Studiu de caz

Stocarea electronică a documentelor

Evolutția spectaculoasă a tehnologiei informației (IT) din ultimul deceniu ridică ștacheta în privința
accesului rapid si facil la o informație corectă și de actualitate.

Arhivarea electronică înseamnă stocarea documentelor pe un server sau alt mediu de stocare
date, după ce acestea au trecut prin procesul de scanare (crearea de captură de imagine în format digital).

Arhivarea electronică a documentelor poate fi vazută ca parte componentă a unui sistem de gestiune
a documentelor, dar poate constitui și o activitate de sine stătătoare, mai ales în cadrul institutiilor publice
detinatoare de arhive impresionante ca volum și valoare a continuțului.

Datele și informațiile existente în arhive se află sub cele mai diverse forme, cum ar fi hârtie, fișiere
electronice, înregistrări audio, clipuri video, microfilme. Preluarea acestora într-un sistem de prelucrare
automată a datelor presupune, în principal, scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe suport de
memorare de mare capacitate și caracterizați de o fiabilitate foarte ridicată și regăsirea lor după diferite
criterii.

 arhivă este formată din date și informații, indiferent de suportul pe care se află, care trebuiesc protejate și
conservate în vederea consultării ulterioare pe criterii istorice, culturale sau juridice.
 Scanarea presupune "fotografierea" documentelor (hârtie sau microfilm) si constituirea documentelor
electronice pe baza imaginilor obținute. Viteza de scanare a hârtiei poate atinge valori mari (40
pag./minut) în cazurile în care calitatea acesteia este bună, altfel depinde de viteza de manevrare a
operatorului.
 Indexarea documentelor electronice, obținute în urma scanării sau în urma importării, în cazul email-
urilor sau fițierelor electronice existente pe diferiți suporți magnetici, constă în atașarea unui număr unic
de identificare și a mai multor cuvinte cheie după care acesta va putea fi regăsit.

Datorită faptului că o arhivă presupune existența unui volum foarte mare de date, în etapa de
proiectare a aplicației de arhivare electronică trebuie să se aleagă un sistem de gestiune a bazelor de date
relaționale (SGBDR) care poate prelucra asemenea cantități de informație (ORACLE, SQLSERVER,
INFORMIX, etc.)

Stocarea documentelor electronice și a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor
sistemele de management a documentelor utilizează capacitați de stocare mari și foarte mari, și utilizeaza
sisteme de baze de date capabile să gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizată a documentelor
asigura și un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem.
Sistemele stocheaza documentele in două moduri:

1. BLOB file - stocarea documentelor in baza de date

2. File Server - stocarea documentelor pe un server de fișiere și stocarea pointerilor catre fișiere in baza
de date.

Variante de gestionare și stocare

O nouă variantă de gestionare şi stocare a documentelor este Cloud-ul. Această nouă metodă este un
concept modern în domeniul computerelor şi informaticii, reprezentând un ansamblu distribuitde servicii de
calcul, aplicaţii, acces la informaţii şi stocare de date, fără că utilizatorul să aibă nevoie săcunoască
amplasarea şi configuraţia fizică a sistemelor care furnizează aceste servicii. Această variantăa atras o
mulţime de clienţi, în special companii ce au preferat software-ul găzduit în cloud pentru areduce
complexitatea şi costurile de întreţinere hardware.

Totalitatea instrumentelor şi metodelor utilizate pentru gestionarea, stocarea, capturarea,

păstrarea ,eliminarea şi livrarea documentelor într -o întreprindere sunt înglobate de managementulintegrat
al documentelor. Din acest punct de vedere "documentele" reliefează orice multitudine de informaţii,
inclusiv imagini, documente de birou, desene şi grafică, precum şi noile obiecte electronice, cum ar fi pagini
web, e-mail, mesaje instantanee şi video.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite,
planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate),
fluxurile de lucru interne organizației si managementul inregistrărilor.

Beneficiile aduse de un sistem bine implementat vizează creşterea productivităţii, reducerea

costurilor globale, acces uniform la informaţii, administrarea tuturor informatilor, acces rapid,vizualizare
clară a informaţiilor.