2. Managementul Proiectelor.

Definirea scopului si obiectivelor

proiectelor
Obiectivele cursului

• Identificarea necesităţii şi utilităţii

proiectului
• Definirea obiectivelor proiectului
• Cuantificarea obiectivelor proiectului
• Stabilirea gradului de îndeplinire a
obiectivelor unui proiect
 Identificarea necesităţii şi utilităţii proiectului

• Un proiect este absolut necesar şi util în momentul în care:

– Trebuie rezolvată o problemă cu caracter economic,
tehnic, ecologic sau social ce implică realizarea unui profit
(domeniu privat) sau beneficii ( domeniul public).
– Sunt necesare investiţii care să asigure sustenabilitatea şi
profitabilitatea unor activităţi economice,
– Este cerută schimbarea pentru a face competitivităţii,
– Acţiunile organizaţiei sunt concentrate într-o manieră
sinergică,
– Programele ce au la bază strategii solicită acest lucru
– Existenta unor oportunități care pot fi valorificate pe
termen scurt și mediu
 Managementul proiectelor –
diferite abordări
Managementul proiectelor = set de metode şi tehnici care ajută la
atingerea cu eficacitate a scopurilor şi obiectivelor propuse.

Managementul proiectelor = ansamblul de metode şi tehnici prin care se

Conduce un proiect la nivel de timp, resurse şi performanţe în vederea
atingerii obiectivelor anterior stabilite.

Managementul proiectelor = proces dinamic, subordonat unor

scopuri bine definite şi desfăşurat în condiţii de constrângeri referitoare
la personal, informaţii, comunicaţii, activităţi şi resurse.

Managementul proiectelor = demersul prin care resursele umane, materiale şi

financiare sunt organizate într-un mod specific pentru realizarea unor lucrări
dintr-un domeniu de activitate, cu specificaţii date, cu restricţii de cost şi timp,
urmând un ciclu de viată standard pentru a realiza schimbări benefice definite
prin obiective cantitative si calitative (SR 13465:2002).
 Activităţi specifice managementului de
proiect
- evaluarea necesităţii, oportunităţi şi utilităţii unui proiect;
- dimensionarea necesarului de resurse pentru atingerea obiectivelor;
- stabilirea riguroasă a structurii participanţilor la proiect;
- identificarea activităţilor pe fiecare participant;
- stabilirea responsabilităţilor;
- urmărirea realizării activităţilor;
- evaluarea modului de realizare a acestora;
- identificarea formelor de motivare a personalului;
- asigurarea procesului de comunicare;
- monitorizează evoluţia proiectului şi stabileşte eventuale corecţii;
- asigură feed –back acţiunilor desfăşurate;
- cuantificarea rezultatelor înregistrate în raport cu cele estimate;
- diseminarea informaţiilor şi rezultatelor proiectului.
 Activităţile unui proiect
Activităţile constituie subdiviziuni ale unui proiect, cu început
şi final bine definite, cu caracter repetitiv şi care consumă
resurse.

Orice proiect include mai multe activităţi ordonate şi

corelate pentru atingerea obiectivelor propuse.

Activităţile se desfăşoară în interdependenţă, paralel sau

înseriate, iar ca ipoteză simplificatoare se consideră că o
activitate odată începută nu poate fi întreruptă până la
finalul ei.
Caracteristicile proiectelor

RESURSE
TIMP

CALITATE
(aşteptările clientului)

PERFORMANŢĂ
 Procesele din cadrul unui proiect
Un proces reprezintă o serie de acţiuni
caracterizate prin intrări, ieşiri,
instrumente şi tehnici utilizate pentru
obţinerea acestor ieşiri.
Tipuri de procese în cadrul proiectelor:
- procese de iniţiere;
- procese de planificare;
- procese de execuţie;
- procese de control;
- procese de încheiere.
 Procese de iniţiere
• cuprind procesele ce dau naştere proiectului şi aici
includem:
• Procesul decizional la nivelul managementului
organizaţie legate de stabilirea obiectivelor
proiectului şi a specificaţiilor generale a proiectului
• În unele cazuri se stabileşte bugetul maxim al
proiectului
• Se numeşte managerul de proiect şi modul în care
proiectul se integrează în organizaţie
• Se defineşte abordarea utilizată la nivelul proiectului
– metodologia proiectului
 Procesele de planificare
• Planificarea sferei de cuprindere a proiectului, a rezultatelor pe care le va
furniza proiectul
• Definirea activităţilor
• Secvenţierea activităţilor
• Estimarea duratelor activităţilor
• Elaborarea planului calendaristic
• Planificarea resurselor necesare
• Estimarea costurilor resurselor necesare pentru realizarea activităţilor
• Bugetarea costurilor
• Elaborarea costurilor
• Planificarea calităţii
• Planificarea organizatorică
• Recrutarea personalului
• Planificarea comunicării
• Identificarea riscurilor li a implicaţiilor asupra proiectului
• Planificarea achiziţiilor
 Procesele de execuţie
• sunt cele care duc nemijlocit la atingerea
obiectivelor proiectului şi aici includem:
• Executarea planului
• Asigurarea calităţii
• Managementul resurselor umane –
construirea echipei de proiect
• Furnizarea rezultatelor aşteptate
• Comunicarea cu stakeholderii proiectului
 Procesele de control
• măsoară realizările proiectului comparativ cu
specificaţiile iniţiale şi pot implica reluarea
proceselor d Gestionarea schimbărilor
• Controlul sferei de cuprindere
• Monitorizarea atingerii obiectivelor
• Monitorizarea şi auditarea consumului de resurse
• Controlul calităţii
• Comunicarea stării proiectului stakeholderilor, de
planificare a proiectului.
 Procese de închidere
• Arhivarea documentaţiei proiectului
• Dizolvarea echipei de proiect
• Transferul de proprietate a rezultatelor
proiectului la client
Intensitatea proceselor pe parcursul
timpului

