Ediia I

Revizia 0

CONSILIUL JUDEEAN BRILA

Compartiment Audit Public Intern

APROB

p.ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

Vicepreedinte
Ovidiu NECHITA

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN -

Auditarea bugetului de venituri i cheltuieli, a sistemului de achiziii
publice i evaluarea stadiului implementrii sistemului de control
intern/managerial la
COALA POPULAR DE ARTE I MESERII VESPASIAN LUNGU
BRILA

August 2014
 I. INTRODUCERE

Echipa de auditori a fost format din :

Dna Mariana BUTUC, auditor principal;
Dna Daniela TOMA, auditor principal.
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurat de Dna.Angelica
VLCEA, auditor superior n cadrul Compartimentului de Audit Intern.
. Ordinul de efectuare a misiunii de audit intern: misiunea de audit a fost
cuprins n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Notificrii nr.
7925/27.06.2014.

1. Tipul de audit i baza legal a misiunii

Auditul efectuat a fost un audit de regularitate care reprezint o examinare a

aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului
public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i
metodologice, conform normelor legale.
Cadrul legal al desfurrii misiunii de audit :
- Legea nr. 672 din 19.12. 2002 privind auditul public intern (republicat) ;
- H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern;
- Ordinul 946 din 04.07.2005 (republicat) pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la
entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
-Normele proprii privind exercitarea activitii de audit public intern n cadrul
Consiliului Judeean Brila;
- Planul de audit public intern pe anul 2014 ;
- Ordinul de serviciu nr. 5/2014.

Durata misiunii de audit: 09.07.2014 08.08.2014

Perioada auditat:01.01.2012-31.12.2013
Scopul misiunii de audit public intern de regularitate l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de
execuie, cu privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare,

2
aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
i ndeplinirea n mod eficient i eficace a acestora, a achiziiilor publice de bunuri i
servicii, precum i a stadiului implementrii sistemului de control intern/managerial.

2. Obiectivele misiunii de audit

Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri

pertinente n vederea creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n
procesul de fundamentare, acordare i utilizare a fondurilor destinate finanrii
cheltuielilor cu bunurile i serviciile, achiziiile de bunuri i servicii i stadiul
implementrii sistemului de control managerial.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective
specifice:
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile;
Utilizarea fondurilor repartizate n condiiile unei bune gestiuni
financiare;
Nevoia de bunuri i servicii mod de identificare, fundamentare i
achiziionare n raport cu activitile derulate n cadrul entitii;
Selactarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii;
Stadiul implementrii sistemuluio de control managerial.

Tipul de audit: Echipa de auditori a efectuat o misiune de audit public intern de

regularitate, care urmrete examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe
seama fondurilor publice, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor
procedurale i metodologice care le sunt aplicate.

Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit :

Misiunea de audit public intern de regularitate s-a desfurat n conformitate
cu prevederile Ghidului general privind metodologia specific de derulare a misiunilor
de audit public intern de regularitate i Normele proprii de audit intern ale
Compartimentului de Audit Public Intern, vizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul Consiliului Judeean Brila.

3
 Tehnicile i instrumentele utilizate specifice activitii de audit intern au fost
aplicate pentru mai puin de 100% din elementele specifice unei tranzacii, activiti
s.a., echipa de audit utiliznd tehnici de eantionare n scopul selectrii probelor
analizate.

II.METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN DE REGULARITATE

Tehnici de audit intern utilizate:

Verificarea - se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i
acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a
concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern;
Observarea fizic const n urmrirea unui proces sau a unei
proceduri, prin care auditorul i formeaz o imagine de ansamblu
asupra structurii auditate;
Analiza - const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n
elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate
distinct;
Eantionarea - presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai
puin de 100% din elementele populaiei, cu condiia ca toate
elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul
de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe
constatrile obinute din eantion.

Instrumentele de audit intern utilizate:

Chestionarul de luare la cunotin- CLC:pentru obinerea unor
informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare
intern , funcionarea entitii/structurii auditate.

Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile

desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia

4
aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2012 - 31.12.2013, care a cuprins
urmtoarele:
Legi i regulamente aplicabile la nivelul entitii;
Organigrama entitii;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2012-2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Bugetul de
venituri i cheltuieli pentru anii 2012 i 2013;
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole i alineate pe anul 2012 (execuia final);
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole i alineate pe anul 2012 (execuia final);
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2012;
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2013;
Situaia privind contractele de achiziie atribuite n perioada 01.01.2012
31.12.2013;
Documentaia pentru achiziiile de bunuri i servicii n perioada 2012-
2013;
Decizii ale managerului entitii;
Documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate
a cheltuielilor;
Evidene analitice i sintetice etc .
Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar
preventiv propriu;
Achiziiile efectuate prin SEAP;
Angajamentele bugetare, legale (globale i individuale);
Foi de vrsmnt, ordine de plat, ordonanri de plat;
Decizia conducerii instituiei publice privind constituirea Comisiei de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii
i/sau dezvoltrii sistemului de control intern/managerial;

5
 Registrul de procese-verbale ale Comisiei de monitorizare ;
Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial ;
Strategia dezvoltrii, Planul strategic ;
Lista obiectivelor generale i specifice ale entitii ;
Decizia conducerii instituiei privind constituirea Echipei de Gestionare
a Riscurilor (EGR);
Decizia conducerii instituiei privind desemnarea unui consilier de etic ;
Codul de conduit al personalului instituiei ;
Programul anual de pregtire profesional ;
Nomenclatorul arhivistic al instituiei ;
Fiele de evaluare a performanelor profesionale individuale ale
salariailor.

Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:

Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Chestionar de control intern;
Stabilirea punctajului total al riscurilor i identificarea riscurilor;
Chestionar List de verificare;
Lista ntrebrilor auditului;
Situaia privind evaluarea obiectivelor specifice;
Situaia privind evaluarea surselor de date;
Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
Programul misiunii de audit public intern;
Foi de lucru;
Teste;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minuta edinei de deschidere;
Minuta edinei de nchidere.

6
 III. Constatri i recomandri

1. Constatri efectuate

1.1 Auditarea bugetului de venituri i cheltuieli

Prin Planul strategic multianual elaborat pentru anii 2011-2013, respectiv

2012-2014, entitatea auditat i-a stabilit ca obiectiv strategic mbuntirea
capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i de a utiliza fondurile pentru
finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii auditate, au fost stabilite, pentru
procesul bugetar, dou obiective generale :
Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de
planificare n conformitate cu principiile i regulile bugetare ;
Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea
instrumentelor de planificare i monitorizare a cheltuielilor n
conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite, au fost stabilite obiective
specifice pentru toate structurile funcionale ale entitii.Obiectivele specifice conduc
la atingerea obiectivului general stabilit.
Echipa de auditori a analizat obiectivele i a constatat faptul c acestea au
fost corect stabilite i rspund cerinelor SMART.
Pe baza testrilor efectuate, auditorii interni au analizat structura cheltuielilor
cu bunurile i serviciile, modul n care entitatea s-a ncadrat n sumele planificate i
au constatat urmtoarele :
Raportat la totalul cheltuielilor finanate de la titlul Bunuri i servicii,
cea mai mare pondere a revenit cheltuielilor efectuate de la art.20.30.30

7
 Alte cheltuieli.n anul 2012, aceste cheltuieli au reprezentat 38,7% din
totalul cheltuielilor cu Bunuri i servicii, pentru ca n anul 2013 ponderea
acestora s scad la 36,66%.La acest articol au fost nregistrate
cheltuielile necesare pentru desfurarea aciunilor culturale prevzute
n Programul anual al manifestrilor cultural-artistice, aprobat de
preedintele Consiliului Judeean Brila.Principalele manifestri
cultural-artistice anuale, organizate de entitatea auditat
sunt :Concursul Naional de Pictur i Grafic Vespasian Lungu,
Concursul Regional de Pian Virtuozii i Concursul Naional de Muzic
Uoar pentru Copii Armoniile Dunrii .
Cheltuielile efectuate de la art. 30.01.30 Alte bunuri i servicii pentru
ntreinere au avut o scdere a ponderii n totalul cheltuielilor finanate
de la titlul II Bunuri i servicii de la 23,79% n anul 2012 la 22,81% n
2013. De la acest articol au fost finanate cheltuielie cu serviciile de
paz, asisten tehnic, program contabilitate, ntreinere calculatoare,
echipamente periferice, ntreinere site web, abonament lunar program
legislativ Lex Expert ;
Cheltuielile de la art. 20.13 Pregtire profesional au nregistrat o
scdere, de la 2.086 lei n anul 2012 la 806 lei n anul 2013.Trendul
descendent s-a datorat preocuprii managementului entitii de a
asigura pregtirea salariailor pe domenii prioritare dar cu respectarea
principiului eficienei i eficacitii fondurilor alocate.
Art. 20.06.01 Deplasri interne, detari, transferri cuprinde
cheltuielile cu deplasarea personalului propriu la seciile externe
nfiinate n jude : Gemenele, Viziru, Roiori, Tufeti, Romanu, Furei.n
anul 2013 sumele alocate s-au ridicat la valoarea de 18.668 lei, n
cretere cu peste 12% fa de anul 2012.
Documentele care susin fiecare cheltuial efectuat de instituie n perioada
auditat sunt : factura fiscal, Nota de recepie i constatare de diferene semnat de
membrii comisiei de recepie, referat de necesitate aprobat de conducerea instituiei,
Propunerea de angajare a unei cheltuieli, Angajamentul global i Ordonanarea de
plat. Documentele sunt vizate pentru Bun de plat de managerul instituiei. Viza

8
de control financiar preventiv a fost aplicat pe toate documentele i nu au existat
cazuri de refuz de viz n perioada auditat.
Prin decizia managerului instituiei activitatea de exercitare a controlului
financiar preventiv s-a realizat de contabilul ef al instituiei, care a ndeplinit toate
cerinele stipulate de prevederile legale.
Din auditarea efectuat asupra modului de operare n contabilitate a
documentelor justificative s-a constatat c acestea au fost nregistrate n contabilitate
n mod sistematic i cronologic.
De asemenea, s-a constatat c toate cheltuielile:
- sunt rezonabile, justificate i conforme cu principiul unei gestiuni financiare
riguroase, n special din punct de vedere al economiei i eficienei;
- au legtur cu obiectul de activitate al instituiei auditate i cu obiectivele
propuse pentru perioada auditat;
- respect cerinele legislaiei n vigoare.
Veniturile propuse n bugetul colii Populare de Arte i Meserii Vespasian
Lungu Brila s-au constituit din:
- venituri proprii: Sursa principal a veniturilor proprii o constituie taxele
colare, la care se adaug, ntr-o pondere mai mic, veniturile din taxele
de nscriere, eliberare diplome i taxele de nscriere/participare la
concursurile organizate n cadrul colii.Astfel, dac la nivelul anului 2012,
veniturile proprii au reprezentat 25,37% din bugetul total, la nivelul anului
2013 aceast pondere s-a diminuat la 23,72%.n anul 2012 entitatea a
realizat 99,66% din veniturile propuse, pentru ca n 2013 acest procent s
nregistreze o uoar cretere, ajungnd la 99,77%.Cheltuielile de
personal, a cror o pondere n totalul cheltuielilor entitii este de peste
50%, au fost acoperite din veniturile proprii ntr-un procent mai mare de
30%.
- finanare de la bugetul local;
- donaii i sponsorizri.
Fundamentarea veniturilor se bazeaz pe constatarea i evaluarea serviciilor
prestate i a veniturilor obinute n anii anteriori.
Cadrul de raportare a veniturilor i cheltuielilor bugetare s-a realizat avnd la
baz Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat, O.M.F.P. nr. 1917/2005 pentru
aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii

9
instituiilor publice, Ordinul nr.1.792/2002 privind aprobarea normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice
precum i evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale i a Normelor
metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare ale instituiilor
publice la 31.12.2012, respectiv la 31.12.2013.
Situaiile financiare de raportare trimestrial i anual au fost transmise
Consiliului Judeean n vederea cuprinderii acestora n situaiile financiare
centralizate de raportare trimestrial i anual.Situatiile financiare centralizate,
ntocmite trimestrial i anual au fost naintate de entitatea auditat, compartimentului
de specialitate din cadrul Direciei de Finane Publice Brila, n vederea includerii
rezultatului execuiei bugetare pe anul 2013 n execuia bugetului general consolidat
pe anul 2013.
n concluzie, bugetele de venituri i cheltuieli ntocmite i aprobate la nivelul
entitii au avut la baz concordana dintre activitile necesare pentru atingerea
obiectivelor i resursele maxim de alocat, astfel nct riscul de a nu realiza
obiectivele s fie minim.Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile a reprezentat
un instrument util pentru management, asigurnd o bun gestionare a fondurilor
utilizate pentru finanarea cheltuielilor.

2.2 Auditarea sistemului de achiziii publice

La nivelul colii Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila

activitatea de achiziii publice se realizeaz n cadrul Serviciului Financiar-Contabil i
Administrativ, serviciu ce are n componena sa urmtoarele structuri :Compartiment
Financiar Contabil i Achiziii, Compartiment Administrativ i Compartiment Proiecte
Programe culturale.
n auditarea sistemului de achiziii publice din cadrul colii Populare de Arte i
Meserii Vespasian Lungu Brila, echipa de audit a urmrit :
Modul n care se realizeaz planificarea achiziiilor publice Elaborarea
Programului Anual al Achiziiilor Publice (P.A.A.P.) se realizeaz pe
baza Notelor de fundamentare ntocmite de efii structurilor
organizatorice existente i aprobate de managerul instituiei. n

10
 elaborarea P.A.A.P. se are n vedere respectarea principiului unei bune
gestiuni financiare (respectarea principiilor de economicitate, eficien
i eficacitate) i includerea n acesta doar a acelor bunuri, lucrri i
servicii sau obiective de investiii care au legtur cu obiectul de
activitate. Structura P.A.A.P. respect prevederile legale n vigoare.
Modul n care se realizeaz achiziiile directe de bunuri i servicii - Din
verificrile efectuate, echipa de audit a constatat c instituia a efectuat
achiziii directe de bunuri i servicii de la furnizorii locali, selectai pe
baza ofertelor de pre. n perioada auditat, instituia a ncheiat un
numr de 85 contracte de achiziii publice de bunuri i servicii : 37 n
anul 2012 i 48 n anul 2013. Contractele ncheiate au vizat :
- servicii paz i protecie;
- servicii medicina muncii;
- servicii jurizare concursuri organizate Virtuozii, Armoniile
Dunrii, pictur i grafic Vespasian Lungu;
- sevicii aristice recitaluri CRBL, Anda Adam, Pepe, trupa
Heaven, Crush&Alexandra Ungureanu;
- lucrri reparaii.
Pentru o mai mare acuratee, membrii echipei de audit au verificat, prin sondaj
ncadrarea n plafonul valoric anual impus de prevederile legale pentru efectuarea de
achiziii prin procedura de achiziie direct, respectiv 15.000 euro.Nu au fost cazuri
de depire a acestui plafon.
Achiziiile efectuate n perioada auditat au fost cele nscrise n Programul
anual al achiziiilor publice, s-au ncadrat n sumele aprobate prin bugetul de venituri
i cheltuieli aprobat, au respectat restriciile bugetare prevzute de legislaia n
vigoare i au fost evideniate n contabilitatea instituiei n ordine cronologic.
Potrivit prevederilor art. 66^1 din H.G. nr. 167/03.03.2010 pentru modificarea
Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie
public prin mijloace electronice din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor
de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor
de concesiune de servicii, aprobate prin H.G. nr. 1.660/2006 ncepnd cu anul
2010, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloace electronice pentru
aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe,
reprezentnd 40% din valoarea total a achiziiilor publice finalizate de aceasta n

11
cursul anului respectiv, care se pot efectua prin utilizarea mijloacelor electronice. La
art. 66^4 se precizeaz :nerespectarea obligaiei prevzute la art. 66^1, constituie
contravenie i se sancioneaz cu amend de la 10.000 lei la 35.000 lei.
n perioada auditat instituia a utilizat mijloacele electronice pentru efectuarea
de achiziii publice directe cu respectarea acestui plafon 59,19% (2012) i 70,50%
(2013).
Echipa de audit a constatat faptul c la nivelul entitii au fost elaborate,
aprobate, difuzate i aplicate un numr de 4 proceduri specifice activitii de achiziii
publice:
PO.CT.33 privind elaborarea Planului Anual al Achiziiilor Publice;
PO.CT.34 privind contractarea comenzii achiziii publice;
PO.CT.35 privind achiziiile publice realizate prin cumprare direct;
PO.CT.36 privind atribuirea contractelor de achiziie prin cerere de
ofert.
Avnd n vedere documentele analizate, echipa de auditori consider c
utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor generate de contractele ncheiate
n perioada 01.01.2012 31.12.2013 s-a realizat n condiii de economicitate i cu
respectarea prevederilor legale n vigoare.

2.3 Evaluarea stadiului implementrii sistemului de

control intern/managerial

Conform prevederilor art. 2 alin. 1 din Ordinul nr. 946/ 04.07.2005 (republicat)
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de
control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de
control intern/managerialconductorul fiecrei entiti publice dispune, innd cont
de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare, precum i de
standardele prevzute n anexa nr. 1, msurile necesare pentru elaborarea i/sau
dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor
formalizate pe activiti.

12
 Articolul 3 alin. 1, din acelai act normativ, prevede necesitatea constituirii,
prin act de decizie intern a conductorului entitii publice, a unei structuri cu
atribuii n acest sens.
Prin Decizia managerului entitii nr. 71 din 10.12.2013 privind organizarea,
implementarea i meninerea unui sistem de control intern/managerial, a fost
actualizat componena Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic a dezvoltrii sistemelor de control intern/managerial. n Nota la Anexa
nr. 1 din decizie sunt nominalizai membrii acesteia. Comisia de monitorizare este
format din 6 membri:contabilul ef preedintele comisiei, secretarul ef
secretarul comisiei,economistul entitii,administratorul i un profesor.De asemenea,
managerul a aprobat Regulamentul de organizare i funcionare al Comisiei de
monitorizare.
Comisia de monitorizare s-a ntrunit de mai multe ori de la data constituirii sale
pentru a analiza i a stabili metodele de implementare a celor 25 de standarde de
control intern/managerial. Deciziile adoptate la ntlnirile de lucru ale acesteia au fost
formalizate n procese-verbale sau n alte documente.

Analiza elaborrii i dezvoltrii Programului de dezvoltare a

sistemului de control intern/managerial la data de 31.12.2012

Ordinul nr. 946 din 04.07.2005 (republicat) pentru aprobarea Codului

controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial prevede, la art. 2 alin. 2 i 3, urmtoarele:
(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte
componente ale msurilor respective se cuprind n programul de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial, elaborat i actualizat la nivelul fiecrei entiti
publice.
(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de perfecionare
profesional, att pentru persoanele cu funcii de conducere, ct i pentru cele de
execuie, prin cursuri organizate de coala de Finane Publice i Vam, Agenia
Naional a Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.

13
 La nivelul colii Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila, Comisia
de monitorizare a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial la nivelul entitii, aprobat de manager prin Decizia
nr.73/23.12.2013. Scopul acestuia este implementarea i dezvoltarea standardelor
de control intern/managerial n cadrul entitii i elaborarea procedurilor formalizate
pe activiti, n accord cu specificul entitii.
Obiectivele generale ale Programului de dezvoltare au n vedere realizarea
atribuiilor entitii n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien,
protejarea fondurilor entitii mpotriva pierderilor datorate erorii,abuzului sau fraudei,
respectarea prevederilor legale, a regulamentelor i deciziilor conducerii, precum i
dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare,stocare, prelucrare,actualizare
i difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor
sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice.
Programul SCM cuprinde toate standardele, stabilind principalele direcii de
aciune, aciunile ce trebuie ntreprinse pentru realizarea i implementarea acestora,
stabilind responsabilii i termenele de realizare.Aciunile de perfecionare
profesional a personalului din cadrul fiecrui serviciu, birou i compartiment sunt
evideniate n mod distinct.
Echipa de audit apreciaz implicarea factorilor decizionali n implementarea
prevederilor Programului SCM, program ce creaz premisele dezvoltrii unui sistem
de control intern/managerial performant.

Implementarea standardelor de control intern/managerial

Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de

management, pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial
uniform i coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referin, n
raport cu care se evalueaz sistemele de control intern/managerial, se identific
zonele i direciile de schimbare.

Standardul 1 ETICA , INTEGRITATEA

14
 Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii de ctre angajai a
reglementrilor care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea
fraudelor i neregulilor.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele aspecte:
Prin Decizia managerului nr.74/07.09.2012 privind implementarea
Codului de etic profesional al colii Populare de Arte i Meserii
Vespasian Lungu Brila a fost constituit Comisia pentru
implementarea Codului de etic profesional format dintr-un profesor,
secretarul i administrator;
Codul cuprinde ca anexe Formularul privind depunerea unei
sesizri/reclamaii i Registrul special de nregistrare sesizri/reclamaii;
Nu au fost cazuri de nerespectare a prevederilor Legii educaiei
naionale nr. 1/05.01.2008 i ale Legii nr. 477/08.11.2004 privind Codul
de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile
publice.

Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI

Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:

documentul privind misiunea entitii publice;
regulamentele interne;
fia postului (funciei).
Art. 40 (1) din Legea nr. 53/24.01.2003 (republicat) (actualizat) precizeaz
faptul c angajatorul are urmtoarele drepturi:
b) s stabileasc atribuiile corespunztoare fiecrui salariat, n condiiile
legii;
c) s dea dispoziii cu caracter obligatoriu pentru salariat, sub rezerva
legalitii lor;
d) s exercite controlul asupra modului de ndeplinire a sarcinilor de serviciu.

15
 Potrivit aceluiai act normativ salariatului i revine obligaia de a realiza
norma de munc sau, dup caz, de a ndeplini atribuiile ce i revin conform fiei
postului (art. 39 (2) lit.a)).
Unul dintre principiile care guverneaz conduita profesional a personalului
contractual este, potrivit prevederilor art. 3 lit.c) din Legea nr. 477/08.11.2004 privind
Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile publice,
profesionalismul principiu conform cruia personalul contractual are obligaia de a
ndeplini atribuiile de serviciu cu responsabilitate, competen, corectitudine i
contiinciozitate.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Stabilirea atribuiilor s-a realizat prin fia postului;
n ceea ce privete aducerea la cunotina angajailor a Regulamentului
de Organizare i Funcionare, a Regulamentului Intern, a fiei postului
i a altor reglementri care vizeaz activitatea instituiei auditate
aceasta s-a produs prin semnarea de ctre angajat a acestora;
Fiele de post au fost actualizate n funcie de modificarea R.O.F.-ului,
modificrile legislative sau ali factori determinani.

Standardul 3 COMPETEN, PERFORMAN

Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora

le ncredineaz sarcini potrivit competenelor i asigur condiii pentru dezvoltarea
capacitii profesionale a salariatului.
Legea nr. 53/24.01.2003 (republicat) (actualizat) Codul muncii stabilete
urmtoarele:
Art. 40 (1) lit. f) [.] angajatorul are dreptul s stabileasc obiectivele de
performan individual, precum i criteriile de evaluare a realizrii acestora.
Art. 192 (1) Formarea profesional a salariailor are urmtoarele obiective
principale:
a) adaptarea salariatului la cerinele postului sau ale locului de munc;
b) obinerea unei calificri profesionale;

16
 c) actualizarea cunotinelor i deprinderilor specifice postului i locului de munc
i perfecionarea pregtirii profesionale pentru ocupaia de baz;
d) reconversia profesional determinat de restructurri socioeconomice;
e) dobndirea unor cunotine avansate, a unor metode i procedee moderne,
necesare pentru realizarea activitilor profesionale;
f) prevenirea riscului omajului;
g) promovarea n munc i dezvoltarea carierei profesionale.
(2) Formarea profesional i evaluarea cunotinelor se fac pe baza standardelor
ocupaionale.
Art. 193 Formarea profesional a salariailor se poate realiza prin urmtoarele
forme:
a) participarea la cursuri organizate de ctre angajator sau de ctre furnizorii de
servicii de formare profesional din ar ori din strintate;
b) stagii de adaptare profesional la cerinele postului i ale locului de munc;
c) stagii de practic i specializare n ar i n strintate;
d) ucenicie organizat la locul de munc;
e) formare individualizat;
f) alte forme de pregtire convenite ntre angajator i salariat.
Art. 194 (1) Angajatorii au obligaia de a asigura participarea la programe de
formare profesional pentru toi salariaii, dup cum urmeaz:
a) cel puin o dat la 2 ani, dac au cel puin 21 de salariai;
b) cel puin o dat la 3 ani, dac au sub 21 de salariai.
(2) Cheltuielile cu participarea la programele de formare profesional, asigurat n
condiiile alin. (1), se suport de ctre angajatori.
Art. 195 (1) Angajatorul persoan juridic care are mai mult de 20 de salariai
elaboreaz anual i aplic planuri de formare profesional, cu consultarea
sindicatului sau, dup caz, a reprezentanilor salariailor.
Evaluarea performanelor profesionale individuale ale salariailor s-a
efectuat n conformitate cu prevederile legale, fiind stabilii i cuantificai
indicatorii de performan;
La nivelul entitii a fost elaborat i aprobat Planul anual de formare
profesional a personalului propriu.n funcie de fondurile repartizate la
articolul bugetar 20.13 Pregtire profesional, n anul 2012 un numr
de 2 salariai au participat la cursuri de pregtire profesional avnd ca

17
 tem evaluarea performanelor salariailor i contabilitatea i
salarizarea n instituiile publice, iar n anul 2013 un singur salariat a
participat la cursul Contabilitatea instituiilor publice - Proceduri
contabile, CFP.

Standardul 4 FUNCII SENSIBILE

Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o

politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
La nivelul instituiei auditate au fost identificate un numr de 5 funcii
sensibile, respectiv manager, contabil ef, contabil, secretar i
profesorul din Comisiile de specialitate.
Avnd n vedere numrul redus de personal din cadrul entitii, s-a
optat pentru adoptarea unor msuri de prevenire i gestionare a
riscurilor pe care le implic existena acestor funcii sensibile i nu
pentru rotaia personalului din funciile identificate ca fiind sensibile.

Standardul 5 DELEGAREA

Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe

care le deleag.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate au fost reinute urmtoarele:
La nivelul instituiei auditate exist Procedura privind delegarea COD
PG.06 prin care a fost stabilit modalitatea de efectuare a delegrii de
competene;
Sarcinile salariailor au fost grupate n delegabile, potenial delegabile i
nedelegabile;
Salariatul cruia i s-a delegat competena a confirmat asumarea
responsabilitii prin semntur;
Nu au fost cazuri de subdelegare a competenelor i responsabilitilor
sau factori generatori de eventuale situaii;

18
 Echipa de audit a procedat la verificarea unui eantion format din 30%
din populaia total asupra cererilor de concediu de odihn.De
asemenea, n urma discuiilor libere purtate cu persoana care
ndeplinete funcia de secretar s-a constatat faptul c procedura este
cunoscut i aplicat.

Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC

Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele,

responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component
structural i informeaz n scris salariaii.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Organigrama i atribuiile structurilor organizatorice existente la nivelul
entitii, aprobate prin Hotrrea Consiliului Judeean Brila
nr.39/29.03.2012, respectiv H.C.J. nr.112 din 21.07.2013, asigur
funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare
supravegherii i realizrii activitii proprii. Procedurile operaionale i
de sistem, elaborate i aprobate pn la momentul efecturii auditului,
au stabilit circuitele i fluxurile informaionale;
Limitele pn la care un angajat poate lua o decizie n vederea
realizrii obiectivelor structurii auditate au fost precizate n fia postului;
Obligaia personalului de execuie de a informa asupra ndeplinirii
sarcinilor se realizeaz prin naintarea spre conducere n vederea
semnrii, a documentelor ntocmite i prin raportrile lunare, trimestriale
i anuale.

Standardul 7 - OBIECTIVE

Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de

scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor,

19
conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele
definite tuturor salariailor i terilor interesai.
Obiectivele specifice activitii structurilor din organigrama colii Populare de
Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila deriv din obiectivele generale ale instituiei
i rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.
Sunt stabilite activitile individuale care s conduc la atingerea obiectivelor
fiecrei structuri organizatorice ale instituiei.

Standardul 8 - PLANIFICAREA

Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan

activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de
alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele aspecte:
Anual, entitatea auditat elaboreaz un Program de activitate n
concordan cu obligaiile asumate de manager prin Contractul de
management nr. 1995/24.02.2012, respectiv Actul adiional nr.
1/2013.Managerul entitii a fost desemnat prin H.C.J. nr.
10/27.01.2012, ca urmare a rezultatului final al concursului de proiecte
de management, respectiv H.C.J. nr. 64/29.03.2013;
Programul cadru al manifestrilor cultural-artistice ce se vor organiza
n judeul Brila, aprobat prin H.C.J. nr. 171/21.12.2011, respectiv
H.C.J. nr. 158/20.12.2012 cuprinde activitile stabilite de entitate prin
Programul anual;
Activitile programate sunt n concordan cu prevederile bugetului
aprobat;
Planificarea activitilor a vizat cel mai bun mod de alocare a resurselor,
astfel nct riscul de nerealizare a obiectivelor stabilite s fie minim;
Nu au existat situaii care s impun schimbarea obiectivelor, resurselor
sau a elementelor.

Standardul 9 COORDONAREA

20
 Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale
ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei
acestora.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut:
Conducerea a asigurat luarea deciziilor i coordonarea aciunilor la
nivelul instituiei;
n cadrul structurilor organizatorice ale instituiei auditate s-au realizat
consultri prealabile n vederea coordonrii activitilor. Pentru
realizarea activitilor au fost stabilite, dup realizarea consultrilor
prealabile, aciuni i termene de realizare care s conduc la
ndeplinirea activitilor conform planificrii.

Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR

Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea

performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la
economicitate, eficien i eficacitate.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut:
Transmiterea raportrilor privind desfurarea activitii n cadrul
instituiei auditate se realizeaz sistematic;
Conducerea instituiei analizeaz sistematic rezultatele activitilor
desfurate n scopul constatrii eventualelor abateri de la obiective;
Evaluarea performanelor profesionale individuale ale personalului
contractual se realizeaz conform procedurilor aprobate de managerul
entitii: PO.CA 02 privind evaluarea performanelor individuale ale
personalului didactic i PO.CA.03 privind evaluarea performanelor
individuale ale personalului didactic auxiliar i administrativ.

Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI

21
 Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate
de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia
limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri i numete salariaii responsabili n
aplicarea planurilor respective.
Prin Decizia managerului nr. 75/23.12.2013 a fost numit responsabilul cu
Registrul de riscuri n coala Popular de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila,
responsabil ce are ca atribuii stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor, stabilirea
ponderii fiecrui criteriu al riscului, stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu
utilizat, stabilirea punctajului total al criteriului utilizat, clasarea riscurilor pe baza
punctajelor obinute completarea i actualizarea Registrului de riscuri.
La nivelul entitii auditate, a fost elaborat, aprobat i distribuit Pocedura
PG.07 privind managementul riscurilor.
Au fost identificate riscurile specifice fiecrei structuri organizatorice,
aciunile/msurile de contracarare a acestora i persoanele responsabile cu
gestionarea lor. Toate se regsesc n Registrul Riscurilor elaborat la nivelul instituiei.
Pn la momentul efecturii misiunii de audit nu s-au nregistrat situaii de apariie a
riscurilor identificate.

Standardul 12 - INFORMAREA

Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea,

frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin
primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile.
La nivelul colii Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila a fost
elaborat Procedura de sistem PS.03 Informarea i astfel, au fost stabilite
(formalizate) tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i
destinatarii acestora, asfel nct conducerea i angajaii structurilor organizatorice din
instituie, prin primirea i transmiterea informaiilor s-i poat ndeplini sarcinile.
Informaiile pe care instituia auditat le are la dispoziie i care vizeaz factori
determinani ai realizrii obiectivelor sunt corecte, credibile, clare, complete,
oportune, utile, uor de neles i receptat.
Gestionarea documentelor din cadrul instituiei se realizeaz prin intermediul
registrelor de coresponden.

22
 Standardul 13 - COMUNICAREA

Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern

i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel
nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Au fost stabilite canale adecvate de comunicare pentru primirea i
transmiterea informaiilor, care s asigure o difuzare rapid, fluent i
precis a informiilor:e-mail, fax, telefon, intranet, comunicare direct
(edine, grupuri de lucru);
Au fost stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii
transmit personalului din cadrul structurilor organizatorice ale entitii
informaii cu privire la proiectele de decizii sau iniiative adoptate la
nivelul altor servicii/compartimente, care le-ar putea influena
ndeplinirea sarcinilor i responsabilitilor.

Standardul 14 CORESPONDENA I ARHIVAREA

Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i

arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului,
angajailor i terilor interesai cu abilitate n domeniu.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
La nivelul instituiei auditate este desemnat un responsabil cu
arhivarea, atribuie regsit i n fia de post.Responsabilul cu
activitatea de arhiv a fost desemnat prin Dispoziia nr. 53/03.12.2009;
Instituia are elaborat un Nomenclator arhivistic, aprobat de Arhivele
Naionale, ce conine denumirea unitilor arhivistice i termenele de
pstrare a acestora;
Sistemul instituit de primire/expediere, nregistrarea i arhivarea
corespondenei este accesibil managerului, angajailor i terilor
interesai n domeniu

23
 Standardul 15 IPOTEZE, REEVALURI

Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin

consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune
reevaluarea obiectivelor.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Obiectivele specifice ale instituiei sunt fundamentate potrivit
prevederilor legale n vigoare, specifice domeniului su de activitate;
Formularea de ipoteze/premise se efectueaz cu ocazia edinelor
periodice de lucru ale managerului mpreun cu ceilali factori de
decizie din instituie;
n funcie de modificrile specifice ale legislaiei n domeniu,
obiectivele sunt actualizate.
Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR

Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu

atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza
unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s
atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se
conformeaz unor astfel de proceduri.
Managerul entitii auditate a aprobat Procedura P.G. 08 privind Semnalarea
neregularitilor , procedur ce a fost distribuit efilor structurilor organizatorice
pentru informarea salariailor din subordine.
Pn la momentul finalizrii misiunii de audit nu au fost semnalate
neregulariti.

Standardul 17 PROCEDURI

Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile

economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor
salariailor implicai.

24
Constatri:
Au fost identificate activitile procedurabile din cadrul fiecrei structuri
organizatorice din cadrul instituiei;
Dintr-un total de 82 de activiti identificate ca fiind procedurabile au
fost elaborate i sunt funcionale un numr de 82 de proceduri: 8
proceduri generale (PG.01 de elaborare a procedurilor i
instruciunilor de lucru, PG.02 privind controlul documentelor, PG.03
privind controlul nregistrrilor, PG.04 privind comunicarea intern i
extern, PG.05 privind managementul funciilor sensibile, PG.06
privind delegarea atribuiilor, PG.07 privind managementul riscurilor i
PG.08 privind semnalarea neregularitilor), 6 proceduri de
sistem(PS.01 privind implementarea standardelor de control
intern/managerial Mediul de control, PS.02 - privind implementarea
standardelor de control intern/managerial Performane i
managementul riscului, PS.03 Informarea i comunicarea, PS.04
Activiti de control, PS.05 Auditarea i evaluarea i PS.06 privind
evaluarea implementrii standardelor de control intern/managerial) i
68 proceduri operaionale (3 specifice activitii Consiliului Administrativ,
3 specifice activtii didactice, 7 pentru activitatea de secretariat, 50
pentru contabilitate i 6 pentru administrativ).
De asemenea, au fost elaborate un numr de 4
regulamente:Regulamentul de Ordine Interioar, Regulamentul de
organizare i funcionare a Comisiei de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control
intern/managerial, Regulamentul de organizare i funcionare a
Comisiei pentru implementarea Codului de etic profesional i
Regulamentul de Organizare i Funcionare a colii Populare de Arte i
Meserii Vespasian Lungu Brila;
Termenul stabilit prin Programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial pentru elaborarea tuturor procedurilor a fost
31.01.2014. Toate procedurile au fost aprobate de manager. Echipa de
audit a verificat modul n care sunt aplicate i respectate un numr de 3
proceduri elaborate n cadrul Serviciului Financiar Contabilitate,

25
 respectiv PO.CT.01 privind organizarea i exercitarea controlului
financiar preventiv propriu CFPP, PO.CT. 02 privind angajamentele
legale,ordonanri, propuneri de angajare a cheltuielilor i PO.CT.03
privind elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli;
La elaborarea procedurilor s-a avut n vedere diminuarea/eliminarea
posibilitii de apariie a riscurilor;
Procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor i concordanei procedurilor cu
atribuiile stabilite prin fiele posturilor, precum i actualizarea acestora
de fiecare dat cnd sunt identificate zone noi de risc;
Procedurile sunt cunoscute, nelese i aplicate de salariaii structurilor
organizatorice. Prin eantionare, membrii echipei de audit au purtat
discuii cu salariaii pentru a verifica dac acestea sunt cunoscute,
nelese i aplicate.

Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR

Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de

persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare
trebuie s fie separate.
Constatri:
Toate lucrrile realizate la nivelul structurilor organizatorice din cadrul
colii Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila (de
concepie, analiz, sintez, raportare) sunt iniiate, verificate i aprobate
de persoane diferite;
n cadrul fielor de post au fost definite responsabilitile i limitele de
competen, asigurndu-se astfel, separarea atribuiilor;
La nivelul instituiei au fost emise decizii pentru separarea atribuiilor
conform prevederilor Ordonanei nr. 119/31.08.1999 (actualizat)
privind controlul intern i controlul financiar preventiv propriu i ale
Ordinului nr. 1792/24.12.2012 pentru aprobarea Normelor metodologice

26
 privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor
instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea
angajamentelor bugetare i legale.

Standardul 19 SUPRAVEGHEREA

Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe

baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n
mod eficace a acestora.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Conducerea a comunicat fiecrui salariat atribuiile, responsabilitile i
limitele de competen stabilite pentru postul pe care l ocup;
Prin intermediul controlului ierarhic s-a asigurat analizarea permanent
a activitii desfurate de fiecare salariat;
Parcurgerea etapelor de realizare a operaiunilor a fost sub controlul
managerului, prin aprobarea sub semntur a finalizrii acestora;
Au fost elaborate proceduri operaionale care prevd modul de derulare
a activitilor specifice: P.O.CT.20 privind nregistrarea n contabilitate a
imobilizrilor corporale, P.O.CT.02 privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor, P.O.CT.01 privind acordarea vizei de
control financiar preventiv propriu.

Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR

Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor

circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se
ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de
efectuarea operaiunilor.
Pn la finalizarea misiunii de audit nu au fost semnalate abateri fa de
procedurile stabilite i nici operaiuni pentru care s-a refuzat acordarea vizei de
control financiar preventiv propriu pe motiv de abateri de la legalitate i regularitate.
Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII

27
 Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea
acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate
planurile, cu deosebire n cel economico-financiar.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut
urmtoarele:
Au fost identificate i inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n
derularea activitii entitii.Pe baza acestora a fost ntocmit i
aprobat de manager Lista inventar a situaiilor generatoare de
ntreruperi n derularea activitii i msurile ce se impun ;
Exist delegare de competen n cazul absenei temporare (concedii,
plecri n deplasare) a salariailor din cadrul structurilor organizatorice.

Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL

Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i

programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a
acestor strategii.
Modalitile de control aplicate la nivelul structurilor organizatorice din cadrul
colii Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila sunt: observarea,
supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea,
monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea, aprobarea.
Strategiile de control se bazeaz pe obiectivele controlului, pe resursele
aferente, pe mbuntirea procedurilor de control i au n vedere modul de evaluare
a eficacitii controalelor.
Contabilul ef al instituiei realizeaz, conform prevederilor Decretului nr. 209
din 05.07.1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas, controlul
inopinat al casieriei, rezultatele controlului fiind nscrise ntr-un proces verbal.

Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE

Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele

care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice

28
i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor
resurse.
Accesul la resursele financiare se realizeaz pe baza notelor de fundamentare
ntocmite de efii de servicii/compartimente la elaborarea Bugetului de venituri i
cheltuieli al instituiei i a Programului Anual al Achiziiilor Publice.
Accesul la resursele materiale se realizeaz prin referate de necesitate
ntocmite de reprezentani ai structurilor organizatorice, avizate de contabilul ef al
instituiei i aprobate de manager.
Accesul la resursele informatice se realizeaz cu acordul i la solicitarea
conducerii structurilor organizatorice ale instituiei, prin identificarea utilizatorilor,
autentificarea i autorizarea accesului acestora la aplicaiile informatice centralizate,
tip INTRANET, prin intermediul sistemului informatic centralizat i securizat de
management al instituiei.
Accesul personalului la resursele financiare, materiale, informatice se
realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de
reglementare (legislaie specific, norme de dotare i consum).

Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI

Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i

elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni.
n Anexa nr. 4 Instruciuni privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea
raportului asupra sistemului de control intern/managerial din Ordinul 946/04.07.2005
(republicat) respectiv Anexa nr. 2 din Ordinul 1423/30.10.2012 privind modificarea
Ordinului 946/2005 sunt prezentai paii ce trebuie urmai pentru implementarea
acestui standard:
1.8. n vederea elaborrii raportului, conductorul entitii publice dispune
programarea i efectuarea de ctre conductorii de compartimente aflai n
subordine a operaiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
1.9. Realizarea autoevalurii constituie principala form de implementare a
regulii de management definit de standardul 24 "Verificarea i evaluarea controlului"
din Codul controlului intern, conform creia entitatea public trebuie s instituie o

29
funcie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a crei
exercitare este n responsabilitatea fiecreia dintre persoanele care ocup o funcie
de conducere n entitatea public.
1.11. Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al
entitii se realizeaz prin programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial,
denumit n continuare structur, constituit prin act de decizie intern a
conductorului entitii publice, n conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin,
avnd ca obiect stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de
autoevaluare;
b) completarea, de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, a
chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial", prevzut n anexa nr. 4.1 la prezentele instruciuni, i asumarea
de ctre conductorul de compartiment a realitii datelor, informaiilor i constatrilor
nscrise n acesta;
c) ntocmirea de ctre structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii,
prevzut n anexa nr. 4.2 la prezentele instruciuni, prin centralizarea informaiilor
din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de
compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control
intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, n raport cu numrul
de standarde implementate, care se realizeaz astfel:
- sistemul este conform dac sunt implementate toate cele 25 de standarde;
- sistemul este parial conform dac sunt implementate ntre 13 i 24 de
standarde;
- sistemul este neconform dac sunt implementate mai puin de 13 standarde.
1.12. Entitatea public are obligaia s elaboreze i s pstreze pe o perioad de
cel puin 5 ani documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea
sistemului de control intern/managerial propriu i cea referitoare la operaiunea de
autoevaluare a acestuia.
La nivelul entitii a fost realizat evaluarea stadiului de implementare a
sistemului de control intern/managerial la nivelul structurilor organizatorice existente
la data de 31.12.2012, respectiv 31.12.2013.Pe baza acestei evaluri a fost ntocmit

30
Situaia centralizatoare anual privind stadiul implementrii sistemului de control
intern/managerial la data de 31decembrie i Situaia sintetic a rezultatelor
autoevalurii la data de 31decembrie. Aceste situaii au fost transmise Comisiei de
monitorizare din cadrul Consiliului Judeean Brila cu adresa nr. 55/14.01.2013,
respectiv nr. 27/07.01.2014.

Standardul 25 AUDITUL INTERN

Potrivit prevederilor pct. 3.1.4. din Ordinul nr. 38/15.01.2003 (actualizat) pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern
instituiile publice mici ale cror cheltuieli bugetare au depit pragul anual de
100.000 euro pe o perioad de 3 ani consecutiv, au obligaia de a-i constitui
compartiment de audit public intern pn la sfritul primului trimestru al anului
urmtor.
Punctul 3.1.2. din Ordinul nr. 38/15.01.2003 (actualizat) precizeaz: Auditul
entitii publice subordonate care nu nfiineaz compartiment de audit public intern
[] va fi efectuat de ctre compartimentul de audit public intern de la nivelul
ordonatorului ierarhic imediat superior.
Prin adresa nr. 3057/15.03.2013, nregistrat la coala Popular de Arte i
Meserii Vespasian Lungu Brila cu nr. 527/13.03.2013, Consiliul Judeean Brila a
respins cererea de nfiinare a unui compartiment propriu de audit public intern,
urmare a analizei resurselor financiare aprobate n bugetul propriu al judeului Brila
pe anul 2013 coroborate cu restriciile legislative cu privire la angajarea de personal
n sistemul bugetar (adresa nr. 4481/10.04.2013).

ntocmirea raportrilor trimestriale i anuale cu privire la

implementarea sistemului de control intern/managerial

n conformitate cu dispoziiile art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr.

119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare, conductorul fiecrei entiti publice
elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit

31
n continuare raport, ntocmit potrivit formatului prevzut n anexa nr. 4.3. la
prezentele instruciuni.
Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale
de ctre conductorul entitii publice cu privire la sistemul de control
intern/managerial i este documentul prin care instituiile publice n care se exercit
funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor
sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special furnizeaz Ministerului
Finanelor Publice informaiile necesare elaborrii raportului prevzut de lege, care
se prezint Guvernului.
Raportul cuprinde declaraii ale conductorului entitii publice cu privire la
sistemul de control intern/managerial al entitii, existent la data nchiderii exerciiului
financiar.
Raportul se aprob prin semnarea acestuia de ctre titularul de drept al
competenei sau de ctre titularul unei competene delegate n condiiile legii, n
conformitate cu principiul responsabilitii manageriale.
Raportul conductorului entitii publice se transmite odat cu situaia
financiar anual i se prezint organului ierarhic superior la termenele stabilite de
acesta, n cadrul termenului prevzut de lege.
Instituia a transmis Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de control
intern/managerial din cadrul Consiliului Judeean Brila, n calitatea sa de entitate
public ierarhic superioar, raportri anuale i semestriale cu respectarea formatelor
standard i a termenelor de raportare.

3. Concluzii
Echipa de audit apreciaz activitatea auditat conform grilei:
Nr. Grad de
Obiective specifice Control intern
Crt. conformitate
1. Auditarea Bugetului de venituri i cheltuieli
Existena unei proceduri privind
Elaborarea Bugetului de venituri i ridicat corespunztor
cheltuieli
ncadrarea n sumele stabilite prin
ridicat corespunztor
buget
Utilizarea formularelor stabilite de
ridicat corespunztor
prevederile legale
Activitatea de control financiar ridicat corespunztor

32
 preventiv propriu
Respectarea celor 4 faze ale execuiei
ridicat corespunztor
bugetare
Existena vizei Bun de plat pe
ridicat corespunztor
documentele acceptate la plat
Modul de utilizare a veniturilor
ridicat corespunztor
ncasate
ntocmirea i transmiterea situaiilor
ridicat corespunztor
financiare trimestriale i anuale
2. Auditarea sistemului de achiziii publice
Existena unei proceduri privind
efectuarea achiziiilor publice de bunuri ridicat corespunztor
i servicii
Existena Programului Anual al
ridicat corespunztor
Achiziiilor Publice
Existena unei structuri organizatorice
cu atribuii n domeniul achiziiilor ridicat corespunztor
publice
Existena deciziei privind desemnarea
unei persoane care s efectueze ridicat corespunztor
achiziii publice prin SEAP
Efectuarea de achiziii publice prin
ridicat corespunztor
SEAP
Respectarea pragului valoric de
achiziii publice de bunuri i servicii ridicat corespunztor
efectuate prin SEAP
Selectarea corespunztoare a
ridicat corespunztor
furnizorilor de bunuri i servicii
ncadrarea n sumele aprobate prin
ridicat corespunztor
buget
3. Implementarea sistemului de control intern/managerial (SCM)
Existena deciziei privind constituirea
ridicat corespunztor
Comisiei de monitorizare
Existena Programului de dezvoltare a
ridicat corespunztor
sistemului de control intern/managerial
Desemnarea responsabililor cu
ridicat corespunztor
riscurile la nivelul instituiei
Existena Registrului Riscurilor la
ridicat corespunztor
nivelul instituiei
Existena deciziei pentru stabilirea
responsabilului cu gestionarea ridicat corespunztor
riscurilor
Lista cuprinznd activitile
ridicat corespunztor
procedurabile i procedurate
Modul de implementare a celor 25
ridicat corespunztor
standarde de control intern/managerial
Transmiterea raportrilor trimestriale i
ridicat corespunztor
anuale
Conformitatea datelor coninute de ridicat corespunztor

33
 raportrile trimestriale i anuale

Legenda:
Evaluarea gradului de conformitate cu prevederile legale i cadrul procedural:
Grad de
Sunt respectate prevederile legale, procedurale i de bun practic
conformitate
existente.
ridicat
Grad de Prevederile legale, procedurale i de bun practic sunt aplicate
conformitate parial/sau nu sunt elaborate integral procedurile necesare
mediu desfurrii eficiente i activitii structurii auditate.
Grad de Nu se aplic prevederile legale/procedurale/de bun practic i/sau
conformitate nu sunt elaborate procedurile necesare desfurrii eficiente a
sczut activitii structurii auditate.
Evaluarea controlului intern:
Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
Sistem de constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i nltura
control intern problemele;
corespunztor Analiza arat faptul c sunt implementate tehnici de control
funcional eficiente;
Procedurile sunt bine susinute de documente.
Sistem de Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu
control intern privire la conformitatea i pstrarea dosarelor;
mediu/care Auditurile anterioare sau analiza preliminar a descoperit anumite
necesit probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere;
mbuntiri Analiza arat c sunt n funciune tehnici de control insuficiente.
Conducerea i personalul demonstreaz o atitudine necooperant
i nepstoare cu privire la conformitate i pstrarea documentelor;
Auditurile anterioare sau analiza preliminar au descoperit
Sistem de
probleme deosebite, iar conducerea nu a luat msuri de remediere
control intern
i nu a rspuns satisfctor la recomandrile auditului;
cu lipsuri grave
Analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control
adecvate i suficiente;
Procedurile de control lipsesc sau nu sunt utilizate.
Aprecierea gradului de conformitate a sistemului de control intern/managerial
cu standardele de control intern/managerial, n raport cu numrul de standarde
implementate:

34
Sistemul este Dac sunt implementate toate cele 25 de standarde
conform
Sistemul este Dac sunt implementate ntre 13 i 24 de standarde
parial conform
Sistemul este Dac sunt implementate mai puin de 13 standarde
neconform
Concluzie general:
n baza corelaiei dintre gradul de conformitate i evaluarea sistemului de
control intern, gradul de asigurare final pentru activitatea desfurat n cadrul colii
Populare de Arte i Meserii Vespasian Lungu Brila la momentul efecturii evalurii
este ridicat.
Raportul misiunii de audit public intern de regularitate a fost ntocmit n baza
Listei ntrebrilor, a Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe
perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile
au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n
documentele de lucru.
Toate constatrile efectuate au la baz documentele de lucru ntocmite pe
care se bazeaz susinerile. Toate documentele originale care au stat la baza
analizei obiectivelor misiunii de audit au fost restituite persoanelor responsabile de
pstrarea i arhivarea acestora.

Supervizor, Auditori interni,

Angelica VLCEA Mariana BUTUC
Daniela TOMA

35