Anexa 1 din Legea 16/1996

Se aprob, Primar,

Se confirm, Director D.J.A.N. .

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
aprobat prin decizia nr din . Termen de pstrare

Compartimentul

Denumirea dosarului

Anexa 1 din Legea 16/1996

I. Secretariat

1. Hotrri, ordine, dispoziii, alte acte ale prefectului, Consiliului judeean i alte organe judeene 2. Documente referitoare la organizarea i desfurarea alegerilor pentru consiliul comunal i primar. 3. Dosarele speciale ale edinelor consiliului local. Dispoziii ale primarului. 4. Regulamentul de funcionare al consiliului local. Statutul comunei. 5. Documente referitoare la organizarea i desfurarea adunrilor publice. Hotrri ale acestora. 6. Date i informaii referitoare la recensmntul populaiei i locuinelor. 7. Monografia comunei. Documente referitoare la organizarea administrativ-teritorial a comunei. 8. Reclamaii, sesizri, propuneri ale cetenilor. Referate i rspunsuri. 9. Inventarul documentelor pstrate n arhiva primriei. Listele i procesele-verbale de selecionare, alte acte care justific scoaterea unor documente din arhiv. 10. Evidena tampilelor i sigiliilor. 11. Registrul de eviden a hotrrilor i dispoziiilor. 12. Documente referitoare la organizarea i funcionarea sistemului de paz i ordine public. 13. Coresponden privind funcionarea instituiilor de nvmnt, sntate i cultur. 14. Alte documente ntocmite de ctre organele de control. 15. Registru de eviden a scrisorilor. 16. Registru unic de control. 17. Registru de intrare-ieire a corespondenei. 18. Condic de coresponden. 19. Borderouri de expediie. 20. Documente privind organizarea i funcionarea sistemului de prevenire i stingere a incendiilor. 21. Coresponden cu organizaii, asociaii, localiti, persoane fizice i juridice referitoare la hotrri, decizii i dispoziii. 22. Adeverine, certificate, dovezi eliberate cetenilor, corespondena cu organele de stat i (sau) ageni economici n legtur cu situaia material (economic) a unor peroane. 23. Registru de eviden a audienelor.

P P P P P P P P P P P 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani

5 ani

Anexa 1 din Legea 16/1996

II. Autoritate tutelar i protecie social

III. Stare civil

1. Documente referitoare la pensii pentru rani. 2. Evidena peroanelor cu handicap, coresponden n legtur cu acestea. 3. Anchet social, alte acte referitoare la executarea atribuiilor de autoritate tutelar, protecia copilului (O.G. 26/1997) 4. Registru de eviden a persoanelor care necesit ocrotire (protecie) special i dosarele personale ale acestora 5. Documente privind acordarea ajutoarelor sociale (mame cu muli copii i alte persoane) 1. Instruciuni, ordine i alte dispoziii care reglementeaz aceast activitate. 2. Registrele actelor de stare civil (natere, cstorie, deces) exemplarul I. Inventarul registrelor i al actelor de stare civil. Codul numeric personal. 3. Comunicri referitoare la modificarea statutului civil al minorilor sub 14 ani 4. Procese-verbale de predare-primire a registrelor i actelor de stare civil. 5. Acte primare pentru nregistrarea naterii, (inclusiv documentele pentru actele ntocmite n situaii speciale).
6.

P P P P 10 ani P P 10 ani 5 ani 5 ani

Declaraii de cstorie i acte anexate la acestea (inclusiv documentele pentru actele ntocmite n situaii speciale).

5 ani 5 ani

7. Acte primare care au stat la baza nregistrrii decesului (inclusiv documentele pentru actele ntocmite n situaii speciale). 8. Documente primare care au stat la baza nscrierii pe actele de stare civil a unor modificri n statutul civil al persoanei (inclusiv cele referitoare la cetenie). 9. Borderouri i adrese privind predarea unor documente (buletine de identitate, buletine statistice, livrete militare, certificate de stare civil anulate). 10. Cereri i adrese pentru eliberarea certificatelor i adeverinelor de stare civil (inclusiv ale extraselor de natere, cstorie i deces pentru uzul organelor de stat) 11. Adrese privind necesarul de documente pentru activitatea de stare civil, procese-verbale de predare-primire n cazul nlocuirii delegatului de stare civil pe perioada de concedii de odihn, boal, etc. 12. Registrul-cont de eviden a certificatelor i registrelor de stare civil. 13. Registrul de eviden a certificatelor eliberate. 14. Registrul de intrare-ieire stare civil.

5 ani

5 ani

Anexa 1 din Legea 16/1996

IV. Juridic

1. Sentine judectoreti rmase definitive Legea 112/1995. 2. Dosar referitor la documentele de arend (contracte). 3. Acte notariale instrumentate. 4. Documente i coresponden pentru deschiderea procedurii succesorale. 5. Registrul de eviden al actelor notariale. 6. Registrul special de gaj pentru arend. 7. Cereri de chemare n judecat, ntmpinri i alte acte referitoare la litigii n care comuna este parte. 8. Procese-verbale de constatare i sancionare a contraveniilor ncheiate de ctre primar i mputerniciii primarului. 1. Studii i programe privind dezvoltarea economicosocial. Inventarul bunurilor i valorilor din domeniul public i privat al comunei. 2. Dri de seam statistice cu privire la activitatea economico-social din comun. 3. date i informaii privind fora de munc i salarizarea aparatului propriu i a societilor comerciale de pe lng consiliul local. 4. coresponden n legtur cu activitatea agenilor economici. 1. Cereri, avize i alte documente n legtur cu autorizarea i funcionarea societilor comerciale, asociaiilor familiale i ntreprinztorilor particulari. Lucrri privind administrarea pieelor comunale, oboare, trguri. 2. Coresponden privind aprovizionarea unitilor existente n profil teritorial, precum i a populaiei.

