Sunteți pe pagina 1din 77

MICROSOFT PROJECT

Lector dr. ing. Bogdan ABAZA





2
Prezentarea cursului

Companiile i instituiile performante sunt puse in situaia s iniieze, s planifice, s
propun i s deruleze proiecte. Managementul proiectelor asistat de computer este
esenial n vederea asigurrii sau ctigrii de piee, creterii profitului, reducerii
costurilor, creterii calitii produselor i serviciilor precum si a accesrii programelor
de finanare naionale i internaionale pe baz de proiecte.
Managementul proiectelor asistat de computer ajut managerii pentru a realiza
planificarea proiectelor, de a introduce i organiza toate detaliile necesare n vederea
ndeplinirii obiectivelor acestora.
Microsoft Project se situeaz printre principalele aplicaii software folosite la
managementul proiectelor prin intermediul creia se pot parcurge toate etapele
managementului unui proiect: planificarea, urmrirea i controlul, nchiderea
proiectului.

Obiective generale ale cursului
Cursul vizeaz formarea de specialiti capabili s realizeze managementul
proiectelor asistat de computer folosind aplicaii software specializate pentru
managementul proiectelor.
Obiectivele specifice ale cursului
Iniierea teoretic i practic a cursanilor pentru aplicarea managementul proiectelor
folosind aplicaia software Microsoft Project.
Microsoft Project


3
CUPRINS
1. INTRODUCERE N MANAGEMENTUL PROIECTELOR. CONCEPTE
SPECIFICE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR ASISTAT DE
CALCULATOR........................................................................................ 6
1.1. DEFINIREA NOIUNII DE PROIECT...............................................................6
1.2. MANAGEMENTUL PROIECTULUI..................................................................6
1.3. DEFINIREA NOIUNILOR DE OBIECTIV I ACTIVITATE.............................8
1.4. PROBLEME I ETAPE COMUNE ALE PROIECTELOR ................................9
2. APLICAII SOFTWARE FOLOSITE LA MANAGEMENTUL DE
PROIECT............................................................................................... 11
2.1. LANSAREA PROGRAMULUI MS PROJECT................................................16
2.2. INTERFAA MS PROJECT ...........................................................................16
3. ETAPELE MANAGEMENTULUI UNUI PROIECT N MICROSOFT
PROJECT.............................................................................................. 18
4. PLANIFICAREA PROIECTULUI: PLANIFICAREA ACTIVITILOR,
PLANIFICAREA RESURSELOR, PLANIFICAREA COSTURILOR.
CONCEPTE SPECIFICE PLANIFICRII PROIECTELOR: RELAII DE
DEPENDEN NTRE ACTIVITI, TIPURI DE CONSTRNGERI,
DRUMUL CRITIC. ................................................................................. 19
4.1. DEFINIREA PROIECTULUI ...........................................................................19
4.2. DEFINIREA CALENDARULUI PROIECTULUI ..............................................22
4.3. PLANIFICAREA ACTIVITILOR.................................................................24
4.3.1. Definirea i introducerea listei de activiti .........................................24
4.3.2. Estimarea duratelor activitilor............................................................24
4.3.3. Definirea activitilor de tip Milestone..................................................25
4.3.4. Estimarea duratelor activitilor folosind analiza PERT .....................26
4.3.5. ntreruperea unei activiti ....................................................................27
4.3.6. Crearea i definirea calendarelor pentru activiti ..............................28

4
Diagrama Gantt ................................................................................................28
4.3.7. Definirea dependenelor i constrngerilor .........................................28
4.3.8. Relaii de dependen ntre activiti ....................................................29
4.3.9.Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti n MS Project
...........................................................................................................................31
4.3.10. Constrngerile......................................................................................33
4.3.11. Adugarea de informaii suplimentare...............................................36
4.4. PLANIFICAREA RESURSELOR PROIECTULUI ..........................................37
4.4.1. Estimarea necesarului de resurse ........................................................38
4.4.2. Definirea listei de resurse i a calendarului de lucru pe resurse.......39
4.4.3. Fereastra Resource Information...........................................................40
4.4.4. Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte.......................................41
4.4.5. Alocarea resurselor pe activiti ...........................................................42
4.5. PLANIFICAREA COSTURILOR ....................................................................43
4.5.1. Estimarea costurilor: .............................................................................43
4.5.2. Definirea i distribuirea costurilor ........................................................45
4.5.3. Pregtirea managementului de costuri ................................................45
4.6. PLANIFICAREA RESPECTRII STANDARDELOR DE CALITATE I
ESTIMAREA RISCURILOR ..................................................................................46
4.6.1. Respectarea standardelor de calitate...................................................46
4.6.2. Identificarea i planificarea riscurilor...................................................47
4.7. PLANIFICAREA SISTEMULUI DE COMUNICARE I SECURITATE AL
PROIECTULUI ......................................................................................................47
5. ORGANIZAREA I CALCULUL PLANIFICRII .............................. 49
5.1. OPTIMIZAREA DUP DATA DE NDEPLINIRE A PROIECTULUI...............49
5.2. OPTIMIZAREA PROIECTULUI DUP RESURSE.........................................54
5.3. OPTIMIZAREA PROIECTULUI DUP BUGET .............................................64
Revizuirea costurilor........................................................................................64
Optimizarea planului proiectului n vederea micorrii costurilor ..............65
Optimizarea planului proiectului n vederea creterii bugetului ..................66
Notele informative............................................................................................66
Evaluarea rezultatelor optimizrii ...................................................................66
6. DISTRIBUIREA PLANULUI PROIECTULUI..................................... 67
Microsoft Project


5
6.1. DISTRIBUIREA SUB FORM DE MATERIALE SCRISE..............................67
6.2. DISTRIBUIREA ONLINE A INFORMAIILOR REFERITOARE LA PROIECT
...............................................................................................................................69
7. URMRIREA I MANAGEMENTUL PROIECTULUI ....................... 72
7.1. URMRIREA I CONTROLUL EVOLUIEI ACTIVITILOR......................72
7.1.1. Proiectul de referin .............................................................................72
7.1.2. Salvarea unui proiect de referin.........................................................73
7.2. NREGISTRAREA PROGRESULUI DERULRII ACTIVITILOR ..............73
BIBLIOGRAFIE..................................................................................... 76
EVALUAREA CUNOTINELOR ........................................................ 77
TESTUL GRIL PENTRU VERIFICAREA CUNOTINELOR TEORETICE
PRIVIND MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU MS PROJECT. ............ERROR!
BOOKMARK NOT DEFINED.
REALIZAREA UNUI PRI PRACTICE CE CONST N MANAGEMENTUL
UNUI PROIECT N MS. PROJECT .......................................................................77


6
1. Introducere n managementul proiectelor. Concepte
specifice managementului proiectelor asistat de calculator
1.1. Definirea noiunii de proiect
Un proiect este un efort temporar, depus progresiv, n vederea realizrii unui
produs sau serviciu unic. (PMBoK, Project Management Institute)
Temporar :
fiecare proiect are definit nceputul i sfritul su.
durata proiectului este finit.
termenul de temporar nu se aplic produsului / serviciului rezultat n urma
proiectului.
natura temporar a proiectului este dat de urmtoarele aspecte :
o oportunitatea pieei cele mai multe proiecte sunt limitate de cererea
de produse / servicii
o echipa de proiect care se formeaz i realizeaz proiectul se destram
la sfritul acestuia

Unic :
o fiecare produs / serviciu realizat este diferit de altele asemenea

Progresiv :
o deoarece fiecare proiect este unic, caracteristicile produsului / serviciului
trebuie elaborate progresiv, adic n pai, n cretere constant, cu grij la
detalii.

O alt definire a noiunii de proiect poate fi enunat i astfel:
Un grup de activiti ce trebuie realizate intr-o perioada finit de timp pentru
atingerea unui set specific de obiective. (Project Management Handbook, Cleland,
King)
1.2. Managementul proiectului
Managementul proiectului reprezint aplicarea cunotinelor, tehnicilor, i
instrumentelor asupra activitilor proiectului, n vederea ndeplinirii sau depirii
nevoilor i ateptrilor persoanelor implicate n proiect. Presupune iniierea,
planificarea, executarea, controlul i nchiderea proiectului.
Microsoft Project


7
ntr-o alt formulare, managementul de proiect este procesul de planificare,
organizare i de gestionare a activitilor i resurselor n scopul ndeplinirii unui
obiectiv innd cont de limitri de timp, de resurse sau de costuri.
Este procesul de planificare, organizare si
management al activitatilor si resurselor, necesar
pentru indeplinirea unui obiectiv(e) bine definit(e),
de obicei cu constrangeri de timp, de resurse sau
cost.
Managementul unui proiect:

Figura 1.1.

Pornind de la aceste consideraii se poate afirma c un proiect este caracterizat de
trei factori ce interacioneaz, formnd triunghiul proiectului:
Timpul: se refer la timpul necesar desfurrii proiectului si este reflectat de
planificarea proiectului
Bugetul: se refer la costul resurselor (personal, echipamente, materiale)
implicate n proiect
Scopul: se refer la obiectivele i activitile proiectului i la munca necesar
ndeplinirii acestora
TRIUNGHIUL
PROIECTULUI
TIMP
BANI
SCOP
schedule
buget
obiective
activitati

Figura 1.2.

8
Relaia dintre aceti factori este specific fiecrui proiect i determin tipul de
probleme ce pot apare precum i soluiile necesare rezolvrii lor.
Extrapolnd logica de relaionare a acestor factori la nivelul managementului de
proiect, se poate obine triunghiul managementului de proiect.
TRIUNGHIUL
PROIECTULUI
TIMP
BANI SCOP
GESTIONAREA TIMPULUI
GESTIONAREA
RESURSELOR
GESTIONAREA
DERULARII PROIECTULUI
Tr i unghi ul
Management ul ui de pr oi ec t

Figura 1.3.
1.3. Definirea noiunilor de obiectiv i activitate
Aa cum a reieit i din prezentarea triunghiului proiectului, unul factorii eseniali ai
proiectului se refer la noiunea de obiectiv sau obiective ale proiectului. Pentru
ndeplinirea unui obiectiv al proiectului trebuie realizate una sau mai multe activiti.
Una din modalitile de definire ale obiectivului i a activitii este prezentat n figura
ce urmeaz:
Microsoft Project


9
Activitatea: o aciune ce se desfoar ntr-o perioad
finit de timp (dat de nceput, dat de sfrit)
Obiectivul: un criteriu cuantificabil care trebuie atins
pentru ca proiectul sa fie ndeplinit cu succes.
List de activiti
Etapa I Activitate 1
Activitate 2
Etapa N

Figura 1.4.

Dup cum se constat noiunea de activitate a fost definit foarte general i aceasta
datorit diversitii activitilor ce pot apare n cadrul unui proiect. n cadrul aplicaiilor
software folosite la managementul proiectelor activitate poate de mai multe tipuri (de
exemplu in cadrul unui proiect gestionat cu MS Project o activitate poate fi de tip
work sau de tip milestone).
Definirea activitilor unui proiect trebuie s ia in calcul urmtoarele:
Descompunerea activitilor s se fac pn la nivelul de detaliu la care se
dorete s se fac controlul proiectului.
Activitile s aib criterii clare de ndeplinire.
Activitile s fie definite scurte comparativ cu durata total a proiectului.
Activitile mai scurte permit estimarea mai uoar a resurselor i a timpului.
n final list de activiti a unui proiect trebuie s fie organizat ierarhic pe etape, sub-
etape.... pn se ajunge la nivel de activiti. Se obine astfel o structur organizat
care s descrie explicit derularea proiectului.
1.4. Probleme i etape comune ale proiectelor
Proiectele actuale prezint urmtoarele probleme comune:
Sunt din ce n ce mai complexe.
Termenele sunt scurte
Bugetele sunt mici

10
Standardele de calitate sunt ridicate
Necesit implicarea echipelor multidisciplinare
Necesit implicarea echipelor distribuite
Implic parteneriate ntre organizaii

Totodat se poate spune c proiectele au urmtoarele etape comune:
Iniiere
o Concept, oportunitatea afacerii, fezabilitate
Planificare
o Plan, resurse, costuri, referin, comunicare, riscuri
Execuie si Control
o Realizarea activitilor, urmrirea progresului, reactualizare
nchidere
o Verificarea ndeplinirii activitilor, colectare de costuri, reverificare
performanta, predare proiect

Microsoft Project


11
2. Aplicaii software folosite la managementul de proiect
Activitatea de management de proiect este o activitate complex ce presupune
printre altele:
relaionarea de informaii referitoare la proiect, informaii care din ce n ce mai
des sunt n cantiti mari.
aplicarea de diverse modele de calcul specifice managementului de proiect
care de multe ori sunt complexe
Toate aceste argumente justific apariia instrumentelor software specializate care s
asiste activitatea de management de proiect. Implicarea acestor software are drept
scop uurarea managementului de proiect.
n momentul de fa piaa de produse software este in continu cretere. i n acest
domeniu, al managementului de proiect, s-au dezvoltat aplicaii software specializate.
Pentru nelegerea utilizrii acestora n cele ce urmeaz se vor prezenta o serie de
informaii cu privire la facilitile, avantajele, criteriile de alegere de software pentru
management de proiect.
Printre facilitile software-ilor pentru management de proiect se pot enumera:
Calculeaz bugete i controleaz costuri.
Permit definirea de calendare de lucru.
Comunicare prin Email.
Grafice.
Import/export date.
Lucreaz cu proiecte multiple si sub-proiecte.
Genereaz rapoarte.
Management de resurse.
Planificare.
Monitorizeaz i controleaz proiecte.
Securitate.
Sortare si filtrare date.
Analize What-if.

Aceste faciliti pot fi considerate de multe ori chiar criterii de selecie ntre aceste
aplicaii software. Mai exact fiecare dintre aceste facilitii este caracterizat de
diveri parametri care au valori specifice aplicaiei software.

Exemple de software pentru management de proiect:
Microsoft Project

12
CA-SuperProject
Project Scheduler
Primavera
Time Line
High-End Project Management Software

Criterii pentru selecia de software pentru management de proiect
Capacitate software.
Documentare si faciliti de help on-line.
Uurin in folosire.
Faciliti disponibile.
Integrare cu alte sisteme.
Cerine de instalare.
Capabiliti pentru raportare.
Securitate.
Suportul oferit de furnizor.
Cost.
Evident c fiecare dintre aceste criterii are o pondere anume n alegerea unei
aplicaii software. De exemplu capacitatea software se refer la numrul de activiti
ale unui proiect ce se pot gestiona cu o astfel de aplicaie. Exist proiecte cu cteva
zeci de activiti ce necesit aplicaii software ct mai simple. Pe de alt parte exist
proiecte cu activiti de ordinul miilor sau zecilor de mii i n acest caz e nevoi de o
aplicaie software ce va putea gestiona un volum mare de informaii.

Avantajele folosirii de Software pentru Management de Proiect:
Precizie.
Permisivitate.
Uor de folosit.
Abilitate de a lucra cu proiecte complexe.
Permite modificri.
Stocheaz date.
Viteza.
Analize What-if.

n mod normal, dup ce s-au prezentat avantajele unor asemenea software, ar trebui
s se menioneze i cteva griji cu privire la folosirea de Software pentru
Management de Proiect:
Deconcentrare cauzat de software
Supra-ncrcare cu informaii
Supra-ncredere in software
Senzaie falsa de securitate



Microsoft Project


13
Aa cum s-a precizat i mai sus, una dintre aplicaiile software de management de
proiect este Microsoft Project.
MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project este un instrument informatic
pentru managementul proiectelor folosit
pentru gestionarea proiectelor de complexitate
scazut, medie sau ridicat.
Prin acest instrument se pot planifica i urmri
activitile componente ale proiectului.

Figura 2.1.

Referitor la un proiect dat, MS Project stocheaz datele referitoare la proiect in
propria baza de date (fiiere *.mpp) pentru a le folosi apoi la calculul i meninerea
planificrii proiectului i a costurilor, astfel obinndu-se planul proiectului.
Facilitile oferite de MS Project sunt prezentate in figura de mai jos:
Facilitile oferite de acest pachet software
de management se pot enumera:
Definirea de coduri proprii pentru crearea de structuri
proprii WBS (work breakdown structure) corespunztoare
companiei;
Definirea de date limit (deadline dates) la nivelul
activitilor;
Definirea de calendare de lucru corespunztoare
resurselor ce particip la realizarea proiectului;
Definirea de resurse materiale i calcularea costurilor
acestora.

Figura 2.2.


14
n procesul de definire a planului proiectului MS Project poate calcula i calcula
diverse programe de lucru, resurse, echipamente i costuri conform figurii de mai jos.
n procesul de definire a planul proiectului,
MS Project calculeaz i creeaz:
programe de lucru bazate pe informaiile furnizate
la nivelul activitilor ce trebuie realizate;
resursele umane ce lucreaz n cadrul acestor
resurse umane;
echipamente i materiale necesare realizrii activitilor;
costurile implicate n proiect.

Figura 2.3.

MS Project pstreaz informaiile introduse sub forma de cmpuri de date i pe baza
acestora calculeaz alte date ale proiectului. Pentru o uoar manipulare, aceste
cmpuri de date sunt prezentate sub form tabelar.
O reprezentare simplificat a modului de relaionare a informaiilor referitoare la
proiect este reprezentat n figura de mai jos.

Microsoft Project


15
Stocheaz toate datele referitoare la proiect sub form
de baze de date (format *.mpp)
Calculeaz i menine: planificarea
proiectului, costurile, etc.
Planul proiectului
Introducere
date precise
Plan precis
Baza de date a
proiectului
Views
Tables
Filters
Mijloace de
interogare

Figura 2.4.

Cu ct datele referitoare la proiect sunt mai precise cu att planul proiectului rezultat
va fi mai precis.
Planul proiectului se construiete pornind de la urmtoarele informaii:
Activiti
Durate
Dependene
Resurse
Costuri

Planificarea activitilor n MS Project se face pornind de la o serie de detalii
referitoare la acestea conform figurii:

16
Planificarea unei activiti
Dependene (4 )
Constrngeri (8)
ntreruperi
Munca necesar realiz. activitii
Efortul resurselor implicate
DURATA
Cum se face planificarea unei activiti

Figura 2.5.

Aplicaie practic:
Prezentarea aplicaiei software Microsoft Project: lansare aplicaie, prezentarea
meniurilor, interfaa cu utilizatorul, moduri de lucru.

2.1. Lansarea programului MS Project
Lansarea programului MS Project:
din bara sistemului de operare Windows se face click pe butonul START apoi
din meniul Programs se alege Microsoft Project.

2.2. Interfaa MS Project
Dup lansare programul se prezint sub forma unei interfee grafice conform figurii
de mai jos.
Microsoft Project


17
Meniuri text
Butoane
Zona tabelar
(introducere date)

Figura 2.6.

Ca n orice aplicaie Windows, se poate remarca o interfa grafic organizat n
urmtoarele zone principale: meniuri text, butoane ce reprezint comenzi des
utilizate in program i o zon tabelar pentru introducerea datelor.
Comenzile aplicaiei MS Project sunt grupate pe meniuri dup cum urmeaz:
File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Project, Window, Help.



18
3. Etapele managementului unui proiect n Microsoft
Project.
Managementul unui proiect n MS Project presupune parcurgerea a trei etape
conform figurii:
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
II. URMARIREA SI CONTROLUL PROIECTULUI
III. INCHIDEREA PROIECTULUI
M
i
c
r
o
s
o
f
t

P
r
o
j
e
c
t
ETAPE

Figura 3.1.

Realizarea fiecrei dintre aceste etape presupune parcurgerea a mai multor pai
(sub-etape). Astfel, prima etap, etapa planificrii proiectului, cuprinde urmtoarele
sub-etape:
Microsoft Project


19
4. Planificarea proiectului: planificarea activitilor,
planificarea resurselor, planificarea costurilor. Concepte
specifice planificrii proiectelor: relaii de dependen ntre
activiti, tipuri de constrngeri, drumul critic.

I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Definirea proiectului
Planificarea activitilor
Planificarea resurselor
Planificarea costurilor proiectului
Planificarea standardelor de calitate i estimarea riscului
Planificarea sistemului de comunicare i securitate
Optimizarea planului proiectului
Distribuirea planului proiectului

Figura 4.1.

4.1. Definirea proiectului
Prin definirea proiectului se nelege parcurgerea urmtorilor pai:
Iniierea proiectului:
Planificarea proiectului se poate ntinde pe o perioad de timp mare i poate implica
un numr mare de persoane de aceea este important ca n cadrul definirii proiectului
s se stabileasc:
o Obiectivele

20
o Ipotezele (condiiile) de desfurare a proiectului (factori adevrai, reali sau
siguri)
o Constrngerile
Tot n etapa planificrii se pregtete i planul de management al scopului pentru a
se putea gestiona schimbrile referitoare la obiectivele proiectului.
Definirea rezultatelor proiectului
Presupune stabilirea produselor i serviciilor ce vor rezulta din proiect.

nceperea unui nou proiect n MS Project
Se refer la definirea datelor preliminare ale proiectului n MS Project: data de start a
proiectului, tipul planificrii (dup dat de start sau dup data de sfrit), calendarul
proiectului, unitatea de timp pentru duratele activitilor, unitatea monetar (LEI,
USD, EURO etc.). Tot n aceast etap se realizeaz i salvarea fiierului.

Stabilirea datei de nceput (sfrit) precum i a tipului de planificare a proiectului
(dup data de nceput sau dup data de sfrit) se seteaz din fereastra Project
Information din meniul text Project.

Figura 4.2.

Detaliile ce privesc setrile generale ale proiectului se pot configura din fereastra
Options din meniul text Tools. De aici se pot configura parametrii referitori la:
Microsoft Project


21
modul de vizualizare a proiectului - seciunea View:
o formatul de afiare al datei
o elemente referitoare la unitatea monetar folosit n proiect ($, EURO, LEI
etc.)
calendarul de lucru al proiectului seciunea Calendar
o ziua de nceput a sptmnii;
o luna de nceput a anului fiscal;
o ora implicit de start a unei zile lucrtoare;
o ora implicit de sfrit a unei zile lucrtoare;
o nr. de ore lucrtoare pe zi/sptmn/lun;

planificarea proiectului seciunea Schedule
o planificarea implicit a activitilor (dup data de start a proiectului sau
dup data curent);
o unitatea de timp pentru panificarea duratei activitilor (zile, ore, minute,
sptmni, luni)
o unitatea de timp pentru munca (zile, ore, minute, sptmni, luni)
o tipul implicit al activitilor (stabilete modul cum MS Project recalculeaz
cele 3 cmpuri relaionate: work, duration i units).

22

Figura 4.3.

4.2. Definirea calendarului proiectului
Pentru definirea calendarului dup care se va desfura proiectul se apeleaz
fereastra Change Working Time din meniul Tools.

Figura 4.4.
Microsoft Project


23

In aceast fereastr se poate modifica calendarul standard de desfurare a
proiectului prin definirea zilelor lucrtoare i nelucrtoare ale anului calendaristic i
definirea orelor lucrtoare zilnice. De exemplu pentru stabilirea unei zile a anului ca
zi nelucrtoare se selecteaz respectiva zi i se marcheaz ca fiind Nonworking time.
Dac se dorete modificarea altor detaliilor referitore la calendar se poate accesa
meniul Options.

Figura 4.5.

Pentru cazul n care n proiect exist activiti sau resurse (umane sau echipamente)
ce se desfoar dup un alt calendar dect calendarul standard al proiectului,
atunci se pot defini alte calendare corespunztoare cerinelor specifice ale activitii
sau resursei.
Pentru definirea unui nou calendar se apeleaz comanda New si din fereastra nou
deschis se introduce numele noului calendar si se specific copia dup care se va
genera acest calendar.

Figura 4.6.


24
Se revine apoi la fereastra Change Working Time n care se definesc zilele
lucrtoare i intervalul orar zilnic de munc al noului calendar.

4.3. Planificarea activitilor
4.3.1. Definirea i introducerea listei de activiti
Pe baza datelor stabilite n etapa de definire a proiectului, rezult cantitatea de
munc necesar care se poate transpune n faze i activiti. Se obine astfel lista de
activiti i organizarea acestora ierarhic pe faze. Acestea se introduc n MS Project
n coloana Task Name din tabelul de introducere a datelor Entry Table.
Ierarhizarea activitilor pe etape (faze), sub-etape (sub-faze) etc., se realizeaz prin
intermediul butoanelor de indentare (indent i outdent) conform figurii:
Se introduce
lista de activiti
Se selecteaz
activitile
Se obine
Lista de activiti
ierarhizat
1 2
Se apas butonul
de indentare
3
4

Figura 4.7.

Dup ce s-a terminat de introdus i ierarhizat lista de activiti, MS Project va afia
aceast list n tabelul Entry Table sub o form vizual ce este facil de parcurs i
urmrit. De remarcat este faptul c activitile (liniile tabelului) sunt numerotate prin
intermediul unei coloane de culoare gri. Numrul din dreptul fiecrei linii (activiti) se
numete Task ID si reprezint numrul de identificare prin care respectiva activitate
se va putea relaiona cu alte activiti.
4.3.2. Estimarea duratelor activitilor
Durata unei activiti reprezint timpul de lucru activ necesar pentru ndeplinirea
activitii. Prin urmare dup ce s-a construit lista de activiti se poate trece la
introducerea duratelor acestora. Acest lucru se face prin introducerea n coloana
Microsoft Project


25
Duration a duratei fiecrei activiti, exprimat n unitii de timp specifice desfurrii
proiectului (EX: zile, ore, minute).
Coloana
Duratelor Activitatilor

Figura 4.8.

4.3.3. Definirea activitilor de tip Milestone
O activitate de tip Milestone este o activitate de referin pentru proiect n care se
monitorizeaz progresul proiectului. Orice activitate cu durata zero va fi definit
automat de MS Project ca activitate de tip Milestone.
De asemenea si activitile ce au durate diferite de zero pot fi definite ca activiti
Milesone prin activarea opiunii Mark Task as Milestone din meniul Task Information,
seciunea Advanced.
Se definete
activitate de tip
Milestone

Figura 4.9.


26
Situaia n care o activitate de tip Milestone are o durat diferit de zero poate fi
exemplificat de cazul ncheierii fazei unui proiect ce se materializeaz printr-un
proces de aprobare care poate dura cteva zile. Acest proces de aprobare se poate
planifica sub forma unei activiti de tip Milestone cu durat diferit de zero.

4.3.4. Estimarea duratelor activitilor folosind analiza PERT
Analiza PERT (Program Evaluation and Review Technique): este
procesul de a evalua un probabil rezultat pe baza a 3 scenarii: in
cel mai bun caz, cazul ateptat, n cel mai ru caz. Acest rezultat
poate fi: durata, data de start, data de sfrit referitoare la o
activitate

Figura 4.10.

Pentru estimarea duratelor activitilor se poate apela la analiza PERT prin care,
pentru fiecare activitate, se introduc duratele optimiste, pesimiste i ateptate. Pe
baza acestora MS Project va calcula o medie ponderat a acestor durate. Acest
calcul se bazeaz pe alocarea de ponderi pentru cele trei scenarii posibile de
desfurare: pesimist, optimist i ateptat. Astfel n mod implicit se atribuie ponderile:
4 pentru durata ateptat,
1 pentru durata pesimist
1 pentru durata optimist
Suma trebuie sa fie mereu 6 (pentru respectarea distribuiei de probabilitate
Gaussiene 6). Pentru situaii atipice aceste valori se pot modifica si prin urmare
calculul va fi ponderat n mod corespunztor.
Pentru a se face o analiz PERT in MS Project se activeaz mai nti meniul cu
butoane corespunztor. Din meniul text View, sub-meniul Toolbars se activeaz
opiunea PERT Analysis.
Se apeleaz tabelul analizei PERT prin apsarea comenzii PERT Entry Sheet
(primul buton din stnga din bara cu butoane PERT Analysis). In acest tabel se
introduc pentru fiecare activitate cele 3 durate: optimiste, pesimiste i ateptate.
Pentru situaia n care proiectul se considera c se va desfura mai aproape de
situaia pesimist (optimist) atunci se pot modifica ponderile de distribuie altfel
Microsoft Project


27
dect implicit prin comanda Set PERT Weights (al doilea buton din stnga din bara
cu butoane PERT Analysis).

Se introduc duratele pentru cele
3 situaii: optimist, ateptat, pesimist
Durata calculat
Butoanele pentru
analiza PERT

Figura 4.11.

Calculul duratelor pe baza analizei PERT se face prin comanda Calculate PERT (al
patrulea buton din stnga din bara cu butoane PERT Analysis).
Pentru revenirea la modul de lucru GANTT Chart se selecteaz din meniul text View
opiunea Gantt Chart.

4.3.5. ntreruperea unei activiti
Pentru situaia n care o activitate trebuie ntrerupt (nc nu au sosit materialele
necesare activitii, se folosesc aceleai resurse simultan cu o alt activitate, etc.) se
apeleaz la comanda Split Task din meniul Edit si se marcheaz cu mouse-ul n
diagrama Gantt pe bara activitii, locul unde se dorete ntreruperea activitii.
Activitate ntrerupt

Figura 4.12.


28
4.3.6. Crearea i definirea calendarelor pentru activiti
Pentru situaia n care o anumit activitate se desfoar altfel dect dup calendarul
standard al proiectului atunci pentru aceast activitate se va defini un calendar (vezi
capitolul ...) care se va atribui din meniul Task Information seciunea Advanced
Definirea calendarului
pentru activitate

Figura 4.13.

Diagrama Gantt
O dat cu introducerea informaiilor n tabelul Gantt, in partea din dreapta tabelului se
va reprezenta automat i diagrama corespunztoare numit diagrama Gantt. n
aceast diagram activitile sunt reprezentate sub form de bare a cror lungimi
sunt direct proporionale cu duratele activitilor. Cu alte cuvinte ntr-o diagram
Gantt se reprezint grafic activitile n funcie de timp.
MS Project reprezint diagramele Gantt n diverse formate grafice, permind
afiarea pe diagrame de diverse informaii cum ar fi: numele activitii, relaiile de
dependen dintre activiti, resursele umane alocate pe activiti etc.

Figura 4.14.
4.3.7. Definirea dependenelor i constrngerilor
Dup ce s-a introdus lista de activiti, dup ce s-au introdus duratele
corespunztoare, urmeaz s se stabileasc dependenele i constrngerile
referitoare la aceste activiti.
Microsoft Project


29
4.3.8. Relaii de dependen ntre activiti
ntre dou sau mai multe activiti se pot stabili relaii de dependen. Acestea se
refer la legturile logice ce se pot stabili ntre activiti referitor la amplasarea n
timp a acestora. Tipurile acestor relaii de dependen sunt prezentate n figurile ce
urmeaz.
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Planificarea activitilor
Definirea dependenelor i constrngerilor
Dependenele activitilor se refer la natura relatiilor dintre dou
activiti corelate. MS Project conine 4 tipuri de dependene:
FINISH-START (SFRIT -NCEPUT)
START-START (NCEPUT -NCEPUT)
START-FINISH (NCEPUT - SFRIT)
FINISH-FINSH (SFRIT - SFRIT)

Figura 4.15.

Dac se reprezint activitatea cu o bar a crei lungime este proporional cu durata
acesteia, atunci reprezentarea acestor relaii de dependen pentru cele 4 tipuri se
explic conform figurilor.

30
A
B
Activitatea B nu poate ncepe
pn cnd activitatea A nu se
termina
A
B
Activitatea B nu poate ncepe
pn cnd activitatea A nu ncepe
FINISH-START (SFRIT - NCEPUT)
START-START (NCEPUT - NCEPUT)

Figura 4.16.

A
B
Activitatea B nu se poate termina
pn cnd activitatea A nu ncepe
A
B
Activitatea B nu se poate termina
pn cnd activitatea A nu se termina
START-FINISH (NCEPUT - SFRIT)
FINISH-FINSH (SFRIT - SFRIT)

Figura 4.17.

In funcie de modul de dispunere n timp a dou activiti ntre care s-a stabilit o
relaie de dependen, se mai poate defini un parametru, s, ce se refer la
Microsoft Project


31
suprapunerea/ntrzierea dintre cele dou activiti. Semnificaia acestuia este
prezentat n figura de mai jos.
SUPRAPUNEREA/NTRZIEREA ACTIVITILOR
Este o restricie sau o limitare ce se poate impune datei de nceput sau
datei de sfrit a activitii.
Lag time: ntrzierea dintre dou activiti ce au relaii de
dependen
s>0
Lead time: suprapunerea dintre dou activiti ce au relaii de
dependen
s<0
A
B
S<0
A
B
S>0
Suprapunere lead time
ntrziere lag time

Figura 4.18.

4.3.9.Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti n MS
Project
Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti se poate face rapid prin
introducea in coloana Predecessors a ID-ului (nr. de identificare activitate)
corespunztor activitii cu care se face relaia de dependen.
Introducerea unei
dependene ntre
activ. 1.2 i activ. 1.1
ID-urile activitilor se folosesc la
specificarea dependenelor

Figura 4.19.


32
O alt metod pentru introducerea relaiilor de dependen este din fereastra Task
Information seciunea Predecessors conform figurii:

Figura 4.20.

Dup cum se observ se poate specifica i tipul relaiei de dependen i
suprapunerea/ntrzierea.

Figura 4.21.

O activitate poate avea una sau mai multe relaii de dependen cu alte activiti.
Microsoft Project


33
Relaiile de dependen se stabilesc in funcie de semnificaie fiecrei activiti i n
funcie de rolul acesteia n cadrul proiectului. Astfel poate rezulta o relaionare ntre
activitile proiectului ce se poate defini prin relaii de dependene. Pentru fiecare
relaie de dependen se va stabili tipul acesteia ( adic unul din cele 4 tipuri).
Astfel dup stabilirea relaiilor de dependen pentru toate activitile rezult o
distribuie logic a acestora n timp care ntr-o reprezentare Gantt arat ca n figura
de mai jos.
Pentru situaiile n care n proiect pot interveni evenimente externe proiectului atunci
aceste evenimente se pot relaiona cu activitile proiectului prin definirea activitilor
de tip Milestone.

4.3.10. Constrngerile
Constrngerea este o limitare ce se refer la data de nceput sau la data de sfrit a
unei activiti. n MS Project se pot defini opt tipuri de constrngeri conform figurii.
Constrngerea se refer numai la o anumit activitate.
CONSTRNGEREA
Este o restricie sau o limitare ce se poate impune datei de nceput sau
datei de sfrit a activitii.
ASAP
As Soon As Possible
ALAP
As Late As Possible
FNLT
Finish No Late Than
SNLT
Start No Late Than
FNET
Finish No Earlier Than
SNET
Start No Earlier Than
MSO
Must Start On
MFO
Must Finish On

Figura 4.22.

Semnificaia acestor constrngeri este explicitat n tabelul de mai jos.

34
Tipul
constrngerii
Impactul asupra
planificrii
Descrierea constrngerii
As Soon As
Possible
(ASAP)
flexibil
MS Project programeaz activitatea cat mai devreme
posibil. Nici o alt restricie referitoare la data nu se
impune. Aceast tip de restricie este implicit pentru
proiectele care sunt programate n raport cu o dat de
nceput a proiectului.
As Late As
Possible
(ALAP)
flexibil
MS Project programeaz activitatea cat mai trziu
posibil. Nici o alt restricie referitoare la data nu se
impune. Aceast tip de restricie este implicit pentru
proiectele care sunt programate n raport cu o dat de
sfrit a proiectului.
Finish No
Later Than
(FNLT)
moderat
Aceast constrngere indic data cea mai trzie la
care aceast activitate se ncheie. Activitatea se
poate ncheia mai devreme sau cel trziu la aceast
dat.
Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o
dat de sfrit a proiectului aceast constrngere
este aplicat atunci cnd se indic o dat de sfrit a
activitii.
Start No Later
Than
(SNLT)
moderat
Aceast constrngere indic data cea mai trzie la
care aceast activitate poate ncepe. Activitatea poate
ncepe mai devreme sau cel trziu la aceast dat.
Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o
dat de sfrit a proiectului aceast constrngere
este aplicat atunci cnd se indic o dat de start a
activitii.
Finish No
Earlier Than
(FNET)
moderat
Aceast constrngere indic data cea mai devreme la
care aceast activitate se poate ncheia. Activitatea
nu se poate ncheia mai devreme sau de aceast
dat.
Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o
dat start a proiectului aceast constrngere este
aplicat atunci cnd se indic o dat de sfrit a
activitii.

Microsoft Project


35
Tipul
constrngerii
Impactul asupra
planificrii
Descrierea constrngerii
Start No
Earlier Than
(SNET)
moderat
Aceast constrngere indic data cea mai devreme la
care aceast activitate poate ncepe. Activitatea nu se
poate ncepe mai devreme sau de aceast dat.
Pentru proiectele care sunt programate n raport cu o
dat start a proiectului aceast constrngere este
aplicat atunci cnd se indic o dat de start a
activitii.
Must Start On
(MFO)
Inflexibil
Aceast constrngere indic data exact la care
aceast activitate trebuie s nceap.
Must Finish
On
(MFO)
Inflexibil
Aceast constrngere indic data exact la care
aceast activitate trebuie s se termine.

n MS Project constrngerile se pot defini din fereastra Task Information seciunea
Advanced conform figurii.

Figura 4.23.

Dup cum se observ constrngerea se poate defini din cmpurile Constaint type i
Constraint date.

36
Dac planificarea proiectului se face dup data de start atunci n mod implicit toate
activitile ce se vor defini vor avea constrngeri de tip As Soon As Possible.
Daca la o activitate se definete data de start atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Start No Earlier Than .
Daca la o activitate se definete data de sfrit atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Finish No Earlier Than .

4.3.11. Adugarea de informaii suplimentare
Pentru cazul n care pentru o anumit activitate se dorete adugarea de informaii
suplimentare, MS Project ofer posibilitatea de scriere informaii suplimentare n
seciunea Notes, definirea de hyperlink-uri sau ataarea de fiiere.
Introducerea de informaii suplimentare pentru o activitate se poate face n seciunea
Notes din fereastra Task Information

Figura 4.24.

Definirea unui hyperlink pentru o actvitate se face prin selectarea activitii i apoi
prin comanda Hypelink din meniul text Insert. Va apare o fereastr n care se poate
defini adresa ctre care se dorete a se face legtura.
Microsoft Project


37

Figura 4.25.

4.4. Planificarea resurselor proiectului

Resursele pot fi persoane, echipamente sau materiale necesare ndeplinirii
activitilor din proiect.
Etapa de planificare a resurselor cuprinde urmtori pai:
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Estimarea necesarului de resurse
Definirea listei de resurse si a calendarelor de
lucru pe resurse
Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte
Alocarea resurselor pe activitati
Planificarea resurselor

Figura 4.26.


38
4.4.1. Estimarea necesarului de resurse
Dup identificarea scopului proiectului, definirea listei de activiti, definirea duratelor
activitilor se pot face primele estimri preliminare privind determinarea cerinelor i
identificarea resurselor cu care se pot ndeplini activitile deja stabilite mai sus.
Estimarea i identificarea resurselor necesare ar trebui s fie rezultatul unui proces
n care s-au luat n calcul parcurgerea unor pai de tipul:
Re-analizarea scopului i listei de activiti ale proiectului vor conduce la primele
estimri privind resursele
Colectarea informaiilor referitoare la proiecte precedente similare prin studierea
bazei de date cu proiecte existent. Se pot analiza i face comparaii referitoare
la tipul i numrul resurselor folosite n alte proiecte.
Analizarea influenei numrului de resurse asupra duratelor activitilor. n
majoritatea activitilor durata activitilor este influenat de numrul de resurse
alocat. De exemplu n activitile de producie durata activitii efectuate de o
persoan poate fi scurtat la jumtate daca se vor folosi dou persoane pentru
aceeai activitate.
Analiza influenei capabilitilor i experienei resurselor umane disponibile. Astfel
n anumite situaii o persoana cu experien mai mare poate termina o activitate
mai repede dect una cu experien mai mic.
Reactualizarea duratelor activitilor. Pe msur ce se acumuleaz informaii
suplimentare privind alte proiecte similare se pot reactualiza estimrile pentru
anumite durate de activiti.
Identificarea tipurilor de resurse i cantitile necesare. Pe baza informaiilor
acumulate se identifica persoanele, echipamentele i materialele necesare i
cantitile pentru fiecare dintre ele. Se identific de asemenea i condiiile reale n
care se pot folosi resursele umane lundu-se n calcul: disponibilitatea de
participare, experiena, capabilitatea, calitatea etc.
Validarea necesarului de resurse de ctre un expert. Prezentarea documentaiei
referitoare la necesarul de resurse mpreun cu estimarea duratelor unui membru
din colectiv experimentat i calificat n vederea obinerii unei confirmri a
corectitudinii estimrilor realizate.

Microsoft Project


39
4.4.2. Definirea listei de resurse i a calendarului de lucru pe resurse

n acest stadiu se cunosc resursele necesare i se trece la introducerea informaiilor
referitoare la acestea n planul proiectului.
Pentru aceasta se activeaz tabelul resurselor. Acest lucru se face n MS Project prin
schimbarea modului de lucru n Resource Sheet din meniul text View.

Figura 4.27.

Dup cum se observ tabelul resurselor conine mai multe informaii referitoare la
resurse. Astfel la definirea unei resurse se pot introduce date referitoare la:
Resource Name - Numele resursei
Type - Tipul resursei: in MS Project se pot defini resurse de tip work pentru cazul
resurselor umane sau echipamente i resurse de tip material pentru resurse
materiale.
Material Label pentru cazul resurselor materiale n acest cmp se precizeaz
unitatea de msur (de ex. pentru ciment se va trece ca unitate de msur KG
sau Tona)
Initials iniiala numelui resursei
Group numele grupului din care face parte resursa. Pentru o manipulare mai
eficient n baza de date a informaiilor referitoare la resurse, n acest cam se
poate face clasificare dup grupul din care face parte resursa (Ex: Producie,
Proiectare, consumabile etc.)
Max. Units se refer la n cazul resurselor umane sau de tip echipament la
capacitatea maxim la care resursa este disponibil pentru munc n perioada de

40
timp considerat. De exemplu o resurs poate fi disponibil 50%, 100%, 300%
din timpul de lucru total (full time). Pentru o persoan care muncete 8 ore pe zi i
este planificat n proiect cu Max. Units de 50% atunci acea persoan va putea
lucra in proiect maxim 4 ore pe zi. Pentru valori mai mari de 100% se nelege
faptul c n proiect particip mai multe resurse de acelai tip (300% pentru
resursa mecanic presupune folosirea a 3 mecanici).
Std. Rate se refer la rata standard de plat pe unitate de timp. Suma se refer
la calendarul de lucru normal al resursei respective.
Ovt. Rate se refer la rata de plat pe unitate de timp pentru cazul n care
resursa muncete n afara calendarului de lucru normal.
Cost/Use se refer la costul resursei la fiecare participare la vreo activitate. Nu
depinde de timpul lucrat.
Accrue At se refer la alocarea costurilor resursei. La nceputul activitii,
progresiv pe parcursul activitii sau la sfritul activitii.
Base calendar se refer la calendarul normal dup care va participa n proiect o
anumit resurs.

Dup ce s-a activat tabelul resurselor se trece la introducerea datelor referitoare la
fiecare tip de resurs folosit n proiect. Pornind de la cele menionate mai sus, se
constat c este necesar ca resursele s fie introduse pe categorii. Astfel pentru
resursele umane se vor identifica tipurile de persoane ce particip n proiect.
Alocarea se va face inndu-se cont ca pentru o anumit resurs uman sa avem:
Aceeai calificare;
Aceleai costuri;
Acelai calendar de lucru:
Pentru uurin n manipularea informaiilor legate de resurse se recomand
clasificarea resurselor folosindu-se cmpul Group.
Exist situaii n care resursele umane definite n tabelul de resurse s fie identificate
chiar cu nume proprii de persoane (vom avea resurse umane Popescu, Ionescu
etc.).
4.4.3. Fereastra Resource Information
Introducerea datelor referitoare la o anumit resurs se poate face completnd
celulele liniei tabelului Resource Sheet sau prin activarea ferestrei Resource
Microsoft Project


41
Information corespunztoare resursei (dublu click pe linia resursei din tabel). Aceast
fereastr conine patru seciuni importante pentru introducerea datelor resursei:
seciunea General - informaii generale (numele resursei, e-mail, iniial, grup,
cod, tip resurs, etichet etc.);
seciunea Working Time alocarea calendarului resursei;
seciunea Costs definirea costurilor resursei;
seciunea Notes introducere de informaii suplimentare (note)
Definire
calendar
resurs
Definire alte
informaii

Figura 4.28.

Referitor la fereastra Costs trebuie s se fac meniunea c pentru resursa selectat
se pot defini mai multe rate de plat corespunztoare sub-seciunilor A, B, C....
Aceast situaie corespunde celei n care o resurs este pltit diferit pe parcursul
proiectului n funcie de activitile la care particip.

4.4.4. Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte
Este foarte rar cazul n care o resurs particip numai ntr-un singur proiect de cap la
sfrit fr a avea alte responsabiliti. De aceea apare problema distribuirii
resurselor pe mai multe proiecte.

42

4.4.5. Alocarea resurselor pe activiti
Pentru a se aloca resursele pe activiti trebuie ca sa se activeze modul Gantt Chart
din meniul text View. Pentru fiecare activitate se pot aloca resursele fie prin
selectarea resurselor dorite din coloana Resource Names fie din fereastra Task
Information seciunea Resources.

Figura 4.29.

Astfel pentru o anumit activitate se pot aloca una sau mai multe resurse, pentru
fiecare din acestea putndu-se defini cantitatea (Units).
O dat cu alocarea resurselor pe activiti diagrama Gantt va indica n dreptul barei
fiecrei activiti i informaii legate de resursele ce vor realiza activitatea (nume
resursa, etc.).

Figura 4.30.
Microsoft Project


43
4.5. Planificarea costurilor
Aceast etap cuprinde trei pai conform figurii:
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Estimarea costurilor
Definirea i distribuia costurilor
Pregtirea managementului de costuri
Planificarea costurilor

Figura 4.31.
4.5.1. Estimarea costurilor:
Prin estimarea costurilor se urmrete identificarea resurselor i/sau a costurilor
necesare ndeplinirii activitilor proiectului.
i n aceast situaie este necesar o parcurgere succesiv de pai logici cum ar fi:
Documentarea i analiza datelor similare din alte proiecte referitoare la costuri.
Introducerea datelor referitoare la costuri
Revizuirea costurilor planificate
Optimizarea costurilor

Introducerea datelor referitoare la costuri presupune completarea datelor dup cum
urmeaz:
Introducerea costurilor pentru resurse sub form de rate (standard sau n afara
calendarului standard de lucru) sau
sub form de costuri fixe cost-per-use (cnd pentru o resurse de tip work se aloc
un cost de fiecare dat cnd resursa va fi utilizat iar pentru resurse de tip
material costul este alocat fr s in cont de uniti).
Aceste date referitoare la costuri se pot introduce direct din tabelul Resource Sheet
sau din fereastra Resource Information .

44
Introducerea costurilor pe activiti. Pentru situaia n care se dorete alocarea unui
cost pe activitate atunci acest lucru este posibil din tabelul Cost activat din meniul
text View sub-meniul Table (modul de lucru Gantt Chart).

Figura 4.32.

Revizuirea costurilor planificate presupune trecerea n revist a costurilor totale
afiate dup diverse criterii:
Distribuirea costurilor pe activiti. n tabelul Cost din Gantt Chart se pot vizualiza
detalii referitoare la distribuirea costurilor pe activiti (figura de mai sus).
Distribuirea costurilor pe resurse. n tabelul Cost din Resource Sheet se pot
vizualiza costurile distribuite pe resurse conform figurii de mai jos.

Figura 4.33.
Microsoft Project


45

4.5.2. Definirea i distribuirea costurilor
Dup ce s-au introdus toate informaiile legate de costuri urmeaz salvarea acestor
informaii sub form de buget al proiectului nainte ca acesta s fie urmrit sau s fie
gestionat. Astfel n aceast etap:
se adaug note informative suplimentare referitoare la buget (se folosesc
seciunile Notes de la Task Information, Resource Information);
se comunic bugetul altor persoane implicate;
se export datele bugetare ctre alte aplicaii ce ar putea s le foloseasc
(software financiar al companiei etc.);

4.5.3. Pregtirea managementului de costuri
Prin aceast etap se stabilesc:
Setarea datei de start a anului fiscal (Tools, Options seciunea Calendar);
Controlul metodelor de calcul legate de costuri. Se pot verifica i personaliza o serie
de opiuni legat de metodele de calcul ale costurilor din meniul Tools, Options
seciunea Calculation.

Figura 4.34.

46

Definirea metodei de acumulare a costurilor (la nceputul activitii, progresiv sau la
sfritul activitii). Se poate controla urmrindu-se coloana Accrue At din tabelul
Resource Sheet.

4.6. Planificarea respectrii standardelor de calitate i estimarea
riscurilor

4.6.1. Respectarea standardelor de calitate
n aceast etap se urmrete identificarea i aplicarea standardelor de calitate ce
trebuie respectate pentru atingerea tuturor cerinelor proiectului precum i modul n
care acestea afecteaz scopul proiectului. Prin acesta se nelege:
Aplicarea standardelor de calitate ale companiei. Se pleac de la politica
referitoare la calitate a companiei.
Descrierea complet a produsului sau serviciului realizat de proiect. Prin aceasta
se identific astfel un set de elemente de referin cu care se pot face comparaii
pe parcursul derulrii proiectului n vederea urmririi dac s-au respectat sau nu
acestea.
Aplicarea standardelor de calitate referitoare la categoria de produs sau serviciu
n care se ncadreaz rezultatele proiectului.


Cum este afectat scopul de ctre cerinele de calitate este una din problemele cheie
ale proiectului. Pentru aceasta trebuie luate n calcul urmtoarele consideraii:
Impactul scopului asupra calitii. Astfel se poate ajunge n situaia ca s se
reduc scopul pentru a se atinge o anumit dat de sfrit sau pentru sa se
ncadra ntr-un anumit buget. O alt situaie este aceea n care dup realizarea
planului proiectului s se constate c mai rmn bani i timp. Pentru ambele
situaii se poate schimba scopul proiectului. Oricum cnd se modific scopul
trebuie urmrit i calitatea. De obicei cnd se reduce scopul scade si calitate i
invers.
Microsoft Project


47
Schimbarea scopului activitilor. De obicei cnd se modific scopul activitilor se
elimin activiti sau se reduce durata acestora. Acest lucru poate afecta calitatea
pentru ca pentru realizarea unui anumit rezultat se aloc mai puine activiti sau
mai puin timp.
Schimbarea calitii resurselor. Dac se ncearc reducerea costurilor proiectului
atunci una din msuri poate fi nlocuirea resurselor mai scumpe cu resurse mai
ieftine. i acest aspect afecteaz calitatea.

4.6.2. Identificarea i planificarea riscurilor

Dup ce un proiect ncepe, evenimente greu de anticipat pot crea riscuri noi pentru
derularea proiectului. De aceea planificarea pentru identificarea i reducerea
riscurilor presupune:
Pregtirea planurilor alternative (situaii de urgen, neprevzute). Se are n
vedere elaborarea planurilor de gestionare a riscurilor (lista potenialelor riscuri,
soluii pentru reducere, care riscuri se pot ignora etc. ). Pornind de la acestea se
pot:
o Identificarea activitilor cu risc ridicat
o Identificarea riscurilor referitoare la buget
o Identificarea riscurilor referitoare la resurse
Consultarea altor surse pentru identificarea riscurilor
Inserarea probabilitilor de apariie a riscurilor. n acest sens MS Project permite
definirea de cmpuri personalizate n baza de date a proiectului n care se pot
defini diverse formule de calcul referitoare la risc.

4.7. Planificarea sistemului de comunicare i securitate al
proiectului
Aceasta presupune definirea de metode de comunicare cu membrii participani ai
proiectului i metode de inere la curent cu modificrile pe parcursul derulrii
proiectului. Se pot defini o multitudine soluii n acest sens de la comunicare online
cu membrii proiectului la metodele clasice de comunicare (sub form scris pe
hrtie).

48
MS Project permite adaptarea la diverse soluii, cum ar fi:
Folosirea sistemului oferit de MS Project Server. Pe infrastructura informatic
a companiei se instaleaz aceast aplicaie ce permite definirea unui site
WEB pentru MS Project. Prin acesta membrii echipei pot sa comunice
conectndu-se prin aplicaii de tip browser pentru Internet.
Definirea unui sistem de colaborate prin e-mail. Informaia este transmis
automat ctre adresele de e-mail definite n tabelul resurselor.
Definirea de sisteme alternative de comunicare. Se pot folosi sistemele de
comunicaie deja definite ale companiei realizndu-se astfel transferuri de
fiiere ntre membrii proiectului, sisteme bazate pe protocoalele standard
Internet (gen TCP/IP) cum ar fi: chat, forum de discuii, video-conferine etc.

Securitatea informaiilor proiectului depinde n mare msur de o serie de factori
specifici mediului n care se desfoar activitatea de management:
vulnerabilitile sistemului informatic al companiei;
competena informatic a persoanelor ce au acces la informaii sub form
electronic;
configurarea setrilor de securitate ale MS Project Server


Aplicaii practice:
nceperea unui proiect nou: setri preliminarii, introducea listei de activiti,
ierarhizarea acestora, diagrama GANT.
Planificarea activitilor proiectului: list activiti, planificare durate, definire de
relaii de dependen, definire de constrngeri.
Planificarea resurselor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea
resurselor pe activiti.
Planificarea costurilor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea
costurilor pe activiti.


Microsoft Project


49
5. Organizarea i calculul planificrii
Dup ce s-a fcut planificarea activitilor, a resurselor i a costurilor se poate trece
la aplicarea de metode de optimizare a acestuia. n funcie de criteriul de optimizare
putem avea:
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului dup data de ndeplinirea a
proiectului
Optimizarea planului dup resurse
Optimizarea planului dup buget
Optimizarea planului proiectului

Figura 5.1.
5.1. Optimizarea dup data de ndeplinire a proiectului
Presupune parcurgerea pailor din figura de mai jos:
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului dup data de ndeplinirea a
proiectului
Optimizarea planului proiectului
Identificarea datelor proiectului
Identificarea DRUMULUI CRITIC
Estimarea duratelor prin Analiza PERT
Ajustarea planului pentru ncadrarea n timp
Ajustarea planului pentru exploatarea timpului si bugetului
Evaluarea rezultatelor n urma optimizrii programrii

Figura 5.2.

50

Pentru a nelege modul n care se poate face aceast optimizare n MS Project, se
vor prezenta n continuare o serie de noiuni fundamentale. Astfel n figura de mai jos
sunt definite noiunile de drum critic i activitate critic.
DRUMUL CRITIC
Succesiunea de activiti ce trebuie realizate conform planificrii pentru
ca proiectul s se desfoare in timpul planificat.
Activitate CRITIC
Activitatea ce trebuie realizat conform planificrii pentru ca proiectul s
se desfoare in timpul planificat. Dac o activitate critic este ntrziat
atunci data de finalizare a proiectului va fi ntrziat

Figura 5.3.

n cele ce urmeaz se vor prezenta aspecte fundamentale referitoare la tehnicile de
planificare a activitilor din managementul de proiect.
Cele mai cunoscute tehnici de planificare a activitilor sunt prezentate n figura de
mai jos.
TEHNICI DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR
3. SIMULARI
2. CONDENSAREA DURATELOR
1. ANALIZE MATEMATICE
CPM CRITICAL PATH METHOD
Altele: PERT, GERT
4. NIVELAREA HEURISTICA A RESURSELOR
5. MANAGEMENT ASISTAT DE COMPUTER
6. CODIFICAREA STRUCTURII PROIECTULUI

Microsoft Project


51
Figura 5.4.

Calculul planificrii folosind metoda drumului critic se bazeaz pe cele dou sisteme
de calcul: direct i invers, n continuare se vor prezenta urmtoarele noiuni:
CALCULUL PLANIFICARII - CPM
Calculul direct
Calculul invers
Marje de timp
Marja totala de timp
Marja libera

Figura 5.5.

n cele ce urmeaz s-a considerat ca o activitate este reprezentat n timp sub forma
unei bare la ale crei capete se disting:
ES- early start cel mai devreme nceput
LS-late start cel mai trziu nceput
EF- early finish cel mai devreme sfrit
LF- late finish cel mai trziu sfrit
ES EF LS LF

Figura 5.6.

Calculul direct este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de start i
este explicitat n figura de mai jos.

52
CALCULUL PLANIFICARII
Calculul direct
ES EF LS LF
Presupune stabilirea datelor de start i finish cele mai devreme ale unei
activiti.
Calculul ncepe cu activitile care nu au activiti predecesoare.
EF=ES+DURATA-1

Figura 5.7.

Exemplu de calcul direct:
A1 D=2
A2 D=4
A4 D=6
A3 D=3
ES=1 EF=2
ES=3
ES=3
EF=6
EF=5
ES=7 EF=12

Figura 5.8.

Calculul invers este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de sfrit
i este explicitat n figura de mai jos
CALCULUL PLANIFICARII
Calculul invers
ES EF LS LF
Presupune stabilirea datelor de start i finish cele mai trzii ale unei
activiti.
Calculul ncepe cu activitile care nu au activiti succesoare.
LS=LF-DURATA+1

Figura 5.9.
Microsoft Project


53
CALCULUL PLANIFICARII
Marje de timp
Marja totala de timp TF (total float)
Reprezint intervalul de timp n care o activitate poate aluneca de la
momentul de start cel mai devreme, fr a ntrzia proiectul.

ES EF LS LF

TF>0 activitate necritic
TF=0 activitate critic
TF<0 activitate extrem de critic
TF=LF-EF

Figura 5.10.

n MS Project marja total de timp se numete i Slack.
CALCULUL PLANIFICARII
Marje de timp
Marja Liber
Reprezint intervalul de timp n care o activitate poate aluneca fr a
ntrzia data de start cel mai devreme a activitilor ei succesoare.

ES EF LS LF

Marja libera=ESsucc-EFpred-1

Figura 5.11.

54

5.2. Optimizarea proiectului dup resurse
Acest tip de optimizare are loc dup realizarea planului proiectului i apoi se dorete
revizuirea alocrii resurselor n vederea identificrii resurselor supra-alocate sau sub-
alocate.
I. PLANIFICAREA PROIECTULUI
Optimizarea planului dup resurse
Optimizarea planului proiectului
Identificarea resurselor supra i sub alocate
Soluionarea aupra-alocrii resurselor manual sau prin NIVELARE
Evaluarea rezultatelor n urma optimizrii resurselor

Figura 5.12.
Resursele supra-alocate
O resursa este supra-alocata daca munca alocata acesteia pentru o
anumita perioada de timp, depaseste cantitatea maxima de munca
pe care resursa o poate realiza in cadrul proiectului
Vizualizarea resurselor supra-alocate
Resource Graph
Resource Sheet
Resource Usage
Se combina modurile
de vizualizare

Figura 5.13.

Microsoft Project


55
Moduri de vizualizare a ncrcrii resurselor n MS Project
Aa cum e prezentat i n figura de mai sus identificarea resurselor supra-alocate se
poate face n mai multe moduri.

Primul pas n vederea analizrii resurselor este reprezentat de vizualizarea alocrii
resurselor. Pentru aceasta MS Project ofer diverse moduri de vizualizare:
Vizualizare resurselor folosind modul Resource Usage. Pentru aceasta din meniul
text View se alege opiunea Resource Usage. Acest mod de vizualizare
reprezint sub form tabelar, pentru fiecare resurs, activitile la care particip
aceasta. Pentru fiecare activitate este specificat cantitatea de munc atribuit
resursei respective (de exemplu nr. de ore de munc). n dreapta tabelului se
poate vizualiza distribuia acestor ore de munc n timp (nr. de ore de munc
alocate pe zilele lucrtoare ale calendarului).

Figura 5.14.
Resursele reprezentate cu rou sunt resurse supra-alocate. n dreptul lor pe coloana
Indicators este marcat un romb galben cu semnul exclamrii n interior care indic
faptul c aceast resurs supra-alocat ar trebui nivelat.

Figura 5.15.

56

Resursele reprezentate n negru sunt resurse sub-alocate sau alocate la capacitatea
lor maxim.

Vizualizarea grafic a alocrii resurselor n funcie de timp. Aceasta se face prin
alegerea din meniul text View se a opiunii Resource Graph
Selecie
resurse
Munc alocat
sub limita maxim
Munc alocat
peste limita maxim

Figura 5.16.

Acest mod de vizualizare indic sub o form de reprezentare grafic cu bare,
distribuia muncii alocate pentru o resurs n funcie de unitatea de timp. Astfel
pentru cazul unei resurse supra-alocate vor apare bare de culoare roie ce indic
cantitatea de munc ce depete limita maxim (max units) n acea perioad de
timp.
Barele albastre indic cantitatea de munc alocat pentru o perioad de timp ce este
egal sau sub limita maxim a resursei.
Pentru navigarea de la o resurs la alta se poate folosi scroll-bar-ul sau tastele Page
Up i Page Down.

Pentru vizualizarea folosirii resurselor pe activiti se poate folosi i modul de
vizualizare Resource Usage din meniul text View, More Views.
Microsoft Project


57

Figura 5.17.

Prin selectarea unei resurse din tabelul Resource Usage, n partea inferioar va fi
afiat diagrama Gantt cu activitile la care a fost alocat resursa respectiv. Astfel
se pot vizualiza detaliile legate de resurse i activiti ntr-un singur mod de
vizualizare.

Folosind aceste moduri de vizualizare se pot identifica uor resursele supra-alocate.
n completare, punerea n eviden a acestor resurse se poate face i prin folosirea
filtrelor corespunztore.
De exemplu n modul de vizualizare Resource Sheet din meniul cu butoane se alege
la Filter criteriul dup care vor fi afiate resursele: Overallocated Resources
(resursele supra-alocate):
Selecie filtru:
Overallocated Resources
Resurse supra-alocate

Figura 5.18.


58
n mod similar aceste filtre se pot defini pentru fiecare mod de vizualizare n parte.
Identificarea resurselor ce au timp rmas disponibile pentru proiect se poate face, de
exemplu, n modul de vizualizare Resource Usage meniul text Format, sub-meniul
Details i aici se selecteaz Remaining Availability:

Figura 5.19.

Soluionarea supra-alocrii resurselor prin planificarea timpului de lucru n afara
calendarului normal (overtime work).
n mod implicit MS Project calculeaz munca necesar realizrii unei activiti
folosind rata standard pe unitate de timp (standard rate) pentru fiecare resurs
alocat. Pentru a lua n calcul i rata din afara calendarului de lucru normal (overtime
rate) trebuie s se planifice timpul de lucru n afara calendarului de lucru normal.

Planificarea muncii din afara calendarului normal n MS Project
Se selecteaz modul de vizualizare Task Usage din meniul text View. Tot din meniul
View se alege submeniul Table din care se selecteaz Work. Se selecteaz coloana
Work si se alege comanda Column din meniul Insert. La opiunea Field Name se
alege Overtime Work i se apas OK. Ca urmare in tabelul Task Usage a mai aprut
o coloana, Overtime Work, in care se poate introduce timpul planificat pentru lucrul n
afara calendarului standard pentru o anumit activitate.
Microsoft Project


59

Figura 5.20.

Soluionarea supra-alocrii resurselor
Pentru optimizarea planului proiectului n raport cu resursele implicate n proiect
trebuie s se rezolve problemele generate de supra-alocarea resurselor. Pentru
aceast se pot lua n calcul soluiile propuse n figura de mai jos.
Solutionarea resurselor supra-alocate
Intarziere activitati
Intrerupere activitati
Suplimentare resurse
Prin relatii de dependenta intre
activitatile ce folosesc aceleasi
resurse
Angajare de noi resurse. Marirea
Max. units

Figura 5.21.

Una din metodele oferite de MS Project pentru soluionarea supra-alocrii resurselor
este aceea de nivelare (leveling). Prin nivelare se rezolv conflictele de resurse sau
supra-alocrile prin ntrzierea sau ntreruperea anumitor activiti. n consecin
nivelarea poate modifica i data de sfrit a proiectului. Prin nivelare nu se modific

60
alocarea resurselor pe activiti i nu afecteaz resursele de tip materiale. Cu alte
cuvinte nivelarea afecteaz numai resursele de tip munc (work): persoane sau
echipamente.
Deoarece unul din factorii care influeneaz nivelarea este reprezentat de prioritatea
activitii, nainte de se ncepe nivelarea ar trebui s se introduc prioritile
corespunztoare fiecrei activiti. Pentru aceasta, din fereastra Task Information ,
seciunea General se introduce prioritatea ca fiind un numr ntre 1 i 1000. Cu ct
valoarea este mai mare cu att prioritatea crete i ea.
Prioritatea activitii
ntre 1-1000

Figura 5.22.
Pentru activarea nivelrii se apeleaz comanda Level resources din meniul Tools.
Apare o fereastr conform figurii de mai jos
Nivelarea resurselor in MS Project - Leveling

Figura 5.23.
Microsoft Project


61

Procesul de nivelare se poate face automat sau manual. Astfel daca se selecteaz
nivelarea automat atunci resursele vor fi nivelate automat cu schimbrile fcute n
timpul planificrii. Dac se alege opiunea manual atunci nivelarea va fi fcut
numai cnd se va apsa comanda Level Now.
Prin opiunea Clear leveling values before leveling atunci cnd se va face nivelarea
se vor elimina ntrzierile i ntreruperile fcute aprioric.
O alt opiune este aceea de a aplica nivelarea pe ntreaga durat a proiectului sau
numai parial.

Dup cum se observ la nivelare se iau n calcul mai muli factori. Printre cei mai
importani se afl i cei prezentai n figura de mai jos:

Factori in MS Project pt. nivelare
Timpul disponibil
Prioritatea activitatilor, dependente si constrangeri
ID-ul activitatilor
Datele de planificare

Figura 5.24.

Pentru a se face nivelarea trebuie s se cunoasc dup ce criteriu se vor ntrzia i
ntrerupe activitile pentru a rezolva conflictele de resurse. Astfel mai nti se
identific activitile care genereaz conflict de resurse i apoi se decide care
activiti rmn cu planificarea iniial i care activiti vor fi nivelate. n acest sens
MS Project propune 3 scenarii de nivelare:

62
MS Project are 3 tipuri de nivelare
Dupa ID
Standard (implicita)
Priority/Standard
Leveling order
Sunt intarziate activitatile cu ID
mai mare
Se intarzie mai intai activitatile
fara succesori
Se intarzie mai intai activitatile
care nu sunt critice
Se intarzie mai intai activitatile cu
prioritate mai mica si fara
constrangeri
Activitatilor cu START mai tarziu
pot incepe si mai tarziu
Singurul factor ce conteaza este
prioritatea activitatilor (0.. 1000)

Figura 5.25.

Alte soluii ce pot fi luate n calcul n vederea rezolvrii conflictelor de resurse:
Controlul disponibilitii resurselor de a lucra n proiect. Astfel se pot revizui
calendarele de lucru standard sau calendarele pentru fiecare resurs. Astfel pot
crete timpii alocai unor resurse i crete cantitatea de timp lucrtoare alocat
proiectului.
Modificarea duratelor activitilor. Astfel modificarea duratei afecteaz
o data de sfrit a proiectului,
o resursele supra-alocate
o costurile
o scopul
o calitatea
ntrzierea activitilor pn cnd resursele alocate acestora au timpul necesar
pentru a le ndeplini. n aceast situaie trebuie inut cont de marja total de timp
(Total Float sau Slack) a activitii care se ntrzie (daca aceast marj este
pozitiv atunci activitatea este necritic i se poate ntrzia fr a se afecta data
de sfrit a proiectului iar dac marja total este zero atunci activitatea este critic
i ntrzierea ei va ntrzia i data de sfrit a proiectului).
Microsoft Project


63
ntreruperea activitilor. Pentru cazul unui conflict de resurse se poate ntrerupe
activitatea cu prioritate mai mic. ntrerupea activitilor se poate face i prin
modificarea calendarelor corespunztoare activitilor. De exemplu se declar ca
perioad nelucrtoare durata ct se dorete ca activitatea s fie ntrerupt.

Resursele sub-alocate
O alt problem n procesul de optimizare a proiectului dup resurse se refer la
resursele sub-alocate. n acest sens trebuie s se urmreasc folosirea ct mai
eficient a resurselor i de aceea se pot lua n considerare urmtoarele soluii:
Eliminarea timpului de lucru n afara calendarului normal (overtime)
Planificarea resurselor sub-alocate i la alte activiti;
Ajustarea timpului alocat unei resurse pentru o activitate
Modificarea duratelor activitilor

Notele informative
n procesul de optimizare dup resurse nu trebuie neglijate informaiile suplimentare
de care trebuie inut cont. n acest sens in MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activitilor (Task Notes), al resurselor (Resource Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activiti (Assignment Notes).

Evaluarea rezultatelor optimizrii
Prin aceast evaluare se urmrete o trecere n revist a urmtoarelor aspecte:
Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate
Revizuirea datelor i costurilor proiectului
Evidenierea drumului critic
Evidenierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte

Pentru evidenierea activitilor critice n MS Project se activeaz modul de
vizualizare Detail Gantt din meniul text View, submeniul More Views. O alt metod
ar aceea de a se folosi filtrul corespunztor: Critical.

64

Figura 5.26.


Aplicaie practic:
Organizarea i modificarea planificrii proiectului. Calculul planificrii.

5.3. Optimizarea proiectului dup buget
Aceast optimizare se refer la situaia n care costurile planificate conform planului
proiectului nu se ncadreaz n bugetul proiectului. n consecin se impune o
revizuire a aspectelor legate de buget. Trebuie precizat c prin modificarea bugetului,
conform teoriei triunghiului proiectului, pot fi afectate celelalte dou componente:
durata i scopul proiectului.
n continuare se vor prezenta paii ce pot fi parcuri n cadrul optimizrii dup buget.
Revizuirea costurilor
Mai nti ar trebui revizuite costurile distribuite pe activiti, pe resurse i apoi
costurile totale ale proiectului. Pentru aceasta se vizualizeaz cele trei distribuii de
costuri:
Vizualizarea costurilor distribuite pe activiti: n modul de vizualizare Gantt Chart
se activeaz tabelul de costuri pe activiti din meniul text View i apoi la
seciunea Table se selecteaz Cost.
Vizualizarea costurilor distribuite pe resurse: n modul de vizualizare Resource
Sheet se activeaz tabelul de costuri pe resurse din meniul text View i apoi la
seciunea Table se selecteaz Cost.
Microsoft Project


65
Vizualizarea costurilor totale ale proiectului: din meniul text Project se alege
Project Information. Din aceast fereastr se apas butonul Statistics i va apare
o fereastr conform figurii de mai jos.

Figura 5.27.

Optimizarea planului proiectului n vederea micorrii costurilor
n situaia n care costurile planificate sunt mai mari dect bugetul prevzut atunci
trebuie luate msuri pentru scderea acestor costuri. Acest lucru este posibil prin
urmtoarele msuri:
Revizuirea planificrii resurselor:
o Modificarea ratelor de plat alocate resurselor. n aceast situaie fie se
modific ratele de plat alocat la resurse pentru toate activitile la care
particip acestea fie se aloc rate difereniate pe activiti.
o Alegerea altor resurse mai ieftine.
o Eliminarea alocrii unor resurse pe anumite activiti. Este situaia n care
se constat ca pentru realizarea unei activiti pot participa mai puine
resurse dect se planificase iniial.
o Revizuirea timpului alocat resurselor pe activiti.
Revizuirea planificrii costurilor:
o Reducerea costurilor prin modificarea standart rate, overtime rate i cost
per use
Revizuirea scopului proiectului n vederea ncadrrii n buget.


66
Optimizarea planului proiectului n vederea creterii bugetului
Aceasta este situaia n care costurile planificate iniial duc la un buget mai mic dect
cel prevzut sau timpul planificat este mai mic dect cel prevzut. n acest caz se pot
lua urmtoarele msuri:
Discuii cu beneficiarul. Acesta poate decide dac terminarea proiectului mai
devreme l avantajeaz sau cum ar prefera s foloseasc timpul i bugetul rmas.
Verificarea contractului n vederea identificrii eventualelor prevederi n care se
precizeaz situaia n care se termin mai devreme proiectul sau bugetul este
mai mic.
mbuntirea scopului proiectului. Dac a mai rmas timp i bani se poate
mbunti scopul prin adugarea de faze i activiti.
Creterea standardelor de calitate.

Notele informative
Ca i la optimizarea dup resurse i an acest caz in MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activitilor (Task Notes), al resurselor (Resource Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activiti (Assignment Notes). Toate acestea au ca
scop completarea cu informaii complementare referitoare la optimizarea dup buget

Evaluarea rezultatelor optimizrii
Prin aceast evaluare se urmrete o trecere n revist a urmtoarelor aspecte:
Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate
Revizuirea datelor i costurilor proiectului
Evidenierea drumului critic
Evidenierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte

Microsoft Project


67
6. Distribuirea planului proiectului
n aceast etap se urmrete distribuirea informaiilor legate de proiect ctre
membrii echipei care va lucra n proiect precum i ctre alte persoane n drept s le
cunoasc.
6.1. Distribuirea sub form de materiale scrise
Pentru acest gen de materiale MS Project ofer dou soluii de generare de
materiale scrise:
Imprimarea diverselor moduri de vizualizare:
o Calendar planificarea activitilor n format de calendar
o Gantt Chart reprezentare Gantt a activitilor
o Network Diagram diagrama reea a proiectului
o Task Usage distribuia resurselor pe activiti
o Resource Graph - reprezentarea grafic a distribuiei muncii pe resurse
o Resource Sheet tabelul resurselor
o Resource Usage distribuia activitilor pe resurse
o Task Sheet - tabelul cu lista de activiti cu datele de start, sfrit i
resursele alocate.
Imprimarea datelor referitoare la proiect sub form de rapoarte. MS Project
permite imprimarea de rapoarte de mai multe tipuri. Pentru aceasta din meniul
text View se alege opiunea Reports i va apare o fereastr conform figurii:

Figura 6.1.

Se alege una din categoriile urmtoare de rapoarte:
o Rapoarte cu date generale referitoare la proiect din care se poate alege
unul din rapoartele:

68

Figura 6.2.

o Rapoarte cu date referitoare la activitile proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.3.

o Rapoarte cu date referitoare la costurile proiectului din care se poate alege
unul din rapoartele:

Figura 6.4.

Microsoft Project


69
o Rapoarte cu date referitoare la planificarea proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.5.

o Rapoarte cu date referitoare la ncrcrile proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.6.

Trebuie menionat c pentru a se putea accesa seciunea referitoare la rapoarte
trebuie ca pe sistemul pe care ruleaz MS Project s fi instalat un driver de
imprimant.
6.2. Distribuirea online a informaiilor referitoare la proiect

Una din metodele integrate ale MS Project de distribuire a informaiilor online este
cea oferit de folosirea MS Project Server. n aceast situaie informaiile se
distribuie ctre membrii echipei prin intermediul acestui server. Accesarea
informaiilor este securizat iar drepturile de acces ale membrilor sunt setate de ctre
administratorul MS Project Server.

O alt metod este de salvare a informaiilor referitoare la proiect sub form de
pagini WEB. Pentru aceasta se poate folosi comanda Save As Web Page din meniul

70
text File. Va urma o succesiune de pai prin care se vor putea preciza detaliile
referitoare la datele ce se doresc a se exporta n format WEB.
n funcie de cmpurile din baza de date ce se doresc a fi exportate n format WEB,
la pasul 3 se precizeaz categoria de date (referitoare la activiti, resurse sau
responsabiliti) iar la pasul 4 trebuie s se precizeze care sunt aceste cmpuri.
n final se obine un fiier *.html ce poate fi vizualizat cu orice browser Internet.

Pornind de la aceast soluie de export se pot defini diverse proceduri de publicare a
datelor referitoare la proiect care s in cont de sistemul informatic al companiei. n
acest sens se pot folosi soluii pentru reeaua Internet, Intranet sau Extranet
disponibil.


1
2
3 4
Se indic cmpurile
ce se export

Figura 6.7.
Microsoft Project


71

Figura 6.8.


72
7. Urmrirea i managementul proiectului
Aceast etap presupune c planul proiectului este gata c proiectul poate ncepe s
se deruleze i n consecin se poate ncepe urmrirea i managementul proiectului.
Paii ce trebuie urmai n cadrul acestei etape sunt prezentai n figura de mai jos:
II. URMARIREA SI CONTROLUL PROIECTULUI
Urmrirea si controlul evoluiei activitilor
Managementul programrii proiectului
Managementul resurselor
Managementul costurilor
Managementul scopului
Managementul riscurilor
Raportarea stadiului proiectului

Figura 7.1.

7.1. Urmrirea i controlul evoluiei activitilor
7.1.1. Proiectul de referin
Dup ncheierea procesului de planificare a proiectului urmeaz ca planul proiectului
s fi salvat ca plan de referin (baseline plan).
Planul de referin este planul iniial al proiectului ce se poate folosi ca plan de
referin (comparaie) pentru urmrirea derulrii proiectului. Acesta este de fapt o
variant a planificrii proiectului la momentul salvrii ca plan de referin i conine
informaii despre:
Activiti (date de start, sfrit, durate, munc, costuri, timpi de lucru )
Resurse (munc, costuri, timpi de lucru )
Alocri (date de start, sfrit, munc, costuri, timpi de lucru )
Microsoft Project


73

n MS Project se pot salva mai multe versiuni de proiecte de referin (maxim 11
versiuni).

7.1.2. Salvarea unui proiect de referin
Pentru salvarea unui plan de referin se apeleaz comanda Save Baseline din
meniul text Tools, sub-meniul Tracking. Va apare o fereastr conform figurii:

Figura 7.2.

n aceast fereastr se poate selecta versiune de proiect de referin (maxim 11
versiuni) la rubrica Save baseline iar la rubrica For se selecteaz Entire project.
Dup cum se observ din fereastra de mai sus, exista i posibilitatea salvrii unei
referine pariale referitoare la activitile selectate (Selected tasks).

7.2. nregistrarea progresului derulrii activitilor
O dat nceput, proiectul trebuie urmrit i prin urmare trebuie colectate date
referitoare la evoluia activitilor. De obicei acest lucru se face prin discuii cu
membrii echipei care particip la activiti
Din meniul View, submeniul More Views se selecteaz Task Sheet. Apoi tot din
meniul View submeniul Table se selecteaz Tracking. Va apare tabelul conform
figurii:

74

Figura 7.3.

n funcie de modul n care se face urmrirea derulrii proiectului, nregistrarea
progresului activitilor se poate face prin indicatorii:
nregistrarea procentului de realizare al activitilor
Dac se cunoate procentul de realizare al activitilor atunci acesta se poate
introduce n tabelul de mai sus n coloana % Comp.

nregistrarea duratelor actuale ale activitilor
Dac se cunosc duratele actuale cu care au progresat o activitilor atunci acesta
se poate introduce n tabelul de mai sus n coloana Act. Dur.

nregistrarea datelor actuale de start sau sfrit ale activitilor
Pentru urmrirea datelor de start sau sfrit ale activitilor se poate introduce n
tabelul de mai sus n coloanele Act. Start i Act Finish.

nregistrarea cantitii de munc actuale efectuate
Dac se cunoate cantitatea de munca actual depus pentru fiecare activitate
atunci aceasta se poate specifica n coloana Actual din tabelul Work referitor la
Task Sheet.
Microsoft Project


75

Figura 7.4.

O dat cu introducerea datelor referitoare la urmrirea i managementul proiectului,
MS Project afieaz o parte din aceti indicatori prezentai mai sus. De exemplu n
figura de mai jos se poate vizualiza pe diagrama Gantt progresul fiecrei activiti
(bare de culoare neagr suprapuse pe cele albastre).

Figura 7.5.

Aplicaie practic:
Urmrirea i managementul proiectului.



76
Bibliografie
1. *****, Microsoft Project, Documentaia Help a aplicaiei software.
2. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge, PMI 2000 Edition.
3. Chatfield C., Microsoft Project 2000 Step by Step, Editura Microsoft Press, ISBN
0735611211
4. Conway K., Software Project Management, Editura Coriolis, ISBN 1576108074
5. Friedlein A., Web Project Management, Editura Morgan, ISBN 1558606785
6. Opran C., Nstas S., Stan S., Abaza B. Managementul Proiectelor Editura
Comunicare.ro, Bucureti, 2002
7. Schwalbe K., Information Technology Project Management, Editura Course
Technology, ISBN 076001180x


Microsoft Project


77
Evaluarea cunotinelor
Evaluarea cunotinelor la aceast disciplin se va realiza prin parcurgerea a 2
etape:
Intervenii online la subiect. Se va obine punctajul P
O
= 030
Realizarea unui pri practice obligatorii ce const n managementul unui
proiect n MS Project. Se va obine punctajul P
P
=0...70
Nota final se va obine conform formulei
N
F
= (P
O
+ P
P
)/10
Atenie: nu se poate ncheia situaia la aceast disciplin fr realizarea i predarea
prii practice realizate numai n MS Project.
Realizarea unui pri practice ce const n managementul unui
proiect n MS. Project
Pentru o tem de proiect stabilit de comun acord profesor-student se va realiza
planificarea proiectului n MS Project parcurgndu-se etapele prezentate pe
parcursul cursului de fa.

Cerinele minime ale proiectului realizat n MS Project:
Minim 60 de activiti pe proiect.
Minim 5 etape (faze, sub-proiecte).
Unitatea monetar s fie EURO.
S aib calendarul de lucru standard adaptat unui calendar de lucru tipic
romnesc (8h lucrtoare pe zi, srbtori romneti definite, etc.)
S conin relaii de dependen ntre activiti din toate cele 4 tipuri (F-S, S-S,
F-F, S-F).
S aib definite cel puin 4 tipuri de constrngeri pentru activiti.
S aib definite minim 5 resurse umane, 5 resurse de tip echipament.
S aib definite costurile pe resurse.
S nu aib resurse supra-alocate.