Execuţie
Intensitatea proceselor

Planificare

Încheiere
Iniţiere
Control

Timp
 Specificaţia în cadrul unui
proiect
SPECIFICAŢIA este expresia cuantificabilă a
caracteristicilor la care trebuie să răspundă
produsul/serviciul. Aceasta răspunde SPECIFICAŢIA cuprinde: desene, planuri,
necesităţilor: instrucţiuni, reţete, modele, documente scrise.
- cantitative;
- calitative, impuse de client.

RAPORTUL derulării proiectului cuprinde:

- cerinţele utilizatorului, În cadrul SPECIFICAŢIEI se precizează:
-specificaţia (specificaţiile) produsului/ termene, costuri, tehnici de realizare
serviciului,
- realizările înregistrate.
RELAŢIILE DINTRE SPECIFICAŢII, CERINŢE,
REALIZĂRI
Specificaţii

2 3
1

Cerinţe 6 4
7 Realizări
(necesităţi)

1. Calitate conformă (necesară, specificată, realizată;

2. Necesitate specificată dar nerealizată (slăbiciuni ale proiectului);
3. Specificaţii realizate dar inutile clientului (supra calitate, calitate inutilă);
4. Realizări nespecificate dar necesare (plus de calitate);
5. Specificaţii necerute şi nerealizate (calitate pretinsă de proiect, nu este
necesară utilizatorului);
6. Necesitate nespecificată şi nerealizată (cerinţă nesatisfăcută, insatisfacţie);
7. Realizări necerute şi nespecificate (risipă de calitate).
 Definirea obiectivelor proiectului

• Un proiect este definit prin Scop şi Obiective

• Scopul unui proiect este UNIC si se formuleaza în
termeni de: soluție, problemă, beneficiar (grup țintă).
• Obiectiv– Reprezintă una sau mai multe intenţii
derivate sau colaterale scopului. Conform Ten Step
Un obiectiv trebuie formulat la nivel detaliat, astfel
incit sa poata fi evaluat la incheierea proiectului si sa
se poata spune daca a fost atins sau nu.
 Cuantificarea obiectivelor proiectului

• Obiectivele trebuie să fie SMART adică Specifice, Măsurabile,

Adecvate, Realiste si Temporale.
• Discuţie Un studiu al Standish Group pe 365 întreprinderi şi 1880
interviuri relevă că: 31 % dintre proiecte sunt anulate înainte de
completare:
– 88 % dintre proiecte depăşesc bugetele, termenele sau pe amândouă,
– 52,7 % vor costa 189 % din costurile estimate iniţial,
– Depăşirile perioadelor de finalizare sunt la 222 % cazuri
– Cele mai multe proiecte (46 %) sunt complete şi operaţionale dar
depăşesc bugetul şi durata alocată şi nu-şi ating toate obiectivele
– Cauza principală: lipsa stabilirii cu precizie a scopului şi a cuantificării
iniţiale a obiectivelor proiectului.
 Stabilirea gradului de îndeplinire a obiectivelor
unui proiect

• Gradul de îndeplinire a obiectivelor unui

proiect semnifică procentul din ceea ce s-a
propus s-a realizat. Acesta depinde de
factorii:
– Timp (respectarea termenelor)
– Cost (încadrarea în bugetul previzionat),
– Calitate (satisfacerea condiţiilor de calitate)
– Resurse (utilizarea optimă a acestora),
– Profesionalism, implicare, responsabilitate din
partea echipei de management de proiect
 Concluzie
• Scopul unui proiect se referă la efectul final
raportat la un moment prestabilit
• Obiectivele se referă la îndeplinirea
scopului, a utilizări raţionale a resurselor
corelate temporal cu îndeplinirea condiţiilor
iniţiale de calitate.