Regulamentul-Cadru Lucrări de Secretariat Și Arhivare

APROBAT
prin Hot rreaGuvernului

nr. din 20
REGULAMENTUL-CADRU
cu privire la inerea lucrrilor de secretariat i arhivare n
autoritile publice centrale i locale, n instituiile
din subordinea acestora i n organizaiile de stat sau private
care presteaz servicii publice
I. Dispoziii generale
1.1. Prezentul Regulament-cadru stabilete cerin ele de baz privind

documentarea activit ii, organizarea lucrului cu documentele n cadrul
ministerelor,altorautorit iadministrativecentrale,inclusivncadrulorganelori
institu iilor administrative autonome, serviciilor publice desconcentrate, n
organele administra iei publice locale, n instituii publice i private care acord
servicii publice (n continuare, denumite instituii publice i private - I.P.P.) i
reglementeaz modul de organizare a lucr rilor de secretariat, preluare, eviden ,
ordonare, ntocmireimultiplicarea documentelor,controlulexecut rii,p str riii
utiliz riiacestora.
Cerin ele expuse n compartimentele 2-6 ale Regulamentului-cadru pot fi
utilizate la organizarea lucr rilor de secretariat n institu iile, organiza iile i
ntreprinderile din Republica Moldova.
Cerin ele expuse n compartimentele 7, 8 ale Regulamentului-cadru snt
obligatorii pentru toate institu iile, organiza iile i ntreprinderile din Republica
Moldova.
1.2. Regulamentul-cadru se refer la documentele organizatorice
(regulamente interne, statute, fie de post, scheme de ncadrare a personalului,
programe iplanuride activitate,d ride seam , note informative,coresponden
.a.) i de dispozi ie (ordine, dispozi ii, indica ii, hot rri, procese-verbale,
instruc iuni.a.), cu excep iaactelornormativealeGuvernuluiialealtorautorit i
ale administra iei publice (reglementate prin Legea privind actele normative ale
Guvernuluiialealtorautorit ialeadministra ieipublicecentraleilocalenr.
317-XV din 18 iulie 2003), peti iilor (reglementate prin Legea cu privire la
peti ionarenr.190-XIIIdin19iulie1994iInstruc iuniprivind inerealucr rilorde
secretariatreferitoarelapeti iilepersoanelorfizice,organiza iilorlegalconstituite,
adresate organelor de stat,ntreprinderilor,institu iiloriorganiza iilorRepublicii
Moldova, aprobate prin Hot rrea Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995) i
documentelor secrete, modul de ntocmire i p strare al c rora este reglementat
prin Legea nr. 245 din 27 noiembrie2008 iHot rreaGuvernuluinr.1176din22
decembrie 2010.
2
1.3. Prevederile Regulamentului-cadru se aplic pentru documentele I.P.P.
pe suport de hrtie. Tehnica ineriilucr rilordesecretariat pe suport electronic este
reglementat prin Legea nr.91 din29mai2014 iHot rreaGuvernuluinr.320din
28 martie 2006.
1.4. Conduc toriiI.P.P. implementeaz procedura tehnic a opera iunilorde
secretariat,moduldentocmireadocumentelornbazainstruc iunilorcuprivirela
inerealucr rilordesecretariatia altor documente normativ-metodice, elaborate
n conformitate cu prezentul Regulament.
n cadrul I.P.P. i subdiviziunile acestora instruc iunile snt aprobate de
conduc tordup coordonareaacestoracuServiciuldeStatdeArhiv al Republicii
Moldova iarhiveledestatrespective.
1.5. Asigurarea documentar a administr rii, exercitarea controlului asupra
respect riisistemului unic allucr rilor de secretariatn subdiviziunile structurale
ale I.P.P., dirijarea metodic i instruirea cadrelor n acest domeniu este pus n
sarcina Serviciului secretariat administrativ al I.P.P.
1.6.Conduc toriisubdiviziunilorstructuraledesemneaz persoaneresponsa-
bile pentru inerea lucr rilor de secretariat, care asigur eviden a i circula ia
documentelorntermenelestabilite,informeaz conducereaprivitorlaexecutarea
acestora,familiarizeaz personalulcudocumentelenormativeimetodicece inde
domeniul dat. Drepturile i obliga iunile de serviciu ale persoanelor responsabile
sntprev zutenfiadepost.
1.7.Func ionariiI.P.P. iai institu iilor dinsubordinepoart r spundereper-
sonal pentru respectarea cerin elor instruc iunilor n cauz i pentru integritatea
documentelor ce se afl n posesia lor. Despre pierderea unor documente este
anun at conducerea subdiviziunilorstructuraleiServiciulsecretariat administra-
tiv.
1.8. Conduc toriiI.P.P. iai institu iilor din subordinea lor snt responsabili:
s iam surile necesare pentru a reduce volumul documentelor, evitnd emi-
terea documentelor privind problemele ce ar putea fisolu ionateverbalsaun mod
direct;
s controleze periodicstareancareseafl lucr riledesecretariatimodul
dep strareadocumentelordearhiv attnaparatulcentral,ctinsubdiviziunile
structurale;
s organizezeinstruireacadrelorresponsabilede inerealucr rilordesecre-
tariat;
s implementezetehnologiileinforma ionalen lucr rile de secretariat;
s asigurefamiliarizareanoilorangaja i cu instruc iunilecuprivirela inerea
lucr rilor de secretariat.
1.9. La schimbarea conduc torilor subdiviziunilor structurale, predarea-pri-
mirea dosareloriadocumentelorncursdeexecutareseefectueaz prinntocmi-
rea unui proces-verbal,caresep streaz n serviciul secretariat al subdiviziunii.
1.10. Dirijarea metodologic amoduluideorganizarei inerealucr rilorde
secretariat este realizat de c tre Serviciul de Stat de Arhiv prin intermediul
arhivelor de stat, iar asistenaterminologic se pune n sarcina Centrului Na ional
de Terminologie alInstitutuluideFilologiealAcademieidetiin eaMoldovei.
maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc
3
II. ntocmirea i multiplicarea documentelor
Drept cadru legal pentru ntocmirea documentelor organizatorice i de

dispozi ie n activitatea I.P.P. servesc: actele legislative ale Parlamentului,
decretele PreedinteluiRepubliciiMoldova, ordonan ele,hot rrile idispozi iile
Guvernului Republicii Moldova; directivele organelor ierarhic superioare,
realizareaactivit iiexecutiveiorganizatoricenscopulndepliniriidec treI.P.P.
asarcinilorce indecompeten alor.
n scopul ndeplinirii de c tre I.P.P. a sarcinilor ce in de competen a lor,
ntocmireadocumentelororganizatoriceidedispozi ieurmeaz afiefectuat cu
respectareacerin elorRegulamentului-cadru.
Pentru ca documentele organizatorice i de dispozi ie s fie valabile, ele
trebuies con in n mod obligatoriu urm toareleelemente: denumirea organiza iei
autor, tipul documentului, data, titlul textului, textul propriu-zis, indicele de
nregistrare, semn tura.
n procesul ntocmirii documentelor, componen a elementelor poate fi
completat nfunc iededestina ialor.
Documentele trebuie ntocmite n strict conformitate cu cerin ele
prezentului Regulament-cadru i s con in un num r stabilit de elemente
obligatorii, conform Anexei nr. 1.
2.1. Formularele (antetul) documentelor
2.1.1. Documentele organizatorice i de dispozi ie, de regul , se ntocmesc

pe formulare (antet) executate pe hrtie formatulA4(297x210mm)iformatulA5
(210x148 mm).
2.1.2. Pe formularul (antetul) I.P.P., n dependen de tipul acestuia, se
imprim urm toareleelemente:
Stema de Stat a Republicii Moldova;
num rul unic de identificare (codul cu CUIO) din Registrul Na ional
Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM);
denumireacomplet aI.P.P.;
date informative referitoare la institu ia emitent (codul po tal, adresa
po tal ,po taelectronic ,telefondecontact,num rdefax);
tipul documentului (pe formulare cu antet special,cuexcep iacelorpentru
scrisori);
semnele distinctive pentru fixarea datei, indicelui de nregistrare a
documentului,trimiteriilaindiceledenregistrareidatadocumentuluide intrare;
loculntocmiriisauedit riidocumentului;
semnele distinctive pentru culegerea adresatului, titlului textului,
finalizarea culegerii textuluiimen iuniidecontrol.
Locuriledeamplasareaelementelorisemnelordistinctivesntdeterminate
nAnexelenr.2inr.3.
- Prevederilecapitoluluiinstrictdeactivitateaautorit ilorpublicecentrale ilocale.

4
2.1.3. n I.P.P. seutilizeaz treitipurideformulare (antet):
formularul cu antet general (Anexele nr. 4, 5 i5a);
formularul cu antet pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a i 7);
formularul cu antet special - pentru un anumit tip de documente (Anexele nr.
8-12) (el se multiplic tipografic numai n cazurile n care n I.P.P. se emit mai
mult de 200 documente de acest tip pe an).
Formularele (antetul) pot fi cu elemente amplasate longitudinal sau unghiu-
lar.
n I.P.P. seutilizeaz osingur variant de formular (antet): cu elementele
amplasate longitudinal sau cu cele amplasate unghiular.
2.1.4. Formularele (antetul) documentelorsetip rescpehrtiealb cu gradul
de albea de 85-93%, densitatea de 80g/m2. n cazuri excep ionale se admite
utilizareahrtieipu incoloratennuan edeschise.
Formularele (antetul) documentelor pot fi multiplicate tipografic, cu ajutorul
mijloacelor poligrafice operative sau pot fi reproduse cu ajutorul computerelor, la
elaborarea nemijlocit a documentului dat.
2.1.5. Procesele-verbale aleedin elorconsiliilorraionale ilocale, precum
i deciziile lor, dispozi iile preedintelui raionului (primarului, pretorului) se
ntocmesc pe formulare cu antet special, executate tipografic (Anexele nr.8,8a, 9 i
10).
Ordinele ihot rrileautorit iloradministra ieipublicecentrale, de aseme-
nea, se ntocmesc pe formulare cu antet special, executate tipografic (Anexele nr.
11 i nr. 12).
2.1.6. Procesele-verbalealeedin elor,hot rrile colegiilor ministerelor, in-
forma iile, notele informative, nomenclatoarele dosarelor etc. se ntocmesc pe
formularul cu antet general (Anexele nr. 4, 5 i5a).
Demersurile se ntocmesc pe formularul cu antet pentru scrisoare (Anexele
nr. 6, 6a, 7).
2.1.7. La ntocmirea documentelor de acelai tip, folosite frecvent, pot fi
utilizate formulare tipizate pe suport electronic.
2.1.8. Documentele organizatorice ide dispozi ie, emise de c tre I.P.P. n
comun cu alte organe, nu se ntocmesc pe formulare, ci pe hrtie alb (Anexa
nr. 13).
2.1.9. Se interzice utilizarea formularelor netipizate.
2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice i de

dispoziie
2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

Conform Legii privind Stema de Stat a Republicii Moldova nr. 32 din 07
martie 2013, pe formularele I.P.P. se imprim Stema de Stat a Republicii Moldova.
Dimensiunileeinutrebuies dep easc 20mm.
Pe formularul (antetul) cu elementele plasate longitudinal Stema de Stat se
plaseaz n centru, n partea de sus, iar pe formularul (antetul) cu elementele

5
plasate unghiular n partea de sus, n colul din stnga, la mijloc, deasupra
denumiriiinstitu iei.
2.2.2. Marca comercial, emblema organizaiei
Pe formularul (antetul) organiza iei-persoan juridic pot fi plasate marca

comercial sau emblema. Marca comercial se plaseaz pe formularul (antetul)
organiza iilornumaincazuln care aceasta este nregistrat nordineastabilit de
legisla ianvigoareaRepubliciiMoldova.
Marcacomercial sau emblema organiza iei nu se reproduce pe formularul
(antetul) pecareesteimprimat StemadeStataRepubliciiMoldova.
Dimensiunileiloculplas riim rciicomerciale, emblemeiorganiza ieisnt
analoagedimensiuniloriloculuiplas riiStemeideStat.
2.2.3. Numrul unic de identificare (codul CUIO) din Registrul
Naional Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM)
Codul CUIO al I.P.P. sestabiletedec treBiroulNa ionaldeStatistic al

Republicii Moldova conform codului CUIO din RENIM. Pe formularul (antetul)
I.P.P. el seplaseaz sus, ncol uldindreapta.
2.2.4. Denumirea organului administraiei publice
Denumirea I.P.P. autorul documentului se indic complet, n
corespundere cu Regulamentul de activitate a organului respectiv.
Pe formularul (antetul) cu elementele constitutive plasate longitudinal
elementul dat seplaseaz laacelainivel, dinambelep r ialeStemeideStata
Republicii Moldova: n stnga seimprim nlimbaromn , iar n dreapta n
limbarus ,conform Legii desprefunc ionarealimbilorvorbitepeteritoriulR.S.S.
Moldovenetinr.3465-XI din 1 septembrie 1989 iHot rriiCuriiConstituionale
nr. 36 din 05 decembrie 2013 (Anexele nr. 4, 6, 8, 9, 10, 11); pe formularul
(antetul) cu elementele constitutive plasate longitudinal al unit ii teritoriale
autonomeG g uzia:nparteastng seimprim nlimba romn , n dreapta n
limba rus ,iarncentru n limba g g uz (Anexele nr. 6ai8a).
Pe formularul (antetul) cu elementele plasate unghiular, n partea stng se
imprim denumireacomplet aI.P.P. n limba romn , iar mai jos nlimbarus
(Anexele nr. 5, 7, 12); pe formularul (antetul) cu elementele plasate unghiular al
Unit iiTeritoriale AutonomeG g uziadenumireaI.P.P. se va indica de asemena
n partea stng mai nti n limba romn , mai jos, n limba rus , apoi n limba
g g uz (Anexanr. 5a).
Pe formularul cu antet pentru scrisoare, n cazurile coresponden ei cu
organisme interna ionale, denumirea I.P.P. se va indica n limbastr in respectiv .
Dac documentulsentocmetepehrtiealb , denumireacomplet a I.P.P.
se culege n partea de sus a filei, n limba romn ,dinpozi ia0acursorului, cu
majuscule.

