Sunteți pe pagina 1din 28
= Seed. a te. SS se (Comacres SIE Solutii de administrare a depozitelor de arhiva 1, PRELUCRAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVA PRIN EFECTUAREA OPERATIUNILOR ARHIVISTICE, Prolucrarea documentelor de arhiva consta in efectuarea tuturor operatiunilor specifice, care au ca obiectiv principal delimitarea fondurilor si a partilor lor structurale, crearea fiecarui fond arhivistic in parte, ordonarea — (gruparea) documentélor si constituirea lor in dosare/unitali arhivistice, inventarierea si intocmirea instrumentelor obligatorii de evidenta in deplina concordanta cu legislatia athivistica in vigoare, normele tehnice de lucru, regulamentele si metodologille care asigura aplicarea prevederilor legale in practica. In acest scop, STEFADINA COMSERV SRL efectueaza urmatoarele operatiuni: A. Fondarea, ceea ce reprezinta delimitarea fondurilor si stabilirea apartenentei documentelor la fondul arhivistic; B. Ordonarea si gruparea documentelor potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul documentelor de arhiva; C. Constituirea dosarelor/unitatilor arhivistice; D. Verificarea,certificarea si legarea dosarelor; E. Inventarierea documentelor pe termenele de pastrare prevazute de Nomenclatorul documentelor de arhiva; F. Selectionarea documentelor; G. Efectuarea operatiunilor arhivistice la documentele neconstituite pe baza de Nomenclator; H. Acordarea ‘consultantei de specialitate si elaborarea Nomenclatorului documentelor de arhiva; |. Elaborarea instrumentelor obligatorii de evidenta (inventarul de gestiune, registru de depozit, ghidul topografic, etc.); J. Folosirea documentelor in scopuri practice. Inainte de a fi supuse procesului de prelucrare arhivistica, in succesiunea operatiunilor specifice, documentele sunt preluate in temeiul unui proces-verbal de predare-primire. In raport de situatia si starea lor fizica, documentele sunt supuse actiunii de desprafuire si dezinsectie, iar in cazuri speciale, mai cu seama la documentele vechi, se face propunerea pentru a fi reconditionate, sau restaurate. Gacahuns 6 lnarea ELPROF — pin Si Seger Gulea Nisan, Cop C, Enz Cod pot] ee, Soca =, Buniead Sc suatosseriees GUL RGOSEOM TelFaxt 440.021 262 28 €0 Wb: wunkaefadnaro Esmall ofles@stefadinaso Comers SILL Solutii de admi istrare a depozitelor de arhiva A. Fondarea/delimitarea fondurilor si stabilirea apartenetei la fondul arhivistic. In delimitarea fondurilor si stabilirea apartenentei documentelor la fondul arhivistic, vor fi avute in vedere urmatoarele principii: a) emitentul se stabileste dupa elementele din antet, continutul documentului, legenda stampilei, rezoluti, semnaturi, etc. Respectivele documente constituie fondul arhivistic al creatorului. b) documentele inaintate unei institutii sau persoane fizice, inclusiv anexele si actele conexate, fac parte din fondul arhivistic al destinatarului. Apartenenta lor se stabileste pe baza adresei destinatarului, a continutului actelor, a legendei stampilei de inregistrare, a rezolutiilor si semnaturilor. ¢) publicatiile preluate impreuna cu documentele, daca nu fac parte din unitatile arhivistice constituite, se predau la biblioteca documentara, iar listele acestora ‘se anexeaza la inventarul fondului. B. Ordonarea/gruparea documentelor potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic. Principalele criterii de ordonare a documentelor confirmate de practica arhivistica sunt urmatoarele: a) cronologic-structural, aplicat in cazul fondurilor provenite de la creatori cu o structura organizatorica mai complexa (directii generale,directii, servicii, oficii, birouri, etc.) si care au suportat diverse transformari de-a lungul activitatii lor. In asemenea situatii, ordonare se va realiza pe ani, iar in cadrul compartimentelor, pe probleme. b) structural-cronologic, recomandat in cazul fondurilor create de institutii care si- au pastrat, de regula, structura organizatorica, ori au suferit mici modificari ale schemei. Ordonarea documentelor se va face pe compartimente, in cadrul acestora pe ani, iar in cadrul anilor pe probleme. ¢) cronologic pe probleme, vor fi ordonate documentele provenite de la creatori ce nu au avut compartimente sau daca nu se poate defini caror structuri au apartinut actele. d) alfabetic, criteriul de ordonare utilizat in cazul dosarelor de personal, cazierelor, dosarelor de corespondenta cu diversi clienti. Indiferent de criteriul ce va fi aplicat in practica, la ordonarea si gruparea documentelor, un rol definitoriu vor avea problemele si termenele de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic. 5 ‘Sir, Bateau, 67 irarea ELPAOF — pin Si. Sorgand Gulea Nicolae, Corp ©, Ea] 2, Cod postal 21788, Sedior 2, Buses RG: J40/10896/1696 CUL RO0S8O44 TeVFax: +40 021 252 26 60 Web: wnnw.stefedina.ro E-mal: offce@stefadina.ro In cadrul sistematizarii se preiau documentele pe baza de proces verbal de predare primire. Daca este necesar, documentele se desprafuiesc, si se aplica dezinsectie, dupa caz. Apoi se ordoneaza pe directii si servicii, iar in cadrul fiecarui serviciu, se ordoneaza cronologic, pe ani. Daca exista deja un Nomencilator Arhivistic al Beneficiarului se incadreaza documentele dupa acest instrument arhivistic. C, Constituirea