumirea instituiei, reelei ei din subordine au intervenit
schimbri, acestea se indic n istoric n ordine cronologic.
Dac atare schimbri n-au intervenit atunci despre lipsa lor, de asemenea,
se menioneaz n textul istoricului. Denumrea instituiei i a organului ei ierarhic
superior se indic complet, nu se admit prescurtri spontane.
6.1.3.
Funciile de baz i sarcinile instituiei creatoare de fond, de
obicei, se indic la prima ordonare a documentelor i, n continuare, numai n
cazul, cnd n instituie intervin schimbri ce ine de ea.
6.1.4.
Urmeaz, apoi, structura instituiei i toate schimbrile care au
intervenit pentru perioada supus ordonrii documentelor.
23

Dac schimbrile intervenite n structura instituiei snt nensemnate,

atunci n istoricul fondului se indic doar aceste schimbri fr a se indica din nou
subdiviziunile structurale.
Dac, ns, n structura instituiei creatoare de fond au avut loc schimbri
eseniale, atunci ea se indic n ntregime la data aprobrii ei.
Dac schimbri n-au intervenit, atunci despre acest fapt, de asemenea, se
menioneaz n istoricul fondului.
Schimbrile intervenite n structura instituiilor se indic n ordine
cronologic. Denumirile subdiviziunilor structurale se scriu deplin, fr
prescurtri, conform schemelor de ncadrare aprobate sau conform documentelor
de dispoziie ale organelor ierarhic superioare referitoare la structura instituiilor
din subordine.
Structura instituiei se indic conform primului an al documentelor
incluse n inventar la data de 01.01... i, de regul, se indic la fiecare ordonare a
documentelor.
Istoricul fondului trebuie s conin trimiteri la documentele ce
reglementeaz structura instituiilor din subordine.
6.1.5. Organele de conducere ale administrrii (adunarea general,
crmuirea, consiliul, direcia, biroul executiv etc.) care activeaz n instituii se
indic n istoric dup structur conform p. 6.1.4.
6.1.6. Reeaua instituiilor din subordine se indic prin analogic p. 6.1.4.
6.1.7. La sfritul primei pri a istoricului fondului se indic motivul i
data lichidrii (dac aceasta a avut loc) instituiei creatoare de fond (conform
actului legislativ, documentului de dispoziie al instituiei, avizul din Monitorul
Oficial al Republicii Moldova) i dac, este cunoatin, denumirea instituiei
succesoare de drepturi.
6.2.

Istoria fondului

6.2.1. n partea a doua a istoricului fondului, la fiecare ordonare a

documentelor se informeaz despre urmtoarele:
numrul de dosare n fond i datele extreme ale dosarelor din fond (se
indic atunci, cnd fondul este deschis);
anul predrii documentelor instituiei pentru pstrare de stat sau
depozitar, numrul de dosare preluate la pstrare i datele lor extreme;
cnd i de cte ori a fost efectuat expertiza valorii documentelor
instituiei;
numrul de dosare supuse expertizei i datele lor extreme (se indic
numrul total al dosarelor; apoi cu termen permanent, lung de pstrare, ale
personalului scriptic i al cror termen de pstrare a expirat);
24

principiile de sistematizare a inventarelor dosarelor, numrul de ordine al

dosarelor, numrul lor i anii;
categoriile de documente incluse n fiecare inventar, numrul lor n total;
datele referitoare la integritatea fondului, categoriile i anii documentelor
care lipsesc, motivul lipsei lor cel care a condus la pierderea lor;
denumirea organului de control financiar sau a organizaiei de audit care
a efectuat controlul economico-financiar al activitii instituiei, data i numrul
procesului-verbal de constatare a reviziei, inclusiv numrul i anii dosarelor
incluse n procesul-verbal de nimicire a documentelor (n mod obligatoriu se
indic pn n ce an inclusiv au fost incluse documentele de contabilitate
abrevizate);
locul pstrrii documentelor cu termen permanent, lung de pstrare,
personalului scriptic i ale celor cu termen de pstrare neexpirat din instituiile
lichidate, numrul lor n total i anii (informaii referitoare la nchiderea
inventarelor dosarelor i la fonduri);
starea fizic a dosarelor.
6.2.2. Dac datele referitoare la fondul organizaiei care se ordoneaz
snt relatate n componena fondurilor altor instituii, atunci n istoricul fondului se
indic denumirea instituiilor i numrul fondurilor respective.
6.2.3. Istoricul fondului se culege cu spaiere la 1,5 rnduri, se semneaz
de ctre executant, conductorul instituiei respective i se autentific cu tampila
cu stema rii. tampila se aplic astfel, nct amprenta ei s cuprind o parte din
denumirea funciei semnatarului i o parte din semntura personal (Anexa nr.
12). n cazul cnd instituia este lichidat i tampila lipsete, atunci pe istoricul
fondului se admite aplicarea tampilei arhivei de stat respective.

