Regulamentul Cadru Cu Privire La Tinerea Lucrarilor de Secretariat 2007

APROBAT prin Hotrrea Guvernului nr.
din 2007
REGULAMENTUL-CADRU cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n autoritile publice centrale i locale i n instituiile din subordinea acestora
I. Dispoziii generale 1.1. Prezentul Regulament-cadru stabilete cerinele de baz privind documentarea activitii, organizarea lucrului cu documentele n cadrul ministerelor, altor autoriti administrative centrale, inclusiv n cadrul organelor i instituiilor administrative autonome, serviciilor publice desconcentrate ale acestora i n organele administraiei publice locale (n continuare, denumite organele administraiei publice (O.A.P.) i reglementeaz modul de primire, eviden, ordonare, perfectare i multiplicare a documentelor, controlul executrii, pstrrii i utilizrii acestora. Cerinele expuse n compartimentele 2-6 ale Regulamentului-cadru pot fi utilizate la organizarea lucrrilor de secretariat n instituiile, organizaiile i ntreprinderile din Republica Moldova. Cerinele expuse n compartimentele 7, 8 ale Regulamentului-cadru snt obligatorii pentru toate instituiile, organizaiile i ntreprinderile din Republica Moldova. 1.2. Regulamentul-cadru se refer la documentele organizatorice (regulamente interne, statute, fie de post, scheme de ncadrare a personalului, programe i planuri de activitate, dri de seam, note informative, coresponden .a.) i de dispoziie (ordine, dispoziii, indicaii, hotrri, procese-verbale, instruciuni .a.), cu excepia actelor normative ale Guvernului i ale altor autoriti ale administraiei publice (reglementate prin Legea privind actele normative ale Guvernului i ale altor autoriti ale administraiei publice centrale i locale nr. 317-XV din 18 iulie 2003), petiiilor (reglementate prin Legea cu privire la petiionare nr.190-XIII din 19 iulie 1994 i Instruciuni privind inerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiiile persoanelor fizice, organizaiilor legal constituite, adresate organelor de stat, ntreprinderilor, instituiilor i organizaiilor Republicii Moldova, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995) i documentelor secrete, modul de ntocmire i pstrare al crora este reglementat prin instruciuni speciale. 1.3. Prevederile Regulamentului-cadru se aplic n documentele pe suport de hrtie. Tehnica inerii lucrrilor de secretariat pe suport electronic va fi prevzut n actele normative speciale, aprobate de Guvern, ce reglementeaz crearea i implementarea Sistemului integrat de circulaie electronic a documentelor.
1.4. Conductorii O.A.P. organizeaz tehnica operaiunilor de secretariat, modul de ntocmire i perfectare a documentelor n baza instruciunilor cu privire la inerea lucrrilor de secretariat i a altor documente normativ-metodice, elaborate de sine stttor n conformitate cu prezentul Regulament. n cadrul O.A.P. instruciunile snt aprobate de conductor dup coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova. 1.5. Asigurarea documentar a administrrii, exercitarea controlului asupra respectrii sistemului unic al lucrrilor de secretariat n subdiviziunile structurale ale O.A.P., dirijarea metodic i instruirea cadrelor n acest domeniu este pus n sarcina Serviciului secretariat administrativ al O.A.P. 1.6. Conductorii subdiviziunilor structurale desemneaz persoane responsabile pentru inerea lucrrilor de secretariat, care asigur evidena i circulaia documentelor n termenele stabilite, informeaz conducerea privitor la executarea acestora, familiarizeaz personalul cu documentele normative i metodice ce in de domeniul dat. Drepturile i obligaiunile de serviciu ale persoanelor responsabile snt prevzute n fia de post. 1.7. Funcionarii ncadrai n O.A.P. i n instituiile din subordinea acestora poart rspundere personal pentru respectarea cerinelor instruciunilor n cauz i pentru integritatea documentelor ce se afl n posesia lor. Despre pierderea unor documente este anunat imediat conducerea subdiviziunilor structurale i Serviciul secretariat administrativ. 1.8. Conductorii O.A.P. i ai instituiilor din subordinea lor snt obligai: s ia msurile necesare pentru a reduce volumul documentelor, evitnd emiterea documentelor privind problemele ce ar putea fi soluionate verbal sau n mod direct; s controleze periodic starea n care se afl lucrrile de secretariat i modul de pstrare a documentelor de arhiv att n aparatul central, ct i n subdiviziunile structurale; s organizeze instruirea cadrelor responsabile de inerea lucrrilor de secretariat; s implementeze tehnologiile informaionale n lucrrile de secretariat; s asigure familiarizarea noilor angajai cu instruciunile cu privire la inerea lucrrilor de secretariat. 1.9. La schimbarea conductorilor subdiviziunilor structurale, predarearecepionarea dosarelor i a documentelor n curs de executare se efectueaz prin ntocmirea unui proces-verbal, care se pstreaz n serviciul secretariat al subdiviziunii. 1.10. Dirijarea metodic a modului de organizare i inere a lucrrilor de secretariat este realizat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv i instituiile arhivistice subordonate acestuia, iar suportul lingvistic se pune n sarcina Centrului Naional de Terminologie al Institutului de Filologie al Academiei de tiine a Moldovei.
maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc
II. ntocmirea i multiplicarea documentelor Drept cadru legal pentru ntocmirea documentelor organizatorice i de dispoziie n activitatea O.A.P. servesc: actele legislative ale Parlamentului, decretele Preedintelui Republicii Moldova, ordonanele, hotrrile i dispoziiile Guvernului Republicii Moldova; directivele organelor ierarhic superioare, realizarea activitii executive i organizatorice n scopul ndeplinirii de ctre O.A.P. a sarcinilor ce in de competena lor. n scopul ndeplinirii de ctre OAP a sarcinilor ce in de competena lor, ntocmirea documentelor organizatorice i de dispoziie urmeaz a fi efectuat cu respectarea cerinelor Regulamentului-cadru. Pentru ca documentele organizatorice i de dispoziie s fie valabile, ele trebuie s conin n mod obligatoriu urmtoarele elemente: denumirea organizaiei autor, tipul documentului, data, titlul textului, textul propriu-zis, indicele de nregistrare, semntura. n procesul ntocmirii documentelor, componena elementelor poate fi completat n funcie de destinaia lor. Documentele trebuie ntocmite n strict conformitate cu cerinele prezentului Regulament-cadru i s conin un numr stabilit de elemente obligatorii, conform Anexei nr. 1. 2.1. Formularele documentelor 2.1.1. Documentele organizatorice i de dispoziie, de regul, se ntocmesc pe formulare executate pe hrtie formatul A4 (297x210 mm) i formatul A5 (210x148 mm). 2.1.2. Pe formularele O.A.P., n dependen de tipul lor, se imprim urmtoarele elemente: Stema de Stat a Republicii Moldova; numrul unic de identificare (codul cu CUIO) din Registrul Naional Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM); denumirea complet a O.A.P.; date informative referitoare la instituia emitent; tipul documentului (pe formulare speciale, cu excepia celor pentru scrisori); semnele distinctive pentru fixarea datei, indicelui de nregistrare a documentului, trimiterii la indicele de nregistrare i data documentului de intrare; locul ntocmirii sau editrii documentului; semnele distinctive pentru culegerea adresatului, titlului textului, finalizarea culegerii textului i meniunii de control. Locurile de amplasare a elementelor i semnelor distinctive snt determinate n Anexele nr. 2 i nr. 3. 2.1.3. n O.A.P. se utilizeaz trei tipuri de formulare: formularul general (Anexele nr. 4, 5 i 5a); formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a i 7);
formularul special - pentru un anumit tip de documente (Anexele nr. 8-12) (el se multiplic tipografic numai n cazurile n care n O.A.P. se emit mai mult de 200 documente de acest tip pe an). Formularele pot fi cu elemente amplasate longitudinal sau unghiular. n O.A.P. se utilizeaz o singur variant de formular: cu elementele amplasate longitudinal sau cu cele amplasate unghiular. 2.1.4. Formularele documentelor se tipresc pe hrtie alb cu gradul de albea de 85-93%, densitatea de 80g/m2. n cazuri excepionale se admite utilizarea hrtiei puin colorate n nuane deschise. Formularele documentelor pot fi multiplicate tipografic, cu ajutorul mijloacelor poligrafice operative sau pot fi reproduse cu ajutorul computerelor, la elaborarea nemijlocit a documentului dat. 2.1.5. Procesele-verbale ale edinelor consiliilor raionale i locale, precum i deciziile lor, dispoziiile preedintelui raionului (primarului, pretorului) se ntocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr.8,8a, 9 i 10). Ordinele i hotrrile autoritilor administraiei publice centrale, de asemenea, se ntocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele nr. 11 i nr. 12). 2.1.6. Procesele-verbale ale edinelor, hotrrile colegiilor ministerelor, informaiile, notele informative, nomenclatoarele dosarelor, fiele de post, planurile i drile de seam pentru activitatea de baz, schemele de ncadrare etc. se ntocmesc pe formularul general (Anexele nr. 4, 5 i 5a). Demersurile se ntocmesc pe formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a, 7). 2.1.7. La ntocmirea documentelor de acelai tip, folosite frecvent, pot fi utilizate formulare tipizate pe suport electronic. 2.1.8. Documentele organizatorice i de dispoziie, emise de ctre O.A.P. n comun cu alte organe, nu se ntocmesc pe formulare, ci pe hrtie alb (Anexa nr. 13). 2.1.9. Se interzice utilizarea formularelor netipizate. 2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice i de dispoziie 2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova Conform Legii cu privire la Stema de Stat a Republicii Moldova nr. 337-XII din 3 noiembrie 1990, pe formularele O.A.P. se imprim Stema de Stat a Republicii Moldova. Dimensiunile ei nu trebuie s depeasc 20 mm. Pe formularul cu elementele plasate longitudinal Stema de Stat se plaseaz n centru, n partea de sus, iar pe formularul cu elementele plasate unghiular n partea de sus, la mijloc, deasupra denumirii instituiei.