6
2.2.5. Denumirea organizaiei sau a subdiviziunii structurale
Denumirea subdiviziunii structurale a I.P.P. iainstitu iilordinsubordinea
acestoraseplaseaz maijosdedenumireaorganuluis uierarhicsuperior.Modul
de imprimare i plasare a denumirii este analog celui al organului administra iei
publice. Denumireasubdiviziuniistructuraleainstitu ieidinsubordineseimprim
pe formularul (antetul) documentului cu caractere mai mari.
Denumirea institu iei pe formularul (antetul) documentului trebuie s
corespund denumiriiatestatendocumenteledeconstituireainstitu ieirespective.
Abreviereadenumiriiseindic doarncazuln care aceasta este atestat n
documentele de constituire a institu iei respective. Ea se plaseaz mai jos de
denumireacomplet .Denumireaseindic nlimbaromn .
ntreprinderile mixte vor indica denumirea n limba str in respectiv n
cazul n care aceastaesteatestat ndocumenteledeconstituire.
Denumirea filialei i reprezentan eiseplaseaz pe formulare (antet) mai jos
dedenumireaorganiza ieiemitente.
2.2.6. Date informative cu privire la organizaie (codul potal, adresa

potal, numrul de telefon, numr de fax, adresa electronic, pagina Web,
numrul contului de decontare)
P r ilecomponentealeacestuielementseplaseaz dup cumurmeaz :

pe formularul cu antet pentru scrisoare, cu elementele constitutive plasate
longitudinal, la acelai nivel, din ambele p r i ale Stemei de Stat a Republicii
Moldova,maijosdedenumireacomplet aI.P.P.: nparteastng seimprim n
limba romn , iar n partea dreapt nlimbarus (Anexanr.6);
pe formularul cu antet pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate
longitudinal al U.T.A. G g uzia mai jos de denumirea complet a I.P.P.: n
parteastng seimprim nlimbaromn , n dreapta nlimbarus , iar n centru
nlimbag g uz (Anexa nr.6a);
pe formularul cu antet pentru scrisoare cu elementele plasate unghiular, sus,
ncol uldinstnga,maijosdedenumireacomplet aI.P.P., seimprim n limba
romn , iar mai jos nlimbarus (Anexa nr. 7);
pe formularul cu antet pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate
unghiular al U.T.A. G g uzia, sus, n col ul din stnga, mai jos de denumirea
complet a I.P.P., se imprim n limba romn , mai jos, n limba rus , apoi n
limbag g uz .
2.2.7. Tipul documentului

Tipul documentului, ntocmit pe formular (antet) saupehrtiealb ,seindic
pefiecaredocument,cuexcep iascrisorii.
De exemplu: proces-verbal, hot rre, ordin, dispozi ie, informa ie, plan de
activitate, dare de seam , fi de post, schem de ncadrare, nomenclator al
dosarelor etc.
7
Tipul documentului se plaseaz mai jos de denumirea complet a I.P.P.,
indicat nlimbaromn sau n limba n care este perfectat documentul; se culege
cumajusculedinpozi ia0acursorului.
Tipul documentului pe formularele cu antet pentru ordine, dispozi ii, cu
elementele constitutive plasate longitudinal, executat tipografic, se plaseaz n
centru, mai jos de Stema de Stat a Republicii Moldova, n limba romn , cu
majuscule.
Tipul documentului pe formularele cu antet pentru ordine, dispozi ii cu
elementele constitutive plasate unghiular, executat tipografic, se plaseaz sus, n
col ul din stnga, mai jos de denumirea complet a I.P.P., n limba romn , cu
majuscule.
2.2.8. Data documentului

Toatedocumentelesedateaz nmodobligatoriu.
Data se indic de c trepersoanacaresemneaz sauaprob documentul. Data
documentului se consider cea a semn rii, adopt rii i aprob rii lui sau data
desf ur riievenimentuluifixatnel(edin ei,consf tuiriietc.).
Elementul dat cuprindeziua,lunaianul,careseindic prindou metode:
ziua cu cifre arabe, luna cu litere, anul cu cifre arabe. De exemplu: 10
iunie 2005 (astfel se indic data la ntocmirea documentelor normative,
financiareiacelorcucaractersocial-juridic);
cu trei perechi de cifre arabe. De exemplu: 10.06.05.
Dac num rulceindic ziuasau lunaconst dintr-osingur cifr ,nainteaei
se va scrie cifra 0.De exemplu: 01.06.06.
n cazul documentelor ntocmite de I.P.P., n comun cu alte organe, data
documentuluiseconsider ceaasemn riidec treultimul organ.
Pe formularele cu antet pentru ordine, dispozi ii i pe formularul cu antet
generaldata documentuluise plaseaz mai josde denumirea complet a I.P.P. i
tipul documentului, indicate n limba romn , i se culege cucifrearabedinpozi ia
0acursorului.
Pe formularul cu antet pentru scrisoare data documentului se plaseaz mai
josdeelementulDateinformativecu privire laorganiza iei se culege cu cifre
arabedinpozi ia0acursorului.
2.2.9. Indicele de nregistrare a documentului

Num rul de nregistrare a documentului se indic pe toate documentele
respective.
Num rul documentului deieireal I.P.P. esteconstituit,deregul ,din:
indicele subdiviziunii structurale care a ntocmit documentul;
num rul dosarului conform nomenclatorului dosarelor n care se coase
copia documentului;
num rulcurentdenregistrare. De exemplu: 01-06/25.

8
Primele dou perechi de cifre se indic de c tre executant n procesul
ntocmiriidocumentului,iarnum rulcurentdenregistrareseindic ncancelarie.
Pe formularul cu antet pentru scrisoare elementul Indiceledenregistrarea
documentului de ieire se plaseaz mai jos de elementul Date informative
referitoare la organiza ie, n partea stng , la acelai nivel cu elementul Data
documentului, dup abrevierea nr. (num rul) i se scrie cu cifre arabe. De
exemplu: nr. 01-06/25 din 01.02.06 .
Indicele de nregistrare a documentelor de dispozi ieiaproceselor-verbale
ale edin elor l constituie num rulcurent al documentului. De exemplu: Ordin nr.
1, 2, 3, 4 etc.
Proces-verbal nr. 1, 2, 3, 4 etc.
Pe formularul cu antet pentru ordin indicele (num rul) de nregistrare a

documentului se plaseaz la acelai nivel cu elementul Data documentului, n
parteadreapt ,maijosdedenumireacomplet aI.P.P., dup abreviereanr.ise
indic cucifrearabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 25
La ntocmirea proceselor-verbale ale edin elor, a proceselor-verbale de

constatare, a documentelor de dispozi ie pe formular cu antet general, indicele
(num rul) de nregistrare a documentului se plaseaz mai jos de denumirea
complet a I.P.P. i tipul documentului, n limba romn , la nivelul elementului
Datadocumentului,dup abreviereanr., cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05
nr. 3.
Indicele documentului intern care nu se nregistreaz (informa ia, nota
informativ ,instruc iuneadeserviciu,planuldeactivitate,dareadeseam ,schema
de ncadrare, nomenclatorul dosarelor etc.) se constituie din indicele subdiviziunii
structurale inum ruldosaruluiconform nomenclatorului, care se culege mai jos
dedenumireacomplet aI.P.P. itipuldocumentului, n limba romn , la acelai
nivelcuelementulDatadocumentului,dup abreviereanr., cu cifre arabe. De
exemplu: 01.02.05 nr. 01-05
n documentele ntocmite de I.P.P., n comun cu alte organe, indicele de

nregistrareaautorilorsesepar prinbar nordineancareacesteasntindicaten
document (de la stnga la dreapta).
Pentru ordin (dispozi ie,hot rre, decizie etc.): 26/58 ...
Pentru scrisoare: 02-10/135 / 01-12/200/...
2.2.10. Referin la indicele de nregistrare i data documentului de

intrare
Referin aincludeindiceledenregistrareidatadocumentuluilacaresed
r spuns.

9
De exemplu:
Lanr.______din____________,
undeLanr._____esteindiceledenregistrareadocumentuluide intrare,
din__________estedatadocumentuluide intrare.
Referin alaindiceledenregistrareidatadocumentuluide intrare seindic

numai pe formularul cu antet pentru scrisori iseplaseaz maijosdeelementele
Data documentului i Indicele de nregistrare a documentului, se indic cu
cifre arabe; cuvntul anul sau an nu se scrie; se culege din pozi ia 0 a
cursorului. De exemplu: La nr. 03-10/18 din 01.02.98
2.2.11. Locul ntocmirii sau editrii documentului

Elementul dat se indic pe formularul cu antet pentruordinipeformularul
cu antet general.
Pe formularul cu antet pentru ordin elementul dat seplaseaz n centru, mai
josdeelementulDenumireatipuluidocumentului, n limba romn .
Pe formularul cu antet generalacestelementseplaseaz nstnga paginii,
mai jos de elementele Data documentului i Indicele de nregistrare a
documentului,nlimbaromn .
Seadmiturm toareleabrevieri:
municipiul mun.
oraul or.
raionul r-nul
comuna com.
satul s.
2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document

Elementul dat seindic prin cuvintele:
- Strict secret;
- Secret;
- Confidenial;
- Restricionat;
- Secret comercial.
Aceast paraf se plaseaz pe prima pagin a documentului, sus, n col ul
din dreapta, n limba romn (latraducereadocumentuluinlimbarus saunalt
limb ,setraduceiparafa),f r ghilimele,nconformitatecuLegeacuprivirela
secretul de stat nr. 245 din 27.11.2008 iLegeacuprivirelasecretulcomercialnr.
171-XIII din 06.07.94.
2.2.13. Destinatarul
La expedierea documentelor se utilizeaz mai multe formule de adresare.
Destinatarii documentelor pot fi:
- organiza ii - persoane juridice;

10
- subdiviziunile acestora;
- persoanecufunc ieder spundere;
- persoane fizice.
Adresa destinatarului cuprinde:

- denumireaorganiza iei-persoan juridic (subdiviziunii acesteia);
- prenumele, numele destinatarului;
- strada,num rulblocului,apartamentului,codulpotal,localitatea.
Dac documentuleste adresatuneiorganiza ii persoana juridic sau unei

subdiviziuni a acesteia, f r a se indica persoana cu func ie de r spundere
concret ,denumireasescrielacazulnominativ. De exemplu:
1. Ministerul Economiei
al Republicii Moldova
Pia aMariiAdun riNa ionale,1
MD-2033,mun.Chiin u
2.MinisterulFinan elor
Direc iaadministrativ
str.Cosmonau ilor,9
MD-2005,mun.Chiin u
Dac documentul este adresat unei persoane cu func ie de r spundere
concrete, prenumele i numele se indic fiind nso ite de abrevierea dlui
(domnului) saudnei (doamnei), denumirea organiza iei - persoan juridic se
scrie la cazul nominativ. De exemplu:
Dlui Ion Moraru,
Ministrulfinan elor
str.Cosmonau ilor,9
MD-2005,mun.Chiin u
n cazul n care se indic func ia persoanei i denumirea organiza iei -
persoan juridic ncareeaidesf oar activitatea, denumireafunc iei,i cea a
organiza iei - persoan juridic se scriu la cazul nominativ. De exemplu:
Dlui Mihai Botnaru,
specialist principal, Ministerul
Finan eloralRepubliciiMoldova
str.Cosmonau ilor,9
MD-2005,mun.Chiin u
Documentul nu poate fi adresat unui num r mai mare de patru destinatari.
De exemplu:

11
Ministerul Economiei
MinisterulFinan elor
ProcuraturaGeneral
a Republicii Moldova
BiroulNa ionaldeStatistic
naintea celui de-al doilea, al treilea i al patrulea adresant nu se indic

cuvntulCopie.
Dac documentul se expediaz la mai mult de patru destinatari, se ntoc-
mete olist deexpediere,iarpefiecaredocumentseindic destinatarulconcret.
Dac documentulseexpediaz nmaimulteorganiza iisimilare,destinatarii
seindic la general. De exemplu:
1. Consiliile raionale (municipale)
2. Procuraturile raionale
3.Centreledemedicin preventiv
Dac documentulseexpediaz uneipersoanefizice,seindic mai nti pre-

numeleinumeledestinatarului,apoiadresa. De exemplu:
Dnei Larisa Plugaru
str.Miori a,12,bl.1,ap.10
MD-2027,mun.Chiin u
ElementulDestinatarulpe formularul cu antet pentru scrisoare seplaseaz

sus, ncol uldindreapta, ntre semnele prev zute pentru scrierea adresantuluiise
culege dinpozi ia4acursorului.
2.2.14. Parafa de aprobare (confirmare*) a documentului
Deregul ,seaprob urm toareletipuridedocumente:regulamente,instruc-
iuni,planuriid rideseam pentruactivitateadebaz ,schemedencadrare, pro-
cese-verbale de constatare, nomenclatoare ale dosarelor etc.
Documentele cap t valoare juridic din momentul aprob rii lor de c tre
conduc torsaudin momentul emiterii unui document dispozitiv special. Ambele
modalit ideaprobareauvaloarejuridic identic . Parafadeaprobareseplaseaz
sus,ncol uldindreaptaaldocumentului,iseculegedinpozi ia5acursorului.
Parafadeaprobaretrebuies con in cuvntulAPROB(scriscumajuscule,
f r ghilimele),func iapersoaneider spunderecareaprob documentul,
*Seaplic peproiecteledeciziilor,dispoziiilor, directivelor.

