Sunteți pe pagina 1din 123

Simona Bonghez, Ph.D.

, PMP
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Ce ne propunem
Obiective
▪ Întelegerea importanţei proiectelor pentru organizație, diferența între
modalităţile de organizare specifice activităţilor recurente şi proiectelor
▪ Identificarea pașilor necesari pentru parcurgerea unui proiect și a acelor planuri
care sunt necesare pentru asigurarea succesului acestuia
▪ Înțelegerea constrângerilor în planificarea și urmărirea resurselor necesare
pentru un proiect (conținut, durată și costuri), planurile recomandate, precum și
utilitatea acestora în urmărirea derulării proiectelor
▪ Înțelegerea modului în se asigură gestionarea corectă a proiectelor (coordonare,
monitorizare și control) și a etapelor necesare pentru închiderea corectă a lor
▪ Definirea corectă a criteriilor de succes a proiectelor și identificarea modului în
care acestea pot fi asigurate
Non-obiective
▪ Acoperirea tuturor tehnicilor de managementul proiectelor
▪ Planificarea si controlul financiar al proiectelor
▪ Aspecte legate de gestionarea resursele umane
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Partea Partea
Agenda Agenda
1 2

• Definiţii, exemple proiecte, ciclul • Managementul riscului in


de viață al unui proiect proiecte
• Iniţierea proiectului, identificarea • Planificarea resurselor și a
părţilor interesate costurilor proiectului
• Designul organizației de proiect, • Coordonarea, monitorizarea și
roluri controlul proiectelor
• Definirea conţinutului unui • Metoda valorii dobândite folosită
proiect, descompunerea pentru controlul proiectelor
livrabilelor • Realizarea rapoartelor de progres
• Structura defalcată a lucrării și de stadiu
• Definirea responsabilităților în • Managementul echipelor de
proiecte proiect
• Planificarea în timp a proiectului • Incheierea proiectului
Reguli organizatorice
▪ Perioade de lucru, punctualitate,
pauze
▪ Acceptarea responsabilităţii
comune pentru succesul învăţării
(implicare)
▪ Mobile pe „silent“, verificare wall,
apeluri, mesaje și emailuri în
pauză ☺
▪ ...
Activitate de seminar: Aşteptări
▪ Obiective
• Cunoaşterea diferitelor aşteptări ale participanţilor şi agrearea unor
obiective comune
• Cunoaşterea reciprocă
▪ Conţinut
• Definirea aşteptărilor legate de conţinut şi proces în cadrul
seminarului
• Definirea aşteptărilor legate de beneficiile cursului pentru activitatea
profesională viitoare („personal business case“)
▪ Forme de activitate
• Discuții în grupuri mici 10´
• Documentare (flipchart/foi)
• Discuţii în plen (prezentare)
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Proiecte: Exemple
▪ Organizarea unei conferinţe internaţionale
▪ Construirea unei uzine
▪ Crearea unei noi linii de afaceri/ divizii/ departament
▪ Redefinirea/optimizarea unor procese din organizație
▪ Definirea, introducerea în producție şi lansarea pe piață a unui produs
▪ Implementarea unei soluții informatice
▪ Modernizarea unei unităti de producţie
▪ Realizarea unui film
▪ Derularea unei campanii electorale
▪ Realizarea unui recensământ
▪ Organizarea zilei de naștere
▪ Organizarea unei nunți
Definiţia proiectului

▪ “Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea unui produs,
serviciu sau rezultat unic” (PMBOK® Guide Ediția 5, p. 2)

Proiect A Proiect B
Criterii proiecte (exemplu)
▪ Criterii generale pentru Proiecte într-o companie multinațională):
• Sarcini unice, noi sau dificile
• Obiective specifice cu privire la conținut/ calitate, termene și costuri
• Se distinge în mod clar de alte intenții
• Sarcini complexe (sarcini numeroase, mulți participanți)
• Este supus unor constrângeri cu privire la: - timp (start, durată, final) -
bani (buget fix) - resurse (personal și alte limitări)
• Important pentru companie (implică oportunități și riscuri)
▪ Alte criterii bazate pe experiențe anterioare (Proiecte în organizație)
• Participanții în proiect nu sunt familiarizați cu procesul sau cu lucrul
în cadrul echipei (în afara rutinei lor zilnice)
• Organizația de proiect trebuie să fie temporară și specifică
proiectului, pentru a reuni toate competențele necesare
Managementul proiectului

Alocarea Aprobarea Intâlniri Acceptare Acceptare


managerului de planului rezultate proiect
proiect
Contract,
Analiză Planificare Coordonare și Control Incheiere
economică

Rezultate ale Plan de


Document de Rapoarte de progres, Certificate de Raport final,
procesului de Management
inițiere Livrabile acceptare Documente de
managementul al proiectului proiect arhivate
proiectului (Manual al proiectului)

Sursă: Simona Bonghez, 2012 – Adevăr sau Provocare


▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Documentul de iniţiere a proiectului
▪ Proprietarul proiectului (sponsorul) desemnează managerul proiectului
(uneori și echipa proiectului).
▪ Decizia de lansare a proiectului se face în urma analizei investiţiei, a
contribuţiei acesteia la obiectivele de afaceri ale organizaţiei, dar şi a
impactului acesteia asupra portofoliului de investiţii.
▪ Decizia este formalizată într-un document oficial. Denumirea acestui
document diferă de la o organizaţie la alta, termenii cei mai utilizaţi fiind
document de iniţiere a proiectului, cartă a proiectului, document de
atribuire a proiectului.
▪ Pe lângă decizia cu privire la lansarea unui proiect, documentul de inițiere
a proiectului va include descrierea investiţiei, o primă delimitare a
graniţelor proiectului, verificarea disponibilităţii resurselor necesare dar şi
numirea formală a managerului de proiect şi a proprietarului/sponsorului
proiectului.
Document de inițiere proiect
Denumire proiect:
Data de începere a proiectului: Data de încheiere a proiectului:
Obiectivele proiectului Non-obiectivele proiectului

Fazele proiectului Costurile proiectului Venitul proiectului


Proprietarul proiectului Managerul proiectului
Membrii echipei proiectului pre-desemnați
Jaloanele proiectului
Decizii și documente din faza pre-proiect
Așteptări legate de faza post-proiect
Analiza economică (Business Case)
Relații cu alte proiecte sau operațiuni
Stakeholderi:
Riscurile proiectului:
Semnatură Semnatură
Proprietar proiect Manager proiect
Versiune: Dată: Nume autor: Pagina:
Documentul de inițiere
Denumire proiect Fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în Manager proiect
Traveea 2 pentru Compania NOASTRĂ PM
Dată început 29.06.2012 Data finalizare 31.03.2014 Proprietar proiect PO
Obiective generale Non-obiective
Achiziționarea, fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în • achiziționarea unui sistem automat de transfer (după presă)
Traveea 2, constând în: Presă nouă, Cuptor de bare nou, Cuptor de matrițe • înlocuirea rețelei de aer comprimat
nou. • activități de mentenanță
Adaptarea echipamentului auxiliar al presei de la 35 DCT la 14 DCT • producție
Obiective de business Stakeholderi
Scopul implementării proiectului constă în diversificarea gamei de produse, • Consiliul de Administrație
economisirea de energie, creșterea eficienței și productivității pentru • Departamentele companiei
maximizarea vânzărilor și profitului: • Echipa de proiect, managerul de proiect, proprietarul proiectului
• Creșterea productivității de la 1650Kg/h până la 2500kg/h. • Furnizorii echipamentelor principale
• Reducerea rebuturilor de la 22.5% la 19.5%. • Banca
• Scăderea consumului direct de energie cu 84kW/t
• Diversificarea portofoliului de produse
Faze proiect Buget estimat
Managementul proiectului Pregătirea terenului de amplasare 5,5 mil EURO
Contractare și finanțarea Instalarea și integrarea echipamentului
Proiectarea și validarea soluției tehnice Testarea și punerea în funcțiune
Fabricarea echipamentelor
Nivel autoritate manager proiect
• autoritate deplină asupra bugetului, cu o variație de +/- 10% în cadrul aceleiași linii bugetare
• toate deciziile (probleme + opțiuni de rezolvare) vor fi prezentate în raportul de stadiu lunar
Ipoteze Constrângeri
• va fi desemnat un cost controller pentru a pregăti datele pentru controlul • aprobare pentru împrumut necesară din partea Consiliului de
costurilor Administrație
• cel puțin cinci persoane vor fi desemnațe în echipa de proiect, având ca • toate activitățile proiectului trebuie realizate în perimetrul spațiului
prioritate activitățile din cadrul proiectului disponibil
• planul de management al proiectului dezvoltat la finalul etapei de planificare • deviațiile de buget vor fi acoperite în totalitate de către compania
de către consultant, manager de proiect și echipă va fi acceptat în mod formal NOASTRĂ
de către proprietarul proiectului și de către Consiliul de Administrație
• proprietarul proiectului va răspunde solicitărilor prezentate în raportul de
stadiu lunar în maxim trei zile lucrătoare
Semnături
Manager de proiect Proprietar proiect
© ESI
Data emiterii: Data aprobării:
Form No. E189PM
Activitate de seminar: Realizarea unui
document de inițiere proiect
▪ Obiectiv
• Exersarea realizării unui document de inițiere
• Definirea proiectului pe baza structurii unui document de inițiere
• Clarificarea cerințelor majore pentru proiectul ales
▪ Conţinut
• Alegerea proiectului pentru activitatea de grup
• Completarea formularului Document de inițiere proiect pentru
proiectele alese
▪ Forme de activitate
• Lucru în echipă: 30 min
• Documentare pe flipchart
• Prezentare și discuţii în plen, reflecții asupra
metodei
Stakeholderi (părți interesate)
▪ Părţi interesate - persoane, grupuri de persoane sau organizaţii care au
un interes în proiect şi care pot afecta, pozitiv sau negativ, realizarea
acestuia.
• Manageri din eşalonul superior al organizaţiei
• Membri ai echipei de proiect
• Utilizatori finali
• Managerul de proiect
• Proprietarul proiectului
• Reprezentanți ai clientului
• Furnizori
• Parteneri
• Reprezentanți ai administratiei locale, guvern etc
Analiza părților interesate (stakeholders)
Managerul de
Proprietarul proiect
proiectului
Echipa de Consiliul de
proiect Administrație

