TEME DE REFERAT

ARHIVISTICĂ

 Arhivarea-Arhivistica. Clasificarea arhivelor

 Ramurile arhivisticii
 Crearea Arhivelor
 Arhiva curentă
 Arhiva de depozit
 Arhiva generală sau istorică
 Arhivele Cancelarie Domnești. Registraturile
 Legislația arhivistică
 Fondul arhivistic. Colecția arhivistică
 Constituirea, inventarierea și predarea dosarelor la compartimentul arhivă
 Registrul de evidență. Selecționarea documentelor
 Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice și de înregistrare tehnică
 Ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor secrete de stat.
 Arhiveconomia
 Legislația Arhivelor Naționale

BIBLIOGRAFIE

 Adina Berciu-Drăghicescu, Arhivistică și Documentaristică,Prelegeri

universitare, București, 2002
 Cristian Filip, Studiu comparativ privind legislația arhivistică actuală
din România și Franța, în Revista Arhivele, nr, 2/2007
 Laurențiu Mera, Îndreptar arhivistic pentru personalul care creează,
păstrează și folosește documente, Ed.Aronda, Cluj Napoca, 2002
 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, Arhivistica în
perioada contemporană, Ed. Vasile Goldiș University Press, Arad,
2008
 Aurelian Sacerdoțeanu, Arhivistica, Ed.Științifică, București, 1974
 Arhivele Naționale ale României, Accesul la Arhive, în Revista
Arhivelor, supliment 2007
 O.U. nr. 24 din 30 martie 2000, publicată în Monitorul Oficial, partea
I, nr.138 din 31 martie 2000
 Agnes Erich, Arhivistică-Documentaristică, Ed.Valahia University
Press, Târgoviște, 2007
 NOŢIUNI GENERALE-ARHIVISTICĂ

1. Definirea conceptului

Arhivistica este disciplina care se ocupă cu cercetarea izvoarelor scrise pe suporți

friabil, ușor deteriorabili, pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale și aplicativ, în
vederea stabilirii soluțiilor optime de ordonare, selecționare, inventariere, conservare și
valorificare a documentelor. Aceasta reprezintă știința care se ocupă cu teoria și practica
muncii în arhive.

Arhivistica, ca disciplină științifică, dar și ca activitate practică, presupune cunoașterea

unor discipline conexe cum ar fi- epigrafie, paleografie, cronologie.

Termenul de arhivă provine din limba greacă, de la cuvântul ,,archeion,, care desemna
locul unde își avea reședința arhontele, un înalt magistrat din polis-ul grecesc, precum și locul
în care se păstrau actele emise în timpul activității sale. Ulterior, termenul a fost preluat de
romani sub forma de ,, archivum, arcivum, archivium,,. În evul mediu, noțiunea desemna nu
doar locul de păstrare al documentelor ci și documentele aferente locului de păstrare.

Arhiva, ca și ansamblu sau totalitate de documente, trebuie să ia naștere în urma unei

activități desfășurate de un creator de arhivă. Prin urmare, trebuie să fie constituită dintr-un
ansamblu de documente acumulate în cursul activității desfășurate de creatorul de arhivă, să
formeze o unitate organic, constituită după o anumită ordine sau păstrată într-un loc
determinat iar păstrarea documentelor să fie justificată de utilizarea lor.

Termenul de arhivă are diferite interpretări, astfel- 1. Instituție specializată în

păstrarea, organizarea,valorificarea documentelor de arhivă cu valoare practică sau
istorico-documentară- 2. Compartiment, sector, structură organizată destinată păstrării
documentelor acumulate de către un creator de fond, cu evidență proprie- 3. Indică
ansamblul de documente provenite de la un creator.

În baza practicii arhivistice s-au stabilit trei categorii de arhive- arhiva curentă,
arhiva de depozit și arhiva istorică.

