5.4.

CORESPONDENA PROTOCOLAR
Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori
ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii,
felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de
departamentul de protocol al instituiei respective. Acest tip de coresponden se
practic i la nivel nalt, ntre omologi.
INVITAIILE
Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din
partea unei persoane din conducere.
Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt,
conferinele organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare,
la sr!torirea unor angajai, ziua porilor desc"ise etc.
Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la
invitaii este o!ligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de
prezentarea a gazdei i a evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre
locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri.
Invitaiile nu sunt numai !ilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. #
invitaie de afaceri nu tre!uie doar s$l fac pe destinatar s atepte cu
ner!dare participarea la petrecere (manifestare, ea tre!uie s pun i prestigiul
e%peditorului ntr$o lumin favora!il. Invitatul primete scrisoarea i astfel se
realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. &rimele impresii sunt
totdeauna importante. 'e aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i
coninutul tre!uie s conlucreze la o!inerea efectului dorit. Individualitatea i
creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.
(tructura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente)
* denumirea i sigla firmei+
* numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia+
* formularea invitaiei+
* evenimentul propriu$zis (genul de petrecere+
* scopul nt,lnirii (petrecerii+
* data, ora+
* locul+
* instruciuni speciale+
* unde se poate rspunde.
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu
reprezint o greeal.
-%emplu)
Preedintele Fundaiei ..
Sau
Preedintele Fundaiei
Domnul Viorel Ionescu
'e asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui
grup)
Preedintele Fundaiei . . . . . .
Domnul Viorel Ionescu
i
Membrii Consiliului de Administraie
.n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei
personaliti de al crei prestigiu !eneficiaz evenimentul. .nainte de a$i imprima
numele, ne vom asigura c aceast persoan este de acord, prezent,ndu$
i proiectul te%tului. -%emplu)
Sub patronajul
Preedintelui Crucii oii
Domnul ..
# invitaie poate fi nominal sau nenominal. (punem despre o invitaie c este
nominal dac n te%t este scris (cel mai indicat de m,n numele invitatului. &e
invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar
numele. &e invitaia nenominal nu este scris numele invitatului.
/ormulele cele mai uzitate sunt)
,,are pl!cerea s! "! in"ite la ..#
$$"! roa%! s! &i 'acei onoarea de a participa (de a asista) la #
$$"! roa%! s! onorai cu pre*ena dumnea"oastr! *..*
&entru motivul invitaie, gazda tre!uie s aleag cuvintele, formula cea mai
potrivit pentru a clarifica scopul (motivul invitaiei.
/ormule folosite)
,,&n onoarea#
,,cu prilejul#
$$la dejunul &n onoarea.#
$$la cina o'erit! cu oca*ia . ..#
$$la semnarea acordului &ntre . . . +#
$$la inau%urarea pa"ilionului .#
$$la "ernisajul..#
$$la o recepie cu oca*ia "i*itei dele%aiei . ***
.n ceea ce privete data i ora, acestea tre!uie precizate cu mare e%actitate.
(C,nd se sta!ilete data se ine cont de disponi!ilitatea invitailor. 'e e%emplu,
n cazul unei invitaii la cin, vom scrie ora 01
22
i nu ncep,nd cu ora 01
22
. -ste
!ine s se indice i o or limit+ n acest caz, cunosc,nd dinainte durata
activitii, invitaii i pot organiza mai !ine timpul. -%emplu.)
,oi$ -. septembrie /..-$ de la ora l0
..
la ora /1
..
.
'ac se cere punctualitate, aceasta tre!uie motivat. -%emplu)
$$Deoarece e"enimentul este tele"i*at$ "! ru%!m s! nu &nt2r*iai#.
3ocul * constituie adresa e%act (eventual o sc"i. # adres cuprinde numele
cldirii (dac are nume, numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita
multe telefoane inutile. -%emplu)
3a 4otel Ambasador
Salonul ou
5ule"ardul Ma%6eru nr. /$ sector 1$ 5ucureti
.n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. (e
menioneaz un numr de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan de
contract i o dat limit.
.n ultimul timp, n loc de ,,4 rugm s confirmai participarea dv. p,n cel mai
t,rziu pe 02.25 6227 (tel.) 859.59.59, doamna Alice :anu;, se folosete din ce
n ce mai des formula R.(.4.&., o a!reviere a formulei din lim!a francez
<Repondez s=il vous plat; > <Rspundei v rugm; i este urmat de un numr
de telefon sau fa%. 'e asemenea, se poate aduga) ,,nainte de ?;.
-%emplu)
R.(.4.&. nainte de ?
@el.Afa%) 8595959
Instruciuni speciale
-ste important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei) ,,inuta
de sear; sau ,,inut de zi;, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt !ine+
se vor da i alte informaii pentru a$i ajuta pe invitai (de e%emplu) ,,parcare
special n spatele "otelului; sau ,,n caz de ploaie se am,n ?. sau se va
desfura?;
7ra'ica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru te%t) un mijloc de
e%primare n sluj!a mesajului care tre!uie transmis. Invitaia scris tre!uie s
rein atenia invitailor care vor veni. &entru aceasta, resursele grafice sunt
foarte utile. .n primul r,nd, n ceea ce privete te%tul, dimensiunea, caracterelor,
pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea
invitaiei i forma sa, n al doilea r,nd, prezena sim!olurilor, em!lemelor,
!lazoanelor, are o mare importan. Bna din regulile grafice const n a nu utiliza
dec,t un singur tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele grafice contri!uie
n egal msur i la rezolvarea pro!lemelor de ierar"ie ntre diferite
personaliti. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor
avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul, s fie
scris cu caractere mai mari dec,t cele utilizate pentru ei. &entru litere, negrul este
culoarea admisC0D.