dosarelor/unitatilor arhivistice. Unitatile arhivistice/dosarele se constituie potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul documentelor de arhiva. ‘Si, Balcult nv 62, ivarea ELPROF — pin Si, Sergent Gulea Nicolae, Corp ©, Ela], Cod postal 021784, Sector, BucuTEst RG. J40/10695/1996 CUL R90S@944 TeVFax: +40 021 252 26.60 Web: winw.stefadina.co E-mil: offce@steacina.ro Stefacdcaued Covnsene: SIZE Solutii de administrare a depozitelor de arhiva De regula, intr-un dosar se includ documente referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare. In cazul documentelor de acelasi gen, realizate in perioade de timp diferite si, respectiv, cu termene de pastrare diferite (planuri, dari de seama, anuale, trimestriale, semestriale, etc.) se vor constitui dosare separate, pentru fiecare termen de pastrare. Documentele cuprinse (incluse) in dosare, sunt puse cronologic, sau in cazuri speciale, conform altor criterii, cum ar fi alfabetic, geografic, tematic, etc. Atunci cand se foloseste ordinea cronologica, in constituirea unitatii arhivistice/dosarului, documentele mai vechi vor fi puse deasupra, iar cele mai noi dedesubt (astfel incat dosarul consfituit va incepe cu cel mai vechi document si se va incheia cu cel mai nou). In timpul operatiunii de constituire a dosarelor,vor fi eliminate (scoase) clamele, acele, agrafele metalice, filele albe (nesorise) Dosarele constituite nu trebuie sa contina mai mult de 250-300 file. Daca se depaseste aceasta cifra, vor fi constituite mai multe volume pentru acelasi dosar. In cadirul fiecarui dosar filele se numeroteaza in coltul din dreapta sus cu creionul negru. La dosarele compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum in parte. Unitatile astfel constituite se pun in coperti de carton. Pe prima coperta a dosarului, se trec elementele de cota care sunt: denumirea institutiei, denumirea compartimentului creator, numarul de inventar al dosarului, anul, sau anii extremi (adica anul de inceput si cel care sfarseste dosarul), indicativul din Nomenclator, volumul - daca e cazul -, termenul de pastrare si numarul total al filelor. La sfarsitul dosarului/unitatii arhivistice, pe o coala nescrisa, lucratorul desemnat sa constituie dosarul va face certificarea unitatii arhivistice mentionand urmatoarele: »Prezentul dosar(registru, condica, etc.) contine....file’, acestea fiind redate in cifre si in litere cuprinse intre paranteze. Dupa toate aceste elemente, vor fi trecute data certificarii si semnatura celui care a efectuat-o. In scopul asigurarii unei evidente cat mai operative si eficiente, personalul specializat al SC Stefadina Comsery SRL poate efectua la calculator fise in care sunt inmagazinate elementele de cota al fiecarei unitati arivistice. Dupa executarea operatiunii de constituire a dosarelor, acestea se predau echipelor carora le revin responsabilitatile de verificare si legare a unitatilor arhivistice. ‘Si Bateau nr. 62 nares ELPROF ~ prin Sir Sergent Culea Nicolae, Corp ©, Eta] 2, Cod postal 21764, Seclor 2. Bucures Rc. J4art0695/1896 CUI: RO0SH44 TelFax: +40 021 252 28 80 ‘Web: vwwstefadina ro E-mall: offce@stetadina ro de administrare a depozitelor de arhiva Dupa grupare, se scot documentele din dosare si se ordoneaza cronologic actele in fiecare dosar. Se prind in coperti din carton de legatorie, pe care se scrie titulatura, creatorul, cuprinsul documentelor din fiecare dosar, datele extreme si termenul de pastrare. Pentru o evidenta eficienta personalul nostru calificat introduce in calculator fise de evidenta care se completeaza cu datele de pe dosar La incheierea operatiei de constituire, dosarele se predau echipelor de verificare si legare. D. Verificarea si legarea dosarelor. In scopul asigurarii unei calitati garantate tuturor operatiunilor efectuate, SC Stefadina Comserv SRL acorda 0 atentie deosebita verificarii si legarii dosarelor inainte de a trece la activitatea de baza a evidentei: inventarierea documentelor. - verificarea unitatilor arhivistice se realizeaza prin confruntarea continutului fiecarui dosar si a documentelor componente cu elementele de cota inscrise pe coperta si certificarea de la sfarsitul dosarului; - dupa incadrarea fiecarui dosar/unitate arhivistica intre coperte de carton , se executa legarea lor, care trebuie efectuata numai de catre personal calificat. Grosimea cotorului unui dosar nu trebuie sa depaseasca 2,5 cm. Coasere filelor si a copertelor se efectueaza de asa maniera incat sa nu fie afectate documentele din cadrul dosarului, astfel incat sa poata fi citite textele, rezolutiile, antetele, semnaturile si orice alte date si informatii oferite de documente. ‘Si Bateululnr_ 62, lfarea ELPROF — pin SU, Sergent Culea Nicolae, Corp ©, ts], Cod postal 021784, Socio 7, Bucureat RC: JO/10695/1956 CUL ROOSB44 TeUFax: +40.021 25228 80 Web: www stefadina.ro E-mail: offce@stefadin E> Sexfakas Solutii de administrare a depozitelor de arhiva E. Reorganizarea fondului arhivistic Dupa incheierea acestor operatii se poate preda fondul arhivistic prelucrat catre responsabilul cu arhiva al beneficiarului, pe baza de proces-verbal de predare-primire. Dosarele legate sunt ulterior reorganizate pe ani, termene de pastrare, _structura organizatorica si problematica. Se pregatesc