6.3.

Modul de sistematizare a notelor la subsol n istoricul

fondului

6.3.1. Notele la subsol n textul istoricului fondului se numeroteaz n

ordine consecutiv.
6.3.2. Dac n textul istoricului se face referin la acte normative sau
dispozitive, atunci la subsolul paginei se fac trimiteri la sursele din care au fost
extrase aceste informaii.
De exemplu: Hotrrea Guvernului Republicii Moldova nr. 755 din 29.11.93,
fondul de arhiv al Ministerului Culturii, inv. 11, d. 1409, p. 81.
6.3.3. Dac n textul istoricului se menioneaz unele date din
regulamente, statute, scheme de ncadrare etc., atunci denumirile acestor
25

documente n notele la subsol nu se indic, ci se face doar trimitere la sursa, din

care ecestea au fost extrase.
De exemplu: 1. Arhiva Naional a Republicii Moldova, f. 2150, inv. 1, d. 68,
p. 60-62.
2. Fondul de arhiv al Ministerului Agriculturii i Industriei
Alimentare, inv. 1, d. 25, p. 28.
6.3.4. Dac n textul istoricului fondului se indic data publicrii unei
legi, hotrri, atunci n notele la subsol nu se indic denumirea lor, dar a coleciei
n care a fost publcat documentul respectiv.
De exemplu: Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2000, nr. 65-67, . 108109.
6.3.4. Titlul unei cri se indic n ordinea urmtoare: autorul, titlul, locul
editrii, anul editrii, pagina.
6.3.6. Dac pe o pagin snt cteva trimiteri la unul i acelai izvor, atunci
denumirea izvorului se indic numai n prima not la subsol, iar n a doua i n
urmtoarele note se indic cuvntul Idem, adugndu-se datele care le
difereniaz.
De exemplu:

1. Fondul de arhiv al Ministerului Agriculturii i Industriei

Alimentare al Republicii Moldova, ordinul Ministrului
Agriculturii i industiriei alimentare din 10.03.02 nr. 50, inv.
1, d. 13, p. 4.
2. Idem, ordinul Ministrului din 01.08.03 nr. 168, d. 46, p. 8.
3. Idem, ordinul Ministrului din 01.08.03 nr. 220, d.153, p. 25.

n cazul cnd notele la subsol trec de pe o pagin pe alta, ele trebuie s

conin toate datele referitoare la izvor.
7. Ordinea predrii documentelor ordonate solicitantului
7.1. Dup finisarea ordonrii documentelor instituiei efectuate de ctre
subdiviziunea respectiv a arhivei de stat i aprobarea inventarelor dosarelor, se
ntocmete un proces-verbal de predare-primire a serviciilor prestate (Anexa
nr. 13).
7.2. Pentru a primi serviciile prestate, de ctre instituia respectiv, se
numete un funcionar i persoan responsabil de pstrarea documentelor de
arhiv (sau eful arhivei).

26

7.3. Greelile comise n timpul ordonrii, depistate la transmiterea

serviciilor prestate, se corecteaz de ctre executant fr plat adugtoare.
n cazul apariiei divergenelor, de ctre organizaie i instituia
arhivistic, se vor institui prin ordine (dispoziii) comisii speciale pentru predareaprimirea serviciilor prestate.
7.4. Dosarele cu trmen permanent, lung de pstrare i ale personalului
scriptic, fiecare n parte, se predau solicitantului n conformitate cu inventarele
dosarelor aprobate. Ele trebuie s fie cusute (legate), cu copertele perfectate i
legate n pachete conform cerinelor stabilite.
n unele cazuri, la dorina clientului, dosarele personalului scriptic care
snt frecvent utilizate, nu se leag n pachete, ci se aranjeaz pe stelaje conform
inventarelor aprobate.
Dosarele cu termen de pstrare neexpirat se vor pstra n subdiviziunea
structural care le-a creat.
7.5.
Procesul-verbal de predare-primire a serviciilor prestate se
semneaz, pe de-o parte, de ctre persoane cu funcie de rspundere ale arhivei de
stat respective, iar pe de alt parte, de ctre persoana cu funcie de rspundere i
persoana responsabil de arhiv (sau eful arhivei) ai instituiei-solicitant i se
aprob de ctre conductorul instituiei-solicitant.

27

Anexa nr. 1
la p. 2.1.
CONTRACT nr. ___
de prestri servicii
mun. Chiinu

____ ___________20__

(municipiu, ora)

Prile Contractului

I.

__________________________________________________________________
(denumirea deplin a organizaiei)
n persoana ________________________________________________numit n
continuare SOLICITANT, pe de o parte i Arhiva Naional a Republicii
Moldova, n persoana directorului_________________, numit n continuare
EXECUTANT, convin de comun acord asupra urmtoarelor.
II.

Obiectul contractului

Obiectul contractului l constituie prestarea de ctre Executant a serviciilor

de expertiza a valorii documentelor a arhivei Solicitantului.
III.

Obligaiile prilor

Executantul se angajeaz:
a) s efectueze expertiza valorii a documentelor n scopul selectrii lor
pentru transmiterea la pstrare de stat, de asemenea, selectarea spre nimicire a
documentelor, termenul de pstrare a crora a expirat;
b) s efectueze prelucrarea tehnico-tiinific a documentelor , destinate
pstrrii, n conformitate cu Instruciunea cu privire la ordonarea documentelor n
organizaiile, instituiile i ntreprinderile Republicii Moldova;
c) s ntocmeasc istoricul fondului a ntreprinderii i a fondului ei
documentar, inventarele dosarelor cu termen permanent de pstrare, inventarele
dosarelor cu termen lung de pstrare, procesul-verbal cu privire la nimicire a
documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat.
Toate neajunsurile, comise de colaboratorii seciei la prelucrarea
documentelor, relevante n decurs de un an, Arhiva Naional i ia obligaia s
le nlture fr plat.
Arhiva Naional se oblig s predea lucrrile pn la ____________.

Solicitantul se angajeaz:
a)
s prezinte pentru prelucrare documentele tuturor subdiviziunilor
structurale i organizaiilor obteti n componen deplin i s le adune ntr-o
singur ncpere pentru ndeplinirea lucrrilor prevzute n prezentul contract;
b)
s pun la dispoziia lucrtorilor seciei completare, arhive
departamentale i lucrri de secretariat o ncpere pentru ndeplinirea prevzut n
prezentul contract;
c)
s pun la dispoziia lucrtorilor seciei materiale necesare (hrtie,
clei, a, .a.);
d)
s prezinte colaboratorilor seciei nomenclatoarele dosarelor
existente, istoricul fondului, inventarele dosarelor cu termen permanent i lung de
pstrare, procese-verbale cu privire la nimicire a documentelor ale prelucrrilor
precedente, de asemenea, s organizeze, n caz de necesitate consultanii pentru
specialiti pe diverse chestiuni.
IV. Valoarea contract i modalitatea de plat
Pentru serviciile executate de ctre Executant, Solicitantul va plti
contra-valoarea acestora, n valut naional, n conformitate cu Indicatorul de
preuri la serviciile cu plat, prestate de ctre arhivele de stat ale Republicii
Moldova, aprobat prin Hotrrea Guvernului Republicii Moldova, nr. 339 din
23.03.2005.
Lucrrile neprevzute de listele de preuri se remunereaz pe unitate de
timp (inclusiv i termenul de stagnare neproductiv) din vina Solicitantului i
n caz de nendeplinire a obligaiunilor Solicitantului.
Ulterior, n procesul executrii lucrrilor, remunerarea se efectueaz lunar,
n conformitate cu volumul de lucru ndeplinit dup prezentarea de ctre birgadier
a facturii, legalizat de reprezentanii Executantului i Solicitantului.
Plata definitivat se efectueaz n decurs de trei zile dup semnarea facturii
pentru ordonarea documentelor n instituii, organizaii i ntreprinderi.
n caz de neachitare a plii n termen stabilit, se incasazeaz o amend n
mrime de 0,1% din restana de plat pentru fiecare zi de depire a termenului.
V. Condiii speciale
1. Suma prealabil a contractului ________________ lei.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Plata conform facturii pentru ordonarea documentelor.

