CURS ARHIVAR

Lector: ANDREESCU RALUCA

LUCRARE PRACTICA

OBLIGATIILE CREATORILOR
SI DETINATORILOR DE DOCUMENTE

MACHEDON GEANINA

Octombrie 2022
 OBLIGATIILE CREATORILOR
SI DETINATORILOR DE DOCUMENTE

DFINITII GENERALE:
,,Creator de documente” reprezinta persoana fizica sau
persoana juridica de drept public sau privat care, pe parcusrul existentei
sale, sau a activitatii desfasurate, a creat sau creeaza documente,
reprezentand arhiva.
,,Detinator de documente’’ reprezinta persoana fizica sau
juridica care are in pastrare documente rezultate din activitatea proprie,
documente preluate din desfiintarea, reprofilarea sau comasarea unor
unitati.
,,Arhiva’’ reprezinta toate documentele, indiferent de suport,
forma sau metoda de inscriptionare, create sau detinute de creatorii de
documente de-a lungul timpului. Arhiva poate fi formata din unul sau
mai multe fonduri arhivistice sau colectii arhivistice.
,,Fondul arhivistic’’ reprezinta totalitatea documentelor create
de un creator de documente pe parcursul activitatii sale. Fondurile
arhivistice pot fi inchise, acolo unde activitatea a luat sfarsit, sau
deschise, acolo unde activitatea este in desfasurare si se creeaza
documente.
,,Personal responsabil cu arhiva” reprezinta una sau mai
multe persoane, numite de catre un creator de documente, printr-un act
administrativ, cu atributii pe linie de arhiva stabilite in fisa postului.
,,Depozit de arhiva’’ reprezinta spatiile, special amenajate in
vederea pastrarii si depozitarii documentelor in conditii adecvate.
Toti creatorii sau detinatorii de documente au obligatia sa pastreze
documentele de arhiva in conditii corespunzatoare impotriva distrugerii,
degradarii, sustragerii sau comercializarii lor in alte scopuri decat cele
prevazute de lege. Documentele care formeaza arhiva trebuie depozitate
in spatii special construite sau amenajate, care asigura conditii necesare
pentru pastrarea lor in stare optima protejandu-le de posibili agenti de
deteriorare: praf, lumina solara, variatii de temperatura si umiditate,
surse de infectare sau intretinere a unor agenti biologici, pericol de foc,
inundatii sau infiltratii de apa.

1
 Creatorii si detinatorii de documente au
urmatoarele obligatii:

I. EVIDENTA DOCUMENTELOR
Creatorii de documente au obligatia de a inregistra toate
documentele care intra, ies sau sunt intocmite pentru activitatea interna,
intr-un registru de intrare-iesire care se afla la registratura unitatii.
Documentele pot fi inregistrate concomitent in mai multe registre fara a
se repeta numerele de inregistrare date documentelor.
Documentele se inregistreaza cronologic, in ordinea primirii lor.
In fiecare an calendaristic documentele se inregistreaza incepand cu data
de 1 ianuarie si se termina la data de 31 decembrie ale fiecarui an.
Inregistrarea documentelor in registru se va face respectandu-se
urmatoarele elemente: numarul de inregistrare, data inregistrarii,
numarul si data documentului date de emitent, numarul filelor
documentului, emitentul, numarul anexelor, rezumatul privind
continutul documentului, compartimentul unde a fost repartizat, data
expedierii, modul rezolvarii, destinatarul, numarul de inregistrare al
documentului la care se anexeaza.
In registru se va trece si indicativul dosarului dupa nomenclator,
dupa rezolvarea documentului. Documentele care se refera la aceeasi
problema se conexeaza la primul document inregistrat, iar in dreptul
fiecarui document conexat, in rubrica corespunzatoare, se trece numarul
de inregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate ca raspuns se vor inregistra si
vor primi numarul de inregistrare al documentului la care se
raspunde.
II. ORDONAREA SI GRUPAREA DOCUMENTELOR IN
DOSARE
In fiecare an, creatorii de documente au obligatia de a ordona si
grupa documentele, create in anul trecut, in dosare, in functie de
problematica si termenele de pastrare stabilite prin nomenclatorul
dosarelor.
Fiecare creator de documente are obligatia sa
intocmeasca nomenclatorul arhivistic, sub forma unui tabel
in care se inscriu, pe compartimente de munca, categoriile de
documente grupate pe probleme si pe termene de pastrare.