cutii de pastrare arhiva si in paralel etichete redactate in calculator. Se introduc —_unitatile athivistice in cuti. Cutile se ordoneaza cronologic. ae" eS “Si acu we BD, ivarea ELPROF ~ pin St. Sargon! Gulea Nicolae, Corp ©, Els} 2, Cod postal 021784, Secor 2, Bucurest "Ric 1aartosssvie00 CUL R9OSEL44 TeUFax: +4021 252 26 80 Web: www.stefadinaso E-mail: ofice@stefadinaro Sregadees trare a depozitelor de arhiva 1.2, Acordarea consultantei de specialitate in vederea elaborari Nomencliatorului documentelor de arhiva pentru creatorii care nu detin asemenea instrument. In conformitate cu articolul 7 si 8 din Legea nr. 16 a Arhivelor Nationale din 1996, creatorii si detinatorii de documente sunt obligati ca anual sa grupeze documentele in unitati arhivistice, potrivit problemelor si termenelor de pastrare stabilite prin Nomenclatorul documentelor de arhiva. Nomenclatorul arhivistic se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii, dupa modelul prevazut in anexa nr. 1 din Legea Arhivelor Nationale/1996. In cazul in care unii creatori nu si-au elaborat Nomenclatorul arhivistic, SC Stefadina Comserv SRL poate asigura consultanta de specialitate pentru intocmirea importantului instrument de lucru in deplina concordanta cu prevederile legale in vigoare. Pentru realizarea Nomenclatorului sunt absolut necesare Organigrama si Regulamentul de Organizare si Functionare a institutiei creatoare a documentelor de arhiva. Structura si elementele componente ale Nomenclatorului vor respecta intocmai ordinea directiilor, departamentelor, serviciilor, tuturor celorlalte diviziuni prevazute in schema de organizare a creatorului de arhiva. In Nomenclatorul arhivistic vor fi incluse toate categoriile si genurile de documente rezultate din activitatea creatorului, includerea lor facandu-se pe baza propunerilor primite de la structurile institutiei. Din punct de vedere metodologic, Nomenclatorul arhivistic se realizeaza sub forma unui tabel in care sunt trecute toate categoriile de documente pe compartimente, pe probleme si termenele de pastrare. La prima rubrica a Nomenclatorului vor fi trecute titulaturile (denumirile) diviziunilor si compartimentelor de munca, respectandu-se ordinea lor din schema de organizare a institutiei creatoare, fiecare compartiment numerotandu-se cu cifre romane. In cea de-a doua rubrica vor fi trecute diviziunile si subdiviziunile compartimentelor de munca, acestea fiind numerotate cu litere majuscule. Rubrica a treia este prevazuta pentru redarea in rezumat a continutului documentelor constituite in dosar, fiecare unitate arhivistica fiind numerotata cu cifre arabe, incepand cu numarul 1 in cadrul fiecarui compartiment de munca. Se impun a fi evidentiate importanta si rolul: cifrelor romane, literelor majuscule si cifrelor arabe care, in cadrul Nomenclatorului, constiutie indicativul dosarului. Respectivul indicativ poate fi format numai din litera majuscula si cifra araba, sau numai din cifra araba daca creatorul are in componenta numai compartimente de munca fara diviziuni si alte subdiviziuni. Importanta este si cea de-a patra rubrica a Nomenclatorului unde este inscris termenul de pastrare. ‘Si_ Batali nr 62, Intarea ELPROF ~ pin Si. Seignt Culsa Niolae, Corp G, Etaj 2, Cod postal 01764, Socior2 Buco Rc: J40/10608/1008 CUI: ROOSEG44 Tel/Fax: 40.024 252 28 AN'Walr www sicfaina mm Formals nfenMstartna Stefadecd Comsores SILL trare a depozitelor de arhiva Stabilirea lui are valoarea unei operatiuni arhivistice pentru ca termenul de pastrare este cel ce defineste existenta in timp a unui document. Termenul de pastrare a documentelor se stabileste in functie de: valoarea istorica, importanta stiintifica, culturala si artistica a documentelor, de rolul si determinarea practica a informatiilor pentru activitatea creatorului si de interesul nemijlocit in satisfacerea drepturilor legitime ale persoanelor juridice si fizice care solicita confirmarea lor prin autenticitatea documentelor. Documentele care au valoare istorica si ,deci” nu pot fi selectionate vor avea mentionat in dreptul lor cuvantul ,permanent"” (prescurtat ,P”). Pentru documentele care se pastreaza temporar va fi trecuta in dreptul lor cifra araba care reprezinta numarul anilor cat vor fi pastrate. Pot fi situatii in care anumite documente nu au fost evaluate de la inceput cu exactitate pentru a fi pastrate, precum si cazuri in care, chiar daca au fost incadrate in anumite termente de pastrare, sa se constate ulterior ca prin valoarea lor stiintifica si informatiile oferite merita sa fie pastrate mai mult sau permanent. La asemenea documente se va face mentiunea ,C.S.", ceea ce inseamna ca vor fi supuse analizei comisiei de selectionare pentru a decide cat urmeaza a fi pastrate. Avand in vedere importanta majora a nomenclatorului arhivistic se impune a fi retinut ca el nu poate fi modificat anual sau de cate ori ar dori cineva din randul factorilor de conducere ai creatorului de arhiva. Nomenclatorul Arhivistic va fi supus modificarilor numai atunci cand au loc schimbari in organigrama sau in structura organizatorica a institutiei creatoare de documente. In cazul in care se infinteaza noi directii, servicii, alte compartimente si subdiviziuni nomenclatorul se actualizeaza si completeaza cu denumirile respectivelor structuri noi si cu dosarele create de acestea. Daca unele compartimente, ori subdiviziuni ale acestora isi dezvolta activitatea si isi largesc atributiile, nomenclatorul va fi completat cu noile genuri si categorii de documente, precum si cu termenele lor de pastrare corespunzatoare. Responsabilitatea pentru termenele documentelor ce vor fi incluse in nomenclatorul arhivistic revin sefului fiecarui compartiment de munca in parte. Dupa elaborare nomenclatorul arhivistic este aprobat de conducerea institutiei creatoare de documente si confirmat de Arhivele Nationale pentru unitatile centrale si de catre Directile Judetene ale Arhivelor Nationale pentru Unitatiile Teritoriale. 