Mentenanță Producție Elefantul


Banca Primăria
IT
German
Achiziții Guvernul Inspectorat
Calitate HR
Tehnic ITM Garda de
Matrițe Mediu
Furnizor presă
Siguranță și MK
securitate Furnizor cuptor bare
Furnizor cuptor matrițe
Legendă:
sprijină Compania NOASTRĂ Furnizor beton
indiferent Instituții
împotrivă Furnizori
Analiza părților interesate (stakeholders)
Mare
F
A
Keep Manage
satisfied closely
D B
Putere
C H
Keep
Monitor G informed
E
Scăzută

Scăzut Interes Mare


Activitate de seminar: Identificarea și
analiza părților interesate
▪ Obiectiv
• Identificarea și analiza părților interesate
▪ Conţinut
• Identificarea părților interesate
• Desenarea unei diagrame pe segmente şi
caracterizarea relaţiei dintre stakeholderi și proiect prin simboluri
▪ Forme de activitate
• Activitate de grup: 15 minute
• Documentare utilizând flipchart
• Reflecţii în plen asupra metodei
Avem deci un Document de inițiere...
Ce urmează?
Ce avem până acum (Document de inițiere și Registrul Părților Interesate):
▪ Manager-ul de proiect desemnat – el/ea este responsabil cu livrarea
rezultatelor așteptate
▪ Sponsorul proiectului – el/ea este responsabil pentru obiectivele de business
▪ Părțile interesate identificate – aceștia vor detalia cerințele proiectului și îți
pot oferi sprijinul lor pe parcursul planificării și executării proiectului
▪ Viziune de ansamblu asupra proiectului (tripla constrângere)

Ce mai avem nevoie:


▪ Cineva cu care să lucrăm
▪ Imagine clară asupra tuturor activităților necesare pentru livrarea
rezultatelor scontate
▪ Responsabilități definite clar: CINE și CE va livra
▪ Estimări corecte ale duratelor și costurilor tuturor activităților
Managementul proiectului

Alocarea Aprobarea Intâlniri Acceptare Acceptare


managerului de planului rezultate proiect
proiect
Contract,
Analiză Planificare Coordonare și Control Incheiere
economică

Rezultate ale Plan de


Document de Rapoarte de progres, Certificate de Raport final,
procesului de Management
inițiere Livrabile acceptare Documente de
managementul al proiectului proiect arhivate
proiectului (Manual al proiectului)
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (1)
Pasul 1: Formăm echipa de bază
Plecăm de la Documentul de inițiere al proiectului și lista părților
interesate
Construim o organigramă a proiectului sau o listă cu rolurile
necesare în proiect
Identificăm persoanele cele mai potrivite pentru rolurile definite
Rezultat: O echipă de proiect capabilă să sprijine managerul de
proiect pe parcursul etapei de planificare și pe tot parcursul
proiectului
O listă a membrilor echipei de proiect și rolul acestora în cadrul
proiectului
O organigramă a proiectului care evidențiază rolurile și numele
membrilor echipei de proiect
Echipa de proiect
Nume/
Nr. Rol în proiect Organizația proiectului Telefon E-mail
Prenume
1 Comitet director Comitet director
2 Proprietar proiect Proprietar proiect
3 Consultant CEO Membru echipă proiect
4 Manager proiect Manager proiect
5 Asistent manager proiect Membru echipă proiect
6 Expert tehnic Membru echipă proiect
7 Expert achiziții Membru echipă proiect
8 Expert conformitate Membru echipă proiect
9 Controlor costuri Membru echipă proiect
10 Expert SSM Membru echipă proiect
11 Expert șantier Membru echipă proiect
12 Expert proiectare Membru echipă proiect
12 Expert instalare echipamente Membru echipă proiect
13 Expert PLC/electrice Membru echipă proiect
14 Expert integrare Membru echipă proiect
14 Expert matrițe Membru echipă proiect
15 Expert punere în funcțiune Membru echipă proiect
17 Expert RU Colaborator
18 Expert IT Colaborator
19 Expert Marketing Colaborator
20 Expert Legal Colaborator
21 Expert Financiar Colaborator
22 Expert producție pilot Colaborator
23 Expert Planificare Colaborator
24 Expert Control Calitate Colaborator
Organigrama proiectului

Reprezentarea ierarhică - Axată asupra relațiilor de raportare


Reprezentarea sistemică - Axată pe comunicare
Organigramă
proiect
(exemplu)
Organigramă
sistemică
Proprietar
(exemplu) proiect

Repr. Membri
echipe comisie
Manager arbiraj
de proiect
Resp. desf. Repr.
Resp. eveniment poligon
contracte

Echipa de Resp. pr.


Resp. rel. proiect artistic
Repr. publice
agenție
organizare Resp. zone
Resp. infr. acces public
competiție
Repr. personal
supraveghere

Repr. Repr.
securitate magazine

Repr. stand
alimentar
Repr.
MAI
Echipe omogene versus heterogene
Echipe omogene:
• Membrii echipelor împărtășesc aceleași valori și au perspective
similare
• Avantajul de a fi o echipă coezivă – duce la creșterea productivității și
atingerea rapidă a obiectivelor
• Dezavantaj: solidaritatea și coeziunea duse
la extrem deteriorează procesul de decizie
și favorizează fenomenul de gândire de grup
Echipe eterogene:
• Membrii echipei sunt diferiți (din punct de
vedere al pregătirii, culturii, experienței de viață etc)
• Dezavantaj: deciziile se iau mai greu
• Avantaj: reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează
creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (2)
Pasul 2: Obținerea cerințelor
▪ Nevoile/scopul unei organizații sunt traduse în obiective, iar
obiectivele în cerințe
▪ Cerințele pot fi: cerințe de business (legate de afacere), cerințe
ale părților interesate, cerințe legate de modul de
implementare a rezultatului final al proiectului, cerințe de
trecere în utilizare a rezultatului proiectului, cerințe ale
proiectului, cerințe referitoare la calitate etc
Rezultat: Documentarea cerințelor
▪ Document formal care descrie toate cerințele proiectului în
detaliu, pentru părțile interesate
▪ Livrat părților interesate (relevante) și managementului
superior pentru aprobare
Cerințele proiectului
▪ Cerinţele - condiţii sau capacităţi ce trebuie să fie întrunite sau îndeplinite
de produsul, serviciul sau rezultatul livrat de proiect
• Cerinţe legate de proiect - referitoare la cerinţele de afaceri, cerinţe de
management al proiectului, cerinţe de livrare etc.
• Cerinţe de produs – referitoare la cerinţe tehnice, cerinţe de
securitate, cerinţe de execuţie etc.
▪ Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de
descriere a conținutului proiectului)
Cerințe ale produsului/ serviciului

• Sunt create de client


Cerințe • Descriu performanțe
funcționale • Includ capabilitățile produsului/
serviciului
(CE-urile) • Sunt redactate în limbaj business

• Sunt create de echipa de proiect


Cerințe tehnice • Conțin specificații de design
• Mai sunt denumite Specificații Tehnice
(CUM-urile) • Sunt redactate în limbaj tehnic
Livrabile proiect (exemplu)
Livrabile proiect (1)
Category Deliverable
Business Organizational Structure
Category Deliverable Business Blueprint
LoadBalancer01 Training Attendees List
LoadBalancer02 Conversion Definition and Template
EDM Node01 System Test Plan
EDM Node02
SAP Specific Deliverables SAP Production System Confirmation
SAP Node01
Final Configuration Document
SAP Node02
User Roles and Authorizations
DB2 Node01
Integration Test Plan
Servers DB2 Node02 Productive System Administration
Intel based Cast Iron machine Document
EDM Development & Test User Documentation
SAP Development EDM Solution Blueprint (Business and
Technical)
SAP QA & Test
SAP Development & Test Business Test Cases

Access Control application server Test Scenarios


Data Storage EDM Solution Deliverables UAT Reports
Existing (old) equipment Training plan
T&A equipment Web Help
Access Control and T&A
Connectors User Manual
equipment
Acces control equipment Release Notes (as required)
Access cards Application Integration Integration Blueprint
OS for all servers (RedHat Enterprise 6.2) Specific Deliverables Integration Test Cases
Software Applications for all servers Site Survey Report
Access Control application Access Control and T&A Access Control and Time and attendance
Software Maintenance Software Maintenance specific deliverables solution Blueprint
Overall Solution Deliverables Solution Architecture Document Installation Report
Să înțelegem diferența

Conținutul Conținutul
produsului proiectului
Munca necesară pentru a
Caracteristici și livra produsul, serviciul sau
funcționalități ce rezultatul (cu
caracterizeaza un produs, caracteristicile și
serviciu sau rezultat. funcționalitățile specifice).

Gradul de finalizare se Gradul de finalizare se


măsoară comparativ cu măsoară pe baza Planului
gradul de satisfacere al de Management al
cerințelor legate de produs. Proiectului.

Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge


(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Glossary
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (3)
Pasul 3: Identificarea tuturor activităților ce trebuie realizate
• Se lucrează împreună cu echipa pentru a înțelege – în detaliu –
ce activități presupune proiectul
• Se descompune conținutul proiectului în componente mai mici
și mai ușor de realizat (numite pachete de lucru)
• Se iau în considerare și activitățile specifice managementului de
proiect

Rezultat: Structura defalcată a activităților (WBS)


• Ilustrație grafică a muncii în cadrul proiectului
• Activitățile care nu au fost incluse în WBS nu vor fi realizate în
proiect (sunt în afara conținutului proiectului)
• Stă la baza estimărilor și următoarelor planuri de proiect
(graficul de execuție, registrul riscurilor, estimarea resurselor,
etc)
Structura defalcată a lucrării
Activitate de seminar:
▪ Obiectiv
Realizare WBS
• Realizarea Descompunerii livrabilelor pentru proiectele alese
• Construirea WBS pentru proiectele alese
▪ Conţinut
• Identificarea tuturor rezultatelor parțiale și finale ale proiectului ales și structurarea
lor într-un tabel sau ‘mindmap’
• Identificarea fazelor de realizare (maxim 7-8) și definirea pachetelor de activități
pentru fiecare fază
• Aplicarea unui cod WBS
• Optimizarea terminologiei (etichete pentru pachete de activităţi)
▪ Forme de activitate
• Lucru în echipă – 30 minute
• Documentare pe flipchart, folosire post-it-uri
• Prezentare, discuţii în plen și reflecție asupra metodei
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (4)

Pasul 4: CINE și CE face? Rol Rol Rol Rol


Alocăm roluri și responsabilități Activitate A B C
Estimări A C
Rezultate: Matricea de Alocare a Cerințe A P
Responsabilităților (RACI)
Design P A
• Arată nivelul de responsabilitate
pentru subechipe și/sau roluri Realizare A
• Conectează grafic munca ce
Testare A P
trebuie realizată cu persoanele
care o vor realiza Acceptare P S

P = Participare A = Acceptare I = Informare


R = Responsabil S = Semnare C = Consultare
Matricea responsabilităţilor
▪ Planificarea reponsabilităţilor pentru diferitele roluri în proiect
(sponsor/proprietar, manager, membri, colaboratori) şi pentru părțile
interesate în ceea ce priveşte realizarea pachetelor de activităţi

▪ Integrare între:
• WBS
• Descrierea rolurilor din proiect
• Analiza părților interesate

▪ Tipuri de responsabilităţi (exemplu; best practice: 4-5 tipuri)


• R … responsabil
• E … execută
• C … cooperează/ contribuie/ colaborează
• Co ... coordonează
• I … este informat
• A ... aprobă
Expert instalare echipamente
Asistent manager de proiect

Expert punere în funcţiune

Expert Control Calitate


Expert producţie pilot
Roluri în proiect

Expert conformitate

Expert PLC/electrice

Expert Marketing
Proprietar proiect

Controlor costuri

Expert proiectare

Expert planificare

Specialist procese
Manager proiect
Comitet director

Expert integrare

Expert Financiar
Consultant CEO

Expert matriţe
Expert achiziţii

Expert şantier
Expert tehnic

Expert Legal
Expert SSM

Expert RU
RACI

Expert IT
Cod WBS

Pachete de activități

1.3 Proiectare și validare soluție tehnică


1.3.1 Proiectare și validare aranjament fabrică R
Proiectare și validare flux de lucru (matrițe,
1.3.2 A R C E C C C C
rebuturi, materie primă)
Pregătire și validare design detaliat
1.3.3 R
echipamente
Legendă 1.3.4 Proiectare şi validare flux de lucru în fabrică A R V C C E C C C C
R responsabil
Definire soluție tehnică pentru îmbunătățirea
E execută 1.3.5 A C C C C C C R
echipamentului auxiliar (după presă)
C colaborează
A aprobă 1.3.6 Planificare forță de muncă pentru instalare R C
V verifică 1.3.7 Obținere listă piese de schimb (obligatorii) R
1.4 Fabricare echipamente
1.4.1 Fabricare şi transport presă R
1.4.2 Fabricare şi transport cuptor de bare R
1.4.3 Fabricare şi transport cuptor matriţe R
Obţinere autorizaţii şi pregătire teren de
1.5
amplasare
1.5.1 Obţinerea autorizaţii pentru teren R
1.5.2 Dezmembrare şi mutare P8 A R C C
1.5.3 Realizare activităţi pregătitoare adiacente R
1.5.4 Turnare fundaţii şi platforme A C C R C C C
1.5.5 Executare reţele utilităţi
Furnizare material către locul de
1.5.6 amplasare(materie primă, ulei, vaselină, C R C C
cabluri, altele cf. listă furnizori)
1.6 Instalare şi integrare echipamente
1.6.1 Montare şi testare presă R C C C
1.6.2 Montare şi testare cuptor de bare R C C C
1.6.3 Pregătire producție R
1.6.8 Instalare cuptor matrițe R
Activitate de seminar: Realizare
organigramă și matrice de responsabilități
▪ Obiectiv
• Realizarea organigramei proiectului și identificarea responsabilităților pentru toți
membrii echipei de proiect
▪ Conţinut
• Identificarea rolurilor în proiect
• Realizarea unei organigrame (clasică sau sistemică)
• Stabilirea unei legende
• Identificarea responsabilităților conform legendei agreate
• Realizarea matricei de responsabilități pentru MP și o altă fază (la alegere) a
proiectului
▪ Forme de activitate
• Activitate de grup: 20 minute
• Documentare utilizând flipchart
• Reflecţii în plen asupra metodei
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (5)
Pasul 5: Realizarea graficului de execuție
▪ Se pornește de la pachetele de activități identificate în WBS
▪ Se descompun pachetele de de activități în activități mai mici și ușor de
coordonat (acolo unde e cazul)
▪ Se identifică interdependențele dintre activități
▪ Se identifică resursele disponibile pentru fiecare activitate și – bazat pe
disponibilitatea și productivitatea lor – se estimează durata fiecărei activități
▪ Se realizează graficul de execuție folosind un instrument software
(Planisware, MS Project, template Excel, www.ganttproject.biz;
www.projectlibre.org )
Rezultat: Graficul de execuție al proiectului
▪ Opțiuni diverse:
• Grafic Gantt detaliat – pentru proiecte mai complexe
• Planul jaloanelor – util în special ca instrument de comunicare (client,
management, alte părți interesate), mai ales dacă este prezentat sub
forma unei reprezentări grafice (timeline)
Graficul de execuție
▪ Reprezentare grafică a
informaţiilor legate de
planificarea în timp a
proiectului.
▪ Preia pachetele de activităţi
din WBS, le descompune în
activităţi, estimează durate şi
stabileşte momentele de start
şi de final.
▪ Realizată – în general – cu
ajutorul instrumentelor
software
Graficul de execuție (Gantt)
Câteva simboluri specifice instrumentelor software pentru realizarea
graficului Gantt sunt:
Romb negru/colorat: jaloane sau momente de evidențiat într-un
proiect, cu durată 0
Linii groase și negre: summary tasks (activități sumatoare)
Linii orizontale mai subțiri: activități
Săgeți: interdependențe între activități
Planul jaloanelor
▪ Listă cu momentele relevante dintr-un proiect şi data realizării lor, astfel
încât să ofere o imagine realistă, posibil de controlat, al evoluției acestuia
în timp.
▪ Reprezintă momentul de
start sau de final al unui
pachet de activități
▪ Durata unui jalon – zero
▪ Definire ca evenimente
încheiate/atinse
▪ 2 jaloane standard:
• Proiect atribuit
• Proiect acceptat
ICARUS PROJECT PLANNING

Planificare în timp 8 Dec – Data


Migration
Completion
12 Sep – Blueprint
Acceptance 17 Oct – First Stage
14 Jul - KOM 20 Jan – Second Stage
Acceptance
Acceptance

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan


Project Management Project Management

SAP Blueprint SAP Development

EDM Solution Blueprint EDM Solution Development

EAI Blueprint Integration

Tests
Hardware Delivery HW/SW Installation

First Stage
13 Jan – User
Second Stage Acceptance
Planul jaloanelor (exemplu)
Organizare eveniment Strike Force Asociația “Specială” de
Titlu proiect Inițiator proiect
Competition Airsoft
Dată demarare 01.03.2012 Dată încheiere 08.06.2012

Manager proiect Secretar Executiv ASA Proprietar proiect Președinte ASA

WBS Jalon Data planificată Data realizării


1.1.1 Document de inițiere semnat 01.03.2012
1.1.1 Planuri agreate și semnate 14.03.2012
1.2.5 Contract agenție semnat 04.04.2012
1.2.2 Autorizații obținute 18.04.2012
1.4.1 Start înscriere echipe 02.05.2012
1.4.1 Inscrieri finalizate 16.05.2012
1.5 Infrastructură instalată 30.05.2012
1.1.3 Proiect acceptat 08.06.2012
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Planificarea proiectului. Să vedem unde
am ajuns...
Ce avem până acum:
▪ Știm cine lucrează în proiectul nostru: echipa de proiect (roluri)
▪ Știm ce intenționăm să facem și cine anume face: WBS (faze și pachete de
lucru) și matricea responsabilităților
▪ Știm când ar trebuie să lucrăm: graficul de execuție (graficul gantt , planul
jaloanelor)

Ce mai vrem să știm:


▪ Ce riscuri pot afecta rezultatele proiectului și cum
am putea să le contracarăm
▪ Ce fel de costuri ne așteptăm să avem
▪ Care este bugetul proiectului Cost
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (6)
Pasul 6: cum procedăm cu incertitudinea – riscurile proiectului
▪ Definim regulile de gestionare a riscurilor (definirea unei
metodologii de Management al Riscurilor adecvate, ce poate fi
folosită în toate proiectele organizației)
▪ Identificăm riscurile ce pot avea un impact asupra proiectului
▪ Prioritizăm riscurilor pe baza probabilității de apariție și impactului
acestora asupra proiectului
▪ Identificăm măsurile de contracarare pentru riscurile prioritare

Rezultate:
▪ Registrul riscurilor și
▪ Planul de Management al Riscurilor (metodologia)
Risc: Definiţie
▪ Riscul
• Este un eveniment caracterizat prin incertitudine care are un efect
asupra proiectului (pozitiv sau negativ)
• Reprezintă posibilitatea de apariţie a unei deviaţii pozitive sau
negative de la un obiectiv
▪ Deviaţiile în evoluţia unui proiect, faze sau pachet de activităţi pot afecta
elementele triplei contrângeri:
• Conținutul/calitatea
• Costurile
• Durata
Managementul Riscului
▪ Stabilirea regulilor – Plan de Managementul Riscului (metodologie de
MR)
▪ Identificarea riscurilor în proiect – Registrul Riscurilor
▪ Analiza riscurilor – Registrul Riscurilor (actualizat) și Lista de așteptare
(watch list)
▪ Stabilirea măsurilor – Registrul Riscurilor (actualizat)
▪ Monitorizarea și controlul riscurilor - Registrul Riscurilor (actualizat)
Plan de Management al Riscului
• Metodologie: • Categorii de risc
– Abordări, instrumente și surse • Definirea probabilității și
de date pentru managementul impactului riscurilor
riscurilor proiectului
• Matricea probabilității și
– Roluri și responsabilități pentru
impactului
activități de management al
riscurilor – Prioritizarea riscurilor în
funcție de implicațiile lor
• Bugetare: potențiale în realizarea
– Resurse și costuri necesare obiectivelor proiectului
pentru managementul riscurilor – Toleranța stakeholderilor la
(a fi incluse în planul de costuri) risc
• Timing: • Formate pentru raportare
– Când și cât de des se realizează – Registrul de riscuri
activități de management al
riscurilor • Modalități de urmărire
Identificarea riscurilor în relația cu
stakeholderii
▪ Analiza stakeholderilor reflectă situația reală (actualizare)
▪ Identificarea riscurilor explorează riscuri posibile ale proiectului care
rezultă din relațiile dintre proiect și stakeholderi
• Potențial, sinergii
• Conflicte
Furnizor
hardware

