I.

Operațiuni arhivistice desfășurate asupra documentelor

1. Planificarea operațiunilor de prelucrare

1.1. Prevederi legislative privind prelucrarea documentelor

Pentru prelucrarea arhivistică a documentelor se vor respecta prevederile Legii Arhivelor Naționale
nr. 16/1996, precum și pe cele ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la cratorii și deținătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 217 din 23 mai
1996.

1.2 Reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor

După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului și se predau la
compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.
În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operațiuni:
 documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii
(alfabetic, geografic etc.); când în constuituirea dosarului se folosește ordinea cronologică, actele
mai vechi trebuie să se afle desupra și cele mai noi dedesubt;
 se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele;
 documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în așa fel încât să se asigure citirea
completă a textului, datelor și rezoluțiilor; cusătura de legătură se aplică la distanță de cel puțin
12-15mm de la partea scrisă spre margine. În cazul în care marginea de îndosariere este mai mică
de 15 mm se lipește o alonjă de îndosariere;
 dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; în cazul depășirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiași dosar;
 filele dosarelor se numerotează în colțul dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse
din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum;
 pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unității și a compartimentului creator, numărul de dosar
din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început și de sfârșit, numărul de file,
volumul și termenul de păstrare;
 pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârșitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor și
condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:
,,Prezentul dosar (registru, condică) conține......file”, în cifre și, între paranteze, în litere, după
care semnează și pune data certificării.

1.3 Regulile privind planificarea operațiunilor de prelucrare a documentelor

În Instrucțiunile privind activitatea la creatorii și deținătorii de documente, la art. 40 se precizează
că „Documentele care se regăsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează,
inventariază și selecționează la compartimentul de arhivă.
În acest sens se au în vedere următoarele:
 determinarea apartenenței la fond (fondarea), ținându-se seama de denimirea destinatarului,
ștampila de înregistrare, rezoluție sau note tergale conținutul actului;
  ordonarea documentelor în cadrul fondului, după un criteriu stabilit (pe ani și compartimente de
muncă, iar în cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente și ani, iar în cadrul anului
pe probleme, alfabetic ș.a);
 în cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulți ani, se ordonează la anul cel mai
vechi al dosarului, fără a se lua în considerare datele documentelor anexate;
 numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.”

Documentele neconstituite în dosare, dar care au făcut parte anterior din fondul respectiv se constituie
în dosare, pe ani și în cadrul anilor pe probleme, se înregistrează la unitățile arhivistice de care au aparținut.
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulți nai, se ordonează la anul cel mai vechi al
dosarului.
În interiorul dosarului, documentele se ordonează pe ani, luni, zile, după ce au fost înlăturate piesele
metalice și fișele nescrise. Datele actelor ce compun dosarul se stabilesc după data înregistrării, pentru actele
intrate, și data emiterii, pentru cele expediate.
Rapoartele, dările de seamă, alte categorii de acte se ordonează la anul la care se referă și nu la anul la
care au fost întocmite.
Pe parcursul ordonării documentelor fără evidențe, aflate în depozitul de arhivă, se separă
documentele de același fel, cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanțiere, fișe de pontaj, condici de
prezență), în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecționării, la expirarea termenului de păstrare.
Inventarele vor cuprinde: numărul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari
sau unități arhivistice), poziția din nomenclator și termenul de păstrare.
Pentru asigurarea efectuării în condiții corespunzătoare a ordonării, inventarierii și selecționării
acestor arhive, înainte de începerea activității, personalul de la compartimentul de arhivă trebuie să
întocmească un plan metodic de lucru. Acest plan este foarte util în situația fondurilor mari, cu organigrame
complicate, cu documente răvășite sau pentru arhive în care fondurile sunt amestecate. Documentarea pentru
întocmirea acestui plan, lămurește anii extremi ai documentelor, sfera activității, organigrama, transformările
în timp etc., clarificând felul în care se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic de lucru va cuprinde un scurt istoric al unității care a creat fondul, cu: anii extremi,
sfera de activitate, modul de organizare în timp, inclusiv schimbări de denumire, sediul, locul unității în
sistemul aparatului de stat sau al unităților cu același profil, modul desființării, lichidări, comasării,
absorbției, unității succesoare etc.
Un sumar istoric al fondului se va referi la anii extremi, cantitatea documentelor, sistemul lor de
constituire, lipsuri, starea de conservare, valoarea documentar-istorică etc.
În acest plan se regăsesc operațiunile necesare, ordinea executării lor, schema de ordonare, sistemul
de inventariere, modul de selecționare, forțele de muncă necesare, termenul de efectuare a lucrărilor etc.
Planul metodic va fi definitivat după consultarea cu arhivistul de la Arhivele Naționale respective, care
răspunde de unitate.
Pentru delimitarea corectă a unui fond trebuie studiată legislația și actele legale pe baza cărora a luat
ființă și și-a încheiat activitatea, statute, ordine, procese-verbale, dări de seamă, monografii, dicționare, tot ce
poate furniza informații despre unitate și documentele ei.
Principiul de bază al ordonării și inventarierii acestor documente îl constituie aducerea lor la forma
inițială de constituire la creator. Aceasta se face prin una din principalele operațiuni arhivistice – ordonarea
documentelor.
 2. Ordonarea documentelor

Ordonare – operațiunea de grupare a unităților arhivistice (dosare, registre foi volante) în cadrul
fondurilor și colecțiilor după criterii dinainte stabilite: cronologic, cronologic-structural, structural-
cronologic, alfabetic, cronologic pe probleme, pe cauze, pe compartimente etc.; Criteriul este stabilit în
funcție de cantitatea și calitatea documentelor ce se ordonează.

2.1 Criterii de ordonare

Criterii de ordonare:
 cronologic–structural - pe ani și compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului pe
probleme; Se folosește pentru unitățile care au suferit numeroase transformări în decursul activității;
 structural-cronologic – pe compartimente și în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anului pe
probleme, alfabetic etc.); Pentru fondurile create de unități care au păstrat aceeași formă de
organizare sau au suferit puține modificări de-a lungul activității lor.
 cronologic pe probleme – pentru fondurile care au avut compartimente sau când nu se poate stabili
cărui compartiment au aparținut (pe secții, pe ani, pe numere) ;
 alfabetic – se utilizează doar la anumite compartimente pentru anumite categorii (ex. dosare
personale ale salariațiilor de la compartimentul Resurse Umane).

3. Inventarierea documentelor

Inventarierea ocupă un loc deosebit de important în ansamblul operațiunilor specifice procesului de

arhivare, reprezentând operațiunea arhivistică de luare în evidență a unităților arhivistice dintr-un fond, o
parte de fond sau colecți, după ordonarea acestora și în conformitate cu criteriile stabilite de
nomenclatorul arhivistic.
Operațiunea de inventariere se bazează și se desfășoară prin intermediul inventarului. Acesta este
principalul instrument de evidență într-o arhivă, întrunind atât funcția administrativă – de luare în evidență,
cât și funcția de cercetare – ca instrument de lucru.

3.1 Criterii de inventariere

Inventarierea se poate face prin două metode :

 Metoda directă
Se recomandă pentru fondurile cu volum mic de documente sau la părțile din fondurile arhivistice
formate din grupe mari de unități arhivistice de același fel (ex. dosarele personale, dosarele clienților din
fondurile bancare, dosare de judecată) a căror ordonare definitivă este posibilă înainte de inventariere.
Inventarierea directă constă în înscrierea elementelor cerute de formular privind fiecare unitate arhivistică în
inventar. Aplicând această metodă se scurtează timpul de lucru, însă are și unele inconveniente, și
anume: necesită mult spațiu și mutatrea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în altul.
 Metoda indirectă/fișarea unităților arhivistice
Constă în înscrierea pe fișe a tuturor elementelor cerute de inventar, urmând ca ordonarea definitivă a
fișelor și apoi a unităților arhivistice să se efectueze după fișarea întregului fond, a unei serii de documente
sau a unor părți de fond. Numerele de inventar al unităților arhivistice se înscriu pe copertele acestora și în
fișele corespunzătoare, în mod provizoriu (cu creionul), fiind posibile modificări ulterioare, în faza de
definitivare a lucrării. Deși această metodă este mai greoaie, necesitând trecerea documentelor prin mâini de
cel puțin două ori, această metodă este cea mai indicată pentru cantități mari de documente înlăturând
eventualele greșeli în redactarea conținutului, corectarea și completarea acetuia, evitând mutarea repetată a
documentelor. Ordonarea definitivă a fișelor, cotarea acestora și apoi corelația dinte fișe și unitățile
arhivistice, prin trecerea numărului curent nou pe fișe pe fiecare unitate arhivistică făcându-se mai ușor.

