Sunteți pe pagina 1din 18

Sinteză privind cursul ,,Constituirea şi gestionarea

documentelor de arhivă”
PROF.UNIV.DR. CORNELIU LUNGU
I. CONCEPTE ŞI OPERAłIUNI ARHIVISTICE

I.1 Definirea principalelor concepte arhivistice.

Mai mult decât în oricare alte probleme legate de ştiinŃa arhivistică şi de


operaŃiunile efectuate în complexa activitate cu documentele, în ceea ce
priveşte constituirea şi gestionarea arhivelor curente este absolut
necesară, înainte de tratarea lor propriu-zisă, definirea noŃiunilor de bază
utilizate în mod frecvent, cum ar fi: document, dosar, unitate arhivistică,
fond şi colecŃie de documente, ordonare, stabilirea apartenenŃei
documentelor la fond, constituirea, inventarierea, evidenŃa,
gestionarea, selecŃionarea documentelor, nomenclatorul dosarelor,
folosirea documentelor, lista lor rămânând deschisă.
Desigur, definiŃii mai simple, sau mai complexe, au fost formulate încă de
la apariŃia primelor arhive constituite şi organizate, într-o formă sau alta, în
cadrul marilor dregătorii şi instituŃiilor publice. Teoria şi practica arhivistică
au consemnat, atât la nivelul şcolii europene, cât şi în cadrul fiecărei
instituŃii naŃionale a Arhivelor, definiri concrete ale noŃiunilor, conceptelor şi
elementelor de căpătâi ale muncii cu documentele de arhivă. Stau mărturie
în acest sens numeroasele lucrări de specialitate, studiile şi articolele
elaborate pe teme de arhivistică, dar şi normele metodologice,
regulamentele şi instrucŃiunile emise de-a lungul anilor pe tărâm arhivistic,
toate înmagazinate şi consfinŃite de literatura arhivistică europeană şi de
cea naŃională1.
Înainte de a încerca definirea fiecăreia dintre noŃiunile de bază utilizate în
activitatea arhivistică am fost tentaŃi să începem prin explicarea termenului
de arhivă, aşa cum a procedat profesorul Aurelian SacerdoŃeanu, singurul

1
Dintre lucrările de referinŃă apărute de-a lungul anilor în literatura de specialitate ar fi de menŃionat: Hans
Keiser, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig-Gröningen, 1905; Pietro Toddei,
L’archivista. Manuale teorico-pratico, Milano, 1906; Georg Holtzinger, Handbuch der Registratur und
Archivwissenschaft, Leipzig, 1908; Eugenio Casanova, Archivistica, 2a edizione, Siena, 1928; Gerhard Enders,
Arcchivverwaltungslehre, Berlin, 1962; Jean Favier, Les Archives, Paris, 1959; Johannes Pappritz,
Archivwissenschaft, Band 1-4, Marburg, 1983.
Pentru lucrări apărute în literatura de specialitate românească a se studia: PublicaŃiile Arhivelor Statului,
DirecŃia Generală a Arhivelor Statului, 47 p.; PublicaŃii arhivistice. Catalog (1860-1997), Arhivele NaŃionale ale
României, Bucureşti, 1997, 40 p.

1
autor al unui manual de arhivistică2 apărut până în prezent. În introducerea
lucrării sale a Început prin definirea „termenului de bază adică <arhiva>”3.
Având în vedere rolul lucrării de faŃă şi Ńinând seama de faptul că ea se
adresează, în primul rând, studenŃilor am considerat că termenul respectiv
de arhivă – în complexitatea sensurilor sale – ar trebui definit după
trecerea În revistă a tuturor celorlalte noŃiuni de bază. Acest lucru l-ar
impune fie doar pentru simplul fapt că noŃiunea în sine are o arie de
cuprindere mai largă, în sensul că arhiva este cea care dirijează, sau altfel
spus, instrumentează celelalte noŃiuni, îndeosebi cele de: document,
evidenŃă, fond arhivistic, selecŃionarea, folosirea etc. documentelor.
Ca şi în cazul reglementărilor şi al legislaŃiei arhivistice4, preocupări
pentru definirea şi explicarea principalelor noŃiuni de specialitate au existat
încă de la apariŃia şi organizarea, într-o formă sau alta, a arhivelor. Dovezi
în acest sens sunt multe, dar este suficient să exemplificăm prin Ordinul
emis în anul 1829, când autorităŃile au cerut principalelor instituŃii „a se
mărgini de a alcătui toate pricinile înfăŃişate în dosare, care să se păstreze
în arhive5 (subl.n.). O altă dovadă o constituie prevederea din
Regulamentul Organic, care la art.365 menŃiona că la masa arhivelor se
vor Ńine acturile publice precum: anaforale, hrisoave, hatişerifuri”6.
O dată cu dezvoltarea teoriei şi a practicii arhivistice au evoluat şi
noŃiunile sau conceptele de bază utilizate În munca de arhivă. Cel mai bun
exemplu îl poate constitui termenul de dosar, pornit de la vechea formulă
de delă şi ajuns astăzi la conceptul de unitate arhivistică, unde pot fi
incluse pe lângă documentele clasice şi cele rezultate în urma aplicării
înaltelor tehnologii şi aplicaŃiilor tehnice soldate cu documente electronice,
audio-vizuale, informatice etc. Dacă vechiul delă reprezintă din punct de
vedere arhivistic dosarul, sau unitatea arhivistică din zilele noastre,
trebuie stăruit şi definit mai clar sensul actualelor noŃiuni. De fapt, se
impune a fi explicat faptul că un dosar sau o unitate arhivistică pot fi
constituite dintr-un singur document sau mai multe asemenea mărturii.
SituaŃiile în care o unitate arhivistică poate fi reprezentată de un singur
document se întâlnesc mai multe la sursele provenite din epoca medievală.
De regulă, însă, dosarele sau unităŃile arhivistice au fost constituite prin
gruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de provenienŃă,
conŃinut, gen, destinaŃie etc.

2
Aurelian SacerdoŃeanu, Arhivistica, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1970.
3
Ibidem, p.12.
4
Corneliu-Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Ed. FundaŃiei România de Mâine, Bucureşti, 2008.
5
Arhivele Statului – 125 ani de activitate (1831-1956), Bucureşti, 1957, p.23.
6
Arhivele înfruntând vremurile (mărturii documentare), Bucureşti, 2006.

