Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
, PMP
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Ce ne propunem
Obiective
▪ Întelegerea importanţei proiectelor pentru organizație, diferența între
modalităţile de organizare specifice activităţilor recurente şi proiectelor
▪ Identificarea pașilor necesari pentru parcurgerea unui proiect și a acelor planuri
care sunt necesare pentru asigurarea succesului acestuia
▪ Înțelegerea constrângerilor în planificarea și urmărirea resurselor necesare
pentru un proiect (conținut, durată și costuri), planurile recomandate, precum și
utilitatea acestora în urmărirea derulării proiectelor
▪ Înțelegerea modului în se asigură gestionarea corectă a proiectelor (coordonare,
monitorizare și control) și a etapelor necesare pentru închiderea corectă a lor
▪ Definirea corectă a criteriilor de succes a proiectelor și identificarea modului în
care acestea pot fi asigurate
Non-obiective
▪ Acoperirea tuturor tehnicilor de managementul proiectelor
▪ Planificarea si controlul financiar al proiectelor
▪ Aspecte legate de gestionarea resursele umane
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Partea Partea
Agenda Agenda
1 2
▪ “Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea unui produs,
serviciu sau rezultat unic” (PMBOK® Guide Ediția 5, p. 2)
Proiect A Proiect B
Criterii proiecte (exemplu)
▪ Criterii generale pentru Proiecte într-o companie multinațională):
• Sarcini unice, noi sau dificile
• Obiective specifice cu privire la conținut/ calitate, termene și costuri
• Se distinge în mod clar de alte intenții
• Sarcini complexe (sarcini numeroase, mulți participanți)
• Este supus unor constrângeri cu privire la: - timp (start, durată, final) -
bani (buget fix) - resurse (personal și alte limitări)
• Important pentru companie (implică oportunități și riscuri)
▪ Alte criterii bazate pe experiențe anterioare (Proiecte în organizație)
• Participanții în proiect nu sunt familiarizați cu procesul sau cu lucrul
în cadrul echipei (în afara rutinei lor zilnice)
• Organizația de proiect trebuie să fie temporară și specifică
proiectului, pentru a reuni toate competențele necesare
Managementul proiectului
Repr. Membri
echipe comisie
Manager arbiraj
de proiect
Resp. desf. Repr.
Resp. eveniment poligon
contracte
Repr. Repr.
securitate magazine
Repr. stand
alimentar
Repr.
MAI
Echipe omogene versus heterogene
Echipe omogene:
• Membrii echipelor împărtășesc aceleași valori și au perspective
similare
• Avantajul de a fi o echipă coezivă – duce la creșterea productivității și
atingerea rapidă a obiectivelor
• Dezavantaj: solidaritatea și coeziunea duse
la extrem deteriorează procesul de decizie
și favorizează fenomenul de gândire de grup
Echipe eterogene:
• Membrii echipei sunt diferiți (din punct de
vedere al pregătirii, culturii, experienței de viață etc)
• Dezavantaj: deciziile se iau mai greu
• Avantaj: reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează
creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (2)
Pasul 2: Obținerea cerințelor
▪ Nevoile/scopul unei organizații sunt traduse în obiective, iar
obiectivele în cerințe
▪ Cerințele pot fi: cerințe de business (legate de afacere), cerințe
ale părților interesate, cerințe legate de modul de
implementare a rezultatului final al proiectului, cerințe de
trecere în utilizare a rezultatului proiectului, cerințe ale
proiectului, cerințe referitoare la calitate etc
Rezultat: Documentarea cerințelor
▪ Document formal care descrie toate cerințele proiectului în
detaliu, pentru părțile interesate
▪ Livrat părților interesate (relevante) și managementului
superior pentru aprobare
Cerințele proiectului
▪ Cerinţele - condiţii sau capacităţi ce trebuie să fie întrunite sau îndeplinite
de produsul, serviciul sau rezultatul livrat de proiect
• Cerinţe legate de proiect - referitoare la cerinţele de afaceri, cerinţe de
management al proiectului, cerinţe de livrare etc.
• Cerinţe de produs – referitoare la cerinţe tehnice, cerinţe de
securitate, cerinţe de execuţie etc.
