SUPORT CURS ARHIVAR

ARHIVELE NU SUNT SIMPLE DEPOZITE DE ACTE

VECHI ,CI ADEVRATE LABORATOARE DE
CERCETARE TIINTIFICA

NICOLAE IORGA

1
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 1

1. Cunoaterea ntocmirii nomenclatorului arhivistic

i naintarea ctre Arhivele Naionale
1.1 ntocmirea nomenclatorului arhivistic
Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de
pstrare stabilite prin nomenclatorul arhivistic.
Nomeclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul din anexa nr. 1 la Legii 16/1996.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe
compartimente de munc, categoriile de documente grupate pe problem i termene de
pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile copmpartimentelor de munc,
n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu
cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se
numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor care constituie
dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1 la fiecare
compartiment.
n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale
preconstiuite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex.
I.A.1). Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex. B.4) sau
numai din cifra arab (ex. 2), dac creatorul are ca pri component numai
compartimente de munc fr subdiviziuni sau nici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, ndicativul dosarului va fi nscris i n registrul de
intrare-ieire, la rubric rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui se
face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea

2
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe

care le conin documentele. Aici este cazul documentelor cu termen de pstrare
Permanent, acestea fiind considerate documente cu valoare istoric.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent (prescurtat P), iar pentru documentele care se pstreaz temporar, cifra
arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1, 3, 5, 10, 15 etc.). Dac termenul
de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul
ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite
conjuncture, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul
de pstrare temporar se menioneaz C.S (comisie de selecionare). La expirarea
termenului de pstare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare
(atenie este vorba de comisia de selecionare care funcioneaz n acel moment n
cadrul creatorului) i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai
termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de
timp diferite i, respective, cu termene de pstare diferite (planuri, dri de seam lunare,
trimestriale, anuale), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente
de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu
dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i
dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial,
nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile prezentate mai sus,
nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorul de documente, ci se
ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile compartimente sau tipuri de
documente si se nainteaz spre confirmare structurilor Arhivelor Naionale de care
aparin.
eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator
pentru documentele specifice compartimentului respective. Aceste proiecte se
centralizeaz de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare,
spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente
printr-o decizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i pe acesta i se confirm, la

3
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

nivel central, de ctre Arhivele Naionale i, la nivel local, de structurile judeene ale
Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea
aplicrii lui.
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.
Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplic
retroactiv.
1.1.1. Prevederi legislative i proceduri privind ntocmirea nomenclatorului
arhivistic
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea de arhiv
la creatorii i deintorii de documente)
1.1.2. Acte normative i proceduri privind stabilirea termenelor de pstare
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea de arhiv
la creatorii i deintorii de documente)
- Legea nr. 82/1991, republicat (Legea contabilitii)
1.2. ntocmirea listei genurilor i a categoriilor de documente
eful fiecrui compartiment ntocmete lista de documente specifice compartimentului
respectiv i propune termenele de pstrare. Lista trebuie s cuprind toate documentele
care se creeaz n momentul respectiv, nu documente care au fost create n trecut i care
acum nu se mai creeaz. Persoana responsabil cu arhiva din unitatea creatoare de
documente, centralizeaz listele de documente de la fiecare compartiment i ntocmete
proiectul de nomenclator. Acesta se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare,
conducerii unitii. Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de
documente printr-o decizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i pe acesta.

4
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

1.2.1. Prevederi legislative privind refacerea nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente
de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu
dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i
dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial,
nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile prezentate mai sus,
nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorul de documente, ci se
ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile compartimente sau tipuri de
documente si se nainteaz spre confirmare structurilor Arhivelor Naionale de care
aparin.
1.3.naintarea nomenclatorului arhivistic la Arhivele Naionale
1.3.1. Prevederi legale privind avizarea/confirmarea nomenclatorului.
Dup aprobarea nomenclatorului de ctre conducerea unitii creatoare, acesta se
nainteaz spre confirmare ctre Arhivele Naionale. Nomenclatorul va fi nsoit de o
adres de naintare prin care se solicit confirmarea acestuia, i va fi depus la Arhivele
Naionale, n dou exemplare, din care, dup confirmare, un exemplar va fi returnat
unitii creatoare, iar un exemplar rmne la sediul Arhivelor Naionale. Dup
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui
(Legea nr. 16/1996, art. 8).
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.
Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplic
retroactiv.

5
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 2

2. Administrarea documentelor n depozitul de arhiv

2.1.Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituii

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an
de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite
potrivit anexelor 2 i 3 ale Legii 16/1996.
La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea
modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele
nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotin
compartimentului creator, care efectueaz corecturile care se impun.
Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n
registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice care se
ntocmete conform modelului prevzut n anexa nr. 4 a Legii 16/1996. n cazul n care
compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent de deschide cte o partid pentru fiecare fond (Ordin nr. 217/1996, art. 25).
n cazurile menionate mai sus, recomandm ntocmirea unui registru de eviden
curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice pentru fiecare fond arhivistic n parte,
registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice este de fapt
registrul inventarelor, i din cadrul fiecrui fond arhivistic, numerotarea inventarelor se
face ncepnd cu numrul 1.
n registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice, la capitolul
Preluri , se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate ; fiecare
inventar se trece separat, sub un alt numr de ordine.
Pentru fiecare inventar se noteaz :
- numrul de ordine al inventarului ;
- data prelurii documentelor din inventarul respectiv ;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor ;
- totalul dosarelor din inventar ;

6
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv ;

- numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior ;
Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut la compartiment.
Recomandm ca prima nregistrare a unui inventar s se fac cu culoarea roie, iar
n cazul depunerii ulterioare a unor dosare din inventarul respectiv, nregistrarea s se
fac cu culoarea albastru. nregistrarea ulterioar se va face tot cu numrul pe care l-a
primit prima dat respectivul inventar, nu cu alt numr.
La capitolul Ieiri se trec :
-

data ieirii dosarelor din eviden ;

unde s-au predat;
denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;
totalul dosarelor ieite;

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor

i/sau deintorilor de documente i cu aprobarea Arhivelor Naionale, n urma
selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii
provocate de evenimente neprevzute. Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza
unuia din urmtoarele acte, dup caz:
- process-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5, Legea 16/1996);
- proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6, Legea 16/1996);
- process-verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau lipsei acestora;
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Arhivele Naionale.
2.1.1. Norme i proceduri privind desfurarea activitilor arhivistice
- Ordin de zi nr. 217/1996
- Proceduri interne de lucru, ntocmite de fiecare creator i/sau deintor, n parte;

7
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

2.1.2. Acte ce se ntocmesc la preluarea documentelor

Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituii se face pe baz de
proces-verbal de predare-primire a documentelor, conform modelului din anexa nr. 3 a
Legii 16/1996 i pe baz de inventare.
Model de proces-verbal de predare-primire a documentelor
Instituia/Societatea
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Azi..subsemnaiidelegai ai
compartimentului
iarhivarul/persoana responsabil cu arhiva din cadrul instituiei.am
procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n
perioada..de
serviciul/compartimentul
menionat,
n
cantitate
dedosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd..pagini
dactilografiate/tehnoredatate, spre cele legale.
Am predat,
Am primit,
Inventarele documentelor se ntocmesc conform modelului din anexa nr. 2, Legea nr.
16/1996.