2
Definite din punct de vedere arhivistic, în temeiul prevederilor legislaŃiei
în materie şi al literaturii de specialitate7, documentele reprezintă
totalitatea înscrisurilor, actelor oficiale şi particulare, a mărturiilor realizate
cu ajutorul grafiei, ca de altfel şi toate Înregistrările sonore, foto, video,
audio şi informatice.
De-a lungul istoriei, multitudinea surselor emise de autorităŃile publice şi
de persoanele particulare, volumul lor considerabil, varietatea genurilor şi a
conŃinutului lor, au impus ordonarea documentelor după criterii bine definite
ce au permis constituirea dosarelor şi unităŃilor arhivistice individualizate.
La rândul lor, respectivele dosare sau unităŃi arhivistice formate la nivelul
unui singur document, sau din mai multe documente sunt ordonate şi
inventariate pe fonduri sau colecŃii arhivistice. Înainte de a defini aceste
ultime două concepte, ar trebui, în opinia noastră, stăruit asupra noŃiunilor
de dosar şi unitate arhivistică. În acest scop e bine să încercăm o
selectare a celor mai reprezentative elemente şi formulări desprinse din
diferitele definiŃii apărute cu privire la cei doi termeni în literatura de
specialitate până în prezent. Sintetizând, am putea defini dosarul ca fiind
unitatea de evidenŃă a documentelor ordonate şi clasificate după
provenienŃă, gen, conŃinut şi valoare ocupând astfel o poziŃie distinctă în
instrumentul de evidenŃă al unui fond sau al unei colecŃii arhivistice.
Fără a impune o ordine alfabetică a termenilor sau noŃiunilor de bază
asupra căror ne-am propus să stăruim, ci doar o succesiune a lor din punct
de vedere arhivistic, ar trebui, în opinia noastră, să definim ce reprezintă un
fond arhivistic şi, în egală măsură, o colecŃie arhivistică. Dacă am
parcurge numai definiŃiile din lucrările menŃionate de noi în notele de la
subsol şi am face o sinteză a lor, am putea formula că un fond arhivistic
constituie totalitatea documentelor create de-a lungul existenŃei şi activităŃii
proprii de către o persoană fizică, o familie sau o instituŃie, intreprindere,
societate, asociaŃie, organizaŃie, regie, fundaŃie, ligă, federaŃie, uniune,
partid politic, care şi-au păstrat structura şi organizarea independente, şi-au
menŃinut profilul de activitate şi teritoriul de competenŃă.
La rândul ei colecŃia arhivistică poate fi definită ca reprezentând
totalitatea documentelor adunate şi grupate de un creator sau deŃinător de
arhivă după anumite criterii: tematic, alfabetic, cronologic, particularităŃi

7
Între lucrările care oferă posibilitatea comparării unor definiŃii merită a fi menŃionate: DicŃionar al ştiinŃelor
speciale ale istoriei, Editura ŞtiinŃifică şi Enciclopedică, Bucureşti, 1982; Norme tehnice privind desfăşurarea
activităŃilor în Arhivele NaŃionale, 1996; Adina-Berciu Drăghicescu, ŞtiinŃele auxiliare ale istoriei, Editura
Universitară Bucureşti, 1994; LaurenŃiu Mera, Îndreptar arhivistic, Editura Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001;
InstrucŃiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deŃinătorii de documente, Arhivele NaŃionale, 1996.

3
externe, fără a fi luate în consideraŃie provenienŃa, ori alte caracteristici ale
documentelor.
O noŃiune foarte importantă în realizarea unei evidenŃe corespunzătoare
a documentelor o constituie aşa numita fondare, adesea întâlnită în
literatura de specialitate, în special cea mai veche. După opinia noastră, în
locul acestui termen, mult mai corectă ar fi formula de stabilire a
apartenenŃei documentelor la un fond/colecŃie. În realitate sunt multe
situaŃii când în procesul de prelucrare şi ordonare a documentelor nu avem
de-a face cu un fond compact. Putem Întâlni fragmente de fonduri, părŃi
structurale diverse, documente răzleŃe, etc.
În asemenea situaŃii nu facem decât să stabilim apartenenŃa
respectivelor documente la fondul de origine. În speŃă, stabilirea
apartenenŃei documentelor la un fond, sau o colecŃie - deci fondarea -
reprezintă o importantă operaŃiune arhivistică prin care se face delimitarea
documentelor care aparŃin unui creator sau altul, repartizarea lor corectă
făcându-se după criterii bine definite.
În strânsă legătură cu stabilirea apartenenŃei la fond este o altă
operaŃiune arhivistică esenŃială pentru realizarea evidenŃei documentelor,
reprezentată de Ordonare, care presupune gruparea documentelor în
cadrul unui fond în temeiul unor criterii precise, între cele mai uzitate fiind:
cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, pe probleme,
alfabetic etc.
Etapa superioară în complexul proces de realizare a evidenŃei
documentelor de arhivă este inventarierea. În esenŃă, ea constituie
operaŃiunea prin care toate unităŃile arhivistice, după ce au fost ordonate,
sunt luate în evidenŃă conform unor criterii precise prevăzute într-un alt
instrument de lucru, care este nomenclatorul documentelor de arhivă.
Vorbind despre operaŃiunea de inventariere nu putem trece peste
rezultatul ei principal, reprezentat de inventarul de gestiune, adică
instrumentul de evidenŃă al tuturor unităŃilor arhivistice constituite într-un
fond sau colecŃie arhivistică. Din capul locului se impune să subliniem că
trebuie făcută distincŃia între acest instrument de evidenŃă şi inventarul
general al fondurilor şi colecŃiilor dintr-o arhivă, sau lucrarea ştiinŃifică de
informare care este Inventarul arhivistic, dar asupra căruia vom stărui
când va fi abordată problema folosirii documentelor şi a lucrărilor elaborate
ca urmare a valorificării informaŃiilor pe care documentele le oferă cercetării
ştiinŃifice.
Un termen care a fost mereu în actualitate şi va ocupa în continuare un
loc distinct în practica arhivistică este cel al selecŃionării documentelor. Şi
în acest caz avem de a face cu o altă operaŃiune arhivistică ce constă în
4
stabilirea valorii documentelor dintr-un fond sau colecŃie arhivistică, scopul
final urmărind desemnarea celor care fac parte din Patrimoniul Arhivistic
NaŃional şi, deci, se păstrează permanent, spre deosebire de celelalte
cărora le-au expirat termenele de păstrare, sau sunt lipsite vădit de
importanŃă, inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce face posibil să fie
propuse spre eliminare. Insistăm asupra acestui aspect şi subliniem că
respectivele documente cu termene de păstrare expirate şi fără valoare nu
pot fi eliminate înainte de a fi supuse analizei Comisiilor de selecŃionare şi
scoaterii lor din evidenŃă numai cu aprobarea organelor abilitate. De altfel,
importanŃa covârşitoare a operaŃiunii de selecŃionare este demonstrată de
modul în care a fost tratată de practica arhivistică, atât la nivel european,
cât şi pe plan naŃional. Mărturie în acest sens pot fi dezbaterile repetate din
cadrul unor manifestări ştiinŃifice internaŃionale, mese rotunde,
simpozioane, colocvii, congrese etc., unde a fost dezbătută problema
selecŃionării, ca spre exemplu la ConferinŃa europeană a arhivelor de la
Budapesta8. La rândul ei, şi literatura de specialitate românească s-a
aplecat, de-a lungul anilor, în suficientă măsură asupra importanŃei
selecŃionării documentelor de arhivă. Între cele mai recente aprecieri cu
privire la rolul respectivei operaŃiuni arhivistice pot fi menŃionate opiniile
formulate în lucrarea LegislaŃie arhivistică românească, unde se sublinia că
pentru selecŃionarea documentelor „pe lângă probitate profesională <se>
impune şi o responsabilitate totală în analiza valorii unui document pentru
că o dată eliminat, el nu mai poate fi recuperat şi nici înlocuit”9.
Fiind vorba de o operaŃiune de asemenea importanŃă, s-ar impune, în
opinia noastră, să explicăm şi ceea ce reprezintă o Comisie de
selecŃionare. În fapt, ea constituie organismul colectiv ce se înfiinŃează la
nivelul oricărei instituŃii, începând cu Arhivele NaŃionale şi direcŃiile lor
judeŃene, până la ultimul creator şi deŃinător de documente. Rolul Comisiei
este acela de a analiza, iar în ultimă instanŃă de a aviza eliminarea
documentelor sau, după caz, respingerea înlăturării lor întrucât valoarea le
impune păstrarea, fie pe încă o perioadă de ani, fie permanent. Este lesne
de înŃeles că membrii Comisiilor de selecŃionare trebuie aleşi dintre
specialişti, oameni cu temeinice cunoştinŃe, de o înaltă probitate
profesională şi, nu în ultimul rând, care să dovedească discernământ şi
capacitate de a analiza în profunzime. Ar mai fi necesar – aşa cum ne-au
învăŃat mentorii noştri Aurelian SacerdoŃeanu şi Gheorghe T. Ionescu – că
8
Sur la creation de l’organisation des documents contemporaine, dans „Actes de la Conferance Européene des
Archives, Budapest, 1986.
9
Corneliu Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Editura FundaŃia România de Mâine, Bucureşti, 2008,
p.19.