Proiect
Identificarea riscurilor în relația cu
livrabilele Category Deliverable
LoadBalancer01
LoadBalancer02

▪ Livrabilele reprezintă o bază EDM Node01


EDM Node02
tradițională pentru identificarea SAP Node01
SAP Node02
riscurilor DB2 Node01
Servers DB2 Node02
Intel based Cast Iron machine
EDM Development & Test
SAP Development
SAP QA & Test
SAP Development & Test
Access Control application server
Data Storage
Existing (old) equipment
T&A equipment
Access Control and T&A
Connectors
equipment
Acces control equipment
Access cards
OS for all servers (RedHat
Enterprise 6.2)
Software
Applications for all servers
Access Control application
Software Maintenance Software Maintenance
Overall Solution
Deliverables Solution Architecture Document
Identificarea riscurilor în relația cu
pachetele de activități
▪ Identificarea riscurilor pe
pm days ´07
baza pachetelor de
activități asigură o
definire cuprinzătoare a Management
Projekt- Planificare Marketing/ Pregatire Pregatire
management
proiect pm days ´07 PR cooperari program
riscurilor
▪ Consecvența metodelor Planificare proiect
Planificare
Marketing/PR
Creare pagina
web
Mailing parteneri
cooperare
Contactare
vorbitori

aplicate Executie proiect


Planificare
Plan mailing
Contacte parteneri Selectie
Coperari cooperare vorbitori

Draft
Control proiect Postare anunturi Stabilire sponsori Pregatire lucrari
Program

Planificare Stabilire parteneri


Incheiere proiect Postare machete Aliniere lucrari
Infrastructura expozanti

Planificare servicii Planificare


Marketing telefonic
participanti Prezentare produse

Planificare program
PR Universitate
social
Analiza calitativă a riscurilor:
Instrumente & Tehnici
▪ Probabilitatea riscului: posibilitatea ca un risc să apară; exemplu
• Mare: 0.8
• Medie: 0.5
• Mică: 0.2
▪ Consecințe/ impact risc: efect asupra obiectivelor proiectului dacă riscul
se produce; exemplu
• Mare: 0.8
• Mediu: 0.5
• Scăzut: 0.2
▪ Ierarhizare per ansamblu a riscului (scor): Probabilitate x Impact
Exemplu: Folosirea unei scale pentru impact

Conditii definite pentru folosirea unei scale pentru impactul unui risc asupra obiectivelor majore ale proiectului
(Exemplele sunt numai pentru impact negativ)

Scale relative sau numerice


Obiectiv proiect
Foarte scazut/.05 Scazut/.10 Moderat/.20 Mare/.40 Foarte mare/.80

Crestere
 10% crestere 10-20% crestere 20-40% crestere 40% crestere
Cost nesemnificativa
cost cost cost cost
cost

Crestere
5-10% crestere 10-20% crestere 20% crestere
Timp nesemnificativa  5% crestere timp
timp timp timp
timp
Reducerea
Rezultatul
Reducere abia Afectarea unor arii Afectarea unor continutului intr-
finalizarii
Continut sesizabila a minore ale arii majore ale o masura
proiectului este
continutului continutului continutului inacceptabila
lipsit de valoare
pentru sponsor
Reducerea Reducere Rezultatul
Numai aplicatii
Degradare calitate calitatii necesita calitate finalizarii
Calitate foarte solicitante
abia sesizabila aprobarea inacceptabila proiectului este
sunt afectate
sponsorului pentru sponsor lipsit de valoare
(PMBOK® Guide Ediția 5)
Matrice Probabilitate – Impact (exemplu)
Probabilitate Scăzută Medie Ridicată

Impact
Scăzut Ignorare Ignorare Ignorare

Mediu Ignorare Precauție Răspuns

Ridicat Precauție Răspuns Răspuns


Costuri/Beneficii
50.000

40.000

30.000

20.000
6
10.000 1
3
0

-10.000
4
-20.000
5
7
-30.000 2
-40.000

-50.000
0 20 40 60 80 100

Probabilitate în %
Risc
Registru de riscuri (exemplu)
Denumire Proiect: Colector gaze
ANALIZA RISCURILOR PROIECTULUI

Numar proiect : xxxxxxxxx

Cod Denumire Risc Cauza Cost Probabilitat Valoare Masuri Masuri


WBS WP impact e aparitie asteptata preventive corective
Plan de riscuri (fragment) (in lei) (%) (in lei)

Disponibilitatea
membrilor Discutii repetate cu Trimitere
echipei sefii manual proiect,
Organizare si
Coordonare proiectului; departamentelor constientizarea
1.1.2 motivare 50000 10 5000
proiect implicare membrilor echipai rolurilor,
insuficiente
insuficienta a referitor la rolurile matricea de
echipei de din proiect responsabilitati
proiect

Discutii repetate cu
proprietarii de
teren in vederea
Neacceptarea
Negociere si Intarziere in intelegerii
sumei oferite Dezvoltare
incheiere incheierea de importantei
1.2.3 pentru 200000 15 30000 abilitati
contracte cu acorduri cu lucrarilor si
inchirierea negociere
proprietari proprietarii prezentarea
terenului
tarifelor Petrom
pentru inchirierea
terenurilor

Achizitie Contract Suprapunere Trimiterea din timp Schimbare


1.3.3 lucrari semnat cu la achiziții cu 100000 5 5000 a documentației lucrari executie,
executie intarziere alte proiecte către dep.Achiziții update planuri

Versiune: 1 Data: 15.01.2008 Autor: PM Pagina 1 of 1


Măsuri de abordare a riscurilor
Risc cu efect negativ (amenințări)
▪ Evitare
▪ Reducere
▪ Transfer
▪ Acceptare
▪ Plan de contingență

Risc cu efect pozitiv (oportunități)


▪ Securizare
▪ Creștere
▪ Împărțire
▪ Acceptare
▪ Plan de contingență
Riscuri proiect înainte și după măsuri:
exemplu
Registrul riscurilor (parțial)
WBS Risc Masuri Responsabil
1.3.3 Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor Respectarea procedurii interne de aprobare a planurilor Asistent manager
(planificare, verificare, aprobare) proiect
Incompatibilitatea componentelor mecanice cu cele Aprobarea formală din partea furnizorilor Expert
software PLC/electrice
Diferenţa între reţeaua de comunicare şi componenta Aprobarea formală din partea furnizorilor Expert achiziţii
software
1.4 Descoperirea unor componente care lipsesc sau a Desemnarea unei comisii de recepţie Expert proiectare
unor componente care sunt deteriorate
Verificarea livrabilelor Expert HSE
Etichetarea fiecărui pachet de către furnizori Expert HSE
Verificarea planurilor Manager de proiect
1.5.4 Infiltrarea apei în momentul în care este sapată Efectuarea analizelor geologice Expert şantier
fundaţia
Găsitea unui tehnician profesionist Expert achiziţii
Informarea SSM şi solicitarea unor recomandări Expert şantier
Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile Verificarea caietului de sarcini şi comunicarea acestora Expert şantier
de proiectare a fundaţiei angajaţilor
Compoziţia greşită a platformei Subcontractarea experţilor în domeniu Expert achiziţii
Utilizarea gresită a tehnologiilor de turnare a Găsirea unei soluţii de testare tehnologică Expert şantier
platformei
Planurile de proiectare nu sunt aprobate de către Transferarea responsabilităţilor prin intermediul contractelor Expert Legal
furnizorii de echipamente din cauza dimensionărilor cu furnizorii
efectuate greşit
Puncte de verificare intermediare pentru depistarea lucrarilor Expert şantier
ascunse
1.5.5 Proiectarea deficitara a canalelor pentru utilitati Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert şantier
Dimensionarea gresită a reţelelor de utilităţi Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert şantier
Lipsa cunoştiinţelor tehnice necesare proiectării Subcontractare specialişti pentru realizarea reţelelor de Manager proiect
reţelelor de gaz, apă şi aer alimentare cu gaz, apa şi aer
Livrarea greşită sau incompletă a livrabilelor Verificarea livrabilelor după ce proiectul a fost aprobat Expert şantier
Activitate de seminar: Realizarea registrului
de riscuri
▪ Obiectiv
• Identificarea regulilor necesare pentru realizarea Registrului de riscuri
• Realizarea Registrului de riscuri
▪ Conţinut
• Stabiliți regulile pentru exprimarea Probabilității de apariție și Impactului
• Identificați, pornind de la SDL, minim trei riscuri care vă pot afecta
proiectul
• Evaluați Probabilitatea de apariție și Impactul pentru riscurile identificate
și calculați scorul
• Identificați măsurile corespunzătoare pentru a răspunde la riscurile
identificate/strategia in care se incadreaza
▪ Forme de activitate
• Activitate de grup: 30 minute
• Documentare utilizând flipchart
• Reflecţii în plen asupra celor două metode
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul... pas cu pas (7)

Pasul 7: Cât de mult ne costă proiectul? Realizăm un Plan al


Costurilor și finalizăm calcului cheltuielilor în timp (bugetul).
▪ Se estimează costul fiecărei activități sau pachet de activități,
se stabilește când vor fi realizate și se creează astfel un profil al
cheltuielilor estimate în timp
▪ Costurile pot fi cu forța de muncă, materiale, echipamente,
administrative și orice alte costuri care pot fi atribuite
proiectului (directe și indirecte).

Rezultat: Planul de Costuri al Proiectului și Bugetul proiectului.