2.2.2. Marca comercial, emblema organizaiei Pe formularul organizaiei-persoan juridic pot fi plasate marca comercial sau emblema. Marca comercial se plaseaz pe formularele organizaiilor numai n cazul n care aceasta este nregistrat n ordinea stabilit de legislaia n vigoare a Republicii Moldova. Marca comercial sau emblema organizaiei nu se reproduce pe formularul pe care este imprimat Stema de Stat a Republicii Moldova. Dimensiunile i locul plasrii mrcii comerciale, emblemei organizaiei snt analoage dimensiunilor i locului plasrii Stemei de Stat. 2.2.3. Numrul unic de identificare (codul CUIO) din Registrul Naional Interadministrativ al Republicii Moldova (RENIM) Codul CUIO al O.A.P. se stabilete de ctre Biroul Naional de Statistic al Republicii Moldova conform codului CUIO din RENIM. Pe formularul O.A.P. el se plaseaz sus, n colul din dreapta. 2.2.4. Denumirea organului administraiei publice Denumirea O.A.P. autorul documentului se indic complet, n corespundere cu Regulamentul de activitate a organului respectiv. Pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal elementul dat se plaseaz la acelai nivel, din ambele pri ale Stemei de Stat a Republicii Moldova: n stnga se imprim n limba moldoveneasc, iar n dreapta n limba rus, conform Legii despre funcionarea limbilor vorbite pe teritoriul R.S.S. Moldoveneti nr. 3465-XI din 1 septembrie 1989 (Anexele nr. 4, 6, 8, 9, 10, 11); pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal al unitii teritoriale autonome Gguzia: n partea stng se imprim n limba moldoveneasc, n dreapta n limba rus, iar n centru n limba gguz (Anexele nr. 6a i 8a). Pe formularul cu elementele plasate unghiular, n partea stng se imprim denumirea complet a O.A.P. n limba moldoveneasc, iar mai jos n limba rus (Anexele nr. 5, 7, 12); pe formularul cu elementele plasate unghiular al unitii teritoriale autonome Gguzia denumirea O.A.P. se va indica de asemena n partea stng mai nti n limba moldoveneasc, mai jos, n limba rus, apoi n limba gguz (Anexa nr. 5a). Pe formularul pentru scrisoare, n cazurile corespondenei cu organisme internaionale, denumirea O.A.P. se va indica n limba strin respectiv. Dac documentul se ntocmete pe hrtie alb, denumirea complet a O.A.P. se culege n partea de sus a filei, n limba moldoveneasc, din poziia 0 a tabulatorului, cu majuscule. 2.2.5. Denumirea organizaiei sau a subdiviziunii structurale Denumirea subdiviziunii structurale a O.A.P. i a instituiilor din subordinea acestora se plaseaz mai jos de denumirea organului su ierarhic superior. Modul
de imprimare i plasare a denumirii este analog celui al organului administraiei publice. Denumirea subdiviziunii structurale a instituiei din subordine se imprim pe formularul documentului cu caractere mai mari. Denumirea instituiei pe formularul documentului trebuie s corespund denumirii atestate n documentele de constituire a instituiei respective. Abrevierea denumirii se indic doar n cazul n care aceasta este atestat n documentele de constituire a instituiei respective. Ea se plaseaz mai jos de denumirea complet. Denumirea se indic n limba moldoveneasc. ntreprinderile mixte vor indica denumirea n limba strin respectiv n cazul n care aceasta este atestat n documentele de constituire. Denumirea filialei i reprezentanei se plaseaz pe formulare mai jos de denumirea organizaiei emitente. 2.2.6. Date informative cu privire la organizaie (codul potal, adresa potal i telegrafic, numrul de telefon, telefax, adresa electronic, pagina Web, numrul contului de decontare) Prile componente ale acestui element se plaseaz dup cum urmeaz: pe formularul pentru scrisoare, cu elementele constitutive plasate longitudinal, la acelai nivel, din ambele pri ale Stemei de Stat a Republicii Moldova, mai jos de denumirea complet a O.A.P.: n partea stng se imprim n limba moldoveneasc, iar n partea dreapt n limba rus (Anexa nr. 6); pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate longitudinal al UTA Gguzia mai jos de denumirea complet a O.A.P.: n partea stng se imprim n limba moldoveneasc, n dreapta n limba rus, iar n centru n limba gguz (Anexa nr.6a); pe formularul pentru scrisoare cu elementele plasate unghiular, sus, n colul din stnga, mai jos de denumirea complet a O.A.P., se imprim n limba moldoveneasc, iar mai jos n limba rus (Anexa nr. 7); pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate unghiular al UTA Gguzia, sus, n colul din stnga, mai jos de denumirea complet a O.A.P., se imprim n limba moldoveneasc, mai jos, n limba rus, apoi n limba gguz. 2.2.7. Tipul documentului Tipul documentului, ntocmit pe formular sau pe hrtie alb, se indic pe fiecare document, cu excepia scrisorii. De exemplu: proces-verbal, hotrre, ordin, dispoziie, informaie, plan de activitate, dare de seam, fi de post, schem de ncadrare, nomenclator al dosarelor etc. Tipul documentului se plaseaz mai jos de denumirea complet a O.A.P., indicat n limba moldoveneac sau n limba n care este perfectat documentul; se culege cu majuscule din poziia 0 a tabulatorului.
Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziii, cu elementele constitutive plasate longitudinal, executat tipografic, se plaseaz n centru, mai jos de Stema de Stat a Republicii Moldova, n limba moldoveneasc, cu majuscule. Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziii cu elementele constitutive plasate unghiular, executat tipografic, se plaseaz sus, n colul din stnga, mai jos de denumirea complet a O.A.P., n limba moldoveneasc, cu majuscule. 2.2.8. Data documentului Toate documentele se dateaz n mod obligatoriu. Data se indic de ctre persoana care semneaz sau aprob documentul. Data documentului se consider cea a semnrii, adoptrii i aprobrii lui sau data desfurrii evenimentului fixat n el (edinei, consftuirii etc.). Elementul dat cuprinde ziua, luna i anul, care se indic prin dou metode: ziua cu cifre arabe, luna cu litere, anul cu cifre arabe. De exemplu: 10 iunie 2005 (astfel se indic data la ntocmirea documentelor normative, financiare i a celor cu caracter social-juridic); cu trei perechi de cifre arabe. De exemplu: 10.06.05. Dac numrul ce indic ziua sau luna const dintr-o singur cifr, naintea ei se va scrie cifra 0. De exemplu: 01.06.06. n cazul documentelor ntocmite de O.A.P., n comun cu alte organe, data documentului se consider cea a semnrii de ctre ultimul organ. Pe formularele pentru ordine, dispoziii i pe formularul general data documentului se plaseaz mai jos de denumirea complet a O.A.P. i tipul documentului, indicate n limba moldoveneasc, i se culege cu cifre arabe din poziia 0 a tabulatorului. Pe formularul pentru scrisoare data documentului se plaseaz mai jos de elementul Date informative cu privire la organizaie i se culege cu cifre arabe din poziia 0 a tabulatorului. 2.2.9. Indicele de nregistrare a documentului Numrul de nregistrare a documentului se indic pe toate documentele respective. Numrul documentului de ieire al O.A.P. este constituit, de regul, din: indicele subdiviziunii structurale care a ntocmit documentul; numrul dosarului conform nomenclatorului dosarelor n care se coase copia documentului; numrul curent de nregistrare. De exemplu: 01-06/25. Primele dou perechi de cifre se indic de ctre executant n procesul ntocmirii documentului, iar numrul curent de nregistrare se indic n cancelarie. Pe formularul pentru scrisoare elementul Indicele de nregistrare a documentului de ieire se plaseaz mai jos de elementul Date informative
referitoare la organizaie, n partea stng, la acelai nivel cu elementul Data documentului, dup abrevierea nr. (numrul) i se scrie cu cifre arabe. De exemplu: nr. 01-06/25 din 01.02.06 . Indicele de nregistrare a documentelor de dispoziie i a proceselor-verbale ale edinelor l constituie numrul curent al documentului. De exemplu: Ordin nr. 1, 2, 3, 4 etc. Proces-verbal nr. 1, 2, 3, 4 etc. Pe formularul pentru ordin indicele (numrul) de nregistrare a documentului se plaseaz la acelai nivel cu elementul Data documentului, n partea dreapt, mai jos de denumirea complet a O.A.P., dup abrevierea nr. i se indic cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 25 La ntocmirea proceselor-verbale ale edinelor, a proceselor-verbale de constatare, a documentelor de dispoziie pe formular general, indicele (numrul) de nregistrare a documentului se plaseaz mai jos de denumirea complet a O.A.P. i tipul documentului, n limba moldoveneasc, la nivelul elementului Data documentului, dup abrevierea nr., cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 3. Indicele documentului intern care nu se nregistreaz (informaia, nota informativ, instruciunea de serviciu, planul de activitate, darea de seam, schema de ncadrare, nomenclatorul dosarelor etc.) se constituie din indicele subdiviziunii structurale i numrul dosarului conform nomenclatorului, care se culege mai jos de denumirea complet a O.A.P. i tipul documentului, n limba moldoveneasc, la acelai nivel cu elementul Data documentului, dup abrevierea nr., cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 01-05 n documentele ntocmite de O.A.P., n comun cu alte organe, indicele de nregistrare a autorilor se separ prin bar n ordinea n care acestea snt indicate n document (de la stnga la dreapta). Pentru ordin (dispoziie, hotrre, decizie etc.): 26/58 ... Pentru scrisoare: 02-10/135 / 01-12/200/... 2.2.10. Referin la indicele de nregistrare i data documentului de intrare Referina include indicele de nregistrare i data documentului la care se d rspuns. De exemplu: La nr. ______ din ____________, unde La nr. _____ este indicele de nregistrare a documentului de intrare, din __________ este data documentului de intrare. Referina la indicele de nregistrare i data documentului de intrare se indic numai pe formularul pentru scrisori i se plaseaz mai jos de elementele Data
documentului i Indicele de nregistrare a documentului, se indic cu cifre arabe; cuvntul anul sau an nu se scrie; se culege din poziia 0 a tabulatorului. De exemplu: La nr. 03-10/18 din 01.02.98 2.2.11. Locul ntocmirii sau editrii documentului Elementul dat se indic pe formularul pentru ordin i pe formularul general. Pe formularul pentru ordin elementul dat se plaseaz n centru, mai jos de elementul Denumirea tipului documentului, n limba moldoveneasc. Pe formularul general acest element se plaseaz n stnga paginii, mai jos de elementele Data documentului i Indicele de nregistrare a documentului, n limba moldoveneasc. Se admit urmtoarele abrevieri: municipiul mun. oraul or. raionul r-nul comuna com. satul s. 2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document Elementul dat se indic prin cuvintele: - Secret; - Strict secret; - De importan deosebit; - Secret comercial. Aceast paraf se plaseaz pe prima pagin a documentului, sus, n colul din dreapta, n limba moldoveneasc (la traducerea documentului n limba rus sau n alt limb, se traduce i parafa), fr ghilimele, n conformitate cu Legea cu privire la secretul de stat nr. 106-XIII din 17.05.94 i Legea cu privire la secretul comercial nr. 173-XIII din 06.07.94. 2.2.13. Destinatarul La expedierea documentelor se utilizeaz mai multe formule de adresare. Destinatarii documentelor pot fi: - organizaii - persoane juridice; - subdiviziunile acestora; - persoane cu funcie de rspundere; - persoane fizice. Adresa destinatarului cuprinde: - denumirea organizaiei-persoan juridic (subdiviziunii acesteia); - prenumele, numele destinatarului; - strada, numrul blocului, apartamentului, codul potal, localitatea.
10
Dac documentul este adresat unei organizaii persoana juridic sau unei subdiviziuni a acesteia, fr a se indica persoana cu funcie de rspundere concret, denumirea se scrie la cazul nominativ. De exemplu: 1. Ministerul Economiei i Comerului al Republicii Moldova Piaa Marii Adunri Naionale, 1 MD-2033, mun. Chiinu 2. Ministerul Finanelor al Republicii Moldova Direcia administrativ str. Cosmonauilor, 9 MD-2005, mun. Chiinu Dac documentul este adresat unei persoane cu funcie de rspundere concrete, prenumele i numele se indic fiind nsoite de abrevierea dlui (domnului) sau dnei (doamnei), denumirea organizaiei - persoan juridic se scrie la cazul nominativ. De exemplu: Dlui Ion Moraru, Ministrul finanelor str. Cosmonauilor, 9 MD-2005, mun. Chiinu n cazul n care se indic funcia persoanei i denumirea organizaiei persoan juridic n care ea i desfoar activitatea, denumirea funciei, i cea a organizaiei - persoan juridic se scriu la cazul nominativ. De exemplu: Dlui Mihai Botnaru, specialist principal, Ministerul Finanelor al Republicii Moldova str. Cosmonauilor, 9 MD-2005, mun. Chiinu Documentul nu poate fi adresat unui numr mai mare de patru destinatari. De exemplu: Ministerul Economiei i Comerului al Republicii Moldova Ministerul Finanelor al Republicii Moldova Procuratura General a Republicii Moldova Biroul Naional de Statistic al Republicii Moldova