1.3. Inventarierea documentelor pe baza Nomenclatorului Arhivistic In procesul de prelucrare a documentelor de arhiva Inventarierea este operatiunea arhivistica ce consta in luarea in evidenta a documentelor si_,implicit” a dosarelor/unitatiilor arhivistice, dupa ce au fost supuse ordonarii conform criteriilor, problemelor si termenelor de pastrare prevazute in nomenclatorul arhivistic, Inventarul trebuie sa cuprinda, de regula, toate dosarele care au acelasi termen de pastrare, create pe parcursul unui an la nivelul unui compartiment de munca. In Seete| " ‘Si_Batcutar_ 67, lnarea ELPROH orp ©, Eta} 2, Cod postal O2TTEN, Sector 2. Bucurea RC. JéQ/10896/1986 CUI: RS0S8644 Tel/Fax: +40.021 252 26 60 Web: wnws'efadina ro E-mail: offce@stefadina fo istrare a depozitelor de arhiva consecinta urmeaza ca fiecare compartiment de activitate sa intocmeasca atatea inventare ale dosarelor/unitatilor arhivistice cate termene de pastrare au fost prevazut in nomenclator pentru un compartiment. In scopul inventarierii dosarelor/u.a. se intocmeste pentru fiecare in parte cate o fisa de inventar. Fisa de inventar trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: genul (categoria documentului); emitentul documentelor; actiunea la care se refera documentul; destinatarul; locul si data actiunii. Referitor la genul documentelor in fisa de inventar se va mentiona in mod concret felul actului (ex: raport, proces verbal, plan, stenograma, memorium, ordin, sinteza, diploma, hrisov, situatie-statistica, corespondenta etc.), evitandu-se a se utiliza formula ,diverse”. Mentionarea emitentului se face prin redarea numelui precum si a funetillor pe care le specifica documentul. In cazul in care apar mai multi emitenti, vor fi nominalizati de regula cei mai importanti sau cei mai cunoscuti. Aceasi metodologie va fi respectata si la completarea datelor referitoare la destinatar. In ceea ce prveaste obiectul actiunii si cauzele care au generat-o vor fi redate in sinteza elementele si aspectele esentiale. Fisele de inventar intocmite pentru documentele emise de instantele de judecata trebuie ,de regula” sa mentioneze in numele instantei, al judecatorului, ale partilor aflate in judecata, ca de altfel si cauza urmata de hotararea pronuntata. Cuprinsul fiselor de inventar poate, dupa caz, sa redea intre ghilimele unele formulari din document daca este necesar sa se evidentieze un eveniment important ori o situatie speciala. In procesul de inventariere, atat u.a. cat si fisa de inventar primesc o cota provizorie. Elementele de cota ce trebuie sa apara in fisa de inventar si care reprezinta datele ce individualizeaza fiecare dosar\u.a. sunt constituite din: denumirea fondului, sau a colectiei arhivistice; titulatura compartimentului de munca; numarul u.a. si anul, sau anii extremi. In cazul in care unii creatori au grupat dosarele/u.a. pe pachete, in cadrul cotel va fi mentionat si numarul pachetului din care face parte. Traduceri sau copii ale unor documente vor fi inventariate impreuna cu documentele originale, ele primind cota originalelor la care se adauga o litera in ordinea alfabetica. Dupa intocmirea tuturor fiselor de inventar se efectueaza cotarea definitiva a lor si a u.a. trecandu-se la elaborarea inventarului fondului sau a colectiei cu respectarea tubricilor prevazute in anexa nr. 2 in Legea Arhivelor Nationale 1996. In temeiul prevederilor legale si ale normelor arhivistice inventarele se intocmesc in trei exemplare pentru documentele cu termenele de pastrare temporare iar pt documentele cu termen de pastrare permanent se vor intocmi patru exemplare. Dintre acestea cate un exemplar din fiecare inventar in parte ramane la compartimentul de munca creator al documentelor iar celelalte se vor depune impreuna cu dosarele/u.a. odata cu predarea lor la resortul de arhiva. 12 ‘Si, Baleuu ar 6, area ELPROF — pin St Sevgant Culea Nislae, Corp ©, Eta 2, Cod postal O21784, Sector, BuCUEsT RG. JaG/10695/1905 CUE ROOSEO44 Telex: +40 021 252 26 80' Web: www siefadina ro E-mail: offee@stefadina ro Dosarele/u.a. care au fost incheiate la sfarsitul unui an, ca de altfel, care din motive intemeiate mai raman la compartimentul de munca vor fi trecute in inventarul anului respectiv, mentionandu-se in dreptul lor ca nu au fost predate. In momentul predarii lor la resorturi de arhiva se va specifica in inventar ca a fost efectuata operatiunea respectiva. Cu prilejul predarii u.a. pe baza de inventar si preluarii lor de catre resorturi de arhiva generala, fiecare dosar in parte va fi verificat si confruntat cu inventarul pentru a se depista eventualele neconcordante, erori sau lipsuri. 