Planul de resurse și costuri
▪ Planul costurilor - instrumentul cu ajutorul căruia se poate estima costul
necesar pentru finalizarea proiectului.
• Realizat pe baza SDL - se alocă costuri pentru fiecare pachet de
activităţi

• Realizat pe baza descompunerii livrabilelor - se alocă costuri pentru


fiecare livrabil (atenție la alocare costuri pentru managementul
proiectelor)

▪ Pentru obținerea unui profil al cheltuielilor în timp, costurile pe activități


se agreghează obținându-se curba S (alocarea costurilor în funcție de
planificarea în timp a proiectului)
cod Resurse Costuri implicate
WBS Denumire pachet de lucru necesare zile om/euro
1.5 Instalare infrastructură
1.5.1 Montare scena, lumini, sonorizare Servicii 3.000
Personal 4 persoane x 3 zile
Echipamente 2500
1.5.2 Amenajare teren de competiție și zona arbitri Materiale 1000
Servicii 500
Personal 1 persoana x 1 zi
Plan de 1.5.3 Amenajare poligon tir Materiale 200
Personal 2 persoane x 3 zile
costuri Echipamente 200
1.5.4 Amenajare standuri echipe Materiale 200
(exemplu) Personal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 400
1.5.5 Amenajare zonă securizată (incl. depozit) Materiale 100
Personal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 0
1.5.6 Amenajare zone alimentatie și magazine Materiale 100
Personal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 1000
1.5.7 Amenajare zona public și spații sanitare Materiale 400
Personal 1 persoana x 1 zi
Echipamente 200
1.5.8 Amenajare punct prim ajutor Materiale 300
Personal 38 zile om
Echipamente 4300
Materiale 2300
TOTAL Servicii 3500
Estimarea costurilor proiectului
▪ Analiza rezervelor
• Include rezerve de contingență (buffer) pentru a fi folosite în cazul
unor riscuri sau incertitudini legate de cost
Costuri directe Costuri indirecte (Overhead)
Muncă General administrative
Interne Costuri sediu
Contracte Beneficii suplimentare
Materiale și echipamente Amortizări
Taxe Marketing și vânzări
Transport Cerecetare și Dezvoltare
Costuri ce țin de calitate Costuri ce țin de calitate
Rezerve de contingență
Plan de costuri (exemplu)
Cost proiect Bugetul iniţial Cheltuieli până Buget rămas Observații
(aprobat de BOD) la data… €
[mil. Euro]
Echipament nou 4,000
Piese de schimb 0,000

Proiectare și construcție 0,500


Instalare și punere în funcțiune 0,200
Certificate și permise 0,010
Consultanță 0,020
Consultanță legală 0,000
Sistem management fabrică 0,060
PR 0,001
Cheltuieli proiect 0,010
Costuri muncă echipa de proiect/MP 0,000
Consultanță suplimentară MP 0,000
Cost finanțare 0,500
Costuri neprevăzute 0,200
Total 5,301
Total (incl. costuri neprevăzute) 5,501
Pasul final – Integrarea tuturor planurilor
într-un Plan de Management al Proiectului
▪ Planul de Management al Proiectului - este documentul care descrie cum
va fi executat, monitorizat și controlat proiectul.
• Include planurile dezvoltate pentru înțelegerea proiectului
• Este realizat de managerul de proiect, cu ajutorul echipei de proiect
• Trebuie să conțină și punctul de vedere al părților interesate și al
managementului executiv
• Este actualizat și revizuit prin procesul de aprobare a cererilor de
schimbare
• Trebuie aprobat înainte de etapa de execuție, de către
managementul executiv (sponsor/proprietar de proiect), precum și
de către echipa de proiect
• Poate să evolueze și să se schimbe pe parcursul execuției proiectului
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013
Plan de referință
Planul de referință (Baseline):
▪ O versiune aprobată a conținutului, graficului de
execuție și costul proiectului, ce poate fi schimbată
numai prin proceduri formale de schimbare
▪ Este folosit drept punct de reper pentru comparații.
▪ Poate fi schimbat prin modificări aprobate, însă
evoluția trebuie să fie documentată

Workshop-ul de lansare a proiectului (Kick Off Meeting):


▪ O ședință la care participă toate părțileinteresate relevante din proiect,
ținută la sfârșitul etapei de planificare, până să înceapă execuția
proiectului
▪ Planul de referință este aprobat în cadrul acestei întâlniri
▪ Este o ședință axată pe comunicare și coordonare
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Managementul proiectului

Alocarea Aprobarea Intâlniri Acceptare Acceptare


managerului de planului rezultate proiect
proiect
Contract,
Analiză Planificare Coordonare și Control Incheiere
economică

Rezultate ale Plan de


Document de Rapoarte de progres, Certificate de Raport final,
procesului de Management
inițiere Livrabile acceptare Documente de
managementul al proiectului proiect arhivate
proiectului (Manual al proiectului)
Stadiile de formare a unei echipe de
proiect - Tuckman (1965)
Formare Răbufnire Normare Funcţionare Destrămare
Nivelul de performanţă

Timp
Formarea și dezvoltarea echipei de
proiect…
▪ Reflecție în cadrul echipei de proiect
• “Flash light”, “smileys” etc
• Regula Pendleton

▪ Feedback în echipa de proiect


• Reguli pentru acordarea și primirea
feedback-ului
Technical task assigning

Crt Due date/ Status Status Status Status


Category Task Responsible Actual Date 21.11.2013
no. New date 24.10.2013 31.10.2014 06.11.2014 13.11.2015

Instrumente coordonare și control


Plant layout
Equipment
Delayed Delayed Delayed
Receiving Packing list from SMS
23/Oct/2013
10 Equipment RP Not started Delayed Was sent mail to Final answer postponed to January - to
Deliverable - Packing List plus Schedule of Delivery (dates 01/Nov/2013
SMS on from SMS not be discussed during the
for the machineries)
06.Nov.2013 received erection meeting
In progress In progress

Defining technical solution for improvement of the


Was done a two VE's official
auxiliary equipment (after press)
08.11.2013/ days survey for answer was sent
13 Equipment ZB In progress In progress Done
15.Nov.2013 auxiliary to Turla. New
Deliverable - technical documentation
equipment, data solution is to be
Contract
analysis started, provided by
we have to Turla
In progress
In progress
Was done a two
Approval of the technical solution for improvement of the
days survey for VE's official
auxiliary equipment (after press) Delayed
auxiliary answer was sent
14 Equipment ZB 15.Nov.2013 In progress In progress based on the solution (see
equipment, data to Turla. New
Deliverable - approved technical solution the previous task)
analysis started, solution is to be
Contract
we have to provided by
renegotiate Turla
solution with
Site preparation
In progress

2 additional
containers (the
2 new containers for SMS
Prepare a budget and plan for suppliers offices: 01/Nov/2013 cost will be 1140
18 Site preparation SN In progress In progress In progress and Turla and one of
a. tessa personel - previous inflamable warehouse 15/Nov/2013 euro) + one
Florin's ready on 20.02.14
container from
us + one office,
for 2 month will
be needed
Prepare a budget and plan for: delayed
15/Dec/2013
20 Site preparation b. lockrooms for electricians and mechanics DB In progress In progress In progress In progress postponed for
15/Nov/2013
c. lunch room 28.11.2013
Building the temporary storing area for parts
Done
21 Site preparation DB 13.Dec.2013 Not started Not started Not started Not started
put on the layout
Deliverable - temporary storage area built

Integrating the suppliers (offices, utilities, locker rooms)


20.12.2013
22 Site preparation DB Not started Not started Not started Not started Not started
20.02.2014
Deliverable - suppliers offices integrated

Utilities
Authorizations - moved in new sheet
Done
Authorizations Obtaining authorization for tent AD TBU Not started Not started Not started In progress tent to be built on
3.01.2014
Done
Obtaining authorization for dismantling of P8
29/Nov/2013 approval to be obtained
33 Authorizations AD Not started Not started Not started In progress
15/Dec/2013 from VE BOD - 15.12.2013 -
Deliverable - authorization for dismantling P8
OG
In progress
Anca to send list with auth
Obtaining authorization for Press and Billet Oven
29/Nov/2013 (received or to be
34 Authorizations
Deliverable - authorization for Press and Billet Oven
AD
15/Dec/2013
Not started Not started Not started Not started
received) to Adina Project Scorecard
Floriana takes over the
resp
Obtaining authorization for Liquid Nitrogen system
29/Nov/2013
35 Authorizations AD Not started Not started Not started Not started Not started
Deliverable - authorization for liquid nitrogen system
15/Dec/2013 Legend 009.12 Inv P10' Project - overview
Preparing the safety instruction (suppliers, VE staff) very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
36 Authorizations AD 2.Dec.2013 Not started Not started Not started Not started Not started
Deliverable - documentation with safety instructions bad 4
ok 3
good 2
3 3 3 3 2 3
very good 1

Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1

Project organization 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


Team work 3 3 2 2 2 2
Project communications 3 3 2 1 1 2
Project culture development 5 5 3 3 2 2
Tasks achievement 4 4 3 3 2 4

Planning, control 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


Schedule status 5 4 4 3 3 5
Costs status 4 4 3 3 3 5
Project resources 2 2 2 3 2 2
Project risks 4 3 4 3 3 3

Relationship with stakeholders 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


VE BOD 4 3 3 3 3 3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1
SMS (technical) 3 2 1 2 2 1
SMS (commercial) 3 5 4 4 2 1
Turla 1 1 4 4 3 4
ING 4 3 2 1 1 1
MA, Victor 3 3 2 2 2 2
Castool 5 4 3 2 2 2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3
Modalităţi de accelerare a proiectului
Suplimentarea resurselor (crashing) Suprapunerea activităţilor (fast
tracking)

• Accelerează finalizarea proiectului


(pentru a combate întârzierea faţă • Efectuează activităţile în paralel
de graficul de execuție) prin pe drumul critic pentru a accelera
adăugarea de resurse activităţilor proiectul
de pe drumul critic • Creşte riscurile proiectului
• Anticipează creșterea costurilor pe • Necesită un nivel mai mare de
proiect control şi coordonare
• Selectează activităţile a căror
accelerare va costa cel mai puțin
Managementul schimbărilor

Schimbările apar din mai multe motive, sub diferite forme:


• Client
• Echipă
• Organizație
• Mediu
• Uzura produsului
• Fonduri
• Tehnologie
Proces de
management al
schimbării (exemplu)
Ce ai face pentru a implica părțile
interesate?
Planul de comunicare în proiect
Formă de
Conținut Organizator Participanți Frecvență Oservații
comunicare
Întâlniri de Manager proiect, echipă Perioada 26 martie –
Planificare detaliată a proiectului Manager proiect
planificare proiect 11 aprilie