12
semn turapersonal ,prenumele,numeleidata. De exemplu:
APROB
Ministruljusti iei
_____________ Vasile LUNGU
(semn tura)
20.10.05
Laaprobareadocumentuluiprinhot rre,decizie,ordin,dispozi ie,proces-

verbal, parafa de aprobare trebuie s con in cuvntul APROBAT (scris cu
majuscule, f r ghilimele), denumirea documentului prin care se aprob la cazul
nominativ,datainum rullui. De exemplu:
1. APROBAT
Ordinul Ministruluifinan elor
20.10.05 nr. 100
2. APROBAT
Procesul-verbalaledin eiConsiliului
ColegialalMinisteruluiFinan elor
10.05.05 nr. 5
La aprobarea documentului de c tre mai multe persoane cu func ii de

r spundere de acelai rang, semn turile lor se plaseaz la acelai nivel. De
exemplu:
APROB APROB
Ministruljusti iei Ministrulfinan elor
___________ Vasile LUNGU ___________ Ion MORARU
(semn tura)(semn tura)
20.03.05 20.03.05
2.2.15. Rezoluia
Indica iileconduc torului I.P.P. privind executarea documentului se nscrie
sub form de rezolu ie care include: prenumele i numele executantului
(executan ilor), con inutulmisiunii, termenuldeexecutare,semn turai data.
De exemplu:
Dlui Tudor Ureche
Rogs prezenta ispre aprobare, pn
la 01.12.05, planul privind activitatea
de baz aDirec ieipentruanul2006
_______________ 10.09.05
(semn tura)
13
Rezolu ia se plaseaz pe prima pagin a documentului, mai jos de parafa
Destinatarul, la nivelul textului documentului. Dac locul respectiv nu permite
plasarea rezolu iei, ea poate fi plasat n orice alt loc liber, pe prima pagin a
documentului,cuexcep iamarginilor.
Plasarearezolu ieipetextesteinadmisibil .
Se admite aplicarea rezolu iei peofil aparte.
2.2.16. Titlul textului

n toate documentele ntocmite pe formulare (antet) sau pe hrtie alb ,
formatul A4 (297x210 mm), se indic titlultextului, care se plaseaz mai sus de
textul propriu-zis al documentului, nparteastng apaginii, pe formulare (antet)
ntre semnele distinctive pentru culegerea titlului, pe hrtie alb se culege din
pozi ia0acursorului, cuspa ierelaunrnd, cu litere mici, cu excep ia primei
litere care se scrie cu majuscul . Titlul textului nu se subliniaz , la sfrit nu se
pune punct.
Titlul textului reflect con inutul succint al documentului i tipul acestuia.
De exemplu:
1. Ordin (cu privire la ce?) Cu privire la crearea comisiei...
2.Coresponden (privindce?)Privindprezentareainforma iei...
3. Proces-verbal (al cui?) Al edin eiConsiliuluiraional...
Dac titlul textului dep ete 5 rnduri a cte 28 de caractere, se permite

prelungirea lui pn laextremamarginiidindreapta.
La textul documentului ntocmit pe formularul de formatul A5 (210x148
mm)(scrisori,telegrame,invita iietc.)titlultextuluinuseindic .
2.2.17. Meniune cu privire la control

Elementul referitor la control se indic prin simbolul C, cuvntul sau
tampila Control i se plaseaz pe marginea stng a primei pagini a
documentului, la nivelul elementului Titlultextului.
2.2.18. Textul documentului

Textul documentului trebuie s fie formulat clar, laconic, s nu admit
diverseinterpret ri.
Textul, de regul , se constituie din dou p r i. n prima parte se indic
motivul, temeiul, scopul ntocmirii documentului; partea a doua include hot rri,
concluzii, solicit ri, sugestii, recomand ri. Uneori textul poate s con in doar
partea a doua, de exemplu, ordinele, dispozi iile doar partea dispozitiv , f r
clauza de emitere; scrisorile, cererile doar solicitarea, f r preambul;informa iile,
memoriile doar aprecierea faptelor, concluziile.
n textul documentului ntocmitnbazadocumenteloraltororganiza iisaun
baza documentelor emise anterior se indic urm toarele elemente: tipul

14
documentului, denumirea I.P.P. organul emitent, data documentului, indicele de
nregistrareadocumentuluiititlultextului.
n documentele dispozitive ale I.P.P. care activeaz n baza principiului
dirij rii unipersonale, precum i n documentele adresate administra iei,
subdiviziunii structurale, textul se scrie la persoana ntia singular (ordon,
propun,rog).
ndocumentelededispozi iealeorganelorcolegialetextulse redacteaz la
persoana a treia singular(hot r te,decide).
ndocumentelededispozi ie, elaborate n comun cu mai multe I.P.P., textul
se redacteaz la persoana ntia plural(ordon m,amhot rt).
n textul procesului-verbal cuvintele s-a audiat, s-a decis, s-a hot rt
se scriu la persoana a treia singular, iar au luat cuvntul la persoana a treia
plural.
n documentele ce stabilesc drepturi i obliga iuni ale I.P.P., ale
subdiviziunilor lor structurale, ale persoanelor cu func ii de r spundere
(regulamente, instruc iuni), precum i n cele ce con in descrieri, aprecieri ale
faptelor sau constat ri (procese-verbale de constatare, certificate), textul se
redacteaz lapersoanaatreiasingularsauplural(sec iaexercit func iile,din
componen aasocia ieifacparte,comisiaastabilit).
La ntocmirea scrisorilor se utilizeaz formele de redactare de tipul celor
prezentate mai jos:
- la persoana ntia plural(rug ms neexpedia i,expediemspre
examinare);
- la persoana ntia singular(considernecesar,rogs aloca i);
- la persoana a treia singular (ministeruleste de acord, serviciul
consider posibil).
Textul documentului poate fi plasat pe ambele p r i ale filei (cu excep ia
documentelor care se expediaz n organele ierarhic superioare, ordinelor cu
privire la activitatea de baz , proceselor-verbale ale Consiliului raional). n acest
caz, verso filei va avea urm toareledimensiuni:
din dreapta 35 mm;
din stnga numaipu inde8mm;
de sus 20 mm;
de jos:
pentru formatul A4 celpu in19mm;
pentru formatul A5 celpu in16mm.
Cea de-a doua, precum i urm toarele pagini ale textului documentului se
numeroteaz cu cifre arabe, la mijlocul cmpului de sus al filei, f r cuvntul
pagina(saupag.), f r semnedepunctua ie.
Num rulfilelorseculege cuspa iere de 10-15 mm de la marginea de sus a
filei.
Pe formulare ipehrtiealb formatul A4 (297x210 mm) textul se culege cu
spa ierela 1,5 rnduri, cucaracteredem rimea14,nfontulTimes New Roman,
iar pe hrtie formatul A5 (210x148 mm) cuspa ierelaunrnd.

15
2.2.19. Meniune cu privire la anexe

Anexele documentelor pot fi de trei tipuri:
- aprobatesaupusencircula ieprinanumitedocumentededispozi ie;
- ceexplic saucompleteaz con inutuldocumentuluidebaz ;
- cu valoare de documente de sine st t toare, expediate cu o scrisoare de
nso ire.
Anexele trebuie s con in elementele obligatorii ale documentului (titlul,
semn turilepersoanelorresponsabile,data,men iunicuprivirelavizare, aprobare
etc.).
Anexelemen ionatentextuldocumentuluidedispozi ie,cenusntaprobate
prin documentul dat, sus, ncol uldindreaptaalprimeipagini, con inurm toarea
men iune:
Anex laordinulministrului
______________ nr. ______
n cazul n care documentuldedispozi iecon inemaimulteanexe,fiec reia

dintreeleiseatribuieunnum r:Anexanr.1,Anexanr.2etc.
Dac documentul con ine anexe ce snt enumerate n text, men iunea cu
privire la prezen a lor se scrie sub text, naintea elementului Semn tura, se
culege dinpozi ia0acursoruluiisentocmetedup cumurmeaz :
Anex :pe10filen2ex.
n cazul n care documentul con ine anexe ce nu snt enumerate n text,
denumirea lor se scrie indicndu-senum ruldefilenfiecareanex inum rulde
exemplare. De exemplu:
Anex :
1. Inventarul dosarelor cu termen permanent dep strarepentruanii2000-
2005, pe 5 file, n 4 ex.
2. Procesul-verbal cu privire la selecionareadocumentelor propuse pentru
eliminare, pentru anii 1989-1999, pe 2 file, n 3 ex.
Dac ladocumentseanexeaz unaltdocumentcuanex ,men iuneadespre
prezen aanexeiseindic nmodulurm tor:
Anex :scrisoareaServiciuluideStatdeArhiv din17.01.05nr.01-4/52i
anexa la ea, n total 7 file.
n cazul n care anexa nu se expediaz pe toate adresele indicate n
document,men iuneadespreprezen aacesteiasescrienmodulurm tor:
Anex :pe6file, n 2 ex., n primaadres .
Dac anexelesntsubform debrour ,num rulfilelornuseindic .

16
2.2.20. Semntura
Pentruadadocumentuluivaloarejuridic ,eltrebuieautentificat.
Modalit ile principale de autentificare snt urm toarele: semnarea,
aprobareaiaplicareatampilei.
Deregul , sesemneaz doar primul exemplar al documentului.
ElementulSemn turacon ine:
- denumireafunc ieipersoaneicaresemneaz documentul;
- semn turapersonal ;
- prenumeleinumele(seindic f r paranteze).
Dac textul documentului este cules pe formular (antet),denumireafunc iei

semnatarului se scrie prescurtat(f r denumireaI.P.P.). De exemplu:
Ministru (semn turapersonal ) Tudor MUNTEANU
n cazul n care textul documentului este cules pe hrtie alb , denumirea

func ieisemnataruluise scrie complet. De exemplu:
Ministrul ap r rii (semn turapersonal ) Andrei CULEA

Dou semn turi vor con ine procesele-verbale ale edin elor consiliilor (a
preedinteluiiasecretarului)idocumenta iafinanciar (aconduc torului I.P.P.
i a contabilului). n aceste cazuri, semn turile se plaseaz una sub alta, n
dependen defunc iapecareode inesemnatarul. De exemplu: (n cazul n care
textul documentului este cules pe formular (antet)):
1.Preedinte (semn turapersonal ) Ion DINU

Secretar (semn turapersonal ) Maria CIOBANU
2. Ministru (semn turapersonal ) Tudor HNCU
Contabil-ef (semn turapersonal ) ElenaE ANU
Lasemnareadocumentuluidec tremaimultepersoanecufunc iisimilare,
semn turile lor se plaseaz la acelai nivel. Documentele emise de dou sau mai
multe organe se ntocmesc pe hrtie alb , indicndu-se complet func iile
conduc toriloridatasemn rii. De exemplu:
Ministrul economiei Ministrulfinan elor

___________ Valeriu BOTNARU __________ Ion MORARU
(semn tura) (semn tura)
_______________ ______________
(data) (data)

17
La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indic func iile
persoanelor care au ntocmit documentul, ci distribuirea func iilor n cadrul
comisiei respective. De exemplu:
Preedintele comisiei (semn turapersonal ) Mihai Roibu

Membrii comisiei (semn turilepersonalealeAlexandruBordeian
membrilor comisiei) ValentinaRoca
(Lista membrilor
comisiei se scrie n
ordinealfabetic )
n cazul n care lipsete persoana cu func ie de r spundere, indicat n

elementul Semn tura a proiectului documentului, documentul este semnat de
interimarul s u indicndu-se n mod obligatoriu func ia, prenumele i numele
semnatarului.Nuseadmiteaplicareabareinainteadenumiriifunc iei.
ElementulSemn turaseculege dinpozi ia0acursorului.
Semn turadigital seaplic conform Legiiprivindsemn turaelectronic i
documentul electronic nr. 91 din 29 mai 2014 i Hot rrii Guvernului pentru
aprobarea Regulamentului privind ordinea de aplicare a semn turii digitale n
documenteleelectronicealeautorit ilorpublicenr.320din28 martie 2006.
2.2.21. Parafa de coordonare a documentului

Proiectele documentelor de dispozi ie ale I.P.P., n unele cazuri, trebuie
coordonate cu alte autorit i de competen a c rora in problemele abordate n
proiectele respective.
Coordonarea documentelor n afara I.P.P. se efectueaz prin aplicarea

parafei respective pe recto documentului, mai jos de elementul Semn tura, cu
indicarea cuvntului COORDONAT (cules din pozi ia 0 a cursorului, cu
majuscule,f r spa iuntreele,f r ghilimeleidou puncte) a denumiriifunc iei
persoanei care coordoneaz documentul (inclusiv denumirea organiza iei -
persoan juridic ) iasemn turii personale, urmate de prenumele, numele semna-
taruluiidata. De exemplu:
COORDONAT
Directorul Serviciului
deStatdeArhiv al
Republicii Moldova
__________ Vasile MOCANU
(semn tura)
20.05.05

18
Dac documentul se coordoneaz cu mai multe autorit i de acelai rang,
parafeledecoordonareseaplic laacelainivel,dup cumurmeaz :
COORDONAT COORDONAT
Ministrulfinan elor Ministrul economiei
__________ Ion MORARU __________ Valeriu BOTNARU
(semn tura)(semn tura)
20.05.05 22.05.05
n cazul n care documentul se coordoneaz cu mai multe autorit i de

ranguri diferite, parafeledecoordonareseaplic unasubalta,conformrangului.
Dac documentul este coordonat prin intermediul unei scrisori, printr-un

proces-verbal,parafadecoordonaresentocmetenmodulurm tor:
COORDONAT
Scrisoarea Ministerului
Finan eloralRepublicii
Moldova 30.10.05 nr. 07-14/435
sau:
COORDONAT
Procesul-verbalaledin ei
Comisiei Centrale de Expertiz
iControlaServiciuluideStat
deArhiv al Republicii Moldova
05.04.05 nr. 3/15
n cazul n care documentulnecesit coordonarea cu mai multe I.P.P., parafa

decoordonarepoatefiaplicat peofoaiedehrtieapartepentrufiecare I.P.P. Pe
documentul coordonat se face urm toarea men iune: Foaia de coordonare se
anexeaz .Men iuneasefacenlimitelemarginilorpentru parafa de coordonare.
2.2.22. Viza
Coordonarea documentelor n cadrul I.P.P. se efectueaz prin aplicarea
vizei.
Vizatrebuies con in semn tura,prenumele,numelesemnataruluiidata.
n cazul n care este necesar,seindic ifunc iasemnatarului.De exemplu:
Contabil-ef
__________ Ana URSU
(semn tura)
01.12.05

19
Vizele se aplic pe exemplarul documentului ce r mne n I.P.P., pe recto
ultimei pagini, mai jos de elementulSemn tura.nproiectelede ordine,hot rri
ale consiliilor ialte documente de dispozi ievizaseaplic peprimulexemplar,pe
recto ultimei file a documentului.
n cazurile n care exist obiec ii sau complet ri la documentul respectiv,

viza se perfecteaz nmodulurm tor:
Observa iileseanexeaz
efDirec ieMarketing
__________ Marin COZMA
(semn tura)
10.04.05
Aplicarea vizei se admite ipe o foaie aparte.
2.2.23. tampila, sigiliul

tampilaautentific semn turaconduc torului. Easeaplic pedocumentele
cu caracter economico-financiar, certificate, adeverin e,statute, regulamente, car-
netedemunc ,procese-verbale de constatare, instruc iuni,precumipealtedocu-
mente,dup caz.
Pedocumenteleprev zutepentruactenormativespeciale,tampila se aplic
pe locul indicat n documentul-model respectiv, pe celelalte amprentatampilei
trebuie s cuprind o parte din denumirea func iei persoanei care semneaz
documentuliopartedinsemn turapersonal .
2.2.24. Meniune cu privire la autentificarea copiei*

Copia documentului reprezint redarea exact a tuturor elementelor docu-
mentului i se elibereaz numai cu permisiunea conducerii I.P.P. sau a
conduc toruluisubdiviziuniistructuralerespective.
Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul
Semn tura, se scrie elementul Pentru conformitate, precum i denumirea
func ieipecareode inepersoanacareaautentificatcopia,semn tura,prenumele,
numelesemnataruluiidata. De exemplu:
Pentru conformitate
Contabil-ef (semn turapersonal ) Dan BUGA
25.12.05
Copia documentului poate fi autentificat cu orice tampil pe care I.P.P. o

consider potrivit .
*Eliberareacopieiautentificateseefectueaz inndcontdeprevederileLegiiprivindprotecia datelorcu
caracter personal nr.133 din 08 iulie 2011.