1.3.1 Ordonarea si inventarierea documentelor create inainte de aplicarea Nomenclatorului Arhivistic. Practica arhivistica a demonstrat ca la unii creatori si detinatori de arhive exista documente ce au fost create inainte de intrarea in vigoare si aplicare a N.A. Sunt ,deasemenea” situatii in care chiar dupa aparitia acestui instrument de lucru documentele nu au fost constituite conform prevederilor legale pe probleme si termene de pastrare. In asemenea situatii, de regula, se procedeaza dupa urmatoarea metodologi A. Va fi stabilita, in primul rand, apartenenta documentelor la fond, adica se va realiza fondarea avandu-se in vedere: a. denumirea emitentului si a destinatarului; b. numarul de inregistrare; c. continutul documentului; d. stampila si alte semne de validare; e. rezolutille puse pe documente; B. Ordonarea documentelor la nivelul fondului se realizeaza conform criteriilor Stabilite in planul metodic: a. pe ani si pe compartimente de munca iar in cadrul fiecarui compartiment pe probleme; b. pe compartimente si pe ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic, sau alt criteriu in functie de specificul documentelor; Daca anumite dosare/u.a. contin documente din ani diferiti atunci ele vor fi ordonate la anul cel mai vechi din dosar neluandu-se in calcul documentele din anexe. Pot fi si situatii in care documentele nu au fost constituite in dosare si s-au pastrat sub forma foilor volante. In asemenea cazuri ordonarea se efectueaza cronologic iar documentele se grupeaza in dosare pe probleme. Dupa aceste operatiuni se poate trece la inventarierea dosarelor/u.a. conform metodologiei enuntate cu prilejul prezentarii operatiunii de inventariere a documentelor. 13 ‘Sif Baicult or 2, inrarea ELPROF — pin Si, Sergent Guloa Nook, RC: 4OM10895/1606 Clit RensAadd Tellay- senayt 98) 1 ©. Ela] 2, God postal 021704, Socar 2 Bucarest de administrare a depozitelor de arhiva Pe baza inventarului elaborat, pana la finalizarea si certificarea lui se efectueaza si operatiunea de selectionare a documentelor, stabilindu-se ua. sau numai documentele lipsite de valoare care sunt supuse analizei Comisiei de Selectionare pentru a fi aprobate in vederea eliminarii lor. Pentru documentele propuse pentru a fi eliminate se intocmeste un proces verbal in care vor fi mentionate anul crearii actelor si numarul u.a. din inventar. Selectionarea documentelor de arhiva Intre operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor de o importanta majora este selectionarea lor, care consta in stabilirea valorii fiecarui document si definirea perioadei de pastrare a lor in timp. Stabilirea valorii documentelor se face pe baza urmatoarelor criter a. valoarea istorica a documentelor conferita de informatiile pe care le contin cu privire la istoria politica, economica, sociala, culturala, religioasa, relatiile diplomatice, etc; b. vechimea docmentelor coroborata cu valoarea artistica, ormamentatille, suportii pe care au fost emise, alte caracteristici de forma; ¢. volumul (cantitatea) si fregventa documentelor in cadrul Patrimoniului Athivistic National si a celui Universal; d. Importanta, atributiile si’ rolul creatorului de documente in cadrul sistemului institutional din tara si locul lui in contextul relatilor sale cu institutii si personalitati din interiorul tarii si din strainatate; e. starea fizica si conditile de conservare in care au fost pastrate documentel f. numarul exemplarelor in care au fost create initial documentele si al copiilor efectuate in diverse scopuri dupa actele originale; g. valoarea practica a documentelor si gradul de solicitare al lor in scopul solutionarii unor probleme ale persoanelor fizicie si juridice pentru drepturi patrimoniale, de vechime in munca, genealogice, etc; h. efectele unor evenimente cu urmari dezastroase (razboaie, revolte sociale) si ale unor calamitati naturale (cutremure, inundatii, incendii, etc.) care s-au repercutat asupra documentelor de arhiva pericritandu-le integritatea. Avand in vedere frecventa in cadrul patrimoniului arhivistic national precum si valoarea istorica deosebita pe care o prezinta documentele create in epoca medievala (feudala) nu se selectioneaza. In cea ce priveste documentele create pana in anul 1920 operatiunea de selectionare se poate efectua numai in situatii speciale iar eliminarea lor se realizeaza in urma aprobarii Arhivelor Nationale. 