Informare asupra obiectivelor proiectului, Manager proiect,


structurilor proiectului, strategii, organizație, consultant CEO, echipă
Întâlnire KickOff Project Owner 11 aprilie
dezvoltarea „imaginii de ansamblu”, validarea proiect, stakeholderi
Planului de management al proiectului cheie ai proiectului

Manager proiect,
Întâlnire proprietar Stadiu și evaluare proiect, informare asupra
Manager proiectproprietar proiect, La fiecare 3 luni
proiect contextului, decizii strategice
consultant CEO
Manager proiect, echipă
O dată pe săptămână,
Întâlnire echipă Stadiu și revizuire proiect, decizii operaționale, proiect, consultant CEO, Finalizate cu minută a
Manager proiect în fiecare joi de la ora
proiect rezolvare probleme colaboratori proiect întâlnirii și listă TO DO
10.00
(după caz)
Manager proiect, echipă
Revizuire obiective de business, revizuire plan
proiect, consultant CEO,
Întâlniri de control de management al proiectului și identificare Manager proiect O dată pe lună
colaboratori proiect
acțiuni corective
(după caz)
Informații generale, puncte cheie, planificare, Manager proiect, Trimis proprietarului
Raport de progres control costuri și evenimente din luna consultant CEO, controlor O dată pe lună proiectului pentru aprobare
anterioară, decizii legate de proiect costuri și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Stabilire date corespunzătoare de livrare, Manager proiect,
Întâlniri cu furnizorii soluții tehnice, condiții de acceptare și punere membrii echipă proiect După cum este necesar
în fncțiune echipamente (după cum este necesar)
Raportare către Săptămânal (intervalul
Stadiu și revizuire proiect Consultant CEO
proprietar proiect vineri-luni)

Manager proiect, echipă


Reflecții, feedback, clarificare sarcini rămase, În procesul de
proiect, management
Întâlniri încheiere evaluare proiect, evaluare echipă proiect, încheiere al proiectului
Manager proiect companie, consultant Raport de încheiere proiect
proiect evaluare manager proiect, evaluare consultant (mai multe întâlniri pe
CEO, colaboratori proiect
CEO durata a 2 săptămâni)
(după cum este necesar)
Utilizarea WBS pentru control și
comunicare

100%

1.1.1
Projektstart

50% ~
25%

25%
WBS: exemplu
POFC-Pilot

Developing
Analyzing selected Developing the Planning personnel Implementing: Pilot operations
Project Management org. documents
Pilot FCs PM pools and infrastructure Pilot Field Clusters and assessments
for FCs and POs

Developing Planning the assessment


Defining the criteria Planning the Planning the Observing Pilot
Starting org.documentations and development of
for selection PM Pool pilot implementations operations
of FCs FC personnel

Planning the Assessing the


Selecting the Establishing Clarifying the services
Coordinating identification of PM personnel 1st Assessment
2 Pilot FCs PM Pools of FCPOs
pr.personnel in FCs of the Pilot FCs

Developing Planning the Refreshment of PM


1st briefing of Development of
Controlling org.documentations assessment training of PM personnel 2nd Assessment
2 Pilot FCs PM Pool personnel
of the POs of pr.personnel in the Pilot FCs

Planning and Down-sizing the Planning the Management training Adaptations of tools,
Pilot operations
Closing down preparing the Pilot Petrom E&P PM Manual development for managers documents, approaches
PM Pools
FC analysis for the FCs of pr.personnel of Pilot FCs for the rollout

Providing Planning management Implementing the


2nd briefing of Planning the rolling
Project Marketing PM templates trainings for org.doc.for the
2 Pilot FCs out for further FCs
for the FCs FC managers Pilot FCs and POs

Developing project Planning the PM Implementing the


Conducting Pilot FC
portfolio management infrastructure, budget PM infrastructure,
analysis
concept for FCs and the relationships budget and rel.

Defining the criteria Planning the project Coaching of


for assessment management PM personnel
of pilot results infrastructure of the Pilot FCs

Concluding and
Planning the project
presenting the
management budget
analysis report

Planning the
relationships to relevant
environments
WBS: exemplu
POFC-Pilot

Developing
Analyzing selected Developing the Planning pr.personnel Implementing: Pilot operations
Project Management org. documents
Pilot FCs PM Pool and PM infrastructure Pilot Field Clusters and assessments
for FCs and POs

Developing draft Planning the


1st briefing of Establishing Planning the Pilot
Starting org.documentations assess.and dev.of
2 Pilot FCs PM Pools pilot implementations operations
of FCs FC pr.personnel

Planning and Planning the Identifying the Assessment of the


Developing Clarifying the
Coordinating preparing the Pilot identification of pm personnel pilot operations
PM Trainers Pool Services of FCPOs
FC analysis pr.personnel in FCs of Pilot FCs of FCs

Developing draft Planning the Assessing the Assessment of the


2nd briefing of Pilot operations
Controlling org.documentations assessment PM personnel communications
2 Pilot FCs PM Pools
of the POs of pr.personnel of the Pilot FCs of POs

Down-sizing the Planning the PM training of Adaptations of tools,


Conducting Pilot FC
Closing down E&P PM Guideline development PM personnel docs, approaches
analysis
for the FCs of pr.personnel in the Pilot FCs for the rollout

Defining the criteria Providing Planning the PO Preparing


Planning the rolling
Project Marketing for assessment PM templates infrastructure, budget Management
out for further FCs
of pilot results for the FCs and the relationships workshops

Planning FC Developing project Performing


Planning the
Management portfolio management Management
PO infrastructure
workshops concept for FCs workshops

Concluding and Finalizing Implementing the


Planning the
presenting the org.documentation org.doc.for the
PO budget
analysis report of FCs Pilot FCs and POs
Legend
Completed Planning the PO Communicating the
relationships to PM infrastructure,
On going relevant env. budget and rel.
Not started
Cancelled Coaching of
projects of the
Third party work package Pilot FCs
Plan de jaloane: exemplu

Scheduled Update 25th Update 19th of


WBS Milestone Date of August November Actual Date
A.1.1 Development of the project manual started 12.03.2009 12.03.2009 12.03.2009 12.03.2009
A.1.2 Project Proposal approved 15.04.2009 15.04.2009 15.04.2009 15.04.2009
B.7 Report completed and presented 23.06.2009 16.07.2009 16.07.2009 16.07.2009
D.1 Draft organizational documents developed 14.07.2009 06.11.2009 Cancelled
C2.3 TTT program delivered 24.07.2009 04.09.2009 04.09.2009 25.09.2009
Planning of PM personnel development and PM
E infrastructure completed 04.08.2009 30.09.2009 30.09.2009 30.09.2009
D.5 PM Guidelines and templates delivered 11.08.2009 06.11.2009 01.12.2009
Assessment of FC project management personnel
F.3 completed 08.09.2009 02.09.2009 02.09.2009 02.09.2009
F.6 PM training completed 27.10.2009 23.10.2009 23.10.2009 23.10.2009
F.6.4 Management training delivered 10.11.2009 09.10.2009 09.10.2009 09.10.2009
F.7 Organizational documentation implemented 01.12.2009 01.01.2010 Cancelled
G.3 Assessment of the pilot completed 19.01.2010 07.04.2010 Cancelled
G Pilot operations and assessment completed 16.03.2010 14.04.2010 Cancelled
F.9.3 Coaching activities completed 14.04.2010
H.1. Rollout plan developed 20.05.2010
A.4.1 Project accepted 30.03.2010 28.04.2010 31.05.2010
Metode de control al proiectelor
▪ Metode ale managementului de proiect (adaptarea planurilor de proiect)

PLUS

▪ Minute ale întâlnirilor de control


▪ Rapoarte de progres ale proiectului
▪ Fişa de punctaje a proiectului (Project Score Card)
▪ Metode de feedback
▪ Metoda valorii dobândite (Earned value)
▪ Analize de trend
Raport de progres al proiectului
▪ Raportarea modificărilor de la ultima dată de control
▪ Raportarea abaterilor de la ultima dată de control
▪ Definirea măsurilor
▪ Conţinut:
• Situaţie generală, pași următori
• Situaţie: obiective, livrabile
• Situaţie: progres (efectuare activităţi)
• Situaţie: costuri – beneficii
• Situaţie: părți interesate, context
• Situaţie: organizaţia proiectului, cultura proiectului
• Riscuri
• Măsuri propuse
Stadiul proiectului
▪ Verde - Toate valorile sunt în limitele planificate,
acțiunile corective au fost implementate, dovezile
sunt disponibile

▪ Galben - Abatere de la valorile limită planificate,


acțiunile corective au fost inițiate, dovezile nu sunt
încă disponibile, nu este necesar sprijin din partea
managementului

▪ Rosu - Abatere semnificativă de la valorile limită


planificate, acțiunile corective nu au fost încă inițiate,
sau dovezile nu sunt încă disponibile, este necesar
sprijin din partea managementului
Fişa de punctaje a proiectului
(Project Score Card)
▪ Vizualizarea stadiului Project Scorecard

proiectului Legend
very bad 5
009.12 Inv P10' Project - overview
10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14

▪ Luarea în considerare a
bad 4
ok 3
good 2
3 3 3 3 2 3
very good 1
câtorva criterii şi a relaţiilor
dintre aceste criterii Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14

▪ Vizualizare prin
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1

“semafoare” Project organization


Team work
10.07.13 22.08.13 31.10.13
3 3 2
04.12.13
2
05.02.14
2
19.03.14
2
Project communications 3 3 2 1 1 2

▪ Metodă integrativă de Project culture development


Tasks achievement
5
4
5
4
3
3
3
3
2
2
2
4

management al proiectului Planning, control


Schedule status
10.07.13 22.08.13 31.10.13
5 4 4
04.12.13
3
05.02.14
3
19.03.14
5
Costs status 4 4 3 3 3 5

▪ Un instrument de Project resources


Project risks
2
4
2
3
2
4
3
3
2
3
2
3

comunicare Relationship with stakeholders


VE BOD
10.07.13 22.08.13 31.10.13
4 3 3
04.12.13
3
05.02.14
3
19.03.14
3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1

▪ Observarea evoluţiei în SMS (technical)


SMS (commercial)
Turla
3
3
1
2
5
1
1
4
4
2
4
4
2
2
3
1
1
4

timp a proiectului ING


MA, Victor
Castool
4
3
5
3
3
4
2
2
3
1
2
2
1
2
2
1
2
2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Ați finalizat execuția... Ce urmează acum?
Ce aveți (Livrabilele acceptate conform Planului de management al
proiectului):
▪ Livrabile (rezultate) implementate/livrate,
▪ Părțile interesate au testat și acceptat livrabilele și sunt mulțumiti.
Ce trebuie să faceți mai departe:
▪ Evaluați succesul proiectului,
▪ Realizare Raport Final de Proiect, prezentarea acestuia în fața
Sponsorului și obținerea acceptanței acestuia
▪ Finalizarea achizițiilor
▪ Desființarea echipei,
▪ Documentarea lecțiilor învățate,
▪ Predarea documentelor proiectului, informațiile (și ultimele
livrabile, dacă este cazul).
Managementul proiectului

Alocarea Aprobarea Intâlniri Acceptare Acceptare


managerului de planului rezultate proiect
proiect
Contract,
Analiză Planificare Coordonare și Control Incheiere
economică

Rezultate ale Plan de


Document de Rapoarte de progres, Certificate de Raport final,
procesului de Management
inițiere Livrabile acceptare Documente de
managementul al proiectului proiect arhivate
proiectului (Manual al proiectului)
Acceptarea proiectului
▪ Acceptarea proiectului este evenimentul final dintr-un proiect
▪ Acceptarea proiectului este realizată de proprietarul proiectului sub
forma acceptării raportului final de proiect
▪ Acceptarea rezultatelor proiectului de către beneficiar (utilizator) are loc
înaintea acceptării finale a proiectului
▪ Acceptarea proiectului presupune finalizarea pachetelor de activităţi
rămase sau transferul lor spre organizație
Raportul final al proiectului
▪ Raportul final al proiectului include
• o descriere a rezultatelor obţinute în proiect prin prisma triplei
constrângeri
• evaluarea realizării obiectivelor proiectului
• o reflecţie privind experienţa câştigată, relația cu stakeholderii,
gradul de satisfacție al clientului (intern sau extern), gradul de
motivare al membrilor echipei de proiect
• evaluarea șanselor de reușită pentru obiectivele de business
▪ Raportul final de proiect poate fi adaptat pentru diferite grupuri ţintă.
▪ Documentaţia finală a proiectului este o anexă a raportului final al
proiectului.
▪ Se pot elabora rapoarte speciale (conform constrângerilor identificate),
suplimentar faţă de raportul final.
Evaluări la încheierea proiectului:
Tipuri și Metode
Tipuri: 1 2 3 4 5
Obiectivele proiectului sunt clare
▪ Evaluări explicite Rolurile in proiect sunt acceptate
• structurat, cu obiective Regulile specifice proiectului sunt
definite, cu utilizarea stabilite

instrumentelor, timp şi Angajamentul in echipa este stabilit


spaţiu disponibil, roluri clare Leadershipul in echipa de proiect este
▪ Alternativ: evaluări implicite, adecvat

informale
Metode:
▪ În scris şi/sau verbal
▪ Reflecţie, feedback
▪ Bazat pe chestionare
Evaluarea managerului de proiect

De către
Evaluarea managerului de
 Echipa proprietarului proiectului
proiect al proiectului
 Echipa proiectului
.......................................
 Alţii.............................................
foarte
Evaluarea performanţei foarte slabă slabă medie bună
bună
• Realizarea obiectivelor
proiectului
• Considerarea contextului
proiectului
• Planificarea/controlul planificării
calendaristice, a resurselor
• Designul organizaţiei de proiect,
crearea culturii proiectului
• Competente legate de produs şi
industrie
• Designul procesului de
managementul proiectului
Evaluarea managerului de proiect de către
diferiți stakeholderi
Activitate de seminar: Evaluarea la finalul
proiectului
▪ Obiective
• Reflecţie asupra procesului de încheiere a proiectului şi evaluării
proiectului/ a managerului de proiect/ a echipei de proiect
▪ Activităţi
• Stabilirea unor criterii pentru evaluarea proiectului/ a managerului de
proiect/ a echipei de proiect
• Definirea modalității de evaluare
▪ Forma de lucru
• Activitate de grup: 30 minute
• Comparaţie între formatele propuse
• Reflecţii în plen: 10 minute
Criterii de succes pentru proiecte –
(Prof D. Dalcher, University of Hertfordshire, Director of
National Center for Project Management, UK)

▪ Nivel 1: Project management success


• eficiență (încadrare în tripla constrângere)
▪ Level 2: Project success
• satisfacerea cerințelor, satisfacția stakeholderilor
▪ Level 3: Business Success
• obținerea beneficiilor așteptate, valoare adusă pentru
afacere
▪ Level 4: Future potential
▪ Definiţia proiectului, tipuri de proiecte; procesele de
managementul proiectelor
▪ Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate
(stakeholderi), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪ Designul organizațiilor de proiect; roluri în proiecte
▪ Definirea conţinutului unui proiect: descompunerea livrabilelor,
definirea cerințelor, structura defalcată a lucrării (WBS)
▪ Definirea responsabilităților în proiect
▪ Planificarea în timp a proiectului: planul jaloanelor, graficul de
execuție. În ce condiții le utilizăm, care sunt avantajele lor
▪ Managementul riscului: identificarea și analiza riscurilor;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪ Planificarea resurselor și a costurilor proiectului
▪ Coordonarea, monitorizarea și controlul proiectelor.
▪ Metoda valorii dobândite
▪ Raportul de progres și raportul de stadiu
▪ Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪ Incheierea proiectului, realizarea raportului final de proiect
Elefantul German – studiu de caz
Fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție pentru
Compania NOASTRĂ
Documentul de inițiere
Denumire proiect Fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în Manager proiect
Traveea 2 pentru Compania NOASTRĂ PM
Dată început 29.06.2012 Data finalizare 31.03.2014 Proprietar proiect PO
Obiective generale Non-obiective
Achiziționarea, fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție în • achiziționarea unui sistem automat de transfer (după presă)
Traveea 2, constând în: Presă nouă, Cuptor de bare nou, Cuptor de matrițe • înlocuirea rețelei de aer comprimat
nou. • activități de mentenanță
Adaptarea echipamentului auxiliar al presei de la 35 DCT la 14 DCT • producție
Obiective de business Stakeholderi
Scopul implementării proiectului constă în diversificarea gamei de produse, • Consiliul de Administrație
economisirea de energie, creșterea eficienței și productivității pentru • Departamentele companiei
maximizarea vânzărilor și profitului: • Echipa de proiect, managerul de proiect, proprietarul proiectului
• Creșterea productivității de la 1650Kg/h până la 2500kg/h. • Furnizorii echipamentelor principale
• Reducerea rebuturilor de la 22.5% la 19.5%. • Banca
• Scăderea consumului direct de energie cu 84kW/t
• Diversificarea portofoliului de produse
Faze proiect Buget estimat
Managementul proiectului Pregătirea terenului de amplasare 5,5 mil EURO
Contractare și finanțarea Instalarea și integrarea echipamentului
Proiectarea și validarea soluției tehnice Testarea și punerea în funcțiune
Fabricarea echipamentelor
Nivel autoritate manager proiect
• autoritate deplină asupra bugetului, cu o variație de +/- 10% în cadrul aceleiași linii bugetare
• toate deciziile (probleme + opțiuni de rezolvare) vor fi prezentate în raportul de stadiu lunar
Ipoteze Constrângeri
• va fi desemnat un cost controller pentru a pregăti datele pentru controlul • aprobare pentru împrumut necesară din partea Consiliului de
costurilor Administrație
• cel puțin cinci persoane vor fi desemnațe în echipa de proiect, având ca • toate activitățile proiectului trebuie realizate în perimetrul spațiului
prioritate activitățile din cadrul proiectului disponibil
• planul de management al proiectului dezvoltat la finalul etapei de planificare • deviațiile de buget vor fi acoperite în totalitate de către compania
de către consultant, manager de proiect și echipă va fi acceptat în mod formal NOASTRĂ
de către proprietarul proiectului și de către Consiliul de Administrație
• proprietarul proiectului va răspunde solicitărilor prezentate în raportul de
stadiu lunar în maxim trei zile lucrătoare
Semnături
Manager de proiect Proprietar proiect
Data emiterii: Data aprobării:
© ESI
Form No. E189PM
Analiza părților interesate

Managerul de
Proprietarul proiect
proiectului
Echipa de Consiliul de
proiect Administrație

Mentenanță Producție Elefantul


Banca Primăria
IT German
Achiziții Guvernul Inspectorat
Calitate HR
Tehnic ITM Garda de
Matrițe Mediu
Furnizor presă
Siguranță și MK
securitate Furnizor cuptor bare
Furnizor cuptor matrițe
Legendă:
sprijină Compania NOASTRĂ Furnizor beton
indiferent Instituții
împotrivă Furnizori
Structura defalcată a lucrării (WBS)
Grafic de execuție
Planul Jaloanelor
Cod Jalon Dată estimată Data realizării
WBS de finalizare
1.1.1 Document de inițiere semnat 29.06.2012
1.1.2 Kick off Meeting finalizat 23.08.2012
1.2.8 Finantare obținută 20.12.2012
1.2.2 Contracte pentru echipamente si documentatie 27.12.2012
de montaj semnate
1.3.1 Proiect tehnic pentru noua linie de producție 16.05.2013
validat (design fabrică)
1.4.1 Fabricare presa finalizata 04.10.2013
1.5.2 Presa P8 oprită 04.10.2013
1.5 Pregătire șantier finalizată 06.12.2013
1.7.1 Primul test de bare (complet) efectuat cu 18.03.2014
succes
1.7.4 Echipament pus în funcțiune 28.03.2014
1.1.5 Raport final de proiect acceptat 18.04.2014
Planul de costuri
Cost proiect Bugetul iniţial aprobat Cheltuieli până Buget Observații
[mil. Euro] la data… rămas

Echipament nou 4,000


Piese de schimb 0,000

Proiectare și construcție 0,500


Instalare și punere în funcțiune 0,200
Certificate și permise 0,010
Consultanță 0,020
Consultanță legală 0,000
Sistem management fabrică 0,060
PR 0,001
Cheltuieli proiect 0,010
Costuri muncă echipa de 0,000
proiect/MP
Consultanță suplimentară MP 0,000
Cost finanțare 0,500
Costuri neprevăzute 0,200
Total 5,301
Total (incl. costuri neprevăzute) 5,501
Echipa de proiect
Nume/
Nr. Rol în proiect Organizația proiectului Telefon E-mail
Prenume
1 Comitet director Comitet director
2 Proprietar proiect Proprietar proiect
3 Consultant CEO Membru echipă proiect
4 Manager proiect Manager proiect
5 Asistent manager proiect Membru echipă proiect
6 Expert tehnic Membru echipă proiect
7 Expert achiziții Membru echipă proiect
8 Expert conformitate Membru echipă proiect
9 Controlor costuri Membru echipă proiect
10 Expert SSM Membru echipă proiect
11 Expert șantier Membru echipă proiect
12 Expert proiectare Membru echipă proiect
12 Expert instalare echipamente Membru echipă proiect
13 Expert PLC/electrice Membru echipă proiect
14 Expert integrare Membru echipă proiect
14 Expert matrițe Membru echipă proiect
15 Expert punere în funcțiune Membru echipă proiect
17 Expert RU Colaborator
18 Expert IT Colaborator
19 Expert Marketing Colaborator
20 Expert Legal Colaborator
21 Expert Financiar Colaborator
22 Expert producție pilot Colaborator
23 Expert Planificare Colaborator
24 Expert Control Calitate Colaborator
Expert instalare echipamente
Asistent manager de proiect

Expert punere în funcţiune

Expert Control Calitate


Expert producţie pilot
Roluri în proiect

Expert conformitate

Expert PLC/electrice

Expert Marketing
Proprietar proiect

Controlor costuri

Expert proiectare

Expert planificare

Specialist procese
Manager proiect
Comitet director

Expert integrare

Expert Financiar
Consultant CEO

Expert matriţe
Expert achiziţii

Expert şantier
Expert tehnic

Expert Legal
Expert SSM

Expert RU
RACI

Expert IT
Cod WBS

Pachete de activități

1.3 Proiectare și validare soluție tehnică


1.3.1 Proiectare și validare aranjament fabrică R
Proiectare și validare flux de lucru (matrițe,
1.3.2 A R C E C C C C
rebuturi, materie primă)
Pregătire și validare design detaliat
1.3.3 R
echipamente
Legendă 1.3.4 Proiectare şi validare flux de lucru în fabrică A R V C C E C C C C
R responsabil
Definire soluție tehnică pentru îmbunătățirea
E execută 1.3.5 A C C C C C C R
echipamentului auxiliar (după presă)
C colaborează
A aprobă 1.3.6 Planificare forță de muncă pentru instalare R C
V verifică 1.3.7 Obținere listă piese de schimb (obligatorii) R
1.4 Fabricare echipamente
1.4.1 Fabricare şi transport presă R
1.4.2 Fabricare şi transport cuptor de bare R
1.4.3 Fabricare şi transport cuptor matriţe R
Obţinere autorizaţii şi pregătire teren de
1.5
amplasare
1.5.1 Obţinerea autorizaţii pentru teren R
1.5.2 Dezmembrare şi mutare P8 A R C C
1.5.3 Realizare activităţi pregătitoare adiacente R
1.5.4 Turnare fundaţii şi platforme A C C R C C C
1.5.5 Executare reţele utilităţi
Furnizare material către locul de
1.5.6 amplasare(materie primă, ulei, vaselină, C R C C
cabluri, altele cf. listă furnizori)
1.6 Instalare şi integrare echipamente
1.6.1 Montare şi testare presă R C C C
1.6.2 Montare şi testare cuptor de bare R C C C
1.6.3 Pregătire producție R
1.6.8 Instalare cuptor matrițe R
Planul de comunicare în proiect
Formă de
Conținut Organizator Participanți Frecvență Oservații
comunicare
Întâlniri de Manager proiect, echipă Perioada 26 martie –
Planificare detaliată a proiectului Manager proiect
planificare proiect 11 aprilie

Informare asupra obiectivelor proiectului, Manager proiect,


structurilor proiectului, strategii, organizație, consultant CEO, echipă
Întâlnire KickOff Project Owner 11 aprilie
dezvoltarea „imaginii de ansamblu”, validarea proiect, stakeholderi
Planului de management al proiectului cheie ai proiectului

Manager proiect,
Întâlnire proprietar Stadiu și evaluare proiect, informare asupra
Manager proiectproprietar proiect, La fiecare 3 luni
proiect contextului, decizii strategice
consultant CEO
Manager proiect, echipă
O dată pe săptămână,
Întâlnire echipă Stadiu și revizuire proiect, decizii operaționale, proiect, consultant CEO, Finalizate cu minută a
Manager proiect în fiecare joi de la ora
proiect rezolvare probleme colaboratori proiect întâlnirii și listă TO DO
10.00
(după caz)
Manager proiect, echipă
Revizuire obiective de business, revizuire plan
proiect, consultant CEO,
Întâlniri de control de management al proiectului și identificare Manager proiect O dată pe lună
colaboratori proiect
acțiuni corective
(după caz)
Informații generale, puncte cheie, planificare, Manager proiect, Trimis proprietarului
Raport de progres control costuri și evenimente din luna consultant CEO, controlor O dată pe lună proiectului pentru aprobare
anterioară, decizii legate de proiect costuri și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Stabilire date corespunzătoare de livrare, Manager proiect,
Întâlniri cu furnizorii soluții tehnice, condiții de acceptare și punere membrii echipă proiect După cum este necesar
în fncțiune echipamente (după cum este necesar)
Raportare către Săptămânal (intervalul
Stadiu și revizuire proiect Consultant CEO
proprietar proiect vineri-luni)

Manager proiect, echipă


Reflecții, feedback, clarificare sarcini rămase, În procesul de
proiect, management
Întâlniri încheiere evaluare proiect, evaluare echipă proiect, încheiere al proiectului
Manager proiect companie, consultant Raport de încheiere proiect
proiect evaluare manager proiect, evaluare consultant (mai multe întâlniri pe
CEO, colaboratori proiect
CEO durata a 2 săptămâni)
(după cum este necesar)
WBS Risc Masuri Responsabil

1.3.3 Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor Respectarea procedurii interne de aprobare a Asistent manager

Registrul Incompatibilitatea componentelor mecanice cu cele software


planurilor (planificare, verificare, aprobare)

Aprobarea formală din partea furnizorilor


proiect

Expert PLC/electrice

riscurilor Diferenţa între reţeaua de comunicare şi componenta


software
Aprobarea formală din partea furnizorilor Expert achiziţii

(parțial) 1.4 Descoperirea unor componente care lipsesc sau a unor


componente care sunt deteriorate
Desemnarea unei comisii de recepţie

Verificarea livrabilelor
Expert proiectare

Expert HSE

Etichetarea fiecărui pachet de către furnizori Expert HSE

Verificarea planurilor Manager de proiect

1.5.4 Infiltrarea apei în momentul în care este sapată fundaţia Efectuarea analizelor geologice Expert şantier

Găsitea unui tehnician profesionist Expert achiziţii

Informarea SSM şi solicitarea unor recomandări Expert şantier

Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile de Verificarea caietului de sarcini şi comunicarea Expert şantier
proiectare a fundaţiei acestora angajaţilor

Compoziţia greşită a platformei Subcontractarea experţilor în domeniu Expert achiziţii

Utilizarea gresită a tehnologiilor de turnare a platformei Găsirea unei soluţii de testare tehnologică Expert şantier

Planurile de proiectare nu sunt aprobate de către furnizorii de Transferarea responsabilităţilor prin intermediul Expert Legal
echipamente din cauza dimensionărilor efectuate greşit contractelor cu furnizorii

Puncte de verificare intermediare pentru Expert şantier


depistarea lucrarilor ascunse
1.5.5 Proiectarea deficitara a canalelor pentru utilitati Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert şantier

Dimensionarea gresită a reţelelor de utilităţi Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert şantier

Lipsa cunoştiinţelor tehnice necesare proiectării reţelelor de Subcontractare specialişti pentru realizarea Manager proiect
gaz, apă şi aer reţelelor de alimentare cu gaz, apa şi aer

Livrarea greşită sau incompletă a livrabilelor Verificarea livrabilelor după ce proiectul a fost Expert şantier
aprobat

Întârzierea livrării din cauza condiţiilor de circulaţie (a Stabilirea unui timp de rezervă Manager proiect
condiţiilor meteorologice)

Deteriorarea livrabilelor în timpul transportului Aplicarea penalităţilor conform DDP Manager proiect

Lipsa experţilor pentru montarea reţelei electrice Testarea subcontractorilor Expert şantier
Steering
Committee

(MA) (FM)

Legal
Project Project
Owner
Expert (IH) Organization
(OG)

Project
Manager PM
CEO (RP) Assistant
Financial Consultant (GS)
spec (SB)
(RD) QC
Technical
Cost Expert
Expert
Controller Project (RP) (R.D.)
(SN)
Procureme
Team
HR
Expert nt Expert
(SN) Design
(Fl.P) Expert
Dies and
HSE (AO)
Tooling
Expert Expert
(AD) (AE)
Eq.
Installing Integratio
Site
Expert n Expert
Expert
(DB) (ZB)
(CO)
El. Eq.
Compliance
and PLC
Expert (GS)
Expert
Commmis
(FP)
sioning IT Expert
EU Expert (A.D.)
Compliance (ZB)
Consultant
(VC) Planning
Expert
(LC)
Marketing
Expert
(LM)

Pilot
Prod.
Expert
(RN)
Project Scorecard

Legend 009.12 Inv P10' Project - overview


very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14

Fișă de bad
ok
4
3
good 2

punctaje very good 1


3 3 3 3 2 3

proiect
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1

Project organization 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


Team work 3 3 2 2 2 2
Project communications 3 3 2 1 1 2
Project culture development 5 5 3 3 2 2
Tasks achievement 4 4 3 3 2 4

Planning, control 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


Schedule status 5 4 4 3 3 5
Costs status 4 4 3 3 3 5
Project resources 2 2 2 3 2 2
Project risks 4 3 4 3 3 3

Relationship with stakeholders 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14


VE BOD 4 3 3 3 3 3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1
SMS (technical) 3 2 1 2 2 1
SMS (commercial) 3 5 4 4 2 1
Turla 1 1 4 4 3 4
ING 4 3 2 1 1 1
MA, Victor 3 3 2 2 2 2
Castool 5 4 3 2 2 2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3