20
2.2.25. Informaie despre executant
Pe toate documentele ieite se indic numele executantului i num rul de
telefon de serviciu, e-mail(ncazdenecesitate)careseplaseaz pe rectosau,n
lips despa iu,peversoultimeifileadocumentului, jos, ncol uldinstnga, sub
elementulSemn tura;seculege dinpozi ia0acursorului. De exemplu:
urcanu, 23 24 25 e-mail: urcanu@registru.md
Maijosde men iunea privindexecutantuldocumentuluise admite plasarea

ini ialelor prenumelui i numelui operatorului, num rul de exemplare culese i
data. De exemplu:
A.F. 3 01.05.05
2.2.26. Meniune cu privire la executarea documentului i ndosarierea

lui
Men iuneadat seplaseaz perectoprimeifile, jos, ncol uldinstnga i
include cuvintele n dosarul, urmat de num rul de ndosariere a documentului.
Aceste date se indic n cazul n care documentul de intrare nu cere r spuns sau
atunci cnd la documentul de intrare seanexeaz documentul-r spuns.
De exemplu:
n dosarul nr. 01-5

20.05.05 _________
(semn tura)
n cazul n care la documentul de intrare nu este anexat documentul-r spuns,

n men iune se indic informa ii scurte privind executarea documentului n felul
urm tor:
- a fost emis ordin;
- afostsolu ionatprintelefonetc. De exemplu:
n dosarul nr. 01-5

A fost emis ordinul
01.05.05 nr. 100
_________
(semn tura)
Men iunea privind executarea documentului i depunerea lui n dosar se

semneaz i se dateaz de c tre executantul documentului sau conduc torul
subdiviziunii structurale n care a fost executat documentul.

21
2.2.27. Meniune cu privire la data intrrii documentului n organizaie
persoan juridic
Men iunea referitoare la data intr rii documentului se efectueaz prin

aplicarea tampilei de nregistrare a I.P.P. pe prima pagin , jos, n col uldin
dreapta, indicndu-sedataintr riiinum ruldenregistrareadocumentului(Anexa
nr. 14).
2.2.28. Meniune cu privire la cutarea documentului cu ajutorul

mijloacelor tehnice
Men iunea pentru c utarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice
trebuie s includ nota referitoare la trecerea informa iei pe suport electronic,
num rulfiierului,cifruloperatoruluiialtedatestabilitedeI.P.P.
2.3. Cerinele fa de culegerea textelor documentelor

2.3.1. Documentele prezentate pentru culegere seredacteaz minu ios.
2.3.2. La culegerea textelor documentelor (pe recto filei) trebuie respectate
urm toareledimensiunialemarginilor:
din stnga 35 mm;
din dreapta numaipu inde8mm;
de sus 20 mm;
de jos:
pentru foi formatul A4 celpu in19mm;
pentru foi formatul A5 celpu in16mm.
2.3.3. Textul documentelor pe formulare de formatul A4 se culege cu

spa ierela1,5 rnduri, cucaracteredem rimea14,nfontulTimes New Roman,
iar pe formulare de formatul A5 cuspa ierelaunrnd.
Primul rnd al alineatului se culege l sndu-se cinci caractere de la marginea
cmpului din stnga.
La preg tirea textelor pentru imprimare tipografic se admite culegerea cu
spa iilela 2 rnduri.
2.3.4. Elementele constituite din cteva rnduri, cum ar fi Titlul textului,
Destinatarul, Parafa de aprobare a documentului, Men iune cu privire la
anexe, Semn tura, Viza se culeg cu spa iere la un rnd, cu litere mici, cu
excep iacuvintelorAPROB,APROBAT,COORDONAT,carese culeg cu
majuscule,f r ghilimele.
P r ilecomponentealeacestorelementeseculeg cuspa ierela 1,5-2 rnduri.

2.3.5. Elementele documentului se culeg cuspa ierela2-3 rnduri.
2.3.6. Denumirea tipului documentului se culege cu majuscule.
2.3.7. Semn tura n clar n elementul Semn tura se culege la nivelul
ultimuluirndcecon inedenumireafunc iei.

22
n cazul n care snt prezente cteva semn turi, dispuse una sub alta,
denumirilefunc iilorisemn turilenclarseplaseaz cuspa ierela 2-3 rnduri.
2.3.8. La culegerea textelor documentelor se utilizeaz opt pozi ii standard
ale cursorului:
0 extremamarginiidinstnga(pozi ia0);
1 la spa iere de 5 caractere de la marginea din stnga;
3 la spa ierede 24 caractere de la marginea din stnga;
7 la spa iere de 56 caractere de la marginea din stnga.
2.3.9. Din pozi ia 0 a cursorului se culeg urm toarele elemente: Tipul

documentului,Datadocumentului,Referin a laindiceledenregistrareidata
documentului, Titlultextului,Textuldocumentului,Men iunea cu privire la
anexe, denumirea func iei n elementul Semn tura, Parafa de coordonare a
documentului,Viza,Men iunecu privire la autentificareacopiei,Informa ie
despre executant, precum i cuvintele S-A AUDIAT, AU LUAT
CUVNTUL,S-AHOT RT, AU VOTAT,ORDON,PROPUN.
n cazul n care documentul urmeaz s fie aprobatsaucoordonatde mai
multe persoane, parafa respectiv se plaseaz n dou coloane pe vertical , din
pozi iile0i5alecursorului.
2.3.10.Dinpozi ia1acursorului ncepe alineatul n text.
2.3.11.Dinpozi ia4acursorului se culege elementulDestinatarul.
2.3.12.Dinpozi ia5acursorului se culege elementulParafadelimitarea
accesului la document,Parafadeaprobareadocumentului.
2.3.13. Din pozi ia 6 a cursorului se culege prenumele i numele
semnataruluinelementulSemn tura.
2.3.14.Pozi iile2,3i7alecursorului se folosesc la formarea tabelelor.
2.3.15. n cazul n care textul documentului con ine cuvntul Not sau
trimiteri la documentul n temeiul c ruia a fost ntocmit, cuvintele Not i
Temei se culeg din pozi ia 0 a cursorului, iar textul ce se refer la ele din
pozi ia1acursorului, cu spa iere la un rnd.
2.3.16. La plasarea elementelor i a textului pe documentele elaborate pe
suportelectronicserespect aceleaicerin e.
III. ntocmirea unor documente organizatorice i de dispoziie
3.1. Ordinul
3.1.1.Textulordinuluiestealc tuit,deregul ,dinclauza de emitere, partea

dispozitiv ; anexe,dup caz(Anexanr.15). n clauza de emitere se expun faptele
ceauservitdreptmotivpentruemitereaordinului,nparteadispozitiv seenumer
ac iunilepreconizate.
23
Dac ordinulseemitenbazaunuidocument al organului ierarhic superior,
n clauza de emitere trebuie indicate: denumirea, num rul, data i titlul
documentului respectiv.
3.1.2. Partea dispozitiv a ordinului ncepe cu cuvntul ORDON, care se
culege cu majuscule, f r a ntrerupe textul, din pozi ia 0 a cursorului, cu
spa iere la 2 rnduri, mai jos de textul precedent, dup care se pun dou puncte.
Ac iunilepreconizatesedispunpepunctecesenumeroteaz cucifrearabe.Fiecare
punct ncepe cu indicarea executantului concret: subdiviziunea structural sau
persoana cu func ie de r spundere; se indic ac iunile prev zute i termenul
execut rii.
3.1.3.Proiectuldeordinsecoordoneaz cusubdiviziunilestructuralecointe-
resate, iar n caz de necesitate cu alte autorit i.
n proiectul definitivat poate face rectific ridoar conduc torulorganuluires-
pectivcaresemneaz idateaz ordinul.
3.1.4. Ordinele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
Ordinelecuprivirelaactivitateadebaz ,personalulscriptic,deplas ri, concedii se
ntocmesc separat.Lanum rulordinuluireferitorlapersonal,seadaug literap,
referitorladeplas ri detc.
3.2. Dispoziia
3.2.1.Dispozi ia,deregul ,seconstituiedintr-osingur partedispozitiv .

Partea de constatare poate servi ca parte introductiv a frazei i ncepe cu
formule de tipul: n conformitate cu, n scopul, n vederea realiz rii. n
acestcaz,parteadispozitiv trebuie separat deceadeconstatareprinalineat.
3.2.2.Parteadispozitiv trebuies nceap cuindicareaac iuniipreconizate,
exprimat prinunadinsintagmele:seoblig ,seindic ,sepropuneetc.
3.2.3. Dispozi ia se semneaz de c tre preedintele raionului, primar etc.
Dispozi iile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic (Anexa
nr.16).
3.3. Indicaia (Directiva)
3.3.1.Indica ia (directiva) seemite,deregul ,referitorlaproblemecucarac-

ter metodic i informativ sau de organizare a execut rii ordinelor, dispozi iilor,
instruc iunilorialtoracteadministrative.
3.3.2.Indica ia (directiva) sesemneaz dec treunuldinconduc toriiI.P.P.
sau conduc torul subdiviziunii structurale de competen a c ruia ine documentul
dat.
3.3.3.Indica ia (directiva) se ntocmete prin analogie cu ordinul.
3.3.4. Partea dispozitiv a indica iei (directivei) ncepe cu cuvintele se
propune,seoblig .
3.3.5. Indica iile (directivele) se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an
calendaristic.

24
3.4. Procesul-verbal
3.4.1. Tipurile de procese-verbale
Procesele-verbale snt de trei tipuri: de edin , de constatare, de predare-
primire. Procesele-verbale,deregul ,sentocmescpeformular cu antet general, pe
formular tipizatsaupehrtiealb .
Procesele-verbalesenumeroteaz consecutivpentrufiecareancalendaristic.
3.4.2. Procesul-verbal al edinei

3.4.2.1. Procesul-verbal al edin ei Consiliului colegial al I.P.P. se
ntocmete pe formular cu antet general (Anexa nr.17), iar procesul-verbal al
edin ei Consiliului raional sau local pe formular cu antet special, executat
tipografic (Anexa nr.18), dec tresecretaruledin eintermende5zile.
3.4.2.2. n titlul procesului-verbal seincludei denumirea autorit ii.
De exemplu:
1.... Al edin eiConsiliuluicolegial;
2.....Al edin eiConsiliuluiraional.
3.4.2.3. Procesul-verbalaledin eiconst dindou p r i:deconstatareide

baz .
3.4.2.4. n parteadeconstatareseindic prenumeleinumelepreedintelui,
ale secretarului, nordinealfabetic alemembrilorConsiliuluiiale invita ilorla
edin , func iile lor (n cazul n care num rul invita ilor dep ete cifra 5, la
procesul-verbal se anexeaz o list a persoanelor prezente la edin ). n aceast
parte se indic , de asemenea, ordinea de zi n care snt enumerate chestiunile ce
urmeaz afidiscutatenedin ,prenumele,numeleifunc iile raportoriloriale
coraportorilor.
3.4.2.5.Parteadebaz aprocesului-verbalaledin eiconst dinelemente ce
corespund, respectiv, punctelor de pe ordinea de zi.
Textulfiec ruielement trebuies cuprind urm toarele:
S-A AUDIAT,
AU LUAT CUVNTUL,
S-AHOT RT,
AU VOTAT.
3.4.2.6.nainteacuvintelorS-A AUDIATseindic num rulpunctuluide

pe ordinea de zi.
Cuvintele S-A AUDIAT se culeg de la extrema marginii din stnga, cu
majuscule,dup caresepundou puncte.
n rndul urm tor, din alineat, se indic prenumele, numele i func ia
raportorului, se pune cratim iseexpunepescurtcon inutulraportului.
3.4.2.7. Dac raportul se prezint n scris, con inutul lui nu se expune n
procesul-verbal. n acest caz, dup prenumele i numele raportorului se

25
men ioneaz : raportul se anexeaz . Cuvintele S-A AUDIAT nu se repet
nainteatextuluicuvnt riicoraportorului.
Dup men iuneaAULUATCUVNTULsepundou puncte,iar mai jos,
din alineat, seindic prenumeleinumeleraportoruluilacazulnominativ,cratim
iexpunerea succint a con inutului cuvnt rii.
3.4.2.8. La sfritul expunerii cuvnt rilor se noteaz hot rrea privind
chestiuneadiscutat .
Cuvintele S-A HOT RT se culeg din pozi ia 0 a cursorului, cu
majuscule, cuspa ierela2rnduride la textul precedent idou puncte.
n continuare, din alineat, seexpunetextulhot rrii.
Cuvintele AU VOTAT se culeg analogic cuvintelor S-A HOT RT,
dup careseindic rezultatelevot riidup cumurmeaz :
Pentru_____,Contra____,S-auab inut_____.
3.4.2.9. Chestiunile urm toare din ordinea de zi se redacteaz n mod
analogic.
3.4.2.10. Procesul-verbalaledin eiestesemnatdepreedinteleisecretarul
edin ei(Anexele nr. 17 inr. 18).
3.4.2.11.Persoanaresponsabil a I.P.P. exercit controlulasupraexecut rii
hot rrilor Consiliului. Periodic, o dat n trimestru, ea informeaz conduc torul
I.P.P. iConsiliul cu privire la rezultateleexecut riihot rriloranterioare.
3.4.3. Procesul-verbal de constatare
3.4.3.1. Textul procesului-verbal de constatare este alc tuit din dou p r i:

introductiv ideconstatare.
n partea introductiv se indic motivul ntocmirii procesului-verbal i se
enumer alc tuitorii i persoanele prezente. Dup cuvntul Temei se indic
documentul dispozitiv sau prescrip ia oral . Dup men iunea ntocmit se
enumer func iile, prenumele i numele persoanelor care au ntocmit procesul-
verbal.
Dac procesul-verbal a fost ntocmit de o comisie, se culege prenumele i
numelepreedintelui.
Prenumeleinumelealtormembriaicomisieisedispunnordinealfabetic .
Dup men iunea Au participat se enumer func iile, prenumele i numele
persoanelor prezente la ntocmirea procesului-verbal de constatare.
nparteadeconstatareseexpunscopurileisarcinilentocmiriiprocesului-
verbal,esen aicaracterullucruluiefectuat,faptelestabilite,precumiconcluziile
ipropunerilederigoare.
3.4.3.2. Titlul procesului-verbal trebuie s reflecte laconic con inutul
faptului sau al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal.
3.4.3.3. Locul i data ntocmirii procesului-verbal trebuie s corespund
loculuiidateievenimentuluiceconstituieobiectulprocesului-verbal.
3.4.3.4.Lasfritultextului(nainteasemn turilor)seplaseaz informa iacu
privirelanum ruldeexemplarealeprocesului-verbalidestina iafiec ruia.

