Ministerul Educației și Cercetării al Republicii Moldova

colegiul „Mihai Eminescu” din Soroca

Fișă de observație
„Alte forme de evidență de secretariat specifice locului defășurării practicii (lista de
control, scadențarul de termene)”.
 Pentru a avea în permanență o planificare a activităților și o verificare a realizării sarcinilor, pentru a
nu intra în criză de timp fiecare secretariat își face o planificare strictă a problemelor de rezolvat. Pentru
aceasta sunt folosite mai multe mijloace.

Conform, intsrucțiunii privind ţinerea lucrărilor de secretariat şi arhivă, scopul controlului este de a
sigura rezolvarea calitativă şi în termenele stabilite a documentelor şi însărcinărilor fixate în ele.

Termenele de rezolvare a documentelor pot fi termen-tip şi termene individuale.

o Termenele-tip de rezolvare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile de masă ale documentelor ce

urmează să fie luate la control în corespundere cu lista model (anexa nr.19). În celelalte cazuri termenele de
rezolvare a documentelor nu vor depăşi 10 zile.
o Un termen mai îndelungat poate stabilit pentru rezolvarea documentelor dificile prin caracterul
rezolvării acestora. Termenele individuale de rezolvare, se stabilesc pentru documentele de importanţă
majoră ,de către conducători, sau se indică direct în document.

Controlul asupra desfăşurării rezolvării documentului se realizează din momentul primirii lui. Controlul
asupra rezolvării documentelor se face după fişele şi registrele de înregistrare.

LISTE DE CONTROL - CALENDARUL ACTIVITATILOR DE SECRETARIAT

Este un caiet în care se trec toate activitățile care au o anumită ciclitate zilnică, saptamanală,
decadală, chenzinală, lunară, trimestrială, semestrială sau anuala. Aici se trec toate evenimentele care se
desfășoară la date fixe (ledinte, conferințe) și multe altele. Consultarea lui periodică permite o mai bună
organizare a activității. Nu-l considerați o hârtie în plus pentru că este de mare ajutor. Important este că
alăturat fiecărei activități să se înscrie și ce se va face pentru realizarea lor. Caietul se poate înlocui cu un
sistem de fișe pe care se notează fiecare activitate. Aceste fișe se pot păstra într-un dosar cu 31 de buzunare
câte unul pentru fiecare zi a lunii.

SCADENȚARUL DE TERMENE

Este poate, cel mai important mijloc de organizare a activității de secretariat. Scadențarul poate fi o
agendă de birou cu pagini pentru fiecare zi. În acest caiet se vor nota toate activitățile care au un termen
precis de îndeplinire.

De asemenea se vor trece măsurile prin care se vor îndeplini, persoanele care vor lucra, documentele
care se vor folosi și localizarea lor, numere de telefon și adrese utile rezolvarii. Lucrările nerealizate la
termen se vor reprograma cu acordul tuturor celor implicați. Dacă există penalități în cazul nerealizării
sarcinii este bine să fie specificate. Secretara trebuie să aibă o atitudine preventivă să-i avertizeze din timp
pe cei implicați despre apropierea unui termen, să se intereseze în ce stadiu se află rezolvarea unei probleme.