5
cei pe mâna cărora ar intra arhivele, inclusiv cei din Comisiile de
selecŃionare să cunoască ce reprezintă cultul faŃă de documentul istoric.
După trecerea în revistă a operaŃiunilor, să le spunem preliminare şi în
acelaşi timp pregătitoare pentru realizarea evidenŃei documentelor,
ajungând la constituirea unităŃilor arhivistice, trebuie stabilită cota
arhivistică. Ea poate fi definită ca reprezentând totalitatea elementelor de
identificare a unei unităŃi arhivistice în cadrul unui fond sau al unei colecŃii.
Elementele absolut necesare ale cotei sunt: denumirea (titulatura) fondului
sau colecŃiei arhivistice; partea structurală sau compartimentul; numărul
dosarului/unităŃii arhivistice; anul sau anii extremi ai documentelor. Întrucât
am folosit mai sus formula „ani extremi”, socotim util să explicăm şi această
noŃiune. Anii sau datele extreme reprezintă limitele cronologice între care
se încadrează documentele unui fond/colecŃie, sau ale unui dosar/unitate
arhivistică, alături de celelalte elemente ale cotei având un rol determinant
în identificarea fiecărui document.
În strânsă legătură cu noŃiunile de mai sus poate fi tratat şi conceptul de
gen al documentului, adesea întâlnit în practica arhivistică. Genul poate
defini un document în funcŃie de suportul său, de trăsăturile sale interne,
care îl individualizează faŃă de celelalte documente ce pot fi: hrisoave,
diplome, zapise, ordine, scrisori, rapoarte, procese-verbale, stenograme
etc.
Pentru a putea efectua principalele operaŃiuni arhivistice destinate
constituirii documentelor, întocmirii evidenŃei şi gestionării lor, este necesar
să fie utilizate şi alte instrumente ajutătoare, între care un rol determinant
revine nomenclatorului documentelor de arhivă. El este instrumentul de
lucru reprezentat de o listă sistematică a categoriilor de documente create
şi grupate pe compartimentele din cadrul unei instituŃii (unităŃi), conform
schemei de organizare a acesteia. Demn de reŃinut este şi faptul că în
cadrul compartimentelor, documentele se grupează în dosare, anual,
potrivit problemelor şi termenelor de păstrare prevăzute în cadrul
nomenclatorului. Şi pentru că suntem la etapa evidenŃierii, sau altfel spus,
a sublinierii unor prevederi şi principii ce trebuie aplicate şi respectate cu
stricteŃe socotim că se impune să atragem atenŃia asupra altei îndatoriri
permanente a tuturor creatorilor şi deŃinătorilor de documente, impusă
tocmai de importanŃa covârşitoare a nomenclatorului, atât în constituirea
unităŃilor arhivistice, cât şi în efectuarea operaŃiunii de selecŃionare a
documentelor. Este vorba de regula conform căreia respectivul instrument
de lucru, înainte de a fi aplicat în practică, trebuie verificat şi aprobat de
Arhivele NaŃionale pentru creatorii de la nivel central, iar pentru ceilalŃi