Arhiva curentă este aceea care se află în curs de constituire, bazată pe anumite
reglementări, ale cărei documente sunt folosite la compartimentul creattorului de fond în
scopul rezolvării problemelor curente. Aceasta păstrează documentele tuturor problemelor
aflate în curs de lucrare. Limita maximă până când documentele se pot considera ca fiind părți
ale arhivei curente este de doi ani.

Arhivele de depozit sunt cele care își pierd actualitatea fiind trecute la arhivele clasate.
La anumite perioade de timp, materialele arhivistice, considerate cu caracter permanent se
predau către Arhivele Naționale, și sunt clasificate ca arhivă istorică sau generală pe bază de
inventar și proces verbal de predare-primire. Aceste arhive vor fi prelucrate și deschise
publicului spre consultare.

A.Sacerdoțeanu este primul român care a pus bazele arhivisticii ca știință auxiliară și a
realizat primul fond arhivistic, în perioada cât s-a aflat la conducerea Arhivelor Naționale
Române. Ca și definiție, Sacerdoțeanu spunea că ,, Arhiva reprezintă o stângere ordonată într-
un loc determinat, a oricărui fel de însrisuri pe material puțin durabil, rezultat din activitatea
instituțiilor sau a persoanelor , păstrate cu scopul de a cunoaște bunurile materiale și morale,
atât ale creatorilor lor, cât și ale întregii societăți contemporane lor.

Noțiunile de bază folosite frecvent în constituirea arhivelor sunt- documentele,

dosarele, unitatea arhivistică, fondul și colecția de documente, ordonarea, stabilirea
apartenenței documentelor de fond, constituirea, inventarierea, evidența, gestionarea,
selecționarea documentelor, nomenclatorul dosarelor, folosirea documentelor etc.....

Preocupări pentru explicarea și definirea principalelor noțiuni de specialitate au existat

încă de la apariția și organizarea, într-o formă sau alta, a arhivelor. Dovezi în acest sens sunt
numeroase, și exemplificăm în acest sens, ,,Ordinul,, emis în 1829, atunci când autoritățile au
cerut principalelor instituții ,, a se mărgini de a alcătui toate pricinile efectuate în dosare, care
să se păstreze în arhive,,. O altă dovadă o constitue prevederea din Regulamentul Organic,
care menționa că ,,la masa arhivelor se vor ține acturile publice precum anaforale, hrisoave,
hatișerifuri,,.

O dată cu dezvoltarea teoriei și practicii arhivistice au evoluat și noțiunile și

conceptele de bază utilizate în munca de arhivă. Termenul de dosar, pornit de la vechea
formulă de delă a ajuns astăzi la conceptul de unitate arhivistică, unde pot fi incluse, pe lângă
documentele clasice și cele rezultate în urma aplicării înaltelor tehnologiisoldate cu
documente electronice, audio-vizuale, informatice. Aceste unități arhivistice au fost
constituite prin gruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de proveniență, conținut,
gen, destinație.

Definite din punct de vedere arhivistic, în temeiul prevederilor legislației și literaturii

de specialitate, documentele reprezintă totalitatea însrcisurilor, actelor oficiale și particulare, a
mărturiilor realizate cu ajutorul grafiei, ca de altfel și toate înregistrările sonore, foto, video-
audio și informatice.

Fondul arhivistic reprezintă totalitatea documentelor create de-a lungul existenței și

activității proprii de către o persoană fizică, o familie sau o instituție, întreprindere, societate,
organizație, regie, fundație, ligă, federație, uniune, partid politic, care și-a păstrat structura și
organizarea independente, și-au menținut profilul de activități și teritoriul de competență.
Colecția arhivistică reprezintă totalitatea documentelor adunate și grupate de un creator sau
deținător de arhivă după anumite criterii- tematic, cronologic, particularități externe, fără a fi
luate în considerare proveniența sau alte caracteristici ale documentelor.