2.2.Aezarea documentelor n depozite

Dosarele preluate de la compartimente se organizeaz n depozitul de arhiv, pe
compartimente i, n cadrul compartimentului pe ani i pe termene de pstrare.
n cazul n care n depozit exist i alte fonduri arhivistice, acestea se aranjeaz
separat, pe fonduri i, n cadrul fondului pe termene de pstrare.
Pentru fiecare depozit de arhiv (de documente) se ntocmete cte un registru de
depozit. Deci, cte depozite avem, tot attea registre de depozit vom avea.
Modelul de registru de depozit este prezentat n Ordinul de zi nr. 217/1996, anexa nr. 8.

8
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

n acest registru se va completa ori de cte ori este necesar, completndu-se dosarele
care au fost solicitate s fie scoase din depozit, numele i prenumele persoanei care le-a
solicitat, data solicitrii i data restituirii. Se recomand ntocmirea i completarea
acestui tip de registru pentru a se evita situaii de pierdere, rtcire a documentelor.
Este bine ca n locul dosarelor, registrelor care sunt scoase pentru diferite solicitri
venite din partea angajailor de la compartimente, s se pun n locul dosarului o fi de
control, pe care se va nota numrul dosarului, anul, compartimentul, persoana care l-a
solicitat, data solicitrii. n momentul restituirii dosarului i dup verificarea integritii
acestuia, fia de control se va distruge i se va pune dosarul la locul lui.
2.2.1. Principii ce stau la baza sistematizrii documentelor n depozit
Primul aspect care trebuie luat n calcul la aezarea documentelor pe rafturi, este
termenul de pstrare al documetelor. Astfel, pe rafturile de sus se vor aeza documentele
cu termen de pstrare Permanent , i n ordinea descrsctoare a termenelor de
pstrare, celelalte documente. Documentele se aeaz n ordine descrsctoare a
termenelor de pstrare, pentru ca documentele cu termene mici de pstrare (exemplu de
10 ani, 5 ani) s fie uor accesibile n vederea selecionrii lor.
Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta (principiul
conform cruia se aeaz de la stnga la dreapta este acela c modul n care scriem i
cititim n limba romn, este de la stnga la dreapta).
Rafturile i poliele se numeroteaz.
Mijloacele de protecie (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) trebuie dimensionate
conform materialului arhivistic care urmeaz a fi introdus, astfel nct s se evite orice
fel de solicitri care l-ar putea deteriora (plieri, tensionri, presiuni etc.).
ncrcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozi se va face respectnd
urmtoarele reguli :
- sensul ncrcrii depozitului i mijloacelor de protecie urmeaz regula scrierii, stnd
cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, dup caz :
din fa n spate
de sus n jos
de la stnga la dreapta
- se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorit condiiilor de mediu specifice,
arhiva pe suport de hrtie nu va fi pstrat n aceleai depozite cu arhiva electronic sau

9
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

cu cea pe support de celuloid). Legtura intelectual (de coninut) ntre materialul

documentar aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se va realiza prin
intermediul instrumentelor de eviden ;
- n legtur cu compatibilitatea de coninut a materialului documentar dintr-un depozit,
se poate opta pentru una din urmtoarele variante :
soluia tematic : fondurile aparinnd unei ramuri de activitate sau documentele
aparinnd unui fond de mari dimensiuni se pstreaz fizic n acelai spaiu de
depozitare. Pentru acest lucru, se va avea n vedere asigurarea spaiilor de rezerv,
pentru preluri ulterioare ;
soluia economic : documentele vor fi aezate n depozit fr a ine cont de
provenien, iar legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar
aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediul
instrumentelor de eviden.
Aezarea materialului arhivistic n mijloace de pstrare se face n funcie de formatul
i caracteristicile suportului.
Aezarea materialelor arhivistice pe raft sau n cutie n poziie detensionat i uor
manevrabil. Din acest punct de vedere exist posibiliti multiple cum ar fi :
- aezarea pe orizontal a unitilor arhivistice. Aceasta este specific unitilor de format
mare (registre, hri), dar trebuie evitat gruparea mai multor uniti care ar ngreuna
scoaterea din raft sau din cutie.
Documentele conservate rulate se stabilizeaz n aceast form, se rigidizeaz i sunt
dificil de ntins. Se recomand evitarea acestei modaliti de pstrare.
Fotografiile trebuie puse n cmi sau plicuri individuale, cu folie special de
protecie peste partea imprimat. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.
Cele de format mare trebuie aranjate orizontal.
- aezarea pe cant, pe latura lung a unitilor arhivistice i respectiv a cutiilor i
pachetelor. La volumele foarte grele aezarea n raft se face pe cotorul registrului,
deoarece n acest fel greutatea volumelor se descarc pe o suprafa mai mare dect
dac volumele s-ar aeza pe latura scurt i nu este forat linia de mbinare dintre
scoare i scoare i blocul de file.
- n cutii materialele arhivistice vor fi introduse n grupuri de uniti arhivistice la care
toate dosarele au aceeai orientare, de preferin cu cotorul n jos. Cnd cotorul este mai