26
3.4.3.5. Procesul-verbal este semnat de c tre toate persoanele care au
participat la ntocmirealui,f r indicareafunc iiloracestora.
3.4.3.6. n cazul diferenelordeopiniialealc tuitorilorprocesului-verbal sau
aleparticipan ilorlantocmirealui,acesteasenoteaz maijosdesemn turisaupe
ofil aparte.
3.4.3.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat:
procese-verbale de primire,deconsum,deinventariere,dereviziecontabil sau
controlfinanciar,deconstatarealipseiunordocumentesauadeterior riilor
irecuperabile, de selecionare a documentelor propuse pentru eliminare (Anexa nr.
31).
3.4.4. Procesul-verbal de predare-primire
3.4.4.1. Procesele-verbale de predare-primire auurm toareastructur :
- denumirea I.P.P., a subdiviziuniistructuralencadrulc reiaseefectueaz
predarea-primirea;
- titlul;
- data;
- temeiulnbazac ruiase efectueaz opera iuneadepredare-primire;
- men iuni privind caracterul opera iunii de predare-primire (temporar,
concediudeodihn saumedical,definitiv);
- prenumele, numele i func ia persoanelor care au participat la
opera iuneadepredare-primire;
- lista complet a obiectelor ce urmeaz s fie predate-primite. n list se
descrie starea obiectelor predate-primite,graduldeuzur ,elementele lips ncazul
pred rii-primirii unui mobil sau imobil.nsitua iancarelistaobiectelorpredate-
primite este sub form de anex , n procesul-verbal se consemneaz prezen a
anexei;
- semn turileprecedatedecuvinteleatransmis,aprimit,aasistat.
3.5. Nota informativ, memoriul, certificatul

3.5.1.Textulnoteiinformativeialmemoriuluiseconstituiedindou p r i.
n prima parte se expun faptele care au condus la ntocmirea documentului, iar n
cea de a doua concluziileipropunerileautorului(Anexanr.19).
3.5.2. Data sau perioada de timp la care se refer faptele, expuse n nota
informativ saunmemoriu,seincludntitlu. De exemplu:
Cuprivirelaexecutarea bugetului I.P.P. pentru anul 2007.
3.5.3. Textele notelorinformativeimemoriilor se culeg pe formularele cu

antet general ale I.P.P. i se semneaz de c tre conduc torii I.P.P. sau ai
subdiviziunilor structurale de competen a c rora ine documentul dat. Textele
notelor informative i memoriilor cu caracter intern se culeg pe hrtie alb i se
semneaz dec treexecutan i.

27
3.5.4.Certificateleeliberatelasolicitareacet enilorsentocmescpeformu-
lar cu antet general sau pe formular tipizat,sesemneaz deconduc torulI.P.P. i
seautentific cu tampila.
3.6. Scrisoarea, telegrama, telefonograma, fax, e-mail
3.6.1. Scrisorile se ntocmesc n cadrul I.P.P. pentru a expune un motiv, o
rug minte, pentru a r spunde la o cerere, precum i pentru a comunica unele
informa ii.
Scrisorile de nso ire se ntocmesc doar n cazul n care snt necesare
explica ii privind modul de solu ionare a problemelor abordate n document sau
pentru redarea scopului expedierii documentului anexat.
3.6.2. Textul scrisorii se compune, de regul , din dou p r i, n
consecutivitate logic . n prima parte se indic faptele sau evenimentele ce au
servit drept motiv pentru ntocmirea scrisorii. n partea a doua se formuleaz
concluziile,propunerilesaurug mintea.
3.6.3. Scrisorile se ntocmesc avnd drept subiect o singur problem i se
culeg pe formularul cu antet pentru scrisoare.
3.6.4. Datarea, formularea titlului, indicarea adresei, autentificarea i
semnarea scrisorii se fac n conformitate cu regulile stabilite n punctele 2.2.8,
2.2.16, 2.2.20 ale prezentului Regulament (Anexa nr. 20).
3.6.5. Telegramele se expediaz n cazuri excep ionale i se ntocmesc n
dou exemplare, adresa indicndu-se conform punctului 2.2.13 al prezentului
Regulament. Men iunea despre tipul telegramei (urgent , cifrat etc.) se indic
naintea adresei.
3.6.6. Textul telegramei se expune succint, f r conjunc iiiprepozi ii(dac
acest fapt nudenatureaz con inutul),f r trecereacuvintelordintr-un rnd n altul
if r corect ri.Semn turaseaplic dinrndnou.
3.6.7. Telefonograma, faxul, e-mailul servesc pentru transmiterea informa-
iilor. La transmiterea telefonogramei, faxului, e-mailului se indic : destinatarul,
func ia, prenumele i numele semnatarului, data i ora transmiterii, num rul de
telefon al I.P.P.
IV. Organizarea circulaiei documentelor
Circula ia documentelor trebuie s se exercite operativ, cu un scop bine
determinatis serealizezeoptimal.
4.1. Circulaia i modul de executare a documentelor de intrare
4.1.1.Primireaiexaminareaini ial acoresponden eide intrare n I.P.P. se
face n mod centralizat n cancelarie.
4.1.2. Examinarea ini ial a coresponden ei de intrare prevede verificarea
corectitudinii destina iei i integrit ii coresponden ei, fixarea faptului intr rii
documentuluiipreg tiriicoresponden eipentruafitransmis conformdestina iei.

28
4.1.3. Scopul verific rii corectitudinii destina iei coresponden ei este de a
depista coresponden a expediat greit. Coresponden a expediat greit se
reexpediaz peadresadestinataruluiindicat.
Toate plicurile, cu excep ia celor cu men iunea personal i a celor sosite
pe adresa organiza iilor obteti (comitetul sindical), se deschid, verificndu-se
con inutullor.Dac seatest deterior ri,lipsadocumentuluisauaanexei,precum
i necorespunderea num rului indicat pe plic cu num rul documentului, se
informeaz expeditorul. De regul , plicurile se distrug, cu excep ia cazurilor n
care adresa expeditorului sau timpul expedierii i primirii documentului pot fi
stabilite numai n baza plicului.
4.1.4. n cancelaria I.P.P. documentele se grupeaz n documente
nregistrabileinenregistrabile,nconformitatecuLista-model a documentelor ce
nu se nregistreaz (Anexa nr. 21).
Pe toate documentele de intrare, jos, n col ul din dreapta, pe recto primei
file, se aplic tampila de nregistrare pe care se fixeaz data primirii
documentului,iarpedocumentelenregistrabilesescrieiindiceledenregistrarea
lor (Anexa nr. 14).
Indicele de nregistrare a documentului de intrare const din:
- num rulcurentdenregistrare;
- indicele subdiviziunii structurale;
-num rul dosarului conform nomenclatorului dosarelor, n care va fi
ndosariat documentul dup solu ionare. De exemplu: 55/01-12, unde 55 este
num rul curent de nregistrare, 01 indicele subdiviziunii structurale, iar 12
num ruldosaruluiconform nomenclatorului.
Num rulcurentdenregistrareiindicelesubdiviziuniistructuralesefixeaz
dec trecancelariaI.P.P.,iarnum ruldosarului dec tresubdiviziuneastructural
respectiv .
Pe documente nenregistrabile sefixeaz doar data primirii lor.
Documentele nenregistrabile, documentele sosite pe adresa organiza iilor
obtetiicelecumen iuneapersonalsetransmitnemijlocitdestinatarului.
4.1.5. Documentele de intrare,dup nregistrarea lor pe fie (n registre de
eviden saupesuport electronic), fixarea parafei de nregistrare, se transmit spre
examinareconduc torilorI.P.P.
4.1.6. Conduc torului I.P.P. i se transmit documentele organelor
guvernamentale, ierarhicsuperioare,cecon ininforma iiprivindproblemelevitale
ale activit ii organului respectiv, solu ionarea c rora cere decizia lui. Celelalte
documentesetransmitadjunc ilorsaufunc ionarilordesemna inacestscop.
4.1.7. Documentele se transmit spre examinare n ziua primirii lor.
Telegramele, telefonogramele i alte documente urgente se transmit spre
examinareisolu ionare n primul rnd.
Dac ndocumentulprimitsefactrimiterilaaltedocumente,acesteasese-
lecteaz i se transmit conducerii I.P.P. mpreun cu documentele primite sau cu
nota informativ .

29
4.1.8.Rezultateleexamin riidocumentelorsereflect nrezolu iileaplicate,
deregul ,pedocumente,peprimafil ,deasupratextului,sus, n dreapta. Rezolu ia
trebuie s con in indica ii clare i exhaustive privind modul i caracterul
execut rii documentelor, nominalizarea executantului i termenul de executare a
documentului.Fiecare documenttrebuie s con in osingur rezolu ie.Rezolu ia
ulterioar este necesar n cazul n care concretizeaz procedura execut rii
documentelor. Examinarea documentelortrebuies sefac ntr-un termen ct mai
scurt,deregul ,nziuaprimiriidocumentului.
4.1.9. Documentele primite, dup examinarea lor de c tre conduc torul
I.P.P., se restituie cancelariei pentru nregistrarea textului rezolu iei n fia de
nregistrare (n registrul deeviden saupesuportelectronic)ipentruafiluatela
control, n caz de necesitate, dup care serepartizeaz conformdestina iei.
4.1.10. Responsabil de executarea documentului este prima persoan
nominalizat n rezolu ie. Responsabilului de executare i se acord dreptul de a
implica coexecutan i.
Coexecutan ii documentului trebuie s prezinte, la cererea responsabilului,
toate materialelenecesare.Eipoart responsabilitatepentruprezentareala timpa
proiectelor de documenteipentrucalitateaacestora.
4.1.11. Documentele de intrareseexecut ntermenelestabilitendocument
sau n rezolu ie. Dac documentul a fost executat n mod direct (prin telefon, n
discu iipersonale,laconsf tuireetc.),responsabilulfaceomen iunepeprimafil
a documentului, jos, n col ul din stnga, indicnd modul i data execut rii
documentuluiioautentific prin semn tur idat .
4.1.12. Documentele executate se transmit pentru a fi ndosariate n
subdiviziunisaufunc ionarilor care constituie dosarele n problemele respective.
4.2. Circulaia documentelor de ieire i a celor interne n procesul
pregtirii lor
4.2.1. Circula ia documentelor de ieire include: ntocmirea proiectului
documentului, vizarea, confirmarea (n cazurile necesare), semnarea (aprobarea),
nregistrarea(documentelornregistrabile)iexpedierea.
n scopul inform rii i viz rii prealabile, proiectul documentului poate fi
multiplicatitransmisconcomitenttuturorpersoaneloriunit ilorparticipante la
ntocmirea lui.
Pn la transmiterea documentului ntocmit spre semnare, executantul
trebuie s verifice con inutul lui, corectitudinea perfect rii, prezen a parafelor de
confirmare i de vizare, prezen a anexelor. Documentul prezentat spre semnare
estenso itdedocumentelenbazac roraafostelaborat.
4.2.2. Documentele de ieire snt semnate de c tre conduc torul I.P.P.,
adjunc iis i,efiisubdiviziunilorstructuraleale I.P.P. n limitele mputernicirilor
lor. Documentele semnate se transmitncancelariepentrunregistrareiexpediere.
4.2.3. Examinarea coresponden ei expediate include: sortarea, adresarea,
mpachetarea, stabilirea costului de expediere i transmiterea ei la oficiul potal.
Pentrucoresponden arecomandat sentocmeteun borderou de expediere.

