Ministerul Afacerilor Interne al Republicii Moldova

Inspectoratul General al Poliţiei

ORDIN

“ 04 „ aprilie 2016 mun. Chişinău nr. 88

Cu privire la aprobarea Regulamentului-cadru

privind organizarea şi funcţionarea
Secretariatului/Cancelariei
din cadrul subdiviziunilor subordonate
ale Inspectoratului General al Poliţiei

În conformitate cu prevederile pct. 14 și pct. 15 al Regulamentului privind

organizarea şi funcţionarea Inspectoratului General al Poliţiei al Ministerului Afacerilor
Interne, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 283 din 24.04.2013, precum şi prevederile
ordinului MAI nr. 71 din 28.02.2013 „Cu privire la statele de organizare ale aparatului
central şi subdiviziunilor subordonate ale MAI”,

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul-cadru privind organizarea şi funcţionarea

Secretariatului/Cancelariei din cadrul subdiviziunilor subordonate ale Inspectoratului
General al Poliţiei, conform anexei.

2. Şefii subdiviziunilor subordonate IGP vor asigura elaborarea propriilor

regulamente privind organizarea și funcționarea Secretariatelor/Cancelariilor, studierea și
respectarea de către angajați a prevederilor în activitatea de serviciu.

3. Şefii subdiviziunilor subordonate IGP vor asigura elaborarea fișelor de post

conform fișelor postului-tip pentru angajații din cadrul Secretariatelor/Cancelariilor,
subdiviziunilor pe care le conduc și vor asigura aplicarea acestora conform legislației.

4. Controlul executării prezentului ordin se atribuie şefului Secretariatului IGP.

Şef adjunct,
colonel de poliţie Gheorghe CAVCALIUC
Şef al Secretariatului IGP,
maior de poliţie Tatiana GLAVAN

COORDONAT:

Şef al DMO a IGP,

maior de poliţie Sergiu ARTIOMOV-CRACIUN

Şef al DJ a IGP,
locotenent-colonel de poliţie Sergiu ŢURCANU

Şef al DRU a IGP,

locotenent-colonel de poliţie Valeriu MUNTEANU
 Anexă
la ordinul IGP nr.88
din 04.04.2016
REGULAMENT-CADRU
privind organizarea şi funcţionarea Secretariatului/Cancelariei
din cadrul subdiviziunilor subordonate ale IGP

I. Dispoziţii generale
1. Prezentul Regulament stabileşte misiunea, funcţiile de bază, atribuţiile, drepturile,
modul de organizare şi funcţionare a Secretariatului/Cancelariei (denumirea
subdiviziunii).

2. Secretariatul/Cancelaria reprezintă subdiviziunea structurală a subdiviziunii,

subordonată direct şefului subdiviziunii, care îşi exercită activitatea în domeniul atribuit,
conform competenţei sale, a Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea
subdiviziunii, prezentului Regulament, ordinelor şi altor acte ale subdiviziunii, ale IGP şi
MAI.
3. Secretariatul/Cancelaria asigură realizarea, supravegherea și controlul
implementării actelor legislative şi normative, lucrului cu petiţiile cetăţenilor, ţinerii
lucrărilor de secretariat în cadrul subdiviziunii.
4. În activitatea sa, Secretariatul/Cancelaria are competenţă în domeniul său specific
de activitate, contribuind în acest fel la procesul circulaţiei interne a documentelor,
asigurarea corespondenţei între toate serviciile subdiviziunii și corespondența cu toate
autoritățile din Republica Moldova.
5. Secretariatul/Cancelaria dispune de întreg spectru de ştampile ce ţin de circulaţia
documentelor.
6. Cerinţele înaintate de către Secretariat/Cancelarie în limitele competenţelor sunt
obligatorii pentru toate serviciile din cadrul (denumirea subdiviziunii).

II. Misiunea, funcţiile, atribuțiile și drepturile Secretariatului/Cancelariei

7. Misiunea Secretariatului/Cancelariei constă în asigurarea eficientă a
corespondenţei şi circulaţiei documentelor, recepţionarea şi controlul petiţiilor, controlul
asupra executării în termen a materialelor, asigurarea audienţei cetăţenilor de către
conducerea subdiviziunii, păstrarea şi arhivarea actelor normative şi a tuturor
documentelor din cadrul subdiviziunii.
8. În vederea realizării misiunii în domeniul său de competenţă,
Secretariatul/Cancelaria îndeplineşte următoarele funcţii:
1) de organizare și asigurare a circulației tuturor documentelor în cadrul
subdiviziunii;
2) de organizare și asigurare a activității în domeniul petițiilor și audienței
cetățenilor;
3) de asigurare a evidenței actelor departamentale normative și pe efectiv;
4) de păstrare a documentelor în cadrul subdiviziunii;
9. Reieşind din funcţiile de bază, Secţia are următoarele atribuţii:
1) în domeniul organizării și asigurării circulației tuturor documentelor în cadrul
subdiviziunii:
 a) recepționează toate tipurile de materiale, inclusiv prin intermediul Serviciului de
Stat Сurieri Speciali, a SA „Poșta Moldovei” și a poștei electronice;
b) recepționează și transmite Subdiviziunii de protecție a secretului de stat plicurile
secrete parvenite prin intermediul Serviciului de Stat Curieri Speciali;
c) gestionează adresa electronică guvernamentală pe extensiunea .......@igp.gov.md,
atribuită Secretariatului/Cancelariei, recepţionează toate materialele prin intermediul
acesteia pe parcursul zilei cu intervalul din 30 în 30 min.;
c) asigură înregistrarea corespondenței nesecrete, prezentarea acesteia conducerii
subdiviziunii, distribuirea materialelor în secțiile/serviciile subdiviziunii conform
rezoluției în corespundere cu legislația privind lucrările de secretariat;
d) stabilește termenele de rezolvare a documentelor şi asigură controlul respectării
acestora;
e) întocmește rapoarte, note informative, acte de predare-primire, ș.a. pe segmentul
lucrărilor de secretariat, conform legislației;