6
deŃinători de documente, de către DirecŃiile JudeŃene ale instituŃiei
desemnate prin lege să administreze Patrimoniul Arhivistic NaŃional.
Înainte de a trata mai în amănunt principalele etape ale constituirii
documentelor şi a dosarelor în unităŃi arhivistice de sine stătătoare socotim
util să insistăm şi asupra termenului de gestionare a documentelor.
Considerăm necesar acest lucru, cu atât mai mult cu cât în literatura de
specialitate din Ńara noastră termenul nu este întâlnit decât în mică măsură,
cu toate că în practica arhivistică europeană se foloseşte mai des. Dacă
am încerca o explicaŃie, am putea avansa ideea că, probabil, în limba
română pentru noŃiunea de gestionare a documentelor de arhivă nu s-a
găsit corespondentul fidel, sau cel mai potrivit. Tocmai de aceea, şi având
în vedere că în titulatura cursului de faŃă apare în mod concret termenul de
gestionare a documentelor vom încerca să-i conturăm o definire cât mai
aproape de sensul şi menirea conceptului în activitatea arhivistică. Aşadar,
gestionarea documentelor de arhivă ar putea fi definită ca reprezentând
ansamblul de principii, prevederi regulamentare, norme tehnice şi
metodologii referitoare la problemele de administrare, depozitare,
manipulare a documentelor în vederea recondiŃionării, sau după caz,
restaurării lor şi, nu în ultimul rând, pentru folosirea lor în scopuri ştiinŃifice
şi practice.
Desigur, în cadrul complexelor activităŃi şi operaŃiuni arhivistice, pe lângă
termenii trecuŃi în revistă în succinta noastră prezentare sunt şi alte noŃiuni
sau concepte cu implicaŃii şi rol determinante în munca de arhivă, dar
asupra lor ne propunem să stăruim pe parcursul analizei proceselor de
constituire şi gestionare a documentelor ce vor face obiectul problemelor
tratate în subcapitolele următoare.

I.2 Înregistrarea, constituirea şi gruparea documentelor în


dosare/unităŃi arhivistice.

Înainte de a purcede la tratarea unor asemenea probleme trebuie


remarcat că toŃi creatorii şi deŃinătorii de documente au datoria firească şi
obligaŃia legală de a constitui compartimente de arhivă organizate în raport
cu complexitatea şi volumul arhivelor produse şi păstrate. Pentru a asigura
buna desfăşurare a operaŃiunilor arhivistice şi, în egală măsură, existenŃa
documentelor de arhivă, începând cu constituirea şi conservarea lor, până
la protecŃia specială şi folosirea lor, toŃi creatorii şi deŃinătorii au o altă
obligaŃie, anume ca la nivel de conducere a unităŃii, odată cu constituirea
compartimentului de arhivă, să stabilească structurile, responsabilităŃile şi

7
limitele de competenŃă şi, nu în ultimul rând, să desemneze personalul
prevăzut să desfăşoare, efectiv, activitatea arhivistică.
În ambele situaŃii, atât cu prilejul constituirii compartimentului de arhivă,
cât şi în momentul desemnării personalului care va efectua operaŃiunile
arhivistice, creatorii şi deŃinătorii de arhive au aceeaşi obligaŃie de a obŃine
avizul Arhivelor NaŃionale. Se impune a fi subliniată această datorie legală
cu atât mai mult cu cât, în ultima vreme, au apărut tot felul de firme,
societăŃi şi alte organisme care se apucă să presteze servicii şi să
efectueze muncă de arhivă fără a dispune de personal specializat, fapt ce
a condus la prelucrarea necorespunzătoare a documentelor, iar în unele
situaŃii, cum este cazul multor primării, să aducă documentele în
imposibilitatea de a fi folosite, fie şi numai în scopuri practice, că de
cercetare ştiinŃifică nici nu se poate pune problema. Fiind vorba de obligaŃii
ale creatorilor şi deŃinătorilor de arhive se impune, de asemenea, să
evidenŃiem faptul că după obŃinerea avizelor necesare din partea Arhivelor
NaŃionale sarcinile lor nu s-au finalizat în totalitate. Dimpotrivă, ei au datoria
să comunice aceleiaşi instituŃii orice modificări, reorganizări şi alte măsuri
care, într-un fel sau altul, vizează activitatea compartimentului de arhivă.
De o importanŃă la fel de mare este şi datoria conducerii instituŃiei
creatoare şi deŃinătoare de documente să asigure pregătirea personalului
desemnat să desfăşoare munca de arhivă, instruindu-l şi aducându-i la
cunoştinŃă atribuŃiile speciale pe care le are de îndeplinit şi
responsabilităŃile lui faŃă de documentele de arhivă.

A. Înregistrarea documentelor.
Una dintre operaŃiunile primare desfăşurate pe tărâm arhivistic, de care
depind alte activităŃi, dar, mai cu seamă, asigurarea identităŃii documentelor
este înregistrarea lor. Respectiva acŃiune se realizează la Registratura
generală, unde, într-un Registru de intrare-ieşire se trec documentele. Sunt
unităŃi/instituŃii în care sunt folosite, în acelaşi timp, mai multe registre, dar
este absolut necesar ca numerele de înregistrare ce se dau documentelor
să nu se repete.
Asemenea situaŃii sunt datorate numărului tot mai mare de documente
primite sau emise de către un creator. Totodată, cazurile de acest gen pot
conduce la înregistrarea documentelor şi în cadrul compartimentelor de
lucru, fapt ce are drept efect degrevarea, într-o măsură, sau alta, a
Registraturii generale. Mai exact, în cadrul unor asemenea instituŃii, la
nivelul Registraturii generale se realizează repartizarea documentelor pe