▪ Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de
descriere a conținutului proiectului)
Cerințe ale produsului/ serviciului
Conținutul Conținutul
produsului proiectului
Munca necesară pentru a
Caracteristici și livra produsul, serviciul sau
funcționalități ce rezultatul (cu
caracterizeaza un produs, caracteristicile și
serviciu sau rezultat. funcționalitățile specifice).
▪ Integrare între:
• WBS
• Descrierea rolurilor din proiect
• Analiza părților interesate
Expert conformitate
Expert PLC/electrice
Expert Marketing
Proprietar proiect
Controlor costuri
Expert proiectare
Expert planificare
Specialist procese
Manager proiect
Comitet director
Expert integrare
Expert Financiar
Consultant CEO
Expert matriţe
Expert achiziţii
Expert şantier
Expert tehnic
Expert Legal
Expert SSM
Expert RU
RACI
Expert IT
Cod WBS
Pachete de activități
Tests
Hardware Delivery HW/SW Installation
First Stage
13 Jan – User
Second Stage Acceptance
Planul jaloanelor (exemplu)
Organizare eveniment Strike Force Asociația “Specială” de
Titlu proiect Inițiator proiect
Competition Airsoft
Dată demarare 01.03.2012 Dată încheiere 08.06.2012
Rezultate:
▪ Registrul riscurilor și
▪ Planul de Management al Riscurilor (metodologia)
Risc: Definiţie
▪ Riscul
• Este un eveniment caracterizat prin incertitudine care are un efect
asupra proiectului (pozitiv sau negativ)
• Reprezintă posibilitatea de apariţie a unei deviaţii pozitive sau
negative de la un obiectiv
▪ Deviaţiile în evoluţia unui proiect, faze sau pachet de activităţi pot afecta
elementele triplei contrângeri:
• Conținutul/calitatea
• Costurile
• Durata
Managementul Riscului
▪ Stabilirea regulilor – Plan de Managementul Riscului (metodologie de
MR)
▪ Identificarea riscurilor în proiect – Registrul Riscurilor
▪ Analiza riscurilor – Registrul Riscurilor (actualizat) și Lista de așteptare
(watch list)
▪ Stabilirea măsurilor – Registrul Riscurilor (actualizat)
▪ Monitorizarea și controlul riscurilor - Registrul Riscurilor (actualizat)
Plan de Management al Riscului
• Metodologie: • Categorii de risc
– Abordări, instrumente și surse • Definirea probabilității și
de date pentru managementul impactului riscurilor
riscurilor proiectului
• Matricea probabilității și
– Roluri și responsabilități pentru
impactului
activități de management al
riscurilor – Prioritizarea riscurilor în
funcție de implicațiile lor
• Bugetare: potențiale în realizarea
– Resurse și costuri necesare obiectivelor proiectului
pentru managementul riscurilor – Toleranța stakeholderilor la
(a fi incluse în planul de costuri) risc
• Timing: • Formate pentru raportare
– Când și cât de des se realizează – Registrul de riscuri
activități de management al
riscurilor • Modalități de urmărire
Identificarea riscurilor în relația cu
stakeholderii
▪ Analiza stakeholderilor reflectă situația reală (actualizare)
▪ Identificarea riscurilor explorează riscuri posibile ale proiectului care
rezultă din relațiile dintre proiect și stakeholderi
• Potențial, sinergii
• Conflicte
Furnizor
hardware
Proiect
Identificarea riscurilor în relația cu
livrabilele Category Deliverable
LoadBalancer01
LoadBalancer02
Draft
Control proiect Postare anunturi Stabilire sponsori Pregatire lucrari
Program
Planificare program
PR Universitate
social
Analiza calitativă a riscurilor:
Instrumente & Tehnici
▪ Probabilitatea riscului: posibilitatea ca un risc să apară; exemplu
• Mare: 0.8
• Medie: 0.5
• Mică: 0.2
▪ Consecințe/ impact risc: efect asupra obiectivelor proiectului dacă riscul
se produce; exemplu
• Mare: 0.8
• Mediu: 0.5
• Scăzut: 0.2
▪ Ierarhizare per ansamblu a riscului (scor): Probabilitate x Impact
Exemplu: Folosirea unei scale pentru impact
Conditii definite pentru folosirea unei scale pentru impactul unui risc asupra obiectivelor majore ale proiectului
(Exemplele sunt numai pentru impact negativ)
Crestere
10% crestere 10-20% crestere 20-40% crestere 40% crestere
Cost nesemnificativa
cost cost cost cost
cost
Crestere
5-10% crestere 10-20% crestere 20% crestere
Timp nesemnificativa 5% crestere timp