10
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

gros dect faa dosarului se mparte grupul de dosare n dou din care o parte va sta cu
cotorul n jos, iar o alt parte va fi plasat cu faa n jos.
a. Se recomand ca brourile i foile volante s fie introduse n cutii. Foile volante
trebuie introduse n cma de protecie. O cma poate conine mai multe documente,
dar nu trebuie s depeasc grosimea de 2,5 cm.
b. Dac o cutie este aranjat vertical n raft i nu este n ntregime umplut, foile se
deformeaz. Se recomand folosirea unui material de umplere (deeuri de carton i
hrtie cu caracteristici fizico-chimice corespunztoare) pentru a pstra materialele n
poziie vertical.
c. Dac o cutie este prea plin sau prea mic, apar deformri. Se recomand nlocuirea
mijlocului de protecie.
- Aezarea rolelor (de film, casete, benzi magnetice) pe una din feele circulare i nu pe
linia de rulare.
- Aezarea pe cant a discurilor de orice fel.
Este interzis aezarea arhivei n vrac direct pe pardoseal, indiferent dac este
sau nu introdus n mijloace de protecie, ori dac aceasta este organizat sau
neorganizat. Singurele excepii de la aceast regul sunt ocazionale i sunt determinate
de necesiti de transport i de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioad foarte
scurt de timp i numai dac exist posibilitatea aezrii acestora pe palei.
2.3.Predarea documentelor la Arhivele Naionale
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale sau la
structurile judeene.
2.3.1. Prevederi legislative privind predarea documentelor la Arhivele Naionale
i termenele de depunere, documentele ce se ntocmesc
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale sau la
structurile judeene, dup cum urmeaz :
- documentele scrise, dup 30 ani de la crearea lor ;
- documentele tehnice, dup 50 ani de la crearea lor ;

11
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- actele, registrele de stare civil, dup 100 ani de la crearea lor ;

- documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 ani de la
crearea lor ;
- matricile sigilare, dup scoaterea lor din uz ;
A nu se confunda termenele de predare menionate mai sus, cu termenele de pstrare ale
acestor documente, termenul lor de pstrare fiind Permanent.
Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de
depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor
Naionale sau a structurilor teritoriale, dup caz. n aceast situaie, creatorii i
deintorii de documente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la structurile
teritoriale, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein.
Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de creatori i
deintori.
Documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional, o dat intrate, potrivit legii,
n depozitele Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice (adic cu dosarele,
registrele etc.). Totodat, se face i verificarea modului de constituire a unitilor
arhivistice predate, n sensul c, se verific dac la constituirea lor s-a inut seama de
Nomenclatoarele Arhivistice. mpreun cu documentele se preiau i inventarele
acestora, n trei exemplare.
Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n dou
exemplare, din care unul rmne la insituia/societatea care pred i un exemplar
rmne la Arhivele Naionale. Procesul-verbal se ntocmete conform modelului din
anexa nr. 6 a Legii nr. 16/1996.

12
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Model
PROCES-VERBAL
Predare-preluare din..(anul, luna, ziua)
Subsemnaii.din partea idin parteaam procedat,
primul
la
predarea
i
al
doilea
la
preluareaanii
extreminsumnd..u.a. i ..m.l.
Totodat, s-au predat i preluat .
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele..
Prezentul proces-verbal cuprinde.file i s-a ncheiat n dou exemplare.
Am predat,

Am preluat,

Procesul-verbal se ntocmete i se inregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,

numrul de nregistrare al procesului-verbal fiind trecut i n registrul de eviden
curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la
Arhivele Naionale.
2.3.2. Norme privind echiparea personalului i reguli privind transportul
arhivei
Transportul/ transferul de material arhivistic se face innd cont de statutul
de bun cultural de patrimoniu pe care l mprtesc materialele arhivistice.
Activitatea de transport/transfer de arhiv are n vedere urmtoarele aspecte:
1.Transferul de material arhivistic de la/ctre alt structur (operator economic
autorizat pentru pstrare i conservare i/sau o structur a Arhivelor Naionale):
- aciunea se stabilete ntre pri, cu specificarea datei (datelor), itinerariului
transportului, cantitii i a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care
particip la transport i persoana responsabil, necesarul de mijloace de ambalare etc.);
- activitatea va fi consemnat ntr-un proces-verbal de predare-preluare;

13
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- n cazul constatrii unor lipsuri ntre cantitatea ncrcat i cea descrcat, sunt
ntiinai de ndat efii structurilor destinatar-expeditor, i se fac verificri pentru
recuperarea materialelor lips i/sau stabilirea responsabilitilor.
2. Transferul de material arhivistic ntre depozite aparinnd aceleiai structuri.
- aciunea se declaneaz n baza dispoziiei zilnice, unde se precizeaz data aciunii,
itinerariul transportului i resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar
i persoana responsabil, necesarul de mijloace de ambalare etc).
- dup transport, n cazul constatrii unor lipsuri ntre cantitatea ncrcat i cea
descrcat, este ntiinat de ndat conductorul structurii i se iau msuri pentru
recuperarea materialelor lips i/sau stabilirea responsabilitilor.
n procesul de transfer/ transport arhiv, trebuie avute n vedere cel puin trei
aspecte eseniale:
1. Securitatea transportului se refer la protecia materialelor arhivistice mpotriva
pierderii, sustragerii sau distrugeri n timpul transportului. n acest sens:
- nu se va transporta arhiv cu mijloace de transport proprietate personal sau cu
mijloace de transport n comun;
- n cazul transportrii unor materiale arhivistice de valoare excepional se va cere
protecia structurilor de ordine public;
-spaiul de transport arhiv trebuie securizat, pentru a mpiedica o cdere accidental n
timpul transportului;
2. Integritatea fizic a materialului documentar se refer la protejarea mpotriva
deteriorrii n timpul transportului. n acest sens, se vor avea n vedere:
- pregtirea mutrii, respectiv:
- ambalarea arhivei (n cazul n care nu este introdus n mijloace de protecie);
- asigurarea nchiderii mijloacelor de protecie (de pild, legarea cu sfoar pentru
evitarea deschiderii accidentale a capacului cutiei, dar suficient de lejer pentru a nu
ptrunde sfoara n blocul de file n cazul legrii blocurilor individuale i folosind
materiale de protecie peste care se leag, nu direct pe blocul de file).
- igiena spaiului de transport, respectiv curarea acesteia de poteniale substane
inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;
- modul de ncrcare n vehicul, lund n considerare:
- rezistena materialului de protecie/ambalare arhiv;
- nlimea stivei de arhiv;

14
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- gradul de fixare al stivei de arhiv mpotriva rsturnrii (lateral i fa-spate).