Culegerea unei file 2 lei.
VI.

Dispoziii finale

Contractul intr n vigoare de la data semnrii lui de ctre ambele pri i

produce efecte juridice privind drepturile i obligaiile incluse n acesta.
Fora major apr prile contractante de rspundere conform Codului
Civil n vigoare. Ambele pri contractante stabilesc, c n eventualitatea unor
dispute sau litigii, vor fi soluionate pe cale judiciar n conformitate cu legislaia
n vigoare.
Prezentul contract a fost ntocmit n dou exemplare, cu aceeai putere
juridic, cte unul pentru fiecare parte contractant.
VII. Adresele juridice ale prilor
SOLICITANTUL

EXECUTANTUL
Serviciul de Stat de Arhiv al
Republicii Moldova
Arhiva Naional a Republicii
Moldova
Ministerul Finanelor
Trezoreria mun. Chiinu
Serviciul de Stat de Arhiv

Cod potal

MD-2028

Adresa: MD

Chiinu, str. Gh. Asachi, 67B

Chiinu, ___________________
Cont de decontare_____________

cont de decontare 226410149830164

44010010101540100

n Banca ____________________

n Banca de Economii S.A.,

filiala nr. 1, mun. Chiinu
Cod bancar BECOMD2X609
Cod fiscal 229364

Cod bancar __________________

Cod fiscal ___________________

SOLICITANTUL
____________________________
(semntura)

EXECUTANTUL
_____________________________
(semntura)

Anexa nr. 2
la p. 3.5.

Lista de eviden a dosarelor cu termen

permanent de pstrare
Titlul dosarului

2006

2007

2008

2009

2010

1
1

1
2
-

1
2
1

2
2
1

1
1

2
1
1

2
1
1

2
1
-

2
1

2
1
1

Conducerea
1. Procese-verbale...
2. Ordine...
3. Coresponden...

Direcia economie
1. Schemele de ncadrare
2. Planuri...
3. Rapoarte statistice...
. . . . . . .

Denumirea organului ierarhic superior

Denumirea instituiei
PROCES-VERBAL_____

Anexa nr. 3
la p. 3.10.
APROB

01.05.10________ 1__

_______________________

Cu privire la nimicirea documentelor,

termenul de pstrarea al crora a
expirat

(denumirea funciei)
conductorului instituiei)

_______________________

semntura(prenumele, numele de
familie)
_____________________________
(data)

Temei: ___________________________________________________________
(referin la documentele de dispoziie sau prescripia oral)

ntocmit de ctre Comisia Central de Expertiz (Comisia de Expertiz)

Preedinte
_____________________________________________________
(Prenumele, numele de familie)
Membri:
_____________________________________________________
(Prenumele, numele de familie n ordine alfabetic)
Au participat: _____________________________________________________
(Prenumele, numele de familie, funcia)
Comisia n baza_____________________________________________________
(denumirea Indicatorului documentelor)
_________________________________________________________________
A selectat pentru a fi eliminate, fiind lipsite de importan tiinifico-istoric i de
utilitate practic, fiind cu termen de pstrare expirat, urmtoarele dosare i
documente ale ____________________________________________________
(denumirea instituiei)
Num- Termenul de
MenNr. Indicele
Titlurile dosarelor
Datele
pstrare a dodosarului
rul
de
iuni
crt.
extreme
sarelor,nr.
dosare
ale
articolelor
(voluconform
dosarelor
me)
Indicatorului

1
2
3
n total ___________________
(n cifre i cu litere)
dosare pentru anii _____________________
Funcia persoanei care
___________
a ntocmit procesul-verbal
(semntura)
Preedinte
___________
(semntura)