Invitaiile tre!uie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca
invitaii s$i poat rezerva timpul necesar. Bzana protocolar pretinde ca
invitaiile s primeasc un rspuns prompt. Rspunsul de confirmare sau refuz se
poate realiza printr$o scrisoare sau telefonic.
e'u*ul in"itaiilor de a'aceri * iat o tem sensi!il din cel puin dou motive)
1. ntre partenerii de afaceri nu e%ist de regul o relaie aa intens ca ntre
prieteni+ invitaiile sunt mai rare i au o valoare mai mare+
2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape
ntotdeauna o importan pentru afaceri) se ntrein relaiile e%istente sau se
ntemeiaz altele noi. .n unele mprejurri se ajunge c"iar la negocieri i la
nc"eieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se
accepte o invitaie, c"iar n ciuda unor pro!leme. 'ac totui nu se poate da curs
invitaiei, este indicat s se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul
sau motivele refuzului+ se mulumete pentru invitaie, se ureaz gazdei succes la
festivitatea organizat i eventual se fi%eaz n perspectiv o invitaie reciproc i
sau o alt nt,lnire. 'ac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un
,,nlocuitor;, astfel nu va lsa impresia c evenimentul nu prezint interes pentru
el i firma sa.
Scrisoarea de in"itaie la ni"el &nalt) este o!ligatoriu ca scrisoarea de invitare s
se adreseze de omologul celui invitat. -c"ivalena rangului se sta!ilete la nivelul
conductorului delegaiei invitate. -ste totdeauna tiprit i are caracter
diplomatic+ poate fi precedat de un fa% pentru operativitate, ns trimiterea prin
curier a invitaiei originale este o!ligatorieC6D. Are antetul instituiei (stema, alte
nsemne sau elemente distinctive, numele instituiei celui care invit.
(crisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s e%prime !ucuria de a
comunica, n cazul n care este primul contact dup numirea n funcie, se
adreseaz felicitri (c"iar dac acestea au fost transmise la nvestitur, prin
intermediul am!asadei+ n cazul invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a
ultimelor contacte.
Coninutul propriu8*is 9 cuprinde invitaia concret, preciz,ndu$se perioada i
locul. (e va clarifica caracterul vizitei (invitaiei) de curtoazie, de lucru sau vizit
oficial. 'e asemenea, n coninutul invitaiei se va preciza scopul vizitei
(invitaiei. 'up definirea generic a scopului, se face o succint propunere de
agend a nt,lnirii. Agenda nt,lnirii nu se sta!ilete concret n scrisoarea de
invitaie, aceasta este sta!ilit ulterior de e%perii celor dou pri, dup primirea
scrisorii de acceptare.
Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i tre!uie s cuprind
asigurarea adresantului de respectul de care se !ucur i faptul c se ateapt
un rspuns.
Scrisorile de felicitare i felicitrile (pretiprite)
(crisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise) cola!oratorilor, furnizorilor,
prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii,
omologilor etc., cu diferite prilejuri) Anul Eou, sr!tori naionale, numiri n
funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint Anul Eou i
sr!torile de iarn. .ntre!area este ce alegemF (crisoarea sau felicitarea
pretiprit.
(crisorile de la sf,ritul anului conin mai mult dec,t urri. -le au un caracter mai
personal i indic stadiul unei relaii. (crisoarea poate fi scris de m,n, iar dac
te%tul este scris la main, atunci formula de adresare i nc"eiere se va scrie de
m,n. (crisoarea tre!uie s fie scris c,t mai cite i s lase o !un impresie
estetic. -a cuprinde elementele de structur ale oricrei scrisori.
Felicitarea este cea mai !un alegere n cazul relaiilor mai puin str,nse. -%ist o
multitudine de prezentri n form pretiprit. Brrile pretiprite vor conine o
not personal dac vor fi completate cu c,teva r,nduri scrise de m,n. /ormula
de nc"eiere se va scrie o!ligatoriu de m,n.
&entru a putea ntreine !une contacte profesionale, fiecare firm tre!uie s ai!
o !az proprie de date cu adresele actualizate ale cola!oratorilor, lucru care de
multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicrii ntre parteneri.
Alegerea de felicitri pretiprite i de cadouri pu!licitare, pentru anul nou, tre!uie
s se nc"eie din luna noiem!rie. 'e asemenea, urrile de la sf,ritul anului
tre!uie s ajung la destinatar cu c,teva zile nainte de Crciun, deoarece se tie
c majoritatea firmelor au vacan n ajunul acestor sr!tori. Corespondena
tre!uie e%pediat cu o sptm,n nainte de Crciun. /a%ul nu este mijlocul de
comunicare indicat pentru urrile de sf,rit de an, cu o e%cepie, dac cineva a
fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin fa%, dec,t deloc.