14 "Si Beta v.62 nvarea ELPROF ~ pit St. Serpent Gulea Nicoae, Corp C, Ely 2, Cod postal GIVER, Sodior 2 BuoreaT RC: JAO/10695/1908 CUI: ROOSEG44 Tel/Fax: +40.021 252 28 AN'Waly wean cicfarina mm Emote arastcrucaice es Solutii de administrare a depozitelor de arhiva De regula, operatiunea de selectionare se efectueaza asupra fondurilor arhivistice neordonate si neinventariate, chiar in procesul de ordonare, dupa urmatoarea metodologie: a. dosarele/u.a. care contin in totalitate documente fara valoare istorica, sau practica, ori cele care se refera la o singura problema vor fi propuse spre eliminare, iar in inventar se inscriu la o singura pozitie specificandu-se cantitatea in metri liniari, anii extremi si anul la cere se refera. b. dosarele/u.a. care au in componenta mai multe documente fara valoare istorica se separa de cele cu valoare si se grupeaza pe categorii, conform planului metodic de lucru mentionandu-se in inventar. c. in cazul in care o u.a/dosar este compusa din documente lipsite de valoare istorica, dar care se refera la probleme diferite majoritatea documentelor va determina categoria la care vor fi grupate. d. documentele fara valoare istorica, neconstituite in dosare/u.a. se vor grupa pe categorii conform celor stabilite prin planul metodic de lucru. In cazul dosarelor/u.a. din cadrul fondurilor judecatoresti vor fi eliminate documentele lipsite de valoare cu exceptia sentintelor sau hotararilor judecatoresti definitive, care vor fi grupate cronologic, pe ani si constituite in noi u.a. La fondurile inventariate selectionarea se face prin desemnarea cotelor dosarelor/u.a. lipsite de valoare istorica, sau practica, acestea fiind cuprinse intr-un inventar separat, iar in inventarul fondului la pozitille corespunzatoare la rubrica observatii se face mentiunea cu litarea ,,S" (selectionat). In scopul desfasurarii intregii operatiuni arhivistice de selectionare a documentelor inttr-o deplina responsabilitate si concordanta cu prevederile legale si principiile practicii arhivistice, in cadrul fiecarei institutii creatoare si detinatoare de documente si constituie o Comisie de Selectionare numita prin decizia sefului unitatii Comisia de selectionare este compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri numiti din randul celor mai buni specialisti in materie de arhivistica, cunoscuti pentru inaltul lor profesionalism si discernamant desasvarsit in aprecierea valorii documentara. Responsabilul compartimentului (sectorului) de arhiva din cadrul institutiei creatoare devine, de drept, secretarul comisiei de selectionare. La sesizarea secretarului, presedintele convoaca comisia de selectionare anual, semestrial, sau ori de cate ori situatia o impune. Pe parcursul analizei documentelor membrii comisiei de selectionare vor urmarii pe langa termenele de pastrare in N.A. ,in mod special” acele pozitii in dreptul carora pare mentiunea ,C.S."(comisia de selectionare). In urma deciziei comisiei unele documente ce se impun prin valoare pot fi propuse spre pastrare permanenta chiar daca initial fusesera incadrate la diverse termene de pastrare temporara. Dupa analiza efectuata si deciziile luate comisia de selectionare intocmeste un proces-verbal care este inaintat conducerii institutiei spre aprobare. 15 ‘Sk, Baial 62, area ELPROF~ po SE. Sergent Oulca Nooao, Cow 6, Fla] 2, God postal RC: J4Ort0SB5/1986 CUE ROOSEO4A” TeLFax: #40 021 252 26 0 Web: vow sttadina rE Sector, Bucarestt office @stofadinaro oO Covesone: SILL Solutii de administrare a depozitelor de arhiva Pentru documentele propuse a fi eliminate se elaboreaza inventare care impreuna cu procesul-verbal aprobat de conducerea institutiei si inventarul documentelor cu caracter de pastrare permanent create in perioada ce a facut obiectul analizei comisiei de selectionare, vor fi inaintate pe baza de adresa oficiala la Arhivele Nationale, spre confirmare. Pana la confirmarea lucrarilor de selectionare documentele propuse a fi eliminate vor fi pastrate pe rafturi in ordinea instrumentelor de evidenta specifice astfel incat echipele de control sa poata efectua verificarea lor. Chiar daca urmeaza a fi propuse spre eliminare, este interzisa depunerea documentelor respective pe pardoseala in locuri apropiate de calorifere, conducte, tablouri electrice sau alte surse ce pot produce inundatii ori incedii. Pe langa documentele clasice de arhiva operatiunii de selectionare ii sunt supuse si matricele sigilare. Valoarea istorica a matricelor sigilare propuse a fi scoase din uz se apreciaza indiferent de suportul lor. La evaluare se au in vedere inscrisul din campul sigilat, insemnele, perioada de timp cand au fost emise si au fost valabile, fregventa, valoarea artistica. Analiza matricelor sigilare propuse a fi scoase din uz este facuta de comisii de selectionare speciale, care vor inainta lucrarea spre confirmare, arhivelor nationale, pe baza unui proces verbal insotit de inventarul pieselor. Elaborarea instrumentelor de evidenta pentru fondurile si colectiile arhivistice din depozitele proprii Creatorii si detinatorii de arhive au datoria sa asigure evidenta clara a fondurilor si colectillor din depozitele proprii conform prevederilor legislatiei in vigoare si ale normelor practice arhivistice. In acest sens se intocmesc urmatoarele instrumente de evidenta: « inventarele fondurilor si colectiilor arhivistice; © registrul inventarelor; © registrul general de arhiva: ¢ dosarul fondului si fisa ,situatia fondului”; Elementele de baza ale evidentei sunt reprezentate de inventarele unitatilor arhivistice care se intocmesc conform metodologiei prezentate in capitolul rezervat acestei probleme. Fiecare inventar va fi copertat si va contine 0 foaie de titlu, o prefata si nota de certificare. Pe coperta si foaia de titlu ale inventarului vor fi trecute urmatoarele elemente: fitulatura creatorului (directia, serviciul, compartimentul); denumirea fondului sau colectiei; in mijlocul pagini se inscrie formula inventar impreuna cu anii extremi ai documentelor si numaru! total al unitatilor arhivistice cuprinse in inventarul respectiv. 