Membri:

___________
(semntura)

Parafa de coordonare cu instituia

arhivistic respectiv

___________________
(Prenumele, numele de familie)
___________________
(Prenumele, numele de familie)
___________________
(Prenumele, numele de familie)

Anexa nr. 4
la p. 4.3.3.1

n dosar snt numerotate i cusute 145 (una sut patruzeci i cinci) file
Funcia Arhivar cat.I

Semntura

. Roca

10 septembrie 2010

n dosar snt numerotate i cusute 120 (una sut douzeci) file

ntre filele 10 i 15 o brour pe 10 file
Funcia Arhivar cat.I

Semntura

. Roca

14 mai 2010
n dosar snt numerotate i cusute 184 (una sut optzeci i patru) file
Filele nr. 44a, 72a alfanumerice, fila 32 omis
Funcia Arhivar cat. I

Semntura

. Roca

11 mai 2010

n dosar snt numerotate i cusute 78 (aptezeci i opt) file + 4 (file) lista intern
Funcia Arhivar cat. I

Semntura
20 iunie 2010

. Roca

Anexa nr. 5
la p. 4.3.4.2.
LISTA INTERN
a documentelor dosarului nr. 5
dosare personale ale lucrtorilor
Ministerului eliberai n anii
2007 2008
Nr.nr.
crt.
1
1.
2.
3.
4
25.

Indicele
documen
tului
2
05-9

Titlul documentului

3
P. Ababii
L. Bdicheanu
S. Bechet
. Bodrug...

Numrul de
file ale
dosarului
4
1 20
21 42
43 54
55 67

N. Ursu

230 - 244

n total pe 244 (dou sute patruzeci i patru) file.

Numrul de file ale listei interne 3 (trei)
Lista intern a fost ntocmit
de ctre arhivistul de
clasa I a Arhivei
Naionale
15.02.10

Semntura

L. Botnaru

Observaii
5

Anexa nr. 6
la p. 4.3.5.

Ministerul Agriculturii i Industriei Alimentare al Republicii Moldova

ntreprinderea de Stat Combinatul de Vinuri i Produse Alcoolice din Clrai

Conducerea

Dosarul Nr. 01 04
Ordinele directorului Combinatului
cu privire la activitatea de baz
de la nr. 1 pn la nr. 180 pentru anul
1997, Vol. nr. 1

Data nceperii 05.01.97

Data ncheierii 27.12.97
Numrul de file 192
Termenul de pstrare
permanent
Fondul
Nr.
Inventarul Nr.
Dosarul Nr.

Anexa nr. 7
la p. 4.4.12.
Ministerul Justiiei al Republicii Moldova
Fondul Nr. _______

Parafa de aprobare a

Inventarul nr. ______

inventarului de ctre

Al dosarelor cu termen

Arhiva Naional a

permanent de pstrare

Republicii Moldova

pentru anii __________

Nr.
crt.

Indicele
dosarului
conform
nomenclatorului

Titlul dosarului
(volumului)

Datele
extreme

Numrul Obserde file

vaii

Prezentul compartiment al inventarului nr. ____ este format din _______

file i conine ______ dosare de la nr. _____ pn la nr. _____, inclusiv:
clasificarea alfanumeric: nr. 72, 81a, 81b (sau numere omise: nr. 48, 109)
Inventarul a fost ntocmit:
______________________
(denumirea funciei)
Data

__________
(semntura)

________________________
(Prenumele, numele de familie)

__________
(semntura)

________________________
(Prenumele, numele de familie)

CERTIFIC
Preedintele Comisiei
Centrale de Expertiz
a Ministerului

Anexa nr. 8
la p. 4.4.19.