11
naintea celui de-al doilea, al treilea i al patrulea adresant nu se indic cuvntul Copie. Dac documentul se expediaz la mai mult de patru destinatari, se ntocmete o list de expediere, iar pe fiecare document se indic destinatarul concret. Dac documentul se expediaz n mai multe organizaii similare, destinatarii se indic la general. De exemplu: 1. Consiliile raionale (municipale) 2. Procuraturile raionale 3. Centrele de medicin preventiv Dac documentul se expediaz unei persoane fizice, se indic mai nti prenumele i numele destinatarului, apoi adresa. De exemplu: Dnei Larisa Plugaru str. Mioria, 12, bl. 1, ap. 10 MD-2027, mun. Chiinu Elementul Destinatarul pe formularul pentru scrisoare se plaseaz sus, n colul din dreapta, ntre semnele prevzute pentru scrierea adresantului i se culege din poziia 4 a tabulatorului. 2.2.14. Parafa de aprobare a documentului De regul, se aprob urmtoarele tipuri de documente: regulamente, instruciuni, planuri i dri de seam pentru activitatea de baz, scheme de ncadrare, procese-verbale de constatare, nomenclatoare ale dosarelor etc. Documentele capt valoare juridic din momentul aprobrii lor de ctre conductor sau din momentul emiterii unui document dispozitiv special. Ambele modaliti de aprobare au valoare juridic identic. Parafa de aprobare se plaseaz sus, n colul din dreapta al documentului, i se culege din poziia 5 a tabulatorului. Parafa de aprobare trebuie s conin cuvntul APROB (scris cu majuscule, fr ghilimele), funcia persoanei de rspundere care aprob documentul, semntura personal, prenumele, numele i data. De exemplu: APROB Ministrul justiiei _____________ Vasile Lungu (semntura) 20.10.05 La aprobarea documentului prin hotrre, decizie, ordin, dispoziie, procesverbal, parafa de aprobare trebuie s conin cuvntul APROBAT (scris cu
12
majuscule, fr ghilimele), denumirea documentului prin care se aprob la cazul nominativ, data i numrul lui. De exemplu: 1. APROBAT Ordinul Ministrului finanelor 20.10.05 nr. 100 2. APROBAT Procesul-verbal al edinei Consiliului Colegial al Ministerului Finanelor al Republicii Moldova 10.05.05 nr. 5 La aprobarea documentului de ctre mai multe persoane cu funcii de rspundere de acelai rang, semnturile lor se plaseaz la acelai nivel. De exemplu: APROB Ministrul justiiei ___________ Vasile Lungu (semntura) 20.03.05 2.2.15. Rezoluia Indicaiile conductorului O.A.P. privind executarea documentului se nscrie sub form de rezoluie care include: prenumele i numele executantului (executanilor), coninutul misiunii, termenul de executare, semntura i data. De exemplu: Dlui Tudor Ureche Rog s prezentai spre aprobare, pn la 01.12.05, planul privind activitatea de baz a Direciei pentru anul 2006 _______________ 10.09.05 (semntura) Rezoluia se plaseaz pe prima pagin a documentului, mai jos de parafa Destinatarul, la nivelul textului documentului. Dac locul respectiv nu permite plasarea rezoluiei, ea poate fi plasat n orice alt loc liber, pe prima pagin a documentului, cu excepia marginilor. Plasarea rezoluiei pe text este inadmisibil. Se admite aplicarea rezoluiei pe o fil aparte. APROB Ministrul finanelor ___________ Ion Moraru (semntura) 20.03.05
13
2.2.16. Titlul textului n toate documentele ntocmite pe formulare sau pe hrtie alb, formatul A4 (297x210 mm), se indic titlul textului, care se plaseaz mai sus de textul propriuzis al documentului, n partea stng a paginii, pe formulare ntre semnele distinctive pentru culegerea titlului, pe hrtie alb se culege din poziia 0 a tabulatorului, cu spaiere la un rnd, cu litere mici, cu excepia primei litere care se scrie cu majuscul. Titlul textului nu se subliniaz, la sfrit nu se pune punct. Titlul textului reflect coninutul succint al documentului i tipul acestuia. De exemplu: 1. Ordin (cu privire la ce?) Cu privire la crearea comisiei... 2. Coresponden (privind ce?) Privind prezentarea informaiei... 3. Proces-verbal (al cui?) Al edinei Consiliului raional... Dac titlul textului depete 5 rnduri a cte 28 de caractere, se permite prelungirea lui pn la extrema marginii din dreapta. La textul documentului ntocmit pe formularul de formatul A5 (210x148 mm) (scrisori, telegrame, invitaii etc.) titlul textului nu se indic. 2.2.17. Meniune cu privire la control Elementul referitor la control se indic prin simbolul C, cuvntul sau tampila Control i se plaseaz pe marginea stng a primei pagini a documentului, la nivelul elementului Titlul textului. 2.2.18. Textul documentului Textul documentului trebuie s fie formulat clar, laconic, s nu admit diverse interpretri. Textul, de regul, se constituie din dou pri. n prima parte se indic motivul, temeiul, scopul ntocmirii documentului; partea a doua include hotrri, concluzii, solicitri, sugestii, recomandri. Uneori textul poate s conin doar partea a doua, de exemplu, ordinele, dispoziiile doar partea dispozitiv, fr clauza de emitere; scrisorile, cererile doar solicitarea, fr preambul; informaiile, memoriile doar aprecierea faptelor, concluziile. n textul documentului ntocmit n baza documentelor altor organizaii sau n baza documentelor emise anterior se indic urmtoarele elemente: tipul documentului, denumirea O.A.P. organul emitent, data documentului, indicele de nregistrare a documentului i titlul textului. n documentele dispozitive ale O.A.P. care activeaz n baza principiului dirijrii unipersonale, precum i n documentele adresate administraiei, subdiviziunii structurale, textul se scrie la persoana ntia singular (ordon, propun, rog). n documentele de dispoziie ale organelor colegiale textul se redacteaz la persoana a treia singular (hotrte, decide).
14
n documentele de dispoziie, elaborate n comun cu mai multe O.A.P., textul se redacteaz la persoana ntia plural (ordonm, am hotrt). n textul procesului-verbal cuvintele s-a audiat, s-a decis, s-a hotrt se scriu la persoana a treia singular, iar au luat cuvntul la persoana a treia plural. n documentele ce stabilesc drepturi i obligaiuni ale O.A.P., ale subdiviziunilor lor structurale, ale persoanelor cu funcii de rspundere (regulamente, instruciuni), precum i n cele ce conin descrieri, aprecieri ale faptelor sau constatri (procese-verbale de constatare, certificate), textul se redacteaz la persoana a treia singular sau plural (secia exercit funciile, din componena asociaiei fac parte, comisia a stabilit). La ntocmirea scrisorilor se utilizeaz formele de redactare de tipul celor prezentate mai jos: - la persoana ntia plural (rugm s ne expediai, expediem spre examinare); - la persoana ntia singular (consider necesar, rog s alocai); - la persoana a treia singular (ministerul este de acord, serviciul consider posibil). Textul documentului poate fi plasat pe ambele pri ale filei (cu excepia documentelor care se expediaz n organele ierarhic superioare, ordinelor cu privire la activitatea de baz, proceselor-verbale ale Consiliului raional). n acest caz, verso filei va avea urmtoarele dimensiuni: din dreapta 35 mm; din stnga nu mai puin de 8 mm; de sus 20 mm; de jos: pentru formatul A4 cel puin 19 mm; pentru formatul A5 cel puin 16 mm. Cea de-a doua, precum i urmtoarele pagini ale textului documentului se numeroteaz cu cifre arabe, la mijlocul cmpului de sus al filei, fr cuvntul pagina (sau pag.), fr semne de punctuaie. Numrul filelor se culege cu spaiere de 10-15 mm de la marginea de sus a filei. Pe formulare i pe hrtie alb formatul A4 (297x210 mm) textul se culege cu spaiere la 1,5 rnduri, iar pe hrtie formatul A5 (210x148 mm) cu spaiere la un rnd. 2.2.19. Meniune cu privire la anexe Anexele documentelor pot fi de trei tipuri: - aprobate sau puse n circulaie prin anumite documente de dispoziie; - ce explic sau completeaz coninutul documentului de baz; - cu valoare de documente de sine stttoare, expediate cu o scrisoare de nsoire.
15
Anexele trebuie s conin elementele obligatorii ale documentului (titlul, semnturile persoanelor responsabile, data, meniuni cu privire la vizare, aprobare etc.). Anexele menionate n textul documentului de dispoziie, ce nu snt aprobate prin documentul dat, sus, n colul din dreapta al primei pagini, conin urmtoarea meniune: Anex la ordinul ministrului ______________ nr. ______ n cazul n care documentul de dispoziie conine mai multe anexe, fiecreia dintre ele i se atribuie un numr: Anexa nr. 1, Anexa nr. 2 etc. Dac documentul conine anexe ce snt enumerate n text, meniunea cu privire la prezena lor se scrie sub text, naintea elementului Semntura, se culege din poziia 0 a tabulatorului i se ntocmete dup cum urmeaz: Anex: pe 10 file n 2 ex. n cazul n care documentul conine anexe ce nu snt enumerate n text, denumirea lor se scrie indicndu-se numrul de file n fiecare anex i numrul de exemplare. De exemplu: Anex: 1. Inventarul dosarelor cu termen permanent de pstrare pentru anii 20002005, pe 5 file, n 4 ex. 2. Procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat, pentru anii 1989-1999, pe 2 file, n 3 ex. Dac la document se anexeaz un alt document cu anex, meniunea despre prezena anexei se indic n modul urmtor: Anex: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhiv din 17.01.05 nr. 01-4/52 i anexa la ea, n total 7 file. n cazul n care anexa nu se expediaz pe toate adresele indicate n document, meniunea despre prezena acesteia se scrie n modul urmtor: Anex: pe 6 file, n 2 ex., n prima adres. Dac anexele snt sub form de brour, numrul filelor nu se indic. 2.2.20. Semntura Pentru a da documentului valoare juridic, el trebuie autentificat. Modalitile principale de autentificare snt urmtoarele: semnarea, aprobarea i aplicarea tampilei. De regul, se semneaz doar primul exemplar al documentului. Elementul Semntura conine:
16
- denumirea funciei persoanei care semneaz documentul; - semntura personal; - prenumele i numele (se indic fr paranteze). Dac documentul este cules pe formular, denumirea funciei semnatarului se scrie prescurtat (fr denumirea O.A.P.). De exemplu: Ministru (semntura personal) Tudor Munteanu
n cazul n care documentul este cules pe hrtie alb, denumirea funciei semnatarului se scrie complet. De exemplu: Ministrul aprrii (semntura personal) Andrei Culea
Dou semnturi vor conine procesele-verbale ale edinelor consiliilor (a preedintelui i a secretarului) i documentaia financiar (a conductorului O.A.P. i a contabilului). n aceste cazuri, semnturile se plaseaz una sub alta, n dependen de funcia pe care o deine semnatarul. De exemplu: (n cazul n care documentul este cules pe formular): 1. Preedinte (semntura personal) Ion Dinu Secretar (semntura personal) Maria Ciobanu 2. Ministru Contabil-ef (semntura personal) (semntura personal) Tudor Hncu Elena Eanu
La semnarea documentului de ctre mai multe persoane cu funcii similare, semnturile lor se plaseaz la acelai nivel. Documentele emise de dou sau mai multe organe se ntocmesc pe hrtie alb, indicndu-se complet funciile conductorilor i data semnrii. De exemplu: Ministrul economiei i comerului ___________ Valeriu Botnaru (semntura)
_______________
Ministrul finanelor __________ Ion Moraru (semntura)