2
 La intocmirea nomenclatorului arhivistic, creatorul de documente
trebuie sa respecte si sa urmareasca organigrama unitatii, in acest sens
fiind necesara implicarea si colaborarea tuturor compartimentelor
creatoare de documente.
In prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile
compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în organigrama
creatorului de documente şi se numerotează cu cifre romane.
In a doua rubrica se trec subcompartimentele de munca si se
numeroteaza cu litere majuscule.
In a treia rubrica se trece continutul, intr-un rezumat, al
documentelor din care este format dosarul. Fiecare dosar se
numeroteaza cu cifre arabe si se incepe cu nr. 1 pentru fiecare
subcompartiment de munca. In nomenclator se trec si condicile,
cartotecile, registrele si alte materiale preconstituite.
Indicativul dosarului este format din cifra romana,
litera majuscula si cifra araba.
Indicativul poate fi format si doar din litera majuscula si cifra
araba, daca creatorul are doar compartimente de munca fara
subdiviziuni, sau doar din cifra araba, daca creatorul nu are
compartimente de munca.
Indicativul dosarului trebuie sa figureze in registrul de intrare-
iesire, atunci cand se inregistreaza documentele, cat si pe fiecare
document.
In rubrica a patra a nomenclatorului se trece termenul de pastrare
al documentului, termen care se stabileste in functie de importanta
practica a activitatii creatorului de documente cat si in functie de
importanta stiintifica a informatiilor pe care le detin documentele,
respectand legile in vigoare.
La documentele care se pastreaza permanent, in dreptul lor, se
trece cuvantul ,,permanent” (prescurtat ,,P”), iar la documentele care se
pastreaza temporar se va trece cifra araba, reprezentand numarul anilor
care se pastreaza (ex. 3, 5, 10, 15, etc.). Daca un termen de pastrare nu
poate fi stabilit cu certitudine, la momentul intocmirii nomenclatorului,
din anumite considerente, atunci langa termenul de pastrare se va
trece ,,C.S.” (comisie de selectionare). In momentul cand termenul va
expira, documentele vor fi analizate de comisia de selectionare si se vor
propune spre eliminare sau se vor pastra permanent.
Nomenclatorul arhivistic se va modifica doar atunci cand se produc
schimbari in structura creatorului de documente. Daca se infiinteaza