Fondarea sau stabilirea aparteneței documentelor la fondul de origine sau de colecție,

este o operație arhivistică prin care se face delimitarea documentelor care aparțin unui creator
sau altul, repartizarea lor corectă făcându-se după criterii bine definite. Ordonarea este în
strânsă legătură cu stabilirea apartenenței la fond, esențială în realizarea evidenței
documentelor. Aceasta presupune gruparea documentelor în cadrul unui fond în temeiul unor
criterii precise.

Inventarierea reprezintă etapa superioară în cadrul procesului de realizare a evidenței

documentelor de arhivă. Ea constitue operațiunea prin care toate unitățile arhivistice, după ce
au fost ordonate, sunt luate în evidență conform unor criterii precise, prevăzute într-un alt
instrument de lucru care este nomenclatorul documentelor de arhivă.

Selecționarea documentelor este o altă operațiune arhivistică, care constă în stabilirea

valorii documentelor dintr-un fond sau colecție arhivistică, scopul final fiind acela de a-i
desemna pe cei care fac parte din Patrimoniul Arhivistic Național. Acesta se păstrează
permanent, spre deosebire de celelalte cărora le-au expirat termenele de păstrare, sau sunt
lipsite de importanță inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce face posibil să fie propuse
spre eliminare. Rolul acestei operațiuni este foarte important, deoarece, pe lângă probitatea
profesională se impune și o responsabilitate totală, în analiza valorii unui document, pentru că
odată eliminat, el nu mai poate fi recuperat și nici înlocuit.
 Pentru a putea efectua principalele operațiuni arhivistice destinate constituirii
documentelor, întocmirii evidenței și gestionării lor, este necesar să fie utilizate și alte
instrumente ajutătoare, între care un rol important îi revine nomenclatorului, documentelor de
arhivă.

Nomenclatorul este un instrument de lucru, absolut obligatoriu, indispensabil

activităților de arhivă. Fără acesta nu pot exista unitățile arhivistice, implicit nici structurile de
arhivă. Acesta se întocmește sub forma unui tabel în care se însriu, pe fiecare compartiment
de muncă potrivit activităților desfășurate, toate categoriile de documente, create sau deținute,
în conformitate cu structura organizatorică a instituției. Nomenclatorul documentelor,
întocmit de fiecare compartiment de muncă în parte, se centralizează de către structura sau
responsabilul cu atribuții pe linia arhivei, după care este supus dezbaterii și avizării Comisiei
de Selecționare, apoi înaintat spre confirmare Arhivelor Naționale. După confirmarea
acestora, Nomenclatoeul intră în vigoare prin dispoziția emisă de șeful structurii.

Gestionarea documentelor de arhivă reprezintă ansamblul de principii, prevederi

regulamentare, norme tehnice și metodologii referitoare la problemele de administrare,
depozitare, manipulare a documentelor, în vederea recondiționării sau restaurării lor și pentru
folosirea lor în scopuri științifice șți practice.

Pentru a asigura buna desfășurare a operațiunilor arhivistic, precum și existența

documentelor de arhivă, începând cu constituirea și conservarea lor, până la protecția specială
și folosirea lor, toți creatorii și deținătorii au o altă obligație, anume ca la nivel de conducere a
unității, odată cu constituirea compartimentului de arhivă, să stabilească structurile,
responsabilitățile și limitele de competență, și nu în ultimul rând, să desemneze personalul
prevăzut să desfășoare activitatea arhivistică. Creatorii și deținătorii de arhive au obligația de
a deține avizul Arhivelor Naționale. Înregistrarea documentelor este prima operațiune care se
desfășoară în domeniul arhivelor. Din punct de vedere tehnic și metodologic, înregistrarea
documentelor se face cronologic, în ordinea primirii lor, de la persoanele fizice și juridice,
tehnică aplicată și în cazul trimiterii documentelor către instituțiile sau persoanele destinatare.
După încheierea documentelor, la 31 decembrie al fiecărui an, se trece la gruparea lor în
dosare, conform problemelor și termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul dosarelor.