Curs Microsoft Project 2013 - Negrut Mircea I+II

S.C. PRO‐MAG S.R.L.

Consultanță și servicii de management de proiect în construcții
Utilizare produs software:
Microsoft Project 2013

‐ Curs practic ‐
Șl.Dr.Ec.‐Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ
Timișoara
2‐4, 16‐18 Iulie 2015
CURS – Utilizare produs software - MICROSOFT PROJECT 2013
SC PRO-MAG SRL - Consultanță și servicii de management de proiect
CUPRINS
1. Introducere – Microsoft Project ........................................................................................ 3

2. Noutăți în Ms Project 2013............................................................................................... 4
3. Interfața principală ........................................................................................................... 5
4. Vederile programului Microsoft Project ............................................................................ 6
4.1. VEDERI GRAFICE .................................................................................................... 6
4.2. VEDERI TABELARE ................................................................................................. 8
4.3. VEDERI FORME ....................................................................................................... 9
4.4. VEDERI COMBINATE............................................................................................... 9
4.5. RAPOARTE ............................................................................................................ 10
5. Lucrul cu proiecte .......................................................................................................... 10
5.1. Setarea calendarului de lucru .................................................................................. 11
5.2. Definirea activităţilor [Tasks] .................................................................................. 12
5.3. Importul listei de activităţi (din Excel) ...................................................................... 12
5.4. Introducerea unor coloane suplimentare ................................................................. 13
5.5. Crearea unei Macroactivităţi (Summary Task) ........................................................ 14
5.6. Duratele Activităţilor ................................................................................................ 14
6. Definirea şi alocarea resurselor pe activităţi .................................................................. 15
6.1. Definirea resurselor ................................................................................................. 15
6.2. Alocarea de resurse ................................................................................................ 16
7. Definirea legăturilor între Activităţi ................................................................................. 17
8. Fracţionarea Activităţilor în mai multe segmente ........................................................... 19
9. Crearea unei Activităţi Recurente .................................................................................. 20
10. Tipuri de constrângeri ale activităţilor .......................................................................... 21
11. Analizarea şi îmbunătăţirea planificării ........................................................................ 22
12. Crearea de coloane cu valori calculate – formule / funcții ............................................ 23
13. Extragerea rapoartelor ................................................................................................. 26
14. Definirea propriilor tipuri de rapoarte ........................................................................... 31
15. Urmărirea în timp a proiectelor .................................................................................... 32
15.1. Actualizarea informaţiilor ....................................................................................... 34
15.2. Compararea realizării curente cu planificarea de referinţă .................................... 35
SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 2 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

1. Introducere – Microsoft Project
„MICROSOFT PROJECT”
un instrument pentru Project Management
Microsoft Project reprezintă o aplicaţie deosebit de puternică în managementul

proiectelor, care permite gestionarea proiectelor mici, medii sau mari. Acesta poate fi
folosit în proiectarea, planificarea şi urmărirea proiectelor, punând la dispoziţie o gamă
largă de posibilităţi de reprezentare grafică a informaţiilor. În afară de planificarea duratelor
şi termenelor de realizare a activităţilor este posibilă planificarea
costurilor şi programarea resurselor (oameni, echipamente, materiale).
Este un instrument care ne permite crearea de planificări complete cu

activități, resurse alocate și toate detaliile necesare setării acestora,
permite urmărirea realizărilor față de planificarea realizată și permite
luarea de măsuri corective atunci când apar abateri în derularea
proiectului. Se pot elabora rapoarte de stare comparative între situaţia
reală existentă şi cea corespunzătoare planificării iniţiale.
Puteți folosi Ms Project 2013 pentru a realiza următoarele lucruri:

1. Crearea de planificări la nivelul de detaliu dorit;
2. Se poate seta ce activități sunt planificate automat sau manual;
3. Permite gestionarea activităților, costurilor, volumelor de muncă și a resurselor la
nivelul de detaliu pe care îl doriți;
4. Prezintă datele planificării într-o varietate de vederi și rapoarte;
5. Urmărirea și gestionarea proiectelor pe toată durata de viață a proiectului;
6. Colaborarea și partajarea de date cu alte persoane din organizație;
7. Utilizarea de grupuri de resurse și proiecte consolidate.
Microsoft Project 2013 este disponibil în două ediții diferite:
 Project Standard – aplicația desktop cu care puteți crea și modifica planificările

proiectelor;
 Project Professional – include toate funcționalitățile aplicației Project Standard
plus câteva caracteristici suplimentare pe care le puteți utiliza pentru a crea și
modifica planificările. În plus, Project Professional se poate conecta la Project Web
App (PWA), interfața browser-based a lui Microsoft Project Server.

În afară de instalarea Microsoft Project 2013 pe computer, aveți și alte opțiuni pentru
accesarea Microsoft Project 2013, precum și câteva servicii conexe:
 Project Pro pentru Office 365 este un abonament online;

 Project Online este abonamentul online pentru Microsoft’s Project and Portfolio
Management (PPM), soluție bazată pe Project Web App și Project Server;
 Project Online cu Project Pro pentru Office 365.
2. Noutăți în Ms Project 2013

Versiunea 2013 include o serie de caracteristici noi, precum și unele îmbunătățite, inclusiv
următoarele:
 Rapoartele din Ms Project 2013 înlocuiesc rapoartele tabelare vechi dispunând de
un mod cu totul nou de vizualizare a datelor de proiect. Noile funcții de raportare
includ un mix dinamic de tabele, diagrame și conținut text și sunt extrem de
personalizabile;
 Task Path - Utilizați această caracteristică pentru a identifica rapid barele Gantt
predecesoare și succesoare ale activității selectate;
 A fost reproiectată vederea Backstage și a fost integrat accesul rapid la stocare
OneDrive;
 O nouă interfață mai curată - pe măsură ce utilizați Ms Project 2013, veți observa o
interfață mai curată. Acest nou look este partajat cu alte aplicații de birou 2013.
 Lync integration (numai în Project Professional) - În Project Professional, aveți
posibilitatea să importați detalii despre resurse din Active Directory.
Toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a lucra cu fișierele Ms Project, sunt
accesibile într-o locație. Vederea Backstage este locația centrală pentru gestionarea
fișierelor și personalizarea proiectului.

3. Interfața principală
MsProject 2013 folosește interfața Fluent, numită de obicei Ribbon. Cele mai importante
părți ale acestei interfețe sunt filele (Tabs) și panglica aferentă (ribbon) care acoperă
partea de sus a ferestrei în MsProject.
Pe fiecare filă Tab, comenzile sunt grupate pentru acces rapid într-o bandă cu butoane -
Ribbon.
Spațiul de lucru principal în MsProject este o vedere. Sunt de obicei afișate la un moment
dat o vedere sau uneori două vederi. Fereastra Gantt-ului cu vederea Timeline este
implicită. Graficul Gantt-ul este, probabil, cea mai cunoscută vedere în MsProject, iar
diagrama Gantt-ul este o reprezentare vizuală bine cunoscută în managementul de proiect
ca un întreg.
Astfel avem următoarele file (Tabs):

Task - Activitate
Resource – Resurse
Report - Raport
Project - Proiect
View - Vedere
Format - Format

4. Vederile programului Microsoft Project
Microsoft Project permite crearea şi vizualizarea proiectelor în vederi specializate.

Spaţiul de lucru al proiectului în fişier se numeşte vedere. Proiectul conţine zeci de vederi
dar în mod normal se lucrează doar într-o vedere maxim două. Acestea sunt utilizate la
introducerea, editarea, analizarea şi afişarea informaţiilor despre proiect.
Fiecare dintre aceste vederi poate fi adaptată de către utilizator afişând strict informaţiile
dorite de acesta (se poate alege şi vizualiza acele activităţi care au o anumită
caracteristică, cum ar fi activităţile care încep după o dată specificată).
Vederile se împart în trei categorii: vederi grafice, vederi tabelare şi vederi forme.
4.1. VEDERI GRAFICE
1. Vederea calendar - permite vizualizarea într-un calendar a activităţilor, sub formă de

bare. Pe aceste bare sunt scrise denumirile activităţilor şi durata acestora. Această
reprezentare conduce la stabilirea cu uşurinţă a ceea ce trebuie realizat într-un anumit
interval.

2. Vederea Graficului Gantt - apare la începerea sesiunii de lucru, permiţând

introducerea informaţiilor despre proiect. Aceasta include o listă de activităţi organizate
într-un tabel în partea stângă, care conţine toate informaţiile despre activităţi şi în dreapta
un grafic care arată fiecare activitate sub formă de bară, la care s-a ataşat o scară a
timpului. Unitatea de timp afişată în coloanele verticale ale graficului poate fi schimbată la
orice valoare, prin apăsarea de două ori a butonului din stânga mouse-ului pe zona în care
se afişează calendarul (zona superioară a graficului).
3. Graficul reţea PERT - permite analizarea în detaliu a structurii proiectului. Ca formă de

reprezentare se utilizează figurarea activităţilor în nodurile graficului reţea, arcele
reprezentând condiţionări temporale. Vederea graficului reţea PERT este interactivă: se
pot adăuga şi edita activităţi direct, sau se pot modifica informaţiile vizualizate în câmpurile
de date din casetele corespunzătoare activităţilor.

4. Vederi histograme de resurse şi costuri - aceste vederi sunt utile pentru urmărirea
gradului de încadrare a resurselor sau pentru urmărirea curbelor de costuri aferente
resurselor din cadrul proiectului.
4.2. VEDERI TABELARE

Afişează informaţii despre activităţi şi resurse pe rânduri şi coloane. Acestea se pot folosi
la introducerea informaţiilor despre activităţi sau resurse, sau la afişarea unor informaţii
specifice la un moment dat. De exemplu informaţiile care conţin efortul resurselor sau
costurile pot fi afişate ţinând seama de desfăşurarea în timp a proiectului.

4.3. VEDERI FORME

Acestea conţin aceleaşi informaţii care se afişează în vederile Tabele, dar ajută la
concentrarea utilizatorului pe informaţiile specifice unei anumite activităţi sau resurse.
Vederile Forme cele mai utilizate sunt Task Form şi Resource Form.
Putem avea orice combinaţie de tipuri de vederi Gantt, PERT, Tabele sau Forme
modificate în diferite feluri. Exemplu de vedere Task Form:
4.4. VEDERI COMBINATE

Permit afişarea a două tipuri de vederi în acelaşi timp. Ele sunt combinate în perechi ce se
folosesc în special atunci când se urmăresc anumite operaţii pentru conducerea
proiectului. În toate combinaţiile de vederi, în zona inferioară se afişează informaţii
detaliate ce corespund câmpurilor selectate în zona superioară.

Accesul la selectarea vederilor combinate se face prin apăsarea butonului din dreapta
mouse-ului, din meniul care apare se alege comanda Split care conduce la afişarea vederii
combinate.
4.5. RAPOARTE
Rapoartele sunt formate predefinite pentru tipărirea datelor din proiect.
Edițiile anterioare ale MsProject au prezentat rapoarte tabelare, care au fost destinate în
primul rând pentru imprimare. În MsProject 2013, rapoarte au fost mult îmbunătățite,
permițându-vă să transmită datele planificării dumneavoastră în formate noi. Rapoartele
includ acum elemente, cum ar fi diagrame, tabele și imagini pentru a comunica statusul
planificării și acestea sunt foarte personalizabile. Aveți posibilitatea să imprimați sau să
vizualizați rapoarte direct în fereastra programului MsProject la fel ca orice alt tip de
vedere. Aveți posibilitatea să copiați rapoarte și să le inserați în alte aplicații, cum ar fi
Microsoft PowerPoint.
5. Lucrul cu proiecte
La crearea unui nou proiect selectăm Tab-ul Project / grupul Properties și alegem
butonul Project information care ne permite setarea datei de începere a proiectului.
Implicit este data curentă, dar ea poate fi selectată interactiv după cum se vede în
imaginea de mai jos:

Puteți seta MsProject să afișeze în mod automat fereastra de dialog Project Information
de fiecare dată când creați un nou plan. Pentru a face această schimbare, în tab-ul File
(Backstage) faceți clic pe Options. În caseta de dialog Project Options, faceți clic pe
Advanced tab, apoi, la General, selectați Prompt For Project Info For New Projects.
5.1. Setarea calendarului de lucru

O altă opţiune importană care trebuie setată este cea care se referă la calendar şi reflectă
programul de lucru obişnuit, numărul de ore pe zi, numărul de zile pe săptămână, zilele
nelucrătoare, etc.
Pentru setarea datelor din calendarul ales în orice moment de lucru cu proiectul, selectăm
din Tab-ul Project opţiunea, Change Working Time.
Astfel se deschide fereastra Change Working Time, în care putem seta numărul de ore
lucrătoare şi programul de lucru general valabil, zilele libere, nelucrătoare (sărbători
legale).
Programul de lucru trebuie corelat cu numărul de ore pe zi la care se calculează duratele

activităţilor (8 ore sau 10 ore) pentru ca reprezentarea activităţilor să fie corectă.

5.2. Definirea activităţilor [Tasks]

Activităţile sunt elementul de bază al fiecărui proiect. Activităţile reprezintă munca care
trebuie depusă pentru a se realiza obiectivele proiectului. Ele descriu procesele de muncă
ca succesiune, durate şi necesar de resurse.
Pe lângă activităţile obişnuite se mai lucrează cu Summary Tasks - Macroactivităţi care
reprezintă o grupare a activităţilor care descriu diverse procese de muncă şi activităţi de
tip Milestones (nu au durată), care marchează o etapă sau o dată importantă a
proiectului. (vezi imaginile de mai jos).
Introducerea listei de activităţi se poate face cel mai uşor în vederea implicită a
programului, vederea Gantt Chart. Introducerea denumirilor activităţilor se poate face
direct de la tastatură în coloana Task Name.
Tabelul din vederea Gantt conţine următoarele elemente importante:
 denumirea activităţii,
 durata sctivităţii,
 data de începere,
 data de finalizare,
 activităţile precedente,
 lista de resurse necesare activităţii.
5.3. Importul listei de activităţi (din Excel)
Denumirile activităţilor, unităţile de măsură, cantităţile, duratele activităţilor se pot face în

Excel şi se copiază uşor în Microsoft Project, datorită compatibilităţii celor două programe.
Aceasta se face în vederea graficului Gantt în partea tabelară de introducere a informaţilor
despre proiect. Activităţile, corespunzător duratei lor, se reprezintă în partea grafică a
vederii Gantt sub forma unor bare pe o anumită scară a timpului, care se poate mări şi
micşora între intervale de la 15 minute până la ani, funcţie de duratele activităţilor și
proiectului.

5.4. Introducerea unor coloane suplimentare
Pe lângă coloanele implicite care se regăsesc în vederea graficului Gantt utilizatorul mai
poate introduce şi alte coloane pentru stocarea diferitelor informaţii despre activităţi (de
exemplu: unitate de măsură, cantitate, subcontractor,etc.). Acestea se va insera între cele
existente şi vor fi definite de utilizator. Inserarea unei coloane noi se face în stânga
coloanei selectate, prin opţiunea Insert Column..., din Tab-ul Format, sau făcând clic
dreapta pe coloana selectată și alegând această opțiune din meniul secundar afișat.
Astfel se deschide o listă derulantă, de unde se

alege tipul de date pentru coloană. Sunt puse la
dispoziţie o serie largă de tipuri de date: Text,
3
Numeric, Data, financiar, durată, etc. De asemenea
se pot introduce coloane care sunt deja predefinite
cu o anumită destinaţie de date sau chiar vor afişa
direct date introduse sau rezultate din proiect.
Alegând opțiunea Field Settings se deschide

fereastra în care se scrie denumirea coloanei şi se
poate seta dimensiunea ei.

5.5. Crearea unei Macroactivităţi (Summary Task)
Macroactivităţile grupează pe faze, etape activităţile proiectului făcându-l mai uşor de

urmărit dând posibilitatea să fie urmărit pe etape mari sau în detaliu după cum se doreşte.
Macroactivităţile se comportă diferit de o activitate comună, la ea nu se poate edita
durata, data de începere sau finalizare, deoarece aceste date rezultă din activităţile
subordonate ei.
Pentru crearea unei Macroactivităţi aceasta trebuie întâi definită, apoi se selectează
toate activităţile care vor fi subordonate ei şi se apasă butonul Indent din Tab-ul Task /
Grupul Schedule. Aceste activităţi trebuie sa fie succesive în lista de activităţi. O altă
posibilitate este utilizarea butonului Summary din Grupul Insert.
5.6. Duratele Activităţilor
La definirea activităţilor fiecare activitate primeşte o durată implicită egală cu o unitate de

măsură a duratelor (de exemplu 1 day (1 zi) dacă se setează în coloana Task Mode,
opțiunea Auto scheduled. Microsoft Project poate gestiona durate exprimate în minute,
ore, zile, săptămâni şi luni. Lângă valoarea implicită apare şi semnul întrebării semn că
durata nu a fost introdusă de utilizator.
Cel care realizează lista de

activităţi a proiectului trebuie
să fie în măsură să
definească şi resursele
necesare acestora şi să
estimeze sau calculeze
duratele activităţilor.
Fiecare activitate este

definită de un volum de
muncă care este dat de
produsul dintre durată şi
resursă (oamneni sau
utilaje).

6. Definirea şi alocarea resurselor pe activităţi

6.1. Definirea resurselor
Pentru alocarea resurselor pe activităţi întâi vom face o centralizare a tipurilor de resurse
necesare pe care le vom trece într-o foaie generală de resurse, vederea Resourse Sheet,
unde vom preciza cantitatea disponibilă din fiecare resursă şi costul resursei pe oră sau pe
activitate.
Proiectele lucrează cu trei tipuri de resurse, work (ore-muncă), material și cost.

Resursele de tip Work exprimate în ore-muncă sunt pentru manoperă (om-ore) şi pentru
echipamente şi utilaje (utilaj-oră). În coloana Max. Units se vor introduce disponibilul din
fiecare resursă numeric sau procentual, iar în coloana Group se poate realiza o grupare a
resurselor pe meserii, echipe, categorie, ceea ce ajută la posibilitatea de vizualizarea
separată pe categorii, prin aplicarea de filtre în diverse vederi ale programului (Grafice de
resurse).
Resursele de tip Material, reprezintă consumabilele necesare activităţilor ca să poată fi

realizate. Acestea au o etichetă în care se scrie unitatea de măsura specifică fiecărui
material (Material Label).
Resursele de tip Cost, reprezintă costurile financiare cu acea resursă care se pot aloca pe
activități diferite și cu valori diferite funcție de necesități.
Prin introducerea informaţiilor referitoare la costul resurselor şi activităţilor în faza de

definire a proiectului se dă posibilitatea elaborării de previziuni privind costul total al
activităţilor, resurselor, fazelor şi în final a întregului proiect. Costurile sunt de două
categorii: fixe şi variabile. Costurile fixe sunt de obicei specifice materialelor, iar cele
variabile sunt specifice resurselor umane şi utilajelor, implicând costuri condiționate de
perioada de timp utilizate şi pe utilizare.
Pentru gestionarea cu precizie a costurilor resurselor acestea trebuie definite pe un

interval de timp bine stabilit. Intervalul poate fi: ora, ziua sau altă unitate de timp. De
obicei, costul unei resurse include atât costul în timpul programului de lucru cât şi în afara
programului. Costul Standard Rate reprezintă costul pentru munca în timpul programului

stabilit, iar costul Overtime Rate este în general mai mare şi se referă la costul pentru
munca desfăşurată peste programul normal de muncă.
Costul Per Use este util în desemnarea cheltuielilor cu utilaje la care se percepe în
general plata pentru utilizarea acestora, indiferent cât durează activitatea. Pentru
introducerea costurilor fixe selectăm mai întâi vederea graficului Gantt, apoi din Tab-ul
VIEW, grupul Data, butonul Tables de unde se alege opţiunea Cost. Costurile fixe se
introduc în coloana Fixed Cost.
Pe măsură ce se introduc costurile programul calculează costul total corespunzător

fiecărei activităţi. Pentru a vedea costul total planificat al proiectului se selectează Tab-ul
File, care face trimiterea în fereastra Backstage, alegem opțiunea Info unde găsim un
meniu derulant numit Project Information, iar din acesta se alege Project Statistics.
Valorile financiare ale proiectului le putem vede și în tabelul de costuri în vederea Gantt în
coloana Total Cost.
6.2. Alocarea de resurse

După întocmirea foii generale cu resurse vom face alocare de resurse pe fiecare activitate
în parte. Aceasta se face prin vizualizarea categoriilor de resurse, din foaia generală de
resurse, precizând cantitatea de resursă necesară pentru activitatea în cauză. Pentru
aceasta selectăm Tab-ul Resource, grupul Assignments se alege butonul Assign
Resources.

Aceste resurse vor fi afişate în vederea Gantt Chart în dreapta fiecărei bare a activităţilor.
Se poate realiza şi o alocare de resurse a principalelor materiale necesare pe activităţi,

permiţându-ne să obţinem ulterior un necesar de materiale pe durata proiectului detaliat la
unitatea de timp aleasă pentru reprezentarea activităţilor.
7. Definirea legăturilor între Activităţi

După reprezentarea activităţilor şi resurselor aferente definim relaţiile de legătură între
activităţi. Condiţionările dintre acestea permit definirea începutului sau sfârşitului unei
activităţi în funcţie de începutul sau sfârşitul altei activităţi.
Tipurile de relaţii între activităţi puse la dispoziţie de Microsoft Project sunt:
 (FS) Finish-to-Start (sfârşit – început) – data de sfârşit a activităţii precedente

determină data de început a activităţii succesoare: 4FS+2d, 5FS-2d, 4
Activitatea 1
Activitatea 2
 (SS) Star-to-Start (început – început) – data de începere a activităţii

precedente determină data de început a activităţii succesoare: 4SS, 4SS+2d
Activitatea 1
Activitatea 2

 (FF) Finish-to-Finish (sfârşit – sfârşit) - data de sfârşit a activităţii precedente

determină data de sfârşit a activităţii succesoare: 4FF, 4FF-2d
Activitatea 1
Activitatea 2
 (SF) Start-to-Finish (început – sfârşit) - data de începere a activităţii

precedente determină data de sfârşit a activităţii succesoare: 4SF, 4SF+2d
Activitatea 1
Activitatea 2
Se poate observa că activităţile se pot executa funcţie de aceste tipuri de legături,

succesiv, în paralel sau semiparalel. Aceste legături dintre activităţi trebuie să ţină seama
şi de resursele disponibile ale firmei deoarece acestea pot fi depăşite dacă mai multe
activităţi se desfăşoară în paralel pe o perioadă de timp.
Pentru realizarea legăturilor de condiţionare dintre activităţi putem introduce în coloana

Predecessors din partea tabelară a vederii Gantt Chart, formula corespunzătoare tipului
de condiţionare dorit.
De asemnea folosind Tab-ul Task, alegem din grupul Schedule opțiunea Link Tasks
sau în fereastra Task Information putem selecta tipul de legătură dorit pentru fiecare
activitate. Vedeţi imaginile de mai jos.

Pentru realizarea de legături succesive sau desfacerea de legături între activităţile

selectate putem folosi butoanele Link Tasks şi Unlink Tasks din grupul Schedule.
O altă metodă este folosirea ferestrei de dialog Task informations pe care o deschidem
dacă facem dublu clic pe numele activităţii sau clic pe butonul Information din grupul
Properties din Tab-ul Task.
8. Fracţionarea Activităţilor în mai multe segmente

Această opţiune se aplică la activităţile care nu au o desfăşurare continuă în timp. Astfel
se poate fracţiona în două sau mai multe părţi egale sau inegale. Atenţie însă, durata
activităţii va fi dată de numărul de zile lucrătoare cuprins între data de începere şi data de
sfârşit a activităţii iar în acest interval activitatea se va desfăşura cu intreruperi, resursele
ei fiind de asemenea folosite doar în aceste perioade.
Opţiunea Split Task, poate fi apelată făcând clic dreapta pe reprezentarea grafică, de tip
bară a ferestrei Gantt Chart, a activităţii. Vedeți imaginile de mai jos.
Apoi cu ajutorul cursorului se poate stabili data de unde se fractionează şi se trage înspre
dreapta segmentul de bară, corespunzător cu durata de întrerupere dorită.

9. Crearea unei Activităţi Recurente

Multe proiecte necesită activităţi recurente cum ar fi verificări periodice ale stadiului
proiectului, inspecţii periodice, etc. Pentru a ţine evidenţa acestora în cadrul proiectului se
crează activităţi recurente. Aşa cum sugerează şi numele, o activitate recurentă se repetă
cu o frecvenţă precizată, cum ar fi, zilnic, săptămânal, lunar sau anual. Când creăm o
activitate recurentă programul crează o serie de activităţi cu constrângere No Earlier Then
şi fără legături de condiţionare.
Pentru a introduce o activitate Recurentă selectăm din Tab-ul Task, grupul Insert /
opţiunea Recurring Task. Astfel se va deschide fereastra de dialog Recurring Task
Information.
Rezultatul este următorul:

10. Tipuri de constrângeri ale activităţilor
Fiecare activitate introdusă în proiect are aplicată o categorie de constrângere.

Constrângerea controlează data de început sau de sfârşit a activităţii şi gradul de libertate
când poate fi planificată activitatea. Există trei categorii de constrângeri:
 Constrângere flexibilă: programul poate schimba data de început şi de sfârşit a

unei activităţi. Aceast tip de constrângere flexibilă este As Soon As Possible,
(ASAP) şi este tipul de constrângere implicită în program. Nu este asociată nici o
dată calendaristică acestui tip de constrângere.
 Constrângere neflexibilă: activitatea trebuie să înceapă sau să se termine la o
anumită dată stabilită.
 Constrângere semi-flexibilă: activitatea are estimată o dată limită de început şi de
sfârşit. Programul permite o planificare flexibilă şi se poate schimba data de început
sau de sfârşit a activităţii în limita permisă.
Categoria de Conţine aceste tipuri de

Explicaţii
constrângere constrângeri
As Soon As Possible Programul va planifica o activitate cât de
repede se poate.
Constrângere
flexibilă
As Late As Possible Programul va planifica o activitate să se
termine cât mai târziu posibil.
Start No Earlier Than Programul va planifica o activitate să înceapă
nu mai devreme de data specificată.
Start No Later Than Programul va planifica o activitate să înceapă

nu mai târziu de data specificată.
Constrângere
neflexibilă
Finish No Earlier Than Programul va planifica o activitate să se
termine nu mai devreme de data specificată.
Finish No Later Than Programul va planifica o activitate să se

termine nu mai târziu de data specificată.
Must Start On Programul va planifica o activitate să înceapă
la o dată specificată.
Constrângere
semi-flexibilă
Must Finish On Programul va planifica o activitate să se
termine la o dată specificată.

Aceste constrângeri pot fi setate în fereastra Task Information.
11. Analizarea şi îmbunătăţirea planificării

Introducerea tuturor informaţiilor în proiect nu implică şi faptul că acesta se va desfăşura
exact în forma în care a rezultat. După introducere se face o analiză detaliată a planificării,
punând în evidenţă problemele ce trebuie rezolvate. Se recomandă ca analiza planificării
şi efectuarea modificărilor să se facă înainte de începerea efectivă a proiectului.
Pentru a determina dacă planificarea făcută necesită vreo îmbunătăţire, se analizează în

primul rând modul cum se utilizează timpul, resursele şi costurile.
Prin aceasta se identifică :

 relaţiile dintre activităţi şi drumul critic
 rezervele de timp
 restricţiile impuse activităţilor
 resursele supraîncărcate
 costul activităţilor
1. Strategii pentru reducerea duratei planificate

 modificări ale activităţilor critice
 introducerea intervalelor de suprapunere sau întârziere
 reducerea duratelor activităţilor
 reducerea timpului de lucru a resurselor la o activitate
 alocarea unui număr mai mare de unităţi de resurse
 mărirea programului de lucru a resurselor
 alocarea de timp de lucru peste programul normal

2. Strategii pentru eliminarea supraîncărcării resurselor

 modificarea alocării de resurse supraîncărcate în cadrul activităţilor
 realocarea unei resurse pentru a lucra cu program redus
 reducerea cantităţii de lucru atribuite unei resurse
 modificarea programului de lucru a resursei
 rezolvarea automată a supraîncărcării resurselor
 rezolvarea manuală a supraîncărcării resurselor
 întârzierea unei activităţi cu resursă supraîncărcată
3. Strategii pentru reducerea costului proiectului şi gestionarea fluxului

financiar
 înlocuirea unei resurse scumpe cu o resursă ieftină
 replanificarea lucrării
 reducerea obiectivului proiectului sau a anumitor activităţi
 modificarea modului de creştere a costurilor
12. Crearea de coloane cu valori calculate – formule / funcții
După cum a fost prezentat mai devreme în cadrul cursului se pot introduce coloane care
pot conține diferite tipuri de date (text, numeric, data, predefinite, etc.).
Astfel putem crea coloane cu valori numerice între care putem introduce formule de calcul.
Ca și exemplu putem crea coloanele de tip numeric, Cantitate și NT – Norma de Timp
(care poate fi manuală sau mecanică), iar pe baza acestor valori putem calcula Volumul
de muncă (manual sau mecanic) cu formula VM = Cant. * NT.
După ce avem un VM calculat, impunând un evectiv

de muncitori putem calcula durata activităților (d), de
exemplu pentru un VM manual, se utilizează formula:
d=VM/e. Pentru a nu da eroare de calcul trebuie să
impunem ca (e) să fie diferit de zero, sau dacă (e=0)
să afișeze rezultatul (0).
Toate aceste coloane vor fi de tip numeric pentru a

putea realiza calcule matematice între ele.
Pentru coloana VM după ce am definit-o vom executa

clic dreapta pe ea, din fereastra cu opțiuni alegem
opțiunea Custom Fields, pentru a o denumi VM,
utilizând opțiunea Rename Field. După cum se poate
vedea în imaginea de mai jos.

Numele va fi asociat tipului de

date Number3 în baza de date
a programului Ms Project.
După ce a primit un nume,
dorim ca această coloană să
fie calculată cu formula
amintită mai sus.
Pentru aceast lucru este

necesar să deschidem o nouă
opțiune. Rămânem în
fereastra Custom Fields și
alegem din grupul Custom
Attributes, opțiunea Formula,
deschizându-se fereastra din
vederea de mai jos care ne
permite scrierea de formule
matematice.
Pentru VM formula este VM = Cant. * NT, adică Number1* Number2 după se poate vedea
în imaginea de mai jos:

Pentru a insera formula trebuie să alegem câmpurile parte din formulă. Pentru acesta în
fereastă gasim eticheta Insert, faceți click pe Field, care deschide o listă cu tipuri de
câmpuri din care alegeți Number / Custom Number / Cant(Number1). Putem observa
câmpurile definite de noi care au nume proprii și pe care le putem folosi în formule de
calcul. Operatorii matematici, relaționali și logici îi găsim la mijlocul ferestrei Formula for
`VM`.
În fereastra Custom Fields, pentru a se calcula la nivelul macroactivităților suma

volumelor de muncă ale activităților, trebuie selectată din grupul de opțiuni Calculation for
task and group summary rows, opțiunea Rollup / Sum.
Pentru calculul duretei (d) putem folosi funcția [ IF ], care va evalua un test logic legat de
valoarea lui (e), care dorim să fie diferit de zero, atfel dacă este diferit de zero să facă
calculul cu formula d = VM/e, dacă (e) este zero să afișeze valoarea zero.
În imaginea de mai jos este prezentată completarea acestei formule:
În fereastra de scriere a formulei, vom alege opțiunea Function / General / If(expression;

truepart; falsepart) în care scriem expresia pentru testul logic, respectiv condiția ca (d) să
fie diferit de zero, dacă acest test este adevărat execută formula scrisă la Truepart, dacă
este fals afișează zero (0) la Falsepart.

13. Extragerea rapoartelor

Programul Ms Project ne permite realizarea de rapoarte predefinite grupate pe
următoarele tipuri de rapoarte:
 Dashboards – rapoarte care prezintă o imagine de ansamblu (tablou de bord)
asupra proiectului.
 Resources – rapoarte care analizează utilizarea resurselor în cadrul proiectului.
 Costs – rapoarte care permit menținerea costurilor proiectului sub control prin
analiza datelor financiare.
 In Progress – rapoarte care arată cum s-a derulat proiectul până la un moment
dat.
 Getting Started – prezintă sfaturi și trucuri de lucru cu Ms Project.
 Custom – permite crearea de rapoarte particularizate de către utilizator.
 Recent – prezintă lista ultimelor rapoarte deschise.
 Visual Reports - oferă posibilitatea de vizualizare a datelor proiectului în tabele
pivot din Ms Excel și diagrame pivot în Ms Visio Professional.
Pentru toate aceste categorii Ms Project oferă rapoarte predefinite cum ar fi cele
prezentate în continuare:
 Dashboards / WORK OVERVIEW – Raport asupra resurselor de tip WORK
necesare și utilizate:

 Resources / RESOURCE OVERVIEW – Raport asupra resurselor utilizate și

exprimate în ore (de tip work):
 Costs / CASH FLOW – Raport asupra fluxului costurilor proiectului distribuite pe o

scară a timpului variabilă:
Din păcate acest raport pentru evidențierea costurilor în ediția din 2013 a programului este
doar cumulativ și într-o formă grafică, ne mai fiind detaliat la nivel de activități și
macroactivități într-o formă tabelară care în unele situații este mai utilă.

Acest neajuns poate fi compensat prin deschiderea vederii tabelare Task Usage, în a
cărui tabel putem afișa informațiile legate de costuri și seta grila timpului după cum ne
dorim (zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial). Pentru selecția costurilor în tabel facem click
dreapta pe suprafața tabelului și alegem Cost, în loc de alte opțiuni posibile.
Astfel obținem un cash flow pe activități și pe intervalele de timp pe care le dorim după
cum se poate vedea în imaginea de mai jos.
Pentru setarea grilei timpului este necesar să facem dublu click pe bara scalei timpului și
să modificăm gradul de detaliere dorit, după cum se poate vedea în exemplul de mai jos:

Un alt tip de raport deosebit de util și important este cel legat de resursele de tip work –
exprimate în ore (oameni și echipamente) – pentru care programul alocă și calculează
volume de muncă la nivel de resursă și pe activitate.
Aceasta este vederea de tip tabelar Resources Usage:
În această vedere putem vedea resursele de tip work pe ce activități sunt folosite și care
este încărcarea lor în ore pe total dar și distribuit pe activități și pe intervalele de timp
dorite de noi (zi, săptămână, etc.). Pentru a vedea utilizarea resursei în unități este
necesar să se schimbe afișarea din partea dreaptă a tabelului în Peak Units.
Pentru a schimba afișarea implicită din Work în Peak Units, faceți click dreapta pe
suprafața tabelului din dreapta, din lista de opțiuni alegeți prima opțiune Detail Styles... și
se va deschide fereastra de dialog afișată în vederea de mai sus. Alegeți din partea
stângă Available fields – câmpul Peak Units și cu ajutorul butonului Show îl veți muta în
partea dreaptă în fereastra Show these fields. Toate câmpurile pe care nu le doriți afișate
din fereastra din dreapta, le ascundem cu ajutorul butonului Hide.
O vedere grafică utilizată ca și raport este Resource Graph. Graficul de resurse (sub
forma unor histograme) ne arată eventualele depăşiri ale disponibililor de resurse. În acest
caz trebuie luate măsuri pentru încadrarea în efectivele disponibile în coloana Max Units
din Resource Sheet, prin deplasarea activităţilor, modificări ale alocării de resursă etc.
Resursele de tip work, la care există depășiri ale consumului față de disponibil vor apare
cu roșu atât în Resource Sheet cât și în Resource Graph pentru evidențierea depășirilor
pragului disponibil. De asemenea în coloana de informații din vederea Gantt Chart, vor fi
afișate niște pictograme cu omuleți de culoare roșie, care indică existența unei supra-
alocări de resursă pe activitate.

Vederea Resource Sheet unde sunt definite resursele și disponibilul lor Max Units:
Vederea Graficului Gantt, în care se pot vedea activitățile cu resurse supra-alocate:
În vederea grafică Resource Graph putem seta modul de afișare al resurselor filtrate (pe
total alocate/supra-alocate) și resursei individuale. Pentru aceasta facem click dreapta în
fereastra grafică și alegem ce dorim sa afișăm de exemplu tip Bară (Bar).

ATENȚIE ! – în această fereastră vor fi afișate toate resursele de tip work, adică resursele
umane și echipamente sau utilaje. Pentru separarea lor este necesar în prealabil în
Resource Sheet să ne definim grupe de resurse pentru ca apoi să putem filtra cel puțin
pe cele două categorii principale: muncitori sau utilaje.
La deschiderea ferestrei suntem întrebați printr-o fereastră dialog care grup de resurse
dorim să-l afișăm, dacă alegem opțiunea Cancel se vor afișa toate la un loc. Dacă dorim
ulterior să modificăm alegerea intrăm în Tab-ul View, alegem din grupul Data / opțiunea
Filter / Group … . Din grupul Zoom putem modifica la opțiunea Timesclale, intervalele de
timp pentru afișarea resurselor.
Aceste rapoarte ne ajută să ne planificăm resursele de tip forţă de muncă şi utilaje,

resursele materiale și financiare ale proiectului.
14. Definirea propriilor tipuri de rapoarte
Programul ne permite definirea unor rapoarte particulare pe care putem să la creăm

singuri prin combinarea posibilităţilor date de celelalte rapoarte.
De asemenea ne putem defini filtre referitoare la activităţi sau resurse pentru diferitele
vederi şi rapoarte pe care le prezintă programul. Astfel putem defini coloane cu echipe de
lucru pe activităţi iar după aceea putem filtra graficul Gantt sau rapoartele după echipe. În
acest fel putem înmâna şefilor de echipă programul cu planificarea a ceea ce au de făcut
detaşat de restul proiectului.

Fereastra pentru creearea de rapoarte particulare:
15. Urmărirea în timp a proiectelor
Urmărirea detaliată a proiectelor necesită un mare efort în colectarea şi introducerea

informaţiilor. Procesul de urmărire în timp a derulării proiectelor presupune parcurgerea
următoarelor etape:
 stabilirea unei planificări de referinţă Baseline;
 actualizarea periodică a planificării;
 compararea planificării curente cu cea de referinţă.
Stabilirea unei planificări de referinţă: înainte ca proiectul să înceapă să se deruleze se

stabileşte o planificare de referinţă pentru viitoarele comparaţii, ca o copie a planificării.
Aceasta se realizează utilizând comanda Set Baseline pe care o găsim în Tab-ul Project/
grupul Schedule / Set Baseline după cum vedem în imaginea de mai jos:

Împreună cu planul se pot salva până la 10 seturi de date privind începutul şi sfârşitul
activităţilor. Crearea planificărilor intermediare se face prin salvarea unei copii a datelor
curente de început şi sfârşit pentru fiecare activitate, în câmpurile utilizator (Start1/
Finish1, Start2/ Finish2, Start3/ Finish3, etc.).
Vederea în care se face această urmărire (Tracking) a proiectului prin introducerea

realizărilor (data de începere, procente de realizare, durata realizată față de cea
planificată) este Tracking Gantt.

15.1. Actualizarea informaţiilor
Actualizarea proiectelor se face oricât de des este nevoie, având la bază informaţiile
colectate privind derularea activităţilor, consumurile de resurse şi costurile realizate. O
posibilitate de actualizare a activităţilor este prin stabilirea procentului de realizare a
acestora.
Procedee de actualizare a planificărilor:
 determinarea statutului fiecărei activităţi
 ajustarea planificării actuale
 evidenţierea datelor actuale de derulare ale activităţilor
O variantă de introducere rapidă a realizărilor pentru un proiect care este integral realizat
până la data de control este alegerea opţiunii Update Project din Tab-ul Project / grupul
Status. Aici se introduce data de referinţă, se alege realizarea completă 100% a
activităţilor şi astfel toate activităţile vor fi consemnate ca integral realizate până în ziua de
referinţă.

Graficul Gantt va arăta astfel:
O altă metodă este introducerea realizărilor in procente pentru fiecare activitate. Aceasta
se realizează în vederea Tracking Gantt sau direct în vederea Gantt Chart, dacă
selectăm din Tab-ul View / grupul Data / submeniul Tabels / opţiunea Tracking.
15.2. Compararea realizării curente cu planificarea de referinţă
Aceasta permite localizarea activităţilor sau resurselor care ar putea cauza întârzierea
termenului final sau depăşirea bugetului planificat.
De exemplu dacă una sau mai multe activități depășesc termenul planificat, vom vedea
imediat efectele asupra proiectului prin deplasarea graficului actual față de cel planificat
care este fix pe ecran și desenat cu bare de culoare gri.

Aceste întârzieri pot avea efecte asupra termenului final al proiectului și asupra costurilor
activităților care pot fi mai mari. De asemenea pot exista și activități care se vor realiza în
termen mai scurt, fapt ce vor aduce economie proiectului iar valorile iar abaterile financiare
vor apărea negative. Acest lucru îl vom putea vedea afișând tabelul de costuri în vederea
Gantt Chart.
În acet tabel coloana Total Cost indică costul total al proiectului format din costurile fixe și
cele variabile cuantificate în momentul execuției, în coloana Baseline este valoarea
planificată și salvată ca referință față de care ne comparăm, iar în coloana Variance se
vor indica abaterile de la costurile planificate, valori pozitive sau negative. În coloana
Variance calculul se face ca diferență între Total Cost realizat prin comunicarea de
realizări, minus Baseline, valorile planificare inițial.

Curs Microsoft Project 2013 - Negrut Mircea I+II

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Microsoft Project 2013 - Negrut Mircea I+II

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

S.C. PRO‐MAG S.R.L.

1. Introducere – Microsoft Project ........................................................................................ 3

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 2 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

1. Introducere – Microsoft Project

Microsoft Project reprezintă o aplicaţie deosebit de puternică în managementul

Este un instrument care ne permite crearea de planificări complete cu

Puteți folosi Ms Project 2013 pentru a realiza următoarele lucruri:

Microsoft Project 2013 este disponibil în două ediții diferite:

 Project Standard – aplicația desktop cu care puteți crea și modifica planificările

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 3 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

 Project Pro pentru Office 365 este un abonament online;

2. Noutăți în Ms Project 2013

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 4 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

Astfel avem următoarele file (Tabs):

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 5 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

4. Vederile programului Microsoft Project

Microsoft Project permite crearea şi vizualizarea proiectelor în vederi specializate.

4.1. VEDERI GRAFICE

1. Vederea calendar - permite vizualizarea într-un calendar a activităţilor, sub formă de

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 6 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

2. Vederea Graficului Gantt - apare la începerea sesiunii de lucru, permiţând

3. Graficul reţea PERT - permite analizarea în detaliu a structurii proiectului. Ca formă de

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 7 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

4.2. VEDERI TABELARE

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 8 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

4.3. VEDERI FORME

4.4. VEDERI COMBINATE

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 9 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 10 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

5.1. Setarea calendarului de lucru

Programul de lucru trebuie corelat cu numărul de ore pe zi la care se calculează duratele

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 11 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

5.2. Definirea activităţilor [Tasks]

5.3. Importul listei de activităţi (din Excel)

Denumirile activităţilor, unităţile de măsură, cantităţile, duratele activităţilor se pot face în

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 12 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

5.4. Introducerea unor coloane suplimentare

Astfel se deschide o listă derulantă, de unde se

Alegând opțiunea Field Settings se deschide

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 13 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

5.5. Crearea unei Macroactivităţi (Summary Task)

Macroactivităţile grupează pe faze, etape activităţile proiectului făcându-l mai uşor de

5.6. Duratele Activităţilor

La definirea activităţilor fiecare activitate primeşte o durată implicită egală cu o unitate de

Cel care realizează lista de

Fiecare activitate este

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 14 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

6. Definirea şi alocarea resurselor pe activităţi

Proiectele lucrează cu trei tipuri de resurse, work (ore-muncă), material și cost.

Resursele de tip Material, reprezintă consumabilele necesare activităţilor ca să poată fi

Prin introducerea informaţiilor referitoare la costul resurselor şi activităţilor în faza de

Pentru gestionarea cu precizie a costurilor resurselor acestea trebuie definite pe un

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 15 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

Pe măsură ce se introduc costurile programul calculează costul total corespunzător

6.2. Alocarea de resurse

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 16 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

Se poate realiza şi o alocare de resurse a principalelor materiale necesare pe activităţi,

7. Definirea legăturilor între Activităţi

Tipurile de relaţii între activităţi puse la dispoziţie de Microsoft Project sunt:

 (FS) Finish-to-Start (sfârşit – început) – data de sfârşit a activităţii precedente

 (SS) Star-to-Start (început – început) – data de începere a activităţii

SC PRO-MAG SRL – Timișoara, Tel: 0744-707496 17 Șl.Dr.Ec.-Dipl.Ing. Mircea NEGRUŢ

 (FF) Finish-to-Finish (sfârşit – sfârşit) - data de sfârşit a activităţii precedente

 (SF) Start-to-Finish (început – sfârşit) - data de începere a activităţii