8
compartimente10 în vederea înregistrării şi distribuirii lor spre soluŃionare în
funcŃie de natura problemelor şi competenŃa sectoarelor de muncă. Tot
Registratura generală se ocupă şi de trimiterea documentelor către
instituŃiile destinatare, Ńinând, totodată o evidenŃă strictă a circulaŃiei tuturor
documentelor.
Se impune a mai fi subliniat un alt aspect, aparent minor, dar cu
implicaŃii multiple. Este vorba de respectarea modelului pentru Registrul de
intrare-ieşire, care are menirea să asigure o unitate de acŃiune în ceea ce
priveşte înregistrarea şi gruparea documentelor şi constituirea unităŃii
arhivistice. Cu atât mai mult este necesară respectarea unei asemenea
recomandări în etapa actuală, când, unii creatori şi deŃinători de arhive nu
fac faŃă avalanşei de documente, fapt pentru care recurg la tot felul de
improvizaŃii şi chiar metode proprii care nu se încadrează în prevederile
practicii arhivistice.
Din punctul de vedere al tehnicii, sau am putea spune metodologiei de
lucru, înregistrarea documentelor se face cronologic, în ordinea primirii lor
de la persoanele juridice şi fizice, aceeaşi tehnică fiind aplicată şi în cazul
trimiterii documentelor către instituŃiile sau persoanele destinatare.
Înainte de a începe înregistrarea propriu-zisă, Registrul/registrele de
intrare-ieşire trebuie pregătite pentru utilizare. Aceasta presupune
numerotarea fiecărui registru, urmând ca la final, după încheierea
operaŃiunii să se facă certificarea menŃionându-se, pe lângă numărul filelor,
anul sau perioada cât au durat înregistrările, încheindu-se cu data şi
semnătura celui care a efectuat certificarea. Pentru individualizarea unui
registru vor fi trecute pe copertă: titulatura instituŃiei/unităŃii, iar în cazul în
care înregistrarea se face pe compartimente, va fi menŃionată denumirea
structurii respective. De asemenea, vor fi trecuŃi anul sau anii documentelor
înregistrate.
Având toate elementele definitorii trecute şi registrul fiind pregătit din
toate punctele de vedere se poate face înregistrarea propriu-zisă. Şi în
cadrul acestei operaŃiuni este absolut necesară respectarea unor reguli
care în esenŃă prevăd: menŃionarea corectă a numărului la care a fost
înregistrat documentul, data înregistrării, ca de altfel, numărul şi data cu
care emitentul a expediat documentul, sau documentele în cauză. Vor fi
trecute în continuare numărul total al filelor documentelor, inclusiv anexele
acestuia, atunci când există, apoi emitentul şi foarte concis, în rezumat, dar
cât mai ilustrativ, esenŃa conŃinutului documentului. În continuare trebuie
menŃionate compartimentul căruia i-a fost repartizată lucrarea, data

10
LaurenŃiu Mera, op.cit., p.57

9
trimiterii şi modul de soluŃionare. În cazul în care – şi trebuie specificat că
există destule asemenea situaŃii – sunt documente care se referă la
aceeaşi problemă, acestea se conexează la primul document înregistrat,
dar în dreptul fiecărui act conexat se trece numărul de înregistrare care l-a
primit documentul iniŃial, adică cel la care s-a făcut conexarea. De reŃinut
că odată cu numărul de înregistrare al documentului la care se face
conexarea trebuie trecut şi indicativul dosarului după nomenclator, acesta
urmând să fie stabilit şi completat în registru după rezolvarea situaŃiei
documentului.
În situaŃia documentelor emise de o instituŃie/unitate, adică cele ce
urmează să fie expediate din oficiu, ca de altfel şi în cazul celor întocmite
pentru uz intern, înregistrarea se face în acelaşi Registru în care au fost
trecute documentele interne, numai că pentru ele se completează doar
rubricile corespunzătoare.
Ar mai fi o speŃă, anume cea referitoare la documentele trimise ca
răspuns către alte instituŃii, caz În care ele vor primi numărul de Înregistrare
al documentelor la care se răspunde.
Concluzia principală care se desprinde cu privire la înregistrarea
documentelor şi la instrumentele de lucru folosite în acest scop constă în
faptul că atât operaŃiunea în sine, cât şi Registrul de intrare-ieşire sunt de
importanŃă covârşitoare pentru constituirea documentelor, dar, în egală
măsură, în urmărirea circuitului lor şi, nu în ultimul rând, la stabilirea locului
unde se află Într-un moment sau altul, precum şi stadiul în care se găseşte
soluŃionarea problemei, mai precis spus, dacă rezolvarea este în termenul
prevăzut, ori acesta a fost depăşit.

B. Gruparea documentelor şi constituirea dosarelor.


După încheierea înregistrării documentelor la 31 decembrie al fiecărui an,
se trece la gruparea lor în dosare11, conform problemelor şi termenelor de
păstrare prevăzute în nomenclatorul dosarelor. O primă obligaŃie este
aceea a existenŃei nomenclatorului, care, aşa cum am mai subliniat, se
realizează de către fiecare creator pentru documentele rezultate din
activitatea proprie. Respectivul instrument de lucru se întocmeşte sub
formă de tabel/listă în care sunt trecute categoriile de documente la nivelul
fiecărui compartiment de muncă, iar în cadrul acestora, grupate pe
probleme şi termene de păstrare. La gruparea documentelor se va Ńine
seama şi de indicativul dosarului, care, aşa cum am subliniat la momentul

11
Recomandăm a se studia şi ediŃia a 2a a Îndreptarului arhivistic publicat de Lucian Mera, Aronda, Cluj Napoca,
2002, p. 33-35

10
potrivit, figurează În Registrul de intrare-ieşire, ca şi pe fiecare document în
parte.
Câteva precizări se impun şi în ceea ce priveşte menŃiunea ce trebuie
făcută în dreptul grupelor de documente întocmite în temeiul
nomenclatorului. Aşa de pildă, la documentele ce se păstrează permanent
se trece cuvântul respectiv însoŃit şi de litera „P”, care reprezintă
prescurtarea termenului permanent. În dreptul documentelor care se
păstrează temporar va fi trecută cifra arabă reprezentând numărul anilor
cât se păstrează documentul (3, 5, 10, 15 etc.).
În activitatea practică arhivistică s-au întâlnit şi situaŃii în care pentru
unele documente nu a fost posibilă stabilirea certă a termenului de
păstrare, sau chiar dacă acesta a fost fixat, în momentul analizei s-a ajuns
la concluzia că prin natura informaŃiilor documentul trebuie păstrat mai
mult, sau chiar permanent. Drept urmare, în asemenea cazuri, în dreptul
termenului de păstrare temporară se specifică: „C.S.” (Comisia de
SelecŃionare).
În momentul expirării termenului iniŃial, Comisia va analiza şi va decide
dacă documentul/documentele respective pot fi propuse spre eliminare, ori
reŃinute spre păstrare permanentă.
Odată rezolvate toate problemele prezentate mai sus se poate recurge
la constituirea dosarelor prin gruparea documentelor în temeiul
nomenclatorului, iar în al doilea an de la constituire dosarele se predau la
compartimentul de arhivă al instituŃiei creatoare.
Predarea se face, însă, după ce au fost efectuate mai multe operaŃiuni,
confirmate de practica arhivistică:
a) ordonarea cronologică a documentelor incluse într-un dosar,
sau în anumite cazuri aranjarea lor după alte criterii cum ar fi pe structuri,
alfabetic, ori pe zone geografice etc.
b) eliminarea din interiorul dosarelor a filelor albe (nescrise),
dubletelor, agrafelor metalice, clamelor, acelor etc.
c) dosarele constituite nu trebuie să conŃină mai mult de 250-300
file, iar atunci când depăşesc cifrele de mai sus se vor forma mai multe
volume pentru acelaşi dosar.
d) legarea documentelor între coperte de carton la nivelul fiecărui
dosar, astfel încât să nu fie afectate textele documentelor.
e) toate dosarele trebuie să aibă filele numerotate, în cazul
dosarelor cu mai multe volume fiecare se numerotează începând cu „1”.
f) la sfârşitul dosarului se face certificarea pe o foaie nescrisă
unde se va menŃiona „Prezentul dosar (condică, registru etc.) conŃine ...
file, după care autorul certificării semnează şi trece data efectuării ei.
11
g) fiecare dosar va avea menŃionate pe copertă: titulatura
unităŃii/instituŃiei, a compartimentului unde a fost creat; numărul dosarului
(cota) din inventar, anul, datele de început şi de sfârşit (sau altfel spus anii
extremi), indicativul din nomenclator, numărul total al filelor conŃinute,
volumul, după caz, şi termenul de păstrare.

