CONTABIL

Scoala de
Contabili
GESTIONAREA și
ARHIVAREA
documentelor

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile

• Sunt acte scrise cuprinzând informații

despre OPERAȚIUNILE ECONOMICE care
au loc
• Se întocmesc la locul și momentul
efectuării operațiunilor
• Servesc ca dovadă a înfăptuirii
operațiunilor

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Importanța documentelor contabile

• Sunt sursă de date pentru înregistrările

contabile
• Bază a controlului economic și financiar
• Sunt sursă de informare a conducerii
• Pot fi probă în justiție

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile
TIPIZATE
• Au formatul și conținutul prestabilite,
preimprimate pe formulare, în baza unor
reglementări legale
• Ușor de completat și verificat
• Permit prelucrare automată a datelor
• Obligatorii – cuprinse în nomenclatorul de
formulare tipizate
Ex.: facturi, pontaj, NIR, bonuri de consum, bilanț,
registre, jurnale

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile
NETIPIZATE
• Nu au formatul și conținutul prestabilite,
în baza unor reglementări legale
• Sunt ocazionale și se stabilesc în funcție
de necesitățile unității

Ex.: centralizatoare, procese verbale, tabele

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile – după natura operațiilor

• privind IMOBILIZĂRILE
– Bonuri de mișcare a mijloacelor fixe
– Procese-verbale de predare-primire
– Procese-verbale de scoatere din funcțiune
– Fișa mijlocului fix
• privind MIJLOACELE BĂNEȘTI
– Chitanță
– Dispoziție de încasare/plată
– Ordin de plată

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile – după natura operațiilor

• privind ACTIVELE CIRCULANTE
– Nota de intrare-recepție
– Bon de consum
– Bon de predare-transfer-restituire
• privind VÂNZĂRILE
– Factură
– Aviz / Dispoziție de livrare
• privind SALARIILE
– State de salarii / avans

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Documentele contabile – după mod de gestionare

• cu REGIM SPECIAL
– Facturi
– Chitanțe
– Registre
– Cec
• cu REGLEMENTĂRI de TIPĂRIRE,
GESTIONARE, JUSTIFICARE
– Mărci, timbre
– Certificate medicale
• cu REGIM UZUAL
– fără restricții

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Sortarea documentelor contabile

• În funcție de tip și conținut (pe
feluri de operațiuni)
– De active imobilizate
– De stocuri
– De casă
– De bancă
– De salarii
• În funcție de dată
Excelsior Center – Contabilitate primară
 Gestionarea și arhivarea

Îndosarierea documentelor contabile

• În funcție de problematică:
– Documente justificative: facturi, chitanțe,
NIR, bonuri de consum, de transfer, state
– Documente de plată: OP, CEC
– Documente de evidență contabilă: note
contabile, fișe de cont, balanțe
– Documente de raportare: declarații, bilanț
• În ordine cronologică

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Îndosarierea documentelor contabile

Reguli:
• Documentele de mici
dimensiuni (chitanțe, bonuri)
pot fi capsate pe o pagină A4
• Fiecare filă din dosar se
numerotează în colțul din
dreapta
• Dosarul va avea OPIS

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

• La arhivare, dosarul va avea la
sfârșit o filă semnată și ștampilată
de arhivar, cu mențiunea
”Prezentul dosar conține ... file”
(în cifre și litere)
• Dosarele se numerotează
cronologic

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Depozitarea documentelor contabile

• Păstrarea se face, după caz:
– La domiciliul fiscal
– La punctele de lucru
• În funcție de necesități (pe
domenii):
– mijloace fixe, materiale, obiecte
de inventar
– Încasări/plăți prin casă/bancă

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

(registre și documente justificative)
• Arhivă proprie cu
– Sistem antiefracție
– Sisteme de PSI
• La firme specializate

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

• Dosare numerotate, șnuruite și
parafate
• Cronologic, sistematic
• Registrul de evidență – pentru
dosarele și documentele intrate
în arhivă
• Pe rafturi – de sus în jos, de la
stânga la dreapta

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

• Registrele obligatorii și
documentele justificative –
10 ani
• Statele de salarii – 50 de ani
În cazul utilizării de sisteme
informatice – se păstrează
datele pe suporturi tehnice 10
ani.

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

Excepții termene:
• Facturile pentru bunuri de capital
(care au TVA deductibil) - 25 ani
pentru imobile
• Documentele din OMFP 2634/2015 -
5 ani
• Documentele de proveniență pentru
bunuri cu durată de viață >10 ani –
pe durata de utilizare a bunurilor

Excelsior Center – Contabilitate primară

 Gestionarea și arhivarea

Arhivarea documentelor contabile

• Eliminarea documentelor cu
termen de arhivare expirat – de
către o comisie pe bază de PV

Excelsior Center – Contabilitate primară

 ÎNTOCMIREA/
COMPLETAREA
documentelor primare

Excelsior Center – Contabilitate primară

Întocmirea documentelor contabile

Documentele contabile netipizate –

informații necesare pentru a fi
înregistrate:
• Nr. și data
• Conținutul operației
patrimoniale
• Datele cantitative și valorice
• Menționarea părților
• Semnături

Excelsior Center – Contabilitate primară

Întocmirea documentelor contabile

Completarea documentelor primare:

• Manual (cu cerneală / pix)
• Cu mijloace tehnice (mașină de
scris/imprimantă)

NU SE ADMIT
ȘTERSĂTURI sau SPAȚII LBERE

Excelsior Center – Contabilitate primară

Întocmirea documentelor contabile

Elemente comune
• Denumirea, nr. și data
documentului
• Datele unității economice
• Persoana juridică terță /
salariații care participă
• Semnăturile persoanelor care
răspund de efectuarea
operației

Excelsior Center – Contabilitate primară

Întocmirea documentelor contabile

Elemente specifice
• Conținutul operației economice
• Datele cantitative
• Prețurile unitare și valorile
• Alte elemente (coduri, termene)
• Baza legală pentru efectuarea
operației (dacă este cazul)

Excelsior Center – Contabilitate primară

Întocmirea documentelor contabile

Pentru documentele privind

OPERAȚIUNI BĂNEȘTI (în
numerar / prin bancă) NU SE
ADMIT CORECTĂRI.
Documentele greșite trebuie
ANULATE și întocmite altele
corect.

Excelsior Center – Contabilitate primară