ORGANIZAREA AUDIENTELOR

ntr-un stat democratic, rolul audienelor este nu numai un drept prevzut prin lege ci este i o posibilitate de cunoatere, la modul direct, a problemelor cu care se confrunt cetenii Audienele se organizeaz la toate nivelurile organizatorice ale activitii economico-sociale. Organele conductoare sunt obligate s organizeze i s asigure primirea n audien n zile i la ore determinate i fcute publice prin afiare. Dup natura lor, audienele se pot mpri n sesizri i reclamaii, cereri cu privire la o problema sau alta care intereseaz solicitanii, propuneri de perfecionare a activitii. Exist i practica de a invita n audien o serie de persoane care au ridicat prin petiiile lor probleme deosebite sau propuneri interesante n vederea unei mai

bune cunoateri i elaborrii unor decizii ct mai adecvate situaiei respective. Organizarea ntregului sistem de primire, audiere, consemnare a problemelor i urmrire a rezolvrilor revine secretariatelor. Ele elaboreaz, n acest sens, fiiere i registre de audiere. Fiierele de audien sunt completate de cei ce solicit audien i cuprind : data, numele i prenumele solicitantului, funcia, locul de munc, adresa, numrul de telefon, obiectul audienei. Registrul de audiene are aceleai rubrici ca i fia dar mai are n plus rubrica pentru cui i se repartizeaz cazul i modul de rezolvare. Secretariatele au obligaia s urmreasc prin scadenarul de termene modul n care au fost analizate i rezolvate problemele ridicate de petiii, informndu-i pe acetia asupra rezultatelor chiar dac ele nu sunt cele dorite de petent.

Secretariatele vor informa operativ conducerea n cazul oricrei abateri de la respectarea hotrrii de rezolvare a problemelor ridicate de ceteni. Prin organizarea i programarea audienelor este necesar s se asigure timpul suficient pentru audiere i totodat s se evite pe ct posibil, ateptrile. Desigur c timpul de audiere este diferit de la caz la caz, n funcie de complexitatea problemelor ridicate, ceea ce ngreuneaz o programare a timpului pe ore i minute. Atitudinea secretarilor fa de persoanele care vin n audien trebuie s fie caracterizat prin solicitudine, politee, diferen, amabilitate, cu att mai mult cu ct respectivele persoane nu vin de cele mai multe ori de plcere, ci ndemnate de o serie de insatisfacii sau de nevoi pe care le au. Introducerea cetenilor se face n ordinea nscrierii lor. Se necesit confidenialitatea asupra problemelor i a

persoanelor discutate.