2) În domeniul petițiilor și audienței cetățenilor:

a) recepţionează, înregistrează, distribuie petiţiile în unitățile structurale ale
(denumirea subdiviziunii) în conformitate cu viza conducătorului potrivit Legii nr. 190
din 19.07.1994 cu privire la petiţionare, a HG nr.208 din 31.03.1995.
b) organizează audienţa cetăţenilor (în cazul cînd Secretariatul/Cancelaria este
desemnat(ă) printr-un act intern al subdiviziunii, pentru această activitate), recepţionează
petiţiile acestora;
c) instituie și asigură controlul examinării în termen a petițiilor conform legislației
cu privire la petiționare și legislației privind accesul la informație;
d) Secretariatele/Cancelariile a căror state de organizare includ ofițeri (c/c) –
participarea la procesul de perfecţionare a metodelor de lucru în domeniul petițiilor.

3) În domeniul asigurării evidenței actelor departamentale normative și pe efectiv:

a) recepționează și înregistrează în cadrul subdiviziunii toate actele administrative
(normative, pe efectiv) ale IGP şi ale MAI expediate pentru informare, executare, etc.;
b) înregistrează actele normative ale subdiviziunii și asigură repartizarea acestora
spre executare în unitățile structurale ale subdiviziunii conform procedurilor stabilite de
legislație, inclusiv prin intermediul sistemului electronic guvernamental, conform
tabelelor de repartizare, şi/sau la indicaţia conducerii subdiviziunii;

4) În domeniul păstrării documentelor în cadrul subdiviziunii:

a) asigură păstrarea materialelor din cadrul subdiviziunii prin constituirea dosarelor
de acumulare aflate în gestiunea Secretariatului/Cancelariei în conformitate cu
prevederile legii;
b) întocmește nomenclatorul dosarelor nesecrete pentru fiecare an calendaristic;
c) întocmește acte de distrugere a documentelor în corespundere cu prevederile legii;
10. În vederea exercitării atribuțiilor sale angajaţii Secretariatului/Cancelariei au
dreptul:
a) să solicite unităților structurale din cadrul subdiviziunii prezentarea informaţiilor
necesare la întocmirea rapoartelor, notelor informative precum şi accesul în locurile de
 păstrare a documentelor de serviciu nesecrete, în cazurile cînd dosarele de
nomenclator se păstrează la executor;
b) să solicite unităților structurale ale subdiviziunii executarea în termeni a
indicaţiilor conducerii conform termenelor stabiliți;
c) să înainteze propuneri pentru elaborarea, anularea sau revizuirea actelor
normative interne, ordinelor sau indicaţiilor conducerii subdiviziunii în vederea
eficientizării activităţilor poliţieneşti (doar personalul atestat c/c);
d) să colaboreze cu servicii similare din alte autorităţi;
e) să participe la cursuri de instruire, conferinţe, seminare şi alte activităţi, cu
tematica relevantă domeniului de activitate;
f) să exercite şi alte drepturi în temeiul actelor legislative speciale ce reglementează
relaţiile în domeniile de activitate încredinţate.

III. Organizarea activităţii Secretariatului/Cancelariei

11. Personalul Secretariatului/Cancelariei este desemnat şi eliberat din funcţie de
către angajator, la propunerea şefului subdiviziunii, coordonat cu șeful Secretariatului
IGP.
12. Soluţionarea divergenţelor apărute între personalul Secretariatului/Cancelariei în
procesul de executare a însărcinărilor este de competenţa superiorului și șefului
subdiviziunii, după caz.
13. Angajaţii Secretariatului/Cancelariei sunt obligaţi să studieze şi să cunoască
actele normative ce reglementează activitatea acestuia.
14. Angajaţii Secretariatului/Cancelariei poartă răspundere pentru neexecutarea în
termen a sarcinilor ce le revin.
15. În cazul absenţei îndelungate a unuia dintre angajaţii Secretariatului/Cancelariei
de la locul de muncă (deplasare, concediu ordinar, concediu de boală, concediu din
contul personal, etc.), sarcinile, aflate în procedura de executare a acestuia, se transmit,
unui alt angajat conform fișei postului. În cazul subdiviziunilor cu o unitate în acest
serviciu, șeful subdiviziunii va desemna un alt angajat responsabil de activități de
secretariat.
16. Sarcinile se execută individual de către angajaţii subdiviziunii conform fișei
postului, însă, la necesitate, superiorul sau șeful subdiviziunii poate dispune, executarea
lor de către mai mulţi angajaţi.
17. Personalul Secretariatului/Cancelariei realizează sarcinile şi atribuţiile de
serviciu, respectînd exigenţele speciale şi normele fundamentale de conduită profesională
şi de disciplină a muncii, prevăzute de legislaţia în vigoare, precum şi de actele
normative interne ale IGP și MAI, emise în acest sens.
18. Scopul general al funcţiei, sarcinile de bază, atribuţiile de serviciu,
împuternicirile şi responsabilităţile specifice funcţiei, precum şi cerinţele faţă de titularul
acestei funcţii sunt prevăzute în fişele de post, aprobate în modul stabilit.
19. Personalul Secretariatului/Cancelariei este obligat să cunoască, în părţile ce îl
privesc şi să aplice întocmai prevederile prezentului Regulament, potrivit sarcinilor ce îi
revine.