- protecia mpotriva intemperiilor (de ex., existena prelatei);
3. Asigurarea ordinii materialelor se refer la evitarea rvirii materialului n
timpul activitii de mutare/transport. n acest sens, se va avea n vedere:
- pregtirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel nct s
asigure identificarea facil a ordinii de aezare;
- la ncrcarea materialului se vor avea n vedere etapele de transport i ncrcare pe raft
la destinaie, astfel nct s fie pstrat ordinea materialului. Soluia cea mai potrivit va
fi identificat practic, printr-o serie de simulri, la nceputul transportului.
- o atenie deosebit trebuie acordat n cazul transportului u.a. ce nu sunt n mod
normal introduse n mijloace de protecie (registre, hri etc.). n acest caz, se
recomand identificarea unei soluii de ambalare, n caz contrar fiind extrem de dificil
pstrarea ordinii n timpul transportului unei mari cantiti de arhiv.
Lucrtorii care scot materiale din depozite sunt obligai s completeze in baza
fielor de control, Registrul de depozit.
Transportarea unitilor arhivistice se face n astfel nct s respecte normele de
securitate i sntate n munc i integritatea materialului arhivistic.
Test combinat (gril i eseu)
Practic/spe, exemple.

15
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 3

3. Operaiuni arhivistice desfurate asupra documentelor

3.1.Planificarea operaiunilor de prelucrare
3.1.1. Prevederi legislative privind prelucrarea documentelor
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea de arhiv
la creatorii i deintorii de documente)
Operaiunile arhivistice de prelucrare a documentelor sunt :
-

constiuirea documentelor n dosare, conform Nomenclatorului Arhivistic ;

ordonarea documentelor ;
inventarierea documentelor ;
selecionarea
documentelor ;

3.1.2. Reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor

Constituirea dosarelor
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire.
n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv, se efectueaz urmtoarele
operaiuni :
- documentele cuprinse n dosar se ordeoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic etc.) ; cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi
dedesubt ;
- se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele ;
- documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure
citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor ;

16
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file ; n cazul depirii acestui numr,
se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar ;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru ; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1
pentru fiecare volum ;
- pe coperta dosarului se nscriu : denumirea unitii i a compartimentului ceator,
numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de
sfrit, numrul de file, volumul (dac este cazul) i termenul de pstrare ;
- pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagina nescris a
registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea cerificare : Prezentul dosar (registru, condic) conine ..file , n cifre,
iar n paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii.
3.1.3. Reguli privind planificarea operaiunilor de prelucrare a documentelor
Operaiunile de prelucrare a documentelor sunt urmtoarele :
- ordonarea documentelor ;
- inventarierea documentelor, ntocmirea inventarelor ;
- selecionarea documentelor care au termenul de pstarea expirat ;
Operaiunile de prelucrare a documentelor se planific i se ntocmesc n ordinea
prezentat mai sus.
Ordonare. Planificarea operaiunii arhivistice de ordonare se face inndu-se seama de
urmtoarele elemente: nivelul la care se realizeaz (fond, parte structural, serie,
preluare); istoricul fondului cruia i aparin documentele (provenien, mod de
preluare, preluri anterioare); cantitatea; anii extremi; gradul de prelucrare n momentul
prelurii; criterii de ordonare (pe baza nomenclatorului, cronologic, alfabetic); sisteme
de ordonare; organizarea intern a creatorului.
Descriere arhivistic. Operaiunea de descriere arhivistic se planific avndu-se n
vedere denumirea fondului, cantitatea, anii extremi, situaia fondului la momentul
prelurii, operaiunile desfurate asupra fondului de la preluare i pn n prezent,
sintaxa cotei, tipul de instrument de eviden ce urmeaz a fi elaborat.
Selecionare. n mod normal, creatorii i deintorii de arhiv selecioneaz anual
documentele al cror termen de pstrare prevzut n nomenclatorul arhivistic a expirat,

17
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

la sesizarea secretarului comisiei de selecionare, fr a mai fi necesar planificarea

operaiunii. Cnd selecionarea nu s-a fcut pentru perioade ndelungate, nu exist
nomenclatoare pentru anii n care au fost create documentele, arhiva este insuficient
prelucrat, se va elabora un plan de selecionare care va cuprinde date despre fond
(cantitate, ani extremi, categorii de documente, starea de conservare a acestora,
nomenclatoarele disponibile i perioadele pentru care sunt aplicabile), gradul de
prelucrare a arhivei, criteriile alese pentru pstrarea sau eliminarea documentelor (dac
sunt diferite de termenul de pstrare), metoda de lucru.
Inventariere. Precum n cazul selecionrii inventarierea documentelor se face anual la
creatori i deintori, n cadrul fiecrui compartiment i precede predarea documentelor
la arhiv, fr a se impune n mod special planificarea acestei operaiuni.

3.2.Ordonarea documentelor
3.2.1. Criterii de ordonare a documentelor
Ordonarea documentelor se poate realiza:
- structural cronologic, adic pe compartimente, n cadrul compartimentelor, pe ani
calendaristici, iar n cadrul anului, pe termene de pstrare;
- cronologic structural, adic pe ani calendaristici, iar n cadrul anului, pe
comparimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localiti;
Recomandm ca ordonarea documentelor s se fac structural cronologic, adic pe
compartimente, n cadrul compartimentelor, pe ani calendaristici, iar n cadrul anului, pe
termene de pstrare, deoarece, este cel mai practic mod de organizare.
Ordonarea este activitatea de organizare a materialului arhivistic n concordan cu
principiile profesionale sau dup criterii fizice ori administrative. Ordonarea poate fi:
intelectual, ce presupune gruparea documentelor conform cu prevederile principiilor
arhivistice i a criteriilor de ordonare, cu scopul de a recrea legtura logic, funcional

18
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

ntre fond, pri structurale i uniti arhivistice, astfel nct s faciliteze identificarea i
folosirea acestora; fizic, ce presupune aranjarea unitilor arhivistice, pe baza
caracteristicilor fizice sau a scopurilor administrative, ntr-un anumit loc n spaiul de
depozitare, urmrindu-se folosire optim a acestuia.
Prin ordonare se urmrete verificarea existenei sau refacerea ordinii iniiale a
documentelor dintr-un fond arhivistic, aezarea fizic a documentelor ntr-o ordine
prestabilit, divizarea materialului arhivistic n grupri ierarhice de documente,
facilitarea accesului i a utilizrii documentelor. Documentele se ordoneaz cronologic,
tematic, alfabetic sau dup un sistem dedus din modul de constituire a arhivei.
La ordonarea materialului arhivistic se vor respecta urmtoarele principii:
- Principiul provenienei organizarea materialului arhivistic se face n funcie de
proveniena sa astfel nct documentele unui creator s nu se amestece cu documente de
alt provenien.
- Principiul ordinii iniiale aranjarea materialului arhivistic va respecta, n limita
posibilitilor, ordinea n care creatorul i-a organizat arhiva.
- Principiul integritii fondului existena unei legturi organice ntre documentele
fondului dup reguli date de nsi funcionarea creatorului, astfel nct u. a. s
constituie un ntreg indiferent de amplasarea lor n spaiile de depozitare. Indiferent de
apartenena documentelor la preluri diferite sau pri structurale i de locul lor de
pstrare, acestea constituie o unitate organic.
Ordonarea se realizeaz pe niveluri de ordonare. n cadrul fondului arhivistic se disting
pn la 5 niveluri:
- Fond
- Parte structural (subfond)
- Serie
- Dosar (unitate arhivistic)
- Document (unitare documentar)

19
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

n cadrul fondului personal se disting pn la 4 niveluri:

- Fond
- Serie
- Dosar (unitate arhivistic)
- Document (unitare documentar)
n cadrul fondului familial se disting pn la 5 niveluri:
- Fond (numele familiei)
- Parte structural (documente comune ale familiei + documente ale membrilor familiei)
- Serie
- Dosar (unitate arhivistic)
- Document (unitare documentar)
n cadrul coleciei se disting pn la 4 niveluri de ordonare:
- Colecie
- Serie
- Dosar (unitate arhivistic)
- Document (unitare documentar)
Nivelurile subliniate sunt obligatorii.

3.3 Inventarierea documentelor

3.3.1. Criterii de inventariere
3.3.2. Metodologia ntocmirii inventarului
Conform Legii 16/1996, art. 9, inventarele documentelor se ntocmesc pe
compartimente, pe ani calendaristici i pe termele de pstrare ale documentelor. Astfel,
fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt
prevzute n nomenclatorul arhivistic, la compartimentul respectiv (Legea 16/1996, art.
9, anexa nr. 2).
n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi
un numr curent distinct.

20
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Inventarele se ntocmesc n 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente i

n 4 (patru) exemplare pentru documentele permanente, din care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la
compartimentul de arhiv.
Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se
opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va
meniona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput,
menionndu-se n inventar datele extreme, dar, atenie, documentele vor avea termenul
de pstrare expirat, cup cel mai nou an. Exemplu, dac avem un dosar din anii 20002002, cu termen de pstrare 5 ani, acest dosar se va inventaria la anul 2000, i se va
socoti ca expirat dup ce trec 5 ani calendaristici de la anul 2002, adic va expira n anul
2008.
Model de inventar
Instituia/Societatea
Compartimentului
Inventar pe anul.........
pentru documentele care se pstreaz 10 ani
Nr. Indicativul
Coninutul pe scurt al Datele
Crt. dosarului dup dosarului, registrului erc. extreme
nomenclator

Numrul Observaii
filelor

Prezentul inventar format din ... file, conine ... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..., au fost lsate la ..., nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ...
Astzi, ... s-au preluat ... dosare.
Am predat,
Nume, prenume
Semntur

Am primit,
Nume, prenume
Semntur

21
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

3.4. Selecionarea documentelor

3.4.1. Principii privind selecionarea documentelor
n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective.
Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar de
membrii, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept
secretarul comisiei de selecionare.
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac
comisia de selecionare.
Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul
arhivistic al dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de
pstrare, meniunea C.S.
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la
termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate Permanent, ele se
trec n inventarele corespunztoare termenelor lor de pstrare, la anul i compartimentul
de munc respectiv (adic se refac inventarele).
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete un proces-verbal, model anexa nr. 5,
Legea 16/1996, care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Procesul-verbal al
edintei/sedunelor comisiei de selecionare nu va fi nregistrat la registratur,
adic nu va avea numr din registrul de coresponden general sau registrul de
intrare-ieire. Primul proces-verbal, va avea numrul 1, urmtoarele procese-verbale
vor primi numerele n ordinea ntocmirii acestora (2, 3, 4 etc.), indiferent de anul
calendaristic n care au fost ntocmite.
Model proces-verbal al edintei comisiei de selecionare
Instituia/societatea
Sediul
Proces-verbal nr. ...

Se aprob,
Conducerea

22
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Comisia de selecionare, numit prin ordinul/decizia nr. ... din ..., selecionnd n
edinele din ..., documentele din ... (aici se completeaz anii documentelor i
compartimentele), avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
Preedinte
Nume, prenume
Semntur

Membrii
Nume, prenume
Semntur

Secretar
Nume, prenume
Semntur

3.4.2. ntocmirea lucrrii de selecionare

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite
de procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor cu
termen de pstrare Permanent create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea
(cte un exemplar), se nainteaz cu o adres de naintare ctre structurile Arhivelor
Naionale, adresa va fi nregistrat la registratura unitii creatoare, pentru aprobare.
Structurile Arhivelor Naionale pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naionale, n vederea aprobrii lucrrii de selecionare.
Lucrarea de selecionare const n :
- adresa de naintare ctre Arhivele Naionale;
- inventarele documentelor cu termene de pstrare expirate;
- inventarele documentelor cu termen de pstrare Permanent, aferente perioadei
inventarelor cu termene de pstrare expirate;
- procesul verbal al comisiei de selecionare;
Matricile sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau
orice alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un inventar,
conform modelului prezentat n anexa nr. 7, Ordinul de zi nr. 217/1996.

23
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Model inventar
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Nr. de Data prelurii Materialul Forma Dimensi- Descrierea Legenda
inventar i denumirea
unile
Cmpului
sau nr.
organizaiei
crt.
sau numele
persoanei de
la care s-a
preluat
matricea

Anul
Confecionrii

Obs
.

Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz, se efectueaz urmnd aceeai pai ca
i la seleionarea documentelor.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele
i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena.
Operaiuni arhivistice pentru documentele neconstituite pe probleme
i termene de pstrare
Aici este vorba despre documentelele pentru care nu exist nomenclator arhivistic i nu
le putem ncadra la anumite termene de pstrare.
Pentru astfel de situaii, se va stabili un plan de evaluare a acestora, conform art.
40 42 din Ordinul de zi nr. 217/1996.
Planul de evaluare va fi ntocmit conform urmtorilor pai:
1. se va stabili mai nti apartenena documentelor la un anumit fond arhivistic sau
compartiment (n cazul n care tim din ce fond arhivistic fac parte); aceast
operaiune poart denumirea de fondare. Stabilirea apartenenei documentelor sau
fondarea se face inndu-se seama de urmtoarele: denumirea destinatarului, tampila
de nregistrare, rezoluie sau note tergale, coninutul actului:
ordonarea documentelor se va face conform acelorai principii menionate mai sus:
- structural cronologic, adic pe compartimente, n cadrul compartimentelor, pe ani
calendaristici, iar n cadrul anului, pe termene de pstrare;

24
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- cronologic structural, adic pe ani calendaristici, iar n cadrul anului, pe

comparimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localiti;
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel
mai vechi al documentelor, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.
Recomandm ca n astfel de situaii, ordonarea i inventarierea documentelor s se fac
cronologic, pe anii calendaristici ai documentelor.
Dup ntocmirea inventarelor, se convoac membrii comisiei de selecionare. n cadrul
edinei comisiei de selecionare, membrii comisiei, cerceteaz inventarele i stabilesc
pentru fiecare tip de document, termenul de pstrare. Termenele de pstrare vor fi
trecute n inventar la rubrica Observaii.
Dup stabilirea termenelor de pstrare, se refac inventarele documentelor, pe anii
calendarisrici ai documentelor i termene de pstrare. Este necesar aceast operaiune
de refacere, pentru a putea separa documentele cu valoare tiinific, istoric.
n acest caz se admite inventarierea global a unor genuri de documente cum ar fi:
chitaniere, boniere, condici de prezen, n vederea eliminrii lor.
Secretarul comisiei de selecionare va nota ntr-un proces verbal decizia comisiei.
n urma parcurgerii acestor pai se va ntocmi o lucrare de selecionare care va
cuprinde aceleai elemente ca i lucrrile de selecionare care privesc dosarele
constituite pe baza nomenclatorului arhivistic.
3.5. Actualizarea instrumentelor de eviden i administrarea bazei de date
3.5.1. Actualizarea instrumentelor de eviden n urma operaiunilor
arhivistice i operarea n baza de date.
Exist urmtoarele situaii n urma crora se actualizeaz instrumentele de
eviden:
- n urma selecionrii documetelor cu termen de pstare expirat; n acest caz se
completeaz registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;
- n cazul selecinrii numai unor anumite dosare din inventarele documentelor propuse
pentru selecionare; n acest caz, se refac inventarele i se completeaz i registrul
intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;

25
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Instrumentele de eviden care se actualizeaz sunt:

- inventarele documentelor, n cazul prezentat mai sus;
- registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;

MODUL NR. 4

4. Valorificarea informaiilor din documente

4.1.nregistrarea solicitrilor
4.1.1. Prevederi legislative privind accesul la documente
- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot I
folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri,
aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 ani de la crearea lor.
Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai
cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de
reproduceri.
Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i
libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror
integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care :
- privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare ;
- pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului ;

26
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

- sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de

specialitate i consemnat ntr-un proces verbal ;
- nu sunt prelucrate arhivistic ;
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora,
potrivit anexei nr. 6, Legea 16/1996.
Lista termenelor dup care pot fi date n cerecetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor :

documentele medicale, dup 100 ani de la crearea lor ;

registrele de stare civil, dup 100 ani de la crearea lor ;
dosarele personale, dup 75 ani de la crearea lor ;
documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 ani de la moartea
acesteia ;
documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 ani de la
crearea lor.
documentele privind afacerile criminale, dup 90 ani de la crearea lor ;
documentele privind politica extern, dup 50 ani de la crearea lor,
documente ale societilor comerciale cu capital privat, dup 50 ani de la crearea
lor ;
documentele fiscale, dup 50 ani de la crearea lor ;
documentele notariale i judiciare, dup 90 ani de la crearea lor.

A nu se confunda termenele dup care pot fi date n cerecetare documentele menionate

mai sus, cu termenele de pstrare ale acestor documente, termenul lor de pstrare fiind
Permanent.
4.1.2. Metodologia de nregistare a documentelor
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe
care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 ani, dac acestea se
refer la drepturi ae l privesc pe solicitant, cum sunt : vechimea n munc, studii,
drepturi patrimoniale.

27
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Solicitrile (cererile) persoanelor fizice sau juridice se nregistreaz cronologic, n

ordinea primirii lor, fie n registrul de registratur general, n care se nregistreaz toat
corespondena, fie ntr-un registru separat numai pentru cereri.
La nregistrare se vor preciza urmtoarele elemente :
- numrul de nregistrare ;
- data nregistrrii ;
- numrul i data date de emitent, n cazul solicitrilor venite de la instituii ale
statului, sau persoane juridice ;
- numrul filelor, dac este cazul ;
- numrul anexelor, dac este cazul;
- coninutul, rezumatul solicitrii, obiectul solicitrii;
- persoana creia i s-a repartizat spre rezolvare,
- data expedierii;
- modul de rezolvare;
- destinatarul;
- indicativul dosarului dup nomenclator la care se claseaz cererile;
4.2.ntocmirea/eliberarea unor acte
4.2.1. Criterii de cutare i regsire a informaiilor
Cercetarea n vederea rezolvrii cererilor se va face dup cum urmeaz:
n funcie de obiectul solicitrii, de rezoluia superiorului ierarhic, folosindu-i
cunostinele profesionale i experiena practic, personalul cu atribuii de rezolvare a
cererilor efectueaz urmtoarele operaiuni, n vederea identificrii, n documentele
deinute, a informaiilor solicitate:
- cercetarea inventarelor fondurilor i coleciilor arhivistice,
- selectarea cotelor i scoaterea unitilor arhivistice ce urmeaz a fi cercetate, adic
numerele dosarelor i anii acestora;
- identificarea informaiilor n cuprinsul documentelor;
- completarea registrului de depozit si a foii de folosire a unittilor arhivistice cercetate;
Vor fi cercetate fondurile/coleciile care pot conine informaii referitoare la obiectul
solicitrii.

28
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, se consemneaz n

registrul de depozit. n locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o fi
de control ; fia se va anula la rearhivarea dosarului.
Cele mai frecvente tipuri de documente care se elibereaz n urma solicitrilor sunt :
- certificatul, de vechime n munc, de studii (de colaritate) ;
- extrasul ;
- copia xerox/scanat ;
Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelo rezultate din
documente, care sunt n legtur direct cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fr a ntregi perioadele pentru care nu exist documente. n certificat nu vor
fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu coninutul documentelor
care au stat la baza ntocmirii lui. Datele se expun n ordine lor cronologic i nu n
ordinea documentelor din care au fost extrase. Datele privind activitatea unei persoane
fizice, n diferite locuri de munc, se includ ntr-un singur cartificat. n cazul n care
petentul a lucrat sub mai multe nume, se vor meniona toate acese nume, cu perioadele
de timp corespunztoare. n textul certificatului nu se admit tersturi sau completri
printre rnduri.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, cu
cerneal. Referatul este ntocmit de persoana care a fcut cercetarea. El va conine
datele aflate n documente, n legtur cu cele solicitate de petent, precum i numerele
tuturor documentelor cercetate.
Certificatul se elibereaz nsoit de o adres. n adres se vor trece perioadele
pentru care lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele solicitantului.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date privind obiectul cererii, dar se cunoate
unitatea deintoare a acestor documente, cererea, n original, se va trimite spre
rezolvare unitii respective, comunicndu i-se i solicitantului acest lucru. Copia de pe
cererea trimis spre rezolvare ctre alt unitate, adresa ctre unitatea respectiv i adresa
prin care se comunic petentului acest lucru, se claseaz, ca i celelalte cereri.

29
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Model certificat de vechime n munc

Instituia/Societatea
CERTIFICAT NR. (numrul certificatului va fi numrul cererii)
Urmare a cererii d-lui ..., nscut la data de ..., domiciliat n ..., CERTIFICM:
Cercetnd statele de plat a salariilor de la ..., din perioada 12. 1980- 03.1983 i din
perioada 01.1984-07.1986, s-a constatat c n acestea este nscris numele ... (... aici se
vor nscrie alte nume care apar n statele de plat), n calitate de ... (aici se vor completa
funciile deinute), dup cum urmeaz:

Anul/luna
1980
Decembrie
1981
Ianuarie
Februarie
Martie
Aprilie
Mai
Iunie
Iulie
August
Septembrie
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
Anul/luna
1982
Ianuarie

Retribuie
tarifar lunar
/////////////
3050
///////////////
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
3050
Retribuie
tarifar lunar
////////////
3050

Zile lucrate
//////////////
1/2
////////////
1/2
1/2
1/2
1/2
1/2
1/2
1/2
1/2
13
1/2
12
1/2
Zile lucrate
//////////////
12

Sume - Pentru
Zile lucrate
///////////
1525
///////////
1525
1525
1525
1525
1525
1525
1525
1525
1525
1525
893
1525
Sume Pentru
Zile lucrate
//////////
1525

30
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Februarie
Martie
1982
Aprilie
Mai
Iunie
Iulie
August
Septembrie
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
1983
Ianuarie
Februarie
Martie
1984
Ianuarie
Februarie
Martie
Aprilie
Mai
Iunie
Iulie
August
Septembrie
Octombrie
Noiembrie
Decembrie
1985
Ianuarie
Februarie
Martie

3050
3050
//////////////
3050
3050
3050
1525
1525
1525
1525
1525
1525
///////////
1525
3050
3050
//////////
3050
3050
3200
3200
3200
3200
3200
3360
3360
3360
3360
3360
/////////
3360
3360
3360

24
13
////////////
26
25
26
12
24
26
26
26
27
///////////
25
24
27
//////////
25
25
27
25
9
26
26
25
21
27
26
26
///////////
25
20
26

1525
728
//////////
1525
1525
1525
678
1525
1525
1525
1525
1525
//////////
1525
1525
1525
////////////
3050
3050
3200
3200
1152
3200
3200
3360
2822/156
3360
3360
3360
/////////
3360
2880/212
3360

31
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Aprilie
Mai
Iunie
Iulie
August
Septembrie
Octombrie
1986
Ianuarie
Februarie
Martie
Anul/luna
1986
Aprilie
Mai
Iunie
Iulie

3360
3360
3360
3360
3360
3360
3360
/////////
3360
3360
3360
Retribuie
tarifar lunar
/////////
3360
3520
3520
3520

26
25
25
5
25
25
27
///////////
25
24
26
Zile lucrate
///////////
26
8
26
27

3360
3360
3360
622/245
3360
3360
3360
/////////
3360
3360
3360
Sume Pentru
Zile lucrate
/////////
3360
1126
3520
3520

Prezentul certificat s-a eliberat la cererea petentului pentru a-i servi la ... (aici se
completeaz scopul pentru care petentul a solicitat acest document)

ef/Director,
Nume, prenume
Semntur i tampil
Nume, prenume
Persoana care a ntocmit certificatul

32
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra

exactitii datelor comunicate.
Extrasul este o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronic,
scanare sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un
document, care fac referire direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Prile din textul documentului care nu se transcriu, nefiind n legtur cu obiectul
cererii, vor fi indicste prin puncte de suspensie. Nu este permis s se reuneasc ntr-un
singur extras pasaje din mai multe documente.
Pasajele care pot anula total sau parial sensul coninutului vor fi, de asemenea,
reproduse.
Locurile indescifrabile din documente, corecturile, tersturile, cuvintele i expresiile
asupra crora exist ndoieli se menioneaz n note. Nota va fi semnat de lucrtorul
care a efectuat-o i va purta tampila insituiei.

Model extras
Instituia/Societatea
EXTRAS: -------------------------------------------------------------------------------------------Primria Comunei: Y N 2067/1942. TABLOU. Despre suprafa:a total a pdurii
comunale sau composesorale. Nr. cor.: () 4. Comuna: () X. Suprafaa pdurii: ()
composesoral Ha: () 1533. (). Y la 30 Iunie 1942. / Notar Ion I Popescu
indescifrabil. ---------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
///////////
ef/Director,
Nume, prenume
Semntur i tampil
Nume, prenume

33
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Persoana care a ntocmit extrasul

n cazul n care un extras este alctuit din mai multe file, la sfritul fiecrei file se va
trece ./., pentru a evidenia faptul c extrasul este ntocmit din mai multe file.
Copia este reproducerea prin xerografiere, fotografiere, editare electronic, scanare
sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document, care
fac referire direct la obiectul solicitrii persoanei fizice/juridice.
Copiile i extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz.
4.2.2. Metodologia eliberrii actelor
Certicatele, extrasele, copiile se elibereaz personal solicitantului sau
mputernicitului legal, pe baz de semntur, cu meniunea numrului i seriei actului de
identitate i a datei eliberrii sau se expediaz prin pot.
Certicatele, extrasele, copiile eliberate vor fi nsoite obligatoriu de o adres de
naintare ctre solicitant.
Certicatele, extrasele, copiile, adresele de naintare, se vor ntocmi n 2 (dou)
exemplare, din care unul se va nmna solicitantului sau mputernicitului legal, iar unul
se va clasa mpreun cu cererea.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o
copie certificat de responsabilul cu arhiva.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv nu deine documentele
solicitate, se va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. n acest
caz, rspunsul ctre solicitant, ine loc i de adres de naintare.
n cazul n care instituia/societatea/unitatea respectiv deine documente n care sar putea regsi documentele solicitate, dar documentele care fac obiectul cererii nu se
regsesc, se va comunica solicitantului sau mputernicitului legal acest lucru. i n acest
caz, rspunsul ctre solicitant, ine loc i de adres de naintare.