3
compartimente sau subcompartimente noi, nomenclatorul va fi
completat cu denumirea acestora, respectiv cu dosare de documente nou
create. La compartimentele si subcompartimentele care isi dezvolta
activitatea, nomenclatorul se completeaza cu noile dosare create.
Proiectele de nomenclator, intocmite de sefii de compartimente,
vor fi centralizate de seful compartimentului de arhiva. Nomenclatorul
se inainteaza, in doua exemplare, spre aprobare conducerii unitatii
creatoare de documente, dupa care, se va transmite spre confirmare, tot
in doua exemplare si o copie a organigramei unitatii, impreuna cu adresa
de inaintare, catre Arhivele Nationale, la nivel central sau catre Serviciul
Judetean al Arhivelor Nationale, la nivel local.
Dupa confirmare, nomenclatorul va fi distribuit la toate
compartimentele in vederea aplicarii lui la constituirea dosarelor,
personalul responsabil cu arhiva urmand a indruma lucratorii din
compartimente in utilizarea nomenclatorului.
Toate documentele create de un compartiment sau
subcompartiment al unui creator de documente, trebuie grupate in
dosare, respectand nomenclatorul arhivistic si se predau la depozitul de
arhiva in al doilea an de la constituire.
Dosarele se constituie astfel:
- toate documentele cuprinse in dosar se ordoneaza cronologic, in
asa fel incat actele mai vechi create sa se afle deasupra, iar actele mai noi
dedesubt;
- raspunsul la o solicitare trebuie atasat in spatele solicitarii,
impreuna cu anexele si alte acte care se refera la aceeasi problema;
- se elimina filele nescrise, dubletele, ciornele, plicurile, copertile si
se indeparteaza tot ce este metal (ace, clame, agrafe, capse);
- documentele ordonate si asezate din fiecare dosar se leaga in
coperte de carton mucava, cu cotor de panza, astfel incat sa se asigure
citirea integrala a textului din pagina, a datelor si a rezolutiilor;
- la aranjarea documentelor in dosar si, inainte de legarea lor, se va
adauga la sfarsitul dosarului o foaie nescrisa;
- dosarele create trebuia sa aiba cel mult 250-300 file, iar in cazul
in care documentele create depasesc acest numar se recomanda
constituirea mai multor volume ale aceluiasi dosar;
- dupa legare, filele dosarului (respectiv ale fiecarui volum creat) se
numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creion negru, incepand cu
numarul 1;

4
 - pe coperta dosarului creat se vor face urmatoarele inscrieri:
denumirea unitatii si a compartimentului creator, numarul de dosar din
inventar, anul (numarul din inventar si anul reprezinta cota
dosarului), indicativul din nomenclator, datele extreme (de inceput si
de sfarsit ale documentelor), numarul de file, volumul si termenul de
pastrare;
- pe foaia nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului, lucratorul de la
compartimentul creator va face certificarea dosarului prin urmatorul
inscris: ,,Prezentul dosar contine un numar de .... file”, in cifre si in litere,
urmand sa-si treaca numele in clar, semneaza si pune data certificarii’
- certificarea registrelor si a condicilor se face pe prima pagina
nescrisa inainte de utilizare, tot inainte de utilizare facandu-se si
numerotarea filelor.
III. INVENTARIEREA DOSARELOR SI PREDAREA LOR
LA DEPOZITUL DE ARHIVA
Toate dosarele legate cu documentele create pe un an, se vor preda
la depozitul de arhiva in baza inventarelor intocmite de compartimentul
creator, in al doilea an de la crearea documentelor.
Inventarul se intocmeste conform modelului din Legea Arhivelor
si va cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, create in
decursul unui an, respectand nomenclatorul arhivistic. Cate termene
de pastrare sunt prevazute in nomenclator pentru
compartimentul respectiv, tot atatea inventare va intocmi
compartimentul.
In cuprinsul inventarului, la prima coloana, fiecare dosar va primi
un numar curent, iar in cazul dosarelor formate din mai multe volume,
fiecare volum va primi un numar curent distinct.
Numarul curent din inventar reprezinta numarul
dosarului, iar impreuna cu anul pe care s-a intocmit
inventarul reprezinta cota dosarului respectiv.
Cota care se regaseste scrisa pe coperta dosarului reprezinta
criteriul in baza caruia se solicita sau se cauta un dosar in arhiva, pe un
anumit an.
Dosarele, care din motive intemeiate raman la compartimentul
creator sau dosarele neincheiate in anul respectiv, se trec in inventar si
se mentioneaza ca nu au fost predate, urmand ca la momentul predarii
lor la arhiva sa se faca mentiunea in inventar.