30
Cancelaria verific corectitudinea perfect rii documentelor i prezen a
anexelorindicatendocumentuldebaz .Documentelentocmitegreitserestituie
executan ilor.
Documenteleexpediateconcomitentpeaceeaiadres sepunntr-un singur
plic.
Documentele transmise pentru expediere trebuie examinate i expediate n
aceeaizi.
4.2.4.Documenteleinternesentocmesciseexecut ncadrulI.P.P.
Circula iadocumentelorinterne, la etapele ntocmirii lor, seorganizeaz n
corespundere cu regulile generale de circula ie a documentelor de ieire, iar la
etapa de executare (utilizare) cu cele privind documentele de intrare.
4.2.5.Proiecteledocumentelordedispozi ie,dup ntocmireaivizarealor
de c tre persoanele i organiza iile interesate, se transmit spre examinare i
semnare conducerii I.P.P. Fiindsemnate,documentelemen ionatesenregistreaz ,
semultiplic (dup caz)isetransmitsauseexpediaz spreexecutare.
4.2.6.Specificulcircula ieiproceselor-verbale aleedin elorconst nlipsa
etapelor de preg tire a proiectului documentului, de vizare i confirmare a lui.
Procesele-verbalececon indispozi iipentrupersoanecufunc iider spunderesau
organiza ii din subordine se transmit destinatarilor n forma unor exemplare
multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale.
4.2.7. Memoriile remise conducerii I.P.P., notele informative, comunicatele
ialtedocumenteinternecucaracteroperativseexamineaz dec trepersoanelecu
func ii de r spundere c rora le-au fost adresate, dup care se transmit n modul
stabilitpentruexecutarensubdiviziunilecorespunz toaresausendosariaz .
4.2.8. Distribuirea documentelor n cadrul I.P.P. oefectueaz cancelariasau
persoanele responsabile de asigurarea documentar .
4.3. Modul de primire i remitere a documentelor
4.3.1. Primirea, expedierea iremiterea documentelor de intrare,ieire ia
celorinterne,latoateetapelecircula ieilor,sefaccumen iunispecialepefiade
nregistrare (n registrul de eviden saupesuportelectronic).Subsemn tur sepot
remite documentele luate la control sau alte documente importante.
4.3.2. Despre remiterea documentelor n cadrul subdiviziunii structurale sau
dintr-osubdiviziunestructural naltaseinformeaz n mod obligatoriu cancelaria.
Pe fia de nregistrare (n registrul de eviden sau pe suport electronic) se face
men iunearespectiv privindtransmitereadocumentului.
V. nregistrarea documentelor i constituirea aparatului informativ
5.1. Regulile de nregistrare a documentelor
5.1.1. nregistrarea documentelor se efectueaz centralizat n cancelarie sau
dec trepersoanaresponsabil delucr ridesecretariat.
5.1.2. Fiecare document se nregistreaz o singur dat . Documentele de
intrare se nregistreaz nziuaprimirii lor, iar cele de ieireiceleinterne n ziua
semn rii lor.

31
5.1.3. Se nregistreaz , n mod obligatoriu, documentele de intrare ale
organelor ierarhic superioare sau cele expediate n adresa lor, documentele interne
de importan major (ordine, dispozi ii, hot rri, procese-verbale, memorii etc.),
precumipeti iilecet enilor.
Documentele recep ionate de la alte organe sau expediate pe adresa lor, se
nregistreaz numain cazul, n care acesteacersolu ionaresaur spuns.
5.1.4. I.P.P. trebuie s aib la dispozi ie lista documentelor ce nu se
nregistreaz (Anexanr.21),aprobat dec treconduc torulI.P.P.
5.1.5. Indicele de nregistrare a documentelor de intrare, ieire i a celor
interne const , de regul , din indicele de nregistrare, a dosarului conform
nomenclatoruluiinum rulcurentdenregistrare.
Drept indice de ntregistrare a documentelor de dispozi ie i a proceselor-
verbalesntnumerelelordenregistrare,careseatribuienlimitelefiec ruitipde
document.
5.1.6. Pentru nregistrarea documentelor de intrare,ieire iinternenI.P.P.
se utilizeaz fiele de nregistrare (Anexa nr. 22), registrele (n cazurile n care
circuitul documentelor n I.P.P. nu dep ete num rul de 500-600 documente pe
an) (Anexele nr. 23 inr. 24)icomputerul.
Fiele de nregistrare i registrele de eviden se execut n condi ii
tipografice.
5.2. Completarea elementelor pe fiele de nregistrare
5.2.1. Pentru nregistrarea documentelor pe fie se folosesc fie executate
tipografic, formatul A5 (210x148 mm) sau formatul A6 (148x105 mm).
5.2.2. La nregistrarea scrisorilor pe fie, de regul , se nregistreaz
independent numai documentul de ini iativ (solicitare), ntocmit n cadrul I.P.P.
sau primit din alt organ. Men iunile privind documentul-r spuns se noteaz ca o
completarelamen iuniledenregistrarepeaceeaifi .Documentului-r spunsde
ieire iseatribuieindiceledenregistrareadocumentuluideini iativ respectiv,iar
pe documentul-r spunsde intrare se aplic parafadenregistrarepecareseindic
doar data recep ion rii.
5.2.3.nfiadenregistrare, larubricaCorespondent, se nscrie denumirea
expeditorului sau a destinatarului.
5.2.4.La rubrica Termende executarese indic datala care documentul
trebuies fieexecutat.
5.2.5. La rubrica Data intr rii i indicele documentului se indic data
primiriidocumentuluiiindiceleatribuitnI.P.P.
5.2.6. La rubrica Data i indicele de nregistrare a documentului se scrie
dataiindiceleacestuiadec treunitateacarel-a elaborat.
5.2.7. La rubrica Num rul filelor se indic num rul de file ale
documentuluidebaz ialeceluianexat.
5.2.8.La rubrica Tipuldocumentuluiicon inutulsuccintse indic tipul
documentului,titlulicon inutul succint al acestuia.

32
La nregistrarea hot rrilor i a dispozi iilor autorit ilor administrative de
specialitate, a ordinelor emise de organiza iile ierarhic superioare, pe lng titlul
saucon inutulsuccintaldocumentuluisenoteaz iindica iaprimit .
5.2.9.Lanregistrareapefi acon inutuluirezolu ieiseindic autoruleii
data.
5.2.10. La rubrica Confirmarea de primire a documentului se pune
semn turaexecutantuluiidataprimiriidocumentului.
5.2.11. Nota cu privire la executarea documentuluitrebuies reflectesolu-
ionarea n esen a chestiunii, data i indicele de nregistrare a documentului de
r spuns. n cazul n care nuse cereunr spunsnscris,seindic data,autoruli
moduldesolu ionareaproblemeiabordatendocumentuldeini iativ .
5.2.12.Peversofiei, larubricaMen iuniprivindcontrolulsefixeaz no-
tele viznd controlul termenelor de executare a documentului, ncareseindic data
efectu riicontroluluiietapadeexecutareadocumentului.Rubricapoate fi folo-
sit pentrunoteprivindcircula iadocumentului.
5.2.13. Rubricile fiei de nregistrare Fondul nr. , Inventarul nr. ,
Dosarulnr.secompleteaz narhivaI.P.P.
5.2.14. Pentru atribuirea numerelor curente de nregistrare pe fie a docu-
mentelor de ini iativ de intrare i de ieire se folosete baremul unic (Anexa
nr. 25).
Numereleatribuitedocumentelorsetaiecudou liniincruciate,numerele
de intrare cuculoareneagr ,iarceledeieire cuculoareroie.
5.2.15. Elementele n registrele de intrare, de ieire secompleteaz n mod
analogic.
5.3. Constituirea fiierului de referin (informativ)
5.3.1. Fiierul const din trei p r i: pentru documentele de intrare

neexecutate (prima parte); pentru documentele de ieirelacareseateapt r spuns
(partea a doua); pentru documentele executate (partea a treia).
Dreptcompartimentealeprimeip r iafiieruluisntdatelelunii.Fielese
distribuie conform termenelor lor de executare.
Drept compartimente alep r iiadouaafiierului snt, de asemenea, datele
lunii.Fielesedistribuieconformdatelorlacareseateapt primirear spunsului.
Compartimentelep r iiatreiatrebuies corespund Clasificatoruluicoresponden-
ilor,subdiviziunilorstructuralesauanumitordirec iideactivitateaI.P.P. Fielese
distribuie n ordinea numerelor de nregistrare.
5.3.2. Fiele din compartimentele nti i al doilea, dup executarea
documentelor sau primirea r spunsurilor, se distribuie n rubricile respective ale
compartimentuluialtreileaalfiierului,cunscriereamen iunilornecesare.Totn
compartimentul al treilea se distribuie fiele de nregistrare a documentelor
organiza iilorierarhicsuperioare, expediate pentru informare.
5.3.3.Fieledenregistrareaordinelor, dispozi iilor, deciziilor ihot rrilor
seclasific ntr-unfiieraparte.

33
VI. Controlul executrii documentelor
6.1. Cerinele de baz privind organizarea controlului executrii
documentelor
6.1.1.Controlulasupraexecut riidocumentelor,adispozi iilorcesecon in
n ele este realizat de c tre conduc torii I.P.P. i ai subdiviziunilor n procesul
semn rii sau aprob rii acestora. Controlul asupra termenelor de executare a
documentelor se pune n seama cancelariei sau a persoanelor desemnate n acest
scop.
6.1.2.Categoriiledocumentelorceurmeaz afimonitorizate snt stabilite n
conformitate culegisla ianvigoare n instruc iunicuprivirela inerea lucr rilor
de secretariat, fiind incluse n Lista documentelor monitorizate cu indicarea
termenelor de executare.
Laindica iaconduceriipotfimonitorizate idocumentecenusntinclusen
Lista-model (Anexa nr. 26).
6.1.3.Controlulasupraexecut riiactelorlegislative,decretelorPreedintelui
Republicii Moldova, hot rrilor, dispozi iilor i ns rcin rilor Guvernului se
reglementeaz prin Instruc iunea-tip despre organizarea i derularea controlului
asupra execut rii actelor legislative, decretelor PreedinteluiRepublicii Moldova,
hot rrilor, dispozi iilor i ns rcin rilor Guvernului n autorit ile administra iei
publice centrale i locale, aprobat prin Hot rrea Guvernului nr.287 din
28.03.2000.
6.2. Termenele de executare a documentelor
6.2.1. Termenele de executare a documentelor seclasific n: termene tip i

termene individuale.
6.2.2. Termenele tipde executaresestabilesc,de regul ,pentrucategoriile
generalededocumenteceurmeaz afimonitorizate conform Listei-model.
n celelalte cazuri, termeneledeexecutareadocumentelornuvordep i10
zile lucr toare. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru executarea
documentelordificileprincaracterulexecut riilor.
6.2.3. Termenele individuale de executare se stabilesc n rezolu iile
conduc torilorI.P.P. iaisubdiviziuniloracestorasauseindic directndocument.
La stabilirea termenului de executare se ine cont de complexitatea
con inutului documentului i de posibilit ile practice ale I.P.P. Dac termenul
individual de executare a documentului difer de termenul tip, stabilit pentru
categoria respectiv de documente, timpul execut rii se consider termenul
individual.
6.2.4. n cazul n care n documentul de intrare este indicat termenul la care
seateapt r spuns,acesttermentrebuierespectat.
6.2.5. Termenul de executare a documentului de intrare se calculeaz
ncepnd cu momentulintr riiluinI.P.P.
6.2.6. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de
c tre persoana sau institu ia care l-a stabilit. Prelungirea termenului de executare
34
trebuieefectuat cucelpu in 2-3 zile nainte de expirarea termenului de executare,
n cazurile n care seconstat imposibilitatearespect riitermenuluiindicat.ncaz
contrar, seconsider c documentulnuafostexecutatntermenul stabilit.
6.2.7.ncazultergivers riiexecut riidocumentului,conduc toriiI.P.P. iai
subdiviziunilor lor structurale snt obliga i s ia m suri pentru a elucida i a
nl turacauzeletergivers riiipentruaasiguraexecutareantermen
a documentului.
6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare a
documentelor
6.3.1. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor i
ns rcin rilor conduc torului se face n baza fielor (registrelor de eviden ,
suportului electronic) n care au fost nregistrate documentele.
6.3.2. Pe fiele i pe documentele de control (n registre de eviden , pe
suport electronic)seaplic simbolulcontroluluiCsauparafaControl.
6.3.3. Documentul se consider executat numai n cazul n care snt
solu ionate toate problemele abordate n el i s-a expediat r spunsul. Dac
executarea nu a fost documentat , atunci pe documentul-solicitare i pe fia de
control(nregistruldeeviden ,pesuportelectronic)sefacemen iuneacuprivire
la executare.
6.3.4. Dup executare, controlul asupra documentelor se ridic . Ridicarea
controlului poate fi dispus numai de conduc torul care a luat documentul la
control.Dateleprivindexecutareadocumentuluiiridicareacontroluluise
includ n fi (nregistrul deeviden , pe suport electronic).
6.4. Generalizarea i analiza datelor cu privire la executarea

documentelor
6.4.1. Datele privind executarea documentelor monitorizate segeneralizeaz
conform situa iei la data de nti a fiec rei luni i se raporteaz conduc torilor
I.P.P. iaisubdiviziuniloracestora.
n cadrul I.P.P. se fac bilan uri lunare privind executarea documentelor
monitorizate (Anexa nr. 27).
6.4.2. Datele cu privire la rezultatele controlului execut riidocumentelor se
analizeaz periodic. n baza acestor analize se elaboreaz propuneri privind
urgentareaexecut riidocumentelor,m rirearesponsabilit iiexecutan ilori
perfec ionareaorganiz riicontrolului.
VII. ntocmirea nomenclatorului dosarelor i constituirea dosarelor
7.1. ntocmirea nomenclatorului dosarelor
7.1.1.Dup executare, documenteleceserefer laun anumit subiect sau la
un domeniu de activitate a I.P.P. se ndosariaz .
7.1.2. n scopul ndosarierii corecte, ce ar asigura g sirea rapid a
documentelorconformcon inutuluiicategoriilorlor,sentocmetenomenclatorul

35
dosarelor, care reprezint o list sistematizat a titlurilor dosarelor, cu indicarea
termenelor de p strare, n conformitate cu ,,Indicatorul documentelor-tip i al
termenelor lor de p strarepentruorganeleadministra ieipublice,pentruinstitu iile,
organiza iile i ntreprinderile Republicii Moldova, aprobat prin Ordinul
Directorului general al Serviciului de Stat de Arhiv nr.57 din 27.07.2016 i
publicat n ,,Monitorul Oficial alRepubliciiMoldova,nr. 247-255 din 05 august
2016.
7.1.3. Nomenclatorul dosarelor servete la repartizarea i clasificarea n
dosare a documentelor executate, ca indicator al indicelor de nregistrare a
documentelorialtermenelordep strareadosarelor, ca schem pentruntocmirea
fiierului de referin (informativ) al documentelor executate i ca document de
eviden a dosarelor cu termen temporar de p strare (pn la 10 ani inclusiv) n
arhiva I.P.P.
7.1.4. Nomenclatoarele dosarelor pentru anul urm tor se ntocmesc sau se
concretizeaz dec tresubdiviziunilestructuralealeI.P.P. lasfritulanuluin curs.
n baza nomenclatoarelor dosarelor subdiviziunilor structurale, cancelaria
ntocmete nomenclatorul dosarelor I.P.P., textul c ruia se culege pe formular cu
antet generaldup unmodelstabilit(Anexanr.28).
Nomenclatorul I.P.P. seexamineaz dec treComisia Central deExpertiz
a I.P.P.,secoordoneaz cuarhiva destatrespectiv ise aprob dec treconduc -
torul I.P.P.
Nomenclatorul dosarelorsepunenaplicarencepndcu1ianuarieafiec rui
an.
7.1.5.Nomenclatoruldosarelor aprobateste valabilpentru mai mul ianii
este supus rentocmirii i aprob rii numai n cazul n care intervin schimb ri n
structura I.P.P. incomponen a documentelor. Dac asemenea modific ri nu au
intervenit, nomenclatorul dosarelor, la sfritul fiec rui an, se concretizeaz i se
culege din nou isereaprob dec treconduc tor.
7.1.6. n nomenclatorul dosarelor I.P.P. se include toat documenta ia, att
ceaelaborat nprocesulactivit iilor,cticeade intrare.
n nomenclatorul dosarelor, de regul , nu se includ publica iile: brourile,
ndrumarele,buletineleialteedi iisimilare.
7.1.7. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete n conformitate cu structura
instituiei (ncazulncareexist ostructur binedefinit )sau n conformitate cu
direc iile de activitate (n instituiile f r structur ).
La ntocmirea nomenclatorului dosarelor n conformitate cu structura
instituiei, drept compartimente figureaz denumirile subdiviziunilor structurale,
plasate n conformitate cu schema de ncadrare (Anexa nr.29). Drept
compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor n instituiile f r structur
figureaz subdiviziunilesaudirec iiledeactivitate.
7.1.8.Fiec ruidosar inclusnnomenclator ise atribuie unindice.Indicele
dosarelor const din simbolul subdiviziunilor structurale sau direc iilor de
activitatei dinnum ruldeordinealdosarelorncadrulsubdiviziunii sau direc iei
de activitate respective.Indiceledosarelorsenoteaz cucifrearabe.