______________
(data)
(data)
La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indic funciile persoanelor care au ntocmit documentul, ci distribuirea funciilor n cadrul comisiei respective. De exemplu: Preedintele comisiei Membrii comisiei (semntura personal) (semnturile personale ale membrilor comisiei) Mihai Roibu Alexandru Bordeian Valentina Roca (Lista membrilor comisiei se scrie n ordine alfabetic)
17
n cazul n care lipsete persoana cu funcie de rspundere, indicat n elementul Semntura a proiectului documentului, documentul este semnat de interimarul su indicndu-se n mod obligatoriu funcia, prenumele i numele semnatarului. Nu se admite aplicarea barei naintea denumirii funciei. Elementul Semntura se culege din poziia 0 a tabulatorului. Semntura digital se aplic conform Legii cu privire la documentul electronic i semntura digital nr. 264-XV din 15 iulie 2004. 2.2.21. Parafa de coordonare a documentului Proiectele documentelor de dispoziie ale O.A.P., n unele cazuri, trebuie coordonate cu alte autoriti de competena crora in problemele abordate n proiectele respective. Coordonarea documentelor n afara O.A.P. se efectueaz prin aplicarea parafei respective pe recto documentului, mai jos de elementul Semntura, cu indicarea cuvntului COORDONAT (cules din poziia 0 a tabulatorului, cu majuscule, fr spaiu ntre ele, fr ghilimele i dou puncte) a denumirii funciei persoanei care coordoneaz documentul (inclusiv denumirea organizaiei persoan juridic) i a semnturii personale, urmate de prenumele, numele semnatarului i data. De exemplu: COORDONAT Directorul Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova __________ Vasile Mocanu (semntura) 20.05.05 Dac documentul se coordoneaz cu mai multe autoriti de acelai rang, parafele de coordonare se aplic la acelai nivel, dup cum urmeaz: COORDONAT Ministrul finanelor __________ Ion Moraru (semntura) 20.05.05 COORDONAT Ministrul economiei i comerului ___________ Valeriu Botnaru (semntura) 22.05.05
n cazul n care documentul se coordoneaz cu mai multe autoriti de ranguri diferite, parafele de coordonare se aplic una sub alta, conform rangului.
18
Dac documentul este coordonat prin intermediul unei scrisori, printr-un proces-verbal, parafa de coordonare se ntocmete n modul urmtor: COORDONAT Scrisoarea Ministerului Finanelor al Republicii Moldova 30.10.05 nr. 07-14/435 sau: COORDONAT Procesul-verbal al edinei Comisiei Centrale de Expertiz i Control a Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova 05.04.05 nr. 3/15 n cazul n care documentul necesit coordonarea cu mai multe O.A.P., parafa de coordonare poate fi aplicat pe o foaie de hrtie aparte pentru fiecare O.A.P. Pe documentul coordonat se face urmtoarea meniune: Foaia de coordonare se anexeaz. Meniunea se face n limitele marginilor pentru parafa de coordonare. 2.2.22. Viza Coordonarea documentelor n cadrul O.A.P. se efectueaz prin aplicarea vizei. Viza trebuie s conin semntura, prenumele, numele semnatarului i data. n cazul n care este necesar, se indic i funcia semnatarului. De exemplu: Contabil-ef __________ Ana Ursu (semntura) 01.12.05 Vizele se aplic pe exemplarul documentului ce rmne n O.A.P., pe recto ultimei pagini, mai jos de elementul Semntura. n proiectele de ordine, hotrri ale consiliilor i alte documente de dispoziie viza se aplic pe primul exemplar, pe recto ultimei file a documentului.
19
n cazurile n care exist obiecii sau completri la documentul respectiv, viza se perfecteaz n modul urmtor: Observaiile se anexeaz ef Direcie Marketing __________ Marin Cozma (semntura) 10.04.05 Aplicarea vizei se admite i pe o foaie aparte. 2.2.23. tampila, sigiliul tampila autentific semntura conductorului. Ea se aplic pe documentele cu caracter economico-financiar, certificate, adeverine, statute, regulamente, carnete de munc, procese-verbale de constatare, instruciuni, precum i pe alte documente, dup caz. Pe documentele prevzute pentru acte normative speciale, tampila se aplic pe locul indicat n documentul-model respectiv, pe celelalte amprenta tampilei trebuie s cuprind o parte din denumirea funciei persoanei care semneaz documentul i o parte din semntura personal. 2.2.24. Meniune cu privire la autentificarea copiei Copia documentului reprezint redarea exact a tuturor elementelor documentului i se elibereaz numai cu permisiunea conducerii O.A.P. sau a conductorului subdiviziunii structurale respective. Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul Semntura, se scrie elementul Pentru conformitate, precum i denumirea funciei pe care o deine persoana care a autentificat copia, semntura, prenumele, numele semnatarului i data. De exemplu: Pentru conformitate Contabil-ef 25.12.05
(semntura personal)
Dan Buga
Copia documentului poate fi autentificat cu orice tampil pe care O.A.P. o consider potrivit. 2.2.25. Informaie despre executant Pe toate documentele ieite se indic numele executantului i numrul de telefon de serviciu, e-mail (n caz de necesitate) care se plaseaz pe recto sau, n
20
lips de spaiu, pe verso ultimei file a documentului, jos, n colul din stnga, sub elementul Semntura; se culege din poziia 0 a tabulatorului. De exemplu: urcanu, 23 24 25 e-mail: urcanu@registru.md
Mai jos de meniunea privind executantul documentului se admite plasarea iniialelor prenumelui i numelui operatorului, numrul de exemplare culese i data. De exemplu: A.F. 3 01.05.05 2.2.26. Meniune cu privire la executarea documentului i ndosarierea lui Meniunea dat se plaseaz pe recto primei file, jos, n colul din stnga i include cuvintele n dosarul, urmat de numrul de ndosariere a documentului. Aceste date se indic n cazul n care documentul de intrare nu cere rspuns sau atunci cnd la documentul de intrare se anexeaz documentul-rspuns. De exemplu: n dosarul nr. 01-5 20.05.05 _________ (semntura) n cazul n care la documentul de intrare nu este anexat documentul-rspuns, n meniune se indic informaii scurte privind executarea documentului n felul urmtor: - a fost emis ordin; - a fost soluionat prin telefon etc. De exemplu: n dosarul nr. 01-5 A fost emis ordinul 01.05.05 nr. 100 _________ (semntura) Meniunea privind executarea documentului i depunerea lui n dosar se semneaz i se dateaz de ctre executantul documentului sau conductorul subdiviziunii structurale n care a fost executat documentul. 2.2.27. Meniune cu privire la data intrrii documentului n organizaie persoan juridic Meniunea referitoare la data intrrii documentului se efectueaz prin aplicarea tampilei de nregistrare a O.A.P. pe prima pagin, jos, n colul din
21
dreapta, indicndu-se data intrrii i numrul de nregistrare a documentului (Anexa nr. 14). 2.2.28. Meniune cu privire la cutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice Meniunea pentru cutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice trebuie s includ nota referitoare la trecerea informaiei pe suport electronic, numrul fiierului, cifrul operatorului i alte date stabilite de O.A.P. 2.3. Cerinele fa de culegerea documentelor 2.3.1. Documentele prezentate pentru culegere se scriu clar, cu cerneal de culoare nchis i se redacteaz minuios. 2.3.2. La culegerea documentelor (pe recto filei) trebuie respectate urmtoarele dimensiuni ale marginilor: din stnga 35 mm; din dreapta nu mai puin de 8 mm; de sus 20 mm; de jos: pentru foi formatul A4 cel puin 19 mm; pentru foi formatul A5 cel puin 16 mm. 2.3.3. Textul documentelor pe formulare de formatul A4 se culege cu spaiere la 1,5 rnduri, iar pe formulare de formatul A5 cu spaiere la un rnd. Primul rnd al alineatului se culege lsndu-se cinci caractere de la marginea cmpului din stnga. La pregtirea textelor pentru imprimare tipografic se admite culegerea cu spaiile la 2 rnduri. 2.3.4. Elementele constituite din cteva rnduri, cum ar fi Titlul textului, Destinatarul, Parafa de aprobare a documentului, Meniune cu privire la anexe, Semntura, Viza se culeg cu spaiere la un rnd, cu litere mici, cu excepia cuvintelor APROB, APROBAT, COORDONAT, care se culeg cu majuscule, fr ghilimele. Prile componente ale acestor elemente se culeg cu spaiere la 1,5-2 rnduri. 2.3.5. Elementele documentului se culeg cu spaiere la 2-3 rnduri. 2.3.6. Denumirea tipului documentului se culege cu majuscule. 2.3.7. Semntura n clar n elementul Semntura se culege la nivelul ultimului rnd ce conine denumirea funciei. n cazul n care snt prezente cteva semnturi, dispuse una sub alta, denumirile funciilor i semnturile n clar se plaseaz cu spaiere la 2-3 rnduri. 2.3.8. La culegerea documentelor se utilizeaz opt poziii standard ale tabulatorului: 0 extrema marginii din stnga (poziia 0); 1 la spaiere de 5 caractere de la marginea din stnga; 2 la spaiere de 16 caractere de la marginea din stnga;
22
3 la spaiere de 24 caractere de la marginea din stnga; 4 la spaiere de 32 caractere de la marginea din stnga; 5 la spaiere de 40 caractere de la marginea din stnga; 6 la spaiere de 48 caractere de la marginea din stnga; 7 la spaiere de 56 caractere de la marginea din stnga. 2.3.9. Din poziia 0 a tabulatorului se culeg urmtoarele elemente: Tipul documentului, Data documentului, Referina la indicele de nregistrare i data documentului, Titlul textului, Textul documentului, Meniunea cu privire la anexe, denumirea funciei n elementul Semntura, Parafa de coordonare a documentului, Viza, Meniune cu privire la autentificarea copiei, Informaie despre executant, precum i cuvintele S-A AUDIAT, AU LUAT CUVNTUL, S-A HOTRT, AU VOTAT, ORDON, PROPUN. n cazul n care documentul urmeaz s fie aprobat sau coordonat de mai multe persoane, parafa respectiv se plaseaz n dou coloane pe vertical, din poziiile 0 i 5 ale tabulatorului. 2.3.10. Din poziia 1 a tabulatorului ncepe alineatul n text. 2.3.11. Din poziia 4 a tabulatorului se culege elementul Destinatarul. 2.3.12. Din poziia 5 a tabulatorului se culege elementul Parafa de limitare a accesului la document, Parafa de aprobare a documentului. 2.3.13. Din poziia 6 a tabulatorului se culege prenumele i numele semnatarului n elementul Semntura. 2.3.14. Poziiile 2, 3 i 7 ale tabulatorului se folosesc la formarea tabelelor. 2.3.15. n cazul n care textul documentului conine cuvntul Not sau trimiteri la documentul n temeiul cruia a fost ntocmit, cuvintele Not i Temei se culeg din poziia 0 a tabulatorului, iar textul ce se refer la ele din poziia 1 a tabulatorului, cu spaiere la un rnd. 2.3.16. La plasarea elementelor i a textului pe documentele elaborate pe suport electronic se respect aceleai cerine. III. ntocmirea unor documente organizatorice i de dispoziie 3.1. Ordinul 3.1.1. Textul ordinului este alctuit, de regul, din clauza de emitere, partea dispozitiv; anexe, dup caz (Anexa nr. 15). n clauza de emitere se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, n partea dispozitiv se enumer aciunile preconizate. Dac ordinul se emite n baza unui document al organului ierarhic superior, n clauza de emitere trebuie indicate: denumirea, numrul, data i titlul documentului respectiv. 3.1.2. Partea dispozitiv a ordinului ncepe cu cuvntul ORDON, care se culege cu majuscule, fr a ntrerupe textul, din poziia 0 a tabulatorului, cu spaiere la 2 rnduri, mai jos de textul precedent, dup care se pun dou puncte. Aciunile preconizate se dispun pe puncte ce se numeroteaz cu cifre arabe. Fiecare
23
punct ncepe cu indicarea executantului concret: subdiviziunea structural sau persoana cu funcie de rspundere; se indic aciunile prevzute i termenul executrii. 3.1.3. Proiectul de ordin se coordoneaz cu subdiviziunile structurale cointeresate, iar n caz de necesitate cu alte autoriti. n proiectul definitivat poate face rectificri doar conductorul organului respectiv care semneaz i dateaz ordinul. 3.1.4. Ordinele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic. Ordinele cu privire la activitatea de baz, personalul scriptic, deplasri, concedii se ntocmesc separat. La numrul ordinului referitor la personal, se adaug litera p, referitor la deplasri d etc. 3.2. Dispoziia 3.2.1. Dispoziia, de regul, se constituie dintr-o singur parte dispozitiv. Partea de constatare poate servi ca parte introductiv a frazei i ncepe cu formule de tipul: n conformitate cu, n scopul, n vederea realizrii. n acest caz, partea dispozitiv trebuie separat de cea de constatare prin alineat. 3.2.2. Partea dispozitiv trebuie s nceap cu indicarea aciunii preconizate, exprimat prin una din sintagmele: se oblig, se indic, se propune etc. 3.2.3. Dispoziia se semneaz de ctre preedintele raionului, primar etc. Dispoziiile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic (Anexa nr.16). 3.3. Indicaia 3.3.1. Indicaia se emite, de regul, referitor la probleme cu caracter metodic i informativ sau de organizare a executrii ordinelor, dispoziiilor, instruciunilor i altor acte administrative. 3.3.2. Indicaia se semneaz de ctre unul din conductorii O.A.P. sau conductorul subdiviziunii structurale de competena cruia ine documentul dat. 3.3.3. Indicaia se ntocmete prin analogie cu ordinul. 3.3.4. Partea dispozitiv a indicaiei ncepe cu cuvintele se propune, se oblig. 3.3.5. Indicaiile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic. 3.4. Procesul-verbal 3.4.1. Tipurile de procese-verbale Procesele-verbale snt de trei tipuri: de edin, de constatare, de predarerecepionare. Procesele-verbale, de regul, se ntocmesc pe formular general, pe formular tipizat sau pe hrtie alb. Procesele-verbale se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
