ISAD(G) - International Standard of Archival Description

(General)

Se definește ca fiind un ansamblu de reguli generale de descriere ale documentelor de

arhivă, având ca obiect facilitarea cercetării și schimbului de informații asupra
documentelor de arhivă, indiferent de forma lor, suport, conținut informațional și locul de
păstrare al acestora.
Acest set de reguli de descriere arhivistică face parte dintr-un proces care:
- asigură crearea unor descrieri cuprinzătoare, precise, aplicate;
- facilitează regăsirea și schimbul de informații despre materialul arhivistic;
- permite punerea în comun a datelor despre creator;
- face posibilă integrarea descrierilor provenite din locuri diferite de păstrare într-un
sistem de informații unificat.

Fișa de descriere ISAD(G) comparată cu fișa de inventar actuală

Fișa ISAD(G) este de fapt o fișă de inventar lărgită, dar în același timp
sistematică.Elementele de descriere ale ISAD(G) cuprind destul de multe dintre
elementele unei fișe de inventar prevăzute în Normele Tehnice actuale.
Caracteristica fișelor de inventar constă în prezentarea unor multitudini de cazuri
particulare determinate de perioada de creare, de creator, de tipul de documente.Se pune
accentul pe respectarea procedurilor specifice fiecărui caz în parte.
Standardul are la bază 3 principii:
1.validitatea conceptului de fond arhivistic(aplicarea principiului respectului față de
fond);
2.corespondența între nivelele de clasare(ordonare) și nivelele de descriere;
3.legătura ierarhică între descrierea unui nivel și a altuia.
Nivelul ridicat de generalizare specific ISAD(G) îi permite arhivistului să se adapteze
mai ușor la situațiile specifice.Esențială în structurarea informațiilor pe modelul fișei de

1
inventar ISAD(G) devine respectarea scopului final, și anume descrierea eficientă a
structurii arhivistice analizate.
Fondul reprezintă cel mai larg nivel de descriere, în vreme ce părțile structurale formează
nivelele inferioare, a căror descriere poate fi înțeleasă doar dacă este văzută în contextul
descrierii în întregime a fondului.Astfel poate exista o descriere la nivel de fond, una la
nivel de serie, una la nivel de dosar și una la nivel de piesă.
Elementele descrierii ISAD(G) sunt structurate în zone de descriere;pentru fiecare zonă
în parte se precizează inițial scopul descrierii:
1) identificarea obiectului de descriere;
2) plasarea în context;
3) precizarea conținutului și a structurii;
4) precizarea condițiilor de acces;
5) identificarea surselor complementare;
6) zona notelor;
7) controlul descrierii.
Pentru aceasta este necesară o documentație temeinică, în mod regulat actualizată, în
contextul creării și utilizării documentelor, în special a provenienței lor.
În vederea armonizării practicilor descriptive naționale cu elementele de descriere proprii
ISAD(G)-ului (preluate de o bună parte a comunității internaționale), în anul 2010
Arhivele Naționale au inițiat un proiect care vizează realizarea unui Repertoar al
fondurilor și colecțiilor deținute de Arhivele Naționale, termenul final de realizare fiind
proiectat pentru anul 2013.
Pe parcursul a 4 ani se desfășoară activitatea de centralizare a datelor în vederea
realizării acestui Repertoar pe baza fișelor de descriere la nivel de fond, care va fi trimis
la sălile de studiu în format clasic și electronic pentru a fi pus la dispoziția cercetătorilor.
Acesta va cuprinde informații concise privind privind ansamblul tuturor fondurilor și
colecțiilor și se intenționează ca acesta să fie actualizat și revizuit periodic, când este
necesar, o dată cu noi preluări sau în funcție de gradul de definitivare a prelucrării
arhivistice a unui fond sau colecții.În acest sens a fost realizată o bază de date pentru
centralizarea acestor fișe, în format electronic în programul Microsoft Acces.O astfel de
bază de date va permite alcătuirea și a altor instrumente de evidență în funcție de un

2
anumit criteriu, precum un Repertoar al colecțiilor de documente sau un Repertoar al
fondurilor din perioada modernă.
Optica generală care a stat la baza proiectului a fost realizarea unor fișe de descriere în
format unitar și care să conțină următoarele elemente:
1) Denumire fond/colecție;se înregistrează;
2) Unitate de descriere(tipologia bazei de descriere), colecție sau fond;dacă este vorba de
fond, se specifică tipul acestuia(personal, familial);
3) Denumire creator;în acest caz trebuie indicate și denumirile succesive ale creatorului
de fond, în ordine cronologică, fie că este vorba de o instituție sau organizației care a
creat, acumulat și păstrat documente;
4) Datele extreme/anii extremi între care au fost create documentele din cadrul unui fond
sau al unei colecții;
5) Cantitatea în m.l și u.a, în câmpuri separate;
6) Forme de păstrare ale u.a; se menționează, după caz, forme specifice precum: dosare,
foi volante, broșuri, fotografii, planuri, hărți etc
7) Istoric administrativ/notă biografică - informații semnificative asupra originii, evoluției
și funcției organizației/instituției, iar pentru fondul familial notă biografică;
8) Informații conținute de documente, existând prevederea respectării conciziei, în sensul
redării cu acuratețe a obiectului și conținutului general al documentelor;
9) Părți structurale, cu indicarea acestora și anii extremi specifici fiecăreia;
10) Nivelul de prelucrare: stadiul actual de prelucrare arhivistică, prin alegerea unui nivel
precum neinventariat/parțial inventariat/inventariat.Pentru nivelul parțial inventariat,
menționat între paranteze, se precizează cantitatea în m.l;
11) Instrumente de informare și cercetare, unde sunt indicate numerele de inventar ale
fondului precum și datele extreme ale documentelor cuprinse în fiecare inventar.Pentru
u.a aflate în proces de inventariere se precizează numărul de fișe de inventar, disponibile
la Sala de studiu;
12) Deținător - sunt precizate informații precum: adresa, e-mail, număr de telefon și fax
ale structurii A.N deținătoare a fondurilor sau colecției;
13) Condiții de acces: se specifică, acolo unde este cazul, baza legală sau reglementările
care au consecințe asupra accesului la u.a ale unui fond, eventualele restricții derivate din

3
starea precară de conservare sau din clauze impuse de respectarea dreptului de autor, de
donator etc
14) Limba și paleografia documentelor; dacă documentele nu sunt redactate în limba
română, se precizează limba/limbile, paleografia/paleografiile, după caz.