3.2 Metodologia întocmirii inventarului

Procedura de inventariere a dosarelor se desfășoară în următoarele etape :

 la începutul fiecărui an, compartimentele de muncă constituite și inventariază unitățile arhivistice
create în anul precedent;
 unitățile arhivistice încheiate, certificate, cu toate datele de pe copertă corect completate, se grupează
pe termene de păstrare, iar în cadrul fiecărei grupe de termene de păstrare, se așază mai întâi
dosarele, apoi registrele, condicile și alte materiale preconstituite;
 fiecare unitate arhivistică în parte este luată în evidență prin completarea rubricilor formularului de
inventar.

Modelul de inventar este cel din Anexa 2 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
 denumirea creatorului – sus în stânga primei pagini – reprezintă denumirea unității care a creat
fondul, ce se stabilește la delimitarea fondurilor; denumirea compartimentului dacă este cazul;
 titlul inventarului – va fi formulat astfel: INVENTAR (cu majuscule la mijlocul paginii) pentru
documentele create în anul ….. pentru documentele car se păstrează …….. ani/permanent.
Inventarul va avea următoarea rubricatură :
 prima rubrică din ineventar este Numărul curent. Fiecare unitate arhivistică va avea un număr curent,
începând cu numărul 1 în cadrul anului și termenului de păstrare respectiv. Toate inventarele
documentelor cu termene de păstrare de 1,2,3 etc., precum și cele pentru documentele permanente
vor începe cu numărul curent 1.
În concluzie, vom avea tot atâtea inventare câte termene de păstrare există în nomenclatorul
arhivistic.
 a doua rubrică din inventar se referă la Indicativul dosarului după nomenclatorul arhivistic. Acesta
este format din cifra romană (reprezentând compartimentul de muncă), litera majusculă
(reprezentând subdiviziunea compartimentului) și cifra arabă (reprezentând grupa de
documente/conținutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre
arabe, începând cu numărul 1 la fiecarea compartiment de muncă.
 a treia rubrică este destinată menționării informațiilor cuprinse în inventar Conținutul pe scurt al
dosarului, registrului etc. Articolul 22 din Instrucțiunile privind activitatea creatorilor și
deținătorilor de documente stipulează: În ce privește completarea rubricii ,, Conținutul dosarului”,
se vor preciza genurile (corespondență, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente,
emitentul, destinatarul, problema sau problemele conținute și, după caz, perioada la care se referă.
Genul documentelor este elementul cu care Începe rezumatul și se va extrage din conținutul
dosarului; Emitentul va fi menționat cu denumirea sa completă; Destinatarul va fi menționat cu
denumirea sa completă; Problema/problemele conținute în dosar constituie esența acestuia și este
indicat a fi reprodusă cât mai exact. Redactarea într-o formă clară și concisă a problemelor
importante duce la regăsirea rapidă a informațiilor;
  a patra rubrică Datele extreme va cuprinde data primului document și data ultimului document din
dosar;
 a cincea rubrică Numărul filelor este un alt element pe care il evidențiază inventarul ca mijloc de
control asupra integrutății documentelor cuprinse în unitatea arhivistică.
 a șasea rubrică a inventarului se referă la Observații. În această rubrică pot fi menționate:
- precizarea de „neîncheiat”/„nepredat” și apoi „predat” la momentul în care se face predarea
efectivă (cu mențiunea proces-verbal de predare primire din data de …..);
- precizarea C.S. (Comisia de selecționare), atunci când dosarul respectiv necesită evaluarea
sa în cadrul procesului de selecționare;
- pachetul, cota veche, cota de corespondență (în măsura în care o documentație tehnică
păstrată separat, care să completeze informația).
Completarea rubricilor se va face cât mai clar, fără prescurtări sau formulări evazive. Fiecare dosar se
trece în inventar la un număr current distinct. În cazul unităților arhivistice formate din mai multe volume,
fiecare volum va primi un număr distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani se vor inventaria la
anul de inceput, menționându-se în inventar datele extreme.