Ministerul Justiiei al Republicii Moldova

Fondul nr. ________

APROB

Inventarul nr. ______

Ministru

Al dosarelor cu termen
lung de pstrare
pentru anii _________

___________Vasile Lungu
(semntura) 01.06.05

Nr. Indicele
crt. dosarului
conform
nomenclatorului

Titlul dosarului
(volumului)

Datele Termenul Numde

rul de
extreme

pstrare a
dosarului

file

Observaii

Prezentul compartiment al inventarului nr. ____ este format din _______

file i conine ______ dosare de la nr. _____ pn la nr. _____, inclusiv:
clasificarea alfanumeric: nr. 85a, 131a (sau numere omise: 350, 352, 353).
Inventarul a fost ntocmit:
______________________
(denumirea funciei)

__________
(semntura)

________________________
(Prenumele, numele de familie)

__________
(semntura)

________________________
(Prenumele, numele de familie)

Data
CERTIFIC
Preedintele Comisiei
Centrale de Expertiz
a Ministerului
COORDONAT
Procesul-verbal al edinei
Comisiei Centrale de Expertiz
si Control a Arhivei Naionale
a Republicii Moldova
Data ____________ nr. ______

Anexa nr. 9
la p. 5.1.6
Filiala Orhei a Serviciului judeean de arhiv Orhei, Republica Moldova
Secia protecia mediului nconjurtor i gestionarea resurselor naturale a
Consiliului judeean Orhei, Republica Moldova
1999 - august 2002
Secia protecia mediului a Consiliului judeean Orhei, Republica Moldova
august 2002 - 2003

Fondul Nr. 123

Inventarul Nr. 1
al dosarelor cu termen permanent
de pstrare pentru anii 1999 2003

Serviciul municipal de arhiv Bli, Republica Moldova

Anexa nr. 10
la p. 5.1.6

-
1944 - 1945

-
1945 - 1954


1954 - 1990


1990 - 1991
Ministerul Sntii al Republicii Moldova
coala medical din Bli
1991 - 1992
Ministerul Sntii al Republicii Moldova
Colegiul de medicin din Bli
1992 - 2005
Ministerul Sntii i Proteciei Sociale al Republicii Moldova
Colegiul de medicin din Bli
2005 - 2007
Ministerul Sntii al Republicii Moldova
Colegiul de medicin din Bli
2007 -

Fondul nr. 31

Inventarul Nr. 1
Al dosarelor cu termen permanent
de pstrare pentru anii 1944 - ...

Anexa nr. 11
la p. 5.2.1.

CUPRINSUL
Prefaa

I.

II.

III.

IV.

15

2007
1. Cancelaria
2. Direcia General Marketing,
Informatic i Infrastructuri de Pia
3. Direcia Eviden Contabil

9 11
12 13

2008.
1. Cancelaria
2. Direcia General Piaa Materiei Prime
3. Direcia Eviden Contabil

14 -16
17 20
21 24

2009
1. Cancelaria
2. Direcia Marketing i Infrastructurii de Pia

25 27
28 32

2010
1..
2..
3..

.. ..
.. ..
.. ..

68

Anexa nr. 12
la p. 6
Agenia pentru Silvicultur Moldsilva
Rezervaia natural Plaiul Fagului, s. Rdenii Vechi, raionul Ungheni,
Republica Moldova

Istoricul fondului
28.02.06

Nr. 4

s. Rdenii Vechi
Istoria Rezervaaiei naturale
i a fondului ei documentar
pentru anii 2007 - 2009

A ntocmit istoricul fondului:

eful Serviciului raional
de arhiv Ungheni

semntura

A. Zaia

Directorul Rezervaiei
Naturale Plaiul Fagului

semntura

B. Curo

Anexa nr. 13
la p. 7.1
Proces-verbal___________

APROB

_____________ Nr______

_______________________

(locul de ntocmire)

(denumirea funciei conductorului

________ ______________
de primire-predare a
serviciilor prestate

(semntura) (prenume, numele

de familie

_______________________
(data)

conform contractului de prestri servicii Nr. ____ din ____ ___________2010,

mun. Chiinu
____ ___________2010
Noi, subsemnaii ___________________________________________________
n persoana dlui _______________________________________, pe de o parte, i
__________________________________________________________________
de alt parte, am ntocmit prezentul proces-verbal convenind c n baza
contractului de prestri servicii nr. _____ din ___ ___________ 2010___ n
conformitate cu clauzele contractului
xecutorii au efectuat ntegral volumul de lucru, reclamaii privind calitatea nu
snt.
Prezentul proces-verbal mrturisete despre recepia lucrrilor i efectuarea
decontrilor reciproce

Predat:
_____________________
(semntura)

Primit:
_______________________
(semntura )