36
De exemplu: 01-12, unde 01 indic subdiviziunea structural , iar 12
num ruldeordinealtitluluidosaruluiconformnomenclatorului.
7.1.9. Titlurile dosarelor se nscriu n compartimentele respective ale
nomenclatoruluinfunc iedegraduldeimportan aldocumentelor.
Titlurile dosarelor se stabilesc n dependen de con inutul documentelor
grupate n dosare, indicndu-se tipul lor (ordine, dispozi ii, procese-verbale etc.),
precum i alte date care precizeaz con inutul dosarului: informa ii referitoare la
autor i la data evenimentului, indica ii cu privire la autenticitatea documentului
sauprezen acopiilor.
7.1.10.Dac peparcursulanuluincadrulI.P.P. secreeaz subdiviziuninoi
demunc documentateiseconstituiedosareneprev zute,acestedosareseinclud
ad ug tor n nomenclator. n acest scop n compartimentele nomenclatorului se
rezerveaz spaiupentruaficompletat.
7.1.11. Rubrica Num rul dosarelor (volumelor) a nomenclatorului
dosarelorsecompleteaz lasfritulanuluicalendaristic.
7.1.12. La rubrica Men iuni se fac nsemn ri cu privire la constituirea
dosarelor, ntocmirea dosarelor transmisibile, selecionarea dosarelor pentru
eliminare, persoanele responsabile de gruparea dosarelor, transmiterea dosarelor n
alt unitatepentruaficontinuateetc.
7.1.13.Lasfritulanului,nomenclatorulsencheiecuonscrierede
totalizare privind num rul dosarelor la momentul respectiv (Anexa nr.28,
continuare). Informaiapentru completarea nscrierii de totalizare (Anexa nr.28) se
transmite cancelarieiinstituieidec tresubdiviziunilestructurale.
7.2. Constituirea dosarelor

7.2.1. Constituirea dosarelor n conformitate cu nomenclatorul dosarelor se
efectueaz nsubdiviziunilestructuralencareaufostexecutatedocumentele.Nu
seadmitep strareadosaruluilaexecutant.
7.2.2.Laconstituireadosarelorsenl tur duplicatele,maculatoarele,filele
nescrise,precumiacele,agrafele,clamele.
n procesul grup rii documentelor se verific corectitudinea perfect rii lor
(prezen a semn turii,datei,indicelui,men iuniindosarulnr....,semn turiide
certificare etc.).
Documentele neperfectate sau ntocmite greitserestituie executantului spre
finalizare.
Documentele cu termen permanent i temporar de p strare se clasific n
dosare separate.
Fiecaredosartrebuies con in celmult250defile(cu grosimea de 30-40
mm),darnumaipuinde5file.
7.2.3. n dosare se clasific documentele acumulate pe parcursul unui an.
Excep iefac dosarele transmisibile.
7.2.4. Anexele de volum mare sendosariaz separat. Anexele de volum mic
seanexeaz ladocumentelelacareserefer .

37
7.2.5.Grupareadocumentelorndosarseefectueaz nordineasolu ion rii
subiectelor, n ordine cronologic , alfabetic sau a index rii (numerot rii)
documentelor.Acesteprincipiipots variezesaupotfimbinate.
O importan primordial o are principiul sistematiz rii documentelor
conform subiectelor abordate, principiu ce prevede gruparea documentelor n
consecutivitatea logic a solu ion rii unui sau altui subiect (conform datei
semn rii,intr riidocumentului,execut riilui).
7.2.6. Controlul asupra corectitudinii constituirii dosarelor este exercitat de
c trepersoanelecufunc iider spundere.
7.3. Sistematizarea unor categorii de documente
7.3.1. Documentele de dispozi ie (legile, decretele, hot rrile, dispozi iile,
deciziile etc.) ale Parlamentului, Preedintelui Republicii Moldova, Guvernului
etc. se clasific n ordine cronologic , conform numerelor i se p streaz n
Serviciul secretariat administrativ.
7.3.2.Documentelededispozi iealeI.P.P. (ordinele, dispozi iile,procesele-
verbale etc.) ce ndosariaz pe categorii, nordinecronologic ,conform numerelor,
mpreun cuanexelereferitoarelaele.
7.3.3. Regulamentele, instruc iunile aprobate prin documente de dispozi ie
seconsider anexealeacestoraiseunesc.Dac aufostaprobaten mod separat,
atunci segrupeaz separat.
7.3.4. Documentele referitoare la procesele-verbale se ndosariaz , n
dependen de volumul lor, mpreun cu procesul-verbal sau aparte i se
sistematizeaz nordineanumerelorproceselor-verbale.
7.3.5. Ordinele, dispozi iile cu privire la activitatea de baz , la personalul
scriptic,ladeplas riiconcediisegrupeaz separat.
7.3.6. Planurile i devizele de cheltuieli aprobate se grupeaz separat de
proiectele lor.
7.3.7. Planurile i d rile de seam anuale se grupeaz separat de cele
trimestriale, semestriale.
7.3.8. Fieleconturiloranaliticealefunc ionarilorialtedocumentesimilare
se ndosariaz separat,pentrufiecarean,nordineaalfabetic anumelordefamilie.
7.3.9. Coresponden a se clasific n dosare pentru perioada anului
calendaristic i include toate documentele ce apar n procesul solu ion rii
subiectului abordat. Coresponden a se sistematizeaz n ordine cronologic :
documentul-r spunsseataeaz ladocumentul-cerere.
Lareluareacoresponden eintr-un anumit subiect, documentele se includ n
dosarul anului n curs, atribuindu-le indicele dosarului din anul precedent, n care
sep streaz documenteleanterioarece vizeaz subiectul respectiv.
Coresponden a cu organele administrative de specialitate i cele ierarhic
superioaresegrupeaz conformsubiectelor concrete abordate.
7.3.10. Peti iile cet enilor i documentele privind examinarea lor se
grupeaz separatdecoresponden ageneral .

38
VIII. Pregtirea documentelor pentru pstrare de stat i valorificarea
lor ulterioar
8.1. Preg tirea documentelor pentru p strare de stat i valorificarea lor
ulterioar const n expertiza valorii documentelor, perfectarea dosarelor,
ntocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integrit ii documentelor, depunerea
documentelorsprep strarelaarhivadepartamental .
8.2. Expertiza valorii documentelor
8.2.1. Expertiza valorii documentelor const n stabilirea valorii tiin ifice,
istorice,economiceisocioculturaleadocumentelornscopulselect rii lor pentru
p straredestatifixareatermenelorlorde p strare.
8.2.2.Expertizavaloriiseefectueaz dec treComisiaCentral deExpertiz
(n continuare C.C.E.) care activeaz permanent n cadrul I.P.P. i de c tre
comisiiledeexpertiz (ncontinuare C.E.) careactiveaz ncadrulinstitu iilor
subordonate inconsiliilelocale.
8.2.3.C.C.E.iC.E.seconstituieprinordinul,dispozi ia conduc torului i
includ ncomponen a lor cel pu in cte 5 membri subpreedin ia unuiadjunct al
conduc torului sau secretarului consiliului local respectiv. n activitatea lor, C.C.E.
iC.E.seconducdendrum rile,instruc iunileiindica iileServiciuluideStatde
Arhiv al Republicii Moldova privind organizarea lucrului cu documentele, de
indicatoarele documentelor-tip i al termenelor lor de p strare, de nomenclatorul
dosareloriregulamentul lor aprobat, elaborat n baza Regulamentului-tip (Anexa
nr. 30).
8.2.4.C.C.E.iC.E.exercit urm toarelefunc ii:
- examineaz proiectelenomenclatoarelordosarelor;
- organizeaz anualselecionarea documentelor pentrup strarepermanent
sau pentru eliminare;
- examineaz inventarele dosarelor cu termen permanent de p strare, ce
urmeaz afitransmiselap straredestat,inventareledosarelorcutermenlungde
p strare, iau hot rri de prezentare a inventarelor dosarelor spre aprobare
Comisiilor de Expertiz i Control (n continuare C.E.C.) ale institu iilor
arhivistice din Republica Moldova;
- examineaz procesele-verbale cu privire la selecionarea documentelor
propuse pentru eliminare;
- examineaz propunerileprivindschimbareatermenelordep strareaunor
categorii de documente, stabilite de indicatoarele documentelor i nomenclatoa-
reledosarelornvigoare,iauhot rrideaprezentaacestepropunerispreaprobare
Comisiei Centrale de Expertiz i Control (n continuare C.C.E.C.) a Serviciu-
luideStatdeArhiv alRepubliciiMoldova;
- C.C.E. a I.P.P. exercit controlulidirijeaz metodologic activitatea C.E.
aleinstitu iilordinsubordineaI.P.P.
8.2.5. Membrii C.C.E. i C.E., n comun cu al i specialiti ai institu iilor,
verific corectitudinea selecion rii documentelor pentru p strare permanent sau

39
pentru eliminare, examinnd inventarele dosarelor, procesele-verbale cu privire la
selecionarea documentelor propuse pentru eliminare.
Selecionarea nemijlocit a documentelorse efectueaz de c tre persoanele
responsabilealesubdiviziunilorstructuralealeinstitu iilor.
8.2.6. Selecionarea documentelor i a dosarelor pentru eliminare se
perfecteaz ntr-un proces-verbal cu privirelaselecionareadocumentelorpropuse
pentru eliminare (Anexa nr. 31).
Procesele-verbale snt examinate de c tre C.C.E. sau C.E, snt semnate de
c tre preedintele i membrii comisiei, coordonate cu arhiva de stat respectiv i
aprobatedec treconduc tori.
Eliminarea documentelor incluse n procesele-verbale se efectueaz numai
dup aprobarea inventarelor dosarelor cu termen permanent de p strare i
coordonarea celora cutermenlungdep strarepentruperioadadetimprespectiv
dec trearhivele de stat ale Republicii Moldova.
8.3. Perfectarea dosarelor
8.3.1. La finele fiec rui an, I.P.P. i institu iile subordonate acestora snt
obligates preg teasc documentelepentru a fi transmise laarhiv .nacestscop
se definitiveaz dosarele constituite pe parcursul anului. Perfectarea dosarelor
include uncomplexde lucr ri: completarea datelor pe prima copert a dosarelor,
ndosarierea,numerotareafileloricertificareadosarelor.
8.3.2. Dosarele cu termen permanent i lung de p strare se ndosariaz n
copertetariifileledosarelorsenumeroteaz , sus, ncol uldindreapta, cu creion
simplu. n dosarele compuse din mai multe volume, filele fiec rui volum se
numeroteaz separat.
Fila de orice format, cusut dintr-o margine, se numeroteaz ca o singur
fil ; fila ndoiat i cusut la mijloc urmeaz a fi descusut i numerotat ca o
singur fil .
Dac laofil sntanexate altedocumente,acesteasenumeroteaz separat.
Filacuofotografielipit pe ea senumeroteaz cauna singur .
Plicurile ndosariate, avnd inscrip ii pe ele sau con innd documente de
asemeneasenumeroteaz ,dup caresenumeroteaz fiecaredocumentdinplicn
ordineconsecutiv .
Lasfrituldosarului,peofil ad ugit saupeultimapagin r mas nescris
a registrelor i condicelor, se face urm toarea certificare: n prezentul dosar
(registru,condic etc.)sntnumerotateicusute ...file(num ruldefileseindic
cu cifre i litere). Se indic data cnd a fost efectuat certificarea i se pune
semn turaexecutantului.
Dosarele cu termen temporar de p strare (pn la 10 ani inclusiv) nu snt
supuseperfect rii.Eviden alorse ineconformnomenclatoruluidosarelor.
8.3.3. ntocmirea copertei dosaruluiseefectueaz conformmodelului stabilit
(Anexa nr. 32).
8.3.4. La sfritulanuluicalendaristicpecoperteledosarelorseconcretizeaz
urm toarele:

40
- dac afostschimbat denumireasubdiviziuniistructuralesaudac dosarul
a fost transmis pentru finalizare n alt subdiviziune structural , se introduc
modific rile respective;
- pedosarelececon indocumentededispozi ie(ordine,dispozi ii,procese-
verbale etc.) se indic numerele lor, se fac men iuni cu privire la originalul
documentelorsauprezen acopiilor;
- dac dosarul ce con ine coresponden a este constituit din cteva volume,
titluldosaruluiconformnomenclatoruluisecompleteaz ,pentrufiecarevolum,cu
men iunileprivindcorespondentul,autorul,teritoriulvizat,data(ziua,luna,anul)
nceperiii ncheierii lui. Datele concrete se nscriu i pe copertele altor dosare,
dac acestfapt estenecesarpentruoperativitateac ut riidocumentelorpe viitor;
- dac dosarul con ine documente-anexe pentru anii ce preced nceputul
dosarului,pecopertalui,subdat ,sefacemen iunea:Con ine documente pentru
anii...;
- pe coperta dosarului se scrie num rul de file, indicat n inscrip ia de
certificare a lui;
- dup includerea dosarului n inventar, pe coperta lui se scrie num rul
inventaruluiinum ruldosaruluininventarulrespectiv.
8.3.5. Inscrip iile pe copertele dosarelor cu termen permanent i lung de
p strare trebuie f cute cu cerneal rezistent la lumin sau cu tu i s fie scrise
clar, cite . La apari ia unor dificult i privind perfectarea dosarelor ce vor fi
transmiselap straredestat,sevaconsultaServiciuldeStatdeArhiv sauarhivele
de stat respective.
8.4. ntocmirea inventarelor dosarelor
8.4.1.Lafinelefiec ruiancalendaristic, persoaneleresponsabiledelucr rile
de secretariat ale institu iilor ntocmesc inventare de transmitere a dosarelor cu
termenpermanentilungdep strarelaarhivadepartamental a I.P.P.
Persoana responsabil de arhiva departamental (lucr torul titular) a I.P.P.
ntocmete compartimente anuale, separat, pentru documentele cu termen
permanent i pentru cele cu termen lung de p strare (de la 15 pn la 75 ani
inclusiv).
Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de eviden ce
reprezint olist sistematizat atitlurilordosarelor,acomponen eiia con inutului
documentelor ndosariate.
Inventareledosarelorcutermenpermanentilungde p strarenecesit a fi
aprobatedec treC.E.C.alearhivelor de stat celmultpestedoianidup scoaterea
dosarelordinlucr riledesecretariatcurente.
8.4.2. Inventarele se ntocmesc n mod separat pentru dosarele:
- cutermenpermanentdep strare;
- cutermenlungdep strare;
- personalului scriptic.
Pentru dosarele cu termen temporar de p strare (pn la 10 ani) nu se
ntocmesc inventare.

41
Compartimentele anuale ale inventarelor dosarelor se numeroteaz
consecutiv pe parcursul a mai multor ani. Inventarele se nchid numai cu acordul
arhivelor de stat respective.
8.4.3. La ntocmirea inventarelor dosarelor se ine cont de urm toarele
cerin e:
- n inventar se includ numai dosarele ncheiate (definitivate n lucr rilede
secretariat);
- titlurile dosarelor se ordoneaz pe compartimente, n ordinea n care snt
incluse n nomenclator;
- documentele personalului scriptic se sistematizeaz n inventar n ordine
cronologic i alfabetic ;
- fiecare dosar este inclus n inventar sub un num r aparte. Dac dosarul
este constituit din 2-3volume,fiecarevolumsenumeroteaz separat;
- numerotarea dosarelor n inventar se efectueaz consecutiv pentru mai
mul i ani;
- dac n inventar snt incluse cteva volume ale aceluiai dosar, se scrie
deplin doar titlul primului volum, pentru urm toarele volumeseindic men iunea
idem,celelalte datesecompleteaz deplin;
- dosarele transmisibile se includ n inventar n anul ncheierii lor;
- rubricaMen iunidininventarsefolosetepentruindicareast riifizicea
dosarului, documentelor, datelor referitoare la primirea sau transmiterea
documentelor etc.
8.4.4. Compartimentele anuale ale inventarelor se ntocmesc conform unui
model stabilit (Anexa nr. 33).Pentrudosarelecutermenpermanentdep strare, ele
sentocmescnpatruexemplare,pentrudosarelecutermenlungdep strareicele
privind personalul scriptic n trei exemplare. Inventarele i istoricul fondului,
semnate i verificate, se expediaz spre aprobare C.E.C. ale arhivelor de stat
respective.
n corespundere cu inventarele dosarelor cu termen permanent de p strare
aprobate,institu iilesntobligates transmit ntermenelestabilitelap strarede
stat (cu excep ia institu iilor care n conformitate cu legisla ia n vigoare i
p streaz permanent documentele n depozitele speciale de stat), iar arhivele de
stat ale Republicii Moldova sntobligates primeasc lap strarede stat dosarele
incluse n inventare.
Dosarelepersonaluluiscripticsep streaz narhivadepartamental a I.P.P.
timp de 75ani,dup careseelimin nordineastabilit .
8.4.5.Latransmitereadocumentelorsprep straredestat, inventarele trebuie
s con in :cuprinsul,listaabrevierilor,prefa a,indicatoarele,foaiadetitlu.
8.4.6. Foaia de titlu a inventarului se ntocmete la prima transmitere a
dosarelor n arhivele de stat ale RepubliciiMoldovaise completeaz de fiecare
dat , n cazurile n care intervin schimb ri n denumirea institu iei sau n cea a
organului ei ierarhic superior.

42
8.5. Asigurarea integritii documentelor
8.5.1.Conduc toriisubdiviziunilorstructuraleipersoaneleresponsabilede
lucr riledesecretariatpoart r spunderepentrup strareadocumentelor.
Din momentul nceperii dosarelor i pn la transmiterea lor n arhiva
departamental ,acestea sep streaz nbirourilesubdiviziunilorstructurale.
8.5.2.Dosarele sep streaz nbirourilede lucrusaunnc periamenajate
special pentru arhiv , dotate cu mijloace adecvate de p strare, pentru a preveni
degradarea, distrugerea sau pierderea documentelor.
8.5.3.Dosarelesep streaz ndulapuridecancelariecesencuie,pentrua
le proteja de praf, razele solareipentru a asigura integritatea documentelor.
8.5.4. Constituirea i p strarea dosarelor conform nomenclatorului
faciliteaz c utareaiutilizareaacestora.Extrasuldinnomenclatorseafieaz pe
partea interioar auiidulapului,iarpecotoareledosarelorsenoteaz indicelelor
din nomenclator.
8.5.5. Ridicarea i eliberarea unor documente din dosarele cu termen
permanent de p strare este interzis . n cazuri excep ionale (de exemplu, la
solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face doar cu
permisiuneaconduc torilorinstitu iilor,l sndocopieadocumentuluiridicatiun
proces-verbalprivindcauzeleridic riioriginalului.
8.5.6. Eliberarea dosarelor n interes de serviciu func ionarilor altor
subdiviziuni structurale se face numaicupermisiuneaconduc torilorinstitu iilor.
Men iunea despre eliberarea dosarelor se fixeaz ntr-un registru sau pe o
fi special ,indicndu-se denumirea subdiviziunii structurale, indicele dosarului,
data eliber rii i restituirii, prenumele, numele i semn tura persoanei c reia i-a
fost eliberat dosarul.
8.6. Depunerea documentelor spre pstrare n arhiva departamental a

I.P.P.
8.6.1. n scopul p str rii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii
Moldovaiadocumentelorcutermenlungdep strareidensemn tatepractic
(inclusivdocumentelepersonaluluiscriptic), ineriieviden ei,utiliz rii,select riii
preg tirii documentelor cu termen permanent de p strare pentru transmitere la
p straredestat,nI.P.P. exist arhiva departamental .
8.6.2. n activitatea sa, arhiva departamental se conduce de legisla ia n
vigoare a Republicii Moldova, de ordinele, dispozi iile i indica iile I.P.P., de
documentelenormativeimetodicealeServiciului deStatdeArhiv alRepublicii
Moldova, de regulamentul arhivei departamentale a I.P.P.
8.6.3.narhiv sedepundosarelecutermenpermanentilungdep strare,
precumicelealepersonaluluiscriptic,conforminventarelordosarelor.Dosarele
cu termen temporar de p strare nu se depun n arhiv , ci se p streaz n
subdiviziunile structurale ale I.P.P.,iardup expirareatermenuluidep strarefixat
se elimin n modul stabilit.
8.6.4.narhiv , mpreun cudosarele, setransmitifieledenregistrarea
documentelorpentrucompletareafiierului dereferin (informativ) al arhivei.

43
8.6.5. Transmiterea dosarelor din subdiviziunile structurale la arhiva
departamental se face personal de c tre reprezentantul subdiviziunii conform
graficului stabilit, ntocmit de persoana responsabil de arhiva departamental
(lucr torul titular), coordonat de c tre conduc torii subdiviziunilor structurale i
aprobatdec treconduc torulI.P.P.
8.6.6. n subdiviziunile structurale, procesul preg tirii dosarelor pentru
p strare n arhiva departamental se verific de c tre persoana responsabil de
arhiva departamental (lucr torul titular). Lacunele depistate snt nl turate de
subdiviziunile structurale.
8.6.7. Preluarea dosarelor n arhiva departamental se execut de c tre
persoana responsabil de arhiva departamental (lucr torul titular), n prezen a
lucr toruluidinsubdiviziuneastructural respectiv ,conforminventaruluialc tuit
n 2 exemplare.
n ambele exemplare ale inventarelor se fac men iuni despre prezen a sau
lipsafiec ruidosar.Lasfritulinventaruluiseindic (cucifreiculitere)num rul
dosarelor preluate la p strare, numerele dosarelor ce lipsesc, data primirii i
semn turilepersoanelor care au transmis-primit dosarele.
8.6.8. Dosarele cu termen permanent i lung de p strare i dosarele
personalului scriptic se transmit n arhiva departamental dup expirarea unui an
de la definitivarea lor n lucr riledesecretariat.
Dac ncadrullucr rilordesecretariatcurenteestenecesar utilizareaunor
dosare dinarhivadepartamental ,persoanaresponsabil dearhivadepartamental
(lucr torul titular) le nregistreaz n registrul de eviden a dosarelor eliberate
pentruutilizaretemporar .
8.6.9. Persoana responsabil de arhiva departamental (lucr torul titular),
este obligat s in permanent eviden a dosarelor ce se p streaz n arhiva
departamental .
8.6.10.Documentelepotfiscoasedineviden aarhiveincazulselecion rii
spre eliminare, deterior rii irecuperabile, transmiterii la p strare de stat sau
constat riilipseidosarelor.
n toate cazurile men ionate mai sus, persoana responsabil de arhiva
departamental (lucr torul titular) este obligat s ntocmeasc un proces-verbal
care va fi prezentatconduc torului I.P.P. spre aprobare, fiind mai nti coordonat
cu arhiva de stat respectiv .
8.6.11. Dup expirarea termenelor de p strare provizorie a documentelor
I.P.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de stat, ele se
transmit pentrup strarepermanent narhiveledestat.
8.6.12. Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova stabilete
categoriileinstitu iilorsubordonateI.P.P. de la care se recep ioneaz documente n
arhivele de stat i indic categoriile de documente ce urmeaz a fi depuse la
p straredestat.

Regulamentul-Cadru Lucrări de Secretariat Și Arhivare

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Regulamentul-Cadru Lucrări de Secretariat Și Arhivare

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

APROBAT

prin Hot rreaGuvernului

1.1. Prezentul Regulament-cadru stabilete cerin ele de baz privind

Drept cadru legal pentru ntocmirea documentelor organizatorice i de

2.1. Formularele (antetul) documentelor

2.1.1. Documentele organizatorice i de dispozi ie, de regul , se ntocmesc

- Prevederilecapitoluluiinstrictdeactivitateaautorit ilorpublicecentrale ilocale.

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice i de

2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

2.2.2. Marca comercial, emblema organizaiei

Pe formularul (antetul) organiza iei-persoan juridic pot fi plasate marca

Codul CUIO al I.P.P. sestabiletedec treBiroulNa ionaldeStatistic al

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

2.2.6. Date informative cu privire la organizaie (codul potal, adresa

P r ilecomponentealeacestuielementseplaseaz dup cumurmeaz :

2.2.7. Tipul documentului

2.2.8. Data documentului

2.2.9. Indicele de nregistrare a documentului

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

Pe formularul cu antet pentru ordin indicele (num rul) de nregistrare a

La ntocmirea proceselor-verbale ale edin elor, a proceselor-verbale de

n documentele ntocmite de I.P.P., n comun cu alte organe, indicele de

2.2.10. Referin la indicele de nregistrare i data documentului de

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

Referin alaindiceledenregistrareidatadocumentuluide intrare seindic

2.2.11. Locul ntocmirii sau editrii documentului

2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

Adresa destinatarului cuprinde:

Dac documentuleste adresatuneiorganiza ii persoana juridic sau unei

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

naintea celui de-al doilea, al treilea i al patrulea adresant nu se indic

Dac documentulseexpediaz uneipersoanefizice,seindic mai nti pre-

Dnei Larisa Plugaru

ElementulDestinatarulpe formularul cu antet pentru scrisoare seplaseaz

*Seaplic peproiecteledeciziilor,dispoziiilor, directivelor.

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

Laaprobareadocumentuluiprinhot rre,decizie,ordin,dispozi ie,proces-

La aprobarea documentului de c tre mai multe persoane cu func ii de

2.2.16. Titlul textului

Dac titlul textului dep ete 5 rnduri a cte 28 de caractere, se permite

2.2.17. Meniune cu privire la control

2.2.18. Textul documentului

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

2.2.19. Meniune cu privire la anexe

n cazul n care documentuldedispozi iecon inemaimulteanexe,fiec reia

Anex :pe6file, n 2 ex., n primaadres .

Dac anexelesntsubform debrour ,num rulfilelornuseindic .

Dac textul documentului este cules pe formular (antet),denumireafunc iei

Ministru (semn turapersonal ) Tudor MUNTEANU

n cazul n care textul documentului este cules pe hrtie alb , denumirea

Ministrul ap r rii (semn turapersonal ) Andrei CULEA

1.Preedinte (semn turapersonal ) Ion DINU

Ministrul economiei Ministrulfinan elor

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc

Preedintele comisiei (semn turapersonal ) Mihai Roibu

n cazul n care lipsete persoana cu func ie de r spundere, indicat n

2.2.21. Parafa de coordonare a documentului

Coordonarea documentelor n afara I.P.P. se efectueaz prin aplicarea

maria C:\Users\yser\Desktop\REgulam-cadru NEW\reg.lucr.secr. MIHAELA.doc