5
 Dosarele care cuprind documente pe mai multi ani vor fi
inventariate la anul de inceput, iar in inventar se trec datele extreme
detaliate (zi, luna, an). La rubrica ,,Continutul dosarului” se vor
mentiona corect tipurile de documente (sinteze, rapoarte, memorii,
corespondenta, facturi, ordine, etc.), emitentul documentului,
destinatarul, problemele si perioada la care se refera documentele.
Inventarele pentru documentele cu termen de pastrare
permanent se intocmesc in 4 exemplare, iar pentru
documentele cu termen de pastrare temporar se intocmesc in
3 exemplare.
Un exemplar al inventarelor ramane la compartimentul creator iar
celelalte exemplare, impreuna cu dosarele, vor fi predate la depozitul de
arhiva.
Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la
depozitul de arhiva intra in obligatia compartimentelor
creatoare de documente.
Personalul pe linie de arhiva are obligatia sa verifice fiecare dosar
primit de la compartiment, urmarind modul in care au fost constituite
dosarele si verifica daca datele inscrise in inventar corespund cu
continutul dosarului. Daca exista neconcordante ele vor fi aduse la
cunostinta compartimentului, urmand ca acesta sa faca corecturile ce se
impun.
Inventarul reprezinta principalul instrument de
evidenta intr-o arhiva, el intrunind atat functia
administrativa - de luare in evidenta a dosarelor, cat si
functia de cercetare - ca instrument de lucru.
Evidenta dosarelor si a inventarelor predate in depozitul de arhiva
se tine in baza unui registru de evidenta curenta a unitatilor arhivistice,
registru in care se deschide cate o partida pentru fiecare fond arhivistic
aflat in depozitul de arhiva. Registrul de evidenta curenta are doua
capitole si anume ,,Intrari’ si ,,Iesiri’.
Inventarele, impreuna cu dosarele predate la depozitul de arhiva,
se inregistreaza in registru la capitolul ,,Intrari” in ordinea preluarii lor,
fiecare inventar inregistrandu-se separat, sub un numar curent, asadar
in registru se noteaza urmatoarele:
- numarul de ordine al inventarului, data preluarii dosarelor din
inventarul respectiv, denumirea compartimentului de la care
provine inventarul, datele extreme ale documentelor, totalul
dosarelor din inventar, totalul dosarelor primite efectiv in

6
 depozit, numarul dosarelor ramase la compartiment si depuse
ulterior.
Numarul de ordine din registru, primit de fiecare
inventar, trebuie sa se regaseasca pe inventarul respectiv.
La capitolul ,,Iesiri” se trec toate dosarele scoase din evidenta
depozitului de arhiva in urma anumitor actiuni desfasurate cum ar fi:
selectionarea dosarelor, transferul dosarelor catre alte unitati sau
distrugerea lor provocata de anumite evenimente neprevazute. Pentru
scoaterea dosarelor din arhiva se intocmesc, dupa caz, urmatoarele acte:
- proces-verbal de selectionare;
- proces-verbal de predare-preluare;
- proces-verbal de constatare a deteriorarii complete a
documentelor sau a lipsei acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta depozitului de
arhiva in urma unei propuneri a comisiei de selectionare, propunere
aprobat de catre conducerea unitatii si confirmata de Arhivele Nationale.
Pentru organizarea depozitului de arhiva trebuie avute
in vedere si respectate urmatoarele actiuni importante:
- fondarea documentelor (stabilirea apartenentei
documentelor);
- ordonarea documentelor si constituirea dosarelor;
- inventarierea dosarelor;
- selectionarea dosarelor cu termene de pastrare
depasit.
Ordonarea documentelor in depozitul de arhiva se face
dupa mai multe criterii si anume:
- structural – cronologic, pe compartimente si in cadrul
acestora pe ani si pe termene de pastrare, iar in cadrul anului pe tipuri
de probleme, alfabetic, etc., metoda folosita de unitati care nu au suferit
modificari in structura si organizare;
- cronologic – structural, pe ani si in cadrul lor pe
compartimente si pe termene de pastrare, iar in cadrul
compartimentului pe probleme, metoda folosita in cadrul unitatilor care
au suferit multe transformari in decursul existentei;
- cronologic pe probleme, pentru institutii mici care nu au
compartimente de munca, sau cand nu se poate stabili carui
compartiment apartine documentul;

7
 - alfabetic, se utilizeaza la anumite compartimente, in special la
compartimentul Resurse Umane pentru dosarele salariatilor.