24
3.4.2. Procesul-verbal al edinei 3.4.2.1. Procesul-verbal al edinei Consiliului colegial al O.A.P. se ntocmete pe formular general (Anexa nr.17), iar procesul-verbal al edinei Consiliului raional sau local pe formular special, executat tipografic (Anexa nr.18), de ctre secretarul edinei n termen de 5 zile. 3.4.2.2. n titlul procesului-verbal se include i denumirea autoritii. De exemplu: 1. ... Al edinei Consiliului colegial; 2. .... Al edinei Consiliului raional. 3.4.2.3. Procesul-verbal al edinei const din dou pri: de constatare i de baz. 3.4.2.4. n partea de constatare se indic prenumele i numele preedintelui, ale secretarului, n ordine alfabetic ale membrilor Consiliului i ale invitailor la edin, funciile lor (n cazul n care numrul invitailor depete cifra 5, la procesul-verbal se anexeaz o list a persoanelor prezente la edin). n aceast parte se indic, de asemenea, ordinea de zi n care snt enumerate chestiunile ce urmeaz a fi discutate n edin, prenumele, numele i funciile raportorilor i ale coraportorilor. 3.4.2.5. Partea de baz a procesului-verbal al edinei const din elemente ce corespund, respectiv, punctelor de pe ordinea de zi. Textul fiecrui element trebuie s cuprind urmtoarele: S-A AUDIAT, AU LUAT CUVNTUL, S-A HOTRT, AU VOTAT. 3.4.2.6. naintea cuvintelor S-A AUDIAT se indic numrul punctului de pe ordinea de zi. Cuvintele S-A AUDIAT se culeg de la extrema marginii din stnga, cu majuscule, dup care se pun dou puncte. n rndul urmtor, din alineat, se indic prenumele, numele i funcia raportorului, se pune tireu i se expune pe scurt coninutul raportului. 3.4.2.7. Dac raportul se prezint n scris, coninutul lui nu se expune n procesul-verbal. n acest caz, dup prenumele i numele raportorului se menioneaz: raportul se anexeaz. Cuvintele S-A AUDIAT nu se repet naintea textului cuvntrii coraportorului. Dup meniunea AU LUAT CUVNTUL se pun dou puncte, iar mai jos, din alineat, se indic prenumele i numele raportorului la cazul nominativ, tireu i expunerea succint a coninutului cuvntrii. 3.4.2.8. La sfritul expunerii cuvntrilor se noteaz hotrrea privind chestiunea discutat.
25
Cuvintele S-A HOTRT se culeg din poziia 0 a tabulatorului, cu majuscule, cu spaiere la 2 rnduri de la textul precedent i dou puncte. n continuare, din alineat, se expune textul hotrrii. Cuvintele AU VOTAT se culeg analogic cuvintelor S-A HOTRT, dup care se indic rezultatele votrii dup cum urmeaz: Pentru_____, Contra____, S-au abinut_____. 3.4.2.9. Chestiunile urmtoare din ordinea de zi se redacteaz n mod analogic. 3.4.2.10. Procesul-verbal al edinei este semnat de preedintele i secretarul edinei (Anexele nr. 17 i nr. 18). 3.4.2.11. Persoana responsabil a O.A.P. exercit controlul asupra executrii hotrrilor Consiliului. Periodic, o dat n trimestru, ea informeaz conductorul O.A.P. i Consiliul cu privire la rezultatele executrii hotrrilor anterioare. 3.4.3. Procesul-verbal de constatare 3.4.3.1. Textul procesului-verbal de constatare este alctuit din dou pri: introductiv i de constatare. n partea introductiv se indic motivul ntocmirii procesului-verbal i se enumer alctuitorii i persoanele prezente. Dup cuvntul Temei se indic documentul dispozitiv sau prescripia oral. Dup meniunea ntocmit se enumer funciile, prenumele i numele persoanelor care au ntocmit procesulverbal. Dac procesul-verbal a fost ntocmit de o comisie, se culege prenumele i numele preedintelui. Prenumele i numele altor membri ai comisiei se dispun n ordine alfabetic. Dup meniunea Au participat se enumer funciile, prenumele i numele persoanelor prezente la ntocmirea procesului-verbal de constatare. n partea de constatare se expun scopurile i sarcinile ntocmirii procesuluiverbal, esena i caracterul lucrului efectuat, faptele stabilite, precum i concluziile i propunerile de rigoare. 3.4.3.2. Titlul procesului-verbal trebuie s reflecte laconic coninutul faptului sau al evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal. 3.4.3.3. Locul i data ntocmirii procesului-verbal trebuie s corespund locului i datei evenimentului ce constituie obiectul procesului-verbal. 3.4.3.4. La sfritul textului (naintea semnturilor) se plaseaz informaia cu privire la numrul de exemplare ale procesului-verbal i destinaia fiecruia. 3.4.3.5. Procesul-verbal este semnat de ctre toate persoanele care au participat la ntocmirea lui, fr indicarea funciilor acestora. 3.4.3.6. n cazul diferendelor de opinii ale alctuitorilor procesului-verbal sau ale participanilor la ntocmirea lui, acestea se noteaz mai jos de semnturi sau pe o fil aparte. 3.4.3.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale de recepie, de consum, de inventariere, de revizie contabil sau control financiar, de constatare a lipsei unor documente sau a deteriorrii
26
lor irecuperabile, de nimicire a documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat (Anexa nr. 31). 3.4.4. Procesul-verbal de predare-recepionare 3.4.4.1. Procesele-verbale de predare-recepionare au urmtoarea structur: - denumirea O.A.P., a subdiviziunii structurale n cadrul creia se efectueaz predarea-recepionarea; - titlul; - data; - temeiul n baza cruia se efectueaz operaiunea de predare-recepionare; - meniuni privind caracterul operaiunii de predare-recepionare (temporar, concediu de odihn sau medical, definitiv); - prenumele, numele i funcia persoanelor care au participat la operaiunea de predare-recepionare; - lista complet a obiectelor ce urmeaz s fie predate-recepionate. n list se descrie starea obiectelor predate-recepionate, gradul de uzur, elementele lips n cazul predrii-recepionrii a unui mobil sau imobil. n situaia n care lista obiectelor predate-recepionate este sub form de anex, n procesul-verbal se consemneaz prezena anexei; - semnturile precedate de cuvintele a predat, a recepionat, a asistat. 3.5. Nota informativ, memoriul, certificatul 3.5.1. Textul notei informative i al memoriului se constituie din dou pri. n prima parte se expun faptele care au condus la ntocmirea documentului, iar n cea de a doua concluziile i propunerile autorului (Anexa nr. 19). 3.5.2. Data sau perioada de timp la care se refer faptele, expuse n nota informativ sau n memoriu, se includ n titlu. De exemplu: Cu privire la executarea bugetului O.A.P. pentru anul 2007. 3.5.3. Notele informative i memoriile se culeg pe formularele generale ale O.A.P. i se semneaz de ctre conductorii O.A.P. sau ai subdiviziunilor structurale de competena crora ine documentul dat. Notele informative i memoriile cu caracter intern se culeg pe hrtie alb i se semneaz de ctre executani. 3.5.4. Certificatele eliberate la solicitarea cetenilor se ntocmesc pe formular general sau pe formular tipizat, se semneaz de conductorul O.A.P. i se autentific cu tampila. 3.6. Scrisoarea, telegrama, mesajul telefonic 3.6.1. Scrisorile se ntocmesc n cadrul O.A.P. pentru a expune un motiv, o rugminte, pentru a rspunde la o cerere, precum i pentru a comunica unele informaii.
27
Scrisorile de nsoire se ntocmesc doar n cazul n care snt necesare explicaii privind modul de soluionare a problemelor abordate n document sau pentru redarea scopului expedierii documentului anexat. 3.6.2. Textul scrisorii se compune, de regul, din dou pri, n consecutivitate logic. n prima parte se indic faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru ntocmirea scrisorii. n partea a doua se formuleaz concluziile, propunerile sau rugmintea. 3.6.3. Scrisorile se ntocmesc avnd drept subiect o singur problem i se culeg pe formularul pentru scrisoare. 3.6.4. Datarea, formularea titlului, indicarea adresei, autentificarea i semnarea scrisorii se fac n conformitate cu regulile stabilite n punctele 2.2.8, 2.2.16, 2.2.20 ale prezentului Regulament (Anexa nr. 20). 3.6.5. Telegramele se expediaz n cazuri excepionale i se ntocmesc n dou exemplare, adresa indicndu-se conform punctului 2.2.13 al prezentului Regulament. Meniunea despre tipul telegramei (urgent, cifrat etc.) se indic naintea adresei. 3.6.6. Textul telegramei se expune succint, fr conjuncii i prepoziii (dac acest fapt nu denatureaz coninutul), fr trecerea cuvintelor dintr-un rnd n altul i fr corectri. Semntura se aplic din rnd nou. 3.6.7. Mesajul telefonic servete pentru transmiterea informaiilor. La transmiterea mesajului telefonic se indic: destinatarul, funcia, prenumele i numele semnatarului, data i ora transmiterii, numrul de telefon al O.A.P. IV. Organizarea circulaiei documentelor Circulaia documentelor trebuie s se exercite operativ, cu un scop bine determinat i s se realizeze optimal. 4.1. Circulaia i modul de executare a documentelor de intrare 4.1.1. Primirea i prelucrarea iniial a corespondenei de intrare n O.A.P. se face n mod centralizat n cancelarie. 4.1.2. Prelucrarea iniial a corespondenei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii destinaiei i integritii corespondenei, fixarea faptului intrrii documentului i pregtirii corespondenei pentru a fi transmis conform destinaiei. 4.1.3. Scopul verificrii corectitudinii destinaiei corespondenei este de a depista corespondena expediat greit. Corespondena expediat greit se reexpediaz pe adresa destinatarului indicat. Toate plicurile, cu excepia celor cu meniunea personal i a celor sosite pe adresa organizaiilor obteti (comitetul sindical), se deschid, verificndu-se coninutul lor. Dac se atest deteriorri, lipsa documentului sau a anexei, precum i necorespunderea numrului indicat pe plic cu numrul documentului, se informeaz expeditorul. De regul, plicurile se distrug, cu excepia cazurilor n care adresa expeditorului sau timpul expedierii i primirii documentului pot fi stabilite numai n baza plicului.
28
4.1.4. n cancelaria O.A.P. documentele se grupeaz n documente nregistrabile i nenregistrabile, n conformitate cu Lista-model a documentelor ce nu se nregistreaz (Anexa nr. 21). Pe toate documentele de intrare, jos, n colul din dreapta, pe recto primei file, se aplic tampila de nregistrare pe care se fixeaz data primirii documentului, iar pe documentele nregistrabile se scrie i indicele de nregistrare a lor (Anexa nr. 14). Indicele de nregistrare a documentului de intrare const din: - numrul curent de nregistrare; - indicele subdiviziunii structurale; - numrul dosarului conform nomenclatorului dosarelor, n care va fi ndosariat documentul dup soluionare. De exemplu: 55/01-12, unde 55 este numrul curent de nregistrare, 01 indicele subdiviziunii structurale, iar 12 numrul dosarului conform nomenclatorului. Numrul curent de nregistrare i indicele subdiviziunii structurale se fixeaz de ctre cancelaria O.A.P., iar numrul dosarului de ctre subdiviziunea structural respectiv. Pe documente nenregistrabile se fixeaz doar data primirii lor. Documentele nenregistrabile, documentele sosite pe adresa organizaiilor obteti i cele cu meniunea personal se transmit nemijlocit destinatarului. 4.1.5. Documentele de intrare, dup nregistrarea lor pe fie (n registre de eviden sau pe suport electronic), fixarea parafei de nregistrare, se transmit spre examinare conductorilor O.A.P. 4.1.6. Conductorului O.A.P. i se transmit documentele organelor guvernamentale, ierarhic superioare, ce conin informaii privind problemele vitale ale activitii organului respectiv, soluionarea crora cere decizia lui. Celelalte documente se transmit adjuncilor sau funcionarilor desemnai n acest scop. 4.1.7. Documentele se transmit spre examinare n ziua primirii lor. Telegramele, mesajele telefonice i alte documente urgente se transmit spre examinare i soluionare n primul rnd. Dac n documentul primit se fac trimiteri la alte documente, acestea se selecteaz i se transmit conducerii O.A.P. mpreun cu documentele primite sau cu nota informativ. 4.1.8. Rezultatele examinrii documentelor se reflect n rezoluiile aplicate, de regul, pe documente, pe prima fil, deasupra textului, sus, n dreapta. Rezoluia trebuie s conin indicaii clare i exhaustive privind modul i caracterul executrii documentelor, nominalizarea executantului i termenul de executare a documentului. Fiecare document trebuie s conin o singur rezoluie. Rezoluia ulterioar este necesar n cazul n care concretizeaz procedura executrii documentelor. Examinarea documentelor trebuie s se fac ntr-un termen ct mai scurt, de regul, n ziua primirii documentului. 4.1.9. Documentele primite, dup examinarea lor de ctre conductorul O.A.P., se restituie cancelariei pentru nregistrarea textului rezoluiei n fia de
29
