Sunteți pe pagina 1din 6

CUPRINS

SCOPUL PROCEDURII .................................................................................1

DOMENIUL DE APLICARE ...........................................................................1

BIBLIOGRAFIE ...........................................................................2

DEFINIII I ABREVIERI ........................................................................... 3

TERMENI I DEFINIII .. 3

CONINUT ....4-5
SCOPUL PROCEDURII

Procedura are drept scop stabilirea succesiunii etapelor de prelucrare i


legatorie a unitatilor arhivistice

DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplic pentru documentele aflate pe suport de hrtie la


compartimentele creatoare i deintoare de arhiv din cadrul unuia sau mai multor
fonduri arhivistice .

Procedura are drept scop stabilirea succesiunii etapelor de prelucrare


arhivistica de legatorie dosare in cadrul

Pornind de la actele normative n vigoare, compartimentele creatoare i


detintoare de documente, au o serie de obligaii privind evidena, selecionarea,
pstrarea, folosirea i depunerea la compartimentul arhiv a documentelor create n
decursul anilor.

In situatiile in care creatorii si detinatorii de documente nu dispun de personal si


mijloace tehnice precum si de spatii pentru desfasurarea activitatilor de prelucrare
acestia pot incheia contracte cu operatorii economici autorizati in prestarea de
servicii arhivistice in baza art 18 din lg 16\1996 si ord 137 din 2013 fondul
arhivistic neprelucrat va fii transportat in vederea prelucrarii la sediul/punctul de
lucru al agentului economic autorizat dupa anuntarea Directiei Judetene a
Arhivelor Nationale .

In situatiile in care creatorii si detinatorii de documente dispun de spatii de


pastrare si depozitare a fondului arhivistic, dar nu dispun de personal calificat
agentul economic va executa activitatile de prelucrare arhivistica de legare a
documentelor la sediul beneficiarului .

-1-
BIBLIOGRAFIE

Legea nr,16/1996 - Legea Arhivelor Nafionale, completat i modificat de


Legea nr.358/2002 i Ordonanta de Urgenta nr. 39 din 31 mai 2006;

Ordinul de zi nr. 217/1996 - Instrucliuni privind activitatea de arhiv la


creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naionale;

Legea nr. 182/2002 - Pentru protecia informaiilor clasificate;

Mera Laureniu - ndreptar arhivistic pentru personalul care creeaz,


pstreaz i folosete documente, Ed. ARONDA, Cluj-Napoca, 2004;

Ordinul 137/2013 - Norme metodologice privind aplicarea unor dispoziii


ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996.

DEFINITII SI ABREVIERI

Termeni i definiii

Arhiv - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul i metoda de


inscripionare, create i deinute de-a lungul timpului de ctre orice persoan
juridic de drept public sau privat, n exerciiul activitii sale, precum i de
orice persoan fizic, n decursul existenei acesteia; o arhiv poate fi
format din unul sau mai multe fonduri arhivistice;

Document - informaie nregistrat pe orice fel de suport, creat sau primit i


pstrat de ctre un creator/deintor de arhive;

Unitate arhivistic poate fi un/o (dosar, registru, condic, plan etc.)de modul
cum este constituita unitatea arhivistica depinde organizarea fondului
arhivistic si calitatea evidenteor ce se intocmesc. Totalitatea unitilor
arhivistice reprezint fondul arhivistic;

-2-
Fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natur create i primite de
ctre un creator de arhive pe parcursul existenei sale;

Inventariere - operaiune de luare n eviden a documentelor i unitilor


arhivistice dintr-un fond arhivistic, dup ordonarea lor conform unor criterii
stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

Inventar dosare - instrumentul de eviden a unitilor arhivistice (dosare i


registre) dintr-un fond sau colecie, n care u.a. sunt nregistrate din punct de
vedere cantitativ i al coninutului;

Nomenclator arhivistic - instrumentul de lucru care pune ordine in constituirea


dosarelor i orienteaz intreaga organizare ulterioar a activitii de arhiv
(inventariere, selectionare, folosire, pstrare etc.). Este un tabel sistematic in
care sunt desfurate pe compartimente de munc, categoriile de documente
grupate pe probleme i termene de pstrare.