C. Inventarierea dosarelor şi predarea lor la arhiva creatorului.


În vederea predării dosarelor constituite la arhiva instituŃiei creatoare,
este necesară întocmirea inventarului de gestiune, care constituie
instrumentul de bază al evidenŃei documentelor12. Respectivul instrument
trebuie să conŃină toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în
cadrul unui compartiment de muncă pe parcursul unui an. Practic, fiecare
compartiment întocmeşte atâtea inventare câte termene de păstrare
prevede nomenclatorul pentru sectorul respectiv.
În cazul În care anumite dosare nu au fost finalizate, sau altfel spus
încheiate la sfârşitul anului, ca şi cele care sunt necesare în continuare
pentru activitatea compartimentului, respectivele unităŃi arhivistice se trec
în inventar, dar se va face menŃiunea că nu au fost, încă, predate la arhivă.
În cadrul Inventarului un rol foarte important, atât pentru evidenŃa
generală, cât, mai cu seamă, în identificarea unităŃilor arhivistice şi a
informaŃiilor pe care le oferă celor interesaŃi este rezumatul, sau redarea
succintă a cuprinsului dosarului. La rubrica respectivă, denumită chiar
„ConŃinutul dosarului” trebuie precizate, în primul rând, genurile
documentelor (spre exemplu: rapoarte, ordine, procese-verbale, sinteze,
stenograme, memorii, corespondenŃă, diplome etc.), apoi emitentul,
destinatarul şi problema sau problemele la care se referă documentele. În
dreptul fiecărui rezumat, la rubrica următoare vor fi menŃionaŃi anul, sau
anii extremi (datele limită) ale documentelor aflate în dosar.
Astfel întocmite şi pregătite în cadrul compartimentului de muncă,
inventarele vor fi predate la arhiva instituŃiei/unităŃii, conform unei
programări stabilite din timp cu acordul celor două părŃi, cea care predă şi
cea care primeşte. Pe lângă obligaŃiile celui care face predarea, sarcini
speciale revin şi compartimentului de arhivă care prin verificarea fiecărui
dosar urmăreşte să constate măsura în care au fost respectate normele de
constituire a dosarelor, dacă există concordanŃă între elementele oferite de
inventar şi conŃinutul documentelor.

12
Ibidem, p. 43-46

12
Din acest moment de soarta documentelor, de păstrarea şi conservarea
lor, de evidenŃa şi folosirea lor în diverse scopuri, răspunzător este
compartimentul de arhivă. Orice mişcare, sau manipularea documentelor
se vor efectua cu aprobarea conducerii instituŃiei creatoare, iar în cazul
selecŃionării unor documente numai cu aprobarea Arhivelor NaŃionale.
Dar, pe lângă asemenea obligaŃii, Compartimentului de arhiva îi revin şi
alte sarcini importante, determinate, în primul rând, de varietatea şi
multitudinea fondurilor arhivistice pe care, de regulă, le preia majoritatea
creatorilor şi deŃinătorilor de arhivă, mai cu seamă cei cu scheme de
organizare şi structuri componente complexe produc mai multe fonduri
arhivistice cu instrumentele de evidenŃă proprii. În asemenea situaŃii,
Compartimentul de arhivă are datoria să deŃină şi să completeze Registrul
de evidenŃă curentă, unde se va deschide câte un rol pentru fiecare fond în
parte. În respectivul registru, la sectorul ,,Preluări”, vor fi înscrise în ordinea
intrării toate inventarele fondurilor preluate. Demn de remarcat este şi
faptul că fiecare inventar va fi înregistrat separat, cu un număr de ordine
diferit, trecându-se în registru următoarele elemente:
a) numărul de ordine atribuit inventarului;
b) data intrării(preluării) documentelor prevăzute în inventar;
c) denumirea compartimentului de la care provin documentele şi
inventarul;
d) datele extreme (limită) ale documentelor;
e) numărul total al unităŃilor arhivistice din inventar;
f) numărul total al dosarelor intrate în mod efectiv, din inventarul
respectiv, în compartimentul de arhivă;
g) numărul dosarelor rămase eventual la compartimentul creator şi care
urmează să fie depuse ulterior.
Se atrage atenŃia că va fi menŃionată cota (numărul) din inventar pentru
fiecare dosar În parte care a rămas la compartiment.
În ceea ce priveşte capitolul (sectorul) ,,Ieşiri”, elementele care vor fi
completate sunt următoarele:
a) data scoaterii dosarelor din evidenŃă;
b) locul unde s-au predat;
c) denumirea, numărul de Înregistrare şi data actului în temeiul căruia
dosarele au fost scoase din evidenŃă;
d) numărul total al dosarelor ieşite (scoase din evidenŃă);
Pentru a asigura deplina legalitate şi a înŃelege importanŃa majoră a
respectării tuturor prevederilor legale şi ale normelor în vigoare, în ceea ce
priveşte scoaterea lui în evidenŃă, a unor documente, este absolut necesar