nregistrare (n registrul de eviden sau pe suport electronic) i pentru a fi luate la control, n caz de necesitate, dup care se repartizeaz conform destinaiei. 4.1.10. Responsabil de executarea documentului este prima persoan nominalizat n rezoluie. Responsabilului de executare i se acord dreptul de a implica coexecutani. Coexecutanii documentului trebuie s prezinte, la cererea responsabilului, toate materialele necesare. Ei poart responsabilitate pentru prezentarea la timp a proiectelor de documente i pentru calitatea acestora. 4.1.11. Documentele de intrare se execut n termenele stabilite n document sau n rezoluie. Dac documentul a fost executat n mod direct (prin telefon, n discuii personale, la consftuire etc.), responsabilul face o meniune pe prima fil a documentului, jos, n colul din stnga, indicnd modul i data executrii documentului i o autentific prin semntur i dat. 4.1.12. Documentele executate se transmit pentru a fi ndosariate n subdiviziuni sau funcionarilor care constituie dosarele n problemele respective. 4.2. Circulaia documentelor de ieire i a celor interne n procesul pregtirii lor 4.2.1. Circulaia documentelor de ieire include: ntocmirea proiectului documentului, vizarea, confirmarea (n cazurile necesare), semnarea (aprobarea), nregistrarea (documentelor nregistrabile) i expedierea. n scopul ncunotinrii i vizrii prealabile, proiectul documentului poate fi multiplicat i transmis concomitent tuturor persoanelor i unitilor participante la ntocmirea lui. Pn la transmiterea documentului ntocmit spre semnare, executantul trebuie s verifice coninutul lui, corectitudinea perfectrii, prezena parafelor de confirmare i de vizare, prezena anexelor. Documentul prezentat spre semnare este nsoit de documentele n baza crora a fost elaborat. 4.2.2. Documentele de ieire snt semnate de ctre conductorul O.A.P., adjuncii si, efii subdiviziunilor structurale ale O.A.P. n limitele mputernicirilor lor. Documentele semnate se transmit n cancelarie pentru nregistrare i expediere. 4.2.3. Prelucrarea corespondenei expediate include: sortarea, adresarea, mpachetarea, stabilirea costului de expediere i predarea ei la oficiul potal. Pentru corespondena recomandat se ntocmete un borderou de expediere. Cancelaria verific corectitudinea perfectrii documentelor i prezena anexelor indicate n documentul de baz. Documentele ntocmite greit se restituie executanilor. Documentele expediate concomitent pe aceeai adres se pun ntr-un singur plic. Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate i expediate n aceeai zi.
30
4.2.4. Documentele interne se ntocmesc i se execut n cadrul O.A.P. Circulaia documentelor interne, la etapele ntocmirii lor, se organizeaz n corespundere cu regulile generale de circulaie a documentelor de ieire, iar la etapa de executare (utilizare) cu cele privind documentele de intrare. 4.2.5. Proiectele documentelor de dispoziie, dup ntocmirea i vizarea lor de ctre persoanele i organizaiile interesate, se transmit spre examinare i semnare conducerii O.A.P. Fiind semnate, documentele menionate se nregistreaz, se multiplic (dup caz) i se transmit sau se expediaz spre executare. 4.2.6. Specificul circulaiei proceselor-verbale ale edinelor const n lipsa etapelor de pregtire a proiectului documentului, de vizare i confirmare a lui. Procesele-verbale ce conin dispoziii pentru persoane cu funcii de rspundere sau organizaii din subordine se transmit destinatarilor n forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele-verbale. 4.2.7. Memoriile remise conducerii O.A.P., notele informative, comunicatele i alte documente interne cu caracter operativ se examineaz de ctre persoanele cu funcii de rspundere crora le-au fost adresate, dup care se transmit n modul stabilit pentru executare n subdiviziunile corespunztoare sau se ndosariaz. 4.2.8. Distribuirea documentelor n cadrul O.A.P. o efectueaz cancelaria sau persoanele responsabile de asigurarea documentar. 4.3. Modul de primire i remitere a documentelor 4.3.1. Primirea, expedierea i remiterea documentelor de intrare, ieire i a celor interne, la toate etapele circulaiei lor, se fac cu meniuni speciale pe fia de nregistrare (n registrul de eviden sau pe suport electronic). Sub semntur se pot remite documentele luate la control sau alte documente importante. 4.3.2. Despre remiterea documentelor n cadrul subdiviziunii structurale sau dintr-o subdiviziune structural n alta se informeaz n mod obligatoriu cancelaria. Pe fia de nregistrare (n registrul de eviden sau pe suport electronic) se face meniunea respectiv privind transmiterea documentului. V. nregistrarea documentelor i constituirea aparatului informativ 5.1. Regulile de nregistrare a documentelor 5.1.1. nregistrarea documentelor se face n mod centralizat n cancelarie. 5.1.2. Fiecare document se nregistreaz o singur dat. Documentele de intrare se nregistreaz n ziua primirii lor, iar cele de ieire i cele interne n ziua semnrii lor. 5.1.3. Se nregistreaz, n mod obligatoriu, documentele de intrare ale organelor ierarhic superioare sau cele expediate n adresa lor, documentele interne de importan major (ordine, dispoziii, hotrri, procese-verbale, memorii etc.), precum i petiiile cetenilor. Documentele recepionate de la alte organe sau expediate pe adresa lor, se nregistreaz numai n cazul, n care acestea cer soluionare sau rspuns.
31
5.1.4. O.A.P. trebuie s aib la dispoziie lista documentelor ce nu se nregistreaz (Anexa nr. 21), aprobat de ctre conductorul O.A.P. 5.1.5. Indicele de nregistrare a documentelor de intrare, ieire i a celor interne const, de regul, din indicele de nregistrare, a dosarului conform nomenclatorului i numrul curent de nregistrare. Drept indice de ntregistrare a documentelor de dispoziie i a proceselorverbale snt numerele lor de nregistrare, care se atribuie n limitele fiecrui tip de document. 5.1.6. Pentru nregistrarea documentelor de intrare, ieire i interne n O.A.P. se utilizeaz fiele de nregistrare (Anexa nr. 22), registrele (n cazurile n care circuitul documentelor n O.A.P. nu depete numrul de 500-600 documente pe an) (Anexele nr. 23 i nr. 24) i computerul. De regul, fiele de nregistrare i registrele de eviden se execut n condiii tipografice. 5.2. Completarea elementelor pe fiele de nregistrare 5.2.1. Pentru nregistrarea documentelor pe fie se folosesc fie executate tipografic, formatul A5 (210x148 mm) sau formatul A6 (148x105 mm). 5.2.2. La nregistrarea scrisorilor pe fie, de regul, se nregistreaz independent numai documentul de iniiativ (solicitare), ntocmit n cadrul O.A.P. sau primit din alt organ. Meniunile privind documentul-rspuns se noteaz ca o completare la meniunile de nregistrare pe aceeai fi. Documentului-rspuns de ieire i se atribuie indicele de nregistrare a documentului de iniiativ respectiv, iar pe documentul-rspuns de intrare se aplic parafa de nregistrare pe care se indic doar data recepionrii. 5.2.3. n fia de nregistrare, la rubrica Corespondent, se nscrie denumirea expeditorului sau a destinatarului. 5.2.4. La rubrica Termen de executare se indic data la care documentul trebuie s fie executat. 5.2.5. La rubrica Data intrrii i indicele documentului se indic data primirii documentului i indicele atribuit n O.A.P. 5.2.6. La rubrica Data i indicele de nregistrare a documentului se scrie data i indicele acestuia de ctre unitatea care l-a elaborat. 5.2.7. La rubrica Numrul filelor se indic numrul de file ale documentului de baz i ale celui anexat. 5.2.8. La rubrica Tipul documentului i coninutul succint se indic tipul documentului, titlul i coninutul succint al acestuia. La nregistrarea hotrrilor i a dispoziiilor autoritilor administrative de specialitate, a ordinelor emise de organizaiile ierarhic superioare, pe lng titlul sau coninutul succint al documentului se noteaz i indicaia primit. 5.2.9. La nregistrarea pe fi a coninutului rezoluiei se indic autorul ei i data. 5.2.10. La rubrica Confirmarea de primire a documentului se pune semntura executantului i data primirii documentului.
32
5.2.11. Nota cu privire la executarea documentului trebuie s reflecte soluionarea n esen a chestiunii, data i indicele de nregistrare a documentului de rspuns. n cazul n care nu se cere un rspuns n scris, se indic data, autorul i modul de soluionare a problemei abordate n documentul de iniiativ. 5.2.12. Pe verso fiei, la rubrica Meniuni privind controlul se fixeaz notele viznd controlul termenelor de executare a documentului, n care se indic data efecturii controlului i etapa de executare a documentului. Rubrica poate fi folosit pentru note privind circulaia documentului. 5.2.13. Rubricile fiei de nregistrare Fondul nr. , Inventarul nr. , Dosarul nr. se completeaz n arhiva O.A.P. 5.2.14. Pentru atribuirea numerelor curente de nregistrare pe fie a documentelor de iniiativ de intrare i de ieire se folosete baremul unic (Anexa nr. 25). Numerele atribuite documentelor se taie cu dou linii ncruciate, numerele de intrare cu culoare neagr, iar cele de ieire cu culoare roie. 5.2.15. Elementele n registrele de intrare, de ieire se completeaz n mod analogic. 5.3. Constituirea fiierului informativ 5.3.1. Fiierul informativ de nregistrare const din trei pri: pentru documentele de intrare neexecutate (prima parte); pentru documentele de ieire la care se ateapt rspuns (partea a doua); pentru documentele executate (partea a treia). Drept compartimente ale primei pri a fiierului snt datele lunii. Fiele se distribuie conform termenelor lor de executare. Drept compartimente ale prii a doua a fiierului snt de asemenea datele lunii. Fiele se distribuie conform datelor la care se ateapt primirea rspunsului. Compartimentele prii a treia trebuie s corespund Clasificatorului corespondenilor, subdiviziunilor structurale sau anumitor direcii de activitate a O.A.P. Fiele se distribuie n ordinea numerelor de nregistrare. 5.3.2. Fiele din compartimentele nti i al doilea, dup executarea documentelor sau primirea rspunsurilor, se distribuie n rubricile respective ale compartimentului al treilea al fiierului, cu nscrierea meniunilor necesare. Tot n compartimentul al treilea se distribuie fiele de nregistrare a documentelor organizaiilor ierarhic superioare, expediate pentru informare. 5.3.3. Fiele de nregistrare a ordinelor, dispoziiilor, deciziilor i hotrrilor se clasific ntr-un fiier aparte. VI. Controlul executrii documentelor 6.1. Cerinele de baz privind organizarea controlului executrii documentelor 6.1.1. Controlul asupra executrii documentelor, a dispoziiilor ce se conin n ele este realizat de ctre conductorii O.A.P. i ai subdiviziunilor n procesul
33
semnrii sau aprobrii acestora. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor se pune n seama cancelariei sau a persoanelor desemnate n acest scop. 6.1.2. Categoriile documentelor ce urmeaz a fi monitorizate snt stabilite n conformitate cu legislaia n vigoare n instruciuni cu privire la inerea lucrrilor de secretariat, fiind incluse n Lista documentelor monitorizate cu indicarea termenelor de executare. La indicaia conducerii pot fi monitorizate i documente ce nu snt incluse n Lista-model (Anexa nr. 26). 6.1.3. Controlul asupra executrii actelor legislative, decretelor Preedintelui Republicii Moldova, hotrrilor, dispoziiilor i nsrcinrilor Guvernului se reglementeaz prin Instruciunea-tip asupra organizrii i derulrii controlului asupra executrii actelor legislative, decretelor Preedintelui Republicii Moldova, hotrrilor, dispoziiilor i nsrcinrilor Guvernului n autoritile administraiei publice centrale i locale, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.287 din 28.03.2000. 6.2. Termenele de executare a documentelor 6.2.1. Termenele de executare a documentelor se clasific n: termene tip i termene individuale. 6.2.2. Termenele tip de executare se stabilesc, de regul, pentru categoriile generale de documente ce urmeaz a fi monitorizate conform Listei-model. n celelalte cazuri, termenele de executare a documentelor nu vor depi 10 zile lucrtoare. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru executarea documentelor dificile prin caracterul executrii lor. 6.2.3. Termenele individuale de executare se stabilesc n rezoluiile conductorilor O.A.P. i ai subdiviziunilor acestora sau se indic direct n document. La stabilirea termenului de executare se ine cont de complexitatea coninutului documentului i de posibilitile practice ale O.A.P. Dac termenul individual de executare a documentului difer de termenul tip, stabilit pentru categoria respectiv de documente, timpul executrii se consider termenul individual. 6.2.4. n cazul n care n documentul de intrare este indicat termenul la care se ateapt rspuns, acest termen trebuie respectat. 6.2.5. Termenul de executare a documentului de intrare se calculeaz ncepnd cu momentul intrrii lui n O.A.P. 6.2.6. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de ctre persoana sau instituia care l-a stabilit. Prelungirea termenului de executare trebuie efectuat cu cel puin 2-3 zile nainte de expirarea termenului de executare, n cazurile n care se constat imposibilitatea respectrii termenului indicat. n caz contrar, se consider c documentul nu a fost executat n termenul stabilit. 6.2.7. n cazul tergiversrii executrii documentului, conductorii O.A.P. i ai subdiviziunilor lor structurale snt obligai s ia msuri pentru a elucida i a
34
nltura cauzele tergiversrii i pentru a documentului.
a asigura executarea n termen a
6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare documentelor
