Gruparea documentelor n

dosare
Anual, documentele se grupeaz n dosare,
potrivit problemelor i termenelor de pstrare
stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de
ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul din anexa nr. 1 la Legea
nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naionale,
cu modificrile i completrile ulterioare.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui
tabel n care se nscriu, pe compartimente
ale-----------, categoriile de documente grupate
pe probleme i termene de pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec
denumirile compartimentelor n ordinea n
care figureaz n schema de organizare a
creatorului,i se numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile
compartimentelor ----------------i se
numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat,
coninutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe,
ncepnd cu nr. 1 la fiecare compartiment al
---------.
n nomenclator se trec i registrele,
cartotecile, condicile i alte material
preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab
formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi
format numai din litera majuscul i cifra
arab sau numai din cifra arab, dac
creatorul are ca pri component numai
compartimente -------------- fr subdiviziuni.
La nregistrarea documentelor, indicativul
dosarului va figura n registrul de intrare-
ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe
fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie
termenul de pstrare.
Stabilirea lui se face inndu-se seama de
legile n vigoare, de importana practic
pentru activitatea creatorului de documente
i, n mod deosebit, de importan tiinific a
informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se
pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent" (prescurtat P"), iar pentru
acelea care se pstreaz temporar, cifra
arab care reprezint numrul anilor ct se
pstreaz (1, 3, 5,
Dac termenul de pstrare al unor grupe de
documente nu poate fi stabilit cu certitudine,
n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau
dac exist motive s se presupun c, n
anumite conjuncturi, informaiile
documentelor pot avea importan tiinific,
lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S." (comisie de selecionare).
La expirarea termenului de pstrare, aceste
documente vor fi analizate de comisia de
selecionare i,dup caz, pot fi propuse pentru
eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente
referitoare la aceeai problem, cu acelai
termen de pstrare.
n cazul acelorai genuri de documente,
ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu, termene de pstrare diferite
(contracte de finanare, rapoarte lunare,
trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare
separate, pentru fiecare termen de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific
anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de
documente. Dac se nfiineaz noi
compartimente sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completeaz cu denumirea
acestora i cu dosarele nou create.
n cazul compartimentelor sau
subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea
crend alte grupe de documente dect cele
prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare.
eful/coordonatorul fiecrui
serviciu/compartiment rspunde de
ntocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului
respectiv.
Aceste proiecte se centralizeaz de directorul
general i se nainteaz, n dou exemplare,
spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea
unitii creatoare de documente i se
confirm, la nivel central, de Arhivele
Naionale i, la nivel local, de direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat
la toate compartimentele, n vederea aplicrii
lui.
b) Constituirea dosarelor
Dup rezolvarea lor, documentele se
grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului
i se predau la compartimentul de arhiv, n al
doilea an de la constituire.
-documentele cuprinse n dosar se ordoneaz
cronologic sau, n cazuri speciale, dup alte
criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n
constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se
afle deasupra i cele mai noi dedesubt;
- se ndeprteaz acele, clamele, agrafele
metalice, filele nescrise,dubletele.
-documentele din fiecare dosar se leag n
coperte de carton, n aa fel nct s se
asigure citirea complet a textului, datelor i
rezoluiilor;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250
- 300 file; n cazul depirii acestui numr, se
constituie mai multe volume ale aceluiai
dosar;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din
dreapta sus, cu creion negru;n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume,
filele se numeroteaz ncepnd cu numrul l
pentru fiecare volum;
-pe coperta dosarului se nscriu:
denumirea unitii i a compartimentului
creator,
numrul de dosar din inventar,
anul,
indicativul din nomenclator
datele de nceput i de sfrit
numrul de file,
volumul i termenul de pstrare;
- n cazul dosarelor care conin documentele
aferente unui proiect finanat, se vor
specifica, n mod obligatoriu:
denumirea programului operaional/
numrul apelului de cereri de finanare/
msura/codul proiectului, n vederea
constituirii ulterioare a dosarului unic al unui
proiect.
-Constituirea Dosarului Unic al unui proiect se
realizeaz conform Anexei 3.
- pe o foaie nescris, adugat la sfritul
dosarului, sau pe prima pagin nescris a
registrelor i condicilor, lucrtorul de Ia
compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea certificare:
Prezentul dosar (registru,condic) conine ...
file", n cifre i , ntre paranteze, n litere, dup
care semneaz i pune data certificrii.
Documentele confideniale vor fi marcate
corespunztor Confidenial de ctre autorul
acestora sau de ctre expertul din
direcie/serviciul/compartimentul care
efectueaz predarea ctre arhiv.
De asemenea, n cazul acestor documente
confideniale se va marca pe prima pagin a
acestora ca i pe procesul verbal de predare
primire la arhiv confidenial i se vor
preciza persoanele sau funciile al cror acces