13
să fie cunoscute genurile actelor în baza cărora poate fi efectuată
operaŃiunea respectivă:
a) procesul verbal de predare-preluare;
b) proces verbal de constatare a stării fizice deteriorate a unor
documente sau a lipsei lor;
c) procesul verbal de selecŃionare a documentelor propuse a fi
eliminate.
Cu riscul de a repeta, se impune, de asemenea, să insistăm asupra
obligativităŃii obŃinerii aprobării conducerii creatorilor şi deŃinătorilor de
arhivă pentru scoaterea unor documente din evidenŃă. Mai mult decât atât,
în cazul selecŃionării, constatării stării avansate de deteriorare, ori
transferării la alŃi deŃinători a unor documente, trebuie confirmarea
Arhivelor NaŃionale.
Cu toate că asupra operaŃiunii de selecŃionare vom reveni în cadrul
expunerii noastre, nu vom scăpa prilejul să subliniem că propunerea de
eliminare a documentelor fără valoare practică şi cărora termenele de
păstrare le-au expirat se face de către Comisiile de selecŃionare constituite
la nivelul fiecărui creator şi deŃinător de arhive.

II. Prelucrarea şi gestionarea documentelor de arhivă din


perioadele modernă şi contemporană.

Dacă am face o comparaŃie cu situaŃia documentelor din perioada


medievală, şi trebuie avută în vedere o asemenea raportare, din capul
locului se poate constata că operaŃiunile arhivistice efectuate asupra
arhivelor create în epocile modernă şi contemporană13 sunt ceva mai
complexe. SusŃinem acest aspect având în vedere problemele de ordin
tehnic privind prelucrarea lor, ceea ce, în opinia noastră, pot fi socotite
chiar reguli speciale pe care practica arhivistică le-a validat de-a lungul
timpului.
Dintre cauzele care au impus asemenea particularităŃi ar fi suficient să
luăm în calcul, în primul rând, cantitatea masivă a arhivelor create în timpul
celor două epoci. Apoi, diversitatea genurilor şi categoriilor de documente
create la nivelul instituŃiilor specifice celor două orânduiri.