16 ‘Se Baicuu or 6, lntrarea ELPROF — pin Se, Sergent Culea Nicolae, Gowp 6, El, Cod postal O2iTe Re MVIOAARIAAA FI RENKARLA Talay” an not 989 9a Ba, ‘Setar? Buses Srefadtces ji de administrare a depozitelor de arhiva Pentru un inventar al unui fond sau al unei colectii foarte importanta este prefata care trebuie sa contina informatii despre creatorul de arhiva fie ca este institutie, ori © personalitate politica, culturala, etc; deasemenea in prefata vor fi evidentiate problemele la care se refera documentele precum si date cu privire la sistemul de arhivare. Dupa numaratoarea filelor la sfarsitul inventarului se va face certificarea lui, mentionandu-se numarul total al unitatifor arhivistice cuprinse, nunarul filelor de inventar, numele si prenumele celui care a intocmit instrumentul de evidenta si data la care a fost realizat. Registrul inventarelor este instrumentul de evidenta in care sunt trecute toate inventarele fondurilor sau colectiilor elaborate pana in momentul completarii registrului, in care vor fi incluse ,in continuare” inventarele ce urmeaza a fi inventariate. Inainte de a fi completat registrul inventarelor va fi numerotar certificat si inregistrat in registrul de intrare iesire al institutiei creatoare si detinatoare a arhivei.\ Rubricile registrelor inventarelor care trebuie completate vizeaza urmatoarele date: numarul inventarului* numarul fondului sau colectiei titlul inventarului (denumireea fondului, a compartimentului, serviciului) anul sau anii extremi ai documentelor inventariate numarul total al unitatiilor arhivistice inventariate numarul filelor inventarului * tubrica observatii Instrumentul de sinteza al evidentei il constituie 13a istrul. gener iva ‘sunt inregistrate toate fondurile si colectiile detinute la data intocmii deschis in continuare pentru luarea in evidenta a preluarilor de documente in ordinea intrarii lor, sau a depistarii de noi acte in depozitele proprii. Ca si in cazul registrului inventarelor registrul general de arhiva inainte de completare este numerotat, certificat si inregistrat in registrul de intrare iesire al institutiei. Rubricile specifice registrului general de arhiva sunt conform formularului tip consfintit de legislatia arhivistica urmatoarele: prima rubrica-numarul curent ¢ denumirea, numarul si data actului in baza caruia au fost depuse la arhiva documentele numarul de inregistrare si data inregistrarii la arhiva denumirea depunatorului denumirea fondului sau colectiei arhivistice genul documentelor anul, anii extremi ai documentelor Solu’ ‘Sir, Baicul nr. 62, nirarea ELPROF — prin Si. Sergent Culea Nicolae, Corp C, Ela], Cod postal 21784, Secor, Busuresl RC: J40/10895/1998 CUL R80S8944 TeVFax: +40 021 252 28.60 Web: wwew.setadina ro E-mail: offlea@stefacinaro Solutii de administrare a depozitelor de arhiva * cantitatea documentelor in: numar de unitatii arhivistice (u.a.) si in metri liniari (ml) * numarul fondului si observatii Pe langa instrumentele de mai sus in scopul realizarii unei evidente complete pentru fiecare fond sau colectie arhivistica, trebuie intocmit un dosar al fondului care cuprinde urmatoarele piese: * procesul verbal de predare-primire a fondului sau colectiei arhivistice? in respectivele acte doveditoare vor fi mentionate denumirea fondului, anul sau anii extremi, cantitatea in ml si u.a., institutia sau persoana fizica de la care s-a preluat fondul, data efectuarii operatiunii; ¢ in dosarul fondului vor fi incluse deasemenea eventualele lucrari de selectinare efectuate; procesele verbale ale verificarii existentului cu instrumentele de evidenta; alte documente privind evolutia si situatia fondului. Pe langa instrumentele prezentate mai sus, creatorii si detinatorii de arhive trebuie sa intocmeasca pentru fondurile si colectiile din depozitele proprii o fisa, ,,Situatia fondului”. Respectivul instrument de evidenta, se completeaza pentru fiecare fond/colectie arhivistica in parte, pe un formular tipizat, care contine doua parti componente: 1. fata ,,a” in care sunt completate urmatoarele date: - in partea din stanga, sus, denumirea creatorului-detinatorului si locatia lor; - sub titulatura ,,Situatia fondului’, este trecuta identitatea fondului, adica denumirea lui prevazuta in Registrul General de Arhiva (RGA); - urmeaza 4 rubrici referitoare la denumirile succesive purtate de-a lungul anilor de creatorul fondului arhivistic; localitatea unde si-a desfasurat creatorul activitatea; anii extermi ai documentelor pentru fiecare denumire in parte a creatorului; caracteristici ale documentelor (genul lor, limba sau limbile straine in care au fost emise); fata ,,b” (verso) a fisei in care sunt trecute datele privind situatia concreta a documentelor, pe ani calendaristici: - situatia existentului de documente ( preluari, in m.l. si anii extremi; iesiri de documente, in m.l. si anii extremi; operatiunile de prelucrare a documentelor ordonate in m.l. si anii extremi; inventariate, in m.l. si anii extremi; verificarea existentului cu instrumentele de evidenta, in ml. si anii extremi, numarul unitatilor arhivistice; numarul inventarului sau ale inventarelor corespunzatoare fondului). in cazul in care nu s-a intocmit un asemenea