Tema IV: „Planificarea și organizarea muncii de secretariat.

1. Obiectul ergonomiei în munca de secretariat.

2. Descrierea postului asistentului manager.
3. Întocmirea fișei de post. (Individual)

1. Obiectul ergonomiei în munca de secretariat.

Personalitatea umană nu mai este astăzi socotită ca o entitate de sine stătătoare, ea se conjugă
neîncetat cu lumea din care face parte într-o informare reciprocă. Un aspect major al acestei
conjugări se manifestă în gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunăstarea individuală
și socială.
Datorită dezvoltării cercetărilor referitoare la condiția umană a muncii, organizarea muncii cuprinde
astăzi pe lângă aspectele clasice privind metodele și măsurarea timpul de muncă și toate cerințele
psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice și culturale, care solicită personalitatea și
care împreună constituie obiectul de studiu al științei intitulate ergonomia.
Ergonomia – ca știință oferă cunoștințele necesare adaptării anagajaților la munca pe care o
prestează, pentru obținerea unui randament maxim.
În literatura de specialitate ergonomia este definită ca „o disciplină care a luat naștere din științele
tehnice, psihologice, fiziologice și igienă, ea cercetează posibilitățile omului în procesele de muncă,
urmărind să creeze condiții optime de muncă”.
Ca orice știință ergonomia are un obiect de studiu, metode și tehnici de cercetare. Obiectul de studiu
al ergonomiei îl constituie organizarea activității umane în procesul muncii prin optimizarea relației din
sistemul om-mașină-mediu, având drept scop creșterea eficienței tehnico-economice, optimizarea
condițiilor pentru a obține satisfacție, motivația rezultatului muncii, concomitent au drept scop menținerea
bunei stări fiziologice și favorizarea dezvoltării personalității.
Acesta presupune realizarea unor condiții:
- Orientarea și selecția profesională a factorului uman;
- Proiectarea suportului material (instalații, echipamente) al muncii în concordanță cu capacitățile
umane;
- Conceperea unei ambianțe care să asigure protecția și securitatea muncii;
- Folosirea optimă a capacității umane;
- Repartizarea rațională a sarcinilor;
- Economia energetică a organismului uman.
Trebuie de avut în vedere că elementul activ adaptabil este omul, mediul fiind creat de acesta.
Principalii factori ergonomici implicați în birotică sunt următorii:
1. Mobilierul
2. Iluminatul
3. Cromatica
4. Micro-clima
5. Zgomotul și vibrațiile
1
 6. Factorii psiho-sociali (munca și oboseala).

Iluminatul corespunzător trebuie să respecte mai multe condiții:

 Uniformitatea luminii pe suprafața de lucru și în timp;
 Stabilirea unei direcții maxim avantajoase a fluxului de lumină;
 Alegerea spectrului optim al sursei de lumină;
 Limitarea fenomenului de orbire prin modul de așezare al corpurilor de iluminat.
Factorii de micro-climă sunt:
 Temperatura;
 Umiditatea;
 Viteza de circulație a aerului.
Zgomotul și vibrațiile constituie surse principale a oboselii, nervozității și influențează negativ
munca. Executanții care lucrează într-un mediu zgomotos obosesc mai repede și sunt mai irosibili față de
cei care lucrează în medii liniștite.
Măsurile pentru eliminarea sau diminuarea zgomotului:
 Reducerea zgomotului și a propagării sale acolo unde este posibil prin reproiectarea procesului
tehnologic.
 Amplasarea rațională a utilajelor.
 Evacuarea surselor de zgomot.
 Căptușirea pereților cu materiale fono-izolante.
Factorii psiho-sociali sunt cei mai importanți care influențează randamentul executantului la locul
de muncă.
1) Factorii individuali care includ:
- Pregătirea individuală;
- Aptitudini;
- Capacitatea de învățare și adaptare;
- Interes de profesie;
- Motivația de muncă (salariu);
- Aspirații;
- Sistem de evaluări;
- Sănătate;
- Experiență;
- Situația socială.
2) Factorii tehnici care includ:
- Tipul utilajului;
- Gradul de uzură;
- Modul de reglare.
3) Factorii psiho-sociali care includ:
- Stilul de conducere;
- Climatul psiho-social de la locul de muncă.
La nivelul fiecărui loc de muncă activitatea crează satisfacția în următoarele condiții:
- Dacă solicită din partea executantului un anumit potențial de aptitudini;
2
 - Dacă permite executantului să intervină creator în soluționarea sarcinilor;
- Dacă asigură executantului un grad de responsabilitate;
- Dacă dezvoltă personalitatea executantului;
- Dacă îi asigură un anumit prestigiu social;
- Dacă îi permite și asigură cooperare inter-umană optimă.
Munca și oboseala – în urma solicitărilor oricărei activități umane apare oboseala.
Oboseala – este starea de slăbiciune musculară, nervoasă sau psihică vizibilă sau interioară, reală
sau imaginară. Ea este cea care diminuiază capacitatea de muncă. Oboseala se manifestă prin încetinirea
ritmului de muncă, apariția mișcărilor suplimentare și inutile.
Cauzele și simptome ale oboselii:
- Monotonia muncii;
- Boala și durerea;
- Condiții alimentare;
- Factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);
- Factorii psihici (griji sau conflicte, responsabilități);
- Intensitatea și durata muncii intelectuale și fizice.
Efectele oboselii sunt:
- Scăderea atenției;
- Încetinirea și înhibarea percepției;
- Înhibarea capacității de gândire;
- Scăderea randamentului activității fizice și intelectuale.

2. Descrierea postului asistentului manager.

Compartimentului secretariat îi revine atribuții globale care se extrag și se detaliază sarcini pentru
fiecare angajat.
Atribuțiile și sarcinile unui asistent manager depind de structura și domeniul de activitate al
organizației respective și sunt suprinse în fișa postului.
Se poate spune că potrivit modului cum este concepută la noi în țară activitatea de secretar (în cazul
în care funcționează ca un sistem autonom) include următoarele atribuții și sarcini:
1. Cercetarea lucrărilor de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea și distribuirea) acolo
unde nu există un compartiment de registratură.
2. Lucrări de corespondență – primită și emisă de unitate, lecturarea corespondenței primite,
prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea și urmărirea rezolvării corespondenței primite,
întocmirea unor răspunsuri în baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a
corespondenței, pregătirea pentru expedierea corespondenței.
3. Organizarea și asigurarea unei bune funcționări a arhivei unității.
4. Scrierea rapidă, dactiolografierea ședințelor, a discuțiilor.
5. Atribuții de documentare: depistarea surselor interne și externe, selectarea materialului,
prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, clasarea documentelor.
6. Multiplicarea materialelor, corectarea greșelelor, cunoașterea unor sisteme de corectare a
materialelor.
7. Traducere – ceea ce presupune cunoașterea unei limbi de circulație internațională.
8. Cunoașterea și folosirea aparatului modern de birou (calculator, fax).
3
 9. Organizarea sistemului informațional, primirea, preluarea și transmiterea informațiilor.
10. Întocmirea contabilității primare a firmei.
11. Primirea și transmiterea comunicărilor telefonice.
12. Organizarea ședințelor și a materialelor necesare.
13. Difuzarea în unitate a deciziilor și instrucțiunilor.
14. Perfecționarea permanentă din punct de vedere profesional.
15. Respectarea disciplinei muncii.
Activitățile realizate în cadrul zilei de muncă.
Timpul este un bun prețios care nu poate fi mărit, stocat sau cumpărat. Singura cale de a avea mai
mult timp este o bună organizare a întregii vieți. Statisticile arată că aproximativ 60% din timpul petrecut
de oameni la locul de muncă este irosit, și numai 40% din timp servește la realizarea sarcinilor de
serviciu. De aici apare necesitatea orelor suplimentare care duc la scurtarea timpului liber, stres, oboseală,
neglijarea familiei și a propriei persoane.
Toate acestea scad și mai mult randamentul. Este demonstrat că lucrul sub presiune are un
randament mai puțin decât cel relaxat asta pentru că presiunea termenului limită scade calitatea gândirii.
Pentru aceasta încercați să deveniți din slujitorii timpului – stăpânii lui, încercați să prevedeți
evenimentele, să le planificați pentru a acționa, nu pentru a reacționa la ele, încercați să fiți eficace înainte
de a fi eficient.
Eficace – care produce efectul scontan, care dă un rezultat pozitiv.
Eficacitate – calitatea de a produce efectul pozitiv așteptat.
Eficiență – raportul dintre ansamblul efectelor utile ce se obțin de pe urma unei anumite activități și
totalul eforturilor pe care le implică acea activitate.
Sugestii de idei de cum să-ți organizezi lucrul mai bine:
- Încercați să vedeți cine/ce vă întrerupe, deconcentrându-vă de la subiect. Reluarea lucrului după o
întrerupere presupune o nouă adaptare, iar costul transferului atenției de la o problemă la alta este un
factor de stres.
- O bună organizare presupune obiective clare, bine definite și urmărirea lor pentru a verifica
îndeplinirea lor.
- Stabilități priorități, pentru a începe să vă organizați trebuie să stabiliți care din activitățile voastre
sunt importante.
- Planificați, planificarea înseamnă pregătirea pentru îndeplinirea obiectivelor și economisirea
timpului. Se consideră că 8 minute alocate planificării economisește o oră de lucru.