34
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 5

5. Asigurarea condiiilor de conservare a documentelor din depozit

5.1.Asigurarea condiiilor de ntreinere a depozitului
5.1.1. Norme tehnice de pstrare i conservare a documentelor
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele n
condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau
comercializrii n alte situaii dect cele prevzute de lege.
Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi
amenajate n acest scop, cu asigurarea condiiilor necesare pentru pstrarea
corespunztoare a documentelor a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea
agenilor de deteriorare : praf, lumina solar, solicitri la uzura mecanic, variaii de
temperatur i umiditate, temperaturi excesive, surse de infecie sau ntreinere a
agenilor biologici, pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap.
Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate numai n
cazul n care au spaii prevzute pentru pstrarea arhivei.
Elementele de rezisten ale construciei vor fi dimensionate conform standardelor
n vigoare, inndu-se seama c ncrcarea cu arhiv (numai n zona rafturilor) se
apropie ca valoare de sarcina dat de hrtia depozitat vrac.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri i alte mijloace de depozitare
specifice, de preferin din metal, acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr
emanaii.
Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face n
funcie de dimensiunile materialului suport (hrtie, film etc.), ale materialelor de
protecie (cutii, containere etc.), ale spaiului din construcie aferent, asigurndu-se
accesul la materialul depozitat i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
n acest caz, documentele cu termen de pstrare Permanent sunt prioritare la
evacuare.

35
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural, iar

iluminatul artificial va urmri culoarul dintre rafturi. Vor fi luate msuri pentru
asigurarea stabilitii sistemelor de depozitare.
ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,7 0,8 m (7080 cm) lime. n depozitele mari se pot organiza i coridoare centrale de 1,5 2,0 m
lime, pe lungimea sau limea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru
lng depozit.
Toate depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu scri de arhiv. n
funcie de necesiti, depozitele pot fi dotate i cu crucioare de transport interior.
Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc n cutii de carton,
mape, plicuri, tuburi etc., n funcie de natura i dimensiunea lor.
Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau pe maneta
inferioar.
n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme,
fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se depoziteaz pe categorii, dependente de
natura material a acestora, astfel nct pstrarea i conservarea lor s poat fi
organizat n mod corespunztor.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri magnetice.
Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte
sisteme parasolare (geamuri absorbanta, obloane etc.).
Depozitele, atunci cnd nu dispun de instalaii de climatizare sau centrale de
ventilaie, se vor aerisi natural. Aceast aerisire se va efectua atunci cnd umiditatea
atmosferic se ncadreaz n limitele specificate mai sus, fr a se depi 1 3
schimburi de aer/or, iar viteza curentului de aer se va nscrie n limitele de 0,1 0,3
m/secund (adic s nu bate vntul, i n niciun caz, un vnt puternic).
n depozitele de arhiv se vor asigura curenia i ordinea interioar, pentru a se
evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roztoare, insecte,

36
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

mucegai) ; n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentelor se iau msuri de

nlturare a acestuia, cerndu-se, n cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.
nlturarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curire mecanic,
dezinsecie i deratizare. Desprfuirea documentele se face cu perii moi sau tampoane,
iar absorbia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecia, dezinsecia i
deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie i cel puin o dat la 5
ani.
Este interzis pstrarea oricror alte materiale care nu aparin depozitelor de arhiv
(haine, serviete, alimente, materiale de ntreinere, substane inflamabile, mobilier care
nu este prevzut n dotare, computere scoase din uz, imprimante stricate etc.).
Reparaiile interioare, zugrvelile i lucrrile de ntreinere a depozitului de arhiv
se fac ori de cte ori este necesar, asigurndu-se n permanen igiena ncperilor i
funcionarea normal a instalaiilor electrice i sanitare.
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor,
ntreruptoarelor sau altor instalaii electrice defecte.
Camerele de lucru, depozitele de arhiv, ca i terenul nvecinat construciei de
arhiv vor fi mrninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a cilor de acces, a
locurilor din apropierea gurilor de ap i a instalaiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele i celelalte ncperi din vecintatea acestora vor fi prevzute cu
stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte,
asigurndu-se toate celelalte condiii necesare stingerii incendiilor.
Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu, iar
dup caz i cu instalaii de stingere automat a incendiilor.
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze n stare perfect de
funcionare utilajul i materialele de prevenire i stingere a incendiilor, pe care le au n
dotare i s controleze periodic existena i starea de funcionare a acestora.
Ferestrele i alte locuri de acces vor fi prevzute cu gratii care s previn efracia
n depozite.

37
www.procomunita.ro

SUPORT CURS ARHIVAR

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice Arhivelor Naionale

sau structurilor teritoriale, dup caz, intenia de a construis au amenaja depozite de
arhiv, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de
arhiv.
n cazuri deosebite, creatorii i deintorii pot solicita consultan de specialitate
Arhivelor Naionale sau structurilor teritoriale, dup caz, pentru organizarea unor
msuri de conservare, asigurare i protecie a documentelor pe cae le dein.
5.2.Monitorizarea parametrilor din depozit i a integritii mijloacelor de
protecie
5.2.1. Noiuni privind funcionarea i ntreinerea aparaturii din depozit.
n depozitele de arhiv n care sunt depozitate documente scrise trebuie s se asigure
un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse ntre 15 24grade Celsius i
umiditi relative de 50-60%.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca i pentru cele cu benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14 18 grade Celsius, iar umiditatea relativ de
40 50%.
Pentru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate
cu aparate de control (termometre, higrometre i alte asemenea), iar citirile vor fi
consemnate ntr-un caiet de depozit.

38
www.procomunita.ro