6.3.1. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor i nsrcinrilor conductorului se face n baza fielor (registrelor de eviden, suportului electronic) n care au fost nregistrate documentele. 6.3.2. Pe fiele i pe documentele de control (n registre de eviden, pe suport electronic) se aplic simbolul controlului C sau parafa Control. 6.3.3. Documentul se consider executat numai n cazul n care snt soluionate toate problemele abordate n el i s-a expediat rspunsul. Dac executarea nu a fost documentat, atunci pe documentul-solicitare i pe fia de control (n registrul de eviden, pe suport electronic) se face meniunea cu privire la executare. 6.3.4. Dup executare, controlul asupra documentelor se ridic. Ridicarea controlului poate fi dispus numai de conductorul care a luat documentul la control. Datele privind executarea documentului i ridicarea controlului se includ n fi (n registrul de eviden, pe suport electronic). 6.4. Generalizarea i analiza datelor cu privire documentelor la executarea
6.4.1. Datele privind executarea documentelor monitorizate se generalizeaz conform situaiei la data de nti a fiecrei luni i se raporteaz conductorilor O.A.P. i ai subdiviziunilor acestora. n cadrul O.A.P. se fac bilanuri lunare privind executarea documentelor monitorizate (Anexa nr. 27). 6.4.2. Datele cu privire la rezultatele controlului executrii documentelor se analizeaz periodic. n baza acestor analize se elaboreaz propuneri privind urgentarea executrii documentelor, mrirea responsabilitii executanilor i perfecionarea organizrii controlului. VII. ntocmirea nomenclatorului dosarelor i constituirea dosarelor 7.1. ntocmirea nomenclatorului dosarelor 7.1.1. Dup executare, documentele ce se refer la o anumit problem sau la un domeniu de activitate a O.A.P. se ndosariaz. 7.1.2. n scopul ndosarierii corecte, ce ar asigura gsirea rapid a documentelor conform coninutului i categoriilor lor, se ntocmete nomenclatorul dosarelor, care reprezint o list sistematizat a titlurilor dosarelor, cu indicarea termenelor de pstrare, n conformitate cu Indicatorul documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare pentru organele administraiei publice, pentru instituiile, organizaiile i ntreprinderile Republicii Moldova, aprobat de Serviciul de Stat de Arhiv n anul 1997.
35
7.1.3. Nomenclatorul dosarelor servete la repartizarea i clasificarea n dosare a documentelor executate, ca indicator al indicelor de nregistrare a documentelor i al termenelor de pstrare a dosarelor, ca schem pentru ntocmirea fiierului informativ al documentelor executate i ca document de eviden a dosarelor cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani inclusiv) n arhiva O.A.P. 7.1.4. Nomenclatoarele dosarelor pentru anul urmtor se ntocmesc sau se concretizeaz de ctre subdiviziunile structurale ale O.A.P. la sfritul anului n curs. n baza nomenclatoarelor dosarelor subdiviziunilor structurale, cancelaria ntocmete nomenclatorul dosarelor O.A.P., care se culege pe blanchet general dup un model stabilit (Anexa nr. 28). Nomenclatorul O.A.P. se examineaz de ctre Comisia Central de Expertiz a O.A.P., se coordoneaz cu arhiva de stat respectiv i se aprob de ctre conductorul O.A.P. Nomenclatorul dosarelor se pune n aplicare ncepnd cu 1 ianuarie a fiecrui an. 7.1.5. Nomenclatorul dosarelor aprobat este valabil pentru mai muli ani i este supus rentocmirii i aprobrii numai n cazul n care intervin schimbri n structura O.A.P. i n componena documentelor. Dac asemenea modificri nu au intervenit, nomenclatorul dosarelor, la sfritul fiecrui an, se concretizeaz i se culege din nou i se reaprob de ctre conductor. 7.1.6. n nomenclatorul dosarelor O.A.P. se include toat documentaia, att cea elaborat n procesul activitii lor, ct i cea de intrare. n nomenclatorul dosarelor, de regul, nu se includ publicaiile: brourile, ndrumarele, buletinele i alte ediii similare. 7.1.7. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete pe scheme structurale (n cazul n care exist o structur bine definit) sau pe direcii de activitate (n subdiviziunile fr structur). La ntocmirea nomenclatorului dosarelor pe schema structural drept compartimente figureaz denumirile subdiviziunilor structurale, plasate n conformitate cu schema de ncadrare (Anexa nr.29). Drept compartimente ale nomenclatoarelor dosarelor n subdiviziunile fr structur figureaz subdiviziunile sau direciile de activitate. 7.1.8. Fiecrui dosar inclus n nomenclator i se atribuie un indice. Indicele dosarelor const din simbolul subdiviziunilor structurale sau direciilor de activitate i din numrul de ordine al dosarelor n cadrul subdiviziunii sau direciei de activitate respective. Indicele dosarelor se noteaz cu cifre arabe. De exemplu: 01-12, unde 01 indic subdiviziunea structural, iar 12 numrul de ordine al titlului dosarului conform nomenclatorului. 7.1.9. Titlurile dosarelor se nscriu n compartimentele respective ale nomenclatorului n funcie de gradul de importan al documentelor. Titlurile dosarelor se stabilesc n dependen de coninutul documentelor grupate n dosare, indicndu-se tipul lor (ordine, dispoziii, procese-verbale etc.), precum i alte date care precizeaz coninutul dosarului: informaii referitoare la
36
autor i la data evenimentului, indicaii cu privire la autenticitatea documentului sau prezena copiilor. 7.1.10. Dac pe parcursul anului n cadrul O.A.P. se creeaz subdiviziuni noi de munc documentate i se constituie dosare neprevzute, aceste dosare se includ adugtor n nomenclator. n acest scop n compartimentele nomenclatorului se rezerveaz cteva numere. 7.1.11. Rubrica Numrul dosarelor (volumelor) a nomenclatorului dosarelor se completeaz la sfritul anului calendaristic. 7.1.12. La rubrica Meniuni se fac nsemnri cu privire la constituirea dosarelor, ntocmirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru nimicire, persoanele responsabile de gruparea dosarelor, transmiterea dosarelor n alt unitate pentru a fi continuate etc. 7.1.13. La sfritul anului, nomenclatorul se ncheie cu o nscriere de totalizare privind numrul dosarelor la momentul respectiv (Anexa nr.28, continuare). 7.2. Constituirea dosarelor 7.2.1. Constituirea dosarelor n conformitate cu nomenclatorul dosarelor se efectueaz n subdiviziunile structurale n care au fost executate documentele. Nu se admite pstrarea dosarului la executant. 7.2.2. La constituirea dosarelor se nltur duplicatele, maculatoarele, filele nescrise, precum i acele, agrafele, clamele. n procesul gruprii documentelor se verific corectitudinea perfectrii lor (prezena semnturii, datei, indicelui, meniunii n dosarul nr. ..., semnturii de certificare etc.). Documentele neperfectate sau ntocmite greit se restituie executantului spre finalizare. Documentele cu termen permanent i temporar de pstrare se clasific n dosare separate. Fiecare dosar trebuie s conin cel mult 250 de file (cu grosimea de 30-40 mm). 7.2.3. n dosare se clasific documentele acumulate pe parcursul unui an. Excepie fac dosarele transmisibile. 7.2.4. Anexele de volum mare se ndosariaz separat. Anexele de volum mic se anexeaz la documentele la care se refer. 7.2.5. Gruparea documentelor n dosar se efectueaz n ordinea soluionrii problemelor, n ordine cronologic, alfabetic sau a indexrii (numerotrii) documentelor. Aceste principii pot s varieze sau pot fi mbinate. O importan primordial o are principiul sistematizrii documentelor conform problemelor abordate, principiu ce prevede gruparea documentelor n consecutivitatea logic a soluionrii unei sau altei probleme (conform datei semnrii, intrrii documentului, executrii lui).
37
7.2.6. Controlul asupra corectitudinii constituirii dosarelor este exercitat de ctre persoanele cu funcii de rspundere. 7.3. Sistematizarea unor categorii de documente 7.3.1. Documentele de dispoziie (legile, decretele, hotrrile, dispoziiile, deciziile etc.) ale Parlamentului, Preedintelui Republicii Moldova, Guvernului etc. se clasific n ordine cronologic, conform numerelor i se pstreaz n Serviciul secretariat administrativ. 7.3.2. Documentele de dispoziie ale O.A.P. (ordinele, dispoziiile, procesele-verbale etc.) ce ndosariaz pe categorii, n ordine cronologic, conform numerelor, mpreun cu anexele referitoare la ele. 7.3.3. Regulamentele, instruciunile aprobate prin documente de dispoziie se consider anexe ale acestora i se unesc. Dac au fost aprobate n mod separat, atunci se grupeaz separat. 7.3.4. Documentele referitoare la procesele-verbale se ndosariaz, n dependen de volumul lor, mpreun cu procesul-verbal sau aparte i se sistematizeaz n ordinea numerelor proceselor-verbale. 7.3.5. Ordinele, dispoziiile cu privire la activitatea de baz, la personalul scriptic, la deplasri i concedii se grupeaz separat. 7.3.6. Planurile i devizele de cheltuieli aprobate se grupeaz separat de proiectele lor. 7.3.7. Planurile i drile de seam anuale se grupeaz separat de cele trimestriale, semestriale. 7.3.8. Fiele conturilor analitice ale funcionarilor i alte documente similare se ndosariaz separat, pentru fiecare an, n ordinea alfabetic a numelor de familie. 7.3.9. Corespondena se clasific n dosare pentru perioada anului calendaristic i include toate documentele ce apar n procesul soluionrii problemei abordate. Corespondena se sistematizeaz n ordine cronologic: documentul-rspuns se ataeaz la documentul-cerere. La reluarea corespondenei ntr-o anumit problem, documentele se includ n dosarul anului n curs, atribuindu-le indicele dosarului din anul precedent, n care se pstreaz documentele anterioare ce vizeaz problema respectiv. Corespondena cu organele administrative de specialitate i cele ierarhic superioare se grupeaz conform problemelor concrete abordate. 7.3.10. Petiiile cetenilor i documentele privind examinarea lor se grupeaz separat de corespondena general. VIII. Pregtirea documentelor pentru pstrare de stat i valorificarea lor ulterioar 8.1. Pregtirea documentelor pentru pstrare de stat i valorificarea lor ulterioar const n expertiza valorii documentelor, perfectarea dosarelor, ntocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integritii documentelor, depunerea documentelor spre pstrare la arhiva departamental.
38
8.2. Expertiza valorii documentelor 8.2.1. Expertiza valorii documentelor const n stabilirea valorii tiinifice, istorice, economice i socioculturale a documentelor n scopul selectrii lor pentru pstrare de stat i fixarea termenelor lor de pstrare. 8.2.2. Expertiza valorii se efectueaz de ctre Comisia Central de Expertiz (n continuare C.C.E.) care activeaz permanent n cadrul O.A.P. i de ctre comisiile de expertiz (n continuare C.E.) care activeaz n cadrul instituiilor subordonate i n consiliile locale. 8.2.3. C.C.E. i C.E. se constituie prin ordinul, dispoziia conductorului i includ n componena lor cel puin cte 5 membri sub preedinia unui adjunct al conductorului sau secretarului consiliului local respectiv. n activitatea lor, C.C.E. i C.E. se conduc de ndrumrile, instruciunile i indicaiile Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova privind organizarea lucrului cu documentele, de indicatoarele documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare, de nomenclatorul dosarelor i regulamentul lor aprobat, elaborat n baza Regulamentului-tip (Anexa nr. 30). 8.2.4. C.C.E. i C.E. exercit urmtoarele funcii: - examineaz proiectele nomenclatoarelor dosarelor; - organizeaz anual selectarea documentelor pentru pstrare permanent sau pentru nimicire; - examineaz inventarele dosarelor cu termen permanent de pstrare, ce urmeaz a fi transmise la pstrare de stat, inventarele dosarelor cu termen lung de pstrare, iau hotrri de prezentare a inventarelor dosarelor spre aprobare Comisiilor de Expertiz i Control (n continuare C.E.C.) ale instituiilor arhivistice din Republica Moldova; - examineaz procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat; - examineaz propunerile privind schimbarea termenelor de pstrare a unor categorii de documente, stabilite de indicatoarele documentelor i nomenclatoarele dosarelor n vigoare, iau hotrri de a prezenta aceste propuneri spre aprobare Comisiei Centrale de Expertiz i Control (n continuare C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova; - C.C.E. a O.A.P. exercit controlul i dirijeaz metodic activitatea C.E. ale instituiilor din subordinea O.A.P. 8.2.5. Membrii C.C.E. i C.E., n comun cu ali specialiti ai instituiilor, verific corectitudinea selectrii documentelor pentru pstrare permanent sau pentru nimicire examinnd inventarele dosarelor, procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat. Selectarea nemijlocit a documentelor se efectueaz de ctre persoanele responsabile ale subdiviziunilor structurale ale instituiilor. 8.2.6. Selectarea documentelor i a dosarelor pentru nimicire se perfecteaz ntr-un proces-verbal de nimicire a documentelor, termenul de pstrare al crora a expirat (Anexa nr. 31).
39
