Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul OperaionalSectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013 Investete

n oameni! Titlul proiectului: AgroManager Contract numrul: POSDRU/92/3.1/S/64291

Managementul Timpului - Suport de curs -

Autor: Lect. Univ. Dr. Cezar Simion Melinte

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Cuprins 1 Importana i componentele managementului timpului 1.1 Ce este timpul? 1.2 Importana i componentele managementului timpului 2 Planificarea timpului .Realizarea programului de execuie a proiectului. 2.1 Obiective i restricii 2.2 Programarea derulrii proiectului prin metode clasice 2.3 Programarea derulrii proiectului cu ajutorul graficelor reea 3 mbuntirea programului de execuie a proiectului 4 Analiza modului de utilizare a timpului. Monitorizarea i actualizarea programului. 5 Utilizarea calculatorului n managementul timpului 1. Importana i componentele managementului timpului 1.1 Ce este timpul? Timpul este cea mai preioas resurs deoarece1: orice am face avem nevoie de timp; timpul nu poate fi cumprat; timpul nu poate fi stocat; timpul nu poate fi mrit; succesul este condiionat n mare msur de utilizarea timpului.

Se spune ns c timpul este suficient dac l foloseti. Benjamin Franklin, unul dintre prinii fondatori ai Statelor Unite ale Americii, autor, politician, inventator i diplomat spunea: Iubeti viaa? Atunci nu risipi ca un nesbuit timpul, cci din timp este fcut viaa! Un om dispune, n timpul vieii, de aproximativ 200.000 de ore. Ct valoreaz o or din via noastr ? Suntem la fel de economi cu timpul nostru aa cum suntem cu banii ?... pentru c time is money (iari Benjamin Franklin!).
1

Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ion - Fundamentele managementului organizaiei. Ed. Economic, 2001 2

Cunoscutul miliardar american Hammer a fost ntrebat n 1987 de un ziarist: Domnule Hammer, dumneavoastr ai fcut avere dup avere, ce rol a jucat norocul? cnd munceti 20 de ore pe zi, apte zile pe sptmn eti ntotdeauna norocos. Cteva sfaturi privind utilizarea timpului: o o o F-i timp pentru a munci: este preul succesului F-i timp pentru a gndi: este sursa puterii F-i timp pentru a te juca: este secretul tinereii venice F-i timp pentru a citi: este fntna nelepciunii F-i timp pentru prieteni: este drumul spre fericire F-i timp pentru iubire: este plcerea vieii F-i timp pentru a rde: este muzica sufletului. trecutul nu poate fi ntors viitorul nu exist prezentul este singurul la ndemna noastr

ntotdeauna cnd operm cu timpul trebuie s inem seama c:

1.2 Importana i componentele managementului timpului Managementul timpului include ansamblul activitilor necesar a fi desfurate n vederea asigurrii realizrii proiectului conform termenelor de execuie prevzute prin contract. Timpul este, aa cum s-a mai artat, unul dintre cele mai importante criterii ce poate caracteriza un proiect. Importana realizrii obiectivului managementului timpului este dat de efectul direct pe care eecurile n acest domeniu le au asupra costurilor i credibilitii contractantului. De regul, depirile termenului de execuie, imputabile executantului, sunt amendate prin penalizri reprezentnd un anumit procent (0,5 - 10% din valoarea proiectului) sau o sum fix pentru fiecare zi de ntrziere. Pentru beneficiar (investitor) ntrzierile nseamn amnri ale punerii n funciune a proiectului, creterea riscurilor de pia asociate proiectului, ntrzieri n recuperarea investiiei, reducerea profitului ateptat, deci pierderi financiare extrem de importante. n concluzie, depirea termenului de execuie poate face ca un proiect considerat iniial profitabil s se transforme ntr-unul neprofitabil. Managementul timpului cuprinde urmtoarele procese:
3

 Descompunerea proiectului n activiti componente simple i stabilirea succesiunii lor. Definirea activitilor necesare pentru realizarea proiectului presupune identificarea activitilor specifice care vizeaz realizarea elementelor identificate n cadrul descompunerii orientate pe scop a proiectului (organigrama sarcinilor). Definirea activitilor i stabilirea succesiunii lor este realizat de ctre ingineri, proiectani i membrii echipei de proiect, stabilindu-se att condiionrile ntre activiti, care in de natura lucrrii executate (tehnologice), ct i cele care in de organizare sau factori externi (de exemplu, furnizori sau laboratoare de expertiz tehnic i testri); Realizarea programului de execuie a proiectului, prin apelarea, n funcie de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare; Monitorizarea i actualizarea programului pe msura executrii lui, care include msurarea i raportarea progresului n executarea programului i utilizarea resurselor, adoptarea de aciuni de corecie, actualizarea i ajustarea programului. 2 Planificarea timpului. Realizarea programului de execuie a proiectului. 2.1 Obiective i restricii Prin programarea activitilor componente ale proiectului se urmrete s se realizeze o ealonare ct mai economic a executrii acestora. Aceasta se concretizeaz ntr-un program (calendaristic i/sau reea) inclus n proiectul de organizare de antier. n funcie de complexitatea lucrrilor programate, se pot folosi metode clasice sau moderne. Programarea execuiei proiectului include reprezentarea grafic a programului, calculul termenelor de ncepere i terminare ale fazelor i activitilor, precum i al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de execuie i determinarea activitilor critice, alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de execuie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate (lucrare, stadiu fizic) n funcie de nivelul ierarhic sau de execuie care urmeaz s utilizeze programul. Dup determinarea duratei de execuie prin analiza drumului critic se compar aceasta cu durata de realizare impus prin contract. Dac lungimea drumului critic este mai mare dect durata de execuie stabilit prin contract, se reia algoritmul de programare pornindu-se de la reanalizarea activitilor situate pe drumul critic. Operaiunea se repet pn cnd durata programat devine mai mic sau egal cu durata contractat. Programarea execuiei lucrrilor trebuie s ia n considerare resursele disponibile pe parcursul realizrii proiectului, programul de lucru (dac se lucreaz 5 sau 6 zile pe sptmn, 8, 10 sau 12 ore pe zi), constrngerile legate
4

de intervalele de aprovizionare cu anumite materiale i echipamente, de termenele de execuie a unor pri din proiect sau de finalizare a acestuia. 2.2 Programarea derulrii proiectului prin metode clasice Metodele clasice de programare se pot aplica cu succes n cazul proiectelor de complexitate redus, care sunt formate dintr-un numr mic de procese simple de lucru (aproximativ 30 - 40 ) i folosesc resurse puine. Succesul unei astfel de programri este condiionat, n mod hotrtor, de pregtirea celor ce elaboreaz i urmresc ndeplinirea programului. Principala metod clasic de programare se bazeaz pe reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, n cadrul graficului calendaristic (Gantt) ntr-un sistem de axe, n care pe abscis se nscrie timpul, iar pe ordonat procesele simple de lucru. Fiecare proces simplu va fi reprezentat printr-o paralel la abscis. Lungimea segmentului care reprezint procesul simplu de lucru va fi dat de durata programat pentru executarea acestuia, iar nceperea procesului simplu de lucru va fi stabilit n funcie de succesiunea tehnologic proiectat, de restriciile de durat i de nivelul resurselor disponibile. Elaborarea graficului calendaristic se face innd seama de precizrile din fiele tehnologice, n urmtoarele etape: - mprirea proceselor complexe de lucru n procese simple i determinarea volumelor de lucrri ale acestora; - stabilirea celei mai bune succesiuni tehnologice, pentru a elimina nesincronizrile i a asigura executarea n paralel a unor lucrri; - coordonarea termenelor de realizare ale fiecrui proces de lucru, pentru ncadrarea n durata de execuie propus. Uneori, n graficele calendaristice pot fi nscrise date referitoare la resursele necesare executrii proceselor simple de lucru programate (for de munc, materiale, utilaje i mijloace de transport, prefabricate etc.). Graficul se prezint astfel:

Programarea derulrii unui proiect de nfiinare a unui laborator de cercetare tiinific

Nr . Cr t. Denumir ea lucrrii Cantitate Nr. necesar de om zile Nr. necesar Durata proiectani lucrrii (zile lucr toare Durata ) lucrrii (zile calendaris tice) Unitatea de msur Ealonare calendaristic luni) (n trimestre i

1
1

2
Identifica re spaiu Proiectar e laborator Elaborare document aie atribuire Organizar e licitaie Amenajar e spaiu Contracta re i recepie echipame nte de calcul. Montare calculato are Probe, recepie

3
Or eom Or eom Or eom Or eom Or eom Or eom Or eom Or eom

4
64 35 2 35 2 92 8 35 2

5
8

6
1

8
8

9
10

II

III

IV

44

22

30

44

22

30

116

58

70

44

22

30

22 4

28

14

20

28 0 22 4

35

10

28

10

Figura 1 Programarea activitilor proiectului pe baza graficului Gantt. Acest grafic calendaristic poate fi mbuntit prin evidenierea rezervelor libere sau totale de timp ale activitilor necritice (aceste concepte vor fi prezentate ulterior). Folosirea graficului Gantt asigur urmtoarele avantaje: este simplu i se elaboreaz uor; poate fi interpretat i de ctre personalul fr pregtire special; asigur cunoaterea termenelor minime de ncepere i de terminare a lucrrilor etc. Poate fi utilizat cu succes i pentru realizarea graficelor de ealonare a investiiilor - activitile fiind exprimate n termeni financiari, sau pentru o programare la nivel de macroactiviti cum este programarea execuiei unor obiecte n cadrul obiectivului de investiii.

Eveniment

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Terminare spturi n spaii largi Lansare comand prefabricate

X Lansare comand confecii metalice Terminare spturi n spaii nguste Finalizare transport Recepie prefabricate X Recepie confecii metalice Finalizare turnare beton Finalizare uscare beton Terminare montaj

X X

X X

Figura 2 Graficul calendaristic al reperelor importante n executarea proiectului Principalele dezavantaje ale programrii lucrrilor cu ajutorul graficului Gantt sunt: se aplic greu la lucrrile complexe, deoarece nu red legturile tehnologice i organizatorice dintre procesele simple de lucru; este rigid i nu poate fi reactualizat (n cazul nerespectrii duratei unei activiti, necesitnd refacerea sa complet); nu evideniaz toate posibilitile de suprapunere n timp a unor procese simple de lucru; nu permite cunoaterea posibilitilor de decalare a nceperii unor procese de lucru ce nu influeneaz durata total de execuie etc. Se poate utiliza i graficul calendaristic al reperelor importante n executarea proiectului. Acest grafic evideniaz termenele maxime de apariie a evenimentelor-reper din cadrul proiectului.
7

2.3 Programarea derulrii proiectului cu ajutorul graficelor reea Dezavantajele metodelor clasice de programare a lucrrilor, corelate cu sporirea permanent a complexitii proiectelor (aero-spaiale, construcii, cercetare, industria naval etc.), au stimulat dezvoltarea rapid a modelelor de cercetare operaional. Acestea asigur o programare elastic, dinamic i permit refacerea uoar a programului. ntre aceste modele s-a nscris, din 1957, metoda drumului critic (C.P.M.Critical Path Method) elaborat i folosit n S.U.A. pentru mbuntirea planurilor calendaristice la lucrrile de construcii-montaj din industria chimic. Metoda drumului critic calculeaz cte o singur dat de ncepere i terminare, minim (cel mai devreme) i maxim (cel mai trziu), pentru fiecare activitate pe baza unei logici secveniale a activitilor n cadrul reelei, crora li se ataeaz durate stabilite n mod determinist. Accentul n cadrul acestei metode se pune pe determinarea rezervelor de timp, pentru a determina care sunt activitile cu cea mai redus flexibilitate din punctul de vedere al programrii. Din cauza rigiditii i dificultilor de calcul a duratelor activitilor n metoda C.P.M. n 1958 s-a elaborat tehnica pentru evaluarea i revizuirea programului (P.E.R.T - Program Evalution and Review Technique). Aceasta utilizeaz o logic secvenial a activitilor n cadrul reelei, crora li se atribuie durate stabilite n mod probabilistic. PERT a fost iniial creat pentru a corespunde necesitilor epocii tehnologiei vaste, n care tehnicile elaborate de Taylor i Gantt erau inaplicabile. Oficiul Proiectelor Speciale al Marinei americane, preocupat de direciile de executare a unor mari programe de dezvoltare militar, a introdus PERT n sistemul su de mijloace de lupt Steaua polar, dup ce tehnica fusese perfecionat cu ajutorul firmei de consulting managerial Booz, Allen & Hamilton. Modul de lucru cu tehnica PERT este ilustrat n figura urmatoare. Din aceste dou metode principale bazate pe teoria graficelor reea, au derivat i altele n care, din 1961, se urmresc - n afara termenului - nivelul resurselor i costul total.

Dezvoltarea reelei PERT

Controlul resurselor

FEEDBACK

nu Cost bugetat da Timp acceptat da Resurse accesibile da nu nu

Reevaluarea managerial

Plan i reea acceptate

nu

da

Planuri i grafice reea

Figura 3 Modul de lucru cu tehnica PERT Mai recent s-a dezvoltat metoda grafic de evaluare i actualizare a programului GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) care permite tratarea probabilistic att a logicii reelei, ct i a duratelor activitilor (unele activiti s-ar putea s nu se realizeze deloc, altele se vor realiza doar parial, iar altele vor fi efectuate n mod repetitiv). Se pot reprezenta activiti nonsecveniale (cicluri), cum ar fi un test care trebuie efectuat de mai multe ori, i ramuri de activiti condiionale, cum ar fi realizarea unei actualizri a proiectului numai n cazul n care n urma unei inspecii au fost detectate erori. Primele dou metode prezentate nu permit reprezentarea ciclurilor sau a ramurilor condiionale. De asemenea, utilizarea graficelor standardizate poate accelera pregtirea graficelor
9

proiectului. Ele pot include proiecte ntregi sau doar poriuni dintr-un proiect (numite subgrafuri). Subgrafurile sunt utile n cazul n care un proiect cuprinde elemente identice sau aproape identice, cum ar fi etajele unei cldiri de birouri, de exemplu. Graful este o aplicaie multivoc a elementelor unei mulimi n ea nsi, reprezentat ca o reea plan, n care elementele mulimii sunt legate ntre ele prin arce orientate. Programarea unui proces complex prin intermediul graficului reea presupune, n prima etap, divizarea acestuia n procese de lucru simple, denumite activiti, i prezentarea lor sub form de grafic reea n funcie de condiionrile tehnologice i organizatorice stabilite. Aceast etap, denumit etapa calitativ, trebuie s fie rezolvat de o echip de specialiti care s aib o bogat experien n organizarea execuiei lucrrilor i care proiecteaz topologia graficului reea. A doua etap, denumit etapa cantitativ, cuprinde determinarea duratelor activitilor, a termenelor minime i maxime de ncepere i terminare a acestora, a rezervelor de timp, totale i libere, i a drumului critic. Pentru a putea realiza etapa a doua, este obligatoriu ca graficul reea proiectat n prima etap s nu conin circuite sau bucle, iar fiecare activitate s nceap numai dup ce s -a ncheiat activitatea (sau activitile) ce o condiioneaz i s aib o singur faz de plecare i o singur faz de sosire. Elementele graficului reea Principalele elemente ale unui grafic reea sunt: activitatea, faza i drumul Activitatea poate fi reprezentat pe sgei sau n nodurile reelei (n funcie de cele dou modaliti de reprezentare a unui grafic reea). Pot fi considerate activitate: un proces simplu de munc (programare, achiziii tehnic de calcul, zidrie din crmid, etc.) care consum timp i resurse pentru realizarea sa; un proces natural (maturarea brnzeturilor, uscarea scndurilor pentru mobil, ntrirea betoanelor etc.); o ateptare, care consum timp, dar nu consum resurse; o condiionare tehnologic sau una organizatoric (activitate fictiv), care nu consum nici timp i nici resurse, dar condiioneaz nceperea activitilor urmtoare de terminarea activitilor anterioare acesteia. Faza sau evenimentul reprezint un anumit stadiu de realizare a lucrrilor i delimiteaz nceputul i sfritul uneia sau mai multor activiti. Faza nu consum timp i nici resurse. ntr-un grafic reea exist cte o singur faz iniial i final i una sau mai multe faze intermediare. Numerotarea fazelor se face n ordine strict cresctoare de la stnga la dreapta, astfel nct nici o activitate s nu plece de la o faz cu numr mai mare dect cel al fazei n care ajunge. Fazele se reprezint prin cercuri.

10

Drumul, ntr-un grafic reea, este o succesiune de activiti i faze ntre faza iniial i faza final a reelei. Lungimea drumului n programarea derulrii lucrrilor unui proiect se refer, de fapt, la durata acestuia i se calculeaz prin nsumarea duratelor activitilor ce formeaz drumul respectiv. Drumul critic, ntr-un grafic reea, este drumul cu durata cea mai mare, obinut ca sum a duratelor activitilor cuprinse ntre faza iniial i faza final. Durata critic reprezint durata minim n care se poate executa ntregul proces complex, fiindc ea cuprinde niruirea activitilor cu duratele cele mai mari (activitile critice). Deoarece depirea duratei unei singure activiti critice duce la mrirea duratei de execuie a ntregului proiect, echipa de proiect trebuie s acorde o atenie deosebit acestor activiti. La nscrierea activitilor i fazelor n graficul reea, trebuie s se respecte urmtoarele reguli: - s se traseze o singur activitate ntre dou faze; - n situaia n care ntre dou faze se desfoar mai multe activiti, se introduc n grafic faze noi i activiti fictive;
A 4 1 B 3 2 1 2 A 4 B 3 C 3 activiti 1 2 faze

Figura 4 Reprezentarea activitilor ntr-un grafic reea. - la activitatea care reprezint un proces de lucru sau un proces natural se noteaz, deasupra, denumirea sau simbolul activitii i, dedesubt, durata; - activitile s nu se ntoarc, direct sau prin intermediul altor activiti, n faza din care acestea au plecat (s nu existe bucle sau circuite), deoarece ar rezulta
2 A 2 1 1 C 3 4 B 3

drumuri de durat infinit; Figura 5 Reprezentarea buclei i a circuitului - reducerea duratei totale a dou activiti succesive, fr modificarea nivelului resurselor, s se fac fie prin adncirea divizrii proceselor de lucru, fie
11

prin condiionri organizatorice, pentru a putea suprapune n timp o parte a celor dou activiti; - n faza iniial nu se ncheie nicio activitate. Din faza inial trebuie s plece cel puin o activitate; - n faza final trebuie s se ncheie cel puin o activitate. Dun faza final nu mai pornete nicio activitate; - n afara fazelor iniial i final, n toate celelalte faze trebuie s intre i s ias cel puin cte o activitate. Suprapunerea n timp a unor activiti (A i B) se poate realiza prin:
0 A 40 A1 20 1 B 30 A2 10 B1 10 2

situaie iniial
0 1 2 A3 10 3 B2 10 4 B3 10

a) suprapunerea unor lucrri prin adncirea divizrii proceselor de lucru;

A 20 A1 10 3 B 10

2 A2 10 4

b) condiionri organizatorice - ateptri. Figura 6 Posibiliti de suprapunere n timp a dou activiti succesive Calculul elementelor graficului reea Calculul duratei activitii se realizeaz determinist (n cazul metodei C.P.M. ) sau probabilistic (n cazul metodei P.E.R.T.). Deci, metoda C.P.M. poate fi folosit mai eficient la lucrri executate pe baz de proiect-tip, pentru care s-au calculat norme de munc exacte, iar metoda P.E.R.T. la lucrri unicat (proiectare, cercetare, construcii etc.) unde factorii perturbatori ce acioneaz n anumite domenii de activitate nu permit determinarea exact a duratei activitii. Calculul determinist se face cu ajutorul formulei:
d aij
12

Qij Npij x piij x Nmij

daij reprezint durata activitii "i-j";

Qij = volumul de lucrri pentru activitatea i-j; Npij = norma de producie pe unitatea de timp (or, zi, lun); Nmij = numrul de muncitori repartizai s execute activitatea i-j; piij = procentul de ndeplinire a normelor pentru activitatea i-j.
Calculul probabilistic se face cu ajutorul formulei:

d aij

aij 4mij bij 6

n care: aij reprezint durata optimist, cu o probabilitate de realizare de 1/100; bij = durata pesimist, cu o probabilitate de realizare de 1/100; mij = durata probabil, apreciat de personal cu experien n execuie. Termenul minim al fazei "i" (tim) este termenul cel mai apropiat (de faza "0") n care se ncheie toate activitile ce ajung n faza "i", sau din care ncep activitile ce pleac din faza "i". Termenul maxim al fazei "i" (tiM) este termenul cel mai deprtat (de faza "0") n care se ncheie toate activitile ce ajung n faza "i", sau din care ncep activitile ce pleac din faza "i". Termenul minim de ncepere a activitii "ij" (tijm) este termenul cel mai devreme la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "i" (din care pornete activitatea). Termenul maxim de ncepere a activitii "ij" (tijM) este termenul cel mai trziu la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care pornete activitatea). Termenul minim de terminare a activitii "ij" (tijmt) este termenul cel mai devreme la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "j" (n care se ncheie activitatea). Termenul maxim de terminare a activitii "ij" (tijMt) este termenul cel mai trziu la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "j" (n care se termin activitatea). Sintetiznd, avem: tij = ti = drumul maxim de la faza "0" la faza "i";
13
m m

tijmt = tijm + daij; tijM = tijMt - daij = tjM - daij tijMt = tjM = valoarea minim de la momentul final la momentul "j", calculat prin scderea din durata critic a duratelor activitilor. Cnd sunt respectate toate termenele minime, programul se numete minorant, iar cnd se lucreaz cu termenele maxime, programul se numete majorant. Prima posibilitate este greu de realizat, fie datorit unor factori perturbatori, fie datorit unor vrfuri neeconomice n folosirea resurselor. A doua posibilitate se realizeaz uor, ns face ca programarea s devin rigid, deoarece majoritatea activitilor devin critice. Pentru asigurarea unei eficiene economice sporite, este recomandabil s se aleag o soluie intermediar, care s permit o bun folosire a resurselor, concomitent cu o durat de execuie acceptabil. Diferena dintre termenul maxim i cel minim al fazei reprezint rezerva de timp a fazei (Ri). Cnd diferena dintre termenele minime i maxime ale unei faze este "0", atunci faza este critic: Ri = tiM - tim

14

0 th

Nodul h

Nodul m dij 1 tm t0
m

Nodul i

1 th

Nodul l

t
t
1 i

0 j

1 Nodul j t j

t l0

t i0

t i1 t
0 i

t i2

t l1

t 1j

t2 j

dij Mt dij dij dij dij dij

Marja total

Ml
Marja liber

Mint
Marja interferent

Mi
Marja independent

Mind

Marja interferent Figura 7 Reprezentarea grafic a rezervelor de timp2 Rezerva total de timp (Rtij) este timpul maxim cu care se poate ntrzia o activitate fr a depi drumul critic. Consumarea acestei rezerve duce la pierderea rezervelor de timp ale activitilor necritice urmtoare (pn la nivelul rezervei consumate). Rtij = tjM - (tim + daij) = tijMt - tijmt Rezerva liber de timp (Rlij) este timpul cu care se poate ntrzia (prin mrire sau decalare) o activitate, astfel nct s nu conduc la depirea timpului

Anatol Mcri, Viceniu Dumitru, Aplicaii ale cercetrii operaionale n probleme de conducere, organizare i planificare a lucrrilor de investiii i construcii -montaj, Editura Academiei, Bucureti, 1972, pg.154. 15

minim al fazei urmtoare (i, deci, s nu ntrzie timpul minim de ncepere a nici uneia dintre activitile urmtoare). Rlij = tjm - (tim + daij) = tij+1m - tijmt Rezerva independent de timp (Riij) se calculeaz atunci cnd activitile sunt programate s nceap la termene minime, astfel: Riij = tjm - (tiM + daij) = tjm - tijMt = tij+1m - tijMt Rezerva intermediar de timp (Rintij) se calculeaz cnd activitatea ncepe la termene maxime, astfel: Rintij = tjM - (tiM + daij) = tjM - tijMt Rezerva interferent de timp (Rinterfij) se obine ca diferen ntre rezerva total i rezerva liber sau ntre rezerva intermediar i rezerva independent, reprezentnd, de fapt, diferena ntre timpul maxim i timpul minim al fazei "j". Rinterfij = tjM - tjm Activitile care au rezerva total de timp egal cu zero sunt activiti critice i nlnuirea lor de la faza iniial la faza final formeaz unul sau mai multe drumuri critice. Determinarea drumului critic se face dup aceleai reguli i pentru graficele reea cu activitile reprezentate pe sgei, i pentru cele cu activitile reprezentate n noduri, iar rezultatele sunt identice pentru aceeai lucrare. Graficele utilizate pentru programarea activitilor proiectului pot mbrca diferite forme: a. Grafice reea cu activitile reprezentate pe sgei Dac se proiecteaz graficul reea pentru programarea i urmrirea execuiei lucrrilor necesare realizrii unui combinat siderurgic, acesta se va prezenta ca n figura 8.

16

1 1 2 Surs i reele de ap 2 1
Terasamente

3 4

4 10 4

3 2

13

0 0 0 3 2

5 3 7 7

4 4
Surs i reele energie

8 15 3 2 15

3 18

10

18

2 3 3

6 6 8 8 14

9 16

Figura 8 Grafic coordonator pentru programarea lucrrilor de construciimontaj la un combinat siderurgic Denumirile activitilor sunt notate pe grafic. Pentru determinarea drumului critic, se ataeaz fiecrei faze un dreptunghi format din dou csue n care se trec, n stnga, termenul minim i, n dreapta, termenul maxim al fazei, calculele fcndu-se direct pe grafic. Drumul critic va uni activitile ce ncep i se ncheie n faze al cror termen minim este egal cu termenul maxim. Se nscrie, mai nti, termenul minim care este "0" pentru faza iniial, iar pentru celelalte faze este timpul celui mai lung drum de la faza iniial pn la faza considerat. Dac ntr-o faz sosesc mai multe activiti, se alege activitatea de pe drumul cel mai lung. Aa cum se prezint n fig. 41, se observ c n faza 8 sosesc patru activiti: (4-8) - care are termen minim de ncepere 4, plus durata 4, egal - termen minim de terminare 8 luni (duratele sunt exprimate n luni), (5-8) - care are termen minim de ncepere 7, plus durata 8, egal - termen minim de terminare 15 luni, (6-8) - care are termen minim de ncepere 6, plus durata 3, egal - termen minim de terminare 9 luni i (7-8) - care are termen minim de ncepere 7, plus durata 2, egal- termen minim de terminare 9 luni. Conform regulii enunate mai sus termenul minim al fazei 8 va fi 15 luni. La fel se procedeaz pentru toate fazele i se obin 18 luni n faza final 10. Termenul maxim se stabilete n sens invers, de la faza final la faza iniial. n faza final, termenul minim este egal cu termenul maxim, deoarece att faza iniial, ct i faza final fac parte, obligatoriu, din drumul critic. Pentru celelalte activiti, termenul maxim al fazei "i" se stabilete scznd din termenul maxim al fazei "j" durata activitii "ij". Cnd din faza "i" pornesc mai multe activiti, termenul maxim de ncepere a activitii "ij" se stabilete ca fiind cea mai mic diferen ntre termenul maxim al fazei urmtoare i durat.
17

Termenele minime i maxime de ncepere i de terminare ale activitilor, rezervele totale i libere de timp, precum i drumul sau drumurile critice se pot calcula i dup un model ca acela prezentat n tabelul 4.1 n care calculele se desfoar ca la metoda de calcul direct pe grafic. Astfel, pentru faza nr. 6, timpul maxim va fi 8 luni (calculat pe activitatea 6-9 ca diferen ntre timpul maxim al fazei 9, care este de 16 luni, i durata activitii, care este de 8 luni, i nu 12 luni, calculat ca diferen ntre 15 luni, timpul maxim al fazei nr. 8, i 3 luni, durata de execuie a activitii). Tabel pentru calculul drumului critic i al rezervelor de timp Tabelul 1
Nr Crt Simbolul activitii a(ij) Durata activitii d(ij) Termene minime de ncepere
m t ij

Termene maxime de ncepere

M tij

de terminare
mt tij

de terminare
Mt tij

Termen minim de ncepere a activitii urmtoar e

mt tij 1

Rezerv de timp liber Rlij Total Rtij

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

0-1 0-2 0-3 1-3 1-4 2-3 2-6 3-5 4-7 4-8 5-8 6-8 6-9 7-8 7-10 8-10 9-10

1 3 2 2 3 1 3 3 3 4 8 3 8 2 1 3 2

0 0 0 1 1 3 3 4 4 4 7 6 6 7 7 15 14

1 3 2 3 4 4 6 7 7 8 15 9 14 9 8 18 16

1 0 2 2 7 3 5 4 10 11 7 12 8 13 17 15 16

2 3 4 4 10 4 8 7 13 15 15 15 16 15 18 18 18

1 3 4 4 4 4 6 7 7 15 15 15 14 15 18 18 18

0 0 2 1 0 0 0 0 0 7 0 6 0 6 10 0 2

1 0 2 1 6 0 2 0 6 7 0 6 2 6 10 0 2

b. Grafice reea cu activitile reprezentate n nodurile reelei Aceast metod se ntlnete n literatura de specialitate sub denumirea de "Metoda potenialelor Metra" (M.P.M. - Metra Potential Method). Activitile
18

sunt plasate n nodurile reelei, iar sgeile dintre noduri reprezint succesiunile i condiionrile tehnologice sau organizatorice ale activitilor. La calculul drumului critic direct pe graficul reprezentat prin nodurile reelei, dac activitile nu se suprapun n timp, (figura 4.11), un nod poate fi organizat ca n figura 4.10. Prin aceast metod se pot programa i niruiri de activiti la care pasul lanului3 este mai mare sau mai mic dect durata activitii. n acest fel, n graficul reea pot fi reprezentate i niruiri de activiti care se suprapun parial n timp sau activiti separate printr-un interval de timp. Dup cum se tie, pasul lanului poate fi mai mic, egal sau mai mare ca durata activitii. Determinarea termenelor minime i maxime de ncepere i de terminare presupune folosirea algoritmilor prezentai la graficele reea cu activitile pe sgei, cu deosebirea c, pe lng durata activitii, se folosete pasul lanului. Cnd pasul lanului este egal cu durata activitii, programarea nu conine condiionri temporale, iar sgeile reprezint numai succesiuni fr consum de timp.
Legend: 1 = Simbolul activitii; 2 = Durata activitii; 3 = Termenul minim de ncepere; 4 = Termenul minim de terminare; 5 = Termenul maxim de ncepere; 6 = Termenul maxim de terminare 7 = Rezerva total de timp

2 1

5 7

Figura 9 Organizarea unui nod al reelei Reeaua cu activitile reprezentate n nodurile reelei este mai simpl, deoarece elimin activitile fictive i fazele introduse pentru amplasarea acestor activiti, calculul este mai uor, se pot modifica condiionrile tehnologice i organizatorice fr a reface reeaua i, n plus, toate datele activitii sunt redate compact i, deci, uor de interpretat (figura 4.11). Termenele minime de ncepere se calculeaz nsumnd la termenul minim de ncepere a activitii anterioare pasul lanului. Dac sunt mai multe activiti anterioare se alege suma cu valoarea cea mai mare drept termen minim de ncepere pentru activitatea considerat. Termenul maxim de ncepere se calculeaz scznd pasul lanului din termenul maxim de ncere al activitii urmtoare. Dac sunt mai multe activiti anterioare se alege ca termen maxim de ncepere cea mai mic diferen i n acest caz, elementele graficului reea pot fi calculate ntr-un tabel (asemntor cu cel din tabelul 1), cu deosebirea c acesta va cuprinde, n plus, trei
3

Pasul lanului = intervalul de timp care se scurge de la nceperea unei activiti pn la nceperea activitii urmtoare (succesiv din punct de vedere tehnic sau organizatoric). 19

coloane cu activitile anterioare, activitile urmtoare activitii ce se calculeaz i pasul lanului. Tabel de calcul al drumului critic i al rezervelor de timp totale i libere prin metoda M.P.M.
Activitatea Durata Activ. preced. Activ. urmt. Pasul lanului i Tm t i TM t Tmi
i+1

R T L

A B C D E F G H

1 3 2 2 3 1 3 3

A A B B C,D, F

E,D F,G H H I,J H L,M K

0 0 0 1 1 3 2 1,2,1

0 0 0 1 1 3 2 4

1 3 2 3 4 4 5 7

1 0 3 2 4 3 3 4

2 3 5 4 7 4 6 7

1,1 3,2 4 4 5,3 4 4,5 6

1 0 2 1 3 0 1 0

0 0 2 1 0 0 0 0

I J K L M N O

3 4 8 3 8 2 1

E E H G G I I

N,O P P P R P -

4 2 2 2 3 3 4

5 3 6 4 5 8 9

8 7 14 7 13 10 10

8 9 6 10 6 11 15

11 13 14 13 14 13 16

8,9 13 13 13 13 13 16

3 6 0 6 1 3 6

0 6 0 6 0 3 6

20

J,K,L ,N

4,7,3, 2

13

16

13

16

16

13

15

14

16

16

c. Graficul reea cu activiti comasate Graficele reea cu activiti detaliate sunt utile personalului ce conduce execuia lucrrilor la nivelul brigzilor. Coordonarea activitilor pentru un numr mare de obiecte dispersate pe multe antiere face greoaie utilizarea graficelor reea detaliate. n vederea eliminrii acestei deficiene, s-a trecut la comasarea activitilor, astfel nct un grup de activiti ce pleac dintr-o faz "i" i se ncheie ntr-o faz urmtoare "l" s fie reprezentat printr-o singur activitate, simbolizat diferit de activitile graficului iniial i avnd durata egal cu drumul maxim dintre fazele "i' i "l" (figura 10). Dac din faza "i" pornesc activiti ce nu ajung - direct sau indirect - la faza "l" sau n faza "l" ajung activiti ce nu au pornit - direct sau indirect - din
A 2 A 3 2 B 2 C 4 4 3 5 E 5 F 6 7 D 7 5 G H 8 9

I 12

faza "i", atunci nu se poate realiza comasarea. Figura 10 Comasarea activitilor ntr-un grafic reea n graficul din figura nr. 4.9 se poate face o singur comasare, nlocuind integral activitile graficului cu o singur activitate, 0-10, care s aib durata egal cu durata critic, i anume, 18 zile. Nici o alt comasare nu este posibil deoarece oricare ar fi fazele "i" i "l", n i din fazele cuprinse ntre acestea, intr i ies activiti ce fie c nu pornesc din "i", fie c nu ajung (direct sau indirect) n "l" nerespectnd astfel una dintre principalele restricii de comasare a activitilor.

21

d. Graficul reea calendaristic Acest grafic este o proiecie a graficului reea la scara timpului i cuprinde, n afara duratei activitilor, rezervele libere de timp ale acestora. n graficul reea calendaristic (figura 11) drumul critic (calculat cu ajutorul tabelului 4.4) se reprezint pe o paralel la abscis, iar lungimea sgeilor, ce reprezint activitile critice, este egal cu durata activitilor. Celelalte activiti se plaseaz n partea superioar a drumului critic, prin linii nclinate sau orizontale, astfel nct proiecia acestora pe abscis s dea durata activitii. n continuarea activitilor necritice se trec, cu linii punctate, rezervele libere a cror proiecie pe abscis este egal, de asemenea, cu durata rezervei. Graficul reea calendaristic prezint urmtoarele avantaje fa de graficul Gantt: scoate n eviden activitile critice, ceea ce permite luarea tuturor msurilor pentru respectarea duratei lor; prezint succesiunea tehnologic a activitilor; cuprinde rezervele libere de timp, ceea ce permite cunoaterea termenului maxim de terminare a execuiei unui proces simplu, fr a perturba timpul minim de ncepere a activitilor urmtoare i, deci, durata critic; permite stabilirea mai exact a responsabilitilor etc. e. Graficul calendaristic cu evidenierea rezervelor libere de timp ntruct programarea lucrrilor cu ajutorul graficului reea prezint dificulti de citire, s-a trecut la transcrierea graficului reea n grafic Gantt mbuntit, prin ataarea rezervelor libere sau totale de timp la activitile necritice. Pentru exemplificare, s considerm activitile necesare pentru executarea lucrrilor aferente instalrii unei barci din elemente prefabricate, necesar pe un antier:

Activiti necesare pentru lucrrile de instalare a unei barci Tabelul 3 Cod activitate 0-1 0-2 0-3
22

Denumirea activitii Spturi n spaii largi Comand prefabricate beton Comand confecii metalice

Durata (zile) 4 1 1

1-2 1-4 2-6 3-6 4-5 5-6 6-7

Spturi n spaii nguste Transport rutier al pmntului la 5 km Aprovizionare prefabricate beton Aprovizionare confecii metalice Turnare beton Proces natural de uscare a betonului

3 4 3 3 2 6

Montare prefabricate beton i confecii 4 metalice

Determinarea drumului critic i a rezervelor de timp cu ajutorul tabelului Tabelul 4

Nr. Simbol Crt. ncepere terminare ncepere terminare Durata Termene minime Termene maxime Termen minim de ncepere a activitii urmtoare Rezerve timp

liber

total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0-1 0-2 0-3 1-2 1-4 2-6 3-6 4-5 5-6 6-7

4 1 1 3 4 3 3 2 6 4

0 0 0 4 4 7 1 8 10 16

4 1 1 7 8 10 4 10 16 20

0 12 12 10 4 13 13 8 10 16

4 13 13 13 8 16 16 10 16 20

4 7 1 7 8 16 16 10 16 20

0 6 0 0 0 6 12 0 0 0

0 12 12 6 0 6 12 0 0 0

23

7 8

10

11 12

13

14 15

16 17

18

19

20

Figura 11 Grafic reea calendaristic 3. mbuntirea programului de execuie a proiectului Dup realizarea programului poate fi necesar comprimarea duratei de execuie a proiectului n vederea ncadrrii n termenul de execuie prevzut. n acest scop se pot folosi tehnici cum sunt: Analizarea posibilitilor de reducere cu costuri minime a duratelor activitilor. De regul orice reducere a duratei unei activiti antreneaz creteri de costuri i trebuie luate decizii prin compararea pierderilor care s-ar nregistra ca urmare a depirii duratei de execuie cu depirile de costuri generate de ncercrile de reducere a duratei activitilor (de exemplu: lucrul n mai multe schimburi, achiziionarea unor tehnologii mai productive, suplimentarea formaiilor de lucru sau a numrului componenilor unei formaii de lucru etc.); Accelerarea executrii lucrrilor prin desfurarea n paralel a unor activiti care n mod normal se realizeaz succesiv (de exemplu, demararea executrii construciei n paralel cu procesul de proiectare a acesteia). Aceast metod prezint riscuri mari i determin adesea refacerea unor lucrri. Programul rezultat necesit, n multe cazuri, mai multe resurse, n anumite perioade, numite "vrfuri n consum", dect sunt disponibile pentru realizarea sa. n astfel de situaii se procedeaz la alocarea resurselor i la nivelarea resurselor. n urma nivelrii resurselor se nregistreaz adesea depiri ale duratei totale de execuie programate iniial. Exist ns i posibilitatea realizrii unei nivelri a resurselor n condiiile unor constrngeri legate de durata de execuie, caz n care activitile sunt reprogramate doar n limitele rezervelor libere de timp de care dispun. 4. Analiza modului de utilizare a timpului. Monitorizarea i actualizarea programului. Monitorizarea progresului nregistrat se face prin compararea realizrilor efective (n termeni temporali) cu cele programate. Este util s se stabileasc nc de la demararea proiectului procedurile de modificare a programului, incluznd documentele justificative i aprobrile formale necesare. Puine proiecte se deruleaz cu exactitate conform planului. Schimbrile care apar pot determina reevaluarea duratelor anumitor activiti, modificri n succesiunea activitilor sau analizarea unor programe alternative. Actualizarea
24

programului se face n cazul n care este necesar realizarea de modificri ale proiectului solicitate de client sau au avut loc ntrzieri. Nu toate ntrzierile conduc la decizia adoptrii unor aciuni corective. De exemplu, o ntrziere important la o activitate necritic poate avea un impact minor asupra duratei totale de execuie a proiectului, n timp ce o ntrziere mult mai mic la o activitate critic sau subcritic poate necesita aciuni imediate pentru readucerea procesului n parametrii programai. 5. Utilizarea calculatorului n managementul timpului Un management al proiectelor eficient solicit ca informaiile relevante s fie obinute, analizate i reanalizate ntr-o manier rapid i oportun. Astzi, specialitii n managementul proiectelor i echipele de proiect dispun de o gam larg de produse software pentru urmrirea i controlul proiectelor. Produsele software de management al proiectelor conin, n afar de programarea duratelor i termenelor de realizare a activitilor cu ajutorul graficelor reea, i posibilitatea programrii costurilor i resurselor (for de munc, utilaje, materiale). Suplimentar, n afara programrii activitilor, se poate realiza i un proiect de control al acestora, prin care se pot compara programrile iniiale cu cele actualizate i se pot elabora rapoarte de stare comparative ntre situaia real existent i cea corespunztoare planificrii iniiale. Un avantaj evident al introducerii programelor automate de planificare a activitilor const i n faptul c, datorit vitezei mari de calcul, se pot introduce mai multe variante de simulare a desfurrii acestora, n vederea alegerii variantei optime, cu efectele economice cele mai favorabile. Astfel pot fi variate situaiile privind disponibilitile, costurile i programarea termenelor de realizare a activitilor i se poate stabili desfurarea optim a activitilor. Printre programele mai cunoscute i utilizate pe plan internaional amintim: a. Microsoft PROJECT. Acesta permite modelarea interactiv i, plecnd de la diverse reprezentri (Gantt, PERT, calendar etc.), administrarea evoluiei proiectelor. Activitile sunt clasificate n activiti principale i activiti subordonate. Aceast clasificare poate fi modificat imediat, la orice nivel de organizare; cu ajutorul mouseului este posibil de intervenit grafic asupra diagramei alese pentru nscrierea sau tergerea unei activiti i observarea incidentelor temporale i financiare ale unei asemenea decizii, n aceeai msur n care numrul filtrelor ne permite evidenierea numai a informaiilor pertinente dup o apreciere rapid, asupra simulrii n curs, n funcie de criteriile de eficien maxim prestabilite de utilizator. Se pot genera rapoarte standardizate i adaptate, inclusiv alocri i nivelri ale folosirii resurselor, rapoarte financiare i privind resursele.
25

b. TIME LINE permite planificarea i urmrirea proiectelor, calcularea duratei de execuie a unui proiect i a consumului de resurse necesare. TIME LINE genereaz totodat i rapoarte de costuri plecnd de la datele de nceput i de sfrit ale proiectului. Vizualizarea resurselor sub form de histograme conduce la posibilitatea anulrii conflictelor de resurse prin decalarea activitilor n timp. O funcie de simulare permite testarea mai multor scenarii i modificarea acestora. Cu ajutorul programului TIME LINE se poate realiza gestiunea simultan a mai multor proiecte i combinaia elementelor acestora, permind gestiunea de asamblare n funcie de eventualele prioriti. Utilizatorul poate compara planul iniial cu avansarea real a activitilor i poate exporta fiierele n LOTUS, dBASE, MULTIPLAN sau altele. c. HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER permite realizarea i urmrirea proiectelor n ceea ce privete: timpul, planul i bugetul. Acest program de calcul furnizeaz planul de lucru, permite afectarea resurselor i determinarea costurilor. El furnizeaz graficele PERT i Gantt precum i costurile, afind automat nivelul resurselor, ncrcarea resurselor i graficele de repartizare a acestora, oferind reprezentarea simultan a funciilor pe ecran datorit utilizrii ferestrelor multiple, lucrului n structur mprit. Permite patru tipuri de condiionare a activitilor, lucrul cu subproiecte legate, afiarea rezultatelor financiare i programarea forei de munc. Utilizatorii pot exporta fiiere direct n LOTUS, dBASE III sau crea fiiere ASCII. d. SUPER PROJECT EXPERT este un program de construcie i ordonare a proiectelor destinat microordinatoarelor. Ofer patru moduri de lucru: diagrame PERT pentru vizualizarea dependenelor dintre activiti, tabloul recapitulativ al activitilor, diagrame Gantt i diagrame descriptive ale structurii proiectului. SUPER PROJECT pune n eviden drumurile critice ale diagramelor i permite modificri ale proiectului care se repercuteaz asupra altor scheme i tabele care sunt toate legate. SUPER PROJECT poate genera pn la 9 niveluri de activiti i poate pstra gestiunea datelor, ca termene cel mai devreme i cel mai trziu. Calendarul detaliat al proiectului poate fi de asemenea vizualizat. e. PROJECT SCHEDULAR 5 este un program de gestiune a proiectelor avnd la baz metoda CPM. Permite stabilirea calendarului, evaluarea costurilor i a resurselor disponibile. O interfa grafic ajut la punerea n funciune a urmtoarelor faciliti: diagrame de reele n reprezentrile grafice corespunztoare; o reprezentare a proiectului sub diferite forme (grafice, diagrame, liste de activiti cu toi parametrii); posibilitatea ncadrrii ntr-un
26

calendar prestabilit; alegerea unitilor de timp (de la minut la lun); rezumat sub form de tabel al diverselor activiti componente i al condiionrilor lor.

27

Titlul programului: Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investete n oameni! Titlul proiectului: AgroManager Editorul materialului: SC AgroAdvice SRL Data publicrii: septembrie 2011 Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

28