Abrevieri.

A - Arhiva

DJAN - Direcia Judetean a Arhivelor Naionale

NA - Nomenclator arhivistic

u.a. - unitate arhivistic

ID Inventar dosare

-3-
CONTINUT

Gruparea documentelor in dosare

Gruparea documentelor n uniti arhivistice (dosare, registre, condici,


cartoteci) potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite in
Nomenclatorul arhivistic, care se ntocmete de fiecare creator pentru
documentele proprii, pe baza propunerilor efilor de compartimente, sub
forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categoriile
de documente grupate pe probleme i termene de pstrare. El nu se modific
anual, ci doar atunci cnd se produc schimbri n structura i profilul unitii.

Constituirea dosarelor i ordonarea documentelor

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu


acelai termen de pstrare. n cazul documentelor de acelai gen, dar cu
termene de pstrare diferite, se constituie dosare separate, pentru fiecare
termen de pstrare. Ordonarea documentelor n dosare se face cronologic,
astfel nct actele mai vechi s fie ntotdeauna deasupra, iar cele mai noi
dedesubt. Rspunsurile i revenirile la aceeai problem, ca i anexele,
trebuie conexate la actele de baz, indiferent de datarea lor,odata cu
ordonarea documentelor in dosar se face si trierea lor,intrucat se pot gasi
dublete,note,insemnari personale , ciorne ,foi albe sau documente ce un au
legatura cu problemele din dosar .

Documentele in format mic ( mostre ,fotografii, bilete ) se pun in plic


si se pun la un loc cu celelalte documente . Desenele tehnice lstate pe hartie
in format mare se pliaza . Filele din dosare se vor aseza in cutia de legat
dupa ce in prealabil au fost indepartate partile metalice(capse ,bolduri,agrafe
metalice ,cleme) .

Dupa ce a fost atasata coperta se va perfora dosarul in trei sau dupa caz
in patru puncte cautand sa un fie atins textul documentelor si sa se asigure
citirea libera . Coaserea se face intre doua coperti de carton ,cu sfoara de
canepa .

-4-
Dosarele constituite se leag in coperi de carton, avnd cel mult 250-
300 de file fiecare, iar n cazul depirii acestui numr se vor constitui mai
multe volume ale aceluiai dosar. Numerotarea este operatiunea care are
drept scop sa determine locul documentelor in dosar si sa asigure integritatea
lui. Filele dosarelor se numeroteaz, cu creion negru, n colul din dreapta
sus, ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare unitate arhivistic.

In cazul dosarelor compuse din mai multe volume se numeroteaza


fiecare volum separat incepand cu numarul 1 .

Certificarea dosarelor se face pe o fil alb de la sfritul dosarului prin


formula: "Prezentul dosar (registru, condic) cuprinde .... fiIe (in cifre i,
ntre paranteze, n litere, urmat de data certificrii, numele ntreg i
semntura persoanei care face certificarea.

Pe coperta dosarului se nscriu denumirea institutiei, a compartimentului


creator, numrul dosarului din inventar, anul, indicativul din nomenclator,
coninutul pe scurt al dosarului, datele extreme, numrul volumului, filelor i
termenul de pstrare.

Dosarele constituite conform nomenclatorului se depun la arhiva n al


doilea an de la constituire, pe baz de inventare si procese verbale de predare
primire

Administratorul are urmtoarele responsabiliti i competene:

a) creeaz condiiile de aplicare a acestei proceduri;

b) coordoneaz i controleaz. activitatea de arhivare a documentelor din


cadrul arhivei;

DISPOZITII FINALE - Gruparea documentelor n uniti arhivistice,


constituirea dosarelor i ordonarea documentelor, precum i inventarierea dosarelor
i predarea lor la compartimentul de arhiv se poate face de ctre un operator
economic autorizat n prestarea de servicii arhivistice, pe baz de contract.

-5-