timp timp timp
timp
Reducerea
Rezultatul
Reducere abia Afectarea unor arii Afectarea unor continutului intr-
finalizarii
Continut sesizabila a minore ale arii majore ale o masura
proiectului este
continutului continutului continutului inacceptabila
lipsit de valoare
pentru sponsor
Reducerea Reducere Rezultatul
Numai aplicatii
Degradare calitate calitatii necesita calitate finalizarii
Calitate foarte solicitante
abia sesizabila aprobarea inacceptabila proiectului este
sunt afectate
sponsorului pentru sponsor lipsit de valoare
(PMBOK® Guide Ediția 5)
Matrice Probabilitate – Impact (exemplu)
Probabilitate Scăzută Medie Ridicată
Impact
Scăzut Ignorare Ignorare Ignorare
40.000
30.000
20.000
6
10.000 1
3
0
-10.000
4
-20.000
5
7
-30.000 2
-40.000
-50.000
0 20 40 60 80 100
Probabilitate în %
Risc
Registru de riscuri (exemplu)
Denumire Proiect: Colector gaze
ANALIZA RISCURILOR PROIECTULUI
Disponibilitatea
membrilor Discutii repetate cu Trimitere
echipei sefii manual proiect,
Organizare si
Coordonare proiectului; departamentelor constientizarea
1.1.2 motivare 50000 10 5000
proiect implicare membrilor echipai rolurilor,
insuficiente
insuficienta a referitor la rolurile matricea de
echipei de din proiect responsabilitati
proiect
Discutii repetate cu
proprietarii de
teren in vederea
Neacceptarea
Negociere si Intarziere in intelegerii
sumei oferite Dezvoltare
incheiere incheierea de importantei
1.2.3 pentru 200000 15 30000 abilitati
contracte cu acorduri cu lucrarilor si
inchirierea negociere
proprietari proprietarii prezentarea
terenului
tarifelor Petrom
pentru inchirierea
terenurilor
Timp
Formarea și dezvoltarea echipei de
proiect…
▪ Reflecție în cadrul echipei de proiect
• “Flash light”, “smileys” etc
• Regula Pendleton
2 additional
containers (the
2 new containers for SMS
Prepare a budget and plan for suppliers offices: 01/Nov/2013 cost will be 1140
18 Site preparation SN In progress In progress In progress and Turla and one of
a. tessa personel - previous inflamable warehouse 15/Nov/2013 euro) + one
Florin's ready on 20.02.14
container from
us + one office,
for 2 month will
be needed
Prepare a budget and plan for: delayed
15/Dec/2013
20 Site preparation b. lockrooms for electricians and mechanics DB In progress In progress In progress In progress postponed for
15/Nov/2013
c. lunch room 28.11.2013
Building the temporary storing area for parts
Done
21 Site preparation DB 13.Dec.2013 Not started Not started Not started Not started
put on the layout
Deliverable - temporary storage area built
Utilities
Authorizations - moved in new sheet
Done
Authorizations Obtaining authorization for tent AD TBU Not started Not started Not started In progress tent to be built on
3.01.2014
Done
Obtaining authorization for dismantling of P8
29/Nov/2013 approval to be obtained
33 Authorizations AD Not started Not started Not started In progress
15/Dec/2013 from VE BOD - 15.12.2013 -
Deliverable - authorization for dismantling P8
OG
In progress
Anca to send list with auth
Obtaining authorization for Press and Billet Oven
29/Nov/2013 (received or to be
34 Authorizations
Deliverable - authorization for Press and Billet Oven
AD
15/Dec/2013
Not started Not started Not started Not started
received) to Adina Project Scorecard
Floriana takes over the
resp
Obtaining authorization for Liquid Nitrogen system
29/Nov/2013
35 Authorizations AD Not started Not started Not started Not started Not started
Deliverable - authorization for liquid nitrogen system
15/Dec/2013 Legend 009.12 Inv P10' Project - overview
Preparing the safety instruction (suppliers, VE staff) very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
36 Authorizations AD 2.Dec.2013 Not started Not started Not started Not started Not started
Deliverable - documentation with safety instructions bad 4
ok 3
good 2
3 3 3 3 2 3
very good 1
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1
Manager proiect,
Întâlnire proprietar Stadiu și evaluare proiect, informare asupra
Manager proiectproprietar proiect, La fiecare 3 luni
proiect contextului, decizii strategice
consultant CEO
Manager proiect, echipă
O dată pe săptămână,
Întâlnire echipă Stadiu și revizuire proiect, decizii operaționale, proiect, consultant CEO, Finalizate cu minută a
Manager proiect în fiecare joi de la ora
proiect rezolvare probleme colaboratori proiect întâlnirii și listă TO DO
10.00
(după caz)
Manager proiect, echipă
Revizuire obiective de business, revizuire plan
proiect, consultant CEO,
Întâlniri de control de management al proiectului și identificare Manager proiect O dată pe lună
colaboratori proiect
acțiuni corective
(după caz)
Informații generale, puncte cheie, planificare, Manager proiect, Trimis proprietarului
Raport de progres control costuri și evenimente din luna consultant CEO, controlor O dată pe lună proiectului pentru aprobare
anterioară, decizii legate de proiect costuri și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Stabilire date corespunzătoare de livrare, Manager proiect,
Întâlniri cu furnizorii soluții tehnice, condiții de acceptare și punere membrii echipă proiect După cum este necesar
în fncțiune echipamente (după cum este necesar)
Raportare către Săptămânal (intervalul
Stadiu și revizuire proiect Consultant CEO
proprietar proiect vineri-luni)
100%
1.1.1
Projektstart
50% ~
25%
25%
WBS: exemplu
POFC-Pilot
Developing
Analyzing selected Developing the Planning personnel Implementing: Pilot operations
Project Management org. documents
Pilot FCs PM pools and infrastructure Pilot Field Clusters and assessments
for FCs and POs
Planning and Down-sizing the Planning the Management training Adaptations of tools,
Pilot operations
Closing down preparing the Pilot Petrom E&P PM Manual development for managers documents, approaches
PM Pools
FC analysis for the FCs of pr.personnel of Pilot FCs for the rollout
Concluding and
Planning the project
presenting the
management budget
analysis report
Planning the
relationships to relevant
environments
WBS: exemplu
POFC-Pilot
Developing
Analyzing selected Developing the Planning pr.personnel Implementing: Pilot operations
Project Management org. documents
Pilot FCs PM Pool and PM infrastructure Pilot Field Clusters and assessments
for FCs and POs
PLUS
proiectului Legend
very bad 5
009.12 Inv P10' Project - overview
10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
▪ Luarea în considerare a
bad 4
ok 3
good 2
3 3 3 3 2 3
very good 1
câtorva criterii şi a relaţiilor
dintre aceste criterii Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
▪ Vizualizare prin
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1
informale
Metode:
▪ În scris şi/sau verbal
▪ Reflecţie, feedback
▪ Bazat pe chestionare
Evaluarea managerului de proiect
De către
Evaluarea managerului de
Echipa proprietarului proiectului
proiect al proiectului
Echipa proiectului
.......................................
Alţii.............................................
foarte
Evaluarea performanţei foarte slabă slabă medie bună
bună
• Realizarea obiectivelor
proiectului
• Considerarea contextului
proiectului
• Planificarea/controlul planificării
calendaristice, a resurselor
• Designul organizaţiei de proiect,
crearea culturii proiectului
• Competente legate de produs şi
industrie
• Designul procesului de
managementul proiectului
Evaluarea managerului de proiect de către
diferiți stakeholderi
Activitate de seminar: Evaluarea la finalul
proiectului
▪ Obiective
• Reflecţie asupra procesului de încheiere a proiectului şi evaluării
proiectului/ a managerului de proiect/ a echipei de proiect
▪ Activităţi
• Stabilirea unor criterii pentru evaluarea proiectului/ a managerului de
proiect/ a echipei de proiect
• Definirea modalității de evaluare
▪ Forma de lucru
• Activitate de grup: 30 minute
• Comparaţie între formatele propuse
• Reflecţii în plen: 10 minute
Criterii de succes pentru proiecte –
(Prof D. Dalcher, University of Hertfordshire, Director of
National Center for Project Management, UK)
Managerul de
Proprietarul proiect
proiectului
Echipa de Consiliul de
proiect Administrație
Expert conformitate
Expert PLC/electrice
Expert Marketing
Proprietar proiect
Controlor costuri
Expert proiectare
Expert planificare
Specialist procese
Manager proiect
Comitet director
Expert integrare
Expert Financiar
Consultant CEO
Expert matriţe
Expert achiziţii
Expert şantier
Expert tehnic
Expert Legal
Expert SSM
Expert RU
RACI
Expert IT
Cod WBS
Pachete de activități
Manager proiect,
Întâlnire proprietar Stadiu și evaluare proiect, informare asupra
Manager proiectproprietar proiect, La fiecare 3 luni
proiect contextului, decizii strategice
consultant CEO
Manager proiect, echipă
O dată pe săptămână,
Întâlnire echipă Stadiu și revizuire proiect, decizii operaționale, proiect, consultant CEO, Finalizate cu minută a
Manager proiect în fiecare joi de la ora
proiect rezolvare probleme colaboratori proiect întâlnirii și listă TO DO
10.00
(după caz)
Manager proiect, echipă
Revizuire obiective de business, revizuire plan
proiect, consultant CEO,
Întâlniri de control de management al proiectului și identificare Manager proiect O dată pe lună
colaboratori proiect
acțiuni corective
(după caz)
Informații generale, puncte cheie, planificare, Manager proiect, Trimis proprietarului
Raport de progres control costuri și evenimente din luna consultant CEO, controlor O dată pe lună proiectului pentru aprobare
anterioară, decizii legate de proiect costuri și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Stabilire date corespunzătoare de livrare, Manager proiect,
Întâlniri cu furnizorii soluții tehnice, condiții de acceptare și punere membrii echipă proiect După cum este necesar
în fncțiune echipamente (după cum este necesar)
Raportare către Săptămânal (intervalul
Stadiu și revizuire proiect Consultant CEO
proprietar proiect vineri-luni)
1.3.3 Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor Respectarea procedurii interne de aprobare a Asistent manager
Expert PLC/electrice
Verificarea livrabilelor
Expert proiectare
Expert HSE
1.5.4 Infiltrarea apei în momentul în care este sapată fundaţia Efectuarea analizelor geologice Expert şantier
Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile de Verificarea caietului de sarcini şi comunicarea Expert şantier
proiectare a fundaţiei acestora angajaţilor
Utilizarea gresită a tehnologiilor de turnare a platformei Găsirea unei soluţii de testare tehnologică Expert şantier
Planurile de proiectare nu sunt aprobate de către furnizorii de Transferarea responsabilităţilor prin intermediul Expert Legal
echipamente din cauza dimensionărilor efectuate greşit contractelor cu furnizorii
Dimensionarea gresită a reţelelor de utilităţi Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert şantier
Lipsa cunoştiinţelor tehnice necesare proiectării reţelelor de Subcontractare specialişti pentru realizarea Manager proiect
gaz, apă şi aer reţelelor de alimentare cu gaz, apa şi aer
Livrarea greşită sau incompletă a livrabilelor Verificarea livrabilelor după ce proiectul a fost Expert şantier
aprobat
Întârzierea livrării din cauza condiţiilor de circulaţie (a Stabilirea unui timp de rezervă Manager proiect
condiţiilor meteorologice)
Deteriorarea livrabilelor în timpul transportului Aplicarea penalităţilor conform DDP Manager proiect
Lipsa experţilor pentru montarea reţelei electrice Testarea subcontractorilor Expert şantier
Steering
Committee
(MA) (FM)
Legal
Project Project
Owner
Expert (IH) Organization
(OG)
Project
Manager PM
CEO (RP) Assistant
Financial Consultant (GS)
spec (SB)
(RD) QC
Technical
Cost Expert
Expert
Controller Project (RP) (R.D.)
(SN)
Procureme
Team
HR
Expert nt Expert
(SN) Design
(Fl.P) Expert
Dies and
HSE (AO)
Tooling
Expert Expert
(AD) (AE)
Eq.
Installing Integratio
Site
Expert n Expert
Expert
(DB) (ZB)
(CO)
El. Eq.
Compliance
and PLC
Expert (GS)
Expert
Commmis
(FP)
sioning IT Expert
EU Expert (A.D.)
Compliance (ZB)
Consultant
(VC) Planning
Expert
(LC)
Marketing
Expert
(LM)
Pilot
Prod.
Expert
(RN)
Project Scorecard
Fișă de bad
ok
4
3
good 2
proiect
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1