document atunci va fi redactat un proces verbal de luare in evidenta 18 ‘Sir Bateau nr. 82 Wrarea ELPROF — prin Si. Sergent Culea Nicoue, Corp ©, Ela 2, Cod postal G2ITEA, Sader, BUGITOaT icy: JeQ/10688/1996 CUL ROOSBNS ToVFax: #40 021 252 28.60 Web: www stefadina.ro E-mail: offee@stotadine co Stefaecdecear Cowesore: S7ZL trare a depozitelor de arhiva Actiunea de predare-primire a fondurilor si colectiilor in cadrul depozitelor de arhiva. Protectia, pastrarea si conservarea fondurilor/colectiilor arhivistice, precum si manipularea documentelor in cadrul depozitelor de arhiva si in afara lor, sunt activitati de o importanta majora si cu implicatii multiple asupra soartei si existentei documentelor de arhiva. In scopul asigurarii integritatii fondurilor si colectiilor de arhiva si cresterii responsabilitatii personalului desemnat sa efectueze operatiunile arhivistice, deci sa prelucreze documentele, la nivelul fiecarui depozit trebuie desemnat un responsabil numit de seful institutiei creatoare si detinatoare a arhivei. Actiunea de predare-primire a fondurilor si colectiilor din cadrul depozitelor se face in prezenta unei comisii formate din specialisti si desemnata prin decizia sefului institutiei creatoare si detinatoare de documente. Cu prilejul predarii-primirii, se intocmeste un proces verbal in care vor fi mentionate toate datele referitoare la situatia fondurilor si colectiilor din cadrul depozitului, dupa ce a fost efectuata verificarea documentelor prin confruntarea cu inventarele arhivistice sau instrumentele de evidenta (inventare, liste, tabele, fise, etc.). Responsabilul de depozit, cel ce primeste in gestiune fondurile si colectiile, raspunde de integritatea, siguranta, pastrarea si conservarea documentelor din depozitul preluat, avand si obligatia sa sesizeze conducerii institutiei orice disparitie, degradare, sau alt pericol ce poate pune in primejdie existenta arhivei. In cazul in care la unele fonduri a fost efectuata operatiunea de verificare a existentului cu instrumentele de existenta, actiunea de predare-primire se realizeaza pe baza procesului verbal de verificare, acesta devenind parte integranta a documentului incheiat in urma predarii-primirii fondurilor/colectiilor arhivistice. Procesul verbal de predare-primire a fondurilor/colectiilor la nivelul unui depozit de arhiva se completeaza si se actualizeaza dupa fiecare preluare, transfer, comasare sau verificare survenite asupra documentelor din depozitul respecti Procesul verbal de predare-primire se intocmeste in 3 exemplare, originalul find pastrat de seful institutiei, exemplarul 2 ramane la predator, iar cel de-al Ill — lea va fi pastrat de responsabilul de arhiva. ‘Sir Bacal nr 62,varea ELPROF — pin Si. Sergant Gulea Nicolae, Corp ©, Ea] 2, Cod postal 21764, Sector, Bucurest RC: J4Or10896/1896 CUL R9O0SE844 TeVFax: +40 021 252 28 60 Wob: ynwv.ctetedina ro Emel: offce@stofadina ro Comsers SIL G E & Stegfacdeced Solutii de administrare a depozitelor de arhiva Sistematizarea fondurilor si colectiilor in depozitele de arhiva. Manipularea documentelor Pentru asigurarea unei evidente operative regasirea documentelor si folosirea lor eficienta in scopuri stintifice si practice la nivelul depozitelor de arhiva fondurile si colectiile arhivistice trebuie sistematizate si aranjate dupa criterii bine definite. Sistematizarea fondurilor si colectilor arhivistice in depozite se realizeaza, de regula, pe domenii de activitate iar la nivelul fiecarui domeniu pe institutiile creatoare si pe structurile acestora. La randul lor u.a/dosarele sunt asezate pe rafturi si in cadrul lor pe polite incepand din partea stanga spre dreapta, intodeauna pornindu-se de la nivelul superior al raftului. Se recomanda ca dupa fiecare fond sau colectie sa fie lasat un anume spatiu liber in scopul asezarii in continuare a eventualelor preluari de la acelasi creator, ori a unor documente ce apartin aceluiasi fond dar care au fost depistate ulterior pentru orientaer la nivelul fondurilor si depistare facila a documentelor in cadrul fiecarui depozit de arhiva toate rafturile din depozit se numeroteaza din partea stanga spre dreapta iar politele la randul lor tot de la stanga la dreapta si de sus in jos, deasemenea pornind cu nr 1 Din aceleasi considerente enuntate mai sus pentru fiecare depozit in parte se realizeaza un ghid topografic cu urmatoarea structura: * locatia(locul unde se afla depozitul) si numarul de depozit(se trece in partea stanga de sus a ghidului); numarul curent; denumirea fondului sau a colectiei arhivistice; anul sau anii extremi; cantitatea de arhiva in ml si wa. numarul de raft; polita si numarul ei; numarul fondului; numarul inventarului de fond; eee evcne U.adosarele se pot scoate din depozite in diverse scopuri intemeiate: a. pentru a fi puse, prin intermediul salilor de studiu la dispozitia cercetarii b. pentru rezolvarea cererilor diverselor persoane fizice si juridice, pentru eliberarea de copii privind drepturi de proprietate, vechime in munca, mosteniri, genealogii 20 ‘Sr Batcalutr_6, area FLPROF — pin Su, Sergent Cutea Nook Corp ©, Eta) 2, Cod postal 021784, Sector, Bucuresti ‘RC. J4Ort0698/1996 CUL RS058944 ToUFax: +40 021 252.28. ‘Web: nwrstefadina.co E-mail: offce@stefacina ro “*