4. Selecționarea documentelor
Selecționarea – operațiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a
unităților arhivistice dintr-un fond sau colecți, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul
Arhivistic Național și eliminarea celor lipsite de importanță.
Prin selecționare se urmărește, în primul rând, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică
și păstrarea lor în vederea depunerii la Arhivele Naționale, la termenele stabilite de legislația arhivistică. În
al doilea rând, prin selecționare se urmărește eliminarea din arhivă și introducerea în circuitul economic a
acelor documente care, prin trecerea unui număr de ani, nu mai prezintă importanță pentru unitatea
respectivă, din niciun punct de vedere, eliberând astfel spații de depozitare pentru păstrarea documentelor în
curs de elaborare.
Selecționarea este una din operațiunile de bază ale activității arhivistice, „piatra de încercare a
lucrătorului din arhive”.
În cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente funcționează câte o comisie de
selecționare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unității respective.
Comisia de selecționare este compusă din președinte, secretar și un număr impar de membri, numiți
din rândul specialiștilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Șeful
compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecționare. Anual sau ori de câte ori este
nevoie, la sesizarea secretarului, președintele convoacă comisia de selecționare. Secretarul prezintă comisiei
inventarele dosarelor cu termen de păstrare expirate.
Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziție din inventar cu documentele din
depozit, analizând practic fiecare unitate arhivistică în parte pentru a-i stabili valoarea documentar-istorică
sau practică sau lipsa oricărei valori, caz în care aceste documente vor fi propuse pentru a intra în circuitul
economic.
La stabilirea termenelor de păstrare se ia în calcul anul următor constituirii documentelor,
excluzându-se și anul întocmirii lucrării. Spre exemplu, dacă documentele au fost create în anul 2006 și au
termen de păstrare 10 ani, vor putea fi selecționate în anul 2017.
În aprecierea importanței documentelor, comisia de selecționare are în vedere respectarea termenelor
de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor, acordând o atenție deosebită celor care au,
pe lângă termenul de păstrare, mențiunea „C.S”. Când comisia se slecționare constată greșeli de încadrarea
documentelor la termenele de păstrare sau stabilește ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se
trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul și compartimentul de muncă respectiv.
La încheierea lucrărilor, comisia întocmește procesul-verbal model Anexa nr. 5, care se înaintează spre
aprobare conducerii unității.
Comisia efectuează selecționarea atât a documentelor create din unitatea respective, cât și a celor
create de alte unități și păstrate în depozitul unității.

4.1 Principii privind selecționarea

Selecționarea este activitatea științifică de cea mai mare importanță, întrucât în cadrul ei se apreciază
importanța documentelor sau inutilitatea unora dintre ele și se hotărăște păstrarea sau eliminarea lor
definitivă, angajând astfel cel ma înalt grad, responsabilitatea organizațiilor deținătoarea și creatoare de
arhivă și a Arhivelor Statului ca o instituție investită prin lege să coordoneze această activitate.
Criteriul principal de selecționare a documentelor este, în principiu, valoarea documentului. Un rol
deosebit de important revine Arhivelor Naționale pentru îndrumarea activității de selecționare în raport cu
fondurile puse în lucru, de genul documentelor, de nivelul organizațiilor ca verigă în sistemul instituțional al
epocii în care au fost create documentele și implicit al arhivelor.
Selecționarea documentelor are ca principale obiective:
 stabilirea izvoarelor documentare de importanță științifică, ce trebuie păstrate fără un termen anume;
 eliminarea actelor fără valoare științifică ori practică;
 decongestionarea spațiilor de depozitare;
 reducerea volumului altor operațiuni arhivistice (evidența, cercetarea științifică, microfilmarea etc);
 facilitatea accesului la informația științifică;
Literatura de specialitate consemnează patru principii care stau la baza acestei activități :
1. principiu concepției istorice sau al abordării istorice;
2. principiul complexității;
3. principiul multilateralității sau al abordării multilaterale;
4. principiul istorismului;

