UNIVERSITATEA TEHNIC DIN CLUJ-NAPOCA DEPARTAMENTUL BIBLIOTEC COMPARTIMENT ARHIV

Aprobat in Sedinta de Birou Senat din 30 nov. 2010

REGULAMENT
DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A ARHIVEI UNIVERSITII TEHNICE DIN CLUJ-NAPOCA

2010

CUPRINS

CAPITOLUL I. Dispoziii generale CAPITOLUL II. Depunerea i evidena documentelor n Arhiva U.T.C.-N. CAPITOLUL III. Pstrarea documentelor CAPITOLUL IV. Folosirea documentelor CAPITOLUL V. Expertiza valorii documentelor i casarea lor CAPITOLUL VI. Dispoziii finale

I.

DISPOZIII GENERALE

1.1. Arhiva Universitii Tehnice din Cluj-Napoca este n subordinea Cancelarului General al Universitii Tehnice, este compartiment distinct n cadrul Departamentului Bibliotec i are regulament de organizare i funcionare propriu. 1.2. Prezentul Regulament a fost elaborat n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 (cu modificrile i completrile ulterioare), Legea nvmntului 84/1995, Regulamentul de Organizare i Funcionare a Bibliotecii U.T.C.-N., alte acte normative i stabilete modul de eviden, depunere i pstrare a documentelor n arhiva Universitii Tehnice din Cluj-Napoca i de eliberare a diferitelor adeverine dup documentele care se afl n cadrul arhivei. 1.3. Arhiva Universitii Tehnice din Cluj-Napoca este constituit din documente elaborate/ emise/ aprobate/ colectate de faculti, departamentele, compartimentele i serviciile din cadrul U.T.C. N. 1.4. n activitatea sa, arhiva U.T.C.-N. se cluzete de legislaia n vigoare, actele normative ale Senatului Universitii Tehnice din Cluj-Napoca precum i de prezentul Regulament. 1.5. Modalitatea de perfectare, depunere i pstrare n arhiva U.T.C.-N. a dosarelor este reglementat de Legea Arhivelor nr. 16/1996 i de Nomenclatorul Arhivistic al U.T.C.-N. II. DEPUNEREA I EVIDENA DOCUMENTELOR N ARHIVA U.T.C.-N 2.1. Pregtirea documentelor pentru depunerea lor la arhiva U.T.C.-N. se efectueaz n baza Nomenclatorului Arhivistic al U.T.C.-N., aprobat de Rectorul Universitii Tehnice din ClujNapoca prin Ordinul nr. 4 din 04.03.1998. 2.2. Depunerea i inerea evidenei documentelor n arhiva U.T.C.-N. se va realiza n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 cap. III seciunea I. 2.3. Documentele se depun la arhiva U.T.C.-N. n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire (vezi anexa 1 i 2). 2.4. Dosarele care potrivit Nomenclatorului au termen de pstrare Permanent, sau termenul este mai mare de 5 ani, se ndosariaz n coperi tari, iar filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus n ordine cresctoare. nscrierile pe coperile acestor dosare se face cu cerneal rezistent la lumin sau cu tu, clar i cite. 2.5. Dosarele perfectate cu documente se transmit n arhiva U.T.C.-N. n modul i termenele stabilite de actele indicate la punctele 2.1. i 2.2. ale prezentului Regulament. 2.6. Operaiuni (proceduri) n cadrul pregtirii i depunerii la arhiva U.T.C.-N. a dosarelor cu documentele create de faculti, departamente, compartimente i serviciile din cadrul Universitii Tehnice din Cluj-Napoca: documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic sau n cazuri speciale dup alte criterii ( ex. n cazul dosarelor de studeni ordonare se face alfabetic), o dat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se nltur acele, clamele, ciornele, notele i nsemnrile personale, actele care nu au legtur cu problemele din dosar, documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperi de carton n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, a datelor i rezolutiilor, nu se vor ndosaria mpreun documente care potrivit Nomenclatorului nu au aceela termen de pstrare,

n cazul dosarelor cuprinse n mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum separat ncepnd cu numrul 1, dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file, n cazul depirii acestui numr se formeaz mai multe volume ale aceluia dosar, pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator, indicativul unitii arhivistice din nomenclator/anul crerii documentelor, cuprinsul unitii arhivistice, data nceperii (z/l), data ncheierii (z/l), numrul filelor, numrul volumului, termenul de pstrare i numrul din inventar care se va completa odat cu inventarierea documentelor, certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre) se face pe o foaie nescris, pus la sfritul dosarului sau pe interiorul copertei din spate, prin formula prezentul dosar conine .....file (cifre i n paranteze n litere), la finalul certificrii se trece numele persoanei care face aceast operaiune, data, semntura, n cadrul facultilor, departamentelor, compartimentelor, serviciilor se va numi de ctre persoana de conducere a facultilor, departamentelor, compartimentelor, serviciilor o persoan responsabil de arhiv pentru pregtirea i predarea dosarelor la arhiva U.T.C.-N., n cazul n care specialistul arhivistul, n cadrul procesului de predare primire a dosarelor, a constatat nerespectarea cerinelor prevzute n prezentul Regulament, acesta va restitui dosarul(ele) executantului pentru definitivare, depunerea dosarelor se face conform unei programri (telefonice) anterioare, cel puin 15 zile lucrtoare, i n urma verificrii ntocmirii inventarelor i a dosarelor la compartimentul care le creaz. III. PSTRAREA DOCUMENTELOR

3.1. Termenul de pstrare a documentelor n arhiva U.T.C.-N. este cel prevzut n Nomenclatorul Arhivistic al Universitii Tehnice din Cluj-Napoca. 3.2. Dosarele predate la arhiva U.T.C.-N. se pstreaz n ncperi special amenajate, dotate cu mijloace adecvate de pstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor, precum i pentru a le proteja de incendii, inundaii, praf i razele solare i a asigura integritatea lor. 3.3. Pentru dosarele predate n arhiva U.T.C.-N. se ntocmesc inventare, care cuprind indicativul dosarului dup nomenclator, cuprinsul pe scurt al dosarului, termenul de pstrare i reprezint documente de eviden a tuturor documentelor. 3.4. Dac n cazul activitii curente angajaii U.T.C.-N. au nevoie i solicit unele dosare din arhiva U.T.C.-N., specialistul-arhivistul elibereaz dosarele. Meniunea despre eliberarea dosarului, pentru utilizare temporar, se face n registru de depozit. 3.5. Persoana responsabil de arhiva U.T.C.-N. este obligat s in permanent evidena dosarelor ce se pstreaz n arhiv, s asigure integritatea documentelor.

IV. FOLOSIREA DOCUMENTELOR 4.1. Deintorii i creatorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, adeverine sau copii dup documentele pe care le creeaz i le dein. Adeverina este un document prin care se atest un drept sau un fapt.

4.2. Solicitrile pentru eliberarea unei adeverine se efectueaz numai n baza unei cereri scrise, cereri care se primesc i se nregistreaz n Registru de intrare-ieire de la Compartimentul Registratur. 4.3. Adeverinele se elibereaz n 30 zile lucrtoare de la data depunerii cererii, personal solicitantului, persoanelor mputernicite de acesta sau se pot expedia prin pot. 4.4. Tipuri de adeverine: 4.4.1. Adeverine privind durata i forma de nvmnt (anexa nr. 3), pentru acest tip de adeverin, cei care fac dovada pensionrii sunt scutii de taxa, iar cei care nu fac dovada pensionrii achit o tax (anexa nr. 4) stabilit prin Hotrre de Birou Senat. 4.4.2. Adeverine care atest activitatea desfurat, vechimea n munc, n specialitate, n meserie, acest tip de adeverine sunt scutite de tax. Pentru eliberarea acestor adeverine solicitanii pe lng cerere vor depune i o copie dup cartea de munc. (anexa nr. 5) 4.5. Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n dosarele de studeni sau doctoranzi se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Taxa perceput pentru eliberarea acestor acte este stabilit prin Hotrre de Birou Senat.

V. EXPERTIZA VALORII DOCUMENTELOR I CASAREA LOR 5.1. Operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a documentelor se numete selecionare. Prin operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelor: pstrarea sau eliminarea documentelor. 5.2. Criterii de apreciere a valorii documentelor: termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul Arhivistic; coninutul informaional-documentar, valoarea de mrturie a informaiilor cuprinse n document; evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile; creatorul fondului sau emitentul documentului; vechimea documentului, valoarea practic i valoarea juridic; regsirea informaiilor n documente nsumative. 5.3. Expertiza valorii documentelor, casarea i distrugerea lor n cazurile stabilite, se efectueaz de ctre comisia de selecionare a crei componen este aprobat de ctre conducerea U.T.C.-N. n conformitate cu legislaia n vigoare. 5.4. Documentele necesare dosarului selecionrii: adresa ctre Serviciul Judeean al Arhivelor Naionale, care se trimite pentru verificarea i confirmarea proceselor-verbale; procesul-verbal (procesele-verbale) de selecionare; inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru selecionare; inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selecioneaz documente i din perioada pentru care se face selecionarea. 5.5. Documentele pot fi scoase din evidenele arhivei n dou cazuri: n urma procesului de selecionare, caz n care documentele se predau centrelor de colectare a deeurilor de hrtie nsoite de o copie dup confirmarea Arhivelor Naionale sau Serviciului Judeean ale acestora;

n urma depunerii la Arhivele Naionale sau Serviciului Judeean ale acestora, n acest caz se depun documente permanente, cu valoare istoric sau tiinific. VI. DISPOZIII FINALE

6.1. Personalul din cadrul Compartimentului Arhiv trebuie s cunoasc i s respecte Normele de Securitate i Sntate n Munc, participnd periodic la instruire. 6.2. Prezentul regulament de organizare i funcionare a Compartimentului Arhiv intr n vigoare la data aprobrii lui de ctre Senatul Universitii Tehnice din Cluj-Napoca.

Anexa nr. 1 UNIVERSITATEA TEHNICA DIN CLUJ-NAPOCA

(departamentul/compartimentul/serviciul)

INVENTAR PE ANUL _________

pentru documentele care se pstreaz ANI

Indicativul Nr. dosarului crt. dup nomenclator

1 2

Cuprinsul pe scurt al dosarului, registrului etc.

3

Datele extreme
4

Nr. filelor
5

Observaii
6

Anexa nr. 2

Universitatea Tehnica din Cluj-Napoca

(departamentul/compartimentul/serviciul)

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor Astzi, , subsemnaii delegai ai compartimentului i Ionela NEAG

arhivarul Universitii Tehnice din Cluj-Napoca am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada cantitate de dosare. pagini dactilografiate, de ctre compartimentul menionat, n

Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd conform dispoziiilor legale.

Am predat, Am primit, ing. Ionela NEAG

Anexa nr. 3

Ctre, Conducerea Universitii Tehnice din Cluj-Napoca

Subsemnatul(a)............................................................................................................................. nscut() la data de......................................n localitatea............................................................ judeul................................................prenumele tatlui............................................................... prenumele mamei........................................................solicit eliberarea unei adeverine din care s rezulte faptul c am terminat cursurile facultii de......................................................... secia...............................................................la forma de studiu zi. Menionez c: numele de fat (de pe diplom) este................................................................................. am nceput cursurile n anul.........................i am terminat n anul................................. am repetat anii.................................................................................................................. m-am transferat de la ..................................................n anul.......................................... am fcut la seral sau f.f. anii............................................................................................. am luat diploma n sesiunea.........................................anul............................................. C.N.P................................................................................................................................ Cluj-Napoca, ........................... Semntura, ................................

Adeverina se elibereaz n termen de 30 de zile lucrtoare de la data depunerii cererii.

Anexa nr. 4

Taxe Proces de nvmnt pentru anul universitar 2010/2011 aprobat n Sedina de Senat din 25 mai 2010.

Anexa nr. 5

Ctre,

Conducerea Universitii Tehnice din Cluj-Napoca

Subsemnatul(a)...........................................................CNP..............................................nscut ()la data de....................................n localitatea............................................................... jud....................................fiul lui.......................................i al..................................................... angajat n cadrul Universitii Tehnice din data de ....................................pn la data de ..........................n cadrul Facultii (serviciului) .......................................................n funcia de ................................................................., solicit eliberarea unei adeverine din care s rezulte nscrisurile care lispesc din cartea de munc:.. ..

Cluj-Napoca, .

Semntura,