IV. SELECTIONAREA DOCUMENTELOR

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa faca lucrari de

selectionare a documentelor.
Lucrarea de selectionare a documentelor este o lucrare
de mare importanta, care necesita implicare si seriozitate
din partea reprezentantilor compartimentelor creatoare si a
responsabilului pe linia de arhiva.
Selectionarea documentelor, cu termen de pastrare depasit, in
cadrul unei unitati, se face de catre o comisie de selectionare, numita
prin decizie, dispozitie sau prin ordinul conducatorului unitatii
respective.
Comisia de selectionare este compusa din presedinte, secretar si un
numar impar de membri. Secretarul comisiei este de obicei seful
depozitului de arhiva iar membrii sunt numiti din cadrul specialistilor
compartimentelor.
Presedintele convoaca comisia de selectionare la sesizarea
secretarului, anual sau ori de cate ori este nevoie. La convocare
secretarul prezinta comisiei inventarele dosarelor cu termene de pastrare
expirate pentru a fi analizate, in special cele care au langa termenul de
pastrare mentiunea ,,CS’’.
Comisia de selectionare verifica inventarele, corecteaza incadrarea
documentelor trecute cu termen de pastrare gresit, daca este cazul si
stabileste daca unele documente trebuie pastrate permanent, urmand ca
acestea sa fie trecute in inventarele corespunzatoare termenului de
pastrare, la anul si compartimentul de munca respectiv.
La incheierea lucrarilor de selectionare comisia intocmeste un
proces-verbal, model prevazut in Legea Arhivelor. Acest proces-verbal va
fi inaintat conducerii unitatii pentru aprobare.
Lucrarea de selectionare va fi transmisa catre Arhivele
Nationale, pentru unitatile centrale sau Serviciile Judetene
ale Arhivelor Nationale, pentru unitatile locale, cu adresa
inregistrata in registru de intare-iesire, la care se ataseaza
procesul-verbal aprobat de conducere, impreuna cu
inventarele (un exemplar) dosarelor propuse de comisia de

8
selectionare pentru a fi eliminate si inventarele (doua
exemplare) documentelor cu termen de pastrare permanent,
pentru documentele create in perioada pentru care se
efecueaza selectionarea.
Documentele trebuie pastrate in ordine pe rafturi, pentru a putea fi
verificate de organele de control ale Arhivelor Nationale, in vederea
confirmarii lucrarii de selectionare.
Dupa aprobarea lucrarii de selectionare de catre Arhivele
Nationale, in inventare, la rubrica observatii, se va
mentiona: ,,Selectionat conform aprobarii Arhivelor Nationale cu
nr. .....”.
Totodata, in registru de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor
unitatilor arhivistice, se va inscrie la capitolul ,,Iesiri” data iesirii din
depozit a unitatii arhivistice, unde au fost predate, actul de predare si
cantitatea de arhiva selectionata si iesita.
Documentele pot fi scoase din evidenta depozitului de arhiva si se
pot elimina numai in baza proceselor-verbale intocmite de comisiile de
selectionare, in baza proceselor-verbale intocmite in urma transferului
dosarelor catre alte unitati sau in baza proceselor-verbale intocmite in
urma distrugerii lor provocata de anumite evenimente neprevazute.
Scoaterea din evidenta a unor documente propuse spre
selectionare si neaprobate de catre comisia de selectionare a Arhivelor
Nationale se considera fapta penala si se sanctioneaza ca atare.
Distrugerea de documente tehnice si de inregistrare, indiferent de forma
de proprietate, se inscrie in aceeasi categorie.
Documentele cu termen de pastrare permanent se
pastreaza si se depun la Arhivele Nationale sau la Serviciile
Judetene ale Arhivelor Nationale pe baza de inventare. Ele
fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si au
valoare documentar-istorica.
Folosirea documentelor este o activitate extrem de importanta care
de-a lungul existentei arhivelor a parcurs o evolutie mult mai
spectaculoasa in raport cu celelalte operaţiuni arhivistice. Dovada in
acest sens, numarul impresionant al cercetarilor intreprinse in scopuri
stiintifice si practice, al lucrarilor speciale, instrumentelor de informare,
studiilor etc, intocmite pe baza documentelor de arhiva.
In temeiul prevederilor legale amintite mai sus, pot fi folosite numai
documentele care indeplinesc conditiile si dispun de instrumente de
evidenţa (art. 20 si 22). Totodata, legea protejeaza documentele