Între principiile selecționării ca unul dintre cele mai importante poate fi considerat principiul
concepției istorice, conform căruia în aprecierea valorii documentelor o importanță deosebită o au condițiile
în care și-a desfășurat activitatea, rolul jucat, poziția în care s-a aflat, atribuțiile pe care le-a avut creatorul
fondului ale cărui documente sunt supuse selecționării.
Principiul complexității impune ca valoarea documentului să nu fie apreciată separat, pe fonduri, ci în
funcție de interdependență și legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri.
Principiul multilateralității pretinde ca această apreciere sa se realizeze avându-se în vedere
documentele în ansamblul fondului și nu în cadrul grupelor, seriilor, comopartimentelor etc.
Principiul istorismului are în vedere perspectiva folosirii acestora în viitor, impunând necesitatea de a
se ține seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci și de perspectivă, când, în legătură cu noi
factori, documentele pot căpăta altă însemnătate.

Dintre criteriile de apreciere ale valorii documentelor pe primul plan se situează conținutul
informațional-documenter, valoarea de mărturie a informațiilor cuprinse în document, indiferent dacă
acestea sunt de interes local, național sau internațional.
 Evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile cu ocazia cărora au fost create documente, de
asemenea, se află între criteriile de bază ale selecțiuonării, ridicând la cote valorice deosebite acte care în alte
condiții ar fi fost distruse.
Creatorul fondului sau emitentul documenmtului, instituție sau persoană fizică, imprimă o
autoritate mai mare sau redusă documentului, situându-l la scara valorică pe o treaptă în concordanță cu
importanța rolului pe care creatorul l-a avut în cadrul societății.
Vechimea documentului se înscrie intre principalele criterii valorice, fapt care a determinat limitarea
în timp a selecționării în general, în funcție de evenimentele sau momentele istorice importante.
Valoare apractică de lungă durată și valoarea juridică contribuie în mod substanțial la conturarea
valorii istorice a documentelor.
Regăsirea informațiilor în documente însumative (sinteze) pune sub semnul întrebării valoarea și
deci necesitatea păstrării documentelor însumate.
Distrugerea parțială a unor fragmente de fonduri impune păstrarea și a unor documente cu un conținut
informațional mai redus, în acest caz devenind operant criteriul volumului de documente care s-a păstrat
dintr-un fond sau dintr-o perioadă a existenței și activității creatorului.

În stabilirea valorii istorice a documentelor mai operează, uneori cu o pondere deosebită, și alte
criterii:

 valoarea artictică (ornamente, miniaturi, grafia);

 suportul deosebit (pergament, mătase, papirus, coajă de copac etc);
 semne de validare deosebite;
 starea de conservare;

Documentele create înainte de anul 1920 se pot elimina numai în cazuri excepționale cu aprobarea
Arhivelor naționale.
4.2. Întocmirea lucrării de selecționare
La încheierea activității de selecționare, comisia întocmește lucrarea de selcționare în două
exemplare din care unul se trimite pentru confirmare Arhivelor Naționale respective.
Lucrarea trebuie să cuprindă :
 Adresa cu care se trimite spre verificare și confirmare, cu număr de înregistrare și dată la Arhivele
naționale, în cazul unităților centrale, sau la structurile județene al Arhivelor naționale, în cazul
unităților locale;
 Procesul – verbal de slecționare model Anexa 5 din Lega Arhivelor Naționale nr. 16/1996 aprobat
de conducerea anității. Numerotarea proceselor-verbale se face separate pentru fiecare fond, peste
ani, în funcție de numărul selecționărilor din fondul respectiv, începând cu numărul 1 pentru fiecare
selecționare;
 Inventarul sau inventarele dosarelor propuse de comisia de selecționare spre a fi eliminate;
 Inventarul sau inventarele documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează
selecționarea;

După verificarea lucrării la fața locului, Arhivele Naționale sau structurile județene pot hotărî
păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă potrvit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare
temporare.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale
Arhivelor Naționale, în vederea confirmării lucrării de selecționare.
 5. Actualizarea instrumentelor de evidență și administrarea bazei de date
5.1. Actualizarea instrumentelor de evidență în urma operațiunilor arhivistice și operarea în
baza de date