Nu în ultimul rând, trebuie avute în vedere natura, rolul şi diversitatea


instituŃiilor creatoare de documente, începând cu epoca modernă au

13
. Ibidem, p. 17-22

14
beneficiat de o organizare complexă şi o evoluŃie bazate pe un cadru
legislativ ancorat în mai mare măsură la nevoile şi realităŃile societăŃii.
Cum este şi firesc, în asemenea condiŃii, prima operaŃiune ce se impune
a fi efectuată asupra documentelor moderne şi contemporane ar fi, desigur,
ordonarea lor. Întrucât, în literatura de specialitate sunt întâlnite mai multe
procedee, am socotit potrivit ca prezentarea lor să nu se facă în ordinea
consacrată de normele metodologice, ci după gradul lor de disponibilitate şi
din considerente de ordin practic. Totodată, ne-am gândit că începând cu
prezentarea celor mai simple metode putem determina ca cei mai puŃini
iniŃiaŃi în materie să patrundă într-un mod gradat în componentele
operaŃiunii arhivistice şi să-i desluşească mai uşor metodologia de lucru.
Dacă acceptăm că, în general, avem de a face cu fonduri arhivistice
constituite pe temeiul sistemului de registratură a creatorului, operaŃiunea
de ordonare a documentelor trebuie efectuată cronologic, pe baza datei la
care au fost emise documentele. În cazul în care pe acelaşi suport au fost
transcrise mai multe documente, ordonarea se realizează prin includerea
lor la cel mai vechi dintre ele. Într-o situaŃie asemănătoare poate fi un dosar
care conŃine mai multe documente din ani diferiŃi, constituirea lui în acest
mod datorându-se chiar creatorului de fond. În asemenea situaŃie,
respectiva unitate arhivistică se ordonează la anul cel mai vechi al
documentelor cuprinse În dosar.
Pentru documentele din componenŃa dosarelor, ordonarea se va face pe
ani, pe luni şi zile, în timpul efectuării operaŃiunii fiind eliminate filele albe,
precum şi toate eventualele piese metalice ca: agrafe, ace etc.
Documentele din epoca modernă şi, mai cu seamă, cele din perioada
contemporană pot fi însoŃite adesea de anexe, planuri, schiŃe, hărŃi,
fotografii. De regulă, respectivele mărturii se conexează la documentele la
care se referă prin conŃinut.
Un procedeu recomandat este şi cel alfabetic, utilizat în cazul
documentelor de personal, celor privind corespondenŃa, caziere, liste de
asociaŃii, categorii de colaboratori sau diverşi clienŃi etc. Este o metodă
aparent mai puŃin utilizată în procesul de ordonare a documentelor, dar
trebuie remarcat că în ultimul timp numărul intreprinderilor private, al
societăŃilor şi firmelor particulare creatoare de arhive s-au dovedit tot mai
interesate de procedeul alfabetic în ordonarea documentelor proprii.
Respectând criteriile pe care ni le-am propus şi enunŃat mai sus, vom
stărui, în continuare, pe metodele consacrate şi însuşite de practica
arhivistică românească. Pentru început, socotim că este potrivit să ne
oprim asupra ordonării cronologice pe probleme, care se foloseşte cel mai
adesea în cazul fondurilor arhivistice create de instituŃiile ce nu au fost
15
constituite pe compartimente, ori dacă au avut asemenea structuri, la data
prelucrării arhivei, nu se poate stabili cu exactitate cărui sector au aparŃinut
documentele. Aceeaşi metodă de ordonare este recomandată şi în cazul
fondurilor din care au rămas doar puŃine documente, sau pentru cele
răzleŃe. În asemenea situaŃii, gruparea lor se realizează pe probleme, iar în
cadrul acestora, cronologic, ceea ce reprezintă o cale practică şi suficient
de operativă.
Unul dintre procedeele mai des întâlnite, dar şi mai complexe prin
metodologia pe care o presupune este cel structural-cronologic. El se
aplică, de regulă, în cazul fondurilor arhivistice create de instituŃiile care
şi-au păstrat, în linii mari, aceeaşi structură, iar schema de organizare nu a
suportat multiple transformări de-a lungul anilor. Drept urmare, ordonarea
documentelor la fondurile respective se efectuează la nivelul fiecărui
compartiment, iar în cadrul lor, pe ani şi în fiecare an pe probleme. Atunci
când sunt întâlnite unele documente neconstituite în unităŃi arhivistice,
actele în cauză se ordonează în dosare, pe probleme, în funcŃie de ceea ce
recomandă situaŃia lor, dupa care vor fi integrate la un fond şi incluse în
inventarul arhivistic al acestuia. Dacă nu pot fi integrate, documentele
preluate vor rămâne separat, cu evidenŃa lor proprie.
De-a lungul existenŃei sale, practica de specialitate a demonstrat că
arhivele au avut de suportat organizări, transformări, comasări, separări şi
chiar transferări în raport cu modificările survenite în activitatea şi evoluŃia
institutiilor creatoare de documente. Mai mult ca în alte perioade istorice, în
epocile modernă şi contemporană instituŃiile din majoritatea domeniilor de
activitate au cunoscut profunde transformări organizatorice, iar unele dintre
ele au continuat să funcŃioneze şi să existe chiar în condiŃiile în care s-a
trecut de la o orânduire socială la alta.
La nivelul fondurilor arhivistice create de instituŃiile care au beneficiat de
structuri organizatorice complexe, au avut în componenŃă direcŃii, sectoare,
secŃii, servicii şi alte compartimente, ori au cunoscut modificări
organizatorice şi structurale de-a lungul existenŃei lor, documentele se
ordonează cronologic-structural. În mod concret, ordonarea se realizează
pe ani, iar în cadrul compartimentelor pe probleme, ceea ce din punct de
vedere arhivistic constituie un real avantaj pentru intercalarea unor
documente. Mai exact spus, este vorba de situaŃii pe care noi le-am
întâlnit în îndelungata activitate în domeniu, când am depistat documente
răzleŃe ce aparŃineau unui fond deja prelucrat. În asemenea situaŃii a fost
posibilă intercalarea documentelor la problema şi la anul în care au fost
create, fără a produce modificări în evidenŃa globală, sau să fie ataşate,
fără vreo legătură, la sfârşitul fondului.
16
Întrucât în perioadele modernă şi contemporană au funcŃionat multe bănci
de la care au rămas numeroase fonduri arhivistice de profil, socotim util să
subliniem că ordonarea lor trebuie efectuată în felul urmator:
- Documentele create în activitatea şi relaŃiile cu clienŃii interni şi
externi se vor grupa pe ani, iar în cadrul anilor, alfabetic. Se pot ordona şi
direct, alfabetic, iar la nivelul fiecărei litere, pe ani;
- În ceea ce priveşte registrele, acestea se vor ordona pe categorii, sau
pe ani în cadrul compartimentelor ce le-au creat, ori la sfârşitul fondului de
care aparŃin.
Ca şi în cazul documentelor din celelalte perioade istorice, după
încheierea operaŃiunii de ordonare se trece la elaborarea clasicului
instrument de evidenŃă – inventarul arhivistic de gestiune. AcŃiunea propriu-
zisă de inventariere începe prin redactarea fişei de inventar pentru fiecare
unitate arhivistică în parte. În scopul realizării unui rezumat cât mai complet
şi concis, care să redea în sinteză cuprinsul dosarului (unităŃii arhivistice),
vor fi avute În vedere următoarele elemente:
- Data (anul), sau datele (anii) extreme ale documentelor. Într-un dosar
pot fi documente care se referă la un singur an, dar, în cele mai multe
situaŃii există acte ce se întind pe o perioadă mai mare cuprinzând câŃiva
ani. În asemenea cazuri, datele limită, sau anii extremi ai dosarului se
definesc prin stabilirea celui mai vechi an şi a celui mai nou, prevăzute în
documentele unităŃii arhivistice căreia i se întocmeşte fişa de inventar.
Dacă documentele conŃin şi anexe, datele lor nu se iau în calcul, la
stabilirea anului/anilor extremi, ele urmând să fie doar menŃionate în
cuprinsul rezumatului întocmit pentru unitatea arhivistică. La rândul lor,
datele extreme ale registrelor şi condicilor se stabilesc în funcŃie de anii
extremi ai documentelor la care se referă registrele sau condicile în cauză.
- Locul de emitere, sau localitatea unde au fost create documentele
sunt elemente absolut necesare, fapt pentru care milităm în favoarea
menŃionarii lor în fişele de inventar, sau de la caz la caz, cum se
menŃionează în unele lucrări de specialitate.
OpŃiunea noastră este susŃinută de necesitatea cunoaşterii tuturor
locurilor de provenienŃă a documentelor pentru că ele pot avea un rol foarte
important în susŃinerea cercetării ştiinŃifice, mai cu seamă, atunci când se
intenŃionează ca pe baza investigaŃiilor efectuate şi a informaŃiilor oferite de
documente să se realizeze diverse monografii ale unor localităŃi sau să se
întocmească studii de istorie locală, ori regională.
La fel de importante – în opinia noastră – sunt şi elementele
caracteristice ale documentelor, fapt pentru care socotim absolut necesar
ca în orice inventar, al oricărui fond arhivistic, să se menŃioneze dacă avem
17
de a face cu un original, cu o copie, o traducere sau orice altă formă de
redare, precum şi faptul dacă am prelucrat documente emise în limba
română, ori în alte limbi străine. În temeiul îndelungatei noastre activităŃi
desfăşurate pe tărâm arhivistic şi al experienŃei dobândite în cadrul
arhivelor româneşti şi al celor străine, avansăm opinia că este oportun ca
între caracteristicile anumitor documente să fie menŃionate şi elementele
artistice şi istorice de valoare excepŃională, cum ar fi eventualele miniaturi
de excepŃie, sigilii speciale, ori rarităŃi filatelice, ca spre exemplu capul de
bour etc.
Dispunând de toate datele trecute în revistă, mai sus, se poate recurge
la redactarea rezumatului, sau altfel spus la redarea conŃinutului
documentelor incluse într-o unitate arhivistică, ceea ce reprezintă, în fapt,
sinteza informaŃiilor oferite de respectivele mărturii documentare în dosar.
OperaŃiunea este deosebit de însemnată şi pretenŃioasă, presupunând mult
talent din partea celui care o execută, întrucât trebuie să redea concis, cât
mai fidel şi foarte clar datele şi informaŃiile, fără a le omite pe cele mai
relevante.
În rezumat vor fi menŃionate problemele cele mai importante, instituŃiile,
personalităŃile şi evenimentele principale.

18