9
originale cu o valoare deosebita, precum si pe cele deteriorate sau care
au o stare fizica precara, toate acestea fiind folosite, de regula, sub forma
de copii, fotocopii, xerografii, microfilme, facsimile etc.
Folosirea documentelor se realizeaza prin forme si metode diverse,
intre cele mai uzitate si confirmate de practica arhivistica fiind cunoscute
urmatoarele:
- cercetarea documentelor in scopuri stiintifice si pentru elaborarea
unor lucrari de specialitate: editii de documente, monografii, articole,
studii etc;
- executarea si eliberarea unor certificate si copii de pe documente
la cererea persoanelor fizice si juridice pentru dovedirea drepturilor care
ii privesc pe solicitanti.
Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati potrivit legii sa
pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare,
asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori
comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt
obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile
constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre
Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa
caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
Documentele dintr-o organizatie se creeaza și se acumuleaza intr-o
zona de lucru, curenta. Acolo se formeaza grupele de documente, se
constituie dosarele si se pastreaza pentru perioada in care ele se
intrebuinteaza frecvent, adica au un caracter activ, operativ. Odata ce
acest caracter inceteaza, din momentul din care se preconizeaza ca
respectivele documente vor fi consultate mai rar si nu este nevoie sa fie
la indemana pentru operatiunile zilnice, vor trece din zona de lucru,
activa, in zona de depozitare, considerata semi-activa sau pasiva. Ca
urmare, este necesara abordarea chestiunii amenajarii spatiului de
depozitare.
Spatiul pentru depozitare arhiva trebuie gandit in functie de
cantitatea de arhiva care este produsa.
Depozitul trebuie apoi sa asigure niste conditii de siguranta si
securitate fizica pentru documente. Pe de o parte, incaperea trebuie sa
nu fie expusa la factori de risc ce ar putea deteriora documentele:
- nu trebuie sa fie traversata de conducte, tevi de alimentare cu
apa/gaz ori canalizare.

10
 - nu trebuie sa fie expuse la incendii (sa nu aiba instalatii de gaz
sau curent electric defecte, sa nu fie folosit focul deschis sau radiatoare si
resouri, sa nu se fumeze in incinta depozitului, etc.)
- nu trebuie sa fie plasate in camere expuse la inundatii (de pilda,
in camere la subsol, cu ferestre la nivelul strazii, care permit scurgerea
apelor pluviale in depozit).
- spatiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare
(ferestrele vor fi mascate cu parasolare).
De remarcat faptul ca hartia are o greutate specifica mare si, ca
urmare, rafturile de arhiva trebuie plasate in incaperi care au un planseu
inferior suficient de rezistent.
Masurile de securitate fizica implica asigurarea antiefractie a
depozitului. Geamurile – mai ales daca dau spre exteriorul cladirii — vor
fi dublate cu gratii. Usa de intrare, in masura posibilului, nu va fi in
spatiul de circulatie publica si va fi tinuta incuiata.
Depozitul de arhiva trebuie intretinut in permanenta, ca un spatiu
curat, fara agenti daunatori. Ca urmare, se va proceda periodic la
desprafuire, curatire mecanica, dezinsectie si deratizare (se recomanda
ca dezinfectia, dezinsectia si deratizarea depozitelor de arhiva sa fie
facuta cel putin o data la 5 ani).
Depozitele vor fi prevazute cu mijloace de stingere a incendiilor,
plasate in locuri care sa faciliteze interventia in cazul unui incident.

11