Inventarul – este un instrument de evidență a unităților arhivistice ointr-un fond care documentele sunt
înregistrate din punct de vedere cantitativ și al conținutului.
Inventarul este un instrument de evidență cu utilitate multiplă :
- Instrument de informare indispensabil de regăsire a doxumentelor, cercetării ;
- Instrument de evidență, în sens administrativ-gestionar, pe baza căruia se face predare-primirea
documentelor de la compartimente la depozitul de arhivă sau depunerea celor cu termen de păstrare
permenent la Arhibvele Naționale, oglindind existența, respectiv eventuale lipsuri de docuemnte ;
- Instrument de evidență indispensabil operațiunii de selecționare a unităților arhivistice cu
termen de păstrare expirat.
Registru de evidență curență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice este un instrument de bază al
arhivei unei unități, în care sunt înregistrate inventarele fondurilor create și deținute și, implicit, numărul
unităților arhivistice dintr-un fond, precum și mișcarea acestora în decursul anilor (predarea permanentelor
la arhivele Naționale, eliminarea prin selecționare, deterioarrea documentelor). Acesta etse un registru al
inventyarelor.
Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice din deposit și se ține pe baza unui regsitru,
potrivit anexei nr. 4 din Legea Arhivelor naționale nr. 16/1996.
În situația în care în depozitul de arhivă se păstrează și alte fonduri arhivistice, în registrul de evidență
curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.
În registrul de evidență curentă, la capitolul „intrări”, se trec, în ordinea preluării, toate inventarele
dosarelor preluate ; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.

Pentru fiecare inventar se notează :

- numărul de ordine al inventarului ;
- data preluării documentelor din inventarul rspecvtiv;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul ;
- datele extreme ale documentelor ;
- numărul unităților arhivistice primite efectiv ;
- numărul unităților arhivistice lăsate la compartiment.

La capitolul „ ieșiri” se trec :

- data ieșirii dosarelor din evidență;
- unde s-au predat;
- denumirea, numărul șu data actului pe baza căruia au fost scoase din evidență ;
- totalul dosarelor ieșite.
Pe baza acestui registru se va știi exact de unde și ce s-a preluat în depozit, ce a ieșit din evidența arhivei,
totalul unităților arhivistice existente în arhivă la o anumită dată.

Registrul de depozit și fișa de control

În registrul de depozit se ține evidenta unităților arhivistice împrumutate, respectiv scoase pentru cercetare
din depozitul de arhivă.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un registru de
depozit, conform anexei nr. 8 (Instrucțiuni..) . În locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft
o fișă de control, conform anexei nr. 9 (Instrucțiuni…) ;
Fișa se va anula la rearhivarea dosarului.
Arhivarul/responsabilul de depozit pune la dispoziție, pe bază de semnătură, și ține evidența documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare ; la restituire verifică integritatea documentului împrumutat ; după
restituire, acestea vor fi integrate la fond.
Pe fișa de control se trec următoarele elemente : Fondul, Compartimenmtul, Nr. De inevntar, Anul, Numele
și prenumele solicitantului și data. Fișsa de control se introduce în locul unității arhivistice în prezenta
persoanei care solicită dosarul.
Ghidul topografic (de depozit)
Pentru regăsirea operativă a documenmtelor din depozite se întocmește pentru fiecare depozit în parte ghidul
topografic, cu următoarea rubricatură :
- în colțul din stânga sus se înscrie numărul depozitului î cadrul clădirii ;
- prima rubrică este cea a numărului curent ;
- în a doua rubrică se înscriu : denumirile dondurilor/compartimentelor din cadrul aceluiași depozit ;
- în a treia rubricăă anii extremi se vor trece anii extremi ai documentelor de pe rafturi ;
- în rubricile a patra și a cincea cantitatea în metri liniari și unități arhivistice se vor înscrie numai datele
privind documentele aflate în depozitul respectiv aparținând fondului/compartimentului prevăzute în rubrica
a doua ;
- în rubricile a șasea și a șaptea se completează cu un număr sau numerele inventarelor documentelor
depuse pe raftul și polițele respective.
Ghidul topografic de raft se completează în același mod ca ghidul topografic de depozit.