Procesele-verbale snt examinate de ctre C.C.E. sau C.E, snt semnate de ctre preedintele i membrii comisiei, coordonate cu arhiva de stat respectiv i aprobate de ctre conductori. Nimicirea documentelor incluse n procesele-verbale se efectueaz numai dup aprobarea inventarelor dosarelor cu termen permanent de pstrare i coordonarea celora cu termen lung de pstrare pentru perioada de timp respectiv de ctre arhivele de stat ale Republicii Moldova. 8.3. Perfectarea dosarelor 8.3.1. La finele fiecrui an, O.A.P. i instituiile subordonate acestora snt obligate s pregteasc documentele pentru a fi predate la arhiv. n acest scop se definitiveaz i se perfecteaz dosarele constituite pe parcursul anului. Perfectarea dosarelor include un complex de lucrri: completarea datelor pe prima copert a dosarelor, ndosarierea, numerotarea filelor i certificarea dosarelor. 8.3.2. Dosarele cu termen permanent i lung de pstrare se ndosariaz n coperte tari i filele dosarelor se numeroteaz, sus, n colul din dreapta, cu creion simplu. n dosarele compuse din mai multe volume, filele fiecrui volum se numeroteaz separat. Fila de orice format, cusut dintr-o margine, se numeroteaz ca o singur fil; fila ndoiat i cusut la mijloc urmeaz a fi descusut i numerotat ca o singur fil. Dac la o fil snt anexate alte documente, acestea se numeroteaz separat. Fila cu o fotografie lipit pe ea se numeroteaz ca una singur. Plicurile ndosariate, avnd inscripii pe ele sau coninnd documente de asemenea se numeroteaz, dup care se numeroteaz fiecare document din plic n ordine consecutiv. La sfritul dosarului, pe o fil adugit sau pe ultima pagin rmas nescris a registrelor i condicelor, se face urmtoarea certificare: n prezentul dosar (registru, condic etc.) snt numerotate i cusute ... file (numrul de file se indic cu cifre i litere). Se indic data cnd a fost efectuat certificarea i se pune semntura executantului. Dosarele cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani inclusiv) nu snt supuse perfectrii. Evidena lor se ine conform nomenclatorului dosarelor. 8.3.3. Completarea datelor pe coperta dosarului se efectueaz conform modelului stabilit (Anexa nr. 32). 8.3.4. La sfritul anului calendaristic pe copertele dosarelor se concretizeaz urmtoarele: - dac a fost schimbat denumirea subdiviziunii structurale sau dac dosarul a fost transmis pentru finalizare n alt subdiviziune structural, se introduc modificrile respective; - pe dosarele ce conin documente de dispoziie (ordine, dispoziii, proceseverbale etc.) se indic numerele lor, se fac meniuni cu privire la originalul documentelor sau prezena cpiilor; - dac dosarul ce conine corespondena este constituit din cteva volume, titlul dosarului conform nomenclatorului se completeaz, pentru fiecare volum, cu
40
meniunile privind corespondentul, autorul, teritoriul vizat, data (ziua, luna, anul) nceperii i ncheierii lui. Datele concrete se nscriu i pe copertele altor dosare, dac acest fapt este necesar pentru operativitatea cutrii documentelor pe viitor; - dac dosarul conine documente-anexe pentru anii ce preced nceputul dosarului, pe coperta lui, sub dat, se face meniunea: Conine documente pentru anii ...; - pe coperta dosarului se scrie numrul de file, indicat n inscripia de certificare a lui; - dup includerea dosarului n inventar, pe coperta lui se scrie numrul inventarului i numrul dosarului n inventarul respectiv. 8.3.5. Inscripiile pe copertele dosarelor cu termen permanent i lung de pstrare trebuie fcute cu cerneal rezistent la lumin sau cu tu i s fie scrise clar, cite. La apariia unor dificulti privind perfectarea dosarelor ce vor fi transmise la pstrare de stat, se va consulta Serviciul de Stat de Arhiv sau arhivele de stat respective. 8.4. ntocmirea inventarelor dosarelor 8.4.1. La finele fiecrui an calendaristic, persoanele responsabile de lucrrile de secretariat ale instituiilor ntocmesc inventare de predare a dosarelor cu termen permanent i lung de pstrare la arhiva departamental a O.A.P. Persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular) a O.A.P. ntocmete compartimente anuale, separat, pentru documentele cu termen permanent i pentru cele cu termen lung de pstrare (de la 15 pn la 100 ani inclusiv). Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de eviden ce reprezint o list sistematizat a titlurilor dosarelor, a componenei i a coninutului documentelor ndosariate. Inventarele dosarelor cu termen permanent i lung de pstrare necesit a fi aprobate de ctre C.E.C. ale arhivelor de stat cel mult peste doi ani dup scoaterea dosarelor din lucrrile de secretariat curente. 8.4.2. Inventarele se ntocmesc n mod separat pentru dosarele: - cu termen permanent de pstrare; - cu termen lung de pstrare; - personalului scriptic. Pentru dosarele cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani) nu se ntocmesc inventare. Compartimentele anuale ale inventarelor dosarelor se numeroteaz consecutiv pe parcursul a mai multor ani. Inventarele se nchid numai cu acordul arhivelor de stat respective. 8.4.3. La ntocmirea inventarelor dosarelor se ine cont de urmtoarele cerine: - n inventar se includ numai dosarele nchise (scoase din lucrrile de secretariat); - titlurile dosarelor se ordoneaz pe compartimente, n ordinea n care snt incluse n nomenclator;
41
- documentele personalului scriptic se sistematizeaz n inventar n ordine alfabetic sau cronologic; - fiecare dosar este inclus n inventar sub un numr aparte. Dac dosarul este constituit din 2-3 volume, fiecare volum se numeroteaz separat; - numerotarea dosarelor n inventar se efectueaz consecutiv pentru mai muli ani; - dac n inventar snt incluse cteva volume ale aceluiai dosar, se scrie deplin doar titlul primului volum, pe celelalte volume se indic meniunea idem, celelalte date se completeaz deplin; - dosarele transmisibile se includ n inventar n anul ncheierii lor; - rubrica Meniuni din inventar se folosete pentru indicarea strii fizice a dosarului, documentelor, datelor referitoare la primirea sau transmiterea documentelor etc. 8.4.4. Compartimentele anuale ale inventarelor se ntocmesc conform unui model stabilit (Anexa nr. 33). Pentru dosarele cu termen permanent de pstrare, ele se ntocmesc n patru exemplare, pentru dosarele cu termen lung de pstrare i cele privind personalul scriptic n trei exemplare. Inventarele i istoricul fondului, semnate i verificate, se expediaz spre aprobare C.E.C. ale arhivelor de stat respective. n corespundere cu inventarele dosarelor cu termen permanent de pstrare aprobate, instituiile snt obligate s transmit n termenele stabilite la pstrare de stat (cu excepia instituiilor care n conformitate cu legislaia n vigoare i pstreaz permanent documentele n depozitele speciale de stat), iar arhivele de stat ale Republicii Moldova snt obligate s primeasc la pstrare de stat dosarele incluse n inventare. Dosarele personalului scriptic se pstreaz n arhiva departamental a O.A.P. timp de 75 ani, dup care se nimicesc n ordinea stabilit. 8.4.5. La transmiterea documentelor spre pstrare de stat, inventarele trebuie s conin: cuprinsul, lista abrevierilor, prefaa, indicatoarele, foaia de titlu. 8.4.6. Foaia de titlu a inventarului se ntocmete la prima transmitere a dosarelor n arhivele de stat ale Republicii Moldova i se completeaz de fiecare dat n cazurile n care intervin schimbri n denumirea instituiei sau n a organului ei ierarhic superior. 8.5. Asigurarea integritii documentelor 8.5.1. Conductorii subdiviziunilor structurale i persoanele responsabile de lucrrile de secretariat poart rspundere pentru pstrarea documentelor. Din momentul nceperii dosarelor i pn la predarea lor n arhiva departamental, acestea se pstreaz n birourile subdiviziunilor structurale. 8.5.2. Dosarele se pstreaz n birourile de lucru sau n ncperi amenajate special pentru arhiv, dotate cu mijloace adecvate de pstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor. 8.5.3. Dosarele se pstreaz n dulapuri de cancelarie ce se ncuie, pentru a le proteja de praf, razele solare i pentru a asigura integritatea documentelor.
42
8.5.4. Constituirea i pstrarea dosarelor conform nomenclatorului faciliteaz cutarea i utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afieaz pe partea de dinuntru a uii dulapului, iar pe cotoarele dosarelor se noteaz indicele lor din nomenclator. 8.5.5. Ridicarea i eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de pstrare este interzis. n cazuri excepionale (de exemplu, la solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face doar cu permisiunea conductorilor instituiilor, lsnd o copie a documentului ridicat i un proces-verbal privind cauzele ridicrii originalului. 8.5.6. Eliberarea dosarelor n interes de serviciu funcionarilor altor subdiviziuni structurale se face numai cu permisiunea conductorilor instituiilor. Meniunea despre eliberarea dosarelor se fixeaz ntr-un registru sau pe o fi special, indicndu-se denumirea subdiviziunii structurale, indicele dosarului, data eliberrii i restituirii, prenumele, numele i semntura persoanei creia i-a fost eliberat dosarul. 8.6. Depunerea documentelor spre pstrare n arhiva departamental a O.A.P. 8.6.1. n scopul pstrrii documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova i a documentelor cu termen lung de pstrare i de nsemntate practic (inclusiv documentele personalului scriptic), inerii evidenei, utilizrii, selectrii i pregtirii documentelor cu termen permanent de pstrare pentru transmitere la pstrare de stat, n O.A.P. exist arhiva departamental. 8.6.2. n activitatea sa, arhiva departamental se cluzete de legislaia n vigoare a Republicii Moldova, de ordinele, dispoziiile i indicaiile O.A.P., de documentele normative i metodice ale Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova, de regulamentul arhivei departamentale a O.A.P. 8.6.3. n arhiv se depun dosarele cu termen permanent i lung de pstrare, precum i cele ale personalului scriptic, conform inventarelor dosarelor. Dosarele cu termen temporar de pstrare nu se depun n arhiv, ci se pstreaz n subdiviziunile structurale ale O.A.P., iar dup expirarea termenului de pstrare fixat se nimicesc n modul stabilit. 8.6.4. n arhiv, mpreun cu dosarele, se transmit i fiele de nregistrare a documentelor pentru completarea fiierului informativ al arhivei. 8.6.5. Predarea dosarelor din subdiviziunile structurale la arhiva departamental se face personal de ctre reprezentantul subdiviziunii conform graficului stabilit, ntocmit de persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular), coordonat de ctre conductorii subdiviziunilor structurale i aprobat de ctre conductorul O.A.P. 8.6.6. n subdiviziunile structurale, procesul pregtirii dosarelor pentru pstrare n arhiva departamental se verific de ctre persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular). Lacunele depistate snt nlturate de subdiviziunile structurale.
43
8.6.7. Preluarea dosarelor n arhiva departamental se execut de ctre persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular), n prezena lucrtorului din subdiviziunea structural respectiv, conform inventarului alctuit n 2 exemplare. n ambele exemplare ale inventarelor se fac meniuni despre prezena sau lipsa fiecrui dosar. La sfritul inventarului se indic (cu cifre i cu litere) numrul dosarelor preluate la pstrare, numerele dosarelor ce lipsesc, data primirii i semnturile persoanelor ce au predat-recepionat dosarele. 8.6.8. Dosarele cu termen permanent i lung de pstrare i dosarele personalului scriptic se transmit n arhiva departamental dup expirarea unui an de la scoaterea lor din lucrrile de secretariat. Dac n cadrul lucrrilor de secretariat curente este necesar utilizarea unor dosare din arhiva departamental, persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular) le nregistreaz n registrul de eviden a dosarelor eliberate pentru utilizare temporar. 8.6.9. Persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular), este obligat s in permanent evidena dosarelor ce se pstreaz n arhiva departamental. 8.6.10. Documentele pot fi scoase din evidena arhivei n cazul selectrii spre nimicire, deteriorrii irecuperabile, predrii la pstrare de stat sau constatrii lipsei dosarelor. n toate cazurile menionate mai sus, persoana responsabil de arhiva departamental (lucrtorul titular) este obligat s ntocmeasc un proces-verbal care va fi prezentat conductorului O.A.P. spre aprobare, fiind mai nti coordonat cu arhiva de stat respectiv. 8.6.11. Dup expirarea termenelor de pstrare provizorie a documentelor O.A.P., stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul arhivistic de stat, ele se predau pentru pstrare permanent n arhivele de stat. 8.6.12. Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova stabilete categoriile instituiilor subordonate O.A.P. de la care se recepioneaz documente n arhivele de stat i indic categoriile de documente ce urmeaz a fi depuse la pstrare de stat.

Regulamentul Cadru Cu Privire La Tinerea Lucrarilor de Secretariat 2007

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Regulamentul Cadru Cu Privire La Tinerea Lucrarilor de Secretariat 2007

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

APROBAT prin Hotrrea Guvernului nr.

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

Ministrul finanelor __________ Ion Moraru (semntura)

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

nltura cauzele tergiversrii i pentru a documentului.

a asigura executarea n termen a

6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare documentelor

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

maria C:\Users\Amarfii Ion\Desktop\Cancelaria\Temp\reg_lucr_secretar.doc

S-ar putea să vă placă și