P P 30 ani 30 ani 30 ani C.S. 10 ani 5 ani

V. Dezvoltare economicosocial

P 5 ani 5 ani 15 ani

VI. Comer i prestri servicii

10 ani P P

VII. Resurse umane/ Personal

1. Regulamentul de organizare i funcionare al consiliului. Statutul personalului. Organigrame. 2. State de funcii pentru aparatul propriu al consiliului local i unitilor de sub autoritate, alte lucrri legate de acestea. Fia postului. 3. Documente referitoare la ncadrarea, transferarea, sancionarea, efectuarea concediilor de odihn i desfacerea contractelor de munc ale personalului. 4. Condica de prezen.

5 ani 2 ani

Anexa 1 din Legea 16/1996

VIII. Urbanism i amenajarea teritoriului, gospodrie comunal i protecia mediului

IX. Agricultur i silvicultur

1. Studii, avize, acorduri i alte documente referitoare la organizarea teritoriului comunei. Planul de urbanism general. 2. Cartea tehnic a construciilor din domeniul public. 3. Documentaii i acte n legtur cu denumirea unor locuri publice. 4. Evidena monumentelor i a siturilor istorice, date i informaii privind restaurarea, protejarea i conservarea acestora. 5. Autorizaii i certificate de urbanism pentru executarea, demolarea sau nstrinarea construciilor, licitaii. 6. Programe, studii i alte documente privitoare la protecia mediului, salubrizarea i buna gospodrire a comunei. Date i informaii privind prevenirea efectelor fenomenelor meteorologice periculoase. 7. Date i informaii privind construcia i ntreinerea cilor de comunicaii i amenajarea cursurilor de ap. 8. Documentaii, alte acte referitoare la obiectivele de investiii i reparaii capitale. 9. coresponden n legtur cu gospodrirea spaiului locativ i cu alt destinaie din administraia domeniului public i privat al comunei. 1. Centralizatorul registrelor agricole. 2. Date i informaii privind aplicarea legii fondului funciar. 3. Coresponden privind micarea fondului funciar proprietatea public i privat. Completri i modificri ale registrului agricol. 4. Date i informaii privind punile i fneele aflate n administraia domeniului public. 5. Registrul cadastral al comunei i anexele sale. 6. Registrele agricole. 7. Date i informaii privind micarea i sntatea animalelor (bilete de adeverirea proprietii i sntii, programe, procese-verbale i propuneri ale organelor sanitar-veterinare, coresponden, despgubiri ADAS) 8. Documente n legtur cu circulaia materialului lemnos de pe terenurile proprietate particular i punile (fneele) comunale. 9. Registrul de eviden a beneficiarilor de material lemnos. 10. Evidena certificatelor de productor agricol.

P P P P P P

P 10 ani 5 ani P P P P P P 5 ani

5 ani 5 ani 3 ani

Anexa 1 din Legea 16/1996

X. Eviden militar i aprare civil XI. Buget-finane/ Contabilitate

1. Evidena veteranilor de rzboi, a invalizilor, vduvelor i orfanilor de rzboi, coresponden referitoare la acetia. 2. Planul de aprare i de organizare a aprrii civile. 3. Evidena recruilor i ncorporabililor. Coresponden cu Centrul militar judeean. 1. Bugetul aprobat al localitii. Planul de venituri i cheltuieli pentru mijloacele autofinanate i din alte fonduri legal constituite. 2. Dri de seam contabile anuale asupra execuiei bugetului i a planurilor de venituri i cheltuieli din alte fonduri legal constituite. 3. Documente privind evidena, micarea, clasarea i declasarea bunurilor de inventar. Inventarierea mijloacelor fixe i a altor bunuri. 4. State de plat a salariilor i a altor drepturi de salarizare. 5. Documente privind deschiderea finanrii, acte justificative privind aprovizionarea cu materiale i pli efectuate. 6. Documentele privind drepturile de alocaie pentru copii, alte indemnizaii pltite. 7. Documente cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv de cas, ierarhic operativ curent i bancar. 8. Note contabile, extrase de cont privind execuia bugetului propriu i a planurilor extrabugetare. 9. Situaii cu privire la ncasarea veniturilor proprii i din alte surse de finanare. 10. Documente privind evidena debitorilor, creditorilor i decontri cu furnizorii. 11. Evidena cheltuielilor de orice fel. 12. Registrul de eviden al imprimatelor cu regim special. 13. Registru partizi venituri proprii. 14. Registru partizi cheltuieli proprii. 15. Registru operaiuni de cas. 16. Carnete de ncasare n numerar de la bnci i cu valoare limitat. 17. Documente privind executarea contraveniilor i altor debite, inclusiv confirmri, ntiinri, borderouri debitare, insolvabiliti. 18. Date i informaii privind salarizarea. Comunicri privind fondul de salarii, modificri de salarii. 19. Registrul de eviden al materialelor i bunurilor de consum.

P P C.S. P P P 50 ani 15 ani 15 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani