PROVOCRILE UNUI MANAGER

DE PROIECT DE PROIECT
1
PROIECT = Investiie PREZENT
pentru pentru
Rezultate VIITOARE
2

Etapele unui proiect

Identificarea,
Pregatirea,
Formularea,
Finantarea,
IMPLEMENTAREA si
Evaluarea. Evaluarea.
Aceste stadii pot fi considerte ca o secventa
cuprinzatoare, in sensul ca, pentru un proiect care se
implementeaza, fiecare stadiu urmareste in mod natural
stadiul
precedent si trebuie parcurs inainte de urmatorul.
3
Contract de finanare:
Timp (perioada de eligibilitate)
Buget (valoarea proiectului)
Cantitate (servicii/lucrari/echipamente ce urmeaza a fi
realizate in cadrul proiectului)
4
Adevarata provocare?
Mentinerea e!ili"rului intre ele 3 #nstan$eri %enti#nate
anteri#r&
Ti%p
'u$et ()*
+
Ce instrument avem la dispozitie?
P,AN-, .E A(/IZITII 0uprins in (#ntratul 1e
2inantare3 2inantare3
Respetarea strita a alen1arului a!izitiil#r
a4erente pr#ietului
Asi$urarea sursel#r 1e 4inantare
5
CUM PUTEM RESPECTA PLANUL DE ACHIZITIE?
A. Intocmirea unor DA in termen si de foarte
buna calitate!!!
Asta presupune:
- Lipsa rejectiilor de catre ANRMAP - Lipsa rejectiilor de catre ANRMAP
-Lipsa clarificarilor solicitate de potentiali ofertanti
- Primirea unor oferte clare si complete
- Valoarea estimata corespunde realitatii (stabilita
proportional cu cantitatea/ calitatea lucrarilor/
serviciilor solicitate
6
CUM PUTEM RESPECTA PLANUL DE ACHIZITIE?
B. Desemnarea in comitetul e e!aluare a unor
"ersoane com"etente
Asta #n1ue la& Asta #n1ue la&
7 Analiza #reta a #4ertel#r
7 2#r%ularea si s#liitarea #reta a eventualel#r
lari4iari #n4#r% preve1eril#r le$ale
7 ,ipsa #ntestatiil#r 1upa anuntul asti$at#rului
8e%narea la ter%en a #ntratului
9
AM SEMNAT CONTRACTUL SIce urmeaza?
Mana$e%entul #respunzat#r al #ntratului : ne va
#n1ue la& #n1ue la&
7 respetarea peri#a1ei 1e e;eutie
7 respetarea "u$etului al#at
7 atin$erea in1iat#ril#r 1e per4#r%anta
7 eli$i"ilitatea !eltuielil#r
<
Ce activitati desfasuram?
M#nit#rizarea i%ple%entarii - M#nit#rizarea i%ple%entarii
7 ,uarea 1eiziil#r in #n4#r%itate u in4#r%atiile
#"tinute la %#nit#rizare
1=
Probleme identificate n controlul proiectelor?
- pr#"le%ele are apar pe parursul 1erul>rii pr#ietel#r
nu sunt i1enti4iate la ti%p ?i)sau nu sunt s#lui#nate
#pti% sau @n ti%p util
7 "ene4iiarul nu un#a?te @nt#t1eauna are este sta1iul
real al pr#ietuluiA sau are sunt pr#"le%ele u are real al pr#ietuluiA sau are sunt pr#"le%ele u are
4urniz#rul se #n4runt> la un %#%ent 1at
7 ##r1#nat#rul 1e pr#iet al "ene4iiarului nu are
pBr$!iile institui#nale #respunz>t#are pentru a
#ntr#la @n %#1 e4iient un pr#iet
7 serviiile sau 1#u%entele are tre"uie pr#1use nu sunt
@nt#t1eauna un#sute sau lar i1enti4iate @n (#ntrat
11
Probleme identificate n controlul proiectelor?
- reponsabilitile prilor i dependenele reciproce sunt
ambiguu exprimate
- metodele de acceptare pentru livrabile nu sunt
identificate n mod explicit identificate n mod explicit
- testele care trebuie realizate nainte de acceptarea unui
produs sau serviciu nu sunt identificate i rezultatele
testelor nu sunt riguros documentate
- nu sunt cunoscute ntotdeauna responsabilitile privind
controlul i raportarea progresului
12
Probleme identificate n controlul proiectelor?
- nu se cunoate care este ordinea de prioritate a
documentelor contractuale n cazul n care exist
contradicii ntre prevederile acestora
- exist deseori nenelegeri cu reprezentanii furnizorului
datorit ntelegerii diferite a ceea ce trebuie livrat sau a datorit ntelegerii diferite a ceea ce trebuie livrat sau a
modului n care trebuie livrat
- contractele ncheiate nu conin suficiente detalii care s
permit un control eficient al proiectelor
- furnizorii nu includ n ofertele lor detalii referitoare la:
reponsabilitile prilor i dependenele reciproce, testele
care trebuie realizate, metodele de acceptare pentru
livrabile
13
Cauzele care produc aceste probleme sunt n general
urmtoarele
- caietele de sarcini nu prevd ntotdeauna
responsabilitile prilor privind controlul i raportarea
progresului
- nu exist n contract o clauz care s prevad ordinea n
care diferitele documente care fac parte din contract vor fi care diferitele documente care fac parte din contract vor fi
interpretate
- modalitile i instrumentele de control nu sunt folosite
ntotdeauna ntr-un mod eficient de ctre coordonatorul de
proiect al beneficiarului: edine de identificare a
progresului, edine de rezolvare a problemelor, edine
de control cu furnizorii, edine de raportare ctre
conducere, rapoarte scrise i scrisori (puncte de vedere)
14
Probleme identificate n managementul calitii
- livrabilele realizate de proiect nu corespund standardelor
de calitate aplicabile i stabilite pentru proiect
- procesul de testare nu scoate n eviden toate
neconformitile livrabilelor neconformitile livrabilelor
- livrabilele realizate de proiect nu pot fi folosite de ctre
utilizatori datorit disfuncionalitilor majore care apar
imediat dup intrarea n perioada de operare a acestora
- furnizorul nu este n msur s asigure i s controleze
calitatea pe perioada desfurrii proiectului
1+
Cauzele care produc aceste probleme
- beneficiarul sau a furnizorul nu nelege ntotdeauna ce
nseamn calitatea n mediul de proiect
- caietele de sarcini nu conin ntotdeauna criterii de
calitate pentru toate livrabilele proiectului
- nu sunt clar stabilite sau cunoscute criteriile de calitate - nu sunt clar stabilite sau cunoscute criteriile de calitate
care se aplic diferitelor tipuri de livrabile (echipamente,
licene software, servicii de analiz, servicii de
implementare, servicii de instruire, servicii de suport si
asisten tehnic, documente tehnice, documente de
analiz, rapoarte, grafice de implementare etc.)
15
Cauzele care produc aceste probleme
- nu se solicit n cadrul caietului de sarcini prezentarea
de ctre ofertant a modului n care acesta va asigura
calitatea livrabilelor pe parcursul desfurrii proiectului
- furnizorii nu prezint n cadrul ofertelor tehnice
modalitatea practic n care acetia vor asigura i controla modalitatea practic n care acetia vor asigura i controla
calitatea livrabilelor proiectului, menionarea existenei
certificrii ISO fiind de multe ori singura referire la calitate
- necunoaterea n totalitate sau neaplicarea tuturor
tipurilor de criterii n baza crora se realizeaz n cadrul
proiectelor testarea i acceptarea livrabilelor
16
Probleme identificate n managementul riscului
- producerea de ntrzieri n derularea proiectului, pentru
anumite activiti sau livrabile, n urma apariiei unor
probleme care nu au fost prevzute
- depirea bugetului alocat pentru proiect datorit unor
situaii neprevzute situaii neprevzute
- crearea unor situaii tensionate n cadrul echipei de
proiect comune furnizor/beneficiar n urma manifestrii
unor riscuri
- realizarea unor compromisuri relativ la calitatea unor
livrabile datorit apariiei unor probleme care nu au fost
prevzute
19
IMPLEMENTAREA
IMPLEMENTAREA presupune ncheierea i
managementul unor contracte pentru:
realizarea de studii, realizarea de studii,
